2. KRAVSPECIFIKATION. Förfrågningsunderlag. Upphandlande organisation Omfattning

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Sveriges Lantbruksuniversitet Upphandling Företagshälsovård Ingela Lööf SLU ua Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 2. KRAVSPECIFIKATION 2.1. Omfattning Uppdragets omfattning Upphandlingen omfattar företagshälsovård enligt vad som preci seras nedan och i inledningen. Avtalet syftar till att ge SLU möjlighet att löpande under avtalsperioden, vid behov, avropa nedan stående tjänster enligt avtalade priser och villkor. Den sammanlagda omfattningen av avrop beräknas ligga på ca 3,5 miljoner per år. SLU garanterar dock inte avrop av viss volym eller värde från ramavtalet Beskrivning av uppdrag Med företagshälsovård avses en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och arbetslivsinriktad rehabilitering inkl karriärplanering. Anbudsgivaren ska verka på ett professionellt och oberoende sätt gentemot kunden och dennes personal. Verksamhetens geografiska placering skall vara sådan att kraven på tillgänglighet uppfylls. Uppfyller anbudsgivaren ovanstående krav (/ Krav på kompetens Företagshälsovården ska vara en strategisk partner till beställare/beställande enhet. Det innebär att företagshälsovården ska vara ett stöd och komplement till den sakkunskap som finns hos beställare/beställande enhet och ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa vilket bland annat ställer krav på hög kompetens inom personal och hälsoekonomi. Som strategisk partner ska anbudsgivaren kunna erbjuda metoder som bidrar till en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö och förebygger uppkomsten av sjukdomar/ohälsa och skador i arbetslivet, kunna erbjuda tjänster som ska syfta till att identifiera, förebygga och åtgärda risker i arbetsmiljön. Tjänsterna ska förebygga arbetsrelaterad ohälsa och omfatta de olika nivåerna individ, grupp och organisation. Anbudsgivaren ska erbjuda stöd till beställare/beställande enhet i arbetet för att genom tidiga insatser förebygga Utskrivet: :54 Sida 1 av 11

2 arbetsrelaterad ohälsa och förhindra att upprepad korttidssjukfrånvaro utvecklas till längre sjukdomsfall samt ska kunna bistå med utbildning, information och metodstöd inom följande tjänster: Organisationsutveckling/förändringsarbete Hälsopromotion och hälsofrämjande aktiviteter Personal och hälsoekonomiska analyser och bedömningar Friskvårdsinsatser Livsstilsfrågor, rök /alkohol /drogavvänjning mm Hälsoprofiler med uppföljning/livsstilsanalyser "HLR"; hjärt o ch lungräddning Karriärplanering/karriärcoaching (FOKUS) rådgivning samt chefscoaching Systematiskt arbets miljöarbete (SAM) Råd och stöd i arbetsmiljöfrågor som rör den fysiska miljön, t.ex. buller, belysning, kemiska hälsorisker, ventilation/klimat, den digitala arbetsmiljön mm Utredningar och analyser inom arbetsmiljöområdet Ergonomiska bedömningar, analyser och förslag på åtgärder Läkarundersökning riktad läkarundersökning med en specifik frågeställning som formuleras av beställande enhet, t ex fastställande av orsakssamband mellan arbetsmiljö och ohälsa Vaccinationer som är arbetsrelaterade Utbildning/information om första hjälpen, hjärt lungräddning mm Psykosocial kartläggning av arbetsmiljön Riskbedömning/riskanalys respektive konsekvensbedömning vid organisationsförändringar samt metodstöd i förbättringsarbetet Stress och konflikthantering, samtalsstöd på arbetsplatserna och psykosocialt stöd och hjälp, t ex handledning/rådgivning för chefer Förslag på åtgärder för arbetsanpassning och rehabilitering. Diagnostisk och prognostisk bedömning av rehabiliteringsbehov, metodutveckling samt rehabiliteringsåtgärder Bedömning och utredning av arbetsförmåga, med fokus på vad individen kan göra och begränsningar i arbetsförmågan orsakade av medicinska eller psykosociala förhållanden i relation till de krav som ställs i det arbete som arbetsgivaren erbjuder alternativt i förhållande till normalt förekommande arbete på arbetsmarknaden i övrigt. Individuellt stöd i form av t ex rehabiliteringscoaching med syftet att underlätta tidig återgång i arbete Deltagande i rehabiliterings /avstämningsmöten Utskrivet: :54 Sida 2 av 11

3 Psykosocialt stöd för chefer samt individer och grupper vid konflikter och andra incidenter på arbetsplatsen, t ex vid hot och våld i arbetsmiljön, i samband med alkohol/drogtester och missbruksproblematik samt provtagning, t ex vid stickskador Krisstöd och krishantering: akuta åtgärder i form av chefsstöd och anpassade insatser för direkt drabbade individer vid exempelvis arbetsplatsolyckor, våld och hotsituationer, plötsliga dödsfall, brand m.fl. händelser som kräver omedelbar tillgänglighet per telefon och/eller genom interventioner på plats Anbudsgivaren ska kunna genomföra analyser och personal /hälsoekonomiska beräkningar från olika underlag som t ex statistik över kort respektive långtidssjukfrånvaro, arbetsmiljökartläggningar, medarbetarundersökningar mm. Anbudsgivaren ska på begäran delta i beställarens verksamhetsplanering Anbudsgivare garanterar att ovanstående krav på kompetens uppfylls (/ Förutsättningar för avrop på ramavtal Berättigande till beställning av uppdrag inom SLU kommer att vara: SLU's personalchef, HR specialist och eller annan efter delegation, i det fall kostnaderna ska bäras av SLU centralt. prefekt/motsvarande, i de fall kostnaderna ska bäras av den enskilda enheten övrig personal enligt nedan Personal äger rätt att på eget initiativ kontakta företagshälsovården för ett (1) inledande besök hos läkare, sjuksköterska, sjukgymnast eller beteendevetare vid arbetsrelaterade problem, innan kontakt tas med HR specialist för bedömning och godkännande av fortsatt behandling. Efter överenskommet antal samtal eller annan insats ska företagshälsovården kontakta beställaren för avstämning och vidare planering. Sådan planering ska ske mellan beställaren, den enskilde samt berörd konsult inom företagshälsovården. SLU förbehåller sig rätten att parallellt med företagshälsovården använda andra konsulter om detta är motiverat med hänsyn till aktuell situation Obligatoriska tjänster Följande tjänster skall ingå i uppdraget: Yrkesinriktad rehabilitering Utredning och bedömning av arbetsförmåga, rehabiliteringsbehov och ev arbetsanpassning. Behandlingar i rehabiliterande syfte, som t ex ryggymnastik, individuella träningsprogram, stödsamtal etc Teknik/ergonomi Analys av arbetsplatsens fysiska och ergonomiska utformning med åtgärdsförslag. Mätning av belysning, inomhusklimat, störande ljud, elektromagnetiska fält etc. Arbetsplatsutformning vid ny eller ombyggnad Arbetsrelaterad hälsovård Lagstadgade och riktade hälsoundersökningar, vaccinationer, kost och rökgrupper, hörselkontroller, utredning vid behov av arbetsglasögon mm. Konsultationer hos företagsläkare, företagssköterska och företagssjukgymnast. Stöd vid verksamhetsförändring, kris eller konflikt, stöd och krissamtal Konsultation/stödsamtal hos beteendevetare/psykolog av psykisk/psykosocialkaraktär. Insatser och stöd till ledare och medarbetare före/under/efter verksamhetsförändring, vid konflikter och/eller vid oväntad krissituation. Hälso- och arbetsmiljöundersökningar Utskrivet: :54 Sida 3 av 11

4 Kartläggning av arbetsplatser utifrån olika aspekter, exempelvis personalens hälsa, stress, psykosocial arbetsmiljö, fysisk arbetsmiljö etc. Företagshälsovården ger åtgärdsförslag utifrån resultatet av kartläggningen. Arbetsmiljökartläggning kan göras med hjälp av systematiserade enkäter om arbetsmiljö, livsstil och symptom och kan kombineras med individuella hälsoundersökningar med personlig profil. Droger Konsultation med anledning av drogproblematik. Rådgivning, diagnostisering, stödsamtal. Förebyggande hälsovård Friskprofil enskilt eller för hela arbetsgrupper, avseende konditionstest samt ett formulär med hälso och livsstilsfrågor. Utbildning i första hjälpen och hjärt lungräddning. Stresshantering enskilt eller i grupp. Karriärplanering Samtalsstöd för individuell karriärutveckling. SLU har utarbetat en egen modell för detta. Övriga förebyggande arbetsmiljöinsatser Medverkan vid upprättande av rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete, grupputveckling, föreläsningar, chefs/ledarstöd och handledning. Arbetsmiljöutbildningar Utbildning i fysiska och/eller psykosociala arbetsmiljöfaktorer som exempelvis ergonomi, undvikande av skuldra /nackbesvär, utveckling av handledarrollen, medarbetarsamtal, stresshantering mm. Anbudet ska innehålla en kortfattad beskrivning av de ingående tjänsternas innehåll, olika delar beskrivs separat. Om ytterligare insatser inom områdena kan erbjudas kan dessa ingå i beskrivningen. Anbudsgivare garanterar att ovanstående krav uppfylls (/ Bifoga en kortfattad beskrivning av ovanstående tjänster. Respektive tjänst beskrivs separat. (Bifogat dokument) Kvalitetsuppföljning och handlingsplan Anbudsgivare ska medverka till att en fortlöpande uppföljning, vanligen kvartalsvis, kan göras av företagshälsovårdens insatser, för hela SLU samt på orts, fakultets, institutions/motsv nivå och yrkeskategorier samt för SLU följa upp och redovisa resultat/effekter av de tjänster som anbudsgivaren utfört. Anbudsgivaren ska årligen, senast den 31 december varje år, för respektive beställare/beställande enhet samt för SLU upprätta ett kvalitetsbokslut som ska innehålla en redovisning av resultat/effekter av de av anbudsgivaren utförda tjänsterna i relation till uppställda mål hos beställare/beställande enhet. Anbudsgivaren ska årligen, senast den 31 december varje år, för respektive beställare/beställande enhet samt för SLU i samråd med beställaren upprätta en handlingsplan för påföljande år innehållande förslag på åtgärder för att uppställda mål hos beställare/beställande enhet ska nås. Anbudsgivare garanterar att ovanstående krav uppfylls (/ 2.2. Personal Kompetens och erfarenhet För genomförandet av uppdraget i denna upphandling ska anbudsgivaren inklusive eventuell/a underleverantör/er kunna tillhandahålla olika kompetenser/kategorier. Generellt gäller att anbudsgivarens medarbetare ska ha: Utskrivet: :54 Sida 4 av 11

5 Personlig lämplighet och erfarenhet Professionellt bemötande God kommunikations och samarbetsförmåga Ansvarskänsla och noggrannhet Goda kunskaper i svenska och engelska språket, både i tal och i skrift. Företagshälsovården ska från uppdragsstart bemannas med erforderligt antal personer respektive kompetenser/kategorier enligt nedanstående krav. Anbudsgivaren ska under avtalstiden använda de kompetenser/kategorier som angivits i anbudet. Anbudsgivare garanterar att ovanstående krav uppfylls (/ Kompetens/kategorier Anbudsgivaren ska minst kunna erbjuda sakkunskap inom kompetensområdena medicin, teknik, ergonomi, rehabilitering, arbetsterapi, beteendevetenskap med inriktning på organisationsutveckling/förändringsarbete, psykologi/psykoterapi, hälsoutveckling, personal och hälsoekonomi riskanalys, krisstöd (hot/våld mm). För legitimationsyrken gäller att leverantörens medarbetare ska vara godkända i enlighet med de krav som Socialstyrelsen ställer och vara registrerade som legitimerad hälso och sjukvårdspersonal. Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla minst två (2) personer med likartad kompetens inom respektive yrkeskategori enligt nedan: - Beteendevetare med en för området adekvat utbildning och med minst ett års dokumenterad erfarenhet som beteendevetare inom företagshälsovård - Ergonom med utbildning som ergonom och med minst ett års dokumenterad erfarenhet som ergonom inom företagshälsovård - Företagsläkare med erforderlig kompetens att genomföra läkarundersökning där det krävs tjänstbarhetsbedömning (AFS 2005:6, 8) och med minst ett års dokumenterad erfarenhet som leg. läkare inom företagshälsovård. - Företagssköterska med erforderlig specialistutbildning för företagshälsovård och med minst ett års dokumenterad erfarenhet som leg. företagssköterska inom företagshälsovård - Hälsoutvecklare/Hälsopedagog med en för området adekvat utbildning och minst ett års dokumenterad erfarenhet som hälsoutvecklare/hälsopedagog inom företagshälsovård - Psykolog med minst ett års dokumenterad erfarenhet som leg. psykolog inom företagshälsovård med inriktning på individ och gruppnivå - Organisationskonsult med en för området adekvat utbildning och med minst ett års dokumenterad erfarenhet som organisationskonsult inom företagshälsovård - Sjukgymnast med utbildning som sjukgymnast och med minst ett års dokumenterad erfarenhet som leg. sjukgymnast inom företagshälsovård Anbudsgivaren ska även kunna tillhandahålla minst en (1) person inom yrkeskategorin enligt nedan: - Arbetsmiljöingenjör med för området adekvat utbildning och med minst ett års erfarenhet som skyddsingenjör inom företagshälsovård Utskrivet: :54 Sida 5 av 11

6 Anbudsgivare garanterar att ovanstående krav uppfylls (/ Bifoga anvisad personals CV/meritförteckning för styrkande av efterfrågad kompetens (Bifogat dokument) Specialistkompetens Minst en (1) av ovan nämnda kompetenser/kategorier ska ha utbildning och erfarenhet inom rehabiliteringsområdet. Anbudsgivaren ska ha tillgång till: särskild kompetens i psykosociala arbetsmiljöfrågor (t.ex. konflikthantering och hot och våld) personal och hälsoekonomisk kompetens. KBT kompetens (kognitiva beteendeinriktade terapier). Anbudsgivaren ska även kunna erbjuda specialistkunskap avseende risk /beroende /missbruksproblematik. Minst en (1) läkare ska ha specialistkompetens om alkohol/droger/läkemedel och behörighet att utföra alkohol /drogtest. Anbudsgivare garanterar att ovanstående krav uppfylls (/ Bifoga anvisad personals CV/meritförteckning för styrkande av efterfrågad kompetens (Bifogat dokument) 2.3. Tillgänglighet Ordinarie öppethållande Anbudsgivaren ska ha ett ordinarie öppethållande som är minst måndag torsdag kl samt fredagar kl Kravet på öppettider gäller för mottagning efter tidsbeställning samt telefonrådgivning. Med telefonrådgivning avses att anbudsgivaren ska ge chef/medarbetare konsultation per telefon. All konsultation som ges per telefon ska dokumenteras, dock inte upplysningar eller information som är av allmän karaktär. Kontakter från beställarens kontaktpersoner ska kunna besvaras inom 2 arbetsdagar per telefon eller e post av leverantörens kontaktperson Allmänt gäller att vid behov av medicinsk bedömning ska läkartid kunna erhållas inom fem (5) vardagar från beställning (gäller även under sommar och jul/nyårsperioder). Vid behov av företagssköterska ska tid kunna erhållas inom två (2) vardagar från beställning (gäller även under sommar och jul/nyårsperioder). Anbudsgivare garanterar att ovanstående krav uppfylls (/ Utskrivet: :54 Sida 6 av 11

7 Övriga krav på tillgänglighet Tillgänglighet vid krissituationer/akutärenden allmänt Kontakt ska kunna fås med ansvarig vid krissituation omgående under kontorstid. Besked ska då kunna lämnas inom två timmar om vilket resursstöd företagshälsovården kan tillhandahålla det närmaste dygnet och den närmaste veckan. Behörig personal för krissamtal eller motsvarande ska under normala omständigheter kunna tillhandahållas inom 24 timmar (undantag görs för semestertider samt för force majeur situationer) Tillgänglighet vid krissituationer/akutärenden Vid krissituation, som t ex blodsmitta, hot eller våld, ska akut hjälp kunna tillhandahållas inom 24 timmar (undantag görs för semestertider samt för force majeur situationer) Anbudsgivare garanterar att ovanstående krav uppfylls (/ 2.4. Tilldelningskriterier Pris 60% Anbudspriser anges i SEK/timme exkl. mervärdesskatt. Priset ska inkludera samtliga kostnader för tjänsten inklusive för och efterarbete. "Kvantiten" symboliserar endast ett fiktivt antal timmar som sedan multipliceras med timpriset. Det sammanlagda priset är den summa man utvärderar. Avräkning sker per påbörjad 15 minutersvall. Ange pris per timme för respektive yrkeskompetenser. Kvantitet är endast simulerad. (Prismatris) % 60,00 Specifikation Beteendevetare (med en för området adekvat utbildning och med minst ett års erfarenhet som beteendevetare inom företagshälsovård) Kvantitet Enhet 15,00 timme Ergonom (med utbildning som ergonom och med minst ett års erfarenhet som ergonom inom företagshälsovård) 10,00 timme Företagsläkare (med erforderlig kompetens att genomföra läkarundersökning där det krävs tjänstbarhetsbedömning (AFS 2005:6, paragr.8) och med minst ett års erfarenhet som leg. läkare inom företagshälsovård) 15,00 timme Företagssköterska (med erforderlig specialistutbildning för för företagshälsovård och med minst ett års erfarenhet som leg. företagssköterska inom företagshälsovård) 15,00 timme Hälsoutvecklare/hälsopedagog (med en för området adekvat utbildning och minst ett års erfarenhet som hälsoutvecklare/hälsopedagog inom företagshälsovård) 5,00 timme Organisationskonsult (med en för området adekvat utbildning och med minst ett års erfarenhet som organisationskonsult inom företagshälsovård) 5,00 timme Psykolog (med minst ett års erfarenhet som leg. psykolog inom företagshälsovård med inriktning på individ och gruppnivå) 15,00 timme Sjukgymnast (med utbildning som sjukgymnast och med minst ett års erfarenhet som leg. sjukgymnast inom företagshälsovård) 15,00 timme Arbetsmiljöingenjör (med för området adekvat utbildning och 5,00 timme Utskrivet: :54 Sida 7 av 11

8 med minst ett års erfarenhet som skyddsingenjör inom företagshälsovård) Kvalité 40% De anbudsgivare som kvalificerat sig för utvärdering kommer att kallas till en intervju på SLU. Intervjun utförs av upphandlingens referensgrupp baserat på frågorna nedan och bedöms samt poängsätts därefter enligt en poängskala på 0 5 poäng. Referenssgruppen består av erfarna personer från SLU med kunskap både inom ekonomi, organisationsförändringar och företagshälsovårdsbranschen. Bedömning och poängsättning sker utifrån hur väl anbudsgivarens upplägg och arbetssätt är anpassat för detta uppdrag gällande verksamheten på SLU, samt hur väl anbudsgivaren bedöms nå önskat resultat. Vilket perspektiv har ni på företagshälsovård/verksamhetsidé? Är det något speciellt ni vill lyfta fram? (Fasta svarsalternativ) Vad är er styrka jämfört med andra Företagshälsor? (Fasta svarsalternativ) Vad tror ni att vi på SLU skulle bli speciellt nöjda med om ni blev vår Företagshälsovård framöver? Vad skulle vi märka som fördel med er? (Fasta svarsalternativ) På vilket sätt stöttar ni organisationen?- strategiskt- operativtchef - individ. Följdfråga för att få fram vem som är kunden, anbudsgivaren eller individ? (Fasta svarsalternativ) Vilken erfarenhet har ni av att arbeta i den akademiska miljön? (Fasta svarsalternativ) Utskrivet: :54 Sida 8 av 11

9 Hur uppfattar ni er roll i relation till Personalavdelningen på SLU? (Fasta svarsalternativ) Hur skulle ni hantera en situation om ni skulle misstänka osund arbetsmiljö på någon avdelning eller institution? (Fasta svarsalternativ) Hur hanterar ni olycksfall på arbetet och andra akuta insatser? (Fasta svarsalternativ) Hur ser ert arbete ut kring rehabprocessen, kort?- Följdfråga arbetsmiljöbedömning (Fasta svarsalternativ) Kan ni beskriva hur ni arbetar med och kring karriärrådgivning? (Fasta svarsalternativ) Beskriv hur ni arbetar med chefstöd/chefscoaching. (Fasta svarsalternativ) Utskrivet: :54 Sida 9 av 11

10 Vilka uppdrag skulle ni tveka inför att ta på er eller ha svårt att klara av? (Fasta svarsalternativ) Flexibilitet? Vilka möjligheter finns till anpassningar utifrån det redovisade utbudet. (Fasta svarsalternativ) Hur många personer skulle ni kunna ta emot samtidigt, hur stor kapacitet har ni? (Fasta svarsalternativ) Hur långa uppdrag har ni tidigare haft? (Fasta svarsalternativ) Hur säkrar ni att er kompetens vidmakthålls och utvecklas? (Fasta svarsalternativ) På vilket sätt försäkrar ni er om att era underleverantörer har god kompetens?- Utbud och tillgänglighet hela landet? (Fasta svarsalternativ) Har det hänt att någon av era kunder varit missnöjd med någon av era medarbetare/underleverantörer? Hur hanterade ni/ hade ni hanterat en sådan situation? (Fasta svarsalternativ) Utskrivet: :54 Sida 10 av 11

11 Kan ni påvisa att medarbetare i de företag och organisationer som anlitat er har fått en ökad hälsa? (Fasta svarsalternativ) Ge exempel på hur ni visat er serviceanda. (Fasta svarsalternativ) Utskrivet: :54 Sida 11 av 11