Internkontrollplan 2015 för förskolenämnden. Bilagor Uppföljning av internkontroll juni 2015

Transkript

1 Helena Larsson - bunhl01 E-post: helena.larsson@vasteras.se Kopia till TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Dnr: 2015/90-FSN-000 Förskolenämnden Internkontrollplan 2015 för förskolenämnden Förslag till beslut Förskolenämnden tar del av uppföljning 1 avseende riskhanteringsplanen för Ärendebeskrivning Återrapportering av beslutad riskhanteringsplan är en viktig del i förskolenämndens arbete med att säkerställa god intern kontroll. Respektive verksamhetschef alternativt processansvarig är huvudansvarig för att aktiviteter genomförs enligt beslutad plan samt att återrapportering sker till nämnd. Den skriftliga rapporten kommer att kompletteras med en muntlig föredragning. Bilagor Uppföljning av internkontroll juni 2015 Skickad av: Helena Larsson - bunhl01

2 Säkerställa bemanning 1 Hög arbetsbelastning leder till höga stresstal och hög sjukfrånvaro Svårt att få vikarier 1 I förskoleverksamhetens verksamhetsplan finns angivet gemensamma aktiviter i perspektivet medarbetare. -Ledarutbildningsprogram -Max medarbetare per chef -Verksamhetsgemensamma insatser för rekrytera förskollärare. Följ upp att ovanstående aktiviteter genomförs A. Ledarutvecklingsprogram 1.0 genomfört. Teamen får handledning och utbildning för att leda arbetslagens utveckling är påbörjad, 2.0 B. Arbete pågår för att uppnå enheter med max 30 medarbetare per chef C. Gemensam rekrytering pågår Brist på förskollärare 2 Anpassa förskoleorganisationen så att bemanningsfrågan bättre kan samordnas utvärdera och återrapportera huruvida ny teamorganisation givit önskad effekt. 3 Attraktiv arbetsgivare ex riktade infoinsatser till studerande på lärarutbildningar 4 All personal som arbetar i barngrupp kommer att kompetenskartläggas i det nya systemet Competenz. Förvaltningen kommer löpande att kunna rapportera aktuellt läge och planerat rekryteringsbehov. A. Ny förskoleorganisationen sjösatt. Utvärdering planerad till juni 2015 A. Marknadsföringsgrupp startad med medverkan från förskolechefer. Samarbete med MdH pågår via arbetsgruppen samt övningsförskoleprojekt. Informationsinsats genomförd. A. Kompetenskartläggning genomförd och rapporterad på verksamhetsnivå. Återstår att hitta rutiner för hur den löpande kvalitetssäkring av inmatat material ska göras. Återstår också att bygga relevanta rapporter som kan ge bra ledningsstöd.

3 Otillräcklig uppföljning av förskoleverksamheten i nämnden Den nya nämndstrukturen ger goda förutsättningar för nämnden att stärka uppföljningen av förskoleverksamheten. Risk finns att den gamla rapporteringsstrukturen och ambitionsnivån inte omprövas 1 Uppdaterat årshjul anpassat till förskolenämnden tas fram 2 Uppföljning av kvalitet prioriteras. Utveckla relevanta fördjupande rapporter med analyser anpassade för nämndnivån 1 Uppdatering kommer till augusti Överläggning i nämnden i april Nämndens tillsynsansvar återspeglas inte tillräckligt tydligt i årshjulet 3 Tillsynsprocessen kopplas tydligare till nämnden 3 Förvaltningen kommer att uppdatera tillsynsprocessen och då föreslå vid vilka tillfällen och i vilket syfte tillsyn återkommer i nämndens årshjul. 5

4 Djupare information om gruppsammansättning och gruppstorlek behövs för att utveckla resursfördelningsmodellen Nuvarande analysmodeller avseende gruppsammansättning och gruppstorlek ger inte tillräckligt bra underlag för utveckling av resursfördelningsmodellen 1Förvaltningen utvecklar i samråd med nämnden nya metoder för att skapa verksamhetskunskap, tex fördjupad uppföljning och rapportering på mikronivå (avdelningsnivå, enhetsnivå) 2 Ta fram kriterier för fördelning av medel utifrån lång vistelsetid 1 Överläggning i nämnden kring vilka verksamhetsnyckeltal som är lämpliga att följa nämnden. Förvaltningen fortsätter arbetet tilslammans med systemkunniga och juridisk expertis för att hitta enklare metoder för uppföljning av faktisk vistelsetid 2 Ingår i översynen av ersättningsmodellen. En slutsats från VC är att det inte är så många barn som har långa vistelsetider som man tidigare trott. Hur fördelningen 2015 hanterats kan kanske rapporterats i juninämnden under T1? 3 Följa några förskolor djupare. Ex tre enheter. Förslagsvis en förskola med hög social vikt, en förskola med låg social vikt och en på genomsnittsnivå. 3 Förslag till upplägg på agendan i aprilnämnden då som överläggningsärende. Nämnden positiv till förslaget. På ledarforum i maj har modell med kvalitativ djupuppföljning på några enheter diskuterats. Verksamheten är också positiv. Den fördjupade uppföljningen bör komma igång efter sommaren. Uppföljningstillfällen planeras i ett uppdaterat årshjul.

5 Förskolans planeringsprocess behöver stärkas Underlag för förskoleplanering hanteras på olika håll i förvaltningen och i kommunen. Viktig information kan missas. 1 Befolkningsprognoser helhet och stadsdelsnivå A. Processkartläggning pågår, som en del av processkartläggning av huvudprocessen planera för utbildning. Syftet är att kartlägga och förbättra pågående arbete B. Delprocessen prioriteras framöver 2 Investeringsbehov A. Förskolan försöker lära av andra BUFverksamheter och se om andra arbetar med planeringsprocessen på ett effektivare sätt. 3 Etableringsplaner, tillgång till platser och attraktionskraft hos alternativa utförare 4 Platsbehovet nuläge och prognoser - körapportering A. Ett arbete har påbörjats som innebär att förskolan hämtar inspiration från gymnasiets arbetsmetoder för omvärldsspaning och planering av platsbehov A. Placeringsenheten är närmare knuten till förskoleverksamheten, vilket underlättar kommunikation och information.

6 Öka transparensen / informationen i debiteringen av centrala beställningar Förskolecheferna är inte tillräckligt informerade om grunden för debitering av gemensamma tjänster 1 Genomgång av betalningsmodell för restaurangverksamheten. Redovisa både i nämnd och på ledarforum 1 Har ännu inte skett. Otydligt vem ansvaret vilar på. Enkelt att åtgärda. Chefen för Restaurangenheten uppmärksammas på frågan. 2 Genomgång av betalningsmodell för IDA. Redovisa både i nämnd och på ledarforum 2 Har ännu inte skett 3 Genomgång av betalningsmodell för skolstrategiskt stöd. Redovisa både i nämnd och på ledarforum 3 Verksamhetschefen är informerad. Redovisning på ledarforum och nämnd. Bör vara återkommande. 5

7 Säkerställa att ersättningsmodellen stödjer inkludering Risk att ersättningsmodellen ger incitament till verksamheten att förorda att barn med omfattande stödbehov får en exkluderande förskoleplacering 1 Redovisa och utvärdera huruvida aktuell resursfördelningsmodell stödjer inkludering 1 I tertial 1 utvärderas den sociala vikten 2 Utvärdera hur BIBASS+ processen fungerar Utvärdering av BIBASS+ processen