Utgångspunkter för en digitaliseringsplan för Statens museer för världskultur

Transkript

1 Magnus Johansson Dnr 242/2014 Statens museer för världskultur Till: Johanna Berg Digisam, Riksarkivet Utgångspunkter för en digitaliseringsplan för Statens museer för världskultur 1

2 Innehåll Utgångspunkter för en digitaliseringsplan för Statens museer för världskultur Bakgrund/Utgångspunkter Uppdrag enligt instruktion och regleringsbrev Samlingarna Myndighetsarkiv och samlingar Digitaliseringsplan och mål Styrning Utveckling Mål Organisation Digitalt födda material Årsverke Prioriteringar Uppföljning Samarbete Produktion Ökning av tempot Utveckling Metadatregistrering/katalogisering Avbildning/bildöverföring/OCR-läsning Påsiktsbild/publik visning Digital lagring &/eller bevarande Användbarhet Tillgängliggörande Utveckling Tillgängliggörande för olika användargrupper Licensiering Stöd för sökbarhet Aggregering Bevarande Öka tempot för långsiktigt bevarande Utvecklingsinsatser Strategi för långsiktigt bevarande Teknisk lösning för långsiktigt bevarande Löpande konvertering

3 5.6. Policy för gallring Prioriteringar Andra digitala verktyg

4 1. Bakgrund/Utgångspunkter Detta dokument redovisar Statens museer för världskulturs svar på de frågor som finns i Digisams disposition för digitaliseringsplaner. Vi har följt dispositionen men formulerat om frågorna till rubriker. Numreringen överensstämmer fortfarande helt med Digisams disposition. Syftet har varit att beskriva nuläget och att peka på sådant som behöver förbättras och utvecklas i det fortsatta arbetet med digitalisering. Under resten av 2014 och 2015 kommer detta arbete fortsätta på en mer konkret nivå med målsättningen att ta fram rutiner och riktlinjer där sådana saknas samt att kunna presentera en färdig plan till hösten Uppdrag enligt instruktion och regleringsbrev Det finns flera punkter i Världskulturmuseernas uppdrag som direkt eller indirekt har koppling till digitalisering och tillgängliggörande av myndighetens digitala information på egna eller gemensamma arenor. I myndighetens instruktion, 1 och 3, står bland annat: 1 Statens museer för världskultur har till uppgift att visa och levandegöra världens kulturer, särskilt kulturer med ursprung utanför Sverige. Myndigheten ska dokumentera och belysa olika kulturers yttringar och villkor samt kulturmöten och kulturell variation, historiskt och i dagens samhälle, nationellt och internationellt. Myndigheten ska främja tvärvetenskaplig kunskapsbildning och publik verksamhet i olika former. Förordning (2010:192). 3 Myndigheten ska särskilt 1. vårda, förteckna, vetenskapligt bearbeta och utveckla de samlingar som anförtrotts myndigheten, 2. göra samlingarna tillgängliga för allmänheten och i detta syfte bedriva utställningsverksamhet, pedagogisk verksamhet och annan förmedlingsverksamhet, 3. genom kunskapsuppbyggnad och samarbeten med olika aktörer främja och berika samhällsdebatten inom sitt verksamhetsområde, 4. samverka med museer och andra aktörer nationellt och internationellt för att nå största möjliga geografiska spridning och förankring, 5. använda ny teknik för att utveckla alla delar av verksamheten, och 6. verka för ökad kunskap grundad på forskning och samverkan med andra, exempelvis universitet och högskolor, och förmedla kunskap inom sitt verksamhetsområde. Förordning (2010:192). 4

5 3 a Myndigheten ska i sin verksamhet integrera ett jämställdhets-, mångfalds- och barnperspektiv samt ett internationellt och interkulturellt utbyte och samarbete. Förordning (2009:747). I regleringsbrevet för 2013 lyfts följande: Regeringens kulturpolitiska prioriteringar under mandatperioden är barns och ungas rätt till kultur, kulturarv för framtiden samt förbättrade villkor för den nyskapande kulturen. Publik och tillgänglighet Statens museer för världskultur ska redovisa den verksamhet som svarar mot den unga publikens behov samt insatser för att öka den unga publiken, de åtgärder som vidtagits för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Samverkan med andra myndigheter och aktörer Statens museer för världskultur ska arbeta för att utveckla samverkan med andra myndigheter och aktörer, däribland ideella organisationer och andra delar av det civila samhället, både nationellt och regionalt. När myndighetens samlingar är fullt ut digitaliserade och tillgängliga via internet har vi utfört stora delar av ovanstående uppdrag och vi har skapat goda förutsättningar för oss själva och andra att tillgodose andra delar i uppdraget Samlingarna De fyra museernas föremålssamlingar omfattar totalt ca föremål. Det rör sig om en stor variation av föremål som på olika sätt förts till Sverige från andra länder. På Medelhavsmuseet finns föremål från de antika kulturerna i länderna kring Medelhavet och Främre orienten. Den största delen av samlingarna utgörs av arkeologiskt material. Exempel på föremål är terrakottafigurer, kopparvapen, kalkstensstatyer, mumier, papyrus, reliefer, votivgåvor och guldsmycken. 5

6 Världskulturmuseet och Etnografiska museet har huvudsakligen utomeuropeiska föremål som samlats in i samband med upptäcktsresor, missionsresor och andra typer av tjänstgöring utomlands. Här finns allt från stora kanoter till små snäckor. Vanliga föremålskategorier är masker, spjut, statyetter, amuletter, textilier, olika typer av ceremoniella föremål och rena vardagsföremål. Till de mer unika föremålen hör - bara för att nämna några - bronserna från Benin City, ceylonesiska dansmasker, Paracastextilier och thankas (en slags bildrullar) från Tibet. Östasiatiska museet har samlingar från bortre orienten, bland annat från Kina, Japan, Indien, Korea och länderna i Sydostasien. Dessa samlingar har inte minst ett stort konsthistoriskt värde. Här kan nämnas glas från Qing-dynastin ( ), buddhistiska skulpturer, japanska träsnitt och arkeologiskt material från Kina. Bildsamlingar De fotografiska samlingarna vid våra fyra museer innehåller uppåt en miljon bilder som illustrerar olika delar av det internationella kulturarvet. Dessa samlingar har byggts upp under mer än ett sekel. Fotografierna har tagits under en period som sträcker sig från slutet av 1800-talet fram till idag. Bilderna berör ämnen som antikviteter från Medelhavsområdet och Asien, förvärvsomständigheter i fält, etnografi och antropologi, forskningsexpeditioner, svensk mission, kolonialhistoria, fornlämningar och arkeologi. Några av bilderna representerar Statens museer för världskulturs eget fotografiska arbete, medan andra kommer från fotografiska arkivsamlingar. Biblioteken Alla fyra världskulturmuseerna förvaltar omfattande bibliotekssamlingar. Världskulturmuseets bibliotek har ett bokbestånd på över titlar och ca 900 tidskrifter och årsböcker. Innehållet speglar museets samlingar och här finns litteratur i ämnen som etnografi, social- och kulturantropologi, historia och sociologi. En mindre del omfattar reseskildringar, biografier, bibliografier, handböcker och lexika. Medelhavsmuseets bibliotek innehåller litteratur med inriktning på arkeologi och kulturhistoria om de antika kulturerna kring Medelhavet och Främre Orienten samt om islam, med tyngdpunkt på museets samlingsområden. Biblioteket har totalt ca böcker. Östasiatiska museet bibliotek är inriktat på östasiatisk konst, kultur och arkeologi. Samlingarna innehåller böcker på västerländska språk och även på kinesiska, japanska och koreanska. Det totala bokbeståndet är ca böcker. Etnografiska museets bibliotek är ett välsorterat specialbibliotek med vetenskaplig och populärvetenskaplig litteratur. Biblioteket är ett unikt referensbibliotek för främst etnografi, antropologi, arkeologi, konsthistoria, religionshistoria, historia och museologi: litteratur som berör utomeuropeiska kulturer, inte minst ursprungsbefolkningar. Arkiven Med arkiven avses här övriga arkivalier vilka beräknas omfatta ca 500 hyllmeter. 6

7 Arkiven speglar myndighetens och dess föregångares verksamhet från 1800-talet och fram till i dag. Arkivsamlingarna kan delas in i två huvuddelar: myndighetsarkiven och de enskilda arkiven. Myndighetsarkiven, inklusive dess föregångares verksamhetsarkiv, består av skrivelser, ritningar och andra dokument, som rör myndighetens verksamhet. Här finns accessionskataloger, utställningsdokumentation, katalogkort, korrespondens mm. Det finns också enskilda arkiv efter privata arkivbildare. Personerna eller organisationerna har på ett eller annat sätt haft anknytning till samlingarna. Dessa arkiv är av varierad storlek och karaktär och innehåller ofta material kring arbete och forskning, men här finns också handlingar av mer privat karaktär Myndighetsarkiv och samlingar I myndighetens digitala informationssystem Carlotta och dess föregångare i Filemaker har föremål, och i viss utsträckning fotografier, registrerats sedan början av 1990-talet. Stora delar av myndighetens accessionskataloger (benämns generalkatalog på Etnografiska museet) och katalogkort, vilka är en del av myndighetsarkivet, har skannats, ocr-tolkats och registrerats i Carlotta med kopplingar till berörda objekt. Under senare tid har i allt större utsträckning utställningar och utlån registrerats i samma system inklusive dokumentation av dessa och digitalt material som producerats för dessa (t.ex. fotografier, utställningstexter, vernissagekort) vilka också är en del av myndighetsarkivet. Det gäller även beslut och underlag för nyförvärv och utlån. Här har de digitala dokumenten registrerats och länkats till berörda samlingar/föremål och därmed tillgängliggjorts. På Världskulturmuseet har även inlånade föremål i viss utsträckning registrerats i museets databas. I diariet förtecknas myndighetens ärenden och inkomna handlingar vilket betyder att det här sker en överlappning, eller dubbelregistrering, eftersom utställningar och utlån diarieförs. Samma sak gäller nyförvärv/nyaccession. Det finns idag (2013) inga kopplingar mellan dessa system men det vore önskvärt. Ett problem är att diariet endast har varit en förteckning över ärenden, själva handlingarna i digital form har inte omfattats av någon digital hantering som kan sägas motsvara en digital arkivering. De har dock i viss utsträckning varit tillgängliga via myndighetens intranät och/eller externa hemsida. Myndighetens arkivförteckning finns i ett annat system, Visual Archive. Precis som med diariet är det endast en förteckning över arkivet men själva arkivdokumenten i digital form är inte tillgängliga. Även detta system är endast internt tillgängligt och dess innehåll överlappar såväl med diariet som med samlingssystemet. För biblioteken används ytterligare ett system, Micromark. Med tanke på den överlappning och dubbelregistrering som sker idag finns det anledning att fundera över hur detta ska hanteras i framtiden. I nuläget finns ingen plan eller strategi för detta. Myndigheten har inte heller någon arkivarie eller bildarkivarie. 7

8 Figur 1. Förhållandet mellan samlingar och myndighetsarkiv Digitaliseringsplan och mål Det har funnits mål och riktlinjer för digitaliseringsverksamheten sedan 2005 (se 2.2) och 2008 (kravspecifikation, foto, se bilaga). De har efterhand behövt revideras till följd av omprioriteringar. En mer detaljerad plan kommer att tas fram under fortsättningen av 2014 och 2015, denna ska beslutas hösten I det arbetet kommer de rutiner som beskrivs och efterfrågas i detta dokument att tas fram och implementeras. Den kommande planen är tänkt att innehålla flera långsiktiga mål. Samtidigt är digitalisering ett komplext och omfattande område och det finns därför anledning att kontinuerligt se över och revidera planen. Detta kommer att göras årligen i anknytning till verksamhetsplaneringen. 2. Styrning Arbetet med digitalisering vid Världskulturmuseerna utgår från myndighetens styrdokument (regleringsbrev, instruktion, verksamhetsplan, strategidokument) men arbetet bedrivs också under påverkan av, och i dialog med, omvärlden. Med omvärlden syftar vi exempelvis på hur internet och den semantiska webben utvecklas, öppen data, upphovsrätt m.m. Viktiga aktörer här är bl.a. K-samsök, Digisam, E-delegationen, Europeana, m.fl Utveckling De viktigaste instrumenten för styrning är tydliga riktlinjer, rutiner och policys för digitaliseringsarbetet. Detta saknas för flera delar av myndighetens digitala verksamhet och en av de viktigaste utvecklingsinsatserna är därför att ta fram och utforma sådana och att implementera dessa. En annan viktig del är utbildning och kompetensutveckling hos den egna personalen. 8

9 2.2. Mål Sedan 2005 har det funnits ett långsiktigt mål för Statens museer för världskultur som säger att år 2015 ska de centrala samlingarna vara digitaliserade. Utifrån de erfarenheter som gjorts sedan 2005 och med de ekonomiska förutsättningar som varit gällande, har målen efterhand reviderats och konkretiserats. Sedan 2008 har målet varit att 70 % ska ha ett sakord, 50 % ska ha minst en bild och 50 % ska ha en placering vid utgången av Planen har endast gällt föremålssamlingarna. Ett annat långsiktigt mål har varit att de centrala samlingarna ska vara bedömda år Under 2009 fick detta mål ett mer konkret uttryck som innebar att det på samlingsnivå ska finnas en kort text som förklarar varför samlingen är viktig. Denna information kallas Entré till samlingen och den ska skrivas av intendenterna. En viktig del i detta är att fånga upp den kunskap som idag är knuten till personer som inom de närmaste åren kommer att gå i pension. De effekter vi vill uppnå genom digitaliseringsarbetet är: En effektiv förvaltning av samlingarna. En spridd och tillgängliggjord information. Vår digitala kulturarvsinformation ska finnas tillgänglig inte bara hos oss utan på flera platser. En brukad samlingsinformation. Den ska användas i den egna verksamheten och utanför och den ska skapa dialog Organisation Den allra största volymen av den digitala produktion av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation som hittills har gjorts vid Världskulturmuseerna, har gjorts, och görs, genom olika arbetsmarknadsåtgärder (t.ex. Sesam, Access, arbetsträning, praktik, fas 3, kulturarvslyft mm). Undantag är den digitala föremålsfotograferingen, den utförs av fotografer med fast eller tillfällig anställning. Hela myndigheten använder sedan 2010 informationssystemet Carlotta för sin samlingsförvaltning. Carlotta ägs av myndigheten men utvecklas i samverkan med andra Carlotta-museer i Sverige inom Carlottagruppen. I det löpande arbetet med förvaltning och tillgängliggörandeav samlingarna sker digital produktion direkt i Carlotta inom organisationen i anslutning till nyförvärv, utställningar, utlån, bildbeställningar, bokproduktioner och konservering. I samband med större logistiska projekt till följd av insektsangrepp, vattenskador och magasinsflytt har det funnits möjlighet att digitalisera större volymer. Men inom sådana logistiska projekt har det funnits extramedel för att kunna genomföra dem. Detta är viktigt att betona. Inom organisationen sker alltså nästan ingen digital produktion med enda syftet att digitalisera med undantag för viss föremålsfotografering. Samtidigt utgör föremålsfotografering dokumentation av samlingarna, något som alltid bedrivits vid museer (dvs dokumentation skulle gjorts även om vi slutade digitalisera). Utöver den digitala produktionen i Carlotta sker produktion av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation till hemsidan, i sociala medier, mail, rapporter, utredningar, kunskapsöversikter, marknadsföring m.m. Information från denna produktion kan 9

10 utnyttjas bättre än vad den gör idag genom bättre rutiner och riktlinjer för förvaltning och arkivering. En del av denna produktion skulle, och borde, kunna registreras och lagras i Carlotta (se även 1.3). Det är alltså inom arbetsmarknadsfinansierade projekt som de stora volymerna av digital information har producerats. Det är dock svårt att beräkna hur mycket digitalisering som kommer att kunna ske genom arbetsmarknadsåtgärder i framtiden. Ska vi räkna med att liknande projekt kommer att finnas de närmaste 10 åren? Det gör det svårt att planera denna del av digitaliseringen. Dessa projekt saknar kontinuitet och är helt beroende av vilka resurser de har att tillgå samtidigt som personal hela tiden omsätts och byts ut. Det har också betydelse om det rör sig om arbetslösa akademiker eller långtidssjukskrivna. Med tanke på den långa historik som finns idag av digitalisering genom olika typer av arbetsmarknadsåtgärder så vore det ur effektivitetssynpunkt önskvärt med en mer långsiktig lösning Digitalt födda material Det digitalt födda material (syftar här på media i form av bildfiler men också andra digitala dokument som word, powerpoint och pdf) som idag produceras inom den egna verksamheten, och som hanteras och tillgängliggörs i Carlotta, är i första hand digitala bildfiler från fotografering av föremål och verksamhet, samt digitala dokument för konserveringsrapporter, förvärvsbeslut och utställningstexter. Mer om detta finns att läsa under 1.3, 2.3 och 3. I nuläget sker väldigt lite nyaccession. Hittills har inga av de föremål eller bilder som nyaccederats utgjorts av digitalt födda material. Däremot kan viss dokumentation kring samlingarna överlämnas i digital form (mail, word-dokument, bildfiler). Denna information läggs då i Carlotta (mail och word-dokument sparas i vissa fall om till pdf om det digitala orginalet anses behöva sparas, annars extraheras endast innehållet och registreras som metadata) Årsverke Alla som arbetar vid myndigheten idag arbetar digitalt mer eller mindre. Det vi gör i det dagliga arbetet resulterar i en digital produkt av något slag. Men huvudsyftet behöver inte vara en digital produkt, i många fall handlar det bara om att vi använder digitala verktyg. I t.ex. arbetet med nya utställningar arbetar vi direkt i vår samlingsdatabas (Carlotta), vi skriver utställningstexter i word, vi planerar och gör ritningar i andra typer av program osv. En stor del av den produktionen är enbart arbetsmaterial där olika digitala versioner av olika dokument och handlingar gallras bort, föremål väljs till utställningar, mail skrivs, minnesanteckningar skrivs osv. Till skillnad mot förr bedrivs en stor del av den löpande verksamheten i digital form och med hjälp av olika digitala verktyg. Vår verksamhet genererar digitalt fött material varav en stor del alltså gallras bort och en mindre del sparas. 10

11 Vår tolkning av frågan om antal årsverke är dock att den syftar på produktion i betydelsen att digitalisera analoga samlingar och analoga arkivhandlingar samt att registrera metadata kring dessa i en databas utifrån en tidigare gjord analog dokumentation. Även om man gör en sådan avgränsning är det oklart vad som ska räknas med. Exempelvis dokumenterar vi idag föremål genom att fotografera dem med digitalkamera. Det är förvisso en digitalisering. Samtidigt är dokumentation av föremål en uppgift som alltid varit en del av museernas verksamhet. Innan digitalkameran fotograferade man analogt eller tecknade av föremålen. Ett sätt att räkna vore att helt enkelt tänka hur många personer som skulle kunna avvaras om vi slutade digitalisera. Samtidigt skulle det vara ett betydligt mer tidskrävande sätt att arbeta så det skulle snarare innebära att fler skulle behöva anställas. Å andra sidan skulle it-kostnader försvinna vilket skulle frigöra resurser till att anställa fler. Med detta sagt gör vi nedan ett försök att uppskatta antal årsverke vi lägger på att omvandla analog information till digital form. Vi utgår från På myndigheten finns en digitaliseringskoordinator på 100 %. Genom denna tjänst administreras och förvaltas databaserna vilket inkluderar registervård, import av externt digitaliserad information, länkning av data, masstaggning, leverans till k-samsök mm. En stor del av denna verksamhet leder till ny eller kvalitetshöjd metadata. I den löpande förvaltningen av samlingarna används databaserna för att administrera utlån, utställningar och magasin. Denna förvaltning är i sig ingen digitalisering men den genererar digitalt född förvaltningsinformation (magasinsplacering, utlån, utställning, nyförvärv). Men i anslutning till denna sker viss digitalisering då samlingsinformationen (mått, beskrivningar, sakord, proveniens osv) kompletteras. Hur mycket tid som kan sägas utgöra digitalisering i denna verksamhet varierar beroende på hur man räknar, en del är ren dokumentation som alltså blir digitalt född information och en annan del är digitalisering. I anslutning till magasinering, utställningar, utlån, flytt av magasin, anställs ofta extrapersonal varav en del utgör olika arbetsmarknadsåtgärder eller praktikanter. En uppskattning är att under 2013 lade vi 1,5 årsverke på ren digitalisering med hjälp av fast anställd personal och 1,5 årsverke med hjälp av tillfälligt anställd personal varav en del är praktikanter eller arbetsmarknadsåtgärder. Sedan räknar vi även med fotografernas tid för dokumentation av samlingar och verksamhet. Under 2013 lade våra fotografer uppskattningsvis sammanlagt ca 1,5 årsverke på att fotografera föremål och 1 år på att dokumentera verksamheten. Utöver sådan ren dokumentation arbetar fotograferna med bildproduktion för utställningsprojekt, publikationer, webb m.m. (se rubrik 3 Produktion). I samband med bildbeställningar görs skanning i vissa fall då bilder inte finns digitalt. Detta har hittills gjorts av visstidsanställd personal eller konsult. I övrigt sker digitalisering genom arbetsmarknadsåtgärder. Under 2013 hade vi 2 personer inom kulturarvslyftet som tillsammans gjorde ett årsverke. Sedan har vi använt arbetsmarknadsprojektet MediaCopy i Göteborg som har haft ca 5 personer som arbetat med att digitalisera vårt material. Man måste dock vara medveten om att personer som befinner sig i arbetsmarknadsåtgärder, eller som är praktikanter, inte alltid kan och 11

12 inte heller förväntas - producera i samma omfattning som en yrkesarbetande (därmed inte sagt att de faktiskt ändå gör det!). Årsverke, tillsvidareanställda Årsverke, visstid Årsverke, arbetsmarknadsprojekt Metadata 1,5 1,5 3 Digitalfotografering (digitalt födda bilder) 2 0,5 Skanning 0,1 4 Digitaliseringskoordinator 1 TOTAL 4,5 2,1 7 Tabell 1. Uppskattat antal årsverke, digitalisering Prioriteringar Det finns idag (2013) inga formellt antagna kriterier för prioritering av material för överföring till digitalt format. Det har ännu inte funnits något behov av att göra en sådan prioritering eftersom det inte sker någon digital produktion med enda syftet att digitalisera. Den produktion som sker görs alltid i anslutning till den verksamhet som i övrigt har prioritet (dvs utställningar, utlån, insektsangrepp, vattenskador och magasinsflytt osv, se ovan under 2.3 Organisation). Inom ramen för de arbetsmarknadsåtgärder, som fram till idag har använts för digital produktion, har man fram till 2008 prioriterat att, utifrån befintliga accessionskataloger och kortregister, registrera föremål i de befintliga databaserna. I vissa fall har även register över donatorer och utställningar upprättats på detta sätt. Sedan 2010 har ett samarbete funnits med MediaCopy i Göteborg, ett arbetsmarknadsprojekt för arbetssökande som befinner sig i fas 3. Den stora omsättningen på personal har gjort det svårt för projektet att upprätthålla de kvalitetskrav som efterfrågas och därför har vi inom detta samarbete ännu inte låtit dem digitalisera det material vi anser vara mest angeläget att digitalisera. Om det är möjligt önskar vi att sådant material ska digitaliseras så nära källan som möjligt för att undvika slitage. Från och med 2014 har museichefen vid Etnografiska museet i uppdrag att aktivera myndighetens bildsamlingar. Detta är ett uppdrag som kan få betydelse för den kommande digitaliseringsverksamheten. 12

13 Med ovan sagt så kvarstår ändå behovet av att ta fram en prioritering. Det är viktigt att ha en sådan prioritering klar om tillfällen till digitalisering ges, t.ex. i anslutning till framtida arbetsmarknadsåtgärder eller forskningsprojekt Uppföljning Som nämns under rubriken 2.2 Mål finns sedan 2005 uppsatta mål för digitaliseringen. Sedan 2008 redovisas varje månad tre indikatorer på hur mycket som digitaliserats: Antal föremålsposter med text, antal föremålsposter med bild och antal föremålsposter med placering. Dessa tre redovisas i årsberättelsen. Utöver dessa följer vi även varje månad upp antalet föremålsposter, antalet fotografier, antalet digitala bilder totalt och andelen av dessa som föreställer föremål. Det som däremot inte följs upp är kvalitetshöjande åtgärder (se 3. Produktion). När det gäller tillgängliggörande finns det i nuläget (mars 2014) inga rutiner för hur denna ska följas upp. Här skulle man kunna redovisa t.ex. antalet besök för webcarlotta. Denna statistik kan följas genom Google analytics. Däremot har vi idag ingen möjlighet att få statistik för hur många besökare vår information har i k-samsöks tjänster eller i Europeana. Inte heller för digitalt bevarande finns det några rutiner vad gäller uppföljning Samarbete Det finns sedan flera år samverkan och samarbete kring digital kulturarvsinformation på olika nivåer inom flera olika nätverk och konstellationer. När det gäller produktion har samverkan skett med olika typer av arbetsmarknadsprojekt. Sedan 2012 har det funnits ett sådant samarbete med MediaCopy i Göteborg, ett arbetsmarknadsprojekt som under många år har arbetat med museer och hembygdsförbund i Västsverige. De har i första hand skannat Världskulturmuseernas bildsamlingar men har även utfört en del arbete för myndighetens museer i Stockholm. I slutet av 2013 inleddes ett samarbete med föreningen IKKE som är lokaliserad i Farsta. Även IKKE är ett arbetsmarknadsprojekt som sedan några år tillbaks har utfört digitaliseringsarbeten åt flera museer i Stockholmsregionen. Vi hoppas kunna utveckla detta samarbete och hoppas att det ska kunna fortsätta under flera år (se 3.1). Myndigheten deltar regelbundet i flera olika samarbetsformer av nätverkskarraktär, bland annat Carlottagruppen, K-samsök och Databasnätverket. Även Digisams återkommande seminarier och informationsmöten har bidragit till ökat samarbete. Genom Carlottagruppen sker samordning och samverkan med andra Carlottamuseer, t.ex. Kulturen i Lund, Malmö museer, Helsingborgs museer, Göteborgs stadsmuseum, Vänermuseet, Ájtte och Norrbottens museum. Gruppen träffas 3-4 ggr per år och den gemensamma utvecklingen för Carlotta beslutas av Carlottagruppen. Här diskuteras också rutiner för registrering och digitalisering. 13

14 SMVK har deltagit i arbetsgruppen för K-samsök sedan starten Ett fortsatt samarbete kring leveranser av data till K-samsök kommer att medföra en samordning kring dokumentationsrutiner inom museisverige. Även databasnätverket (nätverk med representanter från olika informationssystem, bland annat Primus, Sofie, Carlotta, MIS, TMS, Museum Plus, Stockholmskällan m.fl.) är ett annat samverkansforum. Internationellt har SMVK arbetat med Virtual Collections of Masterpieces (VCM), Google Art och International Dunhuang Project (IDP). 3. Produktion Den digitalisering (i betydelsen överföring av befintlig analog information till digitala format) som sker idag inom myndighetens egen budget är i sammanhanget marginell. Myndigheten hade under 2013 fyra heltidsarbetande fotografer. Fotograferna är de som producerar den största volymen digital information. De dokumenterar verksamheten och tar fram bildmaterial till webb, utställningar och trycksaker. Vid Världskulturmuseet i Göteborg har man under 2013 haft en tillfälligt anställd fotograf på 50 %. Av fotografernas 450 % användes ungefär 150 % till att i bild digitalisera museernas föremålssamlingar, 100 % används till verksamhetsdokumentation och 200 % till produktion av bildmaterial till verksamheten. Det måste dock sägas att det många gånger inte finns någon tydlig gränsdragning i en sådan indelning. Dokumentationsbilder används i utställningar, på webben osv och bilder som tas fram till speciella publikationer kan sedan användas som dokumentation. En bild kan användas på många sätt. En annan viktig sak är att föremål många gånger redan har en digital bild men att denna behöver kompletteras med fler och bättre digitala bilder. Statistik för dessa kvalitetshöjande åtgärder efterfrågas sällan och blir därför ofta osynliga i redovisningar (detta gäller även metadata som kvalitetshöjs). Den skanning som sker av bilder eller annat arkivmaterial är det som behöver göras för att producera utställningar, leverera bildbeställningar eller producera trycksaker. Här sker ingen löpande produktion motsvarande digitalfotografering. Många gånger handlar det om att skanna om befintliga bilder som tidigare skannats med för låg upplösning. Metadata produceras i första hand i anslutning till utställningar och utlån. Med tanke på att de föremål som ställs ut och lånas ut endast utgör ca 3 % av samlingarna är det således inte någon stor produktion. Ofta är det samma föremål som återkommer i utställningarna. När det gäller övrigt arkivmaterial är andelen ännu lägre. Med anledning av flytt av magasin på grund av skador eller besparingar har det funnits möjlighet att digitalisera större volymer vad gäller såväl metadata som avbildning. Sådana åtgärder har dock till stor del kunnat genomföras tack vare extra medel som har tillförts. Genom olika arbetsmarknadsåtgärder har större volymer kunnat digitaliseras kontinuerligt sedan digitaliseringen påbörjades i slutet av 1980-talet. 14

15 3.1. Ökning av tempot I nuläget planeras ingen ökning av den pågående produktion som sker inom myndighetens egna ekonomiska ramar. Tvärtom har ökade kostnader resulterat i personalminskningar under de senaste 10 åren vilket också fått konsekvenser för den totala mängden årlig digital produktion. Förutsatt att befintliga arbetsmarknadsprojekt fortsätter kommer myndigheten däremot titta på möjligheterna att öka den externa produktionen genom sådana projekt. Inte minst gäller det föreningen Ikke i Farsta med vilka ett samarbete nyligen har inletts. Ikke besitter idag god kompetens och håller en hög kvalitet i sin produktion. De har ett tydligt kvalitetstänk. Vidare tittar myndigheten hela tiden på möjligheten att utföra produktion i anslutning till olika forskningsprojekt som kan finansieras med externa medel. Men även sådana projekt kräver egna resurser i form av ledning, stöd och support och inte minst administration och förvaltning Utveckling Det finns en eftersläpning i fotografernas arbete och det finns brister i rutiner kring hantering av framför allt de bilder som genereras genom det vi ovan kallat bildproduktion. Mycket digitala bilder behöver gallras. En stor del av dessa bilder ligger i dag lagrade på fotografernas egna servrar och på gemensamma lagringsytor. Dessa bilder ska läggas i Carlotta. Här behövs utbildningsinsatser. Detta gäller även annan digital produktion som sker i samband med utställningar och andra projekt. Genom utbildning och tydligare rutiner har vi möjlighet att i större utsträckning ta till vara metadata som där produceras. (Jfr 2.1) 3.3. Metadatregistrering/katalogisering Registreringen kan inte sägas följa någon internationell standard fullt ut utan utgör en kombination av flera olika standarder. Det finns en Carlotta-standard i form av en dataelementkatalog som togs fram under perioden inom ramen för samarbetet mellan Carlottamuseerna. Denna standard är dock ingen låst standard utan fungerar som en rekommendation där det finns möjlighet att komplettera med egna dataelement/fält vilket har skett i stor utsträckning under senare år för att anpassa informationen till k-samsök och till interna behov som uppstått. En annan faktor som bidragit till att Carlotta-standarden inte tillämpats fullt ut är att alla Världskulturmuseernas databaser är konverterade/migrerade från tidigare system/format och innehåller därför fortfarande spår från dessa som ännu inte har hunnit städas upp. Utöver Carlotta-standarden använder SMVK, eller har tagit intryck av, Sweterm, k- samsök, OCM, OWC, geonames m. fl. 15

16 Eftersom Världskulturmuseerna levererar data till k-samsök finns den tillgänglig som k- samsöks format som xml och rdf. K-samsök i sin tur levererar data till Europeana enligt Europeanas format Avbildning/bildöverföring/OCR-läsning Det finns sedan 2008 en intern kravspecifikation för digitalfotografering av föremålen (se bilaga). Enligt denna ska fotografering göras digitalt och de filer som genereras i form av råfiler (RAW) ska sparas som DNG. Vidare ska även en original-fil i tiff sparas. Det är dessa filer som sedan lagras (se 3.6). Denna kravspecifikation ska årligen revideras. Den har under senare år även utökats med generella anvisningar vad gäller skanning. Skannade bilder ska sparas som tiff i 48 bitar, 300/400 DPI (minst 100 MB, är originalet mindre ökas DPI till 600/800) med Adobe RGB som färgprofil. Skannade dokument med text kan skannas med lägre kvalitetskrav (24 bitar). I de fall det rör sig om dokument på flera sidor sparas dessa som pdf men detta har endast skett i mycket liten skala hittills. Det finns idag inga rutiner för att använda PDF/A. OCR-läsning har tillämpats i samband med skanning av accesionskataloger och katalogkort med text från skrivmaskin vilket resulterade i en hel del feltolkningar. OCRinformationen levererades i xml-format och lästes in i Carlotta. Vid inläsningen placerades den OCR-tolkade texten som metadata till varje sida men den dubblerades också i de fall den kunde kopplas till ett föremål och lades då även på själva föremålsposten. Den ursprungliga XML-filen lagrades. Efterhand har informationen städats och rättats eller raderats. Dock återstår här mycket arbete. Den största delen av de bilder som ligger i Carlotta är bilder som tagits fram före 2008 och dessa är många gånger betydligt mindre än vad som specificeras i kravspecifikationen och de är inte heller alltid i formatet tiff. En stor del av bilderna i Medelhavsmuseets databas producerades under 1990-talet genom SESAM-projektet. Dessa var då i PICT-format och konverterades i samband med migreringen till Carlotta till jpg Påsiktsbild/publik visning Vid inläsning av bilder i Carlotta genereras en tumnagel och en påsiktsbild (så kallad zoombild) i jpg-format. Storleken på dessa har varierat något över tid, idag (2013) är maxgränsen för påsiktsbilden 1000 x 800 pixlar och för tumnageln 160 x 120. Vid behov genereras mycket större påsiktsbilder (t.ex. vissa dokument eller föremål där man vill kunna visa mycket detaljer). Tidigare har dock måtten för påsikt och tumnagel varit mindre vilket alltså betyder att stora delar av de befintliga bilderna har mindre mått (t.ex. 800 x 600 resp. 120 x 100). Det är dock fullt möjligt att generera nya påsiktsbilder och tumnaglar om det skulle behövas. 16

17 3.6. Digital lagring &/eller bevarande Myndigheten har i dagsläget inga planer på att gå över till e-arkiv. I nuläget finns inga rutiner för att kontrollera och säkerställa att befintliga filer kan användas i våra system eller att de ska kunna läsas av de system som används om 10 år. De bilder och dokument som läggs in i informationssystemet Carlotta lagras som så kallade BLOBar (Binary Large Object) på en server. Den kompressionsmetod som används är DEFLATE vilket är en icke-förstörande metod som använder sig av LZ77- algoritmen och huffmankodning. Algoritmen ligger till grund för filformaten ZIP och gzip och är ett så kallat förlustfritt komprimeringsformat. Det finns ett behov av att fastställa om detta är ett lämpligt sätt att lagra informationen. Råfiler i form av DNG-filerna har lagrats på samma sätt som BLOBar med koppling till Carlotta sedan Äldre DNG-filer/råfiler lagras på en server utan koppling till Carlotta. Carlotta är ett levande system, dvs informationen används och uppdateras dagligen. Så länge systemet används aktivt är förutsättningarna för att informationen ska vara användbar även om 50 år betydligt bättre än om informationen endast skulle lagras. Utöver denna strategi finns inga åtgärder för att garantera ett långsiktigt bevarande. Den information som ligger utanför Carlotta, hemsidan eller andra aktiva system löper betydligt större risk att inte kunna användas i framtiden. Målsättningen är att alla bilder som ska bevaras ska ligga i Carlotta. Övriga bilder ska kontinuerligt gallras bort. Tyvärr sker inte detta idag. När det gäller andra typer av digitala dokument är detta inte reglerat (dvs det är inte tydligt definierat vilka dokument som ska bevaras genom Carlotta eller genom diariet eller genom utskrift och analog arkivering). 4. Användbarhet Statens museer för världskultur vill underlätta för utomstående att använda informationen. Så många som möjligt ska använda informationen. När digitalisering av kulturarvsinformation en gång startade vid museerna var syftet i första hand att tillgodose ett internt behov; det skulle hjälpa medarbetarna i hanteringen och förvaltningen av museets samlingar. Det behovet finns naturligtvis kvar men när internet kom blev det möjligt att tillgängliggöra den digitala informationen publikt. Problemet var att informationen var svår att förstå för utomstående. Man hade använt interna begrepp och interna referenser och förkortningar. En stor del av bildmaterialet var endast framtagna för identifikation. Att anpassa informationen till ett mer allmängiltigt och publikt format är ett omfattande arbete Tillgängliggörande 17

18 Den kulturarvsinformation som registreras i Carlotta tillgängliggörs i en webversion för Carlotta och den levereras till k-samsök. Den information i systemet som inte tillgängliggörs publikt på detta sätt idag (2013) är placeringskoder för magasin, bilder på mänskliga kvarlevor, försäkringsvärden och upphovsrättsligt skyddat material. Det finns också enstaka bilder av personer som önskat att dessa bilder inte ska visas publikt eller där vi av något skäl ansett att bilden inte är lämplig att tillgängliggöra. I nuläget (2013) levereras inte agenter, utlån eller övriga händelser (förutom utställningar) till k-samsök. Agenter och övriga händelser kommer att börja levereras under 2014 förutsatt att det finns stöd för detta medan utlån inte anses vara en händelse av så allmängiltig karaktär att den bör levereras till k-samsök. Detta kan komma att ändras. SMVK har också i samband med lanseringen av en ny webb i mars 2012, tagit fram ett sökverktyg för Episerver som går mot k-samsök och som kan användas för att söka i samlingarna. Syftet med detta var att tillhandahålla en söktjänst som kunde söka i alla fyra museerna samtidigt. Genom att göra det mot k-samsök blev det också möjligt för andra som använder Episerver att använda samma verktyg. Delar av informationen i Carlotta har också tillgängliggjorts i speciella applikationer/webbsidor med mer specifika målgrupper, se utställningsapplikationer under Utveckling För att informationen ska bli lätt att hitta och kunna användas behöver den kvalitetshöjas på olika sätt, se nedan Stöd för sökbarhet. Under 2014 kommer den befintliga sök i samlingarna att förbättras samt den utställningsapplikation som tidigare tagits fram (se 4.3) Tillgängliggörande för olika användargrupper Det finns flera sätt man kan arbeta på för att förbättra tillgängligheten och öka attraktiviteten hos informationen för olika grupper. Anpassade texter kan skrivas och översättningar till olika språk kan göras. Sådana insatser har gjorts i olika utsträckning i anslutning till utställningar eller i samarbete med externa forskare eller forskningsprojekt. Sådan anpassning/bearbetning lagras i databasen eller via länkar till berörda objekt i databasen. Sedan kan man arbeta med gränssnitt mot databasen och med att länka in/koppla in kompletterande information. Exempel på sådana är de utställningsapplikationer vi tagit fram till basutställningarna Magasinet (2012) och Egypten (2014). 18

19 Den egna hemsidans sök i samlingarna har funnits sedan 2012 (?) men kommer att få en ansiktslyftning under vilket ska förenkla sökningar i den digitala informationen. Den ska även integreras med den nuvarande sökhjälpen för den egna hemsidan Licensiering Eftersom Värdskulturmuseerna sedan 2010 levererar information till k-samsök har myndigheten skrivit på ett avtal med k-samsök. Enligt detta avtal ska all information som levereras, metadata och media, vara uppmärkt med licenser och all metadata måste vara märkt med cc0. När det gäller media har Värdskulturmuseerna valt att inledningsvis märka upp sina bilder med CC by-nc-nd. Det är mycket möjligt att en friare licens kommer att användas så småningom men argumentet för att använda by-nc-nd var att det var den licens som bäst beskrev den praxis som tillämpades då avtalet skrevs på. Ett annat argument var helt enkelt att vi inte kunde garantera att myndigheten hade upphovsrätt till alla de digitala bilder som fanns i databasen. Samtidigt bedömde vi då att den osäkerheten inte motiverade att vi skulle avstå från publicering eller leverans till k- samsök. Det ansågs också vara en mycket lättare väg att börja med en snålare licens som sedan kunde öppnas upp successivt efterhand som vi hade möjlighet att kontrollera upphovsrätten istället för att eventuellt tvingas gå andra hållet. Bilder där upphovsrätten är utgången märks med Public Domain Mark och bilder vars upphovsrätt är okänd märks med unknown. Den nuvarande (2013) webversionen av Carlotta visar licenserna på ett sätt som kan uppfattas som förvirrande och därför visas de inte i den nuvarande versionen. Detta kommer dock att göras så fort webversionen av Carlotta tillåter detta Stöd för sökbarhet Alla objekt (föremål, samlingar, händelser, agenter) som registreras i Carlotta får en unik identitet (persistent identifier, PID). Vid leverans till k-samsök blir alla objekt som levereras tillgängliggjorda med en uri som länkad öppen data/lod (linked open data) i formatet RDF (resource description framework). Det pågår också arbete med att länka ihop våra objekt med andra objekt, t.ex. att länka ihop våra agenter med andra agenter (t.ex. Libris eller viaf.org). Även geografisk information, tidsangivelser, händelser och föremål behöver länkas ihop på detta sätt i mycket större utsträckning än vad som görs nu. Incitament för att göra detta kommer att öka den dagen befintliga tjänster kan utnyttja dessa kopplingar Aggregering Vi levererar till k-samsök. Se

20 5. Bevarande Den digitala information som vi idag förvaltar måste säkras för framtiden. Tyvärr finns det många exempel på digital information som idag inte kan användas. Hur undviker vi det? För att klara det krävs en väl fungerande teknisk struktur, tydliga rutiner och en organisation som kan följa rutinerna. Här finns exempelvis Riksarkivets föreskrifter och riktlinjer. En viktig förutsättning för att informationen ska gå att återanvända i framtiden är att den kontinuerligt används i levande system och att den är tillgänglig och öppen Öka tempot för långsiktigt bevarande Det finns inga planer på att öka tempot Utvecklingsinsatser I nuläget (mars 2014) har myndigheten flera olika system som hanterar den digitala informationen, t.ex. Carlotta, diariet, Visual Archive, hemsidan osv. En stor del av informationen hanteras dock fortfarande utanför sådana system. Det finns inget dokumenthanteringssystem och det är inte fastställt om de övriga befintliga systemen uppfyller kraven för e-arkivering eller om det finns möjlighet att utveckla dem så att de gör det. Det finns behov av rutiner kring dokumenthantering där det tydligt ska framgå vilka dokument som ska lagras var. Det behövs även rutiner för att gallra dokument efter projekt Strategi för långsiktigt bevarande För att säkerställa läsbart media lagras allt digitaliseringsdata på hårddisk. Det gäller både för primär- och backupdata. Band eller annan media har avskaffats på grund av risken för återläsningsproblem. Test av våra backuper sker löpande och hela miljön övervakas för att tidigt upptäcka problem. All hårdvara inkluderas av garanti och byts ut inför ett garantislut (ca var 5:e år). Målsättningen är att backuper upp till ett år gamla skall kunna återläsas Teknisk lösning för långsiktigt bevarande Se ovan 5.3 och Löpande konvertering Till följd av den snabba tekniska utvecklingen vad gäller olika system, program och tekniska lösningar för digital information finns det ett ständigt hot mot att befintliga 20

21 format blir föråldrade och inte har stöd i nya versioner. Det finns alltså ett behov av att kontrollera om befintliga format har behov av att konverteras. Här finns det ingen helhetslösning. Det finns inget system som kan läsa av alla våra olika format och som larmar om något format inte kan läsas av systemen. Istället krävs det en ständigt pågående omvärldsbevakning för att identifiera eventuella risker med den befintliga informationen. Vid uppdateringar av de befintliga systemen behövs rutiner för att fastställa att de berörda formaten fortfarande kan hanteras. En fara finns för de informationsmängder som till största delen hanteras via påsiktsformat, dvs där själva originalfilen inte behöver hanteras utan där det räcker med att utnyttja befintliga lågupplösta versioner Policy för gallring Det finns ingen policy för gallring efter utförd digitalisering. 6. Prioriteringar Se rubiken Prioriteringar (2.6). 7. Andra digitala verktyg Som redan nämnts tidigare (se Myndighetsarkiv och samlingar, 1.3) registreras och dokumenteras delar av verksamheten (t.ex. utställningar, utlån, konservering) i samlingsdatabasen Carlotta och denna information blir därmed tillgängliggjord. Men här behövs bättre rutiner. Vi har även, som också tidigare nämnts, arbetat med exempelvis speciella utställningsapplikationer för att tillgängliggöra basutställningar på ett mer attraktivt sätt. 21