Energikrav vid driftentreprenad

Transkript

1 Detta är en artikel i en serie som heter Energiverktygslådan och består av en förkortad populärversion av skriften Energikrav vid driftentreprenad. Energikrav vid driftentreprenad De senaste åren har energieffektivisering blivit allt viktigare för fastighetsorganisationer. I de organisationer som har lagt ut sin drift på entreprenad visar utredningar och utvärderingar att man visserligen är nöjd med det rent drifttekniska resultatet, men inte när det gäller entreprenörernas energieffektiviseringsarbete. I skriften Energikrav vid driftentreprenad kartläggs och redovisas orsakerna till brister i driftentreprenörernas energieffektiviseringsarbete. Här ges även konkreta förslag och råd på hur man kan komma till rätta med problemet. Det rör viktiga beståndsdelar som måloch strategiarbete, utformning av förfrågningsunderlag samt upphandling och uppföljning av entreprenaderna. Om man vill åstadkomma en högre energieffektivitet i sina fastigheter är det då bättre att arbeta internt med driften? Svaret är inte så enkelt, även om undersökningar visar att de externa driftentreprenaderna inte har lyckats så väl med energieffektiviseringsarbetet. Det är då lätt att tro att det enbart beror på brist på kompetens och engagemang hos driftentreprenörerna, men det handlar snarare om att beställarna inte har satt tillräckligt tydliga mål och gjort för vaga beställningar. Generellt sett så finns det inget rätt eller fel om energieffektiviseringsarbetet ska ske internt eller externt, men det ställer olika krav på beställaren. Varför är det viktigt för energieffektiviseringsarbetet att sätta upp mål? Genom att ha tydliga mål finns det något konkret att arbeta mot och det går då också att följa upp resultatet. Om man inte sätter upp ett mål blir det mycket svårare som beställare att följa upp vad driftentreprenörerna eller den egna personalen har gjort. Det blir också svårare att ställa krav på dem. Alla fastighetsägare behöver arbeta igenom följande frågeställningar: Hur ser energiförbrukningen i mitt fastighetsbestånd ut idag? (Totalt, per kvadratmeter, trender etc.) Vilka är energimålen för mitt fastighetsbestånd? (Totalt, per kvadratmeter trender etcetera.) Hur tar jag mig dit? (Internt arbete, externt arbete eller en kombination av båda.) 1

2 Värt att tänka på är också att energi-, drift och kvalitetsmål ofta är avhängiga av varandra. Om det sker avvikelser i driften kan det också orsaka högre energiförbrukning. Om konverteringar till förnyelsebar energi ingår i energieffektiviseringsarbetet är det viktigt att föreslagna energieffektiviseringsåtgärder utvärderas så att de även stödjer dessa mål. Målen för drift- och energiarbetet baseras ofta på fastighetsföretagets energiplan och hur långt man har kommit med effektiviseringsarbetet. Målen kan vara utformade på en rad olika sätt och även ha olika utgångspunkter i driftarbetet. En gemensam grund är dock att det inte ska påverka inomhusklimatet negativt. Hur ska energimålen implementeras i det löpande driftoch förvaltningsarbetet? Det beror framförallt på vilka drift- och underhållsstrategier som tillämpas. Allt kvalificerat drift- och energieffektiviseringsarbete kräver metodik och ordning i såväl utförande, rapportering, registrering som analys och uppföljning. För att detta ska vara möjligt och administrerbart krävs i realiteten att beställaren har ett datoriserat system för att hantera information och styra arbetsprocesserna i det drifttekniska förvaltningsarbetet. Inför upphandlingen av en driftentreprenad är det därför av största vikt att beställaren själv är förtrogen med sina system samt kan beskriva dem och få en entreprenör att arbeta vidare i systemen. Oavsett om den drifttekniska förvaltningen genomförs i egen regi eller av en extern driftentreprenör, bör beställaren så långt det är praktiskt möjligt vara systemägare och den externa driftentreprenören måste då arbeta i beställarens system. Detta för att man som beställare inte bör utsätta sig för risken för överföringsproblem när kontrakten upphör eller vara beroende av entreprenörens goda vilja att lämna ifrån sig information vid kontraktets upphörande. Beställaren bör därför äga samtliga system för att säkerställa kontinuitet i uppföljnings- och informationsflödet, inte minst för att underlätta vid övergången till ny driftentreprenör. För att kunna upprätta en effektiv drift- och underhållsstrategi behöver styrande målbeskrivningar, dokumentation, systemstöd och rutiner omfatta: miljö- och kvalitetsmål, inklusive miljö- och kvalitetsplaner för fastighetsbeståndet system för planering och kvalitetsstyrning av drift- och energiarbetet inklusive återrapportering och avvikelsehantering system för medieregistrering, analys och uppföljning rutinbeskrivningar för förekommande arbetsuppgifter fastställande av miniminivåer för underhåll/driftarbete i förvaltningsobjekten utbildnings- och utvecklingsplaner för förvaltnings- och driftpersonalen. Om målsättningen är att lägga ut driften på en intern eller extern entreprenad bör arbetet utöver ovanstående punkter dessutom omfatta utveckling/val av: beställarorienterad organisation för entreprenaden etableringsplan för entreprenören fastställande av struktur för kvalitetskontroll av entreprenaden fastställande av kommunikationsplan och rapporteringsdokumentation mötes- och informationsplan i vilket entreprenören ska arbeta utbildnings- och utvecklingsplaner för beställarorganisationen. Fastighetsägare behöver generellt sett lägga betydligt mer tid och kraft på att etablera ovanstående struktur, annars försvåras i hög grad såväl målformulering som kravställande och uppföljning. 2

3 Vad avgör om driften ska skötas internt eller externt? Avgörande för om driften ska skötas internt eller externt är kompetensen. Erfarenheter visar att kompetens är en framgångsfaktor för allt drift- och energieffektiviseringsarbete. Det krävs därför att man som fastighetsorganisation gör en ärlig analys av sin kompetens och svarar på om det i den nuvarande organisationen finns den kompetens och den erfarenhet som krävs för att på egen hand framgångsrikt genomföra den driftentreprenad som planeras. Att det finns medarbetare inom organisationen med drift- och förvaltningskunskaper och mångårig erfarenhet betyder inte med automatik att den egna kompetensen är tillräcklig. Om den egna kompetensen är bristfällig kan man behöva utbilda den egna personalen, anställa extra personal eller låta en extern driftorganisation sköta drift- och energieffektiviseringsarbetet. Om man beslutar sig för att anlita ett externt driftföretag för att uppnå energieffektivisering så måste man som beställare kunna ställa rätt krav på utföraren. Det innebär att man ska ha kunskap om energiprocesser; deras samband, orsaker och verkan både teoretiskt och praktiskt. Man behöver också ha kunskap och gärna erfarenhet av att affärsmässigt upphandla driftentreprenader. Som en del i detta krävs också förmågan att utvärdera anbudsgivares föreslagna lösningar för energieffektiviseringar och driftoptimeringar och sätta in dessa i sitt ekonomiska samband. Vilka styrkor och utmaningar finns det med att sköta energieffektiviseringsarbetet internt? Ur beställarens synvinkel finns ofta nedanstående styrkor och utmaningar med en intern drift. Styrkor internt Egen styrning av det operativa drift- och förvaltningsarbetet. Eget ägande av organisationslösningen med ingående processer och möjlighet att målstyra personal. Transparens i alla led, såväl ekonomiskt som tekniskt. Kontinuitet i drift- och förvaltningsarbetet. Öppet samarbete mellan drift- och förvaltningsorganisation möjliggörs. Maximal flexibilitet. Utmaningar internt Kan vara svårt att upprätthålla fortbildning och rätt kompetens i drift- och energiarbetet. Kan vara svårt att ställa lika höga krav på den egna personalen som på en extern entreprenör. Finns inga ekonomiska sanktionsmedel mot den interna organisationen när mål inte uppnås. Kräver ständigt fokus och man saknar ofta det externa utvecklings- och resultattryck som ibland krävs för ett framgångsrikt effektiviseringsarbete. Vilka styrkor och utmaningar finns det med att sköta energieffektiviseringsarbetet med extern driftentreprenad? Ur beställarens synvinkel finns ofta följande styrkor och utmaningar med en extern drift. Styrkor externt Entreprenaden, inklusive det ingående energieffektiviseringsarbetet, är upphandlat och förväntade kvalitets- och effektiviseringsmål är kommunicerade, beskrivna och via avtal bekräftade mellan beställare och entreprenör. 3

4 Entreprenören är skyldig att tillföra nödvändig kompetens för avtalade arbetsuppgifter. Man tillgodogör sig entreprenörens erfarenheter från andra entreprenader med likartat fastighetsbestånd. System och rutiner tillförs driftoptimerings- och energieffektiviseringsarbetet. Ingånget avtal kan innehålla sanktionsmedel, till exempel byte av entreprenör, i det fall avtalade och fastställda acceptanskriterier och besparingsmål inte uppnås. Byte av entreprenör kan ske vid ny upphandling och avtalsperiod. Utmaningar externt Ingånget driftentreprenadavtal är tidsbegränsat och det styr entreprenörens arbete. Risk att förlora energibesparingarna vid byte av entreprenör. Kräver en kompetent beställarorganisation för revision och uppföljning av drift- och energiresultat i entreprenaden. Inte fullt transparent i de ekonomiska processerna som hanteras av entreprenören. Beställaren äger inte resursen och kan inte styra entreprenörens prioriteringar på samma sätt som vid egen regi. Vad är viktigt att tänka på vid upphandling av energieffektiv driftentreprenad? Den formella delen av en upphandling styrs som regel av Lagen om offentlig upphandling (LOU) och olika interna regler och riktlinjer. Detta är dock inte detsamma som att beställaren inte kan påverka utformningen. När det gäller energieffektivisering kan man som beställare göra ett flertal aktiviteter för att säkerställa att energifrågan får den framträdande roll som man önskar, till exempel: I annonser och inbjudningsbrev särskilt betona energieffektiviseringsfrågan. Bjuda in anbudsgivare till ett informationsmöte där energieffektiviseringsambitionerna understryks. Strukturerat använda råden i skriften Energikrav vid driftentreprenad för att öka förberedelserna samt utveckla bättre och mer genomarbetade förfrågningsunderlag. Att genomföra ovanstående punkter är inte att överarbeta frågan tvärtom. Det är sannolikt en förutsättning för att verkligen få upp energieffektiviseringsfrågan på anbudsgivarens agenda. Anbudsgivare i driftentreprenader har tyvärr, med få undantag, vant sig vid att energifrågan innebär mer pliktskyldiga formuleringar än praktiskt arbete. Utöver ovanstående kan beställare vid behov öka kvaliteten och säkerställa resultatet av både upphandling och genomförande genom att knyta till sig intern eller extern kompetens. Merparten av alla beställare kan handla upp konventionella driftentreprenader, men betydligt färre har den kompetens och erfarenhet som krävs för att både upprätta förfrågan och utvärdera anbud när det gäller energieffektiviseringsarbete. Ska man använda energiincitament som en del av upphandlingen vid driftentreprenad? De senaste tio åren har energiincitament använts som en del i upphandlingen av driftentreprenader. Incitamentet har i flera fall inneburit energieffektiviseringar, men som helhet har energiincitamentet ändå inte fungerat som den morot för energieffektivisering inom driftentreprenaderna som det ursprungligen var tänkt. Orsakerna till att energiincitamentet inte fått den utväxling det har potential till, finns både hos beställare och entreprenörer. Beställaren har i detta fall det största ansvaret, då den styr upphandling, genomförande och uppföljning. Därför har beställaren störst möjlighet att påverka resultatet. Det visar sig att vid upphandlingar så har energiincitamentet ibland beskrivits slentrianmässigt eller kopierats från andra förfrågningsunderlag. Utan en tydlig strategi och 4

5 metodik för hur energiincitament fungerar är det svårt att beskriva det i ett förfrågningsunderlag och sedan följa upp det under entreprenadtiden och därmed minskar beställarens möjligheter till besparingar. Det finns exempel på fastighetsägare som medger att de i vissa fall lagt in en text om energiincitament för att det ingår i deras policy. Genom skrivningen hoppas de få anbudsgivarna att sänka priset per kvadratmeter eftersom det i slutändan ändå är det viktigaste upphandlingskriteriet. Ska man ha med energiincitament får man arbeta betydligt mer ambitiöst med detta. Det finns givetvis beställare som gör det och några framgångsfaktorer hos dem är: Planering och förberedelse i form av säkring av mätdata och fastställande av energimässig och ekonomisk uppföljningsstruktur. Energiincitamentet samt att ovanstående strukturer tydligt har beskrivits i förfrågningsunderlaget och även utgjort ett eget utvärderingskriterium. Både beställaren och entreprenören har utsett en ansvarig person för energiincitamentet, vilka håller egna styr- och uppföljningsmöten i projektet. En utmaning för beställaren är att säkerställa att energiincitamentet inte får för stor vikt och ekonomisk betydelse. Det görs för att undvika risken för att incitamentet fungerar som skygglapp för allt annat förebyggande och felavhjälpande underhåll som ska genomföras. Denna balans får man bäst om energiincitamentet hanteras som en separat process inom entreprenaden. Finns det någon modell för energiincitament som är att föredra? Nej, man har inom offentliga och privata fastighetsförvaltningen prövat ett flertal olika modeller för energiincitament, men det finns i dagsläget ingen generell metod som alltid ger bäst utfall. Däremot finns det ett antal framgångsfaktorer som är värda att beakta för en beställare: Säkerställ att du redan i förfrågan anger graddagskorrigerade energianvändningar för de olika objekten, samt att energianvändningen baseras på statistik du litar på. Sätt ut minsta energieffektiviseringsmål i förfrågningsunderlaget. Låt anbudsgivarna i sina anbud redovisa om de bedömer sig nå, överskrida eller underskrida denna nivå. Använd en modell där entreprenören måste nå minst 50 procent av besparingsmålet för att incitament ska falla ut. Uppnås mellan 50 och 100 procent av besparingsmålet får entreprenören cirka procent av besparingen och för nivåer över besparingsmålet cirka procent. Undvik förbehållet att beställaren själv kan genomföra föreslagna åtgärder med annan part än entreprenören och att entreprenören då endast ersätts för utredningskostnader. Villkora alla utbetalningar av incitament till att kraven på inomhusmiljö, temperatur med mera ska vara uppfyllda. Låt entreprenören kalkylera och presentera åtgärdsförslag som eventuellt kräver mindre investeringar och tilläggsbeställningar. Ta inga egna kalkyl- eller utförarrisker utan låt entreprenören ensam ansvara för genomförandet. Villkora dock alla eventuella beställningar med rätten till fulla ekonomiska återkrav om inte minst 85 procent av den energieffektivisering som entreprenören utlovat i åtgärdsförslaget uppnås. Är EPC, Energy Performance Contracting, en alternativ möjlighet för energieffektivisering? Ja, men det finns några viktiga saker att beakta vid val av energitjänsten EPC. EPC är en affärsmodell för ökad energieffektivisering som används av många offentliga och privata fastighetsägare. I de flesta fall handlar det dock enbart om energieffektiviseringsuppdrag och det praktiska drift- och underhållsarbetet har inte varit en del av EPC-entreprenörens åtagande. Däremot har EPC-entreprenören i flera fall samverkat med såväl fastighetsägares 5

6 egna driftorganisationer som externa driftentreprenörer. Denna typ av samverkan har i de flesta fall varit positiv för samtliga involverade parter och har skapat fokus på att åstadkomma, följa upp och långsiktigt behålla en hög energieffektivitet. Inför valet av vilken arbets- och kontraktsmodell som en fastighetsägare ska använda för att öka energieffektiviseringen, finns det några aspekter som är viktiga att beakta när det gäller EPC. Det gäller dels nulägesanalysen, dels de långsiktiga samverkansmålen. Innan man som fastighetsägare överväger EPC bör man fundera över varför man vill använda EPC-modellen och vad man konkret vill åstadkomma. Detta är speciellt viktigt när det gäller de mer energirelaterade delarna av det aktuella drift- och underhållsarbetet. Om fastighetsägaren redan har ett verifierat effektivt energiarbete via egen eller extern driftorganisation, bör ett EPC-projekt endast övervägas om det via sina bindande garantier bedöms kunna överbrygga interna investeringshinder eller dylikt. Likaså kan ett EPC-projekt vara ett sätt för en fastighetsägare att komma igång och verkligen få fokus på energieffektiviseringsarbetet inom driftorganisationen. En viktig fråga är också vilka långsiktiga samverkansmål man har som fastighetsägare. Om tyngdpunkten ligger på ett professionellt och kostnadseffektivt driftarbete kan en framgångsrik väg vara att handla upp en konventionell driftentreprenad utan energiincitament. Parallellt med denna kan man upphandla ett EPC-projekt som även omfattar viss utbildning av beställaren och den upphandlade driftentreprenören. Om däremot energieffektiviseringsarbetet redan från början har en dominerande roll i en förestående driftentreprenad kan man i princip välja två vägar: Att genomföra en mer energiinriktad driftentreprenad. Om resultatet av detta val blir lyckat eller inte avgörs dels av vilken kompetens och resurs som tillförs upphandlingsarbetet, dels av vilken noggrannhet, metodik och uthållighet som fastighetsägaren har när det gäller det långsiktiga uppföljningsarbetet. Att handla upp en EPC-entreprenad med tillhörande drift- och underhållsarbete. Argumentet för denna typ av lösning är att energi- och driftarbetet i realiteten är nära sammanbundet och att det finns många synergier. Det har dock initialt varit lite svårt för fastighetsägare att få gehör för detta upplägg, eftersom de mer etablerade EPC-entreprenörerna hittills inte erbjudit dessa drifttjänster och de mer driftorienterade facility management-företagen just har börjat erbjuda mer konkreta EPC-upplägg. Om resultatet av detta val blir lyckat eller inte beror, liksom i tidigare fall, mycket på vilken resurs och kompetens som fastighetsägaren kan lägga på upphandling och uppföljning. EPC är alltså inget hinder för utvecklandet av mer energieffektiva drift- och underhållsentreprenader. EPC kan tvärtom, om det används på rätt sätt, vara en värdeskapande komponent i en fastighetsägares samlade energi- och driftarbete. Man bör dock undvika att genomföra EPC-projekt samtidigt som en driftentreprenad med energi- och medieincitament pågår. Erfarenheter visar att det lätt kan påverka samverkansklimatet negativt och att bevisbördan om vem som åstadkommit en besparing respektive orsakat en ökad energianvändning kan bli nära nog ohanterlig. Vad krävs för att säkerställa att energieffektiviseringen blir ett långsiktigt och kontinuerligt arbete? Den enskilt viktigaste faktorn för att uppnå en långsiktig och permanent energieffektivisering är att genomföra ett systematiskt uppföljningsarbete. Det är dock under förberedelsefasen som man lägger fast de viktigaste förutsättningarna för en systematisk energiuppföljning. Det är då man som beställare lägger fast strukturerna för sitt framtida driftprojekt och upprättar förfrågan och ingår avtal med driftentreprenörer. Erfarenheter visar att den viktigaste punkten när arbetet väl är igång är att regelbundet ha möten som enbart handlar om energifrågorna. Det kan utgöra själva ryggraden i en framgångsrik energieffektivisering. 6

7 Om man som beställare inte hinner eller vill prioritera denna typ av separat uppföljning, så äventyrar man i hög grad även resultatet av tidigare nedlagt arbete. Vad krävs för att kunna göra en bra energiuppföljning? Det behövs bra energistatistik och uppföljningssystem. Erfarenheter från flera offentliga och privata förvaltningsorganisationer visar på brister när det gäller att på ett kvalitetssäkrat sätt redovisa sin energistatistik i form av aktuell och historisk energianvändning. De flesta har ju redan denna information, men den kan vara utspridd på olika interna och externa parter. Det måste vara ordning och reda på energistatistiken så att man kan se vad som har skett historiskt, se avvikelser och följa upp energieffektiviseringsarbetet. Både beställare och driftentreprenör ska ha tillgång till denna dokumentation. Mer information Om din organisation är med i någon av våra utvecklingsfonder kan du kostnadsfritt ladda hem skriften Energikrav vid driftentreprenad i PDF-format. Skriften kan också beställas på webbutik.skl.se eller på Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (UFOS) webbplats Där finns ytterligare skrifter om energispararbete. 7