Förstudierapport inom Kaffe- och vattenautomater

Transkript

1 inom Kaffe- och vattenautomater

2 Datum Sid 2 (40) Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Föregående upphandling Nuvarande ramavtal Informationsspridning av ramavtalen Behovsundersökning Marknadsundersökning Hållbarhet Andra upphandlingar inom området Överprövningsmål inom området Relevant lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd Elektroniska anbud Säkerhet Utvecklingsområden och förändringsbehov i en kommande upphandling E-beställningar Rekommendation Källförteckning... 39

3 Datum Sid 3 (40) 1 Sammanfattning Det nuvarande ramavtalet för kaffeautomater med tillhörande tjänster löper ut den 16 februari 2019 och det nuvarande ramavtalet för vattenautomater med tillhörande tjänster löper ut den 1 september vid Kammarkollegiet har därför initierat en förstudie för att utreda om en ny upphandling ska genomföras. En marknadsundersökning har genomförts främst genom möte med Branchorganisationen Svenska Vendingföreningen, där representanter från leverantörerna på marknaden deltog. Därtill har projektgruppen under förstudien identifierat ett större antal utvecklingsområden och förändringsbehov inför kommande upphandling. Med hänsyn taget till det som har framkommit under arbetet med förstudien finner projektgruppen att det finns ett behov av ett statligt ramavtal inom området och rekommenderar således att en upphandling genomförs. en framtagen av: Matilda Sjögren och Jeanette Bergh

4 Datum Sid 4 (40) 2 Inledning 2.1 Bakgrund till förstudien Förstudien är genomförd av vid Kammarkollegiet, nedan kallad, och omfattar Kaffe- och vattenautomater. har ansvaret för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen. Detta innebär att har som uppdrag att ingå ramavtal för varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter. Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning ska det finnas ramavtal eller andra gemensamma avtal som effektiviserar upphandlingarna för varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. 2.2 Mål med förstudien Syftet med förstudien är att samla information och kunskap om pågående utveckling inom området samt vilka behov som myndigheterna har. Förstudien ska även belysa förutsättningarna för att en upphandling inom området ska genomföras. Målet är att arbeta fram ett underlag som kan ge stöd inför ett eventuellt arbete med att ta fram ett upphandlingsdokument. Samtliga rekommendationer som lämnas i samband med denna förstudie kan komma att prövas på nytt, ändras och anpassas i en kommande upphandling då ny information kan tillkomma och förutsättningarna kan ändras med tiden. 2.3 Omfattning och avgränsningar i förstudien Syftet med förstudierapporten har inte varit att ta fram en kravspecifikation till en kommande upphandling, och således är eventuella krav som kan ställas endast beskrivna på en övergripande nivå. en beskriver nuläge och erfarenheter av användningen av ramavtalen inom området. Den innehåller avropande myndigheters och leverantörers synpunkter på det nuvarande ramavtalet samt deras förslag rörande upplägg av en eventuellt kommande upphandling. Därtill innefattar förstudierapporten en analys av myndigheters behov och marknadens utbud. Ramavtalen inom detta område kan i dag användas av statliga myndigheter samt stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Kommuner och landsting har således inte rätt att avropa från de statliga ramavtalen på detta område.

5 Datum Sid 5 (40) 2.4 Målgrupp Förstudien riktar sig till berörda personer inom och de myndigheter som avropar från ramavtalet samt de leverantörer och branschorganisationer på området som är intresserade av en eventuellt kommande upphandling. 2.5 Metod för förstudien Förstudiearbetet har utförts i enlighet med s projektstyrningsmetodik. Den innefattar: initiering av projektet med definition av projektets huvudsakliga mål i form av ett projektdirektiv detaljerad planering, d v s en projektbeskrivning och planering av projektets aktiviteter genomförande som omfattat informationsinsamling, analys och författande av förstudierapporten leverans av förstudien med föregående kvalitetssäkring. Informationsinsamlingen till förstudien har bland annat skett genom inhämtning av information ifrån den förstudie som genomfördes under våren 2017 för att se över möjligheterna att upphandla Kaffe- och vattenautomater i ett Dynamiskt inköpssystem. Utöver det har projektgruppen haft möte med och inhämtat information och synpunkter ifrån ansvarig ramavtalsförvaltare. Vidare har projektgruppen haft möte med branschorganisationen Svenska Vendingföreningen, som består av representanter från leverantörerna på marknaden. Det kommer att göras en samlad bedömning av all information som inkommit under förstudien för att på så sätt undersöka hur en upphandling ska utformas på bästa sätt. Det kan innebära att förslag från enskilda intressenter inte alltid kan beaktas vid utformningen av en eventuellt kommande upphandling.

6 Datum Sid 6 (40) 2.6 Definitioner och förklaringar I förstudien förekommer ett antal begrepp som används i branschen och är bra att känna till, med hänsyn till den kommande upphandlingen, dessa begrepp definieras och förklaras nedan: Instantkaffe Instantkaffe är ett torkat extrakt som löses i vatten, ett så kallat snabbkaffe. Det tillverkas genom en process där bönorna blandas, rostas, mals och tillagas till en färdig kaffedryck. Vatteninnehållet avlägsnas sedan genom att man frystorkar eller spraytorkar kaffet. Kanister Kaffemaskinen har en behållare som kallas kanister, i denna förvaras den frystorkade drycken. Kanistern har en inbyggd skruv som skruvar ut rätt mängd frystorkad dryck till ett mixersystem där den frystorkade drycken blandas med uppvärmt vatten. Mixersystemet överför sedan den blandade drycken till utloppet på kaffemaskinen. Tappkran Tappkran är en kran som serverar kylt kolsyrat och kylt naturellt vatten, den kan antingen placeras vid en diskho eller monteras fristående med tillhörande spillbricka. Vending Vending står för försäljning av produkter och tjänster via automat. Vid behov kan automaterna utrustas med olika betalningslösningar. Vending är ett sätt att tillhandahålla bland annat varma och kalla drycker, konfektyr, frukt och färdig mat. Försäljning, service och påfyllning av automater sköts av leverantören.

7 Datum Sid 7 (40) 3 Föregående upphandling Den föregående upphandlingen av kaffe- och vattenautomater var från början en gemensam upphandling som man valde att dela upp i två separata upphandlingar innan annonsering. Projektgruppen såg fördelar med att dela upp upphandlingen för att öka konkurrensen och öppna upp för mindre företag att ha möjlighet att lämna anbud. 3.1 Upphandlingsform och tidpunkter för anbudsgivning och tilldelning Den föregående upphandlingen av Kaffeautomater med tillhörande varor och tjänster genomfördes enligt ett öppet förfarande och som tilldelningsgrund användes lägsta pris. Förfrågningsunderlaget publicerades den och sista anbudsdag var den Ramavtalen började gälla från och med den Den föregående upphandlingen av Vattenautomater med tillhörande tjänster genomfördes som ett öppet förfarande och som tilldelningsgrund användes lägsta pris. Förfrågningsunderlaget publicerades den och sista anbudsdag Ramavtalen började gälla Upphandlingarnas omfattning Kaffeautomater med tillhörande varor och tjänster Upphandlingen omfattade åtta (8) olika modeller av kaffeautomater som antingen kunde hyras eller köpas. Från början omfattade upphandlingen nio (9) kaffeautomater men under tiden för frågor och svar plockades en av automaterna bort på grund av konkurrensbegränsning eftersom det endast var ett fåtal leverantörer som hade denna i sitt sortiment. Upphandlingen omfattade även råvaror såsom kaffe (både hela och malda bönor samt instantkaffe), te, chokladpulver, mjölkpulver och socker. De offererade råvarorna skulle innehålla alternativ som var både enkelcertifierade (ekologiskt odlat) och dubbelcertifierade (socialt ansvarsfull produktion). Anbudsgivarna skulle kunna erbjuda serviceavtal, enkelserviceavtal och fullserviceavtal, som skulle kunna tecknas för 24, 36 eller 48 månader. Därtill skulle det vara möjligt att avropa underskåp till samtliga kaffeautomater. Vattenautomater med tillhörande tjänster

8 Datum Sid 8 (40) Upphandlingen omfattade två (2) olika modeller av vattenautomater som antingen kunde hyras eller köpas. Vid köp av vattenautomat skulle serviceavtal och kolsyra kunna köpas till. Vid hyra av vattenautomat skulle service ingå i hyran och var således inte valfri för myndigheten. Därtill skulle det vara möjligt att avropa underskåp till båda automaterna om även dessa skulle kunna hyras eller köpas. Underskåpen skulle kunna rymma kolsyretub och vattenfilter.

9 Datum Sid 9 (40) 3.3 Anbudsområden Båda upphandlingarna var indelade i sju geografiska områden enligt bilden nedan. Region 7 var rikstäckande och inkluderade Gotland. Denna region skulle användas av de myndigheter som hade kontor i fyra (4) regioner eller fler. Region 1: Norrbottens och Västerbottens län Region 2: Västernorrlands, Jämtland och Gävleborgs län Region 3: Dalarnas, Värmlands, Södermanland, Örebro och Uppsala län Region 4: Stockholms län Region 5: Västra Götaland, Östergötland och Jönköpings län Region 6: Halland, Kronoberg, Kalmar, Skåne och Blekinge län Region 7: Rikstäckande och Gotlands län

10 Datum Sid 10 (40) 3.4 Leverantörskvalificering, krav och utvärdering Kaffeautomater med tillhörande varor och tjänster Anbudsgivarnas anbudspris baserades på en uträkning i anbudsgivarens prisbilaga. Viktning gjordes mellan råvaror och automater. Anbudspriset var, kort förklarat, ett månadspris baserat på; viktat månadspris för köp alternativt hyra av åtta automater med olika serviceavtal + ett viktat månadspris för kaffe och te + pris för tillbehör. Viktningen mellan hyra och köp var följande: 80 % hyra 20 % köp Viktningen mellan enkelservice och fullservice var följande: 80 % enkelservice 20 % fullservice Projektgruppens kontroll av intyg och certifieringar var omfattande i upphandlingen. Anbudsgivarna skulle bifoga samtliga certifikat och intyg för sina råvaror samt bifoga produktblad för varje kaffeautomat. Vattenautomater med tillhörande tjänster Anbudsgivarnas anbudspris baserades på en uträkning i anbudsgivarens prisbilaga. Viktning gjordes mellan de olika hyresperioderna enligt nedan: 10 % 24 månader 70 % 36 månader 20 % 48 månader Anbudsgivarna skulle bifoga produktblad för båda automaterna. 3.5 Överprövning Upphandlingen blev överprövad två gånger Överprövning 1 (innan tilldelning) FR mål nr , KR mål nr Fikapaus AB begärde upphandlingen överprövad då de efter midnatt sista anbudsdag skickade in sitt anbud via e-post istället för via TendSign. Detta då bolaget inte tog sig vidare vid en icke-obligatorisk bifoga fil fråga där de inte avsåg lämna svar. Bolaget yrkade på att upphandlingen skulle göras om då hade gett ofullständiga och missvisande instruktioner för besvarande av frågor i underlaget. vann målet i förvaltningsrätten och i kammarrätten gavs inget prövningstillstånd.

11 Datum Sid 11 (40) Överprövning 2 FR mål nr Selecta AB överprövade tilldelningsbeslutet och yrkade i första hand på rättelse och i andra hand på att upphandlingen skulle göras om. Som grund för sin talan menade bolaget dels att ett antal av Jobmeals offererade kaffeautomater inte uppfyllde samtliga obligatoriska krav, samt att prisutvärderingen av teer hade gått till på fel sätt. vann målet i förvaltningsrätten och Selecta AB valde att inte begära prövningstillstånd i kammarrätten. Överprövningarna beskrivs mer detaljerat i kap 10 Överprövningsmål inom området. 3.6 Synpunkter och erfarenheter från föregående upphandling Kaffeautomat 2 Under upphandlingen utgick den modell som benämndes kaffeautomat modell 2 då det visade sig att enbart de större leverantörerna hade denna automat i sitt sortiment. Föregående projektgrupp rekommenderar att en ny utredning bör göras gällande aktuella kaffeautomater inför en ny upphandling Kontroll av kaffecertifieringar I föregående upphandling lades mycket tid och arbete på att kontrollera alla certifikat som bifogats till anbuden. Projektgruppen föreslår att man i kommande upphandling istället skriver att kan komma att begära in dokument som styrker kraven om så blir aktuellt Prisutvärdering och viktning Vid föregående upphandling var statistiken från leverantörerna knapphändig vilket gjorde det svårt för projektgruppen att få till en bra prisutvärdering. Därför ställde man högre krav på försäljningsstatistik i nuvarande ramavtal. Projektgruppen föreslår att man inför kommande upphandling utgår från den statistiken vid nästkommande upphandling och korrigerar viktningen så att den stämmer överrens med hur försäljningen faktiskt har sett ut.

12 Datum Sid 12 (40) 4 Nuvarande ramavtal 4.1 Avtalens löptid Ramavtalen för Kaffeautomater med tillhörande varor och tjänster, som började gälla från den , gäller till och med den Ramavtalen för Vattenautomater med tillhörande tjänster, som började gälla från den , gäller till och med den Avropsordning Avrop enligt dessa ramavtal sker enligt ett rangordnat förfarande. 4.3 Antagna ramavtalsleverantörer Följande ramavtalsleverantörer antogs i föregående upphandling enligt nedan: Kaffeautomater med tillhörande varor och tjänster Region 1 Region 2 Region 3 Region 4 Region 5 Region 6 Region 7 Selecta Jobmeal Jobmeal Selecta Jobmeal Selecta Fazer Food service Selecta Jobmeal Fazer food service Selecta Jobmeal Fazer food service Selecta Jobmeal Fazer food service Jobmeal Selecta

13 Datum Sid 13 (40) Vattenautomater med tillhörande tjänster Region 1 Region 2 Region 3 Region 4 Region 5 Region 6 Region 7 Jobmeal Selecta Jobmeal Selecta Watercompany Jobameal Selecta Watercompany Jobmeal Selecta Watercompany Jobmeal Selecta Watercompany Jobmeal Selecta Jobmeal Selecta

14 Datum Sid 14 (40) 4.4 Försäljningen på ramavtalen Ramavtalsleverantörerna är skyldiga att en gång per halvår redovisa den försäljning som skett på ramavtalen Total omsättning på ramavtalet Nedan redovisas omsättningsstatistik avseende år Statistiken baseras på uppgifter redovisade av de tre ramavtalsleverantörerna för respektive ramavtal. Kaffeautomater Totalt Statliga myndigheter SEK SEK SEK Vattenautomater Totalt Statliga myndigheter SEK SEK SEK Omsättning Det finns ett visst mörkertal för de eventuella leveransavtal som finns tecknade från äldre ramavtal, exempelvis lyfter ramavtalsförvaltaren fram att det under kvartal inkom en omsättningsredovisning på SEK för Kaffe- och vattenautomater. Den administrativa avgiften för ovan nämnd summa är SEK Statistik Projektgruppen har under arbetet med förstudien upptäckt att även den statistik som inkommit från ramavtalsleverantörerna för nuvarande ramavtal är knapphändig. Därför kommer ingen statistik presenteras i förstudierapporten utan projektgruppen avser att begära in ytterligare statistik från ramavtalsleverantörerna under arbetet med upphandlingsdokumentet Administrativ avgift Ramavtalsleverantörerna är skyldiga att betala en administrativ avgift motsvarande 0,7 % på totalt fakturerat nettobelopp.

15 Datum Sid 15 (40) 4.5 Avstegsanmälan Ett mindre antal avsteg har inkommit under avtalsperioden. Det största avsteget avser Göteborgs universitet som genomfört en egen upphandling tillsammans med Chalmers. Värdet för avsteget uppskattades totalt till ca SEK. Övriga avsteg är av mindre värde och anledningarna till avstegen är varierande där exempelvis krav på tillgänglighet är en återkommande faktor. 4.6 Förvaltning av ramavtalet Ramavtalet förvaltas av enheten för ramavtalsförvaltning vid Synpunkter och erfarenheter från förvaltningen Ansvarig ramavtalsförvaltare har ställt samman en förvaltningsrapport innehållande erfarenheter från förvaltningen av ramavtalet samt förslag och synpunkter inför kommande upphandling. Nedan listas några av de synpunkter som har lyfts fram. De synpunkter som har inkommit under ramavtalsperioden från avropsberättigade myndigheter har bland annat avsett önskemål om en kaffeautomat likt den som i förra upphandlingen kallades automat 2. Denna modell togs bort i upphandlingen då det visade sig att samtliga potentiella ramavtalsleverantörer inte kunde erbjuda en sådan automat. Denna typ av automat har dock visat sig vara en väldigt efterfrågad modell för avropsberättigade myndigheter. En del myndigheter efterfrågar kaffeautomater med tillgänglighetsanpassning. Många av modellerna är utrustade med touchknappar vilket inte fungerar för personer med nedsatt syn. Även tillgänglighetsanpassade modeller för rullstolsburna och andra personer med funktionsnedsättning efterfrågas och omfattas inte av nuvarande ramavtal. Myndigheterna önskar också att man i kommande ramavtal ska öppna upp för möjligheten att kunna avropa varor med mer långtgående och fördjupade krav avseende miljö och socialt ansvarstagande gällande produktion. Ansvarig ramavtalsförvaltare framhåller att man i kommande ramavtal bör ge ramavtalsleverantörerna möjlighet att kunna lägga till produkter i efterhand under pågående ramavtalsperiod såsom nya modeller samt andra tillbehör eller råvaror. Projektgruppen bör inför den kommande upphandlingen undersöka huruvida det är möjligt utan att villkoren i ramavtalet anses utgöra en väsentlig förändring. Vidare framhåller ansvarig ramavtalsförvaltare vikten av att man i de olika serviceavtalen tydligt specificerar vad som ska ingå och att kostnaden täcker samtliga utbytesdelar och förbrukningsvaror. Ett förslag från förvaltaren är att även restid och arbetstid ska ingå i kostnaden för service.

16 Datum Sid 16 (40) 5 Informationsspridning av ramavtalen Information om ramavtalen förmedlas på Det är enheten för ramavtalsförvaltning på som är ansvarig för att webbplatsen kontinuerligt uppdateras med relevant information om ramavtalen och ser även till att stöddokumentation i form av exempelvis vägledningar och avropsblanketter finns att tillgå.

17 Datum Sid 17 (40) 6 Behovsundersökning Under förstudien har det inkommit en hel del önskemål och kommentarer från avropsberättigade myndigheter som beskrivs nedan. 6.1 Behovet En del myndigheter har haft önskemål om att kommande upphandling ska omfatta vendingautomater som innehåller mat och konfektyr. Det har visat sig under förstudien att köp eller hyra av sådana automater inte fungerar på samma sätt som kaffe- och vattenautomater. Vendingautomater ställer leverantören ut hos kunden utan kostnad för kunden och leverantören står själv för service samt underhåll av automaten. De anställda hos kunden betalar med privata medel vid köp av mat eller konfektyr i automaten och intäkterna går oavkortat till leverantören. Således behöver dessa automater troligtvis inte upphandlas men projektgruppen kommer under arbetet med upphandlingen undersöka detta vidare. Utöver ovan önskemål avseende vendingautomater har det inkommit ett flertal synpunkter från både avropsberättigade myndigheter och ramavtalsleverantörer som behöver ses över inför kommande upphandling. Detta förändringsbehov beskrivs närmare i kap 14 Utvecklingsområden och förändringsbehov i en kommande upphandling.

18 Datum Sid 18 (40) 7 Marknadsundersökning Marknadsundersökningen har genomförts genom att analysera marknaden avseende hur branschen anser att en eventuell upphandling lämpligen bör utformas. Projektgruppen bjöd in branschorganisationen Svenska vendingföreningen till ett möte avseende förstudien, de som närvarade vid mötet var representanter från både Kaffe- och vattenautomatleverantörer och rosterier. 7.1 Marknaden Företagen som säljer automater och tillhörande produkter, samt driver och hyr ut automater varierar i storlek. Kraven för att kunna starta företag inom branschen är förhållandevis låga vilket ökar möjligheten för små aktörer att komma in på den lokala marknaden. Leverantörerna upplever att konkurrensen på markanden blir tuffare, prispressen blir större samtidigt som många kunder önskar exklusivare maskiner. Istället för traditionella maskiner efterfrågas nu mer högpresterande maskiner, en del arbetsgivare vill erbjuda sina anställda samma utbud av kaffe och andra varma drycker som på café. Detta har resulterat i att leverantörernas sortiment blivit allt bredare nu jämfört med för ca 10 år sedan. Vidare framhåller leverantörerna att trenderna varierar och ser olika ut mycket beroende på kund och geografi, de upplever också en högre prispress i storstadsregionerna. De flesta av leverantörerna förutspår en marknad med flera stora aktörer och färre små. Det pågår en trend där de mindre bolagen köps upp av de större aktörerna på marknaden, detta för att de större aktörerna vill vinna marknadsandelar. Vilket resulterar i att de stora aktörerna blir ännu större medan de små, lokala företagen blir allt färre.

19 Datum Sid 19 (40) 7.2 Produkterna och tjänsterna Det vanligaste är att man som kund hyr en automat som en så kallad tjänstelösning där tillhörande livsmedel levereras via tjänsten som ett serviceavtal. De vanligaste varianterna av service i branschen är: 1. Teknisk/hygienisk service Denna typ av service innebär att leverantören ansvarar för förebyggande underhåll, teknisk service vid driftstörning samt grundlig hygienisk service av automat ca 1 gång/månad. Livsmedel/råvaror levereras ofta i samband med servicebesök men kunden beställer och fyller på dessa själv. Rekommenderat är att kunden emellan servicebesöken genomför enklare rengöring av automaten, denna enklare rengöring är nödvändig att utföra 1-2 ggr/vecka för att säkerställa god hygien samt bästa resultat vid bryggning. 2. Fullservice Fullserviceavtal innebär att kunden inte behöver göra någonting med automaten. Leverantören sköter både servicen samt levererar och fyller på livsmedel/råvaror. Uppskattat antal servicebesök är ca ggr/år, vid optimalt val av automat som är anpassad efter kundens behov och verksamhet. Livslängden på en automat för varma drycker uppskattas till 4-10 år beroende på modell, funktion och storlek. Många ställer krav på att automaterna ska vara fabriksnya vid leverans. Sett ur ett livcykelperspektiv är detta inte optimalt eftersom merparten av automaternas miljöpåverkan kan hänföras till tillverkningen samt hur avfall och restprodukter hanteras. Det vore således lämpligt att upphandla en funktion istället för specifika produkter. Troligtvis kan funktionen, med tanke på livslängd, tillgodoses lika väl med en begagnad automat som med en fabriksny.

20 Datum Sid 20 (40) 7.3 Möte med branschorganisationen Om branschorganisationen Svenska Vendingföreningen Svenska Vendingföreningen är en branschorganisation som organiserar företag som säljer Kaffe- och vattenautomater och ingående produkter, samt underhåller och hyr ut automaterna. Deras främsta uppgift är att tillvarata branschens intressen genom nationella och internationella kontakter med organisationer och myndigheter. Svenska Vendingföreningen är medlem i European Vending Association (EVA), som bevakar vendingbranschens intressen inom EU. Men som också har kontakter med systerorganisationer i övriga delar av världen. Nedan följer en sammanfattning av det som framkom vid mötet med Svenska Vendingföreningen Nuvarande ramavtal samt förändringsbehov Regionsindelning Det framkom under mötet att den regionsindelning man valde att ha i föregående upphandling fungerar bra. Det som behöver förtydligas inför kommande upphandling är definitionen av vad som avses med kontor i ramavtalet. Det har uppstått en del tolkningssituationer när det gäller myndigheter som har kontor i fler än fyra regioner som enligt ramavtalet ska använda region 7 som är rikstäckande. Det finns exempel när myndigheter hyr in sig i andra myndigheters kontor och då inte har lokalen i egen regi. Projektet bör utreda om det i ett sådant fall ändå ska räknas som ett kontor eller var gränsen ska gå samt vara tydliga avseende detta i ramavtalet Leveranstider för kaffe- och vattenautomater I nuvarande ramavtal har ställt krav på att leveransbekräftelse ska skickas inom 3 arbetsdagar och innehålla besked på när automaten kan levereras. Branschorganisationen menar på att detta är ett hårt krav och att det skulle vara mer rimligt med ett krav på svar inom 5 arbetsdagar. De påpekar också vikten av att begreppen, dagar/arbetsdagar/kalenderdagar används konsekvent, så att det blir tydligt för alla parter vad som avses. Vidare framhåller de att leveranstiderna för automaterna fungerar bra Leverans av råvaror Avropsberättigade myndigheter som idag har kontrakt avseende enkelserviceavtal ska själva se över sitt råvarusortiment och göra beställning till leverantören av det som behöver fyllas på. Det förekommer ibland att myndigheter gör en beställning på ett paket kaffe som leverantörer därefter får köra ut till kunden med. Vilket både har en negativ påverkan på miljön och är tidskrävande samt oekonomiskt för leverantörerna.

21 Datum Sid 21 (40) Branschorganisationen föreslår att man inför en kommande upphandling ska sätta en leveransavgift för mindre beställningar. Detta för att få myndigheterna att planera sina beställningar så att leverans kan ske i samband med servicebesök Felanmälan Inställelsetider och lösningstider fungerar bra i dagsläget. Något som projektet bör öppna upp för i kommande upphandling är dock att reservdelar ska kunna tillhandahållas dagen efter inkommen felanmälan, exempelvis om teknikern som undersöker automaten upptäcker att maskinen har ett annat fel än vad som uppgetts vid felanmälan. Det kan då vara bättre att invänta reservdelen än att beställa en ersättningsmaskin Kaffeautomater Den energiklass som är angiven i nuvarande ramavtal fungerar bra. Det finns automater på marknaden som lever upp till högre energiklass, dock är det osäkert hur stor andel. Livslängden för en kaffeautomat kan vara upp till 10 år Tillgänglighet Enligt branschorganisationen har leverantörerna på marknaden svårt att tillmötesgå de önskemål som finns avseende tillgänglighetsanpassning. Jämfört med resten av Europa ligger vi i Sverige långt fram gällande tillgänglighetsanpassning. Det framkom under mötet att en leverantör kan erbjuda maskiner där knappsatsen kan flyttas ner på maskinen för att någon som exempelvis sitter i rullstol ska kunna nå bättre. Eventuellt kan en sådan funktion i en kommande upphandling utgöra ett tilldelningskriterium i utvärderingen Serviceavtal Inför en kommande upphandling kan man se över huruvida möjligheten till fullserviceavtal kan tas bort för de mindre modellerna. Dessa modeller kräver service väldigt ofta, ibland varje dag, vilket inte fungerar för leverantörerna Kaffe Det framkom under mötet att mellanmörkt kaffe, oavsett om det är hela eller malda bönor, inte resulterar i lika bra kaffe i automat som det mörka kaffet gör. Ett förslag från branschorganisationen var att man framöver ska ställa krav på flera sorters mörkrostat kaffe istället och utesluta det mellanmörka helt från upphandlingen. Det verkar dock inte finnas några generella regler om vad som är mörkrost eller mellanrost, utan kafferosterierna avgör detta själva. Vidare diskuterades huruvida man ska ställa krav på att bönblandningen för vanligt kaffe ska innehålla 100 % arabica bönor samt att espressoblandningar enbart får innehålla 30 % robusta bönor. Det råder lite delade meningar kring detta och troligtvis kommer projektet behöva undersöka det lite djupare inför den kommande upphandlingen Vattenautomater Enligt branschorganisationen är en vattenautomat på ca 40 liter standard. Detta innebär att automaterna som finns på nuvarande ramavtal är alldeles för små för de flesta användarna. Utöver mängden liter maskinen klarar av bör man veta vilken temperatur vattnet som går in i automaten har efter som det påverkar hur många liter vatten

22 Datum Sid 22 (40) automaten hinner kyla ner på en timme. Utöver det så upplever branschorganisationen att en del myndigheter även efterfrågar tappkranar, dessa kräver dock större inverkan på den befintliga inredningen hos myndigheten Förlängning av avtal på befintlig automat Branschorganisationen framhåller att man inför en kommande upphandling bör öppna upp för möjligheten att förlänga avtal på en befintlig automat hos myndigheten. I nuvarande ramavtal finns inte denna möjlighet vilket innebär att leverantörerna måste ställa ut en ny automat efter att myndigheten gjort ett nytt avrop trots att automaten som myndigheten hade tidigare fortfarande är i fullgott skick. Detta är både oekonomiskt och har en negativ påverkan på miljön med tanke på automaternas livslängd. I dagsläget är det många automater som byts ut mot en ny efter bara 24 eller 36 månader Begagnade automater Branschorganisationen framförde ett önskemål om att man i kommande upphandling ska öppna upp för möjligheten att återanvända begagnade kaffeautomater. Det finns tillfällen när myndigheter har behov av att göra avrop för endast 6-24 månader, d.v.s. en kortare period än vanligt, då kan en begagnad automat vara en snabb och bra lösning förutsatt att automaten är totalrenoverad och uppfattas av användaren som att den är i nyskick samt håller samma kvalitet som fabriksnya utrustningar. Dock kan detta vara svårt för myndigheten att bedöma och det bör specificeras tydligt i upphandlingsdokumentet att leverantören, via serviceavtalet, ska kunna lämna fullständiga funktionsgarantier under hela avtalsperioden Administration och uppföljning En del myndigheter begär ut information från ramavtalsleverantörerna angående vart automaterna är placerade på myndigheten. I nuvarande ramavtal är det inte reglerat huruvida ramavtalsleverantörerna har rätt att ta ut ersättning för sådan statistik trots att det är tidskrävande och administrativ betungande att få fram den. Detta är något som projektet bör undersöka djupare och ta hänsyn till i en kommande upphandling. Ett förslag som kom fram under mötet var att man kan ställa krav på att myndigheterna själva ska kunna gå in i en kundportal och få ut informationen Prisjustering Priserna på kaffe kan variera över tid, priserna följer inget index utan marknadspriserna styrs av tillgång. Detta gör att den prisjusteringsklausul som vi ofta tillämpar i våra avtal inte får en rättvis effekt. Projektet bör inför en kommande upphandling undersöka alternativa skrivningar avseende prisjustering. Branschorganisationen föreslår att man bör få göra prisjusteringar mot uppvisande av bevis på att deras kostnader för kaffe ökat, de föreslår också att en prisjustering bör kunna göras oftare än bara en gång per år.

23 Datum Sid 23 (40) 8 Hållbarhet Den viktigaste och mest betydanden miljöaspekten gällande kaffe- och vattenautomater är energianvändningen. Enligt Svenska vendingföreningen kan de flesta leverantörerna på marknaden leva upp till de miljökrav som ställdes i föregående upphandling men dessa krav har uppdaterats i Upphandlingsmyndighetens kriterie-bibliotek och bör ses över inför en kommande upphandling. Nedan listas de miljökrav som ställdes i föregående upphandling, man valde då att ställa baskrav enligt Upphandlingsmyndighetens (dåvarande Miljöstyrningsrådets) kriterier. Projektgruppen bör undersöka om det inför kommande upphandling går att spetsa till kraven något och ställa avancerade krav utan att begränsa konkurrensen och leverantörernas möjlighet att lämna anbud i för stor utsträckning Krav på automaterna Krav på energianvändning I upphandlingen av Kaffeautomater ställdes krav på energiförbrukning för respektive automatstorlek enligt nedan: Modell Energi klass Energiförbrukning Stor B <240 Wh/liter Mellanstor B <240 Wh/liter Liten A <190 Wh/liter Under mötet med branschorganisationen Svenska Vendingföreningen diskuterades huruvida kraven ovan på energiförbrukning fortfarande är relevanta. Svenska Vendingföreningen menar att kraven fortfarande är aktuella och att samtliga leverantörer på marknaden kan leva upp till dessa krav men att ställa högre krav på energiförbrukning kan leda till begränsning av vilka automater som kommer kunna erbjudas. Utöver tabellen ovan ställdes också krav på att vattentankstemperaturen skulle vara minst 94 grader.

24 Datum Sid 24 (40) Krav på energisparfunktion Krav ställdes på att kaffeautomater i grupperna stor och mellanstor modell skulle vara utrustade med energisparfunktion och att denna funktion skulle vara aktiverad redan vid leverans av automat Krav på vattenkvalitet Krav ställdes på att gränsvärdet om 10 ppb (miljarddelar) bly inte fick överskridas vid uppföljning och mätning mellan in- och utgående vatten Krav på råvara I den tidigare upphandlingen ställdes krav på att leverantören skulle erbjuda både enkelcertifierade råvaror (ekologiskt odlat) och dubbelcertifierade råvaror (socialt ansvarsfull produktion). Vid produktion av kaffe, te och choklad används ofta giftiga bekämpningsmedel. Därtill förekommer dåliga arbetsförhållanden för de anställda. Genom att ställa krav på att det ska finnas råvaror som är ekologiskt odlade och framställda med socialt ansvarsfull produktion kan upphandlingen bidra till en mer hållbar produktion. Möjligtvis skulle projektgruppen i kommande upphandling kunna ställa krav på att anbudsgivarna ska kunna erbjuda fler certifierade råvaror än vid tidigare upphandling Krav på rengöring I upphandlingen av nuvarande ramavtal för kaffe- och vattenautomater ställdes miljökrav avseende rengöring av automaterna enligt Upphandlingsmyndighetens fyra (4) kriterier, som omfattar miljö- och hälsorelaterade krav på de kemikalier som används vid underhåll av automaterna.

25 Datum Sid 25 (40) 9 Andra upphandlingar inom området En genomgång har gjorts av några av de upphandlingar av kaffe- och vattenautomater som genomförts av andra myndigheter. Syftet med genomgången var att få en bild av vilka krav och tilldelningskriterier som använts. Nedan redogörs för några av de mest intressanta aspekterna. 9.1 Avropsordning och geografisk uppdelning Det finns exempel på upphandlingar där man valt att dela upp avtalet på olika sätt såsom: Rangordnat ramavtal upp till en viss summa, därefter förnyad konkurrensutsättning (komboavtal). Gotland som egen region. 9.2 Miljö och hållbarhet I en del upphandlingar har myndigheter valt att använda miljö- och hållbarhetskrav enligt Upphandlingsmyndighetens kriterier såsom: EU-ekologisk vara. Socialt ansvarsfull odling. Miljömässigt ansvarsfull odling. Ekologisk vara. 9.3 Krav och tilldelningskriterier I de upphandlingar som projektgruppen har analyserat under arbetet med förstudien har det förekommit en del intressanta och användbara krav och tilldelningskriterier. Några av dem listas nedan: Utvärdering av smaktester vid förnyad konkurrensutsättning. Krav på att kunden ska kunna avropa serviceavtal till befintliga automater. Utvärdering av referensuppdrag som styrker leverantörens erfarenhet inom området. Tilldelningskriterier i form av funktionalitet, underhåll och påfyllnad. Utvärdering av pris per kopp för färdig dryck.

26 Datum Sid 26 (40) Krav på att automaten endast ska bereda dryck om kopp finns på avsedd plats. (Koppsensor). Krav på 35 sekunder mellan knapptryck till färskbryggt kaffe i kopp. 9.4 Särskilda kontraktsvillkor Projektgruppen har uppmärksammat en del intressanta kontraktsvillkor som ställts i andra upphandlingar. Nedan listas ett urval av dessa: Utbildning i daglig skötsel av kaffeautomaterna ska ingå för berörd personal vid ny installation. Vitesklausul vid leveransförsening. Likvärdig automat innebär samma prestanda till högst samma kostnad vid utbyte av modell. Uppsägning av kontrakt ska kunna förekomma vid avveckling av verksamhet, flytt, verksamhetsövergång, omorganisation med max tre (3) månaders uppsägningstid utan tillkommande kostnader. Möjlighet att kalibrera maskinen vid servicetillfället.

27 Datum Sid 27 (40) 10 Överprövningsmål inom området Upphandlingar av kaffe- och vattenautomater är relativt utsatta för överprövningsprocesser. Kammarkollegiets senaste upphandling av ramavtal för Kaffeautomater blev föremål för överprövning. Det inkom två ansökningar om överprövning till förvaltningsrätten. Frågeställningen som förvaltningsrätten hade att ta ställning till var om Kammarkollegiets förfrågningsunderlag brutit mot transparensprincipen då det enligt sökanden funnits otydlig information i förfrågningsunderlaget. Sökanden hade försökt lämna anbud sista anbudsdagen men stött på tekniska problem med att gå vidare i Tendsign då inte all information varit besvarad och sökanden inte bifogat efterfrågade bilagor. Eftersom sökanden påbörjat arbetat att lämna anbud efter kontorstid var Tendsigns support inte bemannad och sökanden kunde därför inte lämna anbud i upphandlingen. Förvaltningsrätten ansåg att sökanden själv skulle lastas för att ha försökt lämna anbud sista anbudsdagen och efter kontorstid och avslog ansökan om överprövning. Kammarrätten meddelade inte prövningstillstånd. 1 Den andra överprövningen rörde huruvida ett anbud uppfyllde ett flertal ställda obligatoriska krav i förfrågningsunderlaget. Bland dessa krav kan nämnas kapacitetskrav på antalet koppar som en viss maskin ska kunna producera och kilopris på te. Förvaltningsrätten avslog ansökan om överprövning då rätten fann att det framkom i det ifrågasatta anbudet att de aktuella kraven uppfylldes samt att förfrågningsunderlaget reglerade situationen med kilopriset på te på ett tillfredsställande sätt. 2 Vid en genomgång av andra överprövningsmål gällande upphandlingar av kaffeautomater kan, något förenklat, överprövningarna delas in i två kategorier: - Utvärdering som skett genom smakprovning och sedan påstås ha genomförts i strid med LOU. - Bristande uppfyllnad av olika obligatoriska krav främst på maskinerna. Gällande smakprovning som utvärdering har generellt framförts att provningen inte genomförts på ett transparent och likabehandlande sätt genom att exempelvis smakpanelen i förhand fått reda på kaffesorterna eller att det blivit en förväxling vid smakprovningen. Exempel på obligatoriska krav som anbudsgivare ansetts ha brustit i rör 1 Förvaltningsrätten i Stockholm, mål nr Förvaltningsrätten i Stockholm, mål nr

28 Datum Sid 28 (40) koppsensor på maskin, automatisk energisparläge på maskin, antalet förvaringsfack för olika förbrukningsprodukter och att sockerbitar ska vara individuellt förpackade 3. 3 Kammarrätten i Göteborg, mål nr , Kammarrätten i Göteborg, mål nr , Kammarrätten i Jönköping, mål nr , Förvaltningsrätten i Linköping, mål nr , Förvaltningsrätten i Uppsala, mål nr E, Förvaltningsrätten i Malmö, mål nr , Förvaltningsrätten i Uppsala, mål nr E.

29 Datum Sid 29 (40) 11 Relevant lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd Nedan listas de förordningar och föreskrifter som är aktuella på området: EU-förordning nr 852/2004 om livsmedelshygien EU-förordning nr 1169/2011 om tillhandahållande av livsmedelsinformation till konsumenterna m.m. Livsmedelsverkets föreskrifter (LIVSFS 2014:4) om livsmedelsinformation. Livsmedelsverkets föreskrifter (LIVSFS 2000:22) om kaffeextrakt och cikoriaextrakt Livsmedelsverkets föreskrifter (LIVSFS 2003:13) om kakao- och chokladvaror Livsmedelsverkets föreskrifter (LIVSFS 2003:16) om kondenserad mjölk och mjölkpulver EU-förordning nr 1935/2004 om material och produkter avsedda att komma i kontakt med livsmedel EU-förordning nr 10/2011 om material och produkter av plast avsedda att komma i kontakt med livsmedel Livsmedelsverkets föreskrifter (LIVSFS 2011:7) om material och produkter avsedda att komma i kontakt med livsmedel Livsmedelsverkets föreskrifter (SLVFS 2001:30) om dricksvatten.

30 Datum Sid 30 (40) 12 Elektroniska anbud använder sig av elektronisk upphandling och systemet TendSign för hantering av alla upphandlingar, ansökan, förfrågningsunderlag, anbud och avtal. En eventuellt kommande upphandling inom ramavtalsområdet kommer att genomföras i TendSign. Avtal kommer att signeras elektroniskt.

31 Datum Sid 31 (40) 13 Säkerhet Verksamhet som omfattas av säkerhetsskyddslagen (1996:627) ska ha det säkerhetsskydd som behövs med hänsyn till verksamhetens art, omfattning och övriga omständigheter. Ansvaret för säkerhetsskyddet ligger hos den som är verksamhetsansvarig. När det i utförandet av en tjänst förekommer uppgifter som med hänsyn till rikets säkerhet omfattas av sekretess (hemliga uppgifter) har staten, kommunerna och landstingen ansvaret för att det finns ett fullgott säkerhetsskydd hos leverantören. För att tillgodose kravet på säkerhetsskydd när sådan verksamhet utförs på uppdrag av en myndighet, ska den uppdragsgivande myndigheten träffa ett skriftligt avtal säkerhetsskyddsavtal med ramavtalsleverantören om det säkerhetsskydd som behövs i det enskilda fallet. Vid de ramavtal där behov av säkerhetsskyddsavtal föreligger bör en sådan möjlighet anges i ramavtalet.

32 Datum Sid 32 (40) 14 Utvecklingsområden och förändringsbehov i en kommande upphandling Projektgruppen har identifierat ett flertal områden som behöver ses över vid en eventuellt kommande upphandling, däribland följande: 14.1 Generellt Inför en kommande upphandling bör projektgruppen överväga möjligheten att göra en funktionsupphandling i syfte att öppna upp för innovativa lösningar. En sådan lösning skulle exempelvis vara återvinning av begagnade och renoverade automater som är bättre ur miljösynpunkt. I föregående upphandling ställdes krav på att automaterna som ställdes ut på myndigheterna vid avrop skulle vara fabriksnya. Projektgruppen bör efter att avropsordning beslutats se över vilket säkerhetsskyddsavtal (SUA) som blir tillämpbart samt ta fram en tydlig skrivning avseende detta. Viktigt att ta hänsyn till inför sådan skrivning är att SUA 1 enbart kan kravställas om avrop ska ske genom förnyad konkurrensutsättning eftersom kontroll måste ske vid kvalificering. Vid avrop genom alla villkor fastställda (rangordning) är det SUA 2 och SUA 3 som blir tillämpbart. Eftersom det under ramavtalsperioden som gått har upplevts otydligt vad som avses med ett kontor bör detta definieras tydligare i en kommande upphandling. Därtill bör projektgruppen förtydliga samt vara konsekvent med när dagar, arbetsdagar och kalenderdagar avses för att undvika tolkningsutrymme. En översyn bör även göras av huruvida 3 arbetsdagar är rimligt eller ska utökas för att leverantörerna ska kunna ge en orderbekräftelse med information om när leverans av automat beräknas ske. Det krav som finns på ersättningsautomat vid reklamation/supportärenden bör justeras och möjliggöra för leverantören att beställa reservdelar istället om så är möjligt. Ofta kan reservdelar levereras redan dagen efter och på så vis kan felet avhjälpas fortare än om en ersättningsautomat ska behöva beställas, levereras och kalibreras. Projektgruppen bör se över möjligheten för leverantörer att lägga till automater och råvaror under ramavtalets gång för att på ett bättre sätt tillgodose myndigheternas behov samt följa marknaden vars trender ofta hinner ändras och uppdateras under en ramavtalsperiod på 4 år.

33 Datum Sid 33 (40) Ansvarig ramavtalsförvaltare framhåller vikten av att man vid ramavtalstecknande enbart bör teckna ett avtal per leverantör även om denne erhåller ramavtal på flera regioner. Detta för att underlätta administration både för och för leverantören vid t.ex. förlängningar, leverans av statistik etc. Vidare bör en analys göras avseende region Gotland. I nuvarande ramavtal ingår region Gotland i det rikstäckande ramavtalet men eventuellt kan denna region utgöra ett eget delområde i en kommande upphandling för att öka konkurrensen samt möjliggöra för mindre, lokala aktörer att lämna anbud på denna del. I dagsläget finns ingen tydlig lista i ramavtalet avseende de olika automaterna samt dess kapacitet och funktion. Inför den kommande upphandlingen bör projektgruppen ta fram en mall där man enkelt kan utläsa vad de olika automaterna har för kapacitet och vad som skiljer de olika modellerna åt. Projektgruppen gör bedömningen att det skulle underlätta både för avropande myndigheter vid avrop men också för ansvarig ramavtalsförvaltare vid frågor och annat Serviceavtal Under förstudien har nedan synpunkter framkommit avseende de serviceavtal som finns på nuvarande ramavtal. Projektgruppen bör inför kommande upphandling se över: Möjligheten till byte av serviceavtal under avtalstiden. Möjligheten att specificera hur många servicebesök ett fullserviceavtal kan innebära på ett år. Möjligheten för leverantören att få ta ut en kostnad för extraleveranser på exempelvis råvaror under en viss summa för att minska på småleveranser mellan servicetillfällena. Möjligheten för leverantörerna att ta ut en extra kostnad vid expressleveranser. Möjligheten att sumppåsar ska ingå vid fullserviceavtal. Skrivning om att mindre modeller inte ska ha fullserviceavtal. Någon form av avprickning på att service utförts på automaten samt när den utförts. Benämningen på serviceavtalen i nuvarande ramavtal och ersätta med benämningen som finns i Upphandlingsmyndighetens vägledning för att använda de begrepp som är framtagna i samarbete med branschen. Teknisk/hygienisk service och fullserviceavtal. Att restid och arbetstid ska ingå i kostnaden för serviceavtal. Att utbyte av servicedelar vid underhåll av automat ingår i kostnaden för serviceavtal Kontrakt Det har under befintlig ramavtalsperiod uppstått frågor kring kontrakten som behöver ses över, dessa listas nedan:

34 Datum Sid 34 (40) Går det att avsluta kontrakt i förtid. I vilka situationer? Går det att förlänga avtal på befintliga maskiner om det är samma ramavtalsleverantör? Reglering kring hemtagning av automater, hur ska det hanteras och när ska fakturering avslutas i samband med detta? 14.4 Tillbehör I befintligt ramavtal finns enbart automater och råvaror, önskemål har framkommit om att även tillbehör som pappersmuggar, plastmuggar och omrörspinnar ska kunna köpas på ett kommande ramavtal. Dock bör projektgruppen beakta att några av dessa tillbehör omfattas av ramavtalet för hygien och städ Kaffeautomater Vid förra upphandlingen ställdes det krav på nio (9) olika automater, där en fick strykas. Av de åtta modellerna som avtalades har en av automaterna avropats frekvent. Detta kan tala för att en funktionsupphandling bör övervägas. Andra synpunkter som tagits upp kring kaffeautomaterna är: Kaffeautomat med urn-/termosbryggning saknas. Att många myndigheter efterfrågar automat 2 (som togs bort vid den tidigare upphandlingen). Krav på att sumpbehållaren och maskin ska ha samma kapacitet bör ses över då det kan vara svårt för alla leverantörer att uppfylla detta krav. Kravet är inte aktuellt vid fullserviceavtal. Krav på behovsstyrt energisparläge där automaterna anpassar sig utifrån användarnas vanor (för stora och mellanstora modeller). Inga extra kostnader för reservdelar bör tillkomma vid service och felanmälan. Krav på att automaten ska vara påfylld och klar att använda vid leverans. Att definitionen av likvärdig automat behöver ses över. Att det bör undersökas om ergonomiskt utformade automater finns för att underlätta påfyllnad/underhåll vid enkelserviceavtal Faktura I en eventuellt kommande upphandling bör möjligheten för avropande myndigheter att få abonnemangsfaktura ses över Råvaror De krav som ställdes på råvaror vid den tidigare upphandlingen bör ses över. Det som särskilt lyfts är att man bör:

35 Datum Sid 35 (40) Undersöka om det räcker med enbart mörkrostat kaffe samt mörkt instantkaffe. Överväga kraven på bönor. I den tidigare upphandlingen ställdes krav på att det kaffe som offererades skulle innehålla 100 % Arabicabönor förutom espressoblandningen som fick innehålla maximalt 30 % Robusta. Se över krav på certifiering av råvaror och ändra benämningen från enkelcertifierad/dubbelcertifierad till upphandlingsmyndighetens benämning: EU ekologisk vara och socialt ansvarsfull odling, vilka är mer vedertagna i branschen. Ställa krav på att kaffeförpackningarna ska vara aluminiumfria. Ställa krav på förpackningsstorlekar som överensstämmer med de som finns att beställa i branschen Pris De prislistor som användes vid den tidigare upphandlingen bör göras om för att bli enklare att fylla i. Utöver detta har även önskemål om att se över nedan tagits upp under förstudien: Prisjusteringen av kaffe bör regleras vid tecknande av ramavtal. Kaffepriset kan ha ändrats från anbudsinlämning till avtalstecknande. Priser bör tas in för tillbehör som kan beställas såsom extra påfyllnadsbehållare för kaffe och sumplådor. Leverantörerna bör kunna ta ut en avgift för administration av information kring automaterna, vart de står, t ex. Uppföljning via kund-id på webb skulle kunna vara ett alternativ. Prisjustering för råvaror bör ske efter bevis på ökade kostnader från leverantörerna istället för enligt index Vattenautomater De vattenautomater som finns på befintligt ramavtal har för liten kapacitet vilket bör ses över. Vidare har önskemål om tappkranar lyfts fram, dock har tappkranar större inverkan på befintlig inredning hos avropande myndigheter. Därtill bör projektgruppen se över vilka tillbehör som kan vara lämpliga att ha med på kommande ramavtal såsom exempelvis pappmuggar Statistik Projektgruppen upptäcke vid analys av den statistik som inkommit till ramavtalsförvaltningen att den är knapphändig och att vissa parametrar saknas för att kunna göra en djupanalys avseende köpmönster och produkter. Projektet avser att be nuvarande ramavtalsleverantörer om ytterligare statistik som kan vara till hjälp under arbetet med upphandlingsdokumentet. Hur statistik ska inkomma under kommande ramavtalsperiod bör vara mer detaljerad och specificeras tydligt i upphandlingen.