Beskrivning av stadens nuvarande centrala verksamhetssystem

Transkript

1 SID 1 (53) Bilaga 2C Beskrivning av stadens nuvarande centrala verksamhetssystem Förfrågningsunderlag Systemdrift och Systemförvaltning Centrala verksamhetssystem Service Desk STOCKHOLM. Telefon Fax Org. nr Besöksadress: Ragnar Östbergsplan 1

2 SID 2 (53) Innehållsförteckning 1 INLEDNING BESKRIVNING AV NUVARANDE CENTRALA VERKSAMHETSSYSTEM SKOLADMINISTRATIVA SYSTEM Användningsområden (processer och funktioner) Användare (användargrupper) It-stöd Volymer (användare, transaktioner) Systemsamband och beroenden Framtida initiativ och förändringar Unika krav SOCIALA SYSTEM Verksamhetsområde Användningsområden (processer och funktioner) Användare (användargrupper) It-stöd Volymer (användare, transaktioner) Systemsamband och beroenden Framtida initiativ och förändringar Intern supportorganisation Unika krav EKONOMIADMINISTRATIVA SYSTEM Verksamhetsområde Användare Volymer (användare, transaktioner) Systemsamband och beroenden Intern supportorganisation Framtida initiativ och förändringar Unika krav PERSONALADMINISTRATIVA SYSTEM Verksamhetsområde Användningsområden (processer och funktioner) Användare(användargrupper) It-stöd Volymer (användare, transaktioner) Systemsamband och beroenden Framtida initiativ och förändringar Intern supportorganisation Unika krav STOCKHOLM WEBB Verksamhetsområde Användningsområden (processer och funktioner) Användare (användargrupper) It-stöd Volymer (användare, transaktioner) Systemsamband och beroenden Framtida initiativ och förändringar Intern supportorganisation Unika krav ÄRENDEHANTERING Verksamhetsområde... 28

3 SID 3 (53) 2.7 ANVÄNDNINGSOMRÅDEN (PROCESSER OCH FUNKTIONER) Användare (användargrupper) It- stöd Volymer (användare, transaktioner) Systemsamband och beroenden Framtida initiativ och förändringar Intern supportorganisation Unika krav GEOGRAFISKA SYSTEM Verksamhetsområde Användningsområden (processer och funktioner) Användare (användargrupper) It-stöd Volymer (användare, transaktioner) Systemsamband och beroenden Framtida initiativ och förändringar Unika krav ÖVRIGA SYSTEM Verksamhetsområde Användningsområden (processer och funktioner) Användare (användargrupper) It-stöd Volymer (användare, transaktioner) Systemsamband och beroenden Framtida initiativ och förändringar Intern supportorganisation CRM SYSTEM Verksamhetsområde Användningsområden (processer och funktioner) Användare (användargrupper) It-stöd Volymer (användare, transaktioner) Systemsamband och beroenden Framtida initiativ och förändringar Intern supportorganisation INFRASTRUKTURELLA SYSTEM OCH TJÄNSTER Behörigheter och användarhantering Applikations och integrationsplattformar Grundläggande infrastruktur Övriga infrastrukturella tjänster och system IT-STÖD Behörigheter och användarhantering omfattar följande it-tjänster: Applikations och integrationsplattformar omfattas av följande it-stöd Grundläggande infrastruktur omfattar följande it-tjänster: Övriga infrastrukturella system och tjänster Infrastrukturella system och tjänster som inte ingår i dagsläget men där option önskas för att inkludera tjänsterna Framtida initiativ och förändringar STADENS FÖRVALTNINGSORGANISATION... 49

4 SID 4 (53) 1 INLEDNING Denna beskrivning av stadens nuvarande centrala verksamhetssystem är en bilaga till huvudavtalet mellan Stockholms stad och leverantören och bör läsas och förstås mot bakgrund av detta. Definitioner som används i denna tjänstebeskrivning har den betydelse som anges i bilaga 1 Definitioner. Denna bilaga beskriver omfattning och miljö för de system som ingår i åtagandet. Bilagan beskriver nuvarande system. Observera att den upphandlade tjänsten omfattar ett funktionellt helhetsåtagande avseende drift och förvaltning av stadens centrala verksamhetssystem, men att nuvarande ingående system kan komma att bytas ut. En utförlig beskrivning av systemen och infrastrukturen för dem finns i bilaga 2D Detaljerad omfattning Systemdrift och systemförvaltning och i bilaga 2E Systemintegrationer. Stockholms stad ska använda sig av förvaltningsmodell för förvaltning av system, och den rekommenderade modellen är F-Guide. Detta innebär att merparten av alla system ingår i ett förvaltningsobjekt. Det finns system som inte ingår i förvaltningsobjekt i enlighet med F-Guide. F-Guide baseras på förvaltningsmodellen PM3 som beskrivs utförligare i kapitel 3. För de centrala och gemensamma verksamhetssystemen finns i staden ett centrerat ägandeskap, framförallt inom stadsledningskontoret och utbildningsförvaltningen. Det är representanter för respektive systemägare som kommer vara kontaktpersoner gentemot leverantören. I kapitel 3 framgår vilket förvaltningsobjekt ett system tillhör samt var systemägarskapet finns inom staden. ` 2 BESKRIVNING AV NUVARANDE CENTRALA VERKSAMHETSSYSTEM Följande systemområden kommer att omfattas av upphandlingen: Skoladministrativa system Sociala system Ekonomiadministrativa system Personaladministrativa system Stockholm webb Ärendehanteringssystem Geografiska informationssystem Övriga administrativa system CRM system Infrastrukturella system och tjänster 2.1 Skoladministrativa system Skoladministrativa system är stadens verksamhetsstöd för hantering av elevadministration, betyg, placering och statistik. Inom skoladministrativa systemområdet finns två huvudsystem, Bosko och Hanna.

5 SID 5 (53) Bosko är det skoladministrativa systemet för: Förskola Förskoleklass Grundskola Särskola Skolbarnsomsorg Modersmålsbeställningar Utbetalning till enskilt drivna barnomsorgsenheter och fristående skolor Interkommunal ersättning. Hanna är det skoladministrativa systemet för: Gymnasieskola Gymnasiesärskola Vuxenskola. Svenska för invandrare (SFI) I tillägg till Bosko och Hanna finns dessutom de båda lärplattformarna Stockholm Skolwebb (SSW) och Fronter samt ett antal ytterligare system med stöd för uppföljning av ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret (Walter), digitalt journalhanteringssystem för skolhälsovård och elevhälsa (PMO), databaserad kemikaliehantering (Chemsoft), webbplats för stöd till den pedagogiska utveckling samt webbplats för Stockholms kulturarv (Pedagog Stockholm inklusive Kulan) Användningsområden (processer och funktioner) Exempel på processer och aktiviteter som utförs inom respektive verksamhetsområde är: Bosko Förskola Köhantering Intagningshantering Placering Fakturering Bosko - Grundskola Intagning Placering Uppflyttning Betygsättning Personaladministration Tjänstefördelning Skolpliktsbevakning Bosko - Skolbarnsomsorg Intagning Placering Fakturering Bosko - Modersmålsbeställningar Beställning Fakturering Tjänstefördelning Bosko - Utbetalning till enskilt driven verksamhet Utbetalning Bosko - Interkommunal ersättning Fakturering av andra kommuner

6 SID 6 (53) Hanna Elevadministration Kurshantering Betygshantering Studieplanering Intagning till komvux - (egen modul Open24 där ansökan och intagningsarbetet görs, en fil med resultatet förs över till Hanna där vidare elev-, kurs- och betygshantering görs) Personal Statistik CSN-rapportering Friskowebb Ersättningshantering av friskoleelever Walterwebb Bevakning av uppföljningsansvar för åringar Stockholms Skolwebb(SSW) I SSW kan man: Se schema Kontakta lärare/personal/vårdnadshavare Se läxor/planeringar Skriva, läsa och ta del av skriftliga omdömen Skriva och läsa individuella utvecklingsplan Skriva och läsa åtgärdsprogram Anmäla frånvaro Se och ta del av registrerad frånvaro Registrera betyg Registrera resultat på ämnesprov Registrera elevers läsutveckling Boka utvecklingssamtal Läsa veckobrev Läsa allmän information från skolans ledning och pedagogiska personal och om skolans planerade aktiviteter. Komma åt pedagogiska resurser, t.ex. Nationalencyklopedin, landguiden och Alex författarlexikon. Skicka interna meddelanden PMO Journalhantering Chemsoft Inköp Riskbedömning Statistik Användning Användare (användargrupper) I Bosko utförs aktiviteter av:

7 SID 7 (53) Administrativ personal på skolor Pedagoger Vårdnadshavare/Medborgare (e-tjänster) Privata Anordnare(e-tjänster) Handläggare på förvaltningarna I Hanna utförs aktiviteter av: Administrativ personal på skolor och central förvaltning I Hannawebb utförs aktiviteter av: Administrativ personal Pedagoger (betygssättning, studieplaner) Jobbtorg I Friskowebb utförs aktiviteter av: Administrativ personal central förvaltning Administrativ personal friskolor I Stockholm Skolwebb utförs aktiviteter av: Pedagoger Elever Vårdnadshavare Övrig administrativ personal på skolan I PMO utförs aktiviteter av: Skolsköterskor Skolläkare Skolpsykologer Arbetsterapeuter Chemsoft används av pedagoger It-stöd Bosko/Procapita Bosko är ett administrativt stödsystem för verksamheterna förskola, skolbarnsomsorg och grundskola inklusive skolformerna förskoleklass och särskola. Bosko är i grunden en Procapita. Ur Bosko hämtas underlag för resursfördelning, betyg för intagning till gymnasiet, underlag för statistik till SCB, uppgifter för uppläggning av elevers konton i skoldatanätet m.m. Bosko levererar uppgifter till ekonomisystemet för avgifter inom barnomsorgen och utbetalning av ersättningar till enskilt driven barnomsorg. Grundskolorna beställer modersmålsundervisning via Bosko och faktureras genom en överföring till ekonomisystemet. Bosko förser Stockholm Skolwebb med grunduppgifter om elever och personal. I och med kopplingen till folkbokföringen är Bosko skolornas verktyg för skolpliktsbevakning. Bosko Webb: Till Bosko finns ett antal webbapplikationer; söka förskola, registrera betyg och ämnesprovsresultat samt registrera frånvaro Hanna Hanna är ett skoladministrativt system i stordatormiljö för gymnasieskola, gymnasiesärskola och vuxenskola. Hanna innehåller dels register som skolorna själva lägger upp, dels register som läggs upp centralt av systemförvaltarna. Hanna har i stort åtta huvudrubriker/moduler: kurser, skolor, elever, sfi, personal, listor, underhåll och Vux.

8 SID 8 (53) Hannawebb Hannawebb är ett webbaserat gränssnitt till Hanna. Drivkraften bakom Hannawebb var de externa kursanordnarna inom komvux som behövde tillgång till funktionalitet för elevoch kursadministration i Hanna systemet. Systemet möjliggör också för lärare på kommunala ungdomsgymnasier och vuxenskolan att registrera betygsresultat. Systemet innehåller även studieinformation som visar elevens avklarade, pågående och planerade studier. Informationsbilden innehåller också resultaten från avklarade kurser och eventuella avbrott. För att få tillgång till Hannawebb behövs en personlig e-legitimation och en kortläsare Friskowebb Friskowebb är ett webbaserat gränssnitt till Hanna. Det utvecklades för att förenkla hanteringen av ersättningen till de gymnasiala friskolor som har stockholmselever. Frisko startade som ett projekt till vårterminen 2008 med fyra friskolor i Stockholm. Friskolorna rapporterade in sina stockholmselever via webbgränssnittet antingen manuellt eller med samma fil som används för skolans inrapportering till CSN. Förvaltningen tar en gång i månaden ner en fil från Frisko. Underlaget ligger till grund för den månatliga ersättningen till skolorna Stockholm Skolwebb (SSW) Stockholm Skolwebb är de kommunala grundskolornas webbplattform för administration och kommunikation. Namnet till trots är Stockholm skolwebb ett standardsystem, som utvecklats av Tieto under namnet Rexnet. Det är en webbtjänst som kan nås när som helst så länge man har tillgång till en dator med internetuppkoppling Personal kan använda Stockholm skolwebb till både administrativa uppgifter så som registrera frånvaro, skriva IUP med skriftliga omdömen, registrera elevers läsutveckling samt skriva åtgärdsprogram. De kan dessutom delge vårdnadshavare och elever information och planeringar via Stockholm skolwebb. Möjlighet finns att komma åt dokument, filer och e-post hemifrån. Eleverna kan dessutom lämna in arbeten för bedömning via de samverkansytor som är möjliga att lägga upp. Schemat för eleverna finns tillgängligt och de kan även se sin frånvaro. Vårdnadshavare kan logga in på Stockholm Skolwebb och hantera sina barns frånvaro, se barnens schema och elevdokumentation. De kan även få information från skolan och boka utvecklingssamtal Chemsoft Chemsoft är ett stöd för databaserad kemikaliehantering Profdoc Medical Office (PMO) PMO är ett digitalt journalhanteringssystem för skolhälsovård och elevhälsa.

9 SID 9 (53) Walterwebb Walterwebb är ett stöd för uppföljning av ungdomar år som omfattas av uppföljningsansvaret Pedagog Stockholm Pedagog Stockholm är en webbplats för stöd till den pedagogiska utvecklingen för lärare och arbetslag Stockholmskällan Stockholmskällan är ett stöd för Stockholms kulturarv på webben Volymer (användare, transaktioner) It-tjänst Bosko Antal användare Ca 200 dagliga användare Antal transaktioner Ca förskoleelever och ca grundskoleelever Hanna Ca aktiva elever samt ca tidigare elever. Övrigt Bygger på en Procapita. Tieto äger rätten till systemet och staden har nyttjanderätt. Standardprodukt Nej egenutvecklad. Nejegenutvecklad Frisko 20 Ca elever Nejegenutvecklad PMO 150 Ca elever Ja med kundanpassningar Chemsoft 200 Ja Walter 25 Ca ungdomar Pedagog Ingen uppgift Stockholm Stockholms källan Stockholm Skolwebb(SSW) Webbplats med ca unika anv/vecka Nejegenutvecklad Ja Ingen uppgift Ja Personal Ca Ja- Elever inloggningar per Vårdnadshavare månad med kundanpassningar

10 SID 10 (53) Systemsamband och beroenden Gränssnitt Bosko Riks-KIR, Person och adressuppgifter om elever och personal från hela Sverige KIR, Kommunens Invånar Register - Person och adressuppgifter om elever i Stockholm. Ansvarig för registret är Stockholms stad Gränssnitt ut från Bosko Stockholm Skolwebb Lärplattformen för grundskolan Novaschem - Underlag för schemaläggning. Elevuppgifter och kursgrupper. SCB Statistiska centralbyrån. e-tjänster - Öppen ansökan, Min Barnomsorg, Anordnarwebben, Skolval Lednings och informationssystem (LIS) stadens lednings och informationssystem. Gränssnitt för Bosko Gränssnitt Hanna KIR, Kommunens Invånar Register - Person och adressuppgifter om elever i Stockholm. Ansvarig för registret är Stockholms stad. Open 24 Webbansökan till vuxenstudier - data importeras till Hanna via en batch inför varje intagningsperiod. Systemägare är Utbildningsnämnden. Intagningssystem - data importeras till Hanna via en batch en gång per år. Intagningssystemet för ungdomsgymnasiet är gemensamt för hela Storstockholm. KSL är systemägare. Fronter, elevernas individuella val importeras via fil.

11 SID 11 (53) Gränssnitt ut från Hanna Fronter - En gemensam kommunikationskanal mellan i första hand lärare och elever men även föräldrar och administrativ personal på skolor och inom central förvaltning. Walter - Stadens uppföljningssystem för åringar. Kontroller mot Hanna vilka ungdomar som inte är inskrivna i gymnasieskolan. Novaschem - Underlag för schemaläggning. Elevuppgifter och kursgrupper. Frånvarorapportering i Skola 24. VHS Verket för högskoleservice: Elevernas slutbetyg från gymnasiet. CSN Centrala studiestödsnämnden Uppgifter om gymnasie- och vuxenstudie elevers närvaro och avbrott. GS-IT- Elevextrakt som utgör underlag för att skapa elevernas användarkonton i AD:t SCB Statistiska centralbyrån. Lednings och informationssystem (LIS) Stadens lednings och informationssystem. Gränssnitt för Hanna Framtida initiativ och förändringar Hösten 2009 påbörjades en utredning för att ta fram ett koncept för en mer sammanhållen skolplattform för hela utbildningsförvaltningen. Målet är att etablera en sammanhållen plattform som spänner över samtliga verksamheter från barnomsorg till dess att eleverna lämnar gymnasiet. Den gemensamma plattformen ska underlätta utveckling av såväl administrativa som pedagogiska tjänster och funktioner inom samtliga verksamhetsområden. Plattformens öppna standardiserade gränssnitt ska stödja utveckling för olika leverantörer. Funktioner ska kunna bytas ut och byggas om. Ambitionen är att Hanna, Hanna Webb, Frisko och Bosko ska ersätts av den nya skolplattformen. Förändringen är planerad att vara färdigt år under 2014.

12 SID 12 (53) KIR, Kommunens Invånar Register - Person och adressuppgifter om elever i Stockholm kommer att ersättas av Elektroniskt Personregister (EPS) under 2012 (se avsnitt 3.10). EPS Unika krav Hanna använder bland annat samma behörighetshantering som LISA, vilket är stadens personaladministrativa stordatorsystem (se avsnitt 3.4). 2.2 Sociala system Verksamhetsområde Sociala system är ett samlingsnamn för de it-stöd som staden utvecklat för handläggning och dokumentation inom socialtjänsten. Sociala system utgör stadens socialregister och stödjer hela handläggningsprocessen för enskilda ärenden inom verksamheterna individ - och familjeomsorg, äldreomsorg och omsorgen om funktionshindrade. Sociala system innehåller även it-stöd för utförare inom äldreomsorgen och omsorgen om funktionshindrade samt it-stöd för dokumentation inom Hälso- och sjukvårdslagen och schemaläggning och mobilstöd för rapportering av insatser i hemtjänsten. Användarna registrerar sina uppgifter i systemen. Beslutshandlingar förvaras i original i pappersakten. Pappersakterna förvaras enligt gällande arkiverings- och gallringsregler och följer den elektroniska akten från systemet. Pappersakterna förs över till Stadsarkivet och informationen från systemet överförs till digitalt arkiv. Stadsdelsförvaltningarna, Socialförvaltningen och Äldreförvaltningen äger och ansvarar för den information som registreras i Sociala system. Stadsledningskontoret ansvarar för de it-stöd som ingår i Sociala system Användningsområden (processer och funktioner) Exempel på processer och aktiviteter som utförs i Paraplysystemet, Vodok, ParaGå och SchemOS är: Ta emot inkomna ansökningar, anmälningar, etc. Utreda och fatta beslut Beställa uppdrag/insats Planera uppdrag/insats Utföra/verkställa uppdrag/insats Dokumentera och följa upp genomförande av uppdrag/insats Administrera in- och utbetalningar Administrera interndebiteringar Inhämta uppgifter för uppföljning av verksamheten Inhämta uppgifter för kontroll av verksamheten Behörighetsadministration Användare (användargrupper) Dessa aktiviteter utförs av: Handläggare, utförare, mas (Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska), chefer, behörighetsregistrerare, ekonomer/controllers, revisorer Socialförvaltningen,

13 SID 13 (53) 14 stadsdelsförvaltningar Externa utförare It-stöd Paraplysystemet Stadens gemensamma verksamhetssystem inom socialtjänsten. Systemet omfattar hela verksamhetsprocessen från utredning och beslut till utförardokumentation. Systemet stödjer tre verksamhetsområden vilka har varsin applikation; Individ och familjeomsorg, Äldreomsorg samt Omsorg om funktionshindrade. Paraplysystemet är egenutvecklat och innehåller c:a rader kod (60-70% utgör klientkod). Grundapplikationen är utvecklad i PowerBuilder. De flesta batchar är programmerade i C++. Inloggninsportal och behörighetssystem är utvecklade i Java, Oracle SQL/PL-SQL. I Paraplyssystemet ingår ParaSoL som är stadens gemensamma it-stöd för social utförardokumentation samt ParaInfo som innehåller funktionalitet för att ge verksamhetsrevisorer och controllers kontrollerad tillgång till information från systemet. ParaInn är Paraplysystemets behörighetssystem och ParaDoc är dokumentationssystemet. I Paraplysystemet ingår även ParIS vilken är den framtagna standardlösningen för integration inom de sociala systemens område. ASInet är ett system vilket innehåller intervjumetod för bedömning av alkohol- och narkotikarelaterade problem. ADAD är ett system som är en intervjumetod anpassad till att intervjua ungdomar. BBIC är en utrednings-, genomförande- och uppföljningsmodell inom barn- och ungdom. DUR är en intervjumetod anpassad för socialpsykiatrin. Paraplysystemet omfattar ett flertal it-tjänster: Individ och familjeomsorg Äldreomsorg Omsorg om funktionshindrade ParaSoL ParaInfo ParaInn ParaDoc ParIS- Paraplyintegrationsstruktur ASInet ADAD BBIC DUR VODOK Stadens gemensamma dokumentationssystem för hälso- och sjukvårdspersonal och syftar till att dokumentation ska ske i enlighet med hälso- och sjukvårdslagen. VODOK är integrerat med Paraplysystemet SchemOS Ett planeringsverktyg för utförarnas dagliga verksamhet som är integrerat med Paraplysystemet. Planeringen i SchemOS skapar ett schema utifrån kundens insatser och utförande personal. Schemat hämtas i ParaGå eller i ParaSoL för de utförare som har koppling till SchemOS.

14 SID 14 (53) ParaGå ParaGå är en handdatorlösning som gör det möjligt att uppdatera och hämta information om vem som utfört vad, var och när inom hemtjänsten. Uppgifterna överförs online till utförardokumentationen i ParaSoL Volymer (användare, transaktioner) It-tjänst Antal användare Paraplyet (totala antalet unika användare i ParaInn. ) * Ingår i totala summan. Antal transaktioner Antal transaktioner Ek bistånd , utbetalningar Äo + Fh , räkning till kund , interndebitering , LISA (familjehem) Övrigt Användare avser både interna användare och externa som exempelvis utförare Vodok 2500* Användare utgörs framförallt av leg.sjuksköteskor, enhetschefer och medicinskt ansvariga sjuksköteskor. Schemos 300* Endast de med rollen planerare arbetar i SchemOS. ParaGå 2000* Denna användargrupp kommer att öka på sikt. Standardprodukt Nej - egenutvecklad Ja - Ja - Ja Systemsamband och beroenden Paraplysystemet är ett av stadens större system och har nära koppling till och/eller är beroende av många andra system och verksamheter för att kunna tillhandahålla sina förvaltningstjänster. Systemet har 39 gränssnitt varav 10 st online, 15 st. automatiska filöverföringar och 14 manuella filöverföringar. Följande system har identifierats som närliggande till Paraplysystemet: KIR LISA LIS S-GIS Agresso Kompetensplatsen

15 SID 15 (53) Användarkatalog (Arbetsplatssystemet) Följande parter har identifierats som idag närliggande till Paraplysystemet: Försäkringskassans online koppling Sweco Eurofutures AB. Avser tidigare Utrednings och statistik kontoret (USK) Statistiska centralbyrån Skatteverket Socialstyrelsen Länsstyrelsen Stadsarkivet (E-arkiv) Framtida initiativ och förändringar Produktavtalen för systemen Vodok, ParaGå och SchemOs sträcker sig fram till hösten En ny upphandling ska påbörjas för dessa system och nuvarande system kan komma att ersättas av andra system med motsvarande funktionalitet. Det pågår utveckling av utförardokumentation även för utförare inom Individ och familjeomsorgen. Planerad produktionssättning hösten Det pågår utveckling för ParaGå för användare inom hälso- och sjukvårdsområdet som arbetar med äldreomsorg Intern supportorganisation Verksamheter som använder sociala systemen har lokala kontaktpersoner som utgör lokal support och även arbetar med utbildning. Totalt finns ca 200 lokala kontaktpersoner för Paraplysystemet, VODOK, SchemOS och ParaGå. Dessa lokala kontaktpersoner arbetar främst med funktionella frågor. Slutanvändarna kan antingen ta hjälp av dessa lokala kontaktpersoner eller ringa Servicecentrum för support Unika krav Inom systemområdet avropas en särskilt tjänst för applikationssupport för Paraplysystemet, VODOK, SchemOS och ParaGå. Den vanliga supporten tar emot alla supportärenden och eskalerar funktionella frågor till applikationssupporten. För närvarande rör det sig om ca timmar/år för denna applikationssupport. 2.3 Ekonomiadministrativa system Verksamhetsområde It-stöd inom det ekonomiadministrativa området syftar till att stödja upprättande och uppföljning av budget, redovisning, stadens bokslut och årsredovisning samt även ekonomistyrning, uppföljning av effektivitet samt omvärldsbevakning. Inom området hanteras även kundfakturering och inbetalningar samt leverantörsfakturor och utbetalningar. It-stödet inom det ekonomiadministrativa området omfattar ekonomisystem, koncernredovisningssystem, ledning och informationssystem, betalväxeltjänst, befolkningsstatistik, ekonomiskt bistånd och integrerat system för ledning och styrning.

16 SID 16 (53) Ekonomisystemet är för närvarande Agresso. Agresso implementerades på Stockholms stads förvaltningar under åren och inkluderar flera moduler, t.ex. leverantörsmodul, kundmodul, projekthantering samt huvudbok. I Agresso finns även rapporteringsverktyg samt delar som enbart nyttjas av vissa förvaltningar. Agresso är ett standardsystem i vilket det finnas unika anpassningar för staden. Till Agresso finns ca 130 integrationer kopplade inom staden, både för dataleverans ut och in. T.ex.har Agresso kopplingar från Paraplysystemet, LISA, Bosko och till LIS. Från Agresso levereras även betalningsfiler till betalningsinstitut samt fakturafiler till utskriftscentral. Stadens malluppsättning finns beskriven i uppsättningsdokumentationen för respektive modul. Åtkomst till Agresso kan ske på två olika sätt, dels genom en Agresso Självservice och dels genom Agresso Smart Klient: I Agresso Självservice hanteras bl.a. godkännande/attest av skannade leverantörsfakturor, tidrapportering samt åtkomst till Webinfo. I Agresso Smart Klient hanteras bl.a. reskontror, bokföring och kod- och kontoplan. Agresso Smart Klient nås enbart via Citrix. Ekonomisystemet stödjer följande processer: Hantering av order, kundfakturering och utskriftstjänst/e-fakturor/ mina fakturor Hantering av leverantörsfakturor och elektronisk fakturahantering med skanning och elektroniska fakturor Hantering av huvudbok, bokföringsordrar och momshantering Redovisning av anläggningstillgångar Hantering av tidrapportering Hantering av projekt Övrig löpande redovisning Bokslut och periodbokslut Budgetering Rapportering Inköp Behörigheter och rättigheter Service Integrationer (ca 130st) Staden har sedan införandet av Agresso arbetat med att införa elektroniska fakturor. Samtliga förvaltningar har idag en uppsättning som stödjer hantering av elektroniska fakturor. Staden arbetar även med att införa elektroniska inköpsorder. VAN-tjänsten för elektroniska fakturorna ingår som en tilläggstjänst till stadens gemensamma ekonmisystem. Stadem använder sig av en skanningtjänst för skanning av leverantörsfakturor. Skanningtjänsten ingår som en tilläggstjänst till systemdriften av stadens gemensamma ekonomisystem.. Koncernredovisningssystemet är för närvarande IBM Cognos Controller/BI som är en finansiell konsolideringsprogramvara. Systemet används av stadens bolag för att rapportera bokslut, prognoser och budget till koncernledningen vid Stockholms Stadshus

17 SID 17 (53) AB samt till stadsledningskontoret. Stadsledningskontoret använder systemet för att konsolidera bokslut, prognoser och budget för koncernen Stockholms Stadshus AB samt kommunkoncernen. Systemet stödjer följande processer: Koncernredovisning Koncernkonsolidering Lednings och informationssystem (LIS) Syftet med LIS är att samla data som ger värdefullt beslutsstöd i ett system. Det ger beslutsfattarna möjlighet att nå flera olika underlag via ett webbgränssnitt. LIS ska tillhandahålla en gemensam informationsresurs i form av ett datalager som ska bidra till en förenklad uppföljning, planering och resurstilldelning av stadens verksamheter genom målgruppsanpassade och kvalitetssäkrade rapporter och analysverktyg. LIS ska förenkla uppföljningen av stadens verksamheter, till exempel för budgetuppföljning och nyckeltal för jämförelser mellan nämnder, men också för att göra specialbearbetningar och särskilda analyser. LIS samlar data från stadens databaser och erbjuder verktyg för analys och presentation. Rådata från stadens olika system, ekonomi, personal och verksamhet samlas upp i ett grunddatalager och tvättas i ett analysdatalager genom överföring från central server. LIS gör det möjligt att tillgå, sammanställa, exponera och distribuera information utan att användaren behöver logga in på flera ställen. Åtkomst till datalagret sker med hjälp av ODBC (Open Database Connectivity). Ett särskilt verktyg behövs för att kunna analysera informationen i datalagret, sedan hösten 2009 används Business Objects XI. Analys och uppföljning görs genom att rapporter skapas med hjälp av verktygen inom Business Objects XI såsom Crystal Reports 2008, Designer och Web Intelligence Rich Client. Rapporterna kan ses via webbläsare och Windowsgränssnitt. LIS stödjer följande processer: Hantering av datalager och tvättning av data Analys, uppföljning och rapportering Support för LIS hanteras i första hand internt inom staden. Varje förvaltning har en LISansvarig/administratör som hanterar behörigheter m.m. Det finns även en intern supportorganisation på serviceförvaltningen, som behandlar ca ärenden/månad. Vidare är det serviceförvaltningen som vid behov felanmäler vidare till driftsleverantören. Undantaget är ren applikationsdrift samt lösenord som anmäls direkt till driftsleverantören. ILS Webb är stadens system för integrerad ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi. Ledningssystemet ILS och verktyget ILS-webb används av stadens nämnder och styrelser för att planera, följa upp och utveckla verksamheterna. Med hjälp av systemet och verktyget arbetar staden med gemensamma begrepp och en gemensam metod för ledning och uppföljning av verksamheterna. ILS stödjer följande processer: Verksamhetsstyrning och uppföljning Intern support för ILS-webb finns då en person på SLK tar en del supportärenden. Uppskattningsvis rör det sig om 5-10 ärenden om dagen, beroende på period. Ärendena kan vara av teknisk karaktär och mer verksamhetsspecifik karaktär. Varje förvaltning har minst en person som är lite mer kunnig i systemet och som har vissa administratörsrättigheter (lägga till nya användare och ändra i organisationsträdet).

18 SID 18 (53) Betalfunktion är en e-tjänst avseende betalningar via stadens hemsida. Tjänsten planeras att driftsättas i början av år Själva betalväxeltjänsten är upphandlad av DIBS. Betalfunktionen stödjer följande processer: Betalningslösning för stadens e-tjänster Områdesstatistik (ODS) är en databas innehållande befolkningsstatistik, verksamhetsstatistik m.m. SCB m.fl. levererar in sekretessbelagd data via ett FTP-konto där driftsleverantören hämtar filerna till databasen. Externt upphandlad statistikkonsult, för närvarande Sweco, tilldelas behörigheter för att kunna bearbeta datan. Områdesstatistik stödjer följande processer: Framställning av stadens gemensamma statistik Ekonomiskt bistånd är en databas innehållande information om försörjningsstöd och uppgifter om utbetalt ekonomiska bistånd. Externt upphandlad statistikkonsult, för närvarande Sweco, tilldelas behörigheter för att kunna bearbeta datan. Ekonomiskt bistånd stödjer följande processer: Framställning av stadens gemensamma statistik Användare Dessa aktiviteter utförs av: Ekonomer & controllers Chefer på olika nivåer i organisationen Administratörer Anställda med rätt att kontera och godkänna fakturor Externa leverantörer Volymer (användare, transaktioner) It-tjänst Antal användare Ekonomisystem (Agresso) Ca (varav ca på webben och ca i applikationen) Koncernredovisning(Cognos) Ca 60 Antal transaktioner Huvudbok på ca 15 miljoner rader/år, ca 1 miljon levfakt, ca 1,5 miljon kundfakt m.m. Storlek databaser, totalt ca 100 GB LIS Beslutsstöd Storlek databaser, totalt 2100 GB (prod) Övrigt Standardprodukt Ja med kundanpassningar Ja Ja med kundanpassningar ILS Webb Ja ODS 30 Nej egenutvecklad Ekonomiskt bistånd 100 Nejegenutvecklad

19 SID 19 (53) Systemsamband och beroenden Systemsambanden är omfattande, främst för Agresso och LIS. Agresso har ca 130 integrationer Intern supportorganisation Support/kundstöd för användare i Agresso hanteras främst via driftsleverantören. Kundstöd via driftsleverantören/systemleverantören har sex olika nivåer: 1. Servicecentrum (lösenord, behörigheter m.m.) 2. Kundstöd (enklare ärenden) 3. Systemförvaltningsärenden 4. Bakre support (komplexa ärenden) 5. Systemleverantörens support (systemmässiga fel) 6. Systemleverantörens utvecklingsavdelning Vidare hanteras okänt antal ärenden även inom staden, t.ex. av serviceförvaltningen, finansavdelningen och av förvaltningarnas ekonomiavdelningar. Detta t.ex. i form av stöd till attestanter Framtida initiativ och förändringar En förstudie har skett avseende upphandling av nytt koncerngemensamt ekonomisystem. Beslut huruvida ett konkret projekt ska initieras avseende detta kommer inte tas förrän tidigast under våren Projekt Effektivt inköp pågår vilket kommer att leda till nya/förändrade krav inom området som troligen kommer innebära att nya funktioner och moduler inkluderas i systemen. Generellt finns det många utvecklingsprojekt inom systemområdet, t.ex. nya integrationer, nya e-tjänster och förändrade lagkrav till exempel PSI-direktivet. PSI står för public sector information och syftet med lagen är underlätta enskildas användning av handlingar som tillhandahålls av myndigheter Unika krav Systemområdet ställer stora kvar på helhetsåtagande och staden beställer även specifika tjänster för integrationssamordning och utvecklingssamordning av utvecklingsprojekt. Det är viktigt att leverantören kan åta sig ett helhetsåtagande i form av en tjänsteliknande leverans. Systemområdet ställer även krav på att leverantören kan erbjuda utbildning i ekonomisystemet för slutanvändare. 2.4 Personaladministrativa system Verksamhetsområde Personaladministrativ(PA) system är Stockholms stads stöd för löne- och personaladministration. Personalstrategiska avdelningen inom stadsledningskontoret har huvudansvaret för systemen Användningsområden (processer och funktioner)

20 SID 20 (53) Exempel på processer och aktiviteter som utförs är: Rekrytering Hantering anställningar och anställningstid Personalutveckling Rehabiliteringsstöd Pensioner och försäkringar PA-stöd Löneadministration Löneöversyn Schema och bemanning Egenrapportering via självservice Internkontroll och uppföljning Bas för statistikuttag Arbetsgivarintyg Användare(användargrupper) Dessa aktiviteter utförs av: Löneadministratörer Personalsekreterare/motsvarande Personalchefer/samordnare personalfrågor Enhetschefer/chefer med budget och personalansvar Medarbetare Controllers Revisorer Personalstrateger och förhandlare Pensionshandläggare It-stöd Stadens it-tjänster inom PA-området består i dagsläget av en lönekärna som är byggd i stordatormiljö och ett flertal kompletterande stödsystem som efter behov anslutits till lönekärnan. System för PA-frågor utan koppling till lönekärnan finns också LISA Bas LISA bas är ett stordatorsystem som ägs av staden och som fungerar som en lönekärna vilken flera PA-system är kopplade till. Stordatorsystemet bygger på ett antal vyer där information kring den anställde matas in och sparas. LISA är en förkortning av Löne- och informationssystem för Stockholms anställda. LISA är stadens lönesystem. Varje månad får cirka anställda sin lön utbetald genom LISA. LISA är uppbyggt kring tre databaser, Person- och anställningsdatabas, Händelsedatabas samt Styrdatabas. Här lagras information som behövs för driften av LISA. Person- och anställningsdatabasen lagrar uppgifter om personer och anställningar. I Händelsedatabasen lagras inrapporterad övertid, frånvaro, övriga tillägg och avdrag. Styrdatabasen består av löneartskatalog, kontrolltabeller, klartexttabeller och behörighetstabeller med mera. Lönebearbetningar körs tre gånger per månad enligt ett för varje år fastslaget driftsschema.

21 SID 21 (53) LISA Självservice LISA Självservice möjliggör åtkomst via intranätet/internet med väl utvecklade självservicefunktioner för stadens anställda (t ex tjänstgöringsuppgifter, frånvaroregistrering, frånvaroansökan, lönespecifikation, hantering för egna utlägg och adressregister) samt enklare utdatafunktioner för stadens chefer. Systemet ägs av Stockholms stad LISA Tid LISA Tid är ett schema-, bemannings- och tidsrapporteringsprogram som ger viss behörighet till LISA Självservice PS Förhandling PS Förhandling är ett system som hanterar löneöversyn. I PS Förhandling skapas årligen löneöversynsregister, görs kostnadsberäkningar, simuleras lön, beräknas utfall samt skapas underlag till förhandlingsprotokoll Jobb i stan Jobb i stan är ett rekryteringssystem. Det är inte anslutet till lönekärnan eller andra system) WinLas WinLas hanterar LAS-frågor både gällande timavlönade, visstids- och tillsvidareanställda Historikdatabasen Historikdatabasen är ett arkiv för gamla lönetransaktioner och det används för att räkna ut pensioner CDCOM CDCOM är ett system anpassat efter AMS riktlinjer och det används för att skriva ut arbetsgivarintyg J90 J90 är behörighetshantering för LISA Webaccess Webaccess är ett webbaserat arkiveringssystem som erbjuder en sammanfattning av de 25 vyer som produceras i LISA Bas. I Webbaccess återfinns bl. a lönelistor, bevakningslistor och övertidslistor ICE ICE är ett sökverktyg i stordatormiljö. Användaren ställer frågor i systemet genom att ange olika koder. Uppgifterna uppdateras en gång i månaden. Systemet har inte utvecklats de senaste tio åren DIPS DIPS är ett diariesystem för pensioner. Det är inte anslutet till lönekärnan eller andra system. It-tjänsterna kan delas upp i system som förser LISA Bas (lönekärnan) med information, så kallade indatasystem, och system som hämtar information från LISA Bas, utdatasystem. Det finns även system som inte har någon förbindelse med de andra systemen men som används för att stötta objektverksamheten (Bas).

22 SID 22 (53) Jobb-i-stan LISA TID (1gång/månad) LISA Självservice PS Förhandling (vid behov) VALS (vid behov) WÄRNA (1gång/månad) Paraplyet (1gång/månad)) AMS LISA Nordea SKL SCB Agresso Paraplyet LIS (1gång /månad) Info View LISA Självservice LISA TID (Kontinuerligt*) PS Förhandling (vid behov) CD COM (1gång/månad) Historikdatabas (1gång/år) Webbaccess (1gång/månad) WINLAS (1gång/månad) ICE RFV SKANDIA SPP AREG/MAREG (1gång/år) Volymer (användare, transaktioner) It-tjänst Antal användare Antal transaktioner Lisa Bas 600 Ca lönetransaktioner per år Övrigt Standardprodukt Nej egenutvecklad LISA Självservice Nej egenutvecklad LISA Tid Ja med kundanpassningar PS Förhandling Ja Jobb I stan Ja med kundanpassningar WinLas 500 Ja Historikdatabas 10 Nej egenutvecklad CDCOM 100 Ja Webaccess 200 Ja

23 SID 23 (53) DIPS 10 Nej egenutvecklad ICE 100 Ingen uppgift J90 50 Nej egenutvecklad Systemsamband och beroenden It-tjänsterna inom PA- området är beroende av flera system. Antingen förser dessa system PA-systemen med information eller så är de i behov av information som genereras i något av PA-systemen. Nedan återfinns de system som identifierats som angränsande till PA-systemen. System Wärna Paraplyet Vals Agresso Areg/Mareg DIPS J90 Funktion Arvoden till överförmyndare ger info till LISA Verksamhetssystem för social omsorg - ger info till LISA Ersättning till valförrättare ger info till LISA Stockholms stads ekonomisystem får info av LISA Pensionsuppgifter får info av LISA Diarieföringssystem för pensioner ingen koppling till LISA Administration för behörigheter i LISA Bas ger info till LISA Förtroendemannaregister Databas för förtroendevalda. Idag ingen koppling till LISA men nytt system under utveckling som ska ge info till LISA LIS Datalager Information förs över en gång per månad från LISA Bas till LIS datalager Framtida initiativ och förändringar Stadsledningskontoret har initierat en verksamhetsöversyn av stadens PA-processer i projektet PAUL. Översynen ska leda till gemensamma och tydliga processer och arbetssätt inom PA-området för att underlätta det dagliga arbetet för stadens chefer. Översynen är också ett första led i arbetet med att ta fram underlag för beslut om eventuell upphandling av nya PA-system/tjänster. Ovanstående system ingår i leveransen vid övertagandet men kan komma att förändras om och när beslut tas om upphandling av nya PA-system/upphandling av tjänst Intern supportorganisation För externa användare av Jobb i stan (jobbsökanden) finns en stadsintern support via stadens eget kontaktcenter inom Serviceförvaltningen. För systemen LISA Självservice, LISA Tid, Jobb i stan, Winlas, PS förhandling och Webbaccess finns det lokala superusers/kontaktpersoner. Det är ca två personer från varje förvaltning och det är dessa som får kontakta supporten för respektive system. För supportfrågor som rör LISA får samtliga användare vända sig till Servicecentrum Unika krav

24 SID 24 (53) Lisa Bas är ett stordatorsystem och har vissa beroenden mot stadens andra stordatorsystem Hanna, inom skoladministrativa system (se avsnitt 3.1). Bland annat använder båda systemen samma behörighetshantering. 2.5 Stockholm Webb Verksamhetsområde Stockholm stads intranät, stockholm.se och jämför service benämns gemensamt Stockholm Webb. Stockholm.se Stockholm.se är stadens externa webbplats och en av de viktigaste kanalerna för kommunikation med stadens medborgare. Kommunikationsstaben inom stadsledningskontoret har huvudansvaret för stockholm.se. Kommunikationsstaben ansvarar utöver utveckling och förvaltning även för att följa upp och slå fast styrande principer för allt innehåll. Stadens förvaltningar underhåller vidare det innehåll som är kopplat till respektive verksamhet. Det övergripande syftet med stockholm.se är att effektivt tillhandahålla hjälp till självhjälp, kontakt och möjligheten att själv göra aktiva val genom e-tjänster. Förutom den praktiska nyttan ska stadens webbplats berätta om arbetet mot en stad i världsklass. Framtagande och förvaltning av e-tjänster samt kopplingar mot dessa sköts i varje enskilt förvaltningsobjekt för respektive tjänst. Dessa tjänster ska dock följa de anvisningar som Stockholm webb tillhandahåller gällande interaktion, design, tillgänglighetsanpassning och begrepp. Jämför service Stockholms stad har som mål att stockholmarna själva ska kunna välja den service som passar dem bäst utifrån deras specifika behov och önskemål. Jämför service syftar till att vara ett effektivt verktyg för stockholmarna och stadens handläggare för att välja service från Stockholms stad. Jämför service kan användas för att jämföra kvalitet utifrån olika nyckeltal, se var en enhet ligger geografiskt eller jämföra den service enheten erbjuder. Utöver detta finns även kontaktuppgifter till stadens enheter inbyggt i verktyget. Intranätet Stockholms stads intranät ska vara en av de viktigaste källorna till information och ett forum för kommunikation för stadens medarbetare. Målet är att all gemensam och relevant information ska finnas lättillgängligt på en plats för alla förvaltningar och bolag i staden. Syftet är också att underlätta samarbete och kunskapsutbyte. Intranätet använder EPIServer som Content Management-verktyg och det finns ett antal redaktörsgrupper i staden som samordnas av stadsledningskontorets kommunikationsstab. Intranätet ska fungera som en kanal för styrning, förmedla ledningens beslut och vara ett verktyg för att hålla ihop organisationen. Intranätet ska vara ett effektivt stöd i medarbetarens arbete och ska hjälpa till att skapa samhörighet inom staden. Intranätet ska också fungera som en huvudkanal för internkommunikation och samarbete. Intranätet ska kunna svara på frågan: Vad händer i staden? Intranätet ska vara en källa till kunskap och inspiration och på så vis främja vidareutveckling av medarbetare och verksamheter.

25 SID 25 (53) Intranätet består av ett flertal tätt sammankopplade intranät med central stadsgemensam information samt lokal information specifikt för den anställdes förvaltning. Intranätet tillhandahåller även möjlighet till viss personalisering där t.ex. kommunikation med de närmaste kollegorna eller verktyg som används dagligen kan erbjudas med en gemensam inloggning Användningsområden (processer och funktioner) Exempel på processer och aktiviteter som utförs är: kommunikation med stadens invånare kommunikation med externa intressenter (t.ex. entreprenörer, media etc.) kommunikation med stadens anställda tillhandahållande av hjälp till självhjälp, kontakt och möjligheten att själv göra aktiva val genom e-tjänster Användare (användargrupper) Stockholm.se används av: Interna användare Stadens chefer Kontaktcenter Stadens kommunikatörer Medarbetare Externa användare Stockholmare Företagare Press Förtroendevalda Särskilda målgrupper för internationell webb, internationella besök och myndigheter Organisationer och samarbetspartners Jämför service används av: Interna användare Stadens chefer Kontaktcenter Handläggare inom förskola, social- och äldreomsorg Ansvariga för e-tjänster för ansökan Externa användare Stockholmare Vuxna med barn i förskole- och skolålder Vuxna med äldre anhörig Vuxna med anhörig i behov av stöd via LSS eller SOL Utförare inom verksamheter enligt ovan Andra kommuner Intranätet används av: Interna användare Stadens chefer

26 SID 26 (53) It-stöd Stadens webbplats stockholm.se och Jämför service Stockholm.se och Jämför Service ligger i en gemensam episerverinstallation CMS 6 (64- bit) och omfattar följande it-stöd: Sidmallar och anpassningar i flera separata webbplatser (stockholm.se, Kulturhuset, International, Företagswebb samt Stockholm växer m.fl.) Sökfunktionen Siteseeker (web services) Kartfunktionen Starcus (http request både från server och klient, extern tjänst) Adresstjänst (databas med adressuppgift/koordinat) Uppläsningstjänst Readspeaker (http request från server, extern tjänst) Webbgränssnitt för inmatning av uppgifter i Enhet-, Projekt- och Platsdatabasen API (dll) för läsning och skrivning av data från och till Enhet-, Projekt-, samt Platsdatabasen REST-api för läsning mot replikerad enhetsdatabas (öppen för allmänheten) Inloggningstjänst för administration av webbplats Inloggningstjänst för single sign-on mot stadens e-tjänster för invånare Statistiktjänst Bevakningstjänst för mätning av tillgänglighet Loggtjänst Geo-server för överföring av geodata till Metadataportalen WCF för postning av data till stadens CRM system, KC Handläggarstöd Databasreplikering vid införande av ny data från LIS Vädertjänst (SMHI, extern tjänst) E-stöd, läsning via webservices för personalisering vid inloggning Epi-mail för e-postutskick Videotjänst 23 video Övriga tillhörande delar som inte är integrerade är: Open Stockholm, fristående webbplats i Drupal Bloggplattform i Wordpress Stockholm stads intranät Stockholms stads intranät ligger på episserver CMS 5 (64-bit) och omfattar följande tjänster: Sidmallar och anpassningar av dessa Sökfunktionen Siteseeker (Web services) Inloggningstjänst Statistiktjänst Bevakningstjänst för mätning av tillgänglighet Loggtjänst Telefonkatalog med schemalagd överföring från telefonbok Avtalsdatabas med inmatningsgränssnitt Videotjänst 23 video Volymer (användare, transaktioner) It-tjänst Antal användare Antal transaktioner Övrigt Standardprodukt

27 SID 27 (53) Stockholm.se Ca 500 Ca besök per månad Intranätet Ca 500 Ca besök och besökare per månad Ca invånarinloggningar per månad, förväntas öka. I stort sett samtliga inloggade via single sign-on. Ja - Ja - Jämför service Ca 50 Ca besökare per månad Ja - Rest- API Nej - egenutvecklad Totalt sett innehåller systemen ca sidor och dokument. Sökmotorindexering sker varje dygn (genom crawlning) Systemsamband och beroenden Flera av de ingående it-tjänsterna nyttjas endast av Stockholm webb. De externa beroenden som finns är: Stockholm.se: Webbservice, WCF, mot stadens CRM-plattform för inskickning av synpunktsärenden (returnerar ärendenummer) Stockholm.se: Inloggning med e-leg via stadens ID-portal (Siteminder) för att få single-sign on mot stadens e-tjänster Stockholm.se: Webbservice för anrop mot stadens centrala plattform för invånarinformation (användardata/pågående ärenden) e-stöd. Svaret visas upp på stockholm.se för att personalisera startsidan med aktuell information/notifieringar från andra system. Stockholm.se: Schemalagd filöverföring till hitta.se och Eniro för kontaktuppgifter (XML) från enhetsdatabasen. Intranätet: Schemalagd överföring från Marvin (telefonisystem, via CSV) samt inläsning av data i telefonboken Framtida initiativ och förändringar Stockholm.se vidareutvecklas kontinuerligt. Stockholm stads intranät kommer att byggas om under Avsikten är att intranätet även fortsättningsvis bygger på episerver men med ett antal nya underliggande tjänster och sidmallar Intern supportorganisation Vid stadsledningskontorets kommunikationsstab finns fyra så kallade superusers som övergripande ansvarar för systemen. Syftet är att ha en expertkunskap i applikationerna för att kunna göra bedömningar om utvecklings- och förvaltningsinsatser. De ansvarar för följande: hanterar behörigheter vid särskilda behov

28 SID 28 (53) arbetar med övergripande innehåll så som nyheter, pressmeddelanden etc. redigerar sidor och parametrar på webbplatsen som är centrala administrerar sidstrukturen på webbplatsen kravställer och stöttar supportorganisationen att svara på frågor från användare Unika krav Generellt ställs höga krav på tillgänglighet och användbarhet för användargrupper både internt och externt. WCAG 2 som krav vid vidareutveckling och nyutveckling. Hög prestanda/snabbhet i applikationerna för slutanvändaren. Hög innovationskraft (utnyttja senaste teknik och trender) vid vidareutveckling och nyutveckling. Snabbhet vid vidareutveckling där kravinsamling sker iterativt. Månadsvisa releaser (servicefönster för driftsättning av CR/nyutveckling) som ej påverkar upptiden på systemen. Flexibilitet att mellan releaser införa mindre rättningar/ändringar som ej är driftskritiska. Krav på flexibel och proaktiv ändringshantering där interaktionsdesigners arbetar nära formgivare och utvecklare för att säkra en hög kvalitet i konceptet. 2.6 Ärendehantering Verksamhetsområde Systemområdet ärendehantering syftar till att stödja administration av ärende- och dokumenthantering samt e-arkiv. Systemområdet består av tre förvaltningsobjekt: Diabas, e-arkiv och LOIS. Diabas syftar till att stödja administration av ärende- och dokumenthantering och stödjer diareföring av ärenden, registrering av inkommande och utgående och upprättande av handlingar samt hantering av föredragningslistor och protokoll. Det finns olika lagar och förordningar som påverkar hanteringen av ärenden och dokument inom Stockholms stad. En handling anses som allmän om den förvaras, upprättas eller har inkommit till myndigheten. Med en handling avses inte bara skrivna pappersdokument, utan även kartor, ritningar, telefax, e-post, ADB upptagningar och bilder. E-arkiv Stockholm är stadens gemensamma system för arkivering och tillhandahållande av digital information som är allmänna handlingar från stadens förvaltningar, bolag och stiftelser. Informationen består av strukturerad data och metadata enligt fastställd informationsstruktur och begreppsmodell. Stadens olika verksamheter har möjlighet att ansluta sig till e-arkivet och istället för att varje verksamhet tar fram egna arkivlösningar kan de leverera digital information till e- arkivet. Genom e-arkivet kommer stadens invånare och andra intressenter enkelt att kunna ta del av kvalitetssäkrad information och viktiga tidsdokument bevaras på ett säkert sätt till kommande generationer.

29 SID 29 (53) e-arkiv Stockholm ska: öka tillgängligheten till stadens information minska kostnaderna för lagring och hantering av information säkerställa digital lagring på lång sikt i enlighet med gällande lagkrav Informationen frigörs när den lagras i ett stadsgemensamt e-arkiv. Olika intressenter t.ex. medborgare, näringsliv och stadens verksamheter ges förbättrade möjligheter till att söka och återanvända stadens information. Kostnaderna sänks i e-arkivets effektiva hanteringsoch gallringsrutiner. I e-arkiv Stockholm hanteras digital information långsiktigt och säkert. E-arkivet är ett arkiv med e-tjänst för sökning, hämtning och beställning av verksamhetsinformation. Till e-tjänsten hör också en kartsökningstjänst. Lokaler i Stockholm (LOIS) syftar till att stöda administration av lokaler, bostäder och hyresgäster. Staden hyr in lokaler och bostäder av externa leverantörer och av stadsinterna leverantörer. Dessa lokaler och bostäder hyrs sedan ut (nyttjas) av den egna förvaltningen, av andra förvaltningar eller av externa hyresgäster. All denna hantering sköts av LOIS, som är stadens benämning på standardsystemet (LEB). LOIS omfattar inte den lokal och hyresgästadministration som hanteras av Stockholmshem, Micasa och Svenska Bostäder m fl. Detta hanteras i andra systemstöd som ej ligger inom centrala verksamhetssystem. Moduler som ingår i LOIS är: Fastigheter Avtal Register Reskontra Dokument Ärendehantering Media LOIS omfattar följande it tjänster: LOIS klient LOIS Webb e-lois Integration med Agresso, LIS LOIS är har ett beroende till Agresso och då särskilt kundreskontra och leverantörsreskontra. 2.7 Användningsområden (processer och funktioner) Exempel på processer och aktiviteter som utförs är: Diabas: Diareföring av ärenden Registrering av inkommande, utgående och upprättande av handlingar Hantering av föredragningslistor och protokoll Arkivering av handlingar E-arkivet: Överlämnande Mottagning Arkivvård/administration Utfående

30 SID 30 (53) LOIS: Fastighetshantering Avtalshantering Registerhantering Hyresavisering Reskontra Dokumenthantering Ärendehantering Mediauppföljning (Energiuppföljning) Användare (användargrupper) I Diabas utförs aktiviteter av: Registratorer Nämndsekreterare Handläggare I e-arkivet utförs aktiviteter av: Personal på stadsarkivet Arkivarier ute på anslutna förvaltningar Externa använder har möjlighet att göra informationsuttag via webbgränssnitt I LOIS utförs aktiviteter av: Lokalintendenter Administratörer Controllers Ekonomichefer Avdelningschefer It- stöd Diabas är en Client/Server-applikation och används av ca 30 förvaltningar och ca 200 verksamheter där alla har sin egen databas. Dokumentservern driftas i dagslägetav Tieto och fileservern driftas i dagsläget av Volvo IT. Diabas 5.1 utgörs av följande it-tjänster: Diabas ärende Diabas dokument pro Diabas Webb Diabas publicera e-brevlåda Bevaka Diabas beslut E-arkivet består av plattform för databaslagring och applikationer som stödjer de processer och aktiviteter som utgör objektsverksamheten samt den struktur som används för lagring och återsökning. Det tekniska systemet är uppbyggt i enlighet med ISO 14721:2003 (OAIS-modellen) och har funktioner för att strukturera, ta emot, arkivera, söka, hämta, vårda, gallra, administrera, övervaka samt skapa rapporter och statistik. Systemet består av Iipax produktkomponenter Iipax archive, Iipax Broker, Iipax archive konsol, samt systemspecifika komponenter utvecklade av Ida Infront. LOIS används av 25 st förvaltningar och består av en enda databas i Citrixmiljön. LOIS (L.E.B-system) är en på fastighetsmarknaden förekommande standardapplikation som inte har några specifika krav.

31 SID 31 (53) Volymer (användare, transaktioner) It-tjänst Antal användare Antal transaktioner Övrigt Standardprodukt Diabas Ca Ja - E-arkivet Ca 100 Publik e-tjänst Ja med kundanpassningar E-tjänsten är egenutvecklad Förvaringsserver är LOIS Ca 270 Ca hyresavier/mån Systemsamband och beroenden Diabas kommer att anslutas till e-arkivet Framtida initiativ och förändringar Ja - E-arkivet driftsattes under 2010 och har i nuläget leveranser från ett tiotal förvaltningar. E-arkivet är i en intensiv tillväxtfas och anslutningsarbetet följer en kommunicerad anslutningsplan som sträcker sig fem år framåt i tiden. Enligt anslutningsplanen kommer ca 60 system att anslutas under perioden Diabas kommer eventuellt att ersättas av ett nytt diariesystem Intern supportorganisation Diabas: för Diabas finns ingen intern supportorganisation utan support utförs av stadens nuvarande leverantör. Varje förvaltning/databas har egen Systemansvarig (SYS ADM) för sin egen databas. Det finns mellan SYS ADM. LOIS: för LOIS finns en intern supportorganisation gällande användarfrågor. Vid tekniska frågor är det stadens driftsleverantörer som är supportorganisationer. E-arkivet har en etablerad förvaltningsorganisation där för närvarande tre personer från Stadsarkivet är engagerade. Två av dessa fungerar som superanvändare Unika krav E-arkivet har krav på löpande backuper av stora datamängder som ska läggas undan månadsvis och årsvis för att säkerställa kritisk information. Det åligger leverantören att utföra denna löpande backup. För Diabas ställs det unika krav i och med att Diabas består av ca 200 databaser vilket medför krav på ett stort mått av kunskap över respektive databas utseende och innehåll.

32 SID 32 (53) 2.8 Geografiska system Verksamhetsområde Systemområdet GIS omfattar stadens nya system för gemensam geografisk data (SNYGGIS). Samlingskartan är ett gemensamt begrepp för en gemensam karta där olika förvaltningar och bolag bidrar med sin specifika verksamhetsdata vad gäller olika ledningsdragningar. Varje förvaltning och bolag replikerar sin data till en gemensam server och detta sammanställs i Samlingskartan. Samlingskartan redovisar alla ledningsdragningar och andra anordningar under markytan inom gatu- och parkmark med stadens baskarta som underlag och används vid projektering, planering och vid schaktarbeten inom staden. Samlingskartan minskar avsevärt risken för avgrävda ledningar som kan kosta många miljoner att reparera. TRYGGIS är ett projekt för att ta fram ett nytt system där förvaltningar och bolag och allmänheten kan beställa Samlingskartan via e-tjänst och minimera risken att säkerhetsklassade känsliga objekt röjs. SNYGGIS syftar till att: Stödja och förenkla framtagande av e- tjänster som använder geodata. Säkerställa att alla producenter av geodata gör sina data tillgängliga via stadens nya tjänstelager för utbyte av geodata. Öka samverkan mellan alla producenter av geodata inom staden. Se till att alla inom staden vet vilka geodata som finns, hur man använder dessa data, vem som ansvarar för dem samt säkra åtkomsten. TRYGGIS/Samlingskartan syftar till att: Minska risken för störningar i för samhället viktiga och känsliga ledningar projektet syftar till att stärka denna roll genom att Skapa möjlighet för förvaltningar, bolag och allmänheten att kunna beställa samlingskartan via en e-tjänst för att minimera risken för att känsliga objekt röjs. Anställda, godkända av staden, inom förvaltningar och bolag får tillgång till produkten Planeringskarta och Översiktskarta direkt som en webbtjänst med sekretess enligt föreskrivna rutiner. Minska den administrativa kostnaden för beställningar av Samlingskartan genom ett förbättrat beställningsförfarande på webben. Målsättningen är att andelen webbeställningar skall öka till 95 % av totala antalet beställningar. Få all ärendehantering och faktureringsunderlag samordnad i ett enda system SNYGGIS består av olika systemtjänster och ett tjänstelager. Till denna miljö integreras stadens support, i dagsläget hos Volvo IT. Miljön driftas i dagsläget av två leverantörer Volvo IT och Tieto. Förvaltningsobjektet får inleveranser från stadens övriga förvaltningsobjekt inom GIS. Stadsbyggnadskontoret t.ex. tillgängliggör kartklienter, olika tjänster, en gemensam databas för mindre geodataproducenter och kartprodukter.

33 SID 33 (53) Flera verksamheter inom Stockholm stad har systemstöd för geografisk data och även e- tjänster. Det är bland annat Trafikkontoret, Stadsbyggnadskontoret, Miljöförvaltningen, och Stockholm Vatten AB. Dessa parter utför övergripande följande aktiviteter: Utveckling och förvaltning av gemensamma geografiska data Publicering av geografiska data När dessa aktiviteter är utförda resulterar de i: e-tjänster till avsedda målgrupper Geografiska data till avsedda målgrupper Utbyte av geografiska data mellan olika förvaltningsobjekt Det som omfattas i denna upphandling avser endast drift och förvaltning av Metadataportal, konverteringstjänst. Driften av övriga GIS-system och applikationer ingår ej i detta åtagande. Parterna som finns i objektverksamheten är stadens samtliga förvaltningar och bolag. Geografiska data till avsedda målgrupper Utbyte av geografiska data mellan olika förvaltningsobjekt Användningsområden (processer och funktioner) Exempel på processer och aktiviteter som utförs är: Utveckling och förvaltning av gemensamma geografiska data Publicering av geografiska data Användare (användargrupper) I TRYGGIS utförs aktiviteter av: Anställda inom staden samt externa användare hos Fortum Värme, Fortum Distribution och Stockholm Gas. I Samlingskartan utförs aktiviteter av: Externa användare i form av konsulter, entreprenör, arkitekter, privat personer m.m It-stöd It- stödet för gemensam geografisk data-geodata omfattar: Metadataportal (Sökportal geodata) Konverteringstjänst FME Server för konvertering av data

34 SID 34 (53) TRYGGIS Samlingskartan Volymer (användare, transaktioner) It-tjänst Antal användare Antal transaktioner Övrigt Standardprodukt Metadata Upp till Ja - Konverteringstjänst Ca 500 Ja - Samlingskartan Ca 1500 interna Ca 200 externa Ca beställningar av Samlingskartan från externa användare Systemsamband och beroenden Stadens säkerhetssystem, BKS System för inleveranser till objektet Framtida initiativ och förändringar Tidigare system SGIS01 för filhantering avvecklas under Nya tjänsterna inom SNYGGIS som omfattar metadata och konverteringstjänst är nyetablerade och kommer med all sannolikhet att växa i omfång och i antal användare. Projektet TRYGGIS ämnar ta fram ett nytt system där förvaltningar, bolag och allmänheten kan beställa Samlingskartan via e-tjänst och minimera risken att sekretessklassade känsliga objekt röjs. Anställda inom förvaltningar och bolag, som godkänts av staden och har säkerhetsklassats får tillgång till WMS-tjänst enligt föreskrivna sekretessrutiner. Projektet syftar även till att minska den administrativa kostnaden för beställningar av Samlingskartan genom ett förbättrat beställningsförfarande på webben. All ärendehantering och faktureringsunderlag ska också samordnas i ett enda system Unika krav GIS innehåller viss information som är känslig och omfattas av särskilda säkerhetsbestämmelser. 2.9 Övriga system Verksamhetsområde Kompetensplatsen är en elearningplattform för nätbaserad kompetensutveckling med möjlighet att distribuera kurser och utbildningar till stadens anställda. Anställda inom Stockholms stad kan ta del av självstudiekurser och annan relevant information som är betydelsefull för Stockholms stad. Det finns även möjlighet att för användare av kompetensplatsen att publicera olika dokument och koppla dessa till specifika kurser. Det ligger ca 30 kurser på denna plattform och det är olika förvaltningar som beställer kurser som distribueras.

35 SID 35 (53) Exempel på kurser är kurser avseende LOIS, säkerhet, mathållning, Vision 2030 och Sociala system. Det finns registrerade användare. I systemet finns möjlighet att följa upp statistik över hur många som gått kurserna. Inom GS-IT finns även en e- learningplattform som omfattar kurser såsom MS Office, Windows 7, och annat relaterat till klientplattformen och Volvo IT:s leverans. Dock är det Volvo som äger hela plattformen och ansvarar för utbildningarna som en del i sin leverans. FLAI är ett sammanhållet uppföljningsinstrument för flykting- och arbetsmarknadsinsatser i Stockholms stad. FLAI ger stadens kommuncentrala ledning och nämnderna kunskap om i vilken utsträckning arbetsmarknadsinsatser leder till arbete och självförsörjning, insatsernas kostnad samt effekter på försörjningsstödskostnaderna. FLAI tillgodoser även verksamheternas behov som administrativt verktyg samt tillförsäkrar en effektiv återsökning av statsbidrag för flyktingmottagandet. OL2 är ett systemstöd för tillsyn över försäljning av folköl, tobak och receptfria läkemedel. Systemet är utvecklat med ett gränssnitt och en teknisk miljö som överensstämmer med AlkT (system för hantering av alkoholtillstånd). Systemet används av socialtjänsteförvaltningen samt stadsdelarna. Grunden i OL2 är ett register över Försäljningsställen (FS). För varje försäljningsställe registreras uppgifter om adresser, telefon, fax, e-post, ägare etc. För varje FS registreras dessutom Område, Kategori och Kod (3st). För varje FS kan man därutöver löpande registrera händelser och där igenom få en översiktlig historik över vad som skett eller gjorts i anslutning till ett FS. Till händelserna kan knytas dokument som med hjälp av mallar kan hämta data ur systemet. I OL2 kan även registreras ärenden. Det kan gälla en utredning, ett tillsynsärende eller liknande. Händelser (inkl beslut) kan sedan knytas till ett visst ärende. I uppföljningsdelen till programmet kan man söka på, göra urval av och lista FS, tillsynsbesök eller händelser. Sökningarna kan sparas och listor för senare utskrift kan skapas. Information kan enkelt föras över till bl. a MS Excel. Reuters ger realtidsinformation om priser och marknadsinformation på den finansiella marknaden. Reuters 3000 Xtra importerar i realtid kurser till excelark samt dagliga kurser till CRM och om detta inte kan genomföras kommer staden inte kunna ha kontroll på sina finansiella risker. Syftet med innehavet av systemet är att ge Stockholms stad god tillgång till marknadsdata i realtid och på detta sätt ge dagsaktuell överblick över stadens samtliga finansiella positioner. EntryEvent är ett kassasystem som används för försäljning i Stadshusshopen samt entrébiljetter Användningsområden (processer och funktioner) Kompetensplatsen Distribution av kurser och utbildningar till stadens anställda Möjlighet att boka kurser, utvärdera kurser och statistik över kurser OL2 Tillsyn över försäljning av folköl, tobak och receptfria läkemedel. FLAI Flyktingmottagning

36 SID 36 (53) Statsbidragshandläggning för flyktingar Arbetsmarknadsinsatser för försörjningsstödstagare och flyktingar Anmälan av klienter/aspiranter från stadsdelförvaltning till Jobbtorg Stockholm Inhämtning av uppgifter till grund för att utbetala försörjningsstöd och introduktionsersättning Inhämtning av uppgifter för uppföljning av verksamheten Inhämtning av uppgifter för kontroll av verksamheten Reuters Stöd vid upplåning, förvaltning av stadens skuld och tillgångar, förvaltning av livbolagets portfölj samt förvaltning av donationsstiftelsens portfölj Används vid affärstransaktioner som t.ex. emissioner för att stämma av priser på obligationer och certifikat med våra motparter Prognoser över framtida interna räntor För att marknadsvärdera stadens innehav vid rapportering Entry Event Stöd vid kassahantering Användare (användargrupper) I Kompetensplatsen utförs aktiviteter av: Anställda inom staden Externa utförare I OL2 utförs aktiviteter av: Handläggare på alla stadsdelar och en samordnare på socialförvaltningen. I FLAI utförs aktiviteter av: Socialsekreterare Flyktingsekreterare Bidragshandläggare Coacher Matchare Studie och yrkesvägledare It -pedagoger Anställda på stadsledningskontorets finansavdelning Stadsbidragshandläggare I Reuters utförs aktiviteter av: Handlare, analytiker och personal ansvarig för riskkontroll på stadsledningskontorets finansavdelning I Entry Event utförs aktiviteter av: Personal i stadshusshopen It-stöd Kompetensplatsen ligger idag på produkten siteshaper eller TietoEnator Web Portal elearning och stadens benämning är Kompetensplatsen. Det ligger ca 30 kurser på denna plattform och det är olika förvaltningar som beställer kurser som distribueras. OL2 är ett standardsystem med ett register över Försäljningsställen (FS). För varje försäljningsställe registreras uppgifter om adresser, telefon, fax, e-post, ägare etc. För

37 SID 37 (53) varje FS registreras dessutom Område, Kategori och Kod (3st). För varje FS kan man därutöver löpande registrera händelser och där igenom få en översiktlig historik över vad som skett eller gjorts i anslutning till ett FS. Till händelserna kan knytas dokument som med hjälp av mallar kan hämta data ur systemet. I OL2 kan även registreras ärenden. Det kan gälla en utredning, ett tillsynsärende eller liknande. Händelser (inkl beslut) kan sedan knytas till ett visst ärende. I uppföljningsdelen till programmet kan man söka på, göra urval av och lista FS, tillsynsbesök eller händelser. Sökningarna kan sparas och listor för senare utskrift kan skapas. Information kan enkelt föras över till bl a MS Excel. FLAI A är det verksamhetsstöd som används på stadens arbetsmarknadsverksamheter för att kartlägga och planera för aspiranter. Systemet används även för uppföljning av verksamheten både internt och externt för Stockholms stad. FLAI F (Flykting) är ett verksamhetssystem för registrering av nyanlända flyktingar till stadsdelförvaltningarna. Där registreras även flyktingarnas introduktionsplan och statsbidrag. Närapp är det system där stadsdelsförvaltningarna anmäler klienter till Jobbtorg Stockholm. I Närapp hanteras även närvaro och frånvarokontroll för aktiviteter på Jobbtorg Stockholm. Reuters baseras på produkten Reuters 3000 Xtra Volymer (användare, transaktioner) It-tjänst Antal användare Kompetensplatsen har tillgång Antal transaktioner Ca 30 kurser är tillgängliga i dagsläget. Övrigt FLAI Användare avser uppskattat antal när nya funktioner som idag finns i Närapp och FLAI F ingår i FLAI A Standardprodukt JA - Standardprodukt JA - Standardprodukt med kundanpassningar OL 2 20 Ja - Standardprodukt Reuters 4 Ja - Standardprodukt Entry Event 10 Ja - Standardprodukt Systemsamband och beroenden

38 SID 38 (53) FLAI närliggande system: KIR e-tjänst Jobbtorgsportalen LIS Framtida initiativ och förändringar FLAI. Systemet När App kommer eventuellt avvecklas under Motsvarande funktionalitet kommer utvecklas inom systemet FLAI A. Eventuellt kan även systemet FLAI F avvecklas framöver och funktionen för hantering av stadsbidrag för flyktingar utvecklas då i FLAI A. Reuters kan eventuellt komma att avvecklas och ersättas av ett nätbaserat system. Kompetensplatsen kommer att eventuellt att avvecklas fram till Kurserna som idag ligger på Kompetensplatsen ska kunna läggas över på en ny e-learningplattform som ska tillhandahållas av leverantören för Systemdrift och systemförvaltning Intern supportorganisation FLAI har användare lokalt på varje jobbtorg som fungerar som lokal support. Eventuella problem eskaleras av dessa till objektsägaren som i sin tur vänder sig till Servicecentrum CRM system Verksamhetsområde CRM är stadens plattform för kundhantering och på plattformen ligger ett antal applikationer, bland annat KC Handläggarstöd, Elektroniskt Personregister och ett antal e- tjänster, bland annat söka sommarjobb och söka kollo. CRM-plattformen består av gemensamma plattformsfunktioner för stadens CRM tjänster. CRM-plattformen består även av ramverk för grundläggande arkitekturen och hur miljöerna ska vara uppsatta. CRM-plattformen omfattar följande: CRM arkitektur omfattar applikationslager, plattformslager, databaslager och rapportlager Fysisk arkitektur omfattar hårdvarukomponenter som CPU, minne, hårddisk, servervirtualisering och brandväggar Infrastrukturkomponenter omfattar infrastrukturkomponenter som staden har och som applikationer i CRM plattformen behöver. Ramverk för CRM-tjänster beskriver hur tjänster bör utvecklas och driftsättas för att nyttja befintlig miljö. KC Handläggarstöd (KCH) är en av tjänsterna på CRM- plattformen och syftar till att ge ett it-stöd för handläggning, mottagning av medborgarsynpunkter och statistikinsamling. Systemet används i dagsläget främst av Kontaktcenter Stockholm men kan förväntas användas mer stadsövergripande framöver. It-stödet möjliggör ärendehantering för såväl kontaktcentret som för stadens gemensamma ingång för synpunkter och klagomål Tyck till. Till kontaktcentret, inkommer ärenden via telefon, brev, e-post eller e-formulär. Övervägande del av ärendena är vägledning men även viss handläggning görs. Vid behov kan sedan ärendet skickas vidare inom stadens organisation i form av ett e-postmeddelande. I de fall där mottagande enhet har licens i KCH skickas istället en länk till ärendefönstret vilket gör att administrationen underlättas för mottagaren.

39 SID 39 (53) Samma flöde som ovan används då medborgaren lämnar en synpunkt via Tyck till men istället för att en servicehandläggare i kontaktcentret skickar ärendet vidare i stadens organisation sköts detta med automatik. Elektroniskt Personregister (EPS) är en tjänst på CRM-plattformen och är stadens nya register över medborgare som driftsätts under EPS kommer att ersätta nuvarande register som är Kommunens Invånar Register (KIR) och KID (Kommuninvånarregistret). Syftet med EPS är att förse stadens verksamhetssystem med kvalitativ persondata från en central databas. Denna tjänst är ständigt uppdaterad från Skatteverkets medborgarregister N@vet. Alla medborgare som har en relation med staden kan lagras i EPS. Genom att informationen hanteras inom staden finns det stora besparningsmöjligheter eftersom direkta frågor mot N@vet konsolideras. EPS är inte ett slutanvändarsystem eftersom dess uppgift är att tillhanda hålla information om medborgaren via SOA-lagret. Det finns alltså inga traditionella formulär som slutanvändarna ute i verksamheten går mot. Det är upp till varje verksamhetssystem att tillhandahålla användargränssnittet med hjälp av de funktioner som tillhandahålls av EPS via SOA-lagret. Systemet omfattas av legala krav på hantering av personuppgifter, och i synnerhet sekretessbelagda personuppgifter så att de hanteras på rätt sätt. e-tjänst söka sommarjobb är ett stöd för arbetssökande där det går att söka arbete i Stockholm stad. Tjänsten är även ett internt verksamhetsstöd i CRM för att hantera inkomna ansökningar och för att kunna lägga in lediga sommarjobb. Tjänsten omfattar integrationer till EPS för validering av stadsdelstillhörighet. Tjänsten hanterar ca ansökningar per år. e-tjänst söka kollo är en tjänst som gör det möjligt att ansöka plats och följa sin ansökan. Tjänsten hanterar ca 5000 ansökningar per år. e-tjänst SIW är en tjänst som gör det möjligt att boka gruppträning på stadens bad- och träningsanläggningar. Inom kort kommer det även vara möjligt att boka simskola via tjänsten Användningsområden (processer och funktioner) KC Handläggarstöd: Kundrelationshantering Ärendehantering av Servicehandläggare Ärendehantering av Handläggare på förvaltning E-posthantering endast av Servicehandläggare Uttag av statistik Förmedling av ärenden från medborgaren via Tyck till till enhet på förvaltning eller till kontaktcentret En kunskapsdatabas är under uppbyggande Elektroniskt Personregister (EPS): Inläsning av data Formatering av data Export av data e-tjänster: Hantering av ansökan till kollo (e-tjänst för kollo) Hantering av ansökan till sommarjobb (e-tjänst för sommarjobb)

40 SID 40 (53) Bokning av gruppträning och simskola (e-tjänst gruppträning) Användare (användargrupper) KCH används av servicehandläggare på serviceförvaltningens Kontaktcenter och handläggare ute på de förvaltningar som är anslutna. Behörighet i systemet är styrt med roller där servicehandläggaren har full behörighet att skapa ärenden medan handläggare på förvaltning är begränsad till att bara arbeta vidare med redan skapat ärende. EPS är inte ett system för slutanvändare utan det är upp till varje verksamhetssystem, som utnyttjar EPS, att tillhandahålla användargränssnitt. e-tjänsterna vänder sig till externa användare som arbetssökande, de som söker kollo samt även de som bokar gruppträning och simskola. Internt används tjänsterna främst av handläggare av sommarjobb, kollo och gruppträning It-stöd It-stödet för CRM utgörs av Microsoft Dynamics CRM Volymer (användare, transaktioner) It-tjänst Antal användare Antal transaktioner CRM plattform KCH EPS Ca 70 fullanvändare och ca 170 light användare Har inga slutanvändare men kommer vara tillgänglig för systemadministratörer Ca ärenden i genomsnitt per månad under Toppar i april, maj, aug och sep med upp till ca ärenden per månad Ska klara av att hantera alla Stockholm stads innevånare inklusive ytterligare personer som har relationer med Stockholm stad. Detta innebär > personposter och maximalt Övrigt Standardprodukt Ja med kundanpassningar Nej egenutvecklad Nej egenutvecklad

41 SID 41 (53) 000 personposter e-tjänster sök kollo Ca ansökningar Nej egenutvecklad e-tjänst sök sommarjobb Ca ansökningar Nejegenutvecklad e-tjänst SIW Ingen uppgift Nejegenutvecklad Systemsamband och beroenden Mellan KCH och Tyck till finns ett beroende men ej automatiserat. Data från KCH exporteras till EpiServer mha en XML-fil där varje del har en egen identitet (GUID). Då medborgaren gör sitt val skickas samma identiteter tillbaka till KCH i anropet från EPI Server för att man i KCH ska kunna koppla frågan till rätt tjänst. EPS har följande systemsamband: Exponera tjänster mot konsumerande verksamhetssystem inom Stockholms stad (Sker via SOA-plattformen) Hämta data från N@vet Framtida initiativ och förändringar KCH kommer troligen att få fler integrationer med övriga verksamhetssystem då många ärenden registreras både i KCH och i andra verksamhetssystem. Under innevarande år kommer troligen en migrering ske av Tyck till till e-tjänsteplattformen som i dagsläget levereras av Volvo IT. EPS är under införande och kommer att integreras med flera verksamhetssystem än de som beskrivs ovan. CRM plattformen etablerades under och sannolikt kommer ytterligare tjänster att etableras på denna plattform. Under 2012 kommer e-tjänsten e-stöd etableras. Tjänsten ska lagra information om enskilda medborgares ärenden som visas på stockholm.se när användaren är inloggad Intern supportorganisation Förutom den support som ges av Servicecentrum till förvaltningarnas användare har Kontaktcenter Stockholm en egen support till servicehandläggarna. Supportgruppen som även har funktionen som en referensgrupp vid utvecklingsbehov, har högre behörighet i systemet än övriga användare. Gruppen har kontinuerliga möten Infrastrukturella system och tjänster Området syftar till att tillhandahålla en grundläggande gemensam infrastruktur avseende lösningar för behörigheter och användarhantering, applikations- och integrationsplattformar, grundläggande infrastruktur samt övriga infrastrukturella system och tjänster. Staden arbetar kontinuerligt med att renodla och optimera infrastrukturen vilket kan innebära förändringar framöver.

42 SID 42 (53) De infrastrukturkomponenter som omfattas av nuvarande leverans för systemdrift och systemförvaltning av centrala verksamhetssystem beskrivs i avsnittet nedan. Ett antal infrastrukturella tjänster som idag inte ingår i avtalet för systemdrift och systemförvaltning av centrala verksamhetssystem men där staden kan önskar en option på tjänsterna beskrivs i kapitel Behörigheter och användarhantering Behörigheter och användarhantering har i syfte att tillhandahålla en fungerande hantering av behörigheter och användare och därigenom vara ett stöd för andra system inom staden. Behörigheter och användarhantering omfattar följande tjänster: Autentiseringstjänst Autentiseringstjänst möjliggör kontroll av vem det är som försöker att logga in. Denna kontroll består av flera andra tjänster: Förenkling av inloggning -Single sign on (SSO) är en tjänst som ingår i förenklad inloggningstjänst. SSO möjliggör att användaren endast behöver logga in på ett ställe för att få tillgång till flera system Åtkomstmetod möjliggör användning av flera olika metoder vid inloggning såsom challenge respons, X.509 (Certifikat), lösenord samt biometri. Huvudmetoden är hårt certifikat (smartcard) Auktorisering Auktorisering är en tjänst som utför kontroll av vilka rättigheter en viss användare har och vad denna därför ska få tillgång till i systemet. Ofta görs en lokal behörighetskontroll men det finns en central katalog för behörighetskontroll för mindre system Applikations och integrationsplattformar Applikations och integrationsplattformar syftar till att stödja och förenkla framtagande av it-baserade lösningar för webbtjänster, webbservices, andra applikationer och system, databastjänster, en stor gemensam plattform för e-tjänster, integrationer m.m. inom staden på en generell och gemensam it-infrastruktur. De som ska utveckla eller upphandla ett it-system kan få hjälp med regler, itarkitektur och lämpligt teknikval. Allt för att det nya eller vidareutvecklade systemet ska passa in i stadens totala it-infrastruktur. Applikations och integrationsplattformar omfattas av följande tjänster: Söktjänst *Plattform för externa e-tjänster(option) *Plattform för interna e-tjänster(option) Applikationsplattform för JAVA *SOA-plattform (option) FTP-tjänst Integrationstjänst (TEIS) Databastjänster (Oracle och SQL-Server)

43 SID 43 (53) Besöksstatistik webb Testverktyg * Dessa tjänster ingår inte i nuvarande leverans. De tillhandahålls i dagsläget av Volvo IT men staden kan komma att vilja inkludera dessa tjänster i kommande leverans. Söktjänst Söktjänsten indexerar stockholm.se och intranätet. Plattform för externa och interna e-tjänster Plattformen består i huvudsak av SharePoint2010 som motor och portalramverk. På SharePoint finns ett antal komponenter som i sin tur används för att utveckla e-tjänster. Applikationsplattform JAVA Staden har två JAVA-plattformar i dagsläget. Glassfish som används av Sociala system och WebLogic som används av e-arkivet (iipax). SOA-plattform Stadens gemensamma och centrala integrationsplattform. Huvudkomponent är BizTalk Server. I tillägg till SOA-plattformen finns även integrationstjänsten TEIS. FTP-tjänst Tjänsten används för att flytta stora filer. Integrationstjänst(TEIS) Tjänsten omfattar en integrationsplattform för automatiserad (händelse eller tidsstyrd) filöverföring dels mellan stadens system och dels med omvärlden (t.ex. SKV, RFV, SCB). I tillägg till TEIS finns även integrationstjänsten SOA-plattformen. Databastjänster Staden har generella databashotell i Oracle och SQL-Server. Primärt rekommenderas SQL-Server vid nyutveckling av system idag. Besöksstatistik För statistik på webbplatser och e-tjänster. Testverktyg: Med testverktyg menas en generell och avropbar tjänst för att göra prestanda och belastningstester på applikationer, system och e-tjänster. Öppen data En infrastruktur dit öppen information från stadens olika system skickas för att andra personer och organisationer ska kunna använda informationen och förädla den i nya tjänster Grundläggande infrastruktur Grundläggande infrastruktur har till syfte att stödja andra förvaltningsobjekt inom Stockholms stad så att deras förvaltningstjänster kan fungera och vara tillgängliga. Grundläggande infrastruktur omfattar:

44 SID 44 (53) Accessformer All extern åtkomst in till stadens olika verksamheter och system ska använda godkända accessformer. Terminalserverplattform Terminalserverplattformen ger tillgång till de centrala och lokala verksamhetssystemen. Proof of Concept och utvecklingsmiljö Proof of Concept-miljön är till för olika infrastrukturella systemtester för att kunna ge ett bra underlag till verksamheten. Namnuppslag(interna och externa) Tjänsten omfattar DNS-uppslag så att stadens interna resurser och externa resurser kan få ta del av interna respektive externa namnuppslag. Tidsfunktion (NTP) Funktionen tillhandahåller en central tidsfunktion, NTP (Network Time Protocol), och den levererar en tidsenlig tid för resurser inom staden Övriga infrastrukturella tjänster och system Förutom de tjänster som omfattas av behörigheter och användarhantering, applikationsoch integrationsplattformar samt grundläggande infrastrukturtjänster finns ett antal övriga infrastrukturella tjänster och system. Detta omfattar följande tjänster: Streamingtjänst Streamingtjänsten ger användaren möjlighet att se film- och ljudklipp över Intranätet utan att först ha laddat hem en hel film- eller ljudfil. All distribution av utbildningsfilm till elever och lärare i stadens skolor sker genom en streamingtjänst. Tjänsten har t.ex. använts för att direktsända seminarier och andra större event. Tjänsten utnyttjas för att få så snabb access som möjligt till strömmande media i stadens nät. Distributionen görs idag av en streamserver med flera diskkabinett. Med funktionen får användaren en möjlighet till att se film- och ljudklipp över nätet utan att först ladda hem en hel film- eller ljudfil. Administratörsverktyg för smarthpones och surfplattor Syftet med mjukvaran är att centralt kunna administrera terminaler, t.ex. smartphones och surfplattor, oberoende av plattform, så att de bland annat följer stadens policy och säkerhetskrav samt även ger nytta till användarna. Verktyget har möjlighet att skanna av terminaler för att säkerställa att de inte bryter mot stadens säkerhetspolicy. Verktyget ger även möjlighet att styra vilka applikationer som ska installeras, uppdateras, tas bort eller blockeras. Användarna kan själva installera tillgängliga applikationer från stadens interna App store. Systemet innehåller bland annat stöd för: Applikationshantering Distribution av mjukvara Policyhantering Säkerhetshantering och accesskontroll Självservice Intern app store

45 SID 45 (53) RACF RACF är ett behörighetssystem för stordatormiljö för systemen Hanna och LISA It-stöd Behörigheter och användarhantering omfattar följande it-tjänster: Elektronisk identifiering (idportalen) Tjänsten idportalen är stadens lösning för identitetskontroll (autentisering) för webbapplikationer och skyddade sidor, vid nyttjande av stadens resurser via internet eller intranätet. idportalen används för såväl medborgare som företag och stadens anställda. idportalen kontrollerar endast identiteten och tillämpningar (system/applikationer) som den aktuella identiteten har rätt att nå. idportalen gör att brukaren av stadens tjänster slipper hantera flera olika identiteter och inloggningsmetoder med olika grafiska utseenden. idportalen innehåller ett antal programvaror vars uppgift bl.a är att kontrollera identitetsmetoder, identiteter, giltighet av dessa och att styra användaren till de tillämpningar han/hon är upplagd för. Tjänsten ger staden en auktorisering och identifiering av alla sina användare. Det är en auktoriserings- och identifieringstjänst via vilken man som användare når skyddade resurser som tillhör staden, samtidigt som man spärrar personer som inte har behörighet. Identifieringen består idag av t.ex. hårda certifikat, mjuka certifikat, SMS-inloggning, inloggningsdosor, användar-id och lösenord, e-legitimation och Federering (t.ex. Google, Facebook och SAML.v2) Siteminder från Netegrity utgör grunden i idportalen Identitetshantering (Nordic Edge Identity Manager/NEIM plattform) Nordic Edge Identity Manager är en lösning som ska ge flexibilitet för användare vid hantering av information i t.ex. LDAP-baserade register. Det är en plattform för olika webbgränssnitt för möjliggörande av administration av objekt i anslutna katalogtjänster. Tjänsten omfattar även ett behörighetsgränssnitt. Förutom NEIM ingår även tilläggstjänster för synkroniserings- och rapportfunktion samt plattform för lösenordskiosk. Synkroniserings- och rapportfunktion omfattas av Nordic Edge Automatic Account Manager Premier Access AdmNet (Token) Premier Access AdmNet omfattar autentisering av stadens användare för tillgång till säkra lösningar. Premier Access finns idag installerat inom staden. Funktionen omfattar bland annat administration av inloggningsdosor, hantering av lösenordsfiler, hantering av låsta dosor, grupphantering samt att tillse att inloggningsdosor efter åtgärd distribueras till användare Resurskatalog (adstockholm.se) Resurskatalogen används för system och applikationer för att hantera resurser och autentisering för användarna när det gäller åtkomst till system, applikationerna och webb. Resurskatalog avser endast resurser som omfattas av denna leverans. Katalog innehållandes de användare som har rätt att logga in i stadens system och applikationer, med användarnamn och lösenord, ingår inte i denna leverans. Användarkatalogen ligger inom ramen för GS-IT och tillhandahålls i dagsläget av Volvo IT. Resurskatalogen tillhandahålls med AD trust alternativt SAML.v2/ADFS mot stadens användarkatalog eller annan av staden utpekad standard. Tjänsten är bereodne a

46 SID 46 (53) Medborgarkatalog(ADC) Katalogtjänst för medborgare. När medborgarna får tillgång till stadens webbaserade tjänster utnyttjas denna medborgarkatalog, som bas för tjänster, där användare måste vara identifierad och autentiserad Applikations och integrationsplattformar omfattas av följande it-stöd Integrationstjänst Tjänsten omfattar en integrationsplattform för automatiserad (händelse eller tidsstyrd) filöverföring dels mellan stadens system och dels med omvärlden (t.ex. SKV, RFV, SCB). Kontrollerar, konverterar, transporterar filer, övervakar och vid behov larmar. Staden köper idag en integrationstjänst som bygger på TEIS (Tieto Enterprise Integration Server). I tjänsten för integrationerna ingår i dagsläget kostnaden för licenser och support för TEIS då det är Tietos egen produkt. TEIS är en produkt som vid behov kan licensieras till staden och driftas av annan leverantör. Inom ramen för GS-IT avtalet och den så kallade SOA-plattformen finns även ytterligare en integrationsplattform (BizTalk) som hanterar integrationer se kapitel Söktjänst Sökmotor för att indexera och göra information sökbar på webben är Siteseeker från Euroling. Den är i första hand avsedd för att indexera stockholm.se och intranätet. Men om behov finns för andra typer av sökningar kan även det göras. Söktjänsten ingår även i GS-IT och levereras i dagsläget även av Volvo IT. Huvudansvaret för tjänsten kommer att ligga inom GS-IT och stadens leverantör av arbetsplatssystem och användarkatalogtjänst Besöksstatistik Alla stadens webbplatser och webbapplikationer kan få statistik som visar antal besök på webbplatsen/webbapplikationen. Staden använder en WebTrends för detta ändamål Databastjänster (Oracle, och MS SQL-Server) Staden har låtit etablera databashotell för de applikationer och system som inte måste ha egna dedikerade databasplattformar. För de verksamheter som behöver administrera sina databaser själva erbjuds idag databastjänster. Databastjänster för lokala verksamhetssystem ingår ej i detta uppdrag utan hanteras inom ramen för GS-IT Applikationsplattformar JAVA Staden använder i dagsläget två olika applikationsplattformar för JAVA i drift. Det är WebLogic, som används av e-arkiv och systemområdet sociala system använder en plattform för öppen källkod som heter Glassfish FTP tjänst Integrationsplattformen tillhandahåller idag en tjänst för lagring av filer via FTP och Secure FTP. FTP är ett plattformsoberoende filöverföringsprotokoll och det möjliggör överföring och mellanlagring av filer som kommer från olika system och parter. Överföring kan ske både internt och externt. Med hjälp av FTP-tjänsten kan integrationer som bygger på filöverföring hanteras. Tjänsten används för att flytta stora filer och består i dagsläget av en FTP-serverprogramvara, Nordice Edge FTP, som integreras med idportalen Grundläggande infrastruktur omfattar följande it-tjänster:

47 SID 47 (53) Namnuppslag DNS Tjänsten innebär att interna resurser och externa resurser kan få ta del av interna respektive externa namnuppslag Tidsfunktion Tillhandahåller en central tidsfunktion, NTP (Network Time Protocol), och levererar en tidsenlig tid för resurser inom staden Terminalserverplattform(Citrix) Terminalserverplattformen omfattas idag av en gemensam citrixplattform som ger tillgång till de centrala och lokala verksamhetssystemen. Beroende av vilken autentiseringsmetod som används styrs vilka rättigheter användaren får och möjliggör en granulerad inloggning. Citrixtjänsten ger även tillgång till de tillgängliga citrixapplikationer som systemägarna har säkerhetsklassat och godkänt för nåbarhet utanför stadens nät. I tillägg till denna gemensamma citrixplattform finns vissa citrixtjänster inom respektive systemområde. Användare ska kunna utnyttja citrixapplikationerna med full funktionalitet i systemets klient, efter autentisering i stadens stöd för elektronisk identifiering (idportalen) Proof of concept/klienttestmiljö I de tekniska miljöer som finns kan både systemtester och acceptanstester med olika typer av belastnings- och prestandatester genomföras. Det finnas även en egen oberoende testmiljö för att kunna göra olika POC (Proof of Concepts) på olika produkter och tjänster. Testmiljön hanteras av leverantören och staden äger en logisk del av testmiljön för att kunna testa olika saker. Miljön omfattar en systemtestmiljö för virtuella STARTklienter (d.v.s. Volvo IT:s klientplattform) samt stadens virtuella testmiljö. Det är viktigt att tjänsten stödjer alla kända moderna operativ som t.ex. Windows, Linux och Max OS X Proxy Proxy underlättar och säkrar upp framförallt olika webbtjänster. Detta är i första hand en reverse proxy tjänst för att kunna förenkla och säkra upp åtkomst till olika webbtjänster externt ifrån. Tjänsten är beroende av stadens webbfilter (som ligger inom arbetplatssystemtjänsten som i dagsläget levereras av Volvo IT) som i första hand är en forward proxy tjänst. Proxylösningen har funktion för SLL terminering och lastbalansering. Nuvarande lösning omfattar ISA servrar och BigIP Övriga infrastrukturella system och tjänster Streamingtjänst Distributionen görs idag av en streamserver med flera diskkabinett. Beställningar av fysisk media och strömmande åtkomst går genom systemet SLI (Svenska läromedel på Internet) RACF Behörighetssystem för stordatormiljö för systemen Hanna och LISA Administratörsverktyg för smarthpones (Mobile Iron) Administratörsverktyget utgörs idag av Mobile Iron som stöder bland annat IOS, Android och Windowsphone. Staden har ca användare i dagsläget och förväntat antal användare om ett år är ca Tjänsten har nära anknytning till arbetsplatssystemet som i dagsläget levereras av Volvo IT.

48 SID 48 (53) Infrastrukturella system och tjänster som inte ingår i dagsläget men där option önskas för att inkludera tjänsterna SOA-plattformen Som integrationsmotor och plattform för olika tjänster har staden idag Microsoft BizTalk- Server. SOA-plattformen består i huvudsak av två stora delar. Dels BizTalk Server 2010 och MSE 7.5 (Managed Service Engine). MSE är en produkt för öppen källkod från Microsoft som används för att virtualisera webservices och bygger på WCF och Microsoft Server Plattform. En e-tjänst anropar en webservice som är virtualiserad i MSE för att hämta eller lämna data till ett verksamhetssystem. Möjligheten att lämna eller hämta filer sköts via BizTalk. Denna tjänst ligger idag inom GS-IT och levereras i dagsläget av Volvo IT E-tjänsteplattformen Stockholms stad har en vision och en målsättning att skapa förutsättningar för det som ofta refereras till som e-förvaltning. Tanken är att skapa relationer till medborgaren och andra aktörer som behöver nyttja stadens tjänster. För att förverkliga detta har staden en e- tjänsteplattform. Stadens gemensamma e-tjänsteplattform omfattar även ramverk och riktlinjer för att utveckla e-tjänster samt interagera med verksamhetssystem. Denna tjänst ligger i dagsläget inom GS-IT. Merparten av stadens e-tjänster utvecklas på e- tjänsteplattformen men det finns även ett antal e-tjänster som utvecklas på CRMplattformen(se kapitel 2.10). Arkitekturen för e-tjänsteplattformen bygger på två principer: Princip 1 e-tjänsteportalen baseras på MS/Sharepoint och definierar plattformen för utveckling av presentation, ärendehantering, dokumenthantering, sökning, wikis, bloggar, samarbetsytor med mera. Princip 2 SOA-plattformen(se kapitel ) definierar hur e-tjänsten interagerar med stadens verksamhetsprocesser och verksamhetssystem. Användaren använder en e-tjänst på webben. E-tjänster använder SOA-tjänster i SOAplattformen för att hämta information, utföra operationer eller lämna information till verksamhetssystemen. SOA-tjänsterna ansvarar för kommunikation med verksamhetssystemen. Plattformen är uppdelad i tre logiska skikt. De två understa skikten utgör fundamentet av plattformen med operativsystem, databaser och bl.a. produkterna, SharePoint och BizTalk.