4. Kravspecifikation. Förfrågningsunderlag. Upphandlande organisation. 4.1 Kravspecifikation Anna Liffner 7040

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Västerviks kommun Upphandling Företagshälsovård Västervik Anna Liffner 7040 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: :59 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 4. Kravspecifikation 4.1 Kravspecifikation Allmänt Västerviks kommun har som andra kommuner genomgått strukturomvandlingar och rationaliseringar parallellt med tillväxt, förbättringar, utökade uppdrag och en tilltagande arbetsvolym. Detta ställer krav på ständig utveckling av organisation och individ för att nå ett långsiktigt hållbart arbetsliv och en effektiv och hållbar verksamhet. Västerviks kommuns mål för medarbetarnas hälsa är enligt Strategisk plan att vara en attraktiv arbetsgivare och en indikator är sjukfrånvaron bland de anställda. Målsättningen är att bibehålla eller öka frisktalet, dvs andelen anställda med sjukfrånvaro < 6 dagar. För 2015 var frisktalet 30,78% bland kommunens anställda. Kommunens totala sjukfrånvaro var ,63% och målsättningen är att bibehålla det värdet eller om möjligt minska sjukfrånvaron ytterligare. Av den totala sjukfrånvaron var andelen långtidsjuka ,4% och målet är att bibehålla det värdet eller ytterligare förbättra Uppdraget Den leverantör som ska tillhandahålla arbetsmiljötjänster ska ha god kännedom om verksamhetens villkor och förutsättningar. Leverantören ska kunna hålla sig oberoende i förhållande till arbetsgivare, arbetstagare och dess företrädare samt myndigheter. Leverantören ska bedriva ett proaktivt arbete vilket innebär att fokus ska ligga på det hälsofrämjande och förebyggande arbetsmiljöarbetet. Detta innebär även att anbudsgivaren ska ha ett initiativtagande arbetssätt och utifrån sin erfarenhet och kunskap kunna presentera olika förslag på hur man kan jobba med arbetsmiljöfrågorna både på strategiskt och på operativ nivå. Kontakterna ska präglas av kontinuitet och tillgänglighet såväl lokal- som tidsmässigt. Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas utifrån både ett konsultativt och personalekonomiskt förhållningssätt. Enskilda handläggares arbetssätt måste präglas av tydlighet, respekt och tillit till de personer i verksamheten de arbetar med. Utskrivet: :07 Sida 1 av 7

2 Leverantören ska säkerställa att de uppdrag som genomförs åt uppdragsgivaren vid behov och efterfrågan i stort följer modellen nedan: Uppdraget definieras Tydlig planering av uppdragets genomförande Genomförande av uppdrag med tydlig ansvarsfördelning och handlingsplan Återkoppling av uppdragets resultat till berörda. Skriftlig återkoppling om beställaren så önskar. Förslag på åtgärder samt ev. bistå med att upprätta handlingsplan för fortsatta insatser Utvärdering och uppföljning Företagshälsovårdsinsatser ska kunna riktas såväl mot individer, grupp eller hel arbetsplats. Vi söker en bredd i upphandlade tjänster framför allt inom det psykosociala området för att kunna möta ett mångfacetterat behov. Leverantören ska löpande återrapportera till beställare och till kommunen centralt, i form av sambandsanalyser och åtgärdsförslag. En aktiv återkoppling med såväl åtgärdsförslag som konsekvensbeskrivningar och utvecklingsförslag efterfrågas. Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Kompetens Leverantören ska ha dokumenterade resurser och kompetens att utföra uppdraget, vilket innebär: Anbudsgivarens personal, eller dess underleverantör, som utför uppdraget ska ha adekvat utbildning och erfarenhet av företagshälsovårdsarbete. Anbudsgivaren ska vara godkänd av Försäkringskassan att utföra arbetsplatsnära stöd. Anbudsgivaren ska tillhandahålla följande yrkeskategorier: Beteendevetare/socionom, gärna med psykoterapi inriktning inom KBT Legitimerad psykolog Arbetsmiljöingenjör Företagsfysioterapeut/ergonom Företagssjuksköterska Företagsläkare Anbudsgivaren ska, per yrkeskategori, intyga personalens kompetens (utbildning och/eller erfarenhet) och ska garantera att personalen besitter lagstadgad yrkeskompetens. Anbudsgivare ska garantera att dess personal behärskar det svenska språket i tal och skrift. Anbudsgivare ska garantera att dess personal ger kund och verksamhetsanpassad service vilket innebär att arbetet utförs utifrån uppdragsgivarens behov. Anbudsgivaren ska säkerställa att personal har ett förtroendeingivande och konsultativt förhållningssätt. Anbudsgivaren ska säkerställa att dess personal håller sig ajour med ny forskning, teori och metod Personalen ska även kunna utföra utbildningsinsatser inom sitt kompetensområde. Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 2 av 7

3 Beskriv hur ovanstående krav uppfylls (det går även bra att bifoga bilaga): (Fritextsvar) Underleverantörer Avser anbudsgivaren att nyttja underleverantörer för att genomföra vissa tjänster eller tillhandahållandet av kompetensområden ska dessa anges och specificeras. Anbudsgivaren ska säkerställa att inköpta tjänster/kompetens uppfyller specificerade krav. Beställaren är positiv till att anbudsgivaren använder sig av underleverantörer. Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Beskriv eventuellt samarbete med underleverantörer (det går även bra att bifoga dokument): (Fritextsvar) Tillgänglighet Leverantören ska finnas tillgänglig i Västerviks tätort. Verksamheten ska bedrivas i lokaler som är väl tillgängliga och lämpade för aktuell verksamhet. Med tillgänglig menas tillgänglig även för människor med funktionshinder. Vissa insatser ska kunna utföras på arbetsplatser inom hela kommunen. Leverantören ska vara tillgänglig vardagar alla normalarbetsdagar kl Med det menar vi: bemannad företagshälsovård möjlighet till telefonrådgivning dagligen vid akuta insatser och oförutsedda händelser och kriser av olika slag ska åtgärder snabbt kunna levereras (senast inom 4 timmar) och planeras tillsammans med beställaren. det är önskvärt med möjlighet till telefonkontakt vid storhelger. Besök hos de olika yrkeskompetenserna ska erhållas inom skälig tid. Besök hos företagsläkare och personal inom det psykosociala området ska vid behov erhållas inom max 5 dagar. Vid akuta situationer av krishanteringskaraktär som uppstår utanför kontorstid ska Leverantören bistå med stöd och insatser så snart som möjligt första efterkommande helgfria vardag. Öppethållande och bemanning under semester sker samråd med beställaren. Anbudsgivaren ska senast vid undertecknande av avtal kunna redovisa på vilken adress anbudsgivaren avser att bedriva sin verksamhet. Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Krav på innehåll Anbudet skall bygga på ett basuppdrag(bastid) och en avropsdel (tilläggstimmar) för Västerviks kommun. Västervik Miljö & Energi AB, Västervik Resort AB och Västerviks Bostads AB efterfrågar endast en avropsdel. Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 3 av 7

4 4.1.7 Basuppdragets omfattning Basuppdraget skall offereras som ett fast totalpris och avropsdelen skall baseras på timpris. Anbudet ska innehålla en klar avgränsning mellan basverksamhet och avropstjänster. Önskvärda resurser är företagsläkare, företagssköterska. Angivna anbudspriser ska inkludera alla kostnader såsom t ex förberedelse, genomförande, material, tillgänglighet och planeringsmöten, administration, resor, ev. traktamenten,mm. Se anbudsformulär för specifikation av bastiden. Fördelningen på personalkategorier och antal timmar är ett beräknat behov och kommer endast att ligga till grund för anbudsutvärderingen. Beställaren ska ha möjlighet att justera antal timmar och fördelning av bastiden. Specifikation av basuppdragets tjänster Lagstadgade hälsoundersökningar enligt gällande regelsystem Rådgivning och stöd till chefer och ledare i rehabiliteringsfrågor, medicinska-, fysiska- och psykosociala arbetsmiljöfrågor, arbetsmiljörätt och teknik. Konsultation sker via sammanträffande eller per telefon/digitalt. Enklare personlig rådgivning för anställda och fackliga företrädare i arbetsmiljöfrågor. Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Avropsdelens omfattning Utöver bastiden skall möjlighet finnas att efter överenskommelse avropa tilläggstimmar. I anbudsformuläret anges, som underlag för utvärderingen av anbuden, en ungefärlig omfattning på avropsdelen. Timarvoden ska anges per befattning och ska inkludera alla kostnader såsom t ex förberedelse, genomförande, material, tillgänglighet och planeringsmöten, administration, resor, ev. traktamenten, mm. Priset för ev. övriga personal- och yrkeskategorier fastställs enligt överenskommelse. För de beställare som ej har någon bastid, kommer lagstadgade hälsoundersökningar att ske inom avropsdelen. Nedan ges exempel på tjänster inom de områden som kan komma i fråga: Förebyggande hälso- och arbetsmiljöarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete Ergonomi och förflyttningsteknik Livsstilsfrågor och stresshantering Organisationsfrågor och reaktioner vid förändringar Periodiska hälsokontroller i förebyggande syfte Utbildning Utbildning och information om psykosocial, fysisk och teknisk arbetsmiljö Första hjälpen, hjärt- och lungräddning Konflikt- och krishantering Beställaren förbehåller sig rätten att vid behov handla upp särskilda utbildningsinsatser separat. Utskrivet: :07 Sida 4 av 7

5 Arbetslivsinriktad rehabilitering Rådgivning och utbildning till chefer Bedömning av arbetsförmåga utifrån hälsotillstånd och aktuell befattning Utreda, vägleda och söka individuella lösningar Tidig rehabilitering för anställda i riskzon Resurs vid insatser i missbruksrelaterade ärenden Utföra ergonomiska bedömningar av arbetsplatser och arbetsställningar Utfärda förstadagsintyg Medverka i rehabiliteringsutredning i samverkan med andra aktörer Särskilda insatser till anställda med upprepade korttidsfrånvaro Vaccinationer och kontroll av riktade grupper gällande hepatit B och C, HIV, TBE Fysisk arbetsmiljö Rådgivning om tekniska, arbetsmiljömässiga och ergonomiska förhållanden i samband med utformning av arbetsplatser, lokaler och hantering av teknisk utrustning Utredning inom arbetsmiljöområdet avseende lagstadgade mätningar och kontroller Råd och stöd beträffande den lagstadgade arbetshygienen som t ex. ljud, ljus, buller samt inomhusklimat i övrigt Psykosocial arbetsmiljö Handledning, råd och stöd till chefer, arbetsgrupper och individ Bred kompetens för handledning, stöd och rådgivning Processhandledning och resurs vid förändringar, oro och konflikter Akut krisstöd med kort varsel till anställda och grupper Utredning av beroendeproblematik och vid behov genomföra alkohol- och drogtestning Medverka vid psykosocial kartläggning av arbetsmiljön Utredning av kränkande särbehandling och mobbning enligt metoden Faktaundersökelse Konflikthantering Utredning av problem i arbetsgrupp. Förslag till åtgärder och genomförande av åtgärder Grupputveckling Dialog, kommunikation och information Teambuilding/vi-känsla/gemenskap Medverka vid omorganisationer och förändringar Hälsokontroller Hälsoundersökning och intyg om arbetsförmåga i samband med anställning enligt beställarens behov Hälsoprofil med livsstilsinriktning med uppföljning och återkoppling av resultat Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Lagenlighet och sekretess Företagshälsovård ska bedrivas i enlighet med gällande lagar och förordningar. I de fall detta innebär krav på legitimation, ska sådan garanteras. Leverantören ska följa de regler om sekretess som gäller enligt gällande sekretesslagstiftning. Leverantören ska också ansvara för att all personal inom dennes verksamhet iakttar den tystnadsplikt som enligt reglerna i sekretesslagen gäller för beställarens verksamhet och anställda. Detsamma gäller ev. underleverantörer. Utskrivet: :07 Sida 5 av 7

6 Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Journalhantering Leverantören ska ansvara för de personregister som lagts upp för beställarens räkning. Beställaren ska dock äga rätt att disponera över registret under och efter avtalsperioden i de avseende de behöver för att kunna fullfölja sitt arbete. Detta innebär att då avtalet upphör äger beställaren rätt att utan extra kostnad få tillgång till maskinella registeruppgifter som berör arbetstagare i resp. organisation. Leverantören ska även, efter medgivande från den anställde, vid avtalstidens slut och utan kostnad överlämna journaler eller journalkopior till en eventuell ny leverantör. Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Planeringsmöten/Uppföljningsmöten Leverantören ska inför varje verksamhetsår ta initiativ till ett planeringsmöte och uppföljningsmöte med beställaren. Dessa ska ej faktureras utan ska ingå i offererade timarvoden. Vid dessa möten görs en uppskattning om behovet i timmar och fördelningen av dem för det kommande året men det ska vara möjligt att både beställa fler timmar och låta icke utnyttjade timmar rulla över till nästa verksamhetsår. Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Uppföljning, utvärdering och statistik Återrapportering till beställaren ska ske varje kvartal samt årsvis. Rapporteringen ska vara skriftlig om beställaren så begär. Om kommunen begär ska rapportering av enskilda tjänster kunna ske månadsvis. Återrapporteringen ska omfatta: Underlag för främjande, förebyggande och rehabiliterande arbetsmiljö- och hälsoinsatser i form av sambandsanalyser, åtgärds- och utvecklingsförslag samt konsekvensbeskrivningar. Genomförda insatser per kompetens och insatsens art Tidsåtgång vid varje insats och antal insatser per avdelning Antal rehabiliteringsärenden, nya som gamla Redovisning av hur insatser fördelats på individ, grupp resp. organisation inom förvaltning/bolag/verksamhet eller annan enhet Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Uppföljning och genomgång av samarbete, arbetsmiljö och hälsoläget Under varje verksamhetsår ska leverantören initiera minst två uppföljningsmöten. Vid dessa möten diskuteras hur samarbetet fungerar mellan parterna. Beställaren kommer vid dessa tillfällen att redogöra för sina synpunkter och ev. klagomål och hur syften och mål med företagshälsovården har uppfyllts. Leverantören förväntas redogöra för och beskriva dels sin syn på verksamheten och samarbetet, dels sin syn på rådande arbetsmiljö och hälsoläge Utskrivet: :07 Sida 6 av 7

7 hos beställaren samt ge råd om förbättringar. Ovanstående krav accepteras/uppfylls? (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 7 av 7