REVISIONS-PM ANGÅENDE VÄSENTLIGA GRANSKNINGSIAKTTAGELSER GJORDA I SAMBAND MED 2015 ÅRS REVISION

Transkript

1

2 Till stadsstyrelsen i Pargas stad REVISIONS-PM ANGÅENDE VÄSENTLIGA GRANSKNINGSIAKTTAGELSER GJORDA I SAMBAND MED 2015 ÅRS REVISION 1. Granskningens syfte och avgränsning: Revisorerna skall senast före utgången av maj med iakttagande av god revisionssed granska räkenskapsperiodens förvaltning, bokföring och bokslut. Revisorerna skall granska om 1) kommunens förvaltning har skötts enligt lag och fullmäktiges beslut, 2) kommunens bokslut och det därtill hörande koncernbokslutet är upprättade enligt bestämmelserna och föreskrifterna om upprättande av bokslut samt om de ger riktiga och tillräckliga uppgifter om räkenskapsperiodens resultat, ekonomiska ställning, finansiering och verksamhet, 3) uppgifterna om grunderna för statsandelarna är riktiga, samt om 4) kommunens och kommunkoncernens interna kontroll och riskhantering samt koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt. Revisorerna skall utan dröjsmål underrätta revisionsnämnden och vid behov också kommunstyrelsen om missförhållanden som har iakttagits. I detta revisions-pm har sammanställts de mest väsentliga iakttagelser som framkommit vid bokslutsrevisionen samt den övriga revisionen, och som företrädesvis föranleder någon form av åtgärder. Granskningen har utförts av OFR Krister Rehn i egenskap av ansvarig revisor, biträdd av OFGR, CGR Andreas Holmgård samt revisor Mark Lassfolk. Under året har avgivits skriftlig mellanrapportering till revisionsnämnden och den operativa ledningen (revisions-pm daterat ), samt rapporterats muntligt utefter behov. Den operativa ledningen uppmärksamgörs till ännu aktuella delar på ovan nämnda rapportering samt ev. åtgärdsbehov på basen av denna.

3 2. Centrala granskningsobservationer och åtgärdsrekommendationer 1. Förvaltningen 1.1. Handhavandet av förvaltningen I granskningen genomgicks översiktligt och med beaktande av väsentlighetsprincipen, stadsfullmäktiges och stadsstyrelsens samt social- och hälsovårdsnämndens beslut under år På basen av utförd granskning framför vi som vår ståndpunkt att stadens förvaltning överlag skötts enligt lag och fullmäktiges beslut och att fattade beslut protokollförts sakenligt Möjligheten till övertagande av ärende i enlighet med kommunallagens 51 har enligt vår mening säkerställts i vederbörlig ordning. Det ekonomiska utfallet följer budgeten. Det kan konstateras att såväl stadens som koncernens nyckeltal fyller de i kommunallagen uppställda kriterierna för en ekonomi i balans och torde även göra det under den gällande ekonomiplaneperioden såvida de i budgetenekonomiplanen ingående målen följs. Vi poängterar vikten av fortsatt fokus på en ekonomi i balans Budgetutfallet: Resultaträkningen Resultaträkningen uppvisar ett överskott om över 2,6 milj. mot ett budgeterat underskott om 0,9 milj. (i både ursprungs- och den ändrade budgeten). Således var utfallet betydligt bättre än budgeterat. Årsbidraget utföll ca 3,9 milj. bättre än budget. Som förklarande faktorer till resultatet kan nämnas bl.a. följande: Driftens nettokostnader förverkligades ca 2,1 milj. lägre än budgeterat p.g.a. att verksamhetskostnaderna var 1 milj. lägre än budgeterat och verksamhetsinkomsterna 1,1 milj. högre än budgeterat. Endast några smärre budgetöverskridningar förekom. Ekonomistyrningen har således fungerat. Skatteutfallet var som helhet 1,25 milj. bättre än budgeterat. Statsandelarna utföll ca 0,75 milj. bättre än budgeterat. Driftens förverkligande Budgetutfallet för driften som helhet stod i linje med budgeten. För driftens verksamhetsbidrag (nettokostnader) hade ursprungligen budgeterats 89,9 milj., likaså i den ändrade budgeten. Utfallet blev 87,8 milj.. Budgetdisciplinen var föredömlig och inga betydande budgetöverskridningar på budgetens bindningsnivå.

4 Investeringsdelens förverkligande Investeringarnas budgeterade nettokostnad var 6 milj.. Utfallet blev 5,7 milj. och därmed under budget. För investeringarnas budgetutfall inklusive avvikelser har i detalj och på ett enligt vår mening sakligt sätt redogjorts i bokslutsdokumentet. Upplåningens förverkligande Upplåningen var i den ursprungliga budgeten budgeterad att öka med 2,75 milj., likaså i den ändrade budgeten. Utfallet blev de facto en minskning med ca 1,25 milj. jämfört med bokslutet för år 2014, d.v.s en positiv budgetavvikelse om ca 4 milj. relaterat till den ändrade budgeten. Stadens skuldbörda uppgick i bokslutet sålunda till 42 milj. mot 43,25 milj. föregående år. Detta motsvarar en skuldbörda om per capita, medan landets prognosticerade genomsnitt uppgår till Bokföring och bokslut A) Ingående balans Pargas stads ingående balans per kunde avstämmas mot föregående års fastställda bokslut och konstaterades således vara korrekt uppgjord. B) Bokföringens substansgranskning och granskning av mervärdesskatt (stickprovsgranskning) Inköpsreskontran Revisionens mål var att med tillhjälp av adb analysera stadens inköpsreskontra och att härmed även utreda sakenligheten i utvalda verifikationer och transaktioner. Granskningen utfördes så, att kopia på stadens inköpsreskontratransaktioner för tiden överfördes till revisorn i elektroniskt format för vidarebearbetning och analys. På basen av analysen har närmare substansgranskning av transaktionerna utförts. Enligt vår mening har stadens inköpsreskontra handhafts sakenligt. Gällande möjligheter till energiavdrag enligt mervärdesskattelagen för vissa specifika fastigheter, upprepas tidigare års åtgärdsrekommendation att man tar i bruk rutiner för att tillgodogöra sig energiavdrag.

5 Övrigt Noteras att avvikelsen mellan avskrivningar enligt plan och investeringar föremål för avskrivningar är ca 24 % (2014: 39 %). Relaterat till detta samt gällande bindande anvisningar framförs att stadens avskrivningsnivå bör vara föremål för fortsatt utvärdering Vi upprepar följande konstaterande från vår rapportering gällande revisonen av år 2014: Enligt den rekommendation som ingår i bokföringsnämndens kommunsektions uppdaterade anvisning bör för bestående aktiva anskaffade efter den tillämpas de strängaste avskrivningsprinciperna enligt den rekommendation som ingår i den bindande anvisningen. Ifall man av någon anledning inte väljer att tillämpa de i rekommendationen ingående strängaste gränserna bör detta skilt motiveras för varje tillgång anskaffad efter den Det kan konstateras att staden uppdaterat sin avskrivningsplan fr.o.m. den men att uppdateringen inte enligt vår mening till alla delar svarar mot ovanstående, varför ärendet bör stå i fortsatt fokus. C) Bokslutet Bokslutet omfattar stadens balansräkning, resultaträkning, finansieringsanalys och noter till dem samt tablå över budgetutfall och verksamhetsberättelse. Till bokslutet hör även ett koncernbokslut som består av koncernbalansräkning, koncernresultaträkning, finansieringsanalys för koncernen och noter till dem. Stadens och koncernens bokslut har upprättats enligt stadganden och bestämmelser om upprättande av bokslut. Bokslutet ger riktiga och tillräckliga uppgifter om räkenskapsperiodens verksamhet, ekonomi, ekonomiska utveckling och ekonomiska ansvar. Kostnader för dagvatten har enligt vår mening inte separerats i enlighet med nu gällande lagstiftning, vilket framöver bör fokuseras på. 3. Grunderna för statsandelarna Uppgifterna som givits om grunderna för och användningen av statsandelarna har konstaterats riktiga. I resultaträkningen bokförda statsandelar för driften 2015 kunde avstämmas mot statsmaktens beslut. Detsamma gäller i investeringsdelen redovisade erhållna statsandelar för investeringar.

6 4. Den interna kontrollen, riskhanteringen och koncernövervakningen Stadsstyrelsen och stadsdirektören har i verksamhetsberättelsen redogjort för ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen samt koncernövervakningen på sätt som avses i bindande stadganden för uppgörande av bokslut och verksamhetsberättelse. Inom ramen för den interna kontrollen och koncernstyrningen har vi granskat bl.a. följande delområden 1) Uppföljning av tidigare års påpekanden 2) Stadens och koncernens interna kontrollmiljö och styrning 3) Riskhantering, regelverk och direktiv samt deras tillämpning 4) Upphandling 5) Övervakning av väsentliga inkomster, (vattenfakturering) 6) Löneräkningskedjan (fokus på social- och hälsovårdssektorn) 7) Upphandlingsrutiner På basen av utförd granskning föranleds inga väsentliga påpekanden annat än att det i samband med granskningen konstaterats att behov av utarbetande av noggrannare normregelverk inom familjevården. Vederbörliga åtgärdsrekommendationer har gjorts / görs i behövlig utsträckning till de som granskats samt inom ramen för sammanfattande muntlig och skriftlig rapportering. Enligt kommunallagen 410/ moment 7, skall kommunfullmäktige besluta om grunderna för intern tillsyn och riskhantering. Detta bör noteras vid upprättandet av ett nytt direktiv för den interna kontrollen. Med anledning av stadgandet noterar vi att fullmäktige i Pargas stad i förvaltningsstadgan har tagit ställning till ärendet på en allmän nivå, men att direktiven för stadens interna kontroll har godkänts av styrelsen. Koncerndirektiven är dock godkända av fullmäktige. Pargas den BDO Audiator Ab, OFR-samfund Krister Rehn, OFR