UNIT4 Agresso Rapportering

Transkript

1 UNIT4 AGRESSO RAPPORTERING 1. AGRESSO RAPPORTERING Om kursen Mål med kursen UTDATA UR AGRESSO Inledning Allmänt om utdata ur Agresso Transaktioner respektive salderad information SALDOTABELLER/DATALAGER Saldotabeller Allmänt Definition av saldotabeller Uppdatering av saldotabell Fråga saldotabell Verifikationsdetaljer Grafik Frågemallar Datalager Allmänt Definition av datalager Uppdatering av datalager Datalager i Fråga saldotabell Frågemallar Egna formler BUDGETHANTERING I AGRESSO Allmänt Förutsättningar för budgetregistrering Budgetregistrering Manuell registrering Budgetregistrering med periodisering Budgetregistrering via kalkylblad Budgetregistrering via utfallsdata från saldotabell Ändring av sparad budgetdata Fördelningsnycklar Tillvägagångssätt Fördela registrerade budgetrader Överföring av registrerad budget till saldotabell Fråga på budget Uppföljning av budget UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation mars 2013

2 5. RELATIONER OCH RAPPORTSTRUKTURER Relationer Exempel på uppläggning av en relation för uppföljning Parametern kontorelation i rapporten Resultat/balans, GL Kontorelationer Metodik Kontogruppering Sammanfattning kontogruppering Summeringsnivåer Begrepp och begreppsvärden Direktrelation Rapportexempel med kontorelationer Rapportstrukturer Definition av Rapportstrukturer Grafiskt underhåll av rapportstrukturer Procentfördelning Ej tilldelade värden Uppföljning med hjälp av rapportstrukturer Systembrowsermallar STANDARDRAPPORTER Inledning Underhåll av beställda rapporter Uppdatering Visa rapportutskrift Rapportschema Löpnummer makro Genväg till Report Engine Allmänt INFORMATIONSHANTERAREN Inledning Uppsättning sidor i huvudmenyn Uppsättning Informationssidor i Self Service applikationen Globala informationssidor och sätta behörighet Uppsättning av Informationssidor Granskning av Informationssidor Namnändring av Informationssidor Ta bort en Informationssida Användning administratörer Förfrågan för administratörer Förfrågan Privata Informationssidor Allmänt UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 1

3 UNIT4 Agresso Rapportering 1. Agresso Rapportering 1.1 Om kursen Den här kursen syftar till att ge deltagaren kunskap om och färdigheter i de möjligheter som Agresso erbjuder när det gäller att få fram utdata ur systemet och hur denna kan presenteras. Grundläggande för ett effektivt rapportuttag i Agresso är god kännedom om relationsbegreppet varför fokus även ligger på att lära sig att lägga upp, underhålla och framförallt förstå hur relationer fungerar. Agressos rapporteringsfunktion Browser tas inte upp under denna kurs. Kursen vänder sig främst till de personer inom organisationen som ansvarar för och/eller är inblandade i ekonomisk rapportering. Stark fokus ligger på Agressos ekonomimodul och därmed på ekonomisk rapportering/utdata. Under kursen blandas kortare teoripass och genomgångar med övningsexempel. Kursen följer kursdokumentationens upplägg vilket gör det möjligt för kursdeltagaren att använda dokumentationen som stöd under övningarna. 1.2 Mål med kursen Praktiskt ska deltagaren efter genomgången kurs kunna: Lägga upp/spara/underhålla frågemallar Skapa egna saldotabeller. Koppla datalager till saldotabeller. Lägga upp och underhålla relationer Ovanstående punkter ska tillsammans utgöra grund för att deltagaren ska kunna utnyttja Agressos rapporteringsmöjligheter på ett effektivt sätt. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 2

4 2. Utdata ur Agresso 2.1 Inledning Denna kurs ska ge grundläggande kunskaper och förståelse för de möjligheter som standardsystemets funktioner ger, för att på egen hand kunna konstruera specifika utdata för resultatuppföljning. Detta sker i Agresso antingen genom frågor mot saldotabeller eller via systemets standardrapporter. Kursens innehåll kretsar kring Saldotabeller, Relationer, Budgethantering samt verktygen Browser och Analyzer, som utgör några av grundelementen för behandling av information och utdata i Agresso. I kursen behandlas metoder kring hanteringen av dessa. I kursen behandlas: Definiering av saldotabeller och frågor mot dessa Tekniker för att definiera relationer Användning av Browser och Analyzer Registrering och uppföljning av budget Kursen är uppbyggd kring teoripass och efterföljande övningar. Kursdokumentationen innehåller fullständiga exempel som efter kursen kan användas som övningsmaterial eller mallar. Kursen förutsätter att man gått kursen Agresso Grund och Agresso Uppsättning - Gemensamma register, eller på annat sätt tillägnat sig motsvarande kunskaper. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 3

5 2.2 Allmänt om utdata ur Agresso För uttag av information ur Agresso finns i princip följande möjligheter: Frågor mot transaktionsregistret (görs i skärmbilderna Fråga Konto och Fråga verifikation). Frågor mot saldotabeller. Standardrapporter i form av transaktionslistor eller salderad information (gås endast igenom översiktligt på kursen). Utskrift-/exportfunktioner som gör det lätt att skriva ut resultatet av en ställd fråga (via bildskärm) eller föra över resultatet till ett kalkylark, ordbehandlingsprogram eller via mail till andra användare. Generella verktyg av typen Report Writer, RBF, QBF, ISQL, ARC, ARW mm. Dessa kräver dock speciella kunskaper och behörigheter. Frågespråket SQL eller motsvarande. De fyra första alternativen ingår inom ramen för Agresso-applikationen. De senare är inte knutna till, utan till det operativsystem och databashanterare som används. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 4

6 2.3 Transaktioner respektive salderad information Data i Agresso lagras på två nivåer. Transaktionsnivån, som är den grundläggande nivån, innehåller all information som registrerats. Transaktionerna lagras i en transaktionstabell eller transaktionsregister. För att underlätta informationshanteringen innehåller systemet automatiska funktioner för att skapa och lagra summerad/aggregerad information. Denna information lagras i saldotabeller. I Agresso kan användaren själv definiera vilka summeringar som systemet ska göra. Med summeringar menas här vilka kombinationer av konton och objekt som skall aggregeras och bilda saldotabell. Ett antal saldotabeller med olika summeringar kan således skapas. Vidare är det möjligt att när som helst definiera nya saldotabeller och få en retroaktiv uppdatering utförd. Det senare innebär att behövliga försummeringar kan definieras allteftersom behovet uppstår. Det är således inte nödvändigt att i samband med uppläggning av konto- och objektplan bestämma detta. Grundtanken i Agresso är att resultatuppföljning sker på aggregerad/ summerad nivå via saldotabellsinformation. Vid behov kan detaljuppgifter på transaktionsnivå erhållas via Zoom-funktion från saldotabell, genom direkta frågor eller genom beställning av rapporter. Viktigt att tänka på i detta sammanhang är, att grundregistreringen utgör basdata i systemet. Det är alltid redovisningsplan, konteringsregler mm och, sist men inte minst, den egentliga registreringen som bestämmer möjligheterna för utdata. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 5

7 3. Saldotabeller/Datalager 3.1 Saldotabeller Allmänt Saldotabeller är en viktig del av Agresso. Det är egna register som innehåller transaktioner från redovisningen på aggregerad nivå. Alla likartade konteringar under en månad summeras ihop och lagras som en rad i saldotabellen. Detta innebär att sökningar mot saldotabeller går snabbare än sökningar mot Agressos transaktionsregister. De flesta rapporter i Agresso jobbar mot saldotabeller istället för mot transaktionsregistret. Vilka summor/saldon en tabell innehåller bestäms när saldotabellen definieras. Agresso levereras med flera standardsaldotabeller och dessa kan kompletteras med helt egendefinierade tabeller. Fördelen med att använda saldotabeller är att systemet inte behöver gå igenom hela transaktionstabellen och summera alla transaktioner för varje gång man ställer en fråga. I stället kan systemet hämta värden direkt från saldotabellen. Saldotabellerna kan uppdateras kontinuerligt med nya transaktioner (via processen agrtps), vilket gör att uppgifterna i saldotabellerna är lika färska som siffrorna i Huvudboken. När man har ställt frågor mot en saldotabell kan man utnyttja zoomfunktionen för att zooma sig ner till transaktionsnivå för att se vilka transaktioner det aktuella saldot består av Definition av saldotabeller En saldotabell kan definieras med de konteringsbegrepp som används på transaktionsnivå. OBS! Begrepp som är knutna till samma konteringsdimension kan inte kombineras i en och samma saldotabell! Om flera företag finns upplagda i Agresso så är det enklast att begrepp med samma begreppsidentitet ligger i samma konteringsdimension i samtliga företag. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 6

8 Skapande av saldotabeller görs i skärmbilden Definition av saldotabeller under menyn Systemadministration/Systemunderhåll/Saldotabeller. Man fyller i bilden enligt följande: Saldotabell Beskrivning Tabellnamn Budgettyp Saldotabelltyp Status Datakontroll Regenererbar AGRDWS initierat Valfritt namn på saldotabellen. Beskrivande text till saldotabellen. Saldotabellens tabellnamn i Agresso. Sätts automatiskt. Den budgettyp som man vill registrera budget på. Normalt anges Aggregerat. Det finns även typerna Transaktion och View (DB). Kan anges till Aktiv (N) eller Spärrad (C). Här kryssar man i om man vill ha användarkontroll, dvs. bara vissa användare ska ha behörighet att fråga mot saldotabellen. Om rutan är ikryssad innebär det att man kan uppdatera saldotabellen med rapporten Uppdatering av saldotabell (AG01). Om ikryssat så uppdateras saldotabellen automatiskt via processen AGRDWS, anges i normalfall. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 7

9 Koncernföretag Begrepp Blank Sek Modul Beloppstyp Debet/Kredit Om ikryssat uppdateras saldotabellen per koncernföretag under förutsättning att saldotabellen innehåller begreppet A3 (Företag). Här anger man de begrepp som ska finnas med i saldotabellen, dvs. de begrepp som man vill kunna söka saldon på. Det måste vara konteringsbara begrepp. Om rutan är ikryssad innebär det att även saldon som inte innehåller aktuellt begrepp kommer med i saldotabellen. Löpnummer, anger sorteringsordningen av beloppsfälten i saldotabellen. Här anges vilka moduler man vill att saldotabellen ska visa, t.ex. Huvudbok och Budget. I detta fält väljer man vilka beloppstyper man vill att saldotabellen ska visa, t.ex. Belopp (=utfall), Budget etc. Ett kryss i sista rutan ger automatiskt en debet- och en kreditkolumn i saldotabellen. Även en saldokolumn skapas, som dock inte initialt är markerad när man ställer en fråga mot tabellen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 8

10 3.1.3 Uppdatering av saldotabell En saldotabell uppdateras i normala fall automatiskt med nya transaktioner. Om en saldotabell skapas t.ex. mitt under ett bokföringsår kommer enbart nya transaktioner att uppdatera saldotabellen, dvs. transaktioner registrerade efter det att saldotabellen skapades. För att även få med transaktioner från bokföringsårets början fram till då saldotabellen skapades måste en uppdatering av saldotabellen göras. Uppdatering av nya saldotabeller görs med hjälp av rapporten Initiering av saldotabell (AG01). Vid beställning av rapporten fyller man i vilken saldotabell som man vill uppdatera, vilka perioder man vill uppdatera saldotabellen med, samt ange om transaktioner från huvudboken respektive budget ska uppdatera saldotabellen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 9

11 3.1.4 Fråga saldotabell Saldotabeller används när man vill ställa frågor mot databasen på saldonivå samt för att skapa egendefinierade utdatarapporter. Ställa frågor mot definierade saldotabeller görs exempelvis i skärmbilden Fråga saldotabell under menyn Agresso Gemensam eller under menyn Agresso Ekonomi\Huvudbok\Fråga. Nedan förklaras vad de olika fälten i skärmbilden Setup betyder: Saldotabell Relation Mall Här anger man mot vilken saldotabell man vill göra sökningen. Om man vill söka mot något relaterat begrepp ställer man markören på aktuellt begrepp i tabellfältet och klickar därefter på rullningslistan för Relation. Man får då fram en lista över aktuella relationer till det valda begreppet. Här kan man söka upp sparad mall som man vill använda i sin sökning. Markerar alla fält så att de kommer med i sökningen. Tar bort markering och sökkriterier på alla fält. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 10

12 Flyttar markerat fält en kolumn till vänster i sökresultatet, i skärmbilden Fråga saldotabell. Flyttar markerat fält en kolumn till höger i sökresultatet, i skärmbilden Fråga saldotabell. I övrigt kan man variera sökresultatet på följande sätt: Genom att ändra namnet i kolumnen Kolumnnamn kan man bestämma sina rubriker i sökresultatet. I kolumnen Visa anges med ett kryss vilka kolumner man vill se. Ange ordningstal i kolumnen Sort om man vill ändra sorteringsordningen. Om man vill ha delsummeringar kryssar man i kolumnen Delsum. Man kan se texter till de olika begreppen genom att ange ett i kryss i kolumnen Text. I kolumnerna Från och Till kan man ange intervall på sökvärden. För att utföra sökningen; klicka på F7 eller Sök. Resultatet presenteras under fliken Resultat. Tillvägagångssätt vid sökning av verifikation: 1 Ta bort kryssen från de ifyllda fälten genom att klicka på. 2 Fyll i kryss i Visa-kolumnen på de kolumner du vill se (i vårt exempel Kst, Konto och Belopp). 3 Ange vilka begrepp du vill se texter till genom att sätta kryss i kolumnen Text (i vårt exempel Kst och Konto). 4 Ange sökkriterier för att begränsa sökningen. I vårt fall vill vi se kostnader per kostnadsställe. Rapporten ska sortera i enhetsordning samt en totalsumma per Kst ska skrivas ut, därför är Sort=1 och Delsum är ikryssad. Dessutom vill vi att beskrivningstexten till kontona och kostnadsställena ska skrivas ut i vår sökning. 5 Slutligen flyttar vi kolumnen Kst ett steg till vänster genom att markera raden för Kst och klicka på. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 11

13 6 Klicka Sök för att starta sökningen. 7 Sökresultatet till skärmbilden Fråga saldotabell visas med den information man önskat. Om resultatet ger så pass många rader/kolumner att inte allt får plats på samma skärmbild så kan man bläddra upp/ner och till höger och vänster i skärmbilden genom att använda rullningslisterna. Kolumnbredden justeras automatiskt till optimal storlek när man dubbelklickar i det övre vänstra hörnet av tabellfältet (den tomma rutan). Dessutom kan kolumnbredden justeras genom att ställa markören på kolumnslutet och dra med musen till önskad bredd. 8 Om man enbart vill se summeringsnivåerna (delsummenivåerna) kan man få en komprimerad resultatbild genom att klicka på på Verktygsraden. 9 Om man vill göra en ny sökning med andra villkor måste man återgå till urvalsbilden för Fråga saldotabell. Detta görs genom att klicka på fliken Setup. 10 Ändra sökvillkoren och klicka återigen på F7, alternativt Sök. För att undvika resurskrävande sökningar, bör man vara säker på att de sökkriterier som angivits är riktiga. Ett exempel på resurskrävande sökning är att söka på alla kolumner utan några begränsningar i kolumnerna Från och Till. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 12

14 3.1.5 Verifikationsdetaljer När man har ställt frågor mot en saldotabell kan man utnyttja zoomfunktionen för att zooma sig ner till transaktionsnivå för att se vilka transaktioner det aktuella saldot består av. Markören måste vara placerad på en av raderna i tabellfältet. En ny skärmbild visas som innehåller de transaktioner som det aktuella saldot består av. Trycker man på Zoom en gång till då markören står på någon av ovanstående rader erhålls en ny skärmbild som visar all tillgänglig information om den aktuella transaktionen. Man kan bläddra mellan zoombilderna med dessa knappar. Visar första förekomsten i sökningen Visar nästa förekomst i sökningen Visar föregående förekomst i sökningen Visar sista förekomsten i sökningen Möjlighet finns också att, via Verktyg och fakturadetaljer zooma ytterligare om det är fråga om en reskontrapost. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 13

15 3.1.6 Grafik Utfallsresultatet kan presenteras grafiskt om man så önskar. Funktionen för grafik nås genom att klicka. Här kan bland annat olika typer av diagram väljas såsom cirkeldiagram, staplar och kurvor Frågemallar Man kan spara sin frågedefinition som en mall vilket underlättar när man ska ställa om en fråga på samma sätt nästa gång. Gå till fliken Setup. Välj Arkiv och Spara som. Följande bild kommer upp: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 14

16 Fältbeskrivning: Beskrivning Utökad/Enkel Global/Privat Automatisk sökning Använd som förslag Namn på mallen. Ej påverkbar. När man är klar klickar man på OK. Global ger övriga användare möjlighet att använda mallen. Privat ger endast inloggad användare tillgång till mallen. Sökningen startar automatisk när mallen väljs Mallen kommer som förslag när saldotabellen SALDO väljs. Man kan hämta upp den sparade frågedefinitionen genom att välja mallen i rullgardinsmenyn för frågemallar. När man har valt mallen kommer sökningen att utföras när man klickar på F7, alternativt Sök. Det går att ändra på frågedefinitionen i mallen innan man startar sökningen. Frågemallarna sparas per skärmbild. Mallarna kommer att visas i huvudmenyn under respektive menyval, i detta fall under menypunkten Fråga saldotabell, förutsatt att man klickar på plustecknet framför Fråga saldotabell. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 15

17 Resultatet av en sökning kan sparas i följande filformat: xls = Excelfil agr = Agressofil txt = Textfil cvs = Tillvägagångssätt: Kommaseparerad fil 1 Sök fram ett resultat. 2 Ställ dig i fliken för Resultat. 3 Välj Arkiv och Spara som. 4 Välj Folder där du vill spara resultatet. 5 Fyll i relevant filnamn. 6 Välj i vilket filformat du ämnar spara sökningen. 7 Klick Spara. Filen är sparad. Det finns också via funktionen Skicka på Arkivmenyn möjlighet att skicka uppsättningen eller resultatet via e-post till andra användare. För att kunna göra detta fordras att e-post funktionen är uppsatt och att användarna är definierade i Agresso. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 16

18 Ändring av mall. Mallen kan ändras genom att hämta fram mallen och utföra ändringen i skärmbilden Setup. Sedan sparar man via Arkiv och Spara som. En pop-up ruta visas enligt nedan. Kryssa i rutan Ändra och klicka OK för att ändra. 3.2 Datalager Allmänt Man kan skapa varianter av saldotabeller, s.k. datalager. Ett datalager är en kopia på den vanliga saldotabellen, men den innehåller periodiska beloppstyper. För att fråga på utfallsuppgifter för dels denna period och dels hittills i år måste man i en vanlig saldotabell göra två olika sökningar. Om man däremot genererar ett datalager för den period som ska vara aktuell period, så kan man i en och samma utsökning få fram ovanstående uppgifter på en gång Definition av datalager För att göra ett datalager måste man först tala om vilka beloppskolumner som ska genereras. Detta görs i skärmbilden Definition av saldotabeller under menyn Systemadministration/Systemunderhåll/Saldotabeller. Man hämtar fram den saldotabell man vill bygga på och väljer sedan Datalager (Verktygsmenyn). Här sätter man en bock i rutan Registrera datalager och anger sedan med kryss vilka beloppskolumner som ska skapas. Detta kan göras för samtliga transaktionstyper i saldotabellen, t.ex. Huvudbok. I fältet Alternativ periodtyp kan man ange hur många perioder man vill att t.ex. Denna period ska bestå av. Vill man att det ska vara ett kvartal anger man 3 i alternativ period, om det ska vara en månad anger man 1 etc. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 17

19 UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 18

20 3.2.3 Uppdatering av datalager En vanlig saldotabell uppdateras normalt automatiskt via processerna agrtps och agrdws. Ett datalager uppdateras däremot inte automatiskt. För att uppdatering ska ske måste rapporten Generera datalager (AG18) under menyn Systemadministration/Systemunderhåll/Saldotabeller beställas. Rapporten beställs per bokföringsperiod. OBS! Uppdateringen gäller de transaktioner som är bokförda under aktuell period fram till den tidpunkt då rapporten körs. Skulle man bokföra ytterligare transaktioner på aktuell period, efter det att rapporten är körd måste den beställas ytterligare en gång vid ett senare tillfälle. När rapporten gått klart kommer en ny tabell att ha skapats som är en kopia på den ursprungliga saldotabellen men med andra typer av beloppskolumner. Kolumnen för period kommer också att ha försvunnit eftersom den inte längre är intressant. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 19

21 3.2.4 Datalager i Fråga saldotabell För att ställa frågor mot ett datalager måste man gå in i skärmbilden Fråga saldotabell under ex. menyn Agresso Gemensam. Nu kan man ställa frågor mot saldotabellen genom att i skärmbilden Fråga saldotabell, efter det att man angivit namnet på den ursprungliga saldotabellen, välja för vilken period man istället vill se ett datalager. Därefter anger man urvalskriterier och trycker Sök. Utfallsresultatet kan presenteras grafiskt om man så önskar. Funktionen för grafik nås genom att klicka. Här kan bland annat olika typer av diagram väljas såsom cirkeldiagram, staplar och kurvor. För att komma tillbaka till urvalsbilden och göra nya sökningar klicka på fliken Setup. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 20

22 3.2.5 Frågemallar Man kan spara sin frågedefinition som en mall vilket underlättar när man ska ställa om en fråga på samma sätt nästa gång. När man är färdig med att definiera sökvillkoren välj Arkiv och Spara som. Ange en beskrivning till frågemallen och om den ska vara Global eller Privat. Beskrivningen används vid senare användning av mallen. Klicka på OK när valen är gjorda. Man kan hämta upp den sparade frågedefinitionen genom att välja mallen i rullningslisten för frågemallar. Borttagning av en mall görs genom att välja Ta bort under Redigera. Markera mallen och klicka OK Egna formler I skärmbilden Fråga saldotabell kan man skapa nya kolumner genom att göra egna formler. Detta görs genom att under Verktygsmenyn välja Formler. Agresso visar då en ruta där du dels anger en rubrik på din kolumn (t.ex. Avvikelse) och sedan själva formeln. En lista på beloppstyper som kan utnyttjas i din formel visas till höger i bilden. I formeln kan dessa räknesätt användas: AA BB BR BF AN AQ mm. Belopp (utfall) Budgeterat belopp Reviderad budget Prognos Antal Mängd UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 21

23 Aritmetiska operatorer + Addition - Subtraktion * Multiplikation / Division ^ Upphöjt till (10^3 = 1000) Jämförelseoperatorer > Större än < Mindre än = Lika med!= Inte lika med Logiska operatorer & Och. Den här operatorn returnerar värdet TRUE om de båda uttrycken som binds samman med & är sann (TRUE). I annat fall returneras FALSE. Eller. Den här operatorn returnerar TRUE om något av, eller båda, uttrycken som binds samman av är sann (TRUE). Andra operatorer ( ) Öppnar och stänger parenteser. Används för att styra beräkningsordningen i, t ex: 2*3-5 = 1 medan 2*(3-5) = -4. Parenteser används även i en del funktioner. Före beloppstypens namn (t ex BB för Budget) ska i formeln anges vilket belopp från beloppstypen som ska användas. Giltiga alternativ Anger att det är aktuell rads värden av beloppet som används i beräkningen. $ Anger att det är kolumnens summa av beloppet som används i beräkningen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 22

24 Man kan också använda ett antal funktioner i sin formel. Dessa är: ABS (a) Här returneras det absoluta (positiva) värdet i beloppskolumn a. ADD (a, b) Lägger till värden i beloppskolumnerna a och b. DATEDIFF DAYADD DAYDIFF DAYNO DAYPART HOURPART Beräknar antal dagar mellan date1 och date2 utan att ta hänsyn till årtalet av givet datum. Resultat kan inte bli negativt av denna beräkning om alltid ligger mellan 0 och 364 dagar. Lägger till antal dagar upp till ett specifikt datum. Med negativa x värden räknar formeln dagar bakåt i tiden. (<date1>,<date2>)använd den här formeln för att beräkna antal dagar mellan två datum på transaktionen. T ex går det att beräkna antalet dagar mellan det datum då transaktionen registrerades och det datum då transaktionen uppdaterades. Observera att båda datumen måste inkluderas under fliken Set up i Agresso Browser för att kunna använda den här funktionen. (<date>)använd den här formeln för att bestämma vilken dag i veckan som ett datum infaller på. T ex vill du kanske veta vilken dag en transaktion registrerades. Systemet ger då ett numeriskt värde som representerar en veckodag. Giltiga värden är: 1 söndag 2 måndag 3 tisdag 4 onsdag 5 torsdag 6 fredag 7 lördag Återger dag i månaden i det givna datumet. Återger timme och minut delen från datum fältet. Parametern kan vara en datumkolumn eller ett makro $now UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 23

25 IF (a, b, c) LEFT MID MONTHADD MONTHNO MONTHPART Det här är den kraftfullaste av funktionerna. Du kan använda den till att generera komplexa beräkningsformler. Om uttryck a är TRUE används uttryck b för att generera kolumnvärdena. Om uttryck a är FALSE, används uttryck c. Returnerar angivet antal tecken från vänster. Endast numeriska värden omfattas. Returnerar angivet antal tecken från mitten baserat på angiven startposition och längd. Räknar ut ett framtida datum baserat på date1 och x antal månader. Med negativa x värden räknar formeln dagar bakåt i tiden. Returnerar ett numeriskt värde mellan 1-12 som representerar en månad i ett angivet datum. Återger månad i ett givet datum. NEG (a) Returnerar det negativa värdet i beloppskolumn a. PERIODNO RIGHT ROUND (a, n) ROUNDUP (a, n) RUNNINGTOTAL TODAYDIFF YEARADD YEARDIFF YEARPART Återger periodnummer för perioden XX. Returnerar angivet antal tecken från höger. Endast numeriska värden omfattas. Avrundar värdet i beloppskolumn a nedåt till n decimaltecken. Avrundar värdet i beloppskolumn a uppåt till n decimaltecken. Räknar ut totalsumman i numeriska kolumner. (<date1>)använd den här formeln för att beräkna antalet dagar mellan en viss dag på transaktionen och dagens datum. Anger du TODAYDIFF(@voucher_date) i fältet formel, kommer systemet att beräkna antalet dagar tills fakturan förfaller. Det går också att beräkna det antalet dagar som en fakturas förfallodag har överskridit med hjälp av NEG(TODAYDIFF(@voucher_date)). Räknar ut framtida datum baserat på date1 och x antal år. Räknar ut antal hela år mellan date1 och date2. Återger år i ett givet datum. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 24

26 Exempel på Belopp minus budget. Procentuell andel av totalsumman. Budgetavvikelse, dvs. procentuell marginal av budget. Aktuell rads andel av den totala avvikelsen från budget. IF Om beloppet är större än budget visas avvikelsen. I annat fall är kolumnen blank. Om man i frågeresultat på varje rad vill visa avvikelse mellan utfall och budget kan formeln se ut på detta sätt: Ett alternativ till att definiera formeln i skärmbilden Fråga saldotabell är att definiera den redan vid skapandet av saldotabellen, dvs. i skärmbilden Definition av saldotabeller under menyn Systemadministration/Systemunderhåll/Saldotabeller. Formeln läggs då in som en fast kolumn i saldotabellen. Formeln definieras då först via funktionen Egna beloppstyper (Verktygsmenyn). I detta exempel har formeln Differens lagts upp. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 25

27 Efter det att formeln är upplagd talar man om i saldotabellsdefinitionen att transaktionstypen Matematisk tillsammans med den egendefinierade beloppstypen ska utgöra en kolumn i saldotabellen. I exemplet nedan har en formel Differens lagts upp som en kolumn. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 26

28 4. Budgethantering i Agresso 4.1 Allmänt Det finns två alternativa sätt att arbeta med budgetering i Agresso, dels finns Budgetering i Huvudboken, dels finns det en fristående Budgetmodul. I detta avsnitt beskrivs Huvudbokens budgetmodul. Budgetregistrering sker i skärmbilden Registrering/fördelning av budget. Skärmbilden ger möjlighet till: Budgetsimulering. Effektiv användning av existerande budget- och redovisningsvärden i Agresso som budgetunderlag, både från budgetregister och från saldotabeller. Automatisk spridning av totalbudgetar periodiskt efter fördelningsnycklar eller efter egendefinierade nycklar. Budgetering på självvalda begreppskombinationer. Budgetering i standardvaluta, främmande valuta, antal och mängd m.m. var för sig. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 27

29 Manuell inläggning av budget. On-line inläsning av budget från andra program, t ex kalkylblad. All registrering av budgetvärden sker mot saldotabeller. Mot vilken saldotabell man ska registrera budgeten avgörs av vilka begrepp som man vill budgetera på. I samband med definieringen av saldotabellerna är det alltså viktigt att man tänker på vilken nivå man vill registrera och följa upp budgeten på. Uppföljning av utfall mot budget sker via saldotabeller t.ex. i skärmbilden Fråga saldotabell eller via rapporter t.ex. Saldodata per begrepp, GL19. Budgetraderna summeras vid aggregerade frågor för den valda kombinationen av begreppsvärden, period från/till etc. Budget kan registreras i kronor, antal och mängd (t.ex. timmar). När man ska registrera en ny budget har man följande alternativ: registrera direkt i skärmbilden. tag som utgångspunkt existerande data från budgetregistret eller en saldotabell. läs in budgeten från andra program (t.ex. kalkylprogram) med kommandot Kopiera (Verktygsmenyn). 4.2 Förutsättningar för budgetregistrering För att kunna använda Budgetering i Huvudboken måste följande göras: Definiera en saldotabell som innehåller budgetbelopp i skärmbilden (se avsnitt 3.1.2). Definiera fördelningsnycklar om du vill använda systemet för att automatiskt fördela budget över en viss tid. (Avsnitt 4.4). Registrera en budget manuellt eller genom on-line inläsning från annat program. Uppdatera saldotabellen med budgeten. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 28

30 4.3 Budgetregistrering Genom att välja skärmbilden Registrering/fördelning av budget under menyn Agresso Ekonomi\Huvudbok\Budgetering, så får man upp följande bild: Välj den saldotabell du vill uppdatera. Budgettypen som du har angivit i saldotabellsdefi nitionen visas som förslag. Här anger du en faktor för hur beloppen ska visas. Du kan välja den beloppstyp som du vill spara budgetdata på. Genom att klicka på knappen SÖK kan du hämta budgetdata som redan finns. Genom att klicka på OK hämtar du en tom skärmbild som innehåller tabellfält med aktuella kolumnrubriker. Genom att kryssa i Visa väljer du att fältet (begreppet) ska visas i budgetregistreringsbilden. Sedan kan du sortera genom att skriva en 1 i fältet för sortering, Sort. Innan registreringen kan påbörjas måste följande väljas: Saldotabell BT Vilken saldotabell man vill budgetera på. Budgettyp. Som förslag kommer den budgettyp som lades upp vid definitionen av aktuell saldotabell. Man kan välja en annan budgettyp om den budget man ska registrera ska användas för simulering. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 29

31 Bud Här anges vilken beloppstyp man vill registrera budgeten mot (t.ex. Budget, Prognos, Budget mängd). Vilka beloppstyper man kan välja på styrs av definitionen av saldotabellen. När ovanstående val är gjorda tryck OK för att få upp registreringsbilden på skärmen. OBS! Registrering av budget kan inte ske om man har angivit aggregerat läge, avmarkerat något begrepp, angivit ett relationsvärde, angivit brytsumma etc. Tabellfältet kommer i så fall att hamna i frågeläge, dvs. registrering är inte möjlig Manuell registrering Tabellfältet Registrering/fördelning av budget visas med de aktuella kolumnrubrikerna. Lägg till nya rader. Registrera önskade data Välj kommandot Spara (F12) på Datamenyn. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 30

32 4.3.2 Budgetregistrering med periodisering Om du väljer kommandot Zoom på Datamenyn, eller dubbelklickar på önskad rad, visas ett nytt fönster där du kan fördela budgeten med hjälp av fördelningsprofilerna i Agresso och de egendefinierade budgetnycklarna (dessa förklaras närmare i avsnitt 4.4) Budgetregistret uppdateras omedelbart när du sparar den periodiska fördelningen. I skärmbilden kan du först registrera en årsbudget och sedan fördela den på de olika perioderna. Du bör spara budgeten innan du trycker på Zoom och periodiserar den. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 31

33 Manuell periodisering av budgeten Välj M i skärmbilden ovan Fyll i Beskrivning, Period, och Belopp i respektive fält. Du kan summera periodiseringen med kommandot Summa under Verktygsmenyn. Du kan ta bort en rad med kommandot Radera rad under Redigera-menyn. Summan av den periodiserade budgeten måste överensstämma med det budgeterade beloppet. När du är klar ska du använda kommandot Spara (F12). Du kan även ändra begreppskombinationen (konto, avd, m fl.) i denna skärmbild, då sparas budgeten som en ny budget i budgetregistret Budgetregistrering via kalkylblad Det går även att kopiera in budgetvärden från andra program. Kravet för att inkopieringen ska vara möjlig är att kolumnrubrikerna och ordningen på kolumnerna i filen som man ska kopiera ifrån, är identiska med budgetregistreringsbilden. Däremot måste inte samtliga kolumner vara med, t.ex. om man inte vill budgetera på samtliga begrepp som finns i registreringsbilden. Nedanstående exempel visar hur kopiering från Excel går till: 1 Öppna aktuell fil i Excel. 2 Kontrollera att kolumnöverskrifterna och kolumnordningen stämmer med överskrifterna och ordningen i budgetregistreringsbilden i Agresso. 3 Kopiera aktuella rader i Excel med kommandot Kopiera på Excels Redigerameny. 4 Gå in i skärmbilden Registrering/fördelning av budget, välj saldotabell budgettyp etc. och klicka OK för att komma in i budgetregistreringsbilden. Välj nu Klistra in (Redigera-menyn). Siffrorna från Excel finns nu i budgetregisteringsbilden för vidare bearbetning. Markören måste stå i tabellfältet, innan du klistrar in. T.ex. kan funktionen Procent (Verktygsmenyn) användas för procentuell uppräkning av beloppen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 32

34 4.3.4 Budgetregistrering via utfallsdata från saldotabell Som alternativ till direkt manuell registrering från grunden av budget, kan man t.ex. kopiera data från en saldotabell. Kravet för att inkopieringen ska vara möjlig är att kolumnrubrikerna och ordningen på kolumnerna i resultatbilden av saldotabellen som man ska kopiera ifrån, är identiska med budgetregistreringsbilden. Däremot måste inte samtliga kolumner vara med, t.ex. om man inte vill budgetera på samtliga begrepp som finns i registreringsbilden. För att kopiera material från en saldotabell gör följande: 1 Gör en sökning mot en saldotabell i Agresso (skärmbilden Fråga saldotabell). Ändra namnet och ordningen på de kolumner som ska ingå i sökningen så att de överensstämmer med budgetregistreringsbilden. 2 Markera resultatet av sökningen med musknappen. 3 Välj kommandot Kopiera (Redigeramenyn). 4 Gå in i skärmbilden Registrering/fördelning av budget, välj Saldotabell, Budgettyp etc. och klicka OK för att komma in i budgetregistreringsbilden. 5 Välj nu Klistra in (Redigera-menyn). Utfallssiffrorna från saldotabellen finns nu i budgetregisteringsbilden för vidare bearbetning. T.ex. kan funktionen Procent (Verktygsmenyn) användas för procentuell uppräkning av beloppen. Procenttalen ska anges i hela procent, t.ex. om budgeten ska räknas upp med 5 procent anges procenttalet 105. Ska budgeten minskas med 5 procent anges procenttalet 95. Istället för att klistra in utfallssiffrorna i budgetregistreringsbilden, kan man naturligtvis även välja att kopiera in dem i t.ex. Excel för vidare bearbetning och därifrån kopiera och klistra in dem i budgetregistreringsbilden. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 33

35 4.3.5 Ändring av sparad budgetdata För att ändra en redan registrerad och sparad budget gör man på följande sätt: 1 Gå in i skärmbilden Registrering/fördelning av budget. Ange Saldotabell/ Budgettyp/Beloppstyp, eventuella urval avseende Begreppsvärden och Begrepp. 2 Efter att eventuella urval är gjorda, klicka på Sök. Man får nu upp de tidigare registrerade raderna. OBS! Du måste använda SÖK för att göra ändringar på befintliga uppgifter. Om du går in i registreringsbilden med kommandot OK kommer du att lägga till rader i din budget. 3 Ändra beloppen på de aktuella raderna och välj Spara. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 34

36 Du kan göra ändringar med hjälp av kommandot Procent Du kan göra ändringar i samtliga fält. Ny data ersätter de befintliga uppgifterna. Genom att använda kommandot Procent under Verktygsmenyn kan du öka alla belopp med 10 procent genom att skriva 110. Samtliga belopp har ökat med 10 %. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 35

37 Kod för fördelningsnyckeln 4.4 Fördelningsnycklar Det finns möjlighet att få registrerade budgetrader fördelade över flera bokföringsperioder. Fördelning kan ske efter olika fördelningsprofiler (t.ex. linjär, baktung, framtung) eller med egendefinierade fördelningsnycklar. De egendefinierade fördelningsnycklarna läggs upp i skärmbilden Fördelningsnycklar under menyn Agresso Ekonomi\Huvudbok\ Budgetering. Fördelningsnyckeln i exemplet nedan fördelar ut budgeten på kvartal. Periodens procentuella andel av totalbudgeten Tillvägagångssätt Periodens nummer inom budgetåret (0-99) Registrera en fördelningsnyckel i fältet Nyckel. Registrera en beskrivning till vad nyckeln gör? Ange periodens nummer inom budgetåret i fältet Period. (Du definierar antalet perioder inom ett budgetår i skärmbilden Företagsuppgifter.) UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 36

38 Summan av fördelningarna i fördelningsnyckeln ska vara 100,00. Spara fördelningsnyckeln med kommandot Spara (F12) Fördela registrerade budgetrader Om man vill fördela registrerade budgetrader gör man på följande sätt: 1 Gå in i skärmbilden Registrering/fördelning av budget, välj Saldotabell, Budgettyp etc. och klicka OK eller Sök för att komma in i budgetregistreringsbilden. 2 Ställ markören på den budgetrad som ska fördelas och klicka Zoom, man får då upp en ny skärmbild. 5. För fördelning som ej är manuell (M) använder du Fördelning. 1. Värden är ifyllda om du använt Zoomfunktionen. 3. Registrera perioder som budgeten ska fördelas över. 4. Välj fördelningsprofil. L = linjär, B = baktung, F= framtung, M= manuell, N= normal(s-kurva), U= definierad fördelningsnyckel (se nedan) 2. Ange det totala budgetbeloppet. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 37

39 3 Ange vilken tidsperiod samt vilken fördelningsprofil som ska användas. Om man vill ange en egendefinierad nyckel: sätt kryss i U för fördelningsprofil och ange identiteten på fördelningsnyckeln i den tomma rutan. En fördelningsnyckel är en fördefinierad nyckel där den procentuella fördelningen per period är procentmässigt förutbestämd. Välj därefter Fördelning (Verktygsmenyn). Det aktuella budgetbeloppet visas då fördelat i tabellfältet. Välj därefter Spara. 4 5 OBS! Perioderna i rutan Från och Till minst måste omfatta perioderna i fördelningsnyckeln för att den fördelade budgeten ska gå att spara. 4.5 Överföring av registrerad budget till saldotabell När man är klar med sin budgetregistrering måste man köra en rapport för att aktuell saldotabell, som budgeten registrerats mot, ska uppdateras med budgetvärdena. Det är rapporten Överföring av budget till saldotabell, AG01, under menyn Agresso Ekonomi\Huvudbok\Budgetering som måste köras för att uppdatering ska ske. Rapporten sparar den budget som har den budgettyp som är definierad i saldotabellen. Om man arbetar med flera alternativa budgetar samtidigt kan man spara dessa mot budgetregistret med olika budgettyper (BT). Budgettypen kan sedan, efter avslutad simulering, ändras till saldotabellens budgettyp för den budget man väljer att uppdatera saldotabellen med. Efter det att rapporten är körd kan uppföljning mot budget ske i frågebilder (t.ex. Fråga saldotabell) och i rapporter (t.ex. Saldodata per begrepp, GL19). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 38

40 4.6 Fråga på budget Skärmbilden Registrering/fördelning av budget kan även användas för att söka på inregistrerade budgetvärden. Sökfälten möjliggör urval avseende Begrepp, Begreppsvärden, Delsummor, Sorteringsordning samt Sökning mot relationer. Budgettransaktionerna kan aggregeras (summeras) vid fråga. Du kan söka på avgränsade avsnitt av budgeten med hjälp av sökfälten. Du kan även fråga på relationer. Här väljer du vilket relaterat begrepp du vill titta på. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 39

41 4.7 Uppföljning av budget Uppföljning mot budget kan ske i frågebilder (t.ex. Fråga saldotabell) och i rapporter (t.ex. Saldodata per begrepp, GL19). Vid uppföljning är det viktigt att man anger den saldotabell som budgeten har registrerats mot. I nedanstående exempel visas hur sökning mot budget kan ske i skärmbilden Fråga saldotabell. Resultatet kan se ut så här: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 40

42 5. Relationer och rapportstrukturer 5.1 Relationer Grunddefinitionen för en relation i Agresso kan formuleras som ett definierat samband mellan två begrepp. Ett definierat samband mellan två begrepp kan ha olika syften. De vanligaste exemplen är: Kontroll vid registrering Uppföljningsändamål Tilläggsinformation som knyts till ett begrepp I fallet kontroll vid registrering innebär det att man i konteringsregeln har en kontroll mellan två olika registreringsbegrepp t ex mellan Kst och Projekt. En relation skapas i detta fall mellan begreppen Kst och Projekt. Dessutom knyts de enskilda begreppsvärdena till varandra, d.v.s. olika enheter kopplas samman med olika projekt. Denna kontroll syftar till att enbart giltiga kombinationer av Kst och Projekt får registreras på samma transaktion. Konteringsregeln anger att en kontroll ska utföras. Relationer och relationsvärden bestämmer vilka kontroller som ska utföras. I fallet uppföljningsändamål används relationer oftast för att ta fram olika typer av rapporter på aggregerad nivå. Om man vill se saldo per avdelning men konteringen har skett på kostnadsställenivå skapar man en relation mellan begreppen Kst och Avdelning för att på så vis få en summering per avdelning på rapporter. Genom att använda sig av relationer vid skapande av rapporteringsstrukturer undgår man dubbellagring av information i konteringssträngen. Dessutom får man en mycket flexibel rapporteringsstruktur som kan ändras efter behov. I fallet tilläggsinformation till ett begrepp innebär det att man vid definition av ett begreppsvärde vill knyta ytterligare information till detta. Exempelvis kan man vid definition av en anläggningstillgång knyta information om exempelvis upptagna lån, vilket rum anläggningen finns i etc. Det vanligaste sättet att definiera en relation (samband mellan två begrepp) sker genom registrering i skärmbilden Relationer. Relevanta kombinationer av begreppsvärden för de begrepp som ingår i relationen definieras/registreras i skärmbilden Begrepp per relation alternativt Relation per begrepp. Samtliga av dessa skärmbilder finns under menyn Agresso Gemensam/ Begrepp och relationer/relationer. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 41

43 Med en alternativ teknik, som brukas i vissa fall, sker registrering av relationer och relationsvärden direkt i begrepps- resp. begreppsvärdetabellerna. Arbetsnamn för denna teknik är Ägandebegrepp och Direktrelation. Ett exempel på hur en sådan relation läggs upp i Agresso finns beskrivet under avsnittet 5.3 Parametern kontorelation i rapporten Resultat/balans, GL Exempel på uppläggning av en relation för uppföljning Utbildningsföretaget AB vill vid uppföljning av resultatet, kunna aggregera resultat per enhet till avdelningsnivå. En relation måste alltså skapas mellan begreppen enhet och avdelning för att få fram önskade resultatnivåer. Steg 1, Begrepp: Lägg upp de två begreppen Kst och AVD (avdelning). Begreppet Kst finns redan upplagt sedan tidigare eftersom den löpande konteringen sker på denna nivå. Däremot måste begreppet avdelning läggas upp i skärmbilden Begrepp under menyn Agresso Gemensam/Kodplan. Detta begrepp läggs upp i dimensionen Fri eftersom det enbart ska användas för uppföljningsändamål och inte vid löpande kontering. Steg 2, Begreppsvärden: Nu måste begreppsvärden läggas upp för begreppet AVD, i skärmbilden Begreppsvärden under menyn Agresso Gemensam/Begrepp och relationer. Utbildningsföretaget AB:s olika avdelningar läggs upp som begreppsvärden. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 42

44 Begreppsvärdena för Kst finns som sagt redan upplagda eftersom den löpande konteringen sker på dessa. Steg 3, Relationer: En relation måste nu definieras mellan de två begreppen Kst och Avdelning, dvs. man måste tala om att ett samband ska finnas mellan dessa. Detta görs i skärmbilden Relationer under menyn Agresso Gemensam/Begrepp och relationer/relationer. Vid uppläggningen är Kst begrepp (det man konterar på) och AVD relation (det man endast vill följa upp på). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 43

45 Steg 4, Begrepp per relation: Nu är det dags att koppla samman de enskilda begreppsvärdena med varandra. Man ska nu tala om vilka kostnadsställen som hör samman med vilka avdelningar. Detta görs i skärmbilden Begrepp per relation under menyn Agresso Gemensam/Begrepp och relationer/relationer. I fältet relation anges AVD samt begreppsvärdet för den första avdelningen, i detta fall 2 (Konsult). I begrepp anges KST. Därefter registreras de enheter som ska summeras ihop till Konsult, dvs. KST 100. Fortsätt med samma definition för resterande avdelningar/kostnadsställen. Resultatet av den upplagda relationen kan man se i t.ex. Fråga saldotabell eller genom att beställa en rapport t.ex. Saldodata per begrepp (GL19). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 44

46 Nedanstående exempel visar först på en sökning mot relationen AVD och sedan resultatet i skärmbilden Fråga saldotabell: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 45

47 5.3 Parametern kontorelation i rapporten Resultat/- balans, GL03 Nedanstående beskrivning redovisar hur det går till att skapa dels en relation i Agresso med det vanliga sättet via skärmbilden Relationer, dels hur man skapar relationer med hjälp av så kallade Direktrelationer. Dessa uppbyggda relationer används därefter i nedanstående beskrivning, vid beställning av rapporten Resultat/balans Kontorelationer GL03 är i sin grund en kontolista, dvs. informationen listas i kontoordning efter kontoplanens uppbyggnad från klass 1 till klass 9. I många fall önskas resultatrapporter med en annan grunduppbyggnad. Det kan röra sig om en intäkts-/kostnadsorienterad lista. Det kan handla om en specifikation av vissa konton eller kontogrupper, där man med kontogrupper avser någon annan gruppering än den som återfinns i kontoplanen. Sådana alternativa resultatrapporter kan åstadkommas med hjälp av funktionen/parametern Kontorelation. Parametern Kontorelation definierar två saker: En alternativ gruppering av konton. En alternativ nivågruppering. En kontorelation byggs upp genom Agressos relationsteknik. För den alternativa grupperingen av konton används den vanliga relationstekniken. För den alternativa nivågrupperingen används s.k. direktrelationer Metodik Vid konstruktionen av en rapport utgår man sannolikt från en mer eller mindre detaljerad skiss över rapportens innehåll och utseende. En sådan skiss består av två huvuddelar. Dels visar skissen vilka konton som skall grupperas samman för att bilda informationsinnehållet i rapporten, dels de delsummor (nivåer) som önskas. I en traditionell intäkts-/kostnadslista handlar det ofta om att dels gruppera kontona i intäkts- resp. kostnadskonton, dels inom resp. grupp göra underindelningar på olika nivåer. I vår genomgång av uppbyggnaden av en kontorelation startar vi med kontogrupperingen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 46

48 5.3.3 Kontogruppering Denna gruppering kan direkt jämföras med den gruppering av objekt som görs vid uppbyggnad av en rapportstruktur enligt avsnitt 6.4. Vad vi vill göra här är att gruppera konton (alla eller bara vissa) på ett annat sätt än i kontoplanen. Grupperingen definieras via en vanlig relation, dvs. vi måste registrera ett begrepp och dess begreppsvärden. Vill vi ha en mycket grov lista som visar enbart summan av intäkter och summan av kostnader, kan vi skapa ett begrepp, kallat Resultat. Detta begrepp ger vi två begreppsvärden, Intäkter resp. Kostnader. Vi skapar en relation mellan begreppen Konto och Resultat och definierar relationens innehåll genom att knyta relevanta konton (begreppsvärden till begreppet Konto) till Intäkter resp. Kostnader (begreppsvärden till begreppet Resultat). Följande struktur är tänkt: Kontogruppering Konton Summa Summa Summa Huvudintäkter 1 30* Huvudintäkter 2 31* Huvudintäkter 3 32* Huvudintäkter 4 33* Huvudintäkter 5 34* Fakturerade kostnader 35* Rörelsens sidointäkter 36* Intäktskorrigeringar 37* Sum nivå 1 Förändr pågående arb, lager 49* Förändring av lager 49* Förändring av lager 49* Sum nivå 1 Sum nivå 2 Aktiverat arb egen räkning 38* Sum nivå 1 Övriga rörelseintäkter 39* Sum nivå 1 Inköp av varor och mtrl 1 40* Inköp av varor och mtrl 2 41* Inköp av varor och mtrl 3 42* UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 47

49 Inköp av varor och mtrl 4 43* Inköp av varor och mtrl 5 44* Inköp av varor och mtrl 6 45* Legoarb, underentrepr 46* Redukt av inköpspriser 47* Sum nivå 1 Lokalkostnader 50* Fastighetskostnader 51* Hyra av anlägg.tillgångar 52* Energikostnader 53* Förbrukningsinv o mtrl 54* Reparation och underhåll 55* Kostn för transportmedel 56* Frakter och transporter 57* Resekostnader 58* Reklam och pr 59* Övriga försäljningskostnader 60* Kontorsmtrl och trycksaker 61* Tele och post 62* Ftgförs och övr. riskkostn 63* Förvaltningskostnader 64* Övriga externa tjänster 65* Fri 66* Fri 67* Inhyrd personal 68* Övriga externa kostnader 69* Sum nivå 1 Löner till kollektivanställda 70* UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 48

50 Fri 71* Löner tj-män och ftgledare 72* Kostnadsers och naturaförm 73* Pensionskostnader 74* Soc.avg enligt lag och avtal 75* Övriga personalkostnader 76* Sum nivå 1 Nedskr och återf av nedskr 77* Sum nivå 1 Nedskr och återf av vissa oms.tillgångar 77* Sum nivå 1 Avskrivningar enligt plan 78* Sum nivå 1 Poster av engångskaraktär och övriga rörelsekostn 79* Felkonto 99* Sum nivå 1 Sum nivå 2 Res aktier/andelar i kcnftg 80* Sum nivå 1 Res aktier/andelar i intr.ftg 81* Sum nivå 1 Res övr värdep o långfr fordr 82* Sum nivå 1 Övr rte int och likn res.poster 83* Sum nivå 1 Rte kostn och likn res.poster 84* Fri 85* Fri 86* Sum nivå 1 Extraordinära intäkter 871-2* Sum nivå 1 Extraordinära kostnader 875* Sum nivå 1 Sum nivå 2 Bokslutsdispositioner 88* Sum nivå 1 Skatter och årets resultat 89* Sum nivå 1 Övriga skatter 89* Sum nivå 1 Sum nivå 2 Sum nivå 3 UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 49

51 I vårt första steg väntar vi således inte med summeringarna på nivå 1 och 2, utan koncentrerar oss på kontogrupperingen. I enlighet med tidigare uppläggning av relationer skapar vi ett nytt begrepp med sina begreppsvärden. Namnet på begreppet bestämmer vi själva. Det kan dock vara klokt att ge detta begrepp en identitet som anknyter till den önskade rapporten. Vid rapportbeställningen skall detta namn anges för parametern Kontorelation. I detta fall kan vi tänka oss att den rapport vi vill åstadkomma har internnamnet Rad. I kolumn Ägare kan man definiera en relation till det ägande begreppet. Det ägande begreppet måste i så fall också vara definierat som ett begrepp. Denna koppling mellan två begrepp är användbar när du vill komplettera kodsträngen automatiskt vid registrering av transaktioner. Begreppsvärdena för begreppet Rad utgör linjerna i rapporten, dvs. den gruppering vi önskar. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 50

52 Här måste noteras, att rapportinnehållet eller linjerna i rapporten, vid rapportutskriften, kommer att sorteras i begreppsvärdeordning. Det är således inte en slump att linjen Huvudintäkter 1 har fått det lägsta begreppsvärdet och att begreppsvärdena har lika antal positioner. Det är här vi definierar grundstrukturen i rapporten. Vi har dock ännu inte sagt något om vilka konton som skall ingå i resp. grupp eller på resp. linje. Detta definieras genom en relation mellan begreppet Konto, som är vårt registreringsbegrepp och det nya begreppet Rad, vårt rapporteringsbegrepp. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 51

53 I kolumnen Flagga har vi registrerat W (wild card). Detta innebär att det finns möjlighet att registrera intervaller för relationsvärdena. Relationsvärden kan registreras via någon av funktionerna Begrepp per relation eller Relation per begrepp. I detta fall är Begrepp per relation att föredra. Som exempel visas uppläggningen av begreppsvärdet 2.19 (Kundfordringar). Bilden visar att på Kundfordringar i rapporten Rad skall samtliga konton ingå mellan Vid registreringen enligt ovan är det fullt möjligt att kombinera intervaller med specifika konton. Det är också möjligt att förenkla registreringen genom att utnyttja kolumnen Procent. Detta har gjorts avseende konto Konto 1518 har registrerats med -100,00 (minus). Detta innebär att samtliga konton mellan 1510 och 1520 utom just 1518 utgör relationsvärden. Vid uppläggning av rapporter som skall vara heltäckande rekommenderas att man så långt som möjligt använder intervall eller wild card för att täcka hela kontoplanen. Om ett nytt konto läggs upp, t ex i 16-serien, kommer detta automatiskt att ingå i rapporten. Fråga relationer och begrepp innehåller samtliga relationsvärden som lagts upp och kopplats mot ett Begrepp. Nedan visas ett utdrag för relationen RAD. Endast KONTO är kopplat mot RAD men det är självklart möjligt att förfina sökningen genom att även ange ett Begrepp, ex KONTO, i Begreppskolumnen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 52

54 Den upplagda relationen kan användas i ex. en saldotabell. Denna kan jämföras och kontrolleras mot en motsvarande fråga utan användande av kontorelationen. Kontroll kan naturligtvis också ske genom rapportutskrifter. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 53

55 Det är mycket viktigt att en upplagd relation kontrolleras noga, och att detta görs kontinuerligt. Agresso kan i det avseendet inte ge någon automatisk hjälp, men kan underlätta med hjälp av frågebilden Saknade relationsvärden samt genom att skapa en Rapportstruktur Sammanfattning kontogruppering I ovanstående avsnitt har vi gått igenom metodiken för att skapa grundstrukturen i rapporten, dvs. kontogrupperingar och sorteringsordningen. Denna gruppering kan jämföras med kontoplanens. Man kan se den definierade grupperingen som ett alternativ till kontoplanens strukturering av konton. Det är naturligtvis fullt möjligt att skapa ett obegränsat antal olika grupperingar, som kan användas för olika syften Summeringsnivåer I vårt exempel skall rapporten innehålla två summeringsnivåer. En nivå som redovisar summa intäkter resp. summa kostnader, samt en resultatnivå (verksamhetsutfall). Dessa nivåer definieras genom s.k. direktrelationer kopplade till vårt begrepp för kontogrupperingen Rad. Direktrelationer innebär i princip detsamma som våra s.k. vanliga relationer, dvs. en relation måste definieras mellan två begrepp samt en koppling mellan begreppens begreppsvärden. I stället för funktionerna Relation samt Begrepp per relation/relationer per begrepp, som vi använt tidigare, definieras relationen direkt i begrepps- resp. begreppsvärde tabellerna Begrepp och begreppsvärden Det första steget vid all relationshantering är att definiera de två begreppen. Vårt registreringsbegrepp är i detta fall den tidigare gjorda kontogrupperingen, Rad. Våra summeringsnivåer utgör rapporteringsbegreppen och kallas Rrad1 t o m. Rrad4. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 54

56 De önskade linjerna för respektive summeringsnivå utgör begreppsvärden. Nedan visas utdrag från de olika summeringsnivåerna. Summeringsnivå 1: Summeringsnivå 2: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 55

57 Summeringsnivå 3: Summeringsnivå 4: Direktrelation Vi vill skapa två relationer: En relation mellan Rad och RRad1 dvs. hur den grundläggande kontogrupperingen skall redovisas i delsummor på nivå 1. En relation mellan RRad1 och RRad2, dvs. i vårt enkla fall styra delsummorna till totalsumman. Sedan vidare relationer mellan RRad2 och RRad3, RRad3 och RRad4. Registreringen av relationen sker i begreppstabellen (skärmbilden Begrepp) i kolumnen Ägare. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 56

58 Relationsvärden Rad - RRad1: Registreringen av relationsvärdena sker i begreppsvärdetabellen (skärmbilden Begreppsvärden). Benämningen av kolumnen Rrad1 skapas automatiskt av systemet genom den tidigare registreringen av relaterat begrepp i begreppstabellen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 57

59 Relationsvärden Rrad1 - Rrad2: Registreringen sker i begreppsvärdetabellen (skärmbilden Begreppsvärden). Samma tillvägagångssätt för resterande relationer och relationsvärden görs. Nu är nödvändiga uppgifter registrerade för att erhålla en rapport med det specificerade utseendet. Den upplagda kontorelationen kan användas i standardrapporten GL03 och funktionaliteten fås genom att vid rapportbeställningen utnyttja parametern Kontorelation och i detta fall ange Rad. Det är viktigt att granska rapporten för att kontrollera att relationerna är korrekt upplagda. Det presenterade rapportexemplet är i sin uppläggning heltäckande, dvs. alla resultatkonton skall ingå. Därför är det möjligt att stämma av totalsumman mot en saldotabell eller en standard GL03. En relation mot konton, utan summeringsnivåer, kan användas i saldotabeller och även i rapporten GL19. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 58

60 5.3.8 Rapportexempel med kontorelationer Efterföljande rapportexempel visar hur en rapport med kontorelationen Rad kan se ut. Vid beställning av rapporten Resultat/balans, GL03, anges Rad för parametern Kontorelation. Nivå BCDEF står i det här fallet för Rad, Rrad1, Rrad2, Rrad3 och Rrad4 (A = kontonivå). Beställningen kan då se ut enligt följande: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 59

61 5.4 Rapportstrukturer Ett annat sätt att bygga hierarkier av begrepp är att använda funktionen Rapportstrukturer. Strukturerna som byggs upp kan användas i Browsern och med Rapportstrukturer kan man bygga upp frågor enligt egna rapportbehov, och man är därmed oberoende av de relationer som definierats i Agresso Gemensam/Begrepp och relationer/rapportstrukturer. Rapportstrukturer kan t.ex. användas i samband med omorganisationer där man simulerar utfallssiffror mm. enligt en ny organisationsstruktur utan att dessa strukturer påverkar de relationer som är definierade i Agresso Gemensam/Begrepp och relationer/rapportstrukturer enligt befintlig organisation Definition av Rapportstrukturer Idag är Utbildningsföretaget AB indelat i divisioner och avdelningar enligt nedanstående: Avdelning Division 1 HR/Lön 1 Ledning 2 Konsult 2 VD 3 Inköp 3 Personal 4 Sälj 4 Ekonomi 5 Lager 5 Produkt 6 Redaktion 6 Marknad 7 Webb 7 IT 8 Utveckling 9 Utbildning 10 Teknik 11 Internsupport Utbildningsföretaget vill inför kommande omorganisering se hur utfallssiffror för innevarande samt tidigare räkenskapsår ser ut för de olika divisionerna enligt den nya organisationen. Avdelning Division 1 HR/Lön 1 Ledning 2 Konsult 2 VD 3 Inköp 3 Personal 4 Sälj 4 Ekonomi 5 Lager 5 Produkt 6 Redaktion 6 Marknad 7 Webb 7 IT 8 Utveckling 9 Utbildning UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 60

62 10 Teknik 11 Internsupport För detta ändamål använder sig Utbildningsföretaget AB av funktionen Rapportstrukturer. Först definieras strukturen i bild Definition av rapportstrukturer som finns under mappen Agresso Gemensam/Begrepp och relationer/rapportstrukturer. I fältet Rapportstruktur anges valfritt namn på rapportstrukturen. De begrepp som ska användas i rapportstrukturen måste finnas definierade i fönstret Begrepp i Agresso Gemensam. I detta fall vill vi bygga en struktur som indelar de olika enheterna i andra avdelningar än vad som är fallet idag, varför vi anger begreppet KST i fältet för Begrepp samt begreppet DIVISION i fältet för Högsta nivån och AVD för Nivå 2. Vill man använda fler hierarkiska nivåer så använder man fälten Nivå 3 tom Nivå 12. En bock i fältet Procent aktiverar procentuell fördelning, d.v.s. med denna funktion kan man fördela kostnader över två eller flera begrepp enligt procentuell fördelning. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 61

63 Nu är det dags att definiera vilka sektioner som hör till vilken division och vilka kostnadsställen som hör till vilka sektioner. Det kan göras antingen i bilden Rapportdetaljer (uppifrån) eller i bilden Rapportdetaljer (nedifrån) som båda finns under mappen Agresso Gemensam/Begrepp och relationer/ Rapportstrukturer. I fönstret Rapportdetaljer (uppifrån) hämtas aktuell rapportstruktur med hjälp av rullisten. Ange sedan ett begreppsvärde för det begrepp som definierats i fältet Begrepp i bilden Definition av rapportstrukturer. I tabellfältet anges de Kostnadsställe och den procentandel som ska tillhöra vald Avd och Division. Detta måste sedan upprepas för alla aktuella begreppsvärden för det relaterade begreppet, i detta fall division och sektion (Division och Avd). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 62

64 Ett alternativ till att registrera i fönstret Rapportdetaljer (uppifrån) är att använda fönstret Rapportdetaljer (nedifrån). I denna registreringsbild kan man registrera alla samband på en gång. Ange aktuell rapportstruktur med hjälp av rullisten. Begreppet, i detta fall Kst, registreras i den första kolumnen. Det relaterade begreppet, i detta fall Avd, registreras i den andra kolumnen, det relaterade begreppet Division, registreras i den tredje kolumnen och procentandelen anges i den fjärde kolumnen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 63

65 5.4.2 Grafiskt underhåll av rapportstrukturer I bilden Grafiskt underhåll av rapportstrukturer får man en grafisk bild av rapportstrukturen i form av trädstruktur. Ange aktuell rapportstruktur med hjälp av rullisten. Genom att klicka på +/- tecknen så öppnar respektive stänger man mapparna. I denna bild kan du också underhålla rapportstrukturen med hjälp av drag-och-släpp teknik alternativt klipp-och-klistra Procentfördelning Det går att göra en procentfördelad split av begreppsvärden för den lägsta nivån i hierarkin i den grafiska skärmbilden. I detta exempel skall 50 % av Tekniker fördelas ut på 50 % för Utveckling, resterande del (50 %) skall ligga kvar under Division IT. Var medveten om att det inte finns någon kontroll att ett begreppsvärde har blivit fördelad till 100 %. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 64

66 I detta exempel måste man länka Tekniker till divisionerna Ekonomi och Personal i skärmbilden Rapportdetaljer nedifrån eller uppifrån, innan man har möjlighet att fördela de 50 procenten till Ekonomi och Personal. Man tillåts inte att utan denna åtgärd direkt ändra ett begreppsvärde i skärmbilden Grafiskt underhåll av rapportstruktur. Länka Tekniker till den nya divisionen genom att lägga till en ny rad. Därefter går det att ändra i den grafiska vyn Ej tilldelade värden När man ställer frågor med ett träd, visar systemet endast resultatet för de händelser som inkluderas av värdena i trädet, såvida man inte lägger till Ej tilldelade värden i trädet. I följande exempel görs uppföljning på kostnadsställe och summering på olika nivåer enligt tidigare beskrivna rapportstrukturer. Normalt kan vi bara se resultatet av de transaktioner där begreppet Kst ingår som ett bokfört värde i transaktionen. Det går dock att göra så att systemet inkluderar händelser där inget värde är registrerat på begreppet. Detta sker genom att klicka med höger musknapp och välja alternativet Lägg till Ej tilldelad XXX. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 65

67 Ej tilldelade begrepp går att lägga till varsomhelst i trädet. Placera exempelvis alla händelser utan aktivitet i en särskild aktivitetsgrupp genom att markera den avsedda gruppen, och välj alternativet Lägg till Ej tilldelad XXX. En ny nod läggs till i trädet, och ser man ifrån skärmbilden Rapportdetaljer kommer en blank rad att ha inkluderats. I en fråga kommer detta träd även att visa händelser där det ej skett någon bokföring på begreppet Kst Uppföljning med hjälp av rapportstrukturer Den definierade rapportstrukturen kan nu användas för uppföljning med hjälp av verktyget Browser. Öppna en frågebild, t.ex. Fråga saldotabell. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 66

68 Placera markören i tabellfältet och välj Lägg till rapportstruktur antingen genom att högerklicka med musen eller genom Verktyg/Lägg till rapportstruktur. Markera strukturbenämning (vänstra delen) och begrepp (högra delen). Med hjälp av radioknapparna går det att välja om samtliga KST skall visas eller endast de KST som har en DIVISION och AVD kopplat till sig. Det förvalda alternativet är att endast visa de KST som är kopplade till någon DIVISION/AVD. Klicka på OK. Begrepp enligt rapportstrukturen infogas i tabellfältet och kan användas vid frågor. I kolumnen KÄLLA framgår att de nya begreppen (kolumnnamnen) är hämtade ifrån en Rapportstruktur. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 67

69 UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 68

70 5.5 Systembrowsermallar Systembrowsermallar (SBRT s) är standard, fördefinierade Browsermallar som levereras med Agresso. De fördefinierade mallarna innehåller användbara uppsättningar som kan användas som de är, eller med mindre ändringar för att passa specifika önskemål. Det finns tre huvudområden för användning av Systembrowsermallar. som standardrapport, tillgänglig från Agresso meny (vissa ARW rapporter är ersatta med Systembrowsermallar). för fälthjälp som del av nya fönster som har fönsterkod i sex positioner, t ex TRA004. Öppna Systembrowsermallar i menyn Systemadministration/Systemunderhåll/ Rapporter. För varje systemläsarmall kan en variant skapas, baserad på existerande uppsättningar i mallen. Varianten kan sedan användas överallt i Agresso där Systembrowsermallar används. Man kan bara skapa en variant i taget och det är enkelt att återställa originalmallen om så önskas. Markera önskad mallrad i tabellen och välj Öppna på Verktygsmenyn. När Browserfrågan är öppnad kan man göra ändringar, markera fliken Setup och välj Arkiv/Spara som. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 69

71 Välj filformat System Browser Template variant När man öppnar Systembrowsermallar nästa gång kommer kryssrutan för variant att vara markerad. Välj Återställ standardinställningar i Verktygsmenyn om mallen ska återgå till sitt ursprung. Systembrowsermallar har följande begränsningar: Mallen får inte innehålla rapportträd eller relationer. Mallen kan bara ha en variant. Den varianten fungerar som standardmall tills den återställs eller tas bort. Att ta bort kolumner måste ske med försiktighet eftersom det kan radera sökvillkor i Systembrowsermallar som används som fönstersektioner och fälthjälp. Det finns inga restriktioner på hur många normala användardefinierade Browserfrågor som kan skapas, baserat på Systembrowsermallar. Däremot måste dessa Systembrowsermallar finnas som menypunkter. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 70

72 6. Standardrapporter 6.1 Inledning I Agresso finns två olika typer av standardrapporter. Transaktionsrapporter bygger på Agressos transaktionstabell och Saldorapporter som bygger på saldotabeller ur Agresso med undantag för Råbalans. För att underlätta administrationen av Agressorapporteringen samt för att anpassa standardrapporterna finns ett stort antal hjälpmedel/verktyg så som Rapportvarianter, Relationer, ARW, Crystal Report, Excelerator, ARC mm. Tillvägagångssätt Välj önskad rapport eller serverprocess på menyn. Välj eventuell rapportvariant. Ange önskade värden för de aktuella parametrarna. Beställ rapporten genom att välja kommandot Spara (F12) på Datamenyn. En dialogruta med rapportens ordernummer visas. Klicka på OK för att bekräfta. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 71

73 6.2 Underhåll av beställda rapporter I den här skärmbilden administrerar du beställda/körda rapporter och serverprocesser. Du kan öppna skärmbilden direkt genom att trycka på knappen på Verktygsraden. Du kan utöka eller begränsa sökningen genom att ändra värdena i sökfälten. Du kan också göra avancerade sökningar genom att först välja kommandot Utökad från Verktygsmenyn och därefter kommandot Sök (F7) i Datamenyn. I en avancerad sökning kan du t ex söka på rapporter som har beställts inom ett visst datumintervall. När du väljer kommandot Zoom på Datamenyn visas detaljerna för en rapportbeställning i en egen skärmbild. Status N = Normal, väntar på att köras W = Ej avslutad. Om Avslutat är ifylld har rapporten stoppats p.g.a. fel. Om Avslutat ej är ifylld körs fortfarande rapporten. T = Avslutad. Körningen är avslutad P = Parkerad, tillfälligt stoppad C = Avbeställd, permanent stoppad Uppdatering Om du är behörig för att uppdatera kan du ändra status för rapportbeställningen. Följande ändringar är tillåtna: Från N till P eller C. Från P till N eller C. Du kan ändra skrivare, serverkö, prioritet och antal kopior för rapportbeställningen i Zoom-bilden. Detta gäller endast för rapportbeställningar som inte har startats. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 72

74 Du kan ta bort en rapportbeställning genom att markera beställningen och välja kommandot Radera rad från Redigeramenyn. OBS! Om utskrift av rapporten redan har påbörjats kan du inte stoppa utskriften med den här rutinen. Fältförklaringar till Zoom-bilden Underhåll av beställda rapporter Variant Beställt Schemalagt Påbörjat Avslutat Om den valda rapporten är en variant visas variantnumret. Datum och tid när rapporten beställdes Datum och tid när rapportschemat kördes Datum och tid när rapporten kördes Datum och tid när rapporten avslutades UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 73

75 6.2.2 Visa rapportutskrift Kommandot Visa rapportutskrift finns på Verktygsmenyn. Ställ dig på raden och välj utskrift. Tryck OK. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 74

76 Du kan navigera i rapportutskriften genom att dra i rullningslisterna. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 75

77 6.3 Rapportschema Fråga rapportschema AG48 och fönstret Rapportschema AG49 finns i menyn Systemadministration under menypunkten Systemunderhåll/Rapporter. Du kan söka på Nästa datum för att lättare lokalisera Rapportscheman. Du kan även Zooma på ett värde i listan för att komma in i fönstret Rapportschema AG49. Fönstret Rapportschema AG49 tillåter dig att schemalägga rapporter som ska köras automatiskt och består av två flikar. Rapport där du definierar rapporten och Schemalägg där du sätter upp schemat för rapporten. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 76

78 Fältförklaringar i rapportfliken Följande fält finns tillgängliga när du definierar en rapport i Rapportfliken. När en ny serverprocess är definierad, kommer information upp som förslag från Rapportvarianten. Fält Namn Status Förklaring Det namn du väljer för rapportschemat Rapportstatus. Giltiga värden är: Aktiv = Det schemalagda jobbet är aktivt och väntar på att köras. Parkerad = Det schemalagda jobbet är parkerat tillfälligt. Avslutad = Det schemalagda jobbet är beställt och placerat i rapportkön. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 77

79 Om ett schemalagt jobb har orsakat ett fel sätts statusen automatiskt till Error. Du kan ändra tillbaka till Aktiv när du har rättat till felet och rapporten kommer att köras vid nästa schemalagda tillfälle. Ett fel som kan orsaka Error är t ex om en person som inte är behörig försöker att köra rapporten. Kontrollera loggen för information om rapporten har orsakat Error eller inte. Arbetstyp Företag Kör som Ger den arbetstyp som ska användas. Finns bara Serverprocess som giltigt värde. Det företag i vilket jobbet ska beställas. Jokertecken är tillåtna. Vilken användare som man kör rapporten för. Bara användare som är definierade för det valda företaget är giltiga här. Notera att behörighet kontrolleras vid beställning och om användaren har giltig behörighet så genereras ett Error, schemastatus ändras till Error och orsaken dokumenteras i logg filen. Notera också att om man använder jokertecken i Företagsfältet kommer alla användare som är definierade i alla företag att listas under Kör som. Modul Rapport Variant Kopior Specificerar den modul som rapporten ska schemaläggas i. Listar alla tillgängliga rapporter som finns i den valda modulen. Listar alla definierade varianter för den valda rapporten. Notera att användardefinierade rapporter inte har varianter. Välj då (0). Antal kopior som ska produceras av rapporten. Detta värde hämtas automatiskt från fönstret Rapportvariant. Serverkö Vilken serverkö som rapporten ska läggas i. Detta värde hämtas automatiskt från fönstret Rapportvariant. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 78

80 Skrivare Vilken printer som rapporten ska skrivas ut på. Detta värde hämtas automatiskt från fönstret Rapportvariant. Utdatatyp Vilken utdatatyp som rapporten ska köras i. Detta värde hämtas automatiskt från fönstret Rapportvariant. Kör uteblivna rapporter E-postdistribution Om schematjänsten inte är tillgänglig under en period, t ex pga. ett fel, kan väntelistan med beställda jobb hopa sig. När schematjänsten startar igen återbeställs dessa jobb. Om fältet Kör missade jobb är aktiverat för rapportschemat, körs så många rapporter som skulle ha beställts under den period som schematjänster låg nere. Om Kör missade jobb är avaktiverad beställs inte återstående missade jobb (om det finns några). Tillåter distribution via e-post genom att aktivera fältet. När du sparar rapportschemat eller väljer E- postdistribution från Verktygsmenyn, visas Skicka-fönstret vilket ger dig möjlighet att specificera en eller flera mottagare för rapporten. Notera att Skicka-fönstret är tomt om mottagare inte är fördefinierat för den utvalda rapportvarianten i fönstret Rapportvarianter. Om en mottagare är fördefinierad så visas den default. Du kan då acceptera eller ändra efter önskemål. Nästa Uppdaterat Anv Visar när nästa rapportschema körs Visar när rapportschemat senast blev uppdaterat. Visar vilken användare som senast uppdaterade rapportschemat. Fältförklaringar i schemafliken Fält Förklaring Händelser Dag/vecka/månad/år Markeras om rapporten ska köras dagligen, veckovis, månadsvis eller årligen. Dynamiska fält som ändras beroende på val av händelse. Dessa fält ger dig möjlighet att definiera schema för dag/vecka/månad/år. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 79

81 Frekvens/Uppstår vid Frekvens/Uppstår varje Startar Slutar Giltighetstid/Startdatum Inget slutdatum Avslutas efter Slutdatum Nästa För jobb som ska uppstå vid en given tidpunkt/ period, t ex en gång om dagen, en gång i veckan osv. Här sätts tidpunkten för när schemat ska starta. För jobb som ska köras mer än en gång om dagen. Här sätts frekvensen av schemalagda jobb i timmar och minuter. För jobb som ska köras mer än en gång om dagen. Starttid för schemalagt jobb. För jobb som ska köras mer än en gång om dagen. Sluttid för schemalagt jobb. Det datum som rapportschemat ska börja gälla. Om aktiverad rullar rapportschemat på ända tills man stoppar rapportschemat manuellt. Antal gånger som rapportschemat kommer att köras innan det stoppas, t ex 10 förekomster. Det datum som rapportschemat kommer att gälla till. Notera att det inte inkluderar specificerat datum. T ex om du lägger in 7 november 2003 så stoppas rapportschemat den 6 november Visar när nästa rapportschema körs. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 80

82 När du har definierat ett rapportschema kan du via Simulera i Verktygsmenyn se framtida körningar (max 999) för det föreslagna schemat. Utmärkt att använda som kontroll för att schemaläggningen kommer att fungera som önskat. Gemensam schema- motor för användande av meddelandefunktionalitet. Funktionaliteten i fliken Schemalägg i fönstret Rapportschema AG49 används som gemensam schema- motor igenom hela Agresso. T ex så används denna schemamotor till att konfigurera händelser och meddelanden via IntellAgent. Att ha en gemensam schemamotor ger användbara fördelar (ett sätt att utföra en uppgift) så väl som enklare underhåll mm. 6.4 Löpnummer makro Löpnummer makro i menyn Rapporter tillåter systemet att hålla koll på redan använda batch ID i serverprocesser och att höja batch ID nästa gång som serverprocessen körs. Alltså, om du kör samma serverprocess på samma dag i samma databas, får du automatiskt nästa tillgängliga batch ID (systemet skriver över det batch ID som läggs default). Löpnummer makros kan definieras för flera klienter. Om rutan Matcha makro är ikryssad måste formatet på makrot i kolumnen Löpnummer makro vara identiskt med det föreslagna makrot i rapportvarianten. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 81

83 Om rutan Matcha makro inte är ikryssad så ska makro läggas in i detta fönster och det föreslagna makrot på rapportvarianten kommer att ignoreras. Detta tillåter att du använder samma rapportvariant för olika löpnummer makros. Notera att kolumnen Nästa visar nästkommande nummer och inte senast använda nummer. I de fall där det finns flera löpnummer makros definierade för samma klient och samma rapport kommer följande prioritering att ske: Både en specifik rapport och en specifik klient En specifik rapport för alla klienter Alla rapporter för en specifik klient Alla rapporter för alla klienter Detta visas nedan (rad 1 har högst prioritet och rad 2 har lägst). Det löpnummer makro som matchar det föreslagna värdet i rapportvarianten är prioriterad före det löpnummer makro som inte ska matchas (d.v.s., rad 1 har prioritet över rad 2 i exemplet ovan). OBS! Uppsättningen i exemplet ovan ska illustrera prioriteringsordningen och är inte att rekommendera i praktiken. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 82

84 6.5 Genväg till Report Engine Allmänt På Verktygsraden finns funktionen Rapporter. För att kunna använda knappen rapporter krävs att Agresso Report Engine är installerat på klienten. I exemplet används Report Engine Det är möjligt att använda Rapporter när man har ett sökresultat med transaktioner på skärmen. Klicka på knappen Rapporter och följande fönster öppnas: Kort om de olika exportalternativen: Excelerator Default [.xlsx] Default [.doc] Default [.pdf] Report Enginge [.rerx] View Log För över resultatet till Excel med eventuella funktioner såsom delsummeringar. Kan användas till att snabbt spara ner ett resultat i Excel. Endast rådata förs över, inga delsummeringar. Möjlighet att koppla Browser med Word. Kan t ex användas vid utskick till kunder. Det går att få resultatet i PDF-format. Visar bl.a. vilken Report Engine version som körs. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 83

85 7. Informationshanteraren 7.1 Inledning Ett nytt koncept för Informationssidor introduceras i Milestone på både Smartklienten och Self Service applikationen och erbjuder liknande utseende som Webbvyer. Applikationen i Agresso Self Service är radikalt omdesignad för Milestone. En Informationssida är enkelt en samling eller gruppering av rapportposter på en sida och dessa poster kan visas på samma sida eller på skilda flikar. Informationssidorna tillåter dig alltså att samla och gruppera rapportobjekt för att göra det enklare att hålla reda på och sköta relevant rapport information. T ex som projektledare är du kanske intresserad av att gruppera olika projektrelaterade rapporter tillsammans på en informationssida som heter Mina projekt och gruppera andra personalrapporter såsom tidrapportering, semester, flextimmar etc. på en annan informationssida. Du kan skapa ett obegränsat antal informationssidor och varje sida kan innehålla ett obegränsat antal rapportobjekt (även om det kan vara begränsat i praktiken). 7.2 Uppsättning sidor i huvudmenyn Uppsättning av Informationssidor är placerat under Agresso Informationshanterare i Smartklientens huvudmeny och Underhåll Information i Self Service applikationen. Från denna mapp kan du skapa både privata och globala informationssidor, som visas i respektive mapp, Globala och Privata Informationssidor Uppsättning Informationssidor i Self Service applikationen. Notera att uppsättning av Privata Informationssidor är tillgänglig i Self Service applikationen. Global uppsättning är endast tillgänglig i Smartklienten Globala informationssidor och sätta behörighet. Behörighet till Globala Informationssidor sätts via mappen Användare och Behörighet i Systemadministrationen i Smartklienten. Uppsättning av Globala informationssidor är därför begränsat till Smartklienten, eftersom behörighet till Globala informationssidor ska definieras i behörighetsfönstren i Smartklienten. Notera att uppsättning av Globala Informationssidor inte är möjligt i Self Service applikationen. Uppsättning av både Privata och Globala Informationssidor görs i Smartklienten. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 84

86 7.3 Uppsättning av Informationssidor Uppsättning av Informationssidor görs som följer. Den enda skillnaden mellan att sätta upp en Global och en Privat Informationssida är att behörighet måste sättas upp på Globala Informationssidor för att tillåta att andra användare ska få tillgång till dem. 1 Välj Inställningar informationssidor eller Inställningar för Privata informationssidor beroende på om sidan ska vara Global eller Privat. Följande fönster visas (Inställningar informationssidor): 2 Ge informationssidan ett namn och en beskrivning. Ange också om Informationssidan skall användas globalt. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 85

87 3 I sektionen Inställning och visning bestämmer du huruvida rapporterna skall visas på samma sida eller som separata flikar. 4 Du kan använda Sök för att underlätta sökningen om Tillgängliga informationsposter innehåller många poster. Textrutan Filterurval använder s.k. type-ahead. Det innebär att börjar du skriva ex. Up får du automatiskt förslag på informationsposter där Up ingår. Oavsett om de är mitt i ett ord eller inleder ett ord. 5 Specificera innehållet i informationssidan genom att flytta önskad rapport från Tillgängliga informationsposter till Valda informationsposter. 6 Välj ordningen för de valda informationsposterna genom att använda upp/ner pilarna. 7 Spara (F12) när du är klar. Maximalt antal objekt som en Informationssida kan innehålla kontrolleras av en generell systemparameter INFO_PAGE_MAX_OBJ. Föreslaget värde är tio. Antal Informationssidor är obegränsat Granskning av Informationssidor Informationssidor kan läggas i mapparna Globala informationssidor och Privata informationssidor. Öppna en informationssida genom att dubbelklicka. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 86

88 Resultatet nedan gör en filtrering på Konto Namnändring av Informationssidor Du kan inte ändra namn på Informationssidor. För att ändra namn på sidan måste du ta bort den och lägga upp en ny med det nya namnet Ta bort en Informationssida Du kan ta bort dina Privata informationssidor och de Globala informationssidor som du har behörighet till. Öppna informationssidan du vill ta bort genom att ange sidans namn i fältet Namn och tabba ut ur fältet för att ladda sidan. För att söka efter sidan, placera markören i fältet Namn och välj F9 för att öppna fälthjälpen. Välj Ta Bort i Verktygsmenyn för att ta bort sidan. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 87

89 7.4 Användning administratörer En administratör kan sätta upp informationssidor för grupper av användare och/eller roller. Behörighet kan sättas på objekt som kräver användande av standard behörighetskontroll. Behörighet för en sådan administratörsfunktion finns att tillgå och användaren har tillgång till uppsättningsfönstret Förfrågan för administratörer Det går att göra förfrågningar på Informationssidor uppsatta för användare och roll-/er via fönstret Fråga informationssida. Den visar alla definierade Informationssidor för alla användare vare sig de är synliga i huvudmenyn eller inte. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 88

90 7.4.2 Förfrågan Privata Informationssidor Om slutanvändare vill kunna se vilka Privata Informationssidor som finns upplagda kan frågan Mina privata informationssidor användas. Detta fönster är tillgängligt genom en Browsermall och visar användarens alla privata informationssidor. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 89