Fördjupningskurs Huvudbok och systemadministration i Agresso

Transkript

1 Utbildningsmaterial Fördjupningskurs Huvudbok och systemadministration i Agresso Version C

2 2 (112) Innehåll 1 Allmän inledning Agressos moduler Generella egenskaper Navigering i Agresso Panelerna på Agressos skrivbord Meny höger musknapp Flytta och docka paneler Snabbkommandon i Agresso Verktygsraden i Agresso Att välja modul och skärmbild Fönsterinställningar Symboler i huvudmenyn Hjälp i Agresso Viktiga termer i Agresso Gemensamt Begrepp Begreppsvärden Registrering av begreppsvärden Underhåll huvudregister Ansvar Underhåll huvudregister projekt Underhåll vanliga begreppsvärden (Spec, AktAO, Objekt) Kontoplan och konteringsregler Verifikationstyper och verifikationsserier Verifikationstyp Verifikationsnummer Huvudboksverifikationer Registrering Tillvägagångssätt Registrering av verifikation med moms Fälthjälp Konteringsmallar Spara verifikation som mall Hämta mall Ändra i en befintlig mall Ta bort rader... 40

3 3 (112) Ta bort en befintlig mall Periodisering via nycklar (fördelning över flera perioder) Vändas (Periodisera) Tillvägagångs sätt Definitivbokföring av huvudboksverifikationer Rättelser av huvudboksverifikationer Omkontering Reversering Huvudboksverifikation via Excelerator Registrering Koppla dokument till verifikation Utdata Huvudbok Fråga verifikation Tillvägagångssätt Fältförklaring Sökfält Delsummenivåer Verifikationsdetaljer zoom Kommandot Filter Frågemallar Fråga verifikation Praktiska tips Fråga saldotabell Allmänt Varför saldotabell? Tillvägagångssätt Fältförklaring Knappar i sökbilden Delsummenivåer Verifikationsdetaljer Zoom Browser frågor Allmänt Fliken Setup Höger musknapp i skärmbilden Setup Sökvillkor Resultat Att spara en fråga i Browsern Ge browserfrågan en beskrivning Att hämta upp en sparad Browserfråga Ta bort en Browserfråga Rapporter Export av resultat till Excel... 76

4 4 (112) 4.5 Fördjupning Utdata Fråga Saldotabell Grafik Frågemallar i Fråga saldotabell Egna formler i saldotabeller Browser Höger musknapp i skärmbilden Setup Att spara resultatet av en sökning Sökmakron Logik delsumma Kontoavstämning Avstämningskonton Kontoavstämning Avstämda transaktioner (GL22) Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) Steg för steg Lathund momsrutin Agresso Månadsavslut Moment flik 1 Moms Moment Flik 2 Momsrapport Moment Flik 3 Bokf.order DEKL Löpande Momskoder Import från försystem Registrera transaktioner i system utanför Agresso Tillvägagångssätt Underhåll av försystemtransaktioner Förutsättning Tillvägagångssätt Arbetsflöden Attest av huvudboksposter Tillvägagångsätt (attest i Web) Fråga arbetsflöde Poster för uppföljning Leverantörsreskontra Leverantör

5 5 (112) 10.2 Underhåll av Öppna poster Utbetalningar via leverantörsreskontran i Agresso (GL07-AP) Steg för steg Utbetalning via Levreskontra Allmän inledning 1.1 Agressos moduler Agresso är ett integrerat ekonomisystem anpassat till organisationer som ställer stora krav på funktionalitet och kontroll. Det finns två olika gränssnitt att arbeta med i Agresso. Dels Desktop som är en Windowsbaserad applikation och dels Web som är en web- baserad applikation. I grundkurs 2 ges information om det web- baserade gränssnittet och i fördjupningskurserna ges information om Desktop. Agresso består av olika produktfamiljer där följande används i Göteborgs Stads uppsättning Agresso Gemensam Agresso Ekonomi Agresso Logistik Varje produktfamilj är i sin tur indelad i moduler. Inom produktfamiljen Agresso Gemensam används bl a modulerna Kodplan, Begrepp och Relationer och Dokumentarkiv i Göteborgs Stad. Inom Agresso Ekonomi används bl a modulerna Huvudbok, Leverantörsreskontra, Kundreskontra och Anläggningsredovisning och inom Agresso Logistik används bl a modulen Order/Fakturering. 1.2 Generella egenskaper I Göteborgs Stads uppsättning av Agresso delar flera redovisningsenheter på samma databas. Data kan enkelt sammanställas för en enskild förvaltning, för ett urval av förvaltningar och för kommunen som helhet. Varje enskild förvaltning får endast se sin egen data. Navigering i systemet sker via menyer, men det finns även ett inbyggt stöd för användning av funktionstangenter. Verktygsraden innehåller knappar för de vanligast förekommande kommandona. Endast de funktioner som en användare är behörig för visas i skärmbilden. Åtkomsten styrs av roller där användaren tilldelas en eller flera roller baserat på de arbetsmoment som användaren behöver kunna utföra i systemet. Tillgången i resp. roll är styrd till läsning, borttag, ändring och nyregistrering av uppgifter. Vissa roller är t.ex. inställda så att det enbart går att läsa (ej ta bort, ändra eller nyregistrera) i vissa menyer. Utformningen och tilldelningen av roller i Agresso hanteras av Central systemförvaltning (Intraservice). Beställning av upplägg eller ändring av användare/rolltilldelning sker av förvaltningens lokala systemansvarig eller motsvarande i Beställningsportalen. Fälthjälp finns att tillgå där bl. a funktioner och fältförklaringar kan slås upp. Användardokumentationen (standarddokument) finns tillgänglig online.

6 6 (112) Sökning och rapportering kan ske utifrån ofullständiga kriterier (med hjälp av söktecken *,?, så kallade jokertecken 1 ). Användning av Utökad fråga med kolumnval, sortering, delsummor och ändring av kolumnbeskrivningar ger användaren unika möjligheter till sökning och rapportering. Utökade frågor kan sparas som mallar och visas i menyerna. 1.3 Navigering i Agresso För att öppna Agresso går du via de sökvägar som ska finnas tillgängliga via Intranätet. Göteborgs stad använder sig av single sign on (automatisk inloggning) vilket innebär att användaren inte behöver skriva in användarnamn och lösenord. Agresso är uppbyggt av integrerade moduler till vilka det är kopplat en mängd menyer och funktioner. Strukturen på menyerna är densamma i samtliga moduler. När systemet öppnas upp möts du av nedan startbild. Menyrad Namnlist Länkpanel Verktygsrad Menypanel Sökpanel Rapportpanel Verktygspanel Beställda rapporter panel Uppgifter panel Meddelandelista panel Statusraden visar bl a databasnamn, inloggningskod och företagsnamn 1

7 7 (112) Namnlisten överst på Agresso -skrivbordet visar dels texten Agresso Business World dels namnet på aktuell skärmbild. Om man till exempel öppnar skärmbilden Fråga verifikation blir texten på namnlisten Agresso Business World Fråga verifikation. Menyraden är det vågräta fältet under namnlisten. En meny innehåller en lista med kommandon. Menyraden innehåller menyerna Arkiv, Redigera, Data, Verktyg, Visa, Format, Länkar, Fönster och Hjälp. Verktygsraden innehåller de funktioner som anses vara mest förekommande i det dagliga arbetet i Agresso Panelerna på Agressos skrivbord Panel Beskrivning Meny Rapporter Sök Beställda rapporter Meddelandelista Uppgifter Verktyg Länkar Innehåller menyobjekten och låter dig byta modul, klient etc Visar alla tillgängliga globala och privata rapporter och låter dig lägga till, ta bort och sköta rapporter Låter dig söka efter fönster i huvudmenyn Visar alla beställda rapporter. För att visa en rapport, dubbelklicka på objektet och meddelandefönstret för rapporter visas och du kan då förhandsgranska rapporten och se loggfilen Visar dina utestående varningsmeddelanden från Intellagent. Rutan Meddelandelista visas som förval i det nedre vänstra hörnet i Agressos huvudfönster Visar dina utestående arbetsflödesuppgifter Visar alla tillgängliga Verktygskommandon för det aktuella aktiva fönstret. Du kan ställa in Verktygsrutan så att den visas globalt, lokalt i varje öppnat fönster eller som båda i fönstret Alternativ Visar alla tillgängliga länkar för det aktiva fönstret. Du kan ställa in Länkrutan så att den visas globalt, lokalt i varje öppnat fönster eller som båda i fönstret Alternativ

8 8 (112) Meny höger musknapp I menyfönstret kan du aktivera en rad kommandon med hjälp av höger mustangent. Vilka kommandon som finns tillgängliga beror på från vilket menyalternativ du hämtar fram fönstret. Kommandot Öppna används för att öppna markerat menyval. Med kommandot Öppna Browser öppnas Browser-funktionen. Visa undermeny, visar undermenyn för markerat menyval. Visa undermenyer, visar samtliga undermenyer för markerat menyval Dölj undermenyer, döljer samtliga undermenyer. Klipp ut, - används då behov finns att flytta egna menypunkter. Kopiera och Klistra in, kan användas vid behov att kopiera eller flytta menypunkter. Ta bort, - används då behov finns att ta bort egna menypunkter Kommandot Skicka till kan du placera markerad menypunkt på egen meny Med kommandot Ny Meny kan du skapa egna undermenyer till menypunkten Egen meny. Med kommandot Global Meny kan du göra en menypunkt global, dvs. tillgänglig för alla användare. Alternativet är att den endast är tillgänglig för dig. En förutsättning för att skapa en global meny är att du har behörighet till menypunkten Egna menyer. Du måste också ha behörighet att ta bort en egen meny. Kommandot Uppdatera meny uppdaterar huvudmenystrukturen med eventuella ändringar. T ex efter ha skapat en ny rapport. Med kommandot Hjälp kommer du till Agressos hjälpmeny. Kommandot Egenskaper är alltid tillgängligt. När du klickar på Egenskaper visas en skärmbild med detaljerad information om de behörighetsgrupper som har tillgång till menyalternativet och vilken behörighet de har. Om du vill se mer uppgifter om menyalternativen utvidgar du skärmbilden genom att klicka på knappen Avancerad.

9 9 (112) Flytta och docka paneler Du kan flytta och docka paneler enligt dina egna önskemål. När en panel har denna ikon på sig då är panelen i Autohide-läge. Då rullar panelen tillbaka och lägger sig som en flik i utkanten av skriv-bordet. Vill du att panelen ska vara fast så klicka på ikonen en gång så att den ser ut så här istället. För att flytta och docka en panel så klickar du på den och öppnar den, klicka därefter på Autohide ikonen för att docka den. Klicka därefter på panelens list och dra den till mitten av Agresso-skrivbordet. Då ser du fyra placeringspilar som låter dig placera menyn överst, underst, till vänster eller till höger på Agresso-skrivbordet. Gör så här: Dra panelen så att den står över den placeringspilen där du vill ha den (placeringspilen lyser upp). Släpp och panelen är nu dockad. När du väl dockat en panel så kan du återigen flytta på den genom att dra den till mitten av fönstret och dra panelen över placeringspilen och släppa den. Exemplet nedan visar hur Menypanelen dockas på höger sida av huvudfönstret. Flyttar du en panel utan att förankra den vid någon av placeringspilarna så är den förankrad där du släpper den och du får panelen inget häftstift på sig utan ser ut som nedan:

10 10 (112) Vill du flytta panelen nu så måste du först förankra den till någon placeringspil. Därefter får du tillbaka häftstiften. Du kan också dubbelklicka i det blå fältet överst på panelen för att förankra den igen. 1.4 Snabbkommandon i Agresso Förutom snabbknapparna finns det i Agresso en del snabbkommando som är till stor hjälp och underlättar arbetet, nedan listas de vanligaste, ytterligare snabbkommando finns i Bilaga. Ett flertal av de vanliga kommandona som CTRL C, X och V fungerar också. TAB F1 F5 F6 F7 F8 F9 F11 F12 Flyttar markören till nästa fält. Visar hjälpavsnittet för aktuell skärmbild Rensa (tömmer skärmbilden utan att påverka Agressos tabeller) Välj Sök Tar dig till huvudmenyn utan att avsluta aktuell skärmbild Fälthjälp Delspara/ Behåll Spara

11 11 (112) 1.5 Verktygsraden i Agresso Verktygsraden innehåller de funktioner som anses vara mest förekommande i det dagliga arbetet i Agresso. Vissa ikoner känner vi igen från Word och Excel såsom skriv ut och spara. De funktioner som är tillgängliga i den skärmbild du arbetar i är svartmarkerade medan de du ej kan använda är gråmarkerade. Skriv ut Skriver ut urval Spara Sparar ändringar permanent Sök Utför sökning enligt angivna sökvillkor Välj Väljer markerad förekomst i tabellfält Zoom Zoomar in detaljer till rad i tabellfält Filter Med hjälp av kommandot Filter kan du utföra sökning baserad på markerade celler i tabellfältet Ny rad Lägger till ny(a) rad(er) i tabellfält. Rensa Rensar innehållet i skärmbilden. Inga data tas dock bort från registret Onlinehjälpen Se punkt 1.9 Hjälp i Agresso Första Visar första raden i tabellfältet vid Zoom till detaljnivå. Förra Visar förra raden i tabellfältet vid Zoom till detaljnivå Nästa Visar nästa rad i tabellfältet vid Zoom till detaljnivå Sista Visar sista raden i tabellfältet vid Zoom till detaljnivå

12 12 (112) Behåll Flyttar färdigregistrerad transaktion ned till tabellfältet Ändra rad Flyttar upp transaktion från tabellfältet till registrerings-raden Visa tabell Gör fler fält tillgängliga vid utsökning Grafik Öppnar fönster för grafisk presentation av data i aktivt tabellfält Dokument Detta kommando är tillgängligt om du vill koppla ett dokument till en transaktion eller ett objekt i Agresso, eller hämta ett dokument från dokumentarkivet. Analyzer Detta kommando startar Agresso Analyser med vars hjälp du kan utföra ingående analyser av sökresultatet. Kommandot kan aktiveras från resultatbilden av en gjord sökning Rapporter Detta kommando ger dig möjlighet att ta ut en speciell rapport via Excel (Excelerator startar) eller via ARC (Agresso Report Creator) mm Underhåll beställda rapporter Visar lista på beställda rapporter Underhåll av rapportutskrifter Ändra företag Öppnar dialogruta för att byta till ett annat företag i Agresso Backa Framåt Avsluta Återställ nuvarande sida

13 13 (112) 1.6 Att välja modul och skärmbild Agresso produktfamilj Agresso modul Huvudmenyn i Agresso är uppbyggd enligt en hierarkisk struktur. Från menyn kan man arbeta sig nedåt genom att dubbelklicka på olika mappar eller klicka på tecknet + framför aktuell mapp. Mapparna är strukturerade utifrån vilka olika arbetsuppgifter du vill utföra under respektive punkt. Längst ned i hierarkin kommer man till skärmbilder som med hjälp av olika symboler framför menyvalet visar om det rör sig om en skärmbild där man antingen registrerar/uppdaterar, ställer frågor mot olika register, eller beställer rapporter eller serverprocesser. För att välja menyer, skärmbilder, rapporter eller serverprocesser i Agresso gör du följande: Dubbelklicka på önskad meny eller Enkelklicka på tecknet + eller - framför aktuell meny eller Markera menyn och tryck på ENTER. Menyn utvidgas och tillgängliga menyer, skärmbilder, rapporter eller serverprocesser visas i menyfönstret och ikonen visar att mappen är öppen ytterligare. En mapp-ikon (stängd mapp) visar att menyn kan utvidgas Dubbelklicka på den menypunkt du ska starta eller Markera menypunkten och tryck på ENTER.

14 14 (112) 1.7 Fönsterinställningar I de flesta registreringsbilder i Agresso finns en del inställningar man kan göra för att underlätta sitt arbete i systemet. Detta gör du under Arkiv/ Fönsteralternativ. Inställningarna som kan göras gäller exempelvis på var markören ska hamna vid varje TAB- tryckning samt hur konteringsförslag ska visas i registreringsbilden. Se nedan standard exempel.

15 15 (112) 1.8 Symboler i huvudmenyn Menypunkterna i huvudmenyn inleds med en ikon. Ikonen talar om vilken typ av fönster det är som öppnas. Nedan följer en förklaring på ikonerna. Fönstertyp Ikon Beskrivning Dataregistrering Underhåll Fråga/underhålla Fråga/ Information Symbol för en registreringsbild, där du registrerar verifikationer, fakturor, order osv. Symbol för en underhållsbild för fasta register, dvs. en bild där du kan registrera och ändra uppgifter. Symbol för en bild där du kan underhålla och söka efter uppgifter Förstoringsglaset symboliserar en sökbild. Du kan söka efter uppgifter men inte ändra dem. Öppnar en användardefinierad Browsermall där du endast kan söka efter uppgifter. Öppnar en Browsermall där du endast kan söka efter uppgifter. Genväg Mapp Piltangenten symboliserar att detta är en genväg från ett annat menyalternativ. Du kan skapa genvägar för alla menyalternativen En stängd mapp betyder att det aktuella menyalternativet är en meny En öppen mapp betyder att det aktuella menyalternativet är en redan öppnad meny. Rapport Serverprocess Symbol för en rapport. Symbol för en serverprocess som uppdaterar uppgifter. Symbol för en serverprocess som raderar uppgifter Öppna/Stäng Menyalternativ Ikonen visar att menyalternativet kan utvidgas. Ikonen visar att menyalternativet inte kan utvidgas ytterligare.

16 16 (112) 1.9 Hjälp i Agresso Oavsett vilken meny, skärmbild eller rapport du arbetar med i Agresso, har du alltid direkt tillgång till vägledning på skärmen. Det finns två typer av hjälp i Agresso: - Innehåll och Hjälp, som innehåller hjälptexter. - Fälthjälp, som är en funktion för att söka på värden till det fält som markören står i. Om du väljer Innehåll kommer du till innehållsförteckningen i Agressos online-hjälp. Därifrån kan du sen leta dig fram till den information du är intresserad av. Om du väljer Hjälp (F1) får du upp en hjälptext till den meny, skärmbild eller rapport du arbetar med. Denna hjälptext är uppbyggd kring den processen du arbetar med Hjälptexterna innehåller förklaringar till och vägledning om de olika menyerna, skärmbilderna och rapporterna i Agresso

17 17 (112) Du väljer Fälthjälp (F9) om du vill söka fram giltiga värden (t.ex. en kund) till det fält markören står i (fältet Kundnr). Då får du upp ett fönster med en frågebild till det aktuella registret. Det grå fältet högst upp i tabellen är ett sökfält. Här kan du skriva in sökkriterier för att begränsa urvalet. I detta fält kan man använda sig av s.k. wildcards. Ett wildcard som är mycket användbart här är * Viktiga termer i Agresso Konto: Konto är ett kärnbegrepp i Agresso, all ekonomisk info knyts till ett konto och konto är obligatoriskt i alla transaktioner. Begrepp: För att kunna organisera de stora datamängder som förekommer i ett ekonomisystem klassificerar Agresso informationen bl. a i olika begrepp. Begrepp kan vara konteringsbegrepp, relationsbegrepp men också andra begrepp som t ex momskod. Dimensioner: I Agresso kan man använda max 8 koddelar i sin kodsträng. Den första är alltid Konto. De övriga kallas dimensioner och är numrerade från 1-7

18 18 (112) Relationer: Länk mellan två begrepp. Används t ex för att hänga information (attribut/egenskaper) på ett begrepp för att kunna använda detta för uppföljning och rapportering. Genom relationer på koddelen ansvar kan vi bygga ett organisationsträd och genom relationer på projekt kan vi koppla en projektledare till ett projekt. Konteringsregler: Definierar vad som skall ingå i en kontering på ett specifikt konto. Varje konto måste ha en konteringsregel. Konteringsregeln anger vilka koddelar som kan/får användas vid kontering på kontot, om något fast konteringsvärde skall gälla för kontot, t ex ett fast ansvar, men också hur momskod och valuta skall hanteras och om man kan bokföra manuellt på kontot.

19 19 (112) 2 Gemensamt 2.1 Begrepp Begreppen i Agresso kan grupperas på olika sätt: Fasta begrepp Fria eller kundspecifika begrepp Konterings-/registreringsbegrepp Fasta begrepp är begrepp som är reserverade av Agresso (kommer med installation av systemet) och som har en fastställd innebörd. Exempel på ett sådant begrepp är Konto, momskod, valutakoder etc. De kundspecifika begreppen kan användas för att uppfylla organisationens krav på redovisning samt dess rapporterings- och informationsbehov. Exempel på sådana begrepp är t ex objekt, spec, motpart och alla relationsbegreppen som staden har definierat och bestämt användningen för. I Agresso kan kodsträngen bestå av max 8 begrepp. Kodstängen inleds alltid med Konto och därefter kan dimension 1-7 användas. Göteborgs stad använder alla 7 dimensionerna enligt följande: Dim 1 = Ansvar, Dim 2 = Projekt, Dim 3 = Spec/Anläggning, Dim 4 = AktAO, Dim 5 = Objekt, Dim 6 = Verk och Dim 7 = Motpart Rapporterings/Relationsbegrepp Rapporteringsbegrepp är samma sak som relationsbegrepp och är begrepp som inte kan användas för kontering, men som kan kopplas till andra begrepp för att användas i frågebilder och vid rapportering. På detta sätt får man större flexibilitet och kan minska antalet uppgifter som behöver anges vid verifikationsregistrering eller behöver inte bygga in så mycket logik i koderna för konteringsbegreppen. 2.2 Begreppsvärden Varje begrepp i Agresso kan innehålla flera värden, s.k. Begreppsvärden. Några exempel på begreppsvärden är: Begrepp Ansvar Konto Kundnummer Begreppsvärden Ansvar i objektplanen Konton i kontoplanen Kundnummer som respektive kund tilldelats i systemet Registrering av begreppsvärden Lokala koder läggs i Agresso upp via Egen meny/upplägg av lokala koder av respektive förvaltning.

20 20 (112) I Göteborg Stads uppsättning finns det två olika sätt att administrera begreppsvärden. Ansvar och Projekt är sk. huvudregister och övriga begrepp (Spec, AktAO och Objekt) är vanliga begrepp. Registreringsbilden för de olika typerna ser olika ut. Båda typerna kommer att beskrivas nedan. Status En kod kan ha tre olika status. Aktiv (N) Parkerad (P) Spärrad (C) Detta värde anges alltid som förslag vid nyupplägg och innebär att man kan registrera på begreppet. Denna status skall normalt alltid gälla för konteringsbegrepp som används för kontering. innebär att ingen registrering i Agresso kan göras mot begreppsvärdet, däremot kan inläsning från försystem göras mot begreppsvärdet (t ex inläsning från Personec). Denna status kan användas på t ex Ansvar eller Projektkoder som endast skall användas för budget/prognos i Nekksus. Denna status innebär en spärr som stoppar även inläsningen från försystem. Dessutom innebär denna status att koden inte syns i rullister vid val av koder vid kontering. Stängning av koder ska alltid göras genom att Till period ändras till sista period som koden skall vara giltig. Lägg inte upp en framtida period såsom man gjorde i Horisonten!!! Genom att ändra Till Period kommer det inte att gå att bokföra på den aktuella koden i efterföljande perioder. Utöver detta kan kodens status ändras till Spärrad (C) om man inte vill att koden skall visas i rullistor vid kontering. Vid stängning av koder måste hänsyn tas till Winst stängningstabell. En kod får inte stängas före Winst stängt för kontering av föregående månads fakturor. Överföring av koder till Winst sker varje kväll kl 21:30 och läses därefter in i Winst kl 22:15. Detta innebär: Kodstängning i Agresso görs först på tredje arbetsdagen efter månadsskiftet för att föregående månads fakturor ska kunna slutkonteras. Detta medför att beställningar kan göras på arbetsdag 1-3 i Winst mot koder som sedan kommer att stängas. Koder läggs i Agresso upp via Desktop, Egen meny. Användare med rollen LSFGEM kommer att ha behörighet till denna meny Underhåll huvudregister Ansvar Förvaltningarna lägger upp koder för Ansvar och koder för nedanstående relationsvärden som är kopplade till Ansvar. Ansvar och dess relationer läggs upp med prefix till skillnad från övriga koder!!!

21 21 (112) När man lägger upp ett nytt Ansvar kopplar man det endast till Nivå4. Resten av hierarkin finns redan kopplad. Följande bör observeras kring upplägg av begreppsvärden för olika nivåer: När förvaltningen vill göra förändringar i organisationshierarkin kan förvaltningen lägga upp nivåbegreppen (2-4) men måste kontakta CVS, support.intraservice@intraservice.goteborg.se för att få hjälp att koppla om nivåhierarkier (nivå 4 till nivå 3 och nivå 3 till nivå 2 osv). Detta görs av CVS eftersom det är en komplex hantering att koppla bort gamla relationer och sedan koppla in nya eller ändrade relationer på ett korrekt sätt. När en relation kopplas till ett begrepp så finns det inget datum på relationskopplingen. Det innebär att det i nuläget inte finns någon möjlighet att lägga in en framtida organisation i Agresso. När man ändrar organisationen slår det igenom omedelbart och utdata korrigerar sig både bakåt och framåt till den organisation som är inlagd. Inför budget 2016 ska en lösning för att hantera detta ha utarbetats. Nyupplägg av ansvar: 1. Välj Ändra och lägga upp ett nytt värde för Ansvar 2. Ange begreppsvärdet du önskar lägg upp i fältet Begr.värde och tabba ur fältet. En kontroll mot registret görs så att det inte läggs upp dubbletter. 3. Svara OK på frågan 4. I beskrivning lägger du begreppsbenämningen. 5. Ange Från period. Från period föreslås den aktuella perioden man befinner sig i. Man kan alltså lägga in framtida värden, t ex från

22 22 (112) 6. Ange Till period. Till period föreslås Behåll detta värde vid nyupplägg. Detta fält använder man när man vill avsluta ett begreppsvärdes giltighet. 7. Status Skall vara aktiv eller parkerad (undantagsfall). För förvaltningar som i sina konteringsregler har regeln att Verk ska sättas utifrån Ansvar så ser Begreppsfliken lite annorlunda ut. Den innehåller också ett fält för Verk och kopplingen till Verk görs alltså i första fliken. När man tabbar vidare så hamnar man i nästa flik som heter Relation. De relationer som finns kopplade på begreppet listas. Vissa relationer är obligatoriska och måste fyllas i för att kunna spara begreppet andra är valfria. Nivå4 och Ram är obligatoriska begrepp. Det går inte att lämna dessa fält blanka. Angen1 och Angen2 är frivilliga begrepp som förvaltningen kan använda för alternativ sortering av sin organisation. Utdata mot Angen1 finns byggd i Nekksus. Som beskrivits ovan kopplar man endast ansvaret till närmast överliggande nivå. I detta fall Nåvå4. 1. Ange det relationsvärde som du vill koppla till begreppet. Är man osäker på vilka begreppsvärden som finns ställer man sig i aktuellt fält och trycker F9 för att göra en sökning. Tryck F7 så visas de begreppsvärden som finns upplagda för respektive relation. 2. Ställ dig på det begreppsvärdet man vill använda och dubbelklickar så avslutas fälthjälpen och värdet kopieras med till upplägg av begreppsvärdet, alternativt knappa in värdet. När du fyllt i alla obligatoriska relationer kan du tabba vidare så hamnar man i sista fliken som heter Text. Här kan man göra ytterligare beskrivning av begreppsvärdet (frivilligt). 3. Välj Spara, F12 När man sparar sparas även när upplägget gjordes och av vem. Upplägg av Angen1 eller annan valfri relation Om man vill använda relationen Angen1 så måste man först lägga upp begreppsvärden och sedan koppla relationen mot ansvar. Registreringen av vanliga begreppsvärden skiljer sig från upplägg av Ansvar och Projekt som är s.k. huvudregister i Agresso. När man väljer att lägga upp Angen1 kommer man till nedanstående bild.

23 23 (112) Man kan starta registrering direkt eller så kanske man vill se tidigare upplagda begreppsvärden, t ex för kontroll att värdet inte är upplagt sedan tidigare. Vill man söka på tidigare upplagda värden trycker man F7. För att få nya eller ytterligare rader att registrera begreppsvärden på går man antingen till Redigera och därunder väljer man Ny rad eller så använder man nedanstående knapp som har samma funktion. Stängning av ansvar: 1. Ange begreppsvärdet du önskar stänga i fältet Begr.värde och tabba ur fältet. 2. Ändra Till period till den sista period som skall gälla för koden. Ändra dessutom status till Spärrad = C. Ändring av relationer på ansvar: 1. Välj Ändra och lägga upp ett nytt värde för Ansvar 2. Sök fram i rullgardinen det begreppsvärdet du önskar justera i fältet Begr.värde och tabba sedan ur fältet. 3. Gör det justeringar som du önskar på begreppsvärdet i fliken Relation. 4. Välj Spara, F12

24 24 (112) Ändring av beskrivning/namn på ansvar: 5. Om en kod, t ex ett ansvar skall byta namn, kan det göras på olika sätt. Om ändringen skall träda ikraft direkt då ändrar man direkt i beskrivningsfältet och uppdatera med F Om en ansvarskod skall byta namn till följ av organisationsändring kan detta göras i två steg. 1. Stäng det gamla namnet med Till period och tryck F12. Välj återigen begreppsvärdet och lägg upp det nya namnet i fältet Beskrivning. Lägg sedan upp Från period och Till period Namnet kommer att ändras i Nekksus från årets början (från och med Från datum ). I Agresso kommer båda namnen att kunna visas beroende på vilken period som frågan ställs mot. Öppna upp ett stängt ansvar: När ett ansvar som tidigare stängts skall öppnas på nytt måste man hantera detta enligt nedan beskrivning. Om man går direkt in på begreppet som vid stängning kommer en ny period att läggas upp och ansvarets beskrivning måste anges på nytt. Följ därför beskrivningen nedan. Bilderna nedan visar hanteringen när ett projekt skall öppnas. Samma hantering gäller för ansvar. 1. Välj Ändra och lägga upp ett nytt värde för Ansvar 2. Ställ dig i fältet begreppsvärde och tryck F9 3. Du kommer till fälthjälen där du kan söka koden. Skriv ansvaret i grå fältet och tryck F7 (i fältet söks i exemlet alla I-proj) 4. Ställ dig på begreppsvärdet och dubbelklicka!

25 25 (112) 5. Du kommer nu tillbaka till projektregistreringsbilden. Tabba bara vidare till nästa fält så kommer beskrivning och period fram och där kan man ändra Till Period. Ändra också status till Aktiv (N). När man gjort detta tryck F12 och ansvaret är öppet igen Underhåll huvudregister projekt Även Projekt är ett huvudregister i Agresso vilket innebär att begreppet innehåller obligatoriska relationer som måste fyllas i när man lägger upp ett projekt. Begreppet har en mängd relationer där merparten är kopplade till investeringsredovisning där det finns specifika lokala och centrala behov av uppföljning. Förvaltningar med enbart driftprojekt får fylla i s.k. dummyvärden för dessa obligatoriska relationer kopplade till investeringsprojekt. Projekt läggs upp på samma sätt som Ansvar och fliken Begrepp den samma som för Ansvar. Projekt som endast läggs upp för budget o prognos i Nekksus sätts till status Parkerad. Ändring, stängning och återöppning görs på samma sätt som för Ansvar se beskrivning ovan. Projektkoderna läggs upp utan prefix till skillnad från ansvar och dess relationer. Första positionen i koden ska vara ett D eller I på samma sätt som tidigare. Nedan beskrivs endast relationskopplingarna.

26 26 (112) WINST PRTYP1 PREU är en relation som finns på alla begrepp utom Ansvar. Man fyller i värde J eller N beroende på om man vill ha möjlighet att beställa/kontera på koden i Winst. fylls med värde D för driftprojekt, I för investeringsprojekt eller E för exploateringsprojekt. är en relation på projekt där centralt bestämda koder kopplas till projekt. Relationen har skapats bl a för att möjliggöra en samlad redovisning av ett EU-projekt som innehåller både investering och drift. Lokalt kan man själv bestämma vilket värde projektkoden ska ha (det går givetvis bra att lägga upp samma kod som EU-projektet på samma sätt som tidigare). Om man ställer sig i fältet PREU och trycker F9 för fälthjälp kan man söka begreppsvärden på samma sätt som beskrivits ovan. Se några exempel på hur de centrala koderna ser ut nedan: För projekt som inte är Projekt fylls med värde EJ. Vid upplägg av en projektkod för ett driftprojekt fylls de obligatoriska relationerna i på nedanstående sätt (PRANS som betyder Projektansvarig, dvs projektledare kan också användas för driftprojekt).

27 27 (112) Övriga relationer är inte obligatoriska och behöver därmed inte ha något värde. Relationerna är istället en möjlighet att gruppera sina projekt för sina lokala behov Underhåll vanliga begreppsvärden (Spec, AktAO, Objekt) Nyupplägg, (gäller även upplägg av begreppsvärden som skall kopplas som relation till begrepp): 1. Välj det begrepp som du önskar lägga upp begreppsvärden för

28 28 (112) Man kan starta registrering direkt eller så kanske man vill se tidigare upplagda begreppsvärden, t ex för kontroll att värdet inte är upplagt sedan tidigare. Vill man söka på tidigare upplagda värden trycker man F7. 2. Lägg till ny rad för att registrera på. För att få nya eller ytterligare rader att registrera begreppsvärden på går man antingen till Redigera och därunder väljer man Ny rad eller så använder man nedanstående knapp som har samma funktion. 3. Begreppsvärde och beskrivning registreras, övriga värden fylls i med automatik. 4. Sista kolumnen står för status. N = Aktiv, P = Parkerad och C = Spärrad 5. När registreringen är klar sparar man med F12. Koppla relationer till begreppsvärden: Under varje begrepp finns menypunkten Koppla relation. se nedan exempel för SPEC 1. Ange det begreppsvärde du vill koppla relationerna till 2. Ange relationsvärden 3. Välj Spara, F12 Ändra, stänga, öppna begreppsvärden: Sök fram begreppet som skall ändras gör ändringar och tryck F12. Tänk på att stängning av koder alltid skall göras med Till Period. Status bör dessutom ändras till Spärrad, C. 2.3 Kontoplan och konteringsregler Kontoplan och konteringsregler underhålls av CSV. Förvaltningarna kan titta på konton och konteringsregler. Kontoplanen hittar du under Agresso Gemensam/Kodplan 1. Klicka på Kontoplan

29 29 (112) 2. Gör eventuella urval i nedan bild 3. Tryck Sök, F7 4. Konto som stämmer överens med sökurvalen listas. 5. Ställ dig på önskat konto 6. Välj Regel i verktygsmenyn 7. Konteringsregeln kopplad till kontot öppnas upp i nytt fönster. 8. Tryck Tab för att rätt värden ska visas i fönstret. Varje konto är kopplad till en regel. Samma regel kan finnas på flera konton. Beroende på hur regeln är uppsatt hanteras kontroller och registerering olika på olika konton. Fältförklaring: Regel (Kod) Status Beskrivning av konteringsregeln Numerisk kod som anges automatiskt. Detta är den Agressointerna koden som varje konteringsregel har. I beskrivningen av koden finns det nummer som används av Staden. Aktiv - regeln är öppen för användning, dvs. kan användas på ett eller flera konton i kontoplanen Spärrat - regeln kan inte användas I tabellfältet: Begrepp Namn på det begrepp som ska registreras i den aktuella dimensionen. Om det är blankt, som t.ex för Projekt i bilden ovan innebär det att dimensionen inte visas vid manuell registrering och om ett försystem skickar koddelen kommer den att tas bort vid inläsning i Agresso.

30 30 (112) Ifyllt Ska anges - Ska anges och skall vara ett giltigt begreppsvärde. Om det ligger ett värde i fältet Förslag blir detta värde då ett förslagsvärde. Förslagsvärdet kan ändras manuellt eller vid inläsning från försystem, dvs om försystemet (eller Winst) skickar ett annat giltigt värde kommer detta att användas. Fast - Markören hoppar över fältet i registreringsbilden. Förvalt värde i kolumnen Förslag är det fasta värdet som kommer att läggas in i dimensionen. Om begreppet inte skall användas för konton, som t ex projekt i regeln ovan och kolumnen begrepp därför är tom skall det stå värdet Fast stå i kolumnen. Kontrolleras ej - Kan ha ett värde. Ingen kontroll sker mot begreppsvärdetabellen. (används ej av Göteborgs Stad) Valfri - Kan ha ett värde. Kontroll sker mot begreppsvärdetabellen. Värdematris Förslag Relation Kontroll Valutakod Momskod Matrisen kan ingå vid kodkomplettering. Anger att värdet hämtas från en direktrelation eller från en värdematris. Ett förslagsvärde som kan vara blankt eller ett bestämt värde. Om Ifyllt har angivits till Ska anges är detta värde ett förslagsvärde. Om Ifyllt har angetts till Fast kan man inte ändra värdet vid registrering. Anger att de konton som är kopplade till denna regel endast får användas i kombination med vissa värden. T ex om det vid Motpart står relation Konto så innebär det att de konton som har denna regel endast får användas i kombination med vissa motparter. För att se vilka motparter som kan användas för kontot följ instruktionerna nedan under Vilka relationer finns för kontot? Markera med X för att systemet ska kontrollera att användaren tillhör giltig roll vid registrering av fakturor. (används ej av Göteborgs Stad) Kontroll sker mot valutakodtabellen. I nuläget används endast SEK men när utländska fakturor skall hanteras i Agresso kan andra valutor komma att behöva hanteras. Anger om momskoden skall vara möjlig att ange eller om en förvald används som förslag eller fast. Momskoden kontrolleras mot momsregistret. Momssystem Momssystemet skall alltid vara valfri. Under tabellen: Belopp Dim1 7 Bel 3 Mängd Debet/kredit Ska anges innebär att det ska gå att registrera ett belopp. Fast innebär att ingen manuell bokföring kan ske på kontot, belopp kan inte registreras Beloppet räknas ut utifrån vad som angivits på begreppsvärdet (används ej i Göteborgs Stad). Belopp i t ex koncernrapporteringskurs. Låter dig göra en automatisk valutaomvandling. (används ej i Göteborgs Stad). Enhet för mängdregistrering, t ex timmar. Mängd kan anges som decimaltal. (används ej i Göteborgs Stad). Beloppstyp vid registrering: Fn sker inte beloppskontroll på något konto i Göteborgs Stad. Debet - Debetbelopp. Kan ändras vid registrering Kredit - Kreditbelopp. Kan ändras vid registrering Normal - Ingen kontroll av tecken Antal Enhet för antalsregistrering, t ex styck (används ej i Göteborgs Stad).

31 31 (112) Mall Text Används för att förenkla registreringen av vissa typer av verifikationer. Anges t ex Anläggning i rutan kan man vid verifikationsregistrering fylla i anläggningens nummer och få upp den kontering man registrerat i anläggningsregistret med automatik används ej i Göteborgs Stad). Markeras om man vill kunna ange verifikationstext. Skall alltid vara markerad. Vilka relationer finns för kontot? Nedanstående regel har en relation mellan Projekt och Konto, dvs för varje konto som har denna regel har definieras vilka projekt som kan förekomma, t ex endast projekt som börjar på I*. Det är vanligt att reglerna innehåller en relation mellan Motpart och konto, dvs för kontot som använder regeln finns definierat vilka motparter som är tillåtna. För att kontrollera relationen mellan konto och projekt, dvs vilka projekt som får användas på kontot ställer man nedanstående fråga och fyller i de grå fälten samt trycker F7. I de vita fälten visas då vilka värden för Projekt som är godkända för kontot. I frågan ska alltid KONTO fyllas i under Relation och i Rel.väde anges det aktuella kontot. Det begrepp som har relationen (i detta fall projekt) anges under Begrepp. Man varierar alltså Kontot och Begreppet. Om regeln istället har relation mellan motpart och konto anges istället MOTPART som Begrepp.

32 32 (112) 2.4 Verifikationstyper och verifikationsserier Verifikationstyp En verifikation balanserar alltid D/K i en period. Varje verifikation i Agresso har en verifikationstyp (vertyp) och ett verifikationsnummer. Verifikationstypen används för att kunna spåra vilken typ av bokföringsorder som registrerats eller varifrån transaktionerna har sitt ursprung. För transaktioner som kommer från försystem kommer verifikationstypen att visa från vilket försystem som verifikationen har sitt ursprung. Vertyp används också för att styra om verifikationerna skall gå i attestflöde eller ej. (Samma attesthantering gäller alltså för alla verifikationer med samma vertyp). Om en BFO skall gå i attestflöde kommer den att genomgå två steg, först vara ankomstregistrerad och därefter blir definitivbokförd. Dessa två status har olika vertyper och det är endast vertypen för definitivbokföringen som kommer att ses i huvudboken. Vertypen kan också användas för att kunna särskilja den typ av bokföring som görs som interimsbokningar vid periodbokslut och som skall vändas i en kommande månad Vändas. Genom att ge dessa en egen vertyp så kan denna typ av bokningar lättare urskiljas i redovisningen. Verifikationstyper för registrering av BFO Vertyp H0 är vanlig bokföringsorder. Vertypen blir direkt definitivbokförd utan att attesteras i Agresso. Vertyp H1 är också en bokföringsorder som definitivbokförs direkt utan att den går i attestflöde i Agresso. Denna vertyp är tänkt att användas för Vändas så att dessa kan skiljas ut från övrig bokföring. Vändningen sker inte med automatik utan man måste trycka på Periodisera. Se vidare under 3.4. Vertyp H2 ser likadan ut som H0 med den skillnaden att den går på attest i Agresso innan den definitivbokförs (den blir alltså endast ankomstregistrerad vid registreringen). Vid definitivbokningen blir vertypen lika med H3 och det är denna vertyp som kommer att återfinnas i huvudboken. Vertyp H8 skall användas för vändas som skall gå i attestflöde. H8 är alltså en H1 med attest. Vid definitivbokföringen blir vertypen lika med H9. Dessa kan endast göras via Excelerator. Övriga verifikationstyper En verifikation skapas inte förrän en försäljningsorder faktureras i Agresso. För försäljningsorder som importeras från försystem kommer vertyp att bli samma som ordernummertyp (börjar alltid på E, F eller G). Vid integration av bokföringsorder (GL07/GL07-AP) måste försystemet ange rätt verifikationstyp. De verifikationstyper som ska används för bokföring från försystem börjar alltid på U. Leverantörsfakturor från Winst kommer att ha vertyp LA (ankomst) och LD (definitivbokföring) och Makuleringar LM. Den månadsvisa bokföringen av ankomstbokförda leverantörsfakturor, som görs för att boka upp ingående moms (och vändning dito) kommer att få vertyp LB. Vid periodisering (tidigare Fper) skapas en ny verifikation i de framtida månaderna. Dessa får en egen vertyp som heter RJ Vid reverseringar kommer också egna vertyper att användas; LR för reversering av en leverantörsfaktura och HR för en reversering av huvudboksverifikation. HM används när bokföring skall ske samtidigt i samma bokföringsorder för flera förvaltningar. Denna typ av bokföringsorder används vid start endast av 900. En sådan bokföringsorder går inte att registrera i Agresso utan denna måste läsas in via en exceleratormall. Bokningen måste balansera per redovisningsenhet, motbokning görs på konto 1998.

33 33 (112) För alla inbetalningar används vertyper som börjar på O. O1 och O2 anger att inbetalning kommit via bank, O3 att inbetalning kommit via Inkasso. O9 används för alla manuella bokningar i kundreskontran (kvittning, betalning etc.). Endast de vertyper som respektive RE använder kommer att finnas tillgängliga i redovisningsenheten. Vertyp O9 kommer att finnas valbar i samtliga redovisningsenheter men skall endast användas av Intraservice för manuella bokningar i kundreskontran Verifikationsnummer Verifikationsnummer sätts som ett löpnummer per redovisningsenhet. Varje verifikationstyp har inte sin egen serie utan flertalet verifikationstyper kommer att dela verifikationsnummerserie. Verifikationsnumret sätts av Agresso vid fakturering med en gemensam serie per redovisningsenhet för alla fakturor (som börjar med 7 och är samma som fakturanummer) eller vid inläsning av verifikationer i huvudboken i en gemensam serie (som börjar med 19). Manuellt registrerade bokföringsorder eller exceleratormallar utan attest får en egen vernummerserie (10*) för förvaltningen vilket gör att dessa kan tas ut och sättas i vernummerordning. Manuellt registrerade bokföringsorder eller exceleratormallar med attest har en annan vernummerserie (11*). Verifikationer som läses in från försystem och verifikationer som skapas i Agresso vid olika bearbetningar eller från kundreskontran eller anläggningsregistret har också egna verifikationstyper och verifikationsnummerserier Verifikationsnummer från Winst fortsätter på samma sätt som tidigare med förändringen att verifikationsnumret får en 1 efter prefixet. 3 Huvudboksverifikationer 3.1 Registrering Vid Verifikationsregistrering bokför du huvudboksverifikationer dvs. verifikationer som inte innehåller konteringar mot reskontror. I samma skärmbild kan du dessutom: - Spara verifikationer som mallar - Omkontera (vända eller backa) del av verifikation automatiskt med referens till ursprunglig verifikation Tillvägagångssätt 1. Välj vilken typ av verifikation som du ska registrera När du ska bokföra en verifikation i huvudboken klickar du på Agresso Gemensam i huvudmenyn. Öppna sedan mappen Huvudbok och välj antingen Ankomstregistrering huvudbokstransaktioner om bokföringsordern ska ut på attest alternativt Verifikationsregistrering om bokföringsordern inte kräver attest.

34 34 (112) När du har valt vilken typ av registrering som ska användas visas skärmbilden Byt verifikationspost. 2. Välj verifikationspost, med verfikationspost menas vertyp. När du väljer registrering huvudbokstransaktion i Agresso Huvudbok, visas skärmbilden som innehåller tillgängliga verifikationstyper. Här framkommer de verifikationstyper med öppna verifikationsposter/buntar som är aktuella för Ankomst- resp Verifikationsregistrering beroende på vilket menyval man gjort. Fältförklaring VT TS Bunt ID Period Beskrivning Nästa ver.nr S BK Verifikationstyp Verifikationsnummerserie Ett löpnummer Bokföringsperiod Beskrivning av verifikationstypen. Nästa verifikationsnummer som kommer att bli tilldelat. Status Behandlingskod För att välja registrering av huvudboksverifikation måste du klicka på raden för önskad verifikationstyp. Bilden för registrering av huvudboksverifikationer visas. Om bara en verifikationspost är tillgänglig kommer Agresso automatiskt att välja denna och gå direkt till skärmbilden för registrering dvs. du får aldrig upp skärmbilden Byt verifikationspost. 3. Skärmbilden där du registrerar huvudboksverifikationer visas på skärmen:

35 35 (112) 4. Markören står i fältet Period och föreslår den period som är definierad som aktuell period i Agresso. Stämmer denna, tryck TAB, om inte ändra till korrekt period. 5. Du hamnar nu i fältet för Verifikationsdatum. Om förslaget, dvs. dagens datum är korrekt, tryck TAB, om inte ändra till korrekt datum (kan vara aktuellt när t ex en dagrapport bokförs). 6. Markören står i fältet för Konto. Agresso väntar på att du ska ange ett konto. Du anger det första kontot från ditt bokföringsunderlag och trycker TAB. För att söka giltiga värden kan Fälthjälpen användas. Se avsnitt Fälthjälp När du anger konto i fältet Konto på registreringsraden kommer Dim 1-7 att bli visade med ledtexter i förhållande till kontots konteringsregel. Registrera värden i eventuella öppna konteringsdimensioner. I fältet Valutabelopp anger du beloppet från bokföringsunderlaget med ett minustecken för kreditbelopp och utan tecken för debetbelopp. I fältet Text anger du den verifikationstext du vill få med till Huvudboken som information om transaktionen. När du är färdig med registreringen av en transaktionsrad väljer du Behåll, (F11) alt. att du har inställningen Autobehåll i ditt fönsteralternativ. Raden läggs till i konteringsfältet. Fyll i ytterligare transaktionsrader. Ange nytt konto och tryck TAB. Fortsätt på detta sätt tills det att du lagt in samtliga transaktionsrader från bokföringsunderlaget. Verifikationen måste vara debet/kredit balanserad för att verifikationen ska kunna sparas. När verifikationen balanserar finns det ett X i summa rutan. När du är helt klar sparar du hela verifikationen genom att välja Spara. Du får ett verifikationsnummer på skärmen, som bekräftelse på att lagring skett.

36 36 (112) 7. Registrera nästa verifikation Markören har nu återigen placerat sig i fältet Period. Vill du fortsätta att registrera ytterligare verifikationer kan du fortsätta som beskrivet ovan Registrering av verifikation med moms Momskod är en del av konteringen och har två viktiga funktioner. Dels anger den vilken %-sats som ska användas för momsberäkning (vid fakturering av en försäljningsorder eller vid registrering i BFO), dels lagras den på försäljningstransaktionen i huvudboken och används för att ta fram uppgift om omsättning för respektive moms-% i samband med momsrapportering. Momskoden kommer att ha betydelse för bokföring och beräkning av utgående moms. För ingående moms kommer en manuell hantering på samma sätt som tidigare att användas och momskoden är då alltid 0. Momskoder Följande momskoder finns i Agresso. Förvaltningen ser endast de som är aktuella. Momskod Moms-% Beskrivning Utgående moms, 25 % Utgående moms, 12 % 22 6 Utgående moms, 6 % 23 0 Utgående moms, 0 % Utgående moms egna uttag, 25 % Utgående moms vid frivillig skattskyldighet Utgående moms vid vinstmarginalbeskattning 0 - Ingen moms, 0 %, Ingående moms eller ingen moms. Momskod 23 och momskod 0 Det finns två momskoder som båda uttrycker 0 %. Momskod 23 (=0%) skall användas vid all försäljning (i försäljningsorder eller vid registrering av kontantförsäljning i BFO) där momsen skall vara 0 %. Momskod 0 skall användas vid interimsbokföring av försäljning som alltid skall göras utan moms. För ingående moms används alltid momskod 0 (=0 %). Om man använder momskod 0 vid registrering av försäljningsorder kommer momsens hantering vid faktureringen att kunna bli fel om kunden t ex skall ha en elektronisk faktura. Alla transaktioner med momskod 23 kommer att visas i momsrapportens nedre del (Momsfri omsättning) medan transaktioner med momskod 0 inte kommer att tas med i momsrapporten. Läs mer under avsnittet moms i Fördjupningsdokumentet. Utgående moms I Agresso sker merparten av all bokföring av utgående moms med automatik av Agresso. Momskod är därför obligatorisk att ange vid kontering av försäljning. Kontona för utgående moms

37 37 (112) skall alltså normalt inte konteras manuellt. Enda tillfället när detta görs är vid eventuella felrättningar. Vid integration från försystem eller vid registrering av en försäljningsorder kommer alltid momskod att ges av artikelgrupp/artikel. När intäkter bokförs manuellt via bokföringsorder som registreras i Agresso kommer momsraden att beräknas och bokföras automatiskt utifrån momskoden på intäktskonteringen vid registreringen. I vissa fall kan den vara fast för kontot via kontots konteringsregel, men i många fall måste denna registreras av användaren. Konteringsregler på kontona styr användningen av momskod. För merparten av konton i klass 3 och för ett fåtal andra konton som kan användas för försäljning är den obligatorisk att ange medan momskod för övriga konton sätts till 0. Det är viktigt att den som upprättar en bokföringsorder för försäljning använder ett konto som kräver momskod (i klass 3) så att momsen blir automatiskt beräknad eftersom momskoden annars kommer att sättas till 0 med automatik och omsättningen då inte kommer att bli korrekt i förhållande till utgående moms. Avstämningar måste göras löpande för att säkerställa detta. Om en för perioden momspliktig försäljning skall bokas via bokföringsorder, t ex via en dagrapport, skall vertyp H0 (BFO utan attest) eller H2 (BFO med attest) användas. Korrekt momskod skall då anges. H1 (vändas utan attest) och H8 (vändas med attest) skall inte användas. Om en interimsbokning skall göras av en inkomst/intäkt skall alltid momskoden anges till 0. Ingen momsrad kommer då att skapas och ingen momsrad skall läggas till manuellt!! Vid inläsning av bokföringsorder från försystem och via registrering i exceleratormallar skall eventuell moms alltid manuellt konteras på en egen rad. Vid periodisering av inkomster (i försäljningsorder eller via bokföringsorder) kommer periodiseringstransaktionerna alltid att få momskod 0. Det innebär att det fakturerade/bokförda grundbeloppet kommer att få korrekt momskod och påverka omsättningen medan periodiseringen inte kommer att påverka det momspliktiga beloppet i innevarande eller kommande perioder. Tänkt på att om fakturering gjort med fel momskod måste rättning ske genom att den felaktiga raden krediteras och faktureras på nytt med korrekt momskod, enbart moms skall ej faktureras. Om inte kommer inte moms och omsättning per momskod att stämma. Ingående moms Momskoden kommer inte att ha samma betydelse för ingående moms, vilket innebär att för alla övriga konton (konton som inte används för fakturering) kommer momskoden att sättas till 0 med automatik. Beloppen för ingående moms kommer alltid att hämtas från kontona för ingående moms. Inga inköp kommer att markeras med momskod för ingående moms. I momsrapporten lämnas ingen uppgift om inköp utan endast beloppet för ingående moms. I Winst finns inte momskod med för kontering. Alla konteringar från Winst kommer att få momskod = 0. Ingående moms från fakturorna bokförs på korrekta konton för ingående moms. Förvaltningarna skall tillse att det inte finns några försäljningskonton tillgängliga för kontering i Winst som inte har momskod fast eller som förslag. Omvänd beskattning För inköp med omvänd skattskyldighet, utländska fakturor, måste momsen alltid beräknas och bokföras manuellt antingen i Winst vid kontering av faktura eller senare som en justering i en bokföringsorder i Agresso. Regelverk för när och hur finns att läsa i anvisningar från Skatteverket.

38 38 (112) Vid hantering av fakturor med omvänd beskattning i Winst eller i Agresso (dagrapport/bokföringsorder) skall fiktivt beräknat momsbelopp läggas till som två transaktioner, en i kredit 264*/265* och en i debet 1675 (netto 0). Moms vid internfakturering Vid registrering av försäljningsorder till N- eller I-kund kommer alltid momsen att bli 0 även om momskoden på konteringsraden anger en annan momssats. Detta styrs genom att dessa kunder har försetts med ett annat momssystem (se nedan) Fälthjälp Om något av de konteringsvärden du försöker ange inte är ett giltigt värde kan du använda funktionen Fälthjälp för att leta reda på giltiga värden. Detta gör du genom att stå i det fält som du vill få information om (t.ex. Ansvar) och sedan välja Fälthjälp, F9. Du får nu upp en ny skärmbild där du kan begränsa din sökning. När du gjort detta väljer du Sök, F7. Du får upp vilka giltiga värden som finns för begreppet enligt dina sökvillkor. Du tar med dig värdet du ska använda till registreringsbilden genom att dubbelklicka på den raden. 3.2 Konteringsmallar Vid registrering av verifikation kan det ofta vara önskvärt att ha möjlighet att hämta fram en färdig konteringsmall till registreringsbilden. Det gäller exempelvis om samma typ av bokföring återkommer med jämna mellanrum. Detta är speciellt användbart när en verifikation innehåller många transaktioner Spara verifikation som mall 1. Registrera en verifikation (utan att spara) på vanligt sätt. 2. Välj istället Mall/Spara mall. 3. Fyll i den beskrivningstext som du vill lägga på mallen. Välj OK.

39 39 (112) Verifikationsraderna är nu sparade som en mall, och finns att välja under Hämta mall Hämta mall För att hämta fram en konteringsmall gör du på följande sätt: 1. Gå in i skärmbilden för verifikationsregistrering. 2. Ange period och verifikationsdatum. 3. Välj kommandot Mall/Hämta mall. 4. Fyll i eventuellt sökkriterier, t ex din beskrivningstext, välj Sök F7. 5. Följande bild visas på skärmen: Automatiskt får du fram de mallar som du skapat. Blanka ut användare och välj Sök (F7) så får du se alla konteringsmallar oavsett vem som skapat den. 6. Klicka på den konteringsmall du önskar använda. Den valda verifikationsmallen hämtas till registreringsbilden, se nedan: Du har nu möjlighet att: - Spara verifikationen direkt genom att använda kommandot Spara F12 Eller - Göra ändringar och därefter Spara F12.

40 40 (112) Själva mallen ligger fortfarande tillgänglig och kan hämtas upp för bokföring vid senare behov. - Lägga till ytterligare rader i verifikationen. Som inte finns i mallen. - Ta bort rader som finns i mallen som du inte vill använda Ändra i en befintlig mall Det går inte att ändra i en befintlig konteringsmall. Om du önskar modifiera mallen måste du istället hämta upp den, göra nödvändiga ändringar och sedan spara mallen som en ny: 1. Gå in i skärmbilden för verifikationsregistrering. 2. Välj kommandot Hämta mall. 3. Välj Sök. 4. Välj den mall som ska ändras. Konteringsmallen hämtas till registreringsbilden. 5. I registreringsbilden gör du de ändringar/tillägg av konteringsmallen som behövs. Ändringarna registreras direkt i tabellfältet. 6. Spara konteringsmallen. Välj Spara mall. 7. Ange en beskrivande text till konteringsmallen och klicka OK. Den ändrade konteringsmallen sparas som en ny. Den ursprungliga konteringsmallen finns kvar oförändrad, är den inte längre aktuell, bör den tas bort, kan endast göras i Desktop Ta bort rader Om du vill ta bort rader innan du sparar verifikationen 1. Markera raden du vill ta bort 2. Välj Redigera i Verktygsmenyn och sedan Radera rad 3. Raden är nu borttagen Ta bort en befintlig mall 1. Gå in i skärmbilden för verifikationsregistrering. 2. Välj kommandot Hämta mall. 3. Välj Sök F7. 4. Markera den mall som ska tas bort. 5. Välj Redigera och Radera rad

41 41 (112) 3.3 Periodisering via nycklar (fördelning över flera perioder) Vid verifikationsregistrering är det möjligt att fördela transaktioner mot huvudboken över flera perioder, dvs. periodisera kostnader/intäkter. Detta kan t ex vara aktuellt avseende hyreskostnader. 1. Kontera verifikationen. Efter att du fyllt i belopp aktiveras verktyget Period via nycklar. 2. Klicka på Period. via nycklar. 3. Välj den fördelning du vill genom att välja preiodiseringsnyckel i rullistan. 4. Välj även vilken period du vill att fördelningen ska starta i. Agresso föreslår innevarande period. 5. Välj OK Vid lagring av den periodiserade verifikationen kommer det automatiskt att skapas motkonteringar till de periodiserade kostnaderna/intäkterna. Varje periodisering tilldelas ett verifikationsnummer, dvs. ett verifikationsnummer per period. Verifikationstexten på de periodiserade transaktionerna blir automatiskt Periodisera + verifikationsnummer.

42 42 (112) 3.4 Vändas (Periodisera) När man arbetar med periodbokslut så görs många interimsbokningar för att få ett korrekt periodiserat periodresultat. Dessa interims-fodringar och skulder som då uppstår beräknas vid varje bokslut och återförs sedan i sin helhet i kommande period för att sedan på nytt beräknas och bokföras vid kommande periodbokslut. I Agresso finns en funktion som kan användas för att stödja denna hantering och den betecknas med Periodisera (inte samma sak som periodisering). För att undvika sammanblandning med periodisering har begreppet Vändas behållits från tidigare och används för den typ av verifikation som skall vändas i en kommande period (nästa eller framtida) och där vändningen får samma vertyp som ursprungsbokningen. En vändning av en verifikation kan också göras med hjälp av Reversering men om denna funktion används kommer vertypen att bli HR på den vända transaktionen och reverseringen måste göras i en reverseringsprocess med reverseringsförslag och reverseringsbekräftelse Tillvägagångssätt 1. Registrera dina verifikationsrader 2. Innan du sparar väljer du Periodisera i verktygsmenyn 3. Välj den period som du vill att vändning skall ske Dubbelklicka på perioden alt markera och välj OK 4. Spara F12 Nu skapas en verifikation i innevarande period och en verifikation med omvänt tecken i den period som valts för vändning. Båda verifikaten (vändningen samt ursprungsbokningen) får samma vertyp. 3.5 Definitivbokföring av huvudboksverifikationer De verifikationer som har ankomstregistrerats som H2 eller H8 och därmed skickats ut för attest i Agresso måste efter attesten definitivbokföras för att de skall uppdatera huvudboken. Detta görs genom att en körning som heter EI03 startas i Agresso. Vid definitivbokföringen kommer vertypen att ändras till H3 respektive H9. Det går inte att göra urval på vissa verifikationer (endast på period) utan alla förvaltningens ankomstregistrerade och attesterade BFO kommer att bokföras vid körningen. 1. För att starta körningen/rapporten Gå till Agresso Ekonomi/Huvudbok/Registrering/Definitivbokföring attesterade fakturor Välj rätt variant av rapporten beroende på vilken typ av verifikation som skall definitivregistreras. Rapporten som inleds med H3 skall användas för definitivregistering av H2. Den översta rapporten

43 43 (112) som inleds med H9 skall användas för definitivregistrering av H8 och den andra rapporten som inleds med H9 skall användas för bokföring av (vändningen) reverseringen av H9 i kommande period. 2. Definitivbokföring av ankomstregistrerade H2 eller H8: Om det är verifikationer som är ankomstregistrerade som H2 eller H8 som skall definitivbokföras väljer du rapporten som heter H3 Bokf attesterade HB poster BFO respektive H9 bokf. Attesterade Vändningar BFO innevarande (H8). 3. Fyll i rapportbeställningen enligt följande: 4. Välj bokföringsperiod ( aktuell period i systemet visas som förslag i H3). Vid månadsskiften blir det extra viktigt att tänka på att bokföringsperiod blir korrekt. Om aktuell period har ändrats i systemet (dag 4, kl 16:00) måste bokföringsperioden ändras till föregående period om bokföringen avser den föregående månaden. 5. Fälten Från period och Till period anger vilka ankomstregistrerade verifikationer som skall tas med för definitivbokföring. De relaterar till vilken bokföringsperiod som angetts på ankomstregistreringen. Fältet Period från skall i normalfallet vara och detta värde skall anges när bokföring skall ske i innevarande period under månaden eller när bokföring skall ske på en tidigare månad (vid årsbokslutet). Om definitivbokföring skall ske i en senare period måste Från period från ändras till den framtida perioden. T ex om man befinner sig i arbetsdag 5 i mars och skall göra en definitivbokföring av en

44 44 (112) Dagrapport som avser april skall man ändra Från period till april för att undvika att ev BFO som avser mars också blir bokförda i april. 6. Fältet Till period skall oftast alltid vara samma som bokföringsperiod. Till perioden kan behöva ändras till en senare period om det finns ev ankomstregistreringar med bokföringsperiod i kommande månader som skall tas med för bokföring i den period som anges som bokföringsperiod. Sammanfattning definitivbokföring av vertyp H2/H3 och H8/H9: I H2/H3 kommer systemet att lägga ut datum som förslag, i H8/H9 kommer fälten att vara tomma och måste alltid fyllas i av användaren. När endast innevarande och framtida bokföringsperioder är öppna: Definitivbokföring av en BFO med bokföringsperiod i innevarande månad: Bokföringsperiod = innevarande period Från period = Till period = innevarande period När definitivbokföring skall göras för en BFO med framtida bokföringsperiod (när en BFO för framtida perioder lagts in i systemet T ex när en BFO läggs in i januari som avser mars.): Bokföringsperiod = skall vara den framtida perioden Från period = skall vara den framtida perioden. Till period = skall vara den framtida perioden. När föregående, innevarande och framtida bokföringsperioder är öppna (arbetsdag 5-8): När definitivbokföring skall göras för gamla bokföringsperioden efter att aktuell period ställts om i systemet (dag 5 fram till stängning av huvudboken). Bokföringsperiod = den period som bokföringen avser Från Period = Till period = Samma som bokföringsperiod När definitivbokföring skall göras för nya bokföringsperioden efter att aktuell period ställts om i systemet och (dag 5 fram till stängning av huvudboken). Bokföringsperiod = den period som bokföringen avser Från Period = skall vara den period som bokföringen avser, (för att undvika att ankomstregistrerade BFO som tillhör den gamla perioden skall tas med). Till period = Samma som bokföringsperiod 7. Starta rapporten genom att spara F12 8. Notera ordernummret på rapporten (visas när man tryckt F12. Rapporten som startar heter EI03. Rapportresultatet för EI03 är oftast inte det som är det intressanta att titta på, det är däremot resultatet av den GL07:a som EI03:an startar. GL07.an är den som bokför verifikationerna i huvudboken.

45 45 (112) 9. Kontrollera GL07 rapporten för att säkerställa att bokföringen har gått rätt. Om resulteatet av GL07 är en Avräkningslista har bokningen gått bra. Blir det däremot en Fellista måsta man hantera detta enligt avsnittet för Underhåll av försystemstransaktioner. 10. Definitivbokföring av vändning (reversering) av H8/H9. För vertyp H8/H9 måste en ytterligare definitivbokningar göras med bokföringsperiod i nästkommande månad för vändningen/reverseringen av uppbokningen. I denna rapport skall alla datum (bokföringsperiod, från period och till period) motsvara den framtida period där vändningen skall ske. Sök ut ej definitivbokförda BFO. För att kontrollera om det finns några BFO som är färdiga för definitivbokföring kan uppföljning av Ej definitivbokförda bokföringsordrar göras via: o o Kontrollera via Kontroll ankomstregistrerade bfo löpande att det inte finns verifikationer som inte har blivit definitivbokförda. Denna fråga visar alla BFO som är ankomstregistrerade. Dessa kan ligga för attest eller vara attesterade och ännu inte definitivbokförda. Denna fråga visar också om det finns ankomstregistrerade BFO som inte balanserar. Vid inläsning av H2/H8 (Bfo som går på attest) via exceleratormall finns ingen kontroll av att bokföringsordern balanserar. Kontroll sker först vid definitivbokföring. Frågan BFO klara för defbokning visar ankomstregistrerade BFO som är attesterade och som väntar på att definitivbokföring skall göras via EI03 alltså en delmängd av de transaktioner som visas i Kontroll ankomstregistrerade bfo. 3.6 Rättelser av huvudboksverifikationer Om du upptäcker att en redan sparad verifikation är felaktig har du möjlighet att återställa/omkontera den i sin helhet eller per transaktionsrad, med hjälp av funktionerna reversering eller omkontering. Båda tillvägagångssätten genererar en ny verifikation med den felaktiga verifikationen som underlag Omkontering 1. Gå in i skärmbilden för verifikationsregistrering. 2. Välj Verifikationspost Välj alltid H0 (endast H0 och H1 kan väljas). 3. Välj Omkontering.

46 46 (112) 4. I den dialogruta som kommer upp anger du det verifikationsnummer (även om denna har en annan vertyp än H0) du vill omkontera samt det aktuella sekvensnumret och trycker OK. Sekvensnummer är en numrering av transaktionerna inom en verifikation. Den första transaktionen får sekvensnummer noll, den andra får sekvensnummer ett, osv. (Sekvensnummer är alltid unikt för en rad men behöver inte alltid vara i nummerordning). Sekvensnummer kan sökas fram via Fråga Verifikation. Sekvensnummer 5. I registreringsbildens visas nu den aktuella raden från ursprungs verifikationen, men med omvänt tecken. Den skapade transaktionsraden har i fått en konteringstext som säger KORR dvs. period och verifikationsnummer på ursprungsverifikation.

47 47 (112) Komplettera verifikationen med korrekt motkontering och text. 6. Välj Spara F12. Du får ett verifikationsnummer på vanligt sätt. Den ursprungliga transaktionsraden är nu omkonterad/nollställd Reversering 1. Öppna skärmbilden Markera poster för reversering. 2. Tryck F7 3. Fyll i det verifikationsnummer som du vill reversera OBS! Det går ej att reverseratriggade verifikationer men ursprungstransaktionen går bra. 4. Välj OK 5. Markera med X det verifikationsrader som ska reverseras. Transaktionen måste balansera.

48 48 (112) 6. Välj Spara F12 7. Skapa ett Reverseringsförslag (Agresso Ekonomi/Huvudbok/Registrering/Reversering) 8. Välj i rullistan vilken typ av verifikation, Huvudboksverifikation 9. Kontrollera Period 10. Fyll i verifikationsdatum om något annat än dagens datum önskas. 11. Välj Spara Information om vilket ordernummer som din rapport fick visas i fönstret 12. Kontrollera din rapportbeställning genom att öppna Underhåll beställda rapporter 13. Klicka på rapporten för att öppna upp rapportresultatet.

49 49 (112) 14. Kontrollera att resultatet av ditt förslag har blivit som du önskade. 15. Om resultatet inte blev som du önskade alt för kontroll av förslaget gå till Underhåll av reverseringsförslag (AgressoEkonomi/Huvudbok/Registrering/Reversering/Underhållavreverseringsförslag) 16. Ange buntnumret som rapporten fick, ååmmdd+löpnummer 17. Om allt ser ut som du önskar gå till punkt 18. Om du istället önskar ta bort förslaget välj Redigera / Ta bort En kontroll fråga dyker upp och antingen svarar du Ja eller Nej. Om du istället vid körningen av förslaget angav fel period har du möjlighet att rätta till detta genom att välja Byt period. Ställ markören på en av raderna i förslaget och välj sedan Byt period. Ange den nya perioden, klicka OK.

50 50 (112) 18. Gå till Reverseringsbekräftelse (AgressoEkonomi/Huvudbok/Registrering/Reversering/Reverseringsbekräftelse) 19. Välj det Bunt ID som du fått på ditt reverseringsförslag i rullistan. 20. Välj även Reversering HB i rullistan, Verifikationstyp 21. Välj Spara F12 Information om vilket ordernummer som din rapport fick visas i fönstret 22. Kontrollera din rapportbeställning genom att öppna Underhåll beställda rapporter Nu är verifikationen reverserad När du ställer en fråga mot huvudboken t.ex. Fråga verifikation eller Fråga konto kan du se att verifikationen är en reversering, dels genom verifikationstexten som hänvisar till den ursprungliga verifikationen, och dels genom att verifikationstypen är RV. 3.7 Huvudboksverifikation via Excelerator Bokföringsorder i Agresso kan antingen registreras direkt i Agresso eller via import från Excelerator-mall. Excelerator är ett tillägg till Excel och innehåller ett antal funktioner som möjliggör en ihop koppling med Agresso. Tillägget erhålls per automatik när användaren läggs upp och aktiveras som Desktop-användare. En förutsättning för att använda Excelerator är att man arbetar i Desktop. Excelerator kan vara lämpligt vid registrering av en större mängd bokföringsrader (t ex större procentfördelningar man gjort i Excel för fördelning av kostnader/intäkter). Vid ett mer normalt antal bokföringsrader rekommenderas att man registrerar dessa direkt i Agresso via Web eller Desktop (beroende på vilket typ av användare man är). I Web och Desktop får man alla Agressos kontroller direkt.

51 51 (112) Man får även stöd av konteringsreglerna som döljer begrepp som inte ska förekomma på kontot (t ex Verk på balanskonton), vilket snabbar upp registreringen. I Excelerator sker inga kontroller mot Agresso. Kontrollerna sker först i samband med att man läser in posterna till Agresso. Excelerator fungerar som en vanlig filinläsning i det avseendet. Man kan alltså få felsignaler som måste åtgärdas innan posterna blir åtkomliga i Agresso. Förutom större fördelningar så måste vertyp H8 (uppbokningar för attest som reverseras i nästkommande period) göras via Excelerator. Det är inte möjligt att registrera poster som ska attesteras med reversering i nästkommande period direkt i Agresso. Det går alltså inte att registrera en vändning via knappen Periodisera. Däremot kan man alltid göra två H2 verifikationer, en för uppbokning och en med omvänt tecken för vändningen. Registrerar man enbart i Web så gäller denna rekommendation även vertyp H1 eftersom det inte är möjligt att registrera en bfo med reversering via Web Registrering 1. Öppna Excelerator via ikonen som heter Agresso Excelerator Prod. 2. Välj öppna via Arkiv. Där visas två mappar Mallar och Temp. 3. Välj Mallar. Följande mallar finns tillgängliga: Namnsättningen är gjord efter Vertyp i Agresso. Excelfilerna har sparats i mall-format vilket innebär att när man öppnar dem så öppnas de som en temporär fil i vanligt Excel-format. För att arbeta med dessa mallar har man två alternativ. Alt 1: Öppnar mallen och låt bli att spara när man stänger den. Det innebär att den alltid öppnas med samma utseende. Alt 2: Spara den på sin egen dator. Ordinarie kataloger är tillgängliga från Citrix-inloggningen (se bild nedan där C: H: och I: har markerats som exempel)

52 52 (112) Om man har en större fördelning som man vill ha som mall varje månad kan denna sparas ner på t ex H:, denna kan man spara till utan att gå in via Citrix-inloggning. Det är dock inte möjligt att bokföra i Agresso utan att gå via Citrix-inloggningen och därifrån plocka upp filen för bokföring i Agresso. Stora delar av bladet har skyddats för att hindra borttag av funktioner som gör att de går att använda för bokföring i Agresso. 4. Fyll i bokföringsperiod. Bokföringsperiod är normalt sett lika med aktuell period. Det är tekniskt möjligt att bokföra i en period längre fram. Däremot kommer inte Agresso att ta emot bokföring på stängda perioder bakåt i tiden. 5. Fyll i verdatum. Verdatum är ett datum som följer transaktionen, men inte styr bokföringsperiod. Använd dagens datum som verdatum. 6. Fyll i buntnr. Buntnr är ett temporärt nummer som används vid inläsning i Agresso. Om något signaleras vid inläsningen hittar man sina poster via buntnummer. När posterna blivit bokförda finns inte buntnumret kvar. Posterna ser man i Underhåll av försystemstransaktioner i Agresso Desktop. När man tittat här ser man samtliga förvaltningars buntar. Det gäller alltså att kunna identifiera sin bunt. Regeln är att sätta Förvaltningskod + datum(ååååmmdd) + signatur + löpnummer. Eftersom mallen innehåller ett förslag med ett buntnummer som börjar med 444 kan det vara bra

53 53 (112) att spara sin egen mall på H: och då ändra till sin egen förvaltnings prefix för att slippa ändra varje gång man öppnar en mall. Man kan också lägga in sin egen signatur. 7. Innan man börjar göra sin registrering eller allra senast innan man gör sin överföring måste man logga in mot Agresso. Även här fungerar Single Sign On (SSO-inloggning), men man måste först välja Tillägg och sedan trycka på knappen Login 8. Man kan antingen registrera direkt i cellerna nedan eller också klistra in via klippbordet. Om man har hela bfo:n i en egen mall i sin dator och man vill klistra in från den mallen måste man tänka på även på de kolumner som inte används precis som vid vilken annan Excel-inklistring som helst. Notera följande kring kolumnerna i Excel-arket: Momskod ska vara 0 såvida inte bokföring görs mot konto som kräver momskod (se utformningsprinciper för info om momskod). I fördelning period registreras periodnyckeln, någon av de upplagda periodnycklarna som finns tillgängliga i Agresso. I startmånad från bokföringsperiod fyller man i antal perioder framåt som periodiseringen ska starta. Är bokföringsperiod 03 och man anger 2 i startmånad innebär det att periodiseringen startar i period 05. Exempel finns även i kommentarsrutan som stöd vid registrering. Ska periodiseringen starta i innevarande bokföringsperioden lämnas kolumnen tom. Kreditposter registreras med minustecken och debet utan tecken. Kontrollera alltid att saldot är noll innan bokföring. Om en exceleratormall registreras med vertyp som skall gå på attest (H2 eller H8) kommer Agresso inte att kontrollera att verifikationen balanserar vid inläsningen. Det är först när BFO skall definitivbokföras som obalansen kommer att uppmärksammas genom att det inte är möjligt att köra definitivbokföring EI03 för den aktuella verifikationen. Om differensen är under 1 kr kommer differensen att bokföras på öresdifferenskontot i samband med definitivbokföringen. 9. När bokföringsordern är färdigregistrerad ska den bokföras, dvs att filöverföring görs till Agresso via s.k. Postbackmallar. Det är olika hantering beroende på vilken vertyp som ska bokföras.

54 54 (112) För bokföring av H0 och H2 gör på följande sätt 10. Gå in via Tillägg, välj bokför och välj Aktivt blad. För bokföring av H1 och H8 görs på följande sätt 11. Gå in via Tillägg, välj bokför och välj Alla blad. Dessa vertyper reverserar (vänder) bokföringen i nästkommande period. I det läget skickas två blad över. Reverseringsbladet är helt skyddat och är en kopia av det man lägger in på registreringsbladet men beloppen har omvänt tecken. Se exempel nedan: Reverseringsbladet ser ut på följande sätt: Båda bladen ska alltså bokföras och vid bokföring väljer man Alla blad. Inga kontroller mot giltighet på begreppsvärden eller kontroll mot Agressos konteringsregler kan göras vid registrering i Excelerator. 12. Kontrollera att överföringen till Agresso gått bra och att inga signaler finns 13. Kontrollera din rapportbeställning genom att öppna Underhåll beställda rapporter

55 55 (112) Har något signalerats återfinns dessa under buntid. I exemplet nedan finns inget signalerat vilket innebär att allt varit ok i förhållande till begreppsvärden och konteringsregler. Om något signalerats hade buntnamnet som angavs på bokföringsordern återfunnits här. Det är viktigt att man anger förvaltningsnumret först eftersom alla förvaltningars signaler visas för alla. För att hitta förvaltningens signaler är det enklast om buntnamnet börjar med förvaltningsnumret. Se nedan på exempel på buntnamn i en bfo från Excelerator: 3.8 Koppla dokument till verifikation Du kan koppla ihop dokument med verifikationer, bokföringsunderlag, bokförings specifikation eller likn. dokument, som du vill spara och kunna titta på när du tittar på verifikationen. 1. Sök fram verifikationen som du vill koppla ett dokument till

56 56 (112) 2. Klicka på 3. Ställ markören på Huvudboks bilaga 4. Välj Lägg till befintligt dokument i Verktygsmenyn 5. Klicka på bläddra och sök fram dokumentet som du vill koppla ihop med verifikationen 6. Markera dokumentet och klicka Open 7. Spara F12

57 57 (112) 4 Utdata Huvudbok Under Egen meny finns mappar som innehåller frågor, rapporter och vissa bearbetningar som du kommer att behöva både löpande under månaden och vid periodboksluten. Innehållet under Egen meny beskrivs mer ingående i dokumentet Utformningsprinciper fördjupning huvudbok och systemadministration. Under mappen Rapporter ligger vissa standardrapporter såsom saldolistor, råbalans och huvudbok. Dessa är inte anpassade för Göteborgs stad. I Rapportfliken (inte i mappen Rapporter) finns de viktigaste centrala rapporter och frågor som förvaltningen kan behöva för sin uppföljning. Det som visas under Rapportfliken är också de rapporter som visas under Rapporter i Web. Under mappen Huvudbok finns följande rapporter: Dessa frågor och rapporter finns också under Fråga verifikation och Fråga saldotabell.

58 58 (112) 4.1 Fråga verifikation I skärmbilden Fråga verifikation kan du ställa frågor på ankomstregistrerade transaktioner, huvudbokstransaktioner samt historiska (arkiverade transaktioner) huvudbokstransaktioner. I frågebilden kan du begränsa din sökning utifrån egna önskemål. Exempelvis kan du begränsa sökningen utifrån period, konto eller annan konteringsdimension. I detta avsnitt skall du endast ställa frågor på transaktioner i huvudboken Tillvägagångssätt 1. För att ställa frågor på verifikationer väljer du AgressoEkonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga Verifikation. Om du öppnar upp trädstrukturen under fråga verifikation hittar du flera redan fördefinierade frågor att använda dig av. Om ingen av dessa frågor passar det som du vill söka fram får du själv göra urval mm enligt instruktionerna nedan. 2. Skärmbilden Utökad fråga visas med skärmbilden Fråga verifikation i bakgrunden.

59 59 (112) När du har valt Fråga verifikation ger systemet alltid ett förslag till (kryss i Visa-kolumnen) att sökningen utförs med fälten Verifikationstyp, Verifikationsnummer, Sekvensnummer, Verifikationsdatum, Period, Konto, Ansvar, Projekt, Momskod, Text och Belopp. Detta förslag går ej att ändra på utan du får nu ta bort/lägga till dina egna sökvillkor. För att ta bort samtliga kryss klickar du på knappen. 3. Välj vilka sökkriterier du vill ha med genom attrutan Visa och välj OK. Skärmbilden Fråga verifikation visas med den information du önskat. 4. För att återvända till Utökad fråga väljer du kommandot Sök (F7) eller klicka på kikaren Fältförklaring A Ej bokförda poster B Huvudbok C Historiska poster Anger om sökningen ska omfatta ankomstregistrerade poster, poster ute på attest, dvs ankomstregistrerade bokföringsorder med vertyp H2 och H8 och ankomstregistrerade leverantörsfakturor. Anger om sökningen ska omfatta huvudboksposter, dvs definitivbokförda poster i huvudboken. Anger om sökningen ska omfatta historiska huvudboksposter. Poster blir historiska efter att specifik serverprocess körs. Görs först efter flera års användning av Agresso. Markerar alla fält så att de kommer med i sökningen. Tar bort markering och sökkriterier på alla fält som du tidigare har fyllt i. Flyttar innehållet i det markerade fältet en kolumn åt vänster i skärmbilden Fråga verifikation. Flyttar innehållet i det markerade fältet en kolumn åt höger i skärmbilden Fråga verifikation. Sparar dina markerade sökkriterier som frågemall. Visar bild för borttag av frågemallar. Kommando för att utföra sökningen med dina angivna sökkriterier. Resultatet visas i ett eget tabellfält (Fråga verifikation). Avslutar sökningens definition utan att utföra sökningen. Observera att du ej kan avbryta en påbörjad sökning. Aggregerat Anger om transaktionerna ska vara aggregerade eller inte.

60 60 (112) Skrivskyddat Antal rader Du slår av och på möjligheterna att registrera data i tabellfältet. Skärmbilden måste vara skrivskyddad för att avancerad frågemöjlighet ska kunna utnyttjas. Begränsar antal rader som ska visas i tabellfältet (kan ändras av systemadministratören). I övrigt varierar du sökresultatet på följande sätt: Du kan se texter till de olika begreppen genom att kryssa i Text Ange med kryss vilka kolumner du vill se (Visa) Du kan själv bestämma text till rubrikerna i sökresultatet genom att ändra angiven text (kolumnnamn) Du kan ange intervall på sökvärden (Från och Till) Ange om du vill ha delsummeringar i bilden (Delsum) Ange ordningstal om du vill styra sorteringsordningen (Sort) Visa Sort Delsum Text Från Vill du ha med t.ex. konto i sökningen så kryssar du i rutan, annars inte. Anger sortering i sökningen. Registrera 1 på den rad som ska ligga först i sorteringen. Registrera 2 på den rad som ska vara tvåa i sorteringen osv. Sjunkande sortering anges med ett minustecknen för siffran, t.ex. -1. Anger om beloppsfältet ska delsummeras. Du bör ha angivit sortering på de fält du vill delsummera. Ange om beskrivningen till fältets värde skall visas i egen kolumn i resultatet, t.ex. att konto 5013 avser Hotell och logi - Sverige. Ange eventuella sökintervall. I Från-kolumnen kan du använda s.k. jokertecken. Ersätter hur många tecken som helst (även inget tecken). Ange 3* och systemet söker endast ut alla transaktioner som är bokförda på konton i kontoklass 3. Om du anger konto 5013 i Från-kolumnen, kommer systemet automatiskt också att använda samma värde som sökkriterium i Till-kolumnen.

61 61 (112) Till Ange eventuella sökintervall. I Till-kolumnerna kan du också använda s.k. jokertecken men asterisken (*) har här en annan innebörd än i Frånkolumnen: Används * asterisken i tillkolumnen tolkas värdet som ett till värde, inte som till och med, ex. 3*-4* medför att enbart kontoklass 3 kommer med i resultatet. Vill du t.ex. söka på samtliga transaktioner i kontoklasserna 3 och 4 anger du Från: 3* och Till: 4999 eller Från: 3* och Till: 5* Sökfält Nedan följer en förklaring till kolumnnamnen i Utökad fråga: VT Ver.nr Verifikationstyp. Verifikationsnummer. # Sekvensnummer. Ver.datum Period Konto Ansvar Projekt Spec/Anl Akt/AO Objekt Verk Motpart MK MS Text Belopp Belopp 3 Belopp 4 Buntnr Val Valutabelopp Mängd Val.datum År Verifikationsdatum. Bokföringsperiod. Konto. Ansvar Projekt Spec Akt/AO Objekt Verk Motpart Momskod. Momssystem. Verifikationstext. Belopp i företagsvaluta. Belopp omräknat enligt alternativ valutakurstyp. (Används ej i Göteborgs Stad) Belopp omräknat enligt alternativ valutakurstyp. (Används ej i Göteborgs Stad) Buntnummer (endast ett löpnummer och går ej att använda för sökning) Valuta. Ursprungligt belopp i valuta. Belopp 2. Kan också användas till statistik. (Används ej i Göteborgs Stad) Valuteringsdatum. (är i Gbg samma som verifikationsdatum) Bokföringsår.

62 62 (112) Resk.nr Reskontranummer (leverantörsnummer eller kundnummer). Finns för leverantörsfakturor och kundfakturor. R Reskontratyp. (Leverantörsreskontra = P, Kundreskontra = R) Fakturanr Ordernr Radnummer Antal S Fakturanummer. Ordernummer. Radnummer (AGRESSO Avtalsredovisning, används ej i Göteborgs Stad). Statistikfält. (Används ej i Göteborgs Stad) Status. BI1 Begreppsidentitet för konteringsdimension 1 2. BI2 Begreppsidentitet för konteringsdimension 2. BI3 Begreppsidentitet för konteringsdimension 3. BI4 Begreppsidentitet för konteringsdimension 4. BI5 Begreppsidentitet för konteringsdimension 5. BI6 Begreppsidentitet för konteringsdimension 6. BI7 Begreppsidentitet för konteringsdimension 7. Uppdaterat Användare Ext trans.källa Datum och klockslag för bokföring av verifikationen. Användare som registrerat verifikationen. Extern transaktionskälla, t ex faktura länk från Winst ## Visar antal fysiska förekomster som ligger till grund för en aggregerad rad i tabellfältet Delsummenivåer Om du utför sökningar där du använder dig av delsummor, kan du i skärmbilden Fråga verifikation visa olika delsummenivåer. Du använder dig av delsummenivåer genom att ange kommandot Första (visar enbart högsta delsumman), Förra (minskar detaljeringsnivån med en delsummenivå), Nästa (ökar detaljeringsnivån med en delsummenivå) eller Sista (visar alla delsummor och detaljrader). Du kan också använda knapparna för att använda dig av delsummenivåer Verifikationsdetaljer zoom Om du önskar detaljupplysningar om varje enskild transaktion, 1. Välj kommandot Zoom (Alt+F6), dubbelklicka på raden eller klicka på. Sökningen får inte vara aggregerad när Zoom skall användas i Fråga verifikation. 2 I Göteborgs Stad används endast ett begrepp per konteringsdimension varför BI1-BI7 inte behöver användas. Använd istället koddelar ovan.

63 63 (112) Kommandot Filter Med hjälp av kommandot Filter kan du utföra sökningar i princip på samma sätt som i ovanstående exempel. I stället för att selektera ut t ex kst 100 i Från kolumnen gör du så här: Gör en sökning utan selektering. Placera sedan markören på en av transaktionsraderna som innehåller kst 100. Välj kommandot Filter. Resultat, se nedan. Markera kst Frågemallar Fråga verifikation I skärmbilden Fråga verifikation kan du utifrån en färdig fråga skapa en mall. Den kan antingen vara Privat eller Global (d v s vara tillgänglig för andra användare inom RE). I normalfallet skall alltid Privat användas. Det är endast när en fråga skall vara tillgänglig för samtliga användare i Redovisningsenheten som Global skall användas. Förvaltningen måste ha en rutin för hur och när global skall användas.

64 64 (112) Tillvägagångssätt 1. När du skapat en fråga som du vill spara som mall i Agresso så klickar du på knappen Spara. I nästa ruta skriver du en beskrivning på vad mallen ska heta, om den ska vara i Utökat eller Enkelt frågeläge (för Fråga verifikation är det vanligaste alternativet Utökad). Du väljer också om frågan ska vara Global eller Privat I normalfallet Privat se ovan. Du kan också välja Automatisk sökning som innebär att att Agresso kommer att starta frågan automatiskt (utan att sökvillkor behöver fyllas i). Om du bockar i rutan Använd som förslag så innebär det att varje gång du väljer Fråga verifikation så kommer denna mall upp som förslag. Klicka OK så sparas mallen. När mallen är sparad så ligger den dels om ett alternativ i Fråga verifikation samt som en egen menypunkt under Fråga verifikation.

65 65 (112) Ta bort mall Ta fram aktuell mall i Fråga verifikation. Klicka på knappen Ta bort. Markera den mall som ska tas bort och tryck OK. Mallen är nu borttagen Praktiska tips - Begränsa frågan! Söktiden reduceras och det blir högre kvalitet på ditt resultat. - Hittar du inte det du söker fast det borde finnas? Kontrollera sökningen, kanske har du glömt ett viktigt kriterium eller tagit med ett som inte borde finnas?

66 66 (112) 4.2 Fråga saldotabell Allmänt Saldotabeller är egna register, en tabell med summor, som innehåller Huvudbokens transaktioner på aggregerad nivå. Saldotabellen aggregeras/summeras på ett urval av konteringsbegrepp från huvudboken (t.ex. Konto, Ansvar, Projekt,). Saldotabeller används när man vill ställa aggregerade frågor mot databasen och sedan eventuellt göra rapportutskrifter. Agresso levereras med flera standardsaldotabeller. Dessa kan kompletteras med helt egendefinierade tabeller. Både balans och resultat räkning bygger på fråga mot saldotabell Varför saldotabell? Genom att ställa frågor på aggregerade data i en saldotabell istället för direkt mot huvudboken sparar du tid och systemresurser. Systemet behöver inte gå igenom hela transaktionstabellen och summera alla transaktioner varje gång du ställer en fråga. Registrerade transaktioner uppdateras samtidigt i Huvudboken och i saldotabellen vilket gör att saldotabellerna är lika färska som siffrorna i huvudboken. Du kan när du har ställt en fråga mot en saldotabell använda kommandot Zoom för att i huvudboken se bakomliggande transaktioner Tillvägagångssätt För att ställa en fråga mot en saldotabell väljer du Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell. När du har valt skärmbilden Fråga saldotabell kommer du in i en bild för frågedefinition där du kan välja saldotabell och sökkriterier. 1. Välj Saldotabell i fältet Saldotabell. Automatiskt kommer GBGRE fram.

67 67 (112) Klicka på rullningslisten för att se förteckning över saldotabeller. 2. Tryck TAB. När saldotabellnamnet passeras hämtas aktuella begrepp in som kolumnnamn. 3. Ange sökkriterier i fliken Inställn. Här gör du urval, sorteringar, summeringar, väljer att visa eller inte visa fält m.m. 4. Efter att alla sökkriterier är ifyllda utförs sökningen genom att du väljer Sök (F7) eller klickar på kikaren. 5. Resultatet av sökningen presenteras i ett eget tabellfält i fliken Resultat. 6. Om du vill göra en ny sökning, klicka på fliken Instäln. Modifiera sökvillkoren och starta sökningen genom att välja Sök (F7) Fältförklaring Saldotabell Relation Saldotabellnamn. Om man vill söka mot ett relaterat begrepp ställer man markören på aktuellt begrepp i tabellfältet och klickar på rullningslisten tillhörande fältet Relation. Du får fram en förteckning över relationer till det valda begreppet. Dubbelklicka på den relation du vill ha med i sökningen och den lägger sig som en egen kolumn i tabellfältet. Det relaterade begreppet visas som en egen kolumn i sökresultatet. Mall Kolumnnamn Begrepp Kommandofält för val av lagrad frågemall. Fält som är tillgängliga i sökningen mot saldotabellen. Saldotabellen innehåller normalt alla konteringsbegreppen samt period och belopp. Saldotabellsdefinitionen i Definition av saldotabeller bestämmer vilka fält som är tillgängliga. Kolumnnamnen kan skrivas över med egna texter. Underliggande begrepp. Vid sökning på relaterat begrepp kommer det relaterade begreppet att läggas upp som Kolumnnamn och det underliggande begreppet i kolumnen Begrepp.

68 68 (112) Knappar i sökbilden Markerar alla fält så att de kommer med i sökningen. Tar bort markering och sökkriterier på alla fält som tidigare har fyllts i. Flyttar innehållet i det markerade fältet en kolumn åt vänster i skärmbilden Fråga saldotabell. Flyttar innehållet i det markerade fältet en kolumn åt höger i skärmbilden Fråga saldotabell. Kommando för att utföra sökningen med dina angivna sökkriterier. Resultatet visas i fliken Resultat. Verktygsmenyn Formel Visar skärmbilden för definition av matematiska uttryck för belopps kolumnerna i tabellfältet. I övrigt varierar du sökresultatet på följande sätt: Du kan se texter till de olika begreppen genom att kryssa i Text Du kan själv bestämma text till rubrikerna i sökresultatet genom att ändra angiven text (kolumnnamn) Ange med kryss vilka Kolumner du vill se (Visa) Klicka på Relation för att se aktuella relationer till valt begrepp. Klicka på rullningslisten för att se dina frågemallar Du kan ange intervall på sökvärden (Från och Till) Ange ordningstal om du vill styra sorteringsordningen (Sort) Ange om du vill ha delsummeringar i bilden (Delsum) Visa Sort Delsum Vill du ha med t.ex. konto i sökningen så kryssar du i rutan, annars inte. Anger sortering i sökningen. Registrera 1 på den rad som ska ligga först i sorteringen. Registrera 2 på den rad som ska vara tvåa i sorteringen osv. Sjunkande sortering anges med ett minustecknen för siffran, t.ex. -1. Anger om beloppsfältet ska delsummeras. Du bör ha angivit sortering på de fält du vill delsummera.

69 69 (112) Text Från Till Ange om beskrivningen till fältets värde skall visas i egen kolumn i resultatet, t.ex. att konto 5513 avser Hotell och logi - Sverige. Ange eventuella sökintervall. I Från-kolumnen kan du använda s.k. jokertecken. Ersätter hur många tecken som helst (även inget tecken). Ange 3* och systemet söker endast ut alla transaktioner som är bokförda på konton i kontoklass 3. Om du anger konto 5011 i Från-kolumnen, kommer systemet automatiskt också att använda samma värde som sökkriterium i Till-kolumnen. Ange eventuella sökintervall. I Till-kolumnerna kan du också använda s.k. jokertecken men * har här en annan innebörd än i Från-kolumnen, * tolkas som ett till värde.. Vill du t.ex. söka på samtliga transaktioner i kontoklasserna 3 och 4 anger du Från: 3* och Till: 4999 eller Från: 3* och Till: 5*. ## Generellt fält i tabellfält som visar antal förekomster i saldotabellen som ligger under en aggregerad rad i skärmbilden Delsummenivåer Om du utför sökningar där du använder dig av delsummor, kan du i skärm-bilden Fråga saldotabell visa olika delsummenivåer. Du använder dig av delsummenivåer genom att ange kommandot Första (visar enbart högsta delsumman), Förra (minskar detaljeringsnivån med en delsummenivå), Nästa (ökar detaljeringsnivån med en delsummenivå), eller Sista (visar alla delsummor och detaljrader). Du kan också använda knapparna för att använda dig av delsummenivåer Verifikationsdetaljer Zoom När du har ställt en fråga mot en saldotabell kan du utnyttja kommandot Zoom för att komma ner till transaktionsnivå och se vilka transaktioner det aktuella saldot består av. Placera markören på aktuell rad i tabellfältet. Välj kommandot Zoom (Alt+F6), dubbelklicka på raden eller klicka på. 4.3 Browser frågor Allmänt Verktyget Browser ger, som namnet syftar på, användaren avancerade möjligheter att surfa bland all information i Agresso och söka just det som för tillfället är aktuellt att ta fram. Med Browsern kan man bl a: - Konstruera egna sökningar för att få fram den information som efterfrågas. - Zooma från totalbelopp till enskilda transaktioner. - Ta fram information från en databas och flytta den (exportera) till kalkylblad och dokument. - Använda hierarkiska strukturer i sökningarna. - Skicka resultat eller sökuppsättningar till andra användare. - Lägga upp användbara mallar för eget eller globalt bruk.

70 70 (112) - Konstruera tydliga rapporter tack vare stora formateringsmöjligheter. - Öka förståelsen för underliggande trender i verksamheten. Browsern är ett generellt verktyg som inte är kopplat till någon specifik modul. Således finns inte Browsern som val i Huvudmenyn utan är istället, via höger musknapp, tillgänglig i samtliga frågebilder i Agresso. Browsern kan startas från alla frågebilder i Agressos Huvudmeny. Browsern aktiveras genom att man först väljer (markerar) aktuell frågebild och sedan klickar på höger musknapp och väljer Öppna Browser. Browsern består av tre flikar: Setup, Sökvillkor och Resultat Fliken Setup Skärmbilden Setup används för att bestämma hur den sökta informationen ska presenteras. Skärmbilden varierar utseendemässigt beroende på vilken frågebild som används. Nedan visas ett exempel på Setup från frågebilden Fråga Verifikation. Fältförklaringar. Sortera utifrån markerade alternativ Möjliggör val av hur resultatet av en fråga ska sorteras avseende status A, B och C. Markeras inte boxen så kommer resultatet att visas sorterat oavsett status. Markeras boxen så visas resultatet per status Kolumnnamn Visa Delsum Sort Kol. för Källa Ursprungligt namn De kolumnnamn sökningen ska omfatta. Hur kolumnnamnen ska presenteras. Summering (om ikryssat). Sorteringsordning. Informationsfält. Värdet hämtas från skärmbilden Logik delsumma. Källan till relaterat begrepp Kolumnens ursprungliga namn Förklaring till värdena i kolumnen Visa Kod Text Kod. Beskrivningstext.

71 71 (112) Kod/Text Summeringskolumn Kod och beskrivningstext visa. Kolumnen används endast för summeringar. Väljs summeringskolumn måste man också koppla ihop denna kolumn med en annan kolumn. Den senare kolumnens val i Visa styr sedan hur summeringen presenteras vid sökning Höger musknapp i skärmbilden Setup Höger musknapp ger dig bl a följande möjligheter: - Lägg till fält - Lägg till relation - Ta bort fält - Ta bort alla fält Övriga val förklaras i 2.9 Fördjupning Utdata - Lägg till fält Ger möjlighet att komplettera urvalet (Setup) med ytterligare kolumner (Fält). Vilka möjligheter som finns varierar beroende på i vilken frågebild mananvänder Browsern. - Lägg till relation Ger möjlighet att komplettera urvalet (Setup) med ytterligare kolumner (Fält). Kräver att det finns relationer upplagda för det begrepp man har markerat i skärmbilden Setup. - Ta bort fält Tar bort det markerade fältet från skärmbilden Setup. - Ta bort alla fält Tar bort alla fält från skärmbilden Setup. Användbart när man vill skapa om frågan från scratch Sökvillkor Skärmbilden används för att precisera de sökvillkor som ska gälla. Fältförklaringar Kolumnnamn Typ Macro Värde Prompt Kolumnnamn man vill begränsa sökningen på. Hur sökningen ska begränsas. Om fältet markeras kan sökmakro användas, se nedan. Önskat sökmakro anges i fältet Värde. Värden som sökningen ska begränsas med. Prompting. Värde behöver ej anges. Dialogruta öppnas. Om fältet P kryssas i måste värde anges för aktuell kolumn, varje gång en sökning startas.

72 72 (112) Mandatory Om kolumnen är ikryssad innebär det att den är obligatorisk att söka på. Valmöjligheter för kolumnen Typ - Lika med - Inte lika med - Mellan - Inte mellan - Större än - Större än eller lika med - Mindre än - Mindre än eller lika med - Lista - Inte lista - Tom - Inte tom Med Lista menas att man kan välja värde för värde som man vill ha med i sökningen. Urvalet behöver således inte ligga inom samma intervall utan kan vara helt oberoende av varandra. Inte lista innebär att man väljer ut de värden som inte ska vara med i sökningen. Med Tom avses att man söker på transaktioner där kolumnen inte innehåller några värden. Med Inte tom menas att man söker på transaktioner där kolumnen innehåller värden Resultat Exempel på resultat av en sökning: Utseendet på denna skärmbild är givetvis beroende av hur man satt upp sökningen i fliken Setup och de sökvillkor man preciserat i fliken Sökvillk.

73 73 (112) Att spara en fråga i Browsern En Browserfråga sparas när man står i fliken Setup. Klicka på Diskett-knappen alt F Ge browserfrågan en beskrivning. Välj om frågan ska vara Global (alla användare får tillgång till frågan) eller Privat (endast den som har gjort frågan får tillgång till den). Automatisk sökning innebär att sökningen startas automatiskt när man väljer frågan. Använd som förslag innebär att mallen används som förslag Klicka OK när valen är gjorda. Svara Ja på följande fråga som dyker upp. Menyn uppdateras nu med den nya browserfrågan.

74 74 (112) Att hämta upp en sparad Browserfråga Browserfrågan finns nu som en egen menypunkt under Fråga verifikation Ta bort en Browserfråga Ta fram aktuell Browserfråga. Gå till Redigera-menyn, välj Ta bort. Markera den Browserfråga som ska tas bort, klicka på OK. Nedanstående kontrollfråga dyker upp på skärmen. Svara Ja om du vill ta bort browserfrågan.

75 75 (112) Svara Ja på nedanstående fråga. Browserfrågan är nu borttagen. 4.4 Rapporter Balans- och resultatrapporter hittar du i menyn under Rapporter/Globala rapporter/huvudbok 1. Klicka på den rapport du vill köra. 2. Klicka på Sök, F7

76 76 (112) 3. Gör de urval som du önskar Urvalskriterierna kan variera beroende på hur rapporten är byggd. 4. Välj OK. Resultatet presenteras Finns det delsummeringar i resultatet av rapporten kan du förändra visningen av resultatet genom att välja en annan Detaljnivå. Använd rapporten i. för att välja den detaljnivå du vill se Samma hantering gäller för Resultaträkningen samt övriga rapporter Export av resultat till Excel När du har fått fram ditt resultat av din fråga/rapport kan du med en enkel rutin få över resultatet till Excel för att där fortsätta att hantera resultatet. 1. Ha fliken med de som du vill exportera till Excel öppen. 2. Klicka på knappen Rapporter 3. Nedan fönster öppnas och du måste välja i vilket format du tar med dig resultatet.

77 77 (112) Browser = den formaterade rapporten Förslag. xlsx = den oformaterade rapporten till Excel Förslag. docx = den oformaterade rapporten till Word 4. Unit4 Reportengine startar och flyttar över rapporten till Excel. 4.5 Fördjupning Utdata Fråga Saldotabell Tillvägagångssätt för relaterade begrepp Placera markören på ett begrepp som relaterad sökning ska utföras på (i exemplet begreppet Konto). Klicka på rullningslisten tillhörande fältet Relation. Aktuella relaterade begrepp visas. 1. Dubbelklicka på önskad relation (i exemplet Kontogrp). Det relaterade begreppet blir en egen kolumn i sökbilden, där du kan ange sortering, summering, text och sökkriterier.

78 78 (112) Grafik Utfallsresultatet kan presenteras grafiskt om man så önskar. Funktionen för grafik nås genom att klicka på. Här kan bl.a. olika typer av diagram väljas såsom cirkeldiagram, staplar och kurvor. Frågemallar i Fråga saldotabell I skärmbilden Fråga saldotabell kan du utifrån en färdig fråga skapa en mall. Den kan antingen vara Privat eller Global (dvs. vara tillgänglig för andra användare). Tillvägagångssätt När du skapat en fråga som du vill spara som mall i Agresso så väljer du Spara som (OBS! Du ska stå i Setup-fliken) På nästa bild du får upp skriver du vad mallen ska heta och om den ska vara Global eller Privat. Du kan också välja att få Automatisk sökning, detta innebär att Agresso kommer att börja starta frågan utan att du behöver trycka på OK när du får fram mallen. Vill du att mallen ska Användas som förslag så kan du markera den rutan också. Det innebär att varje gång du väljer fråga saldo så kommer denna mall upp som förslag.

79 79 (112) Ta bort mall Välj skärmbild Fråga saldotabell, välj Redigera och kommandot Ta bort då kommer nedanstående fönster att visas med samtliga befintliga mallar. Markera den du vill ta bort och tryck OK. Egna formler i saldotabeller I skärmbilden Fråga saldotabell kan du skapa nya kolumner genom att göra egna formler. Detta gör du genom att under Verktygsmenyn välja Formler. Agresso visar då en ruta där du dels anger en rubrik på din kolumn och sedan själva formeln. En lista på beloppstyper som kan utnyttjas i din formel visas till höger i bilden. I formeln kan dessa räknesätt användas: + Addition Subtraktion * Multiplikation / Division ^ Logaritm Logiska operander som kan användas är: > Större än < Mindre än = Lika! Skild från (olik) & Och Eller Om du i ditt frågeresultat på varje rad vill visa någon tilläggsinformation kan du med hjälp av formler skapa detta. Nedan visas hur avvikelse mellan utfall och budget skapats som tilläggsinformation med hjälp av en formel:

80 80 (112) Browser Höger musknapp i skärmbilden Setup Nedan följer förklaring på de övriga valen som du kan välja med hjälp av höger musknapp i skärmbilden Setup. - Ändra relationsinställningar - Lägg till rapportstruktur - Lägg till flexibelt fält - Utvidga dataunderlag - Lägg till/ändra formel - Lägg till/ändra statistisk formel - Villkorlig formatering - Logik delsumma - Kolumnformat - Egenskaper Ändra realtionsinställningar Gör det möjligt att ändra inställningen i sökningen avseende hur förekomster med/utan relationsvärden ska visas. Lägg till rapportstruktur Ger möjlighet att komplettera urvalet (Setup) med ytterligare kolumner (Fält). Kräver att rapportstruktur finns upplagd för det begrepp man har markerat i skärmbilden Setup. Lägg till flexibelt fält Ger möjlighet att lägga till flexibla fält i sökbara kolumner i Browserfrågor där flexibla fält är definierade för relevanta begrepp. Utvidga dataunderlag

81 81 (112) Ger möjlighet att komplettera urvalet (Setup) med kolumner (Fält) från andra tabeller i databasen. Funktionen är inte kopplad till någon kolumn i uppsättningen (Setup) utan kommandot går att välja oavsett vilken rad som är markerad. Vilka kolumner som kan väljas varierar beroende på frågebild. Orsaken till detta är att de olika frågebilderna söker efter data från olika fysiska källor (tabeller) i databasen och att dessa tabeller innehåller ett begränsat antal datakolumner. Om du t. ex frågar på transaktioner i Huvudboken kan du i första hand se uppgifter som har att göra med huvudboken. Endast ett begränsat urval kundoch leverantörsuppgifter (kund- och leverantörsnummer) visas. Exempel på valmöjligheter vid Utökat dataunderlag. Den vänstra kolumnen visar tabellerna (ibland valda delar av tabellerna) och den högra kolumnen visar kolumnerna i respektive tabell. Lägg till/ändra formel Ger möjlighet att komplettera urvalet (Setup) med ytterligare kolumner (Fält). Vilka möjligheter som finns varierar beroende på i vilken frågebild mananvänder Browsern. Utförligare beskrivning av funktionen ges på Browserutbildningen. Funktionen Vertikal summering innebär kolumnvis summering. Ingen bock för Vertikal summering innebär summering per rad (horisontellt). Lägg till/ändra statistisk formel Ger möjlighet att lägga till statistikfunktioner som t ex Max, Mean, Median, Percentil m fl till Browserfrågor. Villkorlig formatering Sökresultat i Browserfrågor kan formateras med färg (bakgrund i cellen) och typsnitt efter villkor. Stå i Setup-fliken, markera den kolumn (beloppstyper) som ska formateras och högerklicka välj Villkorlig formatering. Markera rutan Använd regel, så blir fälten aktiva.

82 82 (112) Logik delsumma Hanterar hur kolumnerna ska summeras. Valmöjligheterna är följande: Ingen delsumma Delsumma Nivåbrytning Ingen delsumma Delsumma Ingen summering för denna kolumn. Innebär att man lägger summeringen i en alternativ kolumn. Detta innebär att Resultatet blir en överskådligare och mer komprimerad rapport. Att spara resultatet av en sökning Resultatet av en sökning kan sparas på olika sätt: - Excel-fil (*.xls format). - XML-fil (*.xml format). - Word-fil (*.txt format). - Kommaseparerad fil (*.csv format). Detta innebär att exempelvis en fil sparad i *.xls format omedelbart kan tas upp för vidare bearbetning i Excel. Beträffande Agresso-filen kan denna (resultatet av en sökning) distribueras via E-post. Detta görs under Arkiv och Skicka. För att det ska vara möjligt att skicka E-post måste denna funktion först vara uppsatt och mottagarna definierade. Resultat av en sökning sparas enligt följande: 1. Ta fram fliken Resultat. 2. Gå till Arkiv och välj Spara som. 3. Välj bibliotek. 4. Skriv in relevant filnamn inklusive ändelse. Sökmakron Exempel på sökmakron som kan anges(fullständig lista finns i Browserutbildningsdokumentationen): - $TODAY används för sökning på dagens datum. - $YESTERDAY används för sökning på gårdagens datum. - $TOMORROW används för sökning på morgondagens datum. - $PERIOD_GL används för sökning på aktuell bokföringsperiod i förhållande till dagens datum.$period_pr och $PERIOD_TS används på motsvarande sätt för sökning på aktuell löneperiod resp timperiod. - $PREV_PERIOD_GL - används för sökning på föregående bokföringsperiod i förhållande till dagens datum. $PREV_PERIOD_PR och $PREV_PERIOD_TS används på motsvarande sätt för sökning på föregående löneperiod resp timperiod.

83 83 (112) - $CLIENT_PERIOD används för sökning på aktuell period i Företagsuppgifter. - $CLIENT sökning på företagskod - $OB_PERIOD används för sökning på IB-period för aktuellt räkenskapsår - $RESOURCE_ID - används för sökning på inloggad användare, kräver att användaren är upplagd som resurs. Logik delsumma Vidare kan man med hjälp av funktionerna Format, Text delsumma, Sidbrytning och Kantlinje designa rapporten/frågan efter egna önskemål. Exempel: Vi önskar få frågan summerad per Kst. Detta vill vi inte få presenterat i en egen kolumn och väljer därför att ha Konto som alternativ kolumn. Vidare har vi i kolumnen Visa valt att visa både kod och text för konto (och därigenom också för summeringen per Kst). Format Via Format väljer vi att få summeringsraden i fet stil och att raden ska vara gul.

84 84 (112) Bakgrundsfärg: Exempel på resultatet:

85 85 (112) Text delsumma Varje summering kan förses med en generell text som komplement till det valda begreppet. %s - Används för att markera för systemet var texten för det valda begreppet ska läggas in. Resultatet blir att texten Summa kommer framför, i det här fallet, KSTnamnet. Nivåbrytning Nivåbrytning Ger möjlighet till nivåbrytning för valt Begrepp. Krävs att nivåbrytningen definierats i skärmbilden Begrepp. Exempel: Nivåbrytning önskas för konto. Nivåbrytningen läggs upp i skärmbilden Begrepp. Välj Verktyg och Nivåbrytning. Frågan kommer att summeras per konto, per kontogrupp och per kontoklass.

86 86 (112) Resultatet: Kolumformat Med kolumnformat kan du välja talformat för den kolumn som är markerad: 00 Talen presenteras med två decimaler. 1 Talen presenteras som heltal Talen presenteras som tusental Talen presenteras som miljontal.

87 87 (112) Egenskaper Sökningens egenskaper kan påverkas. Max antal rader Max radbrytn Startdetaljnivå Text Max antal rader som kan visas i frågan. Styr hur många rader som en rad kan radbrytas på. Startnivå för detaljrader som ska presenteras i sökningen. Intern text. Kan lämpligen användas för att beskriva syftet med mallen

88 88 (112) 5 Kontoavstämning Kontoavstämning är en rutin som kan användas för att stämma av transaktioner som bokats mot ett visst konto, interimskonto eller avräkningskonto. Två eller fler transaktioner kan bokas av mot varandra. Efter avstämningen finns transaktionerna fortfarande i huvudboken, men transaktions- och sekvensnumren för de avstämda posterna är sparade i en egen tabell tillsammans med en intern identitet. Denna identitet är densamma för alla poster som är avstämda mot varandra. 5.1 Avstämningskonton I skärmbilden Avstämningskonton anger du vilka konton som ska stämmas av. Dessa konton måste vara registrerade i skärmbilden Kontoplan. 1. Lägg till en ny rad 2. Ange kontot som ska stämmas av. 3. Spara F Kontoavstämning Denna skärmbild använder du för att stämma av öppna transaktioner per avstämnings- eller interimskonto.

89 89 (112) Tillvägagångssätt 1. Välj konto för avstämning. 2. Sök (F7) efter val av konto. Du får du upp en enkel fråga där du kan göra urval på vilka poster du vill stämma av (Avstämda/Ej avstämda). 3. Välj de transaktioner som ska stämmas av genom att klicka på kolumnen R med vänster musknapp (eller tryck på Shift + F1) Du kan också markera rader genom att använda kommandot Stämma Av på Verktygsmenyn. Fältet Avstämt belopp uppdateras automatiskt med transaktionsbeloppet när du väljer en ny post för avstämning 4. Välj kommandot Spara (F12) på Datamenyn. Avstämda belopp ska balansera, dvs. belopp i fältet Avstämt belopp ska vara lika med 0,00. Användare med behörighet att ta bort uppgifter i skärmbilden kan upphäva en avstämning för en transaktion med kommandot Ta bort avstämning (Shift + F2). Konto som ska stämmas av. måste vara upplagt i skärmbilden avstämnin gskonton. Giltiga värden är Transaktionen är vald för avstämning Transaktionen är inte vald för avstämning Transaktioner valda för avstämning Visar transaktionsbeloppet för transaktioner som är valda för avstämning. Ska vara 0,00 när avstämningen är gjord och du ska spara Glöm inte att spara med F12! För att söka fram de avstämda transaktionerna kryssar du i Avstämda poster.

90 90 (112) Att transaktionen är avstämd ser du i kolumnen S samt i kolumnen T : A = Avstämd Du kan också gå tillbaka till Utökad fråga och fråga på Avst.id för att se vilka transaktioner som är avstämda mot varandra. När posterna är avstämda och sparade får de ett avstämningsid. De poster som stäms av vid samma tillfälle får samma avstämningsid. 5.3 Avstämda transaktioner (GL22) Rapporten Avstämda transaktioner producerar en utskrift av de transaktioner som är konterade på det valda kontot.

91 91 (112) Giltigt avstämningskonto Välj mellan: Avstämda poster, Ej avstämda poster, Alla verifikationer Typ av beloppskolumn måste anges Du kan få rapporten sorterad efter period eller avst.id Måste anges!

92 92 (112) 6 Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) är en serverprocess som bokför ankomstregistrerade leverantörsfakturor i angiven period med automatisk reversering i nästa period. Vid bokföring uppdateras endast Huvudboken och inte leverantörsreskontran. De konteringar i ankomstregistret som har gjorts mot leverantörsskuldkontona bokförs mot avräkningskontot. Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) tar med sig fakturor som är ankomstregistrerade vid beställningstillfället, för innevarande och tidigare perioder. Serverprocessen skapar inget specificerat underlag varför Frågan Spec ankomstregistrerade fakturor skall köras och sparas innan bearbetningen dras igång. Rapporten skall köras efter att perioden avslutats i Winst och innan momsrapporten skall köras. Enligt tidplanen skall Ankomstregistrerade fakturor bokföras på fm dag 4. Det går inte att köra Periodisering av ankomstregistrerade poster (SU14) flera gånger under samma period utan om den är felaktig måste de verifikationer som bokförts i den första körningen reverseras innan du beställer rapporten på nytt. Reversering gör du i menyn Reversering under Verifikationsregistrering. 6.1 Steg för steg 1. Första ska en fråga ställas i Agresso för att få fram en specifikation på vad som ligger ankomst bokat och som körningen av SU14 kommer att boka. Resultatet av denna fråga utgör specifikation till konto 1623, 1625, Rapporten kan också användas för uppbokning av ej fakturerade kostnader. Välj Spec ankomstregistrerade fakturor i menyn Egenmeny/Periodavslut/Lokalt/Dag 4 2. Som resultat av får du en lista, en specifikation på de fakturor som finns ankomstregistrerade i Agresso för perioden vid det tillfälle när frågan ställs. Ankomstregistrerade fakturor förs från Winst till Agresso 4 ggr/dygn.

93 93 (112) 3. Spara resultatet av frågan på lämpligt ställe. 4. Välj sedan att starta rapporten Periodisering av ankomstregistrerade poster. Rapporten finns under Egen meny/periodavslut/lokalt/dag 4. Kontrollera att periodvärdena är de korrekta innan rapporten startas. Period = den bokföringsperiod i vilken ankomstregistrerade fakturor skall bokföras. Reverseringsperiod = Den genererade verifikationen ska reverseras i denna period. Denna period skall alltid vara månaden (perioden) som kommer efter bokföringsperioden. Bokför J/N skall vara ikryssad. 5. Starta rapporten genom att klicka F12 6. Kontrollera SU14 rapporten i Underhåll av beställda rapporter samt även påföljande GL07. Det är rapporten GL07 som bokar de båda verifikaten (uppbokning och bortbokning) i huvudboken, vertyp LB. 7. Kontrollera att specifikationen som sparades (enligt p 3 ovan) har samma belopp på 2519 som bokningen i GL07. Listan som visas i GL07 ger ingen summering per konto så använd Fråga verifikation för att kontrollera saldot på 2519 mot specifikationen. Om någon slutkonterad faktura har skickats från Winst efter det att specifikationen kördes men innan bearbetningen i p 5 gjordes kommer specen inte att överensstämma med saldot. En ny specifikation måste då köras. Tänk alltså på att både specifikation och körning skall göras efter att Winstfiler skickats på morgonen men före att nya Winstfiler skickats vid lunch. Exakta tider för överföringar finns i fördjupningsdokument för HB och Sysad.

94 94 (112) 7 Lathund momsrutin Agresso Denna lathund är tänkt som en hjälp vid momsredovisning lokalt. För mer utförlig information hänvisas till Utformningsprinciper för HB och systemadministration. Lathunden är preliminär och kommer att uppdateras i takt med att momsrapporten kan komma utvecklas. Förvaltning meddelar årligen schablon för fördelning mellan SKV-moms och Jönköpingsmoms till central momsadministratör. Observera att schablon måste registreras även om den är 100%/0%. Central momsadministratör meddelar sedan CVS för registrering av årets schablon i Agresso. Detta sker i januari innan årets första momsrapportkörning. Registrering sker i Momsapplikationen på samma sätt som tidigare, liksom reglering av moms. Momsrutinen stödjer periodens momsredovisning och förutsätter att periodens hela redovisning hanteras innevarande månad. Enligt tidplan ska alla poster som påverkar periodens momsredovisning vara bokförda innan momsredovisningen sker. Om så inte är fallet uppstår dels IB till nästa period som måste hanteras i särskild ordning, dels förändras omsättningsbeloppet jämfört med det som inrapporterats till SKV. Detta försvårar hanteringen avsevärt och ska undvikas i möjligaste mån. 7.1 Månadsavslut Kontrollera: att all bokföring innehållande utgående/ingående moms är med (definitivbokförd) att felkonto är tömt om det finns poster i underhållstabell (t ex Winstfakturor) åtgärda i förekommande fall Boka upp ankomstregistrerade leverantörsfakturor (SU14) innehåller ingående moms-bokningar. Säkerställ att transaktionerna hunnit uppdatera bokföringen innan Momsrapport körs. 1. Kör rapport Momstrans 2641,2642. Denna rapport är hjälprapport för att få fram omsättning och transaktioner hänförliga till Momspliktiga inköp vid omvänd skattskyldighet ( utländska fakturor ). Kontrollera att summan av dessa konton blir noll (0). 2. Kör rapport Momsrapport:

95 95 (112) Denna rapport ger (efter kontroller och komplettering i rapporten): underlag för registrering i Momsapplikationen funktionalitet för att bokföra periodens momsredovisning en fil som utgör underlag för verifikationen vid bokföring Moment flik 1 Moms Fliken visar detaljer för värden som hämtas till flik 2 nedan. Normalt ska inga IB-värden till perioden finnas!* Bedöm att förekommande konton och momskoder är rimliga Kontrollera Avstämningsruta. Eventuell differens mellan omsättning utifrån momskod jämfört med om den skulle ha räknats fram utifrån saldo på respektive momskonto framgår i diffrutorna. Utred differens via Fråga verifikation (olika kombinationer av konto, momskod och vertyp kan ge ledning om vilka transaktioner som är fel). Åtgärda differens och kör rapporten på nytt alternativt dokumentera varför differensen är i sin ordning. *Om så är fallet tyder det på att momspåverkande poster bokförts efter föregående periods momsredovisning. Detta måste då hanteras i särskild ordning. Eventuell ytterligare bokföring på in- /utg.momskonton får ske först efter periodens momsrapport bokförts. Den måste också bokföras manuellt och dessutom läggas till utöver Momsrapportens uppgifter vid inrapportering i Momsapplikationen Moment Flik 2 Momsrapport Fliken presenterar de värden som ska rapporteras in i Momsapplikationen (från flik 1). Vissa värden registreras manuellt i fliken för att den ska bli komplett. Observera att den också innehåller beräkningar utifrån den schablonfördelning som angetts i Agresso. Komplettera med manuella värden i förekommande fall Under avsnitt C är det omsättning baserat på uppgifter i Momstrans 2641,2642 som ska anges. Observera att schablonfördelning även slår igenom för dessa belopp via rapportens beräkningar. Under avsnitt E anges respektive typ av försäljning mm i förekommande fall. Under punkt 42 kan omsättning från momskod 23 (0%) anges Moment Flik 3 Bokf.order DEKL Fliken fungerar som en Exceleratormall och bokförs med den tekniken. Komplettera med uppgifter i huvudet Eventuell öresutjämning på redovisningskontona kan justeras för direkt i cellens formel (den försvinner till ny körning av rapporten) Kontrollera att saldorutan visar noll (0) Bokför momsredovisningen (den blir bokförd med egen vertyp, HA) Kontrollera att momskonton blivit nollställda och att redovisningskonton har förväntat saldo

96 96 (112) Rapporten kan köras på nytt, men observera att efter bokföring skett så ska den inte köras om. Detta på grund av att tidigare saldon på momskonton nollställts och har uppdaterat redovisningskonton för moms (eventuella fel ska ha åtgärdats innan fliken bokförs). Om det ändå blivit fel måste momsverifikationen reverseras innan ny momsrapport tas fram. 3. Spara ned filen på lämplig plats; som framgår ovan går den inte att återskapa efter bokföring. (4. Rapportera på sedvanligt sätt i Momsapplikationen) 7.2 Löpande Säkerställ: val av rätt artikel (med rätt momskod) vid försäljningsorder val av rätt momskod vid bokföringsorder rätt hantering i bokföringsorder/personec vid hantering av utländska fakturor ska fiktivt framräknat momsbelopp läggas till: K-post på 264x/265x, D-post på Detta sker i Winst eller via bokföringsorder/dagrapport (beroende på var dessa hanteras). hantering vid uttagsbeskattning (endast 200 i dagsläget) hantering vid frivillig skattskyldighet (endast 200 i dagsläget) att endast momskod 0 (0%) används vid Vändas (vertyp H1 och H9) Kör Momsrapport då och då; utred och åtgärda när det uppstått differenser i Avstämningsruta Momskoder De momskoder som ska användas framgår i nedanstående bild:

97 97 (112) 8 Import från försystem Modulen Import från försystem (Batch-input) ligger direkt under Agresso/Ekonomi och används för att importera transaktioner till Huvudboken och till reskontrorna från andra moduler i Agresso och från externa system. Vid starten av Agresso kommer CVS att ombesörja filinläsning och kontakt tas med förvaltningen om något är felaktigt och måste rättas. 8.1 Registrera transaktioner i system utanför Agresso Om du registrerar transaktioner i ett fristående system som ska överföras till Agresso görs detta via serverprocessen Inläsning av försystemtransaktioner (GL07). Filen läses in och uppgifterna registreras i tabellen acrbatchinput. Därefter förs uppgifterna över till huvudboken och/eller reskontrorna Tillvägagångssätt Gå till Agresso Ekonomi/Huvudbok/Import från försystem/försystemstransaktioner

98 98 (112) 1. Välj den variant av inläsning (GL07) som är aktuellt för inläsningen 2. Ange de parametrar som rapporten kräver, olika för olika rapporter. 3. Kontrollera bokföringsperiod samt övriga färdig ifyllda parametrar så att resultatet blir som du önskar. 4. Starta rapporten genom att Spara F12 5. Notera Ordernumret på rapportbeställningen 6. Kontrollera resultatet av rapporten genom att klicka på rapporten i Underhåll av beställda rapporter. 7. Rätta eventuella fel se avsnitt Underhåll av försystemstransaktioner 8.2 Underhåll av försystemtransaktioner Denna skärmbild använder du för att underhålla felaktiga transaktioner i batch input-filen så att transaktionerna kan bokföras. När du är klar med uppdateringarna måste du manuellt starta serverprocessen Inläsning av försystemtransaktioner (GL07) för att transaktionerna ska bokföras i Huvudboken och då ska parametern för filnamn vara tom, dvs. ej ifylld med något värde. Det finns möjlighet att få ut en separat lista i samband med körning av serverprocessen där enbart eventuella fel redovisas Förutsättning Transaktionerna i registret för inläsning från försystem ska ha ett buntnummer och ett försystem angivna Tillvägagångssätt I fältet Buntnummer anges aktuellt buntnummer för den bokföringsfil som har blivit avvisad. Buntnumret hittar du t.ex. på en utskrift av den avvisade bokföringsfilen. Du kan visa en lista med giltiga buntnummer i batch input registret genom att klicka i listrutan. I fältet Försystem visas koden för försystemet.

99 99 (112) I skärmbilden finns möjlighet att endast visa transaktioner med fel genom att markera rutan Fel. 1. Sätt ett kryss i den gråa raden i kolumnen Fel och sök om F7 De rader som har fel på sig visas. Tyvärr visar inte listan vilket/vilka fält det är som har blivit felsignalerade. I resultatlistan från rapporten kan man utläsa vissa fel. Om det är fel på något begreppsvärde i kodsträngen kan man hitta dessa fel genom att leta rätt på var i resultatlistan som det finns ********. Fel i kodsträngen visas genom att det läggs ******* under det värde som är felaktigt. Övriga fel får man själv försöka förstå sig på, (period, konteringsregel) vad det kan vara, man måste vara lite av en detektiv. 2. Justera raderna som behöver justeras, direkt i tabellen Använd Tab-tangenten när du ska flytta mellan fälten, annars valideras/aktiveras inte inskrivna värden. 3. Välj kommandot Spara (F12) när du är klar med ändringarna. 4. Starta därefter GL07 Inläsning av försystemtransaktioner som beskrivits ovan, utan att ange filnamn, ange istället buntid 9 Arbetsflöden 9.1 Attest av huvudboksposter Om man vid verifikationsregistrering väljer H2 alt H8 som verifikationstyp kommer verifikaten att gå på attest i Agresso innan verifikatet blir definitivbokfört och uppdaterar huvudboken. Attest görs alltid i Web.

100 100 (112) Regelverket för attesten är för de förvaltningar som har en HBATT roll inte kopplad till hur konteringen ser ut på bokföringsordern utan är rollbaserad (HBATT). För de förvaltningar som väljer flera HBATT roller kommer ansvar i konteringen att styra till vilken roll BFO (raderna) skickas. Bokföringsordern läggs ut för attest till samtliga användare kopplade till rollen. Den som skall kontrollera/attestera öppnar bokföringsordern, kontrollerar och attesterar genom att trycka på knappen Attest. Attestanten kan även ändra konteringen på en befintlig rad eller dela upp konteringen på flera rader innan attesten görs. En BFO går alltid på attest per rad. Om det endast finns en HBATT roll inom förvaltningen kommer alla rader i BFO att gå till personer med rollen HBATT. Om det däremot finns flera olika HBATT-roller inom förvaltningen och om distributionen till dessa sker utifrån ansvar så kommer det att innebära att raderna skickas till den roll som finns angiven för ansvaret. Det innebär att om alla raderna på en BFO är konterade på ansvar inom det intervall som den som angetts för den som attesterar kommer samtliga rader (hela BFO) att styras dit. Om det däremot finns konteringar på BFO på balanskonton som är konterade på (direkt eller via konteringsregel) Prefixansvar kommer dessa rader att skickas till den som är kopplad till den HBATT-roll som är kopplat till prefixansvaret. Normalt ser då den/de personerna endast den enstaka raden men det går att ställa in så att den som får raderna också kan se hela verifikationen även om attest endast skall göras av vissa rader.) När en BFO innehåller moms kommer momsraderna att hanteras på två olika sätt vid attest beroende på hur BFO är registrerad. Om BFO är registrerad i Agresso kommer momsraden att beräknas av Agresso och denna kommer då att få transaktionstypen TX. En sådan transaktion kommer inte att skickas till attest men den som attesterar intäktsraden kan genom att klicka på Visa moms på intäktsraden titta på momstransaktionen. Momsen är också synligt i övre delen av bilden vid attest. Om BFO som innehåller moms är inläst via en exceleratormall skall momsraden finnas med i mallen och den kommer då att få transaktionstyp GL när den ankomstregistreras i Agresso. En sådan rad behandlas som en vanlig bokföringsrad och skickas på attest utifrån vilket ansvar som angetts. Om prefixansvaret angetts kommer raden att skickas till den roll som har detta. Om ett specifikt ansvar istället anges kommer raden att skickas dit. I bilden nedan visas en verifikation som registrerats i Agresso där momsraden räknats fram och fått transaktionstypen TX. Momsbeloppet visas då inte som en konteringsrad utan som momsbelopp och om användaren klickar på Momsrutan kommer momstransaktionen att visas. Om denna verifikation istället importerats via Excelerator kommer momsen att ligga på en egen rad och inte anges i huvudet.

101 101 (112) Förvaltningen väljer om man antingen vill ha en en-stegs attest eller en 2-stegsattest. Vid En-stegs attest kommer bokföringsordern efter registrering att finnas tillgänglig för dem som tillhör rollen HBATT. När de har attesterat är bokföringsordern klar för definitivbokföring. Systemet kontrollerar inte att registrerare och attestant är olika personer detta styrs via rolltilldelning eller med hjälp av efterkontroller. Vid Två-stegs attest passerar bokföringsordern två atteststeg, men om den som registrerar också har attesträtt sker autoattest av första steget och bokföringsordern ska sedan i steg två attesteras av någon annan och är därefter klar för definitivbokföring. Systemet kontrollerar att två olika personer registrerar och attesterar Tillvägagångsätt (attest i Web) 1. Under Dina uppgifter/uppgifter arbetsflöden finns de huvudboksposter som ska attesteras. Om det finns flera verifikationer visas antalet inom parantes () 2. Klicka på Kontroll BFO (vid två-stegsattest om den som registrerat bokföringsordern inte har attestbehörighet) alt Attest BFO. Här står att du fått uppgiften som ersättare och det beror på att alla attestanter i praktiken är ersättare till rollen HBATT

102 102 (112) De verifikat som ska attesteras lägger sig i en lista till vänster, 8 verifikat synliga per sida. Finns det fler verifikat än 8 får man bläddra mellan sidorna genom att klicka på sidnumret i nederkant. 3. Markera det verifikat som du vill attestera 4. Till höger öppnas transaktionsdetaljerna 5. Kontrollera transaktionen. Attestanten har möjlighet att kontera om verifikatet innan man attesterar. Vill attestanten dela upp konteringen på flera rader måste man först välja Till avancerat läge, se vidare punkt 7. När transaktionen är korrekt konterad 6. Välj Attestera 7. Välj Till avancerat läge När du klickar på Till Avancerat läge fungerar inte längre de stora knapparna överst i bilden utan istället kommer de mindre knapparna som finns under Detaljer huvudbokstransaktion i spel. 8. Markera den rad som du vill dela upp 9. Välj Dela upp raden En ny rad skapas. 10. Kontera den nya raden/raderna 11. Markera sedan raderna genom att klicka i rutan 12. Välj Attestera 13. Välj Spara Oavsett om man har attesterat via knappen Attestera eller man har gjort det från Avancerat läge är nu verifikationen attesterad och kan definitivbokföras.

103 103 (112) 9.2 Fråga arbetsflöde Under Agresso Gemensam/Arbetsflöden/Fråga arbetsflöden kan du ställa frågan och få svar på vad som finns ute för attest och samtidigt se var i flödet samt hos vem posten finns. Frågan delas upp / elementtyp. De elementtyper som Göteborgs Stad hanterar och finns sökbara här är Huvudbokspost, Kund och Försäljningsorder. 1. Välj Fråga arbetsflöde 2. Välj den elementtyp som du vill titta på Längst till höger i kolumnen Aktiva poster ser du hur många poster som är aktiva av respektive typ. 3. Per elementtyp listas de poster som finns aktiva. I status arbetsflöde syns om posten är under attest eller om den ligger för hantering i poster för uppföljning. Poster som har status Poster för uppföljning måste hanteras enligt instruktioner i avsnitt 7.3 Poster för uppföljning

104 104 (112) 4. Klicka på Översikt för att se grafiskt hur fakturan har gått genom flödet De olika symbolerna och färgerna visar status. - Ljus gröna är godkända och klara - Mörk gröna är godkända och klara via automatisk systemhantering - Gul är där posten finns just nu för hantering. 5. Du kan även söka fram Historiska poster som redan är färdig attesterade och inte längre är ute i arbetsflöde genom att bocka i Historiska samt gör urval på verifikationsnummer för att slippa få fram alla gamla transaktioner, och sedan klicka på Ladda 9.3 Poster för uppföljning

105 105 (112) I poster för uppföljning kan du se vilka huvudboksposter som är ute för attest i Agresso. Du kan kan också kontrollera så att inga poster har blivit felfälda i distributionen och inte hittar fram till någon användare som kan attestera den. 1. Klicka på Poster för uppföljning 2. Välj Zoom på den Elementtyp du är intresserad av ( Huvudbokstransaktion, Försäljningsorder eller Kund) 3. Fönstret öppnas och automatiskt visas de poster som eventuellt är felfälda, behöver följas upp enligt Agresso. Om det finns poster för uppföljning visas ett felmeddelande vilket ska hjälpa dig att ta hand om posten på rätt sätt. 4. Klicka på Zoom på posten du vill hantera I de flesta fall kommer anledningen till att posten fastnar i Poster för uppföljning vara att 2-hands principen har slagit till och personen saknar en arbetsledare upplagd i systemet. Det man då får gör är att leta upp arbetsledaren i listan under tillgägliga. Markera personen, klicka med pilen över till Valda, alt dubbelklicka på personen. Spara sedan med F12. Posten går nu iväg till vald person för attest. OBS! om det upptäcks att en attestant saknar arbetsledare, se till så att detta blir upplagt på användaren så att detta inte behöver hända igen. 5. Vill du även se de poster som ligger ute hos någon för attest bockar du i Aktiva poster och väljer sedan att tycka på knappen Ladda.

106 106 (112) 6. Då visas även de aktiva posterna Om du på en rad klickar på Översikt, visas en grafisk ritning över flödet. De olika symbolerna och färgerna visar status. - Ljus gröna är godkända och klara - Mörk gröna är godkända och klara via automatisk systemhantering - Gul är där posten finns just nu för hantering. Om du istället väljer att klicka på Zoom får du reda på samma information fast uppställt på ett annat sätt.

107 107 (112) 10 Leverantörsreskontra Kontering och attestering av leverantörsfakturor hanteras inte i Agresso utan i Winst. När fakturan är ankomstbokad i Winst skickas bokningen över till Agresso vid fasta tidpunkter, samma sak gäller fakturorna när de blir färdig attesterade, posten skickas över till Agresso och blir definitivbokförd. Om transaktionerna som kommer från Winst inte överensstämmer med de konteringsregler som finns i Agresso eller på annat sätt är felaktiga kommer de att felfällas vid inläsningen i Agresso. Dessa måste då hanteras på samma sätt som andra felfällda bokföringstransaktioner i underhållsbilden. Läs mera om detta i dokumentet Utformningsprinciper Fördjupning huvudbok och systemadministration. Leverantörsfakturabetalningarna administreras och skickas från Agresso. När fakturan har blivit betald skickas en flagga tillbaka till Winst så att vid sökning i Winst kan man se om fakturan är betald eller inte. Agresso är master över leverantörsregistret, leverantörsregistret förs över till Winst vid fasta klockslag. Intraservice administrerar upplägg och ändring av leverantörsregistret. Tidpunkter och mer detaljerad beskrivning av detta finns i fördjupningsdokumentet HB och systemadministration Leverantör Varje redovisningsenhet kan söka fram leverantörer och titta på hur leverantören är upplagd samt kontrollera fakturor. Leverantörsregistret finns under Agresso Ekonomi/Leverantörsreskontra/Leverantörer Leverantörsregistret består av 5 standardflikar, Leverantör, Kontaktinformation, Faktura, Betalning och Relation. Det finns också tre extra flikar (flexifält) för leverantörsuppföljning av reskontran som kallas Leverantörscentralen. Leverantörscentralen består av, Ankomstregistrerade, Definitivbokförda samt Betalda fakturor. Flik Leverantör Flik Kontaktinformation Flik Faktura Flik Betalning Flik Relation Flik Åtgärdsöversikt Här hittar leverantörsinformation bl a Levnr, Namn, Orgnr. Här hittar du adress och kontaktuppgifter Här hittar du betalningsvillkor Här hittar du mottagarkonto för betalning, Plusgiro, Bankgiro, Bankkonto Här hittar du relationsvärden som redovisningsenheten själva administrerar, Momsbidrag FEM18, de relationsvärden som är gemensamma, som t ex motpart syns inte här utan endast i KC01. Används ej

108 108 (112) Flik Ankomstregistrerade Flik Definitivbokförda Flik Betalda fakturor Här visas de fakturor (debet och kredit) som ligger ankomstregistrerade på leverantören och som har blivit överförda från Winst. Här visas de fakturor (debet och kredit) som ligger definitivbokförda på leverantören och som har blivit överförda från Winst. Här visas de fakturor som är betalda på leverantören. En betalning till en leverantörsfaktura visas på en egen rad på samma sätt som för kundfakturor och kundinbetalningar. Betalningen bokförs och matchas mot leverantörsfakturan vid inläsning av återrapportering av betalningar från banken. Båda posterna får då status C och blir historiska poster Underhåll av Öppna poster Innan en betalning är ivägsänd till sin betalningsförmedlare (men efter att den är bokförd) kan du ändra status och förfallodag för en leverantörsfakturan. Det gör du i skärmbilden Leverantörsreskontra/Betalningar/Underhåll av öppna poster. I denna skärmbild börjar du med att ange vilken leverantör du vill ändra uppgifter för. När du har angett aktuellt sökbegrepp och tryckt TAB förbi fältet kan du avgränsa sökningen till t.ex. enbart ett fakturanummer. När du angett aktuella sökkriterier väljer du Sök (F7). De öppna fakturor som uppfyller dina sökkriterier visas på skärmen. En av kolumnerna visar betalningsstatus (Status) på fakturorna.

109 109 (112) Giltiga värden är: N P C R I U Normal Parkerad (spärrad för betalning) Spärrad (kan inte ändras) Fakturan är på ett betalningsförslag Fakturan är på ett betalningsuppdrag Fakturan håller just nu på att behandlas av transaktionsservern I denna bild kan status eller förfallodag ändras. Genom att ändra betalningsstatus på en faktura till parkerad kan du hindra den från att gå iväg på ett betalningsuppdrag. Ändrar du statuskod måste du spara dina ändringar genom att välja Spara (F12). Ingen bekräftelse ges här. Vill du ändra på förfallodag på fakturan kan du ställa dig på aktuell rad och välja Zoom (ALT+F6). Aktuella fakturauppgifter visas nu på skärmen. Ändra på förfallodag och välj sedan Spara (F12) innan du lämnar bilden. Ingen bekräftelse ges här. För att ta bort en definitivbokförd faktura skall reverseringsfunktionen användas se vidare under avsnitt 3.6.

110 110 (112) 10.3 Utbetalningar via leverantörsreskontran i Agresso (GL07-AP) För några förvaltningar som tidigare läste in utbetalningar till PC-Lev kommer det att vara möjligt att läsa in utbetalningar till Agresso och göra dessa via leverantörsreskontran. Utbetalning via leverantörsreskontran i Agresso (GL07-AP) Underlag W D Kontrollera uppgifter på leverantör E Ärende till Intraservice support vid behov av upplägg/ändring E D Registrera upplägg/ändring leverantör IS Leverantörsregister uppdaterat Försystem UN Fabo utbetalningar UO Pluto utbetalningar UP Rix utbetalningar D Inläsning och ev. rättning av utbetalningar (GL07-AP) E Underhållsbild D Ankomstbokföring (GL07) Attest på papper GL07 per lev* E Avräkningslista, E V bacht-input UN Fabo levbet (107) D Definitivbokföring (EI03)* Avräkningslista, batch-input E UN-Definitivbokning lev.bet.fabo (22) *) Avräkningslista med belopp per leverantör används som underlag för kontroll och attest. Vid defintivbokföring kontrolleras att attesterade uppgifter stämmer med ankomstregistrerade belopp, varefter arkivering av underlag sker. Ankomstbokföring ger en lista per inläsning, (kan bli mer än en om något felfälls), Definitivbokföring ger 1 lista för samtliga. E UN1 Fabo utbetalningar UO1 Pluto utbetalningar UP1 Rix utbetalningar Underhållsbild UN-Omkörning EI03-bunt Fabo (124) D Bokföring i HB Levfakturor i LR IS Vertyp U* Utbetalningskörningar SU07/SU08 Betalningsfiler till bank D Steg för steg Utbetalning via Levreskontra Gå till Agresso Ekonomi/Huvudbok/Import från försystem/försystemstransaktioner 1. Välj den variant av inläsning (GL07) som är aktuellt för inläsningen. Inläsning från försystem av GL07 sker med hjälp av en särskild rapportvariant t ex UN Fabo levbet (107) som finns under Import från försystem/försystemtransaktioner.

111 111 (112) 2. Ange filnamn och korrekt bunt ID.(systemet föreslår dagens datum och löpnummer). När GL07-AP filen skickas från verksamhetssystemet innehåller den bokföringsperiod. Denna bokföringsperiod utgår systemet från för att beräkna ev periodisering som skickats med i filen. (angiven startmånad relaterar till denna period). 3. Starta rapporten genom att Spara med F12 4. Notera Ordernumret på rapportbeställningen 5. Kontrollera resultatet av rapporten genom att klicka på rapporten i Underhåll av beställda rapporter. 6. Rätta eventuella fel i underhållsbilden och läs in dessa på nytt. Se avsnitt Underhåll av försystemstransaktioner i utbildningsmaterialet. 7. Utbetalningarna är nu ankomstregistrerade. Varje utbetalning i filen är en verifikation och de verifikationer där alla transaktioner är korrekta kommer att blir ankomstbokförda i Agresso. I samband med detta skrivs en journal Avräkningslista Batch-Input ut. Om några transaktioner blivit felfällda skall de rättas och när dessa blir korrekt inlästa producerar systemet även en avräkningslista för dessa. Dessa avräkningslistor är underlag för betalningsattest i Agresso. De skall skrivas ut och hanteras enligt förvaltningens rutin. 8. Efter attest skall en definitivbokföring göras (EI03 skall köras). För detta ändamål används t ex rapporten UN-Definitivbokning lev.bet.fabo (22) för systemet FABO. (Det finns rapportvarianter för respektive system i de förvaltningar som använder denna typ av inläsning).

112 112 (112) 9. Ange filnamn och korrekt bunt ID.(systemet föreslår dagens datum och löpnummer). Vid Definitivbokföringen kommer utsökning av göras av alla ankomstregistrerade verifikationer från tom Aktuell period. Bokföringsperiod för definitivbokföringen blir Aktuell period. Om filen från försystemet (som ankomstbokförs) innehåller bokföringsdatum i framtida period kan definitivbokföring inte göras förrän aktuell period är ändrad (arbetsdag 4). När rapporten körts kommer en motsvarande journal att produceras. Denna kommer då att omfatta samtliga verifikationer, medan ankomstregistreringen kan vara uppdelad på flera (om några felfälldes vid inläsningen). En del i attesten bör vara att kontrollera att saldot på dessa journaler är lika och omfattar samma leverantörer. 10. Om några transaktioner blir felfällda när bokföringen skall skapas måste dessa rättas i underhållsbilden och en ny bokföringskörning göras. Det görs med en separat rapportvariant som benämns Omkörning EI03, t ex UN-Omkörning EI03-bunt Fabo (124). Ange Bunt-id i rapportbeställningen.