Nr DiarieNr Ärendemening Sid /föredragning

Transkript

1 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Kommunstyrelsen Tid och plats: Kommunstyrelsen kallas till sammanträde , kommunhuset rum 293 Catharina Fredriksson Ordförande Susanna Shaibu Sekreterare Nr DiarieNr Ärendemening Sid /föredragning Informationsärenden 1 KS Diskussion inför kommunstyrelsens verksamhetsplan Niklas Telin KS Information från ordföranden och kommunchefen 3 KS Information om Sörmlandskustens räddningstjänsts verksamhet Beslutsärenden 4 KS Återredovisning av uppdrag om översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag Räddningstjänsten KS Svar på remiss om översyn av Mälardalsrådets utskott 13 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 6 KS Investering i taket på Ramdalsanläggningen Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 22 Kustbostäder KS Avräkning barn- och elevpeng Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 8 KS Svar på revisionsrapport: Granskning av upplåtelse och försäljning av mark. 34 Magnus Petersson Åsa Forsman Peter Rasmussen Göran Bernhardsson Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag

2 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Kommunstyrelsen 9 KS Återrapport om ombyggnation av Torgskolan 52 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 10 KS Svar på medborgarförslag om byte av välkommenskylt vid motorvägen 54 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 11 KS Redovisning till energimyndigheten om kommunens energieffektiviseringsarbete Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Ärendet överlämnas utan förslag till beslut. 12 KS Anpassning av kommunens styrdokument 66 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 13 KS Tillstånd brandfarlig vara SSAB Oxelösund Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 78 Räddningstjänsten 14 KS Redovisning av delegationsbeslut 85 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 15 KS Delgivningar 87 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag Till kommunfullmäktige KS Mål och Budget samt beslut om skattesats 88 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 17 KS Begäran från vård- och omsorgsnämnden om omfördelning av medel för att nå budget i balans 131 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Ärendet överlämnas utan förslag till beslut.

3 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Kommunstyrelsen 18 PLAN Ändring av detaljplan Smedbacken, Stjärnholm 5:1 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 137 Samy Abu Eid PLAN Ändring av detaljplan Tegelbruksvägen Lastudden etapp Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 20 KS Nytt samarbetsavtal med IT Nyköping Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 184 Frida Appelkvist KS Handlingsplan för en säkrare och tryggare kommun Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag 204 Räddningstjänsten 22 KS Genomgång av balanslistan 237

4 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 1(7) Kommunstyrelseförvaltningen Charlotte Johansson Telefon , Översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Godkänna rapporten. 2. Sammanfattning Fullmäktige har i budget 2014 gett Kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översiktlig översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. Koncernledningen har med hjälp av hela kommunens chefsgrupp processat ärendet och kommit fram till att den viktigaste organisatoriska frågan för att öka kommunens attraktivitet, service och bemötande är en väg in för kommuninvånaren/kunden. Kommunstyrelsen har avsatt medel till en förstudie kring detta som kommer att redovisas i februari. I övrigt finns primärt inget behov av en förändrad organisation annat än i form av smärre justeringar. Sådana justeringar pågår inom berörda förvaltningar/nämnder. I övrigt så är det verksamhetsutveckling och förfining av viktiga processer och genomlysningar av delar av verksamheten som är det riktigt viktiga för att kunna möta framtiden och för att använda resurserna på ett så kvalitativt och effektivt sätt som möjligt. Behovet av utvecklig varierar men är på vissa håll stort och risken är att fokus förloras om man riktar in sig på en förändrad organisation. Det skapar både oro och otrygghet och gagnar vare sig kommuninvånare eller medarbetare. I fråga om bemanning kan både personalomsättning och kommande pensionsavgångar anses ligga på normala nivåer. Vad gäller socialsekreterare och sjuksköterskor har omsättningen varit alltför stor och åtgärder behöver vidtas för att stärka Oxelösunds kommun som en attraktiv arbetsgivare för dessa grupper. Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

5 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 2(7) 3. Ärendet Fullmäktige gav kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översiktlig översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. 3.1 Bakgrund Mot bakgrund av det givna uppdraget gjordes samtliga chefer i Oxelösunds kommun delaktiga i uppdraget i samband med ett chefsinternat hösten Var och en fick reflektera över vad man ville skicka med till koncernledningen inför arbetet med översynen. De individuella reflektionerna utgjorde sedan ett underlag för fortsatta gruppdiskussioner och allt material dokumenterades för att utgöra grund för koncernledningens fortsatta arbete. Medskicket strukturerades under tre olika rubriker; Förhållningssätt Utvecklingsområden Tillvägagångssätt 4.2 Analys av organisation Med ovan nämnda material som utgångspunkt gjorde koncernledningsgruppen en SWOT-analys där resultatet sedan processades och viktades. På så sätt fick vi ett begränsat antal prioriterade områden både vad gäller styrkor och utvecklingsområden internt i organisationen och möjligheter och hot vad gäller omvärlden utanför den kommunala organisationen. Sammanfattningsvis konstateras att det upplevda behovet är att fokusera på utveckling och förfining av viktiga processer och genomlysning av vissa delar, inte någon stor omorganisation utan endast smärre justeringar i delar av organisationen. Parallellt med nämnda process har utbildningsförvaltningen/nämnden gjort justeringar i ledningsorganisationen i syfte att förbereda sig inför framtidens förskola och skola. Även vård- och omsorgsförvaltningen/nämnden har påbörjat ett förändringsarbete av områdesindelningen för att på ett mer optimalt sätt kunna möta både dagens och framtidens behov, förändrad demografi och gällande lagstiftning. Dessutom pågår en översyn av hemvården och en genomlysning av socialtjänsten. Ett för de båda nämnda förvaltningarna gemensamt område är arbetsmarknadsåtgärder. I syfte att hitta en gemensam plattform har utbildningsförvaltningen tillsammans med vård- och omsorgsförvaltningen ansökt om och beviljats pengar från samordningsförbundet RAR för en ettårig projekttjänst. För att inte föregripa resultatet av detta arbete bör frågan om hur vi organiserar oss kring arbetsmarknadsåtgärder därför vänta. Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

6 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 3(7) Ett annat övervägande som har gjorts på rekommendation från revisionen är en placering av inköps- och upphandlingsverksamheten inom kommunstyrelseförvaltningens stab istället för inom ekonomienheten där verksamheten är organiserad idag. Kommunchefen har idag 15 underställda chefer/medarbetare. Uppdraget omfattar dels ansvar för koncernledning, dels förvaltningschefsuppdraget för kommunstyrelseförvaltningen där staben ingår. Dessutom är kommunchefen VD i kommunens förvaltningsbolag. Ekonomichefen som idag ansvarar för inköp- och upphandlingsverksamheten, har sammanlagt 10 underställda medarbetare. Ekonomienheten har nyligen utökats med en fastighetsekonom för att avlasta ekonomichefen som ensam haft det ansvaret. De två medarbetare inom ekonomienheten som idag ansvarar för inköp och upphandlingar planerar att gå i pension under I samband med det kan det vara lämpligt att överväga om man ska göra några organisatoriska förändringar vilket bör föregås av en genomgripande utvärdering och analys. Ytterligare ett område som ventilerats utifrån organisatorisk placering är turismansvaret som idag är organiserat under kultur- och fritidsförvaltningen. Överväganden har gjorts om det borde vara organiserat tillsammans med näringslivsarbetet som är placerat i kommunstyrelseförvaltningen. I en liten kommun som Oxelösund har varje medarbetare många strängar på sin lyra och en förändring i en sådan riktning skulle innebära en förlust för kultur- och fritidsförvaltningen. Turismansvarig har flera andra ansvarsområden inom förvaltningen som skulle vara svåra att ersätta. Ett arbete över förvaltningsgränserna är sedan två år tillbaka startat inom området marknadsföring. En gemensam budget utgör underlag för en gemensam årlig plan. Detta arbetssätt har fungerat till full belåtenhet och ger möjlighet även inom andra områden som exempelvis ett utvecklande av turism/ besöksnäringsverksamheten i liknande riktning utan att för den skull göra någon organisatorisk förändring. 4.3 Analys av bemanning Personalen är vår absolut viktigaste resurs, därför har det känts nödvändigt att fånga de viktigaste utmaningarna inom området. I analysen av bemanning har vi granskat kommande pensionsavgångar de närmsta fem åren, samt sjukfrånvaron. I pensionsstatistiken har vi utgått från en förväntad avgång vid 65 års ålder även om de faktiska pensionsavgångarna varierar mellan år. Under 2014 hade kommunen 8 fast anställda medarbetare som arbetade efter 65 års ålder. Det antalet har legat ganska stabilt de senaste åren. Statistiken visar att 88 anställda kommer att gå i pension fram till Det ska ses i relation till att kommunen har ca 700 tillsvidareanställda och innebär då i snitt över åren att pensionsavgångarna motsvarar en avgång på 2,5 % per år. Det är inget yrkesområde som markant sticker ut från de övriga när det gäller pensionsavgångar. Inom området vård och omsorg motsvarar avgångarna 1,7% per år och här är medelåldern också ganska låg med 44,6 år. Inom Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

7 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 4(7) Förskola/skola är pensionsavgångarna relaterat till antalet anställda något fler, de motsvarar 3,1 % per år. Inom utbildningsförvaltningen är också medelåldern bland medarbetarna högre, 47,6 år. Den yrkeskategori som har flest medarbetare som förväntas gå i pension relaterat till antalet är gruppen administratörer/ handläggare där 9 av 51 personer kommer gå i pension de närmsta fem åren. Den totala personalomsättningen beräknat på antal avgångar i relation till antal anställda ligger på 9,9 % för de senaste 12 månaderna och på 11,1 % för ytterligare ett år bakåt. Pensionsavgångar och avgångar med varaktig sjukersättning är inkluderat i dessa siffror. Det finns dock en osäkerhetsfaktor i dessa uppgifter eftersom statistiken kan inkludera även så kallad intern omsättning, dvs personer som byter arbete inom organisationen. En total omsättning på dessa nivåer kan anses normal i jämförelse med andra kommuner. Vid en granskning av enskilda yrkeskategorier som kan bedömas som riskgrupper ser vi att 11 socialsekreterare har slutat de senaste två åren, 10 st sjuksköterskor och 9 st förskollärare. Detta är grupper som bedöms som svårrekryterade och det är problematiskt att omsättningen ligger på dessa nivåer, framförallt avseende socialsekreterare och sjuksköterskor. En arbetsgrupp är bildad för att vidta åtgärder för att göra Oxelösunds kommun mer attraktiv för just dessa grupper men värt att nämna är att konkurrensen är hård eftersom dessa grupper är bristyrken på nationell nivå och vi är långt ifrån ensamma med en större omsättning i just dessa grupper. På sikt och med hänsyn taget till den demografiska utvecklingen med ett ökat antal äldre inom vår kommun kan vi förutspå att behovet av anställda inom vård och omsorg kan komma att öka. Hur mycket är omöjligt att säga då det inte går att förutsäga utveckling av nya arbetssätt, förändrade krav, olika IT-lösningar osv. Gissningsvis kommer förändringar att krävas avseende arbetets struktur och organisation och inte bara antalet medarbetare. Oavsett, arbetar vi med att höja kompetensen för medarbetarna inom vård och omsorg, både i syfte att uppnå en kvalitetshöjning av själva verksamheten men också för att höja attraktiviteten och statusen av vård och omsorgsarbetet. 75 vårdbiträden har läst upp sin kompetens till undersköterskor och ett arbete fortsätter med att motivera och möjliggöra för övriga som ej har undersköterskekompetens att få detta. Denna satsning görs i samarbete med Campus Oxelösund. I skrivande stund utreds också möjligheterna till så kallade arbetslivsintroduktionsanställningar, främst inom området vård och omsorg. För att komma vidare med en sådan satsning behöver frågan kring kostnader för detta utredas vidare. En faktor som påverkar bemanningen i hög utsträckning är sjukfrånvaron. Efter några år av rimliga sjuktal har sjukfrånvaron återigen ökat från 5 % 2011 till 7,9 % Det är dock stora variationer mellan olika arbetsgrupper men vissa enstaka grupper ligger på en sjukfrånvaro över 20 %. I grupper med hög sjukfrånvaro är det inte enbart de sjuka som påverkas utan kvarvarande personal berörs genom omsättning av vikarier och ökad belastning. Risken för en nedåtgående spiral är påtaglig (se statistik per förvaltning i tabellbilaga). Kommunenens kostnader för sjukfrånvaron kan beräknas på olika sätt. Den faktiska kostnaden för sjuklön mellan perioden januari - september 2014 var ca 4,6 miljoner kr. Då är huvuddelen av kostnaden sjuklön avseende frånvarodag 2- Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

8 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 5(7) 14 och knappt en halv miljon de 10 % kompensation som arbetsgivaren betalar efter dag 14. Vård och omsorgsförvaltningen kostnader motsvarar för denna period 63 % av totalkostnaden för sjuklön. Den reella kostnaden för sjukfrånvaron är dock betydligt högre eftersom de flesta av kommunens verksamheter ersätter en frånvarande med vikarie. Vikarieanvändningen kan medföra konsekvenser som påverkar produktionen negativt utifrån ett effektivitets och kvalitetsperspektiv. Tillsammans med Previa har vi gjort en beräkning vilken bl a innehåller kostnader för produktivitetsbortfall och kostnader för ersättare. En sådan analys visar på en simulerad kostnad totalt för kommunen på ca 9 miljoner kr per år baserad på nuvarande sjukfrånvaronivå. 4.4 Påbörjat utvecklingsarbete Utifrån analysen är flera utvecklingsarbeten påbörjade inom ett antal olika områden, En väg in kontaktcenter/medborgarkontor i syfte att underlätta för kommuninvånaren och dennes kontakt med kommunen, höja kvaliteten genom att ge rätt svar snabbare och vid första kontakten. Använda kommunens befintliga resurser (personal och lokaler) avseende medborgarkontakt på ett effektivt sätt och fånga medborgarens behov av information för att kunna förbättra verksamheternas information ut till medborgaren. En förstudie är föreslagen hösten 2014 för att hitta svaren på dessa frågor. Medel har sökts från kommunstyrelsens extra medel för verksamhetsutveckling, till en sådan utredningsresurs. Greppet om framtiden, är arbetsnamnet för den gemensamma kraftsamling som kommunen arbetar med i syfte att uppnå en stabil ekonomi med långsiktighet och framförhållning, tydliga principer för fördelning av ekonomiska ramar samt en god kvalitet i våra verksamheter. Den röda tråden Analyser har gjort av nuvarande styrmodell i flera olika grupperingar. Nuvarande styrmodell anses god men behov av tydliggörande, fördjupad förståelse samt kvalitetssäkring av modellen har framkommit. Utifrån detta tas nu en handlingsplan fram. Förändra radikalt ett SKL-projekt som vi medverkar i och som syftar till att förbereda oss för framtiden, att genom radikalt nya arbetssätt få kommunens resurser att räcka till framtidens välfärdsuppdrag. Projektet som bedrivs på en enhet inom vård- och omsorgsförvaltningen är tänkt att spilla över på resten av kommunen i tillämpliga delar framledes. Projektet har fokus på ökad framtidstro. Ledar- och medarbetarskap - Fortsatt satsning på utveckling av ett starkt, tydligt och kommunikativt ledarskap genom regelbundna ledarträffar och Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

9 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 6(7) internat. Samtliga chefer har fått utbildning i Klart ledarskap och förhållningssätt och metoder används i vardagen. Under våren har också ett arbete med Klart ledarskap för medarbetare också påbörjats. Ständiga förbättringar en idé har väckts kring hur vi kan utveckla en enkel arbetsmodell att använda i hela den kommunala organisationen. Detta arbete är på idéplanet ännu så länge men tar sin grund i resultatet i medarbetarundersökningen där brister i fråga om organisationens förmåga att ta tillvara medarbetarnas idéer framkom. Utveckla det interna samarbetet och helhetssynen, bygga hängrännor och eliminera stuprören. Arbetet är redan startat i ett antal olika delar ex VOF-UF-KFF, MSN-projekt, ekonomer fysiskt placerade på de stora förvaltningarna, servicegruppen m.m. En uppdragsbeskrivning för kommunstyrelseförvaltningen har tagits fram under det gångna året med delaktighet från alla medarbetare. Förstudie för framtidens förskola/skola har tagits fram och ligger nu till grund för byggnation av ny förskola/skola i centrala Oxelösund. Handlingsplan är framtagen för utveckling av kostenheten, utredning pågår av inrättande av möjlighet att välja på två rätter på särskilt boende. Måltiderna för boende på särskilt boende ska utvecklas till omsorgsmåltider vilket innebär utbildning både för vård- och omsorgspersonal och kostpersonal. En servicegrupp har inrättats med representation från samtliga förvaltningar. Syftet är att arbeta med ständig utveckling av den kommunala servicen i olika delar, med ambitionen att tillvarata medarbetarnas tankar och kompetens kring detta, öka delaktigheten och öka förståelsen mellan förvaltningarna. 4.5 Identifierade utvecklingsområden ännu ej påbörjade Samarbete i olika former med andra kommuner eller organisationer. Hög sjukfrånvaro Kommunens ökade sjukfrånvaro är oroväckande och kostsam. Insatser görs, bland annat med insatser från företagshälsovård som till exempel tjänsten sjuk och frisk och med förebyggande insatser med friskvård på olika sätt. En samlad handlingsplan saknas och behöver tas fram. 3.0 Konsekvenser Ekonomi Utgångspunkten är förändringar inom given ekonomisk ram. Vissa kostnader kan uppstå men är inte i förväg kända. Målsättningen är att hålla kostnaderna nere då hela arbetet syftar till att skapa en organisation för framtiden där de kommunala medlen ska räcka längre till välfärdsuppdraget som hela tiden växer. Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

10 Tjänsteskrivelse Datum Beteckning 7(7) Jämställdhet Arbetet bidrar framförallt vad gäller delaktighet för alla personal. Personal/fackligt Information fortlöpande i den fackliga samverksansorganisationen Beslutsunderlag: Sammanställning från chefsinternatet hösten SWOT-analys med viktning i Koncernledningsgruppen Statistik personal Charlotte Johansson Kommunchef Henny Larsson Personalchef Beslut till: Charlotte Johansson (FÅ) Henny Larsson (FÅ) Magnus Petersson (FÅ) Irene Bengtsson (FÅ) Peter Rasmussen (FÅ) Conny Zetterlund (FÅ) Elisabeth Bäckman-Steninger (FÅ) Postadress Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax (vxl) (fax) Webb/E-post kommun@oxelosund.se Org.nr

11 Personalstatistik avseende bemanning ######## Framtida pensionavgångar baserat på avgång vid 65 år År antal inkl personer över totalt 88 Yrkeskategorier pensionsavgångar antal ant anställda idag Vårdbiträde 10 Usk 7 boendestöd/pers.ass 3 ssk 5 soc sekr 1 Summa Vård och omsorg Lärare 17 Förskollärare 14 Barnskötare 4 summa Skol- och barnomsorg chef 4 35 administratör/handläggare 9 51 måltid/kök 3 25 övriga 11 Summa övriga 27 Personalomsättning Förvaltning KSF 5 12 MSF 2 2 VOF UF KFF 0 1 summa ,9% 11,1% Antal tilllsvidareanställda juli Avgångar på några yrkeskategorier Yrke Socialsekreterare 4 7 Sjuksköterska 5 5 Förskollärare 3 3

12 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro jan-aug i % av timmar enligt ord. arbetstid dag 1-14 dag dag 91- sjukfrånvaro totalt VOF 3,6 2,2 3,5 9,3 UF 2,7 2,1 2,6 7,4 KFF 1,6 0,4 2,9 4,9 MSF 2,2 0,4 0 2,6 KSF 2,3 0,7 1 4 Totalt 3,1 2 2,8 7, dag 1-14 dag dag 91- sjukfrånvaro totalt VOF 3,8 1,8 3,1 8,7 UF 3,3 1,6 2,4 7,3 KFF 1,9 0,8 0,4 3,1 MSF 3,8 0,1 0 3,9 KSF 2,4 1,6 3 7 Totalt 3,4 1,7 2,7 7, dag 1-14 dag dag 91- sjukfrånvaro totalt VOF 3,1 1,4 2,2 6,7 UF 3 0,8 1,2 5 KFF 1,3 0,2 0 1,5 MSF 2, ,9 KSF 3,2 1,2 0,9 5,3 Totalt 3,1 1,1 1,6 5,8

13 Tjänsteskrivelse 1(3) Datum Dnr :30:20 KS OXL2 621 v Kommunstyrelseförvaltningen Gunilla Marklund Kommunstyrelsen Remiss: Översyn av Mälardalsrådets utskott 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Översända yttrande daterat som eget yttrande om översyn av Mälardalsrådets utskott. 1 Sammanfattning Mälardalsrådets styrelse har beslutat se över organisationen avseende dess fyra utskott, Miljöutskottet, Planerings- och Trafikutskottet, Näringslivs- och FoU-utskottet samt Kulturutskottet. Indelningen i utskott har funnits under lång tid och frågan har rests om denna organisationsform fortfarande korresponderar med Mälardalsrådets uppdrag och verksamhet. Mälardalsrådets medlemmar bjuds in att komma in med synpunkter. Även de politiska partierna samt Mälardalsrådets utskott inbjuds att svara på remissen. Remissvaren ska vara Mälardalsrådet tillhanda senast den 21 november 2014 efter begärt anstånd. 2 Ärendet Bakgrund Under mandatperioden har Oxelösunds kommun haft politisk representation i Mälardalsrådets styrelse med två ordinarie ledamöter och två suppleanter. Kommunen har även nominerat en ledamot i vardera miljöutskottet, planerings- och trafikutskottet samt näringsliv- och FoU-utskottet. Undertecknad har varit ordförande för Miljöutskottets tjänstemannaberedning under mandatperioden. Utskotten bjuder in till kvartalsvisa möten där samtal med experter, företagsledare, myndighetschefer och andra varvats med företagsbesök. En styrka med utskottsverksamheten är att den utgör en bred plattform för Mälardalsrådets medlemsorganisationer. Utöver kunskapsinhämtning skapas relationer och man kan finna former för samverkan. Genom att utskottens uppdrag tydliggörs, är förhoppningen att närvaron bland ledamöterna förbättras och att engagemanget ytterligare breddas och stärks. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

14 Tjänsteskrivelse 2(3) Datum :30:20 KS Synpunkter från Oxelösunds kommun: Utskotten får ett tydligare genomförandeuppdrag För att öka engagemanget och närvaron anses det angeläget att utskottens nuvarande roll som politiska kunskapsarenor kompletteras med särskilda uppdrag från styrelsen. Detta ställer dock krav på en aktiv styrelse samt att utskotten kompletteras med resurs anställd av Mälardalsrådet. Idag utförs uppdraget av tjänstemän som utför uppdraget utöver ordinarie tjänst i medlemsorganisationen. Förslagsvis kan respektive utskott ges i uppdrag att under en viss period arbeta med och fördjupa sig i ett visst tema som också blir temat för ett avslutande stormöte/forum. När ett utskott får möjlighet att via studiebesök, seminarier etc. arbeta med en prioriterad fråga kan det bidra till att ge stormötena/forumen en större tyngd och en större förankring bland medlemsorganisationerna. Kopplingen mellan utskottsverksamheten och Mälardalsrådets övriga funktioner stärks. Miljöutskottets verksamhet utgör en tvärgående process och frågorna bör synliggöras i de olika uppdragen. Att reducera antalet ledamöter bör inte ses som en huvudfråga. Det är viktigt att samtliga medlemmar ges möjlighet att dra nytta av och delta i utskottsverksamheten. Samtliga medlemskommuner och -landsting bör erbjudas en plats. Deltagandet bör således inte begränsas till ledande politiker bland Mälardalsrådets större medlemsorganisationer. Att ingå i ett utskott och aktivt delta bör vara en förutsättning för att utses som rådsledamot. Kopplingen mellan utskotten och styrelsen skulle därmed stärkas. Tydliga mål och krav för uppdraget bör framgå i samband med att ledamot utses och accepterar uppdraget. Ordförande i utskottens beredningsgrupp bör tillhöra Mälardalsrådets kansli. Att överlåta beredningsgruppssekretariatet till Mälardalsrådets kansli skulle ge synergieffekter i form av stärkt koppling mellan utskotten och den ordinarie verksamheten. Det skulle dessutom ge en tydlig mottagare/genomförare av de goda idéer som framkommer under utskottsmötena. Tjänsten kan vara på heltid eller delar av heltid. Idag tillhör beredningsordförande en extern organisation på kommun- eller länsnivå. Den externa organisationen tar kostnaden för uppdraget. Antalet utskott, och dess framtida inriktning bör utgå från medlems-intresse och koppling till Mälardalsrådets ordinarie verksamhet Mälardalsrådet har fyra inriktningsmål. Dessa är: En sammanhållen region En stark kunskapsregion En miljösmart region En öppen och kreativ region Förslaget om en sammanslagning av befintliga utskott skulle kunna vara rätt väg vad avser Miljöutskottet och Plan- och trafikutskottet. Samhörigheten mellan områdena ökar. Kopplingen mellan trafik- och planeringsfrågor och ett miljö- och hållbarhetsperspektiv har ökat kraftigt sett över tid. På motsvarande sätt är det naturligt att transportsystemets miljöeffekter står i fokus för Mälardalsrådets arbete med miljöfrågorna. Även kopplingen mellan kultur och näringsliv är mer i fokus nu jämfört med tidigare.

15 Tjänsteskrivelse 3(3) Datum :30:20 KS Lämpligen tydliggörs för utskotten ledamöternas uppdrag och vilket mandat utskotten har. Utskotten kan kombineras med tillfälliga arbetsgrupper av politiker och/eller tjänstemän. Skall utskotten avge remissvar krävs anställning hos Mälardalsrådet för uppdraget. Resurser saknas i nuvarande organisations-struktur. Förbättrad kommunikation Mälardalsrådets kansli bör säkerställa att information om utskottsverksamhet förmedlas till nya ledamöter. För att sprida information om utskottsarbetet brett bland medlemmar och andra intressenter bör nyhetsbrev och hemsida utnyttjas i större utsträckning. Återföring av information från ledamöterna till medlemsorganisationen är lika väsentlig. Arbetsgrupper istället för utskott Mälardalsrådet är ett forum för dialog. Namnbytet i sig är inte det viktigaste. Viktigare är att kunskap och information sprids i tvärgående processer till styrelsen, rådsmötet och i de övriga utskotten. Deltagare i eventuella arbetsgrupper med koppling till Mälardalsrådets olika processer bör utses bland utskottens ledamöter. Viktigt kan vara att ange hur tjänstemannagruppen ska tillsättas och dess uppdrag i förhållande till utsedda ledamöter. Beslutsunderlag: Missiv Översyn av Mälardalsrådets utskott daterat Charlotte Johansson Kommunchef Gunilla Marklund Mark- och exploateringsstrateg Beslut till: Mälardalsrådet, Hantverkargatan 3H, Stockholm

16 1 (6) Datum Remissinstanser: Kommuner och landsting medlemmar i Mälardalsrådet Mälardalsrådets partigrupper Mälardalsrådets utskott Missiv Översyn av Mälardalsrådets utskott Mälardalsrådets styrelse har beslutat se över organisationen avseende dess fyra utskott, Miljöutskottet, Planerings- och Trafikutskottet, Näringslivs- och FoU-utskottet samt Kulturutskottet. Mälardalsrådets medlemmar inbjuds härmed att inkomma med synpunkter rörande bifogad remisshandling. Även de politiska partierna samt Mälardalsrådets utskott inbjuds att svara på remissen. Remissvar lämnas skriftligen till kansliet@malardalsradet.se eller till Mälardalsrådet, Hantverkargatan 3H, Stockholm. Vänligen ange Remissvar utskott. Remissvaren ska vara Mälardalsrådet tillhanda senast den 31 oktober Vid frågor kontakta Anders Lönn, generalsekretare, eller anders.lonn@malardalsradet.se Mälardalsrådet STOCKHOLM Besök: Hantverkargatan 3H adm dir fax