Introduktion till Systemtänkande enligt Vanguard Metoden

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Introduktion till Systemtänkande enligt Vanguard Metoden"

Berit Isaksson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Introduktion till Systemtänkande enligt Vanguard Metoden Sundsvall

2 Tänkande bestämmer prestation Ledningens tänkande System Prestation

3 Perspektivskifte i ledningsfilosofi Traditionell ledningsfilosofi Systemtänkande Uppifrån och ner, hierarki Perspektiv Utifrån och in Funktionell specialisering Separerat från arbetet Budget, resultat, aktiviteter, standarder, produktivitet Utanförliggande (carrot & stick) Budget och medarbetare Organisationens utformning Beslutsfattande Mål och uppföljning Motivation Ledningens fokus Efterfrågan, värde och flow Integrerat i arbetet Relaterat till syfte, förmåga och variation Inneboende Agerar på systemet Kontraktuell Attityd mot kunder Vad är viktigt? Kontraktuell Attityd mot leverantörer Partnerskap och samarbete

Organisationens utformning Beslutsfattande Mål och uppföljning Motivation Ledningens fokus Efterfrågan, värde och flow Integrerat i arbetet Relaterat till

4 Förändring måste baseras på kunskap Få kunskap Införa det nya systemet Experimenterar med nya arbetsmetoder, mått och roller och ansvar

5 Vanguards modell för check K U N D E R N A

6 Hemtjänsten som ett system - Lärande från Sundsvalls Kommun

7 Syfte och Vad är viktigt Syfte: Ge mig det stöd jag behöver så att jag kan klara mig själv och uppnå livskvalité Vad är viktigt? Kommer snabbt Larm Ger trygghet Att jag får samma personal Möte med andra människor Tiderna jag får stöd Att jag upplever kontinuitet Att jag upplever socialt sammanhang Jag får höra en röst I det praktiska stödet Möjlighet för mötesplatser Att jag har råd Att jag vet hur mycket stödet kostar Att jag får kostnadsinformation direkt Information Att det är lätt att förstå Det är enkelt att hitta

kontinuitet Att jag upplever socialt sammanhang Jag får höra en röst I det praktiska stödet Möjlighet för mötesplatser Att jag har

8 System Bild E2E utredningar Gnm= 2.1 dagar UCL = 9.8 dagar Jag vill ha hjälp Mottagningsgruppen 48% Icke-värdeskapanda 52% Värdeskapande Antal olika personer Gnm = 26 p/mån UCL = 58 p/mån Bifall eller avslag 0.09% Avslag Områdechef (x19) Utredningsgruppen Larmcentralen 26% Tekniska orsaker 24% Toabesök 16% Väntar på personal. 2% Sjukdom 1% Ramlat Kundtjänst Galant Mat och städ 46% Icke-värdeskapande 54% Värdeskapande TES Planering Hjälp i hemmet Den verkliga tiden stämmer ALDRIG överens med den planerade tiden Hemsjukvården Schema Planering TES tid vs. Verkställt tid Gnm = timmar/mån LCL = -74 timmar/mån Avgiftshandläggere ROP Ressource och planering (vikarier) 20% av personalkostnader är en kostnad för vikarier

09% Avslag Områdechef (x19) Utredningsgruppen Larmcentralen 26% Tekniska orsaker 24% Toabesök 16% Väntar på personal.

9 System Bild Jag vil ha hjälp Hjælp i hjemmet 48% Failure demand 52% Value demand Mottagningsgruppen Bifall eller avslag Kundtjänst Galant Mat och stät Vi sänder ofullständig information 46% Failure demand Vi har många överlämnanden 54% Value demand TES inom Plannering samma ärende Schema Plannering Den virkelige tid er ALTID forskellig fra de planlagte tider Hemsjukvården E2E utredninger Gnm= 2.1 dager UCL = 9.8 dager 0.09% avslag Typ av slöseri Antal olika personer Vi utför mycket Gnm dubbelarbete = 26 p/mån Vi kopierar information UCL = 58 p/måni system och mellan system Många olika personer kontakter kund innan hjälpen/ Områdechef (x19) stödet kommer igång Vi använder väldigt mycket tid på att definiera tid, vilket resulterat i 8 tider Vi använder många vikarier TES tid vs. Verkställt tid Gnm = timer/mån LCL = -74 timer/mån Utredningsgruppen Förorsakat av system begränsnin gar Vi har funktionaliserat arbetet Larmcentralen 26% Vi vill Tekniske ha lägre orsaker 24% Toabesök Enhetskostnader 16% Venter på personal - Hålla budget. 2% Sjukdom 1% Ramlat Vi planlägger hjälp i standardtider Avgiftshandläggere Ledningen kontrollerar arbetet Tillsyn och revision -Hålla anställda ROP Ressource plannering ansvariga (vikarier) 20% af personalkostnader er anvendt på vikarier

10 Förändring måste baseras på kunskap Få kunskap Införa det nya systemet Experimenterar med nya arbetsmetoder, mått och roller och ansvar

11 arbetets design roller och ansvar Nya mått

12 Jobb 1: Vi utför det värdeskapande arbetet Vi förstår kundens behov Vi fattar beslut om stöd/hjälp Vi utför stöd/hjälp Jobb 2: Vi förbättrar jobb 1

13 Nya arbetsprinciper Vi förstår och jobbar efter syftet Vi använder mått relaterade till syftet Vi designar utifrån efterfrågan Vi förstår vad som är viktigt för kunden Vi designar hjälpen utifrån vad som är viktigt Vi har inga överlämningar Vi ger fullständig information Vi följer lagstiftningen Vi utför bara värdeskapande arbete

kunden Vi designar hjälpen utifrån vad som är viktigt Vi har inga överlämningar Vi

14 Arbetsprinciper Vi förstår kundens behov av stöd/hjälp Bättre kontinuitet ger en relation som gynnar förståelse Vi fattar beslut om stöd/hjälp Nära kunden Frihet att utforma stödet inom ramarna för fattat beslut Vi utför stöd/hjälp Praktisk hjälp/stöd Dagsplanering Schemaplanering Vikarier Informationsdelning Nya mått

Frihet att utforma stödet inom ramarna för fattat beslut Vi utför stöd/hjälp

15 Roller och ansvar Personal ur hemtjänstgruppen har tagit hela ansvaret för: Schemaplanering Informationsutbyte Insatser. Vad är viktigt? Utformande av hjälp/stöd Dagsplanering Användande av de nya måtten

16 Nya mått Kontinuitet Bakgrund och omvårdnadshistorik Nöjdhet hur kunden mår. Planerad tid vs. Verklig tid Larm Icke värdeskapande efterfrågan

17 Hur vet vi att det här är ett bättre arbetssätt?

18 Kontinuitet Larm Hur kunden mår Hur mår personalen

19 Kontinuitet kund 1 Antal olika personal per månad, sep-april Medel förbättrat med 65 % Sep 2011 Okt 2011 Nov 2011 Dec 2011 Jan 2012 Feb 2012 Mar 2012 Apr 2012

20 Kontinuitet kund 7 Antal olika personal per månad, sep-april Behovet av hjälp har ökat Medel förbättrat med 57 % Sep 2011 Okt 2011 Nov 2011 Dec 2011 Jan 2012 Feb 2012 Mar 2012 Apr 2012

21 Hur mår kunderna?

22 Hur mår kunden - skattning morgonbesök kund 1

23 Hur mår kunden - skattning alla besök under dygnet kund 1

24 Hur mycket larmar det?

25 Larm Lärande i Check: Antal larm i Skönsmon hemtjänst Februari Orsaker Teknisk 26% Toa besök 24% Väntar på personal 16% Sjukdom 2% Ramlat 1% Lärande i Redesign (6 veckor): Antal larm i Redesign (19 mars till 26 april) 2 Orsaker Sjukdom 1 Oro 1

26 Tar det längre tid?

27 Verklig tid- Tes tid

28 Vad tycker kunderna om det nya systemet? Jag tycker det är jättebra. Ni har mer tid nu och stressar mindre. Det känns tryggt. Åh vad roligt det är när man känner igen er när ni kommer. Nu vet man vad alla heter. Jag blev så lycklig när ni varit här och städat, det blev så fint och luktade så gott.

29 Hur mår personalen? Det gamla systemet (Skönsmon hemtjänst): Antal Sjukdagar i perioden vecka Antal Personal 26 Antal Sjukdagar per person 3,08 Det nya systemet: Antal Sjukdagar i perioden vecka Antal Personal 9 Antal Sjukdagar per person 0.56 Skillnad: 82%

Relevanta dokument

Ett exempel från Sundsvall med sociala tjänster. (Mats Franzén, 2013)

Ett exempel från Sundsvall med sociala tjänster. (Mats Franzén, 2013) 1 1. Varför behöver vi nya arbetssätt 2. Beskrivning av metodik lean för service. 3. Ett exempel inkl resultat 4. Några praktiska erfarenheter