Handbok för multipeldistriktets extensionsordförande

Transkript

1 Handbok för multipeldistriktets extensionsordförande Du har accepterat en utnämning som kommer att ha en bestående inverkan på lionklubbarnas framtid.

2 Innehåll Sidan Ansvarsområden för multipeldistriktets extensionsordförande 3 Multipeldistriktets extensionsgrupp 4 Extensionsseminarier 4 Identifiera möjligheter 5 Extensionsprogram från Lions Clubs International 5 Planera för framgång 7 Erkänsla och utmärkelser 8 Det internationella huvudkontoret 9 Distriktets uppföljningsrapport 11 Framstegsrapport över klubb utveckling 13 1

3 Grattis! Du har accepterat en utnämning som på ett bestående sätt kommer att påverka lionrörelsen och vitaliteten bland lionklubbarna i ditt multipeldistrikt. Klubbarna som bildas i ditt multipeldistrikt kommer att föra samman människor för att förbättra samhället och för att bidra till en ljusare framtid för kommande generationer. Under ditt treåriga uppdrag som multipeldistriktets extensionsordförande kommer distriktsguvernörerna, distriktens extensionsordförande och andra lionmedlemmar, som är intresserade av att bilda nya klubbar, att vända sig till dig för vägledning och råd. Egenskaper för multipeldistriktets extensionsordförande Du har utsetts till denna befattning med anledning av de färdigheter och kunskaper du innehar. Det krävs en blandning av kunskaper, ledarskapsförmåga och entreprenörsanda för att på ett effektivt sätt bilda nya klubbar. Kunskaper... I egenskap av multipeldistriktets extensionsordförande känner du till både utmaningarna och möjligheterna som andra står inför i multipeldistriktet. Du kommer att ha möjlighet att dela med dig av dina framgångsrika strategier och att erbjuda förslag till lösningar, vilket kommer att hjälpa din extensionsgrupp att bilda nya klubbar. Ledare... Som ledare kommer din inspiration och din trovärdighet att hjälpa till att uppmuntra din extensionsgrupp att gå framåt. Entreprenör... Som entreprenör kommer du att göra det möjligt för din extensionsgrupp att utforska möjligheter som de annars kanske hade missat och du kommer att lära dem att på ett effektivt sätt att dra nytta av dessa möjligheter. Lionmedlem... Som lionmedlem vet du att service är ett långsiktigt åtagande och att man gör en meningsfull insats genom att hjälpa människor att hjälpa andra. Ditt lag litar på dig. Se till att du är tillgänglig och åta dig inte samtidigt andra uppdrag inom multipeldistriktet som skulle kunna inkräkta på tiden som detta uppdrag kräver. 2

4 Ansvarsområden Som multipeldistriktets extensionsordförande är ditt mål att främja att bildandet av nya klubbar sker på ett effektivt sätt. För att uppnå detta måste du acceptera följande åtagande: Målsättning 1. Sätt mål, utveckla och genomför en extensionsplan i multipeldistriktet, vilken inkluderar de syften och mål som multipeldistriktets MERL-grupp har fastställt. Sänd målen och planen till New Clubs and Marketing Department vid det internationella huvudkontoret senast den 1 september varje lionår. 2. Presentera en budget för guvernörsrådet för att medel skall anslås till att finansiera en extensionsplan i multipeldistriktet. 3. Utveckla och marknadsför multipeldistriktets extensionsplan, vilken bör innehålla incitament för distrikt och för individuella lionmedlemmar som bidrar till att budgeterade mål avseende nyklubbildning uppnås. Kommunikation 1. Kommunicera ut mål och genomförandeplan till distriktens extensionsordförande och till multipeldistriktets ledning. 2. Skapa ett månatligt rapporteringssystem för att främja öppen kommunikation och för att följa upp framsteg i varje distrikt. Sänd ut månatlig uppföljning till distriktens extensionsordförande för att redovisa framsteg och för att erbjuda stöd. 3. Skapa ett månatligt rapporteringssystem för att informera multipeldistriktets ledning om multipeldistriktets framsteg gällande nyklubbildning. Inkludera tidigare tjänstemän i distrikt och i multipeldistrikt samt internationella tjänstemän. 4. Skicka varje kvartal en rapport till New Clubs and Marketing Department vid det internationella huvudkontoret utvisande multipeldistriktets status avseende nyklubbbildning. 5. Håll multipeldistriktets och distriktens ledning informerade om Lions Clubs Internationals information och program om nyklubbildning. 6. Kommunicera med MERL-gruppens medlemmar minst en gång per månad för att främja utbyte av information, idéer och genomförandeplaner för att därmed öka MERLgruppens effektivitet. 7. Informera New Clubs and marketing Department vid LCI om behov i distrikt och klubbar. 8. Publicera artiklar om nyklubbildning i multipeldistriktets nyhetsbrev eller tidning. Träning 1. Genomför ett extensionsseminarium för distriktens extensionsordförande i början av varje år. 2. Informera om olika tekniker för nyklubbildning samt tillhandahåll motivation och stöd genom att använda Handbok för extensionsordförande i multipeldistrikt och distrikt samt andra verktyg och publikationer som kan beställas från LCI. 3. Erbjud att hjälpa distriktens extensionsordförande att utveckla och genomföra extensionsseminarier för extensionsintresserade lionmedlemmar. 4. Genomför och samordna Certified Guiding Lion-träning efter behov. 3

5 Multipeldistriktets extensionsgrupp. Som ordförande ingår det i din uppgift att bilda en kommitté sammansatt av distriktens extensionsordförande och eventuellt också av: Distriktsguvernörerna Mottagare av extensionsutmärkelser Tidigare internationella direktorer, tidigare distriktsguvernörer och tidigare extensionsordförande Lionmedlemmar som är intresserade av att bidra till Lions tillväxt genom att bilda nya klubbar Det rekommenderas att du genomför möten minst två gånger per år och att du regelbundet kommunicerar med distriktens extensionsordförande för att kunna mäta framgång i deras respektive distrikt. Du bör skapa ett rapporteringssystem så att du har en klar uppfattning om nyklubbildning och att du kan hjälpa till under denna process. Det är en god idé att använda Distriktets uppföljningsrapport på sidan för att kunna följa upp klubbutvecklingen. Extensionsseminarier En av dina viktigaste uppgifter är att fungera som mötesledare vid extensionsseminarier. Dessa seminarier genomförs vanligen vid inledningen av den treåriga ämbetsperioden för distriktens extensionsordförande, så att de i sin tur kan träna extensionsgrupperna i distrikten. Beroende på land kan du välja att genomföra ett eller fler seminarier för distriktens extensionsordförande i ditt område. Seminarierna är utformade för att uppnå följande mål: Hur man kontaktar potentiella medlemmar i nya områden för att bilda nya klubbar. Hur man genomför ett informationsmöte och ett organiseringsmöte. Träning för Certified Guiding Lions. Finansiellt stöd kan erhållas från Lions Clubs International. Beställ ansökningsformulär och utgiftsrapportformulär från New Clubs and Marketing Department. Seminariematerial PowerPoint-presentationer och annat material finns tillgängligt för att träna din extensionsgrupp och Guiding Lions. Kontakta New Clubs and Marketing Department för att erhålla detta material. 4

6 Identifiera möjligheter Vid sidan om denna träning bör du hjälpa kommittén att identifiera var det finns förutsättningar att bilda nya klubbar, till exempel: Identifiera områden där det för närvarande inte finns någon lionklubb eller områden där en klubb tjänar flera orter och skulle kunna delas upp i flera klubbar med lokal karaktär. Identifiera områden där det finns förutsättningar att bilda flera klubbar, till exempel frukost/ lunchklubbar eller klubbar som riktar sig till nya grupper av medlemmar. Försök att bilda lionklubbar vid högskolor och universitet eller nya århundradets lionklubbar om detta är möjligt. Identifiera områden där det finns särskilda behov och förutsättningar att bilda klubbar som specialiserar sig på ett visst behov (till exempel miljövård eller hälsovård) eller rekryterar medlemmar från utvalda grupper (till exempel poliser, lärare eller sjukvårdspersonal). Information om sådana områden kan erhållas från tidigare ordförande, tidigare distriktsguvernörer eller andra lionmedlemmar som är intresserade av nyklubbildning. Extensionsprogram från Lions Clubs International Traditionell klubb: Sannolikt kommer en majoritet av de klubbar som bildas i ditt distrikt att vara traditionella klubbar. Extensionspaketet för nya klubbar innehåller en extensionsvägledning med instruktioner som vägleder dig steg för steg genom charterprocessen, samt följande material: Gör slag i saken: en guide för att utveckla serviceprojekt för lokala behov Klubbens charterfest: en användbar publikation för att planera den nya klubbens charterfest Rekryteringsbroschyrer: allmän information för potentiella medlemmar Charteransökan, rapport av chartermedlemmar, tillfälliga medlemskort är material som behövs för att kunna bilda en ny klubb. Nya århundradets lionklubbar: Detta klubbformat är riktat till unga vuxna upp till och med 35 års ålder för att skapa en klubb som tillfredställer deras behov av flexibilitet, deras önskan om praktiska projekt samt deras intresse av att i större utsträckning använda Internet för att på så sätt minska klubbens administration. Medlemmar i en nya århundradets lionklubb åtnjuter samma rättigheter, privilegier, förmåner och ansvar som alla andra lionmedlemmar. Extensionspaketet för nya århundradets lionklubbar innehåller: Ansökningsformulär för nya århundradets lionklubb Formulär för inrapportering av chartermedlemmar Gör slag i saken: en guide för att utveckla projekt för nya århundradets lionklubbar Vägledning för att chartra en nya århundradets lionklubb: riktlinjer steg för steg för att bilda en nya århundradets lionklubb Medlemsbroschyrer: broschyrer anpassade för yngre samhällsintresserade vuxna. 5

7 Lionklubbar vid högskolor och universitet: Studenter vid högskolor och universitet erbjuder en intressant väg att introducera morgondagens ledare i Lions aktiviteter. Här finns de resurser som behövs för en framgångsrik lionklubb: en väl definierad infrastruktur och en mångskiftande grupp av kvalificerade personer för ett eventuellt medlemskap. Tack vare medlemskapet lär sig studenterna värdet av att hjälpa människor i nöd samtidigt som de förvärvar färdigheter inom andra områden, vilket kommer att vara till nytta för dem både i deras privatliv och i deras yrkesliv. Paketet för lionklubbar vid högskolor och universitet innehåller allt material som behövs för att kunna chartra en klubb: Vägledning för att bilda lionklubbar vid högskolor och universitet: en publikation som är till hjälp för att bilda lionklubbar vid högskolor och universitet. Lions aktiverar ungdomar vid högskolor: en broschyr som för skoladministrationen beskriver fördelarna med lionklubbar vid högskolor och universitet Marknadsföringsmaterial: rekryteringsbroschyrer, annonser klara för tryckning samt affischer för att kunna publicera bildandet av en ny klubb Charteransökan, rapport av chartermedlemmar och ansökningsblankett chartermedlem. Klubbfilialprogram: Bildandet av klubbfilialer ger lionklubbar möjlighet att nå ännu fler människor i nöd utanför det traditionella klubbområdet. Klubbfilialer kan bildas med färre än 20 medlemmar, vilket annars är minimum för att bilda en lionklubb, vilket gör dem idealiska för platser som små orter, landsbygden, invandrarområden, företagsparker, sjukvårdsinrättningar, köpcentra och affärer. Medlemmarna i en klubbfilial är fullvärdiga medlemmar i sin moderklubb och åtnjuter alla de privilegier och skyldigheter som övriga lionmedlemmar. Paketet för klubbfilialer innehåller allt det material som behövs för att bilda en klubbfilial: En handledning i hur man bildar klubbfilialer: beskriver alla detaljer för att framgångsrikt bilda en klubbfilial Samordningsledarens handledning för klubbfilial: denna handledning är full av värdefull information att användas av klubbfilialens ledare Anmälan av klubbfilial, formulär för ändring av klubbfilialmedlemmar, ansökan om medlemskap klubbfilial Manual för klubbtjänstemän, Normalstadgar och arbetsordning: ett värdefullt referensmaterial för klubbtjänstemän Medlemskapsbroschyrer Lioness Bridge-programmet: Lioness Bridge-programmet gör det möjligt för lionesser att hedra och bekräfta sitt stolta förflutna och samtidigt åtnjuta de förmåner, rättigheter och privilegier förenade med ett medlemskap i en lionklubb. Programmet kombinerar tre delmoment att använda Lioness i klubbnamnet, övergångsprogram för lionesser samt en speciell lioness/lionnål. Detta program är ett utmärkt sätt att nå ut till befintliga och tidigare lionesser i ditt område. Video om rekrytering och att bilda nya klubbar: Två videoprogram finns tillgängliga på en och samma video och tar upp de mycket viktiga delarna inom medlemsområdet rekrytera nya medlemmar och att bilda nya klubbar. Använd den första delen av videon till att rekrytera nya medlemmar. Den andra delen av videon River Lions - går steg för steg igenom processen att bilda en ny lionklubb och denna kan användas som en instruktionsvideo, då den tillhandahåller idéer och vägledning för extensionsgruppen. Denna video är ett utmärkt tillägg till distriktets videobibliotek och kommer med all säkerhet att öka takten i ditt rekryterings- och nyklubbildningsarbete. 6

8 Planera för framgång Träna, motivera och följ upp... är nyckeln till framgång för att kunna bilda nya klubbar. Nedan beskrivs en process som kan vara dig till hjälp för att föra din kommitté framåt. Steg 1. Bilda ditt lag Bilda en aktiv extensionskommitté som består av distriktens extensionsordförande och av andra lionmedlemmar. Kommittén kan till exempel bestå av distriktsguvernörer, mottagare av extensionsutmärkelser, tidigare lionledare som till exempel tidigare internationella direktorer och tidigare extensionsordförande samt andra lionmedlemmar som är intresserade av nyklubbildning och tillväxt inom Lions. Kontakta dessa lionmedlemmar för att få bekräftat att de vill sitta med i kommittén. Upplys var och en av dem om vad som förväntas av dem. Steg 2. Identifiera områden där det finns behov av nya klubbar Kontakta tidigare extensionsordförande, vice distriktsguvernörer och tidigare distriktsguvernörer för att sammanställa en lista över tänkbara nya klubbar. Kontakta stora klubbar för att se om de är intresserade av att delta i bildandet av nya klubbar. Identifiera speciella behov i respektive område (till exempel hjälp till äldre och handikappade eller behov av ungdomsprogram) som en ny klubb skulle kunna inrikta sig på. Kontakta större arbetsplatser (till exempel sjukhus, företag och skolor) för att ta reda på om man är intresserad av att bilda en specialklubb. Överväg att bilda alternativ till traditionella lionklubbar, till exempel klubbfilialer, lionklubbar vid högskolor och universitet, nya århundradets lionklubbar, lioness lionklubbar och leo lionklubbar. Steg 3. Träna distriktens extensionsordförande Planera att genomföra träningssessioner för distriktens extensionsordförande vid inledningen av deras treåriga ämbetsperiod. Anslag kan sökas för att genomföra denna träning. Beställ ansökningsformulär och utgiftsrapportformulär från New Clubs and Marketing Department. Steg 4. Sätt mål En av dina viktigaste uppgifter är att årligen sätta upp mål. Dessa bör vara baserade på de handlingsplaner och de mål som satts upp av medlemmarna i din extensionskommitté, vilka i sin tur bör vara baserade på verkliga möjligheter och realistiska prognoser. Målen bör även vara mätbara, så att du kan följa upp de framsteg som görs. Du kan använda Distriktets uppföljningsrapport, vilken finns längre bak i denna manual, som hjälp när du fastställer dina mål. Fyll i och skicka in rapporten till New Clubs and Marketing Department vid det internationella huvudkontoret senast den 30 juni varje verksamhetsår. 7

9 Steg 5. Kommunicera och motivera Regelbunden kommunikation med dina distriktsordförande är nyckeln till framgång. Upprätta en regelbunden kommunikationsplan med dina distriktsordförande. Avsätt tid till att gratulera, uppmuntra och vägleda dem efter behov. Skapa ett system för att följa upp prestationer. Skapa en kalender som dokumenterar varje distriktsguvernörs uppsatta mål. Följ upp med dem regelbundet för att se vilka framsteg som görs. Håll dina ordförande informerade om policy, arbetssätt och programuppdateringar. Att kommunicera på ett bra sätt kommer att vara av stor betydelse för att andra skall göra sitt allra bästa. Följande är idéer för att stimulera till god kommunikation med distriktens extensionsordförande: Skapa ett enkelt nyhetsbrev (antingen i tryckt form eller elektroniskt) för att informera om uppdateringar, extensionstips och framgångsberättelser. Dela med dig av multipeldistriktets mål med dem, så att de kan se vilken betydelse de har i multipeldistriktets utveckling. Dela med dig av en adresslista till alla distriktsordförande, så att de kan kommunicera, dela med sig av idéer och uppmuntra varandra. Fira goda prestationer! Erkänsla och utmärkelser EXTENSIONSUTMÄRKELSER Två extensionsinriktade lionmedlemmar (som utses av distriktsguvernören) kan tilldelas en extensionsutmärkelse efter att ha bildat en ny klubb. Mottagare av extensionsutmärkelsen kan inte vara medlem i den nya klubben, såvida inte de är aktiva transfermedlemmar eller tidigare medlemmar i en lionklubb eller en lionessklubb. Distriktsguvernören eller anställda vid Lions Clubs International kan heller inte tilldelas extensionsutmärkelsen. Nålar tilldelas efter att ha bildat en till fem klubbar, därefter en nål för var tionde klubb. Brev skickas till mottagarna för att ge erkänsla för deras hängivenhet samt för att bekräfta antalet utmärkelser. UTMÄRKELSE TILL DISTRIKTETS EXTENSIONSORDFÖRANDE Varje distrikts extensionsordförande som har uppnått 5 % nettoökning av antalet klubbar vid slutet av verksamhetsåret kommer att erhålla distriktets extensionsordförandeutmärkelse, vilket är en attraktiv plakett på vilken ordförandens namn har ingraverats. 8

10 Det internationella huvudkontoret Ett stort antal utmärkta resurser finns tillgängliga för att hjälpa dig att bilda nya klubbar. Kontakta New Clubs and marketing Department vid det internationella huvudkontoret för att beställa rekryteringsmaterial, till exempel extensionspaket, broschyrer, handböcker, och CD ROMskivor, vilka kommer att vara dig till hjälp vid nyklubbildning. Dessutom finns Handbok för distriktets extensionsordförande, vilken du kan använda vid träningsseminarier för distriktens extensionsordförande. Resurser och stöd Du är välkommen att beställa följande resurser, utan kostnad för alla lionmedlemmar. Paket: Extensionspaket för traditionell lionklubb (KITEXT) Förenklat extensionspaket (KITEXTSPL) Extensionspaket för nya århundradets lionklubbar (KITNC) Extensionspaket för lionklubbar vid högskolor och universitet (KITCC) Extensionspaket för klubbfilialer (KITBR) Paket för Certified Guiding Lion (KITCGL) Marknadsföringsbroschyrer: Lions gör en skillnad (ME-40) Jag är en Lion (ME-37) Nya århundradets lionklubbar (NC-20) Lionklubbar vid högskolor och universitet (EX-537) Lioness Bridge-programmet (MKLP-1) Leo Lions Club (LL-1) Lions fickhandbok (ME-33) Broschyrpapper (MK-20A) (Kostar att beställa) Handböcker: Handbok för distriktets extensionsordförande (EX-500) Lions behovsanalys (MK-9) Gör slag i saken Guide för att utveckla serviceprojekt (TK-10) KOM IHÅG: De allra flesta publikationer finns tillgängliga att ladda hem från Lions Clubs Internationals webbplats: 9

11 CD-ROM-skivor: PowerPoint-presentationer: Kongresseminarier Rekrytering av chartermedlemmar Värd för ett informationsmöte och ett organiseringsmöte Många fler! Audiovisuella presentationer: Ett antal audiovisuella presentationer kan köpas från Club Supplies Sales Department. Detaljerad information om dessa finns i publikationen Audiovisuella presentationer (PR-720) på webbplatsen eller skicka e-post till clubsupplies@lionsclubs.org för ytterligare information. Om du inte lyckas meddetsamma... Alla insatser kommer inte att resultera i att en ny klubb bildas. De flesta extensionsordförande kommer att uppleva att deras insatser är givande och berikande, men det kan förekomma att medlemmar upplever frustration. När detta inträffar är det viktigt att du är positiv och att du ger uppmuntran. Skapa ytterligare entusiasm genom att erbjuda nya idéer, erbjuda hjälp från andra medlemmar och andra distrikt samt använda nya marknadsföringskoncept. Ibland krävs det upprepade insatser för att kunna bilda en klubb. Fortsätt att se framåt och tänk på de fördelar en ny klubb kommer att innebära för samhället, både lokalt, nationellt och internationellt. För mer information Kontakta: New Clubs and Marketing Department Lions Clubs International 300 W 22 ND Street Oak Brook, IL , USA Telefon: , anknytning 306 Fax: E-post: newclubs@lionsclubs.org 10

12 DISTRIKTETS UPPFÖLJNINGSRAPPORT Skall fyllas i av distriktets extensionsordförande och varje kvartal skickas till multipeldistriktets extensionsordförande, distriktsguvernören och till MERL-gruppen. Namn: Adress: Postnummer: Ort: Distrikt: E-post: Telefon: Fax: Land: Område för möjlig extension: Status: Identifierat område Bildat extensionsgrupp Undersökt området på plats En lionklubb har åtagit sig att vara fadder Utsett och tränat Guiding Lions Genomfört PR-insatser Upprättat prospectlista Rekryterat chartermedlemmar Genomfört informationsmöte Genomfört organisationsmöte Fyllt i och skickat in charteransökan Tränat klubbtjänstemän Tjänstemän har deltagit i distriktsträning Fadderklubb: Guiding Lion 1: Guiding Lion 2: Antal medlemmar hittills rekryterade: Nästa steg: Slutfört datum: Område för möjlig extension: Status: Identifierat område Bildat extensionsgrupp Undersökt området på plats En lionklubb har åtagit sig att vara fadder Utsett och tränat Guiding Lions Genomfört PR-insatser Upprättat prospectlista Rekryterat chartermedlemmar Genomfört informationsmöte Genomfört organisationsmöte Fyllt i och skickat in charteransökan Tränat klubbtjänstemän Tjänstemän har deltagit i distriktsträning Fadderklubb: Guiding Lion 1: Guiding Lion 2: Antal medlemmar hittills rekryterade: Nästa steg: Slutfört datum: 11

13 Område för möjlig extension: Status: Identifierat område Bildat extensionsgrupp Undersökt området på plats En lionklubb har åtagit sig att vara fadder Utsett och tränat Guiding Lions Genomfört PR-insatser Upprättat prospectlista Rekryterat chartermedlemmar Genomfört informationsmöte Genomfört organisationsmöte Fyllt i och skickat in charteransökan Tränat klubbtjänstemän Tjänstemän har deltagit i distriktsträning Fadderklubb: Guiding Lion 1: Guiding Lion 2: Antal medlemmar hittills rekryterade: Nästa steg: Slutfört datum: Område för möjlig extension: Status: Identifierat område Bildat extensionsgrupp Undersökt området på plats En lionklubb har åtagit sig att vara fadder Utsett och tränat Guiding Lions Genomfört PR-insatser Upprättat prospectlista Rekryterat chartermedlemmar Genomfört informationsmöte Genomfört organisationsmöte Fyllt i och skickat in charteransökan Tränat klubbtjänstemän Tjänstemän har deltagit i distriktsträning Fadderklubb: Guiding Lion 1: Guiding Lion 2: Antal medlemmar hittills rekryterade: Nästa steg: Slutfört datum: 12

14 Distrikt Område Gruppen bildad, datum FRAMSTEGSRAPPORT ÖVER KLUBBUTVECKLING Undersökning på plats genomförd, datum Antal medlemmar som rekryterats Första mötet, datum Andra mötet, datum Tredje mötet, datum Charteransökan insänd, datum Klubbfilialansökan insänd, datum Träning av tjänstemän, datum 13

15 EX-502.SW 9/07 Lions Clubs International New Clubs and Marketing Department 300 W 22 nd Street Oak Brook, IL , USA Telefon: Fax: E-post: newclubs@lionsclubs.org Webbplats: