Socialförvaltningens stabsfunktion

Transkript

1 rev Socialförvaltningens stabsfunktion Denna uppdragshandling reglerar stabens uppdrag samt organisation. Bakgrund Socialförvaltningens stab har genom åren varit organiserad på olika sätt. Den har varit sammanhållen av en chef med sammanhållning som en fördel. I nuvarande organisation finns tre avdelningar/enheter med fördelen att det finns ett tydligt ansvar för personal-, respektive ekonomifunktionen. Planeringsavdelningens roll och ansvar har varit otydlig när det gäller vem som har mandat att initiera utredningar. I och med att socialnämnden beslutat om alternativ regi i relativt stor utsträckning har en översyn gjorts, då stabens uppdrag behöver anpassas utifrån högre krav om tillsyn, avtalshantering och upphandling. En extern konsult har gjort en rapport, staben har själva fört diskussioner som förts vidare till förvaltningschefen genom administrativ chef, PA-enhetschef och planeringschef. Förslag organisation Staben organiseras i två avdelningar; administrativa avdelningen och planeringsavdelningen. Planeringsavdelningens ledning utgörs av planeringschef och biträdande chef (nyrekrytering). Biträdanderollen tillsätts för att säkra kontinuitet och generationsväxling. Administrativa avdelningen leds av administrativ chef men har två funktioner; personalfunktion och ekonomifunktion och därutöver nämndssekretariat och ett antal administrativa uppgifter. Administrativ chef är tillika funktionsansvarig för personalfrågor. Controller är funktionsansvarig för ekonomi men har inte personal, budget och arbetsmiljöansvar. Detta ansvar ligger hos den administrative chefen. För att underlätta rapportering i ekonomifrågor ligger funktionsansvarig ekonomi direkt under förvaltningschef. För at få en fungerande lösning är det viktigt att definiera funktionsansvarets innebörd och gränsdragning till arbetsgivaransvaret. Idag ligger alkoholhandläggaren inom staben men eftersom det är myndighetsutövning föreslås att denna tjänst flyttas till Individ- och familjeomsorgen. ORA- tjänsten utför också arbetsuppgifter för Individ- och familjeomsorgen och bör därför ligga under denna avdelning. Avgiftshandläggningen sker idag på Stöd och hälsa men har egentligen en tät ekonomianknytning och flyttas därför förslagsvis till administrativa avdelningen. Det pågår ett antal processer i förvaltningen som eventuellt kan bidra att staben växer på grund av centralisering av ytterligare funktioner, vilket kan innebära att ovanstående fördelning kan behöva ses över inom överskådlig tid. Personalkonsekvenser inom staben redgörs för under rubriken personalkonsekvenser. Budget för planeringschef, administrativ chef och funktionsansvarig ekonomi ligger under förvaltningschefen och ingår inte i angivna resurser. 1

2 Nedan redovisas uppdrag och resurser för respektive avdelning. Utifrån denna uppdragshandling och givna resurser får respektive avdelningschef i ansvar att organisera arbetet. Ansvarsområde administrativa avdelningen Inom administrativa avdelningen läggs personal- och ekonomifrågor, nämndsadministration samt viss övrig administration. Avdelningen skall ge stöd och service till nämnd, allmänhet, ledning, förvaltning samt inneha specialistkompetens inom ansvarsområdet. Nedan följer en översikt om vad ansvarsområdena innefattar: Personalfunktion Rehabfrågor Utbildningsplanering Kompetensförsörjning Löneprocessen Samverkansadministration enligt samverkansavtalet Arbetsmiljöfrågor Förhandlingsärenden Lönekonsultation Strategiska personalfrågor Administrering annonsering och LAS-bevakning HSA back-up Konsultativt stöd till verksamhetens chefer inom hela Pa-området Ekonomifunktion Budget Uppföljning/Bokslut Kalkylering Intern kontroll Räkenskapssammandrag Rekvirera statsbidrag (efter ansökarens anmodan) Avgiftshandläggning inkl reglemente och författningssamling Ekonomistyrning (kodförteckning, köp-sälj etc.) Fakturahantering Nämnds- och övrig administration Nämndssekretariat Diarium Hemsida/Publikationer Yttranden Administrera synpunktshantering inkl. Lex Sarah (ej analys) Administration, sekreterarskap kvinnofrid Administration av TES telefoner i sin helhet Behörighetsadministration för TES-webb (externa utförare) Brukaradministration i TES för externa utförare Bokning resor mm Fakturor/diverse administration för verksamhetschef Stöd och Hälsa 2

3 Ansvarsområde Planeringsavdelningen Utöver befintliga resurser och omflyttningar äskas resurser inför 2013 motsvarande 2,5 årsarbetare som avser uppföljningsfunktion och MAR. Omvärldsbevakning Följa vad som händer inom verksamhetsområdet. Verksamhets- och metodutveckling Planeringsavdelningen förväntas hålla förvaltningen väl orienterad och där så är nödvändigt föreslå förändringar avseende metoder för genomförande av verksamheten som ligger i linje utvecklingen nationellt och men hänsyn tagen till myndigheter samt i dialog med övriga aktörer inom området (Region mm). Uppföljning av verksamheten internt och externt Avdelningen skall följa upp verksamheten för att säkerställa kvalitet och avtalsföljsamhet: Uppföljningen följer av nämnden fastställt plan för uppföljning. Avdelningen redovisar årligen en plan för genomförandet av resp. års uppföljning Uppföljningen skall även inkludera en mätning av dataregisters kvalitet All uppföljning skall kompletteras med förslag till förbättringar Vid eventuellt instiftande av MAR-funktion skall den placeras vid planeringsavdelningen. Kvalitetsstrateger med spetskompetens inom socialförvaltningens ansvarsområde kommer att utföra uppföljningsarbetet tillsammans med MAS/MAR. Utredningar Socialnämnd eller socialchef initierar utredningsuppdrag, vilket sker när de skall utgöra beslutsunderlag för socialnämnden eller är av principiell vikt. Alternativa driftsformer Avdelningen ansvarar för förvaltningens arbete med alternativa driftsformer. Ansvaret omfattar kunskap och utförande av Upphandlingsprocessen (LOU och LOV) Avtalsförvaltning Kontakt till externa utförare Uppdrags- och målformuleringar Prognoser och behovsanalyser Planeringsavdelningen ansvarar för att till socialnämnd och socialchef ta fram prognoser och analyser avseende framtida behov av resurser och platser inom socialnämndens ansvarsområde. Förvaltningens IT-funktion Planeringsavdelningen har ett samordnande ansvar för IT-frågor, vilket innefattar Upphandling och avtalsförvaltning av IT system socialnämnden ansvarar för 3

4 Expertkompetens i Magna Cura ÄOH, Magna Cura IFO, Meddix, TES, Pulsen combine och andra kommande system Systemförvaltning, utveckling och support i verksamhetssystem, planerings- och uppföljningssystem. Leverantörskontakter Statistik och underlag till utredningar Utbildningsinsatser Information till och hos verksamheterna IT-jour Projektledning Kontaktperson EU Avdelningen tillhandahåller kontaktperson i EU-frågor. Samordningsansvar statistik/register Planeringsavdelningen har ett samordnande ansvar avseende statistik som skall lämnas till myndigheter. Samordningsansvaret innebär att alla enkäter går via avdelningen som sedan vidareförmedlar till verksamhetsansvariga. Uppgiftslämnande verksamhet har ansvar för att den statistik som lämnas är korrekt. I samordningsansvaret ingår dock att göra rimlighetsbedömningar avseende inrapporterad statistik. Samordning av arbetet med kvalitetsregister och nationellt fackspråk. Lokalsamordning Budget för lokaler Upprätta underhållsplaner samt dokumentation av åtgärder, inklusive brandskydd Förvaltningens kontaktperson i lokalfrågor Lokalanskaffning och uppsägning Hantering av utrustningsfrågor i konkurrensutsatt verksamhet Stimulansmedel/statliga satsningar Avdelningen ansvarar för att hålla samman hanteringen av stimulansmedel, vilket innebär att man skall bevaka, initiera ansökan, och samordna hantering av stimulansmedel. Arbetet med att utforma ansökningar skall ske i samarbete med operativ verksamhet. Det är inte klart var stimulansmedel etc skall ligga. Förvaltningsledningen skall diskutera detta ytterligare. 4

5 Personalkonsekvenser av organisationsförändringen PA-enhetschef övergår till att bli administrativ chef. Controller blir tillika funktionsansvarig för ekonomi och arbetar direkt underställd socialchef. Verksamhetsutvecklare äldreomsorg omvandlas till kvalitetsstrateg och flyttar till planeringsavdelningen. Tjänsten som nämndssekreterare flyttas från planeringsavdelningen till administrativa avdelningen. Lokalsamordnaren flyttas från administrativa avdelningen till planeringsavdelningen. Alkoholhandläggare och ORA-ansvarig flyttar till Individ- och familjeomsorgen, då dessa tjänster har närmare anknytning till denna avdelning. Administrativa avdelningen övertar avgiftshandläggningen inkluderande assistenterna Marianne Nelsson, Eva-Lena Kullberg och Marie Wallgren, vilket innebär att de utgår från den administrativa organisationen på Stöd och hälsa. Medel för 2,5 åa äskas i 2013 års budgetprocess för verksamhetsuppföljning och MAR. Biträdande planeringschef rekryteras istället för den vakanta tjänsten som verksamhetsekonom. Frågor att arbeta vidare med Tydliggörande av funktionsansvar ekonomi. Definiera rollen och ansvaret som kvalitetsstrateg i förhållande till operativ drifts ansvar i intern/extern regi. Klargöra rollen som kvalitetsstrateg i förhållande till MAS-funktionen. Skall kvalitetsstrategerna kunna ge stöd/vägledning till operativ drift och i så fall under vilka former? Backup för varandra Omflyttning rum 5

6 Bilaga 1 Organisationsfigur Förvaltningschef Malin Krantz Stöd och hälsa Verksamhetschef: Ola Götesson Hemtjänst Tf verksamhetschef: Birgitta Lomander Johansson Individ- o familjeomsorg Verksamhetschef: Wolf Zughaft Biståndsenhet Verksamhetschef: Yvonne Utbult Stab Planeringsavdelning Planeringschef: Heinrich Schöpf Administrativ avdelning Administrativ chef: Eva-Lena Dahl Funktionsansvarig ekonomi Controller Fredrik Andersson Externa utförare Se förteckning 6