1.0 Utkast/Utgåva (2)23. Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland

Transkript

1

2 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (2)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Sammanfattning Slutrapporten inleds med en sammanfattning. Övrigt i rapporten följer beslutad mall i VGR. Bakgrund Apoteksmarknaden i Sverige har omreglerats. Från halvårsskiftet 2009 genomfördes förändringar för öppenvårdsapoteken. Nya apoteksföretag har tillträtt och antalet öppenvårdsapotek har ökat. Lagstiftningen rörande läkemedelsförsörjning till vården ändrades redan hösten 2008, men strategiarbete samt genomförande- och upphandlingsprocesser har gjort att konkreta förändringar genomfördes först från I Västra Götalandsregionen (VGR) startade Sjukhusapoteket VGR leder och styr läkemedelsförsörjningen i egen regi och tar hjälp av upphandlade leverantörer till leverans av läkemedel och tillverkning av läkemedel. Inom läkemedelsförsörjningen finns också dostjänsten. Alla landstingen har fortfarande avtal med det tidigare monopolföretaget Apoteket AB. Omregleringen har dock inneburit att landstingen nu upphandlat tjänsten. Det innebär att Apoteket AB inte längre kommer att vara den enda aktör som tillhandahåller dostjänst. VGR har genomfört en upphandling, som innebär att en ny aktör tillträder våren Vad är dosdispensering Dos är läkemedel i portionsförpackning vilket kallas apodos. Apodos är Apoteket AB:s varumärke för sin tjänst för dosdispenserade läkemedel enligt Socialstyrelsens termbank. Dosapoteken ansvarar för att iordningställa och leverera dospåsarna. Läkemedelskommittén i VGR har fastställt medicinska riktlinjer för dosexpedition till dospatienter. Följande kriterier gäller: Patienten behöver hjälp med sin läkemedelshantering Andra stöd att klara läkemedelshanteringen har prövats/övervägts Medicineringen är stabil När det gäller dostjänsten har Apoteket AB tidigare ansvarat för hela kedjan, användarstöd (e-dos), dosreceptregister och dosproduktion. Omfattande insatser har genomförts för att säkra att nya aktörer skall kunna komma in på marknaden. Dosregistren har överförts till Apotekens Service AB, som är ett infrastrukturföretag för den omreglerade apoteksmarknaden. Landstingen har via CeHis/Inera utvecklat ett nytt webbaserat ordinationsverktyg, Pascal, som skall ersätta e-dos för att ge vårdens olika aktörer åtkomst till dosregistret. DOK.NAMN: PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

3 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (3)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Pascal är en av de första nationella e-tjänsterna, som förutsätter säker inloggning med SITHS-kort. Implementeringen av dostjänsten Pascal är genomförd i hela Sverige och används till landets cirka dospatienter, varav cirka finns i Västra Götaland (VG). I kommande steg kommer Pascal att utvecklas till att kunna användas för alla läkemedelsordinationer i öppenvård. Uppdraget för införandeprojektet Pascal var att ersätta e-dos med Pascal. Införandet av Pascal ställde stora krav på samspel mellan Apoteket AB, Apotekens Service AB och CeHis/Inera samt landstingen/regionerna. Komplicerade beroenden och brister i insikten om den ofullständiga infrastrukturen hos regionen, kommunerna, privata vårdgivare och Apoteket AB gjorde att det som föreföll vara ett traditionellt införandeprojekt kom att omfatta många fler frågor som skulle lösas i en rasande snabb takt. Syfte Det ursprungliga syftet var att möjliggöra åtkomst för användare till Pascal och att ge utbildning i Pascal ordinationsverktyg till utbildare/användare. Uppdraget omfattade även att informera om kraven för att möjliggöra de infrastrukturella förutsättningarna såsom krav på SITHS kort, behörighetstilldelning av medarbetaruppdrag samt registrering av uppgifter i KIV/HSA katalogen. Genomförande Överflytt av dosreceptregistren och åtkomst till Pascal ordinationsverktyg för användarna påbörjades med VG som en nationell pilot/minimigrering inom Mölndals område 30 mars. Breddinförandet i VG var genomfört 21 maj och för samtliga dospatienter i hela Sverige 11 juni. Resultat utgående från arbetsmål Det regionala projektets mål med att övergå från e-dos till Pascal uppnåddes vid breddinförandet 21 maj. Utbildningsinsatser är genomförda. Infrastrukturella förutsättningar med SITHS-kort, korrekta uppgifter i HSA/KIV-katalog och behörighetshantering enligt Patientdatalagen (PDL) har hanterats för att möjliggöra åtkomst till Pascal för användarna. Tidigare utfördes cirka 70 % av dosordinationer elektroniskt via e-dos enligt dosapoteket hos Apoteket AB. Pappersförskrivning har under införandeperioden av Pascal ökat. Detta på grund av problem med applikationen, åtkomstproblem av bristande infrastrukturella förutsättningar hos de olika parterna, samt svårigheter för dosapoteket att leverera dosläkemedel till patienter i tid. Det finns dock inte i dagsläget någon tillförlitlig statistik över fördelning mellan ordinationer via Pascal och via fax. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

4 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (4)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Händelser och beslut som påverkat projektet Nationella Pascalprojektet ansvarade för tidplan gällande driftsättning av Pascal som beslutades i KGB(Koordinerande grupp för beslut) bestående av representanter från CeHis, Inera, Apotekens Service AB och Apoteket AB. Tidplanen ändrades flera gånger. Orsaken var att nationella Pascal projektet inte var klara med strukturen/kraven för infrastrukturella förutsättningar samt att Pascalapplikationen inte var färdigutvecklad. Det regionala projektet i VG har hela tiden varit följsamt mot den nationellt beslutade tidplanen, vilket medfört löpande förändringar i VGs egen tidplan. Applikationen används idag av användare i hela Sverige. Cirka hälften är från kommunerna. Utformningen av Pascal applikationen har inte varit VGprojekts ansvar. Riskerna med bristande kvalitet som påtalades vid pilot/minimigrering i Mölndal beaktades inte nationellt eftersom tidplanen var viktigare än kvalitén. Vid övergången till Pascal fick Dosapoteket i Göteborg interna tekniska problem som medförde stora leveransproblem av dosrullar. Detta ledde till massiv kritik från verksamheterna och påverkade projektet med merarbete. Detta hade inget med applikationen Pascal att göra. Många klagomål har inkommit från användare med kritik av Pascal applikationen. Ett flertal identifierade brister är åtgärdade och det fortsatta arbetet pågår med att förbättra funktionaliteten av applikationen. Förutsättningar som ändrats under projektet När projektet startade våren 2011 förutsattes att samtliga infrastrukturella förutsättningar var klara och att det endast handlade om att byta applikation e-dos till Pascal. Fokus i projektet var att kartlägga organisationernas kontaktvägar och genomföra utbildning i Pascal till utbildare/användare samt ge information om de infrastrukturella förutsättningarna. När projektet startade förutsattes det från nationell synvinkel, att säkerhetstjänsten med SITHS-kort och HSA-katalog fanns etablerad hos samtliga landsting/regioner och kommuner. Det visade sig dock att utgivning av och användning av SITHS-kort för åtkomst till IT-stöd som omfattas av patientdatalagen endast fanns infört i liten skala i landet. Uppdraget för projektet förändrades till att även realisera alla infrastrukturella förutsättningar vilket påverkade både utfall i kostnad och behovet av resurser. Ursprunglig budget reviderades. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

5 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (5)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Slutsats och nästa steg Nästa steg i det nationella arbetet är att ta fram en informationskälla för vården där patientens alla ordinerade läkemedel från öppen- och slutenvård finns samlade i en så kallad nationell ordinationsdatabas (NOD). Detta innebär att förskrivaren snabbt kommer att få en helhetsbild av patientens samlade läkemedelshistorik. Det kommer i sin tur att underlätta en säker läkemedelsanvändning och därmed ge ökad säkerhet i patientens behandling. I den första fasen byggs NOD upp genom att databasen fylls med e-recept vilket har förberetts sedan ett år tillbaka. Enligt nuvarande tidplan kommer användarna att kunna ordinera via Pascal ordinationsverktyg för alla öppenvårdsordinationer under För ytterligare funktionalitet krävs även integration till journalsystemen. För att realisera detta inom VGR måste ett nytt projekt etableras. Det finns signaler om prestationsbaserade statsbidrag som kopplas till att landstingen säkrar sitt arbete för snabb användning av NOD. Karin Lendenius Anne-Berit Fredriksson Carolina Jansson Tidigare Funktionsägare läkemedelsfunktioner Projektledare/Implementeringsansvarig Projektledare/Implementeringsansvarig DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

6 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (6)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Innehållsförteckning SAMMANFATTNING...2 Bakgrund... 2 Syfte... 3 Genomförande... 3 Resultat utgående från arbetsmål... 3 Händelser och beslut som påverkat projektet... 4 Förutsättningar som ändrats under projektet... 4 Slutsats och nästa steg Syftet med dokumentet Versionshistorik Referenser UTFALL Måluppfyllelse Leveranser Tidsplan Budget Avvikelser GENOMFÖRANDE Organisation Metoder och verktyg Rutiner Dokumentstyrning Rapportering Avvikelsehantering i projektet Versionshantering Riskhantering Möten SLUTLEVERANS Förberedelser Överlämning Förvaltning Arkivering ERFARENHETER FRÅN PROJEKTET Nationellt projekt med många aktörer och förutsättningar som förändras Lärdomar Kommentarer från projektet Vad blir fortsättningen DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

7 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (7)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland 4.5 Avslut BILAGOR REDOGÖRELSE FRÅN DELTAGARNAS ANSVARSOMRÅDE INOM PROJEKTGRUPPEN 1. BILAGA 1, TEKNIK OCH SUPPORT 2. BILAGA 2, TJÄNSTEID SERVICE 3. BILAGA 3, KIV (KATALOG I VÄST) 4. BILAGA 4, RGF (REGIONGEMENSAM FUNKTION) 5. BILAGA 5, MÖLNDALS KOMMUN 6. BILAGA 6, EKONOMISKT UTFALL, LEVERANS JANUARI DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

8 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (8)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland 0.1 Syftet med dokumentet Syftet med slutrapporten är dels att sammanfatta projektets resultat och genomförande, dels att ta tillvara gjorda erfarenheter och föreslå förbättrande åtgärder. 0.2 Versionshistorik Datum Version Utfärdare Förändringsorsak L.M Skapat dokument L.M Fyllt på med första textutkast, kopierat valda delar från Projektdirektiv Webbapplikation för dosordinationer CJ ABF Justeringar K.L Justeringar K.L Justeringar L.M Korrekturläst K.L Justeringar K.L Godkänd slutrapport 0.3 Referenser Datum Version Förkortning Utfärdare Center för e-hälsa i samverkan Apotekens Service AB Center för e-hälsa i samverkan Karin. Lendenius Anki Forsell Dokument- /boknamn Informationsbrev om dosförändring från CeHis Säkerhetskrav vid användning av Nationellt dosregister Informationsbrev ändrad tidsplan dosmigrering Projektdirektiv Införande av webbapplikation för dosordinationer i VGR Projektledare Projektplan Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i VGR SFS 1996:1156 SFS 2010:669 (uppdaterad) SFS 2005:2008 SFS 2010:412 (uppdaterad) SFS 2008:355 SFS 2010:677 Regeringen Regeringen Regeringen Lagen om receptregistret Lag om läkemedelsförteckning en Patientdatalagen DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

9 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (9)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Datum Version Förkortning Utfärdare Dokument- /boknamn SFS 2010:659 SFS 2011:1190 (uppdaterad) SOSFS 2000:1 SOSFS 2001:17 (uppdaterad) LVFS 2005:2 LVFS 2009:13 (uppdaterad) Patientsäkerhetslagen Socialstyrelsens förskrifter och allmänna råd om läkemedelshantering i hälso- och sjukvård Läkemedelsverkets föreskrifter om förordnande och utlämnande av läkemedels och teknisk sprit LVFS 2010:9 Läkemedelsverkets föreskrifter om maskinell dosverksamhet DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

10 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (10)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland 1 Utfall 1.1 Måluppfyllelse Regionens projektmål med att övergå från e-dos till Pascal uppnåddes vid breddinförandet 21 maj Utbildningsinsatser är genomförda enligt plan. De infrastrukturella förutsättningarna har möjliggjorts för att bereda åtkomst till Pascal för användarna. Pappersförskrivning har under införandeperioden av Pascal ökat eftersom användarna känt sig osäkra pga. diverse brister i applikationen, interna tekniska bekymmer på dosapoteket som orsakat problem att leverera dosläkemedel till patienter i tid. Det finns dock inte i dagsläget någon tillförlitlig statistik över fördelning mellan ordinationer via Pascal och via fax. 1.2 Leveranser Pascal-projektet i Västra Götaland har levererat enligt följande: 1. Kartläggning av berörda organisationer med kontaktvägar för offentliga vårdgivare, privata vårdgivare av olika slag och kommuner. 2. Planering och genomförande av övergång till Pascal för alla inblandade parter. 3. Infrastrukturella förutsättningar är identifierade såsom krav på SITHS kort, behörighetstilldelning av medarbetaruppdrag samt registrering av uppgifter i KIV/HSA katalogen. Det förutsattes att de infrastrukturella förutsättningarna för att möjliggöra åtkomst till Pascal var klara, vilket visade sig vara felaktigt. Det innebar att projektet fick driva dessa införanden och projektet belastades även med kostnaderna. 4. Anpassning av arbetsplatskodsregistret i samarbete med Läkemedelsenheten och KIV/HSA förvaltning, även denna kostnad har belastat projektet. 5. Informationsmöten angående infrastrukturella förutsättningar är genomförda vid åtta tillfällen i samverkan med Inera, Västkom och HSK/VGPV samt regionens sjukvårdsförvaltningar till sammanlagt 370 personer. 6. Utbildning i Pascal är genomförd i huvudsak till utbildare men även direkt till användare vid 159 tillfällen för 1470 personer. 7. Stöd åt verksamheten via projektorgansationen genom Pascals hemsida och personliga kontakter med implementeringsansvariga i stor omfattning, löpande under hela projektperioden 8. Teknisk support av infrastrukturella förutsättningar 9. Förberedelser och genomförande av pilot/minimigrering i VG i samarbete med berörda vårdgivare och nationella Pascal projektet. 10. Etablering av Pascalsupport via VGR-IT för offentliga och privata vårdgivare med någon form av vårdavtal. Två personer har arbetat heltid i Pascalsupporten sedan starten i Mölndals område. Supporten har omfattat applikationssupport samt support angående infrastrukturella förutsättningar för DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

11 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (11)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland åtkomst till Pascal som SITHS kort, behörighetstilldelning av medarbetaruppdrag och kontroll av uppgifter i KIV/HSA. 11. Etablering av funktionsbrevlåda pascal@vgregion.se 12. Medverkan i nationella Pascal projektet gällande planering av införande, infrastrukturella förutsättningar samt synpunkter gällande behov av förbättringar i applikationen och av dosreceptet. 13. Förberedande arbete för överlämning till förvaltning. 1.3 Tidsplan 1.4 Budget Den ursprungliga beslutade nationella tidplanen var att starta införandet i VG som pilot i slutet av augusti 2011, samt vara genomfört i hela Sverige i slutet av oktober. Nationella Pascalprojektet ansvarade för tidplan gällande driftsättning av Pascal som beslutades i KGB(Koordinerande grupp för beslut) bestående av representanter från CeHis, Inera, Apotekens Service AB och Apoteket AB. På grund av att alla förutsättningar inte var klara flyttades start av införande till slutet på januari Efter detta datum ändrades tidplanen ytterligare flera gånger. Det regionala projektet i VG har hela tiden varit följsamt mot den nationellt beslutade tidplanen, vilket medfört löpande förändringar i VGs egen tidplan. Pilot/minimigrering startade till slut i Mölndals område 30 mars Migrering till nationellt dosregister var genomfört i VG 21maj 2012 och i hela Sverige 11 juni Vid projektstart budgeterades för att genomföra kartläggning av berörda organisationer för att informera om krav på infrastrukturella förutsättningar och ge utbildningsinsatser till berörda. På grund av att de infrastrukturella förutsättningar inte fanns på plats krävdes ökade resurser vilket medförde att budgeten reviderades vid årsskiftet. För att möjliggöra de infrastrukturella förutsättningarna belastades projektet med de kostnaderna. Budgeten reviderades och ökade från 1,8 mkr till 6,1 mkr. Se bilaga 6, Ekonomiskt utfall, leverans januari Avvikelser Utifrån reviderad budget finns inga avvikelser. Kostnader för en av projektledarna/implementeringsansvariga och projektadministratören belastade dock inte projektet utan deras ordinarie förvaltning. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

12 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (12)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland 2 Genomförande 2.1 Organisation Pascalprojektet på Nationell nivå Det nationella projektet har styrt tidplanen för alla parter i Sverige. Beslutsgrupp har varit Koordineringsgruppen för beslut (KGB) med representanter från CeHis, Inera, Apotekens Service AB och Apoteket AB. Inera har på uppdrag av CeHis tagit fram Pascal ordinationsverktyg. Inera har drivit det nationella projektet och ansvarat för information till de implementeringsansvariga inom de olika regionerna/landstingen. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

13 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (13)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Pascalprojektet i VG Projektet har bedrivits i samverkan mellan offentliga vårdgivare, privata vårdgivare av olika slag och kommuner. Samverkan med de privata vårdgivarna har skett i samverkan med HSK och VGPV. Samverkan med kommunerna har skett via kommunalförbunden, Västkom och SITIV. Sammanhållen styrgrupp har saknats för alla berörda parter. Funktionsägare läkemedelsfunktioner har ansvarat för projektet inom VG och varit beslutsfattare. Projektledningen ansvarade för helheten och såg komplexiteten men hade inte mandat att styra förvaltningar/projekt som ansvarade för de infrastrukturella förutsättningarna. Efter hand inrättades ett tätt samarbete med inblandade parter i VGR i form av en projektgrupp. Privata vårdgivare och kommunerna samarbetade direkt med projektledningen. Projektbeställare: Karin Lendenius Funktionsägare läkemedelsfunktioner Projektledning Projektledare/Implementeringsansvariga: Anne-Berit Fredriksson och Carolina Jansson Administrativt stöd: Laila Mattiasson Samordnare FOA vård DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

14 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (14)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Projektgrupp Tekniskt ansvarig VGR-IT: Amir Majothi Teknisk funktionsförvaltare Övriga VGR-IT: Jonas Miles, Birgitta Wallentin VGR-IT- KIV/HSA: Tomas Gustafsson, Andreas Karlsson TjänsteIDService: Lena Hedborg Sandström RGF: Åsa Guander, Ingela Jägerstedt-Larsson Representant PV: Irene Johansson Utbildningsansvariga: Camilla Hallström, Katarina Olsson, Susanne Olsson Pascal Support: Emma Berg, Christina Wedberg Övriga aktörer HSK: Fredrik Holm, Astrid Brauer, Ing-Marie Rydén Höök, Mari-Louise Dunert, Mikael Ingsberg VGPV: Rose-Marie Nyborg SITIV: Ordf. Hans Ekman/Thomas Jungbeck Västkom: Dan Gustafsson Direktör Västkom, Karl Andersson Länssamordnare Mölndals kommun: Anna Hildesson MAS, Lena Jadenfelt Slattery Medicinska referenspersoner: Christer Printz, Lars Klintberg 2.2 Metoder och verktyg 2.3 Rutiner Nationella projektet har använt projektverktyget Projectplace samt Ineras hemsida för vårdtjänster för alla styrande dokument och information. Nyhetsbrev har skickats ut till implementeringsansvariga/projektledare inom samtliga region/landsting veckovis. Stormöten i Stockholm har skett månadsvis. SKL (Sveriges kommun och landsting) har parallellt med detta även skickat ut information via sina kanaler. För Pascal projektet i VG har projektverktyget Antura använts. För information till användare och vårdgivare har egen Pascal-hemsida upprättats som uppdaterats dagligen. Västkom publicerade information på sin hemsida och har även hänvisat till VGR:s hemsida. Nyhetsbrev har skickats ut via Läkemedelsenhetens och kommunernas sändlista Dokumentstyrning Samtliga möten har dokumenterats och gjorts tillgängliga via Antura. På grund av mötesintensiteten har ingen löpande justering gjorts. Åtkomst till mötesanteckningar och tillgängliga dokument har prioriterats högre än en formell justeringsprocedur. Möten har under vissa perioder hållits med en frekvens av 2-3 möten/dag. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

15 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (15)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Rapportering Projektledare/Implementeringsansvariga har rapporterat till Funktionsägare läkemedelsfunktioner och tf. IT-direktören för VGR:s del. För kommunerna har återrapportering skett till direktör på Västkom och till SITIV-gruppen. Kontakt har hållits med HSK och VGPV angående privata vårdgivare. Funktionsägare läkemedelsfunktioner har varit representant i styrgrupp NOD/Pascal samt haft kontinuerlig kontakt med CeHis representant i nationella KGB Avvikelsehantering i projektet Ständiga förskjutningar i tidplan från nationell nivå har tvingat projektledningen i VG att löpande korrigera sin tidplan vilket medfört ökade kostnader. Alla avvikelser har rapporterats och hanterats av Funktionsägare läkemedelsfunktioner och tf. IT direktör. Information gällande kommunerna har skett till direktören för Västkom Versionshantering Versionshantering av dokument har genomförts via projektverktyget Antura Riskhantering Ingen riskanalys har genomförts i VG eftersom uppdraget från början var att byta ut e-dos till Pascal ordinationsverktyg och att de infrastrukturella förutsättningarna skulle vara klara. Den tidplan som fanns nationellt när projektet startade medgav endast fokus på införandet av den nya applikationen. Riskanalys genomfördes under hösten 2011 från nationella projektet. Fokus vid genomförandet av riskanalysen var att fånga risker vid informationsöverflyttningen från e-dos till Pascal. Pascalprojektet i VG påtalade i samband med pilot/minimigrering för nationella Pascalprojektet uppenbara risker att gå vidare med breddinförande pga. brister i applikationen. Synpunkterna som framfördes påverkade dock inte den nationella genomförandeplanen där uppdraget innebar att flytta över de elva tidigare dosregistren hos Apoteket AB till ett samlat nationellt dosregister hos Apotekens Service AB, vilket krävde att det nya ordinationsverktyget Pascal skulle tas i drift. Utgångspunkten var omregleringen av apoteksmarknaden och att göra det möjligt för nya aktörer att komma in på dosmarknaden Möten Möten har ägt rum löpande mellan berörda parter. Möten har genomförts via telefon, telewebb, samt som fysiska möten både i mindre grupper och vid stora informationsmöten. Samtliga möten finns dokumenterade. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

16 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (16)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland 3 Slutleverans 3.1 Förberedelser Samtliga berörda parter har erbjudits utbildning i Pascal ordinationsverktyg samt informationsmöte angående vilka infrastrukturella förutsättningar som krävs för åtkomst till Pascal. Egen hemsidan har etablerats och uppdaterats kontinuerligt. Pascalsupport via VGR-IT har etablerats för offentliga vårdgivare och privata vårdgivare med någon form av vårdavtal som en pilottest. Ärenden har dokumenterats utifrån fastställda kriterier och utvärdering är genomförd. Arbete pågår nu hur Pascalsupporten ska realiseras efter avslut av projektet. Möten är inplanerade för att skriva avtal mellan kund och VGR-IT. Kommunerna har sitt eget ansvar för supportkedjan, detsamma gäller för privata vårdgivare utan vårdavtal. Vid pilot/minimigrering rapporterades många problem med Pascal applikation till nationella projektet. Nationella projektet beaktade inte eller såg inte konsekvenserna vad som hände vid breddinförandet. Detta medförde mycket klagomål från verksamheterna vad det gällde applikation och prestanda när breddinförandet var genomfört. En utredning är genomförd angående svarstider och övrig prestanda utifrån fastställt dokument i början på juli på cirka 6 vårdcentraler och 2 sjukhusavdelningar. Sammanställningen samt även synpunkter på applikationen är rapporterad till nationella projektet. Många förbättringar i applikationen är genomförda från nationella projektet. En av projektledarna/implementeringsansvariga bistår under hösten Inera angående verksamhetsperspektivet för att möjliggöra ytterligare förbättringar i Pascal. Avslutande projektgruppsmöte är genomförd med alla inblandade parter för att samla in alla synpunkter. Ett avslutande möte med Västkom är genomförd för att ta tillvara alla erfarenheter. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

17 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (17)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland 3.2 Överlämning Funktionsägare läkemedelsfunktioner i VGR är beställare till projektet och ansvarar ytterst för att beslut fattas om att avsluta projektet och överföra det till förvaltning. I den nya organisationen inom VGR kommer det innebära att ansvaret överförs till Objektägare Läkemedel. Den nya objektförvaltningen är under etablering. 3.3 Förvaltning Den nya objektförvaltningen kommer framöver att ansvara för Pascal. Förvaltningen har att hantera utbildning/vidareutbildning, utbildningsmaterial, uppdatering hemsida, supportkedja för åtkomst och applikationssupport av Pascal. Dessutom tillkommer medverkan i nationell förvaltning. Avtal håller på att tas fram. Budget finns avsatt för drift/förvaltning/support resterande Budget för 2013 kommer finnas i den nya objektplanen för den nya objektförvaltningen ordination och förskrivning. Avtalet kommer påvisa kostnader för support och förvaltningskostnader. Inga kostnader angående avtal med CeHis/Inera finns i nuläget. 3.4 Arkivering Lagring av dokumentation för införandeprojektet inom Västra Götaland har skett på Antura under rubriken "Införande webbapplikation dosordination ". För det nationella införandearbetet har Inera ansvarat för projektledning och haft sin dokumentation lagrad på Projectplace under rubriken "Pascal". Beslut förväntas bli taget av Branschledning Vård om vad som ska arkiveras samt hur arkivering ska ske, och om eventuell långtidslagring ska ske i Alfresco. Godkänt projektdirektiv och godkänd slutrapport ska diarieföras. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

18 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (18)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland 4 Erfarenheter från projektet 4.1 Nationellt projekt med många aktörer och förutsättningar som förändras Den 28 mars 2011 skickades brev från CeHis till alla regioner/landsting vad som beslutats nationellt angående tidplan och säkerhetskrav för Pascal. Uppdraget för alla regioner/landsting innebar att byta edos till Pascal och kravet för åtkomst var SITHS-kort. Nationella projektet hade fått uppgift om att de infrastrukturella förutsättningarna fanns på plats inom regionerna. För offentliga vårdgivare inom VGR fanns SITHS kort men användes främst för passagesystem. Inom kommunerna och för privata vårdgivare saknades SITHS kort. Riktlinjer för hur KIV/HSA parametrar skulle registreras fanns inte och det saknades även hur medarbetaruppdrag skulle realiseras. Tidplanen flyttades från augusti 2011 till januari Det nationella projektet ändrade namn till Pascal och införandestöd säkerhetslösningar och startade med att ta fram rutiner och riktlinjer vad som gällde angående de infrastrukturella förutsättningarna. VG projektet skickade ut nyhetsbrev vad som gällde för krav för åtkomst till Pascal. Projektet konstaterade att ingen ansvarade för att realisera de infrastrukturella förutsättningarna. Inom projektet gjordes en reviderad plan under december månad och ytterligare resurser tillsattes. Projektledningen började arbeta med att få de infrastrukturella förutsättningarna på plats och det var ett omfattande arbete. Ute i verksamheterna förstod man inte konsekvensen av kraven på SITHS-inloggning vilket ställde krav på ett helt förändrat arbetssätt. Åtta informationsmöten anordnades under januari och februari i samråd med Inera, Västkom, HSK och VGPV för att informera om de infrastrukturella förutsättningarna såsom krav på SITHS kort, behörighetstilldelning av medarbetaruppdrag samt registrering av uppgifter i KIV/HSA katalogen. Utbildningsansvariga påbörjade utbildning i Pascal i början på februari för utbildare och användare. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

19 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (19)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Samtidigt pågick utveckling av Pascal applikationen. I mitten av december testade den nationella medicinska referensgruppen applikation och konstaterade att den var ofärdig. Ett telefonmöte genomfördes 22 december 2011 tillsammans med representanter från CeHis och Inera. Tidplanen låg fast med startdatum 20 januari. Även med förskjuten tidplan var oron i VG stor, då beslut togs om att starta en förpilot vecka 5 och 6 och sedan pilot/minimigrering inom Mölndals område vecka 8. Ett omfattande arbete genomfördes under jul och nyårshelgerna för att förbättra Pascal applikationen. Ny test av medicinska referensgruppen genomfördes 12 januari 2012 och förbättringar var vidtagna men applikationen var fortfarande inte klar. Funktionsägare för läkemedelsfunktioner drog i nödbromsen 31 januari för att få tidplanen ändrad ur ett patientsäkerhetsperspektiv genom att skicka mail till representanter på CeHis och Inera. En förpilot genomfördes med riktiga användare i testmiljö inom Mölndals område vecka 5. Flera brister upptäckdes i applikationen samt att problem med de infrastrukturella förutsättningarna internt i VGR inte var klara. KGB tog beslut 17 februari att ändra tidplanen med start pilot/minimigrering i Mölndal till 23 mars och resterande VG 13 april. Applikationen förbättrades och Inera genomförde tester med den medicinska referensgruppen på flera platser i Sverige och sluttestet i VGR genomfördes 6 mars med VGs representanter. Generellt kan sägas att framförhållningen från beslut togs till det skulle verkställas var mycket kort. Projektet i VG tvingades därför att informera om datum, som man själva var osäker på om de skulle vara realistiska. Vid ett flertal tillfällen fick man med endast ett par dygns varsel avblåsa planerade aktiviteter. Arbetet inom VG fortsatte för att få de infrastrukturella förutsättningarna på plats. Samtidigt pågick ett arbete med att inrätta en Pascalsupport inför pilot/minimigreringen för att ta hand om applikations- och åtkomstfrågor för Pascal. Start av pilot/minimigrering inom Mölndals område påbörjades 23 mars Problem upptäcktes under migreringshelgen och beslutet blev att använda reservrutin som pågick ända till fredagen den 30 mars. Första ordinationen i Pascal skedde fredagen den 30 mars 2012 kl vilket blev en historisk händelse. Särskilda kontroller på dosapoteket genomfördes under pilottiden i Mölndal för att säkerställa patientsäkerheten. Beslut togs 13 april på KGB att flytta tidplanen för breddinförandet av Pascal i VG från 16 april till 21 maj. Ändringen av tidplanen berodde på att det behövdes fortsatta kvalitetssäkringsåtgärder utifrån bland annat de brister som framkommit i pågående användning i Mölndal. Under pilot/minimigrering påtalades risker med bristande kvalitet i applikationen. Detta beaktades inte eftersom tidplanen var viktigast ur ett nationellt perspektiv. Funktionaliteten i Pascal påverkades starkt av Apotekens Service AB krav som registerhållare och Apotekets AB:s behov för dosproduktion samt Läkemedelsverkets krav. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

20 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (20)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Breddinförandet skedde i VG 21 maj. I Pascalsupporten blev trycket så stort att det inte gick att klara med tillsatt bemanning. Orsaken var att tyngdpunkten av inkomna frågor berörde de infrastrukturella förutsättningarna med framförallt parametrar i KIV katalogen som saknades. Supporten förstärktes med ytterligare bemanning. Samtidigt blev trycket stort på dosapoteken med många inkommande telefonsamtal till dem. Dosapoteken hade inte bemanning som motsvarade både de ökande telefonförfrågningarna och ökningen av faxordinationer. På dosapoteket i Göteborg signalerades 13 juni om stora problem att klara dosleveranserna till patienter. Nationell nivå blev inkopplad och då meddelas VG att även andra dosapotek hade stora problem, men att läget var mest kritiskt i Göteborg. Problem med dosleveranser pågick under hela sommaren även om situationen förbättrades. Många klagomål rapporterades från användare både på långa svarstider och att applikationen inte hade tillräckligt bra funktionalitet. En teknisk utredning genomfördes i början på juli angående svarstider då även många synpunkter framfördes angående applikationen. En sammanställning genomfördes och rapporterades till den nationella supporten. Arbete pågick med att förbättra funktionaliteten i Pascal samt se över svarstider och avbrott som skedde. Supportfrågorna minskades efterhand till Pascalsupporten och frågorna ändrade karaktär till mestadels applikationsfrågor. Arbete pågår nu med att lämna över Pascal till förvaltning läkemedelfunktioner och under 2013 till nya objektförvaltningen. 4.2 Lärdomar Det finns en hel del lärdomar att ta tillvara på från Pascal-projektet. Ett projekt med ett så stort antal aktörer, innebär väsentligt större risk, vilket ställer högre krav på noggranna förberedelser. När flera aktörer är involverade krävs en gemensam styrgrupp för att se till helheten och komplexiteten samt för att ta gemensamma beslut. Samverkan mellan regionalt och nationellt arbete måste tydliggöras och roller/ mandat/ påverkansmöjligheter måste vara klara före projektstart. Arbetsbördans omfattning ska inte underskattas, och analys av vilken typ av kompetens som krävs i projektet bör göras tidigt. Underbemanning riskerar att innebära ett sämre projektresultat på sikt. I stora projekt med flera aktörer borde en kommunikatör finnas både för att hantera nödvändiga kontaktvägar och för att sammanställa informationsmaterial. Krav på (nationell och regional) standardisering av bastjänster måste ses över. Det är inte varje projekt och förvaltning som ska ställa kraven gentemot aktörerna utan tvärtom måste förvaltningen för bastjänster vara den som ställer kraven. Support måste finnas för bastjänsterna så att inte varje projekt måste ta ansvar för alla sorts support. Applikationssupport för nationella vårdtjänster bör kunna förbättras. Riktlinjer och rutiner för de privata vårdgivarna måste utredas och klargöras. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

21 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (21)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland 4.3 Kommentarer från projektet Applikationen används idag av drygt användare i hela Sverige varav hälften är från kommunerna. Utformningen av Pascal applikationen har inte varit vårt projekts ansvar. Riskerna med bristande kvalitet på funktionaliteten i Pascal som påtalades vid utvärderingen av pilot/minimigrering i Mölndal beaktades inte nationellt eftersom tidplanen var viktigare än kvaliteten. Mycket klagomål har efter breddinförandet inkommit från användare med kritik av Pascal applikationen, i många fall just av det som påtalades redan under minimigreringen. Många problem är idag åtgärdade och det pågår ett intensivt arbete med att förbättra funktionaliteten av applikationen ytterligare. Dosapoteket i Göteborg hade dessutom initialt interna tekniska problem vilket medförde stora leveransproblem av dosrullar. Detta ledde till massiv kritik från verksamheterna och påverkade projektet med merarbete efter breddinförandet. Detta hade inte med Pascal-applikationen att göra, utan var orsakat av brister i rutiner hos dosapoteket och dess IT-stöd. Användarna upplevde dock att det var Pascal som var orsaken till problemen. Projektgruppens olika deltagare har var och en redogjort för vad som genomförts, i de olika delarna för projektets leveranser, dessa dokument finns som bilagor. 4.4 Vad blir fortsättningen Enligt den nationella fortsatta planeringen innebär nästa steg i Pascal att utveckla en informationskälla för vården, där patientens alla ordinerade läkemedel från öppenvård samlas, i en så kallad nationell ordinationsdatabas (NOD). Målsättningen är att förskrivaren snabbt ska få en helhetsbild av patientens läkemedelshistorik. Syftet är att det i sin tur kommer att underlätta en säkrare läkemedelsanvändning och därmed ge förbättrad säkerhet i patientens behandling. I den första fasen byggs NOD upp genom att databasen fylls med e-recept vilket har förberetts sedan ett år tillbaka. För åtkomst kommer användarna kunna ordinera via Pascal ordinationsverktyg under Beroende på vilken strategi varje landsting/region väljer kommer det därutöver att behövas integration även till befintliga journalsystem för åtkomst. Det finns signaler om prestationsbaserade statsbidrag som kopplas till att landstingen säkrar sitt arbete för snabb användning av NOD. DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

22 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (22)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland 4.5 Avslut Stort TACK till alla som med stort engagemang medverkat i projektet. Utan dessa insatser hade vi inte klarat införandet. Erfarenheterna från detta omfattande projekt kommer vi alla att ha nytta av i kommande arbete med stora komplexa projekt. TACK till - berörda inom Mölndals område som tålmodigt deltagit i en rad tester, pilot och mini-migrering - beslutsfattare inom olika forum i VG som underlättat att projektet fått resurser tilldelade, ofta med kort varsel - alla medarbetare som lagt andra arbetsuppgifter åt sidan för att stötta och möjliggöra de infrastrukturella förutsättningarna såsom krav på SITHS kort, behörighetstilldelning av medarbetaruppdrag samt registrering av uppgifter i KIV/HSA katalogen - alla användare som tagit sig tid att bli fotograferade, hämta ut sina SITHS-kort, delta i utbildningar, förmedla synpunkter och slutligen använda den nya applikationen Pascal -projektgruppen som arbetat smidigt, flexibelt och prestigelöst för att lösa alla uppkomna situationer - supportpersonalen som stöttat användarna Karin Lendenius Anne-Berit Fredriksson Carolina Jansson Tidigare Funktionsägare läkemedelsfunktioner Projektledare/Implementeringsansvarig Projektledare/Implementeringsansvarig DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

23 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1.0 Utkast/Utgåva (23)23 Dokumentbeskrivning: Införande av Pascal ordinationsverktyg för dosordinationer i Västra Götaland Bilagor Redogörelse från deltagarnas ansvarsområde inom projektgruppen 1. Bilaga 1, Teknik och support 2. Bilaga 2, TjänsteID Service 3. Bilaga 3, KIV (Katalog i Väst) 4. Bilaga 4, RGF (Regiongemensam funktion) 5. Bilaga 5, Mölndals kommun 6. Bilaga 6, Ekonomiskt utfall, leverans januari 2013 DOK.NAMN:PASCAL ORDINATIONSVERKTYG UTSKRIFTSDATUM:

24 Bilaga 1 EordinationPascal Teknik Jonas Miles, VGR IT

25 Historik Från början arbetade vi enbart utifrån checklistan från Inera eftersom det var mallen för vad som krävdes tekniskt. Här stod vad som var godkänt / testat av OS, browserversion, NetId, portar som måste öppnas osv Checklistan förändrades löpande allteftersom problem upptäcktes, framförallt då mini migreringen i Mölndal genomfördes. Efter detta blev det tydligt att det behövdes ett bättre löpande samarbete istället för att någon producerade dokument som andra skulle följa. Samtliga parter hade alla väldigt olika förutsättningar, regionen, kommuner och privata. Några av de stora problem som stöttes på var: Port öppningar i brandvägg NetId Sjunet DNS:er Trögheter i applikation / kommunikation Nya VGR IT

26 Portar i brandväggen var öppnade tidigt, men det fanns en miss i kommunikationen någonstans. Det var en mängd andra portar som behövde vara öppna utöver de som redan var beställda/öppnade. Detta skapade även mycket problem för de privata då de oftast inte ägde sin egen IT-miljö utan fick beställa detta av sin leverantör. NetId blev en följetong då det visade sig att regionen använde en version som inte längre supporterades av leverantören. Versionen var även äldre än Ineras rekommendationer. Efter tester konstaterades att versionen som användes fungerade så vi kunde komma vidare. Det startades samtidigt snabbtester för att testa att den rekommenderade versionen fungerar med andra system. Under resan visade det sig (tur i oturen) att den NetId version som var aktuell och även den som var rekommenderad fungerade inte bra tillsammans med Lotus Notes. Om Lotus Notes fanns installerat på klienten så fungerade inte certifikathanteringen i NetId. Detta gjorde att den äldre osupportad versionen fick utökad support och en ny version fick utvecklas som kunde senare skjutas ut till alla klienter inom VGR. Nya VGR IT

27 De privata hämtade ned sin egen version av NetID från nätet. Tyvärr skedde detta i många fall från Telias hemsida (det var den första träffen man fick om man googlade på NetID & hämta ). Den NetId som Telia tillhandahöll hanterade bara certifikat utfärdade av Telia. Således hittade NetId inga SITHS-certifikat när kortet lästes. Efter upptäckten av detta mailades ut en fullständig version av NetID till de vårdgivare som behövde efter godkännande. I oktober 2011 genomförde Inera ett byte av DNS:er och lanserade ett ny miljö kallad Robust DNS Sjunet. Denna förändring gick tyvärr många förbi, framförallt bland de privata. Den gamla DNS-miljön fanns kvar så alla äldre tjänster fungerade utan förändring, men Pascal fungerade naturligtvis inte. Detta gav merarbetet att hjälpa de privata vårdgivarna och deras ITleverantörer försöka få ordning på sina nät och vilka tjänster som pekade mot Sjunet. Nya VGR IT

28 Trögheter i applikation / kommunikation. Under första tiden hade Inera stora problem med sin sk biljett-server. Tjänsten rullade på bra hela förmiddagen för att bli trögare och trögare på eftermiddagen. Detta gjorde att inloggningen i Pascal tog längre tid allt eftersom dagen led. Samtidigt hade Apotekens Service problem med sin infrastruktur vilket gjorde att sökningar i deras register tog tid eller fungerade inte. Innan användaren fick ett felmeddelande kunde det gå flera minuter eftersom applikationen behövde få en timeout innan användaren informerades om att något gått snett. Detta gjorde att användaren fick bilden av ett enormt segt system. Nya VGR IT

29 Nuläget Efter att de tekniska problem vi sprungit på hanterats återstod att undersöka de kvarvarande trögheter som enligt uppgift fanns. V27 & V28 genomfördes ett antal undersökningar / intervjuer av olika verksamheter runt om i regionen (vårdcentraler och äldreboenden). Tanken med undersökningen var att få en bättre bild hur Pascal upplevs i verksamheten och att försöka identifiera tröghetsproblemen, vart de fanns och när i tid de uppstod. Undersökningen visade tydligt att problemen med trögheten var inte av teknisk art (ytterst marginella svarstidsskilllnader) utan gällde framförallt hanteringen av dos-patienter. Verksamheten ansåg att hanteringen hade blivit enormt trögt genom alla steg som måste genomföras för varje patient. Det fanns trögheter (beskrivna tidigare) vilka berodde på problem hos Apotekens Service, men dessa var i detta läget avhjälpta. Synpunkter under alla intervjuer togs om hand och registrerades som förbättringsförslag. Nya VGR IT

30 Framtid Inera har börjat mätning i miljön för att hitta flaskhalsar eftersom vår undersökning tillsammans med undersökningar från andra regioner har visat vissa trögheter. Man tittar även efter kompabilitetseffekter i olika browsers. Regionen kommer inom snar framtid byta webbrowser version och även byta operativ (GIT 2.0). Pascal har testats i många olika browsers och operativsystem och kan konstateras att Pascal är något snabbare i Google Chrome. I övrigt märks inte någon avgörande skillnad mellan olika versioner av Internet Explorer eller FireFox. Inte heller är det någon markant skillnad på äldre och nyare maskiner, mer eller mindre internminne osv Slutsats kring detta är att de trögheter som ibland uppstår beror på andra saker än klienten. Överbelastade förbindelser & problem med externa resurser (HSA, Apotekens Service, KIV, Apoteket osv) är mer oroande. Road map VGR och Inera måste synkas strategisk. Nya VGR IT

31 Bilaga Rapport från TjänsteIDService / Lena Hedborg Sandström TjänsteID:s uppdrag Förmedla kort till kommunerna för KLARA (som ej fanns startdatum för). Viss personal som skulle använda KLARA. TjänsteIdService kom i kontakt med Pascal vid kommuninformationerna och kom med på ett hörn vid sista informationsträffen i Skövde. Väldigt mycket som inte fallit på plats hos alla vilket var fullt förståeligt kort, HSA-katalog,, behörighet, ansökningar. Deltog vid Informationsträffar med Privata vårdgivare Pascal och kort All formalia i varje kommun behövde hanteras(avtal, logga till kort, korttyper, inläsning av personal till HSA mm) Bra uppslutning vid fotografering i de allra flesta kommunerna. Problem att korttyper inte var beställningsbara Problem att kortprodukten ibland inte fanns för kommunen. All personal som fotograferat sig fanns inte i HSA och korten blev inte beställda (försökte informera kommunerna) Planen för kortutlämning fungerade, vilken gick till på samma sätt som fotograferingen. Händelser när Pascal kör igång: Mycket frågor som inte hör till kortet: Har inte behörighet i Pascal Byter arbetsplats och är inte upplagd på nya arbetsplatsen och har inte behörighet Manuellt införda HSA och genererade = två HSAid som gör att det blir fel när man skall använda Pascal. Det felet tror många användare och support att det är kortfel. Kunskap om kort otillräcklig, exempelvis byte av lösenord, kunna se certifikat Testa sitt kort genom att logga in på annan applikation internt eller externt Reflektioner Vi (TjänsteID Service) kanske borde haft mer kunskap om Pascal för att kunna härleda fel då det många gånger tar lång tid att be dem kontakta Pascalsupport användare tycker att de bara blir rundskickade Vi var inte tillräckligt bemannade Vad skulle vi prioritera? Följa vår tidsplan? Med facit i hand borde vi kanske följt Pascals piloter och gjort en tidsplan efter det. Vi kanske skulle haft en person i supporten och låtit de övriga jobba på enligt vår planering? Inera och vi hade ibland lite olika sätt att arbeta på samt olika synsätt

32 Bilaga 3 Katalog i Väst och Pascal Tomas Gustafsson Nielsen, VGR IT

33 En översikt över KIVs insatser i Pascal-arbetet 2011: RGF-arbetet påbörjas och i KIV byggs funktionalitet för att manuellt skapa och administrera medarbetaruppdrag som ska användas till dess att motsvarande funktioner finns i beställningsportalen. Synkroniseringen mellan KIV och HSA kompletteras med hantering av medarbetaruppdrag. Den nya funktionaliteten ska användas av VGR IT Servicedesk för att manuellt lägga in behörigheter till (i första hand) Pascal. Tomas Gustafsson Nielsen, VGR IT 2012 Nya VGR IT

34 En översikt över KIVs insatser i Pascal-arbetet 2012/Januari: Beslut om att lägga in uppdrag och behörigheter för Pascal i KIV/HSA genom en scriptad inläsning baserad på uppgifter i KIV. Detta istället för det manuella arbete i VGR IT Servicedesk som tidigare var bestämt. KIVs förvaltning ska ombesörja inläsningen. Tomas Gustafsson Nielsen, VGR IT 2012 Nya VGR IT

35 En översikt över KIVs insatser i Pascal-arbetet 2012/Februari: Kvalitetskontroll av KIV tillsammans med förvaltningarnas ansvariga. - Fokus i arbetet är på de uppgifter som Pascal kräver ska vara registrerade på vårdenheter (Direkt telefon, Postadress, Postnummer och verksamhetschef) Arbetsplatskoderna i APK-registret kvalitetssäkras av Ulf Nicklasson. En första inläsning av medarbetaruppdrag och behörigheter till dessa som görs baserat på uppgifter i KIV. - Nästan 500 medarbetaruppdrag och behörigheter läggs in i KIV. Underlag för utskick (i Excel-format) till verksamhetschefer skapas automatiskt. - Det visar sig snart att informationen om verksamhetscheferna i KIV är dåligt uppdaterad inom förvaltningarna. Dessutom så saknas många läkare i underlagen till verksamhetscheferna då man inom vissa förvaltningar valt att placera läkarna på särskilda pool -enheter som inte varit inkluderade i någon vårdenhet. Tomas Gustafsson Nielsen, VGR IT 2012 Nya VGR IT