FÖR FUNKTIONÄRER AV O-RINGEN HÖGA KUSTEN Generalsekreterare. Höga Kusten Skåne 2014 ( deltagare) Halmstad 2012 ( deltagare)

Transkript

1 FÖR FUNKTIONÄRER AV O-RINGEN HÖGA KUSTEN 2018 Generalsekreterare Supersuccé med anmälningar till O-Ringen Höga Kusten 2018! Den 1 november höjs som ni kanske vet priset för de som anmäler sig till vårt evenemang. Det antal människor som anmält sig 1 november ger en indikation på hur många som kommer att komma till Örnsköldsvik nästa sommar. Hur gick det då? Det blev en jättesuccé! Vi hade hoppats på 6000 anmälda i bästa fall. Det blev 8 480! Hur ser då det resultatet ut jämfört med några andra O-Ringen? I bilden nedan kan ni se hur anmälningsläget sett ut, för oss och för några utvalda år per den 1 november. Vad innebär då deltagare för totalen nästa år? Om inget oväntat sker så pekar det på att vi, med god marginal, får ett O-Ringen med > deltagare i sommar. Vilken dröm det skulle vara! Hur det faktiskt kommer att sluta avgör vi med marknadsföringen framöver och inte minst med tillgång till bostäder. Även om vi räknar försiktigt så ska det mycket till om vi får färre än givet detta grymma utgångsläge. Kika bara i grafen! Höga Kusten 2018 För inte ens om vi jämför deltagare med Sälens extrema stopp 1 (p.g.a. deras boendehantering) så får vi en prognos som är under Vi behöver kavla upp ärmarna och ta in läget, i sommar kommer det att komma många! Riktigt roligt och inspirerande! Vårt upplägg håller väl får många deltagare generellt och jag ser inte framför mig några stora förändringar för camping, tävlingar, bygg och service och upplevelsesidan. Det vi behöver göra nu är att fortsätta få fram privata bostäder och lägenheter, särskilt i centrum, det är så vi når över Vi behöver också gå igenom våra trafiklösningar, framförallt för biltrafik och på parkeringsområdet och se så att vi klarar Lösningarna för busstransporter känns redan nu trygga, här handlar det mest om att dimensionera rätt. Viktigt också att vi blir tillräckligt många arrangörer nästa sommar, så ta tag i era grannar och få med de som volontärer! Vi har fått en flygande start på vårt O-Ringen-äventyr, grattis till oss och till alla våra deltagare som får uppleva vår fantastiska terräng! Nu kör vi! / Generalsekreterare Clas Engström Skåne 2014 ( deltagare) Halmstad 2012 ( deltagare) Borås 2015 ( deltagare) Värmland 2015 ( deltagare)

2 Funktionär I arbetsområdet Funktionär jobbar föreningarnas Funktionärsansvariga oförtrutligt vidare med att rekrytera nya funktionärer till O-Ringen Höga Kusten Målet är att ha 1400 personer inne i vår Funktionärsanmälan i början av nästa år. Först och främst finkammas förstås de egna medlemsleden men alla är välkomna att hjälpa till i 2018 års stora happening! Fler funktionärer välkomnas Just nu (29/10) är det 588 stycken som anmält sitt intresse att vara fuktionär och det är vi väldigt tacksamma över. Men vi behöver vara många fler. Våra deltagande orienteringsföreningar har tid på sig till FUNKTIONÄR Det är funktionärsområdet som tillsammans med funktionärsföreningarna rekryterar funktionärer i tillräcklig mängd och med rätt kompetens för att vi på ett lyckat sätt skall genomföra arrangemanget. Funktionärsområdet är även ansvariga för grundutbildning av alla våra funktionärer under våren Funktionärsansvarig är Anna-Lena Pessa. 15 januari att få in så många namn som möjligt innan vi måste börja se oss om efter folk från andra håll. Så kämpa på! Funktionärsplacering i februari De som anmält sig som funktionär får ett välkomstmail med lite information. Det stora flertalet blir inte placerade på någon särskild post förrän i februari. Allt för att vi ska få en så bra balans som möjligt i de olika grupperingarna mellan sådana med orienteringsbakgrund och de utan. De som leder planeringen (nivå 2 och 3) är dock på plats och jobbar för fullt. Utbildning för funktionärer En första utbildningsomgång hålls söndagen den 19 november i Örnsköldsvik. Den vänder sig till nivå 2 och 3 av funktionärerna. Alla andra kommer att få sina utbildningar med start i mars. Vad kan vi locka dig som funktionär med? Förutom en fantastisk upplevelse med coola människor och varm atmosfär: Ja, du får en t-shirt (det gäller alla oavsett om du jobbar bara en dag eller hela veckan ) och de som jobbar 4 dagar eller mer, får en jacka. OCH, inte att förglömma, Höga Kusten-området får en folkfest där de medverkande föreningarna får ett tillskott i klubbkassorna. Kanske blir det också ett uppsving i medlemsdatabasen? För vem vill inte själv delta året efter i Kolmården? Upplevelse Planeringsarbetet pågår för fullt inom området Upplevelse. För Arenagruppen är det mycket samarbete med Service just nu vad gäller IT, el, VA och byggnationer. Ytorna för O-Ringentorget vid Fjällrävencenter har börjat utformas så att besökarna ska få en bra upplevelse som möjligt. Miniknatens bansträckningar och teman planeras och arbetet med Bagheeralabyrinten på O-Ringentorget har startats upp. Ceremonigruppen har kommit igång och har många idéer för ceremonierna ute på arenorna samt på O-Ringentorget. Inom upplevelseområdet behövs fler funktionärer bland annat till arbetet med att planera avslutningsfesterna och Orienteringsskolan. / Upplevelseansvarig Karin Arvidsson

3 Boende Vi är mitt uppe i planering för campingen, servicestationer ska på plats och vägförbättring i framför allt Svedjeholmen planeras för fullt tillsammans med service. I dagsläget har vi cirka platser på Svedjeholmen och cirka 800 i stan. Svedjecampingen kommer att finnas på ängarna runt Broskolan och erbjuda traditionell camping på gräsytor. Det kommer att gå matarbussar dagligen under eftermiddag och kväll till arenan, så att alla kan ta sig till och från stan. Dessa bussar kommer att vara gratis. Gång och cykelavstånd till sattelitparkeringen på Solänget och de två etapperna i Sund. Stadscampingen kommer att bestå av en blandning av asfalt, grus och en del gräs. Vikingavallen i norr och Dalgatan i söder är exempel på var det kommer att vara campingplatser. Grillplatser kommer att finnas på bägge campingarna. Pernilla Jonsson och Vivvianne Edblom är ansvariga för var sin campingplats. De planerar nu för bemanningen under oringenveckan. Det är viktigt att vi håller en hög servicenivå på arrangemanget. Kampanj: Hyr ut ditt boende Vår kampanj hyr ut ditt boende pågår för fullt. Yvonne Näslund och Maud Westberg har organiserat utdelning av flygblad runt om i Örnsköldsviks centrum och närområden. Flygbladet ligger också ute på alla Cesamanslutna butiker. Vi hoppas att öviksborna är villiga att hyra ut sina hus och lägenheter. I dagsläget ser det riktigt bra ut. Vi kommer att kunna erbjuda många boendealternativ, allt från traditionell camping, stadscamping, lägenhet mitt i stan, båtplatser eller varför inte en villa vid havet. Vi kommer också att kunna erbjuda hårt underlag på Nolaskolan och Parkskolan. Domsjöskolan kommer att vara funktionärsboende. BOENDE Området ansvarar för att hitta och etablera bekväma och bra boenden under O-Ringenveckan. O-Ringencamping, hotell, privatboende, boende på hårt underlag är områden som vi prioriterat. Vi utgår ifrån en stadscamping i centrala Örnsköldsvik och en sedvanlig O-Ringencamping i Svedjeholmen. Funktionärsansvarig är Jan Isaksson

4 Marknad En intensiv höst med många aktiviteter och leveranser är sammanfattningen av marknadsgruppens arbete. Under Arvikaveckan hade vi sju intensiva dagar med marknadsföring som gav oss mycket energi. Många besökare och intressanta samtal i vår monter. Den största produktionen hittills är O-Ringentidningens 68 sidor där vi fått mycket positiv feedback. Vi har också inlett ett samarbete med Lidingöloppet där vi fanns representerade med en monter liksom vi också hade vid 25-mannastafetten. Vid alla tre motrarna (Arvika, Lidingöloppet och 25-mannastaffetten) har responsen bland besökarna varit enastående bra. MARKNAD Området ansvarar för att locka så många deltagare som möjligt till O-Ringen Höga Kusten Detta sker genom O-Ringentidningen, web, sociala medier, press m.m. Framtagning av skyltar till evenemanget ligger också inom området. Marknadsansvarig är Jan Näslund. Locka många deltagare Ett av våra främsta uppdrag i marknadsgruppen är att locka många deltagare till O-Ringen Höga Kusten Ett kvitto på ett framgångsrikt arbete är antalet anmälningar. Just nu är vi mitt i en av de mest spännande veckorna när vi ser anmälningarna ticka in. De första prognoserna ser lovande ut när det gäller hur många som slutligen kommer till vårt O-Ringen. Boendet viktigt En av framgångsfaktorerna för hela arrangemanget är tillgången till bra och vettigt prissatta boendealternativ. Där kan ni alla hjälpa till genom att prata med grannar, vänner och arbetskompisar. Visa dem hur man går tillväga att lägga ut boenden på oringen.se. Det är inte svårt. En annan framgångsfaktor är att vi hjälps åt att sprida budskapen. Via sociala medier, via mail och annat kan vi alla bidra. Dela med er! Bearbeta internationella marknaden Vårt fortsatta arbete i närtid består i att bearbeta den internationella marknaden samt att personligen kontakta föreningar runt om i Sverige. I vårt avtal med Destination Höga Kusten finns en del som avser webbaserad utbildning i värdskap för funktionärer. Den tar cirka 45 min och är obligatorisk för alla funktionärer. Detta är en viktig del i att på bästa sätt ta kunna ta hand om våra besökare och ge dem en så bra bild av Örnsköldsvik och Höga Kusten som möjligt.

5 Tävling I sommar har det hänt mycket inom funktionen Tävling. Ungefär kontrollmarkeringar sitter nu ute i tävlingsterrängen och vi har hunnit genomföra åtta provlöpningar och fem provcyklingar. Dessa har varit välbesökta och värdefulla. Mellan deltagare per tillfälle, i olika åldrar och med olika färdigheter, har sprungit eller cyklat tävlingsbanorna för nästa års O-Ringen. Feedback från provlöparna Banläggarna har lyssnat på synpunkter från provlöparna och justeringar av banorna har gjorts efteråt. Bit för bit läggs nu det som ska bli de slutliga tävlingsbanorna, med rätt svårighetsnivå och särart för de olika disciplinerna. Något kortare och något tuffare Att lägga ett hundratal banor på en O-Ringenetapp innebär förstås en del kompromissande. Men banläggarna jobbar ihop som ett team för att få ihop en bra helhet sett över hela tävlingsveckan. Banor över fem kilometer är något kortade (5-10%) i förhållande till rekommendation. Trots det tror vi att det kommer att bli tufft för många deltagare. Vi är därför noggranna med att beskriva vad som väntar löparna på ett uppriktigt och korrekt sätt i vår marknadsföring. Besök i Värmland Många funktionsansvariga besökte Värmland och studerade sina ansvarsområden extra noga. Vi har haft uppföljande planeringsmöten efter det för att samla och sortera erfarenheterna. Väldigt nyttigt! Nyheter inför 2018 års tävlingar I början av september hade ledningsgruppen för Tävling besök av Jan Troeng från den fasta organisationen inom O-Ringen AB. Då fokuserade vi på viktiga förbättringsområden och nyheter som införs Bland annat kommer deltagarna att erbjudas hyra eller köpa en GPS-enhet som läser in GPS-rutten direkt till SI-pinnen. Vägval kommer att analyseras mer än någonsin tidigare efter O-Ringenetapperna 2018! Avtal med alla markägare Markägarkontakterna löper på bra. Vi har nu avtal med alla markägare som är berörda av start- och målplatser. Inventering av röjningsbehov av stigar och startplatser är gjort. Även en del broar kommer att behöva byggas. Detta arbete i skogen kommer vi

6 att inleda redan i höst. Flera av våra funktionärer hade en gemensam arbetsdag i Backsjö den 5 november. Då röjdes och risrensades stigar i tävlingsområdet och på väg till starterna. Jaktlag hjälper till Även kontakter med berörda jaktlag pågår och vi kommer att få hjälp av dem med att driva ut älgarna ur tävlingsområdena tidigt på tävlingsmorgonen. Det gör man med ungefär två kilometer långa drevkedjor som består av personer. Elitsprinten avgörs mitt i stan Elitsprinten på tisdag kväll blir en riktig publikfest! Tekniska och snabba banor i Örnsköldsviks stadskärna väntar deltagarna och tävlingen kommer att locka mycket publik. Seniorklasserna utökas just på Elitsprinten för att locka några av världens bästa sprintlöpare. Vi har haft bra dialog med kommunens trafikplanerare och hittat lösningar så att det ska bli rättvisa tävlingar och att trafik, löpare och publik ska kunna samsas i centrum utan att olyckor ska inträffa. Fler funktionärer behövs Rekrytering av funktionärer inom Tävling fortgår. Det är nu ett ganska stort gäng om cirka 70 personer som planerar och förbereder. Det är härligt att se det engagemang och den glädje som präglar arbetet! TÄVLING Området ansvarar precis som det låter för genomförandet av alla tävlingar under O-Ringenveckan. I dag finns tre tävlingsformer; fotorientering, mountainbikeorientering och precisionsorientering. Exempel på funktioner som ingår är kartritning, banläggning, tävlingsadministration, vätska, starter, mark och vilt samt elittouren. Tävlingsansvarig är Jan Åhlund. Ekonomigruppen har börjat ta form och i dagsläget är vi fyra stycken som arbetar med att ta fram kassa och de betalningslösningar som ska finnas på O-Ringen Höga Kusten Några i ekonomigruppen var på besök i Arvika i somras och det var ett mycket lärorikt besök. Under hösten ska den grova planeringen av antal försäljningsställen fastslås. Minska användningen av kontanter Ekonomigruppen arbetar för att minska antalet kontanter under O-Ringen och att övriga betallösningar så som swish och kort ska vara det som används mest. Förhoppningen är att under O-Ringen Höga Kusten 2018 så ska vi kunna ha ett mycket bättre nätverk och Ekonomi att de problem som fanns med swish och kortbetalningar i Arvika inte ska finnas här. Vi i gruppen tycker att det är jätteroligt att äntligen vara i gång med arbetet för att göra O-Ringen Höga kusten 2018 till en riktig härlig upplevelse! EKONOMI Ekonomihantering med fakturor etc. sköts i sin helhet från kontoret i Uppsala. Området ur vårt lokala perspektiv handlar om att tillhandahålla fungerande betalningslösningar för kontanter, kort och swish m.m. Ekonomiansvarig är Hanna Vestin.

7 Bilden visar Sattelitparkeringen vid Solängets Travbana. Nu påbörjas en mer detaljerad planering av detta område. O-Ringen är inte bara orientering och vi känner att vi har en mycket viktig uppgift att leverera ut de tävlande till arenorna på ett effektivt och säkert sätt. Efter O-Ringen Värmland, där vi som planerar Resor spanade och lärde oss mycket, har vi nu under hösten kommit in mer i detaljer kring parkeringar och bussning. Trafikplan framtagen Vi har tagit fram en trafikplan för hur vi vill genomföra transporter till och från arenor. Eftersom de allra flesta bor och tävlar nära Örnsköldsviks centrum och dess Resor närområden, behöver vi komma överens med många aktörer om hur vi hanterar trafiken för buss, bil, cykel och gångtrafikanter. Vi har en pågående dialog med Länsstyrelsen, Trafikverket, Örnsköldsviks kommun, polis och räddningstjänst. Det behövs många tillstånd för att genomföra trafikplanen. Information till allmänheten Det kommer att finnas stort behov av information till allmänheten eftersom många öviksbor kommer att beröras av stora trafikförändringar under O-Ringenveckan. De som bor på Svedjeholmens camping kommer att erbjudas bussning in till Centrum och O-ringenstaden på kvällar så att de kan ta del av allt spännande som händer där. Här sitter vi och placerar ut trafikskyltar på en karta. Digitalt än så länge men skyltarna ska på plats till vecka 30 nästa år. Vi söker fler funktionärer som vill jobba med parkering, bussning, flaggvakter tillsammans med det här trevliga gänget: Anna, Marianne, Jonas och Ulrik. RESA I området resa ingår alla transporter med bil, buss, och cykel samt planering för att skapa bra transportlösningar både för resan till, och under själva O-Ringen. Trafikplanering, skyltning, bussning och parkering är viktiga delområden. Reseansvarig är Gudrun Pauler.