VANDA STADS UTVÄRDERINGS- BERÄTTELSE 2008

Transkript

1 VANDA STADS UTVÄRDERINGS- BERÄTTELSE 2008 Sammandrag av revisionsnämndens utvärderingar Revisionsnämnden

2

3 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE SAMMANDRAG 1 Produktiviteten inom Vandas välfärdstjänster Den totala produktiviteten inom Vandas välfärdstjänster har mätt med metoderna i den rikstäckande produktivitetsstatistiken för kommuner och samkommuner sjunkit med ca 0,9 procent åren Samtidigt sjönk kommunernas och samkommunernas totala produktivitet på ett riksplan med ca 3,6 procentenheter. Därmed har Vandas produktivitet inom välfärdstjänster utvecklats bättre än riksgenomsnittet. Produktivitetsutvecklingen inom bildningsoch socialtjänster är bättre än riksgenomsnittet, och produktivitetsutvecklingen inom hälsovårdstjänster hamnar något under riksgenomsnittet. En positiv produktivitetsutveckling kan oftast förenas med aktiva produktivitetsåtgärder, medan man ofta vill förklara en sjunkande produktivitetsutveckling med miljöfaktorer. En väsentlig fråga som lyfts fram är därför, om man också för tjänster som uppvisar en sjunkande produktivitetsutveckling skulle kunna identifiera möjligheter till en produktivitetsbaserad utveckling av verksamhetssätten? Utöver detta ser det ut som att köp av tjänster från producenter som verkar inom ett monopolistiskt konkurrensläge leder till en okontrollerbar stegring av de reella kostnaderna och en stark sänkning av produktiviteten. I ljuset produktivitetsundersökningens resultat uppmuntrar revisionsnämnden stadens serviceproduktion till att i större grad fästa uppmärksamhet vid aktiv styrning av produktiviteten. 2 Utfallet av strategin för fullmäktigeperioden och den strategiska styrningens utveckling Vandas strategiarbetsmodell är i sig fungerande och heltäckande. Strategin görs upp i nära samarbete mellan den politiska ledningen och tjänstemannaledningen och under processen tar man god hänsyn till de olika organisationsnivåerna. Till sin natur är strategin förpliktande för verksamheten och den avpassas tillsammans med separata utvecklingsprogram efter de ekonomiska möjligheterna under varje ekonomiplaneperiod. Som resultat av processen produceras strategins grunddelar: stadens vision, mission och värderingar samt resultatkort på stadsnivå. Som en generell uppskattning har staden under fullmäktigeperioden kunnat utvecklas i riktning med den målbild som det ges uttryck för i visionen. Emellertid är Vanda stads strategi osammanhängande till sin struktur. Stadens värderingar, stadens mission och stadens vision skapar i sig en enhetlig helhet. Däremot står de kritiska framgångsfaktorerna, ekonomiplaneperiodens mål och budgetårets bindande mål i ett rätt bristfälligt samband med dessa. Dessutom har ekonomiplaneperiodens mål under fullmäktigeperioden mycket sällan utgestaltats till bindande mål för kommande budgetår. Revisionsnämnden uttrycker en önskan om att strategin i fortsättningen bildar en enhetlig helhet där de högre nivåernas styrredskap inte stannar vid tomma ord. Utfallsprocenten för fullmäktigeperiodens bindande mål har sjunkit från 91,4 procent till 71,7 procent. Procentuellt sett flest ouppnådda eller delvist uppnådda mål har funnits i gruppen förnyelse och personalens välmåga. Antalet bindande mål har under fullmäktigeperioden ökat från 35 till 46. År 2008 gav revisionsnämnden flest anmärkningar om bedömningen av utfallet, då det sammanlagda antalet sådana mål var sju. Åren 2005 och 2007 gjorde revisionsnämnden anmärkningar om totalt fem mål och år 2006 om ett mål. 3 Verksamhetsmål År 2008 hade Vanda stad ställt upp 46 bindande mål för att nå sina strategiska mål. Enligt verksamhetsområdenas uppskattningar förverkligades 33 av målen. Dessutom förverkligades 12 mål i viss utsträckning

4 2 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE 2008 och ett mål förverkligades inte. Det mål som inte nåddes var målet om att bygga centret för välfärdstjänster Vivamus. De mål som nåddes i viss utsträckning fördelades rätt jämnt mellan olika kritiska framgångsfaktorer, dock så att hälften eller fler av de mål som anknyter till kompetent arbetskraft och gemensamt ansvar för en god ålderdom rapporterades ha nåtts i viss utsträckning. Verksamhetsområdenas rapportering om målens utfall är för optimistisk. Ofta rapporteras att mål som otvetydigt inte blivit förverkligade har nåtts helt eller till viss del. Revisionsnämnden anser att detta har inträffat i fråga om totalt sju bindande mål. Vid bedömningen av målens utfall ska särskild uppmärksamhet fästas vid att ett mål som nåtts till viss del definitionsmässigt ska vara ett mål som förverkligats i fråga om en del av de mätinstrument som fastställts för det. Ett mål som nästan förverkligats är inte ett delvis förverkligat mål. Revisionsnämnden förutsätter att målens utfall i fortsättningen rapporteras på ett realistiskt sätt och utan omsvep. Ett mål om att föra utvecklingssamtal har varje år hört till de bindande målen, åtminstone sedan år Målet har dock inte nåtts något av åren. Fortsatta svaga resultat pekar på att det finns skäl att fästa särskild uppmärksamhet vid antingen uppställandet av mål eller avsättandet av resurser för det, eftersom redan kommunallagen förutsätter tillräckliga anslag för förverkligandet av verksamhetsmål. Utöver det ovanstående är uppföljningen av antalet utvecklingssamtal dålig: det finns direkta brister i insamlingen av uppgifter, utöver detta uppstår uppföljningsproblem på grund av personalbyten. De bindande målen har ofta ett förvaltningsinriktat perspektiv. Dessa mål mynnar ur administrativa processer och deras kopplingar till själva serviceproduktionen och nytta för stadsborna förblir ofta otydliga. Flertalet sådana mål gäller utarbetande eller uppdatering av olika program. Revisionsnämnden förutsätter att då bindande mål uppställs ska stadsbornas synvinkel uppmärksammas: av målen ska framgå vilken konkret nytta de medför stadsborna. Förenandet av ett stort antal av de bindande målen, deras mätinstrument och rapporteringen om dem skapar problem. Även om de flesta av de mål som hör till denna grupp i sig är bra, är deras mätinstrument alldeles för fleibla. Då kan målen i fråga konstateras förverkligade oberoende av effekterna från de egentliga framsteg man strävar efter att uppnå. Dessutom resulterar detta lätt i en mycket luddig rapportering om målens utfall. Revisionsnämnden förutsätter att mätinstrumenten för de bindande målen begrundas omsorgsfullt. Då stödjer förverkligandet av mätinstrumentens målvärde också förverkligandet av den av målen fastställda målbilden. Vissa av de bindande målen ligger på en alltför allmän nivå, vilket leder till att det är mycket svårt att göra en bedömning av hur de förverkligas. Olika utredningar om åtgärder som ska vidtas har räknats upp som mätinstrument för målen, efter vilket de för säkerhets skull har rapporterats förverkligade. Revisionsnämnden uppmanar aktörer till att vid målsättningen fästa särskild uppmärksamhet vid noggrann riktning av mål och vettig uppställning av målvärden. På samma sätt bör en skala göras upp för rapporteringen om målen. 4 Den ekonomiska situationen och utvecklingen Vandas balansräkning uppvisar inte ett underskott, och år 2008 ökade överskottet med 2,9 milj. euro. Därmed såg situationen bra ut för Vandas driftsekonomi i årsskiftet. En balanserad driftsekonomi berättar dock inte allt om stadens ekonomiska situation eftersom betydande investeringar lett till en rätt påtaglig skuldsättning. Värdet på det centrala nyckeltal som beskriver stadens förmåga att sköta skulder, täckningen för skötseln av lån, hade ett värde på 1,7 år Förmågan att sköta lån kan uppskattas vara bra, om nyckeltalet har ett

5 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE värde över 2. Den väande ekonomiska recessionen samt behoven att finansiera stora infrastrukturprojekt bildar genom etra skuldsättning ett avsevärt hot för stadens ekonomiska situation. 5 Ungdomsservicen Ungdomsservicen övergick i början av 2008 till att bli en del av det nya verksamhetsområdet för fritid och invånarservice, och samarbetet på det nya verksamhetsområdet har fungerat bra. Inom servicen är erfarenheterna goda från både tväradministrativt samarbete och arbete som utförs utanför tjänstetiden. De största problemen inom servicen är förknippade med lokalitetsnätverket, där brister finns särskilt i fråga om mellersta Vanda och Sjöskog. Revisionsnämnden uppmanar aktörerna till att noga utvärdera möjligheterna till att också andra verksamhetsområden satsar på det arbete som utförs utanför tjänstetiden. Dessutom framför revisionsnämnden önskemål om att det fästs särskild uppmärksamhet vid rättvis placering av ungdomslokaler. 6 Konstskolan, musikinstitutet och stadens museer På samma sätt som ungdomsservicen överfördes kulturservicen till det nya verksamhetsområdet för fritid och invånarservice, och också för dess del har verksamheten kommit igång bra inom det nya verksamhetsområdet. Inom servicen har dock verksamhetsområdets tunna administration och problemen inom stödtjänsterna upplevts som en svaghet och därför önskar revisionsnämnden att man i fortsättningen försöker utveckla det tväradministrativa utnyttjandet av stödtjänster t.e. i form av en servicecentral. Utöver detta ska särskild vikt läggas vid att tillräckligt med statsandelar riktas till rätt instanser: om statsandelshöjningarna inte riktas till konstinstitutioner, kan de i fortsättningen skäras ned. 7 Bostadsväsendet och VAV Asunnot Oy Även om alla stadsbor är bostadsväsendets klinter, rekommenderar revisionsnämnden att det fästs särskild uppmärksamhet vid äldres, handikappades, ungdomars, bostadslösas och invandrares tillgång till bostäder och boendeförhållanden. I synnerhet när det gäller bostadslösa ungdomar finns det behov att undersöka och rätta till missförhållanden som uppdagats, eftersom bostadslöshet är ett kritiskt missförhållande som leder till andra problem när unga bygger upp sina liv. Dessutom anser revisionsnämnden att trots finansieringsproblem bör staden utreda möjligheterna att producera små bostäder, eftersom efterfrågan på hyresbostäder börjat öka kraftigt. 8 Fastighetscentralen Under flera års tid har effektiverandet av lokalitetsanvändningen i Vanda varit en del av ett mer övergripande mål om att förbättra tjänsternas produktivitet. Man har börjat förbättra effektiviteten i lokalitetsanvändningen och bedömningen av effektiviteten genom att utveckla olika instrument för mätning av effektiviteten samt genom att förnya de praktiska arrangemangen i anslutning till lokaliteter och fastighetstjänster. Revisionsnämnden anser att det är viktigt att arbetet med att utveckla instrument för mätning av lokalitetseffektiviteten, som ännu är under beredning, kan slutföras i Vanda och att mätinstrumenten är jämförbara med motsvarande mätinstrument i andra stora städer. Revisionsnämnden rekommenderar också att de planerade nya verksamhetsområdesspecifika hyres- och serviceavtalen för ordnande av lokaliteter och lokalitetstjänster snabbt tas i användning år Särskilt ska man säkerställa att det nya avtalssystemet fungerar i praktiken och följa upp att avtalssystemet verkligen klarlägger olika parters ansvar i lokalitetsfrågor och främjar smidig och effektiv användning av lokaler och fastighetstjänster.

6 4 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE Finansieringen Resultatområdet för finansiering har aktivt utvecklat nya verksamhetssätt och särskilt strävat efter att skapa klarhet i hanteringen av finansierings- och ränterisker. Revisionsnämnden anser att resultatområdet för finansiering på ett lyckat sätt utvecklat sin verksamhet och skapat de riskhanteringsverktyg som behövs för att hantera stadens finansierings- och ränterisker. 10 Mellersta Nylands räddningsverk Mellersta Nylands räddningsverk hade problem i sin budgetprocess. Räddningsverkets budgetförslag hade inte färdigställts inom ramen för stadens tidtabeller och under budgetprocessen fanns det uppenbara problem i informationsutbytet mellan räddningsverket och ekonomiplaneringen. Det hade gjorts ändringar i räddningsverkets budget mellan stadsstyrelsens budgetförslag och den slutliga behandlingen av budgeten i stadsfullmäktige. Uppenbarligen hade inte informationsutbytet om dessa ändringar varit tillräckligt bra mellan ekonomiplaneringen och räddningsverket. Räddningsverket hade inte heller försäkrat sig om att budgeten som behandlades i räddningsverkets direktion och driftsplanen som gjordes upp på grundval av budgeten motsvarade den av fullmäktige godkända slutliga budgeten. Därför uppvisade räddningsnämndens driftsplan olika rörelseöverskott/underskottsmål än den av fullmäktige godkända budgeten. I bokslutsjämförelsen 2008 fanns för räddningsverkets del en budget för jämförelse, som avvek från den budget som fullmäktige hade godkänt. Revisionsnämnden förutsätter att budgeten bereds i den tidtabell som anges av staden. Vid godkännandet av driftsplanen ska man försäkra sig om att den grundar sig på den budget som slutgiltigt godkänts av fullmäktige. Centrala ändringar i budgetens bindande poster ska man låta godkännas av stadsfullmäktige. Revisionsnämnden förutsätter dessutom att man ser till att alltid utgå från den budget som godkänts av fullmäktige vid bokslutsjämförelsen. 11 Tidtabell för bokslutsbehandlingen Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen lämna ett bokslut före utgången av mars och överlämna det till revisorn för granskning. Bokslutet, revisionsberättelsen samt revisionsnämndens utvärderingsberättelse ska föras till fullmäktige för behandling före slutet av juni det år som följer efter räkenskapsperioden. I Vanda har det blivit prais att bokslutet lämnas under de sista dagarna i mars och behandlas i stadsfullmäktige före mitten av maj. Före det fungerar utvärderingsberättelsen som strategiseminariehandling. Det ska avsättas tillräckligt med tid för eternt tillsynsarbete. Situationen är särskilt påfallande om det vid revisionen uppdagas fel som kräver ny behandling i stadsstyrelsen för att kunna rättas till. Stadsstyrelsen ska se till att de som ansvarar för färdigställandet av bokslutet för ekonomiservicecentralen och andra instanser ska upprätta bokslutet på så sätt att det är färdigt när stadsstyrelsen och revisorn ska börja behandla det. Staden ska själv fästa uppmärksamhet vid att arbetet framskrider planenligt i fråga om stadens övriga uppgifter och de åtgärder som bokslutet medför. 12 Näringspolitik Skötseln av Vandas näringspolitik har enligt tillgängliga uppgifter varit lyckad. Under loppet av 2008 har Vanda intensivt deltagit i samarbetet i huvudstadsregionen. Undersökningar vittnar om att Vandas näringspolitik skötts på ett framgångsrikt sätt, och att verksamhetsförutsättningarna för företag i Vanda är i sin ordning. Dessutom är Aviapolis huvudstadsregionens mest kända och populära företagsområde, som fortsätter att väa. Revisionsnämnden rekommenderar att staden deltar i utvecklandet av uppföljningsinformationen om resultaten från det kommunala och regionala samarbetet. Dagsaktuella uppgifter om utvecklingen av antalet arbetsplatser, antalet företag, den totala produktivitetsökningen och arbetslöshetsgraden bör göras till en resurs

7 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE för planering och beslutsfattande. På samma sätt befrämjar en utvärdering av samarbetskvaliteten beträffande målens likriktning och pålitligheten hos samarbetspartner lyckade resultat. 13 Utvärdering av målet för huvudstadsregionens social- och hälsoarbetsgrupp Som mål för huvudstadsregionens revisionsnämnders gemensamma utvärdering utvaldes de finskspråkiga hälsovårdstjänsternas jour och förverkligandet av gemensam användning av dagvårdstjänster. Under utvärderingen konstaterades att samarbetet fortlöper enligt målsättningarna men i väldigt olika tidtabeller beroende på servicesektor. Till den del som hälsovårdens gemensamma jour överskrider kommungränserna har målet utgjort en mycket stor utmaning och därför har inte samarbetet framskridit enligt den ursprungliga tidtabellen. Beredningen av en gemensam jour för munhälsovården har fortskridit väl. Likaså samarbetet i fråga om dagvård som överskrider kommungränserna. När det gäller hälsorådgivningsnumret uppstod det år 2008 problem mellan beställarna och den privata serviceproducenten, inte i samarbetet mellan kommunerna. Revisionsnämnden konstaterar att för att samarbetet i huvudstadsregionen ska avancera ska det anvisas tillräckligt med resurser för projekten. Samarbetet ska beaktas vid anskaffningen av datasystem. Vid sammanfogandet ska alla parter visa smidighet i sina verksamhetssätt och synsätt. Förtroendevalda ska informeras så att de kan förbinda sig till projekten. Informationsspridningen inom verksamhetsområdets olika förtroendeorgan ska utökas redan i beredningsskedet. Det är viktigt att de som genomför samarbetet har kontroll över åtgärderna.

8 6 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE 2008

9 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 REVISIONSNÄMNDEN Revisionsnämndens uppgifter Revisionsnämndens sammansättning Revisionsnämndens verksamhet Resultaten från enkätundersökningen om revisionsnämndens verksamhet och utvärderingsberättelsen SVAREN TILL UTVÄRDERINGSBERÄTTELSEN FÖR GENOMFÖRANDE AV STRATEGIN FÖR FULLMÄKTIGEPERIODEN OCH UTVECKLINGEN AV DEN STRATEGISKA STYRNINGEN PRODUKTIVITETEN INOM VANDAS VÄLFÄRDSTJÄNSTER HUR DE MÅL FÖR VERKSAMHETEN OCH EKONOMIN SOM FULLMÄKTIGE STÄLLT HAR UPPNÅTTS Sammanfattning av hur målen för verksamheten och ekonomin har nåtts Verksamhetsmålen Mål som inte uppnåtts, revisionsnämndens utvärdering Övrigt att anmärka på i målen, revisionsnämndens utvärdering De ekonomiska målen Avvikelser från budgeten Affärsverken DEN EKONOMISKA SITUATIONEN OCH DEN EKONOMISKA UTVECKLINGEN Den ekonomiska situationen Den ekonomiska utvecklingen Hela staden Verksamhetsområden per uppgiftsområde Stadskoncernen STADSKONCERNEN, KONCERNSAMFUNDEN ÖVRIGA IAKTTAGELSER OCH BEDÖMNINGAR Bostadspolitiken Bostadsväsendet VAV Asunnot Oy Näringspolitiken Den av huvudstadsregionens arbetsgrupp inom social- och hälsovårdsarbetet samordnade utvärderingen av hur jouren inom hälsovårdstjänsterna och målen inom dagvården har genomförts Användningen över kommungränserna av hälsovårdens samjourer Samjour inom munhälsovården Hälsorådgivningsnumret Samanvändningen av dagvårdstjänster Företagshälsovård och Företagshälsan i Vanda Konstskolan, musikinstitutet och stadens museer Ungdomsservice Resultatområdet för finansiering... 74

10 8 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE Fastighetscentralen FÖLJANDET AV PRINCIPERNA FÖR GOD FÖRVALTNING, BOKSLUTSBEHANDLINGENS TIDTABELL FÖRSLAG TILL ÅTGÄRDER SOM REVISIONSBERÄTTELSEN GER ANLEDNING TILL UNDERSKRIFTER BILAGOR Bilaga 1 RELATIONSTAL OCH TIDSSERIEJÄMFÖRELSE Bilaga 2 FÖRKORTNINGAR... 85

11 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE REVISIONSNÄMNDEN 1.1 Revisionsnämndens uppgifter Fullmäktige tillsätter för sin fullmäktigeperiod en revisionsnämnd, som enligt 71 i kommunallagen ska bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om, ska bedöma, om de mål som fullmäktige uppställt för verksamheten och ekonomin nåtts, ska utvärdera hur balanseringen av ekonomin förverkligas under räkenskapsperioden och om den aktuella ekonomiplanen och det gällande åtgärdsprogrammet räcker till, om det i kommunens balansräkning förekommer ett underskott som inte täckts, ska sörja för att kommunens och dess dottersamfunds revisioner samordnas, om revisorn i sin revisionsberättelse framställt en anmärkning mot den redovisningsskyldiga, ska revisionsnämnden från berörda parter skaffa redogörelser gällande anmärkningen i revisionsberättelsen och ett utlåtande av stadsstyrelsen, samt efter detta lägga fram sitt eget beslutsförslag till fullmäktige över de åtgärder som revisionsberättelsen, de anmärkningar som framställts i den samt de införskaffade redogörelserna och utlåtandena föranleder. Av 74 i kommunallagen framgår revisionsnämndens rätt att få tillgång till uppgifter då nämnden sköter sitt granskningsuppdrag. Allmänt kan det konstateras att revisionsnämndens uppgift ansluter sig till det demokratiska systemet, eftersom revisionsnämnden fungerar som sakkunnigorgan för den politiska styrningen och revisionsnämndens ledamöter fungerar som representanter för kommunens invånare. Nämnden är en institution som betonar fullmäktiges ställning som strategisk ledare och gör en utvärdering av hur de politiska målen nås. Revisionsnämnden utarbetar årligen en utvärderingsberättelse till fullmäktige som överlämnas i samband med behandlingen av bokslutet. Utvärderingsberättelsen är en sammanfattning av utvärderingspromemorior och de iakttagelser och bedömningar som gäller verksamhets- och budgetåret i fråga och som görs med anledning av bokslutet. Revisionsnämnden kan också vid behov ge sin utvärdering i form av en separat berättelse. I den utvärderingsberättelse som görs upp efter fullmäktigeperiodens slut granskas också hur fullmäktigeperiodens mål nåtts, inklusive den allmänna linjen i fråga om ekonomiplaneperiodens mål.

12 10 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE Revisionsnämndens sammansättning Stadsfullmäktige tillsatte en revisionsnämnd för fullmäktigeperioden Revisionsnämndens sammansättning var under 2008 följande: Ledamot Viljamaa Seija, ordförande Porthén Jari, vice ordförande Heinonen Ilmari Härmälä Göran Karhunen Sanna Kokko Hannu Orpana Anitta Poikolainen Mika Ryhänen Riitta Ersättare Pokki Simo Häkkinen Juha Pessi Mauri Nurmivaara Astrid Puoskari Pentti Pajunen Sirpa Enden Päivi Rannikko Ulla Kiviranta Martti 1.3 Revisionsnämndens verksamhet Revisionsstadgan är den eterna revisionens instruktion som godkändes av stadsfullmäktige och som trädde i kraft Enligt den bildas den eterna revisionens resultatområde av revisionsnämnden, revisorn och den under revisionsnämnden lydande eterna revisionens personal. Till den eterna revisionens personal hör OFR stadsrevisor, två stadsinspektörer samt en biträdande revisor. OFR-sammanslutningen Oy Audiator Ab har fungerat som revisor, OFR, CGR Pasi Leppänen har varit ansvarig revisor. Vanda stad har årligen köpt 160 revisionsdagar av OFRsammanslutningen. Enligt revisionsstadgan bistår stadsrevisorn OFR-sammanslutningen med revisionen. Enligt avtalet har revisionen bistått OFR-sammanslutningen under 130 dagar. Från den eterna revisionens resultatområde har man också gett utlåtanden av en auktoriserad revisor till ett nationellt och internationellt projekt. Revisionen av koncernbolagen har år 2008 skötts i enlighet med de avtal som gällt under tidigare år. Revisionsnämnden fastställde vid sitt sammanträde principerna för hur revisionen av koncernbolag ska ordnas. Koncernresultatområdet konkurrensutsatte koncernbolagens revisioner hösten Koncernsektionen fattade beslut om anskaffningen av revisionstjänster för Vanda stads dotterbolag samt om en uppmaning till dotterbolagens styrelser gällande anskaffning av revisionstjänster. Under verksamhetsåret 1 höll revisionsnämnden sammanlagt åtta sammanträden för att göra utvärderingar. År 2009 höll nämnden fyra sammanträden innan utvärderingsberättelsen färdigställdes. Utöver detta har nämndens arbetsgrupper sammanträtt sammanlagt fyra gånger. 1 Verksamhetsåret

13 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE Nämnden behandlade revisorns arbetsprogram för revisionsåret Den ansvariga revisorn har regelbundet deltagit i nämndens sammanträden och rapporterat om genomförandet av arbetsprogrammet samt om sina iakttagelser under revisionsarbetet. År 2008 utarbetade revisionsnämnderna i Esbo, Helsingfors, Grankulla och Vanda för första gången en gemensam utvärdering. Som föremål för utvärderingen valdes kommungränsöverskridande samanvändning av basservice för kommuninvånare. Som specifika föremål valde man ut de finskspråkiga hälsovårdstjänsternas jour (munhälsovården och hälsorådgivningsnumret medräknade) samt förverkligandet av samanvändning av dagvårdstjänster. Ärendet presenterades vid revisionsnämndernas gemensamma eftermiddagsseminarium i Esbo Den slutgiltiga versionen av rapporten behandlades i respektive stads revisionsnämnd våren Utvärderingens huvudpunkter framställs under punkt 8.3. Rapporten kan läsas i sin helhet på Vanda stads webbplats (förvaltning och ekonomi/etern revision). Revisionsnämnden gjorde också en separat undersökning om produktivitetsutveckling och -jämförelse och gjorde på grundval av undersökningen en bedömning av produktivitetsutvecklingen. Produktivitetsutvecklingen i hela landet och produktivitetsförändringarna inom Tammerfors stad jämfördes med varandra. Den bedömning som gjordes utifrån undersökningen framgår av punkt 4. Revisionsnämnden avger en separat verksamhetsberättelse och gör upp en plan för sin verksamhet. Planering och genomförande av utvärderingen I sitt utvärderingsarbete har nämnden enligt sin utvärderingsplan satt sig in i verksamheten inom stadens olika verksamhetsområden och produktionen av tjänster enligt de handlingar nämnden inhämtat, samt genom att höra ansvarspersoner och besöka verksamhetsområdena. Under 2008 har man prioriterat granskning av produktiviteten, hur samarbetet i huvudstadsregionen framskridit samt frågor som inte utvärderats tidigare under fullmäktigeperioden. Den årliga utvärderingsplanen utgör en del av fullmäktigeperiodens utvärderingsplan. I Vanda betonar revisionsnämndens utvärderingsarbete fullmäktiges ställning som strategisk ledare och som det organ som ska ställa upp politiska mål. Den infallsvinkel som intas vid utvärderingen utgår från de strategiska valen och de kritiska framgångsfaktorerna för att gå vidare till de bindande målen och jämförelser av hur väl de nåtts i förhållande till de resultatrapporter som getts av verksamhetsområden, resultatområden och resultatenheter. Mål för utvärderingen är de metoder med vilkas hjälp man försöker nå målen, samt om arbetet löper enligt strategin. Utvärderingen görs utgående från resultat- och ändamålsenlighetsperspektiv. De balanserade mätinstrumentens synvinklar effekt, ekonomi, personal och processer utgör utgångspunkter för revisionsnämndens utvärderingsverksamhet i Vanda. Planeringen av utvärderingen ställer krav på dataservicen och planeringen av hur data ska insamlas.

14 12 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE 2008 Vandas strategiska mål på stadsnivå blir allt mer tväradministrativa, vilket innebär utmaningar för utvärderingsarbetet. Under fullmäktigeperioden går man igenom budgetmomenten som en del av strategin på stadsnivå och förankringen av den. I det sammanhanget blir man tvungen att också utvärdera enskilda funktioner. Över dessa presenteras sammandrag under punkten övriga observationer eller under separata rubriker. Utvärderingen är en del av verksamhetsstyrningen och -utvecklingen. I Vanda utnyttjas utvärderingsresultaten som en del av ekonomiplanerings- och strategiprocessen. Utvärderingen är ett redskap för kommuninvånarnas deltagande. Redskapet används för att uppnå demokrati och fullfölja redovisningsskyldigheten. Revisionsnämndens utvärderingsplan har förverkligats under planeringsperioden. På grund av resursbrist har man tvingats samordna vissa arbetsgruppsbesök. Likaså fullföljdes revisorns arbetsprogram beträffande revisionsberättelsen för Övrig verksamhet Revisionsnämnden bekantade sig med revisionsnämndens verksamhet i Rovaniemi Revisionsnämnden har deltagit i Esbo stads seminarium för huvudstadsregionernas revisionsnämnder. Nämnden har arbetat med att vidareutveckla sin egen utvärderingsverksamhet år Högsta förvaltningsdomstolen förkastade KPMG Kunta Oy Ab:s besvär över marknadsdomstolens beslut , som gällde Vanda stads val av revisor för fullmäktigeperioden Information Revisionsnämnden och den eterna revisionen presenteras på Vanda stads webbplats Föredragningslistor och protokoll samt utvärderingsberättelsen om hur målen för verksamheten och ekonomin förverkligats har lagts ut på internet så att stadsborna kan läsa dem. Gällande de utvärderingar som gjorts under 2008 finns också rapporten om Esbos, Helsingfors, Grankullas och Vandas gemensamma utvärdering samt produktivitetsundersökningen på webbplatsen. Revisionsnämnden rapporterar och informerar i första hand till stadsfullmäktige om sådant som anknyter till dess uppgifter. Vid informationen följer man i tillämpliga delar de allmänna anvisningar om principerna för stadens information som godkänts av stadsstyrelsen. 1.4 Resultaten från enkätundersökningen om revisionsnämndens verksamhet och utvärderingsberättelsen Vanda genomförde tillsammans med Esbo, Helsingfors, Tavastehus, Kuopio, Lahtis, Björneborg och Tammerfors en enkätundersökning med syftet att utreda hur revisionsnämnden lyckats med sin uppgift samt hur nämndens verksamhet och utvärderingsberättelsen bör utvecklas. Målet var att revisionsnämndens arbete och utvärderingsberättelsen fungerar som ett bättre stöd för fullmäktiges arbete med strategisk ledning. Professor Lasse Oulasvirta från Tammerfors universitet deltog i arbetet med att utforma enkätundersökningen och analysera resultaten. Forskare Pauli Mero från Lahtis stad deltog i de praktiska

15 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE arrangemangen kring enkäten. Lahtis stads revisionsbyrå stod för övriga praktiska arrangemang kring enkäten och kring utarbetandet av en slutrapport. Vanda stads svarsprocent följde Esbos och Helsingfors linje, dvs. den låg omkring 36 procent. Svarandena var fullmäktigeledamöter eller stadsstyrelseledamöter samt ordförande i nämnder. På frågor som gällde revisionsnämnderna låg Vandas svarspersoners uppskattningar helt i linje med genomsnittet. På frågor om utvärderingsberättelsen fick endast Tammerfors ett högre genomsnitt. Mätt med skolbetyg fick Vanda betyget 8,2, då Tammerfors fick betyget 8,5. Endast Esbo nådde upp till samma betyg som Vanda. Också de andra städernas betyg låg i regel kring 8. Önskemålen om tilläggsresurser riktades till största delen på den egna personalen, men också konsultation som köpts utifrån fick ett positivt bemötande. Önskemålen om tilläggsresurser riktades också på utbildning för förtroendevalda, tidsanvändning och ersättningarna för tidsanvändning samt deltagande i utvärderingar. Det ovanstående anses främja lagstiftarens laganda på så sätt att kommunerna har en fungerande förtroendemannautvärdering vid sidan av och som komplement till yrkesmässig granskning och utvärdering. I Vanda ansågs revisionsnämnden vara mest obunden och själständig bland de kommuner som deltog i undersökningen. I fråga om bedömningen om revisionsnämnden på ett tillräckligt sätt utvärderar kommunens högsta lednings verksamhet placerade sig Vanda i nivå med genomsnittet. Tydligast avvek Vandas svar från de deltagande städernas svar på frågan om hur Vanda såg på revisionsnämndens möjlighet till ställningstagande också i fullmäktiges beslutsfattande. Svarspersonerna i Vanda gav de minsta poängen för denna möjlighet. Jämfört med de övriga städerna hade svarandena tillsammans med Tammerfors den starkaste åsikten om att revisionsnämndens nuvarande rapportering är tillräcklig. Däremot gav man förslag till förbättringar i revisionsnämndens verksamhetssätt och rapportering i form av mer kritik och analys av utvärderingen, men konstaterade samtidigt att frågan är förenad med tillräcklig tillgång till resurser. Svarandena i Vanda bedömde att målen var mindre mätbara i Vanda jämfört med genomsnittet. Däremot var utvärderingsberättelsen i större grad faktabaserad jämfört med genomsnittet. Utvärderingsberättelsen sågs inte som ett politiskt 2 dokument. Utvärderingsberättelsen uppskattades öka fullmäktiges möjligheter att utveckla stadens verksamhet och dess resultat över genomsnittet. Däremot hamnade Vandas svar under genomsnittet i frågan om man i följande budget i tillräcklig mån tar hänsyn till revisionsnämndens iakttagelser och förslag. I Vanda var man nöjd med den nuvarande tidpunkten för när utvärderingsberättelsen offentliggörs. Frågan gällande information om utvärderingsberättelsen ledde överlag inte till några höga utvärderingspoäng. Resultaten från enkäten pekar också på att en stor del av 2 I enkätundersökningen påstods att: "Utvärderingsberättelsen är i alltför stor mån en politisk samling åsikter". Svaret ska tolkas innebära att utvärderingsberättelsen inte i alltför stor mån anses vara ett politiskt dokument. Således uppfattas politik i betydelsen politics och inte i betydelsen policy.

16 14 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE 2008 svarspersonerna skulle föredra en relativt snäv tolkning av utvärderingsberättelsernas innehåll. Slutsatser: Svarspersonerna var ganska nöjda med revisionsnämnderna och utvärderingsberättelserna. Målsättningen och mätinstrumentens tillförlitlighet skulle kunna vidareutvecklas. Informationen till kommuninvånarna bör utökas och större satsningar bör göras på resurser. Krav ställdes på att från dagsläget utöka stödet och utbildningen i utvärdering för nämndernas förtroendemannaledamöter. 2 SVAREN TILL UTVÄRDERINGSBERÄTTELSEN FÖR 2007 Stadsfullmäktige beslutade anteckna utvärderingsberättelsen 2007 för kännedom och skickade den till stadsstyrelsen för åtgärder. Utvärderingsberättelsen fungerade som behandlingsmaterial i stadsfullmäktiges ekonomiseminarium som hölls , utgående från vilket fullmäktige förde en remissdebatt om budgeten 2009 vid sammanträdet som hölls Stadsstyrelsen beslutade att skicka det beslut som stadsfullmäktige fattade till ekonomiplaneringen, ekonomiservicecentralen och nämnderna för åtgärder, samt konstatera att utredningarna med anledning av utvärderingsberättelsen och revisionsprotokollet överlämnas samtidigt. Ekonomiplaneringen har begärt utredningar av verksamhetsområdena och några av centralförvaltningens resultatområden om de moment i utvärderingsberättelsen och revisionsprotokollet som gäller dem. Verksamhetsområdenas utredningar har under hösten behandlats av nämnderna. Stadsstyrelsen beslutade godkänna utredningen av åtgärderna med anledning av utvärderingsberättelsen och revisionsprotokollet för 2007 och för kännedom för stadsfullmäktige lägga fram den som stadsstyrelsens utredning. Stadsfullmäktige antecknade för kännedom som stadsstyrelsens utredning de åtgärder som orsakats av utvärderingsberättelsen för I stadsfullmäktige fästes vikt vid att motivera besluten enligt ett gott förvaltningsförfarande och att framföra alla verkningar som hänför sig till besluten. 3 GENOMFÖRANDE AV STRATEGIN FÖR FULLMÄKTIGEPERIODEN OCH UTVECKLINGEN AV DEN STRATEGISKA STYRNINGEN Vanda stads strategiska styrning av ekonomin och verksamheten grundar sig på en balanserad strategi som utarbetas som en del av budgeten och ekonomiplanen med hjälp av en intensiv förhandlingsprocess som leds av stadsfullmäktige. Stadens strategi utformas till riktlinjer och mål i ett interaktivt samarbete mellan den politiska ledningen och tjänste-

17 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE mannaledningen. Innehållet som styr strategins verksamhet utformas ur nämndernas och verksamhetsområdenas förslag som tillpassas efter stadsledningens riktlinjer för utveckling av hela staden. Efter att strategin har godkänts antar den karaktären av en förpliktelse som måste genomföras. Modellen för strategiarbetet i Vanda och strategins struktur har bevarats oförändrade under fullmäktigeperioden Sålunda kan bedömningen fokusera på hur den strategiska styrningen utvecklats inom ramen för den eisterande modellen och hur strategin förverkligats i verkligheten under fullmäktigeperioden. Uppmärksamhet kan också ägnas åt förhållandet mellan strategiarbetets verklighet och strategiarbetets abstrakta modell. Vanda stads balanserade strategi utgörs av stadens värderingar, stadens mission, stadens vision samt styrkort på stadsnivå. Ett styrkort innehåller mål på medellång sikt dvs. kritiska framgångsfaktorer samt budgetårets bindande mål som klassificerats enligt framgångsfaktorerna och ekonomiplaneringsperiodens mål. Avsikten är att styrkorten i praktiken stödjer stadens värderingar, mission och vision. Dessutom är ekonomiplaneringsperiodens mål utvecklingsmässiga öppningar som senare kan utformas till budgetårets mål. Både stadens mission dvs. stadens uppgifter och stadens värderingar har inte förändrats under fullmäktigeperioden. Enligt missionen är "stadens uppgift att trygga servicen i välfärdssamhället, förbättra invånarnas och företagens livs- och verksamhetsmiljö och se till att samhällsstrukturen fungerar. I verksamheten utgår man från att värna om människan och värdesätta företagsamhet, hållbar utveckling och samverkan." Stadens värderingar är öppenhet, kreativitet, rättvisa och resultat. Stadens vision eller den framtid som staden strävar efter har ändrats fr.o.m. början av Den tidigare visionen " Människor i alla åldrar lever och mår bra i Vanda. Staden är ett internationellt centrum för affärsverksamhet, logistik och kunnande" har ersatts med den nya visionen "Vanda är en attraktiv tillvätplats för arbetsplatser och företag i kärnan av en internationell metropol. Genom att lyssna till invånarna, hämta impulser ur den kulturella mångfalden och värna om miljön skapar staden solidariskt förutsättningar för en trygg vardag." Observationer: Jämfört med den tidigare visionen är den nya visionen en sådan målbild som tydligare stämmer överens med visionens definition, och staden strävar efter denna målbild genom sin verksamhet. Dessutom utgör den ändrade visionen en mission och tillsammans med värderingarna en helhet som är mer enhetlig och invånarcentrerad än tidigare. Både de kritiska framgångsfaktorernas och bindande målens förhållande till dessa övergripande strategiska styrningsmetoder kräver dock oftast precisering, så att deras betydelse, med tanke på strategins och stadens fungerande helhet, är överskådlig för aktörerna. Strategiprocessens centrala resultat presenteras i ekonomiplanen som inbegriper budgeten. Dokumentet är mycket informativt, men största delen av innehållet drunknar i mängden av detaljer. Analysen av betydande bakgrundsfaktorer som t.e. en övergripande ekonomisk utveckling, befolkningsprognos och utveckling av sysselsättningssituationen är snäv. Boken innehåller inte alls grafiska beskrivningar som kompakt och belysande kunde ge läsaren en helhetsbild av Vandas ekonomi och verksamhetens tyngdpunkter.

18 16 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE 2008 Rekommendationer: Med anledning av strategistrukturens enhetlighet rekommenderar revisionsnämnden att man i fortsättningen fäster särskild vikt vid hur styrkortens kritiska framgångsfaktorer och bindande mål förenas med stadens värderingar, vision och mission. Revisionsnämnden rekommenderar också att ekonomiplanens innehåll och strategiarbetets resultat som en central del av planen, i framtiden presenteras på ett tydligare och tillgängligare sätt än tidigare. Vad gäller innehållet erbjuder ekonomiplanen goda möjligheter till alternativa presentationssätt. Både kritiska framgångsfaktorer och medföljande bindande mål indelas i fyra grupper som under fullmäktigeperioden med undantag av små ändringar bevarats oförändrade. Dessa grupper är samhällsinflytande och genomslagskraft hos kunderna, strukturer och processer, förnyelse och personalens arbetshälsa, ekonomiska resurser och möjligheter. Under fullmäktigeperioden har antalet kritiska framgångsfaktorer minskat från sjutton till femton på så sätt att man år 2006 tog bort två framgångsfaktorer från gruppen ekonomiska resurser och möjligheter. När ekonomin blivit mer balanserad under fullmäktigeperioden har dessutom de kritiska framgångsfaktorerna uppdaterats så att ekonomiska framgångsfaktorer minskats och å andra sidan har miljöledarskap och klimatförändring räknats som en kritisk framgångsfaktor år Mål som nåddes Mål som delvis nåddes Mål som inte nåddes Ursprungliga mål Utfallsprocent 91,4% 96,4% 80,7% 71,7% Revisionsnämnden gett anmärkningar om rapporteringen av utfallet Tabell 1: Årligt antal och utfall för de bindande mål som ställts upp under fullmäktigeperioden enligt rapporteringen. Antalet bindande mål har under fullmäktigeperioden ökat så att de 35 mål för året 2005 har uppgått till 46 mål år Antalet mål har under åren 2006 och 2007 varit mindre än 35 och 46. Målens utfallsprocent har sjunkit från 91,4 procent till 71,7 procent och revisionsnämnden har gett anmärkningar om bedömningen av förverkligandet särskilt åren 2005 och Man har inte avstått från målen ett enda år under fullmäktigeperioden, och målen har inte heller ändrats under budgetåren. Observationer: De bindande målens utfallsprocent verkar under fullmäktigeperioden sjunka jämnt och avsevärt. Man kan dock observera att nedgången framför allt är en följd av att antalet sådana mål som delvis nåtts ökat från ett till tolv. Antalet mål som inte alls nåtts har under hela fullmäktigeperioden varit rätt så oföränderligt dvs. ett eller två mål per år. Det är ändamålsenligt att granska hur många procent av målen nåtts endast i förhållande till uppsättningen av mål. Med andra ord är det alltså fråga om följande: om måluppsättningen som leder till att alla mål nås är till nytta för verksamheten och dess utveckling.

19 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE Motivationsundersökningens huvudströmning visar också att de bästa målen är utmanande, men att de kan nås och att de är noggrant begränsade och entydiga. 3 Med tanke på verksamheten torde det således i stället för målens utfall vara viktigt att uppsättningen av målen lyckas och att det arbete som utförts för att nå dem bedöms. Under 2008 har ett problematisk faktum vad gäller bedömningen av målens utfall kunnat konstateras. Mål som i verkligheten inte nåtts rapporteras som delvis uppnådda. Till eempel har målet "inom specialsjukvården uppstår inga överbeläggningsdagar" rapporterats som delvis förverkligat med motiveringen "ändringen följer målets riktning", även om det är helt entydigt att målet inte nåtts. Motsvarande situation hittas i målet som gäller minskning av antalet långtids- och upprepat arbetslösa samt antalet personer som går över till utkomststöd. Rekommendationer: Revisionsnämnden rekommenderar att man i fortsättningen försöker utforma målen så att de är utmanande, men kan nås. Avsikten med uppsättningen av målen blir oklar, om man som bindande mål upprepar saker som i varje fall kommer att genomföras. Med tanke på verksamheten i praktiken är ett sådant mål som erbjuder utmaningar och till vilkets förverkligande man fördelat tillräckligt med resurser, till mest nytta. Dessutom förutsätter revisionsnämnden att bedömningen av de bindande målens utfall i fortsättningen utförs utan omsvep, eftersom det inte tjänar någon intressentgrupps behov att försköna de riktiga utfallen när resultaten är dåligare än väntat. Ett delvis uppnått mål skall definieras som ett mål som delvis nåtts enligt de mätinstrument som fastställts för målet. Ett mål som nästan nåtts är inte ett delvis uppnått mål. Gruppen Samhällsinflytande och genomslagskraft hos kunderna har bestått av fem kritiska framgångsfaktorer under hela fullmäktigeperioden. Av dessa har dynamisk stadsutveckling och aktiv näringspolitik bibehållits som framgångsfaktorer under hela fullmäktigeperioden. Däremot har följande kritiska framgångsfaktorer som hänför sig till effektivitet och lönsamhet; koncentration på basservice, effektivt och fungerande servicenät samt sänkning av investeringsnivån, bytts ut mot mer kvalitets- och klientinriktade faktorer som en trygg vardag för invånaren, gemensamt ansvar för en god ålderdom samt stöd till barn och unga. Bindande mål som räknas till gruppen uppgick till sammanlagt 66 under fullmäktigeperioden. Av målen nåddes 57 dvs. 86,3 procent av den totala mängden. Dessutom har revisionsnämnden gett anmärkningar om bedömningen av utfallet hos sammanlagt 11 mål. Av de kritiska framgångsfaktorerna nåddes alla bindande mål för dynamisk stadsutveckling och aktiv näringspolitik. De mål som inte nåddes eller endast delvis nåddes hänför sig huvudsakligen till en trygg vardag för invånaren samt gemensamt ansvar för en god ålderdom. Gruppen Strukturer och processer har i motsvarande mån bestått av fem kritiska framgångsfaktorer under hela fullmäktigperioden. Av dessa har partners och nätverk, ökning av produktiviteten och huvudstadsregionens samarbete bibehållits som kritiska framgångsfaktorer under hela fullmäktigeperioden. Följande mål i fullmäktigeperiodens början; förankring av serviceproduktionsstrategin och gemensamt engagemang, har före slutet av 3 Locke, Edwin A. & Latham, Gary P. (2002): Building a Practically Useful Theory of Goal Setting and Task Motivation: A 35-Year Odyssey. American Psychologist 57:9, s

20 18 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE 2008 fullmäktigeperioden å sin sida ändrats till de mer tidsenliga internationalisering samt miljöledarskap och klimatförändring. Bindande mål som räknas till gruppen uppgick under fullmäktigeperioden till sammanlagt 36, varav 34 nåddes dvs. 94,4 procent av den totala mängden. Dessutom rapporterades två andra mål som delvis uppnådda, vilket betyder att gruppens utfall för målen är så gott som perfekt. Det bör ändå beaktas att revisionsnämnden gav anmärkningar om bedömningen av utfallet för sammanlagt tre mål. Gruppen Förnyelse och personalens arbetshälsa har under fullmäktigeperioden bestått av två kritiska framgångsfaktorer, framgångsrik personalledning och kompetent arbetskraft som bevarats oförändrade under hela fullmäktigeperioden. Under dessa fanns det sammanlagt 16 bindande mål, varav utan förbehåll åtta nåddes dvs. 50,0 procent av den totala mängden. Dessutom gav revisionsnämnden anmärkningar om bedömningen av utfallet för tre mål. Ett bindande mål för varje år under fullmäktigeperioden har varit att föra resultatoch utvecklingssamtal minst tre gånger i året. När det gäller detta mål bör det ägnas särskild uppmärksamhet antingen åt meningsfull måluppsättning eller fördelning av resurser för måluppsättningens utfall och dess uppföljning, eftersom målet inte nåtts en enda gång. Gruppen Ekonomiska resurser och möjligheter bestod av fem kritiska framgångsfaktorer år 2005: intressebevakningen - en sak för alla, skattefinansieringens tillvät, tidsenliga avgifter och taor, kontrollerad övergång till balans samt hela koncernen är med. Följande år minskades antalet kritiska framgångsfaktorer till tre på så sätt att framgångsfaktorerna som hänförde sig till skattefinansieringen och klientavgifter avlägsnades. Övriga framgångsfaktorer bevarades oförändrade under fullmäktigeperioden, med undantag av kontrollerad övergång till balans som ersattes år 2008 av finansiering av verksamheten. Bindande mål som räknas till gruppen uppgick under fullmäktigeperioden till 17, varav 14 nåddes, dvs. 82,4 procent av den totala mängden, och därutöver gav revisionsnämnden en anmärkning om bedömningen av utfallet för ett mål. Observationer: De bindande målen har ofta formulerats svävande så att man oavsett situation kan konstatera att målen nåtts. Ett eempel på ett dåligt formulerat mätinstrument är t.e. "vidtagna åtgärder och deras inverkan rapporteras" från år 2005 som gäller att främja uppkomsten av arbetsplatser utmed stambanan och i östra Vanda. Ett lyckat mätinstrument formuleras mer entydigt t.e. såhär "antalet nybörjarplatser inom gymnasieutbildningen utökas med 60 och inom den grundläggande yrkesutbildningen med 43 platser". Dessutom skall tidigare revisionsberättelsers kritik som gäller målens mätinstrument samt ytterligare motsvarigheten mellan målet och mätinstrumentet tas i beaktande. Också i rapporteringen av de bindande målen för 2008 redogörs ofta ingående för verksamheten i fråga, men man koncentrerar sig inte på att svara på de huvudpunkter och utvecklingsområden som målet innehåller. Även förhållandet mellan orsak och följd målet och mätinstrumentet emellan klarnar inte alltid i samband med rapporteringen på så sätt att läsaren kunde se effektkedjan. Från och med 2006 avlägsnades ett separat bedömningskriterium från styrkorten och det har skapat klarhet i måluppsättningen. Att ange ett bedömningskriterium utöver ett bindande mål och dess mätinstrument har inte varit nödvändigt och det har i praktiken endast

21 VANDA STADS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE komplicerat bedömningen av målet och dess utfall. Därmed är styrkortets nya struktur definitivt bättre än tidigare. Rekommendationer: Revisionsnämnden rekommenderar att man i fortsättningen försöker begränsa och entydigt formulera de bindande målen och deras mätinstrument. Det här är viktigt både med tanke på målets nyttighet och möjligheterna att bedöma målet utifrån. Dessutom är det nödvändigt att fästa vikt vid att få det bindande målet och motsvarande mätinstrument att passa ihop. Om det bindande målet och mätinstrumentet till sin omfattning inte motsvarar varandra, är det för en utomstående bedömare omöjligt att tyda i vilken utsträckning målet kan tolkas som nått. Revisionsnämnden uppmanar berörda aktörer att tillika överväga om det är möjligt att ange numeriska målnivåer för graden av förverkligandet. Därvid skulle det vara möjligt att rapportera målen som dåliga, bra eller mycket bra nådda. På så sätt skulle det å ena sidan vara möjligt att inte längre frestas att tolka målen som delvis uppnådda och å andra sidan samtidigt öka entydigheten för rapporteringen av utfallen. Ekonomiplaneringsperiodens mål har delvis och bristfälligt anknutits till kommande års bindande mål. Även om målen beskrivs som utvecklingsmässiga öppningar, är det ovanligt att vissa av ekonomiplaneringsperiodens mål upprepas flera år under fullmäktigeperioden utan att ändå i något som helst skede utformas till bindande mål. Sådana här mål för ekonomiplaneringsperioden är t.e. ökning av personalens kunnande som upprepas varje år under fullmäktigeperioden, produktivitetsinriktad utveckling av stadens organisation under åren samt mål som hänför sig till marknadsföringen och utvecklingen av Aviapolis under Rekommendationer: Revisionsnämnden rekommenderar att man även i detta avseende i framtiden ägnar mer uppmärksamhet åt att den strategiska planeringens olika nivåer är enhetliga. Även om man vid bedömningen av målen för ekonomiplaneringsperioden bör beakta att omständigheterna och verksamhetsförutsättningarna ändras, borde huvudregeln vara att målen kanaliseras från strategins övergripande nivåer till konkreta verktyg, budgetårets bindande mål. 4 PRODUKTIVITETEN INOM VANDAS VÄLFÄRDSTJÄNSTER I Vandas balanserade strategi för är ökningen av produktiviteten en av femton kritiska framgångsfaktorer. Strategiska mål som hänför sig till produktiviteten och utvecklingen av den har också i motsvarande mån ställts upp tidigare år. Likaså har man i samband med de vetenskapliga diskussionerna om ämnesområdet medgett att produktivitetsstyrningen och dess kontinuerliga utveckling är en ovillkorlig förutsättning för välfärdstjänsternas produktion och upprätthållandet av tjänsternas kvalitet på lång sikt då vårdförhållandet oundvikligen försämras. Revisionsnämnden utredde produktiviteten och dess utveckling genom att utarbeta en separat produktivitetsundersökning för medellång tidsperiod. Produktivitetsundersökningen utarbetades med metoder som motsvarar Statistikcentralens produktivitetsstatistik för