Avrapportering av uppdrag till Riksarkivet att beskriva förutsättningarna för öppen och fri arkivinformation

Transkript

1

2 Datum (4) Avrapportering av uppdrag till Riksarkivet att beskriva förutsättningarna för öppen och fri arkivinformation Regeringen beslutade den 23 mars 2017 att ge Riksarkivet i uppdrag att senast den 15 maj 2017 beskriva förutsättningarna för att tillgängliggöra myndighetens digitala arkivinformation avgiftsfritt och som öppen data. Enligt beslutet ska Riksarkivet även redovisa konsekvenser för verksamheten och de olika intressentgrupper som är knutna till arkivinformationen. I uppdraget pekar regeringen särskilt på att arkiv, bibliotek och museer sedan 2015 omfattas av lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen samt att det ligger en motsättning mellan krav på abonnemang för användning av digitaliserad arkivinformation och det uppdrag som Riksarkivet har att främja statliga myndigheters arbete med att tillgängliggöra data för vidareutnyttjande (Fi2015/02025/SFÖ, Fi2016/01537/SFÖ) För Riksarkivet är det en prioriterad fråga att arbeta för att den digitala arkivinformationen kan göras gratis tillgänglig för alla och att den bli använd och återanvänd som en del av den växande mängden öppna data från offentlig sektor. Den stora volym grunddata som Riksarkivet förvaltar har potentialen att utgöra en värdefull del av en gemensam nationell digital infrastruktur. För att realisera denna nytta och för att öka kraften i det fortsatta arbetet avser Riksarkivet att närmare knyta samman frågan om avgiftsfri arkivinformation med utvecklingen av MKC till en nationell resurs för digitaliseringen av kulturarvet samt uppdraget att främja statliga myndigheters arbete med att tillgängliggöra data för vidareutnyttjande. För att tillgängliggöra den digitaliserade arkivinformationen avgiftsfritt och som öppen data krävs en ändring av rådande finansieringsmodell. Riksarkivet bedömer detta som svårt att genomföra utan kompensation för ett intäktsbortfall i storleksordningen 11 miljoner kronor. Bakgrund Sedan 2003 har Riksarkivet bedrivit storskalig digitalisering av arkivinformation vid myndighetens avdelningar Svensk arkivinformation (SVAR) och Mediakonverteringscentrum (MKC) i Ramsele respektive Fränsta i Västernorrland. Hittills har ca 180 miljoner digitala bilder av myndighetens arkivhandlingar producerats. 100 miljoner av dessa är publikt tillgängliga och nås via Riksarkivets digitala forskarsal. De

3 2 bilder som inte är publika är under personsekretess men släpps kontinuerligt i takt med att skyddstiden löper ut. Utöver den digitalisering som sker av det arkivmaterial som Riksarkivet förvaltar har myndigheten hittills producerat drygt 110 miljoner bilder av arkivhandlingar och annat kulturarvsmaterial på beställning av externa kulturarvsmyndigheter och institutioner. En av förklaringarna till att en så omfattande volym material kunnat digitaliseras är det väl utvecklade samarbetet med externa parter och intressenter. Särskilt kan här framhållas det mångåriga samarbetet med FamilySearch och med lokala registreringsenheter i ett flertal kommuner runt om i landet. Ytterligare en förklaring till mängden digitaliserad arkivinformation är den samverkan som skett inom ramen för olika arbetsmarknadspolitiskt initierade projekt och som involverat en lång rad kommuner. För Riksarkivet har detta resulterat i att en omfattande registrering och indexering har kunnat genomföras. I dagsläget bedrivs digitaliseringsarbete i samverkan med ett 15-tal kommuner runt om i landet. Den erfarenhet och kompetens som härigenom byggts upp vid Riksarkivet är en plattform som med fördel användas för att bygga vidare på i nuvarande och framtida arbetsmarknadsprojekt. Riksarkivet fick i regleringsbrevet för budgetåret 2012 i uppdrag att utreda möjligheten att inom fastställda ekonomiska ramar ta bort abonnemangsavgiften och därmed skapa fri tillgång till myndighetens digitaliserade information. I återrapporteringen av uppdraget konstaterade Riksarkivet att ett fullständigt borttagande av abonnemangsavgifterna skulle medföra ett intäktsbortfall om uppskattningsvis 12 miljoner kronor i 2012 års penningvärde och att detta inte kunde hanteras inom Riksarkivets fastställda ekonomiska ramar utan att vitala delar av myndighetens verksamhet drabbas. Myndigheten redogjorde också för sin vision att informationen skulle bli tillgänglig kostnadsfritt över internet och föreslog att avgifterna i ett första steg skulle tas bort för folkbibliotek, skolor samt universitet och högskolor. Detta bedömdes motsvara ett intäktsbortfall om ca 1 miljon kronor. I enlighet med regeringsbeslut genomfördes detta fr.o.m. den 1 juli Finansieringsmodell Att Riksarkivets digitaliserade arkivinformation ligger bakom en betalvägg har sin bakgrund i de förutsättningar som rådde när verksamheten startades. Uppdraget att myndigheten ska ta ut avgifter motsvarande full kostnadstäckning är reglerat i gällande instruktion för myndigheten. Betalmodellen samt, som ovan nämnt, en omfattande samverkan med externa parter, är en förklaring till den stora volym digitaliserat material som idag kan nås via den digitala forskarsalen. Med de uppdrag Riksarkivet har idag och med den roll en fri tillgång till information spelar i dagens samhälle har betalmodellen emellertid blivit obsolet och motverkar i dag möjligheterna för myndigheten att nå målen för verksamheten. Genomförande En öppen och fri tillgång till arkivinformation genomförs lämpligast i två steg. I det första steget föreslås att abonnemangsavgiften till den digitala forskarsalen tas bort. Därmed skulle informationen bli fritt tillgänglig för alla medborgare. Detta steg kräver ingen stor utvecklingsinsats men det är önskvärt med viss framförhållning innan beslutet ska

4 3 verkställas. Detta för att abonnemangsavgifter inte ska vara inbetalda för perioden efter att arkivinformationen har släppts fri. I ett andra steg bör informationen tillgängliggöras som öppen länkbar, maskinläsbar, data för att bli en bred samhällelig resurs. Den ökade användning av informationen, som Riksarkivet kommer att arbeta för, medför krav på utveckling av myndighetens IT-miljö, Denna är idag dimensionerad utifrån hur många som abonnerar på myndighetens digitaliserade arkivinformation. Med en förväntad ökad användning av informationen förutsätter detta steg därför såväl utvecklingsinsatser samt tekniska investeringar av en inte obetydlig omfattning som kan behöva planeras och genomföras under en flerårsperiod. Intressenter Riksarkivets mål är att den information myndigheten förvaltar ska vara tillgänglig för alla. De digitala verktyg som användarna i snabbt accelererande takt har tillgång till ökar samtidigt kraven på Riksarkivet liksom alla andra myndigheter. Redan idag används Riksarkivets information i akademisk forskning och myndighetsutövning. Digitalisering och publicering av informationen som öppen data ökar också möjligheten för användning och nytta i många andra sammanhang. Särskilt kan datadriven forskning och kreativa näringar nämnas. Landets släktforskare är idag den enskilt största grupp av användare som hittills nyttjat Riksarkivets digitaliserade arkivhandlingar. Släktforskare kommer att fortsatt vara viktiga användare, men potentialen är stor för en avsevärt breddad användning. Vid de möten som Riksarkivet har hållit med representanter för organisationer och företag inom släktforskningsområdet har det framkommit att det finns en oro för det ovan beskrivna första steget vid ett genomförande, men att det andra steget öppnar för nya möjligheter för såväl de egna organisationerna och företagen som för olika former av samverkan mellan dessa och Riksarkivet. I synnerhet gäller detta vid ett förtydligande av rollerna där Riksarkivet har ansvaret för informationsinfrastrukturen och där externa parter bedriver en utveckling av tjänster som bygger på den fritt tillgängliga informationen. Ett gott exempel på det senare är Arkiv Digital, ett innovativt företag som framgångrikt byggt tjänster för släktforskare baserat på digital arkivinformation. Förutsättningar för och konsekvenserna av att tillgängliggöra Riksarkivets arkivinformation avgiftsfritt Riksarkivet bedömer att en avgiftsfri tillgång till arkivinformation är en förutsättning för att myndigheten fullt ut ska kunna leva upp till de kulturpolitiska samt de föreslagna, kulturarvspolitiska målen. Riksarkivet bedömer vidare att arkivinformationen bör publiceras som länkbar, öppen, maskinläsbara data för att dess fulla potential ska kunna komma till bred gränsöverskridande nytta i det snabbt expanderande informations- och kunskapssamhället. En öppen och fri arkivinformation öppnar upp för en väsentlig breddad användning än i dag och förutsätter att Riksarkivet bedriver ett aktivt och strategiskt arbete för att nå och engagera nya användargrupper.

5 4 Ett exempel på en utveckling med stor samverkanspotential är att bygga på landets folkräkningar som stomme för en digital informationsinfrastruktur. Folkräkningarna innehåller uppgifter om alla personer som var skrivna i Sverige vid olika årtionden. Under mer än 20 år har Riksarkivet arbetat med digitalisering av dessa. I dag finns ca 21 miljoner personer sökbara i Riksarkivets digitala forskarsal. När digitaliseringen av folkräkningarna är klar kommer Riksarkivets databas att omfatta över 46 miljoner personposter och utgöra det ojämförbart största registret över Sveriges historiska befolkning. Om den digitala arkivinformationen kan tillgängliggöras som öppna data kan databasen publiceras och förvaltas som en infrastruktur med beständiga identifierare (PID) för persondata och därmed utgöra en ryggrad för att länka annan information oavsett var den förvaltas. Att publicera de unika sammanhållande datamängder från Riksarkivets digitala bestånd som öppna data är en grundförutsättning för att synliggöra arkivinformation i dagens digitala samhälle, och ökar effektivitet, transparens och tillväxt. Den ovan beskrivna rådande finansieringsmodellen innebär att en borttagen betalspärr medför ett intäktsbortfall om ca 11 miljoner kronor. Riksarkivet gör liksom år 2012 bedömningen att det är svårt att hantera ett inkomstbortfall av denna omfattning utan stora konsekvenser för myndighetens möjligheter att utföra sitt uppdrag. Utan kompensation för intäktsbortfallet kommer inte heller inte takten i produktion digital, kvalitetssäkrad arkivinformation att kunna upprätthållas. Riksarkivets sammantagna bedömning är att det är angeläget att den digitaliserade arkivinformationen tillgängliggörs avgiftsfritt men att detta förutsätter budgetförstärkningar. samt större satsningar av myndigheten på utvecklingsinsatser och tekniska investeringar. Karin Åström Iko Riksarkivarie