Detta är inte en rapport i vanlig bemärkelse utan ett program som kopierar en befintlig verifikation. Se redovisningsmanualen: Orfi-manual

Transkript

1 Redovisningsmodul Standardrapporter Buntöversikt - Redovisning Efter all registering/uppdatering/kopiering/ombokning av en verifikation/bunt ska Buntöversikt redovisning skrivas ut och skrivas under av registrerare och person som tecknar bokföringsorder. Rapporten fyller två funktioner, dels är det ett underlag på vad som är registrerat dels gör den verifikationen postningsbar. Skrivs ingen buntöversikt ut kommer alltså bunten med verifikation(erna) inte att postas. Obs! Buntöversikt redovisning kan skrivas ut obegränsat antal gånger. Läs mer om Buntöversikt - Redovisning Internränta: Beräkna ränta per aktivitet Rapporten visar hur de olika aktiviteterna bidragit till räntesaldot. Läs mer om Internränta: Beräkna ränta per aktivitet Internränta: Beräkna ränta per kostnadsställe Rapporten visar hur olika kostnadsställen bidragit till institutionens ränteintäkts/räntekostnads saldo det senaste kvartalet. Läs mer om Internränta: Beräkna ränta per kostnadsställe Kontroll anläggningstillgångar vid aktivitetsavslut Denna rapport visar om det finns anläggningstillgångar bokförda på aktiviteten och ska användas vid aktivitetsavslut. Den visar även kostnadsförda korttidsinvesteringar och omsättningstillgångar. Läs mer om Kontroll anläggningstillgångar vid aktivitetsavslut Kopiera verifikation Detta är inte en rapport i vanlig bemärkelse utan ett program som kopierar en befintlig verifikation. Se redovisningsmanualen: Orfi-manual Funktionen kan vara användbar om man gör liknande omföringar vid återkommande tillfällen. Efter att Orfi har skapat en ny verifikation med samma innehåll som den gamla kan du om du vill gå in och göra justeringar. Läs mer om kopiera verifikation Lista aktiviteter Här kan du få en lista över ditt/dina kostnadsställens alla aktiviteter. Rapporten visar när aktiviteterna är registrerade och om de är giltiga eller avslutade. Läs mer om Lista aktiviteter Lista fördelningsnycklar Rapporten visar hur ett kostnadsställe har fyllt i sina procentsatser för att fördela sina gemensamma kostnader med automatik. 1

2 Vid uppläggning eller uppdatering av fördelningsnycklarna (Navigator: Lägg upp/fördelningsnycklar) ska rapporten tas ut och skrivas under av registrerare och person som tecknar bokföringsorder. Läs mer om Lista fördelningsnycklar Lista kodsträngsdelar Här kan du få ut listor på valfri del av kodsträngen, t ex alla kostnadsställen eller alla konton. Ett tips, istället för att ta denna rapporten när du vill se alla konton, se kontoplanen där alla giltiga konton finns med kommentarer. Läs mer om Lista kodsträngsdelar Kodplan Lista moderkostnadsställen Denna rapport visar moderkostnadsställe för valt kostnadsställe alternativt alla moderkostnadsställen. Läs mer om Lista moderkostnadsställen Lista urvalsgrupper Rapporten visar institutionens/avdelningens upplagda urvalsgrupper. Läs mer om Lista urvalsgrupper Lista verifikationsnummer Rapporten ger information om registrerade verifikationsnummer inom vald verifikationsnummerserie - status, bokföringsdatum, buntnamn, kategori, postningsstatus, postningsdatum samt verifikationens debetoch kreditbelopp. Läs mer om Lista verifikationsnummer Opostade buntar i redovisningen Undrar du om du har några opostade buntar? Rapporten visar alla buntar i redovisningen som inte är postade. Den bör tas med jämna mellanrum för att se att det inte finns något som ligger opostat. Den vanligaste anledningen till att något är opostat är att man har glömt att ta ut Buntöversikt redovisning. Titta gärna efter så att du inte har registrerat samma sak en gång till innan du tar ut Buntöversikt redovisning för de opostade buntarna. Läs mer om Opostade buntar i redovisningen Projektrapport EU Denna rapport är ett stöd vid den ekonomiska rapportering av projekt inom EU:s ramprogram. Den är gjord i samarbete med Internationella sekretariatet, som definierat vilka utgiftskonton som skall ingå under olika rubriker vid kostnadsredovisning (cost statement) till EU. Läs mer om Projektrapport EU Projektrapport STANDARD Denna rapport är framtagen för att underlätta återrapporteringen till andra bidragsgivare än Vetenskapsrådet och EU:s ramprogram. Indelningen av utgifterna har gjorts för att passa så många bidragsgivares rapporteringskrav som möjligt. Läs mer om Projektrapport STANDARD Projektrapport VR Denna rapport är framtagen för att underlätta den ekonomiska rapporteringen till Vetenskapsrådet. Läs mer om Projektrapport VR 2

3 Rådatarapport saldolista Rapporten är avsedd för egen bearbetning i Excel, den är således inte anpassad att skriva ut från Orfi. Rapporten ger följande utdata: saldon på samtliga kodsträngar inom den angivna beställningen. Samtliga åtta kodsträngsdelar anges med beskrivningstext efter varje kodsträngsdel i egen kolumn. Läs mer om Rådatarapport saldolista Rådatarapport transaktionslista Rapporten är avsedd för egen bearbetning i Excel, den är således inte anpassad att skriva ut från Orfi. Rapporten ger följande utdata: hela kodsträngen med namn efter kodsträngsdel verifikationsnamn från huvudboken verifikationsnamn från försystemen källa kategori bokföringsdatum bokföringsperiod buntnamn från huvudboken leverantörs- eller kundnamn fakturanummer beskrivningstext i sin helhet bokfört belopp alt bokfört belopp i debet och kredit beroende på val av beställningsparameter. postningsinformation Läs mer om Rådatarapport transaktionslista Saldolista: Flexibel Får du inte ut den information du behöver med hjälp av någon av de andra listorna? Vill du bygga din egen rapport? Detta är den bästa rapporten för ad hoc-frågor och när du har behov av avancerat/annorlunda utseende på rapporten. Du bygger i princip rapporten själv genom att bestämma summeringar och delsummeringar, sidbrytningar, om du endast vill ha resultaträkningskonton, om du vill ha extra kolumner med mer information etc. Läs mer om Saldolista: Flexibel Summeringsrapport indirekta kostnader Beräknar periodens pålägg för indirekta kostnader. Eftersom pålägget görs en gång i månaden i samband med driftstopp i Orfi är detta en rapport som kan tas ut mellan de månatliga driftstoppen om man vill ha aktuell information om hur mycket påslag projekten kommer att belastas med. Läs mer om Summeringsrapport indirekta kostnader Tillgängligt belopp aktivitet Tanken bakom rapporten är att snabbt ge svar på frågan hur stort tillgängligt belopp som finns på vald nivå. Tillgängligt belopp motsvarar ingående balans plus/minus periodförändring och definitionen på tillgängligt 3

4 belopp är likvida medel plus kundfordringar minus leverantörsskulder. Beloppen i rapporten anges med omvända tecken, dvs i en vanlig saldorapport innebär ett positivt utgående balanssaldo på en viss aktivitet att det tillgängliga beloppet är negativt. Läs mer om Tillgängligt belopp aktivitet Tillgängligt belopp verksamhet/aktivitet Tanken bakom rapporten är att snabbt ge svar på frågan hur stort tillgängligt belopp som finns på vald nivå. Tillgängligt belopp motsvarar ingående balans plus/minus periodförändring och definitionen på tillgängligt belopp är likvida medel plus kundfordringar minus leverantörsskulder. Beloppen i rapporten anges med omvända tecken, dvs i en vanlig saldorapport innebär ett positivt utgående balanssaldo på en viss aktivitet att det tillgängliga beloppet är negativt. Läs mer om Tillgängligt belopp verksamhet/aktivitet Transaktionslista: Flexibel Får du inte ut den information du behöver med hjälp av någon av de andra rapporterna, eller behöver du göra en avancerad sökning? Med hjälp av denna rapport kan du göra en mängd avancerade sökningar i ditt bokföringsmaterial. Du kan t ex söka efter alla transaktioner som är bokförda med ett visst belopp eller beloppsintervall, på beskrivningstexter, källa etc. Du bestämmer även själv vilka summeringar som ska göras i rapporten. Läs mer om Transaktionslista: Flexibel Verifikationer - huvudbok Rapporten Verifikationer - huvudbok är en kopia av Buntöversikt redovisning och kan användas som underlag ifrån systemet. Den enda skillnaden mellan rapporterna är att de rader där registrerare och person som tecknar bokföringsorder skriver under saknas. Läs mer om Verifikationer - huvudbok Åtkomst av rapporter i Orfi 10.7 Dessa rapporter beställs om man vill få fram ekonomisk information före Detta beror på att Orfi uppgraderades och bytte databas fr o m Läs mer om Åtkomst av rapporter i Orfi 10.7 Ekonomirapporter INST-FÖRD VG 91 Fördelar du gemensamma kostnader manuellt? Rapporten är ett stöd för dig som gör manuella fördelningar av gemensamma kostnader. Läs mer om INST-FÖRD VG 91 INST-KOLL INTERNELIM Inom institutioner vid Lunds universitet sker en mängd interna transaktioner. Dessa interna transaktioner elimineras vid delårs- och helårsbokslut. Summan av internelimineringarna ska alltid bli noll. Institutioner bör löpande kontrollera att summan av internelimineringarna är noll. Fel kan t ex uppstå vid ombokning av internkonton där olika koncernkoder används. Kontrollen görs lämpligen med hjälp av denna rapport där man kan se om koncernkoderna 91000,

5 och har använts på rätt sätt. Läs mer om INST-KOLL INTERNELIM INST PERSONALKOSTNADER /vgren Personalkostnaderna som redovisas i rapporten INST-RR BR är möjliga att se på en mer detaljerad nivå i denna rapport. Motsvarande rapport finns också med verksamhetsgrenarna inom forskning och forskarutbildning redovisade var för sig, rapporten heter då INST PERSONALKOSTNADER SPEC FFU/vgren. Läs mer om INST PERSONALKOSTNADER /vgren INST-RR BR... (/ÅR, /MÅNAD, /VGREN) Vill du ha en översiktlig bild av din ekonomi? Rapporten är ett stöd för dem som ansvarar för ekonomin på institutionen eller dem som av andra skäl har behov av en översiktlig bild av det ekonomiska läget finns summerade resultat- och balansräkningar i ett antal olika versioner. Läs mer om INST-RR BR... (/ÅR, /MÅNAD, /VGREN) INST-UNDERLAG PER RES... Vill du gå igenom dina externfinansierade projekt inför periodiseringsarbetet? Som stöd i arbetet med att avgöra vilka projekt/delverksamheter som ska periodiseras och vilka som ska resultatavräknas finns denna underlagsrapport. Läs mer om INST-UNDERLAG PER RES... INST-UPPFÖLJN PER RES... Vill du följa upp dina externfinansierade projekt efter periodiseringarna blivit bokförda i bokslutet? Som stöd för dem som ansvarar för ekonomin på institutionen eller dem som av andra skäl har behov av en översiktlig bild av det ekonomiska läget finns förutom INST-RR BR denna rapport som ger en sammanfattad bild av resultatet av bokslutet. Läs mer om INST-UPPFÖLJN PER RES... 5

6 Buntöversikt redovisning Rapporten är ett underlag ifrån systemet över vad som är registrerat så att den som tecknar bokföringsorder kan skriva under att det som är registrerat stämmer mot beslut/underlag. Buntöversikt redovisning ska alltid skrivas ut vid registrering/uppdatering/kopiering och ombokning av en verifikation/bunt. Obs! Buntöversikt redovisning kan skrivas ut obegränsat antal gånger. Beställning av rapporten Modul: Redovisningen huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Buntöversikt redovisning Parametrar Buntnamn Ange buntnamnet och klicka på <OK>. Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör: jobbet Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 6

7 7

8 Internränta: Beräkna ränta per aktivitet Rapporten beräknar ränta på aktivitetens totala debet/ kredit-saldo per dag, där positivt saldo beräknas med intäktsränta och negativt saldo med kostnadsränta. Summan av dessa blir periodens ränteintäkt eller räntekostnad. Notera att om räntorna på kostnadsställets aktiviteter summeras kan skillnad uppstå jämfört med kostnadsställets bokförda ränta. Detta beror på att kostnadsstället totalt kan ha ett positivt saldo under hela perioden som därmed beräknas med intäktsräntesats medan aktiviteternas saldo kan vara såväl positiva som negativa och beräknas med både intäkts- och kostnadsräntesats. Skillnaderna mellan intäkts- och kostnadsräntesatserna leder då till en differens mellan räntan för kostnadsstället och räntan för aktiviteterna. Institutionsledningen avgör om denna differens ska fördelas. Beställning av rapporten Modul: Redovisningens huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Internränta: Beräkna ränta per aktivitet Parametrar Fr.o.m period- t.o.m period Ange önskat kvartalsintervall. Fr.o.m. kst - t.o.m kst Ange önskat kostnadsställe. Fr.o.m akt- t.o.m akt Ange önskad aktivitet Klicka på <OK> Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 8

9 9

10 Internränta: Beräkna ränta per kostnadsställe Rapporten beräknar ränta på kostnadsställets totala behållning på avräkningskontot per dag, där positivt saldo beräknas med intäktsränta och negativt saldo med kostnadsränta. Summan av dessa blir periodens ränteintäkt eller räntekostnad. Man får alltid utfall 0 om man beställer på kostnadsställe inom institutionen som man inte har behörighet till. Notera att om räntorna på institutionens kostnadsställe summeras kan skillnad uppstå jämfört med institutionens bokförda ränta. Detta beror på att institutionen totalt kan ha ett positivt saldo under hela perioden som därmed beräknas med intäktsräntesats medan kostnadsställenas saldo kan vara såväl positiva som negativa och beräknas med både intäkts- och kostnadsräntesats. Skillnaderna mellan intäktsoch kostnadsräntesatserna leder då till en differens mellan räntan för institutionen och räntan för kostnadsställena. Institutionsledningen avgör om denna differens ska fördelas. Beställning av rapporten Modul: Redovisningens huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Internränta: Beräkna ränta per kostnadsställe Parametrar Fr.o.m period- t.o.m period Här anges ett kvartalsintervall. Klicka på <OK> Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 10

11 11

12 Kontroll anläggningstillgångar vid aktivitetsavslut Rapporten används för att kontrollera att det inte finns några anläggningstillgångar eller kostnadsförda korttidsinvesteringar och omsättningstillgångar bokförda på aktiviteten innan den ska avslutas. Beställning av rapporten Modul: Redovisningens huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Kontroll anläggningstillgångar vid aktivitetsavslut Parametrar Exempel på rapportuttag på en enstaka aktivitet. Exempel på rapportuttag på aktiviteter inom ett kostnadsställeintervall. Kostnadsställe fr.o.m. Kostnadsställe t.o.m. Här anger du inom vilket kostnadsställeintervall aktiviteten finns. Vgren fr.o.m. Vgren t.o.m. Ange inom vilket verksamhetsgrensintervall du vill söka inom. 12

13 Aktivitet fr.o.m. Aktivitet t.o.m. Ange vilken aktivitet du vill ta ut rapporten på. Du kan även välja ett aktivitetsintervall. Fritt fr.o.m. Fritt t.o.m. Ange intervall för värdet Fritt fält. Klicka på <OK> Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 13

14 14

15 Kopiera verifikation Detta är ingen rapport i normal mening utan mer en funktion som innebär att man kan kopiera en tidigare registrerad och postad verifikation och skapa en ny. Anledningen till att den står med i rapporthandboken är att den beställs som en rapport. Funktionen är användbar om man av någon anledning vill registerera en verifikation med exakt likadana konteringar som en tidigare verifikation. Ett exempel är vidarefördelningen av statsbudgetmedel som många institutioner gör varje månad. Obs! Tänk på att när man kopierar en verifikation så bör den vara relativt stor, annars går det snabbare att registrera en ny. Flödet när en verifikation kopieras är följande: Lägg upp en ny verifkation Beställ kopieringen Skriv ut buntöversikt på den nya verifikationen Lägg upp en ny verifikation Gå till : Navigatorn: registrera verifikation Klicka på knappen <Ny bunt>. Bunt: Buntnamnet kommer automatiskt upp när du trycker på <Tab> för att komma förbi fältet. Ange ingen kontrollsumma. Klicka på knappen <Verifikationer>. Kategori: När du lämnar buntnivån ställer sig markören automatiskt i kategorifältet. Använd verktyget [VÄRDELISTA] för att ange kategori Bokföring. Beskrivning: Här kan du ange en beskrivning av verifikationen. Observera att det blir samma text på konteringsraderna som i den kopierade verifikationen. Vill du ändra text på konteringsraderna får du göra det när jobbet "Kopiera verifikation" är avslutat genom att gå in i den nya opostade verifikationen och ändra beskrivningstext. Ange ingen kontrollsumma. Registrera inget i den nedre delen i detta fönster. Använd verktyget [SPARA]. Verifikationen får nu sitt verifikationsnummer i formatet Redovisning XXXX. Det enklaste är om du skriver upp löpnumret på verifikationen. Löpnumret hittar du i fältet "Dokumentnummer". 15

16 Beställ kopieringen Gå till: Navigator: Beställ standardrapport Namn: Välj "Kopiera verifikation" (värdelista) i fönstret "Kör jobb". Ny verifikation: Ange den verifikation du nyss lagt upp (värdelista) eller också ange verifikationens löpnummer genom att skriva %Dokumentnr: XXX%. Gammal verifikation: Ange den verifikation du vill kopiera (värdelista). Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Parametrar". Klicka på knappen <Kör>. Då kommer du automatiskt till jobbkön. Nu startas ett jobb som skapar de nya konteringsraderna. Detta jobb måste vara avslutat innan du kan skriva ut buntöversikt. Skriv ut buntöversikt För att din nya verifikation ska postas, måste du skriva ut en ny buntöversikt. Se Buntöversikt redovisning 16

17 Lista aktiviteter Rapporten listar aktiviteter som ligger inom aktuell beställning och är avsedd för att institutioner och avdelningar ska ha en lätthanterlig sammanställning över sina aktiviteter vid t ex kontering av fakturor. Beställning av rapporten Modul: Redovisningens huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Lista aktiviteter Parametrar Segmentvärde från - Segmentvärde till Här anges vilka aktiviteter beställningen avser. Rapporten är säkerhetsavgränsad, dvs beställaren kan bara få utdata på aktiviteter som ligger på dennes säkerhetsnivå. Görs beställningen från lägsta nivå, d.v.s. avdelningen, kan användaren således låta stå kvar förutsatt att denne vill få med alla kostnadsställets aktiviteter i rapporten. Endast aktiva (Ja/Nej) Defaultinställning här är Ja. Klicka på <OK> Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten Rapportutdata: Beskrivningskolumnen rymmer 60 positioner. OBS! Att vid utskrift på skärmen ser Startdatum ut att vara förskjutet åt höger, men vid utskrift blir det korrekt. På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 17

18 18

19 Lista fördelningsnycklar Rapporten visar hur ett kostnadsställe har fyllt i sina procentsatser för att fördela sina gemensamma kostnader med automatik (Navigator: Lägg upp/fördelningsnycklar). Vid uppläggning eller uppdatering ska rapporten tas ut och skrivas under av registrerare och person som tecknar bokföringsorder. Förutom att fungera som underlag till bokföringen är rapporten bra om man vill se hur man procentuellt sett fördelar sina gemensamma kostnader (gäller endast de kostnadsställen som använder sig av den automatiska fördelningen). Beställning av rapporten Modul: Redovisningens huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Lista fördelningsnycklar Beställningsparameter Kostnadsställe Ange det kostnadsställe du vill se. Klicka på <OK> Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 19

20 20

21 Lista kodsträngsdelar Rapporten listar vald kosträngsdel inom valt intervall med beskrivning, start- och slutdatum, aktiv- och postningsinformation. Tänk på att det kan bli väldigt många sidor beroende på vilket segment man väljer. Titta först på rapporen i jobbkön innan du skriver ut den om du är rädd för att det ska bli för många sidor. Obs! Ett tips, istället för att ta denna rapporten när du vill se alla konton se kodplanen på nätet. Här får du alla giltiga konton med kommentarer, sökmotor och slagordsförteckning. Kodplan Beställning av rapporten Modul: Redovisningens huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Lista kodsträngsdelar Beställningsparametrar Kodsträngsdel Parametern är obligatorisk och alternativen är kostnadsställe, konto, verksamhetsgren, koncernkod, finansiärkod, rapportkod, och fritt fält. Rapporten är inte säkerhetsavgränsad, vilket innebär att beställarna på alla nivåer kan få samtliga kostnadsställen listade. Från kodsträngsvärde Till kodsträngsvärde Här anges vilket intervall beställningen avser. Om utdata önskas på allt behöver detta värde inte ändras. Endast aktiva (Ja/Nej) Här anges om man vill ha med endast aktiva värden. Defaultinställning här är Ja. Klicka på <OK> Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga förnstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 21

22 22

23 Lista moderkostnadsställen Moderkostnadsställen används till att fånga kostnadsställen inom institution som inte ligger i intervall vid beställning av ekonomirapporter. Denna rapport visar moderkostnadsställe för valt kostnadsställe alternativt alla moderkostnadsställen. Endast personer med lägst inst-behörighet kan ta ut rapporter på moderkostnadsstället. Rapporten finns i två varianter: Lista moderkostnadsställen för ett kst och Lista moderkostnadsställen. Skillnaden är att i första rapporten anger man parameter: kostnadsställe. Andra rapporten ger alla moderkostnadsställen. Beställning av rapporten Modul: Redovisningens huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet Enstaka jobb vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport: Lista moderkostnadsställen för ett kst Parameter Ange kostnadsställe. Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev. antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret Vid slutförande Kör jobbet: Tryck på knappen <Kör> Så här ser rapporten ut: 23

24 Lista procentsatser för indirekta kostnader Rapporten visar en sammanställning över vilka procentsatser som har lagts in i Orfi. Ska överensstämma med de fullkostnadskalkyler som upprättats på institutionen. Beställning av rapporten Modul: Redovisningen huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Lista procentsatser för indirekta kostnader Parametrar Inga parametrar anges. Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör: jobbet Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten Så här ser rapporten ut: 24

25 Lista urvalsgrupper Rapporten visar institutionens/avdelningens upplagda urvalsgruper. Beställning av rapporten Modul: Redovisnings huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Lista urvalsgrupper Beställningsparametrar Från kostnadsställe Till kostnadsställe Rapporten är säkerhetsavgränsad så att användaren vid beställningen bara kan ange kostnadsställen som ligger på dennes säkerhetsnivå. Defaultinställning på Från kostnadsställe Till kostnadsställe är användarens defaultkostnadsställe. Se underliggande kst/akt Användaren kan välja om att se bara urvalsgruppernas namn eller urvalsgrupperna med underliggande aktiviteter. Defaultinställning här är Ja. Ta med endast aktiva Användaren kan också välja att enbart se aktiva urvalsgrupper, eller att även få med avaktiverade urvalsgrupper i rapporten. Klicka på <OK>. Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 25

26 26

27 Lista verifikationsnummer Rapporten ger information om registrerade verifikationsnummer inom vald verifikationsnummerserie - status, bokföringsdatum, buntnamn, kategori, postningsstatus, postningsdatum, samt verifikationens debetoch kreditbelopp. Beställning av rapporten Modul: Redovisningens huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Lista verifikationsnummer Beställningsparametrar Från verifikationsnummer - Till verifikationsnummer Frivilligt fält. Vill du göra begränsningar kan du här ange det intervall av verifikationer du vill se. Lämnar du fälten blanka får du se alla dina verifikationer. Klicka på <OK> Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 27

28 28

29 Opostade buntar i redovisningen Rapporten tar du ut för att se om det finns opostade buntar/verifikationer i redovisningen. För att få en rättvisande redovisning bör man ta ut rapporten med jämna mellanrum (1 gång per månad) och definitivt till boksluten. Den vanligast anledningen till att något ligger opostat är att man har glömt att ta ut Buntöversikt - Redovisning. Hittar man opostade buntar på rapporten bör man först se efter så att man inte har registrerat samma sak en gång till, innan man tar ut en Buntöversikt - Redovisning för den opostade bunten. Obs! De buntar/verifikationer du har registrerat under dagen kommer med på rapporten oavsett om du har tagit ut Buntöversikt - Redovisning eller ej. Bortse från dem och inrikta dig på om det finns äldre buntar med på rapporten! Beställning av rapporten Modul: Redovisningen huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Opostade buntar i redovisningen Parametrar Från Kostnadsställe Skriv in ifrån vilket kostnadsställe du vill se opostade buntar. Till Kostnadsställe Skriv in till och med vilket kostnadsställe du vill se opostade buntar. Klicka på <OK>. Utskrift Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 29

30 30

31 Projektrapport EU Denna rapport är ett stöd vid den ekonomiska rapportering av projekt inom EU:s ramprogram. Den är gjord i samarbete med Internationella sekretariatet, som definierat vilka utgiftskonton som skall ingå under olika rubriker vid kostnadsredovisning (cost statement) till EU. Rapporten kan användas för projekt inom både 4:e, 5:e och 6:e ramprogrammet. Observera dock att för projekt inom 4:e ramprogrammet så skall posterna under rubrikerna "förbrukningsmaterial" och "databearbetningstjänster" slås ihop till en redovisningspost på EU:s redovisningsblankett. För ekonomisk rapportering av projekt med annan finansiering se Projektrapport VR Projektrapport STANDARD Observera att för projektledarens behov av löpande uppföljning finns i projektportalen, LUPP, (logga in, klicka på LUPP i marginalen till vänster), rapporteringsmallar som motsvarar dessa tre projektrapporter. Användning av rapporten: Se instruktioner om hur du skall använda rapporten i handledningar som finns på Internationella sekretariatets hemsida/forskningsservice: Forskningsservice hemsida Obs! Tänk på att om projektet har påbörjats före 1/ så ser du inte hela historiken i kolumnen som visar projektets utfall. Du måste i så fall komplettera med rapporter från den gamla databasen (10.7), som visar vad som hänt i resultaträkningen tidigare år. För år 2003 gäller att informationen om inkomster och utgifter dels finns period för period i gamla databasen (10.7) dels som en summa på period i nya databasen (11i). Beställning av rapporten Modul: Redovisningen Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Projektrapport EU Parametrar Period (från-till) Fyll i önskad period (t ex från period till period 02-05). Rapporten kommer att visa utfallet för vald period och för hela projektets löptid om det startat efter den 1/ Kostnadsställe (från-till) Ange önskat kostnadsställe. Vgren (från-till) 31

32 Ange önskad verksamhetsgren eller intervall av verksamhetsgrenar (blankt = alla). Aktivitet (från-till) Ange önskad aktivitet eller intervall av aktiviteter (blankt = alla). Fritt fält (från-till) Ange önskat fritt fält eller önskat intervall av fritt fält (blankt = alla). Urvalsgrupp Ange önskad urvalsgrupp. Obs! I så fall ska aktivitet från-till ovan vara blankt. Visa detaljer Nej ger en summerad rapport och ja ger en rapport som även ger en specifikation per konto. Klicka på <OK>. Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 32

33 33

34 Projektrapport STANDARD Denna rapport är framtagen för att underlätta återrapporteringen till andra bidragsgivare än Vetenskapsrådet och EU:s ramprogram. Indelningen av utgifterna har gjorts för att passa så många bidragsgivares rapporteringskrav som möjligt. För ekonomisk rapportering av projekt som är finansierade av EU:s ramprogram se Projektrapport EU och för projekt som är finansierade av Vetenskapsrådet se Projektrapport VR (Observera att indelningen i utgiftsgrupper i dessa två rapporter är gjord utifrån dessa bidragsgivares definitioner och därför skiljer sig åt sinsemellean och jämfört med Projektrapport STANDARD. ) Obs! Tänk på att om projektet har påbörjats före 1/ så ser du inte hela historiken i kolumnen som visar projektets utfall. Du måste i så fall komplettera med rapporter från den gamla databasen (10.7), som visar vad som hänt i resultaträkningen tidigare år. För år 2003 gäller att informationen om inkomster och utgifter dels finns period för period i gamla databasen (10.7) dels som en summa på period i nya databasen (11i). Beställning av rapporten Modul: Redovisningen Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Projektrapport STANDARD Parametrar Period (från-till) Fyll i önskad period (t ex från period till period 02-05). Rapporten kommer att visa utfallet för vald period och för hela projektets löptid om det startat efter den 1/ Kostnadsställe (från-till) Ange önskat kostnadsställe. Vgren (från-till) Ange önskad verksamhetsgren eller intervall av verksamhetsgrenar (blankt = alla). Aktivitet (från-till) Ange önskad aktivitet eller intervall av aktiviteter (blankt = alla). 34

35 Fritt fält (från-till) Ange önskat fritt fält eller önskat intervall av fritt fält (blankt = alla). Urvalsgrupp Ange önskad urvalsgrupp. Obs! I så fall ska aktivitet från-till ovan vara blankt. Visa detaljer Nej ger en summerad rapport och ja ger en rapport som även ger en specifikation per konto. Tryck <OK>. Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Tryck på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 35

36 36

37 Projektrapport VR Denna rapport är framtagen för att underlätta den ekonomiska rapporteringen till Vetenskapsrådet. För ekonomisk rapportering av projekt med annan finansiering se Projektrapport EU Projektrapport STANDARD Observera att för projektledarens behov av löpande uppföljning finns i projektportalen, LUPP (logga in, klicka på LUPP i marginalen till vänster), rapporteringsmallar som motsvarar dessa tre projektrapporter. Tolkning av rapporten: Inkomst- och utgiftskontona är grupperade efter Vetenskapsrådets återrapporteringsmall. Den redovisning av kostnader för försöksdjur respektive forskningsinformation som råden begär kan man tyvärr inte ge något stöd för i rapporten eftersom forskningsråden även vill ha uppgift om kringkostnader som redovisas under andra utgiftsslag. Här får varje projekt manuellt beräkna dessa kostnader. Obs! Tänk på att om projektet har påbörjats före 1/ så ser du inte hela historiken i kolumnen som visar projektets utfall. Du måste i så fall komplettera med rapporter från den gamla databasen (10.7), som visar vad som hänt i resultaträkningen tidigare år. För år 2003 gäller att informationen om inkomster och utgifter dels finns period för period i gamla databasen (10.7) dels som en summa på period i nya databasen (11i). Beställning av rapporten Modul: Redovisningen Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Projektrapport VR Parametrar Period (från-till) Fyll i önskad period (t ex från period till period 02-05). Rapporten kommer att visa utfallet för vald period och för hela projektets löptid om det startat efter den 1/ Kostnadsställe (från-till) Ange önskat kostnadsställe. Vgren (från-till) Ange önskad verksamhetsgren eller intervall av verksamhetsgrenar (blankt = alla). 37

38 Aktivitet (från-till) Ange önskad aktivitet eller intervall av aktiviteter (blankt = alla). Fritt fält (från-till) Ange önskat fritt fält eller önskat intervall av fritt fält (blankt = alla). Urvalsgrupp Ange önskad urvalsgrupp. Obs! I så fall ska aktivitet från-till ovan vara blankt. Visa detaljer Nej ger en summerad rapport och ja ger en rapport som även ger en specifikation per konto. Klicka på <OK>. Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om dettta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 38

39 39

40 Rådatarapport saldolista Rapporten är avsedd för egen bearbetning i Excel, den är således inte anpassad att skriva ut från Orfi. Rapporten innehåller inga rubriker, sidbrytningar, sidnumreringar etc. Beställningsparametrarna har medvetet gjorts mycket övergripande, dels för att användaren själv lätt kan sortera och ta bort icke önskad information, dels för att lättare kunna bygga rapporten. Rapporten ger följande utdata: Saldon på samtliga kodsträngar inom den angivna beställningen. Samtliga åtta kodsträngsdelar anges med beskrivningstext efter varje kodsträngsdel i egen kolumn. Beloppen som anges är periodens ingående- och utgående balans. Om både in- och utgående balans är 0 kommer raden inte med i rapporten. Beställning av rapporten Modul: Redovisningens huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Rådatarapport saldolista Beställningsparametrar I beställningsparametrarna måste period anges, medan kodsträng är frivillig uppgift. Anges ingen kodsträng får man utdata på allt inom aktuell säkerhetsnivå. Klicka på <OK>. Utskrift: Klicka på knappen >Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte år ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten Öppna rapporten i Excel Gå till jobbkön och bevaka att rapporten körs färdigt. När rapporten är avslutad sparar du den på hårddisken. Det gör du på följande sätt: Kontrollera i jobbkön att rapporten är avslutad. Ställ markören på rapporten och klicka på knappen <Visa utdata>. Välj "KOPIERA FIL" i verktygsmenyn Välj "SPARA SOM" i arkivmenyn och spara rapporten med valfritt namn och på valfritt ställe, men med det angivna txt-formatet. Starta Excel. Välj Öppna i Arkivmenyn och leta fram den sparade filen. Klicka på knappen <Öppna>. Du får nu upp testimportguiden. Du kan själv välja om du vill öppna filen avgränsade fält eller med fast bredd. Väljer du att öppna filen med avgränsade fält får du den automatiskt kolumnindelad m h a tabavgränsning. Väljer du att öppna med fast bredd sätter du själv dina kolumner. Nu kan du själv justera hur du vill ha filen, vilka kolumner du behöver etc och göra dina egna summeringar och sorteringar av data! 40

41 Utdata Rapporten listar Saldon på samtliga kodsträngar inom den angivna beställningen. Samtliga åtta kodsträngsdelar anges med beskrivningstext efter varje kodsträngsdel i egen kolumn. Beloppen som anges är periodens ingående- och utgående balans. Om både in- och utgående balans är 0 kommer raden inte med i rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 41

42 42

43 Rådatarapport transaktionslista Rapporten är avsedd för egen bearbetning i Excel, den är således inte anpassad att skriva ut från Orfi. Rapporten innehåller inga rubriker, sidbrytningar, sidnumreringar etc. Beställningsparametrarna har medvetet gjorts mycket övergripande, dels för att användaren själv lätt kan sortera och ta bort icke önskad information, dels för att lättare kunna bygga rapporten. Rapporten ger följande utdata: hela kodsträngen med namn efter kodsträngsdel verifikationsnamn från huvudboken verifikationsnamn från försystemen källa kategori bokföringsdatum bokföringsperiod buntnamn från huvudboken leverantörs- eller kundnamn fakturanummer beskrivningstext i sin helhet bokfört belopp alt bokfört belopp i debet och kredit beroende på val av beställningsparameter. postningsinformation Beställning av rapporten Modul: Redovisningens huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Rådatarapport transaktionslista Beställningsparametrar Beställningsparametrarna är frivilliga att fylla i. Anges ingen begränsning i datum eller kodsträng erhålls utdata på allt inom aktuell säkerhetsnivå. Defaultinställning på beloppstyp är Bokfört belopp, men det kan man ändra till Bokfört debet/kredit. Tryck <OK>. Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet Tryck på knappen <Kör> för att starta rapporten Öppna rapporten i Excel Gå till jobbkön och bevaka att rapporten körs färdigt. När rapporten är avslutad sparar du den på hårddisken. Det gör du på följande sätt: Kontrollera i jobbkön att rapporten är avslutad. Ställ markören på rapporten och klicka på knappen <Visa utdata>. Välj "KOPIERA FIL" verktygsmenyn. 43

44 Välj "SPARA SOM" i arkivmenyn och spara rapporten med valfritt namn och på valfritt ställe, men med det angivna txt-formatet. Starta Excel. Välj Öppna i Arkivmenyn och leta fram den sparade filen. Klicka på knappen <Öppna>. Du får nu upp testimportguiden. Du kan själv välja om du vill öppna filen avgränsade fält eller med fast bredd. Väljer du att öppna filen med avgränsade fält får du den automatiskt kolumnindelad m h a tabavgränsning. Väljer du att öppna med fast bredd sätter du själv dina kolumner. Nu kan du själv justera hur du vill ha filen, vilka kolumner du behöver etc och göra dina egna summeringar och sorteringar av data! Utdata Rapporten listar alla transaktioner inom den period beställningen avser med: hela kodsträngen med namn efter kodsträngsdel verifikationsnamn från huvudboken verifikationsnamn från försystemen källa kategori bokföringsdatum bokföringsperiod buntnamn från huvudboken leverantörs- eller kundnamn fakturanummer beskrivningstext i sin helhet bokfört belopp alt bokfört belopp i debet och kredit beroende på val av beställningsparameter. postningsinformation På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 44

45 45

46 Saldolista: flexibel Rapporten visar alltid saldo per konto, men med hjälp av ett flertal parametrar kan du för övrigt själv bygga rapporter som passar en mängd olika informationsbehov. Variationsmöjligheterna är mycket stora så därför visas sist på denna sida några exempel på hur rapporten kan användas. Flexibiliteten består t.ex. av att: du fritt kan välja vilka summeringar och delsummeringar som ska finnas i rapporten du kan infoga en, två eller tre extra kolumner med värde och namn, vilket kan vara ett smidigt sätt att få rapporten summerad och presenterad i en mera komprimerad form du kan beställa rapporten för en aktivitet, ett intervall av aktiviteter eller ett urval av aktiviteter(se urvalsgrupper i redovisningsmanualen) du kan välja att endast få resultaträkningens saldon, d.v.s. intäkter och kostnader, i rapporten (eller endast balansräkningens saldon, d.v.s. tillgångar och skulder) Genom att kombinera olika val- och visningsmöjligheter kan du skapa en rapport för just det som du är intresserad av. Beställning av rapporten Modul: Redovisningen huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör: ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Saldolista: flexibel Beställningsparametrar Summera per kontoklass Default är "Ja" vilket ger delsummeringar för tillgångar, skulder, intäkter respektive kostnader. Går att ändra till "Nej". Tips! Om du väljer att se endast resultaträkningens konton (se parametrarna Intervall respektive Kolumn urval) och vill få en samlad bild per den kodsträngsdel som du väljer att göra summering på, t ex aktivitet, så ska du ändra till "Nej". Summa nivå 1-3 Det är här som du själv designar rapporten genom att tala om vilka summeringar och undersummeringar du vill ha. Om du inte fyller i något här så får du en summering för allt det du väljer i kodsträngsrutan. Sidbrytningssegment Här kan du välja att sidbryta på någon del i kodsträngen. Obs! Den del av kodsträngen som du väljer måste finnas angiven som Summa nivå 1, 2 eller 3. Lämna blankt om du inte vill ha några extra sidbrytningar. Extra segment Är till för att ytterligare öka detaljeringsgraden på dina saldorader. I praktiken innebär det att du kan få en 46

47 uppdelning på varje förekommande kodsträngskombination med saldo på ett visst kostnadsställe. Beloppskolumner Välj mellan Periodens utfall och Projekt utfall: Period. Tips! Om du väljer beloppskolumn "Periodens utfall" får du i kolumnen Utgående balans alltid saldot per den period som du angett i parametern "Period till" (se dock under "Period Från-Till"). Skillnaden om du väljer beloppskolumn "Projekt utfall: Period" är att du på resultatkontona då i kolumnen Utgående balans får saldot för hela projekttiden per den period som du angett i parametern "Period till". (På balanskontona blir det samma sak oavsett vilken beloppskolumn man väljer.) Kodsträng Från - Kodsträng Till Här anges önskat kodsträngsintervall. Period Från - Period Till Ange önskad från- och tillperiod. Obs! Om du anger beloppskolumn "Periodens utfall" och t ex period till xx-xx så får du i kolumnen Utgående saldo på resultatkontona utfallet under perioden xxxxxx, d v s från början av frånperiodens budgetår. Att ange periodutfall över ett budgetårsskifte är främst till att användas då man är intresserad av periodens utfall, t ex för att man ska redovisa ett projekt för en sådan period. Ett tips är dock att använda sig av beloppstypen "Projekt utfall: Period" när man vill ha utfallet under en period över ett årsskifte och då få saldot för hela projekttiden i Utgående saldo. Urvalsgrupp Om du har lagt upp urvalsgrupper så kan du begränsa sökningen till en sådan genom att ange den här. Observera att i så fall så ska du inte ha angett något aktivitetsintervall i kodsträngen. Rapport kan beställas på samtliga urvalsgrupper på en given säkerhetsnivå eller givet intervall av kostnadsställen. Rapport kan även beställas på ett visst intervall av urvalsgrupper. Obs! vid beställning på parameter Urvalsgrupp förutsätts att "Urvalsgrupp" anges på beställningsparameter Summa nivå 1, 2 eller 3!!! Detta gäller även vid beställning urvalsgrupp från och till. Kontogrupp Kontogrupp är en ny beställningsparameter. Med kontogrupp här åsyftas de kontogrupper som används vid fördelning av gemensam overhead. Vid beställning på kontogrupp får du en lista och summering på de konton som det bokförts på inom den angivna kontogruppen. Intervall 1-2 Här anges om sökningen ska begränsas till ett eller flera intervall. Obs! Intervaller av kodsträngsdelar, t ex konto eller aktivitett, anges inte här utan i kodsträngen. Parametern 47

48 går istället bra att använda för att om så önskas begränsa sökningen till antingen resultaträkning eller balansräkning. Under intervall 1 och intervall 2 har nya parametrar lagts till - intäkter, kostnader, tillgångar och skulder. De nya valen innebär att du kan få utdata enbart på intäkts-, kostnads-, tillgångs- och skuldkonton. Intervall 1-2 Från - Till Här anges värdet på den/de variabler som sökningen ska begränsas till. Kolumn urval 1-2 Här anges om sökningen ska begränsas till en viss parameter. Obs! Urval av kodsträngsdelar, t ex ett visst konto eller ett visst aktivitet, anges inte här utan i kodsträngen. Parametern går istället bra att använda för att om så önskas begränsa sökningen till antingen resultaträkning eller balansräkning. Detta val går att göra antingen här eller under parametern "Intervall 1", dock inte på båda ställena samtidigt. Kolumn urval 1-2 Värde Här anges ev värde för parametern som sökningen ska begränsas till. Referensfält 1-2 Används ej. Tryck <OK> Utskrift: Klicka på kanppen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om dettta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör jobbet: Tryck på knappen <Kör> för att starta rapporten Exempel på beställningar av rapporten för olika syften 1.Uppföljning av full kostnadstäckning. Jag vill ta ut en rapport som visar om vi har full kostnadstäckning när det gäller våra externa projekt. Så här ser parameterfönstret ut: 48

49 På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 49

50 50

51 2.Kvartalsvis avstämning av kkl 7. Kvartalsvis avstämning av kkl 7 (Transfereringar- Vidareförmedling av bidrag). Ta ut en Saldolista flexibel i huvudboken på aktuell aktivitet, När ett bidrag blivit vidareförmedlat ska kkl 7 vara 0. För mer info om Vidareförmedling och avstämning: se EA-handboken kapitel Transfereringar. Tips: Vet man inte vilka aktiviteter man bokför vidareförmedling av bidrag på, välj att summera ovanstående rapport per aktivitet genom att ange Aktivitet i parameter: Summa nivå 1. Så här ser parameterfönstret ut: På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 51

52 52

53 Summeringsrapport indirekta kostnader Beräknar periodens pålägg för indirekta kostnader. Eftersom pålägget görs en gång i månaden i samband med driftstopp i Orfi är detta en rapport som kan tas ut mellan de månatliga driftstoppen om man vill ha aktuell information om hur mycket påslag projekten kommer att belastas med. Beställning av rapporten Modul: Redovisningen huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Summeringsrapport indirekta kostnader Parametrar Period: fyll i period (obligatoriskt) Kostnadsställe (från-till): ange kostnadsställe Vgren (från-till): ange verksamhetsgren Aktivitet (från-till): ange aktivitet Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande" Kör: jobbet Klicka på knappen <Kör> för att starta rapporten På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 53

54 54

55 Tillgängligt belopp aktivitet Tanken bakom rapporten är att snabbt ge svar på frågan hur stort tillgängligt belopp som finns på vald nivå. Tillgängligt belopp motsvarar ingående balans plus/minus periodförändring och definitionen på tillgängligt belopp är likvida medel plus kundfordringar minus leverantörsskulder. Beloppen i rapporten anges med omvända tecken, d v s i en vanlig saldorapport innebär ett positivt utgående balanssaldo på en viss aktivitet att det tillgängliga beloppet är negativt. Eftersom rapporten inte tar med aktiviteter där både ingående balans, periodförändring och utgående balans är 0, visas inga transaktioner. Rapporten är säkerhetsavgränsad. Beställning av rapporten Modul: Redovisningens huvudbok Navigatorn: Rapporter/Standardrapport Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK> Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport Tot translista objekt Beställningsparametrar Från kostnadsställe Till kostnadsställe Här fylls önskat kostnadsställe i. Det går även att lämna blankt och då får man utdata på allt inom den egna säkerhetsnivån. Från aktivitet Till aktivitet Här fylls önskade aktiviteter i. Det går även att lämna blankt och då får man utdata på allt inom den egna säkerhetsnivån. Från period Till period Period är obligatorisk uppgift. Från urvalsgrupp Till urvalsgrupp Vill man ha en summering på specifik urvalsgrupp eller urvalsgrupper som ligger i intervall fyller man i dessa här. Samtliga urvalsgrupper Vill man ha summering på samtliga urvalsgrupper väljer man Ja här. Defaultinställning är Nej. Har man angett en begränsning i kostnadsställe och aktivitet, kommer samtliga urvalsgrupper inom detta intervall med. Har kostnadsställe och aktivitet lämnats blankt kommer alla urvalsgrupper på användarens säkerhetsnivå att summeras. Visa transaktioner Vill man få med sina transaktioner här väljer man Ja. Defaultinställning är Nej. 55