KOMMUNIKATIONSSTRATEGI STYRDOKUMENT FÖR FOU SJUHÄRAD VÄLFÄRDS KOMMUNIKATIONSAKTIVITETER

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI STYRDOKUMENT FÖR FOU SJUHÄRAD VÄLFÄRDS KOMMUNIKATIONSAKTIVITETER Uppdaterad

2 Kommunikationsstrategi - styrdokument för FoU Sjuhärad Välfärds kommunikationsaktiviteter FoU Sjuhärad Välfärd Kommunikationsstrategi - styrdokument för FoU Sjuhärad Välfärds kommunikationsaktiviteter Författare Eva-Lotta Andersson, Marie Wikström Tryck Högskolan i Borås, 2010 Arbetsrapport ISSN KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR FOU SJUHÄRAD VÄLFÄRD

3 INLEDNING Vid årsskiftet 2008/2009 omvandlades ÄldreVäst Sjuhärad Välfärd (ÄVS) till FoU Sjuhärad Välfärd (FoUS). Verksamheten är nu en avtalsreglerad tillsvidareverksamhet till skillnad från ÄldreVäst sjuhärad som drivits som projekt mellan Den kommunikationsstrategi som togs fram inom verksamheten och beslutades av styrgruppen 2006 upphörde att gälla vid 2008 års slut och därför har en uppdaterad version tagits fram. Kommunikationsstrategin är ett styrdokument som ska ses som vägledande i arbetet med FoUS information och kommunikation. Separata handlings-, aktivitets- och kommunikationsplaner, kopplade till olika projekt eller områden, kommer att upprättas med grund i kommunikationsstrategin. Rutiner kring användningen av kommunikationsstrategin finns även i dokumentet Rutiner och ansvar kring användning av FoUS kommunikationsstrategi. Kommunikationen ska stödja verksamhetsmålen Kommunikationen (intern och extern) ska stödja FoU Sjuhärad Välfärds (FoUS) verksamhetsidé och övergripande syfte- och målbeskrivning med särskild tyngdpunkt på spridning av erfarenheter och resultat från FoUS forskning och utveckling. I syfte- och målbeskrivningen beskrivs att FoUS verksamhetsidé är att utifrån ett medborgar- och verksamhetsperspektiv utveckla ett kompetenscentrum för forskning och utveckling om behovsgrupperna: Äldre Funktionshindrade Människor med beroendeproblematik Barn och unga Familjer i utsatta livssituationer Socioekonomiskt utsatta grupper. Huvudmålet för FoUS är att genom kunskapsutveckling och metodstöd bidra till ökad samverkan mellan huvudmännen och ökad vård- och omsorgskvalitet för behovsgrupperna genom att: genomföra utvecklings- och forskningsprojekt tillsammans med verksamheter, brukare och intresseorganisationer, stärka och utveckla samverkansformer mellan verksamheter, brukare och intresseorganisationer, förnya och utveckla arbetsmetoder och verksamhetsformer, sprida erfarenheter och resultat från forskning och utveckling, medverka till kunskapsbaserat arbetssätt. Varför kommunikationsstrategi? Syftet med en långsiktig kommunikationsstrategi är att bidra till att de övergripande verksamhetsmålen uppnås samt att tydliggöra hur ett aktivt informations- och kommunikationsarbete kan användas i operativ verksamhet av såväl informatör som projektmedarbetare. En kommunikationsstrategi innebär en strukturerad planering och samordning av kommunikationen, vilket är nödvändigt för att få maximal effekt av insatserna. En strategisk och integrerad kommunikation är även avgörande för att bilden av organisationen och dess mål ska bli tydlig; såväl internt som externt. KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR FOU SJUHÄRAD VÄLFÄRD 3

4 En genomtänkt kommunikation är ett stöd i arbetet och spar tid för det operativa arbetet samtidigt som kontakter med exempelvis media, reklambyråer, tryckerier o s v effektiviseras. Det är viktigt att alla medarbetare känner ett ansvar och är motiverade att delta i arbetet med informations- och kommunikationsinsatser. Det är därför viktigt att kommunikationsstrategin är känd och väl förankrad internt, d v s hos styrgrupp, brukarråd, projektledning och medarbetare. 4 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR FOU SJUHÄRAD VÄLFÄRD

5 KOMMUNIKATIONSSTRATEGINS INNEHÅLL Kommunikationsstrategin innehåller följande delar: 1. FoU Sjuhärad Välfärds kommunikationsmål 2. Målgrupper: primära och sekundära 3. Övergripande om budskap 4. Informationskanaler: interna och externa 5. Uppföljning och utvärdering 6. Budget 7. Kommunikationsplaner för projekt och kompetensutvecklingsinsatser Kommunikationsstrategin ska fungera både: som en övergripande strategi för FoU-centrumet i sin helhet och som en tillämpbar strategi även i /för enskilt projekt/aktivitet 1. FoU Sjuhärad Välfärds kommunikationsmål Kommunikationens syfte Den interna kommunikationen syftar till att skapa delaktiga och motiverade medarbetare genom att alla hålls uppdaterade om vad som sker inom verksamheten. Den externa kommunikationen syftar till att sprida kunskap om och skapa positiva attityder till FoUS för att i första hand göra omvärlden uppmärksam på FoUS verksamheter med betoning på centrets två ben: forskning och utveckling (FoU) samt kompetensutvecklingsinsatser inom välfärdsområdet. Den externa kommunikationen syftar också till att vidmakthålla och stärka FoUS trovärdighet och anseende som Sjuhäradskommunernas, Västra Götalandsregionens och Högskolan i Borås kompetenscentrum för verksamhetsnära FoU. Kommunikationen från FoUS ska bidra till att: öka kännedomen om och förtroendet för FoUS hos våra målgrupper (se under rubrik Målgrupper: primära och sekundära nedan) underlätta FoUS arbete för kunskapsutveckling och kunskapsspridning stärka FoUS profil/styrkeområden stärka FoUS ställning gentemot andra FoU-miljöer påvisa värdet av FoU-verksamhet i samverkan mellan högskola region kommun för FoUS behovsgrupper samt värdet av ett verksamhetsnära perspektiv Grundläggande principer Vår kommunikation skall hålla hög kvalitet. Värderingar som styr kommunikationen är att den skall: vara korrekt, begriplig, trovärdig, intresseväckande och övertygande bygga på öppenhet KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR FOU SJUHÄRAD VÄLFÄRD 5

6 vara lättillgänglig för mottagaren och i görligaste mån ske på mottagarens villkor visa respekt för mottagaren Kommunikationen skall vidare: ske vid rätt tidpunkt vara snabbt och flexibelt tillgänglig för mottagaren gå till rätt mottagare ske via rätt kanal ha rätt avsändare utformas på ett professionellt och tilltalande sätt. Kommunikationen skall vidare vara känd av och tillgänglig för alla berörda inom FoU Sjuhärad Välfärd; detta för att underlätta för enskild medarbetare att svara på frågor som rör verksamheten. 2. Målgrupper: primära och sekundära Primära: Brukare av forskningens (och utvecklingens) resultat Behovsgrupperna och deras anhöriga/närstående Det omgivande samhället i allmänhet, såsom den intresserade allmänheten, opinionsbildare, kommuner, landsting, länsstyrelse, näringsliv, frivillig- och intresseorganisationer samt politiska organisationer. Personal inom hälso- och sjukvård, vård- och omsorg. Ledamöter i styrelser och nämnder. Ledamöter i rådgivande organ, styrgrupper för projekt, etc. Samarbetspartners/projektpartners: vård- och omsorgspersonal, politiker och tjänstemän inom Sjuhäradskommunerna och Västra Götalandsregionen, personal och studenter vid Högskolan i Borås. FoUS medarbetare Sekundära: Μedia för vidare spridning (dagstidning/radio/tv, facktidskrifter, vetenskapliga tidskrifter, Expertsvar m fl) Αndra FoU-enheter och forskare inom välfärdsområdet i Sverige och utlandet Svenska Staten, regeringen/socialdepartementet, Socialstyrelsen m fl. Forskningsfinansiärer såsom forskningsråd och stiftelser. 6 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR FOU SJUHÄRAD VÄLFÄRD

7 3. Övergripande om budskap FoUS skriftliga budskap ska anpassas efter den målgrupp den är avsedd för; exempelvis att sträva efter att använda rätt vokabulär för rätt målgrupp tillgängliggöra informationen för respektive målgrupp. Språkbruket ska inte vara ett hinder för att tillgodogöra sig information från FoUS. En strävan bör vara att, när så behövs, även ge en för mottagaren likvärdig (men inte likformig) kommunikation på engelska som på svenska. Tillgängligheten för mottagaren ökar om olika personer använder samma ord för samma sak, liksom om vi är konsekventa från gång till gång. Det visuella budskapet: hur använder FoUS bilder, illustrationer, grafer för att förstärka ett budskap samt skapa sitt signum? Den grafiska profilen ska lyfta fram budskapet samtidigt som det ska vara tydligt för målgruppen vem avsändaren är. 4. Informationskanaler: interna och externa Interna: Rörposten (e-post) Webbplatsen Arbetsplatsträffar (APT) ca tre-fyra gånger per termin Externa: Webbplatsen Nyhetsbrev (utkommer ca 4 ggr/år) FoU-rapporter ( + arbetsrapporter, delrapporter) med resultat från FoU kommuniceras till såväl forskarsamhället som det omgivande samhället. En kortversion av rapporten bör övervägas i projekt med stort allmänintresse. Vetenskapliga artiklar Pressmeddelanden Annonser Broschyrer Konferensmaterial/profilmaterial exempelvis roll-ups, affischer, godis, pennor osv. Power point-presentationer som tillgängliggörs via webben Informationsmöten Särtryck kring ÄVS forskningsmodell Informella informationskanaler i form av kontaktpersoner från huvudmännen samt frivillig- och intresseorganisationer 5. Uppföljning och utvärdering Under 2007 genomfördes en utvärdering av ÄldreVäst Sjuhärad. En del i utvärderingen var en uppföljning av informationsarbetet vid ÄVS Resultatet av uppföljningen finns tillgängligt i rapporten Uppföljning av Informationsarbetet vid ÄldreVäst Suhärad - en enkätundersökning Rapporten finns att beställa eller ladda ner på vår webbplats Uppföljningar av informations- och kommunikationsarbetet bör göras löpande. Vidare kan uppföljningar och utvärderingar av enskilda kanaler även göras, exempelvis webbenkäter gällande attityder till webbplatsen. KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR FOU SJUHÄRAD VÄLFÄRD 7

8 6. Budget Kostnader för att marknadsföra forsknings- och utvecklingsresultat samt FoUS i sig självt belastar såväl FoU-enheten FoUS som enskilda projekt i olika utsträckning. För att möjliggöra informationsinsatser under verksamhetsåren bör en pott för informationsarbete avsättas i budget. Frågor att ta i beaktande i budgetarbetet kan vara: Hur många FoU-projekt/kompetensutvecklingsinsatser uppskattas FoU-centret bedriva under verksamhetsåret? Ryms kostnaderna för kommunikation och marknadsföring inom befintlig budget? Behöver extra medel avsättas för vissa aktiviteter? Vilket konto ska bära kostnader som uppstår i samband med informationsinsatser? Uppskattning av tidsåtgång och kostnader innan arbetet påbörjas 8 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR FOU SJUHÄRAD VÄLFÄRD

9 7. Kommunikationssplaner för projekt och kompetensutvecklingsinsatser För att FoU-projekten/Kompetensutvecklingsinsatserna och FoUS verksamhet ska bli framgångsrika krävs att erfarenheter och resultat kommer till användning och praktiskt nytta ute i verksamheterna. Kommunikationsplanen ska fungera som en hjälp att upprätta en strukturerad handlingsplan för hur respektive projekt inom FoUS ska uppnå detta (se matris nedan). En annan fördel med att upprätta en kommunikationsplan är bland annat att avrapportering till styrgrupp, brukarråd och projektledning underlättas. Externa forskningsfinansiärer kräver dessutom ofta planer för spridning av information för att ett sökande projekt ska komma ifråga för medelstilldelning. Kommunikation splanerna underlättar för projektmedarbetarna att tänka i termer av: Vilka aktiviteter planeras under året? Ange tidpunkt och vilka målgrupper som berörs. Exempel på aktiviteter är seminarier, workshopar, besök hos verksamheter och organisationer m fl, nyhetsbrev, mediekontakter, föredrag, nätverksbildande med intresserade företag, uppdragsverksamhet, fort- och vidareutbildning osv. Hur sker kommunikation och interaktion med FoUS partners? Hur förankras informationen internt? Vilka externa målgrupper kan ha nytta av era resultat och erfarenheter? (näringsliv, offentlig sektor, andra forskare osv, se FoUS primära och sekundära målgrupper) Vilka specifika erfarenheter och resultat kan vara av nytta för respektive målgrupp? Vilka tidsramar har aktiviteten? Vad har projektet för budget? Vem ansvarar för att kommunikationen? Utformning av kommunikationsplan (med exempel på aktiviteter ifyllda): Projekt Aktivitet Målgrupp Aktörer Tidpunkt Budget Ansvar Uppföljning Broschyr Brukare ÄVS/FoUS Hösten 2007 X kr ÄVS/FoUS projektledare/ informatör Utbildning för chefer Vård- och omsorgspersonal inom kommun ÄVS/FoUS Hösten 2008 X kr ÄVS/FoUS: projektledare utb. ansvarig Film Slutrapporter Nyanställd vård- och omsorgspersonal inom kommun Social dokumentation Deltagarkommunerna ÄVS/FoUS Våren 2009 X kr ÄVS projektledare utb. ansvarig ÄVS/FoUS Hösten 2009 X kr Projektledare Utvärderare Kortversion av rapporter Deltagarkommunerna ÄVS/FoUS Hösten 2009 X kr Projektledare Informatör Konsulter Modell för aktivitetsplan: KK-stiftelsen KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR FOU SJUHÄRAD VÄLFÄRD 9

10 FoU Sjuhärad Välfärd FoU Sjuhärad är ett kompetenscentrum för forskning och utveckling inom välfärdsområdet och behovsgrupperna: äldre, funktionshindrade, barn och unga, människor med beroendeproblematik, familjer i utsatta livssituationer samt socioekonomiskt utsatta grupper. Huvudmålet för verksamheten är att bidra till ökad samverkan mellan huvudmännen och ökad vårdoch omsorgskvalitet för behovsgrupperna genom att: genomföra utvecklings- och forskningsprojekt tillsammans med verksamheter, brukare och intresseorganisationer, stärka och utveckla samverkansformer mellan verksamheter, brukare och intresseorganisationer, förnya och utveckla arbetsmetoder och verksamhetsformer, sprida erfarenheter och resultat från forskning och utveckling, medverka till kunskapsbaserat arbetssätt. Ägarpartners är kommunerna i Sjuhäradsområdet, Västra Götalandsregionen och Högskolan i Borås. Socialstyrelsen och ett stort antal frivilligorganisationer samt flera studieförbund stödjer även verksamheten. FoU Sjuhärad Välfärd administreras av Högskolan i Borås och finns även lokaliserad i högskolans lokaler. Läs mer om FoU Sjuhärad Välfärd på webbplatsen Där finns även möjlighet att beställa tidigare utgivna rapporter. Besöksadress: Högskolan i Borås, Allégatan 1 Postadress: Högskolan i Borås, FoU Sjuhärad Välfärd, Borås. Tel e-post: fousjuharadvalfard@hb.se webb: