SLUTRAPPORT REGIONAL ÖVERSYN AV FAMILJECENTRALER

Transkript

1 SLUTRAPPORT REGIONAL ÖVERSYN AV FAMILJECENTRALER

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning och nästa steg Bakgrund och uppdragsbeskrivning Nulägesanalys Västra Götalandsregionen Omvärldsanalys Förbättringsförslag Referenser Appendix 2

3 SAMMANFATTNING AV ACANDOS UPPDRAG OCH UTFÖRANDE BAKGRUND OCH UPPDRAG Familjecentralen är en hälsofrämjande mötesplats för barn och föräldrar. Den bygger på samlokalisering av öppen förskola, mödrahälsovård, barnhälsovård och socialtjänst utan myndighetsutövning. Samverkan sker mellan Västra Götalandsregionen och respektive kommun. I dagsläget finns ett 40-tal familjecentraler inom Västra Götalandsregionen. Översynen av familjecentraler i Västra Götalandsregionen genomförs på uppdrag av Folkhälsokommittén. För att få överskådlighet över hur uppdraget i en politiskt styrd organisation i samverkan med andra huvudmän ser ut och hur arbetet utförs har Acando fått i uppdrag av Avdelning Folkhälsa inom Västra Götalandsregionen att: Genomföra en övergripande analys och ta fram rekommendationer för fortsatt arbete Genomföra en omvärldsanalys gällande familjecentraler inom andra regioner Genom undersökningen skall Acando presentera ett förslag till förbättringsområden och lämplig organisationsmodell GENOMFÖRANDE Som stöd för framtida arbetssätt har en enkät skickats ut till medarbetare och chefer som arbetar inom familjecentralens verksamhet och där resultatet använts i analys samt vid workshop-arbetet. I kartläggningsarbetet har personer med anknytning till familjecentraler intervjuats och en workshop har hållits där olika områden behandlats utifrån utmaningar och möjligheter. För att undersöka hur andra regioner/kommuner arbetar med familjecentraler har Acando intervjuat: Från Region Skåne: Sara Lindeberg, specialistläkare socialmedicin, Med dr Enheten för folkhälsa och social hållbarhet, Område samhällsplanering, Regional utveckling Från Region Jönköpings: Ann-Charlotte Lilja, verksamhetsutvecklare Folkhälsa och sjukvård, Vibeke Bing, sakkunnig 3

4 TIO FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG HAR TAGITS FRAM KOPPLAT TILL DE FYRA OMRÅDEN SOM ANALYSEN FRÄMST HAR BERÖRT 1. Skapa en sammanhållen organisationsstruktur inom VGR tjänstemannaorganisation Inför en sammanhållande funktion på tjänstemannasidan som kan arbeta fokuserat med familjecentraler. Involvera samtliga påverkade parter på tjänstemannasidan i arbetet med familjecentraler (t.ex. MVC, BVC, Vårdvalet samt Avdelning Folkhälsa). Detta skall inte vara valfritt utan ett krav. 6. Ökad tydlighet i fokus från politiker inom VGR Tydligare mål och delegering nedåt i tjänstemannaorganisationen behövs för att de skall få så tydliga riktlinjer som möjligt för att utföra sitt arbete. En gemensam avsiktsförklaring mellan VGR och kommuner hade varit en stor fördel för att skapa tydlighet och en gemensam målbild för de två huvudmännen. 2. Skapa tydlighet i samordnarens och styrgruppens roller och mandat Det bör införas krav på att en samordnare och styrgrupp finns inom en familjecentral Styrgruppens och samordnarens roll och mandat bör tydliggöras och förankras hos VGR och kommuner inom VG. Utreda om man bör ha både ledningsgrupp och styrgrupp likt i Region Jönköping 7. Se över vilken effekt det skulle ge att hålla familjecentraler utanför vårdvalet Se över möjligheterna att hålla familjecentralerna utanför vårdvalet. På så sätt kan man minska komplexiteten för vidare etablering. Detta förslag måste dock analyseras ordentligt för att tydliggöra vilka konsekvenser det skulle få både för familjecentralerna, men också för andra verksamheter som väljer att inte ingå i en familjecentral samt brukarna. 3. Skapa flexibilitet i antalet ingående verksamheter Öppna upp ytterligare för möjligheten att vara flexibel i vilka verksamheter som ingår, även om grundkonceptet och målet fortsättningsvis skall vara de fyra initiala verksamheterna. Finansieringen bör påverkas då man inte kan ha samma förväntningar på en familjecentralsliknande verksamhet som en familjecentral. 8. Genomför gemensamma utbildningsinsatser för de som arbetar på och med familjecentraler Sätt upp regelbundna utbildningsträffar där personal från familjecentraler samt andra personer kopplade till familjecentraler (ex. verksamhetschefer) kan vidareutbilda sig och dela den kunskap som man har samlat på sig. Inför en grundutbildning som personal från nyetablerade familjecentraler skall gå. 4. Skapa en gemensam finansiering av familjecentralerna Skapa en gemensam finansieringspott för hela familjecentralen dvs. samtliga verksamheter, inklusive kommunala verksamheter, finansieras från en pott med pengar. På så sätt skulle samtliga verksamheter få samma förutsättningar för att samverka och enstaka verksamheter hade inte suboptimerats utan man hade istället kunna se till vad som är bäst för familjecentralen i stort. 9. Ta fram och implementera en modell för verksamhetsuppföljning och kvalitetssäkring Ta fram en gemensam modell för verksamhetsuppföljning och kvalitetssäkring, likt Jönköpingsmodellen, som implementeras på alla familjecentraler i hela regionen. Modellen bör tas fram tillsammans av kommuner och VGR. 5. Se över de ingående verksamheternas uppdrag i förhållande till familjecentralens uppdrag Se över samtliga verksamheters uppdrag för att säkerställa att motstridigheter uppmärksammas (mellan dem och gentemot familjecentralsuppdraget) och riktlinjer tas fram för familjecentralspersonal för hur de skall agera om en motstridighet uppstår. 10. Definiera vad samverkan innebär inom Västra Götaland Ta fram en tydlig definition av samverkan som alla familjecentraler inom Västra Götaland skall förhålla sig till. Man bör även utbilda kring definitionen vid uppstart av nya familjecentraler. Ta fram länsgemensamma riktlinjer för hur man följer upp samverkan på respektive familjecentral. Organisationsstruktur Styrning Ledarskap & medarbetare Mål & verksamhetsstyrning 4

5 ACANDO FÖRESLÅR EN FÖRDJUPAD ANALYS OCH FRAMTAGNING AV HANDLINGSPLAN FÖR DELAR AV DE IDENTIFIERADE FÖRBÄTTRINGSOMRÅDENA SOM ETT NÄSTA STEG Definierade förbättringsområden ORGANISATIONSSTRUKTUR 1. Skapa en sammanhållen organisationsstruktur inom VGRs tjänstemannaorganisation 2. Skapa tydlighet i samordnarens och styrgruppens roller och mandat 3. Skapa flexibilitet i antalet ingående verksamheter STYRNING 4. Skapa en gemensam finansiering av familjecentralerna 5. Se över de ingående verksamheternas uppdrag i relation till familjecentralernas uppdrag 6. Ökad tydlighet i fokus från politiker inom VGR 7. Se över vilken effekt det skulle ge att hålla familjecentraler utanför vårdvalet LEDARSKAP OCH MEDARBETARE 8. Genomför gemensamma utbildningsinsatser för de som arbetar på och med familjecentraler Förslag på nästa steg där Acando har möjlighet att stötta STYRNING Skapa en gemensam finansiering av familjecentralerna. Acando medverkar vid en utredning om gemensam finansiering är en möjlig väg framåt samt säkerställer att man inom VGR har samma nivå på finansiering till sina verksamheter. Analysera effekten av att hålla familjecentraler utanför vårdvalet. På så sätt kan man minska komplexiteten för vidare etablering av FC. MÅL OCH VERKSAMHETS STYRNING Ta fram en gemensam modell för verksamhetsuppföljning och kvalitetssäkring, likt Jönköpingsmodellen, som kan implementeras på alla familjecentraler i hela regionen. Modellen bör tas fram tillsammans av kommuner och VGR. Definiera vad samverkan innebär inom VGR genom att ta fram en tydlig definition som alla familjecentraler inom VGR skall förhålla sig till. Man bör även utbilda kring definitionen vid uppstart av nya familjecentraler. MÅL OCH VERKSAMHETSSTYRNING 9. Ta fram och implementera en modell för verksamhetsuppföljning och kvalitetssäkring 10. Definiera vad samverkan innebär inom VGR FÖRDJUPAD ANALYS INOM ANDRA UTVALDA DELAR Acando kan stötta i en fördjupad analys kring utvalda delar i rapporten. Bland annat gav sammanställningen och analysen av enkäten, Bilaga 1, svar på vissa frågor men också upphov till nya frågeställningar. Acando kan även stötta i att göra en utökad analys som även inkluderar verksamheterna från kommunerna. 5

6 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning och nästa steg Bakgrund och uppdragsbeskrivning Leveransens ingående delar Angreppsätt och metodik Nulägesanalys Västra Götalandsregionen Omvärldsanalys Förbättringsförslag Referenser Appendix 6

7 LEVERANSEN BESTÅR AV TRE OLIKA DELAR VAD? SYFTE/ANVÄNDNINGSOMRÅDE Nulägesanalys Beskrivning av nuvarande arbete med familjecentraler inom Västra Götalandsregionen Identifiering av utvecklingsområden Underlätta utveckling av framtida arbete Lättare skapa förståelse för de olika regionala skillnaderna i arbetet med familjecentraler som finns i dagsläget Tjäna som underlag till framtagning av rekommendationer Omvärldsanalys och enkätstudie Sammanställning arbetet med familjecentraler i Region Jönköping och Skåne Sammanställning av intervjuer, enkätresultat och workshoparbete Enkätstudien återfinns i en bilaga till slutrapporten, Bilaga 1 Tjäna som underlag till förståelse av nuläge, hur andra aktörer arbetar med familjecentraler och för framtagning av rekommendationer Underlätta för fortsatt samverkan mellan olika politiska huvudmän och olika lokala aktörer Rekommendationer Rekommendationer för fortsatt arbete Acandos rekommendationer och förbättringsförslag, samt förslag till lämplig organisationsmodell för familjecentraler Syftet med Acandos rekommendationer är att ge Västra Götalandsregionen inspiration och förslag till fortsatt utveckling av familjecentraler, samt bildande av nya familjecentraler Avgränsningar En fullständig analys av kommunernas engagemang inom familjecentraler (ex. styrning samt kommunens syn på samarbetet) har ej utförts då fokus har varit utifrån ett VGR-perspektiv Begränsad analys av den operativa verksamheten Begränsad omvärldsanalys endast Region Skåne och Region Jönköping har studerats Handlingsplan gällande föreslagna förbättringsområden har ej tagits fram och ingår inte i uppdraget 7

8 PROJEKTET HAR GENOMFÖRTS UTIFRÅN DEN ÖVERENSKOMNA PROJEKTPLANEN OMVÄRLDSANALYS, ENKÄT OCH WORKSHOP Genomförande av omvärldsanalys och utskick samt sammanställning av enkät för informationsinsamling där medarbetare och ansvariga för familjecentraler fått möjlighet att lämna synpunkter som sedan använts för sammanställning av rekommendationer. Genomförande av workshop där resultatet från enkät, intervjuer och omvärldsanalys legat till grund för diskussionsämnen. Ökad möjlighet till fördjupning av samverkan och utbyte av erfarenheter. Resultatet har använts som ingående information vid framtagning av rekommendationer. Intervjuer har skett med medarbetare och chefer från Avdelning Folkhälsa samt Avdelning kvalitets-styrning, uppdrag & avtal från Koncernkontoret för att säkerställa primärdata till nulägesanalysen. INTERVJUER MED FAMILJECENTRALS-MEDARBETARE I ANDRA LÄN Intervjuer med personer med koppling till familjecentraler i andra regioner genomfördes i syfte att få en mer detaljerad förståelse för hur arbetet med familjecentraler kan bedrivas och hur utveckling kan ske. Faktainsamling & omvärldsanalys Framtagning och genomförande av enkät och workshop Intervjuer med personer relaterade till FC inom VGR Analys och sammanställning av resultat Rekommendation för fortsatt arbete och slutrapport DOKUMENTATION Utifrån information från enkät, workshop samt intervjuer dokumenterades hur arbete med familjecentraler bedrivs samt vilka utvecklingsområden som finns. ANALYS OCH UTVÄRDERING Rekommendationerna baseras på analys av andra regioners arbete med familjecentraler samt deras lärdomar, utvärdering av enkät, resultatet från workshopen, forskning och tidigare framtagna rapporter inom området samt Acandos framtagna arbetsmodeller och erfarenheter från arbete inom liknande verksamhetsområden. 8

9 ACANDO HAR UTGÅTT FRÅN FYRA OMRÅDEN I ANALYSEN AV FAMILJECENTRALER I BÅDE NULÄGESANALYS OCH OMVÄRLDSANALYS ORGANISATIONSSTRUKTUR Organisationsmodell Verksamhetsområdes strukturer Roller och ansvar Interna och externa gränssnitt Rapporteringsrelationer STYRNING Beslutsrättigheter Ansvar och befogenhet Forum och möten Policys och riktlinjer Finansiering LEDARSKAP OCH MEDARBETARE Kompetenser och förmågor Ledarskap Kompetensutveckling MÅL OCH VERKSAMHETSSTYRNING Mätetal för organisation, funktioner, processer och individer 9

10 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning och nästa steg Bakgrund och uppdragsbeskrivning Nulägesanalys Västra Götalandsregionen Generell beskrivning Organisationsstruktur Styrning Ledarskap och medarbetare Mål och verksamhetsuppföljning Omvärldsanalys Förbättringsförslag Referenser Appendix 10

11 ARBETE MED FAMILJECENTRALER INOM VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN GENERELL BESKRIVNING BEFINTLIGA FAMILJECENTRALER* Familjecentralen är en hälsofrämjande mötesplats för barn och föräldrar som bygger på samlokalisering av öppen förskola, mödrahälsovård, barnhälsovård och socialtjänst utan myndighetsutövning. 1 Samverkan sker mellan Västra Götalandsregionen och respektive kommun, det vill säga de två huvudmännen är kommun och region. 1 Mödrahälsovården och Barnhälsovården tillhör primärvården och styrs från regionen. Barnhälsovården ingår i vårdvalet men det gör inte mödrahälsovården vilket istället ingår i beställd vård. Målgruppen är familjer med barn under sex år. 1 Inom regionen pågår det diskussioner om att utöka uppdraget med föräldrastöd upp till 12 år eller möjligen till och med upp till 17 år. 2 Någon övergripande planering av familjecentraler inom regionen finns inte utan de planeras lokalt i samverkan med stadsdelar och kommuner. 1 Familjecentraler i Västra Götaland: en utvärdering 2 Vägledning familjecentrerat arbetssätt och familjecentraler i Göteborg Minst en familjecentral finns etablerad Beslut finns för att Familjecentral saknas etablera familjecentral/ Familjecentralsliknande verksamhet finns *Förändringar i beslut kring etableringen av familjecentraler kan ha uppkommit efter att kartläggning skett 11

12 ORGANISERINGEN AV FAMILJECENTRALERNA I VÄSTRA GÖTALAND Styrgrupp Samordnare Socialtjänst (SOC) Öppna förskolan (ÖF) Mödravårdscentralen (MVC) Barnavårdscentralen (BVC) Annan verksamhet STYRGRUPP Det är ett krav för respektive familjecentral att ha en styrgrupp för familjecentralen. Dock saknas det övergripande styrdokument från huvudmännen där detta beskrivs. 93% av respondenterna i enkäten, Bilaga 1, svarade att det finns en styrgrupp på den familjecentral de arbetar på. Styrgruppen har det övergripande ansvaret för det gemensamma arbetet och ekonomin på familjecentralen samt ansvarar för fastställandet av gemensamma mål. 1 Hur styrgruppen arbetar, t.ex. mötesfrekvens, varierar mellan familjecentraler 1 SAMORDNARE Det finns inga uttalade krav eller gemensamma styrdokument gällande samordnarrollen från Västra Götalandsregionen (kan finnas lokalt) Exempelvis saknas riktlinjer kring tidsåtgång och arbetsuppgifter SAMVERKAN - HUR TOLKAS BEGREPPET? De flesta familjecentraler har en samordnare men rollens utformning varierar 1 I Västra Götalandsregionen finns ingen gemensam definition av begreppet samverkan, ordet är därmed upp till tolkning för respektive familjecentral. Samordnarens roll är främst att vara länken mellan styrgrupp och personalgrupp men även att ansvara för utveckling och samarbete samt viss planering Kartläggning familjecentraler i Västra Götaland 2013 Organisationsstrukturen är en utförlig beskrivning, det finns dock inga krav för att alla ingående delar ska vara med VERKSAMHETERNA Grundverksamheterna är Öppna förskolan, Socialtjänsten, Mödrahälsovården och Barnhälsovården. 1 Utöver grundverksamheterna kan även andra verksamheter vara involverade såsom biblioteket, dietist, hälsopedagog och föräldrastödsutvecklare. Även kyrkan kan vara involverad. 1 Grundverksamheternas sammansättning kan även variera mellan familjecentralerna t.ex. kan det skilja sig vilka delar av MVCs verksamhet som ligger under familjecentralen. 1 I Västra Götalandsregionen ingår barnhälsovård i vårdvalet men det gör emellertid inte mödrahälsovården vilket istället ingår i beställd vård. Privata aktörer finns både inom mödrahälsovården och barnhälsovården.

13 DEN GEMENSAMMA STYRNINGEN FRÅN HUVUDMÄNNEN 1. GEMENSAMMA RIKTLINJER, POLICYS OCH MÅL 1. GEMENSAMMA RIKTLINJER, POLICYS OCH MÅL Eftersom två huvudmän är involverade sker styrning från respektive huvudman samt från gemensamt framtagna riktlinjer, policys och mål. Gemensamma riktlinjer, policys och mål kan både finnas mellan kommungemensamma organisationer, såsom kommunalförbunden, och region men även mellan respektive kommun och region. I dagsläget saknas dock övergripande gemensamma riktlinjer, policys eller mål från kommunerna inom regionen och VGR. Dock förekommer detta mellan vissa kommuner och VGR som exempelvis med Göteborgs Stad där en vägledning¹ för familjecentraler togs fram i samarbete med regionen i början av KOMMUN 2. GEMENSAMMA FORUM FÖR UTVECKLING AV FAMILJE-CENTRALER VGR 3. GEMENSAM FINANSIERINGS- MODELL 2. GEMENSAMMA FORUM FÖR UTVECKLING AV FAMILJECENTRALER I dagsläget saknas forum där tjänstemän från kommuner och region kan diskutera hur man tillsammans kan utveckla familjecentraler. Istället sker samarbete mellan respektive kommun och regionen där vissa samarbeten har kommit längre i sin utveckling än andra. I Göteborgs Stad diskuteras exempelvis familjecentraler inom NOSAM (där verksamhetschefer från primärvård, kommun och stadsdelar sitter med). 3. GEMENSAM FINANSIERINGSMODELL Det saknas i dagsläget en gemensam finansieringsmodell för familjecentralerna. Respektive familjecentral behandlar finansieringen i det samverkansavtal som skrivs mellan de ingående verksamheterna. Finansieringsmodellen ser därmed inte likadan ut för samtliga familjecentraler. För mer information kring finansiering av familjecentraler se sid 18. Huvudmännen saknar både en gemensam verksamhetsstyrning och finansiell styrning på familjecentralerna. ¹Vägledning familjecentrerat arbetssätt och familjecentraler i Göteborg 13

14 STYRNINGEN FRÅN VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN BESTÄLLAR- OCH UTFÖRARMODELL ORGAN MED MÖJLIGHET ATT PÅVERKA FAMILJECENTRALERNA Inom VGR tillämpar man styrmodellen beställar- och utförarmodellen, vilket innebär att man har separerat de politiska uppdragen som ägare, beställare och utförare. För varje uppdrag finns även tjänstemän som stöttar med analyser, utredningar etc. som underlag för de politiska besluten. VERTIKAL STYRNING Ägare Politiker Tjänstemän Beställare Politiker Tjänstemän Utförare Politiker Tjänstemän HORISONTELL STYRNING STYRNING FRÅN POLITIKER Styrningen från politiker sker idag från flera olika håll och uppdragen skiljer sig åt. Avsaknad av en gemensam syn på familjecentralens uppdrag och hur utvecklingsarbetet skall bedrivas, gör det komplext att bedriva ett gemensamt och framåtriktat arbete med familjecentralerna. STYRNING FRÅN TJÄNSTEMÄN Uppdrag att arbeta med familjecentraler finns på tjänstemannasidan inom både ägar- och beställar-ledet. Dock finns inga gemensamma riktlinjer och BVC inom beställar-ledet är i dagsläget inte involverade i de dialoger som förs. Utifrån beställar- och utförarmodellen finns ett antal olika aktörer som har/bör ha ett betydande inflytande för utfallet för familjecentralerna inom regionen, dessa är angivna i tabellen nedan. ÄGARE BESTÄLLARE UTFÖRARE POLITIKER Regionfullmäktige Regionstyrelsen/ hälso- och sjukvårdsstyrelsen Folkhälsokommittén (en av regionfullmäktiges två kommittéer) TJÄNSTEMÄN Koncernstab regional utveckling Avdelning folkhälsa Hälso- och sjukvårdsnämnden (5 nämnder) Koncernstab hälso- och sjukvård Avdelning kvalitetsstyrning, uppdrag & avtal o Primär-vård Primärvårdstyrelsen Styrelsen för beställd primärvård Närhälsan (den offentliga primärvården inom VGR) Vårdcentraler o Barnhälsovård o Mödravård Om jag ska välja en faktor så är nog ledning/styrning och personalomsättning den viktigaste som påverkat. Man måste ha en tydlig samverkansstruktur vilket vi saknat. Även uppföljning till politiken (att politiken efterfrågar resultat). (Fritextsvar från genomförd enkät (Bilaga 1) kring fråga gällande utmaningar med etableringen av familjecentraler) 14

15 STYRNING AV DEN OPERATIVA VERKSAMHETEN PÅ FAMILJECENTRALEN DE INGÅENDE VERKSAMHETERNA STYRS UTIFRÅN SINA RESPEKTIVE UPPDRAG FAMILJECENTRALERNA I REGIONEN SAKNAR EN GEMENSAM STYRNINGSMODELL Öppna förskolan Kommun Socialtjänst Mödravård VGR Barnhälsovård Styrgrupp GEMENSAMMA DIREKTIV FÖR VERKSAMHETSUPPFÖLJNING OCH PLANERING Hur verksamheten styrs och följs upp skiljer sig åt mellan familjecentralerna och det finns inte några gemensamma direktiv för verksamhetsuppföljning och verksamhetsplanering utöver att det behöver tas fram en verksamhetsberättelse/verksamhetsplan. Familjecentral Varje ingående verksamhet styrs utifrån sitt uppdrag. Familjecentralen har därutöver ett ytterligare uppdrag. SAMVERKANSAVTAL Familjecentralerna inom regionen skriver i dagsläget samverkansavtal mellan ingående parter. Dessa avtal är mycket lika i dess innehåll, vilket lutar åt att man har inspirerats av varandra i utformningen av avtalen. I Krav- och kvalitetsbok för VG Primärvård 2017 finns följande text Ett samverkansavtal avseende familjecentral tecknas mellan vårdcentral/erna, mödrahälsovård och kommun/stadsdel för att säkra samverkan, långsiktighet, kontinuitet och kvalitet. Avtalet reglerar verksamhetens ledningsstruktur, innehåll, respektive parts ansvarsområde och finansiering av gemensamma resurser. FAMILJECENTRALENS STYRGRUPP Ett krav är emellertid att respektive familjecentral har en styrgrupp, vilken är en grupp som består av samtliga verksamhetschefer. Därmed ingår representanter från både kommun och regionen i styrgruppen. Krav eller direktiv på vad som ligger under styrgruppens ansvarsområde saknas men vanligt är att man sätter upp mål och följer upp dessa för den gemensamma verksamheten. UPPFÖLJNING AV MÅL Eftersom det inte finns något enhetligt sätt att följa upp familjecentralerna är det heller inte en självklarhet att det på ett enkelt sätt går att jämföra dem sinsemellan. En sådan gemensam uppföljning görs heller inte inom regionen. 15

16 DE OLIKA PARTERNA MED KOPPLING TILL EN FAMILJECENTRAL UPPDRAG UTIFRÅN BEFOLKNINGSPERSPEKTIV BARN OCH FÖRÄLDRAR Huvudmännen är vanligtvis kommun och region men andra huvudmän förekommer. Ett exempel på en annan huvudman är kyrkan som i vissa familjecentraler ansvarar för den Öppna Förskolan. För att få kallas för en familjecentral måste Öppna förskolan, Socialtjänsten, Mödrahälsovården och Barnhälsovården finnas representerade och saknas någon verksamhet kallas det istället för familjecentralsliknande verksamhet. I vissa familjecentraler finns även andra verksamheter representerade som exempelvis tandvården. UNDANTAGSVIS FÖREKOMMANDE PARTER INGÅENDE I EN FAMILJECENTRAL 1. HUVUDMÄN Kommun Västra Götalandsregionen Annan huvudman (ex. kyrkan) 2. INGÅENDE VERKSAMHETER Öppna Förskolan (ÖF) SOC (Socialtjänsten) Mödravårdscentral (MVC) Barnavårdscentral (BVC) Annan ingående verksamhet (ex. tandvården) 3. FAMILJE- CENTRALEN Familjecentral (MVC, BVC, ÖF och SOC) 4. FAMILJER Familjer Familjer Familjer Familjer Familjer Familjer Familjer 16

17 FINANSIERING AV FAMILJECENTRALER UPPSTARTSBIDRAG (betalas ut en gång) LÖPANDE BIDRAG (betalas vanligtvis ut uppdelat på 12 månader) KOSTNADER Västra Götalandsregionen Mödravårds-central (MVC) Barnavårds-central (BVC) 150 Tkr 150 Tkr* 100 Tkr 198 Tkr Gemensamma kostnader fördelas enligt överenskommelse i samverkansavtal Kostnader specifika för de enskilda verksamheterna bekostas av verksamheterna själva Samtliga bidrag som betalas ut går till den enskilda verksamheten för dess ökade kostnader för uppstart, samverkan etc. Därmed betalas inga pengar ut till familjecentralen som helhet. Bidragens skiljer sig åt storleksmässigt, inte bara mellan kommun och regionen utan även mellan ingående verksamheter från regionen. I förslaget att inkludera mödrahälsovården i vårdvalet ligger dock att öka deras bidrag till samma nivå som för barnhälsovården. *Vid flera ingående BVC delar dessa på bidraget 17

18 FINANSIERINGEN SES SOM EN UTMANING NÄR DET KOMMER TILL ETABLERINGEN AV FAMILJECENTRALER FINNS HINDER INOM NÅGOT AV FÖLJANDE OMRÅDEN?* *Grafen ovan kommer från den genomförda enkäten, Bilaga 1. Endast respondenter som svarat Ja på att hinder finns har inkluderats i grafen. I den genomförda enkäten i Bilaga 1 framkom det att finansiering tillsammans med vårdval ses som de största områdena när det kommer till utmaningar för etableringen av familjecentraler, framförallt för större kommuner. I den genomförda workshopen (Appendix A) framkom det bland annat att finansieringen är för låg för att täcka de merkostnader som samverkan medför, och man anser även att det inte bör ske en separat finansiering för respektive verksamhet utan att finansieringen skall ske från en gemensam finansieringspott. Rapporten Familjecentraler i Västra Götaland från 2009 visar på att man framförallt från verksamheterna från Västra Götalandsregionen, MVC och BVC, ansåg att finansieringen begränsade möjligheterna för att samverka. Om man drar paralleller till den genomförda enkäten i Bilaga 1 så kan man se att dessa grupper fortsättningsvis anser att det finns utmaningar med finansieringen. Dock verkar socialtjänsten uppleva att det har blivit ökade utmaningar med finansieringen. I rapporten från 2009 var socialtjänsten de som minst ansåg att finansieringen var en begränsande faktor medan de i den genomförda enkäten i Bilaga 1 ansåg att det vara en utmaning i lika stor omfattning som MVC och BVC. Familjecentralens utvecklingsarbete har stannat av, men en god verksamhet består fast den utvecklas inte. Etablering av en ny Familjecentral har försvårats markant sedan Vårdvalet införts och Mödrahälsovården fått en klart förminskad ekonomi och snävare ramar. (Fritextsvar från genomförd enkät, Bilaga 1, kring fråga gällande utmaningar med etableringen av familjecentraler) 18

19 LEDARSKAP OCH MEDARBETARE PÅ FAMILJECENTRALERNA LEDARSKAP AVSAKNAD AV ETT TYDLIGT LEDARSKAP Familjecentralen har ingen egen verksamhetschef. Istället behåller respektive verksamhet inom familjecentralen sin verksamhetschef och det finns därmed minst fyra olika chefer inom en familjecentral Samordnare finns hos de flesta familjecentraler, 90% i enkäten i Bilaga 1 har svarat att det finns en samordnare, dock saknar de mandat att fatta några beslut då arbetet bedrivs på uppdrag av styrgruppen (beståendes av verksamhetscheferna) I Kartläggning av familjecentraler i Västra Götaland 2013 svarade 31 av de 33 dåvarande familjecentralerna att det fanns en samordnare på plats. FINNS SAMORDNARE PÅ FAMILJECENTRALEN? (5 st) (3 st) (72 st) MEDARBETARNA FYRA OLIKA PROFESSIONER SAMVERKAR Familjecentralerna samlar professioner från minst fyra olika verksamheter under samma tak vilket möjliggör kunskapsöverföring och samråd med kollegor från andra verksamheter samt bättre förståelse för familjerna. 2 Familjecentralerna möjliggör även koordinering av insatser mellan verksamheterna. 2 UTBILDNING OCH KOMPETENSUTVECKLING Det finns ett relativt nystartat nätverk inom regionen som i skrivande stund har funnits i sex månader (träffar har skett två gånger). I nätverket ingår samordnare från familjecentraler Därutöver finns det nätverk för familjecentraler i ex. Göteborg och Fyrbodal Utöver nätverken finns inga regionala utbildningar, förutom de konferenser som erbjuds av det nationella nätverket Föreningen För Familjecentralers Främjande (FFFF) Det finns även ett nationellt nätverk där FFFF samverkar med Stiftelsen Allmänna Barnhuset. Där ingår utsedda delregionala samordnare som representanter för Västra Götalandsregionen. 1 Kartläggning familjecentraler i Västra Götaland Familjecentraler i Västra Götaland- en utvärdering

20 MÅL OCH VERKSAMHETSUPPFÖLJNING I VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN REGIONNIVÅ (VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN) Det saknas en övergripande plan på vad som ska följas upp och hur Inga regionala uppföljningar och jämförelser mellan familjecentralerna sker I Krav- och kvalitetsbok för VG Primärvård 2017 står följande Vårdcentraler ska medverka i befintlig familjecentral samt vid planering och nyetablering av familjecentral i närområdet. Det ska finnas minst en vårdcentralenhet som har hela sitt BVC-uppdrag på familjecentralen. Huruvida just detta följs upp eller ej finns ej beskrivet. VERKSAMHETSNIVÅ (ENSKILDA FAMILJECENTRALER) Familjecentralerna följer upp sina respektive verksamhetsplaner och målsättningar på lokalt. Därmed skiljer det sig åt mellan familjecentraler vad som följs upp och hur det följs upp. Detta i sin tur gör det i dagsläget mycket svårt att jämföra familjecentralerna med varandra, hitta förbättringsområden, påvisa effekten av förändringar, dra lärdomar av varandras arbetssätt etc. 20

21 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning och nästa steg Bakgrund och uppdragsbeskrivning Nulägesanalys Västra Götalandsregionen Omvärldsanalys Region Jönköping Region Skåne Förbättringsförslag Referenser Appendix 21

22 ARBETE MED FAMILJECENTRALER INOM REGION JÖNKÖPING GENERELL BESKRIVNING AV FAMILJECENTRALSARBETET ETABLERING AV FAMILJECENTRALER I RESP. KOMMUN¹* Idag finns familjecentraler etablerade i 11 av de 13 kommunerna. Av de två kommuner som ännu saknar familjecentral finns beslut om att starta familjecentral i en av dem och i den andra saknas det ännu beslut. För att få kallas för familjecentral är det ett krav att samtliga fyra ben finnas representerade: Barnhälsovård, Mödrahälsovård, Socialtjänst och Öppna förskolan. Samtliga Barnavårdscentraler och Mödrahälsovårdscentraler (inom de kommuner som har etablerade familjecentraler) är kopplade till en familjecentral. Målgruppen för familjecentralerna är det ofödda barnet upp till sex år samt vårdnadshavare, men särskilda insatser görs för mer utsatta grupper inom respektive familjecentral. Inom Region Jönköping ingår Barn- och kvinnohälsovården inte i vårdvalet vilket innebär att det inte finns några privata aktörer inom familjecentralerna. Målsättningen är att familjecentraler skall finnas inom samtliga kommuner i Region Jönköping. ¹Karta hämtad från: Region Jönköpings läns hemsida, Kommuner i Jönköpings Län Minst en familjecentral finns etablerad Beslut finns för att Familjecentral saknas etablera familjecentral/ Familjecentralsliknande verksamhet finns *Förändringar i beslut kring etableringen av familjecentraler kan ha uppkommit efter att kartläggning skett 22

23 ORGANISATIONSSTRUKTUR PÅ FAMILJECENTRALERNA I REGION JÖNKÖPING Barnhälsovård Mödrahälsovård Ledningsgrupp SAMORDNING - HUR TOLKAS BEGREPPET? Öppna förskolan Samordnare Socialtjänst Tidigare har begreppet samordning varit öppet för tolkning men numera används Skånemodellen som utgångspunkt. Utbildning kring innebörden av samordning sker bland annat vid uppstart av en ny familjecentral. LEDNINGSGRUPP Ledningsgruppen består av vårdenhetschefer för Kvinnohälsovård respektive för Barnhälsovård, socialtjänstens chef för Råd och service samt utbildningsförvaltningens förskolechef med ansvar för öppna förskolor. Följande delar återfinns inom ledningsgruppens ansvarsområde: Ledningen, utvecklingen och uppföljningen av den dagliga verksamheten (i samråd med styrgruppen). Därutöver så ansvarar man även för samordning av fortbildning och handledning. Ledningsgruppen ansvarar för upprättandet av den årliga verksamhetsberättelsen inklusive kvalitetsuppföljning av utvalda utvecklingsområden Fördelning av gemensamma kostnader som exempelvis samordnarens lönekostnader och lokalkostnader. SAMORDNAR-ROLLEN Samtliga familjecentraler skall ha en samordnarroll. Samordnarens roll begränsas till maximalt 20% av en heltidstjänst, och omfattningen sätts i relation till antalet medarbetare. Ledningsgruppen för respektive familjecentral utser samordnaren och målsättningen är att uppdraget skall vara i tre år. Samordnaren ansvarar för att: Samordna och leda familjecentralens gemensamma arbete Utveckla olika former för samverkan mellan de olika professionerna Följa upp verksamheterna kontinuerligt och stötta ledningsgruppen med att sammanställa detta i verksamhetsberättelsen VERKSAMHETERNA Samtliga fyra verksamheter måste finnas med för att få kallas för en familjecentral. Respektive verksamhet ansvarar för kompetensutvecklingen och ledningen av den egna verksamheten. Dock skall samverkan avseende exempelvis fortbildning eftersträvas. 23

24 STYRNING OCH LEDNING AV FAMILJECENTRALER I REGION JÖNKÖPING HUVUDMÄN (POLITIKER/ TJÄNSTEMÄN) Kommun- Politiker Region- Politiker STYRNING FRÅN POLITIKER (REGION) Politikerna inom regionen har tagit beslut om att man skall arbeta för att det skall finnas familjecentraler inom respektive kommun. Kommun- Tjänstemän Region- Tjänstemän Länsutvecklare STYRNING FRÅN REGIONEN (TJÄNSTEMÄN) Respektive verksamhet dvs. kvinnohälsovården (där mödrahälsovården ingår) och barnhälsovården styrs från respektive förvaltning. Inom regionen finns olika strategigrupper där representanter från olika förvaltningar ingår. Bland annat finns Strategigruppen Barn och Unga vilka har givit länsutvecklaren sitt uppdrag. VERKSAMHET Styrgrupp Ledningsfunktion Ledningsgrupp Samordnare LÄNSUTVECKLARE & LEDNINGSFUNKTION Länsutvecklaren har på uppdrag av Strategigruppen Barn och Unga fått i uppdrag att utveckla arbetet med familjecentraler inom regionen och däribland ta fram en modell för verksamhetsutveckling och kvalitetsuppföljning (Jönköpingsmodellen). Länsutvecklaren har även på uppdrag av Strategigruppen Barn och Unga initierat arbetet med att sätta ihop en ledningsfunktion vilka tillsammans skall arbeta fokuserat med att utveckla familjecentralerna inom regionen. Socialtjänst Öppna förskolan BVC MVC STYRGRUPP Styrgruppen ansvarar för övergripande mål och uppföljning av familjecentralen. Den består av verksamhetschefen för kvinnohälsovården, verksamhetschefen för Barnhälsovården, socialtjänstens områdeschef för barn och ungdomsvården och utbildningsförvaltningens chef för barn- och elevhälsoenheten. Avgränsning: Då omvärldsanalysen har gjorts utifrån ett regionperspektiv har undersökning kring hur styrningen sker från kommunerna uteslutits. 24

25 JÖNKÖPINGSMODELLEN- VERKSAMHETSUPPFÖLJNING OCH KVALITETSSÄKRING AV FAMILJECENTRALERNA JÖNKÖPINGSMODELLEN STYR OCH STÖTTAR VERKSAMHETERNA I UTVECKLINGSARBETET Sedan 2011 har det pågått ett arbete i Region Jönköping med att ta fram en modell för verksamhetsuppföljning och kvalitetssäkring (dvs. styrning och uppföljning av den operativa verksamheten). Modellen används idag av samtliga familjecentraler inom regionen. Huvudmännen för familjecentraler inom regionen dvs. kommun och region har gemensamt beslutat att modellen skall användas av samtliga familjecentraler. Tidigare använde sig verksamheterna av olika metoder att arbeta med utvecklingsarbete och följde upp sina verksamheter på varierande sätt, vilket gjorde det svårt att jämföra dem sinsemellan. Modellen har resulterat i att samtliga familjecentraler följer upp sin verksamhet på ett likartat sätt och man kan därmed både tydligt följa utvecklingen av den enskilda familjecentralen över tid men även jämföra familjecentralerna inom regionen sinsemellan. Detta har i sin tur bidragit till mer engagerade chefer. Modellen har även resulterat i att huvudmännen och verksamheterna har fått en bättre samsyn kring familjecentralernas uppdrag. Det finns ett årshjul som är kopplat till Jönköpingsmodellen vilket beskriver de aktiviteter som sker under året. Aktiviteterna tar utgångspunkt i Jönköpingsmodellens ingående delar. Genom årshjulet säkerställer man att samtliga familjecentraler följer Jönköpingsmodellen på ett enhetligt sätt och man undviker osäkerheter kring ansvarsområden och mandat. DE INGÅENDE DELARNA I JÖNKÖPINGSMODELLEN FÖLJS UPP I VERKSAMHETSPLANEN/-BERÄTTELSEN 1. Verksamhetsplanen/berättelsen skall innehålla resultaten från självskattningsinstrumentet, föräldraenkäten och slussingsstatistiken. 2. Föregående års mål som sattes upp utifrån dåvarande resultat utvärderas även dem och man beskriver hur man har arbetat med dem. 3. Nya mål sätts upp till nästkommande år. Länsöverskridande utvecklingsarbete Självreflektionsinstrument Föräldraenkät Slussningsstatistik Verksamhetsplan Illustration över de fem ingående komponenterna i Jönköpingsmodellen 25

26 FÖRDJUPNING AV DE INGÅENDE DELARNA I JÖNKÖPINGSMODELLEN Självreflektionsinstrument Syftet med självreflektionsinstrumentet är att användas för att utvärdera hur personalen uppfattar att man har uppnått verksamhetsmålen samt för att initiera förbättringsarbete. Förbättringsområdena presenteras i verksamhetsplanen. Verktyget används en gång per år och målet är att alla medarbetare deltar inom samtliga yrkeskategorier. Föräldraenkät Föräldraenkäten används i syfte att utvärdera familjernas syn på verksamhetens måluppfyllelse. Under en och samma vecka genomförs föräldraenkäter på samtliga familjecentraler inom regionen. Större familjecentraler genomför ca 100 enkäter och mindre familjecentraler 50 enkäter. Enkäten finns förutom på svenska även på engelska, somaliska och arabiska. Resultaten presenteras i verksamhetsplanen och nya mål sätts upp. Slussningsstatistik Slussningsstatistiken används för att analysera hur personalen använder sig av varandras kompetens över tid. Under fyra veckor per år, två under våren och två under hösten, dokumenteras samtliga interna samrådskontakter och konsultationer som genomförs. Resultatet presenteras i verksamhetsplanen. Verksamhetsplan (inkl. Verksamhetsberättelse) Verksamhetsplanen tas fram av respektive familjecentral och följer upp verksamhetens måluppfyllelse. Samordnaren har på uppdrag av ledningsgruppen som ansvar att sammanställa verksamhetsplanen. Den innehåller bland annat: resultat från självreflektionsinstrumentet, föräldraenkäten och slussningsstatistiken. mål utifrån resultat och diskussioner i självreflektionsinstrumentet samt föräldraenkäten. en kort beskrivning av familjecentralen utifrån parametrarna upptagningsområde, samhällsstruktur, besöksstatistik, antal inskrivna barn, antal gravida, föräldrastödsformer som erbjuds, föräldragrupper med teman etc. Länsöverskridande utvecklingsarbete Syftet med det länsövergripande utvecklingsarbetet är att samordna fortbildning och utveckling inom regionen så att man kan lära från varandra, samt för att följa upp måluppfyllelse och kvalitetsindikatorer inom regionen. Verksamhetsutvecklare från barnhälsovårdens centrala utvecklingsteam och utvalda samordnare koordinerar årligen familjecentralskonferens i Region Jönköping. Andra länsövergripande nätverksträffar för ledningsgrupper och samordnare sker enligt årshjulet. 26

27 LÄRDOMAR FRÅN REGION JÖNKÖPING (1/2) O Förändringsresa Man har stött på mycket motstånd i förändringsresan från att gå från helt självstyrande enheter till ett mer sammanhållet arbete med en gemensam styrningsstruktur inom regionen. Det har därmed krävts en hel del ödmjukhet och många eldsjälar för att komma framåt. S Vårdvalet Att BVC och MVC inte har ingått i vårdvalet har förmodligen underlättat då färre chefer är involverade och det är därmed kortare väg till beslut. S Sammanhållande funktion Att det har funnits en sammanhållande funktion på tjänstemannasidan för familjecentraler har varit en framgångsfaktor då det finns någon som arbetar riktat med familjecentraler. Man tror även att den länsgemensamma utvecklingsgruppen som håller på att sättas upp kommer att ge ytterligare möjligheter. S Svårigheter med finansiering från olika håll Finansieringen sker från respektive verksamhet, både för uppstartskostnad, löpande kostnader och den utökade kostnaden för samverkan. Detta gör att alla verksamheter håller på sin penningpåse och sina resurser. Detta resulterar bland annat i att resurser kan ryckas snabbt från sina uppdrag eftersom man vill spara pengar eller att de behövs mer någon annanstans. O Lärdom på operativ nivå S Lärdom på strategisk nivå 27

28 LÄRDOMAR FRÅN REGION JÖNKÖPING (2/2) O Dimensionering av verksamheterna Det är mycket viktigt att i ett tidigt stadie ha dimensionering av verksamheterna i åtanke och vad feldimensionering kan leda till. Bristen på BVC-sköterskor har lett till att man ibland är underdimensionerade. I vissa fall har man även dragit in BVC-skötersketjänster på grund av besparingskrav. Familjecentralerna är även väldigt sköra med det upplägget som är idag eftersom verksamhetscheferna snabbt kan dra in på resurser eftersom de behövs på annat ställe eller på grund av besparingskrav. Man undersöker inte på förhand hur man skall dimensionera familjecentralen utefter antalet besökare vilket gör att vissa professioner (framförallt Socionomer) får en mycket hög arbetsbelastning, vilket i sin tur har lett till stor personalomsättning. Säkring av bemanning är viktigt och är något man kommer arbeta med ytterligare framöver. S Gemensamt överenskommen styrmodell och verksamhetsuppföljning Ett gemensamt verktyg för verksamhetsuppföljning och kvalitetsuppföljning har resulterat i områden som bättre jämförbarhet, en tydlighet i förväntningar, ett strukturerat sätt att följa upp sin verksamhet mm. De flesta är positiva till detta men det har även bidragit till att verksamheterna inte är lika fria som tidigare vilket även har resulterat i en del motarbetning (se lärdom kring förändringsresan). O Uppstart av ny verksamhet Det är viktigt att nya familjecentraler får utbildning redan från första början. Då startar de med redskapen i handen och man ger dem redan från början en tydlig styrning. S Konkretisering av samverkan Viktigt med tydlighet kring vad samverkan innebär. I region Jönköping har man använt sig av skånemodellen för samverkan, och vid uppstart av ny familjecentral får medarbetarna undervisning kring definitionen och hur samverkan kan följas upp. 28 O Lärdom på operativ nivå S Lärdom på strategisk nivå

29 ARBETE MED FAMILJECENTRALER INOM REGION SKÅNE GENERELLT KRING FAMILJECENTRALER I REGION SKÅNE ETABLERING AV FAMILJECENTRALER I RESP. KOMMUN¹* År 2008 tog man för första gången fram en gemensam policy, mellan kommunförbund och regionen. Policyn fungerade som ett styrdokument fram till 2014 då det reviderades och idag används det reviderade styrdokumentet från För att få kallas för familjecentral är det ett krav att samtliga fyra ben finnas representerade: Barnhälsovård, Mödrahälsovård, Socialtjänst och Öppna förskolan. Inom regionen finns även familjecentralsliknande verksamheter, men saknar då något av benen eller är ej samlokaliserade. Idag finns familjecentraler etablerade i 17 av de 33 kommunerna och fler är på gång. Målgruppen är blivande föräldrar och familjer med barn mellan 0-6 år. I slutet av 2014 beslutade regionfullmäktige att varje skånsk kommun skall ha en familjecentral. ¹Karta hämtad från: Länsstyrelsen, Skånes kommuner *Förändringar i beslut kring etableringen av familjecentraler kan ha uppkommit efter att kartläggning skett Minst en familjecentral finns etablerad Beslut finns för att Familjecentral saknas etablera familjecentral/ Familjecentralsliknande verksamhet finns 29

30 ORGANISATIONSSTRUKTUR PÅ FAMILJECENTRALERNA I REGION SKÅNE Styrgrupp Samordnare STYRGRUPP Det är ett krav att ha en styrgrupp för respektive familjecentral. Styrgruppens roll är att leda och styra de ingående verksamheternas gemensamma arbete på familjecentralen. Styrgruppen består av samtliga verksamhetschefer. Barnhälsovård Mödrahälsovård Öppna förskolan Socialtjänst ORGANISATORISK STRUKTUR Hur respektive verksamhet ser ut rent organisatoriskt varierar från familjecentral till familjecentral. Detta beror på att det inte finns några krav på att ha exempelvis en samordnare på familjecentralerna. Dock skall samtliga fyra verksamheter verka under samma tak för att det skall få kallas för en familjecentral, annars benämns det som en familjecentralsliknande verksamhet vilken då behandlas något annorlunda exempelvis när det kommer till finansiering. Organisationskartan ovan är dock ett vanligt organisationsupplägg inom regionen. SAMORDNARE Det finns inga krav på att ha en samordnare. Dock är detta en rekommendation från regionen (omnämns i Vägledning för familjecentraler och familjecentralsliknande verksamhet ). Samordnaren agerar som länken mellan styrgruppen och medarbetarna inom de olika verksamheterna. Ytterligare ansvarsområden är exempelvis utveckling av samverkan och samarbete, framtagning av verksamhetsberättelse, planering av möten och andra events Vanligtvis är samordnaren från någon av de kommunala verksamheterna eftersom de inte är bundna till patienter. VERKSAMHETERNA För att få kallas för en familjecentral måste samtliga fyra verksamheter finnas på plats. Respektive verksamhet ansvarar för kompetensutvecklingen och ledningen av den egna verksamheten. 30

31 GEMENSAMT STYRNINGSDOKUMENT FRÅN KOMMUNFÖRBUND OCH REGION SKÅNE 2014 reviderades Region Skånes policy för familjecentraler och familjecentralsliknande verksamheter. Numera heter dokumentet Vägledning för familjecentraler och familjecentralsliknande verksamheter i Skåne. Enligt dokumentet är det ett styrdokument som klargör Region Skånes och Kommunförbundet Skånes gemensamma mål och syfte med familjecentraler och familjecentralsliknande verksamheter. Tanken är att dokumentet skall ligga till grund för de samverkansavtal som sedan tas fram lokalt mellan kommunerna och regionen för respektive familjecentral. Dokumentet tydliggör bland annat syftet med familjecentraler, vilka verksamheter som ingår och vad deras roll är, hur styrningen av familjecentralen fungerar, vad samverkan innebär och hur det kan utvärderas. Modellen för samverkan och hur det kan utvärderas beskrivs vidare på nästa sida. 31

32 MODELL FÖR SAMVERKAN OCH UTVÄRDERING AV SAMVERKAN I REGION SKÅNE I region Skåne har man tagit fram en modell för innebörden av samverkan. Den bygger på FFFF:s definition av samverkan: Samverkan = Samordning av resurser på huvudmannanivå + samarbete i personlig kontakt med varandra. Modellen delas in i två delar 1. Samverkan - vilket är de samverkansprocesser som finns inom verksamheten dvs. box 5 i bilden nedan. 2. Samverkansförutsättningar - vilket är de organisatoriska strukturer som är specifika för familjecentraler och som underlättar samverkan dvs. box 1-4 i bilden nedan. Modellen används som utgångspunkt för utvärdering av familjecentralen och för respektive område finns exempelfrågor som kan följas upp för att analysera huruvida man är framgångsrik inom respektive box. Det saknas emellertid ett enhetligt sätt att utvärdera familjecentralerna på då respektive familjecentral väljer vilka parametrar de vill följa upp. Därmed är det svårt att jämföra familjecentralerna och deras arbete sinsemellan. FAMILJECENTRALSVERKSAMHET 1 Samordning av styrning 3 Organisatorisk struktur (underlättar samverkan) Samlokalisering 2 4 Samordning på arbetsplatsen Samtidighet Organisatorisk funktion (samverkan) 5 Samverkansprocesser BESKRIVNING AV INGÅENDE DELAR I SAMVERKANSMODELLEN Organisatorisk struktur - Samverkansförutsättningar 1. Samordning av styrning - Samordnad styrning från ingående huvudmän 2. Samordning på arbetsplatsen - Samordning av de olika verksamheterna på plats på familjecentralen 1. Samlokalisering - Gemensamma lokaler för verksamheterna inom familjecentralen 2. Samtidighet - Verksamheterna inom familjecentralen verkar samtidigt Organisatorisk funktion - Samverkan 5. Samverkansprocesser - Samverkan mellan verksamheterna inom familjecentralen 32

33 STYRNING OCH LEDNING AV FAMILJECENTRALER I REGION SKÅNE HUVUDMÄN (POLITIKER/TJÄNSTEMÄN) Kommunförbund Politiker Politiker STYRNING FRÅN POLITIKER (REGION) Regionen och kommunförbund har gemensamt tagit fram ett styrdokument (vägledning) som klargör gemensamma mål och syfte med familjecentraler och familjecentralsliknande verksamheter. Vägledningen ligger till grund för lokala avtal mellan kommuner och region Barnmorskemottagningens (BMM) uppdrag regleras i Förutsättningar för Ackreditering och Avtal för Barnmorskemottagning inom Hälsoval Skåne. Där framgår att en barnmorskemottagning kan bedrivas inom en familjecentralsverksamhet i samverkan med BVC, öppen förskola och socialtjänst. Koordinator Tjänstemän Tjänstemän Barnavårdscentralens (BVC) uppdrag regleras i Förutsättningar för Ackreditering och Avtal för BVC inom Hälsoval Skåne. Där framgår att en BVC kan bedrivas inom en familjecentralsverksamhet i samverkan med BMM, öppen förskola och socialtjänst. VERKSAMHET STYRNING FRÅN REGIONEN (TJÄNSTEMÄN) Respektive verksamhet dvs. Barnmorskemottagningen och Barnavårdscentralen styrs från respektive förvaltning Samordnare Styrgrupp KOORDINATOR/KOMMUNFÖRBUND På grund av en folkhälsosatsning inom regionen avsattes en miljon kronor för en koordinatortjänst för familjecentralerna. Tjänsten är en projekttjänst och ligger under kommunförbundet. Socialtjänst Öppna förskolan BVC MVC STYRGRUPP Respektive familjecentral skall ha en styrgrupp. Styrgruppen uppdrag består i huvudsak av att leda och styra de olika verksamheternas gemensamma åtagande på familjecentralen. Avgränsning: Då omvärldsanalysen har gjorts utifrån ett regionsperspektiv har vi valt att inte undersöka hur styrningen sker från kommunerna 33

34 LÄRDOMAR FRÅN REGION SKÅNE S Engagemang från politiken Intresse från politikerna är av största vikt. I Region Skåne har det funnits vissa politiker som har haft en väldig vilja och engagemang att föra arbetet med familjecentraler framåt. O Specifika tjänster för arbete på familjecentraler För att hitta rätt personal till en familjecentral bör det finnas specifika platsannonser dvs. de som vill arbeta med familjecentraler skall göra det. S Ersättningsmodellen ökar incitamenten Ersättningsmodellen har blivit ett incitament för etableringen av fler familjecentraler. Det finns riktlinjer för att få ersättning som exempelvis att man är samlokaliserade, antalet ingående verksamheter etc. Detta innebär bland annat att man får mindre ersättning om man är en familjecentralsliknande verksamhet än om man är en familjecentral med samtliga fyra ben. Om alla fyra verksamheter ingår får mödrahälsovården 250 Tkr per år och Barnhälsovården 250 Tkr per år. Om inte alla verksamheter är inkluderade är ersättningen som sagt lägre och utgår då endast till Barnhälsovården och Öppna Förskolan. Till vilka ändamål pengarna används följs dock inte upp. O Lärdom på operativ nivå S Lärdom på strategisk nivå 34

35 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning och nästa steg Bakgrund och uppdragsbeskrivning Nulägesanalys Västra Götalandsregionen Omvärldsanalys Förbättringsförslag Referenser Appendix 35

36 TIO FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG HAR TAGITS FRAM KOPPLAT TILL DE FYRA OMRÅDEN SOM ANALYSEN FRÄMST HAR BERÖRT ORGANISATIONSSTRUKTUR 1. Skapa en sammanhållen organisationsstruktur inom VGRs tjänstemannaorganisation 2. Skapa tydlighet i samordnarens och styrgruppens roller och mandat 3. Skapa flexibilitet i antalet ingående verksamheter STYRNING 4. Skapa en gemensam finansiering av familjecentralerna 5. Se över de ingående verksamheternas uppdrag i relation till familjecentralernas uppdrag 6. Ökad tydlighet i fokus från politiker inom VGR (avsiktsförklaring) 7. Se över vilka konsekvenser vårdvalet har för familjecentraler LEDARSKAP OCH MEDARBETARE 8. Genomför gemensamma utbildningsinsatser för de som arbetar på och med familjecentraler MÅL OCH VERKSAMHETSSTYRNING 9. Ta fram och implementera en modell för verksamhetsuppföljning och kvalitetssäkring 10. Definiera vad samverkan innebär inom Västra Götaland 36

37 1. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG - SKAPA EN SAMMANHÅLLEN ORGANISATIONSSTRUKTUR INOM VGRS TJÄNSTEMANNAORGANISATION BESKRIVNING AV NULÄGE För närvarande är det två parter från tjänstemannasidan som arbetar med frågor gällande familjecentraler- Avdelning Folkhälsa och Kvalitetsstyrning, uppdrag & avtal. Dessa parter gör det som en del i sina andra uppdrag. Dock är det inte samtliga parter på tjänstemannasidan som har koppling till familjecentraler som aktivt arbetar med frågor som rör familjecentraler. Idag saknas även en sammanhållande funktion som arbetar fokuserat med familjecentraler inom tjänstemannaorganisationen hos VGR. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Införa en sammanhållande funktion inom tjänstemannaorganisationen som kan arbeta fokuserat med familjecentraler. Involvera samtliga påverkade parter på tjänstemannasidan i arbetet med familjecentraler (MVC, BVC, Vårdvalet samt Avdelning Folkhälsa). Detta skall inte vara valfritt utan ett krav. KONSEKVENS AV NULÄGE Alla parter som borde vara engagerade är ej det. Detta innebär att man inte får med samtliga parters synvinklar och aspekter till lika hög grad. Avsaknad av en sammanhållande part gör att arbetet förmodligen drivs långsammare framåt eftersom det inte har full fokus. Om man vill gå vidare med ett gemensamt inriktningsdokument tillsammans med kommunalförbunden är det viktigt att man först har ett gemensamt synsätt VGR. NÄSTA STEG Se över hur man skulle kunna införa en sammanhållande funktion och hur den denna skall arbeta inom tjänstemannaorganisationen samt mot familjecentralerna. Gör det obligatoriskt att aktivt bidra i arbetet som rör familjecentraler om man har en roll inom tjänstemannaorganisationen som arbetar med verksamheter som verkar inom familjecentraler. 37

38 2. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG - SKAPA TYDLIGHET I SAMORDNARENS OCH STYRGRUPPENS ROLLER OCH MANDAT BESKRIVNING AV NULÄGE I dagsläget finns det inget krav på att ha en samordnare eller en styrgrupp. Det saknas även beskrivningar av styrgruppens och samordnarens roll(er) och mandat. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Det bör införas krav på att en samordnare och styrgrupp finns i en familjecentral. Styrgruppens och samordnarens roll och mandat bör tydliggöras och förankras hos kommunerna inom VG. Det styrdokument som tagits fram gemensamt mellan Göteborgs Stad och VGR bör kunna användas som utgångspunkt för detta Vägledning familjecentrerat arbetssätt och familjecentraler i Göteborg. Utreda om man bör ha både ledningsgrupp och styrgrupp liknande i Region Jönköping. KONSEKVENS AV NULÄGE Samordnare, vilket är en mycket central roll för att säkerställa samverkan, saknas på vissa familjecentraler. Samordnarens och styrgruppens roller och mandat kan skilja sig åt väsentlig mellan olika familjecentraler. NÄSTA STEG Ta fram förslag på hur ett skall-krav kan se ut för samordnare och styrgrupp. Utvärdera om det finns fördelar med att ha både en styrgrupp och en ledningsgrupp likt i Region Jönköping. Utvärdera samordnarens roll som en verkställande roll med ansvar för drift av familjecentralen (istället för enbart en samordnande roll). Ta fram förslag på förtydligande av roll och mandat för samordnare och styrgrupp. Förankra hos kommuner inom VG. 38

39 3. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG - SKAPA FLEXIBILITET I ANTALET INGÅENDE VERKSAMHETER BESKRIVNING AV NULÄGE I en familjecentral skall samtliga fyra verksamheter ingå för att det skall kunna kallas för en familjecentral (BVC, MVC, Öppna Förskolan, Socialtjänst). Om en eller flera verksamheter saknas kallas man istället för en familjecentralsliknande verksamhet. Inom vissa familjecentraler ingår även andra verksamheter utöver de fyra grundpelarna. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Öppna upp ytterligare för möjligheten att vara flexibel i vilka verksamheter som ingår, även om grundkonceptet och målet skall vara att minst ha med de fyra initiala verksamheterna på sikt. På så sätt kan man snabbare komma igång med en familjecentral trots att alla delar inte finns på plats från första början. Finansieringen bör påverkas då man inte kan ha samma förväntningar på en familjecentralsliknande verksamhet som en familjecentral. KONSEKVENS AV NULÄGE Otydlighet kring finansiering av familjecentralsliknande verksamheter. Otydlighet kring vilka andra aktörer som får vara med. NÄSTA STEG Var tydlig med att målsättningen är att samtliga fyra verksamheter skall ingå i en familjecentral, men att man som ett steg på vägen inte behöver ha med samtliga verksamheter. Se över hur finansieringen skulle kunna se ut för familjecentralsliknande verksamheter. Se hur man har gjort i Region Skåne. Se över vilka andra verksamheter som skulle kunna ingå i en familjecentral (och vilka som kanske inte bör ingå) och hur man skall inleda samarbete med dessa. 39

40 4. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG - SKAPA EN GEMENSAM FINANSIERING AV FAMILJECENTRALERNA BESKRIVNING AV NULÄGE Idag finansieras respektive verksamhet från den förvaltning/organisation de har fått sitt uppdrag från. Den finansiering verksamheterna får för samverkan skiljer sig också åt, inte bara mellan kommun och VGR, utan även mellan de ingående parterna från VGR dvs. mödrahälsovården och barnhälsovården. Detta skapar ett förhållande där de ingående parterna har olika finansiella förutsättningar vilket i sig kan bidra till olika möjlighet att samverka (samverkan kostar pengar), möjlighet att snabbt dra in på personal om de behövs på annan plats eller om besparingar behöver göras. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Skapa en gemensam finansieringspott för hela familjecentralen så att samtliga verksamheter finansieras från en pott med pengar. På så sätt skulle samtliga verksamheter få samma förutsättningar för att samverka och enstaka verksamheter hade inte suboptimerats utan man hade istället kunna se till vad som är bäst för familjecentralen i stort. KONSEKVENS AV NULÄGE Varje enhet håller i sin pengapåse vilket kan motverka samverkan och leda till suboptimering av enskilda verksamheter. Det blir ofta mycket diskussioner initialt kring uppstartskostnader och vem som skall betala för vad. Olika förutsättningar för att kunna samverka på grund av finansiella skäl. NÄSTA STEG Säkerställ initialt att man inom VGR har samma nivå på finansiering till sina verksamheter genom att i förslaget kring vårdval av mödrahälsovård har samma nivå på finansiering som barnhälsovården. Gör en utredning om gemensam finansiering är en möjlig väg framåt. 40

41 5. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG - SE ÖVER DE INGÅENDE VERKSAMHETERNAS UPPDRAG I RELATION TILL FAMILJECENTRALERNAS UPPDRAG BESKRIVNING AV NULÄGE De fyra ingående verksamheterna sitter i dagsläget på fyra olika uppdrag (grunduppdragen). Utöver dessa uppdrag har de gemensamt familjecentralsuppdraget. Dock går grunduppdragen ibland emot familjecentralsuppdraget och det blir svårt att utföra uppdragen samtidigt. Exempel på detta som uppkom i samband med workshopen var att det kan finnas behov av att individen ibland behöver sättas i fokus istället för familjen vid exempelvis missbruk och våld inom familjen. Andra saker kan vara skillnader i tystnadsplikt, traditionell komplett mödravård kontra mödravård i en familjecentral. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Se över samtliga uppdrag för att säkerställa att motstridigheter uppmärksammas och riktlinjer tas fram för familjecentralspersonal hur de skall agera om en motstridighet uppstår. KONSEKVENS AV NULÄGE Svårt för personal att hantera motstridiga uppdrag. NÄSTA STEG Se över uppdragen, både inom VGR och kommunerna. Analysera var uppdragen är motstridiga och vilka effekter det kan få. Sätt upp en plan för hur man kan överbrygga motstridigheterna alt. när ett uppdrag skall ha företräde för ett annat. 41

42 6. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG - ÖKAD TYDLIGHET I FOKUS FRÅN POLITIKER INOM VGR BESKRIVNING AV NULÄGE I dagsläget är målformuleringen från politiker inte helt tydlig. Det krävs det ett stort engagemang från politiker om satsningen på familjecentraler skall få full effekt. Detta har bland annat påtalats från både Region Skåne och Jönköping. Tydligare mål och delegering nedåt i tjänstemannaorganisationen behövs för att de skall få så tydliga riktlinjer som möjligt för att utföra sitt arbete. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Tydligare mål och delegering nedåt i tjänstemannaorganisationen behövs för att de skall få så tydliga riktlinjer som möjligt för att utföra sitt arbete. En gemensam avsiktsförklaring mellan VGR och kommuner hade varit en stor fördel för att skapa tydlighet och en gemensam målbild för de två huvudmännen. KONSEKVENS AV NULÄGE Utvecklingen och etableringen av familjecentraler går långsammare än vad som hade varit möjligt med tydligare mål från politiken. NÄSTA STEG Ta fram en gemensam avsiktsförklaring mellan VGR och kommuner gällande familjecentraler. 42

43 7. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG - SE ÖVER VILKEN EFFEKT DET SKULLE GE ATT HÅLLA FAMILJECENTRALER UTANFÖR VÅRDVALET BESKRIVNING AV NULÄGE I dagsläget ingår Barnhälsovården i vårdvalet. Vårdvalet försvårar för etableringen av familjecentraler genom exempelvis: Alla aktörer har rätt att få ingå i en familjecentral vilket gör att flera BVC, inklusive privata, kan ingå i en familjecentral. Detta innebär att det blir en komplext att hantera, både för kommun och region. Eftersom många aktörer finns på marknaden så blir respektive verksamhet ofta liten och sårbar. Det finns även ett förslag på att mödrahälsovården skall göras om till ett vårdval, vilket kommer göra det ännu mera komplext. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Se över möjligheterna att hålla familjecentralerna utanför vårdvalet. På så sätt kan man minska komplexiteten för vidare etablering. Detta förslag måste dock analyseras ordentligt för att tydliggöra vilka konsekvenser det skulle få både för familjecentralerna, men också för andra verksamheter som väljer att inte ingå i en familjecentral samt för familjerna. KONSEKVENS AV NULÄGE Svårt att planera för familjecentraler med flera aktörer med samma verksamhet. Små verksamheter betyder att man har få resurser som skall göra många olika uppgifter (ex. en mottagning med enbart en BVC-sköterska som arbetar halvtid.) NÄSTA STEG Analysera vilken effekt vårdvalet för mödrahälsovården kommer ha på familjecentralerna. Analysera möjligheterna att hålla familjecentralerna utanför vårdvalet (både MVC och BVC), samt vilken effekt det skulle ge. 43

44 8. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG - GENOMFÖR GEMENSAMMA UTBILDNINGSINSATSER FÖR DE SOM ARBETAR PÅ OCH MED FAMILJECENTRALER BESKRIVNING AV NULÄGE I dagsläget saknas regiongemensamma utbildningsinsatser och kompetensöverföring för de som arbetar med och på familjecentraler. Det genomförs inga uppstartsutbildningar för de familjecentraler som är i startgroparna vilket gör att de många gånger kan få uppfinna hjulet på nytt. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Sätt upp regelbundna utbildningsträffar där personal från familjecentraler samt andra personer kopplade till familjecentraler (ex. verksamhetschefer) kan vidareutbilda sig och dela den kunskap som man har samlat på sig. Inför en grundutbildning som personal från nyetablerade familjecentraler skall gå. KONSEKVENS AV NULÄGE Kompetens tas inte tillvara på och sprids inom regionen. Kompetens bör föras vidare till familjecentraler som är i startgroparna. Personal får ingen/olika vidareutbildning inom familjecentralsarbete. NÄSTA STEG Se över hur en regelbunden utbildningsinsats skulle kunna se ut och vem/vilka den skulle kunna drivas av. Undersök vad personal efterfrågar som vidareutbildning. Se över vilken utbildning som behöver hållas som introduktionsutbildning för nystartade familjecentraler. 44

45 9. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG - TA FRAM OCH IMPLEMENTERA EN MODELL FÖR VERKSAMHETSUPPFÖLJNING OCH KVALITETSSÄKRING BESKRIVNING AV NULÄGE I dagsläget finns det ingen gemensam modell för hur man skall följa upp och sätta mål för arbetet på familjecentralerna inom VGR. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Ta fram en gemensam modell för verksamhetsuppföljning och kvalitetssäkring, likt Jönköpingsmodellen, som implementeras på alla familjecentraler i hela regionen. Modellen bör tas fram tillsammans av kommuner och VGR. Säkerställ att modellen är politiskt förankrad hos både VGR och kommunerna inom regionen för att uppnå maximal effekt. KONSEKVENS AV NULÄGE Avsaknad av gemensam modell gör det svårt att följa upp arbetet på familjecentralerna inom VGR och jämföra sinsemellan. Avsaknad av ett gemensam modell gör också att det blir otydligt kring hur man förväntas arbeta med kvalitets- och verksamhetsförbättring. NÄSTA STEG Utse en grupp som kan arbeta med detta dedikerat inom VGR (med mandat). Inled dialog med kommuner genom exempelvis kommunalförbunden eller motsvarande övergripande organisering för samverkan som kan föra frågan vidare för samverkan med kommuner. Konsultera gärna med andra regioner som har tagit fram och implementerat en modell tidigare t.ex. Region Jönköping. Ta fram själva modellen för verksamhetsuppföljning och kvalitetssäkring. 45

46 10. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG - DEFINIERA VAD SAMVERKAN INNEBÄR INOM VÄSTRA GÖTALAND BESKRIVNING AV NULÄGE I dagsläget saknas en tydlig definition av samverkan. Samtliga ingående verksamheter verkar ofta vara överens om att samverkan är bra, men vad gör man när man samverkar? Eftersom en definition av samverkan saknas följs hur man samverkar, hur mycket man samverkar, vad samverkan har lett till etc. inte upp. Det är därmed svårt att dra slutsatser om man samverkar tillräckligt mycket och på rätt sätt. FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Ta fram en tydlig definition av samverkan som alla familjecentraler inom VGR skall förhålla sig till. Man bör även utbilda kring definitionen vid uppstart av nya familjecentraler. Ta fram länsgemensamma riktlinjer för hur man följer upp samverkan på respektive familjecentral. KONSEKVENS AV NULÄGE Olika familjecentraler, verksamheter, yrkeskategorier etc. har sin egna tolkning av vad samverkan innebär vilket leder till stor otydlighet. Mål för samverkan sätts ej upp/följs ej upp. NÄSTA STEG Ta fram definition för samverkan samt mått på hur det skall följas upp. Använd gärna Region Skånes definition som utgångspunkt vid framtagning av definition. Använd gärna Region Jönköpings/Region Skånes definition som utgångspunkt när det kommer till uppföljning av samverkan. 46

47 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Nulägesanalys Västra Götalandsregionen Omvärldsanalys Rekommendationer och fortsatt arbete Referenser Appendix 47

48 REFERENSER RAPPORTER Abrahamsson, Bing & Löfström (2009). Familjecentraler i Västra Götaland: en utvärdering. Västra Götalandsregionen, Folkhälsokommittén. Vägledning familjecentrerat arbetssätt och familjecentraler i Göteborg. Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Kartläggning familjecentraler i Västra Götaland Västra Götalandsregionen. Krav- och kvalitetsbok för VG Primärvård Västra Götalandsregionen. Uppföljning och kvalitetssäkring av familjecentraler i Region Jönköpings län. Region Jönköpings Län. Runesson & Wargren (2011). Familjecentraler i Jönköpings län, Dåtid nutid- framtid. Mall för överenskommelse mellan Landstinget och varje enskild kommun i Jönköpings län avseende familjecentral. Region Jönköpings Län. Vägledning för familjecentraler och familjecentralsliknande verksamheter i Skåne. Kommunförbundet Skåne & Region Skåne. Samverkansavtal mellan kommuner och Västra Götalandsregionen. Förutsättningar för Ackreditering och Avtal för Barnmorskemottagning inom Hälsoval Skåne. Region Skåne. Förutsättningar för Ackreditering och Avtal för BVC inom Hälsoval Skåne. Region Skåne. WEBB-SIDOR Länsstyrelsen, ( Region Jönköpings läns hemsida, ( 48

49 DELTAGARE WORKSHOP Namn Titel Namn Titel Ebba-Lisa Eckerdahl Helena Unosson Delregional samordnare FC Delregional samordnare FC Lana Larsson Charlotta Sundin-Andersson Privat VC Brålanda Processledare Barn och ungdom Vårdsamverkan Göteborg Christina Börjesson Carina Wahlqvist Delregional samordnare FC Delregional samordnare FC Fyren Torbjörn Erneholm Åsa Lind PVO chef Närhälsan PVO chef Närhälsan Jörgen Hansson Enhetschef FH avdelningen Cathrine Thanner PVO chef Närhälsan Anders Ljungne Folktandvården Eva Mattson-Elofsson Regionutvecklare Avd folkhälsa Katharina Wretlind Peder Welin Folktandvården Kunskapscentrum Jämlik vård Titti Walterum Håkan Mannelqvist Regionutvecklare Avd folkhälsa Regionutvecklare Koncernkontoret Lotta Söderberg MHV områdeschef Anna Kahn Regionutvecklare Vårdval VC Maria Gjertsen MHV områdeschef Joy Ellis MHV överläkare Anna Glantz MHV överläkare Agneta Hamilton Privat VC 49

50 GENOMFÖRDA INTERVJUER Namn Eva Mattsson-Elofsson Håkan Mannelqvist Jörgen Hansson Håkan Hilmér Vibeke Bing Titel Regionutvecklare Avdelning folkhälsa Koncernstab regional utveckling Koncernkontoret, VGR Regionutvecklare Kvalitetsstyrning, uppdrag & avtal Koncernkontoret, VGR Enhetschef Avdelning Folkhälsa Koncernstab Regional utveckling Koncernkontoret, VGR Strateg Ledningsstöd Stab hälso-och sjukvård Koncernkontoret, VGR Folkhälsokonsult Sara Lindeberg Ann-Charlotte Lilja Specialistläkare socialmedicin, Med dr Enheten för folkhälsa och social hållbarhet, Område samhällsplanering, Regional utveckling, Region Skåne Verksamhetsutvecklare Barnhälsovårdens centrala utvecklingsteam Folkhälsa och sjukvård Region Jönköpings län 50

51 VANLIGT FÖREKOMMANDE AKRONYMER VGR- Västra Götalandsregionen VG- Västra Götaland MVC- Mödravårdscentral BVC- Barnavårdscentral FC- Familjecentral FFFF- Föreningen För Familjecentralers Främjande WS - Workshop 51

52 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Nulägesanalys Västra Götalandsregionen Omvärldsanalys Rekommendationer och fortsatt arbete Referenser Appendix Appendix A - Sammanställning av workshopresultat 52

53 VILKA UTMANINGAR FINNS? ÖVNING 1- DEL A Övning 1 A I enkäten som vissa av er har besvarat så fanns en fråga kring om man ansåg att det fanns utmaningar med organiseringen av familjecentraler. Om man ansåg att det fanns utmaningar ombads man att specificera var det fanns utmaningar utifrån ett antal fördefinierade svarsalternativ. Vi skulle nu vilja dyka djupare inom dessa svarsalternativ och specificerar vilka utmaningar som ni anser finns under respektive kategori. Svarsalternativen med utmaningar presenteras på nästa sida Format Arbeta i grupp i 15 minuter och diskutera och notera vilka utmaningar ni ser Använd er av korten som ni får utdelade Fyll endast i en utmaning per kort Beskriv utmaningen relativt detaljerat Därefter kommer varje grupp få ca 5 minuter på sig att presentera vad de har kommit fram till Vänstra halvan av kortet är ifyllt Resultat

54 UTMANINGAR - LEDNING/STYRNING OCH SAMVERKAN LEDNING/STYRNING O Samverkan/ - Otydlighet kring olika professioner/funktioners uppgifter och ramar internt och externt - Stärkt styrning och ledning av FC och tydlighet av uppdrag ger medarbetartrygghet och engagemang. Hur sker styrning som organisering i praktiken? begrepp och praktik - Hur organisering sker i praktiken när det gäller mötesmedverkan och uppdrag S Att nå rätt - Når vi de vi främst vill nå, eller framför allt välbeställda och välmående familjer - Ha rätt kompetens som målgruppen har behov av målgrupp en - Lära av andra, kan vara andra länder eller funktioner frikopplade från LOV/vårdval ledningsfråga - Placera FC i rätt geografiskt läge för att nå rätt målgrupp SAMVERKAN O Utveckla samverkan S Brister i målformulering - Utveckla samverkan mellan förskola och BVC - Folktandvårdens del i familjecentralen, en naturlig part? - Tillgång till öppen förskolas lokaler även för vanlig förskola? - Tydligare mål vore en förutsättning, samverkan kan betyda olika för olika parter - Mål för samverkan som delas av alla parter S Strategiska utmaningar O Operativa utmaningar 54

55 UTMANINGAR - SAMVERKAN, VÅRDVAL OCH SEKRETESS SAMVERKAN S O Ekonomi för samverkan Brister i ledning - Behov av ersättning för samverkanstid - Kan bli undanträngningseffekter om inte ekonomi finns - Brister i ledning för FC beroende på tidsbrist hos chefer för att hinna samverka - Inriktningsdokument för en övergripande modell saknas, nyckeltal för deltagande personal behövs för att underlätta tidsplaneringen VÅRDVAL S S Konkurrens och samverkan Vårdval kontra ekonomi - Hur beaktas; där det finns sedan tidigare och nya aktörer kan kommunen välja samarbetspart? - Hur beaktas; olika förutsättningar lokalt gällande geografi- och socioekonomiskt - Ekonomi som stimulerar samverkan - Vissa frågor parallella med VGPV - Kommer MHV få ersättning för sin medverkan I FC verksamheten? Oro för konsekvenser om detta inte sker - Risk att samverkan prioriteras bort om det inte ersätts ekonomiskt SEKRETESS O Samtycke - Behov av att få med sig samtycke från föräldrar, kan också verka avskräckande för att ta kontakt S Strategiska utmaningar O Operativa utmaningar 55

56 UTMANINGAR - KOMPETENS, FINANSIERING OCH LOKAL KOMPETENS S Tillgång till flera kompetenser S Övriga synpunkter - Att få in andra verksamhetskompetenser, som exempelvis dietister, hälsopedagoger, en möjlighet? - Vilka är huvudmännen till andra kompetenser? - Hur hanteras behov/krav gällande jämlik hälsa inom synsättet att ta in andra kompetenser i FC? - Hur hanterar vi olika uppdrag inom FC? - Att BUP eller motsvarande kompetens kan bidra med preventivt arbete på gruppnivå till föräldrar, dock inte individuella utredningar på FC FINANSIERING O Skapa förutsättningar för samverkan - Har alla parter/intressenter rimligt lika möjligheter till medverkan i familjecentralens arbete? - Hur kan samordning av finansieringen kring vårdval mm ske? LOKAL S Lokalfrågan - Har vi placerat FC på rätt platser för att nå målgrupp? S Strategiska utmaningar O Operativa utmaningar 56

57 HUR ÖVERBRYGGAR VI UTMANINGARNA? ÖVNING 1- DEL B Övning 1 B Vi återgår nu till de utmaningar som ni har skrivit ner på era kort och fundera över hur man kan överbrygga dessa dem. Det vill säga specificera de förslag på lösningar som ni ser skulle eliminera eller minimera utmaningen. Format Arbeta i samma grupp som förra övningen i 25 minuter och diskutera och notera hur utmaningarna kan överbryggas Fortsätt fylla i korten Respektive utmaning kan ha flera lösningar Därefter kommer varje grupp få ca 7 minuter på sig att presentera vad de har kommit fram till Hela kortet är ifyllt Resultat

58 LÖSNINGSFÖRSLAG TILL UTMANINGAR LEDNING OCH STYRNING OCH SAMVERKAN LEDNING/STYRNING Samverkan/styrning som begrepp och praktik - Införa och lära sig av best practice 14 - Mät och följ upp FC:s verksamhet 15 Att nå rätt målgrupp en ledningsfråga - Tydliggöra FC:s uppdrag internt och externt 13 SAMVERKAN Utveckla samverkan - Skapa nya kontaktvägar (t.ex. öppna föräldrastödsgrupper) - Öppna upp för samverkan med andra huvudmän

59 LÖSNINGSFÖRSLAG TILL UTMANINGAR - SAMVERKAN Brister i målformulering - Definiera vad samverkan betyder och sätt upp gemensamma mål 4 SAMVERKAN Ekonomi för samverkan - Ta fram tids- och ekonomisk kalkyl för samverkan - Se över kokbokens innehåll med avseende på uppdrag 6 3 Brister i ledning - Tydliggöra mandat och ansvarsfördelning 5 59

60 LÖSNINGSFÖRSLAG TILL UTMANINGAR - VÅRDVAL - Skapa övergripande samverkansavtal gentemot kommuner (långsiktig) 17 VÅRDVAL Konkurrens och samverkan - Skapa övergripande modell och nyckeltal för FC:s arbetssätt (inriktningsdokument) 18 - Se över finansiering av FC i vårdval 20 Vårdval kontra ekonomi - Se över finansiering för att uppnå jämlik vård 19 60

61 LÖSNINGSFÖRSLAG TILL UTMANINGAR SEKRETESS KOMPETENS SEKRETESS Samtycke - Implementera samtyckesblankett 16 - Införa rätt kompetens utifrån målgrupp 9 KOMPETENS Tillgång till flera kompetenser - Införa flera kompetenser i FC 8 - Identifiera grunduppdrag för FC och respektive verksamhet 7

62 LÖSNINGSFÖRSLAG TILL UTMANINGAR FINANSIERING OCH LOKAL FINANSIERING Skapa förutsättningar för samverkan - Implementera finansiering för utökat uppdrag (samverkan) 10 LOKAL Lokalfrågan - Placera FC på optimala platser 12 ÖVRIGT Övriga synpunkter - Implementera individualiserat stöd vid behov exempelvis BUP 11 62

63 VILKEN INSATS BEHÖVS FÖR ATT ÖVERBRYGGA UTMANINGARNA OCH VILKEN EFFEKT SKULLE DET GE? ÖVNING 1- DEL C Övning 1 C Ni har nu tagit fram ett antal lösningar för att överbrygga de utmaningar ni ser med organiseringen av familjecentraler. Vi skulle nu vilja veta hur stor insats som behövs för att genomföra lösningsförslaget samt vilken effekt det skulle ge. Gå till och använd kod (rösta individuellt) Format Lösningsförslagen har lagts in i verktyget Mentimeter Gå in på hemsidan och rösta individuellt 10 minuter Resultat presenteras efter omröstning och diskuteras i helgrupp Resultat

64 HINDER- RANKNING AV LÖSNINGSFÖRSLAG UTIFRÅN EFFEKT OCH INSATS 1 Samverkan - Skapa nya kontaktvägar (ex öppna föräldrastödsgrupper) EFFEKT INSATS Samverkan - Öppna upp för samverkan med andra huvudmän 3 Samverkan - Se över kokbokens innehåll med avseende på uppdrag 4 Samverkan - Definiera vad samverkan betyder och sätt upp gemensamma mål 5 Samverkan - Tydliggöra mandat och ansvarsfördelning 6 Samverkan - Ta fram tids-och ekonomisk kalkyl för samverkan 7 Kompetens - Identifiera grunduppdrag för FC och respektive verksamhet 8 Kompetens - Införa flera kompetenser i FC 9 Kompetens - Införa rätt kompetens utifrån målgrupp 10 Finansiering - Implementera finansiering för utökat uppdrag (samverkan) 11 Övrigt - Implementera individualiserat stöd vid behov exempelvis BUP 12 Lokal - Placera FC på optimala platser 13 Ledning/styrning - Tydliggöra FC:s uppdrag internt och externt 14 Ledning/styrning - Införa och lära sig av best practice 15 Ledning/styrning - Mät och följ upp FC:s verksamhet 16 Sekretess - Implementera samtyckesblankett 17 Vårdval - Skapa övergripande samverkansavtal gentemot kommuner (långsiktig) 18 Vårdval - Skapa övergripande modell och nyckeltal för FC:s arbetssätt (inriktningsdokument) 19 Vårdval - Se över finansiering för att uppnå jämlik vård 20 Vårdval - Se över finansiering av FC i vårdval De flesta hinder har rankats kräva en medelstor till stor insats men ge en stor effekt. Dock är det en relativt stor spridning mellan hur workshopdeltagarna har rankat hindren. En förklaring till detta kan vara att det inte fanns tid att definiera dessa hinder helt tydligt under workshopen vilket kan ha bidragit till att man ser hinder på olika sätt beroende på tidigare erfarenheter, profession etc. 64

65 VILKA MÖJLIGHETER FINNS? ÖVNING 2- DEL A Övning 2 A I enkäten som vissa av er har besvarat så fanns en fråga kring om man ansåg att det fanns möjligheter med organiseringen av familjecentraler. Om man ansåg att det fanns möjligheter ombads man att specificera var det fanns möjligheter utifrån ett antal fördefinierade svarsalternativ. Vi skulle nu vilja dyka djupare inom dessa svarsalternativ och se vilka möjligheter som ni anser finns under respektive kategori. Vi vill också att ni diskuterar och noterar hur man säkerställer att möjligheterna inte går förlorade. Svarsalternativen med möjligheter presenteras på nästa sida Format Arbeta i grupp i 20 minuter och diskutera och notera vilka möjligheter ni ser Använd er av korten som ni får utdelade Fyll i en möjlighet per kort (varje sida består av två kort) Beskriv möjligheten relativt detaljerat Beskriv hur man kan säkerställa att möjligheten inte går förlorad Därefter kommer varje grupp få ca 5 minuter på sig att presentera vad de har kommit fram till Hela kortet är ifyllt Resultat

66 MÖJLIGHETER - VÅRDVAL, SEKRETESS, FINANSIERING OCH KOMPETENS BESKRIVNING AV MÖJLIGHET TILLVARATAGANDE AV MÖJLIGHET GENOM ATT VÅRDVAL S Krav att vårdgivare ska medverka om kommunen vill ha FC Vårdvalet stimulerar olika aktörer till samverkan och nya arbetssätt. Bland annat finns det i dagsläget krav på att VGR skall medverka i familjecentral om en kommun vill. Skapa ekonomiska incitament. 1 SEKRETESS O Definiera kultur för sekretessfrågor Definiera kultur för sekretessfrågor inom FC/personalgruppen. Se till familjens bästa för sekretess. Arbeta förebyggande enligt Västbus och skapa samverkan inom frågan. Föra kontinuerlig diskussion om sekretess. 2 FINANSIERING S Central finansiering för kommun/region Implementera central finansiering för både kommun och region dvs. en neutral välfärdsnod. Se till att finansieringen inte exkluderar! Ex. ej listade på BVC skall få samma service, hälsokontroller, vaccination etc. på FC. 3 KOMPETENS S Gemensam basutbildning samt vidareutbildning O Mervärde att känna till varandras yrkesområden Idag lär samverkande partners sig uppdragskompetens utifrån lokal samverkan. Processen bör kunna stödjas genom gemensam utbildning. Olika personer på FC har kännedom om varandras uppdrag. Säkerställa ekonomi för utbildning. Höj status för FC genom gemensam utbildningsinsats. Värna om att samverkan kräver tid för kännedom om varandra. Förtydliga vid vårdval att merkunskapen om respektive verksamhet är en del av uppdraget. 4 5 S Strategiska möjligheter O Operativa möjligheter 66

67 MÖJLIGHETER - KOMPETENS O Rekrytera familjecentralsintresserad personal BESKRIVNING AV MÖJLIGHET Vid nyrekryteringar är det viktigt att den nyanställde förstår att det innebär något mer att arbeta på en FC än bara MVC, BVC, Öppna förskolan. TILLVARATAGANDE AV MÖJLIGHET GENOM ATT Alltid väga in detta vid rekrytering av personal till FC. 6 S Ta tillvara på den kompetens som finns Använda kunskap, värna om kunskap, fortbilda och vidareutbilda. Samverka inom regionen kring kompetensutveckling. Utnyttja varandras kunskaper och använd andras material ex. samtyckesblankett. 7 KOMPETENS S Ta med ny kompetens Ta in ny kunskap från ex. tandvården, SFI-språkcafé, specialpedagoger, hälsopedagoger etc. Samverka inom regionen kring kompetensutveckling. 8 O Identifiera viss bit av en professions kompetens för FC T.ex. barnmorskor, BVC-sköterskor och tandvård ger specifik avgränsad service inom sitt kompetensområde. Formulera kompetensbeskrivning för respektive yrkeskategori. Se till att finansiera insatsen. 9 O Anställ lämpliga personer med tydliga roller/funktioner Anställ personer som är lämpade för att arbeta på en familjecentral. Inte tillämpligt 10 S Strategiska möjligheter O Operativa möjligheter 67

68 MÖJLIGHETER - LOKAL, LEDNING & STYRNING O Inkludera andra aktörer/samverkanspartners i FC:s lokaler BESKRIVNING AV MÖJLIGHET Övriga aktörer/samverkanspartners förflyttar sig till FC:s lokaler (ex. BUP, FTV). Detta så att familjerna inte behöver åka till många ställen dit de kanske inte hittar. TILLVARATAGANDE AV MÖJLIGHET GENOM ATT N/A 11 LOKAL S Lokalisering under ett tak Central mötesplats för familjerna och bara en plats att behöva ta sig till (inte flera olika). Fortsätta finnas under ett tak. 12 O Samlokalisering leder till samverkan Lokalerna tvingar fram samverkan. Även fortsättningsvis sitta samlokaliserade. 13 LEDNING/STYRNING S Enhetlig syn på de kommunala uppdragen i regionen S Valfrihet i antalet ingående verksamheter Det skall finnas en gemensam syn inom regionen på FC:s uppdrag. Det skall vara valfritt hur många verksamheter som ingår i familjecentralen. På vissa ställen kanske man inte har möjlighet att ha fler än tre ingående verksamheter medan man på andra har fler än de fyra traditionella. Ta fram ett övergripande samverkansavtal. Inte tillämpligt S Strategiska möjligheter O Operativa möjligheter 68

69 MÖJLIGHETER - MÅLGRUPP OCH ANNAT BESKRIVNING AV MÖJLIGHET TILLVARATAGANDE AV MÖJLIGHET GENOM ATT MÅLGRUPP S S Flexibilitet i målgrupp Öppet för alla (ej anmälan) Det skall finnas en flexibilitet i målgruppen ex. behov snarare än åldersspann. FC skall vara en arena för alla och det skall finnas olika teman. Det skall vara en arena för hälsofrämjande empowerment för föräldrar (dvs. stärkande för föräldrar). Det skall vara kravlöst och på familjernas villkor. Fortsätta ha flexibilitet i ramen för målgruppen. Man skall kunna behovsanpassa. Det skall finnas ett grundskelett i vad en familjecentral är vilken familjerna skall känna igen sig i vilken familjecentral de än beskriver. Det skall finnas en öppenhet gentemot andra verksamheter Öppna förskolan som aktör bör inte styra genom anmälan då många inte kommer att komma om det behövs ANNAT O Synliggöra individen och avskilja från familj vid behov Syftet med familjecentralen är att utgå ifrån familjen. Dock kan man ibland behöva synliggöra individen och avskilja den från familjen framförallt när det gäller barn och kvinnor som utsätts för våld, hot eller vanvård inom familjen. Familjeperspektivet får inte hindra detta. Personal behöver stöd i att övergå till individperspektivet ibland. 18 S Strategiska möjligheter O Operativa möjligheter 69

70 VILKEN INSATS KRÄVS OCH VILKEN EFFEKT GER LÖSNINGSFÖRSLAGET? ÖVNING 2- DEL B Övning 2 B Ni har nu tagit fram ett antal möjligheter ni ser med organiseringen av familjecentraler. Vi skulle nu vilja veta hur stor insats som behövs för att ta tillvara på möjligheten samt vilken effekt det skulle ge. Gå till och använd kod (rösta individuellt) Format Möjligheterna har lagts in i verktyget Mentimeter Gå in på hemsidan och rösta individuellt 10 minuter Resultat presenteras efter omröstning och diskuteras i helgrupp Resultat

71 RANKNING AV MÖJLIGHETER UTIFRÅN EFFEKT OCH INSATS 1 Vårdval - Krav att vårdgivare ska medverka om kommunen vill ha FC 2 Sekretess - Definiera kultur för sekretessfrågor EFFEKT Finansiering - Central finansiering för kommun/region Kompetens - Gemensam basutbildning samt vidareutbildning Kompetens - Mervärde att känna till varandras yrkesområden Kompetens - Rekrytera familjecentrals-intresserad personal Kompetens - Ta tillvara på den kompetens som finns Kompetens - Ta med ny kompetens Kompetens - Identifiera viss bit av en professions kompetens för FC Kompetens - Anställ lämpliga personer med tydliga roller/funktioner 11 Lokal - Inkludera andra aktörer/samverkans-partners i FC:s lokaler 12 Lokal Lokalisering under ett tak 13 Lokal Samlokalisering leder till samverkan 14 Ledning/styrning - Enhetlig syn på de kommunala uppdragen i regionen 15 Ledning/styrning - Valfrihet i antalet ingående verksamheter 16 Målgrupp Flexibilitet i målgrupp 17 Målgrupp - Öppet för alla (ej anmälan) 18 Annat Synliggöra individen och avskilja från familj vid behov INSATS De flesta möjligheterna har rankats kräva en medelstor insats men ge en relativt stor effekt. Dock är det en relativt stor spridning mellan hur workshopdeltagarna har rankat de olika möjligheterna. En förklaring till detta kan vara att det inte fanns tid att definiera möjligheterna helt tydligt under workshopen vilket kan ha bidragit till att man ser möjligheterna på olika sätt beroende på tidigare erfarenheter, profession etc. 71