Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer

Transkript

1 Digisam Datum Dnr RA / (9) Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer 1. Myndighetens/institutionens namn: Riksutställningar 1.1. Hur ser myndighetens/institutionens explicita uppdrag enligt instruktion, regleringsbrev etc ut, i relation till regeringens nationella strategi Digitalt kulturarv? Som den kulturmyndighet vi är, månar vi om vårt "gamla " kulturarv, men även att ta tillvara och bevara det som kommer att bli det framtida kulturarvet Hur ser samlingarna ut? Vad består de av för slags material? Riksutställningar har inga samlingar, kulturarvet består av arkivboxar med pappersdokument, samt publikationer arkiverade i projekten, d.v.s. de utställningar som myndigheten producerade under åren 1965 till Därtill kommer audio/video, affischer och diabilder, kopplade till respektive projekt Hur hanteras förhållandet mellan myndighets/institutionsarkiv och samlingar 1? Utställningarna/projekt är registrerade i myndighetsarkivet. Audio/video, affischer och diabilder är kopplade till respektive projekt men hålls ordnade på annat sätt När antas planen formellt? När kommer den att revideras? Planen antas under andra halvan av år 2014 och revideras vid behov. 1 Med myndighet/institutionssarkiv avses här de arkiv som bildas av allmänna handlingar från myndighetens/ institutionens verksamhet, och som omfattas av arkivlagen (1990:782). Med samlingar avses de mängder av objekt som en kulturarvsinstitution förvaltar, t ex böcker, konst, museiföremål, enskilda arkiv och andra forskningsmaterial. Postadress: Krigsarkivet, Stockholm Besöksadress: Banérgatan 64, Stockholm Telefon: Telefax: E-post: digisam@riksarkivet.se Internet: Organisationsnr:

2 2 (12) Ev. kommentarer:

3 3 (12) 2. Styrning Med styrning avses här den övergripande strategiska ledningen av myndighetens/institutionens arbete med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation med avseende på bl a mål, struktur och strategiska vägval Planeras utvecklingsinsatser 2 inom området styrning under perioden fram till och med 2015? Vilka? Vi avser att anpassa de nya digitala vertygen och utveckla it-plattformar för att hantera ett digitalt tillgängliggörande Vilka är myndighetens/institutionens mål för digitaliseringsarbetet och hur relaterar det till visionen för verksamheten? Vårt mål är att digitalisera myndighetsarkivet, i första hand audio/video, samtliga affischer och samtliga diabilder, för att sedan tillgängliggöra delar av detta på myndighetens hemsida. Samtliga utställningar/projekt från vårt tidigare uppdrag ska presenteras på hemsidan. Riksutställningars arbetar inte med samlingar eller bevarande, men ser ändå att även vår nuvarande verksamhet kan vara intressant i framtiden Hur är arbetet med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation organiserat inom myndigheten/institutionen? Projekt eller linjeverksamhet? Stor eller liten skala (inom eller utom myndigheten)? Linjeverksamhet, i liten skala, på myndigheten Finns det en separat strategi för hanteringen av digitalt födda material antingen de produceras inom den egna verksamheten eller införlivas med samlingarna genom förvärv/donation/inleverans? 2 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet.

4 4 (12) Ja, i myndighetens it-policy Hur många årsverken är idag sysselsatta med digital produktion, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande på myndigheten/institutionen? 3 Hur identifieras och säkras för framtiden den kompetens som krävs för planens genomförande? 1-2 årsarbetare, fördelat på hela personalstaben och införlivat i linjeverksamheten. Vi behöver se över vilka kompetenser och hur vi fördelar ansvaret för planens genomförande Finns formellt antagna kriterier för prioritering av material för överföring till digitalt format? Nej, uppföres i samband med att planen ska tas fram, hösten Hur följs arbetet med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation upp, kvalitetssäkras och utvärderas? Årlig översyn, löpande rapportering till ledningen Samarbetar myndigheten strategiskt med andra myndigheter på området? Nej. Ev. kommentarer: I dagsläget finns många i stort sett identiska handlingar bland filmerna, ljudbanden och de foton Riksutställningar har i sitt arkiv, vilket är en anledning till att inte tillgängliggöra allt material på hemsidan. Urskiljning ska göras utifrån särskilda kriterier. Vi har dock för avsikt att tillgängliggöra 3 Häri innefattas planering av och operativt arbete med överföring av information, data och metadata till digitala format, insatser för att göra de digitala materialen maximalt använda samt för framtiden trygga digital information, data och metadata.

5 5 (12) samtliga utställningar/projekt. Projekten ska tillgängliggöras utifrån en framtagen struktur, ex: 1 affisch, max 10 foton, (i den mån det finns foton), 1-2 filmer, (i den mån det finns filmer), 1-2 ljudband, (i den mån det finns ljudband), samt övriga handlingar och dokumentation av vikt för projektet.

6 6 (12) 3. Produktion Med produktion avses här överföring av information, data eller metadata till (nya) digitala format genom scanning, avfotografering el dyl Planeras insatser för att öka tempot i produktionen under perioden fram till och med 2015? Vilka? Ja, samtliga audio/video ska konvereteras till digitala format under hösten Vi kommer att scanna samtliga diabilder och tillföra den metadata som idag saknas. De flesta affischer är avfotograferade, men här ska vi komplettera och fylla på metadata Planeras utvecklingsinsatser 4 inom området produktion under perioden fram till och med 2015? Vilka? Ja, i samband med upprättande av Riksutställningars plan för digitalisering och tillgängliggörande. Vilka format &/eller standarder används idag för 3.3. Metadatregistrering/katalogisering 5? Office och Platina för närvarande, men vi kommer även att använda xmp Avbildning/bildöverföring/OCR-läsning 6? Pdf/a och Jpeg 3.5. Påsiktsbild/publik visning 7? 4 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet. 5 Med format för metadataregistrering/katalogisering avses här den grundläggande informationsförteckning som görs då objekt införlivas i samlingen, t ex genom att vissa metadata (data om data) förs in i myndighetens/ institutionens system för samlingshantering. Olika standarder används inom olika sektorer, t ex MARC (bibliotek) och LIDO/CIDOC-CRM (museer). 6 Med format för avbildning/bildöverföring/ocr-läsning avses här skapandet av de digitala original, de representationer som uppstår vid scanning eller annan överföring till digital form. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex PDF/a och TIFF 6.0.

7 7 (12) Jpeg Digital lagring &/eller bevarande 8? Ett digitalt långtidsarkiv ska upphandlas under hösten 2014 och sättas i drift vid årsskiftet 2014/2015, därefter arkiveras allt upprättat material digitalt. Foton, filmer och ljudfiler ska även registreras i en molnbaserad databas, Razuna, delar av denna ska tillgängliggöras och vara sökbar för besökare av Riksutställningars hemsida. Ev. kommentarer: Ytterligare en anledning till att Riksutställningar inte har för avsikt att tillgängliggöra allt arkiverat material på hemsidan är att det lätt blir oöverskådligt och svårt att ta till sig. I nuläget är vi osäkra på materialets kvalitét. Vi planerar att tillgängliggöra alla projekt, med väl utvalt material, som tillhandahåller det viktigaste och mest intressanta uppgifterna om projektet och även återger projektets karaktär. Det handlar om diabilder, samt 370 filmer, där metadatan tyvärr emellanåt är knapphändig, vi vet i nuläget inte innehållets eller filmernas kvalitét. Det är även 195 ljudband med samma problematik. Därutöver även 490 st affischer och drygt 40 hyllmeter pappersdokument. 7 Med format för påsiktsbild/publik visning avses här de (ofta komprimerade) filformat som används för att ge allmänheten tillgång till data. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex PDF/a (text), TIFF/JPEG (bild), mp3 (ljud) och mp4 (rörlig bild/film). 8 Med format för digital lagring och bevarande avses här sådana (okomprimerade) filformat som används för långsiktigt bevarande av data och informationsstrukturer. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex TIFF 6.0, RAW (bild), Wave (ljud) och MPEG2 (rörlig bild/film).

8 8 (12) 4. Användbarhet Med användbarhet avses här alla strategier som kan användas för att göra de digitala materialen maximalt lätta att hitta och använda Planeras insatser för att öka tempot i arbetet med användbarhet under perioden fram till och med 2015? Vilka? Ja, samtliga digitala foton, filmer, ljudband ska även registreras i en molnbaserad databas, vilken delvis ska tillgängliggöras på hemsidan Planeras utvecklingsinsatser 9 inom området användbarhet under perioden fram till och med 2015? Vilka? Ja, enligt ny rutin i it-policy, flödeschema för att säkra registrering i den molnbaserade databasen Hur tillgängliggörs digitala material för allmänheten, inkl olika användargrupper (t ex forskare, barn, unga, personer med funktionsnedsättning)? På myndighetens hemsida, i inledningsskedet endast i "tittaversion", vi vill givetvis att alla ska kunna ta till sig materialet och försöker bemöta särskilda behov efter hand. de uppstår. Forskare, studenter eller andra intresserade kan begära ut ytterligare material från registrator Hur märks/licensieras 10 digitala material upphovsrättsligt? Eget materilal: Creative commons Andras/köpt material: Upphovsrätt enligt avtal, märks med upphovsperson På vilka sätt stödjer myndigheten tekniskt ökad sökbarhet? Ges digitala material beständiga identifierare (PID) 11? Tillgängliggörs material som länkad öppen data (LOD) 12? 9 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet. 10 Med märkning/licensiering avses här en tydlig markering (helst på objektsnivå) av materialets upphovsrättsliga status. Använd pd (public domain) för fria material med utslocknad upphovsrätt, CC (creative commons) för material med vissa förbehåll respektive (copyright) för material med fullt ut hävdad upphovsrätt.

9 9 (12) PID: Ja, på den egna hemsidan, ej övriga kanaler. LOD: Nej Hämtas/skördas/levereras data till någon aggregerande 13 publik tjänst? Nej. Ev. kommentarer: 11 Med beständiga identifierare/pid (persistent identifiers) avses här unika kodsträngar kopplade till varje objekt/post. Sådana PID:ar är en förutsättning för att man sedan med fasta länkar/uri (uniform resource identifiers) ska kunna skapa referenser mellan olika objekt/poster i ett nätverk som t ex Internet. 12 Med länkad öppen data/lod (linked open data) avses här resurser som är fritt tillgängliga på nätet i maskinläsbara, icke-proprietära format och i enlighet med datamodellen RDF (resource description framework) som möjliggör meningsbärande länkar och därmed den framväxande semantiska webben. 13 Med aggregerande tjänst avses här en webbservice &/eller ett publikt gränssnitt som hämtar sitt innehåll från flera olika informationskällor, som t ex NAD, K-samsök eller Europeana.

10 10 (12) 5. Bevarande Med bevarande avses här alla insatser som kan göras för att trygga information, data och metadata för framtiden Planeras insatser för att öka tempot i arbetet med bevarande under perioden fram till och med 2015? Vilka? Upphandling och installation av digitalt långtidsbevarande system Planeras utvecklingsinsatser 14 inom området bevarande under perioden fram till och med 2015? Vilka? Ja, vi ska se över våra rutiner Finns en strategi för materialets långsiktiga bevarande 15? Vår strategi är att migrera till nya system när tiden är inne Finns en teknisk lösning för långsiktigt bevarande? Det digitala långtidsbevarande system som ska upphandlas under hösten Hur säkras löpande konvertering/migrering/emulering 16 till nya format och bärare? Ansvaret är fördelat på ett fåtal medarbetare utifrån deras funktion och ansvarsområde. 14 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet. 15 Med långsiktigt bevarande avses här bevarandearbete med siktet inställt på nästkommande generationer. Tekniskt sett innebär det en horisont på ca fem (5) år eftersom medellivslängden för digitala system (hårdvara och mjukvara) beräknas till mellan tre och sju år. 16 Med konvertering/migrering/emulering avses här rutiner för att löpande säkra överföring av data till nya format, program och tekniska plattformar i takt med att de befintliga blir omoderna, föråldrade eller oläsbara.

11 11 (12) 5.6. Finns en policy för eventuell gallring av fysiska bärare efter digitalisering av innehållet? Nej, detta bör införlivas i myndighetens it-policy. Ev. kommentarer: It-policyn är under revidering och ej antagen i sin nya version.

12 12 (12) 6. Vilka material prioriteras högst för digitaliseringsinsatser under perioden fram till och med 2015? Vilka material är lägst prioriterade för digitalisering? Varför? Prio 1: Audio/video, då delar av detta material uppnått ålder för konvertering. Scanna diabilderna samt tillföra relevant metadata. Tillgängliggöra varje projekt på hemsidan, enligt viss struktur. (Är också lite kuruosa eftersom Riksutställningar har 50-årsjubileum år 2015) Lägst prio har att digitalisera allt material (pappersdokument) i arkivboxarna, då detta är ett väldigt resurskrävande arbete. Ev. kommentarer: 7. Hur arbetar myndigheten/institutionen för att på andra sätt, med digitala verktyg, tillgängliggöra den övriga verksamheten t ex konserveringsarbete, utställningar, pedagogiska program etc för publik och användare? Riksutställningars uppdrag är att stödja utställningssektorn, i stort sett all nuvarande verksamhet delar vi löpande med oss av, på vår hemsida, i nyhetsbrev och sociala medier. Ev. kommentarer: