Vanda stad Utvärderingsberättelse 2012

Transkript

1 Vanda stad Utvärderingsberättelse Revisionsnämnden

2 Innehållsförteckning SAMMANDRAG REVISIONSNÄMNDEN Revisionsnämndens uppgift Revisionsnämndens sammansättning Revisionsnämndens verksamhet Enkät om revisionsnämnden UPPFÖLJNING AV OBSERVATIONERNA I UTVÄRDERINGSBERÄTTELSEN Svar med anledning av utvärderingsberättelsen för år Miljönämndens svar till utvärderingsberättelsen Enskilda observationer LEDARSKAPET I FOKUS Strategins utfall under fullmäktigeperioden Utfallet av målen för år 2012 i Vanda Anmärkningar i fråga om rapporteringen av målen Övriga observationer angående målen Hur den interna kontrollen fungerar Riskhantering Det kommunala fältets reformåtgärder UR ETT EKONOMISKT PERSPEKTIV Revisionsnämndens synvinklar på ekonomisk utvärdering Granskning av mandatperioden Stadsstrategins årsmål för ekonomin Stadskoncernens ekonomi och bokslut Stadens ekonomi och bokslut Budgetens utfall Stadens bokslut Affärsverken Jämförelse mellan de stora städerna Granskningen av investeringarna och lånebeloppet VERKSAMHETEN I FOKUS Stadskoncernen Informationssystemens interoperabilitet i huvudstadsregionen Hur delaktighetsmodellen genomförs Övriga iakttagelser och bedömningar Koncernbolaget Vantaan Tilapalvelut Oy Verksamhetsområdet för social- och hälsovård, primärvården och den specialiserade sjukvården Köp av kundservice inom social- och hälsovårdsväsendet Barnskyddet, de öppna tjänsterna inom barnskyddet samt vården av barn utom hemmet Näringsväsendet och företagsservicen Yrkesutbildningen och Vanda vuxenutbildningsinstitut Kultur- och ungdomsservice IT-administrationen i Vanda Sysselsättningsservicen REVISIONSNÄMNDENS STÄLLNINGSTAGANDE TILL REVISORNS IAKTTAGELSER REVISIONSNÄMNDENS FÖRSLAG TILL STADSFULLMÄKTIGE UNDERSKRIFTER...87 FÖRKORTNINGAR...88

3 SAMMANDRAG 1. Under denna fullmäktigeperiod nådde Vanda sin vision till 70 procent, ifall framskridandet mäts i antalet bindande mål som uppnåtts i sin helhet under fullmäktigeperioden. Ifall man även räknar med de mål som relativt väl uppnåtts, stiger utfallsprocenten till 83,5 procent. Totala antalet mål som uppställdes under hela fullmäktigeperioden uppgick till 164. Av målen under fullmäktigeperioden var runt 11 procent sådana, där nämnden intog en annan uppfattning om utfallet eller anmärkte om målet på något annat sätt. Bristen i dessa mål utgjordes oftast i det faktum att rapporteringen över målet antingen inte gav rätt bild om hur målet utfallit, målet inte gick att mäta med de mätare som angetts för målet eller mätaren var otydlig. Mätarna bör möjliggöra en bedömning av de totala verkningarna på lång sikt. Revisionsnämnden anser att den strategiska planeringen är en viktig del av ledningsarbetet och skapandet av en gemensam vilja. Vanda hör faktiskt till de första bland kommunerna som tagit i bruk användningen av bindande mål. 2. Vandas ekonomi hölls under år 2012 inom de ramar som uppställts i budgeten. Ökningen i driftsutgifterna från år 2011 var under år 2012 betydligt större än ökningen i driftsinkomster, vilket medför att inkomstfinansieringen med nuvarande utveckling också kommer att utgöra ett problem för driftsekonomin. Den tydliga nedgången i inkomster från samfundsskatter var också en illavarslande signal på inkomstsidan, detta är ett tecken på företagens förvärrade situation. Ifall företagens försämrade situation fortsätter, inverkar det i fortsättningen på företagens sysselsättningsmöjligheter och därigenom återspeglas effekterna också på skatteinkomsterna. 3. Skuldsättningen var fortsatt bekymmersamt hög, i och med att staden tog ytterligare 90 miljoner euro i lån. Den ovanligt låga räntenivån har tillsvidare varit till hjälp när Vanda betalar på sina skulder, men högst antagligen kommer räntenivån i något skede att stiga och då belastas driftsekonomin av ökade kostnader för att bestrida skulderna. 4. Det ekonomiska målet för år 2012 i stadens strategi var att inför stadsfullmäktiges seminarium våren 2012 sammanställa ett balanserings- och skuldprogram för ekonomin. I programmet ingår en plan för investeringsnivån för 10 år framåt samt investeringarnas prioriteringsordning. Målet uppfylldes och stadsfullmäktige godkände programmet Förverkligandet av programmet uppföljs kontinuerligt. Hur det utfallit framgår först efter några år, eftersom de stora projekt som inletts också måste slutföras. Exempelvis under det gångna året utgjordes den största enskilda investeringen i Ringbaneprojektet som är av riksomfattande betydelse hela 44,5 miljoner euro av årets investeringar på 166,7 miljoner euro, dvs. 27 procent av alla investeringar. Enligt förhandsuppgifter förutsätter den totala investeringen på 150 miljoner euro i det andra skedet av Ring III en investering på 40 miljoner euro från Vandas sida. Vanda måste även i framtiden sörja för sina ansvarsförbindelser och avtal vilket ytterligare minskar på svängrummet. 5. För att öka bokslutets informativa karaktär borde utfallet av investeringarna indelas i ersättande investeringar, nya projekt och utbyggnadsprojekt. Genom denna åtgärd skulle en jämförelse som berör balanseringen av ekonomin vara lättare att sammanställa. 6. Som en brist kan man se det faktum att stadsstyrelsen inte har fört ändringar i budgetens bindande nivåer till stadsfullmäktige. Det gäller de ändringar som skett på grund av Tilapalvelut Oy i den godkända budgeten till en summa om 1,5 miljoner euro och i investeringarna på 0,9 miljoner euro. Inte heller i bokslutsrapporteringen i anslutning till budgetutfallet har dessa ändringar angetts. Budgetens slutsumma har i sig förblivit densamma. 7. Av de bindande strategiska målen för år 2012 uppfylldes enligt rapporteringen 62,9 procent fullständigt. Ifall man även räknar med de mål som relativt väl uppnåtts, stiger utfallsprocenten till 82,8 procent. De anmärkningar som revisionsnämnden kommit med över målen har ökat i någon mån från året innan och fem av målen fick anmärkningar för rapporteringens del. Ytterligare uppmärksamhet bör fästas vid precisionen i målrapporteringen. 1

4 8. Nyckeltalen för ekonomin i de sex största städerna försämrades klart under år 2012 jämfört med föregående år. Detta år var sammanlagt tio nyckeltal svaga i dessa städer då antalet var endast fyra år I Vanda kvarstod nyckeltalen på samma nivå som året innan. 9. Vanda stads koncernstrategi uppdaterades Strategin uppdaterades så att den motsvarar kraven i lagstiftningen och ändringarna i stadens organisation. Dessutom kompletterades strategin med ett kapitel som behandlar dottersamfundens personalfrågor. I den uppdaterade strategin har de anvisningar som rör dottersamfundens rapportering preciserats och koncernstyrningen komprimerats genom att åtgärder tilllagts, för vilka bolagen måste anhålla om förhandstillstånd av den allmänna sektionen. Uppdateringen av koncernstrategin för att motsvara lagstiftningen och organisationens nya läge var en åtgärd av essentiell betydelse. I fortsättningen är det viktigt att sörja för att den uppdaterade strategin förankras i dottersamfunden och att följa upp att nya ansvar som införts i strategin i fortsättningen förverkligas i dottersamfundens verksamhet. Likaså måste det för riskhanteringens del säkerställas att det i tillräcklig mån getts anvisningar inom hela koncernen när det gäller ansvaren för riskbedömningen och -uppföljningen samt uppgörandet av den redogörelse för riskhanteringen som förutsätts i lagen. 10. För nuvarande finns det ingen målbild i huvudstadsregionen för samarbetet inom informationsförvaltningen i huvudstadsregionen, liksom inte heller för interoperabiliteten mellan datasystemen huvudstadsregionen. De största investeringarna i datasystem görs inom respektive stad. Samordningen av datasystemen har framskridit långsamt. Arbetet på den övergripande arkitekturen har inletts i städerna. En utveckling av interoperabiliteten på huvudstadsregionnivå/regionalt förutsätter en gemensam strategisk position, vilken i detta nu saknas bland städerna i huvudstadsregionen. 11. Centraliseringen av ICT-anskaffningar till IT-administrationens servicecentral för samordning kan uppfattas ha klargjort läget och underlättat hanteringen av helheten. God samordning och planering är av nöden, eftersom tillgången kommer att vara njugg på medel för dessa utvecklingsprocesser under kommande år. 12. Ett av de bindande målen för den kritiska framgångsfaktorn gemensamt ansvar och förebyggande åtgärder som verksamhetsprinciper var att implementeringen av delaktighetsmodellen inleds. I delaktighetsmodellen ingår sju åtgärdsförslag. För stadsorganisationens del har fem åtgärdsförslag uppställts. De åtgärdsförslag som är möjliga att förverkliga i samarbete med invånare, organisationer och andra aktörer uppgår till två stycken. Trots trögheten i behandlingen av dealaktighetsmodellen har det arbete som görs för att implementera delaktigheten hela tiden fortskridit i Vanda. Det är viktigt att en plan görs upp för hur delaktighetsmodellen ska förverkligas och tillsammans med de instanser som svarar för genomförandet av åtgärderna förs förhandlingar om hur man ska framskrida. Likaså förtydligas och utmejslas det gemensamma målet för att det ska vara klart för alla parter vad man siktar till genom delaktighetsmodellen. En utvärdering av delaktighet genomförs och delaktigheten synliggörs och man informerar om den. 13. Företagsservicen har i sina funktioner strävat till smidig och företagarvänlig verksamhet. Samarbetet i nätverk med olika instanser har varit aktivt och olika företagsprojekt har redan via det samarbete som inletts i det skede då markanvändningen planerats kunnat förverkligas på ett smidigt vis och olika former av verksamhet har snabbt kommit i gång. Revisionsnämnden poängterar att ifråga varande verksamhetsprocesser alltid måste vara så transparenta som möjligt. 14. Koncernbolaget Vantaan Tilapalvelut Oy inledde sin verksamhet under år Till bolaget överfördes måltids-, städnings-, vaktmästar- och fastighetsskötselfunktionerna från fastighetscentralens verksamhetsområde inom Vanda stad. Överföringen av dessa funktioner till bolaget medförde en stor förändring i ordnandet av fastighetsservicen inom stadens alla verksamhetsområden. Verksamhetsområdena tvingades noggrant gå igenom den mängd av fastighetsservice de behöver och av vilket slag och har bättre uppfattning än tidigare om hur fastighetsservicekostnaderna uppstår. De erfarenheter som nu fåtts vad gäller serviceavtalsprocesserna mellan bolaget och 2

5 verksamhetsområdena och det nya produktionssättet är det skäl att i fortsättningen dra nytta av och hela tiden sträva efter att utveckla både samarbetet mellan bolaget och fastighetsområdena och det nya produktionssättet så att det blir ännu smidigare och effektivare. 15. Inom primärhälsovården och den specialiserade sjukvården förverkligas vårdgarantin med undantag för ett par sektorer inom den specialiserade sjukvården. I och med förverkligandet av Apottiprojektet är det viktigt att bereda sig på att behärska förändringen och se till resurseringen. Förverkligandet av ekonomioch skuldprogrammet så att inga (stora) tilläggskostnader tillkommer inom den övriga servicen är av största vikt. I detta finns stöd att få i verksamhetsområdets erfarenheter av verksamhetsutveckling och det att personalen är engagerad och flexibel. Utkomststödsansökningarnas behandlingstider måste inrymmas inom de ramar som lagen förutsätter. 16. Inom verksamhetsområdet för social- och hälsovård har servicestrukturbeslut tagits enligt övervägande och man har å ena sidan beaktat kostnads- och kvalitetsnivån och å andra sidan tryggandet av hela den process som utgör en mycket viktig faktor i många verksamheter och funktionshelheter. Emellanåt kan ett erbjudande om köptjänster som i sig förefaller fördelaktigt i praktiken visa sig innebära kostnader ifall samarbetet med smidiga övergångar och kommunikationsförbindelser mellan olika delar av processen går förlorade. Så kan ske särskilt då en del av verksamheten och processen överförs till olika ägare. Å andra sidan kan nyttan av extern verksamhet tillgodogöras när man anser det vara förnuftigt. 17. Inom barnskyddet borde de förebyggande stödåtgärder som sätts in i ett tillräckligt skede fortsättningsvis utvecklas och få en fortsättning. Inom basservicen bör man i större omfattning ta ansvar för att det inte ens ska behöva uppstå behov av klientskap i förhållande till barnskyddet. Satsningar måste inriktas på förebyggande arbete och tidigt stöd. Den service som man tar till innan barnskyddet sätts in måste fås att fungera. Dessutom måste man se till att hålla de lagstadgade tidsfristerna men det måste också finnas tid för planmässigt barnskyddsarbete. 18. Tillsvidare har det funnits gott om sökande till startplatserna inom Varias yrkesutbildning för ungdomar och för åren 2012 och 2013 fick Varia också av utbildnings- och kulturministeriet sig tilldelat en ökning i det totala antalet studerande enligt anordningstillståndet. I och med att årsklasserna krymper, kommer kampen om eleverna att skärpas och Varia lär få lov att fundera över metoder för marknadsföring av sina utbildningar och utveckla utbildningen så att den är ännu mer attraktiv för att behålla det nuvarande elevantalet. Varias arbete har också gett resultat, eftersom Varia under 2012 redan för fjärde året i rad fick resultatmedel som delas ut till yrkesutbildning. En stor utmaning för Varia utgörs av att få ner antalet som hoppar av den grundläggande yrkesutbildningen, eftersom antalet som hoppade av under 2012 var större än under 2011 trots många olika åtgärder. Elevantalet har varit i ökande inom Vanda vuxenutbildningsinstitut som ordnar undervisningen i medborgarinstitutet, undervisningen i öppna universitetet, den kompletterande utbildningen samt utbildningar som är riktade till invandrare. Betydelsen av invandrarutbildningen för läroanstaltens resultatoch verksamhetsmål är mycket riktigt stor. Vuxenutbildningsinstitutet strävar fortsättningsvis efter att förverkliga utbildningsgarantin för invandrarnas del. 19. Inom Vanda stads kulturservice präglades år 2012 framförallt av World Design Capital Helsinki 2012, där Vanda också var en deltagande part. Störst uppmärksamhet bland de projekt som leddes av Vanda väckte den till förskolegrupper riktade Formgivarens Skattkista. Inom ungdomsservicen förtjänar det tillsammans med bildningsväsendet utvecklade läroavtalet med stöd för ungdomar beröm. Genom detta utbildar man sig via läroavtal vid stadens olika verksamhetsställen. Läroavtalet föregås alltid av en arbetspraktikperiod där man bekantar sig med arbetsområdet. Revisionsnämnden sporrar till att ta fram och utveckla fler goda verksamhetsmodeller. 20. Antalet unga arbetslösa förefaller minska. Sysselsättningsservicens PETRA-projekt och det arbete verksamhetsområdena inom staden utfört för att förverkliga samhällsgarantin för unga är i god ordning. Antalet långtidsarbetslösa och arbetslösa över 50 år ökar däremot fortsättningsvis. 3

6 1 REVISIONSNÄMNDEN 1.1 Revisionsnämndens uppgift Stadsfullmäktige tillsätter för sin mandatperiod en revisionsnämnd som enligt kapitel 9 i kommunallagen ska bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om, bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som upställts av fullmäktige har nåtts, bedöma hur balanseringen av ekonomin utfallit under räkenskapsperioden samt den gällande ekonomiplanens och åtgärdsprogrammets tillräcklighet om kommunens balansräkning visar ett underskott som saknar täckning, samordna revisionen av kommunen och dess dottersamfund, ifall revisorn i sin revisionsberättelse har riktat en anmärkning till en redovisningsskyldig, inhämta förklaringar av den som saken gäller samt kommunstyrelsens utlåtande om den aktuella anmärkningen i revisionsberättelsen och därefter lämna sitt eget beslutsförslag till stadsfullmäktige om de åtgärder som revisionsberättelsen och anmärkningarna i den samt de inhämtade förklaringarna och utlåtandena föranleder. Av 74 i kommunallagen framgår revisionsnämndens rätt att få upplysningar i anslutning till skötseln av revisionsuppdraget. Revisionsnämndens uppgift kan allmänt konstateras vara kopplad till det demokratiska systemet eftersom revisionsnämnden är ett sakkunnigorgan för den politiska styrningen och revisionsnämndens ledamöter representerar kommuninvånarna. Revisionsnämnden är en institution som framhäver fullmäktiges position som strategisk ledare och utvärderar hur de politiska målen nås. Revisionsnämnden utarbetar årligen en utvärderingsberättelse som överlämnas till stadsfullmäktige i samband med behandlingen av stadens bokslut. Utvärderingsberättelsen är en sammanfattning av utvärderingspromemorior och de iakttagelser och bedömningar som gäller verksamhets- och budgetåret i fråga och som görs med anledning av bokslutet. Revisionsnämnden kan också vid behov ge sin utvärdering i form av en separat berättelse. I den utvärderingsberättelse som görs upp efter fullmäktigeperiodens slut granskas också hur fullmäktigeperiodens mål nåtts, inklusive den allmänna tendensen för ekonomiplaneperiodens mål. 1.2 Revisionsnämndens sammansättning Stadsfullmäktige tillsatte en revisionsnämnd för fullmäktigeperioden Revisionsnämndens sammansättning var under 2012 följande: Ledamot Kokko Hannu, ordförande Virta Raija, vice ordförande Ala-Nikkola Taina Heinonen Ilmari Härmälä Göran Jääskeläinen Markku J. Koivuniemi Petri Niikko Mika Ryhänen Riitta Tahvanainen Säde 1.3 Revisionsnämndens verksamhet Ersättare Korhonen Leena Kunnas Jukka Murto Marja-Leena Saastamoinen Tuula Leppänen Janne Sodhi Ranbir Norres Lasse Uppala Timo Kuokkanen Marjut fram till Hurri Maija Hirvaskoski Johannes fr.o.m Loikkanen Eva Maria Revisionsstadgan är den externa revisionens instruktion som godkändes av stadsfullmäktige och som trädde i kraft Enligt den bildas den externa revisionens resultatområde av revisionsnämnden, revisorn och den under revisionsnämnden lydande externa revisionens personal. Till den externa revisionens personal hör OFR stadsrevisor, två stadsinspektörer samt en inspektionssekreterare. Som revisor har OFR-samfundet Oy Audiator Ab verkat, som ansvarig revisor OFR Minna Ainasvuori. Bolaget har sedan fusionerats och har ändrat namn till BDO Audiator Oy. Vanda stad har årligen köpt 180 revisionsdagar av OFR-sammanslutningen. Enligt 4

7 revisionsstadgan bistår stadsrevisorn OFR-sammanslutningenmed revisionen. Enligt avtalet har revisionen bistått OFR-sammanslutningen under 80 dagar. Revisionsnämnden fastställde 2008 principerna för hur revisionen av koncernbolag ska ordnas. År 2012 var följande CGR-sammanslutningar revisorer för koncernbolagen: Ernst & Young Oy, Deloitte & Touche Oy och KPMG Oy Ab. För 2012 års utvärderingar har revisionsnämnden under verksamhetsåret 1 hållit sammanlagt åtta möten. Utöver detta har nämndens arbetsgrupper sammanträtt sammanlagt sex gånger. Nämnden behandlade revisorns arbetsprogram för revisionsåret Den ansvariga revisorn har regelbundet deltagit i nämndens sammanträden och rapporterat om genomförandet av arbetsprogrammet samt om sina iakttagelser under revisionsarbetet. År 2012 utarbetade revisionsnämnderna i Esbo, Helsingfors, Grankulla och Vanda för femte gången en gemensam utvärdering. Utvärderingen leddes av en styrgrupp bestående av revisionsnämndernas ordförande. Utvärderingen hade överensstämmelsen mellan datasystemen i huvudstadsregionen som tema. Den slutliga versionen av rapporten behandlades i respektive stads revisionsnämnd våren Revisionsnämnden studerade även vilket skede delaktighetsprogrammet befunnit sig i Vanda. Den bedömning som gjordes utifrån studien framgår av punkt 5.3. Underlag för utvärderingen utgjordes av en undersökning som utförts av en studerande som material till sitt lärdomsprov. Revisionsnämnden avger en separat verksamhetsberättelse och gör upp en plan för sin verksamhet. Planering och genomförande av utvärderingen I sitt utvärderingsarbete har nämnden enligt sin utvärderingsplan satt sig in i verksamheten inom stadens olika verksamhetsområden och produktionen av tjänster enligt de handlingar nämnden inhämtat, samt genom att höra ansvarspersoner och besöka olika verksamhetsområden. Den årliga utvärderingsplanen utgör en del av utvärderingsplanen för fullmäktigeperioden. 1 1 Verksamhetsåret I Vanda betonar revisionsnämndens utvärderingsarbete fullmäktiges ställning som strategisk ledare och som det organ som ställer upp de politiska målen. Den infallsvinkel som intas vid utvärderingen utgår från de strategiska valen och de kritiska framgångsfaktorerna för att sedan gå vidare till de bindande målen och jämförelser av hur väl de nåtts i förhållande till de resultatrapporter som lämnats av verksamhetsområden, resultatområden och resultatenheter. Utvärderingen inriktas på de metoder med vilkas hjälp man försöker nå olika mål, samt om arbetet fortlöper enligt strategin. Utvärderingen görs utgående från ett perspektiv inriktat på resultat och ändamålsenlighet. De balanserade mätinstrumentens aspekter: effekt, ekonomi, personal och processer utgör utgångspunkterna för revisionsnämndens utvärderingsverksamhet i Vanda. Utvärderingens planering ställer krav på dataservicen och planeringen av hur data ska insamlas. Vandas strategiska mål på stadsnivå är till huvuddelen tväradministrativa, vilket innebär utmaningar för utvärderingsarbetet. Under fullmäktigeperioden går man också igenom resultatområdena som en del av strategin på stadsnivå och hur den förankrats. I detta sammanhang utvärderas också de enskilda funktionerna. Av dessa presenteras sammanfattningar i det avsnitt som handlar om verksamhetens perspektiv. Utvärderingen är en del av verksamhetens styrning och utveckling. I Vanda utnyttjas utvärderingsresultaten som en del av ekonomiplanerings- och strategiprocessen. Revisionsnämnden är ett redskap för att uppnå demokrati och fullfölja stadens redovisningsskyldighet. Revisionsnämndens utvärderingsplan har förverkligats under planeringsperioden. Likaså fullföljdes revisorns arbetsprogram beträffande den revisionsberättelse som ska lämnas för år Övrig verksamhet Revisionsnämnden deltog i en gemensam utbildningsdag för huvudstadsregionens revisionsnämnder och revisionsväsenden som arrangerades av Esbo stad. Seminariet hade som teman: OFR-samarbetet inom offentlig förvaltning, kommunreformen, reformen av kommunallagen ur revisionsnämndernas synvinkel samt vilken roll och vilka uppgifter riksdagens revisionsnämnd har. Nämnden har deltagit i oli- 5

8 ka utbildningstillfällen inom området under 2012 och fortsatt att utveckla sin egen utvärderingsverksamhet bl.a. genom att delta i ett projekt för att utveckla revisionsnämndsverksamheten som påbörjats av Audiapro och Kommunförbundet. Information Revisionsnämnden och den externa revisionen presenteras på Vanda stads webbplats arviointikertomus. Föredragningslistor och protokoll samt utvärderingsberättelsen om hur målen för verksamheten och ekonomin förverkligats har lagts ut på internet så att stadsborna har tillgång till dem. Revisionsnämnden rapporterar och informerar i första hand till stadsfullmäktige om sådant som anknyter till nämndens uppdrag. Informationen följer i tillämpliga delar de allmänna anvisningarna om principerna för stadens information som godkänts av stadsstyrelsen. Med anledning av utvärderingsberättelsen för år 2012 ges i likhet med andra städer ett pressmeddelande. 1.4 Enkät om revisionsnämnden Under år 2012 deltog Vanda i ett projekt om att utveckla revisionsnämndernas verksamhet som igångsattes av Audiapro och Kommunförbundet. Avsikten med projektet är att inverka på revisionsnämndens verksamhet och att bereda sig på den nya kommunallagen med hjälp av riksomfattande och stadsspecifika utvecklingsdagar. I höstens kommunspecifika enkät utreddes uppfattningen om revisionsnämndernas verksamhet och utvecklingsbehov. Materialet insamlades för användning som underlag för arbetet under kommunseminarierna. Enkäten riktades till stadsstyrelsen, revisionsnämnden och stadsfullmäktiges ordförande. Resultatet av Vanda stads kommunspecifika enkät I den punkt som berörde hur pass tillräckligt med stöd stadsfullmäktige och stadens ledning får från revisionsnämnden och nyttan, svarades att dess insatser och inverkan utnyttjas i allt för ringa omfattning. Det ansågs att det mellan berättelserna inte lämnas någon respons till varken fullmäktige eller ledningen och föreslogs det att specialobservationer kunde rapporteras även mitt under verksamhetsåret. I förverkligandet av bedömningen av resultatutfallet konstaterades att revisionsnämnden tar ställning till kommunen i sin helhet och sektor för sektor går igenom serviceproduktionen och presenterar sin bedömning i revisionsberättelsen. Nämnden bekantar sig med verksamhetsområdena i vid omfattning, även utöver de bindande målen. Verksamhetens verkningar på kommuninvånarna följs upp. Kontakterna till ledningen och övriga nämnder konstaterades ske endast via behandlingen av berättelsen. Förslag till förbättrade kontakter utgjordes av förslaget att en gemensam dialog med stadsstyrelsen vore på sin plats förutsatt att den oavhängiga ställningen inte skulle äventyras. Som ett förslag framfördes att revisionsnämndens ordförande skulle kunna komma med redogörelse för olika frågor vid fullmäktiges sammanträde eller andra nämnders sammanträden när behov påkallar detta. Angående rollen och aktiviteten i relation till fullmäktige konstaterades att det är bra om olika frågor lyfts fram via revisionsprocessen och i anslutning till denna, nämnden får inte bli ett extrafullmäktige. Det ansågs dock inte vara nödvändigt med alltför stort inflytande på beslutsfattandet. Man önskade dock vid behov få tillgång till rapporter över brister som uppdagas. I enkäten gick man även in för att utvärdera operativa och ekonomiska mål och satte dessa i relation till självvärderingen. De som gjorde bedömningen kunde konstatera att förhållandena är omväxlande. Som exempel omnämndes att t.ex. skuldprogrammet togs i bruk utan att man företagit någon mångsidig bedömning av de kommande verkningarna utgående från ekonomiska analyser. Det ansågs att interna och externa revisionen omfattade både verksamheten och den ekonomiska revisionen. Det konstaterades att utvärderingsberättelsen är övergripande, men som självvärdering uppfattades dock delårsöversikterna och bokslutet. Slutligen konstaterades att revisionsnämnden innehar en central roll i kommunens övergripande utvärderingssystem. Enkäten fick som resultat att enligt respondenternas åsikt bör alla medlemmar vara fullmäktigeledamöter. En fullmäktigeledamot har en respekterad 6

9 ställning och är sakkunnig. Detta utgör en konstruktiv utgångspunkt för revisionsarbetet. I detta sammanhang sågs det som viktigt att ha integritet och en oberoende ställning i förhållande till den operativa ledningen. Om nämnden uppfattas som fullmäktiges stödorgan, kan fullmäktigeledamöter möjligtvis bättre tolka fullmäktiges behov. En ledamot är också medveten om helheten och fattar beslut om den, enbart en nämndplats medför inte tillräckligt övergripande insikter i det som bedöms. Därigenom bereds möjlighet att koncentrera sig på det essentiella. Angående revisionsnämndens verksamhet konstaterades att sammanträdenas antal och längd är tillräckliga och sammanträdenas substans är ändamålsenlig, även om också andra deltagare än ledande tjänstemän kunde få komma till tals. Verksamhetsområdenas representanter deltar i så gott som varje sammanträde. Extern expertis hörs sällan. Självvärderingar som görs av organisationen själv eller auditeringar utnyttjas nu som då. Kompetensen upprätthålls och god praxis förs vidare genom deltagande i seminarier och utbildningar, man deltar i den för huvudstadsregionen gemensamma utbildningen genom att utbildningstillfällen ordnas växelvis, det deltas även i det riksomfattande utvecklingsarbetet, liksom i bl.a. utbildningar som ordnas för revisorer på riksplanet. Samarbetet med nämnderna i huvudstadsregionen är fungerande och det ordnas utbildningsdagar som omfattar hela landet. Det arrangeras också gemensamma seminarier som förverkligas även i andra konstellationer. Nämndens beredskap att lägga fram specifika beslutsförslag till fullmäktige konstaterades vara god. Det ansågs vara av vikt att god praxis bevaras i verksamheten. Som god verksamhetspraxis sågs det nuvarande verksamhetssättet i sin helhet, likaså möjligheten till förhandskommentarer. Den nuvarande praxisen med arbetsgrupper och hörande av verksamhetsområdena sågs som god. Som utvecklingsmål för verksamheten under följande fullmäktigeperiod konstaterades en informell växelverkan med stadsstyrelsen, en förbindelse till fullmäktige, hörande av övriga nämnder och förtroendevalda samt en utvärdering av effekterna i stort, såsom resultaten av den förebyggande verksamheten. Enligt respondenternas åsikt bör revisionsnämndens ställning i relation till stadsstyrelsen klargöras i den lagstiftning som rör revisionsnämnden vid en eventuell ändring av kommunallagen. Den externa revisionen, dvs. nämnden, revisorn och den externa revisionens personal, ska skötas utan bindningar och i enlighet med den revisionslag som rör företag ska revisorn för moderkoncernen verka som andra revisor i koncernbolagen. Processen för att planera utvärderingen samt processen för hur utvärderingsberättelsen sammanställs konstaterades ha varit fungerande med avseende på såväl fullmäktigeperioden, som planeringen och genomförandet årsvis. Berättelsen består av de ämnen som föreslagits i planen, men även andra aktualiteter och sådant som anses vara viktigt kan lyftas fram. Det framgick av enkäten att av vikt ses respektive ämnes betydelse och aktualitet utöver omfattning och risk vara. I Vanda sker en eventuell rapportering till stadsfullmäktige undantagsvis flera gånger än en gång i året. I allmänhet är önskan att det rapporteras endast en gång i året till stadsfullmäktige. Utvärderingsberättelsens innehåll och framställningssätt är tillräckliga. Den åsikt som framförs av alla de kommuner och respondenter som deltagit i utvecklingsprojektet är den följande: Revisionsnämnden utför i kommunen en omfattande resultatutvärdering (man utvärderar hur kommunen lyckas i sin produktion av tjänster till kommuninvånarna/utvärderingen av den verksamhet som ger resultat är omfattande till sin karaktär) i stället för den mer inskränkta, lagstadgade uppgiften (=utvärderingen berör endast utfallet av de mål som fullmäktige uppställt.) jakyllä nej ei kan ei osaa ej svara sanoa I ovanstående figur presenteras kommunernas åsikt om förverkligandet av en omfattande resultatutvärdering. 7

10 2 UPPFÖLJNING AV OBSERVATIONERNA I UTVÄRDERINGSBERÄTTELSEN Utvärderingsberättelsen för år 2011 färdigställdes som behandlingsmaterial inför stadsfullmäktiges strategiseminarium , utgående från vilket stadsfullmäktige vid sitt sammanträde förde en remissdebatt om år Stadsfullmäktige antecknade vid samma sammanträde utvärderingsberättelsen för år 2011 för kännedom och skickade den till stadsstyrelsen för åtgärder. Vid sitt sammanträde skickade stadsstyrelsen beslutet från stadsfullmäktige till vederbörande verksamhetsområden för åtgärder. Ekonomiplaneringen införskaffade utredningar av verksamhetsområdena, vissa av centralförvaltningens resultatområden samt affärsverken om de avsnitt i utvärderingsberättelsen som berörde dessa. Verksamhetsområdenas utredningar behandlades i nämnderna under hösten Stadsstyrelsen godkände utredningarna om de åtgärder som utvärderingsberättelsen för år 2011 gett upphov till och framlade detta som stadsstyrelsens redogörelse för stadsfullmäktiges kännedom. Stadsfullmäktige antecknade stadsstyrelsens utredning för kännedom vid fullmäktiges sammanträde Utvärderingsberättelsens observationer kan ha direkt och konkret nytta, men också indirekta verkningar. En kommuns verksamhet är ofta trög och långsiktig och en observation kan också fungera som en katalyt som igångsätter en förändring som ger resultat först på lång sikt. Utvärderingsprocessen kan också ses som en källa för inlärning, som utvecklar argumentationen och ökar den interaktiva dialogen mellan organisationen och de beslutsfattande organen. I det följande en uppföljning av vilka verkningar observationerna och rekommendationerna i utvärderingsberättelsen för år 2011 haft på basis av stadsstyrelsens redogörelse. 2.1 Svar med anledning av utvärderingsberättelsen för år 2011 Behandlingstidtabellen för utvärderingsberättelsen har medfört att utvärderingsberättelsen för år 2011 har inverkat på arbetet med att sammanställa budgeten för år 2013 och ekonomiplanen för åren Över lag kan man konstatera att de svar med anledning av utvärderingsberättelsen som getts av nämnder och verksamhetsområden och som godkänts av stadsstyrelsen har varit bra och sakliga. Verksamhetsområdena hade också fokuserat sitt utvecklingsarbete i enlighet med rekommendationerna i utvärderingsberättelsen. Fortsättningsvis kan det konstateras att svaren till huvuddelen är klara. I sina svar har verksamhetsområdena och nämnderna informerat om sin verksamhet framförallt till stadsfullmäktige, men även till övriga förtroendevalda. Informationen är också tillgänglig för medborgarna i form av stadsfullmäktiges protokollsbilagor. I verksamheten främjas därigenom transparens och växelverkan. 2.2 Miljönämndens svar till utvärderingsberättelsen Under år 2011 ingick tre miljörelaterade utvärderingar, svaren på dessa rekommendationer önskar revisionsnämnden lyfta fram. Det första utvärderingsobjektet var bedömningen av huvudstadsregionens mål. Miljönämnden konstaterar att bedömningen av hur svårt det är att stävja växthusgasutsläppen är helt riktig. Enbart städernas åtgärder är inte tillräckliga utan det behövs både lagstadgade krav och ekonomiska styrande incentiv för att få invånare och företag med. Miljöcentralens mål är att bättre involvera invånare och företag i klimatarbetet. Vanda är bland annat med om att finansiera Klimatinfo som stöder och ger råd åt invånarna i huvudstadsregionen i att minska sina kolfotspår. Som en del av Klimatinfo fungerar också Ekokompassen med målsättningen att stärka mindre och medelstora företag i huvudstadsregionen i deras åtgärder för att hantera miljöfrågor. Som bäst byggs Ekokompassverksamheten ut genom ett projekt med målsättningen att komplettera modellen med en ny serviceform, dvs. energiskanning för små och medelstora företag. Arbetsfördelningen mellan städerna och HRM har klargjorts under år HRM har också ett entydigt uppdrag i att sammanställa och följa upp strategier för hela regionen för att stävja klimatförändringen och anpassa sig till den samt när det gäller att kalkylera växthusgasut- 8

11 släpp. Städernas uppgift är att svara för att precisera målen för att stävja växthusgasutsläpp på stadsnivå samt dessas verkställande inom den egna organisationen samt att skapa lämpliga förutsättningar för annan motsvarande samhällelig verksamhet. Det andra utvärderingsobjektet var de frågor som berördes vid det gemensamma sammanträde som hölls mellan Helsingforsregionens miljösamkommun och Vandas revisionsnämnd, dessa handlade framförallt om vattentjänsterna i Vanda. Miljönämnden föreslår följande i sitt svar: Samarbetsformerna när det gäller luftskydd, att stävja klimatförändringen och att övervaka sophanteringen är fullständigt etablerade i huvudstadsregionen tack vare SAD:s verksamhet i närmare 30 års tid. Utformningen av samarbetet när det gäller vattentjänsterna är under arbete och det har redan konstaterats att det på grund av att vattenfrågorna är så pass omfattande och mångfacetterade är på sin plats att separera vattenfrågorna från det övriga miljöskyddsarbetet inom HRM. Det har redan i flera års tid ingåtts samarbetsavtal mellan städerna och HRM. I samarbetsavtalet avtalas bl.a. om budgeteringen. Som underlag för samarbetsavtalet är fortsättningsprojekt som bäst på gång som en fortsättning på samarbetsprojektet inom kommunalteknik, med avsikten att överenskomma om gemensamma spelregler för bl.a. gemensamt byggande av vattenförsörjningsnät och gator samt för att upphandla kommunaltekniska tjänster (planering och byggande) från kommunerna. Fortsättningsprojektets syfte är att samordna den något varierande praxisen i de olika städerna. Samarbetsprojektet torde kunna tas till behandling i kommunernas och HRM:s administration under första hälften av år Likaså är planen för att utveckla vattentjänster gemensamma för städerna på gång, i denna plan granskas en utvidgning av HRM:s verksamhetsområde i den närmaste framtiden. Utkastet till utvecklingsplan färdigställdes under år 2012 och lades fram i februari-mars Behandlingen av planen inom förvaltningen schemaläggs till våren sommaren Samarbete i praktiken mellan Samhällsteknikcentralen och HRM förverkligas genom de sammanträden som hålls en gång i månaden där man går igenom byggnadsprojekt som färdigställts, är på gång eller under beredning inom både HRM och Vanda stad. Vid de saneringssammanträden som hålls 3 4 gånger i året går man igenom och samordnar de saneringsobjekt och -behov som staden och HRM har kännedom om. Dessutom ordnas regelbundet samarbetsmöten där aktuella ärenden gås igenom. För det tredje bedömdes Vanda stads ansvarstagande för miljön i fråga om vattendragen i närheten av flygplatsen. I detta sammanhang lyfter nämnden fram att Vanda miljönämnd inlämnat besvär i Södra Finlands regionförvaltningsverks miljötillståndsärende rörande Helsingfors-Vanda flygplats. I besvären krävs bättre avledning, insamling, rening innan avloppsvatten leds ner i utfallsdiken samt regelbundet underhåll av dessa diken i fråga om de kemikalier som används för att hindra flygplanens nedisning och för att bekämpa halka på start- och landningsbanor. Besvärsbehandlingen fortsätter i Vasa förvaltningsdomstol. 2.3 Enskilda observationer I utvärderingsberättelsen uppmuntrades Vanda stad att fortsättningsvis aktivt främja jämställdhetsarbetet. Man har väl kommit igång med konsekvensanalyserna ur jämställdhetsperspektiv och arbetet bör fortsättningsvis utökas och fördjupas. Även centralförvaltningen bör redan i inledningsfasen analysera åtminstone ett mål ur genusperspektiv. Samtidigt bör analysen integreras så att den ingår i den dagliga verksamheten. Konsekvensanalyserna ur jämställdhetsperspektiv möjliggörs av att man samlar in uppgifter enligt kön och utvecklar statistikföringen. Enligt verksamhetsområdet för fritid och invånarservice bör verksamhetsområdena och resultatområdena fatta tydliga beslut om sitt uvecklingsarbete i denna fråga med avseende på samordningen. Dessutom bör man komma överens om en lämplig process för uppföljningen och rapporteringen och fördela ansvaret på lämpliga parter inom verksamhetsområdena och på stadsnivå. För vuxensocialarbetets del efterlystes prioritering av fungerande utkomststödsansökningsbehandling, social kreditgivning och boendeservice. Även i detta sammanhang betonades för hela stadens del vikten av att utveckla åtgärderna för att ta itu med bristen på små bostäder. Revisionsnämnden utvärderar även hur informationen ordnats i staden. Under år 2012 har strategiska riktlinjer och allmänna informationsanvis- 9

12 ningar uppdaterats. Från och med ingången av år 2013 svarar resultatområdet för näringslivsservice, vilket ingår i stadsdirektörens verksamhetsområde, för stadens centraliserade informations- och marknadsföringsuppgifter samt för den strategiska och kvalitetsinriktade planeringen, styrningen och övervakningen av hela stadskoncernens information och marknadsföring. 10

13 3 LEDARSKAPET I FOKUS 3.1 Strategins utfall under fullmäktigeperioden Den strategiska processen Vanda stads balanserade strategi utgör underlag för den strategiska styrningen av Vanda stads verksamhet och ekonomi och sammanställs genom en process som leds av stadsfullmäktige. I denna process samarbetar den politiska ledningen och tjänstemannaledningen tillsammans. Strategin utgår från nämndernas och verksamhetsområdenas framställningar som anpassats till de riktlinjer för stadens utveckling som stadsfullmäktige och stadens ledning gett. Strategin godkänns av stadsfullmäktige som en del av stadens budget och ekonomiplan. Vanda stads strategi omfattar alla nivåer inom stadsorganisationen så att alla verksamhetsområden, resultatområden och största delen av resultatenheterna gör upp egna styrkort där det fastställs hur målen på stadsnivå utgör mål inom det egna verksamhetsområdet, resultatområdet eller i den egna resultatenheten. Strategins delområden Delområden i Vandas strategi är stadens mission/verksamhetsidé, stadens värderingar, stadens vision och styrkortet. I stadens mission/verksamhetsidé presenteras stadens uppgift, syftet med dess existens. Visionen är den framtid staden strävar till, medan värderingarna å sin sida är de verksamhetsprinciper med vars hjälp staden tar sig fram mot den framtid som staden ser som önskvärd. De strategiska målen komprimeras i stadens styrkort där strategin plockas isär i fyra olika aspekter. På styrkortet har kritiska framgångsfaktorer fastställts för varje enskild aspekt, dvs. de frågor där framgång måste nås för att de önskade strategiska avsikterna ska kunna bli uppfyllda. De bindande målen för budgetåret har ordnats enligt framgångsfaktorerna, liksom målen för ekonomiplanperioden, vilka dock inte är bindande. Under fullmäktigeperioden omformades de strategiska delområdena i Vanda, visionen, missionen och värderingarna i någon mån för åren I nedanstående tabell visas Vandas strategiska delområden : VISION Vanda är en attraktiv tillväxtplats för arbetsplatser och företag i kärnan av en internationell metropol. Genom att lyssna till invånarna, hämta impulser ur den kulturella mångfalden och värna om miljön skapar staden solidariskt förutsättningar för en trygg vardag. MISSION Stadens uppgift är att trygga servicen i välfärdssamhället, förbättra invånarnas och företagens livs- och verksamhetsmiljö och se till att samhällsstrukturen fungerar. I verksamheten utgår man från att värna om människan och värdesätta företagsamhet, hållbar utveckling och samverkan. VÄRDEN Öppenhet, kreativitet, rättvisa och resultat STYRKORTETS ASPEKTER Samhällsinflytande och genomslagskraft hos kunderna Strukturer och processer Förnyelse och personalens välbefinnande i arbetet Ekonomiska resurser och möjligheter VISION Vanda ett klokt val. För invånare och företag är Vanda Finlands mest attraktiva och internationella hemstad som går i spetsen för hållbar utveckling. VERKSAMHETSIDÉ Vanda stad främjar sina invånares välfärd, uppkomsten av nya arbetsplatser och en hållbar utveckling i staden genom att erbjuda en god verksamhetsmiljö och förnuftigt producerad service. Utgångspunkter för verksamheten är öppen kommunikation och kommuninvånarnas delaktighet. VÄRDEN Innovativitet, hållbar utveckling och samhällsgemenskap STYRKORTETS ASPEKTER Samhällsinflytande och genomslagskraft hos kunderna Strukturer och processer Förnyelse och personalens välbefinnande i arbetet Ekonomiska resurser och möjligheter 11

14 Aspekter och kritiska framgångsfaktorer Styrkortets fyra aspekter inkluderade kritiska framgångsfaktorer, vars antal för varje aspekt varierade enligt följande under fullmäktigeperioden: I nedanstående tabell visas styrkortets aspekter och antalet kritiska framgångsfaktorer för varje aspekt: Strategisk aspekt Samhällsinflytande och genomslagskraft hos kunderna Strukturer och processer Förnyelse och personalens välbefinnande i arbetet Ekonomiska resurser och möjligheter Kritiska framgångsfaktorer sammanlagt årsvis För varje aspekt sammanlagt Under aspekten Samhällsinflytande och genomslagskraft hos kunderna har det funnits flest kritiska framgångsfaktorer. De kritiska framgångsfaktorerna under denna aspekt har årligen anknutit till stadens tillväxt/ utveckling, näringspolitiken och social-, hälsovårdsoch utbildningstjänster. Under åren togs sysselsättningspolitiken med som en egen framgångsfaktor inom denna aspekt. En framgångsfaktor som rör miljön överflyttades från aspekten Strukturer och processer till denna aspekt för åren Under aspekten Samhällsinflytande och genomslagskraft hos kunderna fanns det sammanlagt 67 bindande mål under fullmäktigeperioden, varav 45 rapporterades som fullständigt genomförda. Som rätt väl eller i någon mån genomförda rapporterades 19 av målen under denna aspekt medan ett mål inte förverkligades alls. Dessutom rapporterades för två mål att utfallet av målet inte går att klassificera. I fråga om utfallet av sju mål under denna aspekt var revisionsnämnden av annan åsikt. När det gäller två av målen var nämnden av samma åsikt om målets utfall men anmärkte om den mätare som använts för målet. De kritiska framgångsfaktorerna för aspekten Struk- turer och processer anknyter till servicestrategins riktlinjer och servicestrategins fokusering, det regionala samarbetet, utvecklingen av kommuninvånarnas delaktighet och uträttande av ärenden samt förbättrandet av produktiviteten. Antalet bindande mål inom aspekten Strukturer och processer under fullmäktigeperioden uppgick till sammanlagt 59 stycken varav 48 rapporterades som helt genomförda. Rätt väl eller i någon mån genomförda rapporterades åtta av målen i denna grupp. Inte ett enda mål i denna grupp rapporterades som ofullbordat medan tre bindande mål som hört till denna grupp överfördes år 2010 till år Angående tre av målen inom aspekten Strukturer och processer var revisionsnämnden av annan åsikt. Dessutom var nämnden av samma åsikt om utfallet av ett av aspektens mål, men anmärkte dock på målets mätare. Under aspekten Förnyelse och personalens välbefinnande i arbetet låg vikten i de kritiska framgångsfaktorerna på resultatgivande ledning och personalens produktivitet. Under aspekten Förnyelse och personalens välbefinnande i arbetet fanns det sammanlagt 15 bindande mål under fullmäktigeperioden, varav 7 rapporterades som fullständigt genomförda. Som rätt väl eller i någon mån genomförda rapporterades sex av målen i denna grupp medan två mål förblev helt oförverkligade. I fråga om utfallet av tre mål under denna aspekt var revisionsnämnden av annan åsikt. De kritiska framgångsfaktorerna inom aspekten Ekonomiska resurser och möjligheter anknöt till produktivitet och balansering av ekonomin. Aspekten omfattade 23 bindande mål, varav 15 rapporterades som fullständigt genomförda. Som rätt väl eller i någon mån genomförda rapporterades två av målen i denna grupp medan sex mål inte förverkligades överhuvudtaget. Revisionsnämnden var av annan åsikt när det gällde utfallet för två av målen inom denna aspekt. Bindande mål under fullmäktigeperioden Antalet bindande mål och dessas utfall varierade från år till år under fullmäktigeperioden enligt följande: 12

15 I nedanstående tabell anges antalet bindande mål och målens utfall åren : Av målen nåddes i sin helhet Av målen nåddes rätt väl Av målen nåddes delvis Av målen förblev helt oförverkligade Målen sköts upp till följande år Utfallet kan inte klassificeras Ursprungliga mål Utfallsprocent 2 75,0 % 80,4 % 57,9 % 62,9% Revisionsnämnden av annan åsikt om målets utfall eller gav en anmärkning av annat slag Antalet bindande mål minskade helt tydligt under fullmäktigeperiodens två sista år. Utfallsprocenten för målen varierade också mycket och föll under 60 procent år 2011 men steg igen till 62,9 procent år Av de mål som förblev helt ogenomförda blev två gånger (2010 och 2011) det mål som rörde minskning av sjukfrånvaron liksom det mål (2010 och 2011) som rörde minskningen av mängden verksamhetslokaler i stadens bruk. Av de övriga mål som inte genomfördes rörde ett minskningen av antalet som hoppar av yrkesutbildningen och en förbättring av frekvensen på erlagda examina medan fyra mål på olika sätt hade med ekonomin att göra. Revisionsnämnden var av annan åsikt om utfallet av målet i sammanlagt 15 fall. Bristen i dessa mål utgjordes oftast i det faktum att rapporteringen över målet antingen inte gav rätt bild om hur målet utfallit, målet inte kunde mätas med de mätare som angetts för målet eller att mätaren varit otydlig. Dessutom var nämnden för tre av målen nog av samma åsikt om målets utfall men gav en anmärkning angående mätarna för dessa mål. Mål som upprepas Under fullmäktigeperioden upprepades tre mål under alla fyra år: 1 2 I denna siffra ingår endast de mål som förverkligats helt och hållet. 1. Alla som fullföljt grundutbildningen erbjuds en arbets- eller utbildningsplats. Målet förverkligades fullständigt under vart och ett av de fyra åren. 2. Andelen som bor hemma eller i hemlika förhållanden av de personer som fyllt 75 år ökar. Målet fullföljdes helt tre gånger och rätt väl en gång. 3. Mängden sjukfrånvaro är på nedgående. Målet uppfylldes en gång helt, en gång rätt väl och två gånger inte alls. Angående ekonomiplaneperiodernas mål I fullmäktigeperioden ingick fyra ekonomiplaneperioder. För ekonomiplaneperiodernas del uppställdes egna mål. Dessa mål har inte varit bindande utan utgör ett slags utvecklingsobjekt. I tabellen nedan antalet mål för varje ekonomiplaneperiod under fullmäktigeperioden : Ekonomiplaneperiod Antal mål under ekonomiplaneperioden Ekonomiplaneperiodernas mål omfattade även mål som återkommer. Exempelvis utgjorde främjandet av utvärdering ur genusperspektiv och jämställdhetsarbetet i stadens verksamhet mål under alla ekonomiplaneperioder. Det europeiska jämställdhetsinstitutet EIGE publicerade utgående från egen forskning sju olika former av god praxis inom jämställdhetsutbildning och Vandas modell för jämställdhetsutbildning och genusmedveten budgetering var en av dessa som valts ut som god praxis. Slutsatser: Under fullmäktigeperioden följde strategiprocessen metoder som är bekanta från tidigare fullmäktigeperioder. Stadens strategi utgår från ett tätt samarbete mellan tjänstemän och förtroendevalda. Vanda stads strategi ska omfatta alla nivåer inom stadens organisation så att alla verksamhetsområden, resultatområden och största delen av resultatenheterna gör upp egna styrkort där det fastställs hur målen på stadsnivå utgör mål inom det egna verksamhetsområ- 13

16 det, resultatområdet eller i den egna resultatenheten. Verksamhetsområdenas och resultatområdenas styrkort utgår från samma fyra aspekter som i styrkortet för hela staden. Av de fyra delområdena i Vandas strategi omformades tre under fullmäktigeperioden Visionen, värderingarna och missionen fick en ny utformning för åren och beteckningen mission byttes samtidigt ut mot verksamhetsidé. Den nya visionen innehåller långt samma tanke som den föregående men den nya visionen är något komprimerad och målbilden har modigt nog satts på en hög nivå (Finlands mest attraktiva och internationella hemstad). Missionen och verksamhetsidén är rätt lika till sitt innehåll och inkluderar de väsentligaste av kommunens uppgifter. I verksamhetsidén framhävs nu kommuninvånarnas delaktighet och öppen kommunikation som utgångspunkt för verksamheten. Värderingarna i Vandas strategi för åren komprimerades från tidigare fyra stycken till tre. Till innehållet är de nya och de gamla värderingarna långt likartade. Från år 2010 framåt har i ekonomiplanerna även inkluderats mer preciserade definitioner av vad som avses med respektive värdering. Vanda stads strategi inklusive alla delområden presenteras i stadens budget som ingår i ekonomiplanen som ges ut varje år. Innehållet i denna handling utökades och det visuella utseendet har ändrats med en början från 2010 och i upplagorna från 2011 och 2012 har ytterligare förbättringar gjorts. Ekonomiplanehandlingen har kompletterats med ytterligare information och grafiska presentationer av olika bakgrundsfaktorer, såsom t.ex. befolkningsutvecklingen, arbetslöshetens utveckling och allmänna ekonomiska perspektiv. Handlingen är nu tydligare och mer informativ än tidigare. De bindande målen skars ned under fullmäktigeperioden så att antalet bindande mål som uppställdes för år 2012 uppgick till endast 35. Minskningen i antalet mål kan ses som ett positivt bevis för den prioritering av målen som skett vid uppställningen av mål. När målen ställs upp bör man sträva till prioriteringar och till att hitta de mål som är av störst vikt ur strategisk synvinkel. Utfallet av de bindande målen varierade från under 60 procent till 80 procent under fullmäktigeperioden. Sämst förverkligades målen år 2011 då mindre än 60 procent av målen förverkligades. Fem mål uppnåddes inte alls under det året. Det bör dock observeras att år 2011 rapporterades att sex mål genomförts rätt väl, vilket medför att klara framsteg gjordes även för dessa måls del, även om de inte förverkligades fullt ut. Revisionsnämnden var under fullmäktigeperioden av annan åsikt om målens utfall i sammanlagt 15 fall. Bristen i dessa mål utgjordes oftast av det faktum att rapporteringen över målet antingen inte gav rätt bild om hur målet utfallit, målet inte kunde mätas med de mätare som angetts för målet eller mätaren varit otydlig. Rekommendationer: Under fullmäktigeperioden förblev strategiprocessen långt den samma och i processen med att ställa upp mål kunde man märka en strävan efter att allt mer företa prioriteringar i målen mot slutet av fullmäktigeperioden. Likaså utvecklades innehållet i ekonomiplanehandlingen som innehåller strategin och budgeten under fullmäktigeperioden så att det blev tydligare och mer informativt. Det förekommer sådant som bör utvecklas ytterligare i rapporteringen och mätarna. Målen borde ställas upp så att man får fram entydiga mätare för dessa och rapporteringen borde ge en rättvisande bild av hur respektive mål utfallit. I rapporteringen borde det också alltid ges en tillräckligt klar beskrivning över hur mätarna utfallit. 14

17 3.2 Utfallet av målen för år 2012 i Vanda Utfall enligt kritiska framgångsfaktorer Bokslutet 2012 Verksamhetsområdenas rapportering Helt Rätt väl I någon mån Inte alls Revisionsnämndens uppfattning Orsak Av annan åsikt om utfallet eller annan anmärkning Rapportering Mätare Funktionell och hållbar stad Innovativ näringspolitik 2 Stärkt sysselsättning 2 1 En rapporterades som icke klassificerbar Fostran och utbildning i omvandling Främjande av hälsa och välfärd Servicestrategiska linjedragningar Gemensamt ansvar och förebyggande verksamhet som operativ princip Intressebevakning och regionalt samarbete Framgångsrikt och energigivande ledarskap Produktiv personal som hittar sin styrka 2 2 En rapporterades som icke klassificerbar Balansering av ekonomin Hållbar produktivitet 3 Går inte att utvärdera Annat skäl 15

18 Utfallet för enskilda mål Bokslutet 2012 Revisionsnämndens uppfattning 1 De möjligheter används som undantagslagen medger i fråga om att förtäta den urbana strukturen och att främja energieffektiva reparationer. 2 Detaljplanerna för de centrala delarna av Kivistö blir färdiga inom år Energieffektiviteten och växthusutsläppen utvärderas då detaljplanen utarbetas för bostadsmässans område i Marja-Vanda. 4 Företagsområdet i Veckal startas och där skapas förutsättningar för att även små och medelstora företag ska kunna etableras. 5 Designhuvudstadsåret och övriga evenemang är en del av Vandabornas vardag. 6 Åtgärderna fokuseras på områden med hög arbetslöshet. 7 Ett kommunförsök för att minska långtidsarbetslösheten inleds. 8 Staden är beredd på att genomföra samhällsgarantin för de unga och stöder åringarnas sysselsättningsmöjligheter via utbildning. 9 Staden ordnar hälsovårdsservice för arbetslösa och genomför rehabilitering. Dessutom utvidgas pensionsutredningarna. 10 I yrkesundervisningen minskas antalet avbrutna utbildningar och antalet slutförda ökas. 11 De som fullföljt den grundläggande utbildningen erbjuds en utbildningsplats på andra stadiet, eller i undervisningen som förbereder för yrkesutbildning eller i påbyggnadsutbildningen eller en verkstadsplats. 12 Utbudet av öppen service inom småbarnsfostran ökas i områden där sådan saknas. 13 Vårdhjälpsservicen etableras som en del av servicen inom småbarnsfostran. 14 För att säkra kvaliteten behålls undervisningsgruppstorleken i den grundläggande utbildningen på maximalt nuvarande nivå. Verksamhetsområdenas rapportering Helt Rätt väl I någon mån Av annan åsikt om utfallet eller annan anmärkning Orsak Inte alls Rapportering Mätare Kan inte utvärderas x x x x x x x x kan ½x inte klass- ifice ½x x x x x x x x x x x x Annat skäl 16

19 15 I gymnasierna behålls undervisningsgruppstorleken på högst nuvarande nivå och antalet gymnasiespecifika valbara kurser på åtminstone nuvarande nivå. 16 Med hjälp av listningsmodellen för husläkarservicen fokuseras läkararbetet inom mottagningsverksamheten på dem som den gagnar mest, och införandet av en affärsverksmodell för mottagningsverksamheten utreds. 17 Staden säkrar genom att verkställa det äldrepolitiska programmet att välbefinnandet förbättras hos de 75 år fyllda och att andelen som bor i eget hem fortsätter att öka. 18 Vantaan Tilapalvelut Oy uppnår produktivitetskravet om 3 procent utan kvalitativa eller kvantitativa sänkningar. 19 Användningen av servicesedlar utökas och utvidgas till nya användningsområden. 20 Samtliga verksamhetsområden tar fram verksamhetsmodeller för det förebyggande arbetet så att inte klientskapen inom barnskyddet ökar. 21 Fullföljandet av det äldrepolitiska programmet inom samtliga verksamhetsområden stöder välfärden bland äldre Vandabor. 22 Genomförandet av delaktighetsmodellen inleds. 23 En fortsättning på det avtalsbaserade samarbetet mellan huvudstadsregionens kommuner från 2013 framåt bereds och tas till fullmäktige för beslut. 24 Staden påverkar kommunstrukturreformen och metropollösningarna i enlighet med de riktlinjer som Vanda stadsfullmäktige dragit upp. 25 Staden påverkar ombyggnadsarbetena på Ring III så att staten omedelbart efter det att den första fasen står klar fortsätter ombyggnationen och att även nödvändiga bullervallar anläggs i anslutning till arbetena. Bokslutet 2012 Verksamhetsområdenas rapportering Helt kan x x x x x x Rätt väl inte ½ x x x x I någon mån klass- x Revisionsnämndens uppfattning Av annan åsikt om utfallet eller annan anmärkning Orsak Inte alls Rapportering Mätare Kan inte utvärderas ificeras ½ x x x Annat skäl 17

20 26 Vanda fortsätter nuvarande praxis med avsiktsförklaringar med staten. 27 Inom varje verksamhetsområde har det ledningssystem som använts utvärderats och en utvecklingsplan har gjorts upp. 28 Personalen belönas för utmärkta arbetsinsatser i enlighet med stadens belöningssystem. 29 Sjukfrånvaron minskar med en halv procentenhet. 30 Ett balanserings- och skuldprogram för ekonomin görs upp inför stadsfullmäktiges seminarium våren I programmet ingår en plan för investeringsnivån för 10 år samt investeringarnas prioriteringsordning. 31 Räkenskapsårets resultat är åtminstone noll. 32 Ungefär hälften av de enskilda bostadsaktierna i stadens ägo säljs till en eller flere parter. 33 Produktivitetsmätare på stadsnivå utarbetas. 34 Lokalitetseffektiviteten förbättras genom pilotprojekt som fastställs separat. 35 Utbudet av e-tjänster ökas. x x x x x x x x x x x x Anmärkningar i fråga om rapporteringen av målen Bindande mål 1: De möjligheter används som undantagslagen medger i fråga om att förtäta den urbana strukturen och att främja energieffektiva reparationer. taljplaneändring. Rapporteringen säger ingenting om målets mätare och det förblir oklart vilka möjligheter som med stöd av undantagslagen använts under år 2012, och i vilken omfattning, för att förverkliga målet. Bindande mål 7: Ett kommunförsök för att minska långtidsarbetslösheten inleds. Utvärderingskriterium Omfattningen av hur olika åtgärder används rapporteras tre gånger om året. Rapportering i bokslutet Målet nåddes fullständigt. Revisionsnämndens bedömning Det går inte att bedöma hur målet genomförts. Mätare för målet var den rapportering över omfattningen av olika åtgärder som ska göras tre gånger i året. I rapporteringen av målet konstateras att genom de beslut som tagits med hjälp av undantagslagen har byggandet påskyndats och förverkligandet av detaljplaneringen främjats och som exempel nämns en de- Utvärderingskriterium 1) Vanda har utvecklat en egen kommunförsöksmodell och försöket har inletts. 2) Antalet långtidsarbetslösa sjunker med 10 % jämfört med nivån år Rapportering i bokslutet Utfallet går inte att klassificera. Revisionsnämndens bedömning Målet uppnåddes till en del. I klassificeringen av målen togs för något år sedan i bruk kategorierna helt, rätt väl, i någon mån och inte alls. Dessförinnan användes endast termerna förverkli- 18