Klubbens excellensprocess Lite Handbok för klubbkoordinator

Transkript

1 Klubbens excellensprocess Lite Handbok för klubbkoordinator

2 Till klubbens CEP-koordinator: Lions Clubs International gläds över att er klubb kommer att delta i klubbens excellensprocess (CEP) Lite. CEP handlar om er klubb hur den hjälper, kommunicerar, växer, behåller sina medlemmar och utvecklar ledare. CEP är en av de snabbast växande och mest betydelsefulla initiativen som LCI har skapat. Som koordinator för klubbens excellensprocess har du tre viktiga uppgifter: Förberedelse Genomförande Uppföljning Denna handbok har skapats för att hjälpa dig utföra dessa uppgifter. Den ger dig en introduktion till CEP Lite, en översikt av de fyra kursstegen och en aktivitetshandledning för varje steg. När kursen är slut ska du fylla i kursens utvärderingsformulär som finns i handboken. När LCI får din utvärdering av kursen skickas ett CEP-tygmärke till klubben. Det är viktigt att komma ihåg att CEP är en process. Den slutar inte när kursen är över. Om klubben uppnår målen som fastställdes under CEP ska ni sätta upp nya mål. Om ni upptäcker samhällsbehov som klubben inte tillmötesgår i Bedömning av samhällsbehov, kan ni periodvis utföra den igen för att se till att ni fortsätter att tillmötesgå behoven. Om du tycker att CEP har hjälpt till att göra medlemmarna nöjdare kan du utföra undersökningen Hur utvärderar du din klubb? igen för att se om de verkligen har blivit nöjdare. Ni kan till och med utföra CEP i klubben varje år för att se till klubben fortfarande befinner sig på rätt väg. Vi ber dig att ta dig tid att läsa igenom den här handboken noggrant innan kursen börjar. Om du har frågor eller behöver hjälp kan du kontakta din GMT- eller GLT-koordinator, en medlem i ditt DG-team, eller Membership and New Club Development Department. Med vänlig lionhälsning, Membership and New Club Development Department cep@lionsclubs.org

3 CEP LITE Handbok för klubbkoordinator INNEHÅLLSFÖRTECKNING Programöversikt...2 Klubbkoordinatorns ansvarsområden Förberedelse Genomförande Uppföljning CEP Program...5 Stegvis översikt...6 Stegvis aktivitetshandledning Steg 1: Varför är vi här? Steg 2: Vad kännetecknar en excellent klubb? Steg 3: Hur kan vi fastställa våra behov? Steg 4: Vad är nästa steg? Klubbkoordinators utvärdering av kursen Slutrapport och formulär för beställning av tygmärke...35 Handbok för klubbkoordinator 1

4 KLUBBENS EXCELLENSPROCESS ÖVERSIKT Programöversikt Klubbens excellensprocess (CEP) är en kurs som har för avsikt att förbättra medlemsupplevelsen och hjälpinsatserna i samhället. En CEP-kurs kan genomföras i två format: CEP Lite eller CEP Pro. CEP Pro är en lärarhandledd kurs och CEP Lite är en självhandledd kurs, där en klubbmedlem agerar som koordinator. I båda formaten utforskar en deltagande klubb samhällets behov, analyserar medlemmarnas klubbupplevelse, identifierar klubbens resurser och resurser från LCI och utvecklar handlingsplaner för att gå vidare. Informationen i den här översikten gäller både CEP Pro och CEP Lite. Klubbens excellensprocess är en kurs på fyra steg som kan utföras under en session eller delas upp i fyra steg. Varje steg kan genomföras vid ett klubbmöte, en utbildning eller annan typ av samling. Kursdeltagarna utför flera aktiviteter i deltagarnas handbok, som kan hämtas från LCI:s webbplats eller beställas från LCI. Som en del av CEP behöver klubben fylla i Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb? Instruktören eller koordinatorn kan komma att be deltagande klubbmedlemmar att utföra uppgifterna före, under eller efter detta steg. Här följer en kort översikt över vad deltagande medlemmar kommer att uppnå under en CEP-kurs: Steg 1: Varför är vi här? (45-60 minuter) Förstå vad er lionklubb har uppnått Diskutera vad er lionklubb skulle kunna uppnå i framtiden Identifiera behov på hemorten som inte tillgodosetts Planera att utföra en Bedömning av samhällsbehov Steg 2: Vad kännetecknar en excellent klubb? (75-90 minuter) Fyll i enkäten Hur utvärderar du din klubb? Fastställ kännetecken för en excellent klubb Identifiera hinder för att uppnå klubbexcellens Analysera sätt att förbättra klubbens effektivitet Steg 3: Hur kan vi fastställa våra behov? (45-60 minuter) Gå igenom Bedömning av samhällsbehov Gå igenom resultaten för Hur utvärderar du din klubb? Identifiera vilka resurser det finns i klubben och att få från LCI för att uppnå excellens. Steg 4: Vad är nästa steg? Sätt mål för framtiden Fastställ handlingsplaner för att nå målen (45-60 minuter) 2 Klubbens excellensprocess Lite

5 KLUBBKOORDINATORNS ANSVARSOMRÅDEN Uppgifter 1. Läs igenom deltagarhandboken för CEP Lite före kursen så att du känner dig bekväm med att leda aktiviteterna och diskussionerna. 2. Bestäm om klubbmedlemmarna ska utföra deltagarhandbokens aktiviteter individuellt, i par eller som grupp (eller en kombination av formaten) före eller under kursen. Förberedelse 3. Fyll i CEP Lite programmet. Du kan göra det på ett klubbmöte med dina medlemmar för att se till att de kan delta och klara av utsatta tidsgränser. Om du utför kursen under en enda dag behöver du be klubbmedlemmarna fylla i enkäterna Utvärdering av samhällsbehov och Hur utvärderar du din klubb? innan kursen börjar. 4. Gå igenom Stegvis översikt för att bekanta dig med kursuppgifterna och stödmaterialet. 1. Betona för klubbmedlemmarna att CEP är en process. Handlingsplaner kommer att fastställas under kursen och de bör arbeta på dem tills alla mål har uppnåtts. Framgång kräver kontinuerlig utvärdering av samhällsbehov, klubbarnas mål och hur väl medlemmarnas intressen tillgodoses. 2. Vägled din klubb genom alla fyra kursstegen. Utför aktiviteterna i deltagarhandboken. Medlemmarna kan utföra aktiviteterna individuellt, i par eller som grupp. Tips: För att behålla medlemmarnas intresse ska du försöka att inte läsa upp texten ord för ord när du presenterar för klubben. Uppmuntra engagerade diskussioner genom att ställa öppna frågor. Genomförande I kolumnerna för varje steg hittar du tips och uppgifter. 3. Avsätt tillräckligt med tid för medlemmarna att utföra varje aktivitet och diskutera frågorna och svaren med de andra medlemmarna. 4. Observera diskussionerna mellan medlemmarna och var uppmärksam på kroppsspråk. Icke-verbala ledtrådar är en viktig indikator för attityder och intressenivå. Som en CEP-klubbkoordinator är det din roll att försöka engagera alla medlemmarna i aktiviteter och diskussioner, samt lösa alla meningsskiljaktigheter som kan uppstå. 5. Marknadsför verktygen och resurserna som nämns under kursen. Påminn också medlemmarna att de inte står ensamma i klubbens excellensprocess. Medlemmar i ditt distrikt, globala medlemsteamet, globala ledarskapsteamet och LCI:s personal kan ge ytterligare resurser och stöd för att göra processen framgångsrik. 6. Se till att kursen slutförs inom fyra månader, vilket kräver att man utför åtminstone ett steg per månad. På det sättet säkerställer du att medlemmarna kommer ihåg informationen från varje steg. Handbok för klubbkoordinator 3

6 Uppgifter 1. Påminn medlemmarna att CEP inte slutar när kursen är över. Klubbens uppgift är att implementera sina handlingsplaner tills alla mål har uppnåtts. 2. Skicka en kopia av klubbens mål och handlingsplaner till dina GMToch GLT-distriktskoordinatorer. De kan tillhandahålla hjälp och fler resurser för att hjälpa klubben att uppnå målen. Uppföljning efter kursen 3. Skicka utvärderingsformuläret till LCI för att få klubbens CEP-tygmärke. Tygmärken skickas till klubbens sekreterare eller annan klubbtjänsteman som har sin adress registrerad hos LCI. 4. Kontrollera att CEP:s framstegsrapporter delas ut vid varje klubbmöte. 5. Uppdatera dina GMT- och GLT-koordinatorer och DG-teamet om framstegen och rapportera de problem ni stöter på. 6. Rapportera era framsteg till LCI genom att skicka in er framgångsberättelse på LCI:s webbplats under medlemskommunikation. 4 Klubbens excellensprocess Lite

7 CEP PROGRAM STEG KURSDATUM Steg 1: Varför är vi här? Steg 2: Vad kännetecknar en excellent klubb? Steg 3: Hur kan vi fastställa våra behov? Steg 4: Vad är nästa steg? ANDRA VIKTIGA DATUM UPPGIFT SISTA DATUM Fyll i Bedömning av samhällsbehov (behandlas i steg 3) Fyll i enkäten Hur utvärderar du din klubb? (behandlas i steg 3) Fyll i Koordinatorns utvärdering av kursen och skicka den till LCI. (Finns längst bak i handboken och på LCI:s webbplats) Fyll i Slutrapport och beställning av tygmärke och skicka till LCI. (Finns längs bak i handboken och på LCI:s webbplats) Skicka kopior av mål och handlingsplaner till distriktets GMT- och GLT-koordinatorer. (Ska skickas in av CEP-klubbkoordinatorn efter steg 4) Skicka in din framgångsberättelse från CEPkursen. Gå till och skriv framgångshistorier om medlemskap i sökrutan längst upp till höger på LCI:s webbplats. Handbok för klubbkoordinator 5

8 STEGVIS KURSÖVERSIKT Kurssteg Steg 1 (45-60 minuter) Huvudämnen som tas upp Bedömning av samhällsbehov Klubbkoordinatorns uppgifter Fastställ hur CEP kan gynna klubben Introducera deltagarna för Utvärdering av samhällsbehov (om den inte utfördes före kursen) Identifiera samhällsbehov Steg 2 (75-90 minuter) Hur utvärderar du din klubb? Identifiera och diskutera vad som kännetecknar en excellent klubb Fastställ vilka av dessa kännetecken som finns i er klubb Diskutera vad som hindrar er klubb från att uppnå excellens Fyll i enkäten Hur utvärderar du din klubb? (eller ge det i uppgift före steg 3) Notera: Om du planerar att utföra CEP under en dag måste deltagarna utföra Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb? innan kursen börjar. Annars måste båda utföras före steg 3. Steg 3 (45-60 minuter) Välja resurser Gå igenom Bedömning av samhällsbehov och resultaten från enkäten Hur utvärderar du din klubb? Bedöm samhällsbehov och tidigare/nuvarande serviceprojekt Identifiera klubbens styrkor och förbättringsområden Identifiera resurser för att uppnå framgång Steg 4 (45-60 minuter) Identifiera mål och skapa handlingsplaner Hjälp deltagarna att fastställa mål och handlingsplaner Kom överens om handlingsplaner Implementera handlingsplanerna i klubben när kursen är slut Tips: Använd ett blädderblock för att ge klubben en visuell påminnelse om vad som diskuterades under kursen. Tejpa upp blädderblockets blad i rummet så att klubbmedlemmarna kan repetera det som diskuterades tidigare. Förslag på material Blädderblock Staffli Tuschpennor Pennor Papper Dator/projektor Mikrofon 6 Klubbens excellensprocess Lite

9 ARBETSBLAD FÖR STEG 1: VARFÖR ÄR VI HÄR? Mål för steg 1: Fastställ varför vår klubb finns Diskutera vad vi kan uppnå Diskutera behoven i området och hur vi kan tillgodose dem Aktivitet 1: Fastställ varför vår klubb finns 1a. Diskutera varför vi är här Klubbens excellensprocess är utformad för att hjälpa vår klubb att uppnå dess verkliga potential genom att förbättra medlemmarnas upplevelse och att hjälpa samhället bättre. Det finns många anledningar till varför vår klubb har beslutat sig för att genomgå processen. Gå igenom några vanliga anledningar som finns uppräknade nedan och lägg sedan till dina egna till listan. För att lära och förbättras som lionmedlemmar För att stärka vårt samhälle genom hjälpinsatser För att ha roligt För att tillhandahålla katastrofhjälp och tillmötesgå samhällets behov Aktivitet 1a Koordinatorns huvuduppgift: Klubbmedlemmar måste förstå varför klubben deltar i den här kursen. De behöver också förstå att de är en av många klubbar som deltar i CEP. Tips till koordinator: Koordinatorn bör ha en positiv och stödjande ton under kursen och ta upp alla frågor från individer eller gruppen som framkommer under kursen. Så hur kan klubben bättre tillgodose medlemmarnas intressen och skapa ett starkare samhälle? Vi behöver börja med att ställa frågor för att upptäcka var vi befinner oss som klubb och samhälle, och vad som kan göras i framtiden för att förbättra båda. 1b. Räkna upp mål och förväntningar på CEP Lite Vad är ett mål eller en förväntning som du har på klubbens excellensprocess? Aktivitet 1b: Koordinatorns huvuduppgift: Be deltagarna att ange sina mål eller förväntningar på CEP-kursen. Tips till koordinator: Om man har egna mål är det lättare att utvecklas. Detta stämmer både i klubbärenden och andra ärenden. Handbok för klubbkoordinator 7

10 Aktiviteterna 2a och 2b Koordinatorns huvuduppgift: Låt deltagarna utvärdera riktigheten i påståendena 2a och 2b med hjälp av tabellen nedan. Håller inte med Håller med f f f f f f f f f f f f Aktivitet 2: Diskutera vad vi kan uppnå Aktivitet 2a: Diskutera vad vår klubb har uppnått och vad som kan göras i framtiden Vårt samhälle har många behov och räknar med att vi kan hjälpa dem med dessa ouppfyllda behov. Det är viktigt att vi tar en närmare titt på våra serviceprojekt och beaktar vilken inverkan antalet medlemmar har på vår förmåga att utföra hjälpinsatser och tillmötesgå samhällets behov. Har du sett: En ökning i antalet hjälpinsatser som klubben utför? En ökad medlemstillväxt i din klubb? Kommentarer: Tips till koordinator: I aktivitet 2b bör medlemmarna se en direkt relation mellan nöjda medlemmar och de hjälpinsatser som utförs. Nöjda medlemmar leder till gladare, mer välmående klubbar som behåller medlemmar och bjuder in nya medlemmar. Både nöjda medlemmar och att bjuda in nya medlemmar leder till fler händer som kan hjälpa till. Aktivitet 2b: Tänk om alla våra medlemmar var mycket nöjda med sitt medlemskap i Lions. Skulle fler medlemmar bjuda in andra att gå med? Ja Nej Osäker Skulle medlemmar delta oftare i projekt och möten? Ja Nej Osäker Skulle det finnas en större sannolikhet att medlemmarna stannar kvar i klubben? Ja Nej Osäker Kommentarer: 8 Klubbens excellensprocess Lite

11 Aktivitet 2c: Ange 3-5 serviceprojekt som vår klubb har utfört under det senaste året: Aktivitet 2c Koordinatorns huvuduppgift: Låt deltagarna räkna upp serviceprojekt som utförts under det senaste året. Tips till koordinator: Tacka och lovorda klubbmedlemmarna för att ha utfört dessa projekt. Aktivitet 2d: Beakta sedan hur våra serviceprojekt skulle vara annorlunda om vår klubb hade % fler medlemmar som gick med i år: Vilka ytterligare behov skulle kunna tillgodoses? Hur mycket mer pengar skulle klubben kunna samla in? Aktivitet 2d Koordinatorns huvuduppgift: Låt deltagarna fundera över vad de skulle kunna göra om klubben hade % fler medlemmar som går med i år. Tips till koordinator: Genom att fundera över möjligheterna föreställer medlemmarna sig och planerar för lionklubbens framtid. Hur många fler människor skulle vi kunna hjälpa? Vilka nya serviceprojekt skulle kunna utföras med hjälp av ett ökat antal medlemmar? Handbok för klubbkoordinator 9

12 Aktivitet 3: Diskutera behoven i det lokala samhället Aktivitet 3a Koordinatorns huvuduppgift: Låt deltagarna identifiera behov som inte tillgodosetts i samhället och fråga sedan hur de känner till dessa behov. Tips till koordinator: Genom att be medlemmarna att fundera över behov som inte tillgodosetts demonstrerar du att samhällsbehoven är bra att lionklubben behövs. Aktivitet 3a: Identifiera behov i samhället som inte har tillgodosetts Räkna upp tre behov som du anser att vi har i vårt samhälle: Behov nr. 1: Behov nr. 2: Behov nr. 3: Hur vet du att dessa behov existerar? (Har du personlig kännedom om dem? Läste du en artikel?) Aktivitet nr. 3b Koordinatorns huvuduppgift: Låt deltagarna fylla i en Bedömning av samhällsbehov om de inte redan har gjort det. Tips till koordinator: Kontrollera att alla medlemmarna vet vad deras roll och ansvarsområden är för att utföra bedömningen och att de vet när aktiviteten ska vara utförd. Skriv in datum när den ska vara klar i CEP Lite programmet och följ stegen som finns uppräknade på följande sida. Aktivitet 3b: Fylla i en bedömning av samhällsbehov. Ett av de effektivaste sättet att etablera en större närvaro i samhället och utföra effektiva hjälpinsatser är att fråga personer i samhället vad de behöver. Vi kan göra det genom att utföra en Bedömning av samhällsbehov. Bedömningen av samhällsbehov är en värdefull resurs för klubben eftersom: Den ger en mer omfattande bild av samhället genom att samla in svar från flera olika samhällsledare. Den frågar inte endast vilka behoven är, utan även vad de svarande anser bör göras för att tillgodose dem. Den frågar om olika hjälpinsatser tillgodoser samma behov, eller om några hjälpinsatser saknas. Den hjälper oss att bättre utvärdera de hjälpinsatser vi utför. Den frågar om samhället känner till de hjälpinsatser som erbjuds. Den kräver att hela klubben hjälper till med planering och analys. 10 Klubbens excellensprocess Lite

13 Notera: Även om klubben har utfört en Bedömning av samhällsbehov förut bör du använda verktyget regelbundet (varje år upp till vart tredje år) för att utvärdera de program och hjälpinsatser ni tillhandahåller i det lokala samhället. Steg för att utföra Bedömning av samhällsbehov: Frågeformuläret för Bedömning av samhällsbehov finns i varje CEP-deltagares arbetsbok. Frågeformuläret ska användas när ni träffar samhällsledare. Detaljerade steg för att implementera bedömningen finns i Bedömningen av samhällsbehov, men nedan följer de grundläggande stegen: Steg 1: Presentera Bedömning av samhällsbehov för klubbstyrelsen för godkännande. Steg 2: Utse en kommitté som ska kontakta samhällsledare för att utföra Bedömning av samhällsbehov. Steg 3: Sammanställ ett frågeformulär och ett följebrev. Steg 4: Bestäm vilka i samhället som ska kontaktas. Steg 5: Intervjua de identifierade samhällskontakterna. Steg 6: Analysera undersökningsresultaten (i steg 3). Steg 7: Delge resultaten med klubben (i steg 3). Steg 8: Följ upp med dem som svarat på enkäten. Handbok för klubbkoordinator 11

14 ARBETSBLAD FÖR STEG 2: VAD KÄNNETECKNAR EN EXCELLENT KLUBB? Mål för steg 2: Fyll i enkäten Hur utvärderar du din klubb? Fastställ egenskaper hos en excellent klubb Identifiera vad som hindrar oss från att bli en excellent klubb Diskutera hur vi kan förbättra klubbens effektivitet Koordinatorns huvuduppgift: Deltagarna ska fylla i enkäten Hur utvärderar du din klubb? Enkäten är ett bra sätt att lyssna och lära om medlemmarnas erfarenheter och svaren kan vara anonyma. Tips till koordinator: Diskutera hur medlemmarna ska fylla i enkäten Hur utvärderar du din klubb? om de inte har gjort det redan. Ska medlemmarna fylla i den via webben eller på papper? Om det är på papper, vem ska ta emot och sammanställa resultaten? Varje medlem bör ge sin ifyllda enkät till koordinatorn som sedan kan sammanställa resultaten. Se Administrativ vägledning (ME-15) för att få hjälp med att beräkna/sammanställa resultaten. Analys eller beräkning av resultaten är viktigt. Det hjälper klubben att ta itu med de områden som medlemmarna identifierar. Aktivitet 1: Hur kan enkäten Hur utvärderar du din klubb? hjälpa vår klubb? Aktivitet 1a: Lyssna på era medlemmar och fyll i enkäten Hur utvärderar du din klubb? Genom att lyssna på medlemmarna med hjälp av enkäten Hur utvärderar du din klubb? kan klubben få nya idéer och identifiera förbättringsområden. Varje medlem har en möjlighet att dela med sig av sina observationer och åsikter när vi besvarar enkäten Hur utvärderar du din klubb? Undersökningen hjälper oss att bättre utvärdera vår klubb genom att betona våra styrkor och hjälpa oss att fastställa vad vi behöver förbättra i klubben. ATT GÖRA LISTA: FYLL I enkäten Hur utvärderar du din klubb? Ni kommer att gå igenom resultaten som klubb under steg 3 i CEP Lite-processen. 12 Klubbens excellensprocess Lite

15 Aktivitet 2: Diskutera vad som kännetecknar en excellent klubb Aktivitet 2a: Vad gör en klubb excellent? Varje lionmedlem vill att vår klubb ska vara så stark och framgångsrik som möjligt. Vi vill påverka genom hjälpinsatser. Vi vill vara kända lokalt för allt det goda arbete vi utför. Kort sagt vill vi vara en del av en excellent klubb. För att kunna bli excellenta måste vi först definiera excellens. Räkna upp fem egenskaper som du tycker definierar en excellent klubb: Koordinatorns huvuduppgift: Be deltagarna anteckna sina egna idéer om klubbframgång och jämför dessa egna idéer med de egenskaper hos en excellent klubb som LCI har angivit i Aktivitet 2 b. Egenskaper hos en excellent klubb 1. Serviceinriktad 2. God kommunikation 3. Stark medlemsplan 4. Behåller medlemmarna 5. Goda ledare och effektiv klubbverksamhet Aktivitet 2b: Hur kan excellens definieras? Skriv ner LCI:s egenskaper för en excellent klubb som du får av klubbens CEP-koordinator. Använd sedan följande skala för att ange om du tycker att vår klubb har dessa egenskaper Håller inte med Håller med f f f f f f 2. f f f f f f 3. f f f f f f 4. f f f f f f 5. f f f f f f Handbok för klubbkoordinator 13

16 Koordinatorns huvuduppgift: Be deltagarna att anteckna vad de tror att var och en av egenskaperna betyder. Aktivitet 2c: Låt oss undersöka var och en av dessa egenskaper: Vad betyder det att vara serviceinriktad? Varför är det viktigt att vara serviceinriktad? Hur skulle du definiera god kommunikation? Varför är det viktigt för vår klubb att ha god kommunikation? 14 Klubbens excellensprocess Lite

17 Vad tror du det innebär att ha ett starkt program för medlemstillväxt? Varför anser du att det är viktigt att behålla nuvarande medlemmar? På vilka sätt kan vi behålla medlemmar? Vad innebär det att ha effektiv ledarutveckling och klubbverksamhet? Handbok för klubbkoordinator 15

18 Aktivitet 3: Identifiera våra styrkor och hinder för excellens Koordinatorns huvuduppgift: Deltagarna bör fastställa hur deras klubb för närvarande uppfyller dessa egenskaper Aktivitet 3a: Vad är vår klubbs styrkor? Vi kan vara stolta över mycket i vår klubb. Som grupp, låt oss fundera över vilka av egenskaperna som vi har och ge exempel. Tips till koordinator: Betona klubbens styrkor och gratulera medlemmarna för att ha uppnått dem. Vilka excellenta egenskaper har vår klubb? Ge ett exempel på egenskaper i vår klubb. Tillhandahålla bra hjälpinsatser Ha god kommunikation Etablera ett starkt medlemsprogram Behålla medlemmar Ha en effektiv ledarutveckling och klubbverksamhet 16 Klubbens excellensprocess Lite

19 Aktivitet 3b: Vad hindrar vår klubb från att uppnå excellens? Alla klubbar stöter på hinder på vägen mot excellens. Det viktiga är att identifiera dessa hinder för att kunna hitta sätt att besegra dem. Som grupp, låt oss göra en lista över de hinder som vår klubb upplever. Vad hindrar oss från att uppnå varje egenskap? Beskriv hindret för vår klubb. Koordinatorns huvuduppgift: Deltagarna bör fastställa om det finns något som hindrar dem från att uppnå excellens. Tips till koordinator: Betona att varje klubbmedlem kan hjälpa klubben att övervinna hindren och sedan förvandla hindren till styrkor. Tillhandahålla bra hjälpinsatser Ha god kommunikation Etablera ett starkt medlemsprogram Behålla medlemmar Ha en effektiv ledarutveckling och klubbverksamhet Handbok för klubbkoordinator 17

20 Aktivitet 4: Förbättra klubbens effektivitet Koordinatorns huvuduppgift: Deltagarna ska kort notera hur de kan uppnå egenskaperna för en excellent klubb. Tips till koordinator: Deltagarna bör utföra aktivitet 3 och känna att de kan uppnå och sträva efter excellens. Positiva ändringar kan göras för att gynna klubben och medlemmarna. Aktivitet 4a: Hur kan min klubb förbättra dess effektivitet? Nu när vi har identifierat några hinder för excellens kan vi fundera över sätt att besegra dem som klubb: Sätt att förbättra serviceprojekt: Sätt att förbättra kommunikation: Sätt att förbättra program för medlemstillväxt: Sätt att förbättra medlemsretention: Sätt att förbättra ledarutveckling och klubbverksamhet. 18 Klubbens excellensprocess Lite

21 ARBETSBLAD FÖR STEG 3: HUR KAN VI FASTSTÄLLA VÅRA BEHOV? Mål för steg 3: Gå igenom resultaten för Bedömning av samhällsbehov Gå igenom resultaten för Hur utvärderar du din klubb? Lär dig om vilka resurser som finns för att uppnå excellens Aktivitet 1: Gå igenom uppgifterna som utfördes i steg 1 och 2 Aktivitet 1a: Genomgång av egenskaper för en excellent klubb Innan vi börjar ska vi gå igenom de fem egenskaper som identifierades i steg 3: Serviceinriktad God kommunikation Starka medlemsprogram Koordinatorns huvuduppgift: Gå igenom egenskaperna för excellens. Syftet med genomgången: En genomgång hjälper deltagarna att lämna kursen med en tydlig uppfattning om excellens och hur de kan uppnå den. Behåller medlemmarna Effektiv ledarutveckling och klubbverksamhet Aktivitet 1b: Gå igenom resultaten för Bedömning av samhällsbehov Besvara frågorna nedan när ni har gått igenom resultaten som grupp: Vilka behov angelägna behov upptäcktes i Bedömning av samhällsbehov. Koordinatorns huvuduppgift: Gå igenom resultaten för Bedömning av samhällsbehov. Du kan be klubbmedlemmarna att anteckna behoven på ett blädderblock eller en projektor så att alla medlemmarna kan se. Syftet med genomgången: Lionmedlemmarna kan bättre tillmötesgå samhällsbehoven tack vare idéerna som presenterades i Bedömning av samhällsbehov. Handbok för klubbkoordinator 19

22 Finns det några ouppfyllda behov som vår klubb har förmåga och intresse av att tillmötesgå? Ansågs några av klubbens projekt vara framgångsrika? Vad innebär det? Vad kan vår klubb ändra på när det gäller klubbens projekt för att på ett bättre sätt tillgodose angelägna behov? Tips till koordinator: Din klubb bör prioritera behoven. Ta först itu med de uppgifter som ni kan utföra omedelbart och som ger snabba resultat. Vilka angelägna behov kan vår klubb börja tillgodose omedelbart? Klubbens excellensprocess Lite

23 Aktivitet 1c: Gå igenom enkätresultaten Hur utvärderar du din klubb? Besvara frågorna nedan när ni har gått igenom resultaten som grupp: Vilka tre saker lärde vi oss om vår klubb från den här enkäten? Koordinatorns huvuduppgift: Gå igenom enkätresultaten Hur utvärderar du din klubb? Syftet med genomgången: Lions kan bättre tillgodose medlemmarnas intressen genom att gå igenom de behov som identifierades i enkäten Hur utvärderar du din klubb?. Vad identifierade medlemmarna som klubbens styrkor? Vilka områden bör förbättras enligt enkätsvaren? Vilka åtgärder kan vår klubb vidta för att ta itu med de områden som behöver förbättras? Handbok för klubbkoordinator 21

24 Aktivitet 2: Lär dig om de resurser som din klubb kan använda för att förbättra effektiviteten Koordinatorns huvuduppgift: Diskutera de resurser klubben kan använda för att tillgodose medlemmarnas intressen och behov. Aktivitet 2a: Gå igenom resurslistan för Klubbens excellensprocess Listan finns i avsnittet deltagarresurser längst bak i den här handboken. Listan ger en omfattande översikt av vilka LCI-resurser som finns till hands och som kan hjälpa din klubb. I resurslistan väljer ni de resurser ni kanske kan använda genom att kryssa för i rutan Välj. Skriv ner alla resurser du valde från Resurslistan: Förutom LCI:s resurser bör du också beakta vilka andra klubb- eller distriktsresurser som finns. Dessa lokala resurser kan inkludera: Klubb eller distriktspublikationer för lionmedlemmar eller icke-lionmedlemmar Lionledarskap, såsom distriktets GMT- och GLT-koordinatorer Skriv ner alla klubb- eller distriktsresurser som kan hjälpa vår klubb: 22 Klubbens excellensprocess Lite

25 Hur hjälper det vår klubb att veta vilka resurser som finns till hands? ATT GÖRA LISTA: UNDERSÖK tillgängliga resurser (människor eller material) Fundera över hur de kan ta itu med de problem som upptäcktes i Bedömning av samhällsbehov och Hur utvärderar du dina behov? GÅ IGENOM tillgängliga resurser Fastställ hur vår klubb bäst kan använda dessa resurser. Tips: Kontakta distriktsguvernörens team eller GMT- GLT-koordinatorerna om du vill ha hjälp att hitta och implementera resurser. Handbok för klubbkoordinator 23

26 KLUBBENS EXCELLENSPROCESS LISTA ÖVER RESURSER Följande sidor innehåller en lista över resurser som kan vara till hjälp för de klubbar som deltar i klubbens excellensprocess. Varje del innehåller ett antal resurser, beskrivningar och tips på hur du hittar resurserna på på LCI:s webbplats Resurserna kan hjälpa er att ta itu med de brister som identifierades i enkäten Hur utvärderar du din klubb? De ger dig också värdefulla verktyg som kan hjälpa dig att uppnå klubbens mål och implementera de handlingsplander som du fastställde som en del av CEP. Kom ihåg att dessa värdefulla resurser kan hjälpa dig och din klubb långt efter klubbens excellensprocess är slut. Återvänd regelbundet till listan för att få nya idéer eller när klubben behöver lite hjälp. VÄRDEFULLA TIPS Här är några bra metoder för att se till att klubben fungerar på bästa möjliga sätt: 1. Samarbeta med klubbens ordförande. Varje klubb bör utse en ordförande för servicerelaterade aktiviteter, en ordförande för medlemstillväxt och behållande av medlemmar, en eller två ordförande för kommunikation (en PR-ordförande som ansvarar för kommunikation till allmänheten och en redaktör som kommunicerar med klubbens medlemmar) samt en klubbsekreterare som ansvarar för klubbens medlemsrapportering. 2. Gå igenom och använd ännu fler idéer för att skaffa fler medlemmar. Använd publikationen 30 marknadsföringsidéer genom att ange MK-97 i sökfältet längst upp till höger på Lions Clubs Internationals webbplats ( Läs mer om hur nya medlemmar kan kontaktas genom direktreklam, personlig kontakt och marknadsundersökningar. Lär dig mer om hur ni kan utveckla en strategi för att bjuda in nya medlemmar. 3. Sammanställ en pärm med information. En pärm med information kan vara till stor hjälp för klubben. Medlemmar som behöver material hittar det i pärmen och kan kopiera efter behov. Gör så här för att sammanställa en pärm: a. Samla ihop material om klubben (till exempel nyhetsbrev, mötesprotokoll, kontaktinformation etc.) b. Kombinera klubbspecifikt material med resurser från LCI. Till exempel information om utmärkelser, bland annat broschyren nyckelutmärkelser (ME-36) samt information och formulär, till exempel om familjeprogrammet. c. Lägg allt material i en lämplig pärm och dela upp materialet med flikar. 24 Klubbens excellensprocess Lite

27 Välj ( ) MATERIAL FÖR SERVICEPROJEKT Resurs Beskrivning Hitta resursen på webbplatsen (ange nyckelord i sökrutan på LCI:s webbplats) Bedömning av samhällsbehov (MK-9) Enkät för att utvärdera samhällsbehov, lösningar och nuvarande hjälpinsatser. Genomför den varje 1 till 3 år Nyckelord = MK9 Kurs i Lions utbildningscenter: Tillhandahålla samhällsservice Resurser för att underlätta projektprioritering. Handbok i att sammanställa en projektplan och strategier för att marknadsföra. Nyckelord = Lions utbildningscenter g Välj kursen Tillhandahålla samhällsservice. Omfattar 7 kategorier av LCI:s antagna serviceprogram: LCI:s antagna serviceprogram. (IAD 223) Samhällsservice Diabetesinformation Miljöservice Tal- och hörselvård Internationella relationer Tillfällen för ungdom Syn- och blindvård Nyckelord = IAD-223 Gör slag i saken: Handledning för utveckling av klubbprojekt (TK-10) Följ instruktionerna för att genomföra och marknadsföra hjälpinsatser. Nyckelord = TK-10 Handbok för klubbkoordinator 25

28 Välj ( ) KOMMUNIKATIONSMATERIAL Resurs Beskrivning Hitta resursen på webbplatsen (ange nyckelorden i sökrutan på Kurs i Lions utbildningscenter: PR Skriv ett kort tal och använd det när du talar om Lions med människor som inte är medlemmar. Lär dig mer om vad som får media att skriva om klubbens evenemang och medlemmar. Nyckelord = Lions utbildningscenter g Klicka på kursen PR. Exempel på pressmeddelanden Skriv pressmeddelanden och skicka dem till lokala media i samband med klubbens evenemang. Nyckelord = Exempel på pressmeddelanden Informationsmeddelanden till allmänheten i radio och TV Titta på videor med informationsmeddelanden och dela länkar med lokala medier. Nyckelord = informationsmeddelanden Trycka annonser Nedladdningsbara tidningsannonser för lokal media. Nyckelord = Annonser E-klubbhus En kostnadsfri webbplatsmall som klubben kan använda till att skapa en egen webbplats. Nyckelord = e-klubbhus 26 Klubbens excellensprocess Lite

29 Välj ( ) MATERIAL OM KLUBBUTVECKLING Resurs Beskrivning Hitta resursen på webbplatsen (ange nyckelorden i sökrutan på Programmet Hur utvärderar du din klubb? Frågeformulär för klubben (ME-15b) hjälper medlemmarna att värdera klubben vad gäller möten, medlemskap och hjälpinsatser. Administrativ guide (ME-15) hjälper klubbar att utvärdera medlemmarnas svar. Nyckelord = ME-15 och ME-15B Lions program för intagning av nya medlemmar (ME-22) Intagningsmaterial för nya medlemmar Nyckelord = ME-22 Lions informationsprogram Handbok för att välkomna, informera och involvera alla nya medlemmar i klubben. Nyckelord = Medlemsinformation Lions mentorprogram Handbok för att föra samman erfarna lionmedlemmar med nya medlemmar. Nyckelord = mentorprogram Program för installation av tjänstemän Ceremoni för installation av tjänstemän Nyckelord = LE-1 Webbplatsen MyLCI Hjälper klubbtjänstemän att: Lägga till, ta bort, överföra och återinföra en medlem. Granska fakturering, uppdatera klubbens kontaktinformation och lägga till familjemedlemmar i familjemedlemsprogrammet. Skriva ut olika medlemsrapporter som kan vara till nytta för klubben. 1) Klicka på Skicka rapporter på LCI:s webbplats (längst upp till höger på varje sida). 2) Klicka på Liontjänstemän loggar in här. 3) Logga in eller skapa användarnamn och lösenord för att slutföra aktiviteterna som finns uppräknade till vänster. Handbok för klubbtjänstemän (LA-15) Lär dig mer om ansvar för klubbens tjänstemän, styrelse och kommittéer. Nyckelord = LA-15 Lions utbildningscenter Tillhandahåller presentationer för att hjälpa nya och erfarna klubbtjänstemän att utveckla kunskaper för framgång, från att Värdesätta mångfald bland medlemmarna till Ledarskap och Målsättning. Nyckelord = Lions utbildningscenter Vägledning i att tillgodose medlemmarnas intressen (ny för april 2013) Ger förslag på hur man kan rekrytera nya medlemmar samt behålla befintliga medlemmar genom att se till att de är nöjda med klubbens verksamhet. Nyckelord = ME-301 Handbok för klubbkoordinator 27

30 Välj ( ) MATERIAL OM LEDARUTVECKLING OCH EFFEKTIV KLUBBVERKSAMHET Resurs Beskrivning Hitta resursen på webbplatsen (ange nyckelorden i sökrutan på Konstitutionella area forum Delta i presentationer och seminarier om ledarskap. Nyckelord = Lions Clubs Internationals Forum Lions utbildningscenter Från Värdera mångfald bland medlemmarna till Ledarskap och Målsättning. Lions utbildningscenter innehåller många kurser som är till hjälp både för nya och erfarna medlemmar och kan förbättra deras ledaregenskaper. Nyckelord = Lions utbildningscenter Presentationer Gå igenom presentationer om målsättning, stöd till nya klubbar, serviceprogram, effektiva team i klubbarna samt mycket mer. Nyckelord = presentationer Lions ledarskapsinstitut Lär dig mer om de olika möjligheter till utbildning som finns vid Lions ledarskapsinstitut. 1) Klicka på fliken Medlemscenter på första sidan på LCI:s webbplats. 2) Klicka på Ledarskapsutveckling 3) Välj Utvecklingsprogram Program för installation av tjänstemän Genomför en intagningsceremoni för nya tjänstemän strax efter att de har valts. Nyckelord = LE-1 Webbplatsen MyLCI (Se beskrivning av MyLCI i avsnittet Material för klubbutveckling i resurslistan.) (Se MyLCI i avsnittet Material för klubbutveckling i resurslistan.) Handbok för klubbtjänstemän (LA-15) Lär dig mer om ansvar för klubbens tjänstemän, styrelse och kommittéer. Nyckelord = LA-15 Lions utbildningscenter Ger presentationer för att hjälpa nya och erfarna klubbtjänstemän att utveckla kunskaper för framgång, från att Värdesätta mångfald bland medlemmarna till Ledarskap och Målsättning. 1) Klicka på fliken Medlemscenter på på första sidan på LCI:s webbplats. 2) Välj Ledarutveckling 3) Klicka på Lions utbildningscenter. 28 Klubbens excellensprocess Lite

31 ARBETSBLAD FÖR STEG 4: VAD ÄR NÄSTA STEG? Mål för steg 4: Sätt mål Fastställ handlingsplaner Använd det du har lärt dig Aktivitet 1: Sätta mål för klubben Aktivitet 1a: Gå igenom målen Att sätta mål är det första steget i att fastställa en handlingsplan. Mål bör relatera till de fem egenskaperna hos en excellent klubb och baseras på vår Bedömning av samhällsbehov, enkätresultaten för Hur utvärderar du din klubb? och de resurser som identifierades i steg 3 under kursen. Helst bör varje mål vara SMART. Ett SMART mål inkluderar följande element: S specifikt M mätbart A alltid uppnåbart R realistiskt T tidsbundet Koordinatorns huvuduppgift: Gå igenom målsättning och exempel på SMART:a mål nedan med deltagarna. Tips till koordinator: Mål som är specifika, mätbara, alltid uppnåbara, realistiska och tidsbundna har större sannolik att uppnås än mål som inte skrivs på det sättet. Genom att etablera SMART:a mål kan vi garantera att klubbens mål är tydliga, konkreta och uppnåbara. Här är några exempel på SMART:a mål relaterade till de fem egenskaperna hos en excellent klubb, dessa exempel kan hjälpa oss att utveckla våra egna mål: Hjälpinsatser Genomföra ett nytt ungdomsprojekt i juni. Kommunikation Skapa och distribuera pressmeddelanden för tre klubbevenemang före första maj. Tillgodose medlemmarnas intressen I slutet av året ska vi kontakta f.d. klubbmedlemmar från de senaste fem åren för att ta reda på varför de lämnade klubben. Tips till koordinator: Målen till vänster är exempel på SMART:a mål. Din klubb kan använda dessa, ändra dem, eller fastställa andra mål baserade på det som ni lärde er genom att gå CEP-kursen. Program för medlemstillväxt Rekrytera fem nya medlemmar före den 15 april. Ledarutveckling och klubbverksamhet Ha en agenda vid varje möte i år och utbilda nya tjänstemän innan de börjar sina mandatperioder. Handbok för klubbkoordinator 29

32 Koordinatorns huvuduppgift: Låt deltagarna skapa mål för de förbättringsområden som identifierades i steg 1 och 2. Aktivitet 1b: Fastställ mål för varje område för förbättring som identifierades i Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb?. Skapa målbeskrivningar för varje område för förbättring som identifierades i Bedömning av samhällsbehov och enkäten Hur utvärderar du din klubb?. Område för förbättring (från steg 3) Målbeskrivning Tips till koordinator: Medlemmarna bör tillsammans prioritera bland målen. Vilka mål kan uppfyllas först? Vilka har störst sannolikhet att leda till snabb framgång? Om medlemmarna kan se mål att ett mål nås snabbt, är det lättare för dem att fortsätta att uppnå andra mål. Nu när vi har en fungerande lista med mål behöver vi fundera över hur vi vill prioritera listan. Vilka är viktigast? Vilka är mest brådskande? Vilka mål är lättast att uppnå? Genom att fastställa en handlingsplan har vi en bättre förståelse för vad som krävs för att uppnå varje mål. 30 Klubbens excellensprocess Lite

33 Aktivitet 2: Fastställ en handlingsplan för varje klubbmål Aktivitet 2a: Fastställ handlingsplaner för varje mål som identifierades i Aktivitet 1b. Genom att fastställa en handlingsplan kan vi identifiera vem som ska göra vad, när vi ska göra det och hur. När en handlingsplan har tagits fram har vi tydliga steg för att uppnå våra mål, samt ett effektivt verktyg för att hålla koll på våra framsteg och identifiera när våra mål har uppnåtts. Koordinatorns huvuduppgift: Låt medlemmarna gå igenom mallen för handlingsplanen nedan och skapa handlingsplaner baserade på de mål de fastställt i Aktivitet 1b. För att hjälpa vår klubb att uppnå våra mål ska vi nu fastställa en handlinsplan för varje mål som fastställdes i aktivitet 1. Ett exempel har givits i mallen nedan. CEP HANDLINGSPLAN Vad? Vem? Resurser? När? Resultat? Rekrytera fem nya medlemmar Alla lionmedlemmar Broschyrer och affischer att dela ut 15 april Be personer lämna in ansökningar Handbok för klubbkoordinator 31

34 Aktivitet 3: Utföra överenskomna handlingsplaner Koordinatorns huvuduppgift: Be medlemmarna att tillsammans besluta vilka mål och handlingsplaner de ska fokusera på. Tips till koordinator: Mål och handlingsplaner kan ändras under årets lopp. Medlemmar bör hålla koll på de mål som har uppnåtts. De kan också be sina GMT-/GLT-koordinatorer, DG-team, andra lionmedlemmar och LCI om hjälp att implementera målen. Aktivitet 3a: Tillsammans i klubben bestämma vilka mål och handlingsplaner vi ska fokusera på. Detta är det sista steget i klubbens excellensprocess. Det är dags att tillämpa det vi lärt oss och färdigställa våra överenskomna mål och handlingsplaner. För att göra detta måste vi först: Tillsammans i klubben bestämma vilka mål och handlingsplaner vi ska fokusera på. Om vi inte kan komma överens om alla mål och handlingsplaner under kursen kan vi behöva diskutera dem på nästa klubbmöte. Prioritera våra handlingsplaner för att ge en tydlig inriktning för vår klubb. Om vi uppnår våra mål blir vårt samhälle starkare, våra medlemmar nöjdare och vår klubb mer framgångsrik. Kom ihåg kursen är bara början på denna process. Det är vårt ansvar att se till att processen fortsätter genom att uppnå de mål som fastställdes och sträva efter excellens varje dag. ATT GÖRA LISTA: FYLL I utvärderingen för deltagare och lämna in den till kursens koordinator. IMPLEMENTERA handlingsplaner för att nå klubbmålen. ÖVERLÄMNA mål och handlingsplaner till CEP klubbkoordinatorn och distriktets GMT-/GLTkoordinatorer. Be om hjälp när vi behöver det. ANVÄNDA klubbens, distriktets och LCI:s resurser för att uppnå våra mål. ANPASSA våra mål efter behov. HÄNVISA ofta till Bedömning av samhällsbehov och resultaten från enkäten Hur utvärderar du din klubb? UTFÖRA enkäten Hur utvärderar du din klubb? igen om sex månader för att utvärdera om medlemmarna är nöjda. UTFÖRA Bedömning av samhällsbehov periodvis (varje år eller vart tredje år) för att upptäcka om samhällets behov har förändrats. 32 Klubbens excellensprocess Lite

35 KLUBBENS EXCELLENSPROCESS LITE Koordinatorns utvärdering av kursen Fyll i följande utvärdering av vad du tyckte om CEP. En ärlig bedömning av processen säkerställer att framtida koordinatorer får den information de behöver för att göra kursen till en effektiv och berikande upplevelse för klubbarna. CEP-koordinatorns namn: Distrikt: Deltagande klubb: Kursdatum: FÖRBEREDELSER INFÖR KURSEN/KOORDINATORNS ROLL Påstående Håller inte med Håller med Jag fick information i god tid före datum för kursen Jag förstod syftet med kursen Jag förstod mina ansvarsområden som koordinator Koordinatorns handbok var tydlig och lätt att följa Jag känner att jag var väl förberedd att delta i kursen STEG 1 4 Påstående Håller inte med Håller med Stegen var användbara för deltagarna Stegen var lätta att förstå och materialet var användarvänligt Handbok för klubbkoordinator 33

36 EFTER KURSEN Påstående Håller inte med Håller med Klubben är väl medveten om vad som behöver göras för att bli en excellent klubb Klubben har (eller kommer att sätta upp) förbättringsmål som kan uppnås Klubben har (eller kommer att ta fram) handlingsplaner som leder oss till uppfyllelse av målen Klubben vet nu vilka resurser som kan användas för att uppnå målen Jag tror att klubben kommer att följa de framtagna planerna och använda tillgängliga resurser för att uppnå målen Ytterligare kommentarer Får LCI använda dina kommentarer för att marknadsföra CEP? c Ja c Nej Skicka ifylld rapport till: Lions Clubs International Membership Development Department 300 W 22nd Street Oak Brook, IL 60523, USA cep@lionsclubs.org 34 Klubbens excellensprocess Lite

37 KLUBBENS EXCELLENSPROCESS Slutrapport och formulär för beställning av tygmärke Fyll i formuläret nedan för att informera LCI om att ni har genomfört Klubbens excellensprocess samt beställa CEP:s tygmärke till klubben. Distrikt: Klubbens namn: Klubbnummer: CEP startdatum: CEP slutdatum: De tre främsta målen: Handlingsplaner för målen: Inskickat av: Namn: Titel: Skicka ifylld rapport till: Lions Clubs International Membership Development Department 300 W 22nd Street Oak Brook, IL 60523, USA cep@lionsclubs.org Handbok för klubbkoordinator 35

38 Noteringar

39 Noteringar

40 Membership and New Club Development 300 W 22nd Street Oak Brook, IL , USA E-post: cep@lionsclubs.org Telefon: CEP-3 SW 6/13