Förteckning över personuppgiftsbehandlingar inom kommunstyrelsen.

Transkript

1 Bilaga Förteckning över personuppgiftsbehandlingar inom kommunstyrelsen. Ansvarig: Eva Debels, personuppgiftsombud Uppdaterad: Registrets/ behandlingens namn Ändamål Outlook Elektronisk meddelandehantering Presentation av medarbetarna på intranätet - och telefonlistor Kategorier som berörs av behandlingen Befattning Tfn arbetet Användarnamn Arbetsplats Information Intern personal adm. Anhöriglistor Kontaktunderlag Anhöriga till Personuppgifter som behandlas Laglig grund* Befattning Tfn arbetet Foto Arbetsplats Enhet Anknytning Mobilnr Tfn Till vem kan uppgiften komma att lämnas ut? Avtal Internt inom staden Avtal Förvaltning/bolag inom staden Internet/intranät Nej Ja, med samtycke Ja, utan samtycke Vem utför behandlingen? Nej Samtliga avdelningar Ja, intranät med samtycke för foto Samtliga avdelningar Avtal Internt Nej Samtliga avdelningar Avtal Samtycke Nej Samtliga avdelningar

2 Exceldata på i staden Interkommunikation i Stockholmsnytt och Stockholms-chefen i staden Fiesta Gästhanteringssystem Administration Gäster vid stadens officiella måltider Lisa Tid Schema och bemanningssystem för frånvaro och närvaro Lisa Bas Löne- och pensionsutbetalningar Omställning övertalighet Förvaltningsöverskridande omplaceringar Fullgörande av stadens omplacerings inför en ev uppsägning Tfn och e-post, hem Tfn, hem Löneuppgift Pensionerade f.d som är övertaliga, hem Tfn, hem Löneuppgift, hem Avtal Nej Avdelningen för kommunikation och omvärld Samtycke Nej Avdelningen för kommunikation och omvärld Avtal Nej Personalstrategiska Avtal Nej Personalstrategiska Lag och avtal Nej Personalstrategiska

3 Omställning Övertalighetslista på deltagare i frivilliglösning Lönutbetalning till i omställning Jobb i Stan - Databas för lediga jobb Annonsering lediga jobb samt rade sökandens CV som preciserats övertaliga enligt kollektivavtal för hantering av övertalighet i staden, hem Avtal Nej Personalstrategiska, hem Anställningsoch löneuppg. Avtal Nej Personalstrategiska WinLas Beräkning av anställningstid, "5 års vikariat", utskick av varsel om uppsägning Arbetssökande, hem Tfn, hem Föd. Datum Kön Sökt förvaltning Sökt anställningstid- och form Utbildning Tidigare arbete Praktik Avtal Berörd förvaltning Nej Personalstrategiska

4 PS förhandlingsregister Register över stadens förvaltnings- och bolagschefer samt avdelningschefer vid SLK som har fc-avtal Register på personalchefer ansvariga på stockholm.se Register över deltagare i utbildningar anordnade av PAS Underlag vid löneöversyn och för rapportering av resultat av löneöversyn Statistik Befattning Enhet Lön Facktillhörighet Administration Förvaltningsoch bolagschefer samt avdelningsenhetschefer vid SLK Tfn, Lön Anställningsvillkor Publikt Jobbsökande Förvaltning Administration, Förvaltning, Avtal fackförbund Nej Personalstrategiska Andra förvaltningar Nej Personalstrategiska Ja, internet utan samtycke Personalstrategiska Avtal Nej Personalstrategiska

5 Register över kontakt-personer till fackliga organisationer Administration Administration AREG-MAREG Administration Beräkning och beslut om pension för stadens och tidigare Förteckning över behöriga i historikdatabasen Behörighetsregister AREG-MAREG Administration Omfattning av behörighet Facklig tillhörighet Arbetsplats, hem Tfn Fax Förvaltningsnr. Giltighetstid Förvaltning Befattning Ledigheter Anställningstid Pension -ålder -tjänstetid -lön Förvaltning Avtal Nej Personalstrategiska Avtal WM-data Nej Personalstrategiska Avtal SPV DAFA Nej Personalstrategiska Avtal SPV Nej Personalstrategiska

6 DIPS Diarieföring av pensionsärenden Projekt Verksamhet Hälsa Förebygga sjukskrivning samt utveckla arbetsmetod i staden Neptun behörighetssystem för PS förhandling RACF behörighetsregist er Licensförteckning IT-system Förteckning över mobil abonnemang och inköp av mobiltelefoner Beställningsliggare/rekvisitioner Behörighet till PS förhandling Adminstration berhörighet till LISA Kontroll över antal inköpta licenser Användare av licenser slk Administration Administration Ålderspension Familjepension Sjukpension Framtida pension Delpension Fribrev Tjänstetid Garantipension Gruppliv Befattning IKB-nr Förvaltning Avdelning Mobiltfn Avdelning Avdelning Avtal Nej Personalstrategiska Avtal SCB Svenska ESFrådet Projekt- och del projektledning Nej Personalstrategiska Avtal Nej Personalstrategiska Avtal Nej Personalstrategiska Avtal Internt Nej Administrativa Avtal Nej Administrativa Avtal Nej Administrativa

7 ADSL/Connect/Co nnect Pro Key Control/ Bravida Register över externa guider till Stadshuset Förteckning datorer Support/felsökning av abonnemang Fakturaunderlag Nyckel- och passerkortsutlämning med kvittens Avtal Nej Administrativa Avtal Nej Administrativa Administration Externa guider, hem Tfn, hem, avdelning, rumsnummer Ja, med samtyckte Administrativa Avtal Nej Administrativa Samtycke Resebolag och turoperatörer Inventarieförteckning Parkteringstillstånd Internkontroll, avdelning Avtal Nej Administrativa First Card Internkontroll Avdelning Register över extrapersonal Parvis Administration borgerliga vigslar Personer som ska gifta sig borgerligt Avtal Nej Administrativa Avtal Nej Administrativa Administration Tim, adress, telefonnummer, epost, personnummer Myndighetsutövning Skattemyndighet Länsstyrelsen Ja, med samtycke Administrativa

8 Boknings-register för evenemang/ lokaler i Stadshuset Administration Kontaktpers. på de företag och organisationer som man upplåter Stadshuset till Ansökningar om representationsmottagning ADC Möjliggör inloggning för medborgare till stadens e-tjänster Externa nter Företag Medborgare Kontaktmannalistor Information i IT-frågor Katalogtjänst Katalogtjänst för stadens arbetsplatssystem ParaInn Behörighetsregister för användare av stadens sociala system Personer som använder stadens ITsystem Användare av stadens sociala system Företag/Org Telefon, hem Mobilnr Enhet Tfn, arb Tfn, arb Avtal I vissa fall till fastighetsägaren till bevakningsföretag, restaurang, reception, fastighetsägaren till bevaknings-företag Nej Administrativa Den reg. har lämnat samtycke. Myndighetsutövning Underliggande e-tjänster och kundsupport Nej IT- Avtal Nej IT- Avtal Internt inom staden Nej, internet Intranätet, ja med samtyckte IT- Avtal Internt inom staden Nej IT-

9 Marvin Hänvisningsdator för stadens telefonister EPS (Elektronisk Personkatalog Stockholm) Hämta uppgifter från Skatteverket om medborgare för interna e-tjänster IPAK (Intern Person och Katalog) Forum för changehantering Spara allmänna uppgifter om stadens interna användare Personaladministration För att kunna veta vem som är ansvarig för specifika uppgifter Avtalsdata-basen Information om de upphandlade avtal stadens förvaltningar omfattas av LIS (Business Objects, Webbinfo) Ledningsinformation Befattning Medborgare, Arbetsplats,,, Avtal Ja, intranät IT- Samtycke,, Myndighetsutövning Medborgare Nej IT- Allmänhet Ansvariga uppgiftslämnare till samarbets-ytan,,,, Foto, Mobilnr Avtal, Samtycke, Samtycke Interna system, tex katalogtjänsten ad.stockholm.se Nej IT- Nej IT- Kontaktpers. på företag Beställare, avtalsans-variga i staden, arb Tfn, arb Anställningsuppgifter Lön Semester Frånvaro Avtal Beställare/ Avtalsansvariga samt andra i staden Intranät, ja utan samtycke Välfärdsutvecklings Avtal Välfärdsutvecklings

10 Visma Tendsign Lägga upp och genomföra upphandlingar åt staden Agresso kundreskontra Agresso leverantörsreskontra och inköpsmodul Agresso behörighetsregister Register över deltagare i kompentenssparande och konsulter åt staden som använder stadens Tendsign Kundregister Kunder på resp. förvaltning Beställning av och betalningar till rätt leverantör/ mottagare Statistik För att den anställde ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter Organsationstillhörighet Kundnr /org Bankontonr för autogirokunder FMI-kod och e-post för e-fakturakund Leverantörer Org.nr Postgiro Konsulter Administration Bankgiro AnvändarID Förvaltn.nr Kompetenskontonr In/utbetalt Samtycke Nej Välfärdsutvecklings Avtal Myndighet Företag Nej Finans Avtal Skttemyndig-heten SLK Driftleverantör Nej Finans Avtal Nej Finans Avtal Skandia Nej Finans

11 Register över handlingar (värdepapper, pantbrev etc. som förvaras i valvet) Borgensregister Administration av stadens borgensåtagande Administration Berörd motpart Borgenär Gäldenär Fastighet Skuldbelopp avseende borgens-åtagande CRM-register Administration av finansiella transaktioner Navision - Stiftelsemodul Register över stadens EU-projekt Ansökningshandlingar Administration av EU-finansierade projekt där staden deltar Låntagare och långivare Allmänhet (sökande) Projektansvariga i staden Belopp Löptid Räntesats Tfn Ekonomisk situation Avtal Berörd motpart Nej Finans Avtal Borgenär Gäldenär Nej Finans Avtal Låntagare och långivare Finans Samtyckte Nej Finans Samtyckte Internet, ja med samtycke Finans

12 EB - Ekonomiskt bistånd* Uppföljning av utbetalt bistånd ODS - Områdesdatasystem** Statistikbehandling Saturnus Tidföring och fakturering av juridiska uppdrag Mottagare av ekonomiskt bistånd Invåndare i Stockholms stad Stadens förvaltningar, bolag och stiftelser Utbetalt bidrag Biståndstider Ändamål Försörjningshinder Ålder Hushållstyp Födelseland Medborgarskap Kön Ålder Kön Födda/Döda In- och utflyttade Medborgarskap Födelseland Inkomst Förvärvsarbete Delområde Bostäder Utbildningsnivå m.m. på kontaktperson Förvaltning Kundnr Allmännt Handläggare på SDF som arbetar med uppföljning av ekonomiskt bistånd Finans SWECO har uppgifterna med biträdesavtal Nej Finans Avtal Systemleverantör Tieto-Enator Nej Juridiska

13 DIABAS/DIAJUR Diarieföring av allmänna handlingar Stockholms kommunalkalender Presentation av stadens organisation och DIABAS/DIAS- STAD Diarieföring av allmänna handlingar Arkivförteckning KLARA Arkivförteckningsprogram Troman Register över stadens förtroendevalda. Underlag för KF/KS val till pol. uppdrag, statistik, sammanställningar, historik Kontaktper. vid stadens förvaltningar, bolag och stiftelser Motpart Allmänhet Myndigheter och förtroendevalda Myndigheter Allmänhet Bolag KF:s ordförande Borgarråd Förtroendevalda Arbetsplats Tfn, arb Fastighetsbeteckning Arbetsplats Befattning Tfn, arb Födelseår Partitillhörighet, hem Partitillhörighet Nej Juridiska Avtal Intranät Juridiska Ja, utan samtycke Juridiska Nej Juridiska Nej Juridiska

14 Internevald Register över stadens förtroendevalda. Underlag för KF/KS val till pol. uppdrag, statistik, sammanställningar, historik Externevald Register över stadens förtroendevalda Förtroendevalda Förtroendevalda Utskickslistor i samband med KF/KS-sammanträden Administration Ledamöter och ersättare i KF och KS tjänstemän Revisorer Insyn på intranätet, internet och app Publicering av föredragnings-lista och proto-koll med till-hörande handlingar X-Ref Biblioteksdata-bas Interna låntagare Förtroendevalda och tjänstemän, hem Partitillhörighet Foto t Foto, Partitillhörighet Tfn, frivillig, frivillig Allmännt Arbetsplats Avtal Allmännt Nej Juridiska Internet, jag med samtycke Juridiska Nej Juridiska Nej Juridiska Ja Juridiska

15 *Laglig grund 1. Den registrerade har lämnat sitt samtycke. 2. Avtal med den registrerade ska kunna fullgöras. 3. Den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig. 4. Vitala n för den registrerade ska skyddas. 5. En arbetsuppgift av allmänt ska kunna utföras. 6. En arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning ska kunna utföras. 7 Berättigat för behandlingen väger tyngre än den registrerades av skydd mot kränkning av den personliga integriteten. *Systemet innehåller inga uppgifter på namn, personnummer, adress etc på individer **Är ett system för officiell statistik över Stockholms befolkning. Systemet innehåller inte personuppgifter.