Granskning av beslutsprocesser

Transkript

1 Revisionsrapport Lisa Åberg, Caroline Liljebjörn och Malin Kronmar Granskning av beslutsprocesser Kalmar kommun

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod Iakttagelser Finns ändamålsenliga och dokumenterade rutiner för nämndens beredningsprocess? Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Servicenämnden Efterlevs gällande rutiner för beredningsprocessen? Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Servicenämnden Finns en tydlig organisation för nämndens beredningsarbete? Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Servicenämnden Har utredningsuppdrag tydliga direktiv? Kultur- och fritidsnämnden Barn- och ungdomsnämnden Servicenämnden Finns ändamålsenliga mallar för framtagande av beslutsunderlag? Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Servicenämnden Vilken kvalitetssäkring av beslutsunderlag görs ur juridisk och ekonomisk synpunkt? Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Servicenämnden Ges de förtroendevalda tillräckliga förutsättningar för att sätta sig in i ärenden före beslutsfattadet? Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Servicenämnden Skickas beslutsunderlag ut tillsammans med kallelsen? Kalmar kommun

3 Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Servicenämnden Är sammanträden effektiva och finns ett fungerande samspel mellan förtroendevalda och tjänstemän? Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Servicenämnden Revisionell bedömning Kontrollfrågor Kalmar kommun

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Bristande beredningsrutiner innebär risker i beslutsfattandet som ofta leder till felaktiga beslut. Målsättningen är att nämndernas ledamöter ska känna trygghet i förvaltningens grundläggande beredningsarbete. Det kommunala beredningstvånget innebär att en nämnd som berörs av ett ärende ska beredas möjlighet att yttra sig innan ärendet avgörs av fullmäktige. För nämndernas beredning av ärenden finns inga specifika regler i kommunallagen. Likväl måste nämnderna se till att det finns en fungerande beredning av de ärenden som ska behandlas i nämnden. Det handlar såväl om kvalitet på besluten som att rättssäkerheten upprätthålls. Kalmar kommuns revisorer har i sin riskbedömning funnit skäl att granska beslutsprocessen inom kultur- och fritidsnämnden, barn- och ungdomsnämnden och servicenämnden. Granskningen har genomförts av Lisa Åberg, Caroline Liljebjörn och Malin Kronmar inom Revisionsfråga Har respektive nämnd en ändamålsenlig beslutprocess? Följande revisionskriterier gäller för granskningen: Finns ändamålsenliga och dokumenterade rutiner för nämndens beredningsprocess? Efterlevs gällande rutiner för beredningsprocessen? Finns en tydlig organisation för nämndens beredningsarbete? Har utredningsuppdrag tydliga direktiv? Finns ändamålsenliga mallar för framtagande av beslutsunderlag? Vilken kvalitetssäkring av beslutsunderlag görs ur juridisk och ekonomisk synpunkt? Ges de förtroendevalda tillräckliga förutsättningar för att sätta sig in i ärenden före beslutsfattandet? Skickas beslutsunderlag ut tillsammans med kallelsen? Kalmar kommun 1 av 17

5 Är sammanträden effektiva och finns ett fungerande samspel mellan förtroendevalda och tjänstemän? 1.3. Metod Intervjuer har skett med nämndernas presidier, förvaltningschefer och nämndsekreterare. Följande personer/funktioner har intervjuats: Förvaltningschefen för barn- och ungdomsförvaltningen Administrativa chefen vid barn- och ungdomsförvaltningen Nämndsekreteraren för barn- och ungdomsnämnden Ordföranden i barn- och ungdomsnämnden 1:e vice ordföranden i barn- och ungdomsnämnden 2:e vice ordföranden i barn- och ungdomsnämnden T.f. förvaltningschefen för kultur- och fritidsförvaltningen Nämndsekreteraren för kultur- och fritidsnämnden Ordföranden i kultur- och fritidsnämnden Vice ordföranden i kultur- och fritidsnämnden Förvaltningschefen för serviceförvaltningen Nämndsekreteraren för servicenämnden Ordföranden i servicenämnden 1:e vice ordföranden i servicenämnden 2:e vice ordföranden i servicenämnden Vidare har en genomgång och analys skett av ett urval av beslutsunderlag för respektive nämnd för kontroll av efterlevnad av kommunens mall och tillämpningsanvisningar för tjänsteskrivelse. Med anledning av analysen har, i förekommande fall, kortare intervjuer/avstämningar gjorts med berörda handläggare. Beslutsunderlag i nedan redovisade ärenden behandlade i nämnderna år 2013 har analyserats. Barn- och ungdomsnämnden 6 Svar på medborgarförslag rörande praktik för elever på högstadiet 14 Förändring av organisation 25 Yttrande över motion (FP) Vi investerar i barnen 33 Reviderad policy för barn- och ungdomsförvaltningens öppna förskolor, Kultur- och fritidsnämnden 5 Årsrapport Stipendieansökan X-Plosion 24 Särskilt stöd till ridsporten 42 Ansökan om investeringsstöd till allmän samlingslokal Servicenämnden 3 Utredning angående stabs- och larmcentralssamarbete med Oskarshamns kommun 10 Motion ang. uppsamling av avrinnande regnvatten 41 Beläggningsåtgärder, begäran om extra medel 56 Reglemente för servicenämnden och taxa för kommunal skyddsjakt, dnr 2013/0328 Kalmar kommun 2 av 17

6 Vi har också gått igenom reglementen, delegationsordningar rutinbeskrivningar för beredningsprocessen, kallelser och protokoll etc. Rapporten har skickats till respektive förvaltningschef för sakavstämning. Kalmar kommun 3 av 17

7 2. Iakttagelser 2.1. Finns ändamålsenliga och dokumenterade rutiner för nämndens beredningsprocess? Barn- och ungdomsnämnden I barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetshandbok finns en årscykel för barn- och ungdomsnämndens återkommande ärenden. Den återkommande cykeln för beredningsprocessen löper över fyra veckor från nämnd till nämnd och är väl etablerad i organisationen. Tisdag vecka 1 hålls en tjänstemannaberedning och i slutet på samma vecka skickas handlingar till presidiemötet. Vecka 2 hålls presidiemöte och i vecka fyra sammanträder nämnden Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden har inom ramen för sitt verksamhetsledningssystem upprättat ett flödesschema över beredningsprocessen. Flödesschemat visar en cykel över de fyra veckor från att ett ärende anmäls till nämndbehandling till veckan då nämnden sammanträder. Vecka 1 ska handläggarna anmäla sina färdiga ärenden till förvaltningschefen och skriva in ärendena i en särskild excelfil. Vecka 2 hålls tjänstemannaberedning och ett förslag till dagordning för nämnden och presidiemötet sätts. Vecka 2 ska dagordning och handlingar mejlas till presidiet. Vecka 3 hålls presidium och dagen efter presidiemötet ska kallelsen med bilagor skickas till nämnden. Vecka 4 sammanträder kultur- och fritidsnämnden. Kultur- och fritidsnämnden har också en årsplan som anger när nämndssammanträden och presidiemöten ska hållas samt när årliga, återkommande ärenden ska behandlas. Årsplanen förmedlas till samtliga handläggande tjänstemän Servicenämnden Servicenämnden har upprättat dokumenterade rutiner inom ramen för sitt verksamhetsledningssystem och som återfinns i förvaltningens verksamhetshandbok. Rutinerna utgörs av ett flödesschema över processen för nämndadministrationen från det att dagordningen sätts på ledningsgruppsmötet till dess att besluten vinner laga kraft. Flödesschemat innehåller kortfattade rutinbeskrivningar för följande moment inom beredningsprocessen: ledningsmöte, upprättande av dagordning för presidiemöte, presidiemöte, utskick av preliminär dagordning till nämndsmötet, upprättande och utskick av dagordning för nämndsmöte, kallelse till pressinformation, sammanställning av delegations- och kännedomspärm, nämndsmöte, upprättande av protokoll från nämndssammanträde, justering av nämndprotokoll, protokollet anslås, utskick av protokoll, protokollsutdrag och laga kraft. Processen återkommer månadsvis. Kalmar kommun 4 av 17

8 2.2. Efterlevs gällande rutiner för beredningsprocessen? Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens rutiner för beredningsprocessen efterlevs till största delen. Det är främst när det gäller att få handlingar färdiga till presidiemötet som det kan brista. Förvaltningen har som rutin att ordföranden ska få dagordningen och sammanträdeshandlingarna dagen innan utskicket görs till övriga i presidiet, men det händer att beslutsunderlagen inte är färdiga då. Av intervjuerna framkommer att handläggarna utgår från att fredagen och inte torsdagen är sista dagen för inlämning av handlingar Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens dokumenterade rutiner efterlevs i stor utsträckning. Det är främst när det gäller att lämna in handlingar i tid till beredningsgruppen som efterlevnaden brister. Det förekommer att flera ärenden inte är klara när dagordningen sätts trots att de ska lämnas in senast fredagen innan beredningsgruppen som hålls på måndagen. Det är snarare en regel än ett undantag att nämndsekretaren får jaga in tjänsteskrivelser mellan beredningsgruppen på måndagen och utskicket av handlingar till presidiemötet som ska göras på fredagen. Med anledning av att förvaltningen har varit utan förvaltningschef ett antal månader under våren och försommaren år 2012, och en t.f. förvaltningschef först kunde anställas i augusti år 2012, har rutinen med möte mellan ordförande och förvaltningschef innan presidiemötet enligt intervjuade inte fungerat fullt ut Servicenämnden Enligt de intervjuade är rutinerna inte fullt ut inarbetade i verksamheten, däremot är de personer som direkt är involverade i processen väl förtrogna med den. Tidsgränser för att lämna in handlingar hålls ofta förutom när det gäller ekonomiska rapporter vilket beror på aktuell brytpunkt Finns en tydlig organisation för nämndens beredningsarbete? Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens organisation för beredningsarbetet utgörs av ett beredningsmöte på tjänstemannanivå tisdagen tre veckor innan sammanträdet och ett presidiemöte två veckor innan sammanträdet. På beredningsmötet deltar förvaltningschef, administrativ chef och nämndsekreterare. Syftet med mötet är främst att sätta en preliminär dagordning till nästa nämndssammanträde. Enligt de intervjuade utgörs också en del av beredningsarbetet av förvaltningschefens och administrativa chefens träffar med ordföranden en gång i veckan och träffar med vice ordföranden varannan vecka. Veckan efter tjänstemannaberedningen hålls presidiemöte. Vid presidiemötet deltar ordförande, 1:e vice ordförande, 2:e vice ordförande, förvaltningschef, administrativ chef och förvaltningsekonomen. Berörda handläggare kallas in efter behov. Dagordningen till nämnden gås igenom och ärendena föredras och diskuteras. Kalmar kommun 5 av 17

9 Presidiet ges möjlighet att ändra i beslutsunderlagen men av intervjuerna framkommer att det främst görs redaktionella justeringar. Minnesanteckningar förs inte. Presidiet är också ett forum för att samla in ärenden och frågor som ska lyftas på kommande presidiemöten Kultur- och fritidsnämnden Enligt gällande rutin, beskriven ovan, träffas först förvaltningens beredningsgrupp två veckor innan nämnd. I gruppen ingår förvaltningschefen, enhetschef för kultur, idrott och service och nämndsekretaren. Det förekommer också att verksamhetscheferna också deltar beroende på vilka ärenden som ska diskuteras. Inför mötet har nämndsekreteraren tagit fram ett förslag till dagordning utifrån anmälda ärenden och gällande årsplan. På mötet diskuteras också om eventuellt ytterligare ärenden ska tas upp. Efter beredningsgruppen stämmer förvaltningschefen av föreslagen dagordning med ordföranden. Veckan efter beredningsgruppen hålls presidium. Vid presidiemötet deltar ordförande, vice ordförande, förvaltningschef, nämndsekreterare, enhetschef för kultur, idrott och service, ekonomen och berörda handläggare. Från och med mars i år tillhör även vice ordförande majoriteten vilket innebär att företrädaren för oppositionen också bereds möjlighet att delta vid presidiemötet. Samtliga, utom berörda handläggare, deltar hela mötet som håller på ca fyra timmar. Det förekommer också att representanter för föreningslivet bjuds in till presidiet. Nämndsekreteraren för minnesanteckningar. Även på förvaltningens ledningsgrupp, som hålls varannan vecka, lyfts kommande ärenden till nämnden upp för diskussion Servicenämnden Servicenämndens organisation för beredningsarbetet utgörs av ledningsgruppsmöte och presidiemöte. På ledningsgruppsmötet närmast före presidiemötet utgörs första punkten av ärenden till nämnden. Nämndsekretaren deltar vid denna punkt och gemensamt görs en dagordning för kommande presidiemöte upp. Efter mötet skickas förslaget till dagordning till presidiet, ledningsgruppen och övriga berörda handläggare. Före ledningsgruppsmötet har ordförande och förvaltningschefen pratats vid. På onsdagen två veckor före nämndssammanträdet hålls presidiemöte. Vid presidiemötet deltar presidiet och förvaltningens ledningsgrupp och i vissa fall berörda handläggare. Sammanlagt är ca tolv personer med på mötet som håller på ca två timmar. Ärendena föredras och det beslutas om ärendena överhuvudtaget ska upp på nämnden och om det ska vara ett besluts- eller informationsärende. Vid mötet kan handläggare delta och informera om ärenden. Enligt de intervjuade är målet med mötet att sätta en preliminär dagordning till nämndsammanträdet. Minnesanteckningar förs inte, utan endast ett presidieprotokoll över vilka ärenden som lyftes och går vidare till nämnden. Vid presidiemötet finns inte färdiga beslutsunderlag med förslag till beslut i ärendena. Vissa ärenden kan vara mer eller mindre färdiga. Kalmar kommun 6 av 17

10 2.4. Har utredningsuppdrag tydliga direktiv? Kultur- och fritidsnämnden Vissa utredningsuppdrag initieras på tjänstemannanivå även om den politiska nivån formellt ger uppdraget. Dessa utredningsuppdrag upplevs som tydliga då handläggaren har varit med i processen från början. Det händer även att nämnden fattar beslut om utredningsuppdrag på stående fot. Synpunkter framförs på att de uppdragen inte alltid har så tydliga direktiv. Förvaltningschefen eller enhetschefen för kultur, idrott och service kommunicerar uppdragen till handläggarna. Det är inte alltid uttalat när uppdragen ska redovisas Barn- och ungdomsnämnden Förvaltningen har drygt tio handläggare som skriver fram ärenden till nämnden. De intervjuade upplever att utredningsuppdragen är tydliga. Främst kommuniceras uppdrag muntligt. Ett utredningsuppdrag från ordförande kommuniceras alltid till förvaltningschef eller administrativ chef som sedan delegerar vidare till aktuell handläggare. Som regel är inte uppdragen tidsatta men enligt de intervjuade förväntas uppdrag redovisas på nästa eller nästnästa nämndsammanträde. Förvaltningen upplever att nämndens utredningsuppdrag är relevanta och att uppdrag ligger i linje med kommunens utbildningspolitiska vision Servicenämnden Avdelningschefer som närvarar vid presidiemöten och nämndssammanträden kommunicerar och fördelar utredningsuppdrag vidare till handläggarna. Utredningsuppdrag upplevs som relativt tydliga och specifika. Ibland förekommer det att detaljnivån är något för hög. När nämnden ger ett uppdrag till förvaltning protokollförs det med tidsangivelse. Av intervjuerna framkommer att det är nämndsekreterarens uppgift att följa upp att återrapportering sker. Alla utredningsuppdrag som nämnden ger förvaltningen ska förvaltningschefen ha kännedom om och alla större ärenden ska gå via förvaltningschefen Finns ändamålsenliga mallar för framtagande av beslutsunderlag? Kalmar kommun har fastställt en kommungemensam mall för tjänsteskrivelse. Mallen innehåller rubrikerna Förslag till beslut och Bakgrund. Mallen är försedd med tillämpningsanvisningar för respektive rubrik. Vad gäller förslag till beslut framgår att beslutet ska skrivas i självständiga meningar utan att-satser. Enligt anvisningarna ska bakgrundsbeskrivningen innehålla information om anledningen till att beslut bör tas, fakta i ämnet och en beskrivning hur handläggaren har kommit fram till förslaget till beslut. Likaså ska ärendet belysas ur hållbarhetsperspektivet, det vill säga vilken inverkan beslutet får ur en social, ekonomisk och ekologisk synpunkt. Även aspekter som jämställdhet och barnperspektivet kan belysas inom hållbarhetsperspektivet. Kalmar kommun 7 av 17

11 År 2012 infördes ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem i kommunen, Public 360. Handläggning av ärenden för politisk behandling ska ske i systemet och gällande mall för tjänsteskrivelse kommer upp automatiskt i systemet Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsförvaltningen följer gällande mall för framtagande av beslutsunderlag. Samtliga handläggare upprättar tjänsteskrivelser i dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360. Handläggarna har också fått fortbildning i att skriva tjänsteskrivelser Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningens handläggare upprättar tjänsteskrivelser i systemet utifrån den kommungemensamma mallen. Samtliga handläggare har fått utbildning i systemet och enligt de intervjuade upprättas merparten av skrivelserna i Public 360. Några tjänstemän använder inte systemet vid upprättandet av skrivelser. I ärenden avseende utdelning av stipendier förekommer inte beslutsunderlag Servicenämnden Servicenämndens handläggare använder den kommungemensamma mallen vid upprättandet av tjänsteskrivelser. Bilagor till tjänsteskrivelse kan variera i utformning. Alla handläggare upprättar sina tjänsteskrivelser i Public Vilken kvalitetssäkring av beslutsunderlag görs ur juridisk och ekonomisk synpunkt? Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsförvaltningen har ingen dokumenterad rutin för kvalitetssäkring av beslutsunderlag. Förvaltningen uppger att den planerar att ta fram en lathund/checklista för kvalitetssäkring utifrån tillämpningsanvisningarna i mallen för tjänsteskrivelse. Samtliga beslutsunderlag gås igenom av administrativa chefen som stämmer av att uppdraget är rätt uppfattat. Administrativa chefen fungerar ofta som bollplank till handläggarna under pågående utredning. Därefter läser förvaltningschefen igenom skrivelsen men förvaltningen har inte som rutin att kontrasignera skrivelser. Enligt de intervjuade är tiden en viktig aspekt när det gäller kvalitet på beslutsunderlagen Kultur- och fritidsnämnden Förvaltningen saknar skriftlig rutin för kvalitetssäkring av beslutsunderlag. Enligt rutinerna ska samtliga tjänsteskrivelser passera förvaltningschefen för genomläsning och påskrift innan utskick till presidiet. Även nämndsekreteraren läser igenom alla tjänsteskrivelser innan för att korrigera eventuella språkliga fel. I ärenden som rör avtal brukar förvaltningen konsultera juridisk hjälp. I de fall förvaltningen upplever att kompetensen saknas för att kunna skriva ett fullständigt beslutsunderlag, kontaktas främst kommunledningskontoret. Det förekommer att handläggarna använder barnchecklistor där det krävs liksom kvalitetssäkring utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Kalmar kommun 8 av 17

12 Synpunkter framförs från såväl förtroendevalda som tjänstemän att det förekommer brister i beslutsunderlagen särskilt vad gäller ekonomiska konsekvensbeskrivningar. Det är också främst utifrån det perspektivet som ärenden behöver kompletteras. Från förvaltningen framförs att den politiska nivån inte alltid efterfrågar en redogörelse över kostnaderna vid exempelvis investeringar Servicenämnden Förvaltningen saknar skriftlig rutin för kvalitetssäkring av beslutsunderlag. Nämndsekreteraren läser igenom samtliga tjänsteskrivelserna och korrigerar formalia och språkliga fel. Kvalitetssäkring är upp till respektive handläggare att göra. Vid juridiska frågor kontaktas kommunledningskontoret vid behov. Av intervjuerna framkommer att förvaltningschefen har en regelbunden kontakt med kommunjuristen. Förvaltningschefen går igenom alla handlingar dagen innan utskick och kontrasignerar vissa beslutsunderlag som t.ex. ekonomiska rapporter. Synpunkter framförs på att konsekvenser på driftsbudgeten med anledning av investeringar behöver förtydligas i beslutsunderlagen Genomgång och analys av beslutsunderlag Genomgång och analys av utvalda beslutsunderlag visar att beslutsunderlagen inte genomgående innehåller kostnadsberäkningar eller konsekvensanalyser. Det framgår inte heller om behov har funnits eller ej av kostnadsberäkning och konsekvensanalys. Ärende Mall Kostnadsberäkning Konsekvensanalys Kommentar Barn- och ungdomsnämnden Medborgarförslag - praktik för högstadieelever Otydligt förslag till beslut anta yttrandet som svar Förändring av organisation Delvis Motion vi investerar i barnen Delvis Förslag till beslut att avslå motionen Reviderad policy för öppna förskolor Delvis Resonemang förs om mångfald utifrån ett jämställdhetsperspektiv Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2012 Årsrapporten saknar missiv med förslag till beslut Stipendieansökan X- plosion Enligt praxis lämnar förvaltningen inget förslag till beslut Särskilt stöd till ridsporten Delvis KF har anvisat medel på 1mnkr. Ansökan om investeringsstöd till Konsekvensanalys utifrån ekonomi Kalmar kommun 9 av 17

13 samlingslokal Servicenämnden Utredning stabs- och larmcentralarbete Tjänsteskrivelsen enda handling i ärendet. Motion om uppsamling av regnvatten Förslag till beslut att avslå motionen Beläggningsåtgärderbegäran extra medel En inventering av det större vägnätet inklusive kostnadsberäkning bifogas som bilaga Reglemente och taxa för skyddsjakt 2.7. Ges de förtroendevalda tillräckliga förutsättningar för att sätta sig in i ärenden före beslutsfattadet? Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden har som rutin att flertalet beslutsärenden först går upp i nämnden som ett informationsärende. Handlingar och förslag till beslut skickas till nämnden redan vid informationstillfället. Beslut i externa ärenden såsom remisser, motioner, interpellationer, medborgarförslag och svar på revisionsrapporter går mestadels endast upp som beslutsärenden på grund av korta svarstider. Ledamöter och ersättare i nämnden får kallelsen ca 1,5 vecka innan sammanträdet. Presidiet får handlingarna till presidiemötet ca fem dagar innan. Det förkommer att ärenden inte är kompletta när kallelsen till presidiet skickas. Ca 10 procent av ärendena kompletteras på presidiemötet. Det är ytterst sällan som extra ärenden och handlingar på bordet förekommer på nämndssammanträdena. Det är vidare sällan som ärenden återremitteras. De förtroendevalda anser att beslutsunderlagen till barn-och ungdomsnämnden är av hög kvalitet överlag, vilket gör det enkelt att sätta sig in ärendena. Tjänsteskrivelserna är relativt kortfattade vilket upplevs som positivt Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden har som rutin att alla beslutsärenden först går upp i nämnden som ett informationsärende. Handlingar och förslag till beslut skickas till nämnden redan vid informationstillfället. Även i rena informationsärenden som inte blir beslutsärenden skickas handlingar till nämnden. Presidiet har önskat ordningen från och med denna mandatperiod, då flertalet av nämndens ledamöter inte har så lång politisk erfarenhet eller erfarenhet av kultur- och fritidsverksamhet. Kalmar kommun 10 av 17

14 Synpunkter framförs från förvaltningen att det upplevs som krävande att arbeta fram handlingar i informationsärenden. Nämndens företrädare upplever att sammanträdeshandlingar kommer i tillräckligt god tid innan sammanträdet. Nämnden får kallelsen ca sex dagar för sammanträdet. Vid presidiemötet finns i regel handlingar i 99 procent av ärendena. Det händer att handlingar inte är klara till presidiemötet, men kallelsen till nämnden är alltid komplett. Det är ytterst sällan som extra ärenden och handlingar på bordet förekommer. Det är vidare sällan som ärenden återremitteras. När det gäller beslutsunderlagen framförs synpunkter på att det saknas kompetens och förmåga hos vissa handläggare att bedöma vilken information som den politiska nivån behöver för att förstå komplexiteten i ett ärende liksom förmåga att kunna förmedla det viktigaste. Från nämndens sida finns önskemål om att beslutsunderlag innehåller mer jämförande uppgifter med kommuner med samma förutsättningar som Kalmar Servicenämnden Även servicenämnden har som rutin att beslutsärenden först går upp i nämnden som ett informationsärende och att ärendet därefter återkommer till nämnden som ett beslutsärende. Kallelsen till nämnden skickas ca en vecka innan sammanträdet. Vissa handlingar skickas som papperskopior medan andra handlingar skickas digitalt. Kallelsen läggs även ut på hemsidan. Enligt de intervjuade finns en tjänsteskrivelse med förslag till beslut i alla beslutsärenden däremot förekommer det inte alltid i informationsärenden. Nämnden kan ibland uppleva att ekonomiska konsekvensanalyser saknas i underlagen och ber då förvaltningen återkomma med det till nästa sammanträde. Det är ytterst sällan som extra handlingar på bordet förekommer. Däremot händer det ofta att extra informationsärenden anmäls på sammanträdet. Det kan t.ex. vara förvaltningschefen som vill informera om något eller en ledamot som ställer fråga på sammanträdet. Återremisser förekommer i relativt liten utsträckning. Då det har skett har det främst berott på politiska meningsskiljaktigheter och inte på grund av bristande beslutsunderlag Skickas beslutsunderlag ut tillsammans med kallelsen? Barn- och ungdomsnämnden Det förekommer att kallelsen till presidiet saknar beslutsunderlag i vissa ärenden. I ca 90 procent av ärenden finns ett beslutsunderlag med till presidiet. Vid genomgång av kallelserna till nämndens sammanträden januari 2013 till april 2013 kan konstateras att tjänsteskrivelse med förslag till beslut förekommit i samtliga beslutsärenden. Kalmar kommun 11 av 17

15 Kultur- och fritidsnämnden Presidiet och företrädaren för oppositionen får samtliga handlingar i både beslutsärenden och informationsärenden ca fyra dagar innan presidiemötet. Vid genomgång av kallelserna till nämndens sammanträden januari 2013 till och med april 2013 kan konstateras att en tjänsteskrivelse med förslag till beslut funnits i samtliga beslutsärenden utom i ärenden avseende utdelning av stipendier. I ärendena avseende utdelning av stipendium lämnas inget förslag till beslut från förvaltningen Servicenämnden Till presidiemötet sker inget utskick av handlingar. Vid genomgång av kallelserna till nämndens sammanträden januari 2013 till och med april 2013 kan konstateras att en tjänsteskrivelse med förslag till beslut funnits i samtliga beslutsärenden Är sammanträden effektiva och finns ett fungerande samspel mellan förtroendevalda och tjänstemän? Nedan redovisas en sammanställning över antalet sammanträden, ärenden per nämnd och fördelningen mellan beslutsärenden och informationsärenden. Respektive nämnd har också ett antal fasta punkter som återkommer varje sammanträde. Hos barn- och ungdomsnämnden återfinns följande punkter: Godkännande av dagordning, Anmälan av delegationsbeslut, Anmälnings- och kännedomsärenden och Avrapportering från verksamhetsbesök och nätverksträffar. Hos kultur- och fritidsnämnden förekommer följande punkter: Godkännande av dagordning, Förra protokollet, Anmälningsärenden, Delegationsbeslut och Övriga frågor. Hos servicenämnden förekommer följande punkter: Anmälningsärenden, Kännedomsärenden, Övriga frågor och, i förekommande fall, Ändring av föredragningslistan. Anmälan av delegationsbeslut utgörs inte av en egen paragraf utan inryms under rubriken anmälningsärenden. Antal sammanträden/ år Antal paragrafer per sammanträde i genomsnitt Antal beslutsärenden n-april 2013 Antal infoärenden Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Servicenämnden Kalmar kommun 12 av 17

16 n-april Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden har ca elva sammanträden per år. Nämnden behandlar i genomsnitt ca tio ärenden per gång. Synpunkter framförs att dagordningen vissa sammanträden kan vara relativt tunn. Det är sällan som ett sammanträde ställs in. Intervallen upplevs som lagom. Ett sammanträde varar i genomsnitt tre timmar. Ibland är mötena förlagda ute i verksamheten. Förvaltningschef och administrativ chef sitter med under hela sammanträdet. Oftast föredrar handläggarna själv sina ärenden men det händer att administrativa chefen eller förvaltningschefen föredrar en annan handläggares ärende. Muntliga föredragningar upplevs vara av varierande kvalitet men övervägande tydliga och väl avvägda. Synpunkt framförs på att det inte är bra när muntliga föredragningar saknar power point-stöd. Enligt de intervjuade behärskar ordförande sammanträdestekniken väl och sammanträdet kan genomföras effektivt. Samspelet mellan förtroendevalda och ordförande upplevs av båda parter som välfungerande Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden har ca nio sammanträden per år. Nämnden behandlar i genomsnitt ca 20 ärenden per gång. Intervallen upplevs som lagom, men i år kommer även ett sammanträde att hållas i augusti. Varje sammanträde håller på ca fyra timmar. Förvaltningens ledningsgrupp, som utgörs av ca sju tjänstemän, sitter med hela sammanträdet på nämndens begäran. Övriga handläggare kommer in för att föredra sina ärenden. Synpunkter framförs på att sammanträden inte fullt ut upplevs som effektiva. Kvaliteten på muntliga föredragningar upplevs skifta och vissa kan dra ut på tiden trots att ordförande och nämndsekreteraren i förväg har satt ett tidsschema. Sammanträdesteknik och formalia upplevs fungera väl. Synpunkter framförs på att ordförande är rutinerad men även tillåtande i debatten och låter ledamöter och ersättare få framföra sina åsikter. Samspelet mellan förtroendevalda och tjänstemän upplevs av båda parter som välfungerande Servicenämnden Servicenämnden har ca elva sammanträden per år. Nämnden behandlar i genomsnitt ca 16 ärenden per gång. Nämnden har beslutat att protokollföra frågor som lyfts av intresse under punkten Övrigt, men ledamoten som lyfter frågan måste själv meddela om den ska protokollföras. Varje sammanträde håller på ca fyra timmar. Fördelningen mellan beslutsärenden och informationsärenden upplevs som ändamålsenlig. Synpunkter framförs på att det ibland blir för detaljerade diskussioner, vilket inverkar på effektiviteten. Ledningsgruppen sitter med under hela sammanträdet. Sedan den 1 januari år 2012 är det beslutat att tjänstemännen Kalmar kommun 13 av 17

17 endast ska närvara vid den punkt/er som de berörs av, men detta arbetssätt har ännu inte kommit igång. Tjänstemännen upplever att det är bra att närvara för att kunna svara på frågor. De intervjuade anser att muntliga föredragningar oftast är strukturerade och effektiva. En föredragning i beslutsärende håller på ca 5-10 minuter medan en föredragning i ett informationsärende kan vara upp till 20 minuter. Stöd i form av Power Point-presentation används alltid. Presentation skickas till de som önskar efteråt. Tjänstemännen får återkoppling om föredragningar inte är strukturerade och väl förberedda. Samspelet mellan förtroendevalda och tjänstemän på sammanträdet upplevs fungera bra och det upplevs vara en god stämning på sammanträdena. Nämndsekreteraren och ordförande upplevs ha goda rutiner när det gäller formalia etc och det upplevs som värdefullt att nämndsekreteraren är involverad i beredningsprocessens samtliga delar. Kalmar kommun 14 av 17

18 3. Revisionell bedömning Vi bedömer att barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden och servicenämnden huvudsakligen har ändamålsenliga beslutprocesser. Vi grundar vår bedömning på att dokumenterade rutiner för beredningsprocessen efterlevs, att respektive nämnd har inrättat en tydlig organisation för sitt beredningsarbete, att rutiner finns för kommunicering av utredningsuppdrag, att enhetliga mallar finns för upprättande av beslutsunderlag och att det genomgående finns ett beslutsunderlag i beslutsärendena i utskick av sammanträdeshandlingar. Enligt vår bedömning ges de förtroendevalda goda förutsättningar att sätta sig in i ärenden före beslutsfattandet. Vi konstaterar att nämnderna saknar en strukturerad kvalitetssäkring av beslutsunderlag. Vi bedömer att samtliga tre nämnder behöver upprätta och dokumentera rutiner för kvalitetssäkring av beslutsunderlag utifrån tillämpningsanvisningarna i den kommungemensamma mallen för tjänsteskrivelse. Vi konstaterar att det inte framgår i beslutsunderlagen varför kostnadsberäkningar finns eller ej. Vår uppfattning är att det i stor utsträckning är beroende på handläggande tjänsteman om och på vilket sätt dessa delar ingår. Under kontrollfrågorna nedan redovisas våra nämndspecifika bedömningar Kontrollfrågor Finns ändamålsenliga och dokumenterade rutiner för nämndens beredningsprocess? Vi konstaterar att kultur- och fritidsnämnden och servicenämnden har upprättat och dokumenterat rutiner för beredningsprocessens delar genom processkartläggning i verksamhetsledningssystemet. Vi bedömer även att barn- och ungdomsnämnden behöver dokumentera rutiner och kartlägga samt beskriva flödet för beredningsprocessen för att kvalitetssäkra den och minska sårbarheten vid t.ex. oplanerad frånvaro i administrationen. Vi ser det inte som ändamålsenligt att kultur- och fritidsförvaltningen endast har en dag mellan presidiemöte och kallelseutskick till nämnd. Det finns risk för att eventuella synpunkter på beslutsunderlag och ärendenas beredning inte hinns med då tiden är knapp för att hinna komplettera. Vi anser att även barn- och ungdomsnämnden och servicenämnden bör föra enklare minnesanteckningar vid presidiemötena för att undvika risken att ärenden eller utredningsuppdrag trillar mellan stolarna. Kalmar kommun 15 av 17

19 Efterlevs gällande rutiner för beredningsprocessen? Vi bedömer att gällande rutiner för beredningsprocessen i stor utsträckning efterlevs. Vi bedömer att det är en brist att beslutsunderlag inte är färdiga vid bestämt sista datum för inlämnande av ärenden till nämndsbehandling. Enligt vår bedömning ska beslutsärenden som ska behandlas på nämnden i görligaste mån vara kompletta vid den första tjänstemannaberedningen innan presidiemötet för att ärenden ska hinna kvalitetssäkras tillräckligt. I servicenämndens beredningsprocess är samtliga ärenden kompletta först då kallelsen till nämnden ska skickas, vilket enligt vår bedömning är för sent. Finns en tydlig organisation för nämndens beredningsarbete? Vi bedömer att samtliga granskade nämnder har en tydlig organisation för nämndens beredningsarbete. Vi ser positivt på att oppositionen involveras i beredningsarbetet då de har samma ansvar och informationsbehov som företrädarna för majoriteten. Vi finner det tveksamt om serviceförvaltningen behöver ha så många handläggare närvarande under hela presidiemötet. Enligt vår bedömning bör handläggarna endast delta då det egna ärendet föredras. Har utredningsuppdrag tydliga direktiv? Vi bedömer att nämnderna övervägande har fungerande rutiner för att ge utredningsuppdrag och uppdrag har oftast tydliga direktiv. Vi bedömer att komplexa utredningsuppdrag bör vara skriftliga för att underlätta för handläggaren och vid kvalitetssäkringen. Enligt vår bedömning är det viktigt att rutin finns för bevakning av uppdrag så att återrapportering sker och att uppdrag inte glöms bort. Finns ändamålsenliga mallar för framtagande av beslutsunderlag? Vi konstaterar att en kommungemensam mall med tillämpningsanvisningar för framtagande av beslutsunderlag finns och att den används av handläggarna vid granskade nämnder. Då mallen endast har två fasta underrubriker (bakgrund och förslag till beslut) är det enligt vår bedömning viktigt att tillämpningsanvisningarna följs så att ärenden belyses och utreds i den omfattning som krävs. Vilken kvalitetssäkring av beslutsunderlag görs ur juridisk och ekonomisk synpunkt? Vi konstaterar att nämnderna saknar en strukturerad kvalitetssäkring av beslutsunderlag. Vår analys av beslutsprocessen i ett urval av ärenden visar att mallens tillämpningsanvisningar inte har efterlevts vad gäller konsekvensanalyser. Vi bedömer att samtliga tre nämnder behöver upprätta och dokumentera rutiner för kvalitetssäkring av beslutsunderlag utifrån tillämpningsanvisningarna i den kommungemensamma mallen för tjänsteskrivelse. Kalmar kommun 16 av 17

20 Vi konstaterar att det inte framgår i beslutsunderlagen varför kostnadsberäkningar finns eller ej. Vår uppfattning är att det i stor utsträckning är beroende på handläggande tjänsteman om och på vilket sätt dessa delar ingår. Vi anser att förvaltningschefen bör säkerställa om underlaget är tillräckligt. Ges de förtroendevalda tillräckliga förutsättningar för att sätta sig in i ärenden före beslutsfattandet? De tre nämnderna har som rutin att samtliga beslutsärenden först lyfts i nämnden som ett informationsärende och därefter återkommer till nämndens som ett beslutsärende. Enligt vår bedömning bidrar rutinen till att ge de förtroendevalda goda förutsättningar att sätta sig in i ärenden före beslutsfattandet. Vi vill i å andra sidan påpeka att beslutsprocessen utifrån ovan nämnda rutin fördröjer beslutsprocessen med en månad. Vi anser att nämnderna bör överväga att endast låta komplexa och viktigare ärenden följa denna rutin. Skickas beslutsunderlag ut tillsammans med kallelsen? Utifrån genomgång av nämndernas kallelser och protokoll kan konstateras att beslutsunderlag med förslag till beslut har funnits i samtliga beslutsärenden under perioden januari till april I kultur- och fritidsnämndens stipendieärenden finns tjänsteskrivelse utan förslag till beslut. Är sammanträden effektiva och finns ett fungerande samspel mellan förtroendevalda och tjänstemän? Vi får uppfattningen att nämndernas sammanträden förhållandevis är effektiva och att mötestekniken fungerar väl. Med anledning av den stora volym informationsärenden som föredras på samtliga sammanträden ser vi vikten av att upprätta skriftliga rutiner för informationer i nämnden för att sammanträden ska bli så effektiva som möjligt Lisa Åberg Ange Projektledare namn Stefan Wik Uppdragsledare Kalmar kommun 17 av 17