O-Ringen AB för L-100. Henrik Boström VD O-Ringen AB

Transkript

1 O-Ringen AB för L-100 Henrik Boström VD O-Ringen AB

2 Agenda Kort om bolaget Kort om O-Ringen Att arrangera O-Ringen Avtal och ersättningar för O-Ringen Framtidsspaning

3 O-Ringen AB ägs till 100 % av Svenska orienteringsförbundet och är arrangör av arrangemanget O-Ringen O-Ringen sedan 1965 Är världens största orienteringsäventyr Avgörs alltid vecka 30 Består av sju tävlingar i tre grenar Är ett stort event, en familjefest Har deltagare och starter Planeras under fyra år och genomförs tack vare ideella arbetstimmar Är ett miljömärkt event sedan 2009

4 SOFT:s ägardirektiv säger att O-Ringen AB ska verka för att arrangemanget O-Ringen ska: Erbjudas med högsta kvalitet för alla: ungdom, bredd och elit i orienteringslöpning, MTB-orientering och precisionsorientering. Vara en attraktiv mötesplats och ett fullgott semesteralternativ för Sveriges och världens orienterare i alla åldrar. Spridas runt om i landet för att uppnå hög attraktivitet hos deltagarna och ett långsiktigt gott ekonomisk resultat. Vara en plattform för utveckling av orienteringsrörelsen i Sverige och i världen. Marknadsföra orienteringssporten i Sverige och världen och skapa rekrytering genom att bredda deltagandet. Ge ökad avkastning. Avkastningen ska fördelas rättvist ( fair ) mellan alla parter (funktionärsföreningar, partners, leverantörer och ägare).

6 O-Ringen i siffror Antal funktionärer >1 000 st Antal klasser ca 140 st Antal deltagare ca st Antal etappstarter ca st Antal klubbar ca st Antal medföljare ca st Tid i regionen ca 7,6 dagar Turistekonomisk effekt ca kkr ( ) Antal deltagande länder >40 st (ca 25 % av deltagarantalet) Antal stämplingar ca st vid >1 000 kontroller Barnpassning ca 600 st per dag Busskort ca st Bussresor ca bussresor Antal toaletter ca 200 st på varje arena Antal duschar ca 160 st Journalister ca 170 st

7 Ett deltagargenomsnitt över tio år illustrerar O-Ringens växande trend; som för 2016 skrevs till 6,0 % En ökning med ca deltagare vilket motsvarar ca 34 % Deltagarsnitt över 10 år Faktiskt antal deltagare Prognosen är att vi går om rekordnoteringen på och går över deltagare i genomsnitt i och med O-Ringen (Åre) 2021

8 Deltagarna vill ha bra tävlingar, smidiga resor till och från arenorna och möjligheten att umgås med varandra Deltagarnas prioritetsordning för ett lyckat O-Ringen: Hög kvalité på terräng, kartor och banor 86% Smidiga transporter till och från arenor 55% Möjlighet att umgås med klubbkamrater, vänner och bekanta 46% Hög kvalité på servicefunktioner som kiosker, toaletter och 33% Fri starttid i kortklasser 27% Hög kvalité på boende (O-Ringenstaden eller annat boende) 21% Hög kvalité på O-Ringenstadens service (mattält, el, wifi, etc) Tävlingsresultatet mot andra i min klass Geografisk närhet från bostadsorten till O-Ringen Möjlighet att se turistmål i omgivningen Möjlighet till barnpassning och/eller miniknat Möjlighet att se världseliten tävla Stort utbud av aktiviteter på O-Ringentorget 12% 9% 9% 6% 4% 4% 3%

9 O-Ringens tävlingar arrangeras bra varje år, utmaningen ligger i att få hela arrangemanget att lyfta lika bra Deltagarnöjdhet mäts med metoden Net Promoter Score (NPS) Sex kategorier och en femgradig skala används i mätningarna. NPS per kategori är andel ambassadörer (%) minus andel kritiker (%) : Betyg 1-3 = kritiker kommer tala illa om O-Ringen Betyg 4 = de passiva kommer inte tala om O-Ringen Betyg 5 = ambassadörer kommer tala gott om O-Ringen Kategori Snitt Ditt helhetsintryck av evenemanget Arrangemang & organisation Din känslomässiga upplevelse Den sportsliga kvalitén på evenemanget Stämning & atmosfär vid evenemanget Valuta för pengarna Snitt NPS-ersättning [kkr] Målet är en genomsnittlig NPS på 25 i alla dimensioner. Undantaget är valuta för pengarna som ska ligga på noll eller strax över och den sportsliga kvalitén som ska ligga över 40 i NPS Hur NPS-fördelningen ser ut behöver beaktas. Exempel: hur stor andel av deltagarna ger betyg 4 eller 5 på valuta för pengarna?

10 Deltagarnöjdheten har i genomsnitt ökat med 15 NPS per område (ca 74 %) under bolagets första två år Stämning & atmosfär vid evenemanget Ditt helhetsintryck av evenemanget Arrangemang & organisation Den sportsliga kvalitén på evenemanget Din känslomässiga upplevelse Före bolaget ( ) Med bolaget ( )

12 Antal timmar [h] O-Ringen är numera både enklare och lättare att arrangera; ideella timmar i början av 2000-talet är nere på Målet är att nå h from 2020 hur är det möjligt? O-Ringen AB, en och samma organisation, är arrangör varje år; erfarenhet byggs upp inom organisationen: En erfaren person sägs jobba 1,8 gånger mer effektivt än en nybörjare Idag görs ca h av erfarna personer (vilket motsvarar över ideella timmar) målbilden from jämfört med idag: Viktigt för att säkra O-Ringens överlevnad och spridning 0 Idag År Leverantörer O-Ringen AB Funktionärsföreningar Funktionärsföreningarna gör idag ca 60 % av allt arbete och förutspås from göra ca 40 %. Deras primära leverans kommer att vara inom ansvarsområdet tävling!

13 O-Ringen AB är arrangör av O-Ringen och har i alla delar det fulla ansvaret för arrangemangets planering, genomförande och uppföljning En uppdragsplan definierar vad som ska göras Ledning Tävling Boende Resa Koncept- och projektförutsättningar presenterade Arbetsgrupp formerad Totalt är ca 950 arbetsuppgifter definierade Alla arbetsuppgifter har: En ansvarig utförare i fast eller lokal organisation Attribut som anger: O-Ringen Upplevelse Ekonomi Funktionär Marknad Konceptbeskrivning färdigställd Tillstånd och avtal för O-Ringenstaden upprättade När uppgiften bör vara löst Arbetsåtgång och antal funktionärer En arbetsbeskrivning som ger historiskt gångbara lösningar ( hur saker bör lösas ) och tips inför utförandet Sälj IT Service Värdkommuns- och funktionärsavtal upprättade Uppdragsplanen finns (för alla) på nätet Länk: Miljö Deltagarservice Föreningsråd etablerad Användare: oringen2017 Lösenord: Värmland2017! Varje höst fastställer O-Ringen AB kommande års uppdragsplan med tillhörande arbetsrutiner utifrån lärdomar från innevarande år; inhämtade från funktionärer, deltagare och leverantörer

14 LO20 LO19 LO17 Generalsekreterare Löpande verksamhet och koordinering av uppdraget Löpande verksamhet och koordinering av uppdraget Löpande verksamhet och koordinering av uppdraget Löpande verksamhet och koordinering av uppdraget Löpande verksamhet och koordinering av uppdraget Uppdragsplaner inklusive arbetsrutiner för respektive projekt och ansvarsområde O-Ringen AB och funktionärsföreningarna bildar en utförandeorganisation, bestående av fast (FO) och lokal organisation (LO) LO18 FO VD Administratör Tävlingsansvarig Reseansvarig Boendeansvarig Upplevelseansvarig Ekonomiansvarig Funktionärsansvarig Marknadsansvarig Säljansvarig IT-ansvarig Serviceansvarig Miljöansvarig Deltagarserviceansvarig Ekonomioch deltagarservicechef Säljchef Marknads- och upplevelsechef Tävlings-, IToch utvecklingschef Service-, rese-, boende- och miljöchef VAD HUR Projektplaner inklusive lokalt anpassade arbetsrutiner för respektive projekt och ansvarsområde Styrgrupp (VAD) Lokal ledningsgrupp (HUR) Funktionärsföreningarnas medlemmar i LO kan i högre grad koncentrera sig på det de är bra på och tycker är kul i den utförandeorganisationen

15 Arbetsgrupper över år skapar stabilitet Roll FO LO16 LO17 LO18 LO19 Ledning Tävling Resa Boende Upplevelse Ekonomi Funktionär Marknad Sälj IT Service Miljö Deltagarservice Henrik Boström Jan Troeng Jan Troeng Jan Troeng Thomas Westfeldt Jessica Sörndal Henrik Boström Thomas Westfeldt Mats Adolfsson Henrik Bengtsson Jan Troeng Henrik Boström Jessica Sörndal Jimmy Birklin Alf Larsson Ingemar Kyhlberg Ingemar Kyhlberg Agneta Andersson Per Brandt Jannike Wåhlberg Annichen Kringstad Jimmy Birklin Sverker Ericsson Ingemar Kyhlberg Jacob Wedman Lars Spångmyr Christina Gabrielsson Magnus Albinsson Kjell Johansson Hans Wilhelmsson Lotte Johansson Mikael Take Britt-Marie Lundqvist Jerker Andersson Elisabeth Gustavsson Anders Hane Emilia Carlman Ann-Sofie Hultsved Mikael Take Clas Engström Jan Åhlund Gudrun Pauler Jan Isaksson Karin Arvidsson Jan Näslund Susanne Mikaelsson Susanne Rantakokko Tomas Öberg Johan Fröberg Jonny Karlsson Jonny Karlsson En boendegrupp över år Tomas Axi

16 Materialsatsen är en viktig resurs för att effektivt och framgångsrikt arrangera O-Ringen Pallar (lokalt): innehållandes lampor, tvättställ, air conditioners, kassaskåp, skiljeväggar, brevlådor, förgreningsdosor, ljusslingor, karthållare, kioskbord och hyllor, pumpar, duschslangar, duschmunstycken, kassaapparater, skyltar, VVS-rör, fiberkabel, kylklampar, hinkar, tunnor, vattenkannor, kontrollkäppar, duschrör, flaggstänger, elkablar m.m. IT-buss (Uppsala): innehållandes datorer, servrar, IT-kablage, GPSutrustning, mobil utrustning, tv-apparater m.m.

17 Övergripande tidsplan för ett O-Ringen, konsten är att släppa in lagom många i loopen i rätt skede 5-3 år 3-2 år år 0.6 år- 1 mån 1 mån- 1 v. v. 29 v. 30 v. 31 -Dec Koncept 1 Koncept 1 Avtal Generalsekreterare Värdkommun Funktionärsföreningar Rek. 2 Uppdragsplan 3 2 1Val arenor Vision 2 Budget3 80 % Genomförande 1 2 Områdesansvariga Funktionsansvariga Rek. Rek av allt jobb Genomförande Genomförande Funktionärer Rek. 5Utb. Genomförande # Funktionärer 3-5 st 5-15 st 37 st 105 st 264 st 633 st st 154 st 13 st Kick-off: 1) Koncept 2) Generalsekreterare 3) Områdesansvariga 4) Funktionsansvariga 5) Funktionärer Signeringar: 1) Koncept 2) Värdkommun Funktionärsföreningar 3) Uppdragsplan Ersättningstillfällen: 1) Mitten november 2) Mitten december O-Ringenbesök: 1) Tre år före 2) Två år före 3) Ett år före

18 Milstolpar för ett O-Ringen (som genomförs 2020) Tid Leverabel Utfört Ansvarig 2016 Koncept- och projektförutsättningar presenterade Klart Fast 2016 Arbetsgrupp formerad Klart Lokal 2016 Konceptbeskrivning färdigställd Klart Lokal Avtal med funktionärsföreningar tecknat Klart Fast Värdkommunsavtal tecknat Klart Fast Tillstånd och avtal för O-Ringenstaden tecknat Pågår Lokal Föreningsråd etablerat Klart Lokal Alternativ på tänkbara arenor framtaget Lokal Generalsekreterare rekryterad Klart Fast Nyckelroller ledningsgrupp rekryterade Lokal Grundläggande tillståndsansökningar insända Lokal Markägaravtal tecknade Lokal Arenor valda Fast Banläggningsarbete påbörjat Lokal Arbetsgrupp för kommunsamarbete etablerad Lokal Kartritning påbörjad Lokal Arenor och O-Ringenstaden översiktligt designade Fast Kick off med fokus på Uppdragsplan i lokal ledningsgrupp Fast Inbjudan och prissättning fastlagt och publicerat Fast Kartritning färdigställd Lokal Anmälan öppnad Fast Material inventerat Fast Budget och poäng låst Fast Funktionärstilldelning inledd Lokal Banläggningsarbete slutfört Lokal Trafikplaner fastlagda Lokal Större beställningar lagda Fast Funktionärsutbildningar genomförda Lokal Godsmottagning öppnad Lokal Camping färdigställd Lokal O-Ringentorget etablerat Lokal Arenor uppbyggda Lokal Genrep utförda Fast Tävling genomförd Lokal Avveckling utförd Lokal Utfall och ekonomisk fördelning färdigställd Fast 2021 Projektet stängt Fast 2021 Utbetalningar kompletta Fast

20 Belopp att dela på [kkr] Nettoökning [kkr] God ekonomisk utveckling 2014 respektive samt en tydligt positiv prognos för och Utgångsläge (genomsnittligt belopp att dela på ) Målbild ( ) Worst case Best case Momseffekt (1 700) Övrigt (-1 100) Kostnadskontroll (1 000) Övrigt (500) Konceptet ( ) Stöd från regionen ( ) Sammanflätning med värdkommun (1 000) 600 kkr kkr kkr kkr Hur har belopp att dela på fördelats ?

21 kkr Belopp att dela på har i genomsnitt ökat med kkr (ca 40 %) över bolagets första två år Före bolaget ( ) Med bolaget ( ) Ersättning funktionärsföreningar Licensavgift SOFT Projektresultat O-Ringen AB Vad erbjuder bolaget för ekonomisk fördelningsmodell från 2020-?

22 De konceptuella och ekonomiska förändringarna pekar på att det bör finnas >8 500 kkr att dela på från 2020 Ersättningar och licenser [kkr] O-Ringen AB SOFT Summa Kommentar Licensavgift ägare kkr + 26 kr/etappstart (2020) Ersättning bolag kkr i fast ersättning Grundersättning Givet h á 60 kr Funktionärsföreningar Deltagarnöjdhetsersättning Resultatdelningsersättning Genomsnitt Summa Procent 56 % 15 % 29 % 100 % Vid underskott: 20/80/0 Vid överskott: 30/70/0 O-Ringen AB tar den ekonomiska risken, vilket innebär att bolaget kommer att: Kvalitetssäkra och godkänna konceptet Signera värdkommunsavtalet och koordinera samarbetet med värdkommunen Vara ansvarig arrangör för O-Ringen och därmed hålla i taktpinnen från A till Ö Funktionärsföreningarna erhåller en trygg ersättning på kr/h

23 Respektive funktionärsförenings ersättning baseras på andel utförda poäng utifrån en pott om poäng Ansvarsområde Poäng Ledning Tävling Resa Boende Upplevelse Ekonomi Funktionär Marknad Sälj IT Service Miljö Deltagarservice Summa Exempel ersättningsberäkning Anta att: Funktionärsföreningarnas ersättning är SEK En funktionärsförening har utfört poäng Samtliga poäng har utförts av funktionärsföreningarna Då blir ersättningen till funktionärsföreningen: Andel: 5 700/ = 5,70 % Belopp: 5,70 % av = SEK Poängbudgeten fastslås den sista februari året för genomförandet

24 Fördelarna för en region att få ett O-Ringen är flera, såväl ekonomiska som marknadsmässiga För kommunen I genomsnitt ca besökare i regionen i mellan 7-9 dagar I genomsnitt ca kkr i ökade skatteintäkter (givet kkr i turistekonomisk effekt, Robin Hood exkluderat) Marknadsföring av regionen (direkt: turism, medialt m.m.; indirekt: inflyttning, jobbsökande m.m.) Anställningar (O-Ringen AB anställer personal, kartritare, kommunens sommarjobbare m.fl.) Stimulerat idrotts- och föreningsliv i regionen och många nya orienterare (upp emot 15 % av deltagarna är nya i sporten) För näringslivet Ökad omsättning ( kkr i turistekonomisk effekt) Marknadsföring mot deltagarna (rekrytering, nya kontaktytor, m.m.) Leverantörsuppdrag från O-Ringen AB (material, tjänster etc) För funktionärsföreningarna Ekonomisk ersättning för ideellt arbete på mellan kr/h (ca kkr) Ökad ideell verksamhet och nya orienterare i alla åldrar med en potentiellt bestående effekt Kartor som tas fram/revideras till internationell standard (nivå 1) i och med tävlingarna När O-Ringen AB har genomfört ett O-Ringen i regionen så har funktionärsföreningarna och dess medlemmar fått bestående kunskap i hur ett stort internationell arrangemang (nivå 1) genomförs. Det kan nyttjas framöver! Ökat samarbete inom funktionärsföreningen och mellan funktionärsföreningarna i regionen. Arrangemanget knyter nya band inom och över klubbgränserna där erfarenheter utväxlas

26 Vilka arrangörsorter är mest aktuella ? Åre 2021 Oskarshamn 2022 Sundsvall 2023 Arrangörsorter utses på våren drygt fyra år i förväg: Arrangörsort för 2021 utses alltså våren 2017, arrangörsort för 2022 våren 2018 osv.

27 Frågor?