G A L L R I N G S B E S L U T

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN H A N D L Ä G G A R E: S U S A N N E S T R A N G E R T GALLRINGSBESLUT SSA 2005:9 SID 1 (1) DNR / G A L L R I N G S B E S L U T 2005:9 Nämnd/Förvaltning Stadsledningskontoret/Välfärds- och utbildningsavdelningen SSA dnr /05, /03 (avseende ADBOM och SKOLA-systemen), /05 (Gallring av uppgifter och funktionalitet i IDA (stadens invånardatabas). Beslutets huvudsakliga innehåll Bevarande och gallring av informationsinnehåll, applikation och funktionalitet i stordatorsystemet ADBOM (Automatisk Databehandling i Barnomsorgen) enligt bilagd promemoria. Övriga handlingar i ärendet Stadsarkivets promemoria Anm Beslutande samt datum för beslut Björn Jordell Stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN DNR /05 SID 1 (8) PROMEMORIA 2005:9 1 BILAGA BEVARANDE OCH GALLRING AV INFORMATIONSINNEHÅLL, APPLIKATION OCH FUNKTIONALITET I ADBOM ÄRENDET Stockholms stadsarkiv har tillsammans med Stadsledningskontorets Välfärds- och utbildningsavdelning (f.d. systemenheten, IT-avdelningen) utarbetat ett förslag till bevarande och gallring av informationen i stordatorsystemet ADBOM (=Automatisk behandling i BarnOmsorgen). Förslaget avser informationsinnehållet, applikationen och funktionaliteten i ADBOM. Förslaget föranleds av att Stockholms stad under hösten 2004 lät avveckla de stadsövergripande stordatorbaserade IT-systemen ADBOM och SKOLA (elevregistrering i grundskolan). Dessa ersattes den 1 oktober av ett mer modernt, webbaserat och gemensamt ITsystem för e-tjänster inom förskola och skola; ProCapita, i staden kallat BoSko (=BarnOmsorg och Skola). Systembytet påverkade dels stadsdelsförvaltningarna med tillhörande grundskolor, dels Utbildningsförvaltningen. Även efter detta systemskifte har staden via IT-avdelningen haft åtkomst till SKOLA och ADBOM med TietoEnator som driftleverantör. För ADBOM:s del har uppgifterna behövt vara tillgängliga som en säkerhetsåtgärd under den tid debiteringen av förskole- och skolbarnomsorg i BoSko fasats in. Enligt systemansvarig har detta varit nödvändigt, särskilt efter att det konstaterats att användare oavsiktligt kunnat radera uppgifter ur BoSko. För Stockholms stad har det samtidigt inneburit stora lagringskostnader att parallellt med det nya verksamhetsstödet hålla stordatorsystemen levande. Till dessa system räknas förutom ADBOM och SKOLA även stadens invånardatabas IDA. IDA har fortlöpande försett ADBOM, SKOLA m.fl. av stadens IT-system med person- och adressuppgifter (se Stadsarkivets gallringsbeslut avseende IDA, SSA /05). Ytterligare ett starkt pådrivande skäl till att gallringsfrågan snarast måste regleras för stordatorsystemen är TietoEnators flytt av driftverksamheten till Finland den 1 juni. Stadens systemchef har därför kontaktat Stadsarkivet med en begäran om gallringsbeslut så att systemen definitivt kan läggas ned och stadens systemkostnader reduceras. Eftersom överföringen av data från ADBOM till BoSko liksom avvecklingen av ADBOMdatabasen jämställs med gallring måste den systemägande och arkivansvariga myndigheten Kommunstyrelsen (Stadsledningskontoret) se till att reglera gallringen. Myndigheten ska som regel överlämna en bevarande- och gallringsutredning med förslag B OX 22063, S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

3 DNR /05 SID 2 (8) till beslut till Stadsarkivet. Eftersom ADBOM emellertid är ett stadsövergripande system och Stadsarkivet erhåller årliga anslag för mottagande av sådana system har Stadsarkivet tillsammans med Stadsledningskontoret sammanställt underlag till detta beslut. BAKGRUND ADBOM infördes etappvis inom Stockholms stad under tidsperioden Det var ett inom staden egenutvecklat (av Socialförvaltningen och Stockholms stads dataservice, sedermera WM-data Public Partner och numera TietoEnator) verksamhetssystem för stordatormiljö med terminalhantering. ADBOM var obligatoriskt inom staden. Ändamålet var administration av barnomsorgsverksamhet för förskolebarn fr.o.m. ett års ålder och för skolbarn t.o.m. tolv års ålder. Systemet innehöll funktioner för köhantering, erbjudande om plats, placering av barn, debitering av avgifter samt framställning av statistik. I praktiken utgjordes ADBOM av tre delsystem för kö, platsbokning och debitering. Tekniskt bestod ADBOM av fyra databaser - barndatabasen, vårdnadshavardatabasen, barnstugedatabasen och dagbarnvårdardatabasen - som var sammanlänkade med varandra genom logiska segment och pekare i en hierarkisk databas. Vilka uppgifter systemet innehöll vid mitten av 1980-talet framgår av bilaga till denna promemoria. Enligt uppgifter från systemansvarig (år 2000) var de uppgifter och handlingar/sammanställningar som systemet hanterat i huvudsak följande: - ansökan (indata), mottagningsbevis (utdata) - kölista, barnstugelista, offentlighetslista m.m. (utdata) - erbjudande om plats (utdata), bevakningslista för erbjudanden om plats - lista över lediga platser (=avdelningslista)(utdata) - placering (indata), automatisk avgiftssättning (bearbetning) - underlag för debitering (indata) - schema för dagbarnvårdare (bearbetning), barnets schema - kö-, placerings- och inskrivningsstatistik (utdata) År 2000 fanns det i ADBOM uppgifter om ca barn, vårdnadshavare, dagbarnvårdare och barnstugor. Systemets användare var på senare tid knutna till de 18 stadsdelsförvaltningarna samt till utbildningsförvaltningen ifråga om interkommunal ersättning och ersättning till privata barnstugor, totalt ca 500 personer. Vissa av uppgifterna som förekommer i ADBOM-databasen omfattas av sekretess enligt 7 kap. 4 sekretesslagen. ADBOM har möjliggjort en automatisk avgiftssättning för debitering av barnomsorg. Avgiften har baserats på barnets omsorgstid och ålder, föräldrarnas inkomster samt antalet inskrivna syskon. Den statistik som systemet genererat har dels bestått av en statistikrutin med månatliga uppdateringar samt 13 månaders sparad historik, dels av viss Onlinestatistik. Statistikrutinen har använts för att följa upp och fördela resurser till

4 DNR /05 SID 3 (8) barnstugor, skolor, stadsdelar liksom för staden som helhet. I de fall statistiken inte varit tillräcklig har IBM:s frågesystem för terminaler - IC/E - nyttjats. Samband med andra system: Systemet har skapat fast utdata: platserbjudande, kölista, bevakningslista, avdelningslistor, dagbarnvårdarschema, barns schema, statistikrapporter m.m. Levererat uppgifter till stadens system för fakturering REX (Räkningar Externa Kunder). Skapat bokföringsunderlag till ekonomisystemet EDIT. Lämnat årliga statiskuppgifter till SCB. Hämtat namn- och adressuppgifter från stadens invånardatabas IDA. Skapat månadsvisa filer för bearbetning i frågesystemet IC/E. Kontrollerat behörigheter i behörighetssystemet J90. ADBOM var i drift fram till den 30 september 2004, då även SKOLA-systemet avvecklades till förmån för TietoEnators e-tjänstebaserade ärendehanteringssystem BoSko. Genom BoSko har Stockholms stad fått ett IT-stöd som innefattar administration av såväl förskola, skolbarnomsorg som grundskola. ALLMÄNT OM GALLRING Som nämnts motsvarar överföring av information från ett system till ett annat, liksom rensning av databaser vid systemavslut, gallring av allmänna handlingar. I digital miljö är nämligen alla former av informationsförlust eller förlust av möjligheter att sammanställa, återsöka eller fastställa uppgifters äkthet, att jämställa med gallring För att inte rätten till insyn ska inskränkas genom att information gallrats, fordrar därför regelverket att gallring prövas och beslutas i särskild ordning. I Stockholms stad är det den myndighet som har arkivansvar för ett system som ansöker om gallring hos Stadsarkivet. För det formella gallringsbeslutet svarar således Stadsarkivet. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Av tids- och kostnadsskäl har Stadsarkivet inte inhämtat synpunkter på förslaget till bevarande och gallring från Juridiska avdelningen och Revisionskontoret. Normalt svarar den myndighet som har arkivansvar för ett system för att gallringsförslaget remitteras till berörda remissinstanser samt för att ev. korrigeringar genomförs innan förslaget överlämnas till Stadsarkivet för slutligt avgörande. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Om bevarande och gallring av ADBOM Förra året överlämnades Stadsarkivets enkät Övergripande systeminformation (dnr SSA /03) till Claes Drysén, systemansvarig för ADBOM, vid dåvarande ITavdelningen, Stadsledningskontoret. Syftet var att få underlag till det gallringsbeslut som

5 DNR /05 SID 4 (8) planerades. I enkäten ingick frågor om systemets informationsinnehåll, uppbyggnad och dokumentation. Enkätsvaren har utgjort en viktig informationskälla för denna promemoria. Enkäten föregicks av diskussioner mellan Stadsarkivet, Stadsledningskontorets dåvarande IT-avdelning samt TietoEnator huruvida informationsinnehållet i systemet skulle bevaras eller gallras helt eller delvis. Ett alternativ som behandlades var möjligheten att göra ett strukturerat digitalt uttag av vissa, bestämda uppgiftskonstellationer ur ADBOM. Tillsammans skulle dessa data bilda vad som kan betecknas som en arkivversion av ADBOM-systemet. Denna arkivversion med utvalda data skulle i sådant fall långtidslagras i digital form medan applikationen, gränssnittet, funktionaliteten och eventuellt andra uppgifter skulle gallras. Emellertid ansågs inte detta alternativ realistiskt, av skäl som framgår nedan. Viss dokumentation i form av användarhandbok och systemdokumentation (logiska relationer mellan databaserna och postbeskrivning för de olika databaserna) överlämnades till Stadsarkivet. Som test skickades år 2001 en CD-R-skiva, vilken i komprimerad form innehöll de poster som då ingick i ADBOM-systemet. Efter Stadsarkivets kontroll, gjordes bedömningen att dessa inte tillförde någon egentlig information utöver den årsstatistik (fasta utdata) som enligt Stadsarkivets gallringsbeslut fortlöpande hade skrivits ut från ADBOM och levererats som mikrofichekort till Stadsarkivet. Under den period dåvarande IT-avdelningen och Stadsarkivet diskuterade om mikrofichet skulle ersättas av digitala leveranser, avbröts produktionen av mikrofiche. Den har därefter inte återupptagits. Eftersom en omfattande och fortlöpande gallring har skett av uppgifter i ADBOM under systemets hela drifttid i enlighet med Stadsarkivets tidigare gallringsbeslut och Datainspektionens gallringsföreskrifter, bedömde Stadsarkivet i detta läge att informationens värde inte uppvägde arbetsinsatsen för att framställa en digital arkivversion av ADBOM. Efter överenskommelse med systemansvarig utarbetade Stadsarkivet därför ett förslag till gallringsbeslut. Där föreslogs vissa undantag från gallring; dels de statstikuttag som redan levererats till Stadsarkivet, dels de uppgifter som skulle konverteras till kommande verksamhetsstöd. Vid ett senare möte på IT-avdelningen i december 2004 ändrades emellertid hela ärendets inriktning radikalt. Den tidigare utgångspunkten, som varit att medge gallring och att inte genomföra någon digital leverans, ersattes istället av ståndpunkten att det var möjligt och t.o.m. önskvärt att bevara största möjliga informationsmängder i digital form. Det som slutligen 2005 kom att levereras till Stadsarkivet blev dock inte ett urval data i en arkivversion utan istället en ögonblicksbild av hela ADBOM-databasen vid nedsläckningen den 31 december Denna kopia av databasen strukturerades om till rena textfiler i ASCIIformat (på motsvarande sätt som Stadsarkivet tagit emot av arkivversioner av relationsdatabaser) och levererades därefter till Stadsarkivet för digital långtidslagring. Tidigare gallringsbeslut Förutom de gallringsföreskrifter som Datainspektionen 1985 respektive 1992 utfärdade för ADBOM som personregister (se Argument för bevarande och gallring av informationen i ADBOM), har Stadsarkivet fattat flera gallringsbeslut för ADBOM-systemet. Första

6 DNR /05 SID 5 (8) gången var , AN 1987:8, (dnr /87), då Stadsarkivet medgav gallring i huvudsak enligt Socialförvaltningens förslag. Enligt förslaget skulle alla personrelaterade uppgifter gallras när det juridiska och administrativa värdet upphört. Om en ansökan om barnomsorg enligt 15 socialtjänstlagen föranledde förtur föreslogs den förvaras tillsammans med personakten och gallras samtidigt med denna. Viss framtagen statistik placeringsuppgifter, uppgifter om avvikande avgifter, avgiftsgrundande uppgifter, debiteringsuppgifter, samt dagbarnvårdaruppgifter - föreslogs bevaras i form av ett s k arkivexemplar. Gallringsfristen för vissa indata ändrade Stadsarkivet från 1 år till 2 år efter inrådan av Revisionskontoret, som menade att varje enskilt ärende måste kunna följas två kalenderår bakåt. Vidare ansåg Revisionskontoret att de handlingar som utgjorde ekonomiska verifikat skulle sparas som motsvarande ekonomiska handlingar. Detta gallringsbeslut upphävdes när Stadsarkivet fattade nya gallringsbeslut; SSA 1989:9 respektive SSA 1989:12, varav det senare beslutet är mest relevant för ADBOM:s del. Beslutet medger gallring av samtliga uppgifter i ADBOM förutom ett årligt ackumulerat statistikuttag av samtliga inskrivna barn i barnomsorgen med tillhörande uppgifter om placeringar. Argument för bevarande och gallring av informationen i ADBOM 1) Uppgifter i ADBOM finns lagrade på annat håll: Stadsarkivet har tagit emot och förvarar mikrofiche med årliga statistikutttag ur ADBOM. För år 1987, 1990, saknas mikrofiche. ADBOM har innehållit avgiftsgrundande uppgifter avseende innevarande år och de två närmast föregående åren. Samtliga avgiftsgrundande uppgifter i ADBOM från år 2001 och framåt konverterades över till BoSko. Enligt Stadsarkivets bedömning hindrar inte de ackumulerade statistikuttagen att de ursprungliga uppgifterna i systemet bevaras långsiktigt. Stadsarkivets uppfattning är att denna information är synnerligen forskningsintressant. Stadsarkivet har i stor utsträckning medgivit gallring av traditionella pappershandlingar inom barnomsorgen. Detta har i efterhand visat sig olyckligt då det för närvarande tycks finnas ett stort behov av långa obrutna tidsföljder av data från barnomsorgen. Enligt ADBOM:s systemansvarig har t.ex. stadens politiker uttryckt önskemål om tillgång till jämförbara barnomsorgsuppgifter från åtskilliga decennier tillbaka. Det kan gälla resurstilldelning, antal inskrivna barn per barnstuga, avdelning m.m. Emellertid har det visat sig att genom ADBOM få tillförlitliga och korrekta data om barnsomsorgsförhållanden längre tillbaka i tiden. Orsakerna till detta torde framgå nedan. 2) Uppgifter i ADBOM har vissa brister i informationskvaliteten Systemansvarig har uppgivit att användningen av systemet med inmatning av uppgifter i olika fält inte skett på ett enhetligt sätt över tid på stadsdelsförvaltningarna. Det har också förekommit att felaktiga uppgifter registrerats i ADBOM som en anpassning till rådande debiteringssystem, exempelvis har samtliga barn vid en barnstuga kunnat skrivas in på en och samma avdelning.

7 DNR /05 SID 6 (8) Denna omständighet att data inte alltid representerar vad de utger sig för att vara är en besvärande omständighet. Det kommer att försvåra för framtida användare att tolka informationen på ett riktigt sätt. För att minska risken för feltolkning krävs därför att några av de vanligaste felkällorna exemplifieras i förståelsedokumentationen till ADBOM. Stadsarkivet tror sig dock kunna hävda att denna form av informationsmässiga brister är synnerligen vanliga i IT-system. Genom en högre grad av styrning och kontroll av vilka uppgifter som registreras i systemen skulle dock detta problem kunna minskas. Sammanfattningsvis anser därför Stadsarkivet att de nämnda bristerna i informationskvaliteten i sig inte utgör något hinder för att bevara informationen för all framtid. 2) Möjligheten att långtidslagra informationen har inte setts över i ett tidigt skede. Den arbetsinsats som erfordras för bevarande av ADBOM som digital arkivversion kan inte motiveras med hänsyn till de begränsade forskningsmöjligheter som systemets kvarvarande information erbjuder. Denna ståndpunkt är fortfarande delvis relevant. Lösningen blev att en kopia av databasen, som den såg ut vid nedsläckningen, levererades till Stadsarkivet för digital lagring, inte en arkivversion. Eftersom ingen detaljerad bevarande- och gallringsutredning föregått leveransen har samtliga uppgifter kommit med, även rutinartade sådana. Som ett exempel kan nämnas telefonnummer till vårdnadshavare. Dessa skulle normalt sett ha föreslagits till gallring, men kommer nu istället att bevaras. Troligen kommer detta dock att inte nämnvärt minska överblicken och åtkomsten till data. 3) Gallring av ADBOM och möjligheterna att bedriva forskning Systemet har till följd av olika gallringsbeslut endast innehållit avgiftsgrundande uppgifter avseende innevarande år och de två närmast föregående åren. Denna långtgående gallring av uppgifter i ADBOM har sin bakgrund dels i Stadsarkivets tre gallringsbeslut (se avsnittet Tidigare gallringsbeslut), dels i Datainspektionens föreskrifter om gallring av uppgifter i personregister (efter samråd med berörd arkivmyndighet). Exempelvis har ADBOM endast kunnat uppvisa statistik från de senaste 13 månaderna. Förutom viss Onlinestatistik samt de årliga mikroficheuttagen till Stadsarkivet har övriga uppgifter gallrats i enlighet med Datainspektionens beslut från (dnr ). Gallringen omfattade alla kö-, placerings- och debiteringsavgifter då de varit inaktuella i två år. Undantagna från gallring var ansökningsdatum, ködatum, arkiveringsdatum och arkiveringsorsak, som dock skulle gallras då barnet fyllt 13 år och uppfyllde ovanstående villkor. Transaktionsloggen gallrades efter 2 månader. Enligt nästföljande beslut från Datainspektionen den (dnr ) skulle gallring ske när ansökan återtogs eller 3 år efter att placeringen upphörde. Gallringen omfattade alla uppgifter utom vårdnadshavarens namn, ansökningsdatum, ködatum samt uppgift om var tidigare placering funnits. Samtliga av dessa uppgifter skulle dock gallras senast då barnet fyllde 13 år. Transaktionsloggen gallrades efter ca en vecka. Stadsarkivet anser att samtliga gallringsbeslut har inverkat menligt när det gäller möjligheten att använda kvarvarande information i ADBOM för forskning. Stadsarkivet beklagar därför djupt att så många individrelaterade uppgifter knutna till barnomsorgen härigenom

8 DNR /05 SID 7 (8) har gallrats ut. Som nämnts förmodas dessa data ha ytterligt stor forskningspotential idag. Även om möjligheterna att göra longitudinella studier är begränsade kan säkert mer kvalitativa studier utföras på mindre urval. Detta menar Stadsarkivet betyder att vi idag bör ta ett större ansvar för att bevara de informationsmängder som faktiskt finns kvar i systemet. Trots allt finns det vissa uppgifter som rör början av 1980-talet. Sedan år 2001 återstår också samtliga då inaktuella uppgifter i ADBOM (då Datainspektionen beslut upphörde att gälla). Slutligen ska även de aktuella avgiftsgrundande uppgifterna, som konverterades från ADBOM, tills vidare bevaras i BoSko. Gallringsbeslut som relateras till i denna promemoria är följande: - Arkivnämndens gallringsbeslut avseende Gallring av socialförvaltningens handlingar och uppgifter tillhörande barnomsorgens ADB-system AN 1987:8, nr 314, (dnr /87), - Stadsarkivets gallringsbeslut avseende Rutinhandlingar förekommande vid barnomsorgsbyråerna, daghemmen och fritidshemmen enligt tjänsteutlåtande, SSA 1989:9 (dnr /88). - Stadsarkivets gallringsbeslut avseende dagjournaler, dagbarnkort och familjekort, SSA 1989:12 (dnr /83, /88). - Stadsarkivets gallringsbeslut avseende uppgifter och funktionalitet i IDA (stadens invånardatabas), SSA 2005:8 (dnr /05) - Datainspektionens beslut om tillstånd för personregistret Barnomsorgsregister, (dnr DI ), - Datainspektionens beslut om tillstånd för personregistret Barnomsorgsregister (ADBOM), (dnr DI ). STADSARKIVETS FÖRSLAG TILL BESLUT 1. Stadsarkivet föreslås besluta om gallring av ADBOM:s funktionalitet, gränssnitt samt applikation utan att det bedöms åsidosätta bevarandeändamålen enligt 3 arkivlagen. 2. Stadsarkivet föreslås besluta om undantag från gallring av följande uppgifter: De årliga statistikuttagen ur ADBOM-systemet enligt Stadsarkivets gallringsbeslut SSA 1989:12, avser samtliga inskrivna barn i barnomsorgen med uppgifter om deras placeringar; socialdistrikt/stadsdel, barnomsorgsform, barnstugunummer, avdelningsnummer, dagbarnvårdare, fritidshem m.m. Dessa arkivuttag finns bevarade för tidsperioden (med undantag av årgångarna 1990, som saknas). Uttagen har skett på arkivbeständigt medium - mikrofiche - som förvaras i Stadsarkivets klimatarkiv. De digitalt lagrade uppgifterna fr.o.m. år 2001 och framåt som konverterats över till det nya verksamhetssystemet BoSko ska bevaras till vidare, d.v.s. till dess att en bevarande- och gallringsutredning gjorts. Utredningen ska främst omfatta en analys och värdering av informationsinnehållet i BOSko med utgångspunkt från arkivlagens bevarandeändamål.

9 DNR /05 SID 8 (8) Den kopia av samtliga uppgifter i ADBOM-databasen som levererats som arkivfiler till Stadsarkivet för digital långtidslagring. Även uppgifter av uppenbart ringa betydelse föreslås bevaras tills vidare med hänsyn till att ADBOM-systemets datamängder inte är särskilt tyngande. Susanne Strangert Stadsarkivets enhet för tillsyn och rådgivning