Livrustkammaren och Skoklosters slott med Stiftelsen Hallwylska museet (LSH)

Transkript

1 Digisam Datum Dnr RA / (15) Livrustkammare och Skoklosters slott med Stiftelsen Hallwylska museet Dnr LSH 109/11:11 Digisams disposition för myndighet/institutionsvisa planer 1. Myndighetens/institutionens namn: Livrustkammaren och Skoklosters slott med Stiftelsen Hallwylska museet (LSH) 1.1. Hur ser myndighetens/institutionens explicita uppdrag enligt instruktion, regleringsbrev etc ut, i relation till regeringens nationella strategi Digitalt kulturarv? LSH:s uppdrag går i flera olika meningar mot Digitalt kulturarv. Vi är en av de myndigheter som omfattas av den nationella strategin. I vår instruktion finns den viktiga meningen om att vi har till uppgift att bevara och förmedla kulturarvet och att ge perspektiv på samhällsutvecklingen och samtiden med anknytning till dessa museer. Vi omsätter uppdraget till exempel i utställningar, publikationer och i digitalisering av kulturarv. LSH:s digitalisering är inriktad på att öka den regionala spridningen på kunskapen om samlingarna och dess historiska kontext samt inriktad på den viktiga målgruppen barn och unga, se nedan Hur ser samlingarna ut? Vad består de av för slags material? LSH förvaltar fem olika samlingar inklusive stiftelsen Hallwylska museets samling. Dessa innehåller föremål som vapen och rustningar, uniformer och ordnar, dräkt och dräkttillbehör, möbler och inredningstextilier, hästutrustning och vagnar, konst och konsthantverk samt böcker, fotografier och arkivhandlingar. Samlingarna delas förvaltningsmässigt upp på föremålssamlingar (Livrustkammaren, Skoklosters slott, Hallwylska museet) och boksamlingar (Livrustkammaren och Skoklosters slott) sammanlagt drygt samlingsposter. En samlingspost kan dock innehålla flera föremål, till exempel kan en servis utgöra en samlingspost med ett gemensamt inventarienummer men bestå av flera olika delar.

2 1.3. Hur hanteras förhållandet mellan myndighets/institutionsarkiv och samlingar 1? LSH:s samlingar består av fem stycken samlingar. Livrustkammarens föremålssamling, Skoklosters slotts föremålssamling, Hallwylska museets föremålssamling samt Livrustkammarens respektive Skoklosters slotts boksamlingar. LSH förvaltar också arkivhandlingar som hör till samlingen eller på andra sätt utgör en kulturhistorisk kontext till samlingarna. Ett sådant exempel är Skoklosters slotts gårdsarkiv. Till viss del har också museerna bedrivit samtidsdokumentation av till exempel kungliga ceremonier. Dessa olika material är förvisso en del av myndighetens ämbetsarkiv men hör till det museala området. När vi planerar digitalisering, vård eller katalogisering räknar vi sålunda in även dessa delar. I den del av årsredovisningen där vi redovisar vår hantering av samlingarna är utgångspunkten de drygt posten vi redovisar ovan. Till området digitalisering av kulturarv hör den del av ämbetsarkivet som omfattar fotografering eller skanning av samlingar medan de områden som hör till områden som personalfrågor eller ekonomi lämnas utanför. I LSH:s redovisning av vår verksamhetsbaserade arkivläggning framgår vilka området vi definierar som kärnverksamhet, respektive styrande och stödjande När antas planen formellt? När kommer den att revideras? Detta underlag är beslutat av överintendenten den 28 maj Vi kommer att arbeta vidare med en bredare vision för vår framtida digitalisering som vi kommer att besluta om i årsskiftet Planen kommer att gälla för samma tid som LSH:s gemensamma vision. Ev. kommentarer: Ev. bilagor: 1 Med myndighet/institutionssarkiv avses här de arkiv som bildas av allmänna handlingar från myndighetens/ institutionens verksamhet, och som omfattas av arkivlagen (1990:782). Med samlingar avses de mängder av objekt som en kulturarvsinstitution förvaltar, t ex böcker, konst, museiföremål, enskilda arkiv och andra forskningsmaterial.

3 2. Styrning Med styrning avses här den övergripande strategiska ledningen av myndighetens/institutionens arbete med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation med avseende på bl a mål, struktur och strategiska vägval. Planeras utvecklingsinsatser 2 inom området styrning under perioden fram till och med 2015? Vilka? LSH har under många år, sedan 2007, arbetat med olika utvecklingsinsatser inom det digitala området. Under de första åren tog vi fram riktlinjer för digitalisering så som kravspecifikationer för extern digitalisering, urvalskriterier inför digitalisering samt upprättade ett digitalt bildarkiv i det så kallade Bildprojektet. Under de följande åren samlade vi samtliga databaser som hanterade samlingar och kärnverksamhet till ett för LSH gemensamt datasystem i projektet Gemensam samlingsdatabas. Parallellt drev vi ett utvecklingsprojekt för nya webbplatser och tillsammans publicerade vi alla samlingsdata i den nya webbdesignen. Under 2013 lanserade vi Öppet bildarkiv vari vi tillgängliggjorde samtliga digitaliseringar av samlingar fritt och högupplöst via vår Sök i samlingarna på LSH:s webbplats, via öppen länkad data i K- samsök och på Wikimedia Commons där vi tillgängliggjort högupplösta bilder med en stor och samlad kontext och kopplade objekten till kulturarvs-uri:er i K-samsök. Nu arbetar vi med att snabbt och stadigt öka antalet bilder av samlingarna i högupplöst format och med tydliga licensmallar samt att tillgängliggöra dessa på olika plattformar. Under 2014 och 2015 kommer LSH:s data och bilder även publiceras i Europeana via AthenaPlus. I och med dessa insatser har vi nått de mål vi satt upp och vi kommer under 2014 att ta fram en ny vision och strategi för LSH där vi bland annat kommer att titta på våra nästa steg. I vår ordinarie linjeverksamhet ingår att ständigt förbättra och kvalitetssäkra informationen i vår samlingsdatabas, öka länkningarna till meningsskapande sammanhang och att öka digitala representationer av objekt, dels i bild, dels i rörlig bild eller 3Dmodeller Vilka är myndighetens/institutionens mål för digitaliseringsarbetet och hur relaterar det till visionen för verksamheten? Den digitala tillgängligheten till samlingarna är en viktig del av myndighetens vision. I LSH:s vision för perioden 2008 till 2014 fokuserade vi på att tillgängliggöra våra samlingar för såväl allmänintresserade som utbildningsväsendet och forskare genom att utveckla vår samlingsdatabas. 2 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet.

4 Samlingsdatabasen publicerades i sin helhet dels på museernas egna webbplatser, dels genom K-samsök under En annan punkt i strategin innehåller utvecklingen av vårt fjärde museum. Med det digitala museet möter vi publiken på ett nytt sätt och erbjuder möjlighet till kunskap, delaktighet och medskapande. Detta arbetar vi nu med dels genom sociala medier som facebook och instagram, dels genom webbfördjupningar om olika skeenden eller föremål på egna och andras plattformar till exempel på HistoryPin eller kunskapsförstärka artiklar på Wikipedia Hur är arbetet med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation organiserat inom myndigheten/institutionen? Projekt eller linjeverksamhet? Stor eller liten skala (inom eller utom myndigheten)? 2012 omorganiserades LSH och två myndighetsgemensamma enheter bildades, Samlingsenheten och Digitala museet. Organisationen sattes bland annat utifrån möjligheterna att effektivisera arbetet inom kärnverksamheten och att tydliggöra och lyfta det digitala arbetet. Digitala museet ansvarar för och driver sedan dess LSH:s digitaliseringsfrågor; digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande. De olika digitaliseringsinsatserna planeras i verksamhetsplaneringen inför varje år och i samverkan med LSH:s övriga enheter. Viss digitalisering sker i projektform då vi söker medel från externa parter men den största delen av LSH:s digitaliseringsarbete utförs som linjeverksamhet och är ett prioriterat område för hela verksamheten. Samlingsenhetens huvudsakliga arbetsverktyg är samlingsdatabasen där vi katalogiserar samlingar och binder ihop information. Vissa delar av bildarkivet, som föreställer föremålssamlingar, digitaliseras av extern part. Sedan 2006 samarbetar vi med Föremålsvård i Kiruna för skanning av glasnegativ, ca st. Vi kommer under hösten att inleda samarbete med MKC i Fränsta för digitalisering av ritningar och kartor och vi har även kontakt med mindre ideella organisationer som IKKE. I vårt arbete med att digitalisera föremålssamlingen arbetar vi tillsammans internt, intendenter, konservatorer och fotografer, för att kunna fotografera stora mängder föremål under en begränsad tid. Under 2013 och 2014 kommer vi att fotografera ca 6000 föremål i dessa gemensamma insatser. Dessa samlingar bestående av dräkter, vapen, porslin, vagnar och så vidare kan inte digitaliseras på annan ort i den form som tvådimensionella samlingar kan Finns det en separat strategi för hanteringen av digitalt födda material antingen de produceras inom den egna verksamheten eller införlivas med samlingarna genom förvärv/donation/inleverans? LSH har sedan 2007 ett digitalt bildarkiv som svarar mot RA-FS 2009:1 och RA- FS 2009:2 och vi följer de riktlinjer som satts upp för format och hantering. Med

5 tydliga arbetsprocesser och rutiner arkiverar vi alla filer i ett enhetligt mönster med konsekventa filnamn och format. Det strukturerade bildarkivet utgör grunden till att allmänheten nu har direkt tillgång till högupplösta bildfiler via Sök i samlingarna, K-samsök och Wikimedia Commons. Bildarkivet finns på en separat area med tydliga behörighetsstrukturer, det backupas i fem generationer och speglas till separat datahall med separat Internetanslutning. Eftersom bildarkivet är strukturerat i filnamn och format kommer även eventuella migreringar till nya bärare att gå smidigt. Stora delar av det högupplösta bildmaterialet finns dessutom tillgängligt på Wikimedia Commons både i negativformat och masterfilformat vilket ger oss ytterligare en backup, skild från vårt eget bildarkiv. Vi fortsätter också att tillgängliggöra nytagna bilder på Commons Hur många årsverken är idag sysselsatta med digital produktion, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande på myndigheten/institutionen? Hur identifieras och säkras för framtiden den kompetens som krävs för planens genomförande? På enheten Digitala museet arbetar en enhetschef, en digital producent, en digital samordnare samt två fotografer, sammanlagt 4,5 tjänst. Under arbetar dessutom två personer med utvecklingsanställning på enheten, sammanlagt en tjänst. En viktig del av digitaliseringen är hanteringen av digitala samlingar där skapandet av sammanhang i databasen är viktig. Vår bedömning är att ca 1,5 tjänst på samlingsenheten bidrar till detta. Kommunikationsenheten, som håller i webbutvecklingen, arbetar dessutom nära Digitala museet med digitala produktioner. Sammantaget ger det 7,5 tjänst. Genom välövervägd kompetensväxling har LSH rekryterar tre personer med digital kompetens som ansvarar för samlingsdatabasen, digitaliseringsfrågor, digitala produktioner, det digitala bildarkivet, samarbeten med andra aktörer inom området osv. Satsningen på enheten har också medfört att organisationen som sådan förstår och kan hantera behovet av kompetens. Kompetensen ligger alltså inte på individnivå utan på organisationsnivå Finns formellt antagna kriterier för prioritering av material för överföring till digitalt format? Ja, inför varje års verksamhetsplanering gör vi en prioritering utifrån vårdplan och myndighetens riktlinjer för digitaliseringsprojekt. Prioriteringen viktas mellan de tre museerna och i prioriteringen beaktas resurser för konservering, katalogisering och fotografering. Bild på varje föremål är ett centralt kriterium för prioriteringen, där det långsiktiga målet är att varje föremål ska finnas avbildat i högupplöst format med licensmärkning. Användarnyttan och att kunna sprida materialet i många olika sammanhang är också viktiga beståndsdelar. Vi har under 2014 beslutat att samtliga föremål som

6 ställs ut ska fotograferas och tillgängliggöras i databasen innan vernissage (tidigare katalogiserades de enbart i text inför utställningar) för att erbjuda våra besökare mer information om de föremål de ser på museet Hur följs arbetet med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation upp, kvalitetssäkras och utvärderas? Arbetet följs upp i varje årsredovisning. Dessutom följer vi arbetet i varje tertialredovisning då vi samlar in och rapporterar i ledningsgruppen hur många bilder vi har tagit respektive katalogiserat, hur många föremål som vi har katalogiserat, hur stor del av samlingen som är tillgänglig digitalt, vilka andra plattformar vi agerat på osv. Utifrån dessa siffror följer ledningsgruppen upp, utvärderar och korrigerar insatser Samarbetar myndigheten strategiskt med andra institutioner på området? Ja, vi samarbetar med många olika aktörer. Vi är en aktiv part i CMS digitaliseringsgrupp. Vi är medlemmar i och har skrivit avtal med Wikimedia Sverige för att tillgängliggöra ca 5000 bilder till på Commons utöver de stycken vi lade ut förra året. Vi samarbetar med flera olika digitaliseringsaktörer som nämnts ovan. Vi samarbetar också med flera olika kulturarvsinstitutioner inom området, som Riksantikvarieämbetet för leverans till K-samsök och utveckling av K-samsöks protokoll. Vi deltar, tillsammans med Digisam och Nationalmuseum, i EU-projektet AthenaPlus. I olika projekt samarbetar vi också med KTH, Stockholms universitet och Umeå universitet. Ev. kommentarer: Ev. bilagor:

7 3. Produktion Med produktion avses här överföring av information, data eller metadata till (nya) digitala format genom scanning, avfotografering el dyl Planeras insatser för att öka tempot i produktionen under perioden fram till och med 2015? Vilka? Ja, vi har omdefinierat våra insatser och styrt om resurser till digitalisering som en naturlig del av kärnverksamheten. Vi gör en prioritering av fotografernas tid från utställningar och publikationer till digitalisering av samlingar genom fotograferingar och skanning. Vi har en person inom kulturarvslyftet vars huvuduppgift är att skanna bilder av samlingarna. Vi ansöker om medel från externa finansiärer både till extern digitalisering hos till exempel MKC i Fränsta och till lönemedel för fotografer. Vår målsättning är att under 2014 och framåt snabbt och med hög kvalitet öka antalet digitala objekt Planeras utvecklingsinsatser 3 inom området produktion under perioden fram till och med 2015? Vilka? Vi utvecklar nu två nya sätt att digitalisera samlingarna. Under 2013 började vi med större insatser för att gemensamt kraftsamla kring fotografering av samlingarna. Vi organiserar arbetslag om intendenter, konservatorer och fotografer som tillsammans fotograferar stora mängder föremål på några få dagar i taget. Dessa massfotograferingstillfällen återkommer flera gånger per år och är spridda över de tre museernas samlingar. Vi utvecklar också flera samarbeten med externa digitaliseringsaktörer, se samarbeten. Vi har genomfört tre stycken stora utvecklingsprojekt, Bildprojektet 2007, Gemensam samlingsdatabas och Öppet bildarkiv Resultatet av dessa projekt har gett oss en strukturerad digitalisering med tydliga rutiner, kravspecifikationer och policys vilket ger oss en bra grund att arbeta utifrån. Vilka format &/eller standarder används idag för 3.3. Metadatregistrering/katalogisering 4? Databasen (MuseumPlus) följer CIDOC-CRM:s struktur, dock med vissa undantag. Vi exporterar data i XML, valbart i LIDO. Vi följer samma arbetsprocesser som i SPECTRUM men inte med samma metadatahantering. 3 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet. 4 Med format för metadataregistrering/katalogisering avses här den grundläggande informationsförteckning som görs då objekt införlivas i samlingen, t ex genom att vissa metadata (data om data) förs in i myndighetens/ institutionens system för samlingshantering. Olika standarder används inom olika sektorer, t ex MARC (bibliotek) och LIDO/CIDOC- CRM (museer).

8 LSH har tydliga riktlinjer och lathundar för hur information ska struktureras i databasen i samband med registrering och katalogisering och informationen är lätt att omsätta i till exempel LIDO-format eftersom den är händelsebaserad Avbildning/bildöverföring/OCR-läsning 5? DNG samt TIFF enligt RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2 både för avbildning och bildöverföring. Vi ämnar hålla dessa format tills nya riktlinjer anslås. Vi har, med den typ av samlingar som LSH förvaltar, inte behov av OCR-läsning Påsiktsbild/publik visning 6? För bilder tillhandahåller vi högupplösta TIFF-filer på Wikimedia Commons samt högupplösta, okomprimerad JPG-filer på LSH:s webbplats. Textfiler tillhandahålls i PDF. När vi inför e-arkiv för dokument i ämbetsarkivet kommer vi att följa de riktlinjer som anslås av Riksarkivet Digital lagring &/eller bevarande 7? Se ovan Ev. kommentarer: Ev. bilagor: 5 Med format för avbildning/bildöverföring/ocr-läsning avses här skapandet av de digitala original, de representationer som uppstår vid scanning eller annan överföring till digital form. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex PDF/a och TIFF Med format för påsiktsbild/publik visning avses här de (ofta komprimerade) filformat som används för att ge allmänheten tillgång till data. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex PDF/a (text), TIFF/JPEG (bild), mp3 (ljud) och mp4 (rörlig bild/film). 7 Med format för digital lagring och bevarande avses här sådana (okomprimerade) filformat som används för långsiktigt bevarande av data och informationsstrukturer. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex TIFF 6.0, RAW (bild), Wave (ljud) och MPEG2 (rörlig bild/film).

9 4. Användbarhet Med användbarhet avses här alla strategier som kan användas för att göra de digitala materialen maximalt lätta att hitta och använda Planeras insatser för att öka tempot i arbetet med användbarhet under perioden fram till och med 2015? Vilka? Samtliga bilder som LSH producerar i digitaliseringsprocessen tillgängliggörs med tydliga fria licenser, både i filens metadata och i databasen som är sökbar på Internet. Samtliga bilder är fria att använda och vidareanvända i högupplöst format och tillhandahålls maskinellt. För att öka spridningen på materialet strävar vi mot att finnas på flera plattformar, just nu främst på Wikimedia Commons, K- samsök och Europeana men vi producerar också webbfördjupningar för bland annat Pinterest, Instagram, HistoryPin och naturligtvis LSH:s webbplats där vi berättar och diskuterar historiska skeenden med hjälp av digitala samlingar. Alla bilder som produceras i digitaliseringsprocessen publiceras på LSH:s webb och K-samsök genom att de katalogiseras i databasen. Inget ytterligare led behövs. Det gör att allmänheten snabbt får tillgång till materialet Planeras utvecklingsinsatser 8 inom området användbarhet under perioden fram till och med 2015? Vilka? När det gäller användbarhet har vi kommit långt i vårt digitaliseringsarbete. Vi har utarbetade processer och rutiner som ger en hög användbarhet i form av fria licenser, tillgång till fri metadata och bildfiler och maskinellt läsbara filer. Vårt material finns också tillgängligt på flera olika plattformar. Vi kommer under 2014 att fortsätta att arbeta på de plattformar vi valt och säkerställa en hög kvalitet på vår förmedling. Under 2015 kommer vi utvärdera de plattformar vi valt och se över om vi behöver ändra något Hur tillgängliggörs digitala material för allmänheten, inkl olika användargrupper (t ex forskare, barn, unga, personer med funktionsnedsättning)? Samtliga metadataposter som inte innehåller PUL är tillgängliga på LSH:s webb och via K-samsök. Samtliga digitala objekt (med tillhörande metadataposter och semantiska relationer) kommer också att finnas tillgängliga i sin helhet i MINT och i Europeanas protokoll EDM i januari Under 2014 finns delar av samlingen tillgänglig i Europeana. En viktig fråga för tillgängligheten till digitalt material för personer med funktionsnedsättningar är att metadata finns tillgängligt i bildfilen. I LSH:s bildfiler är licensmallarna läsbar i flera olika program, är ISO-standardiserade och finns tillgänglig på flera olika språk. Informationen om licenserna i databasen tillhandahålls också på flera olika sätt. Vi visar symbolerna för licenserna, 8 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet.

10 kortfattad information om licenserna på svenska med exempel på attribuering samt fördjupningstexter och länkar till förklaringar av creative commons-licenser både på engelska och svenska. Allt för att göra hanteringen så enkel som möjligt att förstå. Både med tanke på målgruppen forskare men också för en bredare allmänhet prioriterar vi meningsskapande sammanhang för samlingarna vilket baseras på katalogiseringsrutiner. Samlingarna är sökbara ur flera olika perspektiv till exempel med ingång från olika historiska händelser, med utgångspunkt i olika historiska personer, utifrån om de förekommit i en speciell utställning eller publikation, utifrån olika typer av klassifikationssystem och nyckelordsystem och så vidare. Samlingarna är tillgängliga utifrån så många olika aspekter som möjligt och vi prioriterat till exempel att göra samlingarna sökbara utifrån de styrdokument som styr läroplanen. Det innebär att barn och ungdomar till exempel kan hitta samlingar och skeenden kopplade till stormaktstiden (som är ett utpekat område i läroplanen) i Livrustkammarens digitala samlingar. Vi arbetar också med att kunskapsförstärka artiklar på Wikipedia inom läroplanens område, som information om olika kungar och drottningar. Barn och unga är en prioriterad målgrupp för hela LSH:s verksamhet och denna målgrupp ämnar vi arbeta vidare med till exempel genom skapande skola-projekt baserade på digitala samlingar. LSH arbetar också med digitala fördjupningar och digitala utställningar där ett urval av material paketeras och kontextualiseras på olika plattformar. De olika produktionerna framställs för olika målgrupper. Vi hoppas och arbetar för att fler utvecklare ska vilja bygga nya applikationer på våra fria samlingar för målgrupper och med tankar vi själva inte har tänkt på. Till sin hjälp har de länkat öppen data genom K-samsöks API som också innehåller högupplösta bilder och länkar till artiklar i Wikipedia och bilder på Wikimedia Commons Hur märks/licensieras 9 digitala material upphovsrättsligt? Bilder på konstverk med utgången upphovsrätt märks med Public domain-mark. Allt material som LSH själva har producerat och som vi vet att vi innehar upphovsrätten på men där vi inte kommer att hävda den (som de bilder som vi endast har i låg kvalitet eller 3Dobjekt) märks med CC0. De bilder som LSH:s fotografer tar, där fotografen har den ideella upphovsrätten, märks med CC BY-SA. Bilder av till exempel barn i vår pedagogiska verksamhet publicerar vi inte utan lägger under copyright. Licenserna ligger i ISO-standardiserade licensmallar i EXIF/IPTCdatan samt dokumenterade i databasen och speglas ut i Sök i samlingarna och andra plattformar. 9 Med märkning/licensiering avses här en tydlig markering (helst på objektsnivå) av materialets upphovsrättsliga status. Använd pd (public domain) för fria material med utslocknad upphovsrätt, CC (creative commons) för material med vissa förbehåll respektive (copyright) för material med fullt ut hävdad upphovsrätt.

11 4.5. På vilka sätt stödjer myndigheten tekniskt ökad sökbarhet? Ges digitala material beständiga identifierare (PID) 10? Tillgängliggörs material som länkad öppen data (LOD) 11? Ja, samtliga objekt som är digitalt tillgängliga har beständiga identifierare. Objekt, agenter, events samt relationerna dem emellan hämtas ur LSH:s databas och levereras till K-samsök där de ges URI:er med semantiska relationer. Sålunda är LSH:s data tillgängliggjord som LOD i K-samsök. Vi deltar också i AthenaPlus, ett underprojekt till Europeana, där vi levererar semantisk information till MINT i LIDO-format. Europeanas modell, EDM, kan dock tyvärr inte visa informationen men informationen går att läsa ur MINT. I exporten av data från databasen till Wikimedia Commons finns PID:arna med vilket gett att samtliga bilder som finns på Wikimedia Commons från LSH och som avbildar föremål är semantiskt kopplade både till PID:arna i Sök i samlingen samt till URI:erna i K-samsök. LSH planerar att publicera LOD under egen domän under 2015 för att nå så hög granularitet som möjligt Hämtas/skördas/levereras data till någon aggregerande 12 publik tjänst? Ja, till information skördas regelbundet till K-samsök. Information exporteras, läses in i MINT och skördas till Europeana en gång i månaden fram till 2015 i AthenaPlus-projektet. Efter 2015 kommer samtliga digitala objekt framställda till dess att finnas tillgängliga tillsammans med sin metadata i Europeana. Ev. kommentarer: 10 Med beständiga identifierare/pid (persistent identifiers) avses här unika kodsträngar kopplade till varje objekt/post. Sådana PID:ar är en förutsättning för att man sedan med fasta länkar/uri (uniform resource identifiers) ska kunna skapa referenser mellan olika objekt/poster i ett nätverk som t ex Internet. 11 Med länkad öppen data/lod (linked open data) avses här resurser som är fritt tillgängliga på nätet i maskinläsbara, icke-proprietära format och i enlighet med datamodellen RDF (resource description framework) som möjliggör meningsbärande länkar och därmed den framväxande semantiska webben. 12 Med aggregerande tjänst avses här en webbservice &/eller ett publikt gränssnitt som hämtar sitt innehåll från flera olika informationskällor, som t ex NAD, K-samsök eller Europeana.

12 Ev. bilagor:

13 5. Bevarande Med bevarande avses här alla insatser som kan göras för att trygga information, data och metadata för framtiden Planeras insatser för att öka tempot i arbetet med bevarande under perioden fram till och med 2015? Vilka? Nej, vi har en bra struktur för hantering av digital information. I förlängningen har vi svårt att ekonomiskt bära kostnaderna för digital lagring med korrekt generationshantering, backup och spegling på det sätt som vi har nu, i den takt som de digitala objekten ökar i antal Planeras utvecklingsinsatser 13 inom området bevarande under perioden fram till och med 2015? Vilka? Nej, se ovan Finns en strategi för materialets långsiktiga bevarande 14? Vi har arbetat med strategiska frågor kring långsiktigt bevarande under flera års tid och kommer att färdigställa en skriven strategi under Finns en teknisk lösning för långsiktigt bevarande? Ja, vi har en teknisk lösning för hantering av digitalt material med strukturerade behörighetsnivåer. Våra fotografer arkiverar själva sina högupplösta originalbilder, filerna hanteras sedan automatiskt av skript som sorterar in filerna i korrekta mappstrukturer baserat på filnamn. ISO-standardiserade licensmallar integreras i varje enskild fil med automatiserade flöden. Bevarandeexemplar separeras från lågupplösta och högupplösta kopior som skapas automatiskt och tillgängliggörs för interna och externa användare. Utveckling av teknisk plattform planeras under hösten 2014 för att implementera stöd för hantering av ljudfiler, rörlig bild samt 3D-objekt Hur säkras löpande konvertering/migrering/emulering 15 till nya format och bärare? 13 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet. 14 Med långsiktigt bevarande avses här bevarandearbete med siktet inställt på nästkommande generationer. Tekniskt sett innebär det en horisont på ca fem (5) år eftersom medellivslängden för digitala system (hårdvara och mjukvara) beräknas till mellan tre och sju år. 15 Med konvertering/migrering/emulering avses här rutiner för att löpande säkra överföring av data till nya format, program och tekniska plattformar i takt med att de befintliga blir omoderna, föråldrade eller oläsbara.

14 Arbete pågår med en förvaltningsplan för tekniska plattformar som avser att säkerställa konvertering/migrering till nya format och bärare. Förvaltningsplanen färdigställs under hösten 2014 och följer rekommendationer gällande format enligt RA-FS 2009:1 och 2009:2. I samband med projektet Gemensam samlingsdatabas säkerställde vi kommande konvertering/migrering och nuvarande teknisk plattform baseras på standardiserade metadataformat. På sikt ser vi behov av central samordning kring emulering av gamla tekniska plattformar, speciellt ser vi behov av juridiskt stöd kring licenshantering för gamla/döda tekniska plattformar. Vi ser också behov av stöd i hanteringen och utvecklingen av levande system så att de kan bibehålla sin viktiga funktion så länge som institutionen önskar Finns en policy för eventuell gallring av fysiska bärare efter digitalisering av innehållet? Vi arbetar efter vår gallringspolicy. Den ska dock uppdateras då den inte tar upp digitalisering. Vi gallrar inte äldre bärare. Ev. kommentarer: Ev. bilagor:

15 6. Vilka material prioriteras högst för digitaliseringsinsatser under perioden fram till och med 2015? Vilka material är lägst prioriterade för digitalisering? Varför? LSH förvaltar små samlingar i jämförelse med andra centralmuseer. Det är inte omöjligt att sätta en målsättning på att digitalisera samtliga samlingsposter. Vi måste dock ha en prioriteringsordning. Av de posterna har ca bild. De som inte finns avbildade är främst Skoklosters slotts föremålssamling (ca 2200 av ca har bild) boksamling (ca st) samt grupperna bibliotek och arkiv i Hallwylska museets föremålssamling (ca st). Under 2014 har vi prioriterar att fler föremål ska ha en bild och målsättningen är att samlingsposter ska finnas avbildade vid slutet av Grupper vi har prioriterat under 2013 och 2014 är Skoklosters slotts föremålssamling där bild saknas på många föremål, Livrustkammarens samling av vapen, medaljer och ordnar och Hallwylska museets kartor och ritningar över huset. Lägst prioriterat är det material som är mångfaldigat och som redan finns digitalt på andra institutioner så som Hallwylska museet föremålsgrupp för bibliotek (böcker). Ev. kommentarer: Ev. bilagor: 7. Hur arbetar myndigheten/institutionen för att på andra sätt, med digitala verktyg, tillgängliggöra den övriga verksamheten t ex konserveringsarbete, utställningar, pedagogiska program etc för publik och användare? Till viss del tillgängliggörs detta på museernas webbplatser och i bloggform. Pedagogiska program finns att ladda ner från sidan, arbetet med utställningar och konservering beskrivs men vi har ingen speciell strategi för den delen av digitalisering av verksamheten. Ev. kommentarer: Ev. bilagor: