Införande av elektroniska körjournaler i kommunens bilar

Transkript

1 Typ av skrivelse Sida 1(5) Datum Diarienummer Avdelning Eric Thorstensson Adm chef Tel EE-post Införande av elektroniska körjournaler i kommunens bilar Varför ska det finnas körjournaler? Körjournaler upprättas av i huvudsak två skäl. A. Upprätta en dokumentation över användningen av kommunens bilar. ( Skatteverket: Om du som ägare eller anställd i ett företag har dispositionsrätten till en bil måste du, för att undvika bilförmån, kunna visa att bilen används endast i ringa omfattning för privat körning. Med ringa omfattning menas att bilen används för privat körning vid högst 10 tillfällen per år och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. ) B. Ge en fordonskontroll som möjliggör effektivisering av driften av bilparken. Underlag för fördelning av fordonets kostnader på användarna. Körjournal rekommenderas innehålla följande uppgifter: Mätarställning vid årets början Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner du besökt (behövs inte vid privata resor) Hur många kilometer du kört Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades Mätarställning vid årets slut Körjournaler ska föras för alla personbilar, mindre skåpbilar inkl minibussar Olika typer av körjournaler Manuellt förd körjournal: Används idag av Vindelns kommun. Systemet förutsätter att den anställde för noggranna noteringar om resorna för att undvika förmånsbeskattning. Elektronisk körjournal: En elektronisk körjournal är en enhet som kopplas in i bilen. Den registrerar och lagrar automatiskt samtliga körningar. Vindelns kommun Besöksadress: Växel: Fax: vindelns.kommun@vindeln.se Vindeln Kommunalhusvägen

2 Sida 2(5) 1 Vindelns kommun har infört ABAX elektroniska körjournaler Syfte ABAX elektronisk körjournal införs för att A. Säkerställa korrekt dokumentation över användningen av kommunens bilar för att undvika att anställda eller kommunen förmånsbeskattas. B. Underlätta en fordonskontroll som möjliggör effektivisering av driften av bilparken. Förenkla administrationen ex för fördelning av fordonets kostnader på användarna. Dokumentationen förebygger och säkerställer att kommunen och dess anställda inte orättmässigt upptaxeras vid en skatterevision. Användningsområde A och B har berättigande i PuL ( Personuppgiftslagen) 10, punkt f. Skatteverket ställer krav till dokumentation som bevis för att kommunens bilar inte använts privat i mer än ringa omfattning (10 tillfällen och 100 mil per år per förare) om man vill undvika förmånsbeskattning för sin bil. ABAX elektronisk körjournal säkerställer nödvändig dokumentation och ger arbetsgivaren möjlighet till kontroll i enlighet med dessa krav. När kommunen har valt att använda elektronisk fordonskontroll, baseras detta på en intresseavvägning där effektiviseringsvinsten och nyttan vägs mot den personliga integriteten. Lösningen medför minskad administration samt ger ökade möjligheter till sänkta kostnader som följd av den mer effektiva bilanvändningen. Vid misstanke om att personsäkerheten är i fara får positioneringen användas för att lokalisera fordonet.

3 Sida 3(5) 2. Användning Data från elektronisk körjournal skall endast användas enligt överenskomna syften ovan och får inte senare nyttjas på områden som avviker från de ursprungliga ändamålen utan den anställdes samtycke. Ref. Personuppgiftslagen 9, punkt c. Mot denna bakgrund är det inte möjligt att använda körjournalen i anställningstvister, om inte dessa tvister är knutna till användning av bil i strid med kommunens regelverk. Vem som har åtkomst till data från körjournalen styrs efter tjänstebehov. För användningsområde A skall åtkomst ges till den/de som har ansvar för löpande kontroll av körjournaler, samt till nödvändiga stödfunktioner gällande IT-drift. Personer som har åtkomst till data från körjournaler skall endast använda uppgifterna i enlighet med överenskomna ändamål. För användningsområde B skall åtkomst ges endast till den/de som har behov för denna översikt i förhållande till sina arbetsuppgifter. Skriftlig dokumentation om vilka personer som har åtkomst till systemet skall föreligga, och anställda ges rätt att få insyn i denna. Anställd har tillgång till sina egna uppgifter genom en personlig inloggning. För administration av systemet kommer fyra personer att utses. Tillgång till systemet har även den person som har det övergripande ansvaret för fordonet, anskaffning och ekonomi, oftast den som har verksamhetsansvar. Skatteverket har alltid rätt att begära in utredning om antalet körda mil i tjänsten. Körsträckan ska kunna styrkas med löpande förd körjournal eller på annat godtagbart sätt (SKV 301 utgåva 29, kap ). Omvänd bevisbörda gäller alltid för privat användning av bilen. Det är kommunens skyldighet att ha kontroll på att dokumentation finns på bilen och därigenom ha kontroll på att bilen inte använts privat i mer än ringa omfattning. Körjournalsdata får användas som underlag för kundfakturor, vilka är att anses som verifikationer till bokföringen (jfr 5 kap. 6 första stycket BFL). Verifikationer ska sparas i sju år. Efter denna period raderas data eller anonymiseras. Om krav till lagringstid i bokföringslagen ändras, ändras lagring av data till motsvarande. Körjournalsdata får även användas för att hantera klagomål från tredje person. Lagringstiden på resan i karta är tre månader. Därefter syns endast körjournalen. Den registrerade har rätt att begära ut registerutdrag och få upprättelse.

4 Sida 4(5) 3. Hur fungerar det? Alla som nyttjar kommunens fordon kommer att registreras i en databas där namn, telefonnummer, e-postadress, samt en användar-id, förslagsvis samma som till kommunens nätverk. Det är alltså uppgifter som redan finns i andra register. Det är Er närmaste chef som avgör om Ni kommer att köra bil i tjänsten och därmed ska registreras i systemet. Er chef registrerar Er i systemet själv, alt anmäler till någon av administratörerna, Susanne Sjögren, Liselott Eklund, Liza Wikström att Ni ska registreras. Vanligast är att man identifierar i sig bilen med en Tag som de flesta har för att öppna dörrar, skriva ut på skrivare mm, vissa anställda har dessutom ett Sithskort, i så fall väljer man ett av dom två som man vill använda när man kör bil. När Ni registrerats i systemet kommer att få ett sms från ABAX som innehåller ett lösenord. Med det kan man logga in och se sina egna registreringar i systemet. När man sätter sig bilen identifierar man sig alltså med TAG alt Siths-kort i läsaren som är monterade i bilen. Första gången Ni identifierar Er i bilen ska Ni kontakta Er chef eller administratören, beroende på vems om registrerat Er, för att de ska kunna koppla ihop Er i systemet. Man registrerar sig vid resans början, genom att trycka Tag alt Sithskortet mot reg utrustningen som är monterad på instrumentbrädan, den ska då pipa till och lysa. Om man tillfälligt lämnar bilen, ex för ett möte eller av annan anledning lämnar bilen för att sedan använda den igen behöver inte göra någonting. När resan avslutas loggar men ut genom att trycka med fingret på den blå knappen reg utrustningen som då piper och lyser, använd inte tag eller shits när ni loggar ut. Under förutsättning att man vid bokningen av bilen angett, platsen samt ärendet, syftet, med resan ex Umeå Fh, konferens xx, behöver inga ytterligare uppgifter registreras. Alternativ måste Ni uppge detta någon annanstans, i Er egen kalender el dyl. Ni ska om det efterfrågas kunna redovisa syftet, målet med resan.

5 Sida 5(5) För fordon som används uteslutande i en verksamhet, ex hemtjänst, hemsjukvård, tekniska m.fl. görs normalt inga bokningar. Syftet, ärendet med resan och platsen man rest till ska då styrkas på annat sätt, ex, arbetsorder, jourlista mm 4. Vad registreras? Den elektroniska körjournalen består bl.a. av en GPS-positioneringsenhet som håller koll på bilen, start, stopp, tider. Som användare kan du logga in och se uppgifter om dina resor. Exempel på en körjournal Här kan du se resorna som du har gjort och detaljerna om resan, klockslag, adresser, tid och distans. Man kan även välja att se sina resa i en kartbild. Vissa uppgifter kan bara du som användare se, inte administratörer. Du kan skriva ut resan både som tabell och karta. Du kan komplettera/redigera dina uppgifter med ex syftet med resan. I 5 Klagorätt Om den anställde upplever att körjournalsystemet används felaktigt, och/eller i strid med överenskomna ändamål, har den anställde rätten att klaga. Klagan görs antingen direkt till ledningen eller via facklig representant. Klagomålet behandlas gemensamt av ledning och fack.