Manual till alumndatabasens administratörsgränssnitt Grundnivå

Transkript

1 Manual till alumndatabasens administratörsgränssnitt Grundnivå Innehåll Kort om alumndatabasen... 2 Vad är alumndatabasen?... 2 Viktiga begrepp... 2 Identifikation av alumner... 2 Övriga ordförklaringar... 2 Grunderna (inloggning och sökningar)... 3 Inloggning... 3 Översikt... 3 Snabbsökrutan... 4 Sökning översikt... 4 Få ut mer information i sökningen... 5 Använda sökresultaten... 5 Lathund till några vanliga sökningar... 6 Hantera alumn... 7 Grupper... 7 Funktioner... 9 Skicka e-post... 9 Event & enkäter Sök karriärvägar Loggning Marika Lagervall,

2 Kort om alumndatabasen Vad är alumndatabasen? Vår alumndatabas heter Alumninät och det utvecklas och driftas på ITS på Umeå universitet. Vi är för närvarande 9 universitet och högskolor i landet som använder samma system och vi har regelbundna möten för planering och utveckling. För att bättre kunna åtgärda fel i systemet har vi ett system där vi samlar upp sådana. Hör av dig till central admin om du har tips på fel, förbättringar eller nya funktioner som skulle förbättra systemet. Viktiga begrepp Importerad = alumn som förts över till databasen, vanligtvis från Ladok. För dessa har vi postadress från SPAR och e-post från Ladok för alumner överförda efter Vi för över alla alumner som har tagit examen eller som har minst 60 resp. 90 hp vid Humfak eller Samfak. Vissa alumner har också importerats via listor, t.ex. över en kursgrupp. Registrerad = alumn som skapat en användare och har inloggningsuppgifter Identifikation av alumner Alumn-ID = Nummer som alla alumner i databasen får vid import. Användarnamn = Alla registrerade alumner får ett när de registrerar sig. Tidigare fick alla ett systemgenererat användarnamn som började på alu, men numera kan de som anmäler sig via webben välja själva och då väljer de vanligen sin e-postadress. E-postadress = För alla alumner som importeras från Ladok får vi med studentadressen. Den upphör att fungera 2 eller 3 terminer efter att studierna avslutas, men kan användas för utskick i slutet på utbildningen och i samband med examen. När alumnerna registrerar sig kan de skriva i både en privat e-postadress och en till jobbet. Övriga ordförklaringar Utbildningsgrupp = Grupp som vanligtvis bygger på ladokkoder för examen och program. Grupper kan också skapas utifrån listor över personnummer eller på basis av SUN-koder. SPAR = Statens person- och adressregister Navet = Skatteverkets person- och adressregister SUN = Statens utbildningsnomenklatur. En ämneskodning som åtminstone GU använder för de alumner som läst fristående kurser, särskilt för humaniora. Apsis = Externt verktyg för nyhetsbrev. För de som använder det finns en särskild fil för att ta ut e-postlistor och enkelt föra över till Apsis. CAS = Verktyg som möjliggör s.k. single-sign-on. Administratörer vid GU kan t.ex. använda samma inloggningsuppgifter till databasen som till sin dator och e-post. 2

3 Grunderna (inloggning och sökningar) Inloggning Gå till din fakultets alumnsida eller till Medarbetarportalen. - Webb: Här kan man logga in både som alumn och som administratör. Klicka på Administratörslogin så kommer ett nytt fönster upp med Inloggningsrutor. I det nya fönstret kan du logga in med användarnamn eller med ditt x-login (CAS). - Medarbetarportalen: Man kan också logga in under rubriken Verktyg, Alumndatabasen. Notera! Databasen ser olika ut beroende på om man loggar in som alumn eller administratör. Alumnerna har ett gränssnitt med mer begränsade funktioner. De loggar in under Logga in ovan. Översikt När du loggar in möts du av följande sida. Här har du en övre meny, en sökruta och en stor ruta där du kan hitta information om databasen och ladda ner manualer och statistik. Nyheter Funktioner E-post, formulär, sök karriärvägar Grupper Se innehåll i grupperna Snabbsökrutan Hantera alumn Nyregistrering, se samtliga registreringar Sökning Här kan du göra alla sorters sökningar och ta ut resultaten i olika typer av listor och dokument Senaste manualen 3

4 Snabbsökrutan Skriv namn, personnummer, användarnamn, alumn-id eller e-postadress och klicka på Sök. Om det finns flera möjliga träffar visas alla i en lista med viss förinställd information. Klicka på personens alumn-id för att se alumnens profil. Här är ett exempel: Notera! Som jokertecken fungerar mellanslag (inte +, eller -). Sökning översikt Sökkriterier det urval personer du söker på Sökfält den information som ska visas för urvalet 1. Välj först kategori (Person, Studier, Karriär, Kontakt, System eller Flaggor) och sedan typ av uppgift och ev. avgränsning. 2. Klicka på Lägg till i din fråga. Sökningen kommer upp i rutan nedanför. Upprepa 1 och 2 för att söka på flera kriterier samtidigt. Dessa val används vanligtvis bara för att ta ut statistik. 3. Klicka på sök sökresultatet kommer upp i rutan under. Spara och namnge sökningen om du vill använda den igen. 4

5 Få ut mer information i sökningen 1. Klicka på Resultatfält 2. Välj först kategori (Person, Studier, Karriär, Kontakt, System eller Flaggor) och sedan Fält. 3. Klicka på Lägg till 4. Ta bort av de förinställda om inte alla ska vara med och ändra ordningen om det behövs. 5. Gå tillbaka till Sökkriterier, eller klicka på Sök direkt. Använda sökresultaten När du har ställt in kriterier och fält kan du göra flera olika saker med resultatet: du kan få ut en lista med resultatet på skärmen, få ut resultatet som en textfil som öppnas i Excel, du kan ta ut adressetiketter och skicka e-post. Fil t. Apsis (nyhetsbrev) E-post, se sid. 9 Öppna textfil i Excel Etiketter kan vara lite krångligt, kontakta central admin om du behöver hjälp. Sökresultaten kommer upp med 50 st. i taget om du inte väljer något annat här. Klicka på Visa för att komma till en alumns profil Klicka på rubrikerna för att sortera resultaten i listan, en gång för A-Ö eller 1-9 och en gång till för omvänt 5

6 Lathund till några vanliga sökningar Varje enskild sökning är skriven på en egen rad. Kursiv stil markerar text du väljer eller skriver in själv. Alla sökningar utgår från Sökning > Sökkriterier - Du vill veta hur många som har registrerat sig av alumnerna i din utbildningsgrupp System > Status > lika med > Godkänd registrering > Lägg till Studier > Utbildningsgrupp > lika med > välj din grupp > Lägg till Klicka Sök och kontrollera. Vill du veta hur många de är totalt? Ta då bort Godkänd registrering i frågerutan och sök igen. - Du vill göra ett nyhetsbrev med e-post till alla alumner i din utbildningsgrupp System > Status > lika med > Godkänd registrering > Lägg till Studier > Utbildningsgrupp > lika med > välj din grupp > Lägg till Kontakt > Jag vill ha > lika med > Elektroniskt nyhetsbrev > Lägg till Flaggor > Felaktig e-post > Ej markerad > Lägg till Klicka Sök och kontrollera. Klicka på E-post eller exportera e-postadresserna till annat program via en excelfil, t.ex. Apsis. - Du vill göra ett rekryteringsutskick till alla alumner i din grupp som inte är registrerade System > Status > inte lika med > Godkänd registrering > Lägg till Studier > Utbildningsgrupp > lika med > välj din grupp > Lägg till Flaggor > Adressretur > Ej markerad > Lägg till Klicka på fliken Sökfält överst och lägg till följande samt lägg dem i en bra ordning. Person > c/o adress, Postadress, Postnummer och Postort, samt ev. Land bostad, klicka Lägg till mellan varje Klicka på Sök och kontrollera så det ser rätt ut. Ta ut sökningen som en excelfil för vidare bearbetning och skicka till tryckeri, eller gör om adresserna till etiketter. Adressetiketter kan göras direkt i databasen med hjälp av en word-mall (be central admin fixa!) eller genom att ta ut en excelfil och göra etiketter i t.ex. FileMaker. Hör av dig om du behöver hjälp! - Du vill veta hur många som har registrerat sig veckorna före och efter ett stort utskick Måste göras i två sökningar som sedan jämförs: 1. System > Registreringsdatum > större än eller lika med > ange datum för måndag v. 1 > Lägg till System > Registreringsdatum > mindre än eller lika med > ange datum för söndag v. 1 > Lägg till Studier > Utbildningsgrupp > lika med > välj din grupp > Lägg till Sök och anteckna hur många träffar det blir. Rensa sökningen på datumen. 2. System > Registreringsdatum > större än eller lika med > ange datum för måndag v. 2 > Lägg till System > Registreringsdatum > mindre än eller lika med > ange datum för söndag v. 2 > Lägg till Studier > Utbildningsgrupp > lika med > välj din grupp > Lägg till (om du tog bort det med ovan) Sök och anteckna hur många träffar det blir. Jämför med den första sökningen. - Du vill göra ett utskick till alla alumner som tagit en viss examen ett visst år System > Status > lika med > Godkänd registrering > Lägg till Studier > Utbildning > Ladok Examen > välj examen > välj ev. ämne > Examensår/Slutår > fyll i år > Lägg till. Klicka Sök och kontrollera. Notera att examensår är det år alumnen fick sin examen godkänd och registrerad. Använd e-postfunktionen och/eller exportera adresser eller gör ev. manuellt postutskick som ovan. 6

7 Hantera alumn Under Hantera alumn hittar du en lista över alla registrerade, du kan lägga in nya alumner m.m.. För att kunna nyregistrera alumner måste du dock ha en utökad behörighet. Säg till om du vill ha det! Här ser vi antal registrerade totalt och hur många som går att söka fram (borttagna, avlidna och sådana som inte vill ha kontakt är medräknade i den första siffran). Här klickar du för att nyregistrera en alumn. I listan ser vi de senast registrerade, hur de har registrerat sig, vilken utbildningsgrupp de tillhör och vilket datum det skedde. Med denna funktion kan man även importera enstaka alumner för att få deras postadresser för rekryteringsutskick. Notera! Var noga med personnumren för att alumnernas ladokinformation ska kunna föras över. Nyregistrering används för att lägga in alumner som fyllt i sin information i ett formulär (och som inte redan finns i databasen). Fyll i alumnens personnummer för att få upp alumnens profil. Kontrollera att all viktig information är med i alumnens profil. Kryssa sedan i Godkänn alumnen och Spara. Skicka ut ett välkomstmeddelande med inloggningsuppgifter finns i drop-down-menyn. 7

8 Grupper Grupper = Utbildningsgrupper i Sök. De är uppbyggda på ladokkoder för examen och program samt i vissa fall personnummer. Föreningar = Alumn- och studentföreningar. Här ser du listan över alla befintliga övernivåer på grupperna. Klicka på plustecknet för att se undernivåerna. Du kan bara se de undernivåer du har behörighet till. Grönt markerar att gruppen är publik och kan ses av alumnerna själva. Klicka på namnet till en undergrupp (på understa nivån) för att få reda på vad som finns i gruppen. Här kan du hitta vilka examina och program som är inlagda, liksom alumner som är inlagda på personnummer. Notera! Gör inga ändringar i grupperna själv utan kontakta central admin för ändringar! Här finns en lista över alla examina, program eller personnummer som är inlagda för den här gruppen. Här kan du kontrollera om något saknas eller inte ska vara med. 8

9 Funktioner Under Funktioner hittar du e- postfunktionen, formulär m.m. Notera! Nyheter/Forum är borttaget i alumngränssnittet och har ingen funktion längre. Se s. 11 Skicka e-post Se mer om formulär på s. 10. Om du inte ser raden i menyn - kontakta central admin för att få utökad behörighet! Sammanslagning används när en alumn har två personnummer. Kontakta central admin för hjälp! E-postfunktionen kan man nå från två håll. - Via Sökning: För att skicka e-post till en grupp alumner du har sökt fram. Se s Via Funktioner: För att skicka e-post till enstaka personer. 1. Ställ in avsändaradress (din egen eller välj din funktionsadress i listan) 2. Om du kommit hit genom att klicka på Funktioner kan du här skriva in adresser en i taget och klicka Lägg till mellan varje. 3. Om du har kommit hit genom att klicka på E-post i sökfunktionen ser du här hur många i din sökning som har en godkänd e-postadress. Du kan få ut en lista över dem som behöver postutskick i stället här. 4. Skriv ett nytt meddelande genom att klicka på Redigera, eller välj ett sparat meddelande i listan. I loggen kan du se att utskicket har gått iväg. 5. Välj sidfot och klicka sedan på Skicka. Notera! Gör gärna ett testutskick till dig själv först så du ser att det ser bra ut. 9

10 Event & enkäter Funktionen formulär kan du använda både till anmälningsformulär till arrangemang/event och till enkäter. När du har skapat formuläret får du en webbadress som du kan skicka ut via e-post till alla du vill ska svara. Man behöver varken vara inloggad eller finnas i databasen för att kunna svara på en inbjudan eller en enkät. Här ser du alla dina egna formulär och de som är publika. Du kan sortera listan genom att klicka på rubrikerna Klicka på Nytt formulär för att skapa ett nytt. Detta öppnas i en ny flik. Här kan du snabbt se hur många som har svarat. formuläret. Namnge formuläret, t.ex. med eventets namn. Fyll i mellan vilka datum formuläret ska vara öppet. Den dag det stoppas är det inte längre synligt. Fyll i arrangör, plats, datum och tid. Glöm inte spara! Du får nu upp en länk som du kan skicka till alla inbjudna. Här kan du skapa dina frågor. Här hamnar svaren i en lista som du också kan hämta i en fil. Frågor med fasta svarsalternativ får automatisk statistik i form av procentsatser. 10

11 Sök karriärvägar Öppna listan i Excel eller som pdf-fil. Här kan man söka efter uppgifter om alumnernas arbetsgivare och yrkestitel utifrån vad de har läst för program. Listan med program och ladok-koder Sökresultatet 11

12 Loggning Du kan logga text på alumner om du vill notera särskild information såsom kontakter med alumnen, om alumnen är särskilt viktig för er osv. Bara administratörer kan läsa loggtexten. 1. Gå till alumnens profil. Högst upp hittar du den här menyn. 2. Visa alumnens logg I alumnens profil ser du senaste händelsen eller meddelandet i loggen. 4. Logga text på alumn 3. Här ser du alumnens logg med den senaste händelsen överst. Du kan redigera dina egna noteringar, men inte ta bort dem. 5. Här kan du skriva in noteringar om alumnen i rutan. Det får plats 300 tecken. Använd gärna nyckelord som går lätt att söka på sedan, t.ex. kontakt, felaktig e-post osv. Sökvägar: Du kan också söka på alla logghändelser och meddelanden eller visa dem som fält i sökning. Gå då till: - Kriterier > Kategori > System > Loggtext > skriv nyckelord - Resultatfält > Kategori > System > Logghändelse 12