Johanna Berg från Digisam och Karin Nilsson från LSH hälsar alla välkomna till mötet.

Transkript

1 Digisam Datum (8) Nätverksmöte 3 rörande myndighets-/institutionsvisa planer Livrustkammaren den 19 mars 2014 Minnesanteckningar Introduktion Johanna Berg från Digisam och Karin Nilsson från LSH hälsar alla välkomna till mötet. Deltagarna har gärna ytterligare tre nätverksträffar, en per termin fram till nyår Träffarna kommer vara ett forum för fortsatt nätverkande, kunskapsuppbyggnad och tematisering. Ett förslag på tema är det kulturarvsmaterial som är oregistrerat och osorterat på myndigheterna/organisationerna. Under sommaren 2014 kommer Johanna att gå igenom inkomna underlag från myndigheterna/institutionerna och ta fram en sammanställning. Denna sammanställning kommer alla i nätverket ha möjlighet att ta del av. Gruppdiskussioner Inför mötet sammanställde Johanna de frågor som hade inkommit gällande Digisams frågeschema och frågematris. Under mötet fördes gruppdiskussioner kring dessa frågor, och deltagarna gavs möjlighet att rösta ja eller nej på de frågor som ställdes. Sammanfattningsvis beslutades att fotografier ska få en egen rad i mängdmatrisen. Alla myndigheter är också fria att lämna egna kommentarer på alla punkter, eftersom alla har olika förutsättningar i arbetet. Det är viktigt att alla redovisar hur man har tänkt när man svarar på en fråga, och det är okej att göra skattningar. Mycket av det som diskuterades lyfts också i myndigheternas årsredovisningar, och det är viktigt att inte lämna motstridiga uppgifter mot vad som står i årsredovisningarna. Resultatet vid röstningen blev följande: Frågor om frågeschemat: Fråga 1.3 talar om förhållandet mellan myndighetsarkiv och övriga samlingar. Bör vi räkna in t.ex. material från arkeologiska undersökningar, samtidsdokumentationer, utställningsproduktioner m.m.? På denna fråga uppgavs 19 ja-svar, 4 kanske-svar, 0 nej-svar. Postadress: Krigsarkivet, Stockholm Besöksadress: Banérgatan 64, Stockholm Telefon: Telefax: E-post: digisam@riksarkivet.se Internet: Organisationsnr:

2 2 (8) Kanske Ett förtydligande om att denna fråga inte inbegriper myndighetens förvaltning (exempelvis alla anställningsbevis) gjordes. Fråga 2.5 rör årsverken. Bör vi utöver databasrelaterat arbete också räkna med förädling, paketering, webb? På frågan uppgavs 20 ja-svar, 1 kanske-svar, 0 nej-svar. Kanske Alla deltagare är överens om att frågan om årsverket gäller år Att ordna saker i databaser är en sak, medan att tillgängliggöra på webben är en annan. En deltagare lyfter frågan om att manuellt tillgängliggöra något på webben. Vad händer till exempel om man byter webbplattform? Då behöver personalen

3 3 (8) tillgängliggöra materialet än en gång manuellt. Väl använd tid är att förbättra den data som finns i databasen. En annan deltagare lyfter möjligheten att kunna migrera information direkt till webben. Sökbarhet och hittbarhet är också viktigt att ta hänsyn till om man lägger upp information på webben och förändringar sker. Fråga 2.8 rör myndighetssamarbete. Bör där inkluderas även andra typer av organisationer? På frågan uppgavs 20 ja-svar, 4 nej-svar. Alla deltagare är överens om att alla är fria att peka på att man samarbetar med andra aktörer än myndigheter. Till exempel skulle hela länsmuseisidan falla bort om man inte inkludera andra organisationer i sitt svar. Viktigt är att Johanna vet vad som redovisas, eftersom det kan finnas olika slags aktörer. Frågor om matrisen: Bör fältet fotografi/kartblad/planscher i mängdmatrisen delas upp så att fotografier får en egen rad? På frågan uppgavs 19 ja-svar, 5 nej-svar.

4 4 (8) Mängdmatrisen görs om så att fotografier får en egen rad i matrisen. Den nya versionen av matrisen läggs upp på Digisams webbplats. Ska begreppet digitalt objekt uppfattas som något som måste ha ett fotografi eller fulltextscanning? På frågan uppgavs 19 ja-svar, 0 nej-svar. Bör digitalt fött originalmaterial introduceras redan i första matrisen? På frågan uppgavs 18 nej-svar, 3 ja-svar.

5 5 (8) Deltagarna är överens om att matrisen får vara som den är vad gäller denna punkt, men att man är fri att lägga in egna kommentarer som rör punkten. Under kommentar 1 under Analog samling i matrisen går det att referera till information om den digitala samlingen och det totala antalet enheter. En deltagare som svarade ja på frågan menar att det gärna bör framgå om man har koll på sitt originalmaterial, och att man gärna bör kunna jämföra situationen över tid. Problemet med saknad metadata i kolumnerna lyfts också av en deltagare. Ibland kan man ha registrerat en bild utan att det finns information om bilden. Bör redovisningen inkludera oaccederat och ännu icke arkiverat material? På frågan uppgavs 16 ja-svar, 8 nej-svar.

6 6 (8) En deltagare som svarade nej på frågan uppgav att man måste lägga in en kommentar om att det finns så mycket material som inte är uppordnat sedan start. Det finns också en rensningsprocess att ta hänsyn till, eftersom allt inte nödvändigtvis ska offentliggöras. Därför kan det finnas poäng i att räkna med det som kommer att accederas, men inte det som inte ska accederas. Juridiska frågor lyftes också. Allt som är upprättat är offentligt, medan övrigt inte är offentligt. Samtidigt kan inte allt klassas som offentlig handling, och juristerna som är delaktiga i Digisams juridikprojekt arbetar vidare med distinktionerna. Alla deltagare kan med fördel redovisa vad som är redovisat i databasen, medan man kan skatta mängden övrigt material. Detta kan sedan föras in som en kommentar i redovisningen. Diskussionsförslag kring årsverken Under mötet lyftes Nordiska museets diskussionsförslag kring fråga 2.5 om årsverken. Johanna distribuerar diskussionsförslaget till alla deltagare. Förslaget är inget spikat dokument, men kan användas som inspiration vid alla myndigheters diskussioner kring frågan. Följande lyftes i anslutning till diskussionsförslaget: Hur ska man hantera vilka årsverken som ska räknas? I arbetet med sociala medier kan kunskap uppstå som kan lyftas in i samlingarna. Vad som räknas som sociala medier kan dock uppfattas olika av olika personer.

7 7 (8) Hur ska man tänka om man har ett socialt media som är kopplat till samlingarna? Äger man frågan för det sociala mediet kanske denna punkt ska räknas in, men inte om t.ex. kommunikationsavdelningen äger frågan. Flera anser att exempelvis K-samsök, Europeana, Google Art, Pinterest, egna databaser m.m. bör lyftas i samband med att man svarar på fråga 2.5. Det kan vara bra att inte göra för stor skillnad på olika sorters tillgängliggörande. Ofta gör man förberedelser innan man börjar arbetet med digitala produktioner, såsom exempelvis packning. I tillgängliggörandet bör även ingå att man hittar en gemensam vokabulär och auktoriteter, samt att man jobbar ihop sig kring vad man söker i samlingarna. Rent databastvättarbete och att man jämkar ihop den egna databasen med andras är också relevant. De automatiserade processerna upptar ingen arbetstid. Kan det klassas som digitalisering att linjeverksamheten blivit mer digital, genom att man t.ex. redan från början för in in digitala bilder i databasen?, detta kan inte klassas som digitalisering även om själva bilderna givetvis blir en del av den digitala föremålsmängden. Allt som rör det normala arbetet, till exempel researcharbete, bör inte räknas som digitalisering. Hur gör man om man har en ostrukturerad bildhantering med bilder på många hårddiskar? Det är viktigt att myndigheterna diskuterar, samlas och tänker strategiskt kring vad man menar med digitalisering. Detta för kommunikation gentemot både varandra och kulturdepartementet. Övrigt Riksarkivet och Medie- och konverteringscentrum arbetar just nu med ett upphandlingsavtal som rör digitaliseringsutrustning. Information läggs ut på Digisams blogg när arbetet är färdigt. Hos Arkitektur- och designcentrum finns representanter från Wikimedia tillgängliga under öppettiderna, fram till den 16 april, för att svara på frågor. Moa Ranung, Digisam

8 8 (8) Deltagare Digisam Johanna Berg Digisam Moa Ranung Digisam Myndigheter/institutioner Arkitektur- och Kristina Berg designcentrum Lena Björk Statens maritima museer Markus Blomfeldt SFI Margareta Carlsson Riksutställningar Per Dahl Riksantikvarieämbetet Marinette Fogde Arbetets museum Johanna Forsberg Armémuseum Magdalena Gram Nationalmuseum Teddy Hallingström Skansen Kevin Holston NRM Eva Hult Statens maritima museer David nsson Musikverket Magnus Johansson Världskulturmuseerna Matilda Karlsson RAÄ Karin Karlsson NRM Göran Kristiansson RA Maria Ljungkvist Nationalmuseum Susana Mendoza Brackenhoff Moderna museet Karin Nilsson LSH Annalena Olsson RA Henrik Orrje Statens konstråd Matts Ramberg Tekniska museet Susanne Sellei KB Ulrika Sundberg Nordiska museet Per Sundell Skansen Rauno Vaara Armémuseum Johan Schuisky Skansen Ingrid Hall-Roth Statens maritima museer