Mötesformat för möten i distriktsguvernörens rådgivande kommitté. också kända som zonmöten

Transkript

1 Mötesformat för möten i distriktsguvernörens rådgivande kommitté också kända som zonmöten

2 Möten i distriktsguvernörens rådgivande kommitté, eller zonmöten, anses ofta vara de viktigaste mötena för klubbtjänstemän och ger klubbpresidenter och sekreterare chansen att få kunskap om program och initiativ i distrikt, multipeldistrikt och LCI. Men den absolut mest värdefulla delen med dessa möten är möjligheten för dessa ledare att helt enkelt diskutera idéer och problem med andra klubbtjänstemän. Den här handboken ger dig som zonordförande tips och bästa arbetssätt för att uppnå båda syftena, att säkerställa att mötet är produktivt och att tiden används på ett bra sätt. Möten fokuserar normalt på serviceprojekt, klubbledning, medlemstillväxt och ledarutveckling. Även om huvudsyftet är att ge klubbtjänstemän ett forum för diskussioner, ger mötet också zonordföranden tillfälle att samla in rekommendationer som kan spridas till DG-teamet. Den här handboken innehåller tips för att anordna evenemanget, tänkbara ämnen och format för alla möten och vad man kan göra efter mötet för att säkerställa att syftena har uppnåtts. Exempel på utvärderingsformulär och en mall för protokollet finns på sidan 16 och det kan ni använda. Mycket av materialet finns också i zon- och regionordförandecentret på webbplatsen. Se webbplatsen för mer information och resurser för nedladdning. Resultaten av dessa möten rapporteras till distriktsguvernören med hjälp av Mötesrapport för distriktsguvernörens rådgivande kommitté (DA-ZCM). Ett exempelformulär finns på sidan 17 i handboken. Distriktsguvernörens rådgivande kommitté Distriktsguvernörens rådgivande kommitté leds av zonordföranden och alla klubbpresidenter och klubbsekreterare i zonen ingår i kommittén. Kommittén har möten minst tre gånger om året i enlighet med Stadgar och arbetsordning för distrikt. En del områden har ett fjärde möte, som är frivilligt, för att fira framgångar under året och/eller presentera konceptet med zonmöten för inkommande klubbtjänstemän. Kommitténs ansvar är att: säkerställa att alla klubbar drivs effektivt och följer Internationella stadgar och arbetsordning (LA-1) samt policyer, och att de tillgodoser medlemmarnas behov, inspirera till medlemstillväxt och ledarutveckling, främja de program som erbjuds av distriktet, multipeldistriktet och LCI, säkerställa att alla klubbar installerar klubbtjänstemän, rekryterar nya medlemmar och ger erkännanden för medlemmars framgångar på ett meningsfullt sätt, uppmuntra klubbar att delta i distriktsmöten, riksmöten och internationella kongresser, främja möten mellan klubbar och uppmuntra klubbar att delta i charterfester och andra distriktsevenemang. 1

3 TIPS FÖR LYCKADE MÖTEN UPPMUNTRA TILL DELTAGANDE För att uppmuntra till deltagande, tänk på följande: Välj en mötestid då de flesta klubbarna kan vara representerade och en plats som passar de flesta. Skicka en kallelse till mötet i god tid före evenemanget. Ta med evenemanget på distriktets webbplats. Fundera över flera olika kanaler för kommunikation, såsom brev, e-post, personliga telefonsamtal och sociala media och använd dem alla! Folk kommunicerar på olika sätt, och en del kan gå till webbplatsen för information medan andra kanske är lättare att nå med ett telefonsamtal. Ge klubbtjänstemän en anledning att närvara! Se till att ämnet tydligt kommuniceras och tilltalar dem som antas delta. Se Checklista för mötesförberedelse på sidan 18 och se till att all mötesinformation finns med. Leda möten: Den här onlinekursen på Lions utbildningscenter presenterar de tre faserna för bra mötesledning, effektiva mötesförberedelser och genomförande. Deltagarna får lära sig att hantera olika gruppbeteenden och uppföljning mellan möten. Praktiska arbetsblad och checklistor ingår. Kommunikation är avgörande! Du bör kanske kontakta både klubbpresidenter och klubbsekreterare per telefon tidigt under din ämbetsperiod och under perioden för att diskutera året och bygga upp en relation med viktiga ledare i zonen. Fråga dem om deras mål för året och hur det går med dem. Förklara att du vill hjälpa dem nå målen och hur viktigt det är att delta i zonmöten, inte bara som deltagare utan som en resurs. Utnyttja tillfället att personligen bjuda in dem till zonmöten. Samtalet hjälper dig att få en bättre förståelse för deras behov och ger dig en chans att anpassa ditt möte så att det tillfredsställer deras förväntningar. 2

4 Uppnå meningsfullt engagemang Gör det interaktivt: Det allra viktigaste med zonmöten är interaktionen mellan medlemmarna och möjligheten att utbyta idéer med andra klubbtjänstemän. Undvik om möjligt föreläsningar och uppmuntra istället till mer öppen interaktion. Fokusera på ledningsämnen: Zonmötet gör att klubbtjänstemän kan utbyta praktisk information som kanske inte passar för de vanliga klubbmedlemmarna. Håll mötet privat och fokuserat så att klubbtjänstemännen känner sig bekväma med att diskutera problem och lösningar. Hjälp dem förbereda sig: Be deltagarna att vara beredda att dela med sig av sina bästa idéer, bekymmer och framgångar med andra klubbledare så de noga kan tänka igenom det ämne som diskuteras. Se Hjälp dem att förbereda sig, som ingår i alla mötesbeskrivningar. MÖTESFORMAT Följande format föreslås som idéer för zonmöten som hålls under året, men bör anpassas för att passa dina klubbars unika behov. En session är ungefär 45 till 60 minuter lång. 3

5 FÖRSTA MÖTET I DEN RÅDGIVANDE KOMMITTÉN Första mötet bör hållas inom 90 dagar efter internationella kongressen eller i enlighet med Stadgar och arbetsordning för distrikt. Fokusera på service! Service är en lionklubbs absolut viktigaste funktion. Detta engagerar befintliga medlemmar och är en inspiration för klubbtillväxt och utveckling, så det är logiskt att detta ingår som ett nyckelämne för första mötet. Hjälp dem förbereda sig! Berätta för klubbtjänstemännen att mötet kommer att handla om service så de är beredda att dela med sig av information om sina projekt. Dagordningen kan innehålla följande. Inledning (2 minuter): Starta mötet med att betona betydelsen av service, alla lionklubbars viktigaste funktion! Förklara att målet med mötet är att dela serviceidéer och verktyg som klubbarna kan använda för att se till att den service som klubbarna tillhandahåller uppfyller behovet på hemorten och medlemsförväntningarna. Nämn att mötet kommer att avslutas med en öppen diskussion om klubbars problem och framgångar. Presentationer (2-5 minuter): Be deltagarna presentera sig genom att berätta vad de heter, vilken post de har och klubbens namn. Internationella presidentens tema (2-5 minuter): Berätta kort om temat och hur det är relaterat till service och/eller någon del av vår service. Utbyte av klubbars serviceprojektidéer (10-20 minuter beroende på deltagarantal): Ge varje klubb 2 3 minuter för att ta upp sina aktiviteter för året. Deras rapport bör innehålla klubbens specialprojekt samt eventuella nya projekt som planeras och de problem de har stött på. Sätt att identifiera nya serviceprojekt (5 minuter): Om det är lämpligt kan ni berätta för gruppen om någon av följande resurser. Se beskrivning på sidan 5. Bedömning av samhällsbehov Gör slag i saken! Planera serviceaktivitetsprojekt för din lionklubb Tillhandahålla samhällsservice (onlinekurs på Lions utbildningscenter) 4

6 Öppen diskussion om klubbarnas problem och framgångar (10-15 minuter beroende på deltagarantal): Ge klubbledarna tid att be andra klubbmedlemmar om råd om hur man hanterar problemen de har och/eller berätta om en klubbframgång. Verktyg som hjälp för klubbplanering och ledning (5 minuter): Innan sessionen avslutas, och om det passar in, uppmuntra klubbtjänstemännen att använda Planritning för en starkare klubb, Er klubb, ert sätt, Klubbens excellensprocess (CEP) och Klubbens excellensutmärkelse för att fastställa mål för deras klubbar. Dessa verktyg beskrivs på sidan 6 och finns även online på wwww.lionsclubs.org. Avslutning (3 minuter): Gå igenom målen för distriktsguvernören och zonordföranden för att bestå klubbarna och påminn dem om datum och tid för nästa möte. Internationell presidentens tema: Varje år innehåller internationella presidentens tema särskilda initiativ för att inspirera och ge erkännande för service, medlemstillväxt, ledarutveckling och andra meningsfulla aktiviteter. För mer om dessa och andra program, gå in på webbplatsen! Identifiera serviceprojektidéer! Bedömning av samhällsbehov: Beskriver en process för att identifiera och ta itu med behov på hemorten som inte uppfyllts. Gör slag i saken: Engagerar befintliga medlemmar i processen att identifiera samhällsbehov, utveckla en handlingsplan och engagera medlemmar i projekt som är meningsfulla. Planera serviceaktivitetsprojekt för din lionklubb: Den här webbsidan är en fantastisk resurs för alla lionklubbar då den erbjuder länkar till de mest populära projekten som lionmedlemmar genomfört! Du hittar länkar till syn, ungdom, miljö med mera såsom programmet för läsinsatser och att hjälpa till med katastrofhjälp. Ge samhällsservice (onlinekurs på Lions utbildningscenter): Kursen ger dig verktyg och tekniker för att bedöma samhällsbehov, välja värdefulla projekt, planera projekt så att de blir framgångsrika och marknadsföra din klubbs hjälpinsatser på hemorten. 5

7 Verktyg som hjälp för klubbens planering Planritningen för en starkare klubb: Ger klubbar en praktisk process för att ta fram mål och handlingsplaner. Uppmuntra tjänstemännen att använda processen för att ta fram en plan. Se webbplatsen för mer information. Er klubb, ert sätt: Den här handboken hjälper klubbar att ändra sitt mötesformat så att de på ett bättre sätt uppfyller sina medlemmars behov. Fundera över månatliga serviceprojekt istället för möten och bli av med oönskade regler så att klubben blir attraktivare för de yngre. Den här handboken hjälper medlemmar identifiera de aspekter på mötet de vill behålla och vad de kanske vill ändra. Klubbens excellensprocess (CEP): Den här processen hjälper klubben göra en djupgående analys av klubbens verksamhet och identifiera områden som kan förbättras och göra upp en plan för förändring. Excellensutmärkelse: Tillhandahåller klubbarna med mål inom områdena service, medlemstillväxt, ledarutveckling, klubbledning och kommunikation samt resurser för alla dessa områden. Se webbplatsen för mer information. 6

8 ANDRA MÖTET I DEN RÅDGIVANDE KOMMITTÉN Det här mötet bör hållas i november eller i enlighet med Stadgar och arbetsordning för distrikt. Fokusera på medlemskap! Effektiva samhällsgrupper kräver en stark medlemskader som stödjer projekt, leder initiativ och engagerar nytt folk. När klubbarna nu haft några månader på sig att komma igång under verksamhetsåret är det hög tid att främja medlemstillväxt! Fundera på att anordna en presentation av GMT-koordinatorn och bjuda in klubbarnas medlemsordförande. Hjälp dem förbereda sig! Informera klubbtjänstemännen att mötet kommer att fokusera på medlemstillväxt och be dem vara beredda att diskutera deras största medlemsproblem och/eller framgångar. Ämnena bör handla om både rekrytering och att se till att ha nöjda medlemmar. Dagordningen kan innehålla följande: Inledning (2 minuter): Inled mötet med att diskutera behovet av nya medlemmar och behovet av att hålla befintliga medlemmar engagerade och nöjda. Förklara att mötets mål är att utbyta idéer och strategier för att rekrytera och behålla hängivna medlemmar och att mötet kommer att avslutas (som tidigare) med en öppen diskussion om klubbarnas problem och framgångar. Gå igenom målen för distriktsguvernören och zonordföranden för att bistå klubbarna. Presentationer (2-5 minuter): Be deltagarna presentera sig genom att berätta vad de heter, vilken post de har och klubbens namn. Be dem den här gången att även nämna om de är intresserade av rekrytering eller strategier för att hålla medlemmarnas intresse uppe. Internationella presidentens tema (3 minuter): Berätta om lämpligt kortfattat om temat och hur det är relaterat till medlemsantalet. Nämn nya verktyg eller utmärkelser som temat kan ha. Utbyte av idéer kring rekrytering och att behålla medlemmar (10-15 minuter beroende på deltagarantal): Ge varje klubb 2-3 minuter för att ta upp sin plan för rekrytering och att behålla medlemmar. Deras rapport ska innehålla strategier för att identifiera och bjuda in nya medlemmar samt strategier för att hålla medlemmarna engagerade och nöjda. 7

9 Strategier och resurser för att öka medlemsantalet (5-10 minuter): Introducera resurser från LCI som du känner kan vara lämpliga eller användbara för gruppen. De kan innefatta en eller flera av följande delar som kan vara lämpliga: Dessa beskrivs mer ingående på sidan 9. Bara fråga: Handbok för rekrytering av nya medlemmar Vägledning i att tillgodose medlemmarnas intressen: Så här håller du medlemmarna nöjda och får dem att komma tillbaka Information för nya medlemmar Fadderns ansvar Intagningsceremonier för nya medlemmar Möjliga områden där nya klubbar kan bildas Globalt medlemsteam (GMT) Du kanske kan be GMT-koordinatorn ta hand om den här delen av programmet. Till en del ämnen finns det PowerPoint-presentationer som kan hjälpa till att främja dem. Gå in på zon- och regionordförandes webbsida för mer information. Även om tiden är begränsad, se till att klubbarnas medlemsordförande känner till dessa verktyg och hur de används. Öppen diskussion om klubbarnas problem och framgångar (10-15 minuter beroende på deltagarantal): Ge klubbledarna tid att be andra klubbmedlemmar om råd om hur man hanterar problemen de har och/eller berätta om en klubbframgång. Klubbens excellensutmärkelse (2 minuter): Påminn klubbtjänstemännen om vad som ingår i Klubbens excellensutmärkelse och fortsätt främja den som ett mål för alla klubbar. Avslutning (3 minuter): Gör en kort sammanfattning av vad ni uppnått under mötet och påminn dem om dag och tid för nästa möte. 8

10 Verktyg för medlemstillväxt och trivsel LCI erbjuder ett flertal verktyg som hjälper klubbarna nå sina medlemsmål. Se till att klubbtjänstemän och medlemsordförande känner till följande: Bara fråga: Den här handboken hjälper klubbar att att utveckla en plan för att identifiera potentiella medlemmar, rekrytera dem in i klubben och få dem engagerade. Vägledning i att tillgodose medlemmarnas intressen: En handbok som hjälper att se till att medlemmarna trivs och är egagerade i klubben genom att ta itu med skälen till att medlemmar lämnar Lions. Information för nya medlemmar: Se till att nya medlemmar vet hur viktig vår organisation är så de vet hur viktiga medlemmarna är. Klubbarna har många onlineverktyg till hands! Faddrarnas ansvar: En fadder för en ny medlem har en viktig roll i att se till att medlemmen är informerad och engagerad. Den här checklistan hjälper faddern att lyckas i denna viktiga roll. Intagningsceremonier för nya medlemmar: Se till att nya medlemmar känner sig välkomna och hedrade med en fin intagningsceremoni i klubben. Den här handboken föreslår aktiviteter och manuskript för ett minnesvärt evenemang. GMT: Detta ledarteam kan ge information under mötet eller personligen träffa en klubb och hjälpa till att identifiera källor och strategier för att öka medlemsantalet. 9

11 TREDJE MÖTET I DEN RÅDGIVANDE KOMMITTÉN Det här mötet bör hållas i februari eller mars eller i enlighet med Stadgar och arbetsordning för distrikt. Fokusera på ledarutveckling! Det behövs effektiva ledare för att leda klubbar, leda serviceprojekt och fortsätta att uppfylla behoven bland våra medlemmar och på våra hemorter. Som medlem i Lions Clubs International har du inte bara tillgång till ledarutvecklingskurser och material, utan du har en unik möjlighet att tillämpa dessa färdigheter för att göra förbättringar i samhället. Använd detta möte för att ta upp de ledarutvecklingsmöjligheter som finns. Om ett fjärde zonmöte planeras, tänk på att du kanske bör flytta ämnen som handlar om utbildning av inkommande tjänstemän till det fjärde mötet. Om ett fjärde möte inte planeras ska du kanske bjuda in klubbens första vicepresident till det här mötet. Du ska kanske ta med en presentation av GLT-koordinatorn. Hjälp dem förbereda sig! Kontakta klubbarna och informera om att mötet kommer att fokusera på ledarutveckling och fråga dem om de har några problem med att få nytt folk att inta poster som klubbtjänstemän eller om de har frågor om val, installation av klubbtjänstemän, att göra en klubbrevision eller rapportera klubbtjänstemän till LCI. Fråga dem om de har några utbildningsämnen de skulle vilja lära sig mer om så att dessa ämnen kan tas upp under mötet. Påminn dem att beställa klubbutmärkelser och material till slutet av året så de har gott om tid för leverans. Dagordningen kan innehålla följande: Inledning (2 minuter): Inled mötet med att diskutera vikten av att utveckla ledare som kan fortsätta våra serviceinsatser och leda våra klubbar. Förklara att mötets mål är att utbyta idéer och ge en översikt av ledarutvecklingsprogrammen som finns från distriktet, multipeldistriktet och LCI. Gå igenom målen för distriktsguvernören och zonordföranden för att bistå klubbarna. Presentationer (2-5 minuter): Be deltagarna presentera sig genom att berätta vad de heter, vilken post de har och klubbens namn. Om gruppen känner varandra är detta kanske inte nödvändigt. 10

12 Framsteg för att välja och installera framtida ledare (15 minuter beroende på deltagarantal): Klubbar bör aktivt marknadsföra nya lionmedlemmar för ledarroller till nästa år. Om lämpligt, fråga om någon klubb har svårigheter eller behöver hjälp med följande: Finna potentiella klubbledare, Etablera en nomineringskommitté för klubbtjänstemän, Bästa arbetssätt för val, Planera ett installationsevenemang för klubbtjänstemän, Genomföra en årlig revision av klubbens medel, Beställa klubbutmärkelser vid slutet av året, Kunna rapportera klubbtjänstemän för nästa verksamhetsår, Planera information till klubbtjänstemän, Om hjälp behövdes, be gruppen om förslag och/eller boka en tid för att hjälpa klubbtjänstemännen. Ledarstöd och utveckling (15 minuter): Inför resurser som du tror kan vara användbara för deltagarna. De kan vara en eller flera av nedanstående. Dessa verktyg beskrivs utförligt på sidan 12. Lions utbildningscenter på webbplatsen, Utbildning för klubbtjänstemän, Lions mentorprogram, Webbseminarier, Poddsändningar och online nyhetsbrev om ledarskap, GLT. Du kanske kan be GLT-koordinatorn ta hand om den här delen av programmet. Gå in på zon- och regionordförandes webbsida och se om det finns en PowerPoint-presentation i ämnet. Främja distrikts- och riksmöten (2 minuter) Förutom att få kännedom om de ledarutvecklingsseminarier och -program som finns bör deltagarna känna till reglerna för klubbdelegater och suppleanter för distrikts- och riksmöten samt internationella kongresser. Glöm inte att nämna hur roligt det är! Öppen diskussion om klubbarnas problem och framgångar (10-15 minuter beroende på deltagarantal): Ge klubbledarna tid att be andra klubbledare om råd om hur man hanterar problem och/eller berätta om en klubbframgång. 11

13 Klubbens excellensutmärkelse (2 minuter): Påminn klubbtjänstemännen att de ska ansöka om Klubbens excellensutmärkelse och hur de ingående delarna i excellensutmärkelsen stärker klubben. Avslutning (3 minuter): Gör en kort sammanfattning av vad ni uppnått under mötet och påminn dem om datum och tid för nästa möte (om ett fjärde möte planeras). Material för ledarutveckling Lions utbildningscenter: Detta center tillhandahåller onlinekurser som är relevanta för alla lionmedlemmar med ämnen såsom kommunikation, leda och motivera andra, uppnå resultat och ledarskap. Utbildning för klubbtjänstemän på webbplatsen: Onlineutbildning för klubbtjänstemän innehåller även länkar till bra manualer och handböcker. Detta kompletterar den utbildning som ges av GLT-ledare. Lions mentorprogram: Ett personligt utvecklingsprogram så att medlemmar kan lära sig av varandra och utveckla ledarfärdigheter och samtidigt bygga upp starka relationer. Webbseminarier om ledarskap: Finns för ett flertal ämnen, såsom att fastställa mål, planera projekt och anordna effektiva möten. Många är inspelade och ligger på webbplatsen. Poddsändningar och ledarnyhetsbrev online från lionledare runtom i världen. Lions ledarskapsinstitut: Detta program erbjuds i alla konstitutionella områden och fokuserar på utveckling av ledarfärdigheter för medlemmar som är intresserade av att avancera till ledarposter. Information och ansökningsformulär finns på webbplatsen. 12

14 FJÄRDE MÖTET I DEN RÅDGIVANDE KOMMITTÉN (frivilligt) Det här möte bör hållas cirka 30 dagar före riksmötet eller i enlighet med stadgar och arbetsordning för distrikt och bör om så är lämpligt inkludera inkommande klubbpresidenter och sekreterare. Fokusera på framtiden! Medan nuvarande tjänstemän ser fram emot slutet av året ser inkommande tjänstemän ofta fram emot vad som komma skall. Detta frivilliga möte är ofta ett firande som uppfyller båda syftena! Stämningen är normalt att man firar något så programmet bör ha en optimistisk framtoning. Ha gärna med ett anförande av GLT-koordinatorn och en utmärkelseceremoni med distriktsguvernören och bjud in inkommande klubbtjänstemän. Hjälp dem förbereda sig! Berätta för tjänstemännen att mötet kommer att fokusera på övergången från nuvarande klubbtjänstemän till nya tjänstemän och unika sätt att ge erkännande till framträdande medlemmar. Uppmuntra dem att komma med egna idéer och ta med inkommande tjänstemän. Dagordningen kan innehålla följande: Inledning (2 minuter): Inled mötet med att diskutera betydelsen av klubbarna i zonen. Förklara hur ledarna har gjort framsteg och hur klubbarna har påverkat sina hemorter och uppnått sina mål. Om inkommande klubbtjänstemän deltar, förklara syftet och betydelsen av rådgivande möten och hur viktigt det är att de deltar. Presentationer (2-5 minuter): Om inkommande klubbtjänstemän deltar, be deltagarna att presentera sig, men om gruppen känner varandra behövs det kanske inte. Klubbtjänstemäns överlämning (10-15 minuter) Be alla klubbpresidenter berätta om åtgärder de vidtar för att säkerställa en bra överlämning. Nya tjänstemän kan ges möjlighet att berätta om det finns information de skulle vilja ha innan de börjar. Man bör också ta upp utbildning och information för nya klubbtjänstemän samt verktyg för onlineutbildning. 13

15 Verktyg som hjälper dig förbereda dig för ditt ämbetsår (8 minuter): Om inkommande klubbtjänstemän deltar och det är lämpligt, gå igenom följande verktyg som kan vara till hjälp för nya klubbtjänstemän. Verktygen förklaras mer fullständigt på Planritning för en starkare klubb, Er klubb, ert sätt, Klubbens excellensprocess (CEP). Ge erkännande för service (10-15 minuter): Fråga klubbpresidenterna hur de planerar att ge klubbtjänstemän erkännande för att uppmuntra ett utbyte av unika idéer. Nämn det material som LCI har för klubbarna eller andra källor såsom: Konsten att ge erkänsla Innehåller tips och idéer för att ge ett meningsfullt erkännande. Klubbrekvisitakatalogen Katalogen innehåller utmärkelser för tjänstemän, för deltagande, utmärkt service med mera. Många kan göras personliga och de har alla Lions logotyp! Uppmuntra klubbarna att beställa tidigt eftersom leveransen tar viss tid. Utmärkelser (6-10 minuter): Ta den här tiden för att ge erkännande till klubbtjänstemän för att de deltar i möten, för medlemstillväxt, utmärkt service och andra framgångar. Gör överlämnandet personligt och värdigt. (Se Konsten att ge erkänsla för tips och idéer) Klubbens excellensutmärkelse (2 minuter): Påminn klubbtjänstemännen att de ska ansöka om Klubbens excellensutmärkelse och hur de ingående delarna i excellensutmärkelsen stärker klubben. Avslutning (3 minuter): Tacka deltagarna för deras service och engagemang och uppmuntra dem att tjäna som mentorer för inkommande tjänstemän. 14

16 EFTER MÖTET Mötesutvärdering Använd arbetsbladet för mötesutvärdering som finns på sidan 19 för att få värdefull återkoppling och idéer för att förbättra framtida möten. Uppföljning för att säkerställa att planerade åtgärder genomförs kan vara det viktigaste steget till ett framgångsrikt ämbetsår som zonordförande. Kommunicera med klubbtjänstemännen Skicka ett exemplar av mötesprotokollet till varje deltagare, och till dem som inte kunde delta. Det finns en mall på sidan 16 för att se till att protokollet är komplett och informativt. E-posta protokollet tillsammans med en personlig hälsning. Håll kontakt Notera när respektive klubb ska ha genomfört en åtgärd och håll kontakt då och då för att få veta att de gör framsteg och erbjud din hjälp. Se till att alla klubbar känner till de resurser som finns under och mellan mötena! Målet - En bra idé: Om varje deltagare fick bara en bra idé som de kan tillämpa för att förbättra sin klubb, då är mötet lyckat. Interaktionen mellan våra medlemmar för att utbyta idéer för att förbättra sina klubbar är alltid väl använd tid! Konsten att ge erkänsla Den här handboken ger idéer och bra förslag på hur man kan ge erkänsla till de mest engagerade medlemmarna på ett lämpligt och meningsfullt sätt. 15

17 Exempel på format: Mötesprotokoll Datum: Deltagare: Starttid: Sluttid: Mötets huvudsyfte: Gamla ärenden: diskussioner, beslut Nya ärenden: diskussioner, åtgärder (med ansvarsområden) Talare/programbeskrivning: Erkänsla: Nästa mötesdatum: Tid: Plats: Ärenden på nästa dagordning: Mötessekreterare: 16

18 Mötesrapport från distriktsguvernörens rådgivande kommitté Mötesplats (ort): Distrikt Region Zon: Starttid Sluttid: Mötesdatum: Nästa mötesdatum: Närvarande klubbar och tjänstemän Klubbnamn/nummer President Sekreterare Klubbrapport 1. Genomför alla klubbar serviceaktiviteter? Ja Nej Om inte, nämn dem som inte gör det: 2. Har alla klubbar en medlemsplan? Ja Nej Om inte, nämn dem som inte har det: 3. Genomför alla klubbar styrelsemöten minst en gång i månaden? Ja Nej Om inte, nämn dem som inte gör det: 4. Har alla klubbar en PR-plan? Ja Nej Om inte, nämn dem som inte har det: 5. Finns det några hinder för framgång? Ja Nej Kommentar 6. Vilka klubbar är framgångsrika och varför? 7. Vad kan distriktet göra för att ytterligare stödja klubbutveckling? 8. Vilka aktiviteter har man genomfört i zonen avseende ledarutbildning eller för att uppmuntra till medlemstillväxt? 9. Känner alla klubbar till excellensutmärkelsen för klubbar? Ja Nej Kommentar 10. Har alla klubbar en webbplats? Ja Nej Känner alla klubbar till E-klubbhuset? Ja Nej Om inte, nämn dem som inte gör det: Namnteckning zonordförande Zon: Region: Distrikt: Skicka in den här rapporten till distriktsguvernören, distriktets GMT- och GLT-koordinator, regionordförande och till LCI på Eurafrican@lionsclubs.org. 17

19 Mötesförberedelser Åtgärd Noteringar Genomför ( ) 1. Bestäm uppgifter och önskade resultat. 2. Bestäm åtgärder som leder till resultaten. 3. Lista ärenden på dagordningen och vem som ansvarar för ärendet. Ärende Ansvarig 4. Lista inbjudna gäster. 5. Fastställ tidsramen: 6. Boka lokal, material, utrustning 7. Skapa en dagordning. 8. Kommunicera med medlemmar och talare 9. Ställ ut stolar, bord osv. Bekräftat datum: Starttid: Plats och lokal: Material: Utrustning: Mat och dryck: Inledning: Ämnen: Pauser: Avslutning: Dagordning och stödmaterial skickade? Talare förberedda? Kontrollera placering. Lägg fram material. Kontrollera utrustningen. Kontrollera belysning, värme, AC osv. Sluttid: 10. Förbered dig. (Sista stegen är viktigast! Även om något går snett blir ditt möte lyckat om DU är förberedd!) Gör i ordning material. Lägg talarnoteringar i ordning. Tänk positiva tankar 18

20 Arbetsblad för mötesutvärdering Ange hur väl varje påstående beskriver det möte du just deltagit i genom att markera ( ) lämpliga ruta. Ja Nej Inte tillämpligt 1. Jag fick ett exemplar av dagordningen före mötet och fick tillräckligt med tid/information för att förbereda mig för mötet. 2. Mötet inleddes och avslutades på utsatt tid. 3. Målet för mötet förklarades tydligt. 4. Förväntningar (grundregler) för mötet fastställdes och följdes av gruppen. 5. Mötesledaren följde dagordningen. 6. Våra möten innehöll diskussioner och beslutsfattande samt presenterade information. 7. Att jag deltog bidrog till mötesresultatet. 8. Beslut, åtgärdsärenden och nödvändig uppföljning uttrycktes klart och tydligt. 9. Vårt möte följde angivna tidsramar. 10. Konflikter uttrycktes öppet och hanterades effektivt. 11. Nya medlemmar och gäster välkomnades varmt och de kände sig välkomna. 12. Talare fick tillräckligt med tid att framföra sina presentationer. 13. Erkänsla var en del av vårt möte. 14. Vårt möte var väl använd tid. 15. Det var trevligt att delta i mötet. Kommentarer: 19

21 NOTERINGAR

22 District and Club Administration Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL USA lionsclubs.org E-post: districtadministration@lionsclubs.org Telefon: facebook.com/lionsclubs DA-ZMG SW 1/15