G A L L R I N G S B E S L U T 2005:15

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN H A N D L Ä G G A R E: S U S A N N E S T R A N G E R T GALLRINGSBESLUT 2005:15 SID 1 (1) DNR / G A L L R I N G S B E S L U T 2005:15 Nämnd/Förvaltning AB Familjebostäder SSA dnr /05 (Familjebostäders fastighetssystem FASAD), /96 (Familjebostäders pappersbaserade handlingar), /02 (Familjebostäders bostadshyreskontrakt), /04 (Svenska Bostäders fastighetssystem HYRA/KUND/EWA), /05 (Stockholmshems fastighetssystem FASTER). Beslutets huvudsakliga innehåll - Fastighetssystemet FASAD med digitala uppgifter, applikation och funktionalitet gallras enligt de frister som anges i bilagd promemoria. - Ärendehanteringssystemet HyrUT med digitala uppgifter, applikation och funktionalitet gallras enligt de frister som anges i bilagd promemoria. - Blankettverktyget StreamServe med digitala uppgifter, applikation och funktionalitet Övriga handlingar i ärendet Gallringsförslag från AB Familjebostäder Yttrande från Revisionskontoret Yttrande från Juridiska avdelningen Stadsarkivets promemoria Anm Vissa uppgifter i fastighetssystemet FASAD bevaras i digital form i enlighet med bevarandeplanen för fastighetssystem. Planen har tagits fram gemensamt av AB Familjebostäder, AB Svenska Bostäder och AB Stockholmshem. Beslutande samt datum för beslut Björn Jordell Stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 DNR /97 SID 2 (2)

3 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN DNR /05 SID 1 (13) PROMEMORIA 2 BILAGOR BEVARANDE OCH GALLRING AV UPPGIFTER I FAMILJEBOSTÄDERS FASTIGHETSSYSTEM- FASAD ÄRENDET AB Familjebostäder inkom den 19 januari 2005 till Stadsarkivet med en gallringsframställan. För innehållet i framställan svarar BRA Arkivkonsult Prager & Co AB. I framställan finns förslag till bevarande och gallring av det digitala informationsinnehållet, applikationen och funktionaliteten i fastighetssystemet FASAD. Ett separat gallringsförslag föreligger för de med FASAD nära sammankopplade IT-systemen; ärendehanteringssystemet HyrUT och blankettverktyget StreamServe. Enligt framställan ska viss information i fastighetssystemet undantas från gallring. Det gäller sådana uppgifter som AB Familjebostäder, AB Stockholmshem och AB Svenska Bostäder i samverkan med BRA Arkivkonsult har definierat som bevarandevärda. Dessa redovisas i bolagens gemensamma bevarandeplan (bilaga 1). Syftet med planen är att samma typ av uppgifter i de olika fastighetssystemen ska bevaras genom digital långtidslagring. Förslaget innebär sammanfattningsvis: - Fortlöpande gallring av informationsinnehållet i FASAD enligt angivna gallringsfrister. - Slutlig gallring av applikationen med all funktionalitet vid systemavslut. - Regelbunden kopiering av bevarandevärd information i FASAD och överföring till - Stadsarkivet för digital långtidslagring (se bevarandeplanen, bilaga 1). - Fortlöpande gallring av informationsinnehållet i IT-systemen HyrUT och StreamServe, - Slutlig gallring av applikationerna HyrUT och StreamServe med inbyggd funktionalitet vid systemavslut. Utgångspunkten för förslaget är en bevarande- och gallringsutredning. Dess centrala del har varit en analys och värdering av vilken betydelse informationen i FASAD kan ha på kort och lång sikt. Förutom egennyttan har bolaget beaktat informationsbehovet för B OX 22063, S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

4 DNR /05 SID 2 (13) insyn, rättssäkerhet, förvaltning och forskning. Resultatet har blivit en listning av bevarandevärda respektive gallringsbara uppgifter, vilka redovisas i bilaga 2. En del av de uppgifter som bolaget föreslår gallras, förekommer även i pappersform. Bolagets gallring av pappershandlingar regleras i gallringsbesluten SSA 1997:1 samt i SSA 2003: 14. Genom det senare beslutet, som är en ändring av SSA 1997:1, medges gallring av bolagets bostadshyreskontrakt med 10 års gallringsfrist. BAKGRUND 2002 genomförde Stadsarkivet en inspektion av AB Familjebostäders hantering av allmänna handlingar (dnr SSA /02). Stadsarkivet konstaterade vid inspektionen att bolagets arkiv var välordnat och att bolagets verksamheter föreföll väldokumenterade. Gallring av den pappersbaserade dokumentationen samt av in- och utdata till flera ITsystem var reglerad i Stadsarkivets gallringsbeslut SSA 1997:1 (ändrad genom SSA 2003:14). Däremot saknade gallringsbeslutet uppgifter om den elektroniskt lagrade informationen i bolagets IT-system. Eftersom all gallring måste vara reglerad genom gallringsbeslut, yrkade Stadsarkivet att bolaget skulle genomföra en bevarande- och gallringsutredning. Denna skulle särskilt avse informationen i IT-system och register, och resultera i en gallringsframställan till Stadsarkivet. Liknande yrkanden har riktats vid Stadsarkivets inspektioner av Svenska Bostäders och Stockholmshems hantering av allmänna handlingar. Det har resulterat i att Stadsarkivet mottagit flera gallringsframställningar från bostadsbolagen. I huvudsak har dessa gällt informationen i de olika fastighetssystemen. Stadsarkivet har därefter fattat flera gallringsbeslut för bl.a. Svenska Bostäders fastighetssystem (SSA 2005:5) och Stockholmshems nya fastighetssystem (SSA 2005:12). OM IT-SYSTEMET FASAD OCH GALLRINGSFRAMSTÄLLAN Om fastighetssystemet FASAD Av framställan framgår att det fastighetsadministrativa systemet FASAD är ett för bolaget centralt IT-system. Det omfattar flertalet av bolagets huvudprocesser, innehåller kopplingar till andra interna och även externa system samt har i stort sett heltäckande uppgifter om bolagets fastigheter, hyror och hyresgäster m.m. FASAD togs i drift ( i sin nuvarande form) den 10 december 2000, och är utvecklat i PowerBuilder, ett scriptbaserat utvecklingsverktyg från Sybase. Framställans indelning Eftersom FASAD ständigt genomgår förändringar och bolagets önskan har varit att få till stånd ett gallringsbeslut med lång giltighet, har bolaget inte utformat framställan på alltför detaljerad nivå. Den utgår således inte från informationen i de enskilda tabellerna utan fokuserar på de moduler (infomationsenheter) för olika funktioner/arbetsprocesser som

5 DNR /05 SID 3 (13) presentationsgränssnittet visar. Ifråga om information som tillhör flera moduler har bolaget valt den modul informationen huvudsakligen tillhör. Framställan är uppställd efter följande moduler: Hyror, Fastigheter, HLU (Hyresgäststyrt LägenhetsUnderhåll), Faktura, Felanmälan, Försäkran, samt Boförbätt-ring. För varje modul redovisas i framställan vilka uppgifter som bör gallras enligt vissa gallringsfrister och vilka uppgifter som bör undantas från gallring för att istället bevaras. Även sådan information som bolaget bedömt som uppenbart ringa och normalt omfattas av ett lokalt gallringsbeslut, ingår i framställan (se bilaga 2). Ett fåtal gallringsfrister, som ska underlätta genomförandet av gallringen, förekommer; gallras vid inaktualitet och gallras efter 10 år, alternativt bevaras. Med gallras efter tio år avses att uppgifterna kan gallras tio år efter det att uppgiften införts/upphört att gälla/senaste notering. Om framställans gallringsförslag Förutom att framställan innehåller förslag till fortlöpande gallring av FASAD:s informationsinnehåll, finns även förslag till gallring av applikation med all inbyggd funktionalitet vid systemavslut. Exempel på funktionalitet är: - Sökfunktioner som fritextsökningar och sökning på t.ex. kontraktsnummer, objektsnummer m.m. - Utskriftsfunktioner till brevmallar och rapporter - Beräkningsfunktioner, t.ex. skulderänteberäkningar och amorteringsberäkningar vid HLU - Kopplingar till andra interna och externa system - Påminnelsefunktioner, ex. bevakning vid misskött amorteringsplan. I framställan betonas att gallringsförslaget även innefattar sådana uppgifter i FASAD som bolaget bedömer som integritetskänsliga. Exempel på de senare är uppgifter som rör hyresgäster och kontaktpersoner som gode män och borgenärer. Eftersom dessa kan omfattas av sekretess enligt sekretesslagen och/eller utgör personuppgifter enligt personuppgiftslagen, har bolaget föreslagit att information av detta slag gallras i sin helhet. Det gäller exempelvis samtliga uppgifter om skulder/inkasso, uppgifter i anteckningsfält som är relaterade till en hyresgäst samt uppgifter kring gode män och borgenärer. Stadsarkivet har särskilt kommenterat den delen av gallringsförslaget (se avsnittet Stadsarkivets synpunkter). Om framställans bevarandeförslag När det gäller informationsinnehållet i FASAD finns det specifika uppgifter som rör fastigheter, uthyrning och hyresgäster, och som bolaget vill undanta från gallring. Dessa uppgifter har bolaget definierat i samarbete med AB Svenska Bostäder, AB Stockholmshem och BRA Arkivkonsult. Den bevarandevärda informationen rör: - Viss information om fastigheter, byggnader, och uppgångar - Viss information om hyresobjekt

6 - Viss hyresgäst- och kontraktsinformation kopplat till objekt - Uppgifter om andrahandsuthyrning - Hyror på statistisk nivå DNR /05 SID 4 (13) En närmare specifikation av den bevarandevärda informationen ges i bostadsbolagens bevarandeplan (senaste version, se bilaga 1). Planen har tagits fram av BRA Arkivkonsult och Stockholmshems arkivarie i samverkan med stadens allmänyttiga bostadsbolag och gäller för informationen i samtliga fastighetssystem. Enligt denna plan ska vissa rådata bevaras ur systemet och levereras till Stadsarkivet i ett format som möjliggör digital långtidslagring. För närvarande pågår diskussioner och arbete för att testa om rådatat kan struktureras i XML-format. Genom en sådan omstrukturering av rådatat kan en arkivversion skapas av det ursprungliga fastighetssystemet. Enligt bevarandeplanen ska denna arkivversion sedermera förvaltas av Stadsarkivet. OM HYRUT - STREAMSERVE OCH GALLRINGSFRAMSTÄLLAN HyrUT är ett med FASAD integrerat ärendehanteringssystem. Systemet har direkta kopplingar mellan vissa ärenden i FASAD och HyrUT, exempelvis vid uppsägningar och kontraktsskrivningar, samt med flera andra interna och externa IT-system/webbplatser. Bolaget föreslår att den information i HyrUT som visar vilka personer som stått i bolagets olika interna bytesköer får gallras vid inaktualitet (se vidare, bilaga 2). StreamServe är ett blankettverktyg för utskrifter från FASAD. Systemet skapar på dynamisk väg månadsvisa hyresavier, påminnelser och kravbrev med hjälp av uppgifter från FASAD. Bolaget föreslår att de sammanställda blankettfilerna får gallras efter 10 år samt att övriga uppgifter/sammanställningar får gallras vid inaktualitet (se vidare, bil. 2). REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har beretts tillfälle att yttra sig över AB Familjebostäder gallringsframställan. Juridiska avdelningen har kommenterat följande: - Med hänsyn till att den allmänna preskriptionstiden är 10 år och att handlingar och information kan ha betydelse som bevis eller annars vara av betydelse för rättsvården (förutsatt att samma uppgifter inte återfinns på annat sätt än i systemen) bör denna typ av uppgifter bevaras åtminstone i 10 år. - Räkenskapsmaterial enligt bokföringslagen ska bevaras t.o.m. det 10 :e året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. - Noteringar i Anteckningsboken, bl.a. om varningsbrev, kan vara av betydelse vid rättsprocesser. Avdelningen menar att det därför kan vara nödvändigt att förlänga gallringsfrister för sådan information. Det förutsätter dock att samma information inte

7 DNR /05 SID 5 (13) går att få fram på annat sätt än från systemet. Om systemet endast innehåller information om om innehållet i handlignar som finns på annat håll och som gallras enligt andra gallringsbeslut kan informationen i systemen gallras enligt förslagen i gallringsframställan. I Revisionskontorets yttrande hänvisas till att räkenskapsmaterial enligt huvudregeln måste bevaras minst 10 år från räkenskapsårets utgång. Utöver denna minimitid ger Revisionskontoret exempel på vissa räkenskapshandlingar som kan behöva sparas under längre tid; exempelvis verifikationer med uppgifter om nyttjanderätt och servitutsrätt till fast egendom, verifikationer som rör investeringsutgifter med löpande garantitid liksom donationshandlingar. Slutligen refererar kontoret till att det finns räkenskapshandlingar som bör kunna gallras efter kortare gallringsfrister i intervallet 2-6 år. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Allmänt Genom arkivhandlingar i pappersbaserad eller i digital form ges information om den verksamhet där handlingarna har uppkommit. Denna information kan ha stor betydelse för bolagets kärnprocesser i form av informationsöverföring, spårbarhet och egenkontroll. Den kan också tillföra organisationen ett mervärde genom att påvisa olika aktiviteter som sammantaget bildar bolagets historia och härigenom skapar identitet och identifikation (jämför företagens varumärken). Praxis idag är att bevara sådan information/handlingar som tillkommer i myndigheters kärnverksamhet i högre utsträckning än handlingar som tillkommer i tekniska och administrativa stödverksamheter. Detta kodifieras i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy. Emellertid nödvändiggör informationstillväxten också att handlingar/uppgifter från en myndighets kärnverksamhet gallras. I annat fall blir handlingsbestånd och informationsmängder alltför svåröverskådliga och lagringskostnaderna ökar. Förutsättningen för gallring är dock att det finns kvar handlingar/uppgifter som kan ge tillräckligt omfattande information om den verksamhet som har bedrivits. Dessa handlingar/digitala uppgifter ska kunna tillgodose informationsbehovet för offentlighetsprincipen, rättssäkerheten samt förvaltningen och forskningen. Synpunkter på bevarande och gallring av fastighetssystemet FASAD Det är uppenbart att fastighetssystemet FASAD är ett synnerligen verksamhetskritiskt ITsystem för AB Familjebostäder. Systemet hanterar en stor mängd uppgifter som rör de specifika verksamheter bolaget har till uppgift att bedriva; bostadsförsörjning, fastighetsförvaltning, hyresreglering och hyresadministration. Av framställan framgår hur bolaget har motiverat sitt förslag att bevara vissa centrala uppgifter i FASAD för all framtid: dels att bolagets verksamhet går tillbaka till 1936 och

8 DNR /05 SID 6 (13) dels att AB Familjebostäder är det tredje största kommunala bostadsbolaget. Enligt bolaget är det mot denna bakgrund ---rimligt att anta informationen om bolagets fastighetsbestånd och hyresgäster kan komma att intressera framtida forskare. Den bevarandeplan som de tre bostadsbolagen samarbetat om, och som innebär att samma typ av uppgifter om fastigheter, uthyrning och hyresgäster kommer att bevaras i de tre olika fastighetssystemen, är innovativ. För Stockholms stad finns i nuläget inga motsvarande digitala arkiveringsmodeller. Stadsarkivet vill i detta sammanhang framhålla ståndpunkten att bevarandeplanen kan förmodas bli kostnadseffektiv för de bostadsbolag som är involverade. Bolagen kommer att kunna dra nytta av det omfattande arbete som bevarande- och gallringsutredningen inneburit, och som resulterat i att bolagen gemensamt specificerat vilken information i systemen som är bevarandevärd. Detta kommer sannolikt att minska risken för att fel information sparas liksom för att väsentlig information går förlorad. Samtidigt ger det sannolikt bolaget bättre förutsättningar för ökad styrning och systematik i dokument- och informationshanteringen. När formerna fastställts för hur den bevarandevärda informationen ska säkras digitalt för framtiden, torde det bidra till minskat behov av pappersbaserad information med dess högre lagringskostnader. För framtidens användare/forskare kommer Stadsarkivet att kunna tillhandahålla ett både mer rikligt och framför allt mer lättillgängligt och bearbetningsbart (än om det varit pappersbaserat) forskningsmaterial. För kvantitativa och jämförande forskningsstudier torde detta vara särskilt värdefullt. Huruvida dataunderlaget även medger kvalitativa studier t.ex. på individnivå, har Stadsarkivet däremot svårare att bedöma. Stadsarkivet delar AB Familjebostäders bedömning av vilka data som är bevarandevärda och av relevans för forskning eller eventuellt olika bolagsspecifika ändamål. Stadsarkivet är övertygat om att dessa uppgifter kommer att utgöra en viktig källa till kunskap om nutida förhållanden och företeelser inom stadens allmännyttiga bostadsverksamhet. Stadsarkivet har inte heller några allvarliga invändningar gentemot bolagets gallringsförslag, som förefaller grundligt och väl genomarbetat. Till viss del har bolaget föreslagit gallringsfrister som överensstämmer med gallringsfristernas längd för motsvarande pappershandlingar i gallringsbesluten SSA 1997:1 (ändrad SSA 2003:14). Stadsarkivet anser detta vara ett rimligt ställningstagande. Med hänsyn till att Stadsarkivet har som uppdrag att se till att relevant information bevaras för framtiden, vill dock Stadsarkivet särskilt kommentera bolagets förslag till gallring av vissa typer av digitala uppgifter i FASAD: För det första föreslår bolaget gallring av hyresgäst- och fastighetsinformation i de fria anteckningsfälten vid inaktualitet. Som Stadsarkivet tidigare hävdat (se motsvarande gallringsbeslut för AB Svenska Bostäders fastighetssystem SSA 2005:5) skulle sådan information kunna nyttjas i historievetenskaplig eller samhällsvetenskaplig forskning, när

9 DNR /05 SID 7 (13) det gäller t.ex. aspekter på bostadsbolagets uthyrning och hyresgästernas boende. Ur ett strikt forskningsperspektiv skulle således dessa uppgifter sannolikt ha forskningspotential. Även Juridiska avdelningen har kommenterat gallringsförslaget för uppgifter i de fria anteckningsfälten, men från helt andra utgångspunkter. Avdelningen har föreslagit att vissa av dessa uppgifter, exempelvis uppgifter om varningsbrev, under vissa förutsättningar kan behöva ges en förlängd gallringsfrist. Som skäl anför avdelningen att uppgifterna kan komma att utgöra bevis i en rättsprocess. Om däremot informationen dokumenteras på annat håll inom bolaget och kan tillhandahållas under den 10-åriga preskriptionstiden, anser avdelningen att framställans förslag till gallringsfrister kan tillämpas. För det andra föreslår bolaget med hänsyn till skyddet av den personliga integriteten gallring av samtliga individrelaterade uppgifter om skulder och inkasso. Stadsarkivet anser det dock problematiskt om skyddet av integritet automatiskt ges företräde framför behovet av rättssäkerhet. Denna intressekonflikt menar Stadsarkivet kan leda till gallring av integritetskänsliga uppgifter samtidigt som rättssäkerheten å andra sidan fordrar förekomsten av dokumentation som styrker olika företeelser. Här vill Stadsarkivet fästa bolagets uppmärksamhet på att arkivlagens bestämmelser om bevarande för forskning tar över personuppgiftslagens bestämmelser om att en personuppgift ska gallras så snart den inte längre fullgör sitt ändamål. I Stadsarkivets bedömning av framställan har följande dokument varit vägledande: - Gallringsbeslut för vissa handlingar vid AB Familjebostäder och Störningsjouren (SSA 1997:1). - Gallringsbeslut för AB Familjebostäders bostadshyreskontrakt med bilagor fr.o.m. år 1985 (SSA 2003:14, ändring av gallringsbeslut 1997:1). - Gallringsbeslut för AB Svenska Bostäders fastighetssystem HYRA/KUND (EWA) (SSA 2005:3). Med bevarandeplan för bostadsbolagens centrala fastighetsdata. - Gallringsbeslut för uppgifter, applikation och funktionalitet i fastighetssystemet FASTER vid AB Stockholmshem (SSA 2005:12). Med bevarandeplan för bostadsbolagens centrala fastighetsdata. - Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner och landsting (RA-FS 1995:2). - Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv (RA-FS 1997:8). - Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy Bevarandet av nutiden, (1995).

10 DNR /05 SID 8 (13) FÖRSLAG TILL BESLUT I övrigt anser Stadsarkivet att gallring kan medges enligt AB Familjebostäders förslag utan att de ändamål som anges i 3 arkivlagen åsidosätts. Susanne Strangert Stadsarkivets enhet för tillsyn och rådgivning

11 DNR /05 SID 9 (13) Bilaga 1 BEVARANDE De allmännyttiga bostadsbolagen har gjort sitt val av bevarandevärda uppgifter i fastighetssystemen för att det ska gå att se hur bolagets fastighetsbestånd sett ut och förändrats i ett långtidsperspektiv samt för att åskådliggöra vilka hyresgäster som bott var och hur länge. Det faktum att planen gäller för samtliga bostadsbolag och samtliga fastighetssystem möjliggör att hela den kommunala bostadsmarknaden i Stockholm kan följas på lång sikt. BEVARANDEPLAN FÖR FASTIGHETSSYSTEM Bolag/arkivbildare Fastighet Organisationsnamn Fastighets ID Organisationsnummer Fastighetsnummer Fastighetsbeteckning Län Kommun Församling Stadsdel Byggnad Byggnads ID Fastighetsbeteckning Adress Byggnadsår Ombyggnadsår Uppgång Adress Sektion Etage Antal bostadslägenheter Antal uthyrningsbara lokaler Objektsinformation Fastighetsbeteckning Objektstyp Objektsnummer Adress Våningsplan Yta Antal rum Standardkoder/utrustning (ex badkar, kokvrå) Kontrakt bostäder Namn (en eller två personer) Personnummer (en eller två personer) Kontraktsnummer Fastighetsbeteckning Objektsnummer Inflyttningsdatum Avflyttningsdatum Anvisningsform Kontrakt lokaler Namn Organisationsnummer Kontraktsnummer Fastighetsbeteckning Objektsnummer Inflyttningsdatum Avflyttningsdatum Ändamål Andrahandsuthyrning Namn Personnummer Kontraktsnummer Fastighetsbeteckning Objektsnummer Inflyttningsdatum Avflyttningsdatum Statistik Hyresnivåer 1 Planen ingår i gallringsbeslutet för AB Stockholmshems fastighetssystem Faster, SSA 2005:12.

12 DNR /05 SID 10 (13) Bilaga 2 FÖRTECKNING ÖVER DIGITALA UPPGIFTER SOM FÖRESLÅS BEVARAS RESPEKTIVE GALLRAS I AB FAMILJEBOSTÄDERS FASTIGHETSSYSTEM - FASAD Förslaget är utformat med utgångspunkt från de sju moduler som fastighetssystemet FASAD:s presentationsgränssnitt uppvisar. Applikationen FASAD med all inbyggd funktionalitet föreslås gallras vid inaktualitet, d.v.s. i samband med systemavslut. Fatighetssystemets moduler: Hyror Fastigheter HLU, Hyresgäststyrt lägenhetsunderhåll Faktura Felanmälan Försäkring Boförbättring Modulen Hyror Modulens första ingång är ett sökformulär, med möjlighet att söka på efternamn, adress, objektnummer, födelsedatum, gällande, avslutade, bostad, lokal etc. Utifrån sökningen väljer man ett kontraktsnummer, som medger vidare information i avtalsfunktionen där information ligger bakom flikar som heter; allmänt, avtal, upplys/villkor, T/A, Nyttjare/2:a hand, definitiv uppsägning, reskontra, historik. Modulen innehåller även en anteckningsbok, med möjlighet att läsa fritextnoteringar inom fyra områden, avtal, debitering, nycklar och inkasso (den sista fordrar särskild behörighet för att få läsas). Informationen i anteckningsboken finns delvis i mer formaliserad form i andra delar av systemet. Bevaras Kontraktsnummer, namn, personnummer, inflyttningsdatum, avflyttningsdatum, uppgifter om andrahandsuthyrning, anvisningsform för lägenheten. Gallras efter 10 år Hyresreskontra, med uppgifter om debitering (se även avsnitt faktura), uppgifter som uppsägningstyp, datum och avflyttningsadress. Gallras vid inaktualitet Uppsägningstid, exempelvis 3 månader. Debiteringsperiod, exempelvis månadsvis/kvartalsvis. Hyresnivå (hyresbelopp) Borgensman Upplysningar i fritextfälten på objekt/avtalsnivå, t.ex. vilka bilagor som följt med

13 DNR /05 SID 11 (13) kontraktet, ordningsregler, datum för visning, datum när en bytesansökning kommit in. Anteckningsbokens information i fritext, exempelvis notering om varningsbrev, anledning till ansökan om andrahandsuthyrning eller bostadsbyte. Historikfiler över vem som ändrat uppgifter, när det har skett och vilken förändring det var, föreslås gallras i samband med leverans av bevarandeuppgifter till Stockholms stadsarkiv. Modulen Fastigheter I fastighetsmodulen hanteras all information kring fastighetsbeståndet, exempelvis uppgifter om de fysiska byggnaderna samt om ekonomiska förhållanden och upplåtelseformer. Informationen är möjlig att se på olika nivåer; område, fastighet, entré, våning och objekt. Bevaras Fastighet: Fastighetsnummer, fastighetsbeteckning, adressuppgifter, stadsdel, byggnadsår, värdeår, ombyggnadsår, förvärv/försäljning. Port/uppgång: Våningar, antal lägenheter, antal lokaler. Objekt: Objektsnummer, adress, yta, antal rum, standardutrusning; t.ex. badkar, kokvrå. Gallras efter 10 år Uppgifter om ekonomiska transaktioner vid fastighetsköp, taxeringsvärden, upplåtelseformer, och servitut. Informationen finns i pappersform. Uppgifter på upplysningsfliken, t.ex. om uthyrningsspärr. Uppgifter om tekniska data, avloppspumpar, takbeläggnader, typ av uppvärmning och ventilation etc. Gallras vid inaktualitet Portkoder. Uppgifter om en fastighets tidigare distriktstillhörighet, områdesnummer, husvärdsområden etc. Övriga egenskaper, exempelvis notering om att informationsblad är uppsatt i porten. Data om Data, d.v.s. metadata om vem som har lagt in fastigheten i FASAD och genomfört senaste uppdatering. Modulen HLU Modulen innehåller information om underhåll inom objekt samt uppgifter om leverantörer och utförare. Informationen är sorterad under tre rubriker, beställning, utförd åtgärd och friköp. Gallras vid inaktualitet Uppgifter om vilka produkter som finns i lägenheten föreslås gallras när en detalj byts ut (i praktiken kan det innebära efter många år). Uppgifterna är enbart intressanta så länge de finns och används.

14 Modulen Faktura Innehåller all information om fakturor som gått ut till hyresgäster. DNR /05 SID 12 (13) Gallras efter 10 år Den lista som sammanställs efter sökning av information i modulen. På listan finns uppgifter som fakturanummer, avtalsnummer, period, namn på hyresgäst, fakturatyp t.ex. hyresavi, HLU faktura), förfallodatum och belopp. Modulen Felanmälan I felanmälningsmodulen registreras fel i lägenheter och övriga utrymmen i bolagets fastigheter. I felanmälan finns en flik för arbetsordrar, där det går att se och sortera information om område, ärendenummer, inrapporteringsdatum, status, kvitterat av, återrapporterat, adress, utrymme (t.ex. hall, entre, kök), komponent (t.ex. spis, dörr), detalj (t.ex. vred, lådor), felbeskrivning (fritext). Modulen innehåller också information om en hyresgäst i de fall då felanmälan gäller inom en lägenhet. Där kan också finnas anmärkningar i fritext som annars inte finns i FASAD, exempelvis om hyresgästen föredrar att hantverkare kommer viss tid på dagen, tillfälligt telefonnummer eller hur nyckel ska överlämnas. Gallras vid inaktualitet Informationen gallras när felet är åtgärdat och återrapporterats eller avfärdats. Om felanmälan leder till försäkringsärende eller om utskriven arbetsorder bifogas en faktura, bör gallringsfristerna enligt gallringsbeslut SSA 1997:1 tillämpas. Modulen Försäkring Försäkringsfliken/underhåll av skadeärende innehåller information om försäkringsskador, datum, försäkringsbolag, skadebeskrivning, kostnader, entreprenör, fakturaförteckning m.m. Det framgår även typer av skador på samma adress och uppgifter kring ev. evakueringslägenhet. Utskrifter med utvald information från denna modul bevaras i 10 år i försäkringsakter/ärende i bolagets centralarkiv. Gallras efter 10 år Digitalt lagrade uppgifter om försäkringsärenden i överensstämmelse med gallringsbeslut SSA 1997:1, som medger 10 års gallringsfrist för pappershandlingar i försäkringsärenden. Modulen Boförbättring Modulen innehåller information om de boförbättringsinsatser som gjorts i bolagets äldre fastigheter. Den visar på fastighets/objektsnivå vilka förändringar som gjorts. Gallras efter 10 år Uppgifter om vilka hyresgäster som godkänt ombyggnad, vilken del av lägenhet som åtgärdats, adressuppgifter och kontraktsnummer. Hyresnivå och datum för hyreshöjning, hyresnedsättning.

15 DNR /05 SID 13 (13) Fritextfält med uppgifter om speciella önskemål, tider och telefonnummer dagtid till hyresgäst. Gallras vid inaktualitet SABO:s tabell B (relativ hyra) och en poängbedömningstabell för hyressättning utifrån standard. FÖRTECKNING ÖVER DIGITALA UPPGIFTER, APPLIKATION OCH FUNKTIONALITET SOM FÖRESLÅS GALLRAS I IT-SYSTEMEN HYR UT och STREAM SERVE HyrUT är ett med FASAD integrerat ärendehanteringssystem. Vid uppsägningar och kontraktsskrivningar direkta kopplingar mellan ärenden i FASAD respektive i HyrUT. Systemet har även samband med Talsvar, Familjebostäders hemsida, Digitala ritningsarkivet och Bostad Stockholm (Bostadsförmedlingens hemsida). I systemet hanteras information om flera olika interna bytesköer en ordinarie, en för ungdomar liksom en för hyresgäster som är i behov av lägenheter vid separation (viss statistik över externa och interna köer har dokumenterats på annat håll inom bolaget). Gallras vid inaktualitet Applikationen HyrUT med all inbyggd funktionalitet gallras vid systemavslut. Information på individnivå om vilka personer som stått i respektive byteskö. StreamServe är ett blankettverktyg för utskrifter från FASAD. På dynamisk väg skapas månadsvisa hyresavier, påminnelser och kravbrev. Från FASAD skickas uppgifter som XML-filer till StreamServe. Systemet skapar blanketter med valda uppgifter och exporterar därefter informationen till PDF-format och PCL-filer samt till en textfil med aktuella postnummer. Filerna används för tryckning, skrivs ut lokalt eller sparas som i. PDF-filernas fall, för internt bruk. Gallras efter 10 år PDF-, PCL- samt rena textfiler enligt beskrivningen ovan. Gallras vid inaktualitet Övriga uppgifter/sammanställningar. Applikationen StreamServe med all inbyggd funktionalitet gallras vid systemavslut.