UNIT4 Agresso Huvudbok

Transkript

1 UNIT4 AGRESSO HUVUDBOK 1. INLEDNING Om kursen Mål med kursen HUVUDBOKSVERIFIKATIONER Inledning Verifikationsposter Att välja verifikationspost Registrering av huvudboksverifikation Tillvägagångssätt Fälthjälp Fönsteralternativ Praktiska tips Steg för steg verifikationsregistrering Konteringsregler Rättelser av huvudboksverifikationer Ändring av verifikation innan den sparas Ändring av redan sparad verifikation Omkontering Reversering Verifikationstext Parkering av verifikation Parkering av verifikation Hämta parkerad verifikation Ta bort parkerad verifikation Förteckning över parkerade verifikationer Konteringsmallar Spara verifikation som mall Hämta fram konteringsmall Ta bort konteringsmall Ändra i en befintlig konteringsmall Registrering av huvudboksverifikation med automatisk reversering Periodiseringar MOMSREGISTRERING OCH MOMSRAPPORTERING Skattedeklarationsblanketten Momshantering i Agresso Momskonton Konteringsregler Momskoder och momssystem Exempel på momshantering Exempel på bokföring mellan momskonton Momsrapportering UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation mars 2013

2 4. BUDGETHANTERING I AGRESSO Allmänt Förutsättningar för budgetregistrering Budgetregistrering Manuell registrering Budgetregistrering med periodisering Budgetregistrering via kalkylblad Budgetregistrering via utfallsdata från saldotabell Ändring av sparad budgetdata Fördelningsnycklar Tillvägagångssätt Fördela registrerade budgetrader Överföring av registrerad budget till saldotabell Fråga på budget Uppföljning av budget KONTOAVSTÄMNING Avstämningskonton Kontoavstämning Avstämda transaktioner (GL22) RAPPORTER OCH SERVERPROCESSER Allmänt Standardrapporter i Huvudboken Transaktionsrapporter Verifikationsjournal (GL02) Verifikationsjournal per användare (GL21) Verifikationsspecifikation (GL18) Huvudbok per dimension (GL01) Saldorapporter Resultat/balans (GL03) Saldo per period (GL08) Saldodata per begrepp (GL19) Råbalans (GL09) Övriga standardrapporter Begreppsvärden (GL12) Rapporter och serverprocesser Rapportbeställning och visa beställda rapporter Export av data Kopiera och klistra in sökresultat Spara sökresultat som fil Spara sökresultat via knappen Rapporter UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 1

3 7. IMPORT FRÅN FÖRSYSTEM Registrera transaktioner i system utanför Agresso Försystem i Agresso Felhantering Underhåll av försystemtransaktioner Förutsättning Tillvägagångssätt PERIODAVSLUT Perioder Hämta en period Avsluta en period Öppna en period för bokföring Kommandon på Verktygsmenyn Skapa perioder Företagsuppgifter Ändra aktuell period Verifikationsposter Kontrollrapporter Felkonterade Verifikationer (GL14) Avstämning Huvudbok/Reskontra (AG06) Verifikationer som inte balanserar (AG07) Parkerade verifikationer Periodiska beräkningar/uppdateringar Periodiska automatkonteringar (GL06) Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) Omvärdering av valuta (GL15) Periodiska rapporter Råbalans (GL09) Huvudbok per dimension (GL01) Periodiserad saldospecifikation (CU05/SU05) AUTOMATKONTERINGAR Allmänt om modulen Triggertyper Definition av automatkonteringar Exempel på automatkontering Rapporten Periodiska automatkonteringar (GL06) Exempel på Årsavslutstrigger (YE) Fråga automatkonterade transaktioner FRÅGOR I HUVUDBOKEN Allmänt Batchrapporter (standardrapport) Skärmrapporter Transaktioner respektive saldon Sökvillkor Agresso Browser Agresso Analyzer UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 2

4 10.2 Fråga konto Allmänt Tillvägagångssätt Fältförklaring Kommandot Filter Fråga verifikationsdetalj - Zoom Ändra till utökat frågeläge Exempel på frågor Praktiska tips Fråga verifikation Allmänt Tillvägagångssätt Fältförklaring Sökfält Delsummenivåer Verifikationsdetaljer - zoom Kommandot Filter Frågemallar Fråga verifikation Exempel på frågor - Söka efter en verifikation Exempel på frågor - Lokalhyra för år Ex. på frågor Kostnader per konto och KST Praktiska tips Fråga saldotabell Allmänt Varför saldotabell? Tillvägagångssätt Tillvägagångssätt för relaterade begrepp Fältförklaring Knappar i sökbilden Delsummenivåer Verifikationsdetaljer - Zoom Grafik Frågemallar i Fråga saldotabell Egna formler i saldotabeller Exempel på frågor - Utfall per Kst och Konto Exempel på frågor - Utfall per konto, Kontogrupp och Kontoklass Datalager (periodisk saldotabell) Varför periodisk saldotabell? Exempel på frågor - Utfall denna period och Hittills i år Browser Allmänt Fliken Setup Höger musknapp i skärmbilden Setup Sökvillkor Resultat Att spara en fråga i Browsern Att spara resultatet av en sökning Ta bort en Browserfråga UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 3

5 UNIT4 Agresso Huvudbok 1. Inledning 1.1 Om kursen Denna kurs syftar till att ge kunskap om modulen Huvudbok i Agresso. Kursen vänder sig först och främst till personer som i sitt dagliga arbete jobbar med huvudbokstransaktioner, men ger också en god grund för vidare kurser inom andra Agresso-moduler. Kursen är uppbyggd kring teoripass och efterföljande övningar. Kursdokumentationen innehåller exempel och steg-för-steg beskrivningar. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 4

6 1.2 Mål med kursen Syftet med kursen är att kursdeltagaren självständigt ska kunna arbeta i Agresso Huvudbok. Efter genomgången ska du kunna Registrera verifikationer i huvudboken Använda verktyg och funktioner i verifikationsregistreringen, t. ex skapa bokföringsmallar samt parkera ofullständiga verifikationer Omkontera (vända eller backa) del av verifikation automatiskt med referens till ursprunglig verifikation Reversera en sparad verifikation med referens till ursprunglig verifikation Periodisera en verifikation, dvs. fördela ut kostnad/utgift på flera perioder Skapa och uppdatera budget (budgetfunktionen i Huvudbok) Stämma av konton Använda funktioner för bl.a. avstämningar vid periodavslut Känna till hur man kan arbeta med moms och momsrapportering Känna till hur automatkonteringar kan användas för att underlätta fördelning av kostnader/intäkter Känna till hur filer från andra system kan läses in och underhållas i Agresso UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 5

7 2. Huvudboksverifikationer 2.1 Inledning Avsnittet behandlar grunder och tillvägagångssätt vid verifikationsregistrering. Registrering i modulen Huvudbok kan inte generera utbetalningar, för detta finns andra moduler, istället används funktionen för omföringar, kvittningar etc. I skärmbilden Verifikationsregistrering bokför du huvudboksverifikationer dvs. verifikationer som inte innehåller konteringar mot reskontror. I denna skärmbild kan du dessutom: Spara verifikationer som mallar Lägga in ny verifikationstext genomgående på samtliga rader i verifikationen innan den sparas Parkera ofullständiga verifikationer Omkontera (vända eller backa) del av verifikation automatiskt med referens till ursprunglig verifikation Alla belopp kan registreras i främmande valuta och kursberäkning sker automatiskt. När du ska bokföra en verifikation i Huvudboken dubbelklickar du på Agresso Ekonomi/Huvudbok/Registrering/Verifikationsregistrering När du har valt Verifikationsregistrering visas skärmbilden Byt verifikationsposter. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 6

8 2.1.1 Verifikationsposter När du väljer Verifikationsregistrering i Agresso Huvudbok, visas skärmbilden som innehåller tillgängliga verifikationstyper. Här framkommer alla verifikationstyper med öppna verifikationsposter/buntar där verifikationstypens behandlingskod är 4 (huvudboksverifikation). Fältförklaring VT TS BuntID Period Beskrivning Nästa ver.nr S BK Verifikationstyp Verifikationsnummerserie Buntnummer. Används vid buntregistrering Registreringsperiod Beskrivning av verifikationstypen. Nästa verifikationsnummer som kommer att bli tilldelat. Status Behandlingskod. Dessa är kopplade till verifikationstyperna och har fasta värden. Behandlingskoden styr vilken typ av registreringsbild verifikationstypen använder Att välja verifikationspost För att välja registrering av huvudboksverifikation måste du placera markören på önskad verifikationstyp, i detta fall Bokföring huvudbok, och därefter välja kommandot Välj (Datamenyn). Du kan också markera rad och därefter välja F6, alternativt klicka på, eller dubbelklicka på raden. Bilden för registrering av huvudboksverifikationer visas (se nästa sida). Om bara en verifikationspost är tillgänglig kommer Agresso automatiskt att välja denna och gå direkt till skärmbilden för bokföring dvs. du får aldrig upp skärmbilden Byt verifikationspost. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 7

9 2.2 Registrering av huvudboksverifikation Tillvägagångssätt Skärmbilden där du registrerar huvudboksverifikationer visas på skärmen: Period Verifikationsdatum Konto Dim1-Dim7 MK MS Markören står i fältet Period och föreslår den period som är definierad som aktuell period i Agresso (Agresso Gemensam\Fasta register\företagsuppgifter). Stämmer denna, tryck TAB. Du hamnar nu i fältet för Verifikationsdatum. Om förslaget, dvs. dagens datum är korrekt, tryck TAB. Nu har du kommit ner till själva konteringsraden och Agresso väntar på att du ska ange ett Konto. Du anger det första kontot från ditt bokföringsunderlag och trycker TAB. För att söka giltiga värden kan Fälthjälpen (F9) användas. Se rubrik När du anger konto i fältet Konto på registreringsraden kommer Dim 1-7 att bli visade med ledtexter i förhållande till kontots konteringsregel. Registrera värden i eventuella öppna konteringsdimensioner. För att söka giltiga värden kan Fälthjälpen (F9) användas. Se rubrik Registrera värden i fältet MK (momskod). Registrera värden i fältet MS (momssystem). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 8

10 Valuta Valutabelopp Text I fältet Valuta har du möjlighet att ange en annan valuta än SEK. I fältet Valutabelopp anger du beloppet från bokföringsunderlaget med ett minustecken för kreditbelopp och utan tecken för debetbelopp. Belopp i SEK och eventuell mervärdesskatt beräknas automatiskt när du flyttar markören till nästa fält. I fältet Text anger du den verifikationstext du vill få med till Huvudboken som information om transaktionen. De fält i registreringsbilden som inte är beskrivna ovan används inte vid bokföring av huvudboksverifikationer. Däremot är de aktuella vid bl.a. registrering av leverantörs- och kundfakturor. För beskrivning, se respektive kursdokumentation eller online-hjälpen i Agresso (F1) När du är färdig med registreringen av en transaktion kan du bekräfta detta genom att välja kommandot Behåll (F11) eller knappen på verktygsfältet). Din konteringsrad kommer att flyttas till tabellfältet nedan och du kan fortsätta med nästa transaktion. Ange på nytt konto och tryck TAB (eller ENTER). Fortsätt på detta sätt tills det att du lagt in samtliga transaktionsrader från bokföringsunderlaget. Istället för att bekräfta en transaktion manuellt kan du ändra till automatisk bekräftelse (Auto behåll), via Fönsteralternativ i Arkivmenyn. Behåll transaktionsrad Ändra transaktionsrad Ikonen är aktiv när verifikatet balanserar Registrerings rader Tabellfält för registrerade transaktionsrader UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 9

11 När du är helt klar sparar du hela verifikationen genom att välja Spara (F12 eller ). Du får ett verifikationsnummer på skärmen, som bekräftelse på att lagring skett. Anteckna verifikationsnumret på ditt bokföringsunderlag. Alla transaktioner som finns i tabellfältet kommer att bli bokförda när Spara (F12) kommandot används och det sker en kontroll att verifikationssumman är 0. Lagring kommer enbart att genomföras om verifikationssumman är 0. Registrera nästa verifikation Markören har nu återigen placerat sig i fältet Konto. Vill du fortsätta att registrera ytterligare verifikationer kan du återigen ange ett konto och fortsätta som beskrivet ovan. Vill du gå ur skärmbilden stänger du den på vanligt sätt (dubbelklicka på den lilla Agresso-ikonen, uppe i vänstra hörnet, klicka på krysset längst till höger på menyraden eller tryck CTRL+F4). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 10

12 2.2.2 Fälthjälp Om något av de konteringsvärden du försöker ange inte är ett giltigt värde kan du använda funktionen Fälthjälp för att leta reda på giltiga värden. Detta gör du genom att stå i det fält som du vill få information om (t.ex. KST) och sedan välja Fälthjälp (Hjälpmenyn) eller F9. Du får nu upp en ny skärmbild där du kan begränsa din sökning på den grå sökraden. När du gjort detta väljer du Sök (F7). Du får upp vilka giltiga värden som finns för begreppet enligt dina sökvillkor. Du tar med dig värdet du ska använda till registreringsbilden genom att dubbelklicka på den raden eller markera raden och därefter välja F6 eller klicka på. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 11

13 2.2.3 Fönsteralternativ I Fönsteralternativ definierar du inställningar för registreringsbilder. Du kan välja kommandot när en registreringsbild är aktiv. Det finns två olika skärmbilder för inställning av fönsteralternativ som visas med hjälp av kommandot Fönsteralternativ: (Ändringar under Fönsteralternativ (Arkiv) kommer bara att gälla lokalt på din dator). Inställningsbild som visas när du väljer Fönsteralternativ när markören är placerat i ett enkelfält (övre delen av registreringsbilden). Inställningsbild som visas när du väljer Fönsteralternativ när markören är placerat i tabellfältet (nedre delen av registreringsbilden). Fönsteralternativ i enkelfält I denna skärmbild definierar du hur skärmbilden för verifikationsregistrering ska uppföra sig med hänsyn till: Markörens gång mellan fälten. Startfält efter lagring av verifikation. Konteringsförslag på registreringsraden. Användande av maskinens minne till att spara värden som används ofta. Från registreringsbilden väljer du Arkiv/Fönsteralternativ. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 12

14 Huvudbok/Lev.faktura/Kundfaktura Markera vilka fält markören ska stanna i när du trycker på TAB-tangenten i registreringsbilden. Genom att enbart markera fält som används kan du reducera antalet tangenttryckningar vid registrering. Lägg märke till att du ändå kan nå fälten i registreringsbilden genom att klicka på dem. Obligatoriska fält måste fortfarande registreras, även om de inte är markerade i Fönsteralternativ. Konteringsförslag Markera om systemet ska ge förslag till värden på registrerings-raden. (Dim 1 7 och Valuta). Konteringsregel Föreg. kontering Inga givna värden Rensa minne Förslag hämtas från föregående kontering med aktuellt kontos konteringsregel Förslag hämtas från föregående registrering på registreringsraden. Inga förslag på värden ges. Innehållet i minnet rensas. Antal decimaler Behåll Startfält Anger det antal decimaler som ska visas. Kryssmarkera fältet Auto. behåll om du vill att transaktionsraderna automatiskt ska läggas ned i tabellfältet när markören passerar det sista fältet (text) i registreringsdelen i skärmbilden. Markerar vilket fält markören ska starta i efter att du har sparat en verifikation. Du kan definiera ett startfält för varje typ av registrering: GL AP AR General ledger (Huvudbok) Accounts payable (Leverantörsreskontra) Accounts receivable (Kundreskontra) När du har angett alternativ för registreringsbilden klickar du på OK. Detta sparas då för den arbetsstationen (PC) du arbetar med, och kommer att användas varje gång du startar skärmbilden för verifikationsregistrering. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 13

15 Fönsteralternativ i tabellfält Den andra typen av inställningsbild visas när du väljer kommandot Fönsteralternativ när markören är placerad i ett tabellfält. I denna inställningsbild kan du spara en s.k. bildskärmsmall. Om mallen ska bestämma skärmbildens utseende vid uppstart, kryssas Använd som förslag i. I kolumnen Visa kryssar du i vilka kolumner som ska visas i tabellfältet. Stopp, anger att markören ska stanna i detta fält vid registrering av data. Möjligheter att spara gjorda inställningar finns, genom ett klick på knappen Spara. Det samma gäller om man vill ta bort en mall, knappen Ta bort. När du har definierat den inställning du vill använda klickar du OK för att återvända till den ursprungliga bilden. Tabellfältet för registrering har nu den inställning du har definierat i mallen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 14

16 2.2.4 Praktiska tips Första transaktionen i varje verifikation: Fortsätt förbi beloppsfältet med hjälp av TAB-tangenten innan du flyttar transaktionen till tabellfältet, annars följer inte beloppet med. Använd gärna funktionen Auto.behåll. (Finns under Arkiv/Fönsteralternativ) Skriv upp verifikationsnumret på verifikationen innan du klickar OK. Det finns visserligen inga begränsningar för hur många transaktioner en verifikation kan/får innehålla i Agresso, men undvik att göra dem alltför omfattande. Tänk på att om strömmen går, eller om det hakar upp sig på något vis och du inte har hunnit spara måste du göra om hela verifikationen. Vid automatisk tilldelning av verifikationsnummer ger systemet nästa lediga nummer i serien. Om två eller flera registrerare är inne samtidigt i samma verifikationsnummerserie innebär detta att de inte alltid får sina verifikationsnummer i följd. Vill man absolut ha dem i följd måste man specificera verifikationsposterna ytterligare och utnyttja tekniken med registreringsgrupper. Saknas ett konto eller ett begreppsvärde? Enkelt, du behöver inte ens avsluta skärmbilden. Öppna bara ett nytt fönster, gör nödvändiga kompletteringar och gå tillbaka till registreringsbilden igen. När du har sparat en verifikationsregistrering finns ingen återvändo. Skulle du komma på att du har gjort ett fel måste det rättas antingen genom en reversering eller genom en vanlig omföring. Kommer du inte åt att registrera in text? Välj Gemensam/Konteringsregler. Sök fram aktuell regel och sätt ett kryss i rutan Text. Om du gör ändringar under Fönsteralternativ (Arkiv) tänk på att denna ändring gäller för den specifika Pc:n. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 15

17 2.2.5 Steg för steg verifikationsregistrering 1 Välj verifikationsnummerserie i bilden Byt verifikationsposter. 2 Acceptera eller ändra period och verifikationsdatum. 3 Ange kontering och belopp för de olika raderna, välj F11 eller använd Auto.behåll mellan varje ny rad/transaktion. 4 Spara verifikationen med F12. 5 Anteckna verifikationsnumret Konteringsregler Konteringsreglerna utgör en viktig del av företagets redovisningsplan. Här definieras vilka konto- och objektkombinationer som ekonomisystemet ska hantera. På så sätt bestäms grunderna för hur ekonomisk information från systemet kan fås. Konteringsreglerna styr vilken redovisningsinformation som ska registreras i ekonomisystemet och hur detta ska gå till. Vid skapandet av konteringsregler definieras vilka begrepp som ska visas vid registrering av konteringssträngen samt vilken typ av inmatningskontroll som ska göras. Konteringsregler ses ofta som hjälpmedel för att förenkla registreringsarbetet och att göra det snabbare. Ännu viktigare är att de hjälper användaren så att registreringen blir så korrekt som möjligt. Ett enkelt exempel på användningen av konteringsregler är följande; Det går att bestämma att för balanskonton registreras endast konto, medan resultatkonton ska innehålla såväl konto som objekt. Viktigt att notera är att en konteringsregel är fast knuten till ett konto, vilket innebär att endast en konteringsregel kan användas till ett konto. Många gånger har man mallar för konton som ska behandlas lika. Däremot kan flera konton ha samma konteringsregel. Konteringsreglerna kan ändras, så att begrepp kan läggas till eller tas bort. Det går också att byta konteringsregel för ett konto. Detta bör dock göras med viss försiktighet under löpande räkenskapsår, då detta ändrar reglerna för ett konto vid registrering. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 16

18 2.3 Rättelser av huvudboksverifikationer Om du skall ändra i en verifikation innan du sparar den eller om du upptäcker att en redan sparad verifikation är felaktigt registrerad har du möjlighet att rätta felet. Eftersom det handlar om två olika typer av fel måste man rätta på olika sätt. Dessa två sätt är beskrivna nedan: Ändring av verifikation innan den sparas Ändring av redan sparad verifikation, s.k. omkontering eller reversering Ändring av verifikation innan den sparas Om du skall göra en ändring i en transaktion/verifikation, innan du sparar och får ett verifikationsnummer, kan du använda kommandot Ändra rad (Datamenyn). 1 Placera markören på den transaktionsrad i tabellfältet som skall ändras. 2 Välj kommandot Ändra rad (Datamenyn). Du kan också välja SHIFT+F11 eller klicka på. Transaktionen hämtas upp till registreringsraden. 3 Gör dina ändringar. Du förflyttar markören från ett fält till ett annat genom att använda TAB. 4 När ändringen är genomförd väljer du Behåll (F11) på samma sätt som vid registrering av en verifikation. 5 Fortsätt registreringen av verifikationen, eller, om den är klar, Spara verifikationen, F12 eller. Rensa ut skärmen Du kan även ta bort all den information du har registrerat (men inte lagrat) genom att välja Rensa (Redigera-menyn). Du kan också välja F5 eller därefter börja om från början. Ta bort en eller flera rader i tabellfältet Ibland kan det vara snabbare att ta bort en eller flera transaktionsrader från tabellfältet och därefter börja om med registreringen. Gör så här: 1 Klicka med vänster musknapp på den rad (rader) i tabellfältet som du vill ta bort. och UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 17

19 2 Välj kommandot Radera rad (Redigera-menyn) och raden (raderna) tas bort. Markera en eller flera rader och välj därefter kommandot Radera rad (Redigera-menyn) Ändringar direkt i tabellfältet Ibland kan det vara snabbare att göra ändringar direkt i tabellfältet. Det som inte går att ändra här är konto. Gör så här för att ändra belopp: 1 Markera beloppet som ska ändras i fältet Regbelopp. 2 Skriv över det gamla beloppet med ett nytt belopp. Tabba ur fältet Ändring av redan sparad verifikation Om du upptäcker att en redan sparad verifikation är felaktig har du möjlighet att återställa/omkontera den i sin helhet eller per transaktionsrad, med hjälp av funktionerna reversering eller omkontering. Båda tillvägagångssätten genererar en ny verifikation med den felaktiga verifikationen som underlag. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 18

20 Omkontering 1 Gå in i skärmbilden för verifikationsregistrering. 2 Tryck TAB förbi fälten Period och Verifikationsdatum. 3 Välj Omkontering, (Verktygsmenyn). 4 I den dialogruta som kommer upp anger du det verifikationsnummer du vill omkontera samt det aktuella sekvensnumret och trycker OK. Sekvensnummer är en numrering av transaktionerna inom en verifikation. Den första transaktionen får sekvensnummer noll, den andra får sekvensnummer ett, osv. Sekvensnummer kan sökas fram via Fråga Verifikation. Sökväg: Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga verifikation 5 I registreringsbildens tabellfält visas nu den aktuella raden från ursprungsverifikationen, men med omvänt tecken. För att kunna se textfältet kan du antingen förflytta bilden med hjälp av rullningslisten eller anpassa kolumnbredden genom att dubbelklicka på den gråa rutan (se bilden på nästa sida). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 19

21 Dubbelklicka här för att erhålla bästa möjliga kolumnbredd Den skapade transaktionsraden har i detta fall fått en konteringstext som säger KORR dvs. period och verifikationsnummer på ursprungsverifikation. 6 Komplettera verifikationen med korrekt motkontering på registreringsraden. 7 Välj Spara (F12 eller ). Du får ett verifikationsnummer på vanligt sätt. Den ursprungliga transaktionsraden är nu omkonterad/nollställd. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 20

22 8 Om man söker fram ursprungsverifikationen och dubbelklickar på den konteringsrad som omkonterats har man spårbarhet till den nya verifikationen via fältet Återfört. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 21

23 Reversering 1 Gå in i skärmbilden Markera poster för reversering. (Agresso Ekonomi/ Huvudbok/Verifikationsregistrering/Reversering.) 2 Tryck TAB i fältet Reversera huvudboksverifikation. 3 Nedanstående rutinfönster öppnas 4 Klicka på kikare eller välj Sök (F7), följande bild visas. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 22

24 5 Skriv in det verifikationsnummer som ska reverseras och tryck OK. Något sekvensnummer ska inte ifyllas. 6 Markera med kryss i kolumnen till vänster, för de konteringsrader som skall reverseras och Spara, (F12). För att kunna spara måste konterings rader som ska reverseras balansera, dvs. totalsumman av debet och kredit måste vara lika. (Fältet Saldo ska vara 0). Om du har många rader och vill markera alla - välj Redigera-menyn/Markera allt. 7 Följande meddelande visas: 8 För att bokföra reverseringen måste du köra två rapporter, varav den första är Reverseringsförslag (GL34): UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 23

25 I fältet Typ av verifikation väljer du vilket sorts verifikation som ska återföras, Huvudbok, Kund eller Leverantör (här Huvudboksverifikation). Du kan även välja om du vill att transaktions/verifikationstexten till den reverserade verifikationen ska hänvisa till den reverserade transaktionen, hämtas från den reverserade transaktionens verifikationstext eller både och. Fältet Buntnummer fylls i med automatik. I fältet Period föreslås aktuell period. Om man lämnar fältet Verifikationsdatum blankt får verifikationen dagens datum. I fältet Användare Fyller du i ditt användarnamn om du ska köra rapporten för dina markerade reverseringsposter. 9 För att se hur rapportkörningen gick, gå till Underhåll av beställda rapporter. 10 Dubbelklicka på rapportbeställningen, GL34. Kontrollera att rapporten är OK, granska kontering och belopp. 11 Innan bekräftelsen av reverseringen sker kan förslaget underhållas i Underhåll av reverseringsförslag. Fyll i det buntnummer som användes vid körning av Reverseringsförslaget. Tabba ur fältet och sök med F7. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 24

26 Nu kommer de poster upp som fanns med i Reverseringsförslaget. 12 Om man vill ta bort rader från Reverseringsförslaget kan man markera dessa rader och klicka på Radera reverseringsid. 13 Då kommer följande kontrollfråga upp. Svara Ja om du vill radera reverseringsid. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 25

27 Kolumnen längst till vänster fylls i med minustecken. 14 Spara med F12. Nu har Reverseringsförslaget plockats bort. 15 Om förslaget ser bra ut så bekräftas detta genom Reverseringsbekräftelse (GL35): Du väljer samma buntnummer som förslaget och verifikationstyp Reversering. 16 Klicka Spara (F12). 17 För att se hur rapportkörningen gick, gå till Underhåll av beställda rapporter. 18 Dubbelklicka på rapportraden. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 26

28 19 Rapporten genererar ett nytt verifikationsnummer ( ) för själva reverseringen: När du ställer en fråga mot Huvudboken t.ex. Fråga verifikation eller Fråga konto kan du se att verifikationen är en reversering, dels genom verifikationstexten som hänvisar till den ursprungliga verifikationen, och dels genom att verifikationstypen är RV. För tillvägagångssätt, se avsnittet Utdata i Agresso. Här ser du vilken verifikationstext som reverseringen fått UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 27

29 Om man söker på ursprungsverifikationen kan man I fältet Återfört också se verifikationsnumret på reverseringen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 28

30 2.4 Verifikationstext Innan du sparar en verifikation finns det möjlighet att ändra eller lägga till verifikationstext på samtliga transaktionsrader i verifikationen. I funktionen finns inte möjlighet att ändra texten på vissa transaktionsrader utan kommandot ändrar texten för samtliga rader. I exemplet nedan vill du ändra verifikationstexten på samtliga rader från Fördelning av kostnader till Fördelning av hotellkostnader. 1 Välj kommandot Text. Det spelar ingen roll var markören befinner sig. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 29

31 I fönstret som kommer upp på skärmbilden anger du önskad verifikationstext. Texten kommer att läggas på samtliga detaljrader vid registrering av verifikationen. 2 Välj OK. Den nya texten lägger sig på samtliga rader i tabellfältet. 3 För att spara verifikationen, välj Spara (F12). Ny verifikationstext UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 30

32 2.5 Parkering av verifikation Vid registrering av en huvudboksverifikation, kan det vara önskvärt att parkera en verifikation tillfälligt utan att den blir uppdaterad i huvudboken. Detta kan t.ex. vara aktuellt om du inte har komplett information om konteringen (ofullständig verifikation), eller om du är tvungen att ta en paus från registreringen. Kommandot Parkera hittar du bl a i Verktygsmenyn Parkering av verifikation Registrera en huvudboksverifikation på vanligt sätt. När du vill avbryta men lagra det arbete du har hunnit göra väljer du kommandot Parkering (Verktygsmenyn). Du får också svara på om du vill Hämta parkerad eller Parkera. Välj Parkera. OBS! Det är bara de rader du har bekräftat med Behåll (F11) som kommer att parkeras, dvs. de transaktioner som finns i tabellfältet. Du får upp en dialogruta där du med fri text beskriver den verifikation du önskar parkera. Tryck OK. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 31

33 Ett parkeringsnummer tilldelas och skärmbilden Verifikationsregistrering blankas ut. Du har nu ett parkeringsnummer som du anger när du vill hämta verifikationen vid ett senare tillfälle. Verifikationen är inte uppdaterad i huvudboken Hämta parkerad verifikation Du hämtar en parkerad verifikation genom att välja Verifikationsregistrering/- Parkering/Hämta parkerad (Verktygsmenyn). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 32

34 Bilden Hämta parkerad syns på skärmen. Välj Sök (F7) för att ta fram en förteckning över dina parkerade verifikationer. P=Parkerade verifikationer För att hämta aktuell verifikation till registreringsbilden gör du så här: 1 Dubbelklicka på aktuell rad (eller välj F6 eller klicka på ). När du dubbelklickar på raden kommer de parkerade konteringsraderna att läggas i tabellfältet. 2 Fortsätt med din registrering där du var när du tidigare avbröt den! I samband med att du får verifikationsnummer tilldelat raderas den parkerade verifikationen från registret. Detta görs för att du inte ska riskera att uppdatera samma verifikation flera gånger Ta bort parkerad verifikation Om en parkerad verifikation ska tas bort går du in i registreringsbilden för huvudboksverifikation på vanligt sätt. 1 Hämta upp verifikationen genom att välja Verktyg/Parkering/Hämta parkerad. 2 I bilden Hämta parkerad väljer du Sök (F7) och placerar markören på aktuell rad. 3 Välj kommandot Radera rad (Redigera-menyn). Ett minustecken syns då till vänster om den rad som du vill ta bort. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 33

35 Minustecken 4 Tryck därefter Spara (F12). Den parkerade verifikationen tas bort från registret Förteckning över parkerade verifikationer Du kan ställa en fråga på periodens parkerade verifikationer i skärmbilden Parkerade verifikationer (under menyn Huvudbok/Periodavslut/Kontrollrapporter). 1 Fyll i den aktuella perioden och tryck TAB. 2 Ange eventuella sökvillkor på den grå raden och välj Sök (F7). Vill du söka på alla parkerade verifikationer anger du inga sökvillkor utan väljer direkt Sök (F7). Ange period och tryck TAB UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 34

36 2.6 Konteringsmallar Vid registrering av verifikation kan det ofta vara önskvärt att ha möjlighet att hämta fram en färdig konteringsmall till registreringsbilden. Det gäller exempelvis om samma typ av bokföring återkommer med jämna mellanrum. Detta är speciellt användbart när en verifikation innehåller många transaktioner, t.ex. månadslön och hyra Spara verifikation som mall 1 Registrera en verifikation (utan att spara) på vanligt sätt. Man kan även spara en konteringsmall utan belopp. 2 Välj Mall, Spara mall (Verktygsmenyn). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 35

37 3 Ange en beskrivande text till din verifikationsmall. 4 Klicka OK. Du får därefter ett s.k. mallnummer. Det är inte nödvändigt att skriva upp detta nummer eftersom det finns andra sätt att söka rätt på verifikationsmallen. Du har nu en konteringsmall som kan hämtas fram vid behov. Uppdatering av huvudbok görs inte vid uppläggning av mallar. 5 Klicka OK. Du har nu skapat en verifikationsmall men verifikationen ligger fortfarande kvar i registreringsbilden för att du skall ha möjlighet att spara den som en verifikation. Skapa mall och samtidigt spara som verifikation Vill du skapa en mall och samtidigt spara mallen som en verifikation? 1 Välj Spara (F12) för att spara verifikationen och anteckna verifikationsnumret. 2 Du återvänder till Huvudmenyn efter att ha sparat din verifikation. Den är också sparad som en mall som du kan ta fram närhelst du önskar. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 36

38 Endast skapa mall Vill du endast skapa en mall lämnar du registreringsbilden genom att klicka på det lilla krysset uppe i högra hörnet eller på Agresso-ikonen i vänstra hörnet. Du får då upp frågan om du vill lämna utan spara. Klicka OK om du endast vill spara verifikationen som en konteringsmall. 1 Klicka på OK. 2 Du återvänder då till Huvudmenyn utan att ha sparat din verifikation. Den är endast sparad som en mall som du kan ta fram närhelst du önskar Hämta fram konteringsmall För att hämta fram en konteringsmall gör du på följande sätt: 1 Gå in i skärmbilden för verifikationsregistrering. 2 Ange period och verifikationsdatum. 3 Välj kommandot Mall/Hämta mall (Verktygsmenyn). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 37

39 4 Följande bild visas på skärmen: T = Template dvs. mall Din användarkod I kolumnen Användare är din användarkod ifylld. 5 Välj Sök (F7) för att se de mallar som du har sparat. (För att se samtliga mallar blankar du ut din användarkod i kolumnen Användare.) UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 38

40 6 Placera markören på önskad rad och välj kommandot Välj (F6 eller ). Du kan även dubbelklicka på raden. Den valda verifikationsmallen hämtas till registreringsbilden, se nedan: Du har nu möjlighet att: Spara verifikationen direkt genom att använda kommandot Spara (F12) eller Göra ändringar och därefter Spara (F12). Om du väljer att göra ändringar, dvs. ändra verifikationen innan du sparar, se avsnittet Rättelser av huvudbokstransaktioner. Du kan även ändra verifikationstexten på samtliga rader genom att använda kommandot Text (Verktygsmenyn), se avsnitt Verifikationstext. Du sparar därefter verifikationen som vanligt genom att använda kommandot Spara (F12). Verifikationsnummer tilldelas och verifikationen uppdateras i huvudboken. Själva mallen ligger fortfarande tillgänglig och kan hämtas upp för bokföring vid senare behov. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 39

41 2.6.3 Ta bort konteringsmall Om en mall inte längre ska användas längre gör du så här: 1 Gå in i skärmbilden för verifikationsregistrering. 2 Välj kommandot Mall/Hämta mall (Verktygsmenyn). 3 Sök fram förteckningen över dina verifikationsmallar genom kommandot Sök (F7). 4 Markera den mall du vill ta bort. 5 Välj kommandot Radera rad (Redigeramenyn). Ett minustecken syns längst till vänster på aktuell rad. Ett minustecken syns längst till vänster på raden. 6 Välj Spara (F12) för att ta bort mallen från registret. Om du inte sparar så tas inte mallen bort Ändra i en befintlig konteringsmall Det går inte att ändra i en befintlig konteringsmall. Om du önskar modifiera mallen måste du istället hämta upp den, göra nödvändiga ändringar och sedan spara mallen som en ny: 1 Gå in i skärmbilden för verifikationsregistrering. 2 Välj kommandot Mall/Hämta mall (Verktygsmenyn). 3 Välj Sök (F7). 4 Placera markören på raden för den mall som ska ändras och välj kommandot Välj (F6 eller ), eller dubbelklicka på raden. Konteringsmallen hämtas till registreringsbilden. 5 I registreringsbilden gör du de ändringar/tillägg av konteringsmallen som behövs. (För att ändra i konteringsraderna, se kap 6.3.1). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 40

42 6 Spara konteringsmallen. Välj Mall/Spara mall (Verktygsmenyn). 7 Ange en beskrivande text till konteringsmallen och klicka OK. 8 Den ändrade konteringsmallen sparas som en ny och du får ett nytt mallnummer. Den ursprungliga konteringsmallen finns kvar oförändrad, är den inte längre aktuell, bör den tas bort, se kap Registrering av huvudboksverifikation med automatisk reversering Om du registrerar verifikationer som du i en framtida period skall reversera, som t ex interimsbokningar/periodavgränsningsposter, kan du använda funktionen Periodisera i Verktygsmenyn. När verifikationen lagras kommer den att sparas på vanligt sätt i den period som är angiven. Samtidigt genereras det automatiskt en reverserad verifikation i den angivna reverseringsperioden. OBS! Det går inte att reversera med automatik till en tidigare period. 1 Gå in i skärmbilden för verifikationsregistrering och registrera verifikationen som vanligt. 2 Välj kommandot Periodisera (Verktygsmenyn). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 41

43 3 I fönstret som visas markerar du önskad reverseringsperiod, dvs. den period som verifikationen skall reverseras i. 4 Klicka OK. 5 Spara verifikationen, välj Spara (F12). 6 Du får då följande fråga: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 42

44 7 Svara Ja. 8 Du får då två verifikationsnummer: Ett för denna bokföring i aktuell period och ett för kommande reversering i vald framtida period: I Huvudboken har två verifikationer skapats. Reverseringen sker i den period som angetts, i det här fallet period , verifikationen får i verifikationstexten en hänvisning till det ursprungliga verifikationsnumret och ursprunglig period. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 43

45 Om man zoomar in sig (dubbelklickar) på en av konteringsraderna på ursrungsverifikationen så ser man i fältet Återfört verifikationsnumret på reverseringen. 2.8 Periodiseringar Vid verifikationsregistrering är det möjligt att fördela transaktioner mot Huvudboken över flera perioder, dvs. periodisera kostnader/intäkter. Detta kan t ex vara aktuellt avseende hyreskostnader. För att kunna använda sig av periodiseringsfunktionen måste följande läggas upp: Verifikationstyp RJ under Agresso Gemensam/Fasta Register/ Verifikationstyper. Behandlingskoden ska vara RJ. Periodiseringsnycklar registreras under Agresso Ekonomi/Huvudbok/ Period via nycklar. Periodiseringsnyckeln anger över hur många perioder man vill göra fördelningen. Periodiseringsnycklarna registreras på samma sätt som budgetnycklarna, dvs. det är ett gemensamt register. Interimskonton (aktiveringskonton) under Agresso Gemensam/Fasta register/företagsuppgifter fliken Konton och fälten Aktivering av kostnad/aktivering av intäkt. De perioder man periodiserar till måste vara öppna (status=n) under Agresso Gemensam/Fasta register/perioder. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 44

46 1 Kontera verifikationen. Markera det konto som ska periodiseras i tabellfältet. 2 Vid periodisering väljer man Period. via nycklar (Verktygsmenyn) i den registreringsbild man registrerar aktuell verifikation. 3 Ange aktuell fördelningsnyckel samt eventuell korrigering av startperioden. Normalt är startperioden av periodiseringen innevarande bokföringsperiod. Man kan korrigera startperioden genom att välja en annan period i Korrigering start. 4 Klicka därefter OK. Vid lagring av den periodiserade verifikationen kommer det automatiskt att skapas motkonteringar till de periodiserade kostnaderna/intäkterna. (Motkonteringar hämtas från skärmbilden Agresso Gemensam/Fasta uppgifter/företagsuppgifter fliken Konton och fälten Aktivering av kostnad/aktivering av intäkt). Dessutom genereras automatiskt en rapport, GL18B, som skrivs ut på skrivaren och som redovisar bokförda periodiseringstransaktioner. Varje periodisering tilldelas ett verifikationsnummer, dvs. ett verifikationsnummer per period. Verifikationstexten på de periodiserade transaktionerna blir automatiskt Periodisera + verifikationsnummer. Om man vill fråga särskilt på periodiserade transaktioner kan man göra det i skärmbilden Fråga periodiseringstransaktioner under menyn Huvudbok/- Period. Via nycklar. Tips! För att kunna se att man håller på att utföra en Periodisering kan det vara bra att plocka fram kolumnen PN (Periodiseringsnyckel) via Arkiv/Fönsteralternativ. Detta gör man genom att kryssa i Visa-kolumnen för kolumnen PN. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 45

47 Kryssa i Man kan nu se att man är på väg att periodisera raden då det finns en periodiseringsnyckel (i detta exempel nr 2) på raden. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 46

48 3. Momsregistrering och momsrapportering 3.1 Skattedeklarationsblanketten Vad ska rapporteras? momsbelopp underlag (omsättning och förvärv av varor och tjänster) Komponenter för att få fram en korrekt momsrapport: konto momskod momssystem Se generell information från skatteverkets hemsida: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 47

49 3.2 Momshantering i Agresso Skärmbilderna Momskoder och Momssystem finns i Fasta register, under Agresso Gemensam och under Agresso Ekonomi/Huvudbok/Momshantering/- Fasta register. För en samlad bild av momshanteringen i Agresso hänvisas till den senare menyn: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 48

50 3.2.1 Momskonton Innan momskoder, momssystem och regler för rapportering definieras måste momskonton vara upplagda i skärmbilden Kontoplan under Agresso Gemensam/Kodplan. Varje företag bestämmer själv vilka momskonton som behövs. Nedan visas några exempel på momskonton från Kontoplanen Konteringsregler På konteringsreglerna kan förslagsvärde för Momskod eller Momssystem läggas in där det är lämpligt. Detta underlättar registreringen, eftersom momskod och momssystem då anges endast i de fall när de avviker från det vanliga. Exempel på konteringsregel för balanskonton med Momskod Ska anges (förslagsvärde 0) och Momssystem Fast (ska ej anges). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 49

51 3.2.3 Momskoder och momssystem Exempel på uppsättning av momskoder. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 50

52 Exempel på uppsättning av momssystem. Följande exempel illustrerar de vanligast förekommande momskoderna (MK): MK Beskrivning Användningsområde Rad i Skattedeklarationen 10 Ingående moms 25% Vanlig svensk avdragsgill ingående moms, används normalt i leverantörsreskontran. 48 Avdragsgill ingående moms 20 Utgående moms 25% (netto) Beräkning på bruttobelopp med möjlighet att ändra momsbelopp i registreringsbilden. Utgående moms, används normalt i kundreskontran. Beräkning på nettobelopp med möjlighet att ändra momsbelopp i registreringsbilden. Underlaget (omsättningen) på momsrapporten ska uppdateras i samtliga fall, dvs. vid såväl momspliktig som momsfri försäljning inom Sverige (inget momssystem resp. Momssystem MF), vid export av tjänster till utlandet (Momssystem ET) och vid export av varor inom EU (Momssystem EV). 05 Momspliktig omsättning inom Sverige 42 Momsfri omsättning inom Sverige Omsättning av tjänster till utlandet Omsättning av varor till annat EU-land 10 Utgående moms 25 % UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 51

53 19 EU-moms Ingående moms vid förvärv från EU. Används i leverantörsreskontran och normalt i kombination med ett av Momssystemen FV (Förvärv av varor) eller FT (Förvärv av tjänster) Förvärv av varor från annat EU-land 48 Avdragsgill ingående moms 29 EU-moms förvärv av varor Momssystemen ger koppling till Momskod 29. Beräkning på nettobelopp med möjlighet att ändra momsbelopp i registreringsbilden. Underlaget på momsrapporten ska uppdateras endast vid förvärv av varor från EU. Utgående moms vid förvärv från EU. Genereras utifrån Momskod 19 vid användning av Momssystem FV eller FT Utgående moms på varuförvärv från annat EU-land Utgående moms på tjänsteförvärv från utlandet Momssystem kan användas för länkning mellan momskoder eller för att styra om moms ska beräknas eller inte. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 52

54 3.2.4 Exempel på momshantering Exempel beräkning svensk ingående moms: Faktura från svensk leverantör på kronor, momsbelopp 400 kronor. Momsbelopp beräknas när markören lämnar fältet Valutabelopp. Om den framräknade momsen ska ändras, välj Verktygsmenyn/Ändra moms: Rätta till moms och eventuellt underlagsbelopp och Spara (F12). Efter Spara (F12) har raden uppdaterats med rätt momsbelopp. Uppdaterat momsbelopp UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 53

55 När verifikationen har uppdaterats och är sökbar i t ex Fråga Verifikation så syns den kompletta konteringen med moms. Exempel beräkning EU-moms vid förvärv: Faktura från leverantör inom EU på 1200 EUR. Momskod 19 hanterar ingående EUmoms. Den första momskoden (19) genererar Momskod 29 vid användande av Momssystem för export av varor eller tjänster (EV eller ET). Momskod 629hanterar den utgående EU-momsen. Momsbelopp och Underlag visas här i den valuta som beloppet har registrerats i. På verifikationen och i momsrapporten har de räknats om till SEK (företagsvalutan). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 54

56 Exempel - momspliktig omsättning inom Sverige Faktura till svensk kund för momspliktiga varor à 1000 kronor. Om den framräknade momsen ska ändras, välj Ändra moms under Verktygsmenyn: Efter ändring välj Spara (F12). Momsfri omsättning inom Sverige I Masterföretaget SE används Momssystem MF till överstyrning av Momskod 20, så att moms inte beräknas, men nettoförsäljningen utgör underlag för omsättningen (som ju måste redovisas på rad 12 i Skattedeklarationen). Se också särskilda avsnitt om Momssystem och Inställning momsrapportering. Faktura till svensk kund för momsfria tjänster à 2000 kronor. Moms beräknas inte när Momssystem MF används. Beloppet i SEK blir underlag för momsrapportering. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 55

57 Utgående moms export, EU-moms med momsregistreringsnummer I exemplen använder vi Momskod 20 för Utgående moms i kundreskontran. För handel med utlandet kombinerar vi denna momskod med Momssystem. Momssystem används i våra exempel till överstyrning av Momskod 20 för att moms inte ska beräknas, men nettoförsäljningen ska utgöra underlag till momsrapporten. Omsättningen ska redovisas på olika rader i Skattedeklarationen (vi förutsätter här att kunderna har momsregistreringsnr.). I detta syfte används följande Momssystem: MS Beskrivning Syfte ET Export av tjänster till utlandet Underlag som behövs till Skattedeklarationen är: Exportomsättning och EU-handel Rad Omsättning av tjänster till utlandet. Moms att betala eller få tillbaka Rad 10 Utgående moms 25%. EV Export av varor inom EU Underlag som behövs till Skattedeklarationen är: Exportomsättning och EU-handel Rad Omsättning av varor till annat EU-land. Moms att betala eller få tillbaka Rad 10 Utgående moms 25%. I samband med kontering visas det momssystem som är angivet på Kundgruppen Detta momssystem ska användas vid registreringen av intäktsraden tillsammans med momskontot, i vårt exempel momskod 20. Om konteringsregeln innehåller ett momssystem överstyr den kundgruppens momssystem. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 56

58 Exempel export av tjänster till utlandet Faktura till tysk kund för tjänster à 1000 kronor. Moms beräknas inte för fakturan när Momssystem ET används. Beloppet i SEK blir underlag för momsrapportering Skattedeklarationen kräver både omsättningen (underlag) och belopp för utgående moms Exempel på bokföring mellan momskonton Ibland behöver man korrigera belopp mellan momskonton. För att moms inte ska räknas på nytt bokförs poster med momssystem MM. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 57

59 Nedanstående exempel visar korrigering mellan två momskonto (2610 och 2611). Genom att använda momssystem MM görs beräkning av moms, trots att posterna ligger mot momskod 20 (utgående moms 25%). En varningmeddelande visas. Klicka OK. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 58

60 3.3 Momsrapportering Agresso ger dig möjlighet att fråga på momstransaktioner och att ta ut färdiga momsrapporter. I skärmbilden Fråga momstransaktioner kan du få information om samtliga momstransaktioner. Om momskoden är markerad för kontantredovisning (dvs. deklareras först vid betalning) kan du både fråga på deklarerad och ej deklarerad moms (deklarationsdatum, uppdateras med hjälp av serverprocessen Momsrapport (GL04)). Alla transaktioner som konteras med en momskod läggs i registret för momstransaktioner. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 59

61 I skärmbilden Inställning momsrapportering definierar man vilka transaktioner från registret för momstransaktioner som ska finnas med på de olika raderna i rapporten. Sekvensnummer styr vilka rader som ska skrivas ut på momsrapporten Texten ska vara densamma för alla rader med samma sekvensnummer. Se också Användningsområde i den schematiska översikten under rubriken Momskoder. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 60

62 Momsrapporten visar rader enligt definitionen i skärmbilden Inställning momsrapportering. Uppdaterar skärmbilden Fråga momstransaktioner Från skärmbilden Inställning momsrapportering. I beloppskolumnen kan du välja att skriva ut momsrapporten i företagsvalutan eller annan valuta, t.ex. EURO. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 61

63 4. Budgethantering i Agresso 4.1 Allmänt Det finns två alternativa sätt att arbeta med budgetering i Agresso, dels finns Budgetering i Huvudboken, dels finns det en fristående Budgetmodul (Agresso Planering). I detta avsnitt beskrivs Huvudbokens budgetmodul. Budgetregistrering sker i skärmbilden Registrering/fördelning av budget. Skärmbilden ger möjlighet till: Budgetsimulering. Effektiv användning av existerande budget- och redovisningsvärden i Agresso som budgetunderlag, både från budgetregister och från saldotabeller. Automatisk spridning av totalbudgetar periodiskt efter fördelningsnycklar eller efter egendefinierade nycklar. Budgetering på självvalda begreppskombinationer. Budgetering i standardvaluta, främmande valuta, antal och mängd m.m. var för sig. Manuell inläggning av budget. On-line inläsning av budget från andra program, t ex kalkylblad. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 62

64 All registrering av budgetvärden sker mot saldotabeller. Mot vilken saldotabell man ska registrera budgeten avgörs av vilka begrepp som man vill budgetera på. I samband med definieringen av saldotabellerna är det alltså viktigt att man tänker på vilken nivå man vill registrera och följa upp budgeten på. Uppföljning av utfall mot budget sker via saldotabeller t.ex. i skärmbilden Fråga saldotabell eller via rapporter t.ex. Saldodata per begrepp, GL19. Budgetraderna summeras vid aggregerade frågor för den valda kombinationen av begreppsvärden, period från/till etc. Budget kan registreras i kronor, antal och mängd (t.ex. timmar). När man ska registrera en ny budget har man följande alternativ: registrera direkt i skärmbilden. ta som utgångspunkt existerande data från budgetregistret eller en saldotabell. läs in budgeten från andra program (t.ex. kalkylprogram) med kommandot Kopiera (Verktygsmenyn). 4.2 Förutsättningar för budgetregistrering För att kunna använda Budgetering i Huvudboken måste följande göras: Definiera en saldotabell som innehåller budgetbelopp i skärmbilden Definition av saldotabeller i Agresso Systemadministration. Agresso levereras med standardsaldotabellen AGGADP som innehåller begreppen KONTO, KST och PROJEKT. Definition av egen saldotabell tas inte upp i denna kurs. Vi hänvisar till kursen Systemadministration för ekonomer. Definiera fördelningsnycklar om du vill använda systemet för att automatiskt fördela budget över en viss tid. Registrera en budget manuellt eller genom on-line inläsning från annat program. Uppdatera saldotabellen med budgeten. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 63

65 Välj den saldotabell du vill uppdatera. 4.3 Budgetregistrering Genom att välja skärmbilden Registrering/fördelning av budget under menyn Agresso Ekonomi\Huvudbok\Budgetering, så får man upp följande bild: Budgettypen som du har angivit i saldotabellsdefi nitionen visas som förslag. Du kan välja den beloppstyp som du vill spara budgetdata på. Genom att klicka på knappen SÖK kan du hämta budgetdata som redan finns. Här anger du en faktor för hur beloppen ska visas. Genom att klicka på OK hämtar du en tom skärmbild som innehåller tabellfält med aktuella kolumnrubriker. Genom att kryssa i Visa väljer du att fältet (begreppet) ska visas i budgetregistreringsbilden. Sedan kan du sortera genom att skriva en 1 i fältet för sortering, Sort. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 64

66 Innan registreringen kan påbörjas måste följande väljas: Saldotabell BT Bud Vilken saldotabell man vill budgetera på. Budgettyp. Som förslag kommer den budgettyp som lades upp vid definitionen av aktuell saldotabell. Man kan välja en annan budgettyp om den budget man ska registrera ska användas för simulering. Här anges vilken beloppstyp man vill registrera budgeten mot (t.ex. Budget, Prognos, Budget mängd). Vilka beloppstyper man kan välja på styrs av definitionen av saldotabellen. När ovanstående val är gjorda tryck OK för att få upp registreringsbilden på skärmen. OBS! Registrering av budget kan inte ske om man har angivit aggregerat läge, avmarkerat något begrepp, angivit ett relationsvärde, angivit brytsumma etc. Tabellfältet kommer i så fall att hamna i frågeläge, dvs. registrering är inte möjlig Manuell registrering Tabellfältet Registrering/fördelning av budget visas med de aktuella kolumnrubrikerna. Lägg till nya rader. Registrera önskade data Välj kommandot Spara (F12) på Datamenyn. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 65

67 4.3.2 Budgetregistrering med periodisering Om du väljer kommandot Zoom på Datamenyn visas ett nytt fönster där du kan fördela budgeten med hjälp av fördelningsprofilerna i Agresso och de egendefinierade budgetnycklarna (dessa förklaras närmare i avsnitt 4.4) Budgetregistret uppdateras omedelbart när du sparar den periodiska fördelningen. I skärmbilden kan du först registrera en årsbudget och sedan fördela den på de olika perioderna. Du bör spara budgeten innan du trycker på Zoom och periodiserar den. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 66

68 Manuell periodisering av budgeten Välj M i skärmbilden på föregående sida. Fyll i Beskrivning, Period, och Belopp i respektive fält. Du kan summera periodiseringen med kommandot Summa under Verktygsmenyn. Du kan ta bort en rad med kommandot Radera rad under Redigera-menyn. Summan av den periodiserade budgeten måste överensstämma med det budgeterade beloppet. När du är klar ska du använda kommandot Spara (F12). Du kan även ändra begreppskombinationen (konto, avd, m fl) i denna skärmbild, då sparas budgeten som en ny budget i budgetregistret Budgetregistrering via kalkylblad Det går även att kopiera in budgetvärden från andra program. Kravet för att inkopieringen ska vara möjlig är att kolumnöverskrifterna och ordningen på kolumnerna i filen som man ska kopiera ifrån, är identiska med budgetregistreringsbilden. Däremot måste inte samtliga kolumner vara med, t.ex. om man inte vill budgetera på samtliga begrepp som finns i registreringsbilden. Nedanstående exempel visar hur kopiering från Excel går till: 1 Öppna aktuell fil i Excel. 2 Kontrollera att kolumnöverskrifterna och kolumnordningen stämmer med överskrifterna och ordningen i budgetregistreringsbilden i Agresso. 3 Kopiera aktuella rader i Excel med kommandot Kopiera på Excels Redigerameny. 4 Gå in i skärmbilden Registrering/fördelning av budget, välj saldotabell budgettyp etc. och klicka OK för att komma in i budgetregistreringsbilden. Välj nu Klistra in (Redigera-menyn). Siffrorna från Excel finns nu i budgetregisteringsbilden för vidare bearbetning. Markören måste stå i tabellfältet, innan du klistrar in. T.ex. kan funktionen Procent (Verktygsmenyn) användas för procentuell uppräkning av beloppen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 67

69 4.3.4 Budgetregistrering via utfallsdata från saldotabell Som alternativ till direkt manuell registrering från grunden av budget, kan man t.ex. kopiera data från en saldotabell. Kravet för att inkopieringen ska vara möjlig är att kolumnöverskrifterna och ordningen på kolumnerna i resultatbilden av saldotabellen som man ska kopiera ifrån, är identiska med budgetregistreringsbilden. Däremot måste inte samtliga kolumner vara med, t.ex. om man inte vill budgetera på samtliga begrepp som finns i registreringsbilden. För att kopiera material från en saldotabell gör följande: 1 Gör en sökning mot en saldotabell i Agresso (skärmbilden Fråga saldotabell). Ändra namnet och ordningen på de kolumner som ska ingå i sökningen så att de överensstämmer med budgetregistreringsbilden. 2 Markera resultatet av sökningen med musknappen. 3 Välj kommandot Kopiera (Redigera-menyn). 4 Gå in i skärmbilden Registrering/fördelning av budget, välj Saldotabell, Budgettyp etc. och klicka OK för att komma in i budgetregistreringsbilden. 5 Välj nu Klistra in (Redigera-menyn). Utfallssiffrorna från saldotabellen finns nu i budgetregisteringsbilden för vidare bearbetning. T.ex. kan funktionen Procent (Verktygsmenyn) användas för procentuell uppräkning av beloppen. Procenttalen ska anges i hela procent, t.ex. om budgeten ska räknas upp med 5 procent anges procenttalet 105. Ska budgeten minskas med 5 procent anges procenttalet 95. Istället för att klistra in utfallssiffrorna i budgetregistreringsbilden, kan man naturligtvis även välja att kopiera in dem i t.ex. Excel för vidare bearbetning och därifrån kopiera och klistra in dem i budgetregistreringsbilden. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 68

70 4.3.5 Ändring av sparad budgetdata För att ändra en redan registrerad och sparad budget gör man på följande sätt: 1 Gå in i skärmbilden Registrering/fördelning av budget. Ange Saldotabell/ Budgettyp/Beloppstyp, eventuella urval avseende Begreppsvärden och Begrepp. 2 Efter att eventuella urval är gjorda, klicka på Sök. Man får nu upp de tidigare registrerade raderna. OBS! Du måste använda SÖK för att göra ändringar på befintliga uppgifter. Om du går in i registreringsbilden med kommandot OK kommer du att lägga till rader i din budget. 3 Ändra beloppen på de aktuella raderna och välj Spara. Du kan göra ändringar med hjälp av kommandot Procent UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 69

71 Genom att använda kommandot Procent under Verktygsmenyn kan du öka eller minska alla belopp. Exemplet nedan visar att beloppen ökar med 10 procent genom att man anger 110 som procentsats. Klicka OK. Samtliga belopp har ökat med 10 %. Beloppen kan på motsvarande sätt minskas. I exemplet nedan minskas beloppen till 90 % av ursprungsbeloppen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 70

72 4.4 Fördelningsnycklar Det finns möjlighet att få registrerade budgetrader fördelade över flera bokföringsperioder. Fördelning kan ske efter olika fördelningsprofiler (t.ex. linjär, baktung, framtung) eller med egendefinierade fördelningsnycklar. De egendefinierade fördelningsnycklarna läggs upp i skärmbilden Fördelningsnycklar under menyn Agresso Ekonomi\Huvudbok\Budgetering. Fördelningsnycklar. Kod för fördelningsnyckeln Periodens nummer inom budgetåret Periodens procentuella andel av totalbudgeten Tillvägagångssätt Registrera en fördelningsnyckel i fältet Nyckel. Registrera en beskrivning till vad nyckeln gör? Ange periodens nummer inom budgetåret i fältet Period. (Du definierar antalet perioder inom ett budgetår i skärmbilden Företagsuppgifter.) Summan av fördelningarna i fördelningsnyckeln ska vara 100,00. Spara fördelningsnyckeln med kommandot Spara (F12). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 71

73 4.4.2 Fördela registrerade budgetrader Om man vill fördela registrerade budgetrader gör man på följande sätt: 1 Gå in i skärmbilden Registrering/fördelning av budget, välj Saldotabell, Budgettyp etc. och klicka OK eller Sök för att komma in i budgetregistreringsbilden. 2 Ställ markören på den budgetrad som ska fördelas och klicka Zoom, man får då upp en ny skärmbild. 5. För fördelning som ej är manuell (M) använder du Fördelning. 1. Värden är ifyllda om du använt Zoomfunktionen. 2. Ange det totala budgetbeloppet. 3. Registrera perioder som budgeten ska fördelas över. 4. Välj fördelningsprofil. L = linjär, B = baktung, F= framtung, M= manuell, N= normal(s-kurva), U= definierad fördelningsnyckel (se nedan) 3 Ange vilken tidsperiod samt vilken fördelningsprofil som ska användas. Om man vill ange en egendefinierad nyckel: sätt kryss i U för fördelningsprofil och ange identiteten på fördelningsnyckeln i den tomma rutan. En fördelningsnyckel är en fördefinierad nyckel där den procentuella fördelningen per period är procentmässigt förutbestämd. Välj därefter Fördelning (Verktygsmenyn). Det aktuella budgetbeloppet visas då fördelat i tabellfältet. Välj därefter Spara. OBS! Perioderna i rutan Från och Till minst måste omfatta perioderna i fördelningsnyckeln för att den fördelade budgeten ska gå att spara. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 72

74 4.5 Överföring av registrerad budget till saldotabell När man är klar med sin budgetregistrering måste man köra en rapport för att aktuell saldotabell, som budgeten registrerats mot, ska uppdateras med budgetvärdena. Det är rapporten Överföring av budget till saldotabell, AG01, under menyn Agresso Ekonomi\Huvudbok\Budgetering som måste köras för att uppdatering ska ske. Rapporten sparar den budget som har den budgettyp som är definierad i saldotabellen. Om man arbetar med flera alternativa budgetar samtidigt kan man spara dessa mot budgetregistret med olika budgettyper (BT). Budgettypen kan sedan, efter avslutad simulering, ändras till saldotabellens budgettyp för den budget man väljer att uppdatera saldotabellen med. Ange Sadotabell i vilken budget är registrerad. Ange Från period och Till period för överföring. Tryck OK. Efter det att rapporten är körd kan uppföljning mot budget ske i frågebilder (t.ex. Fråga saldotabell) och i rapporter (t.ex. Saldodata per begrepp, GL19). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 73

75 4.6 Fråga på budget Skärmbilden Registrering/fördelning av budget kan även användas för att söka på inregistrerade budgetvärden. Sökfälten möjliggör urval avseende Begrepp, Begreppsvärden, Delsummor, Sorteringsordning samt Sökning mot relationer. Budgettransaktionerna kan aggregeras (summeras) vid fråga. Du kan söka på avgränsade avsnitt av budgeten med hjälp av sökfälten. Du kan även fråga på relationer. Här väljer du vilket relaterat begrepp du vill titta på. Klicka på Sök för att aktivera sökning. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 74

76 4.7 Uppföljning av budget Uppföljning mot budget kan ske i frågebilder (t.ex. Fråga saldotabell) och i rapporter (t.ex. Saldodata per begrepp, GL19). Vid uppföljning är det viktigt att man anger den saldotabell som budgeten har registrerats mot. I nedanstående exempel visas hur sökning mot budget kan ske i skärmbilden Fråga saldotabell. Resultatet kan se ut så här: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 75

77 5. Kontoavstämning Kontoavstämning är en rutin som kan användas för att stämma av transaktioner som bokats mot ett visst konto, interimskonto eller avräkningskonto. Två eller fler transaktioner kan bokas av mot varandra. Efter avstämningen finns transaktionerna fortfarande i huvudboken, men transaktions- och sekvensnumren för de avstämda posterna är sparade i en egen tabell tillsammans med en intern identitet. Denna identitet är densamma för alla poster som är avstämda mot varandra. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 76

78 5.1 Avstämningskonton I skärmbilden Avstämningskonton anger du vilka konton som ska stämmas av. Dessa konton måste vara registrerade i skärmbilden Kontoplan. 5.2 Kontoavstämning Denna skärmbild använder du för att stämma av öppna transaktioner per avstämnings- eller interimskonto. Tillvägagångssätt Välj konto för avstämning. Sök (F7) efter val av konto. Du får du upp en enkel fråga där du kan göra urval på vilka poster du vill stämma av (Avstämda/Ej avstämda). Välj de transaktioner som ska stämmas av genom att klicka på kolumnen R med vänster musknapp (eller tryck på SHIFT + F1) Du kan också markera rader genom att använda kommandot Stämma Av på Verktygsmenyn. Fältet Avstämt belopp uppdateras automatiskt med transaktionsbeloppet när du väljer en ny post för avstämning UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 77

79 Välj kommandot Spara (F12) på Datamenyn. Avstämda belopp ska balansera, dvs. belopp i fältet Avstämt belopp ska vara lika med 0,00. Användare med behörighet att ta bort uppgifter i skärmbilden kan upphäva en avstämning för en transaktion med kommandot Ta bort avstämning (SHIFT + F2). Konto som ska stämmas av. måste vara upplagt i skärmbilden avstämningskonton. Giltiga värden är Transaktionen är vald för avstämning Transaktionen är inte vald för avstämning Transaktioner valda för avstämning Visar transaktionsbeloppet för transaktioner som är valda för avstämning. Ska vara 0,00 när avstämningen är gjord och du ska spara Glöm inte att spara med F12! För att söka fram de avstämda transaktionerna kryssar du i Avstämda poster. Att transaktionen är avstämd ser du i kolumnen S samt i kolumnen T : A = Avstämd UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 78

80 Du kan också gå tillbaka till Utökad fråga och fråga på Avst.id för att se vilka transaktioner som är avstämda mot varandra. När posterna är avstämda och sparade får de ett avstämningsid. De poster som stäms av vid samma tillfälle får samma avstämningsid. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 79

81 5.3 Avstämda transaktioner (GL22) Rapporten Avstämda transaktioner producerar en utskrift av de transaktioner som är konterade på det valda kontot. Giltigt avstämningskonto Välj mellan: Avstämda poster, Ej avstämda poster, Alla verifikationer Typ av beloppskolumn måste anges Du kan få rapporten sorterad efter period eller avst.id Måste anges! UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 80

82 6. Rapporter och Serverprocesser 6.1 Allmänt Till Agresso finns ett hundratal standardrapporter knutna, varav ett 20-tal inom Agresso Ekonomi/Huvudbok. Det finns rapporter avseende både transaktions- och saldonivå. Rapporterna visas som menyalternativ under respektive modul med rapportnamnet i klartext. Förutom detta namn har varje rapport en unik beteckning som består av två bokstäver och två siffror. T.ex. rapporten Råbalans har beteckningen GL09, rapporten Periodiserad saldospecifikation har beteckningen SU05. De två bokstäverna i rapportbeteckningen talar om i vilken modul den hör hemma, nedan visas några exempel på sådana beteckningar: Rapportbeteckning Modul GL (General Ledger) SU (Supplier) CU (Customer) AT Huvudbok Leverantörsreskontra Kundreskontra Anläggningsreskontra Standardrapporterna i Agresso hämtar data antingen från transaktionstabellen eller från någon saldotabell. Rapporter på transaktionsnivå, t.ex. Verifikationsjournal GL02 hämtar data från transaktionstabellen. Uppföljningslistor, t.ex. Kontosaldo per begrepp GL03 och Saldodata per begrepp GL19 hämtar data från någon saldotabell. Vilken saldotabell man vill använda anges vid rapportbeställningen. Rapporterna kan varieras med avseende på urval och summeringsnivåer. De kan också anpassas till den enskilde användarens behov. En standardrapport beställs inne i Agresso-applikationen men resultatet får du se först när utskriften av rapporten är klar. Rapporternas layout är fastställda och går inte att påverka, t.ex. rubriker och kolumner. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 81

83 6.1.1 Standardrapporter i Huvudboken Följande förteckning innehåller standardrapporter som ingår i såväl Agresso Gemensam/Kodplan som Agresso Ekonomi/Huvudbok. Utöver dessa rapporter finns även en del rapporter inlagda under menyerna i Huvudboken som härrör från modulerna Leverantör- respektive/kundreskontra samt från modulen Systemadministration. Dessa rapporter finns inte medtagna i nedanstående förteckning. GL01 GL02 GL03 GL04 GL05 GL06 GL07 GL08 GL09 GL12 GL13 GL14 GL15 GL16 GL17 GL18 GL19 GL20 GL21 GL22 GL23 Huvudbok ingående balans, Huvudbok per dimension Verifikationsjournal Resultat/Balans Momsrapport Transaktioner per momskod Periodiska automatkonteringar Inläsning från försystem Saldo per period Råbalans Begreppsvärden Relationsvärden Felkonterade verifikationer Omvärdering av valuta Ränteberäkning av avräkningskonto Villkor och fördelningsregler för automatkonteringar Verifikationsspecifikation Saldodata per begrepp Anslag Verifikationsjournal per användare Avstämda transaktioner Expansion till exakt relation UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 82

84 Rapporterna har olika karaktär: Transaktionsrapporter, t.ex. GL01 och GL02 Uppföljningsrapporter på aggregerad nivå (saldotabeller), t.ex. GL03, GL08 och GL19 Listning av fasta register, t.ex. GL12 och GL13 Specialrapporter, t.ex. GL14 Satsvisa bearbetningar ( batch-jobb ), t.ex. GL06 och GL Transaktionsrapporter Här följer en sammanställning över de huvudsakliga transaktionsrapporter som finns att beställa i modulen Agresso Ekonomi/Huvudbok i Agresso (fler rapporter finns men nedanstående är de mest generella uppföljningsrapporterna). Transaktionsrapporter är rapporter som listar ut informationen på verifikationsnivå Verifikationsjournal (GL02) Finns under Huvudbok/Verifikationsregistrering/Verifikationsjournaler. Visar hela verifikationer i verifikationsnummerordning. Kan beställas för vissa perioder och vissa verifikationsnummerintervall Verifikationsjournal per användare (GL21) Finns under Huvudbok/Verifikationsregistrering/Verifikationsjournaler. Innehåller samma information som Verifikationsjournal men möjlighet finns att ange registreringsdatum och/eller användare plus att du kan välja om sorteringen ska ske på verifikationsnummer och konto eller på användare Verifikationsspecifikation (GL18) Finns under Huvudbok/Verifikationsregistrering/Verifikationsjournaler. Visar en verifikation per sida. Listar förutom den konterade informationen även leverantörsuppgifter och vilken användare som registrerat verifikationen. Vid beställning av rapporten finns möjlighet att begränsa rapporten till att omfatta enbart en användare samt vilka registreringsdatum och verifikationsnummer som önskas. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 83

85 6.2.4 Huvudbok per dimension (GL01) Finns under Huvudbok/Rapporter. I denna rapport finns stora möjligheter att begränsa rapporten till att omfatta enbart det du efterfrågar. Du kan t.ex. begränsa rapporten till enbart ett konto, ett kostnadsställe, en motpart osv. Du kan även använda söktecken så att du kan få se samtliga motparter som börjar på 10 genom att skriva 10*. Du kan också få se ingående balans från tidigare perioder. Du kan begränsa registreringsdatum och leverantörs- och kundnummer. Rapporten kan sorteras på verifikationsnummer och verifikationsdatum. Du kan välja om rapporten ska delas upp och skickas till förutbestämda e-postadresser. 6.3 Saldorapporter Här följer en sammanställning över de huvudsakliga saldorapporter som finns att beställa i modulen Agresso Ekonomi/Huvudbok i Agresso (fler rapporter finns men nedanstående är de mest generella uppföljningsrapporterna): Saldorapporter är rapporter som listar ut informationen på saldonivå Resultat/balans (GL03) Finns under Huvudbok/Rapporter. Visar saldon per konton. Begränsning kan i rapportbeställningen göras på övriga konterade dimensioner (även om dessa inte visas i rapporten). Det är denna rapport man utgår ifrån när man skapar rapporter för balans- och resultaträkningen Saldo per period (GL08) Finns under Huvudbok/Rapporter. Visar som föregående rapport saldon på konton men som kolumner ligger de olika perioderna under räkenskapsåret så att du kan se rörelsen på kontot för de olika perioderna Saldodata per begrepp (GL19) Finns under Huvudbok/Rapporter. Är den mest komplexa rapporten. Här har du full frihet att tala om i vilken ordning du vill se de konteringsbegrepp (eller deras tillhörande relationer) du önskar och om du vill få delsummeringar, texter respektive koder på begreppen m.m. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 84

86 6.3.4 Råbalans (GL09) Finns under menyn Rapporter. Visar ingående och utgående balans per konto, debet-, kredit- samt totalsaldo för perioden. 6.4 Övriga standardrapporter Förutom de standardrapporter på transaktions- respektive saldonivå som finns under Huvudboken kan man även beställa specialrapporter som t ex momsrapporter Begreppsvärden (GL12) Finns under Agresso Gemensam/Huvudbok/Kodplan/Rapporter. Rapporten visar begreppsvärden för angivet begrepp (t.ex. kostnadsställe, projekt, motpart) samt information om begreppet Rapporter och serverprocesser Rapportbeställning och visa beställda rapporter Du beställer en rapport i Agresso genom att välja den menypunkt rapporten finns under. I exemplet nedan skall vi beställa rapporten råbalans (GL09) som finns under Agresso Ekonomi/Huvudbok. Välj Agresso Ekonomi/Huvudbok/Rapporter/Råbalans. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 85

87 Skärmbilden med rapportbeställning för Råbalans syns på skärmen. I rapportbeställningens övre del kan man ändra i fälten: Kopior Serverkö Prioritet Skrivare E-postbekräftelse E-postdistribution Status Körningsdatum Körningstid Utdatatyp Antal kopior man vill skriva ut. Den serverkö som skall användas Rapportens prioritet i serverns kösystem. 0 är lägsta och 9 är högsta prioritet. Om man vill att utskriften ska gå till annan skrivare än den som är föreslagen. Vilken skrivare som kommer som förslag beror på vilken skrivare som har kopplats till respektive användare. Den e-postadress som ska få bekräftelse att rapporten är beställd. Den e-postadress som rapporten ska kunna skickas till. Den status som rapporter/serverprocessen ska ha när den har beställts. Här kan man beställa rapporten till ett visst datum. Här kan man ange om man vill att rapporten ska köras en viss tid. Här kan du välja mellan olika utdatatyper. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 86

88 I de flesta fall finns det rapportparametrar som ska anges i den nedre delen av rapportbeställningen. När detta är gjort beställs rapporten genom att välja kommandot spara. 1 Ange aktuell period. 2 Ange aktuell beloppskolumn. 3 Välj Spara (F12) för att beställa rapporten. Rapporten tilldelas ett ordernummer och beställningen läggs på kö för vidare bearbetning av Agresso (Service manager). Öppna Beställda rapporter -panelen. Där hittar du dina beställda rapporter. Klicka på den rapport som du beställde (nr 5 GL09 Råbalans) och du får fram rapporten på skärmen. Du kan också välja Ikonen Underhåll beställda rapporter. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 87

89 Ikon underhåll beställda rapporter Du får då fram en sökbild där du kan söka på beställda rapporter/ serverprocesser. Status N = Ej körda rapportbeställningar T = Avslutad W = Bearbetas P = Parkerad C = Borttaget UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 88

90 Se rapporten på skärmen För att se den önskade rapporten på skärmen ställer du dig på vald rapport och dubbelklickar. Om rapportkörningen inte har avlutats korrekt kan felorsaken spåras via manykommandot Visa rapportlogg. Med hjälp av loggen kan sedan förhoppningsvis felet upptäckas. Om texten Visa meddelande är markerat så kan du där få ett meddelande om en körning gått bra alternativt kan du se huvudorsaken till ett fel. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 89

91 Utskrift av rapporten Väljer du istället Skriv ut från Arkiv eller Skriv ut rapport på Verktygsmenyn skrivs rapporten ut på vald skrivare. Fältförklaring Anv Rapport Ordernr Status P Schemalagt Avslutat Användaridentitet för den person som beställt rapporter Rapportbeteckning Ordernummer som tilldelades när rapportbeställningen lagrades. Se ovan. Prioritet. 0-9 i kösystemet. Prioriteten kan ändras med kommandot Zoom på Datamenyn. Nästa gång rapporten körs om den är schemalagd eller beställningsdatum om rapporten inte är schemalagd. Fylls i med det datum när rapporten har körts klart. Serverkö Uppdatera Den serverkö som rapporten är beställd med. Giltiga serverköer definieras i skärmbilden Serverkö i Systemadministration. Om du har behörighet för det kan du ändra status på rapportbeställningen. Följande ändringar är tillåtna: Från N till P eller C Från P till N eller C Från W till C Du kan också ta bort rapportbeställningen med kommandot Radera rad på Redigeramenyn med markören placerad på den aktuella raden. OBS! Om utskriften av rapporten redan startat kan du inte stoppa den med Radera rad. Du kan ändra rapportbeställningens skrivare, serverkö, prioritet och antal kopior i Zoombilden. Detta gäller endast för rapportbeställningar som inte körts. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 90

92 Behörighet Användare som har behörighet att fråga i skärmbilden kan endast ändra sina egna rapportbeställningar. Användare som har behörighet att ändra i skärmbilden kan ändra alla rapportbeställningar. Underhåll av rapportutskrifter I skärmbilden kan de körda rapporterna läsas. Du kan välja vilken skrivare en rapport ska skrivas ut på och utnyttja fördelarna med alla de möjligheterna som skrivaren erbjuder. Du kan inte underhålla eller ta bort rapporterna här. Du kan starta skärmbilden direkt genom att trycka på knappen Underhåll av rapportutskrifter i Verktygsmenyn. Skärmbilden kan se ut så här efter en sökning. Se rapporten på skärmen Ställ dig på önskad rapport och välj för att få se rapporten på skärmen genom antingen Visa rapportutskrift på Verktygsmenyn eller s.k. Förhandsgranska på Arkivmenyn. Utskrift av rapporten Väljer du istället Skriv ut från Arkiv eller Skriv ut rapport på Verktygsmenyn skrivs rapporten istället ut på vald skrivare. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 91

93 6.6 Export av data När du har sökt fram resultatet på en fråga i Agresso vill du kanske vidarebehandla informationen i något annat Windowsprogram. Du kan antingen använda funktionen kopiera-och-klistra-in som finns i samtliga Windowsprogram, eller spara sökresultatet som en fil. Den stora skillnaden mellan de två sätten, är att sökresultatet automatiskt får rätt talformat och rapportens summa består av formel och inte av ett tal, om den sparas som en fil Kopiera och klistra in sökresultat 1 Sök fram ett resultat som du önskar vidarebehandla i t.ex. Excel. 2 Klicka på den grå rutan som förbinder kolumn- och radrubrikerna. Skärmen blir då svartmarkerad. Om du inte vill kopiera hela resultatet markerar du på vanligt sätt med markören de raderna/kolumner du vill kopiera. 3 Välj kommandot Kopiera (Ctrl+C) i Redigera-menyn. Klicka här för att markera hela sökresultatet. Välj sedan Kopiera (Redigeramen yn). 4 Öppna Windowsprogrammet. 5 Välj Klistra in. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 92

94 6.6.2 Spara sökresultat som fil 1 Sök fram ett resultat som du önskar vidarebehandla i t.ex. Excel. 2 Klicka på Spara som (Arkivmenyn). 3 I fönstret som kommer upp anges var filen ska sparas, namn på filen och filformat, i det här fallet Worksheet file (*.xls), dvs. Excel-format. 4 Klicka på Spara och programmet filen ska sparas i, dvs. Excel, öppnas och sökresultatet är tillgängligt för bearbetning. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 93

95 6.6.3 Spara sökresultat via knappen Rapporter 1 Sök fram resultatet som du önskar vidarebehandla i t ex Excel. 2 Klicka på knappen Rapporter Nu startat Agresso Report Engine. Här finns två val. Som default föreslås Report. Det är det vanligaste alternativet som bl. a plockar med sig summeringar om man satt upp detta i sin fråga. Extract är en råkopia av resultat som inte tar med sig detta vid exporten. Klicka OK. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 94

96 Agresso Report Engine startar. Resultatet exporteras till Excel och kan bearbetas vidare. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 95

97 7. Import från försystem Modulen Import från försystem (Batch-input) ligger direkt under Agresso/- Ekonomi och används för att importera transaktioner till Huvudboken och till reskontrorna från andra moduler i Agresso och från externa system. 7.1 Registrera transaktioner i system utanför Agresso Om du registrerar transaktioner i ett fristående system som ska överföras till Agresso görs detta via serverprocessen Inläsning av försystemtransaktioner (GL07). En TAB-separerad fil (i ASCII-format) ska genereras för det gällande filformatet. Filen läses in och uppgifterna registreras i tabellen acrbatchinput. Därefter förs uppgifterna över till huvudboken och/eller reskontrorna. 7.2 Försystem i Agresso I Agresso finns det försystem där uppgifter förs över direkt till tabellen acrbatchinput utan att några filer behöver användas. Detta inkluderar t.ex.fakturering av kunder i Agresso Logistik. Faktureringsrutinen startar sedan automatiskt en variant av serverprocessen Inläsning av försystemtransaktioner (GL07). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 96

98 7.3 Felhantering Samma kontroll som görs vid registrering av transaktioner görs även i försystemet (dvs. kontroll av relationer, kodkomplettering och automatisk beräkning av alternativa belopp). Det finns även en parameter Max. antal fel underkänns, avvisas. Underkända buntar sparas i batch-input registret och kan ändras i skärmbilden Underhåll av försystemtransaktioner. 7.4 Underhåll av försystemtransaktioner Denna skärmbild använder du för att underhålla felaktiga transaktioner i batch input-filen så att transaktionerna kan bokföras. När du är klar med uppdateringarna måste du manuellt starta serverprocessen Inläsning av försystemtransaktioner (GL07) för att transaktionerna ska bokföras i Huvudboken och då ska parametern för filnamn vara tom, dvs. ej ifylld med något värde. Det finns möjlighet att få ut en separat lista i samband med körning av serverprocessen där enbart eventuella fel redovisas Förutsättning Transaktionerna i registret för inläsning från försystem ska ha ett buntnummer och ett försystem angivna Tillvägagångssätt I fältet Buntnummer anges aktuellt buntnummer för den bokföringsfil som har blivit avvisad. Buntnumret hittar du t.ex. på en utskrift av den avvisade bokföringsfilen. Du kan visa en lista med giltiga buntnummer i batch input registret genom att klicka i listrutan. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 97

99 I fältet Försystem ska koden för försystemet anges. Du kan visa en lista med tillgängliga koder genom att klicka i listrutan. Exempel på försystemkoder: I skärmbilden finns möjlighet att endast visa transaktioner med fel genom att markera rutan Fel. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 98

100 Ange sökkriterier för t ex Kst (Dim 1). i den grå sökraden och välj kommandot Sök (F7) på Datamenyn. Du kan skapa en utökad fråga genom att först välja kommandot Utökad på Verktygsmenyn och därefter kommandot Sök (F7) på Datamenyn. Ändra aktuella uppgifter på transaktionen direkt i tabellen. Använd TAB-tangenten när du ska flytta mellan fälten, annars valideras/ aktiveras inte inskrivna värden. Ta bort en rad genom att placera markören på aktuell rad och välj kommandot Radera rad på Redigeramenyn. Se nedanstående exempel, där vi raderar rad nr 1. Välj kommandot Spara (F12) på Datamenyn när du är klar med ändringarna. Starta därefter GL07 Inläsning av försystemtransaktioner som beskrivits ovan, utan att ange filnamn: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 99

101 Fältförklaring och mer information om modulen finns i on-line hjälpen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 100

102 8. Periodavslut Periodavslutsmappen kan med fördel gås igenom steg för steg vid periodavslut. Exempelvis kan gamla perioder stängas och nya öppnas. I företagsuppgifterna kan man ange att den nya perioden ska komma som förslag vid t ex verifikationsregistrering. Verifikationsposter för gamla år kanske behöver stängas. Kontrollrapporterna samt fråga parkerade verifikationer bör tas ut periodvis. De periodiska beräkningarna (automatkonteringar) som ev. görs varje period bör köras. Periodiska rapporter kan vid behov tas ut periodvis. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 101

103 8.1 Perioder Denna skärmbild använder du för att registrera, öppna, stänga, och avsluta perioder för bokföring, tidredovisning och lönesystem. N = Perioden är öppen för bokföring. Förutsättningar I koden för period ska de första siffrorna ange vilket år perioden tillhör. Siffrorna ska vara de samma som för räkenskapsåret, t.ex. period där År = 2012 Tillvägagångssätt Ange räkenskapsår Status N = Perioden är öppen för bokföring. Se nedan för fler statuskoder Du kan registrera valfritt antal rader innan du väljer kommandot Spara (F12) UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 102

104 När du väljer kommandot Spara (F12) på Datamenyn görs en kontroll att Från datum och Till datum för räkenskapsperioderna inte överlappar varandra. Perioderna för ingående balans (ÅÅÅÅ00) och årsavslut (t ex ÅÅÅÅ13) undantas från överlappningskontrollen eftersom dessa inte betraktas som räkenskapsperioder. De är inte heller inkluderade i det antal perioder som du definierade i skärmbilden Företagsuppgifter Hämta en period Du kan hämta en period genom att ange aktuellt år i fältet År och aktuell period i sökfältet ovanför kolumnen Period. Välj kommandot Sök (F7) på Datamenyn Avsluta en period Status = C för att stänga en period för bokföring. Denna status kan ändras. Status = T för att avsluta en period permanent. Denna status kan inte ändras. Status = P och ange ett lösenord, för att spärra en period för bokföring. Verifikationer kan då registreras på perioden om användaren anger lösenordet. Spara ändringar genom att välja kommandot Spara (F12) på Datamenyn Öppna en period för bokföring Du kan öppna en period för bokföring genom att hämta upp perioden och ändra status från C till N. Spara ändringen genom att välja kommandot Spara (F12) på Datamenyn. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 103

105 8.1.4 Kommandon på Verktygsmenyn Utökad Mall Text Skapa perioder Företag Lösen Den grå sökraden försvinner och genom att välja F7 eller kikaren så visas en ny utökad sökbild. Funktionen visar en ny skärmbild där en mall kan skapas vid registrering av perioder. Detta visar en skärmbild för att registrera periodernas beskrivning på olika språk. Med hjälp av denna funktion kan du skapa perioder med automatik Funktionen används om du vill kopiera informationen till flera företag. Detta ger dig möjlighet att ändra lösenord för aktuell period. Perioder som har Status = P kräver att användaren anger ett lösenord vid registrering av verifikationer i perioden. Kom ihåg att om du ändrar lösenord måste du välja Spara (F12) på Datamenyn för att det nya lösenordet ska få effekt. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 104

106 8.1.5 Skapa perioder Man kan på ett enkelt sätt skapa perioder för ett nytt räkenskapsår. 1 Fyll i det År som du vill skapa nya perioder för. 2 Klicka på Skapa perioder. En ny ruta kommer nu upp på skärmen. Det enda man behöver fylla i är Text 1, där man vanligtvis väljer alternativet Period (P). 3 Delspara med F11. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 105

107 Man kommer nu tillbaka till ursprungbilden och de nya perioderna har skapats. 4 Spara med F12. Om man vill lägga till fler perioder på räkenskapsåret, t ex den ingående perioden (00) så kan man göra detta manuellt via knappen lägg till rader. 8.2 Företagsuppgifter I denna skärmbild kan du registrera, uppdatera och fråga på företagsuppgifter samt ändra aktuell redovisningsperiod. Flytta markören till fältet Aktuell period. Ange ny aktuell redovisningsperiod Ändra aktuell period Ange aktuell period. Perioden ska vara öppnad i skärmbilden Perioder (Status = N). Välj kommandot Spara (F12) på Datamenyn för att spara den nya perioden. Alla öppna verifikationsposter (Status = N) för den nu aktuella periodens räkenskapsår uppdateras automatiskt med den nya perioden. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 106

108 8.3 Verifikationsposter Denna skärmbild använder du för att öppna verifikationsnummerserier eller delar av för registrering. Normalt behöver du inte ändra uppgiften i kolumnen Period i denna skärmbild, då den automatiskt uppdateras när du ändrar period i skärmbilden Företagsuppgifter. Vid årsskiften brukar man avsluta verifikationsposter och lägga upp nya eftersom posterna ofta innehåller årtalet. Då kan det vara lämpligt att ändra status på de gamla posterna. Status N = giltig för alla perioder Status P = giltig endast för den period som är angiven i fältet Period Status C = spärrad Status T = avslutad, frigör verifikationsnummer som ej är använda. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 107

109 8.4 Kontrollrapporter Felkonterade Verifikationer (GL14) I rapporten dokumenteras de eventuella felkonteringar som har bokförts på felkonto vid överföring av data från externa system till Agresso, vid automatkonteringar, eller i samband med andra systemgenererade konteringar. I rapporten visas även verifikations- och sekvensnummer (radnummer) för felkonteringarna. Dessa referenser ska du ange vid korrigering av felkonteringar i menyn Reversering under Registrering. Redan korrigerade felkonteringar visas inte i rapporten. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 108

110 Giltig verifikationstyp. Förslag är * (alla verifikationstyper) Avstämning Huvudbok/Reskontra (AG06) Två rapporter finns för avstämning mellan huvudbok och reskontra. - Avstämning Huvudbok Kundreskontra - Avstämning Huvudbok - Leverantörsreskontra OBS! En del parametrar kan vara fasta och visas därför inte när du beställer rapporten. I rapporten visas de konteringar i kund- och leverantörsreskontran som saknar en matchande huvudbokskontering. Om det inte finns några differenser skrivs Summa avstämning av konton = UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 109

111 Giltigt reskontrakonto. Förslag är * (alla reskontrakonton). Visar alla verifikationer där det finns en differens på summan av konto, period, kund/leverantör och verifikationsnummer Nivå som summering ska ske för. Visar summan av alla poster i reskontran och huvudboken. Visar summan av alla poster med differenser mellan reskontran och huvudbok. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 110

112 8.4.3 Verifikationer som inte balanserar (AG07) I rapporten visas de verifikationer i huvudboken som inte balanserar (summan är inte noll) Parkerade verifikationer I den här skärmbilden kan du fråga på parkerade verifikationer. Kontrollera att det inte ligger parkerade verifikationer som ska bokföras innan perioden avslutas. Tillvägagångssätt 1 Välj period i fältet Period. 2 Hämta parkerade verifikationer med kommandot Sök (F7) på Datamenyn. Du kan ställa en avancerad fråga genom att välja kommandot Utökad på Verktygsmenyn och därefter Sök (F7) på Datamenyn. 3 Du kan skriva ut listan med de parkerade verifikationerna genom att välja kommandot Skriv ut på Arkivmenyn. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 111

113 8.5 Periodiska beräkningar/uppdateringar Periodiska automatkonteringar (GL06) Denna serverprocess genererar automatkonteringar för periodiska triggers (Triggertyp = PR). Körningen baseras på alla verifikationer i aktuell period. Alla automatkonteringar i körningen komprimeras i en verifikation. Vid varje ny körning av serverprocessen, reverseras tidigare registrerade triggerverifikationer för samma verifikationstyp för att undvika dubbelbokföring. Förutsättningar En verifikationstyp med behandlingskod PR måste finnas uppsatt. Rapporten körs mot denna verifikationstyp. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 112

114 8.5.2 Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) är en serverprocess som bokför ankomstregistrerade leverantörsfakturor i angiven period med automatisk reversering i nästa period. Vid bokföring uppdateras endast Huvudboken och inte leverantörsreskontran. De konteringar i ankomstregistret som har gjorts mot leverantörsskuldkontona bokförs mot avräkningskontot Prel. lev.skuld som är definierat under fliken Konton i skärmbilden Leverantörsgrupper. Själva bokföringen utförs av serverprocessen Import från försystem (GL07) som startar automatiskt om Bokför J/N =. Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) tar med sig alla fakturor som är ankomstregistrerade inom beställningsperioden och tidigare perioder. OBS! En del parametrar kan vara fasta och visas därför inte när du beställer rapporten. Giltig period som verifikationer ska genereras för. Den genererade huvudboksverifikation ska reverseras i denna period. Serverprocessen Import från försystem (GL07) startas automatiskt och utför uppdatering av huvudboken. Huvudboken uppdateras inte. För att huvudboken ska uppdateras måste rapporten GL07 beställas manuellt. GL07 beställs två gånger, en gång för varje period (bokförings- resp. reverseringsperioden). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 113

115 Förutsättningar Bokförings- och reverseringsperioden ska vara öppnad för bokföring i skärmbilden Perioder. Verifikationstypen ska vara registrerad i skärmbilden Verifikationstyper. Interimskontot för skuldposter gentemot leverantör ska vara registrerat i fältet Preliminär kostnad under fliken Konton i skärmbilden Leverantörsgrupper. Ofullständiga verifikationer i ankomstregistret kan undvikas om du sätter systemparametern BALANCE_ARRIVE till Status = i skärmbilden Parametrar per systeminställning. Du bör köra rapporten i samband med att du avslutar perioden. Om du kör Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) flera gånger under samma period ska du reversera de verifikationer som bokförs i den första körningen innan du beställer rapporten på nytt. Reversering gör du i menyn Reversering under Verifikationsregistrering. Manuell beställning av GL07 för bokföring i huvudboken Om du kör Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) utan bokföring (Bokför J/N = N) uppdateras batchinput-registret med konteringarna. För att uppdatera huvudboken måste du därför sedan beställa GL07 manuellt, en gång för den aktuella perioden och en gång för reverseringsperioden. Parametern Filnamn ska vara blank och parametern Buntnummer ska se ut på följande sätt: 1:a gången Buntnummer = Verifikationstyp + Period + A (BR9503A). 2:a gången Buntnummer = Verifikationstyp + Period + B (BR9503B). Ofullständiga verifikationer i ankomstregistret Om du ankomstregistrerar ofullständiga verifikationer mot skuldkontot för leverantörer eller mot ett interimskonto, balanserar Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) verifikationen mot det konto som du har angivit i fältet Preliminär kostnad i skärmbilden Konton i Leverantörgrupper. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 114

116 8.5.3 Omvärdering av valuta (GL15) I rapporten Omvärdering av valuta (GL15) kan du omberäkna balanskonton, resultatkonton och reskontrakonton för alla typer av valutabelopp (Belopp, Belopp3 och Belopp4). Uppjusteringarna görs med utgångspunkt från den gällande valutakursen den sista dagen i den aktuella perioden. Kursdifferenser bokförs på egna konton, Finansvinster och Finansförluster, som är registrerade under fliken Konton i skärmbilden Företagsuppgifter. Valutakonton kan uppjusteras med kurser från andra valutatyper (kursregistret). Period som omberäkningen ska göras för. Verifikationstyp med behandlingskod 4 (ger ver.nummer vid bokföring). Konto som ska uppjusteras. Söktecken är möjliga, t.ex. konto 10*. Valutakod för den valuta som ska uppjusteras. Endast orealiserade förluster bokförs. Både orealiserade förluster och vinster bokförs. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 115

117 Ange typ av verifikationer som omberäkning ska göras för. Du kan ange något av följande: * Kundfakturor * Leverantörsfakt. * Alla typer av verifikationer Ange typ av valutakursregister för belopp i företagsvalutan. Uppjustering görs med den valutakurs som har registrerats för den aktuella valutatypen. Förslag är Dagskurs. Ange om Huvudboken ska uppdateras eller inte. Förutsättningar Aktuell period ska vara definierad i skärmbilden Perioder. Perioden kan inte vara avslutad (Status = T). En verifikationspost ska vara öppnad i skärmbilden Verifikationsposter för verifikationsseriens verifikationstyp. Konton för kursvinst och kursförlust ska vara definierade under fliken Konton i skärmbilden Företagsuppgifter. Det aktuella valutakontots kontogrupp ska vara definierat som ett balanskonto i skärmbilden Kontogrupper. En valutatyp ska vara definierad i skärmbilden Valutatyper. En valutakurs för den aktuella valutatypen ska vara definierad i skärmbilden Valutakurser. Det värde som har angivits för parametern Begrepp ska vara ett giltigt konteringsbegrepp som är definierat i skärmbilden Begrepp. Det relaterade begreppet i parametern Relation ska vara definierat i skärmbilden Begrepp och kopplat till ett konteringsbegrepp i skärmbilden Relationer. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 116

118 8.6 Periodiska rapporter Råbalans (GL09) I denna rapport visas ackumulerat utfall per konto och period, ingående saldo, periodens utfall (debet/kredit), utgående saldo och hittills i år. Underlag är transaktionsregistret i huvudboken. Råbalansen summeras per kontoklass med en totalsumma för resultat/balans (kontoklasser är definierade i enlighet med svensk baskontoplan och inte efter de kontoklasser som du registrerade i skärmbilden Kontogrupper). Den period som råbalansen ska visas för. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 117

119 8.6.2 Huvudbok per dimension (GL01) I denna rapport visas huvudbokstransaktioner grupperade per konto och period. Rapporten kan även brytas per begrepp och relation och du kan välja om periodens ingående balanser ska visas. Förutsättningar Det värde som du anger i parametern Begrepp ska vara ett giltigt begrepp definierat i skärmbilden Begrepp i Agresso Gemensam. Det värde du anger som relaterat begrepp i parametern Relation ska vara definierat i skärmbilden Begrepp i Agresso Gemensam. Det relaterade begreppet ska vara kopplat till ett konteringsbegrepp i skärmbilden Relationer i Agresso Gemensam. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 118

120 8.6.3 Periodiserad saldospecifikation (CU05/SU05) Rapporterna specificerar saldo per kund/leverantör vid utgången av den angivna perioden. Du kan välja att alla poster som var öppna vid periodslutet ska visas i saldospecifikationen, eller att utesluta de poster som har betalats efter periodslutet. Väljer du Öppna/betalda poster kommer alla poster som var öppna vid periodslutet att visas Väljer du Öppna poster skriver rapporten ut öppna poster vid periodens slut, även om de har betalats efter utgången av angiven period. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 119

121 9. Automatkonteringar 9.1 Allmänt om modulen En automatkontering är som ordet säger en eller flera konteringar som sker automatiskt, dvs. systemet skapar dem. Automatkonteringar kan användas till: Fördelningar av kostnader/intäkter Att skapa nya transaktioner baserade på en registrerad transaktion Fördelning/beräkning av overheadkostnader, pålägg och inkomster Anslagsavräkning (endast inom statliga sektorn) Att konvertera data från batchinläsningar Att överföra utgående balans till ingående balans Avräkningar mellan olika företag. Det finns fyra huvudkomponenter i Agressos trigger/automatkonteringssystem: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 120

122 Dataunderlag - Varifrån De transaktioner som utgör underlag för automatiskt skapade transaktioner kan vara tidigare registrerade transaktioner i Huvudboken, budget, och kontantredovisning. Underlaget kan också vara transaktioner under pågående verifikationsregistrering eller transaktioner från försystem (batch input). Villkor (trigger) - Vad Kriterier för att välja ut vilka transaktioner från dataunderlaget som ska ingå i triggern definieras i skärmbilden Triggerinställningar. Fördelningsregler - Hur Transaktionerna som ingår i Triggerinställningar genererar nya transaktioner. I skärmbilden Triggerinställningar definieras även regler för hur dessa nya transaktioner ska se ut. Motor Automatkonteringen utförs av ett program, exempelvis serverprocessen Periodiska automatkonteringar (GL06). Dataunderlaget, exempelvis en periods transaktioner i Huvudboken, behandlas med utgångspunkt från villkoren i skärmbilden Triggerinställningar. De transaktioner som uppfyller villkoren hanteras enligt reglerna som också är definierade i skärmbilden Triggerinställningar. Resultatet blir automatkonteringen som uppdaterar Huvudboken. Programmet (motorn) som utför själva automatkonteringen kan vara: transaktionsservern AGRTPS serverprocessen Inläsning från försystem (GL07) serverprocessen Periodiska automatkonteringar (GL06) och serverprocessen Överföring ingående balanser (AG05) Förutom skärmbilderna Triggerinställningar, Fördelningsregel för automatkontering och Villkor för automatkontering består modulen av skärmbilden Fråga automatkonterade transaktioner, rapporten Periodiska automatkonteringar (GL06) samt rapporten Villkor/fördelningsregler för automatkontering (GL17), vilken specificerar databasens samtliga fördelningsregler och villkor för automatkonteringar. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 121

123 9.2 Triggertyper Hur och med vilken periodicitet man vill att en automatkontering ska ske bestämmer man vid upplägget i Agresso genom att ange vilken typ av trigger man önskar: TT Transaktionstrigger Dataunderlaget är transaktioner som uppdateras via AGRTPS (t ex verifikationsregistrering, batch input och maskinell bokföring av betalningar och räntefakturor). Vid användande av transaktionstrigger kommer en automatkontering att ske för varje transaktion som uppfyller det definierade villkoret i skärmbilden Triggerinställningar. Verifikationen med triggertransaktionen (den ursprungliga transaktionen) kommer att kompletteras med minst ytterligare två transaktionsrader, eftersom även de automatkonterade transaktionerna måste balansera (Debet =Kredit). De nya raderna får alltså samma verifikationsnummer som de ursprungliga transaktionerna. AGRTPS skapar de nya transaktionerna och uppdaterar Huvudboken. Status i Huvudboken blir T. Att en kontering kommer att generera en automatkontering ser inte användaren vid registrering. Däremot kommer samtliga rader att synas vid fråga mot Huvudboken på verifikationsnumret. Vid uttag av t ex rapporten Verifikationsjournal per användare (GL21) måste användaren AUTO vara upplagd i skärmbilden Användare och beställas för den användaren för att triggertransaktionerna ska redovisas. Automatkonteringen uppdateras i Huvudboken samtidigt som den triggande raden, dvs. samtidigt som den ursprungliga transaktionen. OBS! Det är endast transaktioner på huvudbokskonton som kan automatkonteras (kontotyp = GL i skärmbilden Kontoplan). Exempel på användningsområde är automatiska beräkningar av sociala avgifter på lönetransaktioner. PR Periodisk trigger Dataunderlaget är verifikationer som registreras under en period i Huvudboken. Periodiska triggrar används för utfördelning av kostnader och intäkter. Triggertypen kräver en verifikationstyp med behandlingskod PR. Systemet kommer att generera en ny verifikation som baseras på hela månadens transaktioner på det konto som definierats som trigger. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 122

124 Underlag för hur denna nya verifikation ser ut och det tilldelade verifikationsnumret skrivs ut när rapporten Periodiska automatkonteringar (GL06) körts. Denna rapport uppdaterar Huvudboken. Status i Huvudboken blir P. Exempel på användningsområde är utfördelning av lokalkostnader mellan olika kostnadsställen eller avdelningar. YE Årstrigger Dataunderlaget är ingående balanser i Huvudboken eller saldotabellen YEAREND. De genererade transaktionerna komprimeras till en verifikation i nästa års period för ingående balans (20XX00). Triggertypen kräver en verifikationstyp med behandlingskod YE. Automatkonteringen utförs automatiskt av serverprocessen Överföring av ingående balanser (AG05) som körs i samband med årsskifte och som uppdaterar Huvudboken. Status i Huvudboken blir B. Användningsområde är överföring av utgående/ingående balans och tömning av kostnads- och intäktskonton till balanskontot vinst/förlust. IC Trigger mellan företag Dataunderlaget är en verifikationsregistrering i givande företag. De genererade transaktionerna bokförs och tilldelas ett verifikationsnummer i mottagande företag. Triggertypen kräver en verifikationstyp med behandlingskod IC. Automatkonteringen utförs automatiskt av transaktionsservern AGRTPS som uppdaterar Huvudboken. Status i Huvudboken blir T. Exempel på användningsområde är en faktura som registreras i ett företag och som ska belasta andra företag i databasen. B-BZ Trigger för batchinläsning Dataunderlaget är transaktioner från försystem som läses in via rapporten Inläsning från försystem (GL07). Triggertypen kräver en egen verifikationstyp för batch input med behandlingskod som motsvarar triggertyp (B*). De genererade transaktionerna ersätter de ursprungliga transaktionerna från försystemet. Automatkonteringen utförs automatiskt av serverprocessen Inläsning från försystem (GL07). Exempel på användningsområden är både konverteringar av data och påläggsberäkningar. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 123

125 9.3 Definition av automatkonteringar Innan automatkonteringar kan definieras måste vissa förutsättningar vara uppfyllda: Verifikationstypen IC ska vara registrerad för eventuell automatisk avräkning mellan företag i skärmbilden Verifikationstyper. Verifikationstyp PR med behandlingskod PR ska vara registrerad för periodiska automatkonteringar i skärmbilden Verifikationstyper. Verifikationstyp YE med behandlingskod YE ska vara registrerad för Årsavslutstrigger i skärmbilden Verifikationstyper. Verifikationstyp B0 - BZ med behandlingskod B0 - BZ ska vara registrerad för batch input-triggers i skärmbilden Verifikationstyper. Triggertransaktionerna definieras i skärmbilden Triggerinställningar. Följande förklaring av skärmbilder och fält utgår från transaktionstriggrar men gäller även i vissa delar alla slags triggrar Exempel på automatkontering Nedan visas ett exempel på automatkontering som är uppsatt i skärmbilden Triggerinställningar. I den övre delen av skärmbilden definieras villkor och i den nedre delen den fördelning som kommer att ske om villkoret uppfylls. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 124

126 Villkor (Källa): I den övre delen av skärmbilden definieras kriterierna för att automatkontering ska slå till. Fältförklaring: Triggertyp Triggertyp. Giltiga värden är TT Transaktion B* Import/export försystem IC Intercompany PR Period YE Årsavslut EX Batch output AT Anläggningar Trigger Beskrivning Från period Till period Flagga vertyp Det alfanumeriska triggernamnet på 4 tecken. Beskrivning av triggern. Den giltiga perioden som transaktionen genereras från. Den giltiga perioden som transaktionen genereras till. Detta fält visar om den automatiska bokföringen genereras för den definierade verifikationstypen. Inställningar är: Regeln genereras oberoende av transaktionstyp. Detta är standardvärdet för B-BZ eftersom verifikationstypen definieras för datainmatningen. X Regeln genereras med den transaktionstyp som definierats i fältet TransTyp. Detta är standardvärdet för triggertyp IC eftersom den har reserverade verifikationstyper. Transaktionstyp Transaktionstyp kan definieras om fältet Flagga vertyp är valt. Vid beställning av serverprocessen GL06 Periodiska automatkonteringar är det möjligt att definiera för vilken verifikationstyp som rapporten ska köras. Endast de triggrar som definierats med speciell verifikationstyp kommer att ingå. Triggerverifikationen märks sedan med den angivna verifikationstypen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 125

127 Klicka på Lägg till och definiera de villkor som ska gälla. I ovanstående villkor slår automatkonteringen till om verifikation är konterad på konto 7210 och kst 100. Resterande konteringssträng (Dim 2 Dim 6) spelar ingen roll, vilket stjärnmarkeras på övriga konteringsbegrepp. Automatkonteringen kommer i exemplet bara att slå till på företag SE. Man kan sätta ytterligare villkor, t ex på Verifikationstyp, genom att zooma in sig på villkorsraden. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 126

128 Nedanstående uppsättning gör att automatkonteringen bara slår på verifikationstyp HB. Spara ovanstående bild genom att klicka på Stäng. Man kan nu i kolumnen Status se att något är ändrat via Zoom-funktionen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 127

129 Fördelning: Fördelningen visar vad som kommer att konteras i Agresso om villkoren uppfylls. Ovanstående fördelning visar att den ursprunliga konteringsraden kommer att kompletteras med två automatkonterade rader, i detta fall konto 7510 och De automatkonterade beloppen kommer att vara 32,70 procent av ursprungsbeloppet, konto 7510 i debet och konto 2731 i kredit. Fältförklaring: F F Dim 1-7 MK TS Belopp Värde Flagga. Giltiga värden är: M O Manuell, kontot kommer att ändras. Original, det ursprungliga kontot behålls. Flagga,. Inställningarna är: Ändra dimensionen med innehållet i detta fält. Den ursprungliga dimensionen behålls (fältet fylls inte i). Den dimension som ska användas för bokföring. Om dimensionen ska ändras måste F (Flagga) väljas. Giltig momskod. Detta fylls i om värdet från den skickade verifikationen ska ändras. Giltigt momssystem. Detta fylls i om värdet från den skickade verifikationen ska ändras. Definierar vilken procentandel av det ursprungliga transaktionsbeloppet som ska bokföras. Summan av procentandelarna måste vara 0 om triggertypen är TT, IC eller PR. Om triggertypen är YE måste summan av procentandelarna vara 100. Procentandel av det ursprungliga värdet som bok förts. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 128

130 M Inställningarna är: Detta rensar transaktionstexten. De genererade verifikationerna märks med den automatiska bokföringens regelbeskrivningar. Behåll transaktionstexten. Exempel på registrering som genererar automatkontering: Nedanstående verifikation registreras på konto 7210 med kst 100 och verifikationstyp HB, vilket betyder att villkoren uppfylls. När verifikationen har uppdaterats och söks fram i Fråga verifikation ser resultatet ut enligt nedan. Verifikationen har kompletterats med två automatkonterade rader, allt enligt fördelningsregeln. Man kan dessutom se vilka rader som är automatkonterade genom användarnamnet som är AUTO. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 129

131 9.3.2 Rapporten Periodiska automatkonteringar (GL06) Vid periodens slut måste serverprocessen Periodiska automatkonteringar (GL06) köras vilken resulterar i en verifikation per verifikationstyp. Välj verifikationstyp PR. Huvudboken uppdateras. Huvudboken uppdateras inte. Bokföringsperiod för verifikationen. Full konterings kontroll utförs på genererade transaktioner. Ingen konteringskontroll. Verifikationstyp PR och P1 med behandlingskod PR ska vara registrerad för periodiska automatkonteringar i skärmbilden Verifikationstyper Vid omkörning av rapporten Periodiska automatkonteringar (GL06) på samma period reverseras (backas) de tidigare automatkonterade transaktionerna med samma verifikationstyp för att undvika att transaktioner konteras dubbelt Exempel på Årsavslutstrigger (YE) Agresso använder Automatkonteringar/Triggers för överföring av UB/IB till nytt räkenskapsår. Förutsättningar En verifikationstyp för överföring av IB till nytt räkenskapsår ska vara registrerad med behandlingskod YE i skärmbilden Verifikationstyper. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 130

132 9.4 Fråga automatkonterade transaktioner Detta fönster gör det möjligt att fråga på automatkonteringar som sparats. Fönstret visar dels vilken transaktion som genererats av en automatkonterad transaktion dels vilken transaktion som aktiverar automatkonterade transaktioner. Fältförklaring: TT Från vernr Från sekvnr Ftg Konto Period Belopp Till sekvnr Triggertypen. En triggertyp måste registreras för att frågan ska fungera. Det ursprungliga verifikationsnumret. Ursprungliga sekvensnumret (radnumret) Företaget Kontot från den ursprungliga transaktionsraden Perioden för den ursprungliga transaktionsraden Ursprungliga transaktionsbeloppet Det genererade sekvensnumret (radnumret). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 131

133 10. Frågor i Huvudboken 10.1 Allmänt För uttag av information ur Agresso finns följande möjligheter: Att på datorns skärm gå in i frågebilder (s.k. skärmrapporter) Att beställa standardrapporter (även kallade batchrapporter) Batchrapporter Skärmrapporter rapporter Transaktionsrapporter rapporter Saldo- Transaktionsrapporter Saldo- Verifikationsjournal Verifikationsjournal per användare Verifikationsspecifikation Kontosaldon per begrepp Periodvis utlistning från saldotabell Saldodata per begrepp Fråga konto Fråga verifikation Fråga saldotabell Huvudbok per dimension Råbalans Att till kalkylark (t.ex. Excel) eller ordbehandlingsprogram (t.ex. Word) exportera, vidarebefordra, information från Agresso Att göra en analytisk online-bearbetning med hjälp av Agresso Browser och Analyzer Att konstruera egna rapporter med hjälp av programmet Crystal Report eller använda generella verktyg av typen RW, RBF, QBF eller frågespråket SQL. Dessa kräver speciella kunskaper och behörigheter. Att konstruera rapporter med ARC (Agresso Report Creator) kräver också speciella kunskper. De tre första alternativen ingår inom ramen för Agresso-applikationen. Browsern och Analyzern bygger på 32-bitarsteknik. Crystal Report är ett separat program som kan användas ihop med Agresso. Övriga rapportverktyg är knutna till operativsystemet och databashanteraren. Agresso Report Creator (ARC). Kursen är fokuserad på skärmrapporter. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 132

134 Batchrapporter (standardrapport) En batchrapport är en standardrapport med fast layout vad beträffar rubriker, kolumner m.m. Vid beställningen sätts ett antal parametrar som exempelvis period, verifikationsnummer och konto. Batchrapporter innehåller ofta stora transaktionsvolymer och körs därför mestadels på natten. Myndigheterna tar exempelvis fram ett antal batchrapporter för avstämningar och bokslut Skärmrapporter Skärmrapporter tas fram i någon av Agressos frågebilder som du kan få fram på skärmen. Detta är ett mycket flexibelt sätt att ta fram just den information du är intresserad av och du bestämmer själv layout i form av rubriker, kolumner och summeringar. Om du önskar ta fram samma information regelbundet kan du spara en frågemall som du tar upp vid varje tillfälle du vill ställa din fråga. Du kan spara resultatet av en sökning så att det kan användas i ett annat program (ex. Excel, Word). Agressoss eget filformat.agr är ett specialformat som kan öppnas i Agresso av andra Agresso-användare Transaktioner respektive saldon Ur Agresso kan du ta fram information på transaktions- och saldonivå. En transaktionsrapport för ett kostnadsställe listar samtliga transaktioner, medan en saldorapport visar aggregerad information. Söker du här efter ett kostnadsställe utan att vilja se utfallet specificerat på övriga konteringsbegrepp så kommer enbart en saldorad att komma ut på rapporten Sökvillkor Beroende på vilken information du vill ta fram arbetar du med olika skärmbilder som visar antingen transaktioner eller saldon. Skärmbilderna Fråga konto och Fråga verifikation visar information på transaktionsnivå medan Fråga saldotabell visar aggregerad information. Generellt används s.k. jokertecken i samtliga frågebilder vid sökning i textfält. Dessa tecken ersätter andra okända värden. * Ersätter hur många tecken som helst (även inget tecken). Undantag: Till-kolumnen i Avancerad fråga (1)? Ersätter alltid ett tecken UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 133

135 Generella exempel på sökningar: 3* Visar allt som börjar på 3 (1) 35* Visar allt som börjar med 35 (1)? Ersätter ett valfritt tecken 57?1 Söker oavsett värde i position tre och visar 5711, 5721, 5731 osv. 3?1? Söker oavsett värde i position 2 och 4 och visar 3011, 3412 osv.?* Söker efter rader där kolumnen innehåller värden med minst ett tecken (du slipper blanka förekomster). *blomma* Söker i en textkolumn efter texten blomma. Den eftersökta texten kan stå i början, slutet eller i mitten av kolumnen eftersom * är skrivet på bägge sidor om texten. Sökning på blomma kommer ge träff om det i kolumnen står ringblomma eller blommande. (1) I Till-kolumnerna kan du också använda s.k. jokertecken men asterisken (*) har här en annan innebörd än i Från-kolumnen: Används * asterisken i tillkolumnen tolkas värdet som ett till värde, inte som till och med, ex. 3*-4* enbart kontoklass 3 kommer med i resultatet Agresso Browser Agresso Browser och Agresso Analyzer är moduler i Agresso. Med dessa moduler kan du utvidga den redan kraftfulla fråge- och rapportfunktionaliteten i Agresso. I Agresso Browser har du utvidgade möjligheter att selektera data. Du kan också kombinera data från andra underlag (även underlag som inte kommer från Agresso). Det finns även många möjligheter att formatera frågeresultatet, t ex olika teckensnitt, rubriker, färger etc. Agresso Browser är ett verktyg för analytisk online-bearbetning som hjälper dig att använda de uppgifter som finns lagrade i databasen. I takt med att tiden går ackumuleras alltmer information i databasen och utan ett verktyg som underlättar för dig att söka efter information blir detta en resurskrävande arbete. Browsern bygger på 32-bitarstekniken vilket ger dig ett lättanvänt och intuitivt användargränssnitt. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 134

136 Med Browsern kan du: Konstruera egna kraftfulla frågor där du kan se den information som du är intresserad av. Bryta ned summeringar på enskilda transaktioner. Hämta information från databasen och exportera den direkt till kalkylblad och dokument. Använda hierarkiska strukturer i frågor. Skapa egna beloppskolumner med egendefinierade formler. Skicka frågeresultat eller frågeuppsättningar till andra användare. Spara användbara frågor som mallar för privat eller global användning. Skapa tydliga och lättlästa rapporter med hjälp av de många formateringsalternativen. Få en ökad förståelse för de underliggande trender som påverkar verksamheten. Aktivera Browsern genom att klicka på en frågebild med höger mustangent Agresso Analyzer Agresso Analyzer används för att analysera information i en redan gjord sökning. Med hjälp av Agresso Analyzer kan du bearbeta de uppgifter du tagit fram från såväl frågebild som Browser. Med Analyzern kan man vrida och vända på sökt information vilket ger ytterligare en dimension åt den ekonomiska uppföljningen. Du kan starta Analyzern direkt ifrån de flesta typer av resultatbilder, Fråga konto, Fråga verifikation, Fråga saldotabell m.m., genom att klicka på ikonen för Analyzer, eller genom att välja Datamenyn och Analyzer. Du kan välja att analysera vald data i antingen korstabellsform, trädstruktur, cirkeldiagram eller stapeldiagram. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 135

137 10.2 Fråga konto Allmänt Funktionen Fråga konto använder du för att, med utgångspunkt från ett angivet konto, få fram verifikationer och enskilda transaktioner. Du kan inte ställa frågor på fler än ett konto i taget. Denna frågefunktion kan vara användbar exempelvis när du vet vilken typ av kostnadsslag det gäller men ej har verifikationsnumret. Du vill t.ex. undersöka vilka lokalhyror som har betalats under en viss period Tillvägagångssätt För att ställa frågor väljer du Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga konto. Nedanstående bild syns på skärmen: Ange eventuella sökvillkor på den grå sökraden UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 136

138 Skärmbilden visar i normalläge en sökrad (det finns även ett s.k. utökat läge, se avsnittet Ändra till utökat läge). Sökraden är gråmarkerad och i vänsterläge markerad med ett frågetecken. Om du enbart anger konto i fältet Konto och därefter startar sökningen, visas alla verifikationer bokförda på det kontot. Önskar du begränsa sökningen, anger du sökkriterier på den gråa sökraden. 1 Ange ett konto i fältet Konto. 2 Tryck TAB. Texten till kontot visas till höger om kontonumret. 3 Ange eventuella sökkriterier på den grå sökraden. 4 Välj Sök (F7). Resultat: Begränsa sökningen genom att ange en period Sökrad Om du önskar mer information om dessa transaktioner än vad du ser på skärmbilden (t.ex. verifikationstext) måste du välja det s.k. utökade läget, se avsnittet Ändra till utökat läge. Alternativt kan du välja: Fråga verifikationsdetalj, d.v.s. göra en zoom på den transaktion du är intresserad av (välj Zoom eller dubbelklicka på aktuell rad). Se avsnittet Fråga verifikationsdetalj. Här kan du också ändra verifikationstexten. Detta kan du göra när du är i Zoomläget. eller välja Fråga verifikation, se avsnittet Fråga verifikation. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 137

139 Fältförklaring VT Vernr Verifikationstyp. Verifikationsnummer. # Sekvensnummer. Verdatum Period Verifikationsdatum. Period. Dim1 Konteringsdimension 1. Dim2 Konteringsdimension 2. MK Belopp Momskod Kommandot Filter Belopp i företagsvaluta. Med hjälp av kommandot Filter kan du utföra sökningar i princip på samma sätt som i ovanstående exempel. I stället för att t ex skriva in period på den grå sökraden gör du så här: 1 Placera markören på en av transaktionsraderna som innehåller period Markera Period UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 138

140 2 Välj kommandot Filter. Resultat, se nedan Fråga verifikationsdetalj - Zoom Om du önskar detaljupplysningar om varje enskild transaktion, väljer du kommandot Zoom (Datamenyn). Markören måste vara placerad på den aktuella raden i tabellfältet. En ny skärmbild visas som innehåller all tillgänglig information om en transaktion. 1 Ställ markören på den aktuella raden som du vill ha mer information om. Placera markören på aktuell rad UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 139

141 För att zooma välj kommandot Zoom (ALT+F6), klicka på dubbelklicka på raden. Zoom-bilden syns på skärmen. eller Du kan bläddra mellan zoombilderna med dessa knappar: Visar första förekomsten i sökningen Visar föregående förekomst i sökningen Visar nästa förekomst i sökningen Visar sista förekomsten i sökningen Återgå till Fråga konto från Zoom-bilden För att komma tillbaka till skärmbilden Fråga konto från Zoom-bilden, dubbelklicka på det lilla krysset i högra hörnet. Om du klickar på det stora krysset, längst upp till höger på skärmbilden, avslutas Agresso och du måste logga in dig igen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 140

142 Återgå till huvudmenyn från Fråga konto För att komma tillbaka till Huvudmenyn från skärmbilden Fråga konto, klicka på det lilla krysset. Om du klickar på det stora krysset, längst upp till höger på skärmbilden, avslutas Agresso och du måste logga in dig igen Ändra till utökat frågeläge För att från Fråga konto ändra till utökat läge gör du så här: 1 Ange konto i fältet Konto. 2 Tryck TAB. 3 Välj kommandot Utökad. 4 Välj kommandot Sök (F7) eller klicka på kikaren. Skärmbilden Utökad Fråga syns på skärmen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 141

143 5 Du kan nu ange nya sökvillkor. Du kan dock inte ändra till ett annat konto. För att ändra konto måste du gå tillbaka till bilden Fråga konto. För att se hur du arbetar med skärmbilden Utökad fråga, se avsnittet Fråga verifikation. 6 Klicka OK för att start frågan Exempel på frågor I nedanstående exempel skall vi söka ut samtliga transaktioner bokförda på konto För att söka på samtliga transaktioner på kontot gör du så här: 1 Ange konto 1710 i fältet Konto. 2 Tryck TAB. Kontotexten visas till höger om fältet konto. 3 Välj Sök (F7) för att starta sökningen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 142

144 Resultat: Totalsumman visas här Sökvillkor Du kan ange sökvillkor på den grå sökraden. I nedanstående exempel vill vi endast se transaktioner som bokförts på period När du angivit ett villkor i kolumnen Period startar du sökningen igen. 1 Ange period på den grå sökraden i kolumnen för Period. (Se även avsnittet Kommandot Filter). 2 Välj Sök (F7) för att starta sökningen. Antal transaktioner i sökresultatet UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 143

145 Resultat: Du kan kombinera hur många sökvillkor du vill i en och samma sökning. När du skrivit in samtliga villkor väljer du Sök för att se resultatet. Ta bort gamla sökvillkor Kom ihåg att ta bort gamla sökvillkor när du gör en ny sökning. Enklast är att välja kommandot Rensa (Redigeramenyn) eller klicka på Praktiska tips Det går snabbare att själv skriva in kontonumret än att klicka på rullgardinsmenyn och välja därifrån. Begränsa frågan! Har du ett konto med många transaktioner; sök inte enbart på konto. Svarstiden blir onödigt lång. Ett alternativ till den grå sökraden är att använda kommandot Filter. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 144

146 För att se detaljinformation om en enskild transaktion, placera markören på raden för det aktuella verifikationsnumret och välj Zoom. Hittar du inte det du söker fast det borde finnas? Kontrollera sökningen, kanske har du glömt ett viktigt kriterium eller tagit med ett som inte borde finnas? Om detta inte hjälper kontrollera att serverprocessen AGRTPS fungerar som den skall (tala med den systemansvarige). Använd gärna kommandot - Rensa - mellan flera sökningar, så att inget gammalt sökvillkor ligger kvar på sökraden. Du kan spara din fråga som en frågemall i utökat läge eller som resultatfil via Arkivmenyn Fråga verifikation Allmänt I skärmbilden Fråga verifikation kan du ställa frågor på ankomstregistrerade transaktioner, huvudbokstransaktioner samt historiska (överförda till ett historikregister) huvudbokstransaktioner. Det finns också möjlighet att bygga upp och spara frågemallar. I frågebilden kan du begränsa din sökning eller sortera ditt sökresultat utifrån egna önskemål. Exempelvis kan du välja att sortera efter period, kontonummer eller enhet. Dessutom finns möjlighet att välja vilka delsummeringar du vill se. I detta avsnitt skall du endast ställa frågor på transaktioner i Huvudboken Tillvägagångssätt För att ställa frågor på verifikationer väljer du Agresso Ekonomi/Huvudbok/ Fråga/Fråga verifikation. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 145

147 Skärmbilden Utökad fråga visas med skärmbilden Fråga verifikation i bakgrunden. När du har valt Fråga verifikation ger systemet alltid ett förslag till (kryss i Visa-kolumnen) att sökningen utförs med fälten Verifikationstyp, Verifikationsnummer, Sekvensnummer, Verifikationsdatum, Period, Konto, Dimension 1, Dimension 2, Momskod, Text och Belopp. Detta förslag går ej att ändra på utan du får nu ta bort/lägga till dina egna sökvillkor. För att ta bort samtliga kryss klickar du på knappen. 1 Välj vilka sökkriterier du vill ha med i sökningen och välj OK. 2 Skärmbilden Fråga verifikation visas med den information du önskat. Observera att du kan bläddra upp/ner och höger/vänster i skärmbilden med hjälp av rullningslisterna. 3 För att återvända till Utökad fråga väljer du kommandot Sök (F7) på Datamenyn eller klickar på kikaren. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 146

148 Fältförklaring A Ej bokförda poster B Huvudbok C Historiska poster Anger om sökningen ska omfatta ankomstregistrerade fakturor. Anger om sökningen ska omfatta huvudboksposter. Anger om sökningen ska omfatta historiska huvudboksposter. Markerar alla fält så att de kommer med i sökningen. Tar bort markering och sökkriterier på alla fält som du tidigare har fyllt i. Flyttar innehållet i det markerade fältet en kolumn åt vänster i skärmbilden Fråga verifikation. Flyttar innehållet i det markerade fältet en kolumn åt höger i skärmbilden Fråga verifikation. Sparar dina markerade sökkriterier som frågemall. Visar bild för borttag av frågemallar. Kommando för att utföra sökningen med dina angivna sökkriterier. Resultatet visas i ett eget tabellfält (Fråga verifikation). Aggregerat Skrivskyddat Antal rader Avslutar sökningens definition utan att utföra sökningen. Observera att du ej kan avbryta en påbörjad sökning. Anger om transaktionerna ska vara aggregerade eller inte. Du slår av och på möjligheterna att registrera data i tabellfältet. Skärmbilden måste vara skrivskyddad för att avancerad frågemöjlighet ska kunna utnyttjas. Begränsar antal rader som ska visas i tabellfältet (kan ändras av systemadministratören). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 147

149 I övrigt varierar du sökresultatet på följande sätt: Du kan se texter till de olika begreppen genom att kryssa i Text Du kan själv bestämma text till rubrikerna i sökresultatet genom att ändra angiven text (kolumnnamn) Ange med kryss vilka kolumner du vill se (Visa) Du kan ange intervall på sökvärden (Från och Till) Ange om du vill ha delsummeringar i bilden (Delsum) Ange ordningstal om du vill styra sorteringsordningen (Sort) Visa Sort Delsum Text Från Vill du ha med t.ex. konto i sökningen så kryssar du i rutan, annars inte. Anger sortering i sökningen. Registrera 1 på den rad som ska ligga först i sorteringen. Registrera 2 på den rad som ska vara tvåa i sorteringen osv. Sjunkande sortering anges med ett minustecknen för siffran, t.ex. -1. Anger om beloppsfältet ska delsummeras. Du bör ha angivit sortering på de fält du vill delsummera. Ange om beskrivningen till fältets värde skall visas i egen kolumn i resultatet, t.ex. att konto 5013 avser Hotell och logi - Sverige. Ange eventuella sökintervall. I Från-kolumnen kan du använda s.k. jokertecken. Ersätter hur många tecken som helst (även inget tecken). Ange 3* och systemet söker endast ut alla transaktioner som är bokförda på konton i kontoklass 3. Om du anger konto 5013 i Från-kolumnen, kommer systemet automatiskt också att använda samma värde som sökkriterium i Tillkolumnen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 148

150 Till Ange eventuella sökintervall. I Till-kolumnerna kan du också använda s.k. jokertecken men asterisken (*) har här en annan innebörd än i Från-kolumnen: Används * asterisken i tillkolumnen tolkas värdet som ett till värde, inte som till och med, ex. 3*-4* medför att enbart kontoklass 3 kommer med i resultatet. Vill du t.ex. söka på samtliga transaktioner i kontoklasserna 3 och 4 anger du Från: 3* och Till: 4999 eller Från: 3* och Till: 5* Sökfält Nedan följer en förklaring till kolumnnamnen i Utökad fråga: VT Ver.nr Verifikationstyp. Verifikationsnummer. # Sekvensnummer. Ver.datum Period Konto Verifikationsdatum. Redovisningsperiod. Konto. Dim 1 Dimension 1. Dim 2 Dimension 2. Dim 3 Dimension 3. Dim 4 Dimension 4. Dim 5 Dimension 5. Dim 6 Dimension 6. Dim 7 Dimension 7. MK MS Text Belopp Belopp 3 Belopp 4 Buntnr Val Valutabelopp Mängd Momskod. Momssystem. Verifikationstext. Belopp i företagsvaluta. Belopp omräknat enligt alternativ valutakurstyp. Belopp omräknat enligt alternativ valutakurstyp. Buntnummer. Valuta. Ursprungligt belopp i valuta. Belopp 2. Kan också användas till statistik. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 149

151 Val.datum År Resk.nr R Fakturanr Ordernr Radnummer Antal S Valuteringsdatum. Bokföringsår. Reskontranummer (leverantör eller kund). Reskontratyp. Fakturanummer. Ordernummer. Radnummer (AGRESSO Avtalsredovisning). Statistikfält. Status. BI1 Begreppsidentitet för konteringsdimension 1. BI2 Begreppsidentitet för konteringsdimension 2. BI3 Begreppsidentitet för konteringsdimension 3. BI4 Begreppsidentitet för konteringsdimension 4. BI5 Begreppsidentitet för konteringsdimension 5. BI6 Begreppsidentitet för konteringsdimension 6. BI7 Begreppsidentitet för konteringsdimension 7. Uppdaterat Användare Ext trans.källa Datum och klockslag för bokföring av verifikationen. Användare som registrerat verifikationen. Extern transaktionskälla ## Visar antal fysiska förekomster som ligger till grund för en aggregerad rad i tabellfältet Delsummenivåer Om du utför sökningar där du använder dig av delsummor, kan du i skärmbilden Fråga verifikation visa olika delsummenivåer. Du använder dig av delsummenivåer genom att ange kommandot Första (visar enbart högsta delsumman), Förra (minskar detaljeringsnivån med en delsummenivå), Nästa (ökar detaljeringsnivån med en delsummenivå) eller Sista (visar alla delsummor och detaljrader). Du kan också använda knapparna för att använda dig av delsummenivåer. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 150

152 Verifikationsdetaljer - zoom Om du önskar detaljupplysningar om varje enskild transaktion, väljer du kommandot Zoom. Markören måste vara placerad på den rad som du vill ha information om. En ny skärmbild visas som innehåller all tillgänglig information om en transaktion. Du kan bläddra mellan zoombilderna med dessa knappar:. Visar första förekomsten i sökningen Visar nästa förekomst i sökningen. Visar föregående förekomst i sökningen. Visar sista förekomsten i sökningen. Från funktionen Fråga verifikation, Fråga konto och Fråga saldotabell finns det möjligheter att söka sig fram till detaljerad kund- och leverantörreskontrainformation, via Verktygsmenyn, Fakturadetaljer. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 151

153 Förutsättningar Sökningen får inte vara aggregerad när Zoom skall användas i Fråga verifikation Kommandot Filter Med hjälp av kommandot Filter kan du utföra sökningar i princip på samma sätt som i ovanstående exempel. I stället för att selektera ut t ex kst 100 i Från kolumnen gör du så här: 1 Gör en sökning utan selektering. Placera sedan markören på en av transaktionsraderna som innehåller kst 100. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 152

154 Markera kst Välj kommandot Filter. Resultat, se nedan. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 153

155 Frågemallar Fråga verifikation I skärmbilden Fråga verifikation kan du utifrån en färdig fråga skapa en mall. Den kan antingen vara Privat eller Global (d v s vara tillgänglig för andra användare). Tillvägagångssätt När du skapat en fråga som du vill spara som mall i Agresso så klickar du på knappen Spara. I nästa ruta skriver du en beskrivning på vad mallen ska heta, om den ska vara i Utökat eller Enkelt frågeläge (för Fråga verifikation är det vanligaste alternativet Utökad). Du väljer också om frågan ska vara Global eller Privat. Du kan också välja Automatisk sökning som innebär att att Agresso kommer att starta frågan automatiskt (utan att sökvillkor behöver fyllas i). Om du bockar i rutan Använd som förslag så innebär det att varje gång du väljer Fråga verifikation så kommer denna mall upp som förslag. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 154

156 Klicka OK så sparas mallen. När mallen är sparad så ligger den dels om ett alternativ i Fråga verifikation samt som en egen menypunkt under Fråga verifikation, UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 155

157 Ta bort mall Ta fram aktuell mall i Fråga verifikation. Klicka på knappen Ta bort. Markera den mall som ska tas bort och tryck OK. Mallen är nu borttagen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 156

158 Exempel på frågor - Söka efter en verifikation I nedanstående exempel skall du söka rätt på verifikation nr Ta bort alla tidigare markeringar genom att klicka på. 2 Begränsa sökningen till verifikation genom att registrera i Från (Ver.nr). 3 Markera att Ver.nr är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Ver.nr. 4 Markera att Ver.datum är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Ver.datum. 5 Markera att Konto är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Konto. 6 Markera att KST är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Dim1. 7 Markera att Projekt är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Dim2. 8 Markera att Text är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Text. 9 Markera att Belopp är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Belopp. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 157

159 10 Klicka på OK för att starta sökningen. Resultat: Skärmbilden Fråga verifikation visas med den information du beställt genom dina markeringar. Om resultatet ger så många rader/kolumner att de inte får plats på samma skärmbild, kan du bläddra upp/ner och till höger och vänster i skärmbilden genom att använda pilarna på rullningslisterna. För att återvända till skärmbilden Utökad fråga från Fråga verifikation: 1 Välj kommandot Sök (F7) eller klicka på. 2 Ändra sökvillkoren och klicka återigen på OK. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 158

160 Exempel på frågor - Lokalhyra för år 2011 I exemplet nedan vill vi se samtliga transaktioner bokförda på kontot för lokalhyra (5010). Vi har valt en sortering på kst i första hand och period i andra hand. Vi har beställt en delsummering (brytsumma) per kst och vill även ha med period, belopp och verifikationstext. 1 Ta bort alla tidigare markeringar genom att klicka på. 2 Begränsa sökningen till en viss period genom att registrera i Från (Period) och i Till (Period). 3 Begränsa sökningen till konto 5010 (Lokalhyra) genom att registrera 5010 i Från (Konto). 4 Markera att Period är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Period. 5 Markera att Konto är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Konto. 6 Markera att Kst är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Dim1. 7 Markera att Projekt är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Dim2. 8 Markera att Text är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Text. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 159

161 9 Markera att Belopp är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Belopp. 10 Ange att beskrivning av konto och enhet ska visas som egna kolumner i sökningen genom att klicka i Text på raderna Konto och Dim1. 11 Ange att sökningen ska sorteras på enhet genom att ange 1 i Sort på rad Dim1. 12 Ange att transaktionerna inom varje enhet ska sorteras i periodnummerordning genom att ange 2 i Sort på rad Period. 13 Ange att belopp skall delsummeras på Kst genom att klicka på Delsum på rad Dim1. 14 Klicka på OK för att starta sökningen. Resultat: Skärmbilden Fråga verifikation visas med den information du beställt genom dina markeringar. Om resultatet ger så många rader/kolumner att de inte får plats på samma skärmbild, kan du bläddra upp/ner och till höger och vänster i skärmbilden genom att använda pilarna på rullningslisterna. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 160

162 Vi bygger på sökningen ytterligare. Innan rapporten skrivs ut vill vi ändra det slutliga utseendet. Välj kommandot Sök (F7) för att återvända till skärmbilden Utökad fråga från Fråga verifikation: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 161

163 1 Välj kommandot Sök (F7) eller klicka på. Ändra sökvillkoren enligt nedan. 2 Period skall inte visas i rapporten. Ta bort krysset i Visa-kolumnen på raden Period. 3 Flytta kolumnen Dim1 längst till vänster i resultatet genom att markera raden Dim1 och klicka på knappen 4 Skriv över kolumnen Dim1 med Kst. så att Dim1 hamnar högst upp. 5 Kostnadställenumret skall inte synas i rapporten endast vad de heter: Ta bort krysset i Visa-kolumnen på raden för Kst (f.d. Dim1). 6 Starta sökningen genom att klicka OK. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 162

164 Resultat: Skärmbilden Fråga verifikation visas med den information du beställt genom dina markeringar. Om resultatet ger så många rader/kolumner att de inte får plats på samma skärmbild, kan du bläddra upp/ner och till höger och vänster i skärmbilden genom att använda pilarna på rullningslisterna. Innan rapporten skrivs ut skall typsnittet ändras. 1 Välj Teckensnitt (Formatmenyn). 2 Välj Times New Roman, Fet och Storlek Klicka OK. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 163

165 4 Klicka OK, avvakta utskrift. För att återvända till skärmbilden Utökad, Fråga verifikation: 1 Välj kommandot Sök (F7) eller klicka på. 2 Ändra eventuellt sökvillkoren och klicka OK. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 164

166 Ex. på frågor Kostnader per konto och KST Ta bort alla tidigare markeringar genom att klicka på. 2 Begränsa sökningen till år 2011 genom att registrera i Från (Period) och i Till (Period). 3 Begränsa sökningen till kostnadsskonton genom att ange 4000 i kolumnen Från (Konto) och 8999 i kolumnen Till (Konto) 4 Markera att Konto är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Konto. 5 Markera att Kst är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Dim1. 6 Markera att Text är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Text. 7 Markera att Belopp är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Belopp. 8 Markera att Resk.nr är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Resk.nr. 9 Markera att Ver.nr är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Ver.nr 10 Ange att beskrivning av konto, kst och resk.nr ska visas som egna kolumner i sökningen genom att klicka i Text på raderna Konto, Dim1 och Resk.nr UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 165

167 11 Flytta kolumnen Dim1 till vänster i resultatet genom att markera raden Dim1 och klicka på knappen. 12 Skriv över kolumnnamnet för Text med Verifikationstext. 13 Skriv över kolumnnamnet Dim 1 med KST 14 Ange att sökningen ska sorteras på kst genom att ange 1 i Sort på rad Dim1. 15 Ange att transaktionerna inom varje kst ska sorteras per konto genom att ange 2 i Sort på rad Konto. 16 Ange att belopp skall delsummeras på Kst och Konto genom att klicka på Delsum. på rad Dim1 och Konto. 17 Klicka på OK för att starta sökningen. Resultat: Skärmbilden Fråga verifikation visas med den information du beställt genom dina markeringar. Om resultatet ger så många rader/kolumner att de inte får plats på samma skärmbild, kan du bläddra upp/ner och till höger och vänster i skärmbilden genom att använda pilarna på rullningslisterna. Här kan man använda knapparna delsummenivåerna. för att visa de olika UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 166

168 För att återvända till skärmbilden Utökad fråga från Fråga verifikation: 1 Välj kommandot Sök (F7) eller klicka på. 2 Ändra ev sökvillkoren och klicka återigen på OK Praktiska tips Begränsa frågan! Söktiden reduceras och det blir högre kvalitet på ditt resultat. Ryms inte alla verifikationer i resultatet? Begränsa frågan ytterligare eller be den systemansvarige att ändra så att flera rader blir tillgängliga. För att se detaljinformation om en enskild transaktion: Markera raden och klicka på Zoom. Hittar du inte det du söker fast det borde finnas? Kontrollera sökningen, kanske har du glömt ett viktigt kriterium eller tagit med ett som inte borde finnas? Om sökningen ändå inte ger önskat resultat, kontrollera att serverprocessen AGRTPS har körts (hör med den systemansvarige). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 167

169 Använd kommandot Rensa mellan sökningarna, för att undvika att något gammalt sökkriterie ligger kvar. Kommer resultatet på mer än en sida vid utskrift? Försök att göra kolumnerna smalare genom att ställa markören på linjen mellan två kolumner och dra med musen. Om detta inte hjälper, kolumnerna är fortfarande för breda. Tänk igenom om samtliga kolumner behövs. Minska på teckensnittets storlek. Använd funktionen Förhandsgranska, under Arkivmenyn. Pröva olika alternativ vad gäller delsummor, sortering, text etc. så att resultatet blir optimalt Fråga saldotabell Allmänt Saldotabeller är egna register, en tabell med summor, som innehåller Huvudbokens transaktioner på aggregerad nivå. Saldotabellen aggregeras/- summeras på ett urval av konteringsbegrepp från huvudboken (t.ex. Konto, Kst, Aktivitet, Projekt, Personnummer, Anläggning/Betalväg, Finansiär). Saldotabeller används när man vill ställa aggregerade frågor mot databasen och sedan eventuellt göra rapportutskrifter. Agresso levereras med flera standardsaldotabeller. Dessa kan kompletteras med helt egendefinierade tabeller. Agresso levereras med en egen generell saldotabell som heter AGGADP. Den ligger som förslagsvärde när du går in i skärmbilden Fråga saldotabell. Den är aggregerad på begreppen Konto, Kst, Projekt och Period Varför saldotabell? Genom att ställa frågor på aggregerade data i en saldotabell istället för direkt mot huvudboken sparar du tid och systemresurser. Systemet behöver inte gå igenom hela transaktionstabellen och summera alla transaktioner varje gång du ställer en fråga. Registrerade transaktioner uppdateras samtidigt i Huvudboken och i saldotabellen vilket gör att saldotabellerna är lika färska som siffrorna i huvudboken. Du kan när du har ställt en fråga mot en saldotabell använda kommandot Zoom för att i huvudboken se bakomliggande transaktioner. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 168

170 Tillvägagångssätt För att ställa en fråga mot en saldotabell väljer du Agresso Ekonomi/ Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell. När du har valt skärmbilden Fråga saldotabell kommer du in i en bild för frågedefinition där du kan välja saldotabell och sökkriterier. 1 Välj Saldotabell i fältet Saldotabell. Klicka på rullningslisten för att se förteckning över saldotabeller. 2 Tryck TAB. När saldotabellnamnet passeras hämtas aktuella begrepp in som kolumnnamn. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 169

171 Aktuella begrepp i saldotabellen AGGADP 3 Ange sökkriterier i fliken Setup. Här gör du urval, sorteringar, summeringar, väljer att visa eller inte visa fält m.m. 4 Efter att alla sökkriterier är ifyllda utförs sökningen genom att du väljer Sök (F7) eller klickar på kikaren. 5 Resultatet av sökningen presenteras i ett eget tabellfält i fliken Resultat. 6 Om du vill göra en ny sökning, klicka på fliken Setup. Modifiera sökvillkoren och starta sökningen genom att välja Sök (F7) Tillvägagångssätt för relaterade begrepp 1 Placera markören på ett begrepp som relaterad sökning ska utföras på (i exemplet begreppet Konto). 2 Klicka på rullningslisten tillhörande fältet Relation. Aktuella relaterade begrepp visas. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 170

172 3 Dubbelklicka på önskad relation (i exemplet Kontogrp). Det relaterade begreppet blir en egen kolumn i sökbilden, där du kan ange sortering, summering, text och sökkriterier. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 171

173 Fältförklaring Saldotabell Relation Saldotabellnamn. Agresso levereras med en standardsaldotabell som heter AGGADP. Saldotabeller kan definieras efter behov i skärmbilden Definition av saldotabeller i Agresso Systemadministration. Tillgängliga saldotabeller listas i kombinationsfältet. Mall Kolumnnamn Begrepp Om man vill söka mot ett relaterat begrepp ställer man markören på aktuellt begrepp i tabellfältet och klickar på rullningslisten tillhörande fältet Relation. Du får fram en förteckning över relationer till det valda begreppet. Dubbelklicka på den relation du vill ha med i sökningen och den lägger sig som en egen kolumn i tabellfältet. Det relaterade begreppet visas som en egen kolumn i sökresultatet. Kommandofält för val av lagrad frågemall. Fält som är tillgängliga i sökningen mot saldotabellen. Saldotabellen kan innehålla maximalt 8 konteringsdimensioner, period och ett fritt antal beloppsfält. Saldotabellsdefinitionen i Definition av saldotabeller bestämmer vilka fält som är tillgängliga. Kolumnnamnen kan skrivas över med egna texter. Underliggande begrepp. Vid sökning på relaterat begrepp kommer det relaterade begreppet att läggas upp som Kolumnnamn och det underliggande begreppet i kolumnen Begrepp. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 172

174 Knappar i sökbilden Markerar alla fält så att de kommer med i sökningen. Tar bort markering och sökkriterier på alla fält som tidigare har fyllts i. Flyttar innehållet i det markerade fältet en kolumn åt vänster i skärmbilden Fråga saldotabell. Flyttar innehållet i det markerade fältet en kolumn åt höger i skärmbilden Fråga saldotabell. Verktygsmenyn Kommando för att utföra sökningen med dina angivna sökkriterier. Resultatet visas i fliken Resultat. Formel Visar skärmbilden för definition av matematiska uttryck för beloppskolumnerna i tabellfältet. Du kan se texter till de olika begreppen genom att kryssa i Text Du kan själv bestämma text till rubrikerna i sökresultatet genom att ändra angiven text (kolumnnamn) Ange med kryss vilka Kolumner du vill se (Visa) Ange ordningstal om du vill styra sorteringsordningen (Sort) I övrigt varierar du sökresultatet på följande sätt: Klicka på Relation för att se aktuella relationer till valt begrepp. Klicka på rullningslisten för att se dina frågemallar Du kan ange intervall på sökvärden (Från och Till) Ange om du vill ha delsummeringar i bilden (Delsum) Visa Vill du ha med t.ex. konto i sökningen så kryssar du i rutan, annars inte. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 173

175 Sort Delsum Text Från Till Anger sortering i sökningen. Registrera 1 på den rad som ska ligga först i sorteringen. Registrera 2 på den rad som ska vara tvåa i sorteringen osv. Sjunkande sortering anges med ett minustecknen för siffran, t.ex. -1. Anger om beloppsfältet ska delsummeras. Du bör ha angivit sortering på de fält du vill delsummera. Ange om beskrivningen till fältets värde skall visas i egen kolumn i resultatet, t.ex. att konto 5513 avser Hotell och logi - Sverige. Ange eventuella sökintervall. I Från-kolumnen kan du använda s.k. jokertecken. Ersätter hur många tecken som helst (även inget tecken). Ange 3* och systemet söker endast ut alla transaktioner som är bokförda på konton i kontoklass 3. Om du anger konto 5011 i Från-kolumnen, kommer systemet automatiskt också att använda samma värde som sökkriterium i Tillkolumnen. Ange eventuella sökintervall. I Till-kolumnerna kan du också använda s.k. jokertecken men * har här en annan innebörd än i Från-kolumnen, * tolkas som ett till värde.. Vill du t.ex. söka på samtliga transaktioner i kontoklasserna 3 och 4 anger du Från: 3* och Till: 4999 eller Från: 3* och Till: 5*. ## Generellt fält i tabellfält som visar antal förekomster i saldotabellen som ligger under en aggregerad rad i skärmbilden Delsummenivåer Om du utför sökningar där du använder dig av delsummor, kan du i skärmbilden Fråga saldotabell visa olika delsummenivåer. Du använder dig av delsummenivåer genom att ange kommandot Första (visar enbart högsta delsumman), Förra (minskar detaljeringsnivån med en delsummenivå), Nästa (ökar detaljeringsnivån med en delsummenivå), eller Sista (visar alla delsummor och detaljrader). Du kan också använda knapparna för att använda dig av delsummenivåer. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 174

176 Verifikationsdetaljer - Zoom När du har ställt en fråga mot en saldotabell kan du utnyttja kommandot Zoom för att komma ner till transaktionsnivå och se vilka transaktioner det aktuella saldot består av. 1 Placera markören på aktuell rad i tabellfältet. 2 Välj kommandot Zoom (ALT+F6), dubbelklicka på raden eller klicka på. En ny skärmbild visas som innehåller de transaktioner som det aktuella saldot består av. Du kan bläddra mellan zoombilderna med dessa knappar: Visar första förekomsten i sökningen. Visar nästa förekomst i sökningen. Visar föregående förekomst i sökningen. Visar sista förekomsten i sökningen. Under Verktygsmenyn finns möjlighet att välja Fakturadetaljer, för att se reskontrainformation, dvs. om aktuell transaktion innehåller information från kund- eller leverantörreskontran, går denna information att zooma fram Grafik Utfallsresultatet kan presenteras grafiskt om man så önskar. Funktionen för grafik nås genom att klicka på. Här kan bl.a. olika typer av diagram väljas såsom cirkeldiagram, staplar och kurvor. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 175

177 Frågemallar i Fråga saldotabell I skärmbilden Fråga saldotabell kan du utifrån en färdig fråga skapa en mall. Den kan antingen vara Privat eller Global (dvs. vara tillgänglig för andra användare). Tillvägagångssätt När du skapat en fråga som du vill spara som mall i Agresso så väljer du Spara som (OBS! Du ska stå i Setup-fliken) På nästa bild du får upp skriver du vad mallen ska heta och om den ska vara Global eller Privat. Du kan också välja att få Automatisk sökning, detta innebär att Agresso kommer att börja starta frågan utan att du behöver trycka på OK när du får fram mallen. Vill du att mallen ska Användas som förslag så kan du markera den rutan också. Det innebär att varje gång du väljer fråga saldo så kommer denna mall upp som förslag. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 176

178 Ta bort mall Välj skärmbild Fråga saldotabell, välj Redigera och kommandot Ta bort då kommer nedanstående fönster att visas med samtliga befintliga mallar. Markera den du vill ta bort och tryck OK Egna formler i saldotabeller I skärmbilden Fråga saldotabell kan du skapa nya kolumner genom att göra egna formler. Detta gör du genom att under Verktygsmenyn välja Formler. Agresso visar då en ruta där du dels anger en rubrik på din kolumn och sedan själva formeln. En lista på beloppstyper som kan utnyttjas i din formel visas till höger i bilden. I formeln kan dessa räknesätt användas: + Addition Subtraktion * Multiplikation / Division ^ Logaritm Logiska operander som kan användas är: > Större än < Mindre än = Lika! Skild från (olik) & Och Eller UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 177

179 Om du i ditt frågeresultat på varje rad vill visa någon tilläggsinformation kan du med hjälp av formler skapa detta. Nedan visas hur avvikelse mellan utfall och budget skapats som tilläggsinformation med hjälp av en formel: Exempel på frågor - Utfall per Kst och Konto 1 Välj saldotabell. 2 Ta bort alla tidigare markeringar genom att klicka på. 3 Begränsa sökningen till konton i kontoklasserna 4-8 genom att registrera 4* i Från (Konto) och 8999 i Till (Konto). 4 Begränsa sökningen till år 2011 genom att registrera i Från (Period) och i Till (Period). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 178

180 5 Markera att Konto är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Konto. 6 Markera att Kst är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Kst. 7 Markera att Belopp är en kolumn i sökningen genom att klicka på Visa för rad Belopp. 8 Ange att beskrivning av konto och enhet ska visas som egna kolumner i sökningen genom att klicka i Text på raderna Konto och Kst. 9 Ange att sökningen ska sorteras på enhet genom att ange 1 i Sort på rad Kst. 10 Ange att belopp skall delsummeras på Kst genom att klicka på Delsum. i rad Kst. 11 Begränsa frågan så du undviker transaktioner med blanka förekomster i fältet Kst genom att ange?* i Från (Kst). 12 Klicka på kikaren eller välj sök (F7) för att starta sökningen. Resultat: Skärmbilden Fråga saldotabell visas med den information du beställt genom dina markeringar. Om resultatet ger så många rader/kolumner att de inte får plats på samma skärmbild, kan du bläddra upp/ner och till höger och vänster i skärmbilden genom att använda pilarna på rullningslisterna. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 179

181 Om du vill göra en ny sökning med andra villkor måste du återgå till urvalsbilden för Fråga saldotabell. 1 Välj kommandot Sök (F7) eller klicka på. 2 Ändra sökvillkoren och klicka återigen på OK Exempel på frågor - Utfall per konto, Kontogrupp och Kontoklass. 1 Välj Saldotabell. 2 Blanka ut alla fält med knappen. 3 Välj konto och belopp som kolumner i sökningen genom att kryssa i Visa för dessa rader. 4 Begränsa sökningen till resultatkonton genom att lägga in 3* i fältet Från (konto) och 8999 i fältet Till (konto). 5 Begränsa sökningen till 2011 genom att skriva i fältet Från (Period) och i fältet Till (Period). 6 Ange att kontots relaterade begrepp Ktogrp ska vara med i sökningen genom att placera markören på Konto och klicka på knappen Relation. Välj relation genom att dubbelklicka på Ktogrp. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 180

182 7 Ange att kontogruppens relaterade begrepp Ktoklass ska vara med i sökningen genom att placera markören på Ktogrp och klicka på knappen Relation. Välj relation genom att dubbelklicka på Ktoklass. 8 Skriv över kolumnnamnet Ktogrp med Kontogrupp. 9 Skriv över kolumnnamnet Ktoklass med Kontoklass. 10 Ange att det primärt ska sökas på kontoklass och därefter på kontogrupp genom att lägga in sorteringsordning i kolumnen Sort. 11 Ange att belopp ska delsummeras på kontoklass och kontogrupp genom att kryssa i Delsum. på Kontogrupp och Kontoklass. 12 Ange att text ska visas för kontoklass, kontogrupp och konto genom att kryssa i Text på Kontoklass, Kontogrupp och Konto. 13 Ta bort kryssen i Visa-kolumnen på Kontoklass och Kontogrupp. Genom att markera brytsumma och text på Kontoklass och Kontogrupp men inte markera dem som kolumner i sökningen (kryss i Visakolumnen), uppnår du att kontoklass och kontogrupp visas som summalinjer och inte som kolumner i sökningen. Detta ger mer översikt i resultatuppställningen. Denna funktionalitet är enbart tillgänglig vid relationssökning, inte vid vanliga brytsummor. 14 Klicka på kikaren eller välj Sök (F7) för att starta sökningen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 181

183 Skärmbilden Fråga saldotabell visas med den information du beställt genom dina markeringar. Om resultatet ger så många rader/kolumner att de inte får plats på samma skärmbild, kan du bläddra upp/ner och till höger och vänster i skärmbilden genom att använda pilarna på rullningslisterna. Om du vill göra en ny sökning med andra villkor måste du återgå till urvalsbilden för Fråga saldotabell. 1 Välj kommandot Sök (F7) eller klicka på. 2 Ändra sökvillkoren och klicka återigen på OK Datalager (periodisk saldotabell) Man kan skapa varianter av saldotabeller, s.k. periodiska saldotabeller med hjälp av ett sk. datalager. Ett datalager är en dottertabell till en ordinär saldotabell som gäller for en period. Tabellen för datalager kan därför innehålla beloppskolumner som Hittills i år, Föregående period, Denna period föregående år osv. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 182

184 Du anger vilka periodiska beloppstyper (Denna period, Hittills i år, Föregående period osv.) som tabellen ska innehålla när du definierar saldotabellen. Detta gör du i skärmbilden Definition av saldotabeller i Agresso Systemadministration. En vanlig saldotabell uppdateras normalt automatiskt via processen AGRDWS, dvs. den är alltid uppdaterad med de senaste verifikationerna. En periodisk saldotabell uppdateras däremot inte automatiskt utan måste uppdateras per bokföringsperiod. Transaktioner i aktuell period som bokförs efter det att den periodiska saldotabellen uppdaterades kommer inte att finnas med i resultatet när fråga ställs mot den periodiska saldotabellen. Det är alltså att rekommendera att en periodisk saldotabell för en bokföringsperiod initieras/uppdateras i slutet av perioden Varför periodisk saldotabell? För att fråga på utfallsuppgifter för dels denna period och dels hittills i år måste du i en vanlig saldotabell göra två olika sökningar. Om du däremot genererar en periodisk saldotabell för den period som ska vara aktuell period så kan du i en och samma utsökning få fram bl a ovanstående uppgifter på en gång. Som tillägg kan du lägga upp nya kolumner i frågan som är matematiska uttryck mellan saldotabellens beloppskolumner. t.ex. Budget minus Utfall. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 183

185 Exempel på frågor - Utfall denna period och Hittills i år 1 Välj Fråga saldotabell. 2 Välj Period. 3 Blanka ut alla fält med knappen. 4 Markera kolumnerna Konto, Belopp Denna period och Belopp hittills i år. 5 Ange att texten till konto ska visas genom att markera Text på raden för Konto. 6 Begränsa sökningen till kontoklass Sortera sökningen genom att ange 1 i Sort på raden för Konto. 8 Starta sökningen genom att välja kommandot Sök (F7). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 184

186 Resultat: 10.5 Browser Allmänt Verktyget Browser ger, som namnet syftar på, användaren avancerade möjligheter att surfa bland all information i Agresso och söka just det som för tillfället är aktuellt att ta fram. Med Browsern kan man bl a: Konstruera egna sökningar för att få fram den information som efterfrågas. Zooma från totalbelopp till enskilda transaktioner. Ta fram information från en databas och flytta den (exportera) till kalkylblad och dokument. Använda hierarkiska strukturer i sökningarna. Skicka resultat eller sökuppsättningar till andra användare. Lägga upp användbara mallar för eget eller globalt bruk. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 185

187 Konstruera tydliga rapporter tack vare stora formateringsmöjligheter. Öka förståelsen för underliggande trender i verksamheten. Browsern är ett generellt verktyg som inte är kopplat till någon specifik modul. Således finns inte Browsern som val i Huvudmenyn utan är istället, via höger musknapp, tillgänglig i samtliga frågebilder i Agresso. Browsern kan startas från alla frågebilder i Agressos Huvudmeny. Browsern aktiveras genom att man först väljer (markerar) aktuell frågebild och sedan klickar på höger musknapp och väljer Öppna Browser. Browsern består av tre flikar: Setup, Sökvillkor och Resultat Fliken Setup Skärmbilden Setup används för att bestämma hur den sökta informationen ska presenteras. Skärmbilden varierar utseendemässigt beroende på vilken frågebild som används. Nedan visas ett exempel på Setup från frågebilden Fråga Verifikation. Fältförklaringar. Sortera utifrån markerade alternativ: Kolumnnamn: Möjliggör val av hur resultatet av en fråga ska sorteras avseende status A, B och C. Markeras inte boxen så kommer resultatet att visas sorterat oavsett status. Markeras boxen så visas resultatet per status De kolumnnamn sökningen ska omfatta. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 186

188 Visa: Delsum: Sort: Kol. för: Källa: Ursprungligt namn: Hur kolumnnamnen ska presenteras. Summering (om ikryssat). Sorteringsordning. Informationsfält. Värdet hämtas från skärmbilden Logik delsumma. Källan till relaterat begrepp Kolumnens ursprungliga namn Förklaring till värdena i kolumnen Visa: Kod Text Kod/Text Summeringskolumn Kod. Beskrivningstext. Kod och beskrivningstext visa. Kolumnen används endast för summeringar. Väljs summeringskolumn måste man också koppla ihop denna kolumn med en annan kolumn. Den senare kolumnens val i Visa styr sedan hur summeringen presenteras vid sökning Höger musknapp i skärmbilden Setup Höger musknapp ger följande möjligheter: 1 Lägg till fält 2 Lägg till relation 3 Ändra relationsinställningar 4 Lägg till rapportstruktur 5 Lägg till flexibelt fält 6 Utvidga dataunderlag 7 Lägg till/ändra formel 8 Lägg till/ändra statistisk formel 9 Ta bort fält 10 Ta bort alla fält 11 Villkorlig formatering 12 Logik delsumma UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 187

189 13 Kolumnformat 14 Egenskaper 1. Lägg till fält Ger möjlighet att komplettera urvalet (Setup) med ytterligare kolumner (Fält). Vilka möjligheter som finns varierar beroende på i vilken frågebild man använder Browsern. 2. Lägg till relation Ger möjlighet att komplettera urvalet (Setup) med ytterligare kolumner (Fält). Kräver att det finns relationer upplagda för det begrepp man har markerat i skärmbilden Setup. 3. Ändra realtionsinställningar Gör det möjligt att ändra inställningen i sökningen avseende hur förekomster med/utan relationsvärden ska visas. 4. Lägg till rapportstruktur Ger möjlighet att komplettera urvalet (Setup) med ytterligare kolumner (Fält). Kräver att rapportstruktur finns upplagd för det begrepp man har markerat i skärmbilden Setup. 5. Lägg till flexibelt fält Ger möjlighet att lägga till flexibla fält i sökbara kolumner i Browserfrågor där flexibla fält är definierade för relevanta begrepp. 6. Utvidga dataunderlag Ger möjlighet att komplettera urvalet (Setup) med kolumner (Fält) från andra tabeller i databasen. Funktionen är inte kopplad till någon kolumn i uppsättningen (Setup) utan kommandot går att välja oavsett vilken rad som är markerad. Vilka kolumner som kan väljas varierar beroende på frågebild. Orsaken till detta är att de olika frågebilderna söker efter data från olika fysiska källor (tabeller) i databasen och att dessa tabeller innehåller ett begränsat antal datakolumner. Om du t. ex frågar på transaktioner i Huvudboken kan du i första hand se uppgifter som har att göra med huvudboken. Endast ett begränsat urval kund- och leverantörsuppgifter (kund- och leverantörsnummer) visas. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 188

190 Exempel på valmöjligheter vid Utökat dataunderlag. Den vänstra kolumnen visar tabellerna (ibland valda delar av tabellerna) och den högra kolumnen visar kolumnerna i respektive tabell. 7. Lägg till/ändra formel Ger möjlighet att komplettera urvalet (Setup) med ytterligare kolumner (Fält). Vilka möjligheter som finns varierar beroende på i vilken frågebild man använder Browsern. Utförligare beskrivning av funktionen ges på Browserutbildningen. Funktionen Vertikal summering innebär kolumnvis summering. Ingen bock för Vertikal summering innebär summering per rad (horisontellt). 8. Lägg till/ändra statistisk formel Ger möjlighet att lägga till statistikfunktioner som t ex Max, Mean, Median, Percentil m fl till Browserfrågor. 9. Ta bort fält Tar bort det markerade fältet från skärmbilden Setup. 10. Ta bort alla fält Tar bort alla fält från skärmbilden Setup. Användbart när man vill skapa om frågan från scratch. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 189

191 11. Villkorlig formatering Sökresultat i Browserfrågor kan formateras med färg (bakgrund i cellen) och typsnitt efter villkor. Stå i Setup-fliken, markera den kolumn (beloppstyper) som ska formateras och högerklicka välj Villkorlig formatering. Markera rutan Använd regel, så blir fälten aktiva. 12. Logik delsumma Hanterar hur kolumnerna ska summeras. Valmöjligheterna är följande: Ingen delsumma Delsumma Nivåbrytning Ingen delsumma Delsumma Ingen summering för denna kolumn. Innebär att man lägger summeringen i en alternativ kolumn. Detta innebär att Resultatet blir en överskådligare och mer komprimerad rapport. Vidare kan man med hjälp av funktionerna Format, Text delsumma, Sidbrytning och Kantlinje designa rapporten/frågan efter egna önskemål. Exempel: Vi önskar få frågan summerad per Kst (Dim 1). Detta vill vi inte få presenterat i en egen kolumn och väljer därför att ha Konto som alternativ kolumn. Vidare har vi i kolumnen Visa valt att visa både kod och text för konto (och därigenom också för summeringen per Kst). Via Format väljer vi att få summeringsraden i fet stil och att raden ska vara gul. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 190

192 Bakgrundsfärg: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 191

193 Exempel på resultatet: Text delsumma Varje summering kan förses med en generell text som komplement till det valda begreppet. %s - Används för att markera för systemet var texten för det valda begreppet ska läggas in. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 192

194 Resultatet blir att texten Summa kommer framför, i det här fallet, KSTnamnet. Nivåbrytning Exempel: Ger möjlighet till nivåbrytning för valt Begrepp. Krävs att nivåbrytningen definierats i skärmbilden Begrepp. Nivåbrytning önskas för konto. Nivåbrytningen läggs upp i skärmbilden Begrepp. Välj Verktyg och Nivåbrytning. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 193

195 Frågan kommer att summeras per konto, per kontogrupp och per kontoklass. Resultatet: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 194

196 13. Kolumformat Med kolumnformat kan du välja talformat för den kolumn som är markerad: 00 Talen presenteras med två decimaler. 1 Talen presenteras som heltal Talen presenteras som tusental Talen presenteras som miljontal. 14. Egenskaper Sökningens egenskaper kan påverkas. Max antal rader Max radbrytn Startdetaljnivå Text Max antal rader som kan visas i frågan. Styr hur många rader som en rad kan radbrytas på. Startnivå för detaljrader som ska presenteras i sökningen. Intern text. Kan lämpligen användas för att beskriva syftet med mallen Sökvillkor Skärmbilden används för att precisera de sökvillkor som ska gälla. Fältförklaringar Kolumnnamn Typ Macro Värde Prompt Mandatory Kolumnnamn man vill begränsa sökningen på. Hur sökningen ska begränsas. Om fältet markeras kan sökmakro användas, se nedan. Önskat sökmakro anges i fältet Värde. Värden som sökningen ska begränsas med. Prompting. Värde behöver ej anges. Dialogruta öppnas. Om fältet P kryssas i måste värde anges för aktuell kolumn, varje gång en sökning startas. Om kolumnen är ikryssad innebär det att den är obligatorisk att söka på. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 195

197 Valmöjligheter för kolumnen Typ Lika med Inte lika med Mellan Inte mellan Större än Större än eller lika med Mindre än Mindre än eller lika med Lista Inte lista Tom Inte tom Med Lista menas att man kan välja värde för värde som man vill ha med i sökningen. Urvalet behöver således inte ligga inom samma intervall utan kan vara helt oberoende av varandra. Inte lista innebär att man väljer ut de värden som inte ska vara med i sökningen. Med Tom avses att man söker på transaktioner där kolumnen inte innehåller några värden. Med Inte tom menas att man söker på transaktioner där kolumnen innehåller värden. Exempel på sökmakron som kan anges(fullständig lista finns i Browserutbildningsdokumentationen): $TODAY används för sökning på dagens datum. $YESTERDAY används för sökning på gårdagens datum. $TOMORROW används för sökning på morgondagens datum. $PERIOD_GL används för sökning på aktuell bokföringsperiod i förhållande till dagens datum. $PERIOD_PR och $PERIOD_TS används på motsvarande sätt för sökning på aktuell löneperiod resp timperiod. $PREV_PERIOD_GL - används för sökning på föregående bokföringsperiod i förhållande till dagens datum. $PREV_PERIOD_PR och $PREV_PERIOD_TS används på motsvarande sätt för sökning på föregående löneperiod resp timperiod. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 196

198 $CLIENT_PERIOD används för sökning på aktuell period i Företagsuppgifter. $CLIENT sökning på företagskod $OB_PERIOD används för sökning på IB-period för aktuellt räkenskapsår $RESOURCE_ID - används för sökning på inloggad användare, kräver att användaren är upplagd som resurs Resultat Exempel på resultat av en sökning: Utseendet på denna skärmbild är givetvis beroende av hur man satt upp sökningen i fliken Setup och de sökvillkor man preciserat i fliken Sökvillk. Resultatet kan förhandsgranskas innan utskrift. Välj Arkiv och Förhandsgranska. Zooma sedan genom att klicka på den sida du vill kontrollera. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 197

199 Att spara en fråga i Browsern En Browserfråga sparas när man står i fliken Setup. Klicka på Diskett-knappen. Ge browserfrågan en Beskrivning. Välj om frågan ska vara Global (alla användare får tillgång till frågan) eller Privat (endast den som har gjort frågan får tillgång till den). Automatisk sökning innebär att sökningen startas automatiskt när man väljer frågan. Använd som förslag innebär att mallen används som förslag Klicka OK när valen är gjorda. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 198

200 Svara Ja på följande fråga som dyker upp. Menyn uppdetas nu med den nya browserfrågan. Att hämta upp en sparad Browserfråga Browserfrågan finns nu som en egen menypunkt under Fråga verifikation. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 199