O-Ringen AB Henrik Boström VD O-Ringen AB

Transkript

1 O-Ringen AB Henrik Boström VD O-Ringen AB

2 Agenda Kort om bolaget Kort om O-Ringen Att arrangera O-Ringen Avtal och ersättningar för O-Ringen Framtidsspaning

3 O-Ringen AB ägs till 100 % av Svenska orienteringsförbundet och driver arrangemanget O-Ringen O-Ringen sedan 1965 Är världens största orienteringsäventyr Avgörs alltid vecka 30 Består av sju tävlingar i tre grenar Är ett stort event, en familjefest Har deltagare och starter Planeras under fyra år och genomförs tack vare ideella arbetstimmar Är ett miljömärkt event sedan 2009

4 SOFT:s ägardirektiv säger att O-Ringen AB ska verka för att arrangemanget O-Ringen ska: Erbjudas med högsta kvalitet för alla: ungdom, bredd och elit i orienteringslöpning, MTB-orientering och precisionsorientering. Vara en attraktiv mötesplats och ett fullgott semesteralternativ för Sveriges och världens orienterare i alla åldrar. Spridas runt om i landet för att uppnå hög attraktivitet hos deltagarna och ett långsiktigt gott ekonomisk resultat. Vara en plattform för utveckling av orienteringsrörelsen i Sverige och i världen. Marknadsföra orienteringssporten i Sverige och världen och skapa rekrytering genom att bredda deltagandet. Ge ökad avkastning. Avkastningen ska fördelas rättvist ( fair ) mellan alla parter (funktionärsföreningar, partners, leverantörer och ägare).

6 Fyra frågor om O-Ringen (görs mha Fråga 1 Fråga 2 Fråga 3 Fråga 4

7 Fråga 1: Deltagargenomsnittet har stigit med mer än 20 % Ökning om ca 32 % Släpande deltagargenomsnitt över tio år Fråga 2: Trenden är att genomsnittsåldern är sjunkande med mellan 0-2 år Vi blir ca 1 månad yngre per år

8 Fråga 3: Åldersgruppen 0-19 år har haft flest deltagare (exkl. miniknat) 40% 35% 30% 25% Här kan vi göra mer 20% 15% 10% 5% 0% O-Ringen Orienteringssverige Fråga 4: Mellan % var inte medlemmar i SOFT före tävlingarna (2014) Ca 22 % kommer från ett 40-tal olika länder Ca 18 % är klubblösa Ca 12 % springer bara O-Ringen Ca 15 % fanns inte i Eventor före O-Ringen % var inte medlemmar i SOFT Ca 60 % deltog i 5-dagars

9 O-Ringens tävlingar arrangeras bra varje år, utmaningen ligger i att få hela arrangemanget att lyfta lika bra Deltagarnöjdhet mäts med metoden Net Promoter Score (NPS) Sex kategorier och en femgradig skala används i mätningarna. NPS per kategori är andel ambassadörer (%) minus andel kritiker (%) : Betyg 1-3 = kritiker kommer tala illa om O-Ringen Betyg 4 = de passiva kommer inte tala om O-Ringen Betyg 5 = ambassadörer kommer tala gott om O-Ringen Kategori Snitt Ditt helhetsintryck av evenemanget Arrangemang & organisation Din känslomässiga upplevelse Den sportsliga kvalitén på evenemanget Stämning & atmosfär vid evenemanget Valuta för pengarna Snitt NPS-ersättning [kkr] Målet är en genomsnittlig NPS på 25 i alla dimensioner. Undantaget är valuta för pengarna som ska ligga på noll eller strax över och den sportsliga kvalitén som ska ligga över 40 i NPS Hur NPS-fördelningen ser ut behöver beaktas. Exempel: hur stor andel av deltagarna ger betyg 4 eller 5 på valuta för pengarna?

10 Deltagarna vill ha bra tävlingar, smidiga resor till och från arenorna och möjligheten att umgås med varandra Deltagarnas prioritetsordning för ett lyckat O-Ringen: Hög kvalité på terräng, kartor och banor 86% Smidiga transporter till och från arenor 55% Möjlighet att umgås med klubbkamrater, vänner och bekanta 46% Hög kvalité på servicefunktioner som kiosker, toaletter och 33% Fri starttid i kortklasser 27% Hög kvalité på boende (O-Ringenstaden eller annat boende) 21% Hög kvalité på O-Ringenstadens service (mattält, el, wifi, etc) Tävlingsresultatet mot andra i min klass Geografisk närhet från bostadsorten till O-Ringen Möjlighet att se turistmål i omgivningen Möjlighet till barnpassning och/eller miniknat Möjlighet att se världseliten tävla Stort utbud av aktiviteter på O-Ringentorget 12% 9% 9% 6% 4% 4% 3%

11 Deltagarnöjdheten har i genomsnitt ökat med 15 NPS per område (ca 74 %) under bolagets första två år Stämning & atmosfär vid evenemanget Ditt helhetsintryck av evenemanget Arrangemang & organisation Den sportsliga kvalitén på evenemanget Din känslomässiga upplevelse Före bolaget ( ) Med bolaget ( )

13 Tänd ideell glöd, ett hållbart koncept och en engagerad värdkommun krävs för att kunna utse en arrangörsort Tre steg ska uppfyllas före det att en arrangörsort utses Tänd ideell glöd. Innebär att ett tillräckligt antal funktionärsföreningar med den ideella glöden tänd finns. Med tillräckligt menas att de kollektivt är beredda att bidra med >1 000 funktionärer och timmar Engagerad värdkommun. Innebär en värdkommun som har förstått och accepterat sina åtaganden och som vill ha O-Ringen i regionen (och tänker dra nytta av det) Hållbart koncept. Innebär att platser för O-Ringenstaden och O-Ringentorget har identifierats, samt att förslag på potentiella arenor, för samtliga sju tävlingar, har listats inom rimliga avstånd O-Ringen AB säkerställer dessa tre steg före det att en arrangörsort utses, vilket kvalitetssäkrar arrangemanget

14 Antal timmar [h] O-Ringen är numera både enklare och lättare att arrangera; ideella timmar i början av 2000-talet är nere på Målet är att nå h from 2020 hur är det möjligt? O-Ringen AB, en och samma organisation, är arrangör varje år; erfarenhet byggs upp inom organisationen: En erfaren person sägs jobba 1,8 gånger mer effektivt än en nybörjare Idag görs ca h av erfarna personer (vilket motsvarar över ideella timmar) målbilden from jämfört med idag: Viktigt för att säkra O-Ringens överlevnad och spridning 0 Idag År Leverantörer O-Ringen AB Funktionärsföreningar Funktionärsföreningarna gör idag ca 60 % av allt arbete och förutspås from göra ca 40 %. Deras primära leverans kommer att vara inom ansvarsområdet tävling!

15 O-Ringen AB är arrangör av O-Ringen och har i alla delar det fulla ansvaret för arrangemangets planering, genomförande och uppföljning En uppdragsplan definierar vad som ska göras O-Ringen Ledning Tävling Boende Resa Upplevelse Ekonomi Funktionär Marknad Sälj Koncept- och projektförutsättningar presenterade Arbetsgrupp formerad Konceptbeskrivning färdigställd Tillstånd och avtal för O-Ringenstaden upprättade Totalt är >1000 arbetsuppgifter definierade Alla arbetsuppgifter har: En ansvarig utförare i fast eller lokal organisation Attribut som anger: När uppgiften bör vara löst Arbetsåtgång och antal funktionärer En arbetsbeskrivning som ger historiskt gångbara lösningar ( hur saker bör lösas ) och tips inför utförandet IT Service Miljö Värdkommuns- och funktionärsavtal upprättade Uppdragsplanen finns (för alla) på nätet Länk: Deltagarservice Utveckling Föreningsråd etablerad Användare: oringen2017 Lösenord: Värmland2017! Varje höst fastställer O-Ringen AB kommande års uppdragsplan med tillhörande arbetsrutiner utifrån lärdomar från innevarande år; inhämtade från funktionärer, deltagare och leverantörer

16 LO20 LO19 LO17 Generalsekreterare Löpande verksamhet och koordinering av uppdraget Löpande verksamhet och koordinering av uppdraget Löpande verksamhet och koordinering av uppdraget Löpande verksamhet och koordinering av uppdraget Löpande verksamhet och koordinering av uppdraget Uppdragsplaner inklusive arbetsrutiner för respektive projekt och ansvarsområde O-Ringen AB och funktionärsföreningarna bildar en utförandeorganisation, bestående av fast (FO) och lokal organisation (LO) LO18 FO VD Administratör Tävlingsansvarig Reseansvarig Boendeansvarig Upplevelseansvarig Ekonomiansvarig Funktionärsansvarig Marknadsansvarig Säljansvarig IT-ansvarig Serviceansvarig Miljöansvarig Deltagarserviceansvarig Ekonomioch deltagarservicechef Säljchef Marknads- och upplevelsechef Tävlings-, IToch utvecklingschef Service-, rese-, boende- och miljöchef VAD HUR Projektplaner inklusive lokalt anpassade arbetsrutiner för respektive projekt och ansvarsområde Styrgrupp (VAD) Lokal ledningsgrupp (HUR) Funktionärsföreningarnas medlemmar i LO kan i högre grad koncentrera sig på det de är bra på och tycker är kul i den utförandeorganisationen

17 Arbetsgrupper över år skapar stabilitet Roll FO LO16 LO17 LO18 LO19 Ledning Tävling Resa Boende Upplevelse Ekonomi Funktionär Marknad Sälj IT Service Miljö Deltagarservice Henrik Boström Jan Troeng Jan Troeng Jan Troeng Thomas Westfeldt Jessica Sörndal Henrik Boström Thomas Westfeldt Mats Adolfsson Henrik Bengtsson Jan Troeng Henrik Boström Jessica Sörndal Jimmy Birklin Alf Larsson Ingemar Kyhlberg Ingemar Kyhlberg Agneta Andersson Per Brandt Jannike Wåhlberg Annichen Kringstad Jimmy Birklin Sverker Ericsson Ingemar Kyhlberg Jacob Wedman Lars Spångmyr Christina Gabrielsson Magnus Albinsson Kjell Johansson Hans Wilhelmsson Lotte Johansson Mikael Take Britt-Marie Lundqvist Elisabeth Gustavsson Anders Hane Emilia Carlman Eva-Lill Bergenfur Mikael Take Clas Engström Jan Åhlund Gudrun Pauler Jan Isaksson Karin Arvidsson Jan Näslund Susanne Mikaelsson Susanne Rantakokko Tomas Öberg Johan Fröberg Jonny Karlsson Jonny Karlsson En boendegrupp över år Tomas Axi

18 Materialsatsen är en viktig resurs för att effektivt och framgångsrikt arrangera O-Ringen Pallar (lokalt): innehållandes lampor, tvättställ, air conditioners, kassaskåp, skiljeväggar, brevlådor, förgreningsdosor, ljusslingor, karthållare, kioskbord och hyllor, pumpar, duschslangar, duschmunstycken, kassaapparater, skyltar, VVS-rör, fiberkabel, kylklampar, hinkar, tunnor, vattenkannor, kontrollkäppar, duschrör, flaggstänger, elkablar m.m. IT-buss (Uppsala): innehållandes datorer, servrar, IT-kablage, GPSutrustning, mobil utrustning, tv-apparater m.m.

19 Övergripande tidsplan för ett O-Ringen, konsten är att släppa in lagom många i loopen i rätt skede 5-3 år 3-2 år år 0.6 år- 1 mån 1 mån- 1 v. v. 29 v. 30 v. 31 -Dec Koncept 1 Koncept 1 Avtal Generalsekreterare Värdkommun Funktionärsföreningar Rek. 2 Uppdragsplan 3 2 1Val arenor Vision 2 Budget3 80 % Genomförande 1 2 Områdesansvariga Funktionsansvariga Rek. Rek av allt jobb Genomförande Genomförande Funktionärer Rek. 5Utb. Genomförande # Funktionärer 3-5 st 5-15 st 37 st 105 st 264 st 633 st st 154 st 13 st Kick-off: 1) Koncept 2) Generalsekreterare 3) Områdesansvariga 4) Funktionsansvariga 5) Funktionärer Signeringar: 1) Koncept 2) Värdkommun Funktionärsföreningar 3) Uppdragsplan Ersättningstillfällen: 1) Mitten november 2) Mitten december O-Ringenbesök: 1) Tre år före 2) Två år före 3) Ett år före

20 Milstolpar för ett O-Ringen (som genomförs 2021) Tid Leverabel Utfört Ansvarig 2016 Koncept- och projektförutsättningar presenterade Fast 2016 Arbetsgrupp formerad Lokal 2016 Konceptbeskrivning färdigställd Lokal Avtal med funktionärsföreningar tecknat Fast Värdkommunsavtal tecknat Fast Tillstånd och avtal för O-Ringenstaden tecknat Lokal Föreningsråd etablerat Lokal Alternativ på tänkbara arenor framtaget Lokal Generalsekreterare rekryterad Fast Nyckelroller ledningsgrupp rekryterade Lokal Grundläggande tillståndsansökningar insända Lokal Markägaravtal tecknade Lokal Arenor valda Fast Banläggningsarbete påbörjat Lokal Arbetsgrupp för kommunsamarbete etablerad Lokal Kartritning påbörjad Lokal Arenor och O-Ringenstaden översiktligt designade Fast Kick off med fokus på Uppdragsplan i lokal ledningsgrupp Fast Inbjudan och prissättning fastlagt och publicerat Fast Kartritning färdigställd Lokal Anmälan öppnad Fast Material inventerat Fast Budget och poäng låst Fast Funktionärstilldelning inledd Lokal Banläggningsarbete slutfört Lokal Trafikplaner fastlagda Lokal Större beställningar lagda Fast Funktionärsutbildningar genomförda Lokal Godsmottagning öppnad Lokal Camping färdigställd Lokal O-Ringentorget etablerat Lokal Arenor uppbyggda Lokal Genrep utförda Fast Tävling genomförd Lokal Avveckling utförd Lokal Utfall och ekonomisk fördelning färdigställd Fast 2021 Projektet stängt Fast 2021 Utbetalningar kompletta Fast

21 Värdkommunens åtaganden i samband med O-Ringen är centrala; ett nav för hela arrangemanget Stötta O-Ringen ekonomiskt med kkr Bidra med ca kkr för att täcka halva GS lön under 3-3,5 år Bidra med kkr genom att antingen: Öka O-Ringens intäkter Minska O-Ringens direkta kostnader för genomförandet genom att utföra vissa arbeten, exempelvis: Iordningställa O-Ringenstaden och/eller arenaområden med tillhörande infrastruktur: vatten, avlopp, el, fiberanslutning, renhållning, säkra vägar för person/trafikflöden etc. Tillhandahålla material, fordon, infrastruktur, maskiner och/eller tjänster Bidra med kompetens och arbetskraft inom Kommunledningsstaben (planering och organisation) Krishantering (och samordning med räddningstjänst) Turism (marknadsföring åren innan) Miljö (hantering och ansökningar) Satsa när O-Ringen kommer till regionen Satsa överskjutande skatteintäkt (ca kkr) på t ex marknadsföring och/eller eventanställda

22 Fördelarna för en region att få ett O-Ringen är flera, såväl ekonomiska som marknadsmässiga För kommunen I genomsnitt ca besökare i regionen i mellan 7-9 dagar I genomsnitt ca kkr i ökade skatteintäkter (givet kkr i turistekonomisk effekt, Robin Hood exkluderat) Marknadsföring av regionen (direkt: turism, medialt m.m.; indirekt: inflyttning, jobbsökande m.m.) Anställningar (O-Ringen AB anställer personal, kartritning, kommunens sommarjobbare m.fl.) Stimulerat idrotts- och föreningsliv i regionen och många nya orienterare (upp emot 15 % av deltagarna är nya i sporten) För näringslivet Ökad omsättning ( kkr i turistekonomisk effekt) Marknadsföring mot deltagarna (rekrytering, nya kontaktytor, m.m.) Leverantörsuppdrag från O-Ringen AB (material, tjänster etc) För funktionärsföreningarna Ekonomisk ersättning för ideellt arbete på mellan kr/h (ca Mkr) Ökad ideell verksamhet och nya orienterare i alla åldrar med en potentiellt bestående effekt Kartor som tas fram/revideras till internationell standard (nivå 1) i och med tävlingarna När O-Ringen AB har genomfört ett O-Ringen i regionen så har funktionärsföreningarna och dess medlemmar fått bestående kunskap i hur ett stort internationell arrangemang (nivå 1) genomförs. Det kan nyttjas framöver! Ökat samarbete inom funktionärsföreningen och mellan funktionärsföreningarna i regionen. Arrangemanget knyter nya band inom och över klubbgränserna där erfarenheter utväxlas

24 Omvärldsanalys visade att det krävs ca kkr att dela på för att alla parter ska bli nöjda Avtalad ersättningsmodell De ca kkr som krävs fördelas enligt ersättningsmodellen på följande sätt: Funktionärsföreningarna: ca kkr (ca 60 %) O-Ringen AB: ca kkr (ca 13 %) SOFT: ca kkr (ca 27 %) Bolagets uppgift (i detta avseende) är att säkerställa en trygg och stabil ersättning till alla parter och att, med eget kapital, kunna parera för eventuella ekonomiska svackor vissa år. Vid avvikande resultat från kkr delas överskott eller underskott mellan bolaget och funktionärsföreningarna. Till vilken grad reglas i respektive års avtal. Hur har kkr att dela på säkerställts ? (Genomsnittligt belopp att dela på var ca kkr.)

25 Analys visade att antal deltagare åren inte var den mest styrande parametern för det ekonomiska utfallet 7,5 Mkr Vad styrde det ekonomiska utfallet mer om inte antal deltagare? 1. Konceptet (placering O-Ringenstad, antal arenor, arenornas placering m.m.) 2. Stöd från regionen (indirekt/direkt) 3. Kostnadskontroll (30/70) När vi har fått ordning på ovan tre punkter ska antal deltagare vara den mest styrande parametern

26 Belopp att dela på [kkr] Nettoökning [kkr] God ekonomisk utveckling 2014 respektive samt en tydligt positiv prognos för och Utgångsläge (genomsnittligt belopp att dela på ) Målbild ( ) Worst case Best case Momseffekt (1 700) Övrigt (-1 100) Kostnadskontroll (1 000) Övrigt (500) Konceptet ( ) Stöd från regionen ( ) Sammanflätning med värdkommun (1 000) 600 kkr kkr kkr kkr Hur har belopp att dela på fördelats ?

27 Belopp att dela på Belopp att dela på har i genomsnitt ökat med kkr per år (ca 38 %) under bolagets första två år Före bolaget ( ) Med bolaget ( ) Projektresultat O-Ringen AB Licensavgift SOFT Ersättning funktionärsföreningar Vad erbjuder bolaget för ekonomisk fördelningsmodell från 2020-?

28 De konceptuella och ekonomiska förändringarna pekar på att det bör finnas >8 500 kkr att dela på från 2020 Ersättningar och licenser [kkr] O-Ringen AB SOFT Summa Kommentar Licensavgift ägare kkr + 26 kr per ES givet ES (snitt ) Ersättning bolag kkr i fast ersättning Grundersättning Funktionärsföreningar Deltagarnöjdhetsersättning Resultatdelningsersättning 60 kr per ideell arbetstimme givet h Givet genomsnitt Summa Vid underskott: 20/80/0 Vid överskott: 30/70/0 Procent 53 % 20 % 27 % 100 % O-Ringen AB tar den ekonomiska risken, vilket innebär att bolaget kommer att: Kvalitetssäkra och godkänna konceptet Signera värdkommunsavtal och hålla i relationen för att säkerställa verkningsgraden Vara ansvarig arrangör för O-Ringen och hålla i taktpinnen från A till Ö Funktionärsföreningarna erhåller en trygg ersättning på kr/h

29 kr/h Funktionärsföreningarna har under åren i genomsnitt erhållit 53 kr/h Förväntat snitt Golv Ersättning/h Ibland på bekostnad av SOFT (2010 och 2011)

30 kkr Exempel på resultaträkning from Övrig försäljning; Offentligt stöd; Partners; Resultat; Licensavgift ägare; Funktionärsersättning; Inköp försäljningsvaror; Kioskförsäljning; Personal; Anmälningar och kringtjänster; Inköp varor och tjänster; Intäkter Kostnader

31 Respektive funktionärsförenings ersättning baseras på andel utförda poäng utifrån en pott om poäng Ansvarsområde Poäng Ledning Tävling Resa Boende Upplevelse Ekonomi Funktionär Marknad Sälj IT Service Miljö Summa Exempel ersättningsberäkning Anta att: Funktionärsföreningarnas totala ersättning landat på SEK En funktionärsförening har utfört poäng Då blir ersättningen till funktionärsföreningen: 5 700/ = 5,7 % av den totala ersättningen, dvs SEK Poängprocessen följer budgetarbetet och fastslås den 31 december året före genomförandet

33 O-Ringens arrangörsorter de närmsta fyra åren ( ) är utsedda och klara O-Ringen Värmland funktionärsföreningar Degerfors OK, Deje SF, IK Fryken, IK Vikings OK, Kils OK, Kristinehamns OK, Lesjöfors SK, OK Djerf, OK Fryksdalen, OK Grane, OK Hierne, OK Jösse, OK Mangen, OK Tyr, OK Älgen, SISU Forshaga SK, SK Örnen, Skattkärrs SOK, Säffle OK, Åmotfors OK och Årjängs OK O-Ringen Höga Kusten funktionärsföreningar OK Branten, Husums IF OK, Kubbe-Norrflärke IF, Lugnviks IF, OK Nipan, OK Nolaskogsarna, Sidensjö IK, Skogslöparna och Örnsköldsviks OK O-Ringen Kolmården funktionärsföreningar: Björkfors GOIF, Finspångs SOK, GOIF Tjalve, IFK Linköping OS, Linköpings OK, Matteus SI, NAIS Orientering, Nyköpings OK, OK Denseln, OK Hällen, OK Kolmården, OK Måsen, OK Skogsströvarna O-Ringen Uppsala funktionärsföreningar: IF Thor, Länna IF, Långhundra IF, OK Enen, OK Linné, OK Rodhen, Rasbo IK, Sigtuna OK

34 Vilka arrangörsorter är mest aktuella 2021-? Åre 2021 Flera alternativ Stockholm Sundsvall Gävle Eskilstuna? Öland? Göteborg? Västmanland? Utöver ovan finns en flera destinationer som vill Arrangörsorter utses en gång per år, varje vår, fyra år i förväg. Ambitionen är att utse arrangörsort för 2021 våren Arrangörsort 2022 utses alltså våren 2018, arrangörsort 2023 våren 2019 osv.

35 MTB-O är ett nytt inslag i O-Ringen sedan 2012 som växer i omfattning och blir 5-dagars from 2017

36 Långsiktiga målsättningar (per 2018) för O-Ringen AB Ny organisation med ledning, fyra verksamhetsgrenar och sju stödfunktioner Bryta mark inom områdena resa, bo och uppleva och ta del av regionens kkr > etappstarter i genomsnitt: etappstarter på O-Ringen vecka etappstarter på vårtävling etappstarter på hösttävling Slå deltagarrekordet från Falun 1985 på personer/ etappstarter < ideella timmar i genomsnitt: < h på O-Ringen vecka 30 < h på vårtävlingen < h på hösttävlingen Sälja sponsorer/partners för kkr/år Teknisk innovation: GPS för alla Stämpelbricka med GPS Innovativ webbplats O-Ringen play app Öppet wi-fi IT-buss Funktionärssystem Rekrytering av lokal ledningsgrupp Andelen kvinnor mellan % Snittålder mellan år Net Promoter score på >25 på alla områden utom ekonomi (genom effektiv och kvalitetssäkrad deltagarhantering) Ersätta ideella krafter med >60 kr/h WC:en en bestående del av O-Ringen

37 Frågor?