Manual. Regional Medlemsadministration. Reumatikerförbundet. Uppdaterad den 19 oktober 2012

Transkript

1 Manual Regional Medlemsadministration Reumatikerförbundet Uppdaterad den 19 oktober 2012 Vänligen kasta tidigare versioner, samt de som saknar datum.

2 Innehållsförteckning 1 INLEDNING REGIONAL MEDLEMSADMINISTRATION VAD ÄR REGIONAL MEDLEMSADMINISTRATION? VEM FÅR ANVÄNDA REGIONAL MEDLEMSADMINISTRATION? VÄLJA/VISA MEDLEMMAR Information från MySoft Alternativa sätt att se medlemsuppgifterna Ändra urvalet av personer VISA KOMMITTÉER OCH UPPDRAG Redigera uppdrag Nytt uppdrag ATT VARA REGISTERANSVARIG MEDLEMSREGISTER TIPS Reumatikerförbundet Sidan 2 av 12

3 1 Inledning Detta dokuments syfte är att ge användare av MySoft RMA en inblick i hur ** Regional medlemsadministration fungerar samt påverkar och påverkas av det data som ligger i MySoft/11. Målsättningen med detta är att Föreningar och Distrikt inom Reumatikerförbundet ska kunna administrera och nyttja Regional medlemsadministration. ** Ordet Regional har ingen betydelse. Det är förbund-, distrikt- och förening som gäller. Ordet Regional finns i systemet och vi kan inte påverka det. Reumatikerförbundet Sidan 3 av 12

4 2 Regional medlemsadministration 2.1 Vad är Regional medlemsadministration? Regional medlemsadministration ger personer med rätt behörighet möjlighet att via Internet läsa och uppdatera medlems- och styrelseinformation som finns i MySoft-databasen. Användaren kan göra urval utifrån vissa kriterier, och läsa person- och medlemsinformation; ladda ner en lista i Excel med person- och medlemsinformation; Skriva ut etiketter skicka e-post till medlemmar och medlemsgrupper; ändra adressinformation på sitt distrikt eller förening; ändra medlemsuppgifter. Regional medlemsadministration har kopplingar till flera tabeller i MySoft/11, bland annat Person, Medlem, Organisationsstrukturen, Kommitté och Uppdrag. Exempel: Efter att sökningar gjorts i bilden ges information om vilket distrikt/förening du valt att titta på, samt en lista på de personer som är medlemmar i organisationen. Man kan minska urvalet genom att vidare definiera vilken grupp man vill titta på. Utöver detta kan man titta på eventuell kommitté/styrelse, och få fram kontaktuppgifter till medlemmarna i kommittén, Reumatikerförbundet Sidan 4 av 12

5 samt göra ändringar i uppdrag. Det går även att få ut person- och medlemslistor i excel och på skärm. 2.2 Vem får använda Regional medlemsadministration? För att se, uppdatera och lista personer och medlemsuppgifter krävs inloggning. Utifrån organisations- och kodstruktur i MySoft/11 sätts behörigheten. För att få tillgång till portalfunktionen krävs det att man har loggat in på Reumatikerförbundets Mina Sidor och har de rätta behörigheterna. 2.3 Välja/visa medlemmar För att få fram alla medlemmar kopplade till sitt respektive distrikt eller förening, görs val i droplistorna högst upp till vänster i bilden: I den översta droplistan görs behörighetskontroll och endast det disktrikt eller förening den inloggade personen tillhör syns i listan. Efter att översta nivån är vald görs kontroll mot MySoft och den andra listan, förening, fylls på. Väljer man i detta steg en förening kommer uppgifter om föreningen upp i mittersta delen av bilden. Nedersta delen syns bara helt tom tills man gjort en medlemssökning. Exempel: Information från MySoft Information om organisationen Informationen under rubriken Information läses upp ur MySoft/11 från vardera bild: distrikt, och förening. Den information som finns om organisationen är följande. Förening-, distriktnamn Kontaktpersoner Besöksadress Postnr/ort Telefon Reumatikerförbundet Sidan 5 av 12

6 Telefax E-post Bankgiro Postgiro Information om medlemmarna Informationen som läses upp om medlemmarna under rubriken Medlem är följande: Medlemsnummer Mobil Namn E-post-kuvert: klickar man på Adress kuvertet öppnas datorns Postnr mailprogram. Ort Redigera och titta på uppgifter om en medlem Om man vill gå vidare och redigera en medlems uppgifter klickar man på symbolen med Blocket och pennan längst till höger i listan. Bilden man når då innehåller ytterligare information: Personuppgifter Förnamn Efternamn C/O-adress Postnr/ort Födelsedatum Kön Telefonnummer mobil Telefonnummer arbete E-post I denna bild är endast telefonnummer och e-post redigeringsbara. Övriga uppgifter går inte att komma åt för redigering i bilden. Reumatikerförbundet Sidan 6 av 12

7 Medlemsuppgifter I bilden ser man även vilken eller vilka föreningar en medlem tillhör, vilken medlemskategori, vilka diagnoser samt betalt t o m. I bilden kan man välja att Spara eller Stäng Alternativa sätt att se medlemsuppgifterna Under blocket Sökfunktioner på huvudsidan finns även andra möjligheter att se/kommunicera med medlemmarna på: Skicka e-post till alla Symbol: ett e-post-kuvert. Funktionen skickar e-post till alla i den valda gruppen. Ladda ner Ger en lista med urvalda personer. Ladda ned (Excel 2003) Ger en lista i Excel 2003 med de urvalda personerna. Utskriftsvänlig sida Ger en webb-sida som endast innehåller medlemmarna, utan t.ex. information om organisationen. Ladda ner utan e-post Ger en lista med de personer som inte har e-post. Ladda ner (Excel 2003) Ger en lista i Excel 2003 med de personer som inte utan e-post har e-post. Etiketter medlemmar utan E-post Visar endast adresserna i ett separat fönster Ändra urvalet av personer För att minska urvalet av personer använder man alternativen under Här finns ytterligare möjligheter att välja ut personer genom att definiera uppgifter i en eller flera av rutorna: Medlemsstatus Droplista med alternativen Medlemskategori Droplista med alternativen Efternamn Efternamn anges med stor bokstav Förnamn Förnamn anges med stor bokstav Postnr Enstaka postnummer, intervall eller kommaseparerat. Medlemsnr Enstaka medlemsnummer Utträdesdatum = < > det datum som anges Reumatikerförbundet Sidan 7 av 12

8 Födelsedatum = < > det datum som anges När du fyllt i önskade kriterier klickar man på SÖK och medlemmarna som stämmer in på urvalet visas. Du kan nu även välja att se uträdda och väntmedlemmar. Väntmedlemmarna är medlemmar som anmält sitt intresse att bli medlem men ännu ej betalt. Det finns även standardsökfunktioner som du med fördel använder när du snabbt och lätt vill få fram ex. inträdda denna månad. 2.4 Visa kommittéer och uppdrag Kommittéer kopplade till det distrikt/förening som valts i de två huvuddroplistorna syns i en egen droplist. För att se kommittén klickar du på till höger om kommittéenamnet. Det som visas sedan är information om medlemmarna i kommittén/styrelsen: Medlemsnummer E-post Namn Från Uppdrag Till Mobil Reumatikerförbundet Sidan 8 av 12

9 Det går även i denna bild att skicka e-post till personerna, antingen till var och en genom att klicka på kuvertet på varje rad, eller till dem alla genom kuvertet uppe till höger i bilden. På samma sätt som för medlemslistan kan man få denna lista på olika sätt: Skicka e-post till alla Symbol: ett e-post-kuvert. Funktionen skickar e-post till alla i den valda gruppen. Ladda ned (Excel 2003) Ger en lista i Excel 2003 med urvalda personerna. Utskriftsvänlig sida Ger en webb-sida som endast innehåller medlemmarna, utan t.ex. informationen om organisationen. Etiketter Visar endast adresserna i ett separat fönster Redigera uppdrag Genom att klicka på i slutet av raden för ett uppdrag visas en sida där man kan redigera uppdragen. Denna bild nås: Här kan man sätta ett stoppdatum på uppdraget och ändra statusen. Reumatikerförbundet Sidan 9 av 12

10 2.4.2 Nytt uppdrag Nu finns även möjligheten att lägga till nya uppdrag. Gör en sökning i ditt distrikt eller förening. Välj sen den kommitté som personen skall tillhöra. Lägg till uppdrag genom att klicka på som finns till vänster om. Genom att markera namnet får man med personens namn och id och kan välja Uppdragstyp i droplisten, från datum är med automatik dagens datum men kan ändras. Reumatikerförbundet Sidan 10 av 12

11 3 Att vara registeransvarig Du som är vald till registeransvarig måste följa några enkla regler. Känner du dig osäker på vad som gäller i ett speciellt ärende är du alltid välkommen att kontakta förbundskansliet för att få råd. 1. Du får inte lämna ut dina inloggningsuppgifter till någon annan. Även då uppdraget går över till en annan person får du inte lämna dina inlämningsuppgifter vidare till den nya personen. 2. Du ska vara noga med att logga ut när du inte är inne i medlemsregistret. 3. Du ska lämna ut uppgifter till de i föreningen som måste ha uppgifter för att kunna sköta sina uppdrag. Det här är exempel på listor och uppgifter du ska lämna ut. - Namnlistor till olika typer av gruppledare, exempelvis badledare. Namn, telefonnummer och e-postadresser kan vara bra att ha för dessa ledare. - Valberedningen. Namn, adress, telefon, e-post, kön, diagnos och ålder kan vara bra för valberedningen att ha. Dessa listor ska förstöras efter avslutat arbete. - De som har till uppgift att ta hand om nya medlemmar behöver få ut uppgifter om detta. - Om styrelsen vill kontakta de som inte betalt sim medlemsavgift behöver de få ut namn och dressuppgifter till dessa. Ett tips är att inte ringa de allra äldsta, dessa bör kanske få ett tackkort för att de varit medlemmar. - Styrelsen kan behöva rent statistiska uppgifter. Hjälp dem i den mån du själv klarar av att ta ut denna statistik. - Avprickningslistor vid årsmötet. - Det är nästan aldrig nödvändigt att lämna ut personnummer och medlemsnummer. Vill föreningen gratulera jubilarer så räcker det med födelsedata. 4. I dessa fall ska du inte lämna ut några uppgifter: - Till styrelseledamöter som inte kan redogöra vilka avsikter/användningsområde dessa ska användas till. Är du osäker så begär ett styrelsebeslut där avsikten framgår. - Till enskild medlem. - Till företag. - Till annan förening. - Till myndighet. 4 Medlemsregister tips Medlemssökningar Skriv så lite som möjligt i sökrutorna! Söker ni en som heter Erik? Skriv Eri i rutan för förnamn. Då får ni upp både Erik och Eric (och även Erin och Erina ) Ibland räcker det med en eller två bokstäver. Funkar för för- och efternamn och gatuadress. Betalningar En vanlig fråga - Har medlemmen betalat årsavgiften? Istället för att söka på vilka som har betalat, sök istället på vilka som inte har betalat. Reumatikerförbundet Sidan 11 av 12

12 Skriv t ex i rutan TILL i fältet: Betalt (från-till) Då får du upp listan på de medlemmar som bara har betalat för 2011 och inte för Autogiro alternativ 1 ggr/året dras i januari 2 ggr/året dras i januari och juli 12 ggr/året dras den 28:e varje månad i förskott (för månaden efter) Medlemsavgifter viktiga datum för påminnelser mm Slutet på november Inbetalningskort för medlemsavgiften skickas ut med R-världen nr 6 31 december förfallodatum årsavgift 15 januari Reumatikervärlden nr 1 (sista tidning för icke-betalda) Mitten februari påminnelse 1 Början april påminnelse 2 29 juni icke-betalande medlemmar tas bort från medlemsregistret Reumatikerförbundet Sidan 12 av 12