KLUBBFILIAL VÄGLEDNING

Transkript

1 KLUBBFILIAL VÄGLEDNING

2

3 Varför bilda klubbfilialer? En klubbfilial gör det möjligt för en liten grupp människor att bilda en lionklubb och de kan snabbt börja göra insatser på sin hemort. Medlemmarna i klubbfilialen blir en del av en befintlig moderklubb, men genomför sina egna möten, projekt och aktiviteter. Att bilda en klubbfilial gör det möjligt för Lions att expandera i områden där det finns färre än 20 personer som vill bli medlemmar. Minst fem medlemmar krävs för att kunna bilda en klubbfilial. När en klubbfilial har bildats skickas ett tygmärke och en rockslagsnål till klubbpresidenten i moderklubben, för överlämnande till klubbfilialens kontaktperson.

4 Innan medlemmar rekryteras till klubbfilialen, meddela distriktsguvernören och eventuell(a) klubb(ar) som finns i samma område. Distriktsguvernören eller en lionklubb kan protestera mot bildandet av klubbfilialen enligt samma regler och tillvägagångssätt som vid protest mot bildande av en vanlig lionklubb. Steg för att bilda klubbfilialer Steg 1: Sammanställ en plan för klubbfilialen När man bildar en klubbfilial ska man överväga tre saker: (1) var filialen ska bildas, (2) vilka slags medlemmar filialen ska bestå av och (3) vilken slags inriktning filialen ska ha. Var ska filialen bildas? Filialer kan bildas varsomhelst inom moderklubbens distrikt. Allra viktigast är att hänsyn tas till lokala behov i området när en klubbfilial bildas. Fundera på att genomföra en bedömning av samhällsbehov för att ta reda på vilka slags serviceprojekt man vill ha och behöver i området. Vilka slags medlemmar ska filialen att bestå av? Minst fem medlemmar krävs för att kunna bilda en klubbfilial. Fundera på om filialen ska bestå av allmänna medlemmar eller om den ska bestå av en viss grupp människor. Finns det Omega leomedlemmar i området som har uppnått högsta ålder för leomedlemskap och som vill starta en filial? Vill unga vuxna på orten göra andra saker än vad moderklubben gör men ändå vill lära sig av dem genom att ingå i en filial. Andra grupper att fundera över är kvinnor, veteraner och lokala etniska grupper. Ska filialen ha en speciell inriktning? Bestäm om filialen ska ha en speciell inriktning. Filialen kan exempelvis rikta in sig på ett särskilt behov i området, såsom att stödja Special Olympics-idrottare eller värna om miljön. Eller vill filialen hellre ta sig an behov i området när de uppstår? Steg 2: Rekrytera medlemmar När en lista med namn över potentiella medlemmar sammanställs bör distriktsguvernören, medlemmar i distriktsrådet, tidigare distriktstjänstemän och andra personer i klubbfilialens område kontaktas. Titta i handboken Bara fråga! Handbok för rekrytering av nya medlemmar till klubbar. Handboken Bara fråga! vägleder lionklubbar genom processen att rekrytera nya medlemmar och hantera klubbtillväxt på ett effektivt sätt, och samma principer kan tillämpas på rekrytering av klubbfilialsmedlemmar. När en lista med tänkbara medlemmar har sammanställts kan man börja förbereda för ett informationsmöte. Steg 3: Genomföra ett informationsmöte Informationsmötet har för avsikt att låta lionmedlemmarna sammanträffa med potentiella medlemmar och diskutera bildandet av klubbfilialen. Mötet bör skapa intresse bland deltagarna att bli medlemmar i Lions. Ämnen som kan diskuteras vid informationsmötet: Hur klubbfilialen kan hjälpa till i samhället Exempel på moderklubbens projekt och möjliga projekt för klubbfilialen Beskrivning av stöd från moderklubben, distriktet, multipeldistriktet och internationella huvudkontoret Korta tal av moderklubbens medlemmar som beskriver deras positiva upplevelser i Lions Ifyllande av medlemsansökan. 2

5 Efter informationsmötet ska deltagarna kontaktas, för att tacka dem för deras deltagande, bekräfta deras intresse och bjuda in dem till organisationsmötet. Uppmuntra dem till att ta med sig vänner, familj, arbetskamrater eller andra som kan vara intresserade av att bli medlemmar. Steg 4: Genomföra ett organisationsmöte Organisationsmötet är det första mötet i den föreslagna klubbfilialen. Deltagare är potentiella klubbfilialsmedlemmar och kanske representanter för moderklubben, distriktsguvernören, distriktsrådsmedlemmar och andra intresserade personer. Moderklubbens president, klubbfilialens kontaktperson, distriktets extensionsordförande, tidigare tjänsteman eller annan kvalificerad lionmedlem kan leda organisationsmötet. Ämnen som kan diskuteras vid organisationsmötet: Information om klubbfilialens verksamhet Medlemmarnas ansvar Lions Clubs Internationals struktur och historik Detaljerad information om varje tjänstemannapost Klubbfilialens medlemsavgifter Klubbfilialens namn Under organisationsmötet bör man också välja klubbfilialens tjänstemän. Klubbfilialen ska välja en president, sekreterare och kassör, vilka leder klubbfilialen. Moderklubben utser en kontaktperson för klubbfilialen som håller kontakten mellan moderklubben och klubbfilialen. Steg 5: Skicka in Anmälan av klubbfilial Efter organisationsmötet, fyll i Anmälan av klubbfilial/uppdatering av tjänstemän och Rapport av klubbfilialmedlemmar och skicka in båda till Lions Clubs International. Moderklubbens roll och ansvar Det är moderklubbens roll och ansvar att stödja klubben, upprätthålla en hög nivå av engagemang, aktivitet och entusiasm. Framgångarna i klubbfilialen är beroende av fortlöpande kontakt, intresse, vägledning och goda råd från moderklubben. En moderklubb ska: Hjälpa till med bildande av klubbfilialen Utse en erfaren lionmedlem till klubbfilialens kontaktperson Skicka Anmälan av klubbfilial/uppdatering av tjänstemän till internationella huvudkontoret Skicka Rapport av klubbfilialmedlemmar till internationella huvudkontoret eller uppdatera medlemmarna via rapporteringsystemet online (onlinerapportering är bara för befintliga filialer) Ta hand om medlemsansökningar och se till att varje ansökan godkänns och inrapporteras till internationella huvudkontoret Hjälpa till att utveckla en plan för medlemstillväxt Se till att klubbfilialens tjänstemän får god information, stöd och utbildning Se till att val av klubbfilialens tjänstemän sker varje år Uppmuntra klubbfilialens medlemmar att delta i moderklubbens och distriktets aktiviteter Mer information om att anordna informations- och organisationsmöten finns i Handbok för bildande av nya klubbar. Klubbfilialens namn Klubbfilialer måste följa riktlinjerna för klubbnamn för nya lionklubbar och får automatiskt kännetecknet Klubbfilial. Klubbfilialens namn måste vara detsamma som ortnamnet, eller motsvarande administrativa enhet, där den är belägen. Eftersom klubbfilialer ofta finns på samma hemort som sin moderklubb måste en särskiljande beteckning läggas till filialens namn. Om klubben blir en riktig lionklubb behåller filialen sitt klubbnamn och kännetecknet klubbfilial ersätts med lionklubb. Ytterligare information finns i den internationella styrelsens policymanual. VÄGLEDNING I ATT BILDA KLUBBFILIALER 3

6 4 Skicka in klubbfilialens beställningar av klubbrekvisita till det internationella huvudkontoret Uppdatera klubbtjänstemännen till Lions Clubs International med hjälp av Anmälan av klubbfilial/ Uppdatering av tjänstemän Klubbfilialens verkställande kommitté Klubbfilialens verkställande kommitté består av klubbfilialens tjänstemän, det vill säga president, sekreterare, kassör samt klubbfilialens kontaktperson. De första tjänstemännen i klubbfilialen innehar sin post till slutet av det första verksamhetsåret, de kan fortsätta som tjänstemän under det andra verksamhetsåret om de blir omvalda. Verksamhetsåret för Lions Clubs International och alla klubbar är 1 juli till 30 juni. Posten som klubbfilialens president är inget krav för att kunna inta poster i distriktet, till exempel region-/zonordförande och distriktsguvernör. Verkställande kommittén ansvarar för följande: Klubbfilialens president Vara klubbfilialens ledare Vara medlem i moderklubbens styrelse Delta i styrelsemöten och/eller medlemsmöten i moderklubben Bekanta sig med moderklubbens stadgar och arbetsordning Kommunicera regelbundet med moderklubben Upprätta en plan för året* Bilda kommittéer och stödja klubbfilialens verksamhet* Skicka kallelser till möten Planera och genomföra serviceaktiviteter på hemorten** * Se Handbok för klubbtjänstemän för mer information. ** Använd gärna Lions bedömning av samhällsbehov. Klubbfilialens sekreterare Vara klubbfilialens administratör Upprätthålla klubbfilialens handlingar, till exempel protokoll, närvarolistor, valresultat och medlemslistor Inrapportera nya medlemmar, avregistrerade medlemmar, transfermedlemmar och andra medlemsändringar till moderklubben på Rapport av klubbfilialsmedlemmar Använda Anmälan av klubbfilial/uppdatering av tjänstemän för att uppdatera klubbfilialens tjänstemän och skicka till moderklubben Sammanställa och skicka en rapport över klubbfilialens aktiviteter till moderklubben på Månatlig rapport över klubbfilialens aktiviteter Samla in och överlämna medlemsavgifter till klubbfilialens kassör Skicka redovisning till varje medlem avseende medlemsavgift och andra ekonomiska skyldigheter gentemot moderklubben Vara redaktör eller regelbundet kommunicera med redaktören för klubbfilialens nyhetsbrev Svara på frågor och önskemål som klubbfilialen får Klubbfilialens kassör Skapar och hanterar filialens redovisningar och budgetar Registrerar betalningar och insättningar för filialen Sammanställer månatlig finansiell rapport och skickar den till moderklubben Tar emot avgifter från filialens sekreterare Betalar filialens räkningar Skickar in internationella, multipeldistriktsoch distriktsavgifter till moderklubbens kassör och sätter in filialens avgifter på dess administrativa konto Klubbfilialens kontaktperson Vara medlem i klubbfilialens verkställande kommitté Upprätthålla god kommunikation mellan moderklubben och klubbfilialen Ge stöd till klubbfilialen, på liknande sätt som en Guiding Lion Skapa en positiv relation med medlemmarna i klubbfilialen Hjälpa klubbfilialens president att sammanställa Månatlig rapport över klubbfilialens aktiviteter Informera klubbfilialen om moderklubbens aktiviteter och policyer som påverkar klubbfilialen Delta i klubbfilialens möten

7 Medlemskap i klubbfilialen Klubbfilialmedlem Alla myndiga personer som har ett gott anseende och ett gott rykte i samhället kan bli medlemmar i klubbfilialen. Person som har ansökt om medlemskap måste godkännas av moderklubben. Klubbfilialens medlemmar uppmuntras att delta i moderklubbens ordinarie möten. Klubbfilialens medlemmar har rösträtt i moderklubben när de deltar i moderklubbens möten. (Klubbfilialens medlemmar inräknas i moderklubbens beslutsmässiga antal medlemmar endast när de är personligen närvarande på moderklubbens möten.) Klubbfilialens medlemmar kan även sitta med i klubbfilialens kommittéer. Klubbfilialens medlemmar kan även sitta med moderklubbens styrelse om de väljs. Medlemsavgifter Inträdesavgiften för en ny klubbfilialmedlem är USD 35. Nuvarande medlemmar i andra klubbar eller personer som har fullgjort sina skyldigheter och lämnat sin lionklubb inom 12 månader kan söka transfer till filialen utan avgift. Klubbfilialens medlemmar betalar internationella, multipeldistrikts- och distriktsavgifter, samt klubbfilialens avgift. En filial kan bestämma om klubbavgift som skiljer sig från den för moderklubben. Internationella, multipeldistrikts- och distriktsavgifter går till moderklubbens kassör och filialens avgift sätts in på klubbfilialens administrativa konto. Rabatter finns för kvalificerade familjer, studenter, nuvarande eller tidigare leomedlemmar och unga vuxna. Lägga till en ny medlem När en person blir ny medlem i klubbfilialen ska Medlemsansökan skickas till moderklubben för godkännande av dess styrelse. Moderklubben kan antingen skicka in Rapport av klubbfilialsmedlemmar tillsammans med månatliga medlemsrapporten på papper eller registrera medlemmen på MyLCI. När du fyller i Medlemsansökan för en filialmedlem, se till att inkludera medlemmens fadder. Klubbfilialen är en del av moderklubben och är därmed täckt av Lions Clubs Internationals ansvarsförsäkring. Moderklubbens sekreterare har ett häfte med ytterligare information om försäkringen. Inregistrering av medlemmar på MyLCI När Anmälan av klubbfilial/ Uppdatering av tjänstemän har erhållits av det internationella huvudkontoret kan moderklubbens sekreterare välja klubbfilialens namn som medlemstyp under fliken Grundläggande medlemsinformation på MyLCI vid inregistrering av nya medlemmar. Om MyLCI används behöver Rapport av klubbfilialsmedlemmar inte skickas in till internationella huvudkontoret. Paket för nya medlemmar kan beställas från Club Supplies Department och bör beställas av moderklubbens sekreterare till varje ny medlem. Medlemsändringar Vid avregistrering av medlemmar eller uppdatering av medlemsinformation ska Rapport av klubbfilialsmedlemmar fyllas i och skickas till moderklubbens sekreterare. VÄGLEDNING I ATT BILDA KLUBBFILIALER 5

8 Klubbfilialens EIN (arbetsgivares ID-nummer) Klubbfilialer i USA har två alternativ för att skaffa ett EIN och kunna öppna ett bankkonto. 1. Använd moderklubbens EIN-nummer. Med tillstånd av moderklubben kan klubbfilialen använda dess EIN-nummer för att öppna ett bankkonto. Då har moderklubben ansvar för att rapportera den årliga inkomsten och skatter för filialen till skatteverket. Trots att filialen fortfarande har kontroll över sitt eget bankkonto, måste alla uppgifter/all information lämnas till moderklubben. 2. Ansök om ett nytt EIN-nummer. Om en klubbfilial väljer att ansöka om ett eget EINnummer måste filialen skicka in en egen skattedeklaration varje år. Ansök om ett EINnummer online på charities. För mer information om skattedeklarationer, besök sidan Juridiska resurser. Om filialen har fler frågor om att använda eller skaffa ett EIN-nummer, e-posta till legal@ lionsclubs.org. Klubbfilialens verksamhet Möten Lionklubbar uppmuntras att genomföra möten minst två gånger per månad och detsamma gäller för klubbfilialer. Vissa klubbfilialer genomför ett medlemsmöte och ett möte i den verkställande kommittén. Det är mycket viktigt att möten är väl planerade och att man håller tiden, och möten i verkställande kommittén måste ha en dagordning. Vår Handbok för klubbtjänstemän ger mer information om att planera möten. Stadgar och arbetsordning Eftersom klubbfilialen är en del av moderklubben styrs den av moderklubbens stadgar och arbetsordning. Förutom moderklubbens stadgar och arbetsordning måste medlemmarna även följa internationella, multipeldistriktets och distriktets stadgar och arbetsordning samt den policy som har antagits av den internationella styrelsen. Kommunikation Varje filial har sitt eget sätt att kommunicera med sina medlemmar. Fundera över nyhetsbrev, en Facebook-sida eller en blogg. Klubbsekreteraren är ofta den medlem i klubbfilialen som har mest information, så han/hon har vanligen det ytterligare ansvaret att vara redaktör för kommunikationen. Rekrytering och att tillgodose medlemmarnas intressen En klubbfilial måste ha aktiva medlemmar för att kunna utföra effektiva hjälpinsatser. Om möjligt bör ni utse en medlemsordförande och sätta upp en medlemskommitté. Rekrytering av nya medlemmar till en klubbfilial går till på liknande sätt som vid rekrytering till en traditionell klubb. Handboken Bara fråga! Handbok för rekrytering av nya medlemmar beskriver en fyrstegsprocess för medlemsutveckling och är en mycket bra resurs för klubbar som vill rekrytera medlemmar till klubbfilialen. Du kan också kontakta klubbfilialens kontaktperson och moderklubbens tjänstemän för rekryteringsidéer. Du kan även använda broschyren om klubbfilialer för att förklara för potentiella medlemmar vad syftet är med en klubbfilial eller använda mallen för klubbroschyr för att utforma en broschyr specifikt för er klubb. När medlemmarna går med i er filial hjälper vägledningen Tillgodose medlemmarnas intressen till att säkerställa att medlemmarna får den erfarenhet de förväntar sig av er klubb. Klubbfilialens ekonomi Budget De flesta klubbfilialer upprättar en budget över förväntade intäkter och kostnader för hela eller delar av verksamhetsåret. 6

9 Klubbfilialen bör ha två budgetar för verksamhetsåret, vilket löper från den 1 juli-30 juni: 1. Administrativ budget: Den administrativa budgeten finansierar klubbfilialens verksamhet. Intäkterna kommer huvudsakligen från medlemsavgifter, men även lotterier, kostnad för måltider, böter och auktioner. 2. Aktivitetsbudget: Aktivitetsbudgeten finansierar klubbfilialens aktiviteter och projekt. Medel kommer från inkomstgivande projekt som klubben anordnar på hemorten. Klubbfilialer kan öppna egna konton och kan välja om de vill ge moderklubben tillgång till dem eller inte. Oavsett vilket ska klubbfilialen varje månad överlämna en finansiell rapport till moderklubben, så att moderklubben kan fortsätta ge stöd och vägledning till filialen. Insamling av pengar De medel man fått in genom insamling måste användas till klubbfilialens aktivitetsbudget. Under inga omständigheter kan medel från klubbfilialens insamlingsaktiviteter användas till att betala administrativa kostnader, men befogade kostnader direkt relaterade till insamlingsaktiviteten kan dras av. Beställa klubbrekvisita För att beställa Lions Clubs Internationals varumärkta produkter, klubbrekvisita och utmärkelser, besök LCI:s butik på webbplatsen. Artiklar utan namn eller ingravering kan beställas direkt från det internationella huvudkontoret genom att använda kreditkort eller annan förhandsbetalning. Artiklar med klubbfilialens namn måste beställas genom moderklubben. Endast moderklubbens sekreterare kan låta klubbkontot debiteras. Konvertera klubbfilialen och ansöka om charter När klubbfilialen har 20 eller fler medlemmar kan den konverteras till en traditionell klubb. Formuläret Konvertering av klubbfilial, undertecknat av moderklubbens sekreterare, och en Ansökan om charter för en lionklubb måste fyllas i för att befria medlemmarna från transferavgifter samt informera LCI om att klubbfilialen har lagts ner. Upplösa en klubbfilial En klubbfilial kan upplösas om en majoritet av moderklubbens och filialens medlemmar så beslutar med majoritetsröstning. Om klubbfilialen upplöses blir klubbfilialens medlemmar aktiva medlemmar i moderklubben och bör därmed delta i moderklubbens aktiviteter. Skriftlig underrättelse från en tjänsteman i moderklubben eller i distriktet måste skickas till internationella huvudkontoret när en klubbfilial har upplösts. Alla pengar som finns kvar på klubbfilialens konton när filialen upplöses ska överföras till moderklubbens konto för att användas på filialens hemort. Resurser om klubbfilialer Lions Clubs International har många resurser till förfogande för att stödja din klubbfilial. Kontakta Membership and New Club Operations Department på memberops@lionsclubs.org för att beställa, eller klicka på svenska och skriv namnet på publikationen i sökrutan på LCI:s webbplats för att ladda ner den. Sats för klubbfilial Klubbfilial, broschyr (CB-17) Konvertering av klubbfilial (CB-21) Vägledning i att bilda klubbfilialer (CB-4) Handbok för klubbtjänstemän (LA-15) Stadgar och arbetsordning (LA-2) Medlemsansökan (ME-6B) Anmälan av klubbfilial/uppdatering av tjänstemän (CB-1) Rapport av klubbfilialsmedlemmar (CB-2) Andra resurser Planeringsguide för charterfest (TK-26) Mall för klubbroschyr (MK-20A) Bedömning av samhällsbehov (MK-9) Handledning hur man bildar nya klubbar (TK-1) Rekryteringshandboken Bara fråga! (ME-300) Pengar som finns kvar på klubbfilialens konton när filialen blir en charterklubb ska föras över till konton som tillhör den nystartade lionklubben. VÄGLEDNING I ATT BILDA KLUBBFILIALER 7

10

11 MÅNATLIG RAPPORT ÖVER KLUBBFILIALENS AKTIVITETER (Skicka denna rapport till moderklubben varje månad) Klubbfilialens namn: Månad: År: Föreslagna projekt och aktiviteter Datum Beskrivning Mål Genomförda projekt och aktiviteter Datum Beskrivning Resultat

12

13 MÅNATLIG EKONOMISK RAPPORT FÖR KLUBBFILIALEN (Skicka denna rapport till moderklubben varje månad) Denna rapport avser klubbfilial. Konto (Administrativt eller aktivitets) Datum Transaktionsbeskrivning Kredit eller debit

14

15

16 Membership and New Clubs Operations Department 300 W 22nd Street Oak Brook IL , USA E-post: clubbranch@lionsclubs.org Telefon: Fax: CB-4.SW 5/17