Nyhetsbrev till funktionärer O-Ringen Värmland. Två tillfällen kvar av Funktionärsinformation!

Transkript

1 Nyhetsbrev till funktionärer O-Ringen Värmland 5 juni 2017 Hej! Ni går vi in i slutspurten av förberedelser inför O-Ringen. I dagsläget är det anmälningar och det pekar på ett deltagarantal runt Når vi det kommer det att bli det största O-Ringen som arrangerats i Värmland! Vi vet av erfarenhet från tidigare år att många deltagare väljer att anmäla sig till Etappstarter på plats under veckan så den här nivån på föranmälda ligger i linje med vad vi förväntat oss. Vi har i dagsläget 2070 bokade campingplatser av 2400 platser på O-Ringenstaden. Det gör att vi kan öppna upp för funktionärer att få bo på O-Ringenstaden. Läs mer under funktionärsboende nedan. Två tillfällen kvar av Funktionärsinformation! Vi har genomfört 10 kvällar med information till funktionärer runt om i Värmland. På programmet finns information om arrangemanget, rutiner för säkerhet, miljö och inte minst om Värdskap. Hitintills har vi nått ca 600 av er funktionärer. Vi från ledningen tycker att det har varit roligt att träffa er och vi har fått med oss bra tankar och frågor inför arrangemanget. Läs mer under Fråga & Svar längre ner i mailet. Om ni inte har fått informationen är ni välkomna på någon av de två återstående tillfällena Onsdag 7 juni, Älvstrandens skola i Hagfors Måndag 12 juni, Taserudsgymnasiet i Arvika. Informationen sker på kvällstid kl Här finns en länk till anmälan via webben. Det går även bra att anmäla sig via din kontaktperson i klubben. För er som missat tillfällena under våren kommer vi göra ett uppsamlingsheat i Arvika under vecka 29 inför O-Ringen. Återkommer med tid och lokal Anmäl om du vill ha funktionärsboende i Arvika Taserudsgymnasiet i Arvika kommer att bli vårt centrum för funktionärer. Där kommer vi att ha lokaler för att förbereda inför O-Ringen och där kommer våra samlingar under veckan att vara. Vi har tillgång till gymnasiets sporthall med duschmöjligheter. I skolan finns utrymme för att bo på hårt underlag. Uppställningsplatser för husvagn eller husbil och möjlighet att tälta finns i anslutning till gymnasiet, hård yta eller på gräsytor.

2 Tyvärr är ytorna för husvagnar och husbilar mindre än vad vi ursprungligen planerade för på grund av att Arvika kommun bygger ut skolan som ligger granne med Taserudsgymnasiet. Vi kommer därför att behöva utnyttja en grusplan i närliggande bostadsområde, ca 400 m bort, för att få till tillräckligt med elplatser. Om man önskar elplats vid Taserudsgymnasiet kommer vi att ta ut en självkostnadsavgift på 300 kr för detta. O-Ringen behöver hyra elskåp och kablage för att kunna ordna detta. För de som önskar elplatser kommer det att finnas utan kostnad på parkeringsytorna vid Swegons industrilokaler, ca 75 platser. Tillgång till Bajamaja och renvatten finns på området. Nytt är att vi öppnar upp för att ni som funktionärer kan bo på O-Ringenstadens camping på platser utan el. Vi har lagt till det som ett nytt val i anmälningsenkäten. Om ni vill ändra er tidigare anmälan så gör ni en ny anmälan på länken nedanför. Det går inte att ändra i den gamla, men om ni gör en ny bokning så använder vi oss av informationen i den senaste anmälan som det som gäller för er. Vi kommer att ordna med frukost och kvällsfika till självkostnadspris i Taserudsgymnasiet. Vi kan också utnyttja Volvo CEs personalgård Viksgården. Där finns tillgång till pentry, och duschmöjlighet samt en mindre träningshall. Också fina grönytor för tältning. Anmäl dig här via länken eller anmäl till din klubbkontakt. Vi uppskattar att få in din anmälan så fort som möjligt så att vi kan planera utefter behov. Bokning senast 11 juni för att bli garanterad plats med el. Övriga bokningar kan komma senare. Du kommer att få mail om Mobilise Vi börjar nu registrera alla funktionärer i vårt funktionärsverktyg Mobilise. Alla funktionärer kommer att få tillgång till systemet och där kommer du tex i sommar kunna se dina tider när du ska jobba. Din gruppledare kan även skicka meddelande till dig via systemet. Du kommer åt Mobilise via mobiltelefon och via dator. Mer information om hur vi i O-Ringen Värmland kommer att använda systemet får du på de allmänna funktionärsutbildningarna i vår, men även när vi närmar oss vecka 30. Är det så att du inte har mobiltelefon eller dator så kommer du självklart få all information via din gruppledare när du tex är schemalagd för att arbeta. När just du registreras skickas ett mail till din mailadress med inloggningsuppgifter. Ett tips är att spara detta mail. Din mailadress är användarnamnet för att logga in. Till er som har samma mailadress inom familjen så löser vi det genom att skapa en fiktiv mailadress. Vi kommer att kontakta er för att förklara mer Om du byter mailadress så är det mycket viktigt att du meddelar oss det. Vi har en speciell mailadress där du kan skicka frågor och tex ändringar av mailadress för Mobilise. Denna mailadressen ska bara användas för frågor och ändringar i Mobilise. Adressen är: funktionar@oringen.se Värmländskt värdskap O-Ringen Värmland 2017 har i samarbete med Visit Värmland fått möjlighet att använda deras uppdaterade webutbildning i Värmländskt värdskap. Vi önskar att alla vi funktionärer blir bra ambassadörer inte bara för vårt arrangemang utan också för Värmland. Som funktionär är du med och skapar stämningen och atmosfären under arrangemanget. Ta vara på möjligheten och se Visit Värmlands webutbildning det tar ca 45 minuter. Här ger Visit Värmland information om hur det går till.

3 Hej! Kul att du ska gå vår värdskapsutbildning! Klicka på länken för att starta, Utbildningen tar ca 45 min att gå igenom. När du startat utbildningen behöver du slutföra den inom tre timmar och använda samma dator/platta under hela tiden. Du kan stänga ner utbildningen under de tre timmarna men den startas då om från start när du börjar igen. Tänk isåfall på att du inte behöver svara på de frågor du redan svarat på utan kan klicka dig fram till där du var när du pausade. Vid frågor maila Lycka till! Cecilia Fjellman Projektledare / Project Manager Visit Värmland Svar på frågor vid Funktionärsinformationer Kommer det finnas fri wifi på området?. Fritt WiFi finns på O-Ringentorget.Mobilnätet kommer att förstärkas både på arenorna och på O-Ringenstaden. Förtydliga gärna hur ickemedemmar får medlemskap i aktuell förening. De funktionärer som inte är medlem i en förening, t ex grannar eller vänner, kommer att listas på en förening. Dels för att alla arbetstimmar ska komma en förening till godo, dels för att alla funktionärer genom sitt medlemskap blir försäkrade. Varje förening får en lista över vilka funktionärer som hör till var förening. En medlemsavgift behöver inte betalas in för att räknas som medlem. När kommer arbetsschemat så jag vet mitt engagemang? Gruppledarna börjar lägga scheman när funktionärerna blir införda i Mobilise, under juni månad. Blir det gemensam avslutningsfest? Vi planerar för en gemensam avslutningsfest i september/oktober. Kommer det finnas någon samordning om någon funktionär har tid för något mer under veckan? Vi har en pool av de funktionärer som kan arbeta enstaka dagar. De blir lite av reserver och får rycka in där det behövs. Om någon funktionär får tid över får man gärna anmäla sig till poolen till Britt-Marie Lundqvist. Finns anpassningar för personer med funktionsnedsättningar/ annat modersmål? O-Ringen har skriven information på svenska och engelska. Deltagarservice finns att hänvisa till om det blir frågor som man inte har svar på. Hur många / långa arbetspass förväntas man delta på? Hur scheman ser ut beror på vilken grupp man tillhör. Vi har försökt dela arbetspassen på de platser man ska täcka in både tidig morgon och eftermiddag. Blir det något genrep av en tävlingsdag? Tävling kommer att ha ett genrep fredag 19 juli. Då ska en hel tävling genomföras i datorsystemet, med alla tävlingsfunktioner igång, men utan långa banor. Välkommen att delta som statist. Vi behöver löpare som gör alla tänkbara fel för att testa systemet. Kan jag hämta mina funktionärskläder hos min klubb där jag bor? Funktionärskläderna lämnas ut i Arvika. Vi återkommer med tider. Finns det särskilda transporter för oss som är funktionärer till arenorna? Funktionärer kan åka med bussarna till och från arenan. För funktionärer som arbetar med tidig start kommer det avgå bussar före de vanliga bussarna börjar gå. Mer information om tider och hållplatser för avgång kommer närmare inpå. Arbetsdagar i Boda och Skjutsbol Vi behöver hjälp med att fixa till det sista i skogen inför O-Ringen. Det handlar om att göra iordning nya stigar, bygga broar, m m. Målet med de nytillverkade stigarna är att de ska se ut som stigar och för det behöver vi både röjsåg med grovt snöre och fötter som trampar. Även en del ris kan behöva rensas bort här och där. Observera att det krävs röjsågskörkort för att köra röjsåg med sågklinga. Snöre går dock bra. Det går alltså bra att ta detta som ett löppass och springa... fram och tillbaka på stigarna eller promenera. Lägg gärna en klubbträning här Söndag 11 juni kl 10 Skjutsbol ( Samling Billingsudde - efter vägen till höger strax efter arenan) Söndag 18 juni kl 10 Boda (Samling Slaktboden - vägvisning från väg 177 norr om Koppom)

4 Vi håller på tills vi blir klara. Ta med löparskor, promenadskor, arbetshandskar, röjsåg med snöre, kratta, hammare och såg beroende på vad du vill göra. Egen matsäck kan sitta fint. Grillplats finns, vi har glöden! Mer information: Thomas Gabrielsson Andreas Blomgren Vi söker....fler funktionärer. Vet ni fler personer som vill vara med om orienteringsfesten? Prata med er klubbkontakt eller anmäl er i intresseformuläret. Det är inte för sent att värva fler funktionärer! husvagnar. Det är stor efterfrågan på husvagnar och alla som kommer in för uthyrning blir bokade direkt. Vänd er till grannar och vänner och fråga om de kan tänka sig hyra ut sin husvagn under O- Ringenveckan. Här är nästan hela Värmland av intresse, för deltagarna kommer ju åkande nån stans ifrån och kan haka på husvagnen på vägen. Om ni byter telefonnummer eller mailadress, meddela mig eller er klubbkontakt så att vi kan hålla kontakten med er. Har ni frågor kontakta er förening, i varje förening finns en funktionärsansvarig för O-Ringen eller hör av er till mig som är funktionärsansvarig för O-Ringen Värmland Hälsningar Britt-Marie Lundqvist Funktionärsansvarig O-Ringen Värmland 2017 britt-marie.lundqvist@oringen.se Välkomna till vilda sköna Värmland 2017 Kontakt: Christina Gabrielsson, Generalsekreterare , christina.gabrielsson@oringen.se Magnus Albinsson, Tävlingsansvarig , magnus.albinsson@oringen.se Britt-Marie Lundqvist, Funktionärsansvarig , britt-marie.lundqvist@oringen.se Kjell Johansson, Reseansvarig , kjell.johansson@oringen.se Linda Take, Marknadsansvarig , linda.take@oringen.se

5 Hans Wilhelmsson, Boendeansvarig , Ann-Sofie Hultsved, Miljöansvarig , Emilia Carlman, Serviceansvarig , Lotte Johansson, Upplevelseansvarig , Elisabeth Gustavsson, Säljansvarig , Anders Hane, IT-ansvarig , Mikael Take, Deltagar-centeransvarig ,