Kommunstyrelsen kallas till sammanträde , Obs! 9.00 kommunhuset rum 293

Transkript

1 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Kommunstyrelsen Tid och plats: Kommunstyrelsen kallas till sammanträde , Obs! 9.00 kommunhuset rum 293 Catharina Fredriksson Ordförande Susanna Shaibu Sekreterare Nr DiarieNr Ärendemening Sid/föredragning 1. KS Informationer från ordföranden och kommunchefen 2. KS Lägesrapport om avtal för fastighetsförvaltning Magnus Pettersson och Mats Möller KS Information om alternativ avseende avtal med Promarina om gästhamnen Anders Harlin KS Lägesrapport projekt Förändra Radikalt Projektgruppen KS Återrapportering av kvarstående punkter från uppföljning av internkontrollplan 2013 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 4 6. KS Återkoppling från uppdrag om översyn av uppdrag, organisation och bemanning 6 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 7. KS Försäljning av mark Marudden 3, Västra Femöre 18 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Ansökan om nedsatt pris avslås. 8. KS Projektplan för framtidens skola och förskola i Centrum Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag Dag Bergentoft (M) och Leif Thor (M) deltar inte i beslutet 9. KS Fördelning av medel för verksamhetsutveckling Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Ärendet överlämnas utan förslag till beslut

2 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Kommunstyrelsen 10 KS Redovisning av säg vad du tycker Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 11 KS Delgivningar 85 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 12 KS Redovisning av delegationsbeslut 86 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag Till kommunfullmäktige 24 september 13 KS Överlåtelse av aktier i Nyköping-Östgötalänken AB 88 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 14 KS Genomlysning av Individ och familjeomsorgens (IFO) / socialtjänstens verksamhet Skickas separat 9:00 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 15 KS Sotningstaxa Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 16 KS Taxor Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 17 KS Mål och budget Kompletteras Ärendet är inte behandlat av arbetsutskottet. 18 KS Begäran om ansvarsfrihet för regionstyrelsen 140 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag

3 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Kommunstyrelsen 19 KS Riktlinjer för arvoden och ersättningar till förtroendevalda 142 Ärendet är inte behandlat av arbetsutskottet. 20 KS Riktlinjer för partistöd 151 Ärendet är inte behandlat av arbetsutskottet. 21 KS Revidering av reglemente för Vård- och omsorgsnämnden samt fastställande av taxa för kontroll av handel med receptfria läkemedel 154 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 22 KS Oljeskyddsplan 160 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 23 KS Svar på motion om att återskapa Engelska parken 187 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 24 KS Svar på medborgarförslag om informationsskylt 191 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Medborgarförslaget anses besvarat. 2. Kommunchefen får i uppdrag att i dialog med Centrumföreningen och andra aktörer söka en lösning enligt förslagets intentioner. 25 KS Genomgång av balanslistan 194

4 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr KS KS Kommunstyrelseförvaltningen Niklas Thelin Kommunstyrelsen Internkontrollplan återrapportering av åtgärder 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Återrapporteringen godkänns. 2. Sammanfattning I november 2013 redovisade kommunstyrelseförvaltningen en uppföljning av kommunstyrelsen internkontrollplan 2013 (KS 2013, 151). Av uppföljningen framkom att det fanns brister gällande anmälan av delegationsbeslut vid nyanställningar samt gällande uppsiktsplikt mot verksamheter som bedrivs i samverkan (IT-samverkan). Kommunstyrelsen beslutade att åtgärder för att avhjälpa bristerna skulle återredovisas i samband med uppföljning av internkontrollplanen i mars Kommunstyrelseförvaltningen har följt upp kontrollpunkterna och bedömer att uppsiktsplikten mot verksamheter som bedrivs i samverkan i dagsläget fungerar utan brister. När det gäller kontrollpunkten delegationsbeslut vid nyanställningar kvarstår bristerna från föregående uppföljning. Berörda chefer har informerats och påtalats om bristerna. Kontrollpunkterna har också förts över till 2014 års internkontrolplan och kommer att följas upp i samband med att övriga kontrollpunkter granskas. Kommunstyrelseförvaltningen har också inlett ett arbete med att försöka förenkla förfarandet med delegationsanmälan i samband med att ett nytt HR-system införs från och med OXL2621 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

5 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum KS KS Bakgrund I november 2013 redovisade kommunstyrelseförvaltningen en uppföljning av kommunstyrelsen internkontrollplan 2013 (KS 2013, 151). Av uppföljningen framkom att det fanns brister i två av planens kontrollpunkter: o Den första bristen gällde anmälan av delegationsbeslut vid nyanställningar. Av uppföljningen framkom att det saknades delegationsanmälan vid 16 av 50 nyanställningar. o Den andra bristen berörde Uppsiktsplikt mot verksamheter som bedrivs i samverkan, där uppföljningen visade att förslag till verksamhetsplan samt drifts- och investeringsbudget för IT samverkan inte hade delgivits kommunen. Kommunstyrelsen beslutade att åtgärder för att avhjälpa bristerna skulle återredovisas i samband med uppföljning av internkontrollplanen i mars Uppföljning 2014 Inga brister har framkommit beträffade information om verksamhetsplan och budget när det gäller samverkan kring IT. Uppföljning av gjorda anställningar i augusti 2014 visar att det saknades delegationsanmälan vid 24 av 40 tillsvidareaställningar. 5. Vidtagna och planerade åtgärder När det gäller de konstaterade bristerna från 2013 informerades och påtalades berörda chefer och handläggare. Kontrollpunkterna har också förts över till 2014 års internkontrolplan och kommer att följas upp i samband med att övriga kontrollpunkter granskas. När det gäller kontrollpunkten delegationsbeslut vid nyanställningar kvarstår bristerna från föregående uppföljning. Berörda chefer har informerats och påtalats om bristerna. Kommunstyrelseförvaltningen också inlett ett arbete med att försöka förenkla förfarandet med delegationsanmälan i samband med att ett nytt HR-system införs från och med Kontrollområdet verksamheter som bedrivs i samverkan, bedöms i dagsläget fungera utan brister. Charlotte Johansson Kommunchef Niklas Thelin Utredare Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen Beslut till: Niklas Thelin (FK)

6 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 1(6) Kommunstyrelseförvaltningen Charlotte Johansson Telefon , Översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Godkänna rapporten. 2. Sammanfattning Fullmäktige har i budget 2014 gett Kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översiktlig översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. Koncernledningen har med hjälp av hela kommunens chefsgrupp processat ärendet och kommit fram till att den viktigaste organisatoriska frågan för att öka kommunens attraktivitet, service och bemötande är en väg in för kommuninvånaren/kunden. För att utreda denna fråga föreslås en förstudie under hösten 2014 finansierad genom de extra medel kommunstyrelsen har till sitt förfogande. En ansökan är gjord och planeras att behandlas på kommunstyrelsen I övrigt finns primärt inget behov av en förändrad organisation annat än i form av smärre justeringar. Sådana justeringar pågår inom berörda förvaltningar/nämnder. I övrigt så är det verksamhetsutveckling och förfining av viktiga processer och genomlysningar av delar av verksamheten som är det riktigt viktiga för att kunna möta framtiden och för att använda resurserna på ett så kvalitativt och effektivt sätt som möjligt. Behovet av utvecklig varierar men är på vissa håll stort och risken är att fokus förloras om man riktar in sig på en förändrad organisation. Det skapar både oro och otrygghet och gagnar vare sig kommuninvånare eller medarbetare. I fråga om bemanning kan både personalomsättning och kommande pensionsavgångar anses ligga på normala nivåer. Vad gäller socialsekreterare och sjuksköterskor har omsättningen varit alltför stor och åtgärder behöver vidtas för att stärka Oxelösunds kommun som en attraktiv arbetsgivare för dessa grupper. Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

7 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 2(6) 3. Ärendet Fullmäktige gav kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översiktlig översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. 3.1 Bakgrund Mot bakgrund av det givna uppdraget gjordes samtliga chefer i Oxelösunds kommun delaktiga i uppdraget i samband med ett chefsinternat hösten Var och en fick reflektera över vad man ville skicka med till koncernledningen inför arbetet med översynen. De individuella reflektionerna utgjorde sedan ett underlag för fortsatta gruppdiskussioner och allt material dokumenterades för att utgöra grund för koncernledningens fortsatta arbete. Medskicket strukturerades under tre olika rubriker; Förhållningssätt Utvecklingsområden Tillvägagångssätt 4.2 Analys av organisation Med ovan nämnda material som utgångspunkt gjorde koncernledningsgruppen en SWOT-analys där resultatet sedan processades och viktades. På så sätt fick vi ett begränsat antal prioriterade områden både vad gäller styrkor och utvecklingsområden internt i organisationen och möjligheter och hot vad gäller omvärlden utanför den kommunala organisationen. Sammanfattningsvis konstateras att det upplevda behovet är att fokusera på utveckling och förfining av viktiga processer och genomlysning av vissa delar, inte någon stor omorganisation utan endast smärre justeringar i delar av organisationen. Parallellt med nämnda process har utbildningsförvaltningen/nämnden gjort justeringar i ledningsorganisationen i syfte att förbereda sig inför framtidens förskola och skola. Även vård- och omsorgsförvaltningen/nämnden har påbörjat ett förändringsarbete av områdesindelningen för att på ett mer optimalt sätt kunna möta både dagens och framtidens behov, förändrad demografi och gällande lagstiftning. Dessutom pågår en översyn av hemvården och en genomlysning av socialtjänsten. 4.3 Analys av bemanning Personalen är vår absolut viktigaste resurs, därför har det känts nödvändigt att fånga de viktigaste utmaningarna inom området. I analysen av bemanning har vi granskat kommande pensionsavgångar de närmsta fem åren, I statistiken har vi utgått från en förväntad avgång vid 65 års ålder även om de faktiska pensionsavgångarna varierar mellan år. Under 2014 hade Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

8 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 3(6) kommunen 8 fast anställda medarbetare som arbetade efter 65 års ålder. Det antalet har legat ganska stabilt de senaste åren. Statistiken visar att 88 anställda kommer att gå i pension fram till Det ska ses i relation till att kommunen har ca 700 tillsvidareanställda och innebär då i snitt över åren att pensionsavgångarna motsvarar en avgång på 2,5 % per år. Det är inget yrkesområde som markant sticker ut från de övriga när det gäller pensionsavgångar. Inom området vård och omsorg motsvarar avgångarna 1,7% per år och här är medelåldern också ganska låg med 44,6 år. Inom Förskola/skola är pensionsavgångarna relaterat till antalet anställda något fler, de motsvarar 3,1 % per år. Inom utbildningsförvaltningen är också medelåldern bland medarbetarna högre, 47,6 år. Den yrkeskategori som har flest medarbetare som förväntas gå i pension relaterat till antalet är gruppen administratörer/ handläggare där 9 av 51 personer kommer gå i pension de närmsta fem åren. Den totala personalomsättningen beräknat på antal avgångar i relation till antal anställda ligger på 9,9 % för de senaste 12 månaderna och på 11,1 % för ytterligare ett år bakåt. Pensionsavgångar och avgångar med varaktig sjukersättning är inkluderat i dessa siffror. Det finns dock en osäkerhetsfaktor i dessa uppgifter eftersom statistiken kan inkludera även så kallad intern omsättning, dvs personer som byter arbete inom organisationen. En total omsättning på dessa nivåer kan anses normal i jämförelse med andra kommuner. Vid en granskning av enskilda yrkeskategorier som kan bedömas som riskgrupper ser vi att 11 socialsekreterare har slutat de senaste två åren, 10 st sjuksköterskor och 9 st förskollärare. Detta är grupper som bedöms som svårrekryterade och det är problematiskt att omsättningen ligger på dessa nivåer, framförallt avseende socialsekreterare och sjuksköterskor. En arbetsgrupp är bildad för att vidta åtgärder för att göra Oxelösunds kommun mer attraktiv för just dessa grupper men värt att nämna är att konkurrensen är hård eftersom dessa grupper är bristyrken på nationell nivå och vi är långt ifrån ensamma med en större omsättning i just dessa grupper. På sikt och med hänsyn taget till den demografiska utvecklingen med ett ökat antal äldre inom vår kommun kan vi förutspå att behovet av anställda inom vård och omsorg kan komma att öka. Hur mycket är omöjligt att säga då det inte går att förutsäga utveckling av nya arbetssätt, förändrade krav, olika IT-lösningar osv. Gissningsvis kommer förändringar att krävas avseende arbetets struktur och organisation och inte bara antalet medarbetare. Oavsett, arbetar vi med att höja kompetensen för medarbetarna inom vård och omsorg, både i syfte att uppnå en kvalitetshöjning av själva verksamheten men också för att höja attraktiviteten och statusen av vård och omsorgsarbetet. 75 vårdbiträden har läst upp sin kompetens till undersköterskor och ett arbete fortsätter med att motivera och möjliggöra för övriga som ej har undersköterskekompetens att få detta. Denna satsning görs i samarbete med Campus Oxelösund. I skrivande stund utreds också möjligheterna till så kallade arbetslivsintroduktionsanställningar, främst inom området vård och omsorg. För att komma vidare med en sådan satsning behöver frågan kring kostnader för detta utredas vidare. 4.4 Påbörjat utvecklingsarbete Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

9 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 4(6) Utifrån analysen är flera utvecklingsarbeten påbörjade inom ett antal olika områden, En väg in kontaktcenter/medborgarkontor i syfte att underlätta för kommuninvånaren och dennes kontakt med kommunen, höja kvaliteten genom att ge rätt svar snabbare och vid första kontakten. Använda kommunens befintliga resurser (personal och lokaler) avseende medborgarkontakt på ett effektivt sätt och fånga medborgarens behov av information för att kunna förbättra verksamheternas information ut till medborgaren. En förstudie är föreslagen hösten 2014 för att hitta svaren på dessa frågor. Medel har sökts från kommunstyrelsens extra medel för verksamhetsutveckling, till en sådan utredningsresurs. Greppet om framtiden, är arbetsnamnet för den gemensamma kraftsamling som kommunen arbetar med i syfte att uppnå en stabil ekonomi med långsiktighet och framförhållning, tydliga principer för fördelning av ekonomiska ramar samt en god kvalitet i våra verksamheter. Den röda tråden Analyser har gjort av nuvarande styrmodell i flera olika grupperingar. Nuvarande styrmodell anses god men behov av tydliggörande, fördjupad förståelse samt kvalitetssäkring av modellen har framkommit. Utifrån detta tas nu en handlingsplan fram. Förändra radikalt ett SKL-projekt som vi medverkar i och som syftar till att förbereda oss för framtiden, att genom radikalt nya arbetssätt få kommunens resurser att räcka till framtidens välfärdsuppdrag. Projektet som bedrivs på en enhet inom vård- och omsorgsförvaltningen är tänkt att spilla över på resten av kommunen i tillämpliga delar framledes. Projektet har fokus på ökad framtidstro. Ledar- och medarbetarskap - Fortsatt satsning på utveckling av ett starkt, tydligt och kommunikativt ledarskap genom regelbundna ledarträffar och internat. Samtliga chefer har fått utbildning i Klart ledarskap och förhållningssätt och metoder används i vardagen. Under våren har också ett arbete med Klart ledarskap för medarbetare också påbörjats. Ständiga förbättringar en idé har väckts kring hur vi kan utveckla en enkel arbetsmodell att använda i hela den kommunala organisationen. Detta arbete är på idéplanet ännu så länge men tar sin grund i resultatet i medarbetarundersökningen där brister i fråga om organisationens förmåga att ta tillvara medarbetarnas idéer framkom. Utveckla det interna samarbetet och helhetssynen, bygga hängrännor och eliminera stuprören. Arbetet är redan startat i ett antal olika delar ex VOF-UF-KFF, MSN-projekt, ekonomer fysiskt placerade på de stora förvaltningarna, servicegruppen m.m. Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

10 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 5(6) En uppdragsbeskrivning för kommunstyrelseförvaltningen har tagits fram under det gångna året med delaktighet från alla medarbetare. Förstudie för framtidens förskola/skola har tagits fram och ligger nu till grund för byggnation av ny förskola/skola i centrala Oxelösund. Handlingsplan är framtagen för utveckling av kostenheten, utredning pågår av inrättande av möjlighet att välja på två rätter på särskilt boende. Måltiderna för boende på särskilt boende ska utvecklas till omsorgsmåltider vilket innebär utbildning både för vård- och omsorgspersonal och kostpersonal. En servicegrupp har inrättats med representation från samtliga förvaltningar. Syftet är att arbete med ständig utveckling av den kommunala servicen i olika delar, med ambitionen att tillvarata medarbetarnas tankar och kompetens kring detta, öka delaktigheten och öka förståelsen mellan förvaltningarna. 4.5 Identifierade utvecklingsområden ännu ej påbörjade Samarbete i olika former med andra kommuner eller organisationer. Hög sjukfrånvaro Kommunens ökade sjukfrånvaro är oroväckande och kostsam. Insatser görs, bland annat med insatser från företagshälsovård som till exempel tjänsten sjuk och frisk och med förebyggande insatser med friskvård på olika sätt. En samlad handlingsplan saknas och behöver tas fram. 3.0 Konsekvenser Ekonomi Utgångspunkten är förändringar inom given ekonomisk ram. Vissa kostnader kan uppstå men är inte i förväg kända. Målsättningen är att hålla kostnaderna nere då hela arbetet syftar till att skapa en organisation för framtiden där de kommunala medlen ska räcka längre till välfärdsuppdraget som hela tiden växer. Jämställdhet Arbetet bidrar framförallt vad gäller delaktighet för alla personal. Personal/fackligt Information fortlöpande i den fackliga samverksansorganisationen Beslutsunderlag: Sammanställning från chefsinternatet hösten SWOT-analys med viktning i Koncernledningsgruppen Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

11 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 6(6) Statistik personal Charlotte Johansson Kommunchef Henny Larsson Personalchef Beslut till: Charlotte Johansson (FÅ) Henny Larsson (FÅ) Magnus Petersson (FÅ) Irene Bengtsson (FÅ) Ptere Rasmussen (FÅ) Conny Zetterlund (FÅ) Elisabeth Bäckman-Steninger (FÅ) Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post Org.nr

12 Sammanställning av MEDSKICK Från chefsinternat Sandvik gård 26/9-27/9 FÖRHÅLLNINGSSÄTT Förstärkt samverkan mellan förvaltningar bygga hängrännor Samarbete mellan personal i kommunens organisation och i bolagen Främja helheten och förstå olikheterna Tydliggöra förväntningarna Tänka tillsammans tänk till, tänk långsiktigt, tänk hållbart. Bra service se människan UTVECKLINGSOMRÅDEN Utveckling av styrningen av bolagen liknande krav på effektivitet och effektiviseringar som i kommunen Använda IT-verktyg på ett bättre sätt Beslutsstöd som stöd för styrning och uppföljning av ekonomin Skapa en god samordning/informationsspridning från KSF stabschef? Medborgarkontor i kommunhuset eller Koordinaten Informationsflödet måste förtydligas en hemsida bort med OXMAN Hur lär vi oss av de goda exemplen? Hitta en organisering för det Utveckla kvaliteten och servicen Informationsspridning riktlijer Kostenheten Billeasing Arbetsmarknads- och integrationsplan TILLVÄGAGÅNGSSÄTT (hur gör vi genomlysningen?) Facket ska vara med från början Genomlysa ett område i taget i hela organisationen, ex IT, ekonomi m.m. Bred förankring och delaktighet Bygg förändring på satsningar Vilka behov har människor utifrån forskning och omvärld Utgå från medborgaren kunden. Referensgrupp????? Tydliga transparenta processer som chefer vill delta i. Hur ska medarbetaren vara delaktig Realistisk tidplan

13 Styrkor (Internt) "Greppet om framtiden" Börjar få koll på ekonomi o nyckeltal Närhet-lilla kommunen Framtidstro och vilja i KLG Hav-skärgård-attraktivt Engagerade medarbetare Positivt förhållningssätt Drar åt samma håll Överblickbarhet Vilja till samverkan Kultur-bra bemötande Möjlighet till korta beslutsvägar Attraktiv arbetsgivare Koordinaten-mötesplats-upplevelserinformationscentral Närhet mellan organisationer/företag Ambition Insikt Hög kompetens Mkt erfarenhet och kunskap Samsyn och vilja i KLG Höga löner Prestigelösa Utrustning finns, datorer, bilar, telefoner Infrastruktur, motorväg, stadsnät. Hamn, flygplats Spännande historia-storytelling God kännedom om vad olika personer gör/arbetar med Höga intäkter-hög skatt Nätverk Utvecklingsområden (Internt) Öka framtidstron Medborgarfokus i allt det vi gör Förbättrade skolresultat Sjukfrånvaro Tillit Balans i ekonomin över tiden Fler invånare Öka upplevelsen av delaktighet Bemötande Gemensamma målbilder Långsiktiga genomtänkta lösningar Medborgarservice Stabilitet Koppla mål och resurser till varandra Helhetssyn chefer/medarbetare Samverkan hela kommunen

14 Satsa ännu mer på kompetensutveckling Utgår från tolkningar inte från fakta Modernisera med hjälp av tekniken Utred förutsättningar och konsekvenser av att slå samman/organisera om vissa uppgifter Låg utbildningsnivå inom vissa områden Förenkla rutiner Stödfunktioner IT, HR, ekonomi Mötesplatser Marknadsföring av kommunen Öka vår stolthet Ta bort slöserier Rekrytering Låg förändringsbenägenhet Koordinaten som infocentrum Bättre utnyttjande av IT-verktyg Använda teknik Se över resurstilldelningen Mera koncerntänk Samverkan-kunskap om varandra Öka miljömedvetenheten Tydliggör sammanhangen mellan olika verksamhetsområden ex detaljplanering kontra bostadsbyggande Röda siffror i bokslutet Kosten Hög personalomsättning Tydliggör gränssnittet mellan olika förvaltningar i vissa frågor Svårt att locka ungdomar till offentliga sektorn Inkludering Utnyttja attraktiva boendelägen Förståelse Uppföljning med ekonomi- verksamhet tillsammans koncernmedvetenhet Seniorbostäder Bostäder nmed hiss Information (externt) på väg Nätverk Rekrytering Följa fattade beslut Planering, inte kollidera, ta tid Lokaler IT Billeasing och lokalhantering Slopa el effektivisera internfakturering Anläggningar - medborgarfokus Tillgång till sjö????port eller sport????? Möjligheter (externt) Tillväxt, inflyttning Koordinaten-info-center, mötesplats alla åldrar upplevelser Lägre Arbetslöshet

15 Attraktiv arbetsplat p g a storleken på kommunen Ostlänken Mkt god infrastruktur, vägar, cykelvägar bredband Attraktiv boendemiljö, kust o hav fler sammarbeten med Nyköping Minska adm för lärare 1:e lärare höjd status Förbättrad folkhälsa Fler företag Marknasdföra kommunen mot, invånare, byggbolag, entreprenörer Livskvalitet Havet skärgården ESF - Regionförbundet EU Närhet E4, Skavsta Vis upp oss lika sammanhang Vår attraktivitet i att vara små Föreningslivet Pendlingskommun Starta fler utbildningar Kulturupplevelser, historia, kulturarv, kreativitet Attraktiva bostadslägen Ökad turism Ökadt bostadsbyggande Satsa på verksamheter som kan dra ut synergieffekter av de tillgångar som finns Bättre samarbete med SSAB Tillgängligare skärgård Inflytt av barnfamiljer SN Inflytt av friska äldre Hot (externt) Medborgarnas attityd om sin egen stad Brist på samar bete mellan kommun/förening/företag/invånare Missar och dålig anpassning till trender och omvärld ett avstannat bostadsbyggande Arbetslöshet Brist på kreativitet För lite stolthet över det som finns/görs Rekryteri ngssvårigheter t ex ssk stor efterfrågan på våra tjänster men minskade resurser minskat invånarantal hård konkurrens om nya invånare från andra kommuner

16 ökade behov barn och elever Små utvecklingsmöjlighter för vissa personalgrupper Missbruk Stort beroende av ett företag SSAB Oro på finansmarknaden påverkar oss minskad befolkning Rykten Hög personalomsättning - liten kontinuitet Bristande kunskaper om samhällsplaneringsprocessen neddragning stora företag SSAB; Ebersprächer IT Brist på utbildad arbetskraft Låg grad av erfarenhet Miljöpåverkan hamnen, SSAB stoft olyckor Saknar kunskap om m,ännisdkors behhov och viljor färre företag För hög personalomsättning personalomsättning, t ex chefer Persoanlen slutar och vill arbeta i annan kommun Kompetensflykt Friskolor inflytt av sjuka äldre

17 Personalstatistik avseende bemanning Framtida pensionavgångar baserat på avgång vid 65 år År antal inkl personer över totalt 88 Yrkeskategorier pensionsavgångar antal antal anställda idag Vårdbiträde 10 Usk 7 boendestöd/pers.ass 3 ssk 5 soc sekr 1 Summa Vård och omsorg Lärare 17 Förskollärare 14 Barnskötare 4 summa Skol- och barnomsorg chef 4 35 administratör/handläggare 9 51 måltid/kök 3 25 övriga 11 Summa övriga 27 Personalomsättning Förvaltning KSF 5 12 MSF 2 2 VOF UF KFF 0 1 summa ,9% 11,1% Antal tilllsvidareanställda juli Avgångar på några yrkeskategorier Yrke Socialsekreterare 4 7 Sjuksköterska 5 5 Förskollärare 3 3

18 Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum Dnr Ks Kommunstyrelseförvaltningen Gunilla Marklund Telefon , gunilla.marklund@oxelosund.se Kommunstyrelsen Försäljning av fastighet Marudden 3, V Femöre 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Inget förslag till beslut 2. Sammanfattning Arrendatorerna till den avstyckade fastigheten Marudden 3, V Femöre (Tpl 10) vill friköpa fastigheten. Fastigheten är värderad till kr. Makarna Lanthén anser att priset är för högt med motiveringen att i utlåtandet angående marknadsvärdesbedömning som ligger till grund för köpeskillingen finns inget underlag som visar att geotekniska förhållanden eller eventuell förekomst av radon har beaktats vid bedömningen. Utredningen för marknadsvärdesbedömningen har skett enligt normalt förfarande. Fastigheten har inte grundförhållandena som är så avviker från vad som är normalt för området att det anses påverka marknadsvärdet. Anslutning till kommunalt VA kommer att påbörjas hösten/vintern 2014/ Alternativa förslag 1) Tillmötesgå makarna och diskutera en jämkning av priset 2) Sälja fastigheten till det marknadsvärderade priset vilket är kronor. 4. Ärendet 4.1 Koppling till andra beslut och mål Kommunstyrelsen beslöt , Ks 223, om Riktlinjer för försäljning av tomter. Riktlinjerna anger att försäljning av mark med bostadsarrende erbjuds arrendatorerna till marknadsvärderat pris. Marknadsvärdering sker av oberoende auktoriserad värderare. OXL200 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND (fax) kommun@oxelosund.se

19 Tjänsteskrivelse 2 (2) Datum Erbjudandet är även idag frivilligt och innebär att de arrendatorer som väljer att inte friköpa sin arrendetomt får fortsätta att arrendera. Arrendevillkoren i likhet med försäljningspriset skall fortlöpande anpassas med hänsyn till marknadsprisutvecklingen. Översyn av arrendevillkoren har genomförts och kommer att ske fortlöpande. Arrendetiden gäller för fem år räknat från tillträdesdagen. 4.2 Arrendatorernas motivering till jämkning av priset Markarna Lanthén hävdar att av det utlåtande angående marknadsvärdesbedömning som ligger till grund för köpeskillingen finns inget underlag som visar att geotekniska förhållanden eller eventuell förekomst av radon har beaktats vid bedömningen. 4.3 Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Utredningen för marknadsvärdesbedömningen har skett enligt normalt förfarande. Fastigheten har inte grundförhållandena som är så avvikande från vad som är normalt för området att det anses påverka marknadsvärdet. Den av arrendatorerna förslag om jämkning av köpeskillingen överensstämmer inte med de av kommunstyrelsen antagna Riktlinjer för försäljning av tomter. Avsteg från riktlinjerna medför att kommunstyrelsen är beslutsinstans. Beslutsunderlag Brev från familjen Lanthén, Tjänsteskrivelse Beslut till: Familjen Lanthen (FK) GM (FÅ).

20

21

22 Tjänsteskrivelse 1(7) Datum Dnr :36:56 KS OXL2 621 v Kommunstyrelseförvaltningen Magnus Pettersson Kommunstyrelsen Framtidens förskola och skola 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut 1. Godkänna projektplanen Framtida förskola och skola i centrala Oxelösund etapp Starta första etapp 1 av investeringsprojektet Framtida förskola och skola i centrala Oxelösund. 3. Attestant för projektet är ekonomichef Magnus Pettersson 4. Beslutspunkt 1, 2 och 3 gäller under förutsättning att Kommunfullmäktige fattar erforderliga beslut om finansiering Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Ge kommunstyrelsen i uppdrag att starta upp första etappen av investeringsprojektet Framtida förskola och skola i centrala Oxelösund till en kostnad av 3 Mkr. 2. Finansieras via en överföring på 3 mkr från projekt ombyggnation kök (Ramdalsskolan) ur 2014 års investeringsbudget. 3. Återrapportering av etapp 1 skall ske när Kommunfullmäktige fattar beslut om etapp Sammanfattning Kommunstyrelsen fattade beslut den 30 januari 2013 om att tillsätta en projektgrupp som fick i uppgift att utreda innerstadens förskolor och skola. Projektet har kommit fram till att det ur ett pedagogiskt- samhällsperspektiv är bäst att bygga en ny gemensam förskola och skola som till sin utformning är så flexibel att den klarar snabba förändringar av demografin. Skolan behöver utökas med 70 platser och förskolan har tillräcklig kapacitet. Skolan dimensioneras för ca 200 elever och förskolan för ca 110 barn (motsvarande dagens 6 avdelningar). Denna tjänsteskrivelse omfattar etapp 1 i genomförandet av en ny skola/förskola och innebär i korthet: Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

23 Tjänsteskrivelse 2(7) Datum :36:56 KS Planprogram och detaljplanearbete Översiktlig mark & miljöundersökning Programarbete/lokalprogram Utreda ägandeformen Framtagande av kalkyl för hela projektet. 2. Ärendet En förslagen lokalisering av ny förskola/skola är kv. Idegranen Folkegatan inom Frösängsområdet. Kv. Idegranen är ca m², nuvarande detaljplan från 1963 medger byggnader i 1 våning. För nybyggnation med byggnader i flera plan erfordras en ändring av detaljplan. Frösängsgärde är ett stort grönområde med flera olika lokaliseringsalternativ. Första etappen av projektet med Framtida skola och förskola i Oxelösund kommer omfatta 2-4 stycken alternativa placeringar av skolan samt en uppdaterad kostnadskalkyl för hela projektet. Översiktlig mark & miljöinventering, detaljoch planprogram, lokalplanering, planarbete samt utredning om vi ska bygga i egen regi eller om extern part ska bygga/äga och förvalta. Tidplanen för detta arbete är att det ska vara klar till maj Dock kan detaljplan vara klart tidigast våren/sommaren Etapp 1. Maj 2015 Planprogram Detaljplan (Juli 2016) Översiktlig mark & miljöundersökning Programarbete/lokalprogram Utreda ägandeformen Kalkyl Uppdraget innehåller ett antal frågor som ska besvaras: - Upprätta ett planprogram som belyser användningen av Frösängsgärde i sin helhet och att i programmet ta fram två till fyra alternativa placeringar av en ny förskola/skola. Lokaliseringsfrågan ska utredas och diskuteras grundligt i programmet. ÖP 2010 anger att det inte finns något behov av mark för helt nya kommunala skolanläggningar inom översiktplanens planeringsperspektiv, vilket stärker behovet av ett planprogram - Ändring av nuvarande detaljplan alternativt en ny detaljplan beroende på lokalisering. - Översiktlig miljöinventering och markundersökning av aktuellt område. - Programskede, tidplan, mål, ramar verksamhetsbeskrivning, rumsfunktionsprogram, skisser, planritningar, trafik, ekonomi, byggnadsprogram etc. - Planering av lokalerna för att tillvarata samordningsmöjligheter mellan förskola - skola, med interna verksamheter och externa intressenter/medborgare. Vidare ska det klarläggas om vi ska bygga i egen regi eller om extern part ska bygga/äga/förvalta. Tidplanen i projektplanen gäller under förutsättningarna av att beslut antas i kommunfullmäktige under september 2014.

24 Tjänsteskrivelse 3(7) Datum :36:56 KS Projektplan bifogas. 4.1 Bakgrund Tidigare utredning Förstudie av framtida förskole- och skolorganisation i centrala Oxelösund uppskattar att inom de närmaste 4 åren så är behovet ca 70 stycken nya platser i grundskolan. Vidare finns det ett stort underhålls- och ombyggnadsbehov på befintliga skol- och förskolans lokaler. Befintliga lokalerna stöder inte intentionerna läroplanen. Vidare finns det en viss segregation inom kommunen. Slutrapporten Förstudie av framtida förskole- och skolorganisation i centrala Oxelösund har kommit fram till att det ur ett pedagogiskt- och samhällsperspektiv är fördelaktigast att bygga en ny gemensam förskola och skola som till sin utformning är flexibel att den klarar snabba förändringar av demografin. Utredningen föreslår en placering ny skola/förskola är på fastigheten Idegranen 1. Vid en nybyggnation på fastigheten Idegranen 1 byggs stadsdelarna Frösäng och Innerstaden ihop till en mer sammanhållen enhet/stad. 4.2 Koppling till andra beslut och mål Kommunstyrelsen fattade beslut den 30 januari 2013 att utreda framtidens förskole- och organisation i Oxelösunds innerstad. Inriktningen har varit att se över befintliga förskolor samt skola utifrån de utredningsfaktorer som är beslutade i projektplanen. De befintliga enheterna är Frösängs förskola, Oxelö förskola, Blåklockans förskola samt D- skolan. Den andra inriktningen har varit att utreda nybyggnation. 4.3 Ekonomi och finansiering Kostnaden för den första etappen i investeringsprojektet är uppskattat till ca 3 mkr dvs arbetet med översiktlig mark & miljöutredning, detalj- och planprogram, programarbete, utbildningsförvaltningens kostnader samt utredning egen regi kontra extern part som bygger/äger och förvaltar. En grov kostnadsuppskattningen för hela projektet är ca 100 mkr i 2013 års kostnadsnivå, inredning och utrusning ingår ej. Observera att kostnaden är framtagen i ett tidigt skede och kan komma att ändras. Första etappen investeringskostnader på 3 mkr finansieras genom en överföring från investering ombyggnation kök (Ramdalsskolan) med 3 mkr. Ursprunglig investering för ombyggnation kök (Ramdalsskolan) är 7 mkr. Det innebär också att investeringsbudget 2015 måste inrymma en återläggning av dessa 3 mkr. Med ovan beskrivna finansiering för både 2014 och 2015 innebär det att projekt och tidsplan för Ramdalsskolans kök ligger fast. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad Projektplan, daterad Magnus Pettersson Charlotte Johansson

25 Tjänsteskrivelse 4(7) Datum :36:56 KS ekonomichef kommunchef Beslut till: Kommunchef (FK) Ekonomichef (FÅ) Utbildningschef (FK) Kustbostäder (FK) eller Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Formulera beslutet som fullständiga meningar. Att-satser används inte. Om flera beslut fattas ska beslutsmeningarna numreras. 2. Sammanfattning

26 Tjänsteskrivelse 5(7) Datum :36:56 KS Sammanfattning Kommunstyrelsen fattade beslut den 30 januari 2013 om att tillsätta en projektgrupp som fick i uppgift att utreda innerstadens förskolor och skola. Projektet har kommit fram till att det ur ett pedagogiskt- samhällsperspektiv är bäst att bygga en ny gemensam förskola och skola som till sin utformning är så flexibel att den klarar snabba förändringar av demografin. Skolan behöver utökas med 70 platser och förskolan har tillräcklig kapacitet. Skolan dimensioneras för ca 200 elever och förskolan för ca 110 barn (motsvarande dagens 6 avdelningar). Denna tjänsteskrivelse omfattar etapp 1 i genomförandet av en ny skola/förskola och innebär i korthet: Planprogram och detaljplanearbete Översiktlig mark & miljöundersökning Programarbete/lokalprogram Utreda ägandeformen Framtagande av kalkyl för hela projektet. 4. Ärendet En förslagen lokalisering av ny förskola/skola är kv. Idegranen Folkegatan inom Frösängsområdet. Kv. Idegranen är ca m², nuvarande detaljplan från 1963 medger byggnader i 1 våning. För nybyggnation med byggnader i flera plan erfordras en ändring av detaljplan. Frösängsgärde är ett stort grönområde med flera olika lokaliseringsalternativ. Första etappen av projektet med Framtida skola och förskola i Oxelösund kommer omfatta 2-4 stycken alternativa placeringar av skolan samt en uppdaterad kostnadskalkyl för hela projektet. Översiktlig mark & miljöinventering, detaljoch planprogram, lokalplanering, planarbete samt utredning om vi ska bygga i egen regi eller om extern part ska bygga/äga och förvalta. Tidplanen för detta arbete är att det ska vara klar till maj Dock kan detaljplan vara klart tidigast våren/sommaren Etapp 1. Maj 2015 Planprogram Detaljplan (Juli 2016) Översiktlig mark & miljöundersökning Programarbete/lokalprogram Utreda ägandeformen Kalkyl Uppdraget innehåller ett antal frågor som ska besvaras: - Upprätta ett planprogram som belyser användningen av Frösängsgärde i sin helhet och att i programmet ta fram två till fyra alternativa placeringar av en ny förskola/skola. Lokaliseringsfrågan ska utredas och diskuteras grundligt i

27 Tjänsteskrivelse 6(7) Datum :36:56 KS programmet. ÖP 2010 anger att det inte finns något behov av mark för helt nya kommunala skolanläggningar inom översiktplanens planeringsperspektiv, vilket stärker behovet av ett planprogram - Ändring av nuvarande detaljplan alternativt en ny detaljplan beroende på lokalisering. - Översiktlig miljöinventering och markundersökning av aktuellt område. - Programskede, tidplan, mål, ramar verksamhetsbeskrivning, rumsfunktionsprogram, skisser, planritningar, trafik, ekonomi, byggnadsprogram etc. - Planering av lokalerna för att tillvarata samordningsmöjligheter mellan förskola - skola, med interna verksamheter och externa intressenter/medborgare. Vidare ska det klarläggas om vi ska bygga i egen regi eller om extern part ska bygga/äga/förvalta. Tidplanen i projektplanen gäller under förutsättningarna av att beslut antas i kommunfullmäktige under september Projektplan bifogas. 4.4 Bakgrund Tidigare utredning Förstudie av framtida förskole- och skolorganisation i centrala Oxelösund uppskattar att inom de närmaste 4 åren så är behovet ca 70 stycken nya platser i grundskolan. Vidare finns det ett stort underhålls- och ombyggnadsbehov på befintliga skol- och förskolans lokaler. Befintliga lokalerna stöder inte intentionerna läroplanen. Vidare finns det en viss segregation inom kommunen. Slutrapporten Förstudie av framtida förskole- och skolorganisation i centrala Oxelösund har kommit fram till att det ur ett pedagogiskt- och samhällsperspektiv är fördelaktigast att bygga en ny gemensam förskola och skola som till sin utformning är flexibel att den klarar snabba förändringar av demografin. Utredningen föreslår en placering ny skola/förskola är på fastigheten Idegranen 1. Vid en nybyggnation på fastigheten Idegranen 1 byggs stadsdelarna Frösäng och Innerstaden ihop till en mer sammanhållen enhet/stad. 4.5 Koppling till andra beslut och mål Kommunstyrelsen fattade beslut den 30 januari 2013 att utreda framtidens förskole- och organisation i Oxelösunds innerstad. Inriktningen har varit att se över befintliga förskolor samt skola utifrån de utredningsfaktorer som är beslutade i projektplanen. De befintliga enheterna är Frösängs förskola, Oxelö förskola, Blåklockans förskola samt D- skolan. Den andra inriktningen har varit att utreda nybyggnation. 4.6 Ekonomi och finansiering Kostnaden för den första etappen i investeringsprojektet är uppskattat till ca 3 mkr dvs arbetet med översiktlig mark & miljöutredning, detalj- och planprogram, programarbete, utbildningsförvaltningens kostnader samt utredning egen regi kontra extern part som bygger/äger och förvaltar. En grov kostnadsuppskattningen för hela projektet är ca 100 mkr i 2013 års kostnadsnivå, inredning och utrusning ingår ej. Observera att kostnaden är framtagen i ett tidigt skede och kan komma att ändras. Första etappen investeringskostnader på 3 mkr finansieras genom en överföring från investering ombyggnation kök (Ramdalsskolan) med 3 mkr. Ursprunglig investering för ombyggnation kök (Ramdalsskolan) är 7 mkr. Det innebär också att investeringsbudget

28 Tjänsteskrivelse 7(7) Datum :36:56 KS måste inrymma en återläggning av dessa 3 mkr. Denna finansiering innebär att projekt och tidsplan för Ramdalsskolans kök ligger fast. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad Projektplan, daterad Magnus Pettersson ekonomichef Charlotte Johansson kommunchef Beslut till: Kommunchef (FK) Ekonomichef (FÅ) Utbildningschef (FK) Kustbostäder (FK) Charlotte Johansson Kommunchef Magnus Pettersson Ekonomichef Beslut till: * Ange vilka som ska delges beslutet. Ange funktion och inte person. Om det är fler än en ange om det är för kännedom eller för åtgärd.

29 1 (10) Utkast nr. 8 Projektplan Framtida förskola och skola i centrala Oxelösund, etapp OXL200 v

30 2 (10) Innehållsförteckning 1. Inledning Projektets bakgrund Projektbeskrivning Uppdragsbeskrivning Syfte Mål Avgränsningar Framgångsfaktorer Risker Organisation Uppdragsgivare Styrgrupp Ansvarig beställare Projektledare Projektgrupp Referensgrupper Arbetsgrupper Resurser 7 5 Tidsplan 7 6 Huvudaktiviteter och milstolpar 8 7 Projektarbetssätt Metoder Möten Rapportering Projektavvikelser Ändring av projektorganisation Övriga avvikelser Nya projektidéer Överlämning 9 9 Uppföljning och kvalitetssäkring Information, kommunikation och dokumentation Information och kommunikation Dokumentation Referensdokument 10

31 3 (10) Dokumentets syfte Projektplanen är det övergripande sammanhållande projektdokumentet. Projektplanen redogör för vad som ska göras, vem som gör vad inom projektet samt hur det ska göras. Projektplanen omfattar alla moment från projektstart till avslut. Samtliga rubriker i dokumentet ska alltid finnas med, ledtexterna under kan dock tas bort. Versionshantering KS godkänner och fastslår projektplanen. Efter projektplanen är fastslagen görs inga ändringar om dessa inte faller under punkt I sådana fall skapas en ny version och detta dokumenteras i tabellen nedan. Version Ansvarig Datum Förändring 2.0 Tillägg enligt KF

32 4 (10) 1. Inledning Denna projektplan omfattar allt arbete fram till beslut om att genomföra investeringen av en ny skola och förskola. Inom ramen för projektet, etapp 1, ska två till fyra alternativa områden studeras i ett planprogram. I projektet ingår översiktlig markundersökning, översiktlig miljöundersökning, att påbörja detalplanearbetet, programskedet, planering av lokalerna, framtagande av lokalprogram samt belysa frågan egen regi alternativ extern part som bygger, äger och förvaltar och framtagande av en uppdaterad total kostnadskalkyl och tidplan för hela projektet. 1.1 Projektets bakgrund Kommunstyrelsen fattade beslut den 30 januari 2013 om att tillsätta en projektgrupp som fick i uppgift att utreda innerstadens förskolor och skola. Uppdraget har omfattat två huvudalternativ som har utretts. 1. Kostnad för underhåll och upprustning av befintliga byggnader (D-skolan, Blåklockans förskola, Oxelö förskola, Frösängs förskola) för att täcka framtida behov och pedagogik. 2. Kostnad för nybyggnation av förskola och skola för att täcka framtida behov. Utreda kostnader och konsekvenser om man bygger i flera etapper eller allt på en gång. Projektet kom fram till att det ur ett pedagogiskt- och samhällsperspektiv är bäst att bygga en ny gemensam förskola och skola som till sin utformning är så flexibel att den klarar snabba förändringar av demografin. Skolan behöver utökas med 70 nya platser och förskolan har tillräcklig kapacitet för att klara kommande behov. Projektets förslag på placering av ny skola/förskola är på fastigheten Idegranen 1. Vid en nybyggnation i innerstaden på fastigheten Idegranen 1 byggs stadsdelarna Frösäng och Innerstaden ihop till en mera sammanhållen stad. Detta kommer att göra innerstaden mer attraktiv. 2 Projektbeskrivning 2.1 Uppdragsbeskrivning En föreslagen lokalisering av ny förskola/skola är kv. Idegranen Folkegatan inom Frösängsområdet. Området är på ca m², nuvarande detaljplan från 1963 medger byggnader i 1 våning. För nybyggnation med byggnader i flera plan erfordras en ändring av nuvarande detaljplan. Frösängsgärde är ett stort grönområde med flera olika lokaliseringsalternativ. Uppdraget i etapp 1 innehåller ett antal frågor som ska genomföras: - Upprätta ett planprogram som belyser användningen av Frösängsgärde i sin helhet och att i programmet ta fram två till fyra alternativa placeringar av en ny förskola/skola. Lokaliseringsfrågan ska utredas och dikuteras grundligt i programmet, eftersom ÖP 2010 anger att det inte finns något

33 5 (10) behov av mark för helt nya kommunala skolanläggningar inom översiktplanens planeringsperspektiv. - Översiktlig miljöinventering och markundersökning av aktuella områden. - Påbörjande av ny detaljplan alternativt ändring av gällande detaljplan för Idegranen 1. - Programskede, tidplan, mål, ramar verksamhetsbeskrivning, rumsfunktionsprogram, skisser, planritningar, trafik, ekonomi, byggnadsprogram etc. - Planering av lokalerna för att tillvarata samordningsmöjligheter med skola, förskola, övriga interna verksamheter och externa intressenter/medborgare. - Utreda om byggnation ska ske i egen regi eller extern part ska bygga/äga/förvalta. - Framtagande av en uppdaterad totalkostnadskalkyl och tidplan för hela projektet. 2.2 Syfte Syftet i etapp 1 är att utreda frågeställningar enligt uppdragsbeskrivningen samt, via ett planprogram, starta ett detaljplanearbete och ta fram underlag för en system och detaljprojektering. 2.3 Mål Förslag till huvudalternativ med överslagsmässiga ekonomiska konsekvenser ska finnas framme till maj Avgränsningar Projektet omfattar inte framtagande av system- projekteringshandlingar för en upphandling. Projektering av inredning, teknik och utrustning ingår inte i etapp Framgångsfaktorer Ändamålsenlig användning av lokaler utifrån verksamheten perspektiv och organisation. Den lösning som tas fram har kommunkoncernensövergripande nyttoperspektiv. 2.6 Risker Risker i projektet listas nedan. En riskanalys tas fram i separat dokument. Risker Sannolikhet Konsekvenser Åtgärder (L, M, H) Tidplanen inte hålls. M Tidplanen för hela projektet God planering. Personella och ekonomiska resurser hos

34 6 (10) skjuts framåt. verksamheterna. Tillkommande konsultutredningar. M Ökade kostnader. Detaljplan arbetet försenas/överklagas. M Förseningar i projektet, ökade kostnader. Resurser för framtagande av planprogram. Byggkonjunktur M Ökade kostnader Nuvarande kostnadssiffror är i 2013 års kostnadsnivå M Ökade kostnader Överklagan upphandling H Tidplan förskjuts, ökade kostnader Bra upphandlingsunderlag 3 Organisation 3.1 Uppdragsgivare Kommunstyrelsen 3.2 Styrgrupp Charlotte Johansson (kommunchef), Magnus Pettersson (ekonomichef), Peter Rasmussen (utbildningschef), Per Alm (VD Kustbostäder), Peter Zetterdahl (fastighetschef Kustbostäder). * Beslutande. Fastställer direktivet. Ekonomiskt ansvarig. Initieras av uppdragsgivaren. Rapporterar till kommunstyrelsen 3.3 Ansvarig beställare Magnus Pettersson (ekonomichef) * Ansvarig tjänsteman t.ex. kommunchef, ekonomichef. 3.4 Projektledare Kustbostäder * Styr och leder projektet inom fastslagna kostnads och tidsramar. Föredragande i styrgrupp. 3.5 Projektgrupp Mats Möller (fastighetsekonom), Christer Åhlfeldt (administrativchef), personal från verksamheterna?????, Peter Zetterdahl (fastighetschef), Andreas Trobeck