Handlingsplaner för arbetsmiljö och lika villkor

Transkript

1 Handlingsplan för Arbetsmiljö Avser uppföljning av Handlingsplanen Institution/motsvarande: Institutionen för klinisk och experimentell medicin (IKE) Behandlad i LSG den: Fastslagen i institutionsstyrelsen/motsvarande den: Beskrivning av vision: IKE ska vara en god arbetsplats med engagerade och ansvarstagande ledare och medarbetare Nulägesbeskrivning, översiktlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet under 2016: IKE har under de senaste åren byggt upp en fungerande arbetsmiljöorganisation. IKE är i dag organiserad i fyra kärnverksamhetsavdelningar med ca 100 medarbetare i varje avdelning. Stödverksamheten är samlad inom avdelningen för Verksamhetsstöd (VS), med ca 40 medarbetare. Avdelningarna för Cellbiologi, Mikrobiologi och molekylärmedicin, Kliniska vetenskaper samt avdelningen för Neuro- och inflammationsvetenskap, leds vardera av en avdelningschef med stöd av ett antal biträdande /enhetschefer. Denna organisationsstruktur bidrar till att ge IKEs medarbetare förutsättningar för en god arbetsmiljö. Biträdande har till huvudsyfte att utgöra avdelningschefens ögon och öron, ansvara för genomförande av arbetsplatsträffar, samt tillse att regler inom arbetsmiljöområdet är kända och efterlevs. Biträdande na har dock inga delegerade arbetsmiljöuppgifter. Utifrån resultaten från medarbetarundersökningen 2015, har IKE i handlingsplanen för framför allt fokuserat på den psykosociala arbetsmiljön, stresshantering, fortsatt utveckling av introduktionen av nya medarbetare, samt informationen ut till verksamheten. Inför 2016/2017 har IKE, utifrån den nya arbetsmiljöföreskriften om social och organisatorisk arbetsmiljö, reviderat benämningen psykosocial arbetsmiljö till Social och organisatorisk arbetsmiljö. Under 2016, har fokus i arbetsmiljöarbetet främst legat på följande två punkter i handlingsplanen: 1) Verka för utvecklad avdelningsstruktur mot mindre enheter med ämnesmässigt sammanhang, så att tillhörigheten för medarbetarna blir tydligare och närmaste chef på arbetsplatserna finns närmare både fysiskt och organisatoriskt. 2) Verka för att undervisningsuppdrag i större grad kan planeras av lokala ämneskompetenta lärarlag inom IKE, så att känslan av sammanhang i undervisningsuppgifter blir lika tydlig som inom forskargrupperna för lärare och doktorander. Ovanstående åtgärder har under hösten 2015 och våren 2016 lyfts i olika forum, (strategidiskussioner i Institutionsstyrelsen, i olika forum för lärare, teknisk personal, samt på arbetsplatsträffar). IKEs arbete med en organisationsöversyn sammanföll därefter med rektorns beslut om ny inre organisation (dnr LiU ). Utöver detta, har genomförda medarbetarsamtal på IKES avdelningar följts upp. Under 2016 kommer även arbetsplatsträffar att följas upp och redovisas i LSG. IKE har fortsatt att utveckla introduktionen till nya medarbetare. Gällande det övergripande arbetsmiljöarbetet, har arbetsmiljöronder under 2016 genomförts på IKEs laboratoriearbetsplatser och kontorsarbetsplatser. En ny dokumenterad rutin för detta har framarbetats och implementerats. Under 2016 frångick också IKE den egenframtagna Arbetsmiljöchecklistan som tidigare användes på laboratoriearbetsplatser och övergick till att använda LiUs Checklista 1. 1

2 Under 2016 har IKE halvårsvis sammanställt och följt upp tillbud och arbetsskador i LSG. Tillbudens olika karaktär har föranlett en påbörjad översyn av förtydligande av rutiner vid Hot-och Våldssituationer, ett arbete som IKE kommer att fortsätta med under Alla utvecklingsområden utom laboratoriesäkerhet kommer att följas upp via nyckeltal i medarbetarundersökningen och doktorandundersökningen Ur laboratoriesäkerhetssynpunkt har IKE sett över behovet av förvaringsskåp för kemikalier och brandfarlig vara, samt kompletterat med nya förvaringsskåp där det behövs. En riktad utbildning inom laboratoriesäkerhet på engelska har också arbetats fram under 2016, med syfte att kunna användas i forskargrupper med utländska medarbetare. Härefter erbjuds utbildningen löpande vid behov. Efter 2016 års uppföljning handlingsplanen för arbetsmiljö reviderats med nya mål: IKE ska under 2017 utveckla metoder för genomförande och uppföljning av riktade ronder gällande social och organisatorisk arbetsmiljö. Översyn av intern krishanteringsrutin samt rutin för hot- och våldshändelser och stöld ska revideras under 2016/2017. Implementera en ny modell för introduktion av nyanställda, respektive studenter på avdelningsnivå under hösten Utvecklingsområd e Social och organisatorisk arbetsmiljö Beskrivning av åtgärd Ansvarig Resurser 1 Klart Datum Verka för utvecklad avdelningsstruktur mot Institutionsstyrelsen Feb 2017 mindre enheter med ämnesmässigt Ämnesföreträdare sammanhang så att tillhörigheten för uren medarbetarna blir tydligare och närmaste chef finns närmare både fysiskt och organisatoriskt. Uppföljning gjord Diskussion på Institutionsstyrelsen mars 2016; Labtekniskt forum (teknisk personal), april 2016, IKE kollegium (lärare) april 2016, informationsmöte för hela IKE juni 2016, information i veckobrev juni 2016, LSG i juni och augusti 2016, Institutionsstyrelsen september. Härutöver löpande information vid olika APT. Beslut från rektor kom under 2016 gällande en omorganisation mot mindre enheter. Detta var helt i enlighet med IKEs handlingsplan och förslag har nu lagts på att dela upp de existerande 4 avdelningarna i mindre enheter (avdelningen för VS påverkas ej). IKE påbörjade detta arbete redan under hösten 2015/våren 2016 genom tidig dialog med verksamheten/ medarbetarna. 1 Resurser att beakta kan vara kostnad och tidsåtgången för åtgärden. 2

3 Arbeta med att behålla känslan av meningsfullt och stimulerande arbete genom att: Sträva efter att fortsatt ge tid för forskning till alla vetenskapligt kompetenta lärare. Fortsatt verka för att alla medarbetare ges flexibilitet och frihet i att planera och utföra sina arbetsuppgifter utifrån uppdrag och i enlighet med verksamhetens behov. Institutionsstyrelsen uren Programansvariga Termins- /kursansvari ga, bitr. Bitr. Verka för att undervisningsuppdrag i större grad kan planeras av lokala ämneskompetenta lärarlag inom IKE så att känslan av sammanhang i undervisningsuppgifter blir lika tydlig som inom forskargrupperna för lärare och doktorander. Fortsatt arbeta för genomförande och utveckling av medarbetar- och lönesamtal, samt för doktoranders handledningsmöten och årlig uppföljning för doktorander. Frågor kring stress och arbetsmiljö ska ges större utrymme samt att planer skrivs och följs upp i samband med medarbetarsamtalen. uren Avdelningschef er/ FUS Bitr. FUS Handledare IKE s institutionsledning har fortlöpande lyft frågan till dekanus och fakultet. Frågan har diskuterats i fakultetsledningsråd och vid särskilda möten med institutionsledning/fakultetslednings och programledning LÄK. Doktorander: En årlig uppföljning har gjorts på IKE som ska sammanställas och tas upp i institutionsstyrelsen. Därefter ska individuell uppföljning ske där behov finns. 3

4 Fortsätta arbetet med att införa och utveckla arbetsplatsträffar på samtliga arbetsplatser genom att: Bitr. IKE följer upp detta årligen. IKE ska fortsätta att fortlöpande följa upp andelen arbetsplatser som regelbundet genomför APT och presentera detta i LSG. Hantering av akuta händelser av allvarlig karaktär Förbättra/utveckla kommunikationen och skapa gemenskap genom att diskutera angelägna, gemensamma frågor på arbetsplatsen. Vid behov informera/diskutera IKEs organisation gällande laboratoriesäkerhet, beslutsvägar och intern organisation. Årligen informera om och diskutera institutionens handlingsplan, inklusive mål och prioriteringar. Ta fram en plan för och genomföra psykosociala arbetsmiljöronder regelbundet. IKE ska under 2017 utveckla metoder för genomförande och uppföljning av riktade ronder gällande social och organisatorisk arbetsmiljö. Informera om krisledning och rutiner vid akuta händelser av allvarlig karaktär (t ex hot och våld, utsläpp av gas och kemikalier, brand) på arbetsplatsträffar och via övriga informationskanaler som hemsida, anslagstavlor och foldrar. Administrativ chef, HR-konsult Administrativ chef, HR-konsult, Koordinator arbetsmiljö /bitr. Koordinator för arbetsmiljö, HR-konsult /bitr. Labsäkerhetsorganisationen 2017 Under 2016 har ett par psykosociala arbetsmiljöronder genomförts på IKE. Åtgärder och återkoppling till medarbetarna efter rond har delvis skett under IKE ska under 2017 utveckla metoder för genomförande och uppföljning av riktade ronder gällande social och organisatorisk arbetsmiljö. Då LiUs Checklista 1 nu omarbetats utifrån nya AFS om Organisatorisk och Social Arbetsmiljö, får IKE bedöma behovet av riktade psykosociala ronder i framtiden. Under 2016 användes dock den gamla checklista 1 varför behovet av riktade ronder kvarstod. Information sker löpande via veckobrev, via chefer/ ledare, på Avdelnings- och Arbetsplatsträffar, samt vid introduktion av nyanställda och studenter. IKE kommer att under 2016/2017 revidera de interna krishanteringsrutinerna, särskilt mot hot och våldshändelser och stöld, då förekomsten av incidenter av denna sort ökade under

5 Introduktion, information och stöd Fortsätta arbetet med att förbättra introduktionen av nyanställda, studenter samt nyantagna doktorander: Etablera och kontinuerligt utveckla introduktionsrutiner på avdelningsnivå. Inkludera information om rutiner vid akuta händelser av allvarlig karaktär., FUS, Bitr. FUS Bitr. Forskningsledare Forskarutbildningsadministration Introduktion för nyanställda respektive studenter genomförs löpande på både svenska och engelska. I introduktionen ingår bl. a information om både anställningsvillkor, lika villkor, arbetsmiljö, laboratoriesäkerhet och rutiner vid akuta händelser. En ny modell för introduktion på avdelningsnivå kommer att prövas under hösten Doktorander: Två introduktionstillfällen ges per termin, ett på engelska och ett på svenska. Alla nyantagna doktorander bjuds in (frivilligt deltagande). Innehåll: genomgång av vad som händer under en forskarutbildning (ej personalfrågor), diskussion och frågestund. Cirka 50 % av alla nyantagna doktorander deltar på något av dessa tillfällen. Implementera en ny modell för introduktion av nyanställda respektive studenter på avdelningsnivå under hösten Aktivt sprida information avseende forskarutbildning vid IKE via ex veckobrev, IKEkollegium och vid avdelningarnas möten. Utreda former för och möjlighet till mentorsprogram där nyantagna doktorander får sig tilldelat en mentor för stöd i frågor som rör forskarutbildning. FUS, Bitr. FUS FUS, Bitr. FUS Forskarutbildningsadministration, IKEadministration Forskarutbildningsadministration Handledare Ämnesföreträdare Genomföra doktorand- och handledarforum. FUS, Bitr. FUS Forskarutbildningsadministration, DOMFIL, Ämnesföreträdare 2017 Dec 2016, därefter löpande Dec 2016 Dec 2016 Sker kontinuerligt Under utveckling Sker en gång per termin, olika temata 5

6 Motverka stress Bedriva nära samarbete med fakultet och de andra institutionerna vid medicinska fakulteten avseende forskarutbildningen för kvalitetssäkring. Vid behov erbjuda verktyg och kontinuerlig hjälp med individuell stresshantering. FUS, Bitr. FUS HR-konsulter,, Forskningoch forskarutbildningsnämnden, DOMFIL, FUSar/Bitr. FUSar och forskarutbildningsadministration vid medicinska fakulteten, Ämnesföreträdare Dec kontinuerligt Företagshälsovård FUS/Bitr. FUS Dec 2016, löpande Sker kontinuerligt. Ett nära samarbete finns idag, med kontinuerliga träffar, granskning av varandras ansökningar och handlingar vilket ger god säkerhet för doktorand och handledare. Lyfts löpande på medarbetarsamtal och Arbetsplatsträffar. Doktorander: hjälp erbjuds vid behov vid individuella samtal. Delta i Universitetets/HR-enhetens utvecklingsprogram för doktorander. Ett program som ger verktyg för stresshantering och strategier för att nå mål/delmål. Programmet är indelat i tre moduler, anpassat för olika stadier i forskarutbildningen. Genomföra föreläsning/workshop om stresshantering vid två separata tillfällen, med ett uppföljningstillfälle Stresshantering, psykosocial miljö och medarbetarskap fortsätter som ett inslag på IKE-dagen. FUS/Bitr. FUS, Forskarutbildningsadministration Universitetets HR-enhet, Företagshälsovård, Handledare HR-konsult FUS/Bitr. FUS Forskaradministration DOMFIL HR-konsulter FUS/Bitr. FUS Juni 2016, Juni 2017 Dec 2016 Dec 2016 Deltagande under vt-2016, planerat deltagande vt Kvarstår Planeras vt 2017 IKE dagen kommer att genomföras i oktober 2016, där detta finns som ett inslag i programmet. 6

7 Laboratoriesäkerhet Uppmuntra till att medarbetare blir bättre på att signalera stressupplevelse: Att informera vid arbetsplatsträffar, avdelningsmöten och andra relevanta forum om var medarbetare kan vända sig för att få hjälp med arbetsrelaterade problem. uppföljning av stress- och hälsofrämjande insatser. Kemikalieförvaring: Se över behov av kemikalieförvaring på arbetsplatserna. Sprida information om korrekt förvaring av kemikalier /bitr. HR-konsulter Koordinator arbetsmiljö HRkonsulter, FUS, Handledare Laboratorie säkerhetsgruppen, Ombud på arbetsplatserna Juni löpande Utbildning/information från HR till alla angående nya AFS 2015:4. Information om AFS och stress på APT för verksamhetsstöd. Fortsatt implementering i verksamheten under hösten Fortsatt utveckling av IKEs HR-hemsida 2016 för att förtydliga på vilket sätt medarbetarna kan få stöd vid stressupplevelse. För att säkerhetsställa att dialog sker mellan arbetsgivaren och arbetstagaren, fortsätter IKE att följa upp omfattningen av genomförda medarbetarsamtal på IKEs avdelningar och presentera för LSG. Nya kemikalie- och brandfarlig vara skåp har under 2016 köpts in till de arbetsplatser där behov av utökad förvaring av kemikalier identifierades på Arbetsmiljörond. Information om korrekt förvaring ges löpande via kemikalieombud, samt årligen på ett laboratoriesäkerhetsseminarium. En riktad utbildning gällande laboratoriesäkerhet och Miljö har tagits fram och använts i forskargrupper vid behov. Behov av information om samförvaring av kemikalier har lyfts till LiUs centrala organisation. 7

8 Handlingsplan för Lika villkor Institution/motsvarande: Behandlad i LSG den: Fastslagen i institutionsstyrelsen/ motsvarande den: Institutionen för Klinisk och Experimentell Medicin (IKE) Beskrivning av vision: Nulägesbeskrivning: IKE ska vara en studie- och arbetsmiljö där vi tar tillvara de resurser som studenter och anställda med olika bakgrund, livssituation och kompetens tillför. IKE ska vara fritt från diskriminering, trakasserier och övrig kränkande särbehandling Lika Villkorombuden har under 2016 arbetat 4 % var med arbetet inom Lika Villkor, vilket är en fördubbling i tid jämfört med Orsaken till ökningen är till följd av en satsning på Lika villkorsarbetet vid IKE. Under 2015/2016 har information aktivts spridits på IKE via avdelningsmöten, arbetsplatsträffar och IKEs veckobrev. Ett samarbete mellan Lika Villkorombuden inom Medicinska Fakulteten har inletts för att samordna och effektivisera arbetet. Ombuden har deltagit i information- och utbildningsinsatser som anordnats centralt inom Lika Villkor, såsom workshop för den kommande web-utbildningen, samt information/utbildning kring nya regler till följd av ny lagstiftning. I samband med uppföljning av handlingsplanen har följande nya mål formulerats: Inför framtida IKE-dag ska Lika villkor ombud delta i planerings-gruppen. Lika villkorsarbetet vid IKE följs upp löpande i LSG. Sprida information om och implementera ny rutin kring ärendehantering avseende kränkande särbehandling 8

9 Mål Åtgärd Ansvarig Resurser Uppföljning Alla anställda ska ha kunskap om det kontinuerliga arbetet för lika villkor så väl på IKE som på LiU centralt samt kunskap om grundläggande rättigheter och skyldigheter gällande lika villkor. Ombud för Lika villkor ska besöka varje avdelning vid ett avdelningsmöte minst en gång per år för att samtala kring aktuella lika villkorsfrågor. Nyhetsbrev från Lika villkor centralt ska spridas via IKEs veckobrev samt även skickas ut till samtliga medarbetare vid IKE. Verka för att personer som har personalansvar/ handledningsansvar genomför en LiU-baserad lika villkors utbildning. na, Bitr.,, HR-konsult, Ombud för lika villkor, Bitr. Avdelningssamordnare Ansvarig för IKEs veckobrev Lika villkorskoordinatorer, HRenheten, Ombud för lika villkor Ombuden för Lika Villkor har under 2015/2016 besökt samtliga avdelningar för information om Lika Villkor. Arbetet fortsätter kontinuerligt i strävan att delta på avdelningsmöten minst en gång per år. Utöver IKEs veckobrev har också Lika villkorsinformation skickats separat under våren 2016 Finns som inslag i chefsutbildningen. Avvaktar LiUs centrala web-utbildning inom Lika Villkor. Sker löpande. Ombuden för Lika Villkor deltar i introduktionstillfället för nyanställda, doktorander och studenter vid IKE. Information ges vid avdelningsmöten och arbetsplatsträffar. Ny ärendehantering inom universitetet, avvaktar ny rutin från centrala LiU. Information till nyanställda om lika villkor via introduktionsmöte samt utdelning av informationsmaterial. Se till att alla nyanställda, doktorander och studenter får samma informationsmaterial även om de inte deltar vid introduktionsmötet. Sprida information om ny diskrimineringslagstiftning som gäller samt om ärendehantering vid fall av diskriminering, trakasserier samt övrig kränkande särbehandling via t ex veckobrev, avdelningsmöten, APT etc. Sprida information om och implementera ny rutin kring ärendehantering avseende kränkande särbehandling Utveckla material med case som berör lika villkor och arbeta med detta på t ex APT, avdelningsmöten eller liknande. Programpunkter av relevans för lika villkor bör ingå som en del av en IKE-dag. Inför framtida IKE-dag ska Lika villkor ombud delta i planerings-gruppen. HR-konsult,, Koordinatorer för lika villkor Planeringsgrupp IKE-dag Avvaktar nytt material från centrala LiU. Ingen IKE-dag IKE-dagen 2016 har ingen egen programpunkt om Lika villkor, men då temat kommunikation är en programpunkt, så finns det moment som tangerar lika villkors-området. Inför framtida 9

10 Beakta lika villkorsaspekter såsom kön, ålder, funktionalitet, etnicitet m fl. vid anställningar av personal och vid medarbetarsamtal. Underlätta för nyanställda från andra länder I anslutning till nya anställningar av TA-personal beakta lika villkorsaspekter beroende på sammansättningen inom yrkesgruppen vid lika meriter för övrigt. Chefer som genomför medarbetarsamtal med doktorander bör särskilt uppmärksamma lika villkorsaspekter samt informera om ärendehanteringen. Dokumentet Stöd för genomförande av medarbetarsamtal finns som underlag. Fortsätta arbetet med att göra information tillgänglig på engelska. Bitr. Administrativ chef Personalintendent Ombud för lika villkor Administrativ chef HR-konsult HR-konsult, Internationell koordinator IKE-dag ska Lika villkor ombud delta i planeringsgruppen för IKE-dagen. Beaktas vid alla anställningar Kommer att följas upp under 2016/2017 i det administrativa ledningsrådet för. Sker löpande. Viss information delges i IKEs veckobrev på engelska, dock sker den mesta informationen på svenska till följd av att svenska är LiUs officiella språk. IKEs hemsida om lika villkor ska även finnas på engelska samt allt informationsmaterial inklusive handlingsplanen. Uppmuntra att hålla avdelningsmöten med inslag på engelska så att informationen blir tillgänglig för alla. Administrativ chef Koordinator arbetsmiljö Internationell koordinator, Webmaster IKEs internationella koordinator är en viktig resurs i IKEs översättningsarbete. En diskussion förs inom LiU centralt vad gäller översättnings-skyldigheten. Under 2016 har IKEs hemsida till stora delar översatt till engelska samt även IKEs handlingsplan för Lika Villkor Språk anpassas så långt det är möjligt. En diskussion förs inom LiU centralt vad gäller översättningsskyldigheten. 10