HANDBOKEN Din nyckel till IAL

Transkript

1 HANDBOKEN Din nyckel till IAL 1

2 Uppdateringar sedan tidigare versioner Handboken 2006a 1. Bytt till typsnittet på all text till IALs typsnitt Trebuchet MS 2. Uppdaterat e-postlistförteckningen 3. Uppdaterat kalendariet (dock ej grundligt) 4. Ersatt Rådet med Styrelsen och Sekreteraren med Organisationssamordnaren 5. Ersatt utkast verksamhetsplan 2006 med den slutgiltiga 6. Gått igenom all text noga och gjort den lite mera verklighetstrogen Handboken 2005b 1. Nytt namn 2. Uppdaterat e-postlistförteckningen 3. Uppdaterat kalendariet (dock ej grundligt) 4. Ny text om Öst-väst 5. Ersatt verksamhetsplan 2004 med utkast för Diverse småändringar och uppdateringar, tagit bort en del luft IAL-bibeln 2005a 1. Nytt stycke Tidskrift.nu 2. E-post-adressen ändrad till 3. Ny ansvarig utgivare av IAL-bladet: Cornelia Björk 4. Nya kriterier för EVS-volontärer 5. Beslutsordning inom IAL 6. Uppdaterad N/S- del IAL-bibeln 2004d 1. Logo på framsidan 2. Ny sida med uppdateringar 3. Ny kontoplan Ändrade och nya texter under Läger 5. Ny person som uppdaterar 6. Uppdatering sker två-tre gånger per år, ej kvartalsvis 7. Ny e-postlista 8. Nytt stycke om skatter för MTV:s m.fl. under Ekonomi 9. Nytt stycke om semesterersättning och semesterlön under Ekonomi 2

3 Innehållsförteckning INTRODUKTION1 E-postadresser inom IAL och SCI 2 KONTOR. 4 Organisationssamordnarens uppgifter Personalansvarigas uppgifter: Guide till kontoret: LÄGER.. 8 LTV. 13 Arbete och villkor Till organisationssamordnare/dig som behandlar LTV- ansökningar NORD/SYD. 15 Ett år med Nord Syd-utbytet ÖST/VÄST 19 INFO/PR.. 20 IAL-bladet, arbetsbeskrivning Hemsida PR / Marknadsföring Lägerkatalogen Mall för lägertextkorrigering TEM-info.. 26 Pengahantering Budget och bokslut Skatt, deklaration och MOMS Fonder Lägeravgift Villkor för ersättningar Arbetsgruppen Ekonomi MEDLEMSAKTIVITETER 33 Inspirationshelg För- och efterlägermöten Lokalgruppsmöten Vill du bli mer aktiv? ORGANISATION.. 35 Styrelsen Årsmöte Beslutsordning för IAL Ansvarsuppgifter i IAL funktioner Ansvarsuppgifter i IAL personer Medlemskap i andra organisationer FÖRKORTNINGSORDLISTA.. 43 BILAGOR Studiestödsansökan Redovisning Beslut om projektstöd Lägerkontrakt Gällande verksamhetsplan Gällande stadgar 3

4

5 INTRODUKTION Tanken till detta kompendium har växt fram för att underlätta aktiva medlemmars arbete inom IAL. Det har hänt att aktiva träffats, på rådsmöten och liknande, utan att på plats kunna slutföra sina uppgifter på grund av avsaknad information. Kompendiet ska stimulera till förtänksamhet framför eftertänksamhet. Kompendiet ska kontinuerligt uppdateras för att hela tiden vara relevant i arbetet för ett bättre IAL. Alla aktiva ska kunna gå in på och läsa igenom det titt som tät för att undersöka vad som ligger i den närmsta framtiden. På så sätt minskas risken för stress och missförstånd som kan bli problematiska. Det är även viktigt för att göra kompendiet levande att det läses, diskuteras och används. Det har påtalats att det uppkommit en konflikt mellan dokumentets detaljrikedom och informationens kontinuitet/överskådlighet. Detta är en viktig övervägning som löpande bör diskuteras och tonen i dokumentet borde förändras därefter. Sist finns några blanketter som används av aktiva och kontoret. Skötselinstruktioner: Uppdatering sker av en utsedd ansvarig uppdaterare två till tre gånger per år. Läsare av kompendiet skickar uppdaterad information till den ansvarige som infogar det i dokumentet. Uppdaterade versioner döps med årtal följt av en bokstav. Vänligen och Tack Författarna Tabell 1 Fakta om IAL IAL Tegelviksgatan Stockholm Organisationsnummer: PlusGiro info@ial.se Tel Fax

6 E-postadresser och -listor inom IAL och SCI IAL använder sig mycket av e-post för att kommunicera och sköta det löpande arbetet. Nedan finns en förteckning över de vanligaste adresserna. Tabell 2 E-postadresser och -listor som används inom IAL/SCI IALs officiella adress Volontärutbyten Forumet Nordsyd Anmälan Personal Bladet Hemsidan Styrelsen SCI General Correspondence Placement officer på internationella sekretariatet För listor i SCI se För all info@ial.se kommunikation med IAL Alla frågor som rör placement@ial.se utbyten, EVS och läger utomlands. Forum för diskussioner om allt som rör IAL och lite till. Alla medlemmar kan skapa ett eget konto. Allt som rör N/S. nordsyd@ial.se Placeringar i Latinamerika Anmälan till olika anmalan@ial.se aktiviteter, styrelsemöten osv. Används vid personal@ial.se anställning Hit skickas material bladet@ial.se till Bladet Hit skickas material hemsidan@ial.se till hemsidan Diskussioner inom ialradet@yahoogroups.com styrelsen, enbart ialradet-owner@yahoogroups.com för ialradet-subscribe@yahoogroups.com styrelsemedlemmar Används vid centraliserade utbyten (Asien, Afrika) info@sciint.org placement@sciint.org 2

7 ÅRSPLANERING IAL Tabell 3 IALs årsplanering Januari Februari Mars April Maj Kontor Läger Info/PR Ekonomi Organisation Kontor Läger Info/PR Ekonomi Organisation Kontor Läger Info/PR Nord/syd Organisation Kontor Läger Info/PR Organisation Kontor Planering av läger Sammanställa verksamhetsberättelsen Bokslut, revisionsberättelse, balansräkning. Budget för nya året. Fondansökningar Rådsmöte Planering av läger IAL-blad Fondansökningar Årsmöte Årets läger klara före TEM Lägerkatalogen sammanställs Ev. Nationell affischeringsdag, artiklar/annonser i tidningar Anmälan till läger i Afrika, Asien och Latinamerika, före TEM Rådsmöte, internationellt TEM, Svenska TEM, GATE-spring Extrahjälp på kontoret bör börja! Lägerledarseminarium 1 Ev. Nationell affischeringsdag, artiklar/annonser i tidningar Nordiskt/Baltiskt möte Placering av volontärer på svenska läger startar Juni Juli Augusti September Oktober November December Info/PR Organisation Kontor Läger Info/PR Nord/syd Kontor Läger Info/PR Nord/syd Kontor Läger Info/PR Nord/syd Kontor Läger Info/PR Nord/syd Ekonomi Organisation Kontor Ekonomi Organisation Kontor Ekonomi Organisation Kontor Info/PR Organisation Fortsatt affischering, artiklar i tidningar Rådsmöte LÄGER, Förlägermöten i lokalgrupperna, lägerledarseminarium II IAL-blad Inkommande volontärer LÄGER Få folk att ställa upp i tidningar Inkommande volontärer Extrahjälpen slutar LÄGER Få folk att ställa upp i tidningar Inkommande volontärer Efterlägermöte i lokalgrupperna, utvärdering av lägren IAL-blad Anmälan till vinterläger Afrika, Asien, Latinamerika Viktig ekonomisk uppföljning av året så långt Redovisning UD-organisationsstöd och ny ansökan Rådsmöte Höstfondansökningar Inspirationshelg, Afrikagruppen, Abya Yala, GATE Uppföljning och planering för redovisning av fondbidrag Årsmöte IAL-blad, Verksamhetsberättelsen Rådsmöte, ICM 3

8 KONTOR Uppdelning i olika avsnitt: Organisationssamordnarens uppgifter Personalansvarigs uppgifter Guide till kontoret Organisationssamordnarens uppgifter Följande punkter är alla av högsta prioritet och skall uppfyllas under organisationssamordnarens ordinarie arbetstid. Vid extrema arbetstoppar skall organisationssamordnaren kontakta personalansvarig för att nå en lösning i hur alla högprioriterade arbetsuppgifter ska kunna genomföras. Betala löpande utgifter Uppdatera pärmarna på kontoret Adresslistor: hålla SCI:s adresslista och rådsadresslistan aktuell Uppdatera medlemsregister Öppettider: se till att aktuella öppettider alltid finns på telefonsvarare, hemsidan samt på en lapp på dörren Städning: se till att det blir städad under under IALs städveckor på Solhuset. Hålla ordning på kontoret och se till att golven våttorkas en gång i veckan. Kontorsutrustning och kontorsmaterial: se till att datorer, fax och telefon fungerar. Se till att det finns papper, pennor, sax, häftapparat, hålslagare, kopieringskort, kuvert, förtryckta inbetalningskort Handkassan: betalningar till/från handkassa ska antecknas i handkassebok samt undertecknas av betalare och mottagare på särskilt handkasseblad som finns i handkassepärmen. Sänder ut aktuell information till intresserade volontärer och samarbetsprojekt. Det är styrelsens uppgift att uppdatera denna information. Om inte den ansvarige skickat en uppdaterad version till kontoret ska organisationssamordnaren kontakta arbetsgruppen/ansvarig person för att gå igenom förra årets information och göra eventuella ändringar. Detta gäller: - Information om nord/syd-utbyte, information för inkommande nord/syd-volontärer, utvärderingsblanketter nord/syd-utbyte (NS-gruppen) - Information till lägerledare (Lägerledaransvarig alt. Lägergruppen) - Information till nya/gamla lägerprojekt, kontrakt med lägerprojekt, blankett för ansökan om studiestöd för läger - Ansökningsblanketter till volontärläger (Lägerkatalogansvarig) - LTV-information för intresserade svenska projekt och för intresserade volontärer (LTV-ansvarig alt. Lägergruppen). Se till att IAL uppfyller sina åtaganden som organisation: deklaration, statistik/frågor som måste besvaras till olika myndigheter och dylikt. organisationssamordnarens uppgift är att kontakta styrelsen och vidarebefordra ärendena så snart de dyker upp. IAL-bladet: I första hand ska lokalgruppen i Stockholm skicka ut IAL-bladet. Om det av någon anledning inte är möjligt är det hög prioritet att den anställde skickar iväg bladen så snart som möjligt. Sköta placeringen av volontärer (se Guide till kontoret)när IAL inte har någon placement LTV. Hemsida: Meddela hemsidesansvarig när någonting aktuellt bör läggas upp på hemsidan. Uppdatera nya läger på hemsidan. Förutom nya läger är det den hemsidesansvariga som uppdaterar hemsidan. 4

9 Översyn: vid ytterligare bemanning på kontoret (frivilliga från lokalgruppen, LTV) ska organisationssamordnaren kunna fördela sysslor till dem på lämpligt vis. Information: svara på frågor via telefon, mail och direktbesök på kontoret. E-post: e-brev i inboxen ska gås igenom varje dag. Frågor besvaras direkt, utskick från arbetsgrupperna sorteras in i mailfoldrar. Följande uppgifter har något lägre prioritet och genomförs i mån av tid: Delta i kontaktskapande och personalutvecklande verksamhet, t.ex. LSU:s frukostmöte. Informera om IAL externt: om behovet är stort. Delta i förläger- och efterlägermöten. Delta i styrelsemöten. Personalansvarigas uppgifter: Semester: räkna ut hur många semesterdagar organisationssamordnaren har rätt till och se till att dessa tas ut, tar emot förfrågan om semester och lämnar besked. Riktlinje: organisationssamordnaren får normalt inte semester under de arbetsintensivaste månaderna april-juli, och kan heller inte räkna med att ansökan beviljas om den lämnas in senare än en månad innan aktuella datum. Prioriteringar: hjälpa organisationssamordnaren att göra prioriteringar vid arbetstoppar. Kompledighet för styrelsesmöten: i samråd organisationssamordnaren besluta om kompensationslediga dagar när organisationssamordnaren deltagit i styrelsesmöten. Se till att en bedömning görs ifall organisationssamordnaren ska delta i aktuellt styrelsesmöte, med tanke på aktuell anställningsgrad och konsekvenserna av utebliven arbetskraft på kontoret. Korttidsanställda: i personalansvarigs roll ingår motsvarande uppgifter gentemot korttidsanställd personal, dvs. LTV. Upprätta ett skriftligt kontrakt mellan anställd personal och IAL. Guide till kontoret: Uppdelning i olika avsnitt: Pärmar Betala räkningar via PlusGirot Registrera betalningar Handkassan Uppdatera Nya läger på hemsidan Pärmar Mötesprotokoll, fondbesked, rapporter och dylikt ska sättas in i aktuell pärm. De viktigaste pärmarna på kontoret är följande: Lägerprojektpärmen här ska alla papper om lägerprojekt sättas in: info sheet, information från projekten, adresser ska vara uppdaterade mm. Nord/sydpärm här ska nord/syd-ansökningar sättas in och anteckningar göras på särskilt papper (självinstruerande) som sitter i pärmen. Även inkommande nord/syd-ansökningar ska sättas in här. Sekreterarpärm här finns mycket hjälpfull information, bl.a. om hur medlemsregistret fungerar Fonder här ska alla fondansökningar sättas in liksom beslut från fonder. Datum för ansökan och beslut ska antecknas på särskilt papper i pärmen. Handkassepärmen här ska alla kvitton som rör handkassan sättas in. Ett särskilt handkassepapper ska fyllas i (det sitter i pärmen) och undertecknas liksom handkasseanteckningsboken. Årsmötespärmen här ska alla årsmötesprotokoll (med underskrifter) samt årsmötesrelaterade handlingar finnas. Styrelsepärmen - Styrelsemötesprotokoll 5

10 Pärmar för andra föreningar: Forum Syd, LSU, Shef m.fl. har egna pärmar där papper från dessa föreningar ska sättas in. 6

11 Betala räkningar via PlusGirot Obs betalningar sker numera via Internet! Räkningar som ska betalas ligger i mappen Att betala. Utbetalningen görs av organisationssamordnaren efter att de har attesterats av ansvarig i styrelsen Registrera betalningar: Obs betalningar sker numera via Internet! Uppgifter om betalningar som gjorts till IAL:s konto skickas från PlusGirot så gott som dagligen. Gå igenom betalningarna en efter en (ofta är det flera betalningar i samma kuvert). Medlemsavgifter och olika lägeravgifter ska registreras i medlemsregistret. Dessutom ska betald medlems- och lägeravgift bockas av i lägerpärmen (om personen har sökt ett volontärläger), LTV-avgifter ska bockas av på LTV-listan och nord/syd-avgifter ska bockas av på nord/syd-listan. Vidta eventuella åtgärder som betalningen avser, t.ex. skicka ut lägerkatalog till den som betalt katalogavgift, skicka jubileumsbok till den som beställt det mm. Bocka av bredvid betalningsinformationen för att visa att betalningen registrerats och att eventuella åtgärder vidtagits. Bocka inte av om inte transaktionen är färdigbehandlad! (Undantag: Om det inte går att göra mer just då, t.ex. om du ska skicka ut lägerkatalogen men den inte är färdig ännu. Skriv i så fall upp personen på en lista och se till att listan är väl synlig! Se sedan till att personen bockas av från denna lista när lägerkatalogen väl skickas ut) Lägg tillbaka pappren med betalningarna i kuvertet och lägg i mappen Att bokföra. Handkassan: Gäller alla betalningar till/från handkassan. Fyll i det gula anteckningshäftet som ligger i handkassan. Här skriver du summa, om det är till/från handkassan, kortfattat vad det gäller samt datum. I handkassepärmen (blå) finns en blankett som alltid ska fyllas i. Här skriver du vad det gäller, datum, summa, vem som betalat pengarna och vem som fått pengarna. Både betalare och mottagare ska skriva under blanketten. I hörnet finns även utrymme att skriva ett verifikatnummer, samma som i anteckningsboken. Om det finns kvitton (t.ex. för matinköp som ska ersättas eller en tågbiljett) ska dessa fästas på en vanlig ersättningsblankett och häftas ihop med handkasseblanketten. Om det gäller t.ex. betalning av medlemsavgift fungerar själva handkasseblanketten som kvitto. Ta/lägg till rätt summa pengar i handkassan! 7

12 LÄGER Lägergruppen har huvudansvaret för att lägerverksamheten fungerar. En fördelning av ansvarsuppgifter mellan lägergruppen och organisationssamordnaren presenteras nedan. På finns det mesta materialet att ladda ned, utvärderingar, informationsmaterial etc. Detta för att man på ett enkelt sätt ska kunna arbeta hemifrån. Lägerprojekt IAL har de senaste fem åren organiserat mellan 7 och 19 läger per år i Sverige. De flesta äger rum under sommarperioden, från juni t.o.m. september. Lägren är oftast 2 till 3 veckor långa och antalet deltagare varierar mellan 5 och 30. Projektet ansvarar för: - Mat och logi för deltagarna - Arbetsledning - Kostnader för gemensamma fritidsaktiviteter IAL ansvarar för: - Försäkring för deltagarna - Att ordna deltagare för lägret - Att försöka hitta en lägerledare som representerar IAL Kriterier Följande kriterier har IAL för projekt vi kan stödja: Ideella föreningar, projekt och andra grupper som arbetar med något av följande: - fred, solidaritet, social jämlikhet och rättvisa - omtanke om natur, miljö och kultur - förbättring av utsatta gruppers livsvillkor - förståelse och respekt för olika kulturer och människor - annat av humanitärt värde och som dessutom: - ej är vinstdrivande - syftar till allmännytta - ej tar arbetstillfällen - tar ekologiska hänsyn - ej försätts i beroendesituation Besöka volontärläger IAL bör besöka sina läger, under pågående läger såväl som innan man väljer att börja samarbeta med ett nytt projekt. Besök inför ett nytt läger Genom att någon ur lägergruppen eller organisationssamordnaren personligen träffar den nya samarbetspartnern under några timmar, hoppas vi att det blir lättare att genomskåda vältalighetskonstnärer som lovar brett men håller tunt. Det gäller alltså att spärra ut alla antenner för att uppfatta signaler om att något inte står rätt till! Som hjälp på vägen kan det kanske vara bra att särskilt kolla (och prata om) följande: - Varför vill man ordna ett volontärläger? Är det enbart för arbetsinsatsen, eller finns också tankar om kulturellt utbyte och fred? - Hur kom man på idén att ha läger? - Hur mycket känner man till om IAL? Berätta! - Vilka ideologiska tankar finns bakom projektet? 8

13 - Vilket arbete ska utföras av volontärerna? Vilka arbetstider kommer att gälla? Informera om vilkaregler som gäller (8 timmars arbetsdag, helgerna fria, att hela gruppen ska ha möjlighet att göra saker tillsammans på fritiden m. m.) - Hur ska de bo? Be att få titta. - Hur ska det praktiska fungera: mat, transporter, arbetsmaterial o s v - Vad finns att göra på fritiden? Hur fungerar kommunikationerna? Har projektet planerat att ordna några fritidsaktiviteter för volontärerna? - Har man planerat något studietema? Hur ser det ut? Varför har man valt just detta? Efter besöket ska du skriva en rapport som besvarar frågorna ovan, samt innehåller en rekommendation om lämpligheten i att ha läger på projektet. Detta för att informationen ska kunna sparas till senare år, då vi åter står med en förfrågan om att ha läger. Naturligtvis kan situationen förändras, men det är bra att ha något att utgå ifrån. Besök under läger (Peace Messenger) Det finns två huvudanledningar till att besöka ett pågående läger. För det första är det en möjlighet att se om allt fungerar som det ska. Anledning nummer två är att man vill ge information om IAL/SCI, och skapa ett tillfälle att samtala kring läger som fredsarbete. För att besöket ska bli en så naturlig del av lägret som möjligt, får ansvarig person för varje läger information om att ett sådant besök ska ske och att det ska finnas tid för det. Ta själv kontakt i god tid så att besöket passar in i schemat och transporter kan ordnas. Det kan också vara bra att läsa lägrets info-sheet (finns på kontoret). Det är lämpligt att vara på lägret åtminstone en hel dag så att man får arbeta med volontärerna och lära känna gruppen lite grann. Man finns där för att svara på frågor och kanske även lyssna på en lägerledare som behöver prata av sig. Glöm inte heller bort att fråga organisatörerna om hur de tycker att det går. IAL/SCI/freds-delen kan göras på många olika sätt. Välj det som känns naturligt för dig och gruppen. Presentation av IAL/SCI kan t ex ske så här: - Tipsfrågor efter en kort presentation, eller som utgångspunkt för en presentation - Nyckelord som delas ut till deltagarna (t ex Pierre Ceresole, deeds not words) och som de pussla ihop under presentationen - Drama, t ex tillsammans med lägerledaren, som visar på några särdrag i IALs/SCIs verksamhet. - En del av deltagarna kan själva ha stor erfarenhet och bidra med information. - I diskussionen om läger och fred kan man använda värderingspåståenden att diskutera kring. En fråga som kan vara intressant att ställa är: Why do you do voluntary work? - Man kan också utgå från kulturmötesaspekten och göra övningen, en-några-alla. Där ska alla först säga en sak som är unikt för dem. Om det inte är unikt blir straffet att de som håller med sätter sig i knät på personen ända till den kommer på något riktigt unikt. Att säga något som passar in på några men inte alla gör man i form av fruktsallad. Den som blir över i mitten eftersom det finns en stol för lite får säga nästa sak. När alla ska hålla med kan man göra på samma sätt. Sedan diskuterar man skillnader och likheter, kulturmöten och gruppkulturer osv. Det finns många fler övningar och energizers i det resursmaterial som finns på kontoret. Även webb-sidorna och har många bra och användbara övningar. Det är bra om lägergruppen håller utkik efter utbildningsseminarier inom SCI som kan vara lämpliga att skicka en blivande Peace Messenger på. Man bör också försöka söka fondmedel för att finansiera utbildning och ev. ersättning till den person som tar på sig rollen som Peace 9

14 Messenger. Under 2004 söktes privata fonder till detta ändamål, under 2005 och 2006 görs detta av en EVS-volontärer. Lägerkontrakt När IAL och ett blivande läger kommit överens om att ha ett läger, skickas ett kontrakt till projektet för att alla inblandade parter ska vara säkra på den andra parten är insatt och står för att genomföra lägret. Fyll i de rödmarkerade fälten på det bifogade lägerkontraktet och skicka. Presentationstext Presentationstexten är en kort beskrivning av projektet, tid och plats för lägret, var lägerdeltagarna skall bo, antal deltagare, arbetsuppgifter och arbetsledare, eventuellt studietema. Denna ska skickas till kontoret senast den 20 februari. Organisationssamordnaren ska ta med denna information till TEM. TEM TEM (Technical Meeting) är SCI:s internationella koordineringsmöte för sommarens läger. Här presenterar varje land sitt lägerprogram och denna information blir sedan till sommarens lägerkatalog. IAL behöver ha en presentationstext från varje projekt (se nedan). Info Sheet Kontoret påminner projekten om att skriva ihop informationen som ska skickas till volontärerna placerade på lägret, helst ska det vara klart till 5 maj. Är det ett tidigt läger (början på juni) ska det gärna vara klart tidigare. Här är en lathund för vad info sheet ska innehålla: The information sheets should include information about the following: brief description of the hosting branch, including contact details name, exact address, location of the camp (nearest town)/map dates of the camp and number of volunteers qualification, skills, experience required (if any) background to the camp, its aims the sponsor and the project, where the camp will be held the work task to be performed (and working hours) accommodation, accessibility for volunteers with special needs (disabled, volunteers with children, etc.) study theme (if any), leisure time activities camp language what to bring (sleeping bag, instruments, work clothes) travel directions to the camp emergency contact phone number. Please state who is the responsible for the project; e.g. staff member, workcamp leader, volunteer, etc. extra participation fee if the case Studiedel på läger Om gudarna skiner över IAL har vi en summa pengar att ge till studiebidrag på läger. Detta hänger bl.a. på hur pass duktiga vi är på att söka fonder. Lägerprojekten får pengar efter redovisning av kvitton. I bilaga till IAL-handboken finns en blankett som beskriver hur man söker studiemedel av IAL. I slutet av våren ska ansökningarna finnas på kontoret. Studietema, kort beskrivning och budget skall ingå. Redovisning ska inkomma en månad efter avslutad aktivitet Lägerledare Lägren bör ha en lägerledare utbildad av IAL. Man bör i god tid starta sökandet efter sommarens lägerledare. Under tidig vår kan det vara läge att ha ett specialtema om lägerledare i IALbladet, så att intresserade kan anmäla intresse. Det är bra om en potentiell lägerledare har varit 1

15 på läger innan och har fått utbildning genom oss, antingen genom endagsseminarium eller genom annan lägerledarutbildning. Lägerledaren har ett socialt ansvar för att gruppen fungerar, att ingen känner sig utanför, och kan vid behov medla mellan volontärerna och lägerprojektet. Lägerledaren bör inte vara densamma som arbetsledaren. Efter avslutat läger erhåller lägerledaren från IAL-kontoret ett intyg, vilket skickas snarast efter inkommen lägerrapport. Lägerledarutbildning För att förbereda våra lägerledare inför sin uppgift, arrangerar IAL under våren lägerledarutbildning. Deltagarna får då lära sig mer om IAL och SCI som organisationer, lära sig om konflikthantering och gruppdynamik och med hjälp av drama och lekar gestalta olika situationer som kan uppkomma på ett läger, och diskutera hur man bäst hanterar det. Lägerledarkit Lägerledarkitet innehåller information om försäkring, vad man ska göra om en olycka sker, information om lägerledarens roll, material om övningar man kan göra samt utvärderingsformulär för volontärer och lägerledare. Utvärdering Ett utvärderingsformulär ska fyllas i av samtliga volontärer, lägerledare och projektpartner. Lägergruppen sammanställer detta material och presenterar till styrelsen. Utvärderingsformulär finns på Verksamhetsberättelsen Lägergruppen färdigställer en text om varje läger som i januari ska publiceras i verksamhetsberättelsen. Ansvarsfördelning För att få en fungerande arbetsstruktur inom lägergruppen brukar vi dela upp lägren mellan oss i lägergruppen. Alla läger får en kontaktperson. Nedan beskrivs vad kontaktpersonen (lägergruppen)har för roll under året: Tabell 4 Arbetsfördelning mellan lägergruppen och kontoret JAN LÄGERGRUPPEN -kontakta nya och gamla lägerprojekt för att höra om de är aktuella inför den kommande säsongen. Helt nya lägerkontakter ska besökas om det är möjligt. KONTORET -förmedla ev. nya lägerkontakter till lägergruppen. Skicka ut info vad som krävs för att bli lägervärd till de projekt som visar sitt intresse. Ovanstående är ett kontinuerligt arbete, men som är som mest aktuellt under vintermånaderna. -annonsera efter lägerledare, ta emot intresseanmälningar, bedöm om de fyller de formella kraven och anmäl dessa till lägerledarseminariet. 1

16 FEB MARS APRIL MAJ JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DEC -lägergruppsmöte 1 (i början av feb.) Lämna förslag till styrelsen om vilka projekt som vi ska samarbeta med. Presentera styrelsen så att de kan ta beslut. Ställ samman och ev. uppdatera info till projekten (kontrakt, utvärderingsformulär, info om kort text, studiestöd, info-sheet och deadlines) och skicka till kontoret. Planera lägerledarseminariet. - ta emot ansökningar om studiestöd på lägergruppen mejllista. Sista ansökningsdatum för studiestöd brukar ligga någon gång i slutet av maj. Planera lägerl -beslutar om vilka som får stöd relaterat till de medel som finns tillgängliga. -arrangera lägerledarseminarium. -Peace Messenger besöker lägren. Håll kontakt med denna. - kontaktperson i lägergruppen ringer lägerledarna senast en vecka innan lägret och under lägrets första vecka -Lägergruppsmöte 2. Utvärdera årets lägersäsong och rapportera till styrelsen. Uppdatera utvärderingsformulär. Sök fonder till studiemedel och Peace Messengerprojekt. Börja planera inför nästa års lägersäsong. Sök aktivt efter nya samarbetspartner. Sök Peace Messenger till kommande säsong. Skriv texter till 1 -skicka ut den info lägergruppen sammanställt till alla projekt (kontrakt, utvärderingsformulär, info om kort text, studiestöd och info-sheet). Se till att kontraktet kommer tillbaka signerat till kontoret innan TEM. Se till att samtliga lägerprojekt skickar in sina lägerbeskrivningar innan 20 februari. -sammanställ allt material som behövs för att åka på TEM. -annonsera efter lägerledare, bedöm om de fyller de formella kraven och anmäl dessa till lägerledarseminariet. - åka på TEM. Samla information från övriga grenar om deras utbyten. -assistera vid redigeringen av lägerkatalogen. -annonsera efter lägerledare, bedöm om de fyller de formella kraven och anmäl dessa till lägerledarseminariet.. -påminn projekten om att info-sheet ska vara inskickat till kontoret senast den 10 maj. -förbered lägerpärm för de svenska lägerna. -annonsera efter lägerledare, bedöm om de fyller de formella kraven och anmäl dessa till lägerledarseminariet.. -kontrollera inkomna info-sheet. Har alla kommit? Om inte, kontakta lägerprojekten. Är infosheeten kompletta? Korrläs dem, engelska stavfel är vanliga. Ifyou have a drivers licence that is guilty in Sweden. Komplettera info-sheet med info om IAL/SCI samt reseinfo om tåg/buss etc. -börja med placeringen av utländska volontärer på svenska läger. Viktigt att tänka på vid placering: Läs motiveringen ordentligt. Sträva efter en bra sammansättning av lägret när det gäller nationalitet (högst två av varje nationalitet på samma läger), ålder, bakgrund och kön. -skicka lägerledarkit till lägereldarna. (dela ut på seminariet om möjligt). Sedan skickas alla ansökningspapper från volontärerna och den kompletta deltagarlistan någon vecka innan lägret. -skicka info till alla lägerprojekt innan de startar om antalet lägerdeltagare och namnen på dessa. -fortsätt placeringen på svenska läger. -betala ut studiestöd till de läger som fått beviljat stöd. -ring lägerprojekten på andra dagen av lägret och kontrollera att alla kommit. Om inte kontakta sändande org. -sammanställ statistik från lägersäsongen. -skicka intyg till sommarens lägerledare.

17 verksamhetsberättelsen. LTV LTV - Long Term Volunteering (tidigare användes även benämningen MTV) IALs och dess moderorganisation Service Civil Internationals (SCI) huvudsakliga arbetssätt är att arrangera arbetsläger på 2-3 veckor, men det finns också möjligheter att arbeta som volontär för en längre tid. Antalet platser har varit starkt begränsat, men de senaste åren har SCI-aktivister i en del grenar bildat LTV-arbetsgrupper och antalet LTV-platser ökar nu varje år. European Voluntary Service, EVS är en allt mer frekvent form för finansiering av LTV. Inom EVS gäller för ungdomar mellan För mer information gå in på och Arbete och villkor Tidigare var det så att du som långtidsvolontär genom SCI arbetar du antingen som MTV 3-6 månader, eller som LTV ; längre än 6 månader. Nu heter alla längre volontärprojekt LTV. Som LTV får du kost och logi. En del projekt betalar dessutom lite fickpengar och SCI:s försäkring. Resan bekostar du vanligtvis själv. Arbetet varierar beroende på projekt. Exempel på LTV-jobb har varit sommarläger för katolska och protestantiska barn på Nordirland, arbete med handikappade i USA, med strålskadade barn från Tjernobyl, i ekologiskt jordbrukskollektiv i Alperna eller på barnhem i Thailand. Under våren och sommaren brukar de flesta SCI-grenar behöva hjälp med att placera volontärer på läger. Många LTV:s arbetar då på de olika SCI-kontoren runtom i Europa. Lediga Platser Utöver IAL:s hemsida under Långtidsvolontärer, kommer annonser IAL-bladet och på Forumet allt eftersom. Man kan också ringa IAL-kontoret för att höra om några nya platser kommit in. Internet har gjort att fler och fler platser ledigförklaras direkt på föreningarnas hemsidor. Villkor för deltagande: 1) IAL:s förmåga att administrera platsen 2) Medlemskap i IAL. 3) Minst en gång erfarenhet av läger eller motsvarande 4) Minst 18 år. För vissa platser ska du vara över 21/25. Volontärer förväntas kunna ta hand om sig själva, kunna arbeta självständigt och tackla problem som kan dyka upp under tiden som LTV. Många projekt har särskilda krav. Det kan gälla språkkunskaper, ålder eller praktiska kunskaper eller erfarenheter inom ett visst arbetsområde. 5) Efter din tid som LTV krävs att volontären skriver en rapport om dina erfarenheter och deltar i förberedelser för blivande volontärer. För EVS-volontärer gäller dessutom: 6) projektet måste följas upp av en person inom IAL 7) projekten måste anknyta till SCI:s fredstanke, mål och värderingar 8) IAL/SCI-erfarenhet (motsvarande erfarenhet duger ej) 9) IAL:s kontor måste kontaktas minst 10 dagar innan deadline för ansökan 1

18 Ansökan Om du uppfyller kraven ovan och har hittat en plats du är intresserad av fyller du i ansökningsblankett för LTV som du kan beställa från IAL-kontoret. De flesta projekt vill också ha ett brev där du berättar lite om dig själv, vad du har gjort tidigare, varför du vill jobba som LTV på detta projekt etc. Skriv på engelska! Detta brev skickar volontären tillsammans med ansökan till IAL. LTV-avgift (900 kr förutom för utgående till syd som är 1 200kr, i vissa fall inkluderas försäkring) samt medlemsavgift (150 kr) tillkommer. Till organisationssamordnare/dig som behandlar LTV-ansökningar - När en LTV-ansökning kommer in: Ta alltid en kopia innan du skickar iväg den till sökt projekt - Sätt in kopian i LTV-pärmen under ansökningar. - Skriv ansökningsnummer på kopian och fyll i nummer, namn, datum, ev. betalning, sökt projekt etc. på översiktslistan över LTV-ansökningar. (den ska finnas i pärmen). - Kolla upp att volontären betalar både medlemsavgift och LT-avgift. Om volontären blir accepterad: - Skicka ut PLACERINGSBEKRÄFTELSE LTV med svarskort till volontären. - När svarskortet kommer in, sätt det i pärmen tillsammans med ansökan. - Glöm inte att fortsätta fylla i resten av rutorna på översikten: (placerad, tackat ja/nej avresa etc). - Anmäl volontären till LONG TERM NEWS, så att han/hon får tidningen. När volontären kommit tillbaka: - Kontakta honom/henne och be att få en rapport över LT-tiden. (obligatoriskt): Skicka EVALUATION FOR MEDIUM AND LONG TERM VOLUNTEERS (finns också i pärmen). Inkommande LTV-ansökningar Ofta finns en LTV på kontoret över sommaren för att assistera organisationssamordnaren. När styrelsen under vintern bestämmer sig för att ta emot en LTV, bör man samtidigt bestämma vem/vilka som väljer ut personen och när detta ska göras. När an ansökning kommer, skicka alltid ett brev/mail som bekräftar att ansökningen tagits emot och vilket datum svar kommer att ges. När volontären väl är på plats ska en mentor utses och ett kontrakt skrivas. Det är viktigt att placeringen utvärderas (det finns färdiga formulär för det) och att personer såväl som organisationen som helhet visar att man bryr sig. EVS-rutiner För EVS-volontärer gäller speciella rutiner och krav, bl.a. på ansökningar, rapporter och kontaktpersoner. 1

19 NORD/SYD Ett år med Nord/Syd-utbytet JAN FEB MARS Bestäm definitivt hur många Syd-volontärer som skall bjudas in, från vilka länder de skall komma, vilka SCI-grenar IAL skall co-hosta med och under vilken tid volontärerna skall vara i respektive land. Överenskommelsen fattas direkt med co-hostande gren och skall baseras på vad som bestämts på det internationella Nord/Syd-mötet (inom respektive arbetsgrupp som exempelvis Abya Yala och Afrika). För asiatiska volontärer gäller den prioriteringslistan som brukar komma från SCIs Asienkontor någon gång under januari februari. Önskemålen skall därefter meddelas på Afrika WG och Abya Yalas e-postlistor samt till Placement Officer på SCIs internationella sekretariat, fördelning av volontärerna sker därefter. Det är bra att redan på ett tidigt stadium komma överens med den co-hostande grenen vem som skall köpa flygbiljetter, hur kostnaderna för resorna skall fördelas och vem som skall skicka inbjudan till Syd-volontärerna. Hur kostnaderna fördelas varierar beroende på hur mycket pengar de båda SCI-grenarna har, ibland delas alla kostnader lika, ibland står en gren för hela flygbiljetten och en för resan mellan de båda länderna. Kostnaden för resan till och från det internationella Nord/Syd-mötet ska fördelas bland deltagarna på mötet. Riktlinjer och information om Nord/Syd-rutiner finns att läsa i dokumentet NORTH / SOUTH PRACTICAL PROCEDURES BOOKLET (om Afrika och Asien utbytet) och ABYA YALA INTERNATIONAL PRACTICAL PROCEDURES BOOKLET (om Latinamerikas utbytet) för det gällande året. Så fort läger program från ett land anländer skall anmälningsblanketter (på spanska, franska eller engelska) samt dokumentet Nord Syd anmälningsinfo skickas till alla som anmält intresse av att åka dit. Tänk på att först revidera Nord Syd anmälningsinfo. När det gäller Bangladesh, Indien eller Sri Lanka kan anmälningsinformationen skickas direkt eftersom man inte kan välja läger i dessa länder och eftersom informationen vanligen kommer väldigt sent. Senast den 15:e februari ska pengar från Folke Bernadottes minnesfond ansökas, den enda bidragsgivaren Nord Syd-utbytet haft hittills. Information om ansökan, blanketter mm finns på fondens hemsida Titta i gamla ansökningar som finns i fondpärmen på IAL-kontoret för riktlinjer om hur ansökan kan skrivas. Pengar skall sökas till mottagande av Syd-volontärerna samt deltagande i höstens Nord/Syd möte. Folke Bernadottes minnesfond kan även ge bidrag till enskilda utgående Nord Syd-volontärer, tipsa dem om detta. Vid TEM (Technical European Meeting, som anordnas i början av mars) bestäms definitivt vilka organisationer SCI skall bjuda in Syd-volontärer från, när det gäller asiater bestäms det även vilka personer som skall tas emot. Omedelbart efter TEM bör inbjudan skrivas och skickas till sändande organisationer, antingen av IAL eller av co-hostande SCI-gren. För asiatiska volontärer skrivs en personlig inbjudan, för afrikanska och latinamerikanska bestämmer sändande organisationer vem som får åka när de fått inbjudan. Bestäm vilket läger volontärerna skall placeras på och bifoga informationsblad om lägret med inbjudan, samt informationen Information about the North South Program in Sweden (tänk på att uppdatera denna innan). Så snart man vet namn och personuppgifter på volontärerna skall en personlig inbjudan även skickas till svenska ambassaden (eller co-hostens lands ambassad) i volontärernas hemländer, tillsammans med ett brev som förklarar vad personen skall göra i Sverige, att IAL betalar alla kostnader samt anhållan om att de skall ge svenskt turistvisum. Gamla inbjudningar finns i Nord Syd-pärmen på IAL-kontoret. Om IAL co-hostar med en SCI-gren i ett land som inte är med i Schengen-avtalet måste inbjudan skrivas till båda ländernas ambassader. Flygbiljetter bör bokas så fort som möjligt efter TEM pga. platstillgången och priset. Vänta inte med biljettbokning ifall svaret på inbjudan skulle dröja eftersom detta ofta tar lång tid, det är bättre att ändå boka och betala extra för avbeställningsskydd. Bestäm vem ska 1

20 köpa vilka biljetterna, ibland köps dessa i Europa och skickas till volontären, ibland lägger volontären eller den sändande organisationen ut pengar och får tillbaka 80 % först när han/hon återvänt till sitt hemland. Det är vanligen billigast att köpa biljetterna i Europa, som säkerhet kan man eventuellt be volontären betala sina 20 % i förskott innan biljetten skickas. Om volontären eller sändande organisationen skall köpa biljetten i sitt hemland, men de inte har råd att lägga ut för den, är Western Union ett enkelt och bra sätt att föra över pengar. Mer information om kostnadsfördelningen och andra Nord/Syd-rutiner finns att läsa i dokumentet NORTH / SOUTH PRACTICAL PROCEDURES BOOKLET (om Afrika och Asien utbytet) och ABYA YALA INTERNATIONAL PRACTICAL PROCEDURES BOOKLET (om Latinamerikas utbytet) för det gällande året. APRIL De flesta av sommarens läger program i syd brukar komma ut i samband med TEM. Sammanställ de volontär läger som inte redan finns publicerade i SCIs sökmotor ( i dokumentet med läger program och skicka ut till alla intresseanmälda. Skriv också den informationstext om Nord Syd-utbytet som skall publiceras i den vanliga läger katalogen i april. Ansökningarna till sommarens Nord/Syd utbyte ska vara Internationella Sekretariatet och Abya Yala Placement Team tillhanda senast tre veckor före starten av respektive läger. Betalningen skall vara IAL tillhanda innan anmälan skickas, avsteg från denna regel kan göras i undantagsfall. E-posta Placement Officer och kolla att anmälningarna kommit fram och blivit behandlade och håll noga koll på vilka som blivit placerade och var. Ibland skickas listor över placerade volontärer ut på e-postlistorna och till IAL-kontoret, kolla så att IALs volontärer finns med på dessa. Så fort en volontär blivit placerad skall han/hon meddelas detta för att ha god tid på sig att ordna med turistvisum, biljetter etc. Nord/Syd gruppen ska också meddelas detta för att verifiera att volontären har fått eller kommer att få lämplig förberedelse. Om en volontär som anmält sig ändrar sig och inte vill åka måste detta meddelas till Placement Officer omedelbart, helst även direkt till organisationen som håller i lägret. Om man inte bestämt datum och plats för förberedelsehelgen för utgående Nord Sydvolontärer är det hög tid att göra det samt att i god tid skicka ut kallelse till alla som intresseanmält sig. Deltagande i förberedelsehelgen är obligatoriskt, om ingen extra helg ordnas på hösten är det därför bra att uppmana alla som är intresserade av Nord Sydutbytet att komma på helgen, ifall de skulle vilja åka på läger senare under året. Förberedelsehelgen ordnas vanligen ihop med läger gruppen och Öst/Väst gruppen. Eftersläntrande utgående Nord Syd-volontärer förbereds genom möte (helst personlig annars via telefon). MAJ Förberedelsehelg för utgående Nord Syd-volontärer hålls vanligen någon gång i maj eller början av juni. Den skall innehålla allmän information om IAL och SCI, praktisk information om Nord Syd-utbytet och om varför SCI har detta utbyte samt om hur Nord Syd-arbetet inom SCI sköts. Helgen skall även innehålla övningar, rollspel och diskussioner om konflikthantering och kulturmöten. Bjud in före detta Nord Syd-volontärer att berätta om sina upplevelser. Utgående volontärer skall uppmanas att hjälpa till i mottagandet av de inkommande Nord Syd-volontärerna, passa även på att fråga andra deltagare i helgen om de vill hjälpa till med detta. Förberedelsehelgen bör vara gratis för alla som åker på Nord Syd läger och full reseersättning bör betalas ut. Tänk på att planera inför mottagandet av syd-volontärerna i god tid. Boka plats på de läger de skall delta i. Bestäm mellan vilka tidpunkter de skall vara på olika platser i Sverige, vilka personer de skall bo hos och vilka personer som ska vara deras värd. Boka tåg och bussbiljetter för resor inom Sverige och till co-host landet i god tid för att göra det så billigt som möjligt. Planera studiebesök och tag kontakt med organisationer som kan vara intressanta för dem att besöka (tänk på att många organisationer stänger sina kontor under sommaren och kan vara svåra att få kontakt med då). Programmet bör innehålla ett besök på IAL-kontoret samt lokalgruppsträffar för presentation av syd-volontärerna och deras organisationer. 1