Användarhandledning. KomMed Medlemssystem. Innehåll

Transkript

1 KomMed Medlemssystem Användarhandledning V11. Senaste version av detta dokument hittar du på KomMeds startsida. Innehåll 1. Att komma igång Inloggning KomMed arbetsyta behörighetsgrupper Sök Personfliken Medlemsfliken Utföra en sökning Specialtecken att använda vid sökning Funktionsmenyn Skapa ett e-postutskick för framsökta personer Länsstatistik Åldersstatistik Exportera adresser till Excel Exportera valfri data till Excel Exportera listan till excel Utskriftsmenyn Registrera ny medlem Registrera personuppgifter Skapa medlemskap Skapa koppling mellan huvudmedlem och familjemedlem Annan betalare och god man Egenskaper Skapa egenskaper Medlemsrapport Söka nya medlemmar, utträdda medlemmar och obetalda medlemsavgifter Skriva ut etiketter Skriva ut medlemslista

2 1. Att komma igång 1.1 Inloggning Skriv adressen i din webbläsare (t.ex. Internet Explorer) och tryck enter. (Se figur 1a). Figur 1a I inloggningsskärmen (figur 1b) skriver du ditt användarnamn och lösenord. (Ditt användarnamn och lösenord står på ditt medlemskort). Klicka sedan på Logga in Har du glömt ditt lösenord klickar du på länken Glömt lösenord som du hittar i det nedre vänstra hörnet i inloggningsskärmen. Figur 1b Policy för hantering av uppgifter För att kunna logga in första gången måste du bekräfta att du har tagit del av policy för hantering av uppgifter i Riksförbundet FUB:s register. Du gör det genom att kryssa i rutan Jag har läst och accepterar villkoren och därefter klickar på knappen logga in. 2

3 1.2 KomMed arbetsyta När du har loggat in i KomMed kommer du till startsidan (figur 1c). Figur 1c 1. Titel för sidan som visas. 2. Menyn, här navigerar man till de olika delarna av systemet. 3. Presentationsytan, här visas den information man navigerar till via menyn till vänster. 4. Här visas vem som är inloggad och vilken behörighet vederbörande har. 5. Detta fält används för att visa så kallade Snabb-tips. Dessa visas som en kort instruktion till formulärfält, klickar man i ett fält för att fylla i information så får man tips om hur man bör utforma sin inmatning. Menyn till höger ligger alltid kvar oavsett vilken funktion man valt. När man väljer någon av funktionerna i menyn öppnas olika fönster till höger. Vilka funktioner man kan se är styrt av behörigheter. Behörigheter tilldelas efter grupptillhörighet som t.ex. förtroendeuppdrag. 1.3 behörighetsgrupper Vad man kan göra i KomMed styrs av behörigheter. Alla ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassörer och medlemsregisteransvariga kan söka fram medlemmarna i sin egen lokalförening. De kan även skriva ut listor och rapporter. Alla som har genomgått en utbildning kan dessutom ändra vissa saker i systemet. Registrera nya medlemmar, ändra medlemmars kontaktuppgifter, märka upp medlemmar med egenskaper, administrera föreningens förtroendeuppdrag samt administrera föreningens medlemsavgifter. Alla medlemmar kan ändra vissa egna uppgifter genom att logga in på Mina sidor. E-post, telefonnummer, intresseområden, behov av lättläst information. Adressen till Mina sidor är: 3

4 2. Sök Sökbilden (figur 2a) är uppdelad i flikar bestående av; Person Medlem Grupper Figur 2a 4

5 2.1 Personfliken Sökning kan ske i alla fält. Det räcker med att fylla i ett fält för att starta en sökning. Vill man att sökningen skall styras av flera parametrar kan man välja att fylla i fler fält. ID I systemet har varje registrerad person ett ID nummer. För att söka på ett ID nummer fyller man i detta här. Vill man söka på flera id-nummer samtidigt kan man separera dessa med, (Komma) Förnamn Personens förnamn Efternamn Personens efternamn c/o Care of adress. Gatuadress T.ex. Frestavägen 78 Extra adressrad I de fall det behövs en extra adressrad skall detta fält användas Postnummer Postnummer t.ex Kan anges både med och utan mellanslag eller Ort Ortsnamn. T.ex. Sundbyberg Land Land T.ex. Sverige Lättläst (egenskap) Personen har begärt att få information på enkel svenska. Telefon T.ex Mobiltelefon T.ex E-post T.ex. fornamn.efternamn@fub.se E-postfältet markeras med en färg för att indikera om adressen fungerat vid föregående utskick. Olika färgkoder representerar olika status för registrerad e- post adress. Det fungerar enligt nedan: Grönt = Adress ok (om den har testat i ett e-post utskick) eller ny adress som inte använts ännu. Rött = Personen har själv avböjt e-post utskick (Mottagaren har gjort en reply med "Unsubscribe" i ämnesfältet) Blått = Permanent fel, fel i adressen, mottagaren finns inte, domänen finns inte Gult = tillfälligt fel mottagarens konto är fullt Det är bara gröna och gula adresser som kommer med i massmailen Fax T.ex Arb. Telefon Arbetstelefon Arb. Mobil Arbetsmobiltelefon Arb. Fax Arbetsfax Födelsedatum Födelsedatum anges i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD Ex Personnummer Personnummer anges i formatet Kön De alternativ som finns tillgängliga för kön är; Kvinna, Man och Inte angivet 5

6 Adresstatus De alternativ som finns är; Giltig Aktiv är standardstatusen. När statusen aktiv är satt kommer posten att hittas vid vanliga sökningar. Passiv Passiv anger att denna post för tillfället inte är aktiv. Det kan vara när en medlem/givare inte skall synas i registret längre. Man kan likställa det med att ta bort en post, fast det man de facto gör är att gömma den från vanliga sökningar. Okänd adress Info Skyddad identitet Person med skyddad identitet. Avpersonifierad Har ingen aktiv kontakt ägt rum de senaste tre åren skall en registerpost sättas till Avpersonifierad. Det betyder i korthet att personen inte längre är intressant att ha kvar i registret. Detta har även kopplingar till lagen om lagring av persondata, PUL. Relationer Relation2 Relation3 E-post status Avliden Info Har god man eller annan betalare. Personen betalar inte faktura själv. Är god man eller annan betalare. Personen betalar faktura åt någon annan. Både har och är god man eller annan betalare. Ok /ej testad = Grönt Avanmäld = Rött Okänd status/permanent fel = Blått Temporärt fel = Gult 6

7 2.2 Medlemsfliken Här kan man söka efter enskilda medlemmar eller en grupp medlemmar med samma egenskaper. Figur 2b visar hur medlemsfliken ser ut. Figur 2b Alla fält under medlemsfliken är sökbara. Genom att fylla i ett värde i någon eller flera av fälten innan man klickar på Sök. Nedan följer en beskrivning av de olika fälten. Medlemsnummer Organisation Medlemskategori Status Aktuell period Medlem sedan Betalt t.o.m. För att söka på ett medlemsnummer fyller man i detta här. Observera att detta inte är samma som personens ID nummer. Här väljer man i vilket länsförbund eller lokalförening man vill söka medlemmar. De alternativ som finns är; Alla medlemmar. Huvudmedlem. Familjemedlem. Huvudmedlem + fam. (Endast föreningar som har familjeavgift ). Familjemedlem + fam. (Endast föreningar som har familjeavgift ). De alternativ som finns är; Aktiv. Passiv. Utträdd. Ange mellan vilka datum som sökningen ska ske. Ange från vilket datum som sökningen ska ske. Ange t.o.m. vilket datum som sökningen ska ske. 7

8 2.3 Utföra en sökning Vill man söka efter en medlem i registret börjar man med att öppna sökbilden genom att klicka på Sök i navigeringsmenyn. Man kan söka i flera flikar samtidigt. Efter att du fyllt i de uppgifter under personfliken du vill söka på, klicka på nästa flik och fortsätt fylla i. Exempel 1 Anta att vi vill söka efter användare som har förnamnet Per. Först skriver vi Per i fältet för förnamn och trycker sedan på Sök. Sökträffar visas i tabellform, vilket visas i figur 2c nedan. Figur 2c 8

9 I listan nedan beskrivs de olika delarna av sökresultatet. 1. Visar antal sidor med svar. Träffarna genererade under denna sökning får inte plats på en sida. Totalt finns det sju sidor med sökträffar. Du har även möjlighet att i listan välja hur många träffar du vill skall synas per sida. De alternativ som finns är; Alla 2. Här visar systemet hur många träffar den utförda sökningen gav. 3. Funktionsmenyn. Denna används för att bearbeta dina sökresultat. 4. ID nummer för de sökträffar sökningen gav. Varje person i systemet har ett individuellt ID nummer. 5. Efternamn 6. Förnamn 7. Adress 8. Postnummer 9. Postort 9

10 Exempel 2 Anta att vi vill söka efter medlemmar med namnet Per, som andra kriterium vill vi att sökningen endast skall visa de medlemmar som bor i Stockholm. Som i exempel 1 så skriver vi Per i fältet för förnamn och matar sedan även in Stockholm i fältet Ort. Resultatet av sökningen kan ses i figur 2d. Figur 2d Sökningen kan, som visas i exemplen ovan skräddarsys för att ge precis de sökträffar man vill få fram. Alla fält är sökbara, vilket ger en stor frihet att få fram de träffar man söker. I de fall där sökningen endast genererar ett svar, t.ex. En person, så kommer sökfunktionen automatiskt visa den medlemmens detaljsida (personbilden). 10

11 2.4 Specialtecken att använda vid sökning För att effektivt kunna utföra sökningar finns nedanstående alternativ som kan effektivisera sökningarna ännu mer. Tecken Betydelse Exempel! Inte Används om man vill utesluta värden från sökningen > Större än Tar med alla värden strikt större än det angivna. Fungerar även på strängar < Mindre än Tar med alla värden strikt mindre än det angivna. Fungerar även på strängar - Intervall Tar med alla värden mellan två angivna. Fungerar inte på strängar -- Datumintervall Tar med alla datum mellan två angivna. Fungerar bara datumfält. Tomt Kräver att det angivna fältet ska vara tomt.? Wildcard Ersätt ett tecken med vad som helst!1234 Tar inte med t.ex. id 1234 i sökningen >1234 Tar med alla t.ex. id större än 1234 >Östberg Tar med alla t.ex. efternamn större än Östberg (som Öster) <1234 Tar med alla t.ex. id mindre än 1234 <Andersson Tar med alla t.ex. efternamn större än Andersson (som Anderberg) Tar med alla t.ex. id mellan 1000 och Tar med alla t.ex. inträdesdatum mellan 1 juni och 30 juni 2007?asse Tar med både Hasse och Lasse, Flera värden 12,14,16 Tar med t.ex. id 12 och 14 och 16 * Wildcard Ersätter inget eller flera tecken, vilka som Kombination av tecken. Inte + Tomt = Inte tomt *sson Tar med Andersson, Johansson och alla andra som slutar på sson Kräver att det angivna fältet inte ska vara tomt. 11

12 2.5 Funktionsmenyn Sökfunktionen är till för att administrera de medlemmar som finns i er organisations register, men ytterligare en viktig funktion är att de sökträffar som presenteras kan användas för att göra utskick, se statistik över sökresultatet etc. Dessa funktioner styrs från funktionsmenyn (figur 2e). Figur 2e Skapa ett e-postutskick för framsökta personer Det finns möjlighet att på ett snabbt och enkelt sätt skicka grupp-mail till de personer en sökning har gett. För att göra detta klickar man på;. När man trycker på knappen för e-postutskick öppnas det en guide i ett nytt fönster (figur 2f) som innehåller de alternativ och inställningar som behöver göras innan e-posten kan skickas. Figur 2f I figur 2f visas information om hur många e-postadresser som detta utskick kommer gå till tillsammans med antalet personer. Under informationen Antal med två e-postadresser kan man se hur många av dem som har två e-postadresser. Det är alltså inte fråga om att en dubblett skickas, utan att någon eller några av de personer som söktes fram har mer än en e-postadress registrerad, och ett val måste göras till vilken av adresserna som e-posten skall skickas till. Man väljer därför till vilken e-postadress man vill att detta utskick skall gå, vilket man gör längst ner på sidan. När man gjort dessa observationer och eventuella val trycker man på Vidare. 12

13 Efter att man tryckt på Vidare visas nästa bild, som visas i figur 2g nedan. Uppe i högra hörnet av bilden som visas i figur 2g finns det en excelsymbol uppe i högra hörnet. Klickar man på denna genererar systemet automatiskt hela urvalets kontaktinformation med e-postadress. Figur 2g När alternativen är granskade och inställda klickar man på Vidare. Därefter skall själva meddelandet skrivas. Se figur 2h nedan. 1. I fältet Ämne skriver du meddelandets ämne. 2. Välj FUB:s e-postmall i listan genom att klicka på pilen. 3. Skriv texten i meddelandet. 4. Formatera texten genom att använda redigeringsmenyn. 5. Om du vill kan du skicka ett testmail till valfri adress. Det är mycket värdefullt att kunna kontrollera formateringen av mailet innan man skickar det till hela sitt urval. 6. När formateringen av texten i meddelandet är färdig klickar man på Vidare. Innan mailet slutligen skickas så kommer vi att få en förhandsgranskning av hur det kommer se ut. Figur 2h När man är nöjd med förhandsgranskningen klickar man på Skicka, varpå meddelandet skickas till alla valda mottagare. 13

14 2.5-2 Länsstatistik För att visa länsstatistik för ett sökresultat klickar man på funktionsikonen;. Då öppnas ett nytt fönster (Se figur 2i). Bilden visar en översikt över landets län, både grafiskt och i siffror. Här kan man bl.a. välja om man vill visa per Andel eller per Antal. Skillnaden mellan ovanstående är att antal är det faktiska antalet personer i ett län, medans andel är antalet person delat med antalet boende i länet. Figur 2i 14

15 2.5-3 Åldersstatistik För att visa åldersstatistik för en sökning klickar man på funktionsikonen;. Då öppnas ett nytt fönster som visar åldersfördelningen enligt ett givet antal alternativ som visas i figur 2j nedan. Här har man även möjlighet att skriva ut bilden genom att trycka på knappen Print nere i högra hörnet. För att se en specifik stapels värde, håller man musen över den och får då upp värdet i en grå liten box. Figur 2j 15

16 2.5-4 Exportera adresser till Excel Efter en sökning har man möjligheten att exportera sitt sökresultat till Excel, direkt från funktionsmenyn genom att klicka på funktionsikonen;. Man får då en fråga var man vill spara filen. Spara filen på en plats där du enkelt kan hitta filen, eller välj Öppna för att öppna filen direkt. Excelfilen innehåller all kontaktdata från personbilden, med undantag för e-post Exportera valfri data till Excel Funktionen exportera valfri data möjliggör enkel och snabb export av data för ett sökresultat. Exporten sker till Excel, och man väljer själv vilka data som skall följa med vid exporten. Exempel Funktionen arbetar med ett sökresultat, ovanför sökresultatet finns funktionsmenyn. För att påbörja den valfria exporten klickar man på knappen. Ett nytt fönster öppnas då som visas i figur 2k. Välj vilka kolumner du vill ska synas i excelarket och klicka sedan på knappen Exportera till Excel. Figur 2k 16

17 2.5-6 Exportera listan till excel Till skillnad från exportera valfri data som beskrivits tidigare, har funktionen för att anpassa export och visning en mer interaktiv funktion. Man kan med hjälp av detta modifiera den information som visas i sökresultatet. Efter att man utfört en sökning och listan med sökresultat visas är de standardiserade rubrikerna; ID, Efternamn, Förnamn, Gatuadress, Postnummer, Ort. Ibland behöver man fler detaljer. Därför finns en funktion som möjliggör att ändra och byta ut rubriker i sökresultatet. Genom att klicka på en rubrik i sökresultatet öppnar man en lista med möjliga val för visning. I exemplet nedan (figur 2l) har man klickat på ort, vilket visas genom att ort är blåmarkerat i listan som visas. Pilarna till höger om varje kolumnnamn används för att sortera i stigande eller fallande ordning. När man är nöjd med sitt resultat som visas på skärmen har man möjligt att exportera datan så som den visas. För att göra detta använder man knappen. Figur 2l Figur 2l visar hur man har valt att visa födelsedatum istället för ort i kollumen längst till höger. Alla rubriker går att ändra utom ID. 17

18 2.5-7 Utskriftsmenyn Längst till höger i funktionsmenyn hittar man ikonen för att öppna utskriftsmenyn;. När man klickar på utskriftsikonen öppnas utskriftsmenyn, som visas i figur 2m. Viktigt att nämna om utskriftsmenyn är att den inte skriver ut direkt till skrivaren. Först får man bl.a. välja vilken typ av rapport man vill skriva ut, vill man sedan skriva ut gör man det från programmet som rapporten öppnas i. Figur 2m 18

19 3 Registrera ny medlem OBS! Det är bara lokaladministratörer som genomgått utbildning som kan registrera nya medlemmar. 3.1 Registrera personuppgifter. 1. Klicka på Ny i navigeringsmenyn. 2. Registrera adressuppgifter, telefon och e-post, födelsedatum samt kön. 3. Klicka på knappen spara. OBS! Det är viktigt att man skapar ett medlemskap till den nya medlemmen på en gång. Eftersom en lokaladministratör endast kan se sina egna medlemmar blir det problem om man loggar ut innan man skapat medlemskapet. Tips! För enkelhetens skull bör man registrera huvudmedlemmen innan man registrerar familjemedlemmar. Då föreslår systemet huvudmedlem när man kopplar familjemedlemmar. När du har registrerat den nya medlemmen öppnas info-fliken för den nya medlemmen. 19

20 20

21 3.2 Skapa medlemskap. 1. Klicka på fliken visa medlem. Den är gråmarkerad eftersom det ännu inte finns något medlemskap. 2. Välj lokalförening i fältet Organisation. 3. Välj huvudmedlem eller familjemedlem i fältet Medlemskategori. Om föreningen har en familjeavgift ska du välja alternativet Huvudmedlem + fam eller Familjemedlem + fam. 4. Klicka på knappen spara. Status ska vara Aktiv. 21

22 3.2 Skapa koppling mellan huvudmedlem och familjemedlem. När du registrerar en familjemedlem måste du markera vem som är huvudmedlem. Huvudmedlem och familjemedlem skall vara mantalsskriven på samma adress. Minst en person i familjen ska vara huvudmedlem 1. Klicka på symbolen under fältet Huvudmedlem. 22

23 2. Nu öppnas ett nytt fönster där man kan söka efter huvudmedlemmen eller välja den huvudmedlem som systemet föreslår. Har man registrerat huvudmedlemmen först föreslår systemet huvudmedlem baserat på gatuadress. 23

24 3.3 Annan betalare och god man. Om någon annan än medlemmen ska betala medlemsavgiften ska man skapa en koppling till en annan betalare eller en god man/förvaltare. Alla andra utskick som t.ex. medlemstidning och medlemskort kommer att skickas till medlemmen. Det är bara fakturan som skickas till en annan person. 1. Först måste man skapa personen som ska betala fakturan. Denna person behöver inte vara medlem. 2. Öppna info-fliken för medlemmen. 3. Klicka på Skapa ny relation längst ned till höger. 24

25 4. Nu öppnas ett nytt fönster där man kan söka efter God man/förvaltare och Annan betalare genom att bocka för respektive alternativ samt skriva id-nummer eller namn och ort. 5. Öppna fliken visa medlem. Ändra Faktura till annan betalare eller god man. 25

26 4 Egenskaper OBS! Det är bara lokaladministratörer som genomgått utbildning som kan skapa egenskaper. 4.1 Skapa egenskaper. Genom att tilldela personer egenskaper går det att söka fram grupper av personer med samma egenskap. Har föreningen till exempel danser kan man ge egenskapen dans till deltagarna och på så sätt går det att söka fram dessa i KomMed. 1. Klicka på Egenskaper i navigeringsmenyn. 2. Skapa en ny egenskap genom att skriva ett egenskapsnamn och klicka sedan på knappen spara. 3. Klicka på egenskapens namn. (I detta exempel Dans). 26

27 4. Skapa ett nytt värde och klicka på spara. (I detta exempel onsdagsdansen). Man kan skapa flera värden till en egenskap. ( I detta exempel skapar vi även lördagsdansen). För att det ska gå att välja flera värden samtidigt måste man kryssa i bockrutan Multival. 5. Egenskaper och värden aktiveras genom att klicka på den röda fyrkanten efter egenskapen eller värdet. På samma sätt avaktiverar man dessa. Grön fyrkant betyder att den visas i KomMed och röd betyder att den är dold. 27

28 6. Under infofliken kan man nu tilldela egenskaperna lördagsdansen och onsdagsdansen. Vill man välja fler än ett alternativ håller man ned Ctrl-knappen när man klickar på egenskapen. För att ta bort egenskapen från personen klickar man på alternativet --välj --. (I detta exempel --välj dans--). 7. I sökbilden, under fliken person, kan man nu välja att söka personer med de nya egenskaperna. 28

29 5 Medlemsrapport 5.1 Söka nya medlemmar, utträdda medlemmar och obetalda medlemsavgifter 1. Klicka på Medlemsrapport i navigeringsmenyn. 2. Välj startdatum och slutdatum. 3. Välj rapport: Nya medlemmar, utträdda medlemmar eller obetalda medlemsavgifter. 4. Klicka på knappen skicka. Nu öppnas rapporten som ett excelark. 29

30 6 Skriva ut etiketter 1. Klicka på Sök i navigeringsmenyn. 2. Öppna Medlemsfliken. 3. Välj lokalförening om detta inte är förvalt. 4. Välj medlemskategori. 5. Välj status Aktiv. 6. Klicka på Sökknappen. 7. Klicka på utskriftsikonen. 8. Välj Adressetiketter 9. Välj format PDF 10. Klicka på Vidareknappen. 30

31 11. Längst ned i fönstret kan du nu välja om du vill öppna eller spara PDF-filen. För att skriva ut välj Öppna och skriv ut PDF-filen (Arkiv / Skriv ut). 31

32 12. OBS! När du får upp nedanstående dialogruta är det viktigt du markerar verklig storlek under storleksalternativ innan du trycker på Skriv ut. (Se punkt 13 om du har en äldre version av Acrobat Reader). 13. OBS! När du får upp nedanstående dialogruta är det viktigt att du ser till att Sidskala står inställt på Ingen och att Autorotera och centrera inte är förbockat innan du trycker på OK. 32

33 För att skriva ut PDF-filer använder du Acrobat Reader. Saknar du Acrobat Reader finns den att hämta gratis på KomMed är anpassat för etiketter av märket "Laseretikett 70x37,1 mm". Antal etiketter tvärs över 3, antal etiketter ned 8. 33

34 7 Skriva ut medlemslista 1. Klicka på Sök i navigeringsmenyn. 2. Öppna Medlemsfliken. 3. Välj lokalförening om detta inte är förvalt. 4. Välj medlemskategori. 5. Välj status Aktiv. 6. Klicka på Sökknappen. 34

35 7. Klicka på utskriftsikonen. 8. Välj Medlemslista 9. Välj format PDF 10. Klicka på Vidareknappen. 35

36 11. Längst ned i fönstret kan du nu välja om du vill öppna eller spara PDF-filen. För att skriva ut välj Öppna och skriv ut PDF-filen (Arkiv / Skriv ut). När du ska skriva ut listor ska du se till att Sidskala står inställt på Anpassa till utskrivbart område och att Autorotera och centrera är ibockat innan du trycker på OK. 36