Information till varje registrerad/anställd enligt personuppgiftslagen (PuL)

Transkript

1 Information till varje registrerad/anställd enligt personuppgiftslagen (PuL) Den 1 oktober 2001 upphörde datalagen att gälla och personuppgiftslagen (PuL) reglerar de allra flesta behandlingar av personuppgifter. PuL ställer stora krav på information till de registrerade. Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet är personuppgiftsansvariga för personregister, vars ändamål är framställning av partsgemensam personalstatistik som används vid förhandlingsverksamhet. Uppgifterna används även som underlag för den officiella löne- och sysselsättningsstatistiken som produceras av Statistiska Centralbyrån samt för kommunernas, landstingens och regionernas statistik avseende lön, sysselsättning, personal- och kompetensförsörjning. Uppgifterna hämtas från respektive huvudmans lönesystem och kan kompletteras med uppgifter från SCB-register samt Socialstyrelsen. Uppgifterna från Socialstyrelsen avser legitimationsyrken. Syftet är att förbättra underlaget för bedömning av framtida personal- och utbildningsbehov även på specialitetsnivå. När det gäller facklig organisationstillhörighet inhämtas uppgifterna från respektive personalorganisation avseende dess medlemmar. I övrigt utlämnas endast avidentifierad statistik. Enligt PuL har varje registrerad rätt att en gång per år gratis, efter skriftlig ansökan, erhålla besked om personuppgifter som rör den sökande och om dessa behandlas eller ej. Om personuppgifter behandlas, ska skriftlig information också lämnas om a) vilka uppgifter om den sökande som behandlas, b) varifrån dessa uppgifter hämtats, c) ändamålen med behandlingen samt d) till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna lämnas ut. Den personuppgiftsansvarige är, enligt 28 PuL, skyldig att på begäran av den registrerade snarast rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med PuL eller föreskrifter som har utfärdats med stöd av lagen. Information om behandling av personuppgifter lämnas av Svenska Kommunförbundet resp Landstingsförbundet Ansökan enligt 26 PuL och begäran om rättelse av personuppgifter enligt 28 PuL tillställs respektive förbund. Reviderad febr. 2004

2 Bun 58 F k Instruktion för behandling av personuppgifter Alla dataanvändare inom skolan Personuppgiftslagen trädde ikraft Lagen ersatte datalagen vilken upphörde att gälla. Ordföranden föredrar rubricerade instruktioner och föreslår att barn- och ungdomsnämnden antar instruktionerna. Barn- och ungdomsnämnden beslutar att anta instruktioner för behandling av personuppgifter enligt bilaga, att uppdra till ordföranden att underteckna instruktionen samt att instruktionen skall spridas bland användarna.

3 Instruktion för behandling av personuppgifter 1. Personuppgiftslagen Personuppgiftslagen trädde ikraft den 24 oktober Lagen ersätter datalagen vilken upphör att gälla. Enligt personuppgiftslagen skall varje helt- eller delvis automatiserade behandlingar omfattande personuppgifter anmälas till Datainspektionen. Om den personuppgiftsansvarige, vanligen nämnden, utsett ett personuppgiftsombud skall anmälan istället ske till denne. Undantag från anmälningsskyldighet kan finns i författning. Nämndens personuppgiftsombud är: Namn: Eini Kemi E-postadress: eini.kemi@haparanda.se Tel: Några begrepp: Personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till fysisk person som är i livet. Behandling är varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgift vare sig det sker på automatisk väg eller inte, t ex insamling, registrering, organisering, lagring, behandling eller ändring, återvinning, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandahållande eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring. Personuppgiftsansvarig är den som ensam eller tillsammans med annan bestämmer ändamålen med och/eller medlen för behandling av personuppgifter. Den registrerade är den person som en personuppgift avser. Känsliga personuppgifter är uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening samt personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv. 3. Tillåten behandling Personuppgiftslagen ger i huvudsak den registrerade rätt att bestämma över sina egna personuppgifter. Har den registrerade lämnat sitt samtycke till behandling av personuppgifterna är behandling i regel tillåten. Ett samtycke skall vara frivilligt och vara en otvetydig viljeyttring efter det att den registrerade fått information om tilltänkt behandling. För behandling av känsliga personuppgifter krävs dessutom att samtycket är uttryckligt. Den registrerade kan när som helst återkalla sitt samtycke vartefter behandling inte vidare kan ske. Behandling av känsliga personuppgifter är enligt huvudregeln förbjudet, men den registrerades uttryckliga samtycke ger dock tillåtelse till att även behandla känsliga personuppgifter.

4 För behandling av personnummer krävs samtycke eller att behandlingen skall vara klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering, eller något annat beaktansvärt skäl. Behandling av personuppgifter på hemsida är tillåten bl a om samtycke föreligger eller om de personuppgifter som läggs ut är harmlösa vilket vanligen endast gäller arbetsrelaterade uppgifter såsom namn, tjänstetitel, tjänstetelefonnummer och liknande. Fotografier på identifierbara personer kräver samtycke av den registrerade. I kommunal verksamhet krävs i många fall inte samtycke. Detta gäller för nödvändig behandling i samband med avtal, för att fullgöra en rättslig skyldighet, för att skydda vitala intressen, för att utföra en arbetsuppgift av allmänt intresse, i samband med myndighetsutövning och efter en intresseavvägning. 4. Information till registrerad Information om behandling av personuppgifter skall nästan alltid ges till den registrerade. Inhämtas uppgifterna från den registrerade själv lämnas informationen i samband med insamlandet. Hämtas personuppgifterna från annan källa skall information vanligen lämnas i samband med registreringen. Information behöver inte lämnas om det finns andra regler som tar över personuppgiftslagens bestämmelser såsom regler om sekretess. Information skall ske på ett snabbt, enkelt och effektivt sätt. När information samlas in av myndigheten från den registrerade kan information lämpligen ges redan i ansökningshandling, köansökan, inloggningssida eller på liknande sätt. Samlas personuppgifterna in från annan källa skall information företrädesvis lämnas skriftligt. Information behöver inte lämnas om sådant som den registrerade redan känner till och heller inte om det är omöjligt eller skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats. Information skall utformas utifrån den registrerades synvinkel och i vart fall innehålla uppgifter om den personuppgiftsansvarige, dvs nämndens namn, adress, telefonnummer, ändamål med behandlingen, vem eller vilka som tar del av uppgifterna, om det är frivilligt eller om det föreligger en skyldighet att lämna personuppgifterna, rätten att få information efter ansökan, rätten att få rättelse vid felaktiga personuppgifter och till vem man kan vända sig, Information lämnas till den registrerade. Detta gäller även för den som har god man eller förvaltare eller är under 18 år om han eller hon själv kan tillgodogöra sig informationen. Är så inte fallet lämnas information till vårdnadshavare, god man eller förvaltare. Normalt sett kan den som är fyllda 15 år anses kunna ta emot information. 5. Säkerhet vid behandlingen Vid behandling av personuppgifter föreligger skyldighet att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna. Säkerhetsnivån skall vara lämplig utifrån de tekniska möjligheter som finns, kostnaderna för att genomföra åtgärderna, riskerna vid behandling av personuppgifterna och hur känsliga de behandlade personuppgifterna är.

5 6. Rutin för behandlingar Om inte klart framgår att viss behandling enligt författning är undantagen från anmälningsskyldighet skall anmälan, ändring och avanmälan av behandlingen sändas in per epost till utsett personuppgiftsombud. Anmälningsblankett finns bifogad. 7. Vid osäkerhet Vid osäkerhet om behandling eller rutin skall personuppgiftsombudet tillfrågas. Barn- och ungdomsnämnden Bengt Westman Ordförande