MA NU AL. Lokalt medlemsregister UPPDATERAD

Transkript

1 MA NU AL Lokalt medlemsregister UPPDATERAD

2 INNEHÅLL 1. Om det lokala medlemsregistret 3 Behörighet 3 Inloggning 3 2. Startsidan 4 3. Sökfunktioner 5 Söka fram medlemmar 5 Skicka mejl till många personer (massmejl) 6 Detaljerad information om en medlem 7 Fritextfältet 8 Söktips 8 Favoriter 8 Söka personer med förtroendeuppdrag 8 4. Hantera förtroendeuppdrag 8 Förlänga förtroendeuppdrag/ta bort uppdrag 8 Lägga in nytt förtroendeuppdrag 9 5. Medlemrapporter Lönen på bolaget Några vanliga fel Support och frågor 10

3 1. OM DET LOKALA MEDLEMSREGISTRET Via FTFs webbplats har du som är förtroendevald tillgång till det lokala medlemsregistret. Om du inte har ett förtroendeuppdrag inlagt i medlemsregisgret kommer du till exempel inte in på webbens sidor För förtroendevalda, du kan inte anmäla dig till kurser och du når inte det lokala medlemsregistret. Därför är det viktig att alla förtroendeuppdrag är uppdaterade och korrekta. Medlemsregistret är ett helt eget system, skilt från webbplatsen. Webbplatsen fungerar som en dörr in till medlemsregistret när du klickar dig in på medlemsregistret har du lämnat FTFs webbplats. Ändringar som görs i det lokala registret slår igenom direkt i databasen. Ha manualen som stöd när du jobbar i medlemsregistret. Stöter du på problem kontaktar du kansliet. Behörighet Ordinarie ledamöter i klubb- eller föreningsstyrelse har behörighet till det lokala medlemsregistret. Medlemsregisteransvariga har också behörighet. En person som inte sitter i styrelsen kan ges uppdrag som medlemsregisteransvarig. Klubbstyrelsen kommer endast åt de egna klubbmedlemmarna. Föreningsstyrelser med underliggande klubbar ser medlemmar i alla klubbarna. Tänk på! Även om hela styrelsen har behörighet att uppdatera uppdrag med mera, är det bra att bestämma vem eller vilka som ska ha huvudansvaret för det lokala medlemsregistret. Inloggning Om du har rätt behörighet kommer du åt det lokala medlemsregistret genom att logga in på FTFs webbplats. Det finns två sätt att komma till det lokala medlemsregistret. 1 Välj ingången För förtroendevalda i huvudmenyn. På landningssidan finns sedan en genväg till medlesmregistret. 2 Gå till Mitt lokala FTF. Välj sedan Lokalt medlemsregister i den vänstra menyn. Tänk på! Är du styrelseledamot men inte kommer åt medlemsregistret, är den troligaste orsaken att ditt förtroendeuppdrag inte är inlagt i medlemsregistret. 3

4 2. STARTSIDAN När du går till det lokala medlemsregistret hamnar du på en startsida som består av flera delar Menyn innehåller tre flikar: Lokalt medlemsregister, Medlemsrapporter (se sidan 11) samt Lönen på bolaget (sidan 11). 2. Droplistor där du väljer vilken del av FTF/förening/klubb du vill se eller arbeta med. 3. Kort information/kontaktuppgifter till den förening/klubb du valt i droplistorna ovan. 4. Sökdel där du kan göra urval på olika medlemmar/grupper av medlemmar/förtroendevalda. 4

5 3. SÖKFUNKTIONER Söka fram medlemmar Genom att välja i droplistorna kan du söka fram medlemmar i din klubb och förening. Så här ser det ut när du ska söka fram alla medlemmar i If:s FTF-förening. OBS! Du kan bara söka fram medlemmar i din egen klubb/förening! Välj If FTF-förening i droplistan Förening. Gör ingenting i droplistan Klubb. Gör ingenting i droplistan Kommitté. När du gjort dina val i droplistorna går du en bit ner på sidan och klickar på Sök-knappen. Då visas alla medlemmar i föreningen. Vill du se vissa kategorier av medlemmar använder du i stället urvalsfälten. Du kan till exempel söka fram alla som heter Anna i förnamn, alla med ett visst postnummer eller alla som betalar sin avgift med med autogiro. Fyll i det du vill söka fram och klicka sedan på Sök-knappen, så får du fram en lista med sökresultatet i den förening/klubb du valt att arbeta med. Det går också att kombinera olika sökfält. Här söker vi fram alla medlemmar i If:s FTFförening som heter Andersson och betalar sin avgift med inbetalningskort. Vill du söka bland utträdda medlemmar, ändrar du i Medlemsstatus från Aktiv till Passiv. 5

6 Vill du söka medlemmar i din klubb, behöver du också göra ett val i droplistan för klubb. Här är en sökning på alla medlemmar som heter Andersson, betalar med inbetalningskort och är medlemmar i If:s klubb norr. När du klickat på Sök listas resultatet längst ner på sidan. Ibland måste du skrolla för att se resultatet. Du kan skapa en fil med information för att öppna i Excel, skriva ut adressetiketter som pdf, skicka e-post eller visa en utskriftsvänlig lista. OBS! Om du exporterar sökresultatet till Excel, får du i Excelarket fram mer information än det som visas i själva sökresultatet, till exempel inträdesdatum, personnummer och vy-kod. Skicka mejl till många personer (massmejl) När du gjort din sökning, kan du skicka mejl till alla personer i ditt urval genom att klicka på ikonen för skicka e-post. Då öppnas ett fönster där du kan skriva ditt meddelande. Adress som mejlet skickas från. Mejlets ämne. Välj i vilken roll du vill skicka mejlet (har du flera förtroendeuppdrag inlagda, kan du välja bland alla här). Skriv in din mejladress om du vill ha kvitto på leveransen (ger bara besked om felaktiga adresser, ej vilka mejl som fastnat i spamfilter). Här skriver du själva mejlet. 6

7 Klicka på knappen Förhandsvisning, för att se hur mejlet ser ut hos mottagaren. Sluthälsningen och signatur läggs in automatiskt i mejlet. Tänk på! Skickar du massmejl, är avsändaradressen förinställd till Det innebär att alla mejl som studsar går till den adressen och du kan själv inte se vilka mejl som studsat. Du kan ändra avsändaradressen till din egen adress. Men när mejlet skickas från en annan domän än FTFs, kan det fastna i mottagarens spamfilter. Vill du bara skicka mejl till en enda person, söker du fram personen och klickar på kuvertet i spalten E-post. Då startas det e-postprogram du har i din dator och mejlet skickas via det, med dig själv som avsändare. Detaljerad information om en medlem Du kan också välja att klicka på pennan i sökresultatet och få detaljinformation om just den medlemmen. I det här läget kan du redigera vissa uppgifter om medlemmen. I personbilden framgår om medlemmen har några förtroendeuppdrag inlagda på sig och vilka kurser personen har gått (enbart kurser efter maj 2012 finns uppräknade). Tänk på! Uppgifterna som finns i det lokala medlemsregistret hämtas från FTFs centrala medlemsregister. Det är medlemmen själv som valt vilka uppgifter han/hon vill lämna. Du ska alltså inte annat än i nödfall gå in och ändra eller lägga till uppgifter om en medlem. Saknar du e-postadresser till medlemmar är det bättre att du uppmanar dem att logga in på webben och komplettera uppgifterna själva under Mina uppgifter. 7

8 Fritextfältet Fritextfältet kan användas när ni vill märka upp något särskilt, till exempel vilken avdelning en person jobbar på. Informationen blir sedan sökbar för er lokalt (text i fritextfältet sparas inte i FTFs centrala medlemsregister). Ni väljer själva hur ni vill jobba med fältet, utifrån era behov. Dokumentera vilka olika märkningar ni gör, så att ni sedan vet vad ni kan söka på! Söktips När du söker fram personer genom att skriva in namn, räcker det med att skriva de första bokstäverna i namnet. Det kan vara användbart om du är osäker på hur personen stavar sitt namn. Får du till exempel ingen träff på Sofia Olsson, skriver du in So i rutan för förnman, och Ol i rutan för efternamn. Då får du upp alla namn som matchar. Vill du ha fram alla personer som är födda inom ett visst intervall, se nya medlemmar eller utträdda medlemmar för en viss tidsperiod, skriver du in datumen i rutorna för Födelsedatum respektiva Inträde och Utträde (från-till). Favoriter I sökfunktionen finns ett antal snabbsökvägar. För att använda dem behöver du bara välja i droplistorna vilken förening/klubb du vill söka i. Söka personer med förtroendeuppdrag Vill du söka fram personer med olika typer förtroendeuppdrag, eller se vem som har ett visst uppdrag, börjar du med att välja vilken förening och eventuellt vilken klubb du vill söka i. Välj först förening och sedan eventuell klubb. Klicka på fliken Förtroendeuppdrag under Sökfunktioner. I den här droplisten väljer du vilket eller vilka uppdrag du vill söka fram. Välj Samtliga alternativ här. Klicka på Sök. Resultatet listas längst ner på sidan, precis som när du söker fram medlemmar. 8

9 4. HANTERA FÖRTROENDEUPPDRAG Ni har själva ansvar för att de förtroendeuppdrag som finns i er förening och klubb läggs in i medlemsregistret. Varje år, efter årsmötet, ska uppdragen uppdateras. Blir det ändringar under året, ska dessa självklart registreras allt eftersom. Lägga till, förlänga och ta bort uppdrag gör ni på den övre delen av sidan. Förlänga förtroendeuppdrag/ta bort uppdrag Så här gör du för att förlänga ett uppdrag som redan finns inlagt på en person. Då får du upp en lista med alla uppdrag som fins inlagda. Välj vilken förening du ska uppdatera. Ska du uppdatera i en klubb, väljer du sedan klubb annars gör du ingenting i den andra listan. Välj Styrelsen eller Andra uppdrag*. Klicka på den här ikonen. För att redigera ett uppdrag klickar du på pennan Ska uppdraget förlängas, sätter du ett nytt slutdatum här.. Du kommer då till Redigera uppdrag. Ska uppdraget avslutas, ändrar du till Passiv. Här kan du fylla i vilken avdelning personen jobbar på. Uppgiften syns då på webben, under Mina förtroendevalda på Mitt lokala FTF (informationen sparas inte i FTFs centrala medlemsregister). Tänk på! * Under Styrelsen ska rena styrelseuppdrag ligga: ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare, styrelseledamot och styrelsesuppleant. Alla andra uppdag, till exempel arbetsmiljöombud och revisor, läggs under Andra uppdrag även om personen som har uppdraget sitter i styrelsen. Sätt Till-datum med god marginal, så att uppdragen inte går ut innan ni haft årsmöte nästa år. Går ett uppdrag ut måste det läggas upp från början, medan ett existerande uppdrag bara behöver få ett nytt Till-datum. Om en person byter uppdrag, från exempelvis vice ordförande till ordförande, lägger du upp det nya uppdraget först och avslutar (Passiv) sedan det gamla uppdraget. Tar du bort ett uppdrag på dig själv utan att först ha lagt in ett nytt uppdrag, försvinner din behörighet att komma in i medlemsregistret. 9

10 Lägga in nytt förtroendeuppdrag Så här gör du om en person ska få ett helt nytt uppdrag. Klicka på Lägg till. Välj vilken förening du ska uppdatera. Ska du uppdatera i en klubb, väljer du sedan klubb annars gör du ingenting i den här listan. Välj om uppdraget ska ligga under Styrelsen eller under Andra uppdrag (se * sidan 9). Klicka på den här ikonen. Då kommer du till Skapa nytt uppdrag. Genom Sök person ska ge ett uppdrag. tar du fram den person du Skriv in till exempel efternamnet, så får du upp en lista över personer att välja bland. Markera personen som ska ha det nya uppdraget. Välj vilket uppdrag personen ska ha. Sätt ett till-datum på uppdraget och klicka på Spara. Tänk på! Om en person har flera uppdrag, måste varje uppdrag läggas in separat enligt ovanstående. 10

11 5. MEDLEMSRAPPORTER Under fliken Medlemsrapporter finns några specialbyggda rapporter över sådant som inte går att söka fram på annat sätt i medlemsregistret. Påminnelse Här listas medlemmar som har obetalda avgifter till FTF och som fått påminnelse om detta. Inflyttade Medlemmar i din klubb/förening som tidigare varit medlem i en annan FTF-klubb/förening. Dessa medlemmar räknas inte in i kategorin Nya medlemmar, eftersom de ju inte är nya medlemmar i FTF. Utflyttade Här listas de personer som flyttat från din klubb/förening till en annan FTF-klubb/förening. De räknas inte in i kategorin Utträdda medlemmar, eftersom de ju fortfarande är med i FTF. Kursdeltagare Här kan du se vilka medlemmar i din klubb/förening som gått en viss kurs (visas för kurser som har hållits från maj 2012 och framåt). 6. LÖNEN PÅ BOLAGET Under den här fliken finns lönestatistik som visar lönerna för enbart FTF-medlemmar på ditt eget bolag eller inom hela FTF. Den ordinarie lönestatistiken, som medlemmar också har tillgång till, visar lönerna för alla som är anställda i branschen, oavsett om de är med i FTF eller ej. 7. NÅGRA VANLIGA FEL Kommer du inte in i det lokala medlemsregistret, beror det oftast på att ditt uppdrag har gått ut. Be en styrelsekollega lägga in uppdraget på dig, eller vänd dig till kansliet. Hamnar du på webbplatsens startsida när du klickar på länken till medlemsregistret, behöver du tömma webbläsarens cache. Det görs på olika sätt i olika webbläsare. Du kan alltid prova att trycka på Ctrl-knappen och F5-knappen samtidigt och sedan logga in igen. 8. SUPPORT OCH FRÅGOR Behöver du hjälp när du jobbar i det lokala medlemsregistret, kontaktar du handläggarna på medlemsregistret, telefon , e-post 11

12