Klubbens excellensprocess Pro. Vägledning för instruktören

Transkript

1 CLUB EXCELLENCE PRO Klubbens excellensprocess Pro Vägledning för instruktören PROCESS

2

3 CEP Pro vägledning för instruktören Innehållsförteckning Programöversikt och instruktioner till instruktören Steg 1: Varför är vi här? PowerPoint-bilder och tillhörande anteckningar Steg 2: Vad kännetecknar en excellent klubb? PowerPoint-bilder och tillhörande anteckningar Steg 3: Hur kan vi bedöma våra behov? PowerPoint-bilder och tillhörande anteckningar Steg 4: Vad är nästa steg? PowerPoint-bilder och tillhörande anteckningar Resurser för deltagarna Dessa måste genomföras av deltagarna före eller under kursen om klubbens excellensprocess. Gruppaktiviteter (Steg 1-4) Bedömning av samhällsbehov (Steg 1) Hur utvärderar du din klubb? Enkät (Steg 2) Hur utvärderar du din klubb? Administrativ vägledning (steg 2) Resurslista (steg 3) Exempel på handlingsplan (steg 4) Formulär Deltagarnas utvärdering av kursen Instruktörens utvärderingsformulär Klubbens excellensprocess Pro

4 Lions Clubs International vill tacka dig för att du har accepterat inbjudan att vara instruktör för pro-kursen om klubbens excellensprocess. Klubbens excellensprocess är en av de snabbast växande och mest slagkraftiga insatserna vi har inlett och dess framgångar är helt beroende av lionledare som dig. Du har utsetts till att genomföra denna uppgift, med anledning av att du har visat din förmåga att motivera och vägleda Lions medlemmar under tidigare träning, utbildning och/eller förbättringsprocesser. Som instruktör för klubbens excellensprocess har du tre viktiga uppgifter: Förberedelse Genomförande Uppföljning Denna vägledning har skapats för att hjälpa dig genom alla dessa uppgifter. Den ger dig en översikt över klubbens excellensprocess, erbjuder resurser och vägledning under förberedelserna, är din handbok under de fyra stegen i klubbens excellensprocess och tillhandahåller de verktyg du kommer behöva för att hjälpa oss att utvärdera programmet samt initiera arbetet efter det att kursen har genomförts. Vi hoppas du kommer att gå igenom materialet i detalj före kursen och om du har frågor är du välkommen att kontakta oss. Med vänlig lionhälsning, Membership and New Clubs Development Department cep@lionsclubs.org Klubbens excellensprocess Pro

5 Programöversikt KLUBBENS EXCELLENSPROCESS Klubbens excellensprocess är ett kursprogram som har för avsikt att förbättra medlemsupplevelsen och hjälpen till samhället. En CEP-kurs kan genomföras i två format: CEP Lite eller CEP Pro. CEP Pro är en lärarhandledd kurs och CEP Lite är en självhandledd kurs, där en klubbmedlem agerar som koordinator. I båda formaten utforskar en deltagande klubb sina samhällsbehov, analyserar medlemmarnas erfarenhet, identifierar klubbens resurser och resurser från LCI och utvecklar handlingsplaner för att gå vidare. Informationen i den här översikten gäller både CEP Pro- och CEP Lite-formatet. Klubbens excellensprocess är en kurs på fyra steg som antingen kan utföras under en session eller delas upp i fyra sessioner. Varje session kan genomföras vid ett klubbmöte, en utbildning eller annan typ av samling. CEP-deltagarna utför flera aktiviteter i deltagarnas handbok som kan hämtas från LCI:s webbplats eller beställas från LCI. Som en del av CEP behöver klubbar fylla i Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb? Instruktören kan komma att be deltagande klubbmedlemmar att utföra uppgifterna före, under eller efter ett av kursens steg. Här följer en kort översikt över vad deltagande medlemmar kommer att uppnå under en CEP-kurs: Steg 1: Varför är vi här? (45-60 minuter) Förstå vad er lionklubb har uppnått Diskutera vad er lionklubb skulle kunna uppnå i framtiden Identifiera ouppfyllda behov i samhället Planera att utföra en Bedömning av samhällsbehov Steg 2: Vad kännetecknar en excellent klubb? (75-90 minuter) Fyll i enkäten Hur utvärderar du din klubb? Fastställa kännetecken för en excellent klubb Identifiera vilka hinder det finns för att bli en excellent klubb Analysera sätt att förbättra klubbens effektivitet Steg 3: Hur kan vi fastställa våra behov? (45-60 minuter) Steg 4: Vad är nästa steg? (45-60 minuter) Gå igenom Bedömning av samhällsbehov Gå igenom enkätresultaten för Hur utvärderar du din klubb? Identifiera resurser i klubben och från LCI för att uppnå framgång Skapa mål för framtiden Sammanställ handlingsplaner för att nå målen Klubbens excellensprocess Pro

6 CEP Pro vägledning för instruktören Som en CEP Pro-instruktör har du tre ansvarsområden: (1) Bekanta dig med CEP-materialet och med kunskaper och tekniker för interaktiv utbildning. (2) Utför en interaktiv och effektiv kurs. (3) Tillhandahåll uppföljande information som kan användas som grund för programförbättringar och för att handleda och övervaka klubbengagemang efter kursen. Förberedelse Det finns många olika sätt att förbereda dig för din roll som CEP Pro-instruktör. Förhoppningsvis har du fullbordat eller planerar fullborda en instruktörsutbildning i ditt multipeldistrik eller distrikt. Denna utbildning kan ske i grupp vid ett planerat evenemang, eller genom ett webbseminarium. I de flesta fall kommer utbildningen att utföras av en GLT-koordinator, och kan innefatta: En översikt av de tre ansvarsområdena: o o o Förberedelse Genomförande Uppföljning En genomgång av varje resurs som används under kursen, inklusive: o Bedömning av samhällsbehov (steg 1) plus sammanfattning av resultaten o Hur utvärderar du din klubb? (steg 2) o Resurser om hjälpinsatser, kommunikation, medlemstillväxt, klubbutveckling/behålla medlemmar och ledarskap och klubbverksamhet finns att tillgå. En genomgång av konceptet handlingsplanering, inklusive en diskussion om hur handlingsplanering kan ge vägledning för en klubb att mäta sin framgång. En titt på utvärderingsprocessen och uppföljning av uppgifter som krävs av instruktören En genomgång av vuxnas inlärningsegenskaper vilken kommer att hjälpa dig att tillmötesgå deltagarnas behov. Förutom den formella utbildningen kan alla instruktörer, nya eller erfarna, använda ett antal resurser och verktyg för att bättre förbereda sig för sin roll. Resurserna nedan kan hjälpa dig att genomföra en framgångsrik kurs: 1. CEP Pro Vägledning för instruktören steg 1 4. Dessa avsnitt i vägledningen ger ett förslag på manus för varje session och kan användas tillsammans med sessionens PowerPoint-presentation. Vägledningen inkluderar alla presentationer och aktiviteter som deltagarna bör utföra. Gå igenom vägledningen före kursen. Ju större förtrogenhet du har med vägledningen, desto bättre kan du stödja lionmedlemmarna under sessionerna. 2. CEP Pro Deltagarhandbok. Deltagarhandboken är en mycket viktig del i klubbens excellensprocess. Den ger varje medlem möjlighet att delta aktivt i CEP Pro. Gå igenom handboken före kursen. Ju större förtrogenhet du har med handboken, desto bättre kan du stödja lionmedlemmarna under sessionerna. 3. Ledarskapsresurscenter på webben. Ledarskapsresurscentret på LCI:s webbplats innehåller webbkurser, presentationer och tips, samt i vissa fall webbkonferenser om flera olika ämnen som kan förbättra instruktörens färdigheter. Dessa inkluderar koncept såsom: motivation, handledning, mötesledning, tala inför en grupp, att sätta upp mål och handlingsplanering, konfliktlösning, mentorskap, samt hur man skapar och använder PowerPoint-presentationer. 4. Institut och seminarier. De lionmedlemmar som långsiktigt vill utbilda andra lionmedlemmar kan ha stor nytta av att delta i Lions ledarskapsinstitut, där man tränar på hur man utformar och genomför utbildning. Datum och plats för instituten finns på LCI:s webbplats. Klubbens excellensprocess Pro

7 Genomförande Som instruktör kommer du att presentera information. Du bör också engagera klubben till att utforska och diskutera sina behov, samt vägleda dem att hitta lösningar och mål. I slutet av kursen bör de ha utvecklat handlingsplaner fyllda med sätt att tillmötesgå klubbens och samhällets behov. Du hjälper dem att hitta sätt att bli en excellent klubb. Följande är en kort översikt av några av de ämnen och uppgifter som tas upp under kursens fyra steg: Steg Ämne som avhandlas Uppgifter Steg 1 (45-60 minuter) Bedömning av samhällsbehov I steg 1 kommer du att vägleda deltagarna igenom Bedömning av samhällsbehov och identifiera behov. Som instruktör bör du samla in alla ifyllda bedömningar och gå igenom resultaten så att du kan presentera dem för klubben i steg 3. Mer information om den här insamlingsprocessen finns i slutet av Steg 1 i instruktörens vägledning. Steg 2 (75-90 minuter) Hur utvärderar du din klubb? I steg 2 kommer du att vägleda deltagarna igenom enkäten Hur utvärderar du din klubb? Som instruktör bör du samla in alla ifyllda enkäter för Hur utvärderar du din klubb? och gå igenom resultaten så att du kan presentera dem för klubben i steg 3. Mer information om den här insamlingsprocessen finns i slutet av Steg 2 i instruktörens vägledning. Som instruktör måste du se till att deltagarna fyller i Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb? innan kursen genomförs. Detta är särskilt viktigt om de fyra stegen i processen genomförs under en och samma dag. Steg 3 (45-60 minuter) Välja resurser I steg tre kommer du att gå igenom både Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb? Deltagarna kan hitta områden som kan förbättras när de har gått igenom Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb? Steg 3 avslutas med att du går igenom resurser som kan användas för att förbättra klubben. Steg 4 (45-60 minuter) Identifiera mål och skapa handlingsplaner I steg 4 kommer du lära deltagarna att formulera en målbeskrivning och att sammanställa handlingsplaner. Deltagarna kommer överens om handlingsplaner och genomför dem när kursen har avslutats. Klubbens excellensprocess Pro

8 Följa upp Din roll som instruktör slutar inte med fullbordandet av steg 4. Du blir också ombedd att fylla i en utvärdering av programmet och även tillhandahålla och samla in en utvärdering från alla dina deltagare. Varje ifylld deltagarutvärdering är till för dig. Om det finns specifika steg som deltagarna tyckte var bra och/eller tyckte var svåra ber vi dig meddela detta till LCI på CEP@lionsclubs.org. Programutvärderingen du fyller i är strukturerad att ge kommentarer om kursens utformning, materialets effektivitet och totalt fokus för programmet. Vi hoppas att du ger LCI en ärlig utvärdering av kursen. Skicka ditt ifyllda instruktörsformulär till LCI per post, e-post eller fax. När deltagarnas mål, handlingsplaner och utvärderingar har blivit ifyllda och granskade skickar du dem vidare till lämplig GMT- och GLT-representant. Utvärderingen som fylls i av varje deltagare, bedömer både kursens innehåll och din prestation som instruktör. Den innehåller även ett avsnitt som ber klubbmedlemmar att utvärdera verktygen och resurserna de fick, och även nivån av förtroende de har för att deras klubb ska fullborda programmet och uppnå sina mål. Genom de kommentarer du ger till LCI kan vi fastställa om kursen organiseras och presenteras så att klubbarna som deltar får de verktyg och den inriktning som behövs för att skapa framgångsrika klubbar. Dessutom hjälper dessa utvärderingar till att vägleda GMT- och GLT-koordinatorn, som ska vägleda och stödja klubben till att verkställa dess handlingsplaner efter kursen. Vi hoppas att du studerar deltagarens mål, handlingplaner och utvärderingsformulär noggrant. Kom ihåg att klubbens excellensprocess är en process. Klubbarna uppskattar nytt material och nya program, men ibland kan de ha svårt att använda materialet, genomföra framgångsrika handlingsplaner eller sammanställa nya planer varje år. En klubb som har genomfört CEP-kursen bör kunna genomföra sina planer varje år, även långt efter det att kursen avslutades. Klubbens excellensprocess Pro

9 STEG 1: VARFÖR ÄR VI HÄR? Bild 1: Välkommen till kursen Presentera dig själv och förklara att du har erbjudit dig att stödja arbetet med att bygga upp och upprätthålla excellenta klubbar. Om några av deltagarna inte känner varandra ber du dem att presentera sig för varandra och förklara varför de har valt att delta. Skriv ner svaren på blädderblock om lämpligt. Bild 2: Programöversikt Förklara vad klubbens excellensprocess är. Gå igenom de ämnen som kommer att diskuteras under de fyra stegen och förklara att två övningar kommer att genomföras. Förklara när du förväntar dig att övningarna ska vara klara och att ni kommer att titta närmare på resultaten i steg 3. Bild 3: Varför är vi här? Vi är här i dag för att inleda klubbens excellensprocess. Målet är att arbeta tillsammans för att hitta sätt att göra lionklubbarna starkare. Under varje steg i programmet kommer jag att ge er något att tänka på och förslag på resurser att använda. Jag kommer att ge er verktyg och vägledning, men mycket av engagemanget, arbetet, och deltagandet förväntas komma från dig. Du väljer om du vill använda det vi kommer att diskutera. Du kommer att få mycket stöd under processen, men i slutändan är det upp till dig. Det finns mycket att göra i detta steg och de kommande stegen, men jag är säker på att du kommer att se goda resultat. Klubbens excellensprocess pro steg 1

10 Bild 4: Mål för steg 1 Under steg 1 kommer vi att titta närmare på varför vi behöver det här programmet, varför Lions behövs och hur vi kan utföra bättre hjälpinsatser. Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje punkt i listan och KLICKA för att gå vidare till nästa bild. Bild 5: Varför är vi här? Jag kommer att visa ett antal bilder med lionmedlemmar som gör lokala hjälpinsatser. Njut av bilderna, men tänk samtidigt på hur de relaterar till varför vi är här i dag. Bild 6-11: Bildserie med foton KLICKA efter bild 5 för att gå vidare till bild 6. Bild 6-11 kommer att visas automatiskt. Bildspelet är slut vid bild 11 Tryck på retur för att fortsätta till bild 12. Bild 12: Varför är vi här? Vi är här som lionmedlemmar för att lära oss mer om hjälpinsatser. Vi är här som ledare för att diskutera er klubb, titta närmare på ert samhälle och delge era klubberfarenheter till andra medlemmar. Vi gör allt detta för att kunna utföra effektivare hjälpinsatser. Har du sett: En minskning av de hjälpinsatser klubben utför? En lägre medlemstillväxt i din klubb? Ouppfyllda behov i samhället? Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram den blå textrutan och KLICKA för att gå vidare till nästa bild. Klubbens excellensprocess pro steg 1

11 Bild 13: Behov i samhället En utvärdering av samhällsbehov är ett av de bästa sätten att återuppliva en klubb. Utvärderingen visar om ni tillmötesgår samhällets behov och ger er anledning att fira och bygga vidare på framgångsrika hjälpinsatser. Varje samhälle har unika behov och inga samhällen har exakt samma behov. Som samhällsmedlemmar är lionmedlemmarna unikt kvalificerade för att hjälpa och tillmötesgå dessa behov. Bild 14: Gruppaktivitet 5 10 minuter Be deltagarna att tänka på vilka behov som finns i deras samhälle och att skriva ner tre av dem i handboken. Be några av deltagarna att för hela gruppen berätta om behov i deras samhälle och skriv upp dem på blädderblock om lämpligt. Bild 15: Exempel på samhällsbehov Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram den blå textrutan och KLICKA för att gå vidare till nästa bild. Be några av deltagarna att inför hela gruppen berätta om vilka behov som inte tillgodoses i deras samhälle just nu. Fråga dem vilka verktyg de kan använda för att identifiera samhällsbehov. Förklara hur en Bedömning av samhällsbehov kan hjälpa dem att fastställa vilka behoven är. Titta på bild 16 för mer information. Klubbens excellensprocess pro steg 1

12 Bild 16: Bedömning av samhällsbehov Enkäten utvärderar era hjälpinsatser och samhällets behov. Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje punkt i listan och KLICKA för att gå vidare till nästa bild. Ni kan avgöra om era serviceprojekt tillgodoser angelägna behov genom att genomföra en Bedömning av samhällsbehov. En genomförd bedömning kommer att vara mycket värdefull för klubben: Den frågar samhällsledare vilka behov som finns. Den frågar svarande hur de tycker att man kan tillmötesgå dessa behov. Den frågar om olika hjälpinsatser tillgodoser samma behov, eller oom några hjälpinsatser saknas. Den frågar om samhället känner till de hjälpinsatser som erbjuds. Den kräver att hela klubben hjälper till med planering och analys. Om deltagarna ännu inte har genomfört en Bedömning av samhällsbehov bör de kanske göra det. (Om alla steg i klubbens excellensprocess genomförs under en dag bör en Bedömning av samhällsbehov genomföras före kursen, resultaten kommer att diskuteras under steg 3). Om deltagarna behöver fylla i en Bedömning av samhällsbehov ska du be om detta och säga att resultaten kommer att diskuteras i steg 3. Det kan vara en bra idé att gå igenom ett exemplar av Bedömning av samhällsbehov med deltagarna om de behöver fylla i den. Informera deltagarna om att broschyren innehåller allt klubben behöver för att genomföra bedömningen. Gå kortfattat igenom de åtta stegen i Bedömning av samhällsbehov. Visa bild 17: Tänk om... Låt oss diskutera nuvarande situation i din klubb. Fråga dig själv: Vad skulle hända om vi hade nöjda medlemmar och samtidigt ökade antalet medlemmar? Klubbens excellensprocess pro steg 1

13 Bild 18: Tänk om (klubbnivå) Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje punkt i listan och KLICKA för att gå vidare till nästa bild. Hur skulle din klubb vara annorlunda om den hade fler medlemmar? Skulle klubben kunna tillgodose fler behov? Skulle klubben kunna samla in mer pengar till människor i nöd? Skulle klubben kunna hjälpa fler människor? Ge deltagarna minuter och be dem sedan att svara på frågorna på bilden. Bild 19: Tänk om... Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje punkt i listan och KLICKA för att gå vidare till nästa bild. Det är helt korrekt att Lions finns här för att göra hjälpinsatser. Vi måste alltid fråga oss själva: Hur kan vi göra bättre hjälpinsatser? Fråga dig själv, "Hur kan jag hjälpa bättre? Är jag nöjd med min klubb?" Hur skulle din klubb vara om du var mer nöjd? Skulle du bjuda in fler nya medlemmar? Skulle du känna dig bättre utrustad till att delta i fler hjälpinsatser och vara mer aktiv vid möten? Bild 20: Detta avslutar steg 1 Som lionmedlem kan du påverka. Ni tillgodoser lokala behov och förhoppningsvis har ni trevligt tillsammans med andra medlemmar. Vi vet alla att det finns många och stora behov i samhället. Er lionklubb bör vara redo att tillgodose dessa behov och redo att vara framgångsrik, vilket är till nytta för samhället. Du kan här fortsätta direkt till steg 2, men om du fortsätter till steg två vid ett senare datum bör du tillhandahålla information om nästa seminarium. Ange tydligt dag, tid och plats för seminariet. Upprepa när du vill att Bedömning av samhällsbehov ska vara klar. Du kan ge en förhandstitt på steg 2. I steg 2 kommer vi att diskutera de fem kännetecknen för en excellent klubb. Klubbens excellensprocess pro steg 1

14 STEG 2: VAD KÄNNETECKNAR EN EXCELLENT KLUBB? Bild 1: Välkommen till steg 2. Välkommen till det andra steget i kursen om klubbens excellensprocess: Vad kännetecknar en excellent klubb? Bild 2: Mål för steg 2 Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje punkt i listan. I steg 2 ska vi diskutera hur klubben kan bli excellent. Vi kommer att utvärdera klubbens aktuella status med enkäten Hur utvärderar du din klubb? och diskutera kännetecken för en excellent klubb. Vi kommer att diskutera vad som hindrar oss från att bli excellenta och börja titta på hur vi kan förbättra klubbens effektivitet. Bild 3: Resultat från medlemsundersökningen Vad kännetecknar en excellent klubb och hur uppnår vi excellens? Första steget till att bli excellent är ofta att lyssna på medlemmarna, ta reda på hur tillfredsställda medlemmarna är och identifiera vad vi kan förbättra. Om du lyssnar kommer du att få vägledning till nästa steg. Medlemmar kommer att berätta för dig att de vill förbättra serviceprojekten, kommunikationen, medlemstillväxten, ledarskapsträningen, klubbutvecklingen eller klubbverksamheten. Om du lyssnar kommer du att förstå vilka utmaningar klubben står inför. Låt oss läsa några uttalanden från riktiga medlemmar. Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje punkt på PowerPoint-bilden. Be någon eller några av deltagarna att läsa citaten. Klubbens excellensprocess pro steg 2

15 Bild 4: Hur utvärderar du din klubb? Ni kan använda enkäten Hur utvärderar du din klubb? för att se hur tillfredsställda medlemmarna är och vad de tycker skulle kunna förbättras i klubben. Hur många av er känner till enkäten Hur utvärderar du din klubb? Be någon av deltagarna att berätta hur de har använt detta verktyg. Om någon av deltagarna har haft negativa erfarenheter kan du förklara att vi ofta lägger ner stort arbete på att samla in data, men inte vidtar korrigerande åtgärder baserat på den informationen. Bild 5: Undersökningen Hur utvärderar du din klubb? Tips till instruktör: KLICKA för att visa blå textruta. Undersökningen Hur utvärderar du din klubb? kan hjälpa till att analysera klubbens status genom att visa dess styrka och svaghet. Genom att lyssna på medlemmarna kan klubben få nya idéer och identifiera områden som kan förbättras. Om deltagarna ännu inte har fyllt i enkäten Hur utvärderar du din klubb? förklarar du för dem att de bör göra detta nu, samt att ni kommer att titta närmare på resultaten under steg 3. Undersökningen kan fyllas i på ett klubbmöte. Berätta att ett exemplar av enkäten Hur utvärderar du din klubb? finns i deltagarhandboken. Ge deltagarna några minuter att titta igenom enkäten och få en uppfattning om hur den är utformad. Om du arbetar med en hel klubb, istället för representanter från olika klubbar, kan du informera klubbens medlemmar om att de kan utse en person eller en kommitté att dela ut enkäten, samla in den och därefter tolka resultaten. Den person som samlar in och tolkar resultaten bör använda Hur utvärderar du din klubb? Administrativ vägledning som finns i deltagarens arbetsbok. Klubben kan även använda sammanställningsformuläret för Hur utvärderar du din klubb? som finns i deltagarhandboken. Du kan även gå igenom den administrativa vägledningen och sammanställningen med den person eller kommitté i klubben som ansvarar för enkäten. Informera deltagarna om att enkäten även kan laddas ner från LCI:s webbplats och därefter kopieras. Om du vill förklara enkäten Hur utvärderar du din klubb? ytterligare kan du berätta för deltagarna att alla av de fem delarna i enkäten har ett antal direkta frågor. Deltagarna ska ge klubben ett betyg för respektive fråga. Förutom de specifika frågorna finns det utrymme i slutet där deltagarna kan skriva egna kommentarer. Detta kräver lite mer arbete från er, men kommentarerna är oftast den mest värdefulla återkopplingen. De egna kommentarerna kan vara de bästa indikatorerna för klubbens problem. Klubbens excellensprocess pro steg 2

16 Bild 6: Varför är vi här? Som människor, yrkesarbetande och lionmedlemmar strävar vi alla efter excellens. Min erfarenhet är att alla lionmedlemmar vill att deras respektive klubb ska vara så stark och framgångsrik som möjligt. Vi vill alla påverka genom hjälpinsatser. Vi vill vara kända lokalt för allt det goda arbete vi utför. Kort sagt vill vi vara en del av en "excellent" klubb. Vilka kännetecken anser du att en excellent klubb har? Fråga deltagarna om exempel på vilka egenskaper en excellent klubb har och skriv ner dem på blädderblocket. Bild 7: Kännetecken för en excellent klubb För att kunna bli excellent måste vi först definiera excellens. Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje egenskap. Här är fem egenskaper som LCI har identifierat som bidragande till en klubbs excellens. LCI har sett att klubbar som är framgångsrika inom dessa områden kan utföra hjälpinsatser mer effektivt. Nu ska vi undersöka alla de fem egenskaperna för att definiera dem och diskutera vad de betyder för din klubb. Bild 8: Serviceinriktad Vad anser du att serviceinriktad betyder? Be deltagarna att svara på frågorna och skriv ner svaren på ett blädderblock. Tips till instruktör: Deltagarnas svar kan inkludera att tillhandahålla hjälpinsatser som är relevanta för samhället och vara medvetna om globala behov. Det är LCI:s definition av serviceinriktad. När du har hört ungefär tre svar, KLICKA och fråga deltagarna varför det är viktigt att vara serviceinriktad. Svaren på frågorna på bilderna 8-12 varierar. Det är OK. Medlemserfarenheten är ofta mer värdefull när man identifierar egna samband eller berättelser om hjälpinsatser. Klubbens excellensprocess pro steg 2

17 Bild 9: God kommunikation Vad anser du att god kommunikation innebär? Be deltagarna att svara på frågan och skriv ner på blädderblock. Tips till instruktör: Deltagarnas svar kan inkludera följande: Bra kommunikation leder till att samhället känner till Lions bättre. Bra kommunikation innebär att alla medlemmar är informerade om projekt och möten. Bra kommunikation innebär att klubben kommunicerar med distriktet och LCI. Bra kommunikation innebär att ledare lyssnar på vad samhället och klubben säger. De här svaren är hur LCI definierar bra kommunikation. När du har hört ungefär tre svar, KLICKA och fråga deltagarna varför det är viktigt att ha bra kommunikation. Svaren kan variera. Bild 10: Starkt program för medlemstillväxt Vad innebär det att ha ett starkt program för medlemstillväxt? Be deltagarna att svara på frågan och skriv ner på blädderblock. Tips till instruktör: Deltagarnas svar kan inkludera följande: Ett stark program för tillväxt fokuserar på att attrahera intresserade, aktiva och energiska människor att hjälpa till. Ett starkt program för medlemstillväxt attraherar nya medlemmar som förstår behovet av att Lions tillgodoser behov i samhället. Svaren är hur LCI definierar ett starkt program för medlemstillväxt. När du har hört ungefär tre svar, KLICKA och fråga deltagarna varför det är viktigt att ha ett starkt program för medlemstillväxt. Klubbens excellensprocess pro steg 2

18 Bild 11: Behålla medlemmar Varför är det viktigt att behålla nuvarande medlemmar? Be deltagarna att svara på frågan och skriv ner på blädderblock. Tips till instruktör: Deltagarnas svar kan inkludera följande: Att behålla medlemmarna säkerställer att varje medlem har glädje av sitt medlemskap. Klubbarna bör främja medlemmarnas engagemang, välkomna dem till möten och ge möjlighet till tillväxt. Svaren är hur LCI definierar ett starkt program för medlemstillväxt. När du har hört ungefär tre svar, KLICKA och fråga deltagarna varför medlemmar vill stanna kvar. Bild 12: Goda ledare och effektiv klubbverksamhet Vad betyder det att ha effektivt ledarskap? Be deltagarna att svara på frågorna och skriv ner på blädderblock. Tips till instruktör: Deltagarnas svar kan inkludera att ledarutveckling betyder följande: Effektivt ledarskap betyder att alla lionmedlemmar som vill ha en ledarroll kan få en. Det är viktigt därför att ledarutveckling ger lionmedlemmar möjlighet att växa. Svaren är hur LCI definierar ett starkt program för ledarutveckling. När du har hört ungefär tre svar, KLICKA och fråga deltagarna varför det är viktigt att ha effektiv ledarutveckling. När du har hört ungefär tre svar om varför det är viktigt med effektivt ledarskap, KLICKA och fråga deltagarna om effektiv klubbverksamhet. Be deltagarna att svara på frågorna och skriv ner på blädderblock. Effektiv klubbverksamhet betyder att rapporter och klubbinformation skickas in inom föreskriven tid. Snabb rapportering är viktigt därför att klubben kan använda den rapporterade informationen för att fastställa styrkor och svagheter. De här svaren är hur LCI definierar effektiv klubbverksamhet. När du har hört ungefär tre svar, KLICKA och fråga deltagarna varför det är viktigt att ha en effektiv klubbverksamhet. Klubbens excellensprocess pro steg 2

19 Bild 13: Gruppaktiviteter minuter En klubb kan stöta på många hinder på vägen mot excellens. Öppna era handböcker och skriv ner några exempel på saker som kan hindra en klubb från att bli excellent. Efter det att deltagarna har skrivit ner exempel ber du några av dem att berätta för hela gruppen. Skriv ner svaren på blädderblocket. Alla klubbar stöter på hinder på vägen av olika skäl. Två medlemmar kanske har olika uppfattning om vad hjälpinsatser innebär. Vissa medlemmar anser kanske att mer kommunikation behövs, medan andra anser att det är för mycket kommunikation. Dessa utmaningar kan skapa hinder för excellens. Ett sätt att lära sig om de utmaningar er klubb står inför, och övervinna dem, är att lyssna på medlemmarna. Bild 14: Låter de här kommentarerna som er klubb? (positiva) Fråga dig själv: Hör jag några av dessa kommentarer i min klubb? Säger jag dessa saker om min klubb? Be någon eller några av deltagarna att läsa citaten. Bild 15: Eller låter er klubb mer som den här? Fråga dig själv: Hör jag några av dessa typer av kommentarer i min klubb? Säger jag dessa saker om min klubb? Be någon eller några av deltagarna att läsa citaten. Klubbens excellensprocess pro steg 2

20 Bild 16: Förbättra klubbens effektivitet Det vi kan lära oss av hinder på vägen och av kommentarerna i enkäten är att klubbar kan stå inför ett antal olika utmaningar. Vi kan effektivt hantera dessa hinder genom att särskilt uppmärksamma varje del som handlar om klubbens effektivitet. Bild 17: Förbättra klubbens effektivitet Låt oss titta närmare på dessa fem delar och se hur vi kan få dem att passa in i vår egen situation. Nu kan du förklara skillnaden mellan de fem delarna som kan förbättra klubbens effektivitet och de fem kännetecknen för en excellent klubb, samt använda orden klubbutveckling och behålla medlemmar som exempel. De föregående bilderna visar vad som kännetecknar en excellent klubb eller vilka egenskaper en excellent klubb har. På den här bilden talar vi om de delar som förbättrar klubbens effektivitet eller det som klubben gör för att bli excellent. En excellent klubb kännetecknas till exempel av att den behåller medlemmarna. Medlemmarna behålls genom aktiv klubbutveckling. Bild 18: Serviceprojekt I steg 1 bad jag er att fylla i en Bedömning av samhällsbehov. Syftet är att använda resultaten till att identifiera behov och sedan starta projekt som är relevanta för ert samhälle. Om ni fyller i Bedömning av samhällsbehov minst vart tredje år, granskar era projekt varje år, inleder nya projekt, samt har en god balans mellan serviceaktiviteter och insamlingsaktiviteter kommer klubben att kunna tillmötesgå både samhällets och klubbmedlemmarnas behov. Diskutera de punkter som beskrivs och be om kommentarer eller ytterligare punkter som är aktuella. Klubbens excellensprocess pro steg 2

21 Bild 19: Kommunikation Det är viktigt att regelbundet kommunicera med klubbens medlemmar, samhället, distriktet och Lions Clubs International. Ni kan informera allmänheten om Lions genom extern kommunikation och ni kan informera klubbens medlemmar om kommande serviceprojekt och möten genom intern kommunikation. Effektiv kommunikation är en viktig komponent för att bli excellent. Diskutera de punkter som beskrivs och be om kommentarer eller ytterligare punkter som är aktuella. Bild 20: Medlemstillväxt Orsaken till att vi blev medlemmar i Lions är att vi vill hjälpa till i samhället. Ni har kommit fram till att det finns unika behov i samhället och ibland finns det större behov än vad klubben kan tillgodose. Det finns säkert fler människor där ni bor som skulle vilja bli medlemmar i Lions. Klubben kanske behöver fler medlemmar för att kunna tillgodose angelägna behov. Med hjälp av fler medlemmar kan ni tillmötesgå dessa behov och bli en excellent klubb. Det är viktigt att implementera löpande program för medlemstillväxt, sätta upp mål och utse en aktiv medlemskommitté Diskutera de punkter som beskrivs och be om kommentarer eller ytterligare punkter som är aktuella. Bild 21: Klubbutveckling/behålla medlemmar Vi har konstaterat att klubbutveckling är viktigt. Vi vill alla att det ska vara tillfredsställande att vara medlem. Intagning, information, mentorskap och utvärdering är en viktig del för att få tillfredsställda medlemmar som vill stanna kvar. Vi vill vara involverade i klubbens serviceprojekt, vi vill att tiden vid möten används effektivt och vi vill vara välinformerade. Det finns ett antal saker era klubbar kan göra för att främja effektiv klubbutveckling. Kom ihåg att det enklaste sättet att behålla medlemmarna är att utveckla dem. Diskutera de punkter som beskrivs och be om kommentarer eller ytterligare punkter som är aktuella. Klubbens excellensprocess pro steg 2

22 Visa bild 22: Ledarskapsträning och klubbverksamhet Att ha starka och kunniga ledare är mycket viktigt i klubbens strävanden att vara en excellent klubb. Din klubb bör försöka hitta sätt att utveckla nya ledare och ledarkunskaper för att förbättra ert arbete. Diskutera punkterna och be om kommentarer eller ytterligare punkter som är aktuella. Bild 23: Gruppaktivitet minuter Be varje grupp att redovisa sina svar inför hela gruppen. Nu ska vi fokusera på hur du kan använda lokala resurser och LCI:s resurser för att mer effektivt uppnå varje egenskap av excellens. Vi kommer att dela in oss i grupper och varje grupp ska arbeta med en av egenskaperna. Sammanställ en lista med resurser, (publikationer, kurser, klubbrekvisita etc.) som klubbarna kan använda för att förbättra egenskapen som er grupp blev tilldelad, på arbetsbladet Gruppaktiviteter i deltagarhandboken. Be deltagarna att slå upp avsnittet om resurser i handboken som hjälp för denna aktivitet. Om grupperna har datorer och tillgång till internet kan de även besöka LCI:s webbplats Bild 24: Detta avslutar steg 2 Detta avslutar steg 2. Har ni några frågor? Du kan fortsätta direkt till steg 3. Om du fortsätter till steg tre vid ett senare tillfälle bör du tillhandahålla information om nästa möte. Berätta om dag, tid och plats för nästa möte. Påminn dem igen om att du behöver den ifyllda enkäten Hur utvärderar du din klubb? före nästa seminarium. Välj ett datum som ger dig tillräckligt med tid till att sammanställa resultaten för steg tre i klubbens excellensprocess. Om du blir tillfrågad kan du ge en förhandstitt på steg 3. I steg tre kommer vi att diskutera resultaten från Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb? plus att vi tar en titt på resurser som kan vara speciellt intressanta för er klubb. Klubbens excellensprocess pro steg 2

23 STEG 3: HUR KAN VI BEDÖMA VÅRA LOKALA BEHOV? Bild 1: Hur kan vi bedöma våra lokala behov? Välkommen till det tredje steget i kursen om klubbens excellensprocess. Bild 2: Mål för steg 3 Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje punkt i listan. I steg 3 kommer vi gå igenom resultaten av Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb? för att se vilka av klubbens egenskaper vi måste fokusera på. Sedan ska vi identifiera resurser som kan göra er klubb mer effektiv. Bild 3: Genomgång av utmärkta egenskaper I steg 2 diskuterade vi vad som kännetecknar en excellent klubb. Vi talade även om de olika delarna i klubbens effektivitet och vad en klubb bör göra för att vara excellent. Vi noterade att excellenta klubbar har följande egenskaper: de utför hjälpinsatser som är relevanta i sina samhällen, de kommunicerar lika mycket med samhället som med klubbmedlemmarna, de har en plan för att bjuda in nya medlemmar, de ser till att medlemmarna är nöjda och vill stanna kvar och de utbildar klubbtjänstemän. Klubbens excellensprocess pro steg 3

24 Bild 4: Gå igenom enkätresultaten Vi kommer nu att gå igenom resultaten från Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb? Bild 5: Bedömning av samhällsbehov, uppföljning Du bör nu ha gått igenom och fyllt i Bedömning av samhällsbehov. Tips till instruktör: När ni går igenom Bedömning av samhällsbehov ska deltagarna avsluta aktiviteten genom att identifiera behov som klubben kan tillmötesgå omedelbart. Genom att tillmötesgå behov omedelbart upplever klubbmedlemmarna snabbt framgång och samhället får behov tillgodosedda. Du kan använda några av frågorna nedan för att föra en öppen diskussion om hur ni effektivt kan tillmötesgå behov. Vårt huvudmål är att fastställa vilka behov vi kan tillmötesgå effektivt och omedelbart, arbeta på dem först, och ta sedan itu med mer komplexa behov. Vi inleder nu processen genom att ställa frågor om det vi lärde oss av Utvärderingen av samhällsbehov. 1. Hur många frågeformulär skickades in till er? 2. Fanns det några lionprojekt som ansågs vara framgångsrika? 3. Varför bedömdes projekten vara framgångsrika? 4. Vilka otillfredsställda behov identifierades av samhället? 5. Hur kan vi bättre tillmötesgå dessa behov? 6. Nämndes några hjälpinsatser som också hade utförts av andra organisationer? 7. Är några av dessa dubbla projekt lionprojekt? Be deltagarna att svara på ovanstående frågor och skriv ner svaren på blädderblock. Tips till instruktör: KLICKA för att visa blå textruta. Fråga deltagarna om det finns några behov de kan tillmötesgå omedelbart. Klubbens excellensprocess pro steg 3

25 Bild 6: Hur utvärderar du din klubb? Uppföljning Ni bör nu ha gått igenom och fyllt i enkäten Hur utvärderar du din klubb?. Låt oss snabbt gå igenom resultaten. Tips till instruktör: Målet i slutet av den här genomgången är att deltagarna ska fundera över hur klubben uppfattas av majoriteten av medlemmarna och också få tillfälle att individuellt diskutera frågorna nedan. När ni diskuterar enkätresultaten som helhet bör ni diskutera vad klubben generellt är bra på, vilka områden som kan förbättras enligt resultaten och vilka vilka åtgärder medlemmarna anser behöver vidtas för att genomföra förbättringar. Du kan till exempel säga "Många av medlemmarna sa att..." Ställ följande frågor till deltagarna efter det att ni kortfattat diskuterat resultaten: 1. Vilka styrkor har klubben enligt enkätsvaren? 2. Vilka områden bör förbättras enligt enkätsvaren? 3. Vilka åtgärder bör ni vidta för att förbättra er klubb? Be deltagarna att svara på ovanstående frågor och skriv ner svaren på blädderblock. Bild 7: Resurser Tala om för deltagarna att det finns en lista över resurser i arbetsboken. De resurser som anges på bild 8-12 tas upp mer i detalj i listan över resurser. Listan innehåller också information om hur ni hittar dem på webbplatsen. Ni kanske har lagt märke till att det finns flera behov eller områden som ni skulle vilja förbättra. Nu kommer vi att titta närmare på de resurser som finns för att ta itu med dessa behov. För bild 8-12: Fråga deltagarna om de har använt några av resurserna och i så fall vad de tyckte om dem. Fråga dem även om resurserna i listan kan användas för att tillgodose de behov som har identifierats. Gå tillbaka till noteringarna på blädderblocket och para ihop resurser med behov. Klubbens excellensprocess pro steg 3

26 Bild 8: Resurser om hjälpinsatser Baserat på svaren som erhållits från Bedömning av samhällsbehov och från klubbmedlemmarnas kommentarer kan klubben överväga att titta närmare på fler eller mer effektiva serviceprojekt. Ett antaget serviceprogram är ett program som tidigare har varit framgångsrikt någonstans i världen. Programmet granskas och godkänns av den internationella styrelsen. Varje program ingår i någon av följande stora servicekategorier. Samhällsservice Internationella relationer Diabetesinformation Lions tillfällen för ungdom Miljöservice Syn- och blindvård Tal- och hörselvård Er klubb kanske kommer fram till att det finns flera fördelar med att utföra något av dessa serviceprojekt. LCI tillhandahåller klubbarna med material, en beskrivning/struktur av möjliga sätt att driva programmet, information om vem som kan kontaktas när frågor uppstår. Er klubb bestämmer hur ni ska genomföra och utvärdera projektet. Jag föreslår också att klubben går igenom kursen i Lions utbildningscenter som heter Tillhandahålla samhällsservice eller publikationen Gör slag i saken: Handledning för utveckling av klubbprojekt, för mer information om hur man genomför hjälpprojekt. Bild 9: Kommunikationsresurser Baserat på resultaten i klubbens enkät Hur utvärderar du din klubb? kan klubben fundera över hur kommunikationen kan bli mer effektiv. Extern kommunikation I resurslistan finns förslag på resurser som till exempel mallar för pressmeddelanden, servicemeddelanden och tryckt reklam. Du kan även genomföra en kurs på webbplatsen som handlar om marknadsföring och PR. Intern kommunikation Din klubb kan förbättra sin marknadsföring och kommunikation genom att skapa en kostnadsfri webbsida i e- klubbhuset. I e-klubbhuset tillhandahåller Lions Clubs International mallar som klubben enkelt kan använda. Webbplatsen skapas med hjälp av lättanvända mallar som låter dig skapa en startsida, lägga till klubbevenemang, projekt, foton och klubbens kontaktinformation. Folk använder ofta internet för att söka efter information så det här är ett bra sätt att göra er information tillgänglig för samhället. Använd det effektivaste sociala mediet för ert område. Klubbens excellensprocess pro steg 3

27 Bild 10: Resurser om medlemstillväxt Din klubb kanske har kommit fram till att klubben behöver fler medlemmar för att kunna genomföra hjälpinsatser på ett mer effektivt sätt. Din klubb bör utse en ordförande för medlemskap för att se till att klubben har rimliga tillväxtmål att arbeta mot under verksamhetsåret. Du kan be medlemmarna att diskutera vem de skulle bjuda in och använda guiden Bara fråga! för idéer om vem ni kan bjuda in. Klubben kan bjuda in fler studenter och familjemedlemmar genom att dra nytta av medlemsprogrammet för studenter respektive familjer. I Vägledningen i att rekrytera unga vuxna kan ni få tips om hur ni på ett framgångsrikt sätt bjuder in yngre medlemmar. Bild 11: Resurser om klubbutveckling Det är troligt att er klubb har några utvecklingsbehov. Enkäten Hur utvärderar du din klubb? är ofta första steget mot klubbutveckling. Programmen som finns uppräknade på skärmen har mycket gemensamt den centrala idén är att ge lionmedlemmar möjlighet att öka sin kunskap, effektivitet och kamratskap. Program såsom intagning, information för nya medlemmar, mentorskap m.fl. erbjuder lionmedlemmarna olika sätt att utvecklas. Bild 12: Resurser om ledarskap och klubbverksamhet Genom enkäten Hur utvärderar du din klubb? kan du finna att fler medlemmar vill inta ledarroller. Mer information om ledarskapsutveckling finns i Ledarskapsresurscentret på LCI:s webbplats. I Lions utbildningscenter kan du även delta i kurser om mötesverksamhet, konfliktlösning och många andra ämnen. Om du är klubbtjänsteman kan du delta i klubbtjänstemannaträning för att lära dig hur du lägger till, tar bort och överför medlemmar med hjälp av MyLCI. Om du vill lära dig mer om ledarpositioner på klubbnivå eller om ledarpositioner på distriktsnivå kan du delta i Lions avancerade ledarskapsinstitut, utvecklingsinstitut för instruktörer och regionala ledarskapsinstitut. Klubbens excellensprocess pro steg 3

28 Bild 13: Detta avslutar steg 3 Detta avslutar steg 3. Har ni några frågor? Du kan fortsätta direkt till steg 4. Om du fortsätter till steg fyra vid ett senare tillfälle bör du tillhandahålla information om nästa möte. Berätta om dag, tid och plats för nästa möte. Du kan ge en förhandstitt på steg 4. I steg 4 kommer du att fastställa mål och sammanställa handlingsplaner för att ta itu med lokala behov. Klubbens excellensprocess pro steg 3

29 STEG 4: VAD ÄR NÄSTA STEG? Bild 1: Välkommen till kursen Välkommen till det fjärde steget i klubbens excellensprocess. Bild 2: Mål för steg 4 Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje punkt i listan och KLICKA för att gå vidare till nästa bild. I steg 4 ska vi sätta mål och sammanställa handlingsplaner baserat på de behov vi har identifierat i Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb? Varje mål och handlingsplan bör ta itu med en av de fem egenskaperna som handlar om klubbens effektivitet. Bild 3: Gå igenom kännetecknen Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje punkt i listan. Låt oss gå igenom de fem egenskaperna för en excellent klubb. Räck upp handen om du kan nämna en av de fem egenskaperna. Fråga deltagarna om svaren tills alla fem egenskaper har nämnts. När inga fler händer räcks upp KLICKAR du en gång för att visa varje egenskap, en åt gången. Klubbens excellensprocess pro steg 4

30 En klubb bör vara serviceinriktad, ha god kommunikation, starka medlemsprogram, behålla medlemmar samt ha bra ledare och effektiv klubbverksamhet. Har någon några frågor eller sista synpunkter om dessa egenskaper? Bild 4: Målsättning Första steget i planeringen är att fastställa mål för klubben. För att uppnå mål är det bra att skapa målbeskrivningar som vägleder handlingarna. Bild 5: Effektiva målbeskrivningar Effektiva mål stöds bäst av SMARTA målbeskrivningar, vilket betyder: Varje mål bör vara specifikt. Nämn det du vill uppnå. Varje mål bör vara mätbart. Varje mål bör inkludera en procent eller en siffra. Det måste vara något som kräver handling från din sida. Varje mål bör vara realistiskt, men du bör sträva efter att uppnå mer än förra året. Varje mål bör vara tidsbundet med specifika datum. Bild 6: Exempel på målbeskrivningar Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje punkt i listan och KLICKA för att gå vidare till nästa bild. Du bör sätta upp mål för varje egenskap hos en excellent klubb. Här är ett målexempel för var och en av egenskaperna. Varje mål är specifikt, tidsbundet och kräver handling. Klubbens excellensprocess pro steg 4

31 Bild 7: Gruppaktivitet minuter Arbeta med en partner eller i små grupper och skriv ner målbeskrivningar för 2-3 av de områden som behöver förbättras, enligt resultaten från enkäten Hur utvärderar du din klubb?. Skriv ner målbeskrivningarna i din arbetsbok. En person från varje grupp kan läsa upp gruppens målbeskrivningar. Skriv upp alla mål på blädderblocket. Påminn deltagarna att de behöver fortsätta att arbeta på mål och handlingsplaner när kursen är över. Som instruktör bör du kunna avsluta gruppaktiviteten med en handlingsplan som klubben har kommit överens om. Bild 8: Handlingsplaner Nu kommer vi att sammanställa handlingsplaner för varje mål. Bild 9: Effektiva handlinsplaner Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram varje punkt i listan och KLICKA för att gå vidare till nästa bild. En handlingsplan berättar för dig hur du uppnår målet. Den berättar vem som gör vad, när det görs och hur. Klubbens plan bör innehålla ett sista datum för varje detalj. Dessa datum hjälper klubben att genomföra planen och betonar att åtgärder bör genomföras tätt efter varandra och i ordningsföljd så att klubben kan utnyttja drivkraften som uppstod. Åtgärder bör ha en ordningsföljd. Tack vare handlingsplanen kommer er klubb att kunna se när större prestationer har uppnåtts eller när uppnådda mål kan firas. Klubbens excellensprocess pro steg 4

32 Bild 10: Handlingsplanens innehåll Att sammanställa en handlingsplan är det enklaste sättet att uppnå ett mål. Varje handlingsplan bör i detalj beskriva de åtgärder som ska vidtas. Vem kommer att göra vad? Vilka resurser kommer att behövas? När kommer det att vara klart? När bör vi se resultat? Vilken typ av resultat skulle vi vilja se? Bild 11: Exempel på handlingsplan Du bör alltid sammanställa en skriftlig handlingsplan. Det kan vara enklare att arbeta med kolumner under planeringen. Varje kolumn bör ställa en fråga som är nödvändig för att handlingsplanen skall kunna genomföras. Berätta för deltagarna att det finns ett exempel på handlingsplan i arbetsboken. Bild 12: Gruppaktivitet 5-10 minuter Nu ska vi återsamlas grupperna igen. Varje grupp ska använda en av sina målbeskrivningar och utifrån den sammanställa en handlingsplan. Skriv ner målbeskrivningen i arbetsboken. Hjälp till att bilda grupper om nödvändigt. Efter cirka fem minuter ber du en person från varje grupp att läsa upp en målbeskrivning och tillhörande handlingsplan. Be övriga deltagare att säga sin åsikt om huruvida handlingsplanen är lämplig för målet. Skriv ner alla handlingsplaner på blädderblock. Som instruktör bör du kunna avsluta gruppaktiviteten med en handlingsplan som klubben har kommit överens om. Känner alla att ni kan sammanställa handlingsplaner om ni blir ombedda att göra det? Klubbens excellensprocess pro steg 4

33 Bild 13: Använd det du har lärt dig Gruppaktivitet Tid som behövs är 5-15 minuter. Tips till instruktör: KLICKA för att ta fram texten "Gör din klubb excellent!" Om du presenterar denna kurs för medlemmar från en och samma klubb kan deltagarna komma överens om mål och handlingsplaner som alla klubbmedlemmar arbeta med. Samla grupperna. Gå igenom målen och handlingsplanerna på blädderblocket. Fråga varje grupp vilka handlingsplaner de kan genomföra inom ett år. Be en av deltagarna att skriva ner de överenskomna handlingsplanerna på ett blankt arbetsblad för handlingsplan. Om du presenterar denna kurs för deltagare från flera klubbar kan du be deltagarna att presentera alla mål och handlingsplaner vid nästa klubbmöte varefter klubben beslutar om vilka mål och handlingsplaner klubben ska arbeta med. Vilka handlingsplaner kan din klubb genomföra detta år? Vilka handlingsplaner måste genomföras omedelbart? Efter det att vi är klara här i dag är det klubbens uppgift att genomföra de överenskomna handlingsplanerna. Beroende på situationen kan klubbmedlemmarna komma överens om handlingsplaner under denna kurs eller vid nästa klubbmöte. Det är viktigt att tillsammans besluta om vilka mål och handlingsplaner klubben ska arbeta med. Om mer än en medlem är ansvarig för en del av en handlingsplan kommer ni finna att genomgång av handlingsplanerna i grupp kommer att vara till hjälp. Bild 14: Programöversikt Jag hoppas att du har lärt dig mycket under processens fyra steg. Vi har delat mycket information och tagit upp många strategier och resurser som kan hjälpa er klubb att bli excellent. Klubbens excellensprocess pro steg 4

34 Bild 15: Programöversikt och sammanfattning Vi började med att titta närmare på behoven i samhället och vi kunde se att Lions verkligen gör en skillnad. De som behöver oss mest i samhället räknar med oss. Vi pratade om vad det betyder att vara en excellent klubb, de hinder som står i vägen för att uppnå detta och hur vi kan vara mer effektiva. Vi utforskade samhällets behov och hur vi bättre kan tillmötesgå dem. Vi genomförde en undersökning bland klubbmedlemmarna och fann att klubben har områden som medlemmarna skulle vilja förbättra. Sedan arbetade vi på att hitta en lösning och resurser som kan hjälpa klubben. Vi avslutade med att fundera på specifika behov och att skriva handlingsplaner. Att komma överrens om handlingsplaner och genomföra dem är avgörande för att skapa en excellent klubb. Bild 16: Detta avslutar steg 4 Nu har vi gått igenom klubbens excellensprocess. Tack för ert deltagande och för ert hårda arbete. Har ni några frågor? Notering till instruktören: I det här skedet bör du be klubbmedlemmarna att fylla i deltagarutvärderingen längst bak i deltagarens handbok. Utvärderingarna är till för dig. Om det finns specifika steg som deltagarna tyckte var bra och/eller tyckte var svåra ber vi dig meddela detta till LCI på CEP@lionsclubs.org. Som instruktör bör du fylla i utvärderingen för instruktörer som finns i Vägledningen för instruktören. Skicka en kopia av klubbens handlingsplaner och mål till GMT-GLT-koordinatorerna så att de kan hjälpa klubben att implementera handlingsplanerna och uppnå målen. Berätta för deltagarna att de kan kontakta dig som deras instruktör eller deras GMT/GLT-koordinator för hjälp med målen/handlingsplanerna. Ge klubbmedlemmarna den kontaktinformation som de ska använda om de behöver din hjälp. Det är viktigt att du bestämmer hur ofta du och klubbtjänstemännen kommer att kommunicera med varandra. Du bör därför ha deras kontaktinformation. Vi uppmuntrar dig att följa upp med klubbtjänstemännen minst varannan månad för att diskutera de framsteg klubbarna gör. Du kan även kommunicera med deltagare som inte är klubbtjänstemän, för att därmed få deras perspektiv på de framsteg som görs i klubbarna. Klubbens excellensprocess pro steg 4