Handfasta råd och tips för en lyckad IT-investering

Transkript

1 Handfasta råd och tips för en lyckad IT-investering - Att upphandla IT-system för framtiden - Seminarium Bank november 2009 Johan Nylén, Partner, Baker & McKenzie Advokatbyrå

2 Juristens utmaningar Avtalen skall beakta Å ena sidan Säkerhet Pålitlighet Trygghet Å andra sidan Mobilitet Snabbhet Flexibilitet

3 Ett bra IT-avtal några utvalda punkter Tänkbara åtgärder för att uppnå lyckade kontrakt/samarbeten: Bra förarbete Teknikoberoende Flexibilitet Skalbarhet Transparens Incitamentsstruktur för framtida pris- samt teknikutveckling Prisstruktur som gynnar konsolidering och virtualisering Struktur som gynnar proaktivitet i samarbetet Struktur som tillåter konkurrens mellan flera avtalsparter

4 Bra förarbete Affärsintressen ur leverantörens respektive kundens perspektiv stämmer sällan överens. Därför är det viktigt att: Leverantören ges möjlighet att tillsammans med kunden genomföra en förstudie Parterna diskuterat igenom förväntningar, målsättning och syfte Parterna har bekantat sig med varandras verksamhet, företagskultur, organisation och arbetssätt Kunden tydligt har identifierat och redogjort för leverantören sina prioriteringar

5 Teknikoberoende Ska man i över huvudtaget ange en teknisk specifikation i ett IT-avtal? Räcker det inte med en specifikation av den funktion som levereras? I samband med att bankkundernas beteenden ändras är det viktigt att IT-avtalet medger motsvarande ändring IT-avtalet måste således kunna följa den tekniska utvecklingen Hur säkerställs detta?

6 Flexibilitet Flexibilitet betyder att förändringar lätt ska kunna göras, innebärande anpassningsbarhet och förändringsförmåga till följd av till exempel organisationsförändringar hos kunden som t.ex. användning av nya tekniska plattformar Flexibilitet betyder också att förändringar ska kunna ske snabbt och det avser alla IT-tjänster, t ex innehåll i tjänsteutbud och servicenivåer Flexibilitet innefattar även skalbarhet, vilket innebär att volymen av IT-tjänsterna skall kunna ändras Flexibiltet innebär anpassning till den tekniska utvecklingen som t.ex. Cloud Computing Flexibiltet innebär anpassning till ändringar av kunders beteende som t.ex. användning av nya betaltjänster

7 Transparens Ett lyckat samarbete och framgångsrika IT-investeringar kan ofta uppnås med ökad transparens mellan leverantören och kunden. Detta kan ske genom t.ex: Öppenhet om vinster/förluster på respektive sida Tidig problemorientering och diskussionsforum Ömsesidigt utbyte av personal Återkommande utvärderingar

8 Incitamentsstruktur för pris- samt teknikutveckling Anpassade incitamentssystem ( bonusmodeller för optimering av drift) Value for Money Scorecard (konkurrenskraftig prissättning, fortlöpande förbättringar, kostnadsbesparingar, uppfyllande av SLA-nivåer, etc.) Leverantören ska under avtalstiden har ett ansvar för att proaktivt verka för att avtalade funktioner tillhandahålls kunden, vilket kan innebära att leverantören kontinuerligt skall utveckla, förbättra och effektivisera sina tjänster, rutiner och processer och sin teknik inom ramen för helhetsåtagandet.

9 Prisstruktur som gynnar konsolidering och virtualisering Ålägga leverantören ett ansvar att fortlöpande ge förslag på förändringar som innebär kostnadsbesparing för kunden Exempel sådana förändringar kan vara: Konsolidering av applikationsservrar efter transformation Konsolidering av programvara med en för kunden bibehållen funktionalitet och kvalitet Ersättning av programvara med likvärdig till lägre kostnad Efter leverantören genomfört dylik ändring har leverantören rätt att fakturera kunden under en viss tid (ex. 3 mån) enligt det tidigare högre priset

10 Struktur som tillåter konkurrens mellan flera avtalsparter Vanligt att ingen eller begränsad konkurrens föreligger i förhållande till andra leverantörer när avtalet ingåtts Använda flera leverantören kan i flera situationer vara lämpligt

11 Struktur som gynnar proaktivitet i samarbetet Traditionella legala och operationella påföljder för icke uppfyllelse av avtalet är ofta av reaktiv karaktär istället för proaktiv natur; exempelvis viten, prisavdrag samt hävning Proaktiva påföljder avser att på ett tidigt stadium identifiera och motverka systematiska brister i leveransen. Proaktiva påföljder i korthet: 1. Händelser som indikerar brister i leveransen eller hos leverantören identifieras och anges i avtalet 2. Dessa händelser tilldelas en risknivå beroende på (i) hur länge den pågår; (ii) om den är återkommande; (iii) hur allvarlig den är; samt (iv) hur viktigt den är för kunden 3. Till varje risknivå kopplas ett antal påföljder som syftar till att motverka bristen. Det är även möjligt att koppla vissa påföljder till vissa särskilda händelser

12 Exempel på proaktiva påföljder Händelse: Kundens medarbetare är enligt genomförd undersökning missnöjda med leverantörens tjänster; det rör sig främst om missnöje med leverantörens helpdesk-funktion. Risknivå: Händelsen tilldelas enligt gällande avtal risknivå 3. Påföljd: Bland påföljderna till risknivå 3 återfinns följande påföljd som väljs av kunden: Oberoende utomstående part kallas in som granskar leverantörens verksamhet och kommer med förslag till åtgärder som leverantören måste implementera på egen bekostnad. Den oberoende parten förslår att leverantören skall tilldela helpdeskfunktionen ökade ekonomiska resurser och ändra vissa rutiner vid mottagandet av helpdesk-ärenden.

13 Exempel på proaktiva påföljder, forts. Händelse: Leverantörens ekonomiska ställning försämras kraftigt och leverantören har svårt med att behålla personal, uppdatera/ uppgradera hård- respektive mjukvara, ligga i den tekniska framkanten och minskar på övervakning och säkerhet m.m. Risknivå: Händelsen tilldelas enligt gällande avtal risknivå 5. Påföljd: Bland påföljderna till risknivå 5 återfinns följande påföljd som väljs av kunden: Tvingande skyldigheter för leverantörens moderbolag att göra ett ekonomiskt tillskott så leverantörens kreditvärdighet återställs till en önskvärd nivå alternativt ställa moderbolagsgaranti. Leverantörens moderbolag skjuter till kapital till leverantören.

14 Struktur som gynnar proaktivitet i samarbetet Mer adekvat lösning för säkerställa säker drift samt bra samarbetsklimat Förebyggande; i ett tidigt skede fånga upp tecken på brister i leveransen eller hos leverantören vilket även motverkar systematiska brister Skräddarsydd; händelser som är av betydelse för parterna lyfts fram Olika brister straffas olika; mindre trubbigt och endimensionellt verktyg Funktionsanpassad; en mer ändamålsenlig och välbalanserad uppföljning av leverantörens leverans

15 Johan Nylén Baker & McKenzie International is a Swiss Verein with member law firms around the world. In accordance with the common terminology used in professional service organizations, reference to a partner means a person who is a partner, or equivalent, in such a law firm. Similarly, reference to an office means an office of any such law firm.