Dokumenthantering i VIS för Bild- och Funktionsmedicin

Transkript

1 Styrande dokument Rutindokument Rutin Sida 1 (12) Dokumenthantering i VIS för Bild- och Funktionsmedicin Syfte Rutins syfte är att skapa en lig dokumenthantering för BFMs dokument i VIS så att vi enkelt kan hitta dokument och kunna skapa gemensamma vyer och favoriter. Kliniken kan länka till dokumentsamlingar i VIS från Insidan för att enkelt kunna hitta våra rutindokument och minnesanteckningar. Omfattning Rutinen gäller för alla dokument som skapas och publiceras i: PPO, producentplats Bild- och funktionsmed. Administrativa dokument PPV, producentplats vård. Dokument som har patientanknytning t ex: röntgenhandboken, metodböcker, vårdrutiner. Lagrum och styrande förutsättningar Se dokumenten gällande dokumentstyrning och dokumenthantering Anvisning för dokumentstyrning i Norrbottens läns landsting, Anvisning för dokumenthantering i VIS. Ansvar Samtliga medarbetare på en ansvarar för att denna rutin följs. Länschef ansvarar för att fastställa alla dokument där godkännande krävs. Länschef Maria Bergkvist ansvarar för att fastställda dokument godkänns och publiceras i VIS. Maria Bergkvist kan utse annan person att godkänna dokument i VIS men är fortfarande ansvarig för dokumenten. Annika Oja, lokalt användarstöd (LA), ansvarar för att skapa gemensamma vyer i VIS Samarbeta, länka till dokumentsamlingar på Dokument+ och uppdatera dokumentöversikten med egenskaper i detta dokument. VIS-redaktörer är personal med utbildning i VIS-administration och/eller VIS-vård och skall finnas på varje avdelning. VIS redaktörerna skapar dokument i VIS på avdelningen i samråd med LA enligt riktlinjerna i detta dokument. För en (Vård) är processledarna utsedda som ansvariga för att godkänna dokument i VIS. Processteam skapas i processteamskatalogen. För Metodböckerna (Vård) är scheferna utsedda som ansvariga för att godkänna lokala dokument i VIS medan respektive processledare är ansvarig för metodböcker som är länsgemensamma. Processteam skapas i processteamskatalogen. För användarstöd och dokumentation för Sectra RIS/PACS är systemadministratören utsedd som ansvarig för att godkänna dokument i VIS.

2 Sida 2 (12) För SVF (standardiserat vårdförlopp) dokument (Vård) för Bild- och funktionsmedicin är BFMs lokala processledare utsedd som ansvarig för att godkänna dokument i VIS. Processteam skapas i processteamskatalogen. Allmänt om VIS VIS är indelat i två huvudsakliga delar, Dokument+ och Samarbeta. Dokument+ är som ett bibliotek där färdiggranskade, godkända och publicerade dokument ligger. Dokument kan sökas ut genom att klicka på olika kategorier och filtreringar. Frekvent använda utsökningar (ex. rutiner) kan favoritmarkeras med stjärna för att lättare hittas nästa gång. Dokumenten långtidsarkiveras automatiskt i Dokument+. Samarbeta är arbetsytan. I Samarbeta skapar vi (och överför dokument från gamla servrar) för att sen godkänna och publicera dem i Dokument+. Utgångspunkten är att alla dokument ska publiceras, om inte speciella skäl finns att låta ett arbetsdokument ligga kvar i Samarbeta, för att sen omvandlas till annan dokumenttyp (typ ett utkast till en rutin som sen blir ett styrande dokument som publiceras) eller raderas. I Samarbeta kan man göra utsökningar av dokument genom att använda sig av vyer, dels förinställda gemensamma och egna vyer som man skapat själv. Under Samarbeta har var och en olika producentplatser (grupper) baserat på divisionstillhörighet och bas (Alla har två producentplatser när de går in i VIS: Bild- och funktionsmed och Vård) Man kan ingå i flera producentplatser, exempelvis Projektplatser för pågående projekt eller arbetsgrupper. Det finns fyra typer av producentplatser. Producentplatser PPV Producentplats vård. PPO Producentplats organisatorisk utifrån automatisk behörighet PPA Producentplats arbetsgrupp skapas vid behov och beställs på huvudsidan i VIS. Här kan medlemmar ingå oavsett divisionstillhörighet och med olika behörigheter (kunna redigera, endast läsa osv.) som ägaren bestämmer. PPP Producentplats projekt är en plats som skapas vid större projekt och följer projektil-mallen. Dokumenttyper VIS innehåller fyra övergripande dokumentkategorier: Arbetsdokument, Informerande, Redovisande och Styrande. Under varje kategori finns mer specifika dokumenttyper. Välj den kategori som passar ditt syfte bäst. Endast styrande dokument behöver godkännas av Maria Bergkvist eller högre nivå innan publicering. När man vill arbeta med ett dokument måste man checka ut det för att kunna göra ändringar, där efter sparar man som vanligt och väljer checka in när man arbetat klart med dokumentet. Man behöver inte checka ut dokumentet för att titta på det eller skriva ut det. Arbetsdokument är vad det låter som, tillfälliga arbetsdokument som antingen publiceras i Dokument+ om innehållet ska bevaras eller gallras bort av användaren. Arbetsdokument byter ofta skepnad under tiden man arbetar med det, exempelvis ett arbetsdokument som först innehåller ett utkast till en

3 Sida 3 (12) skrivelse, som sen blir en rapport att publicera i Dokument+ som ett redovisande eller informerande dokument. Informerande dokument kan till exempel vara utbildningsmaterial och presentationer. Redovisande dokument är en dokumenttyp som visar resultat eller vad som uppnåtts, exempelvis rapporter, minnesanteckningar, uppföljningar, resultat av enkätundersökningar osv. Observera att protokoll ska justeras enligt förvaltningsrättsliga regler medan minnesanteckningar är arbetsmaterial. För divisionsstabens arbetsplatsträffar skrivs minnesanteckningar. Styrande administrativa dokument (Mål, planer, riktlinjer, rutiner, instruktioner, lathundar) och vårddokument är de dokument som säkerställer att klinikens rutiner genomförs på ett verkningsfullt och patientsäkert sätt. Dokumenten talar om var, av vem, när, hur, varför och vad som måste göras för att följa lagar och riktlinjer. I Vårdens producentplats är det VIS redaktörer som upprättar styrande dokument, ansvarig för dokumentet skriver innehållet men efter upprättandet skickar redaktören dokumentet på ett granskningsflöde och ett godkännandeflöde (där berörda parter får tycka till om innehållet och godkänna). Efter att ett styrande dokument godkänts publiceras det automatiskt i Dokument+. VIS redaktörer kontrollerar att det är sökbart på dokument+. Dokumentegenskaper Dokumentegenskaper underlättar sökningen av dokument i VIS. Vissa egenskaper sätts automatiskt (datum, vem som upprättar dokumentet osv) medan andra är manuella. Informationsklass Informationsklass är en egenskap som anger vem som kan läsa dokumentet när det har publicerats i Dokument+. Dokument som ligger i Samarbeta kan bara läsas av dem som har behörighet till producentplatsen där dokumentet finns, om inte ägaren tilldelat andra användare behörighet till just det dokumentet. Som anställd på Norrbottens läns landsting arbetar vi under offentlighetsprincipen och det mesta vi producerar ska vara publikt om inte särskilda skäl föreligger. Intern skyddad endast medlemmar på producentplatsen kan se dokumentet på Dokument+ (ickemedlemmar ser ej dokumenten i producentplatsen) Intern alla alla inom landstinget kan se publicerat dokumentet med denna skyddsklass på Dokument+ Publik dokumentet kan ses och länkas till utanför NLL:s brandväggar. Det är viktigt att, särskilt i början, utarbeta en hanteringsordning inom baserna och staberna där dokument hanteras på ett korrekt och samtidigt varsamt sätt utifrån offentlighetsprincip och med hänsyn till uppgifter av känslig karaktär.

4 Sida 4 (12) Nyckelord Nyckelorden är en viktig dokumentegenskap som underlättar sökningar och att hitta dokument i vyer. Flera nyckelord kan väljas. Varje nytt nyckelord som används sparas till framtida dokument. Exempelvis för minnesanteckningar användes nyckelorden: minnesanteckningar; teamträff, datortomografi, APT. Nyckelord för bild- och funktionsmedicin är BFM. Dokumentnamn Dokumentet döps så att det framgår vilken typ av dokument det är, helst utan att upprepa dokumenttypen. Viktigt att tänka till när vi döper dokumenten så det klart framgår vad det gäller och för vem. Observera att dokumentets namn inte behöver vara samma sak som rubriken inne i dokumentet. Överskådlig plan för egenskaper finns i tabell på sidan 5. Revidering Dokument som en gång har godkänts och sen reviderats måste godkännas på nytt för att dokumentet ska publiceras på Dokument+. Ansvariga för respektive rutin ser till att dokument hålls aktuella. Styrande dokument ska revideras, granskas på nytt när det gått ett år sedan senaste revideringen. Då skickar VIS-redaktören dokumenten för revidering, granskning och godkännande som ansvariga får via epost. Gallring Dokument som inte har reviderats eller publicerats kommer att gallras ut och raderas efter 3 år. Meddelande om gallring skickas ut 1 månad innan gallringen verkställs. Om dokument har blivit bortgallrade finns de att hämta i papperskorgen på den producentplats där dokumentet är skapat i ytterligare 1 månad, alla som är behöriga till producentplatsen kan hämta tillbaka dokumentet. Därefter hamnar dokumenten i en annan papperskorg i ytterligare 1 månad. Då kan bara IT specialisten återskapa dokumentet. Arkivering Alla dokument (oavsett dokumenttyp och producentplats) som publicerats i Dokument+ arkiveras automatiskt. Om dokument revideras och sen publiceras igen arkiveras automatiskt den nya versionen. Alla huvudversioner av ett publicerat dokument sparas alltså i arkivet. Arkivarien och VIS administratören har tillgång till arkivet. Alla dokument som skapas under Samarbeta behöver inte publiceras i Dokument+, men opublicerade dokument arkiveras inte på samma sätt som i Dokument+. Opublicerade dokument gallras bort efter tre år, om inte dokumentägare efter påminnelse aktivt valt att förlänga dokumentets lagringstid. Radera dokument För att radera dokument på en producentplats i Samarbeta, sök upp dokumentet i dokumentvyn, markera bocken till vänster om dokumentets namn och klicka på X i menyn som visas högst upp. Välj Ta bort dokument. Observera att dokumentet måste vara avpublicerat innan.

5 Sida 5 (12) VIS-redaktörer inom Bild- och Funktionsmedicin Eventuellt specialområde står efter namnet Sunderby Sjukhus: Annika Oja, Lokalt Användarstöd Anneli Eriksson (PACS/RIS) Marita Johansson (PACS/RIS) Eva Ajnered (MR) Johannes Arnesen (en) Piteå Sjukhus: Iren Eriksson Lena Johansson Sandra Hylander Kalix Sjukhus: Karin Häggström Ann-Charlotte Stenman Gällivare Sjukhus: Lena Gustafsson Kristina Nilsson Carina Norlin Kiruna Sjukhus: Viktoria Similä Carola Edeblom

6 Sida 6 (12) Egenskaper och nyckelord Producentplats Exempel på ens dokument Bild- och funktionsmed Bild- och funktionsmed Kallelse APT Sunderbyn Dokumentslag/ Dokumenttyp Redovisande Möten Kallelse Behövs ej godkännande innan publicering. Minnesanteckningar APT Sun- Möten Redovisande derbyn Minnesanteckning Arbetsmiljöplan Kalix Telefonlista Piteå personalen Behövs ej godkännande innan publicering. Kan kopieras från kallelsen ovan! Styrande Måldokument Handlingsplan Behövs godkännande innan publicering. Informerande Information Behövs ej godkännande innan publicering. Övriga egenskaper som ska anges i dokumentet utöver de obligatoriska. Utsökning Dokument+ (endast publicerade dokument) Namn: Kallelse Arbetsplatsträff Ansvarig: Enhetschef funktionsmedicin Mötesdatum: NLL-Nyckelord: Kallelse; Arbetsplatsträff; 2015 Namn: Arbetsplatsträff Ansvarig: Enhetschef funktionsmedicin Mötesdatum: NLL-Nyckelord: Arbetsplatsträff; 2015 Namn: Arbetsmiljöplan Ansvarig: Enhetschef Beslutsnivå: Verksamheten funktionsmedicin NLL-Nyckelord: Arbetsmiljöplan Namn: Telefonlista personalen Ansvarig: Enhetschef funktionsmedicin NLL-Nyckelord: Telefonnummer; Personal

7 Sida 7 (12) Sunderbyn Kallelse Teamträff Datortomografi Redovisande Möten Kallelse Behövs ej godkännande innan publicering. Teamträff Datortomografi Bild- Möten Redovisande och funktionsmedicin Minnesanteckning Morgonmöte vid styrtavla Behövs ej godkännande innan publicering. Styrande Rutindokument Rutin Namn: Kallelse Teamträff Datortomografi Bild- och funktionsmedicin Ansvarig: Teamledare funktionsmedicin Mötesdatum: NLL-Nyckelord: Kallelse; Teamträff DT; 2016 Namn: Teamträff Datortomografi Ansvarig: Teamledare funktionsmedicin Mötesdatum: NLL-Nyckelord: Teamträff DT; 2016 Namn: Morgonmöte vid styrtavla Ansvarig: Enhetschef Beslutsnivå: Verksamheten funktionsmedicin Sunderbyn NLL-Nyckelord: Planering; Personal

8 Sida 8 (12) Sectra PARIS dokumentation Lathundar Informerande Information Namn: Lägga upp ny remiss Ansvarig: Systemadministratör Beslutsnivå: Verksamheten funktionsmedicin NLL-Nyckelord: Sectra PARIS; Lathund Rutiner Styrande Rutindokument Rutin Namn: Ansvarig: Systemadministratör Beslutsnivå: Verksamheten funktionsmedicin NLL-Nyckelord: Sectra RIS; rutin

9 Sida 9 (12) en Vård Hjärna datortomografi Vård DT Vård Underarm röntgenundersökning Vård SL Vård Hjärna magnetkamera Vård MR Vård Buk ultraljud Vård UL Namn: Undersökningsnamn + datortomografi Informationssamling: Datortomografi funktionsmed NLL-Nyckelord: DT; Namn: Undersökningsnamn + röntgenundersökning Informationssamling: Konventionell röntgen funktionsmed NLL-Nyckelord: SL; Namn: Undersökningsnamn + magnetkamera Informationssamling: Magnetkamera funktionsmed NLL-Nyckelord: MR; Namn: Undersökningsnamn + ultraljud Informationssamling: Ultraljud funktionsmed NLL-Nyckelord: UL;

10 Sida 10 (12) Vård Esofagus genomlysning Vård GL Vård Delstatus tand Vård TA Vård Bröstkörtlar mammografi Vård MAM Vård Renografi nuklearmedicin Vård NUK Namn: Undersökningsnamn + genomlysning Informationssamling: Genomlysning funktionsmed NLL-Nyckelord: GL; Namn: Undersökningsnamn + tand Informationssamling: Tand funktionsmed NLL-Nyckelord: TA; Namn: Undersökningsnamn + mammografi Informationssamling: Mammografi funktionsmed NLL-Nyckelord: MAM; Namn: Undersökningsnamn + nuklearmedicin Informationssamling: Nuklearmedicin funktionsmed NLL-Nyckelord: NUK;

11 Sida 11 (12) Metodbok Vård A1 hjärna -K (Metodbok för DT Optima CT660) Vård KRÅ Namn: Metod/protokollnamn Ansvarig: Enhetschef/processledare funktionsmed eller (er) NLL-Nyckelord: DT; Optima CT660; metodbok; A Huvud

12 Sida 12 (12) Standardiserade vårdförlopp (SVF) Vård SVF Hjärntumörer, sk utredning Processteam (namn som SVF): huvudprocessledare, BFM processledare, VIS redaktör Vård KRÅ Namn: SVF vårdförlopp, Bild- och Funktionsmedicinsk utredning Ansvarig: Huvudprocessledare Processledare: Processledare BFM funktionsmed samt verksamheten som ansvarar för huvudprocessen som används för utredning NLL-Nyckelord: SVF; BFM; Beslutsnivå: Verksamheten