Internrevisionens uppföljning av beslut med avseende på studenters och doktoranders situation och trivsel

Transkript

1 USP.3. 3-:; BESLUT Dnr LiU (2) Internrevisionens uppföljning av beslut med avseende på studenters och doktoranders situation och trivsel Internrevisionen har i en rapport följt upp och bedömt styreffekten av ett urval av beslut och policydokument tillkomna i syfte att förbättra studenters respektive doktoranders situation och trivsel. Rapporten avser universitetets hantering av 2012 års studentenkät (Nöjd Student Index, NSI), uppföljning av universitetsstyrelsens inriktningsbeslut 2007 rörande studiestödsformen för doktorander i förening med universitetets hantering av resultatet av 2013 års doktorandundersökning samt rektors beslut rörande studieavgifter för studenter utanför EES-området och Schweiz respektive uppdrag med anledning av universitetsstyrelsens beslut om en internationaliseringsplan. De valda besluten uppvisar inbördes en betydande bredd och fördelar sig i ett fall över en längre tidsperiod. Internrevisionens iakttagelser rörande 2007 års genomgripande inriktningsbeslut rörande studiestödet för doktorander med anställning som doktorand som huvudregel är närmast summariska till sin natur. Rapportens kommentarer till arbetet med universitetets internationaliseringsplan och beslutshanteringen rörande studieavgifter rör några mindre förbättringsåtgärder. I nämnda delar saknas närmare skäl för några särskilda kommentarer från universitetsstyrelsens sida. Övergripande bör dock uppmärksammas att universitetsstyrelsen vid dagens sammanträde i särskild ordning behandlar uppföljningen av 2012 års studentenkät En stor del av granskningen fokuserar på de beslut som innehållit anvisningar för framtagandet av handlingsplaner eller åtgärdsplaner. Internrevisionen har noterat att berörda delar av universitetet inte alltid hörsammar specifika delar av anvisningarna i besluten. Detta kan gälla såväl formaliakrav som krav på utformning och innehåll eller instruktioner att sprida och publicera resultat. Granskningen visar vidare att de delar i besluten som berör återkoppling till berörda studenter, publicering av planerat och pågående arbete samt redovisning av uppföljning av tidigare arbete inte prioriterats. Revisionsrapporten ger anledning till följande överväganden. Universitetsstyrelsen och rektor är för verkställigheten av fattade beslut ofta beroende av ett antal konsekvensåtgärder inom fakultets- och institutionsorganisationen - ibland också i samverkan med universitetsförvaltningen. Den senaste ISKrapporten har i avsnittet om ledningsprocesser bl a erinrat om vikten av grundläggande ordning och reda i fråga om ärendehantering i vid mening. Samtidigt väcker den löpande verksamheten vid universitetet återkommande frågor som rör villkoren för verkställigheten av fattade beslut, detaljeringskraven i fråga om handlingsplaner och andra fullföljdsinstrument samt om formerna för återkoppling och uppföljning. Linköpings universitet Universitetsstyrelsen

2 2(2) Intemrevisionens allmänna slutsatser i forevarande fall är forstås obestridliga i fråga om att alla som berörs av verkställande uppgifter har att på ett öppet och tydligt sätt kommunicera det arbete som utfors och de resultat arbetet medfor. De exempel som anfors i rapporten rörande bristande uppfoljning av i besluten lämnade anvisningar ger dock anledning till foljande reflektion. I all ärendeberedning - särskilt sådan som forutsätter aktiv medverkan av universitetets olika organisatoriska grenar vid genomforande av fattade beslut måste beaktas vilken grad av anvisningar och krav på följdåtgärder som är meningsfulla från såväl resultat- som effektivitetssynpunkt. De i rapporten redovisade exemplen ger åtminstone i vissa fall intryck av att besluten fått en alltfor detaljerad utformning. Med avseende på beslut som fattas av universitetsstyrelsen- sett mot bakgrund av utvecklingsarbetet med styrelsens verksamhetsplan och strategikartans indikatorer - kommer de1ma aspekt fortlöpande att prövas, i syfte att uppnå väl avvägda styreffekter. Med dessa kommentarer lägger universitetsstyrelsen internrevisionens rapport till handlingarna. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Anna Ekström, universitetets rektor Helen Dannetun och övriga ledamöterna, Sebastian Becker, Magnus Berggren, Carin Franzen, Magnus Hall, Paul Håkansson, Margareta Josefsson, Tobias Karlsson, Albin Mannerfelt, Helena Persson, Kerstin Wigzell, Jan-Erik Ögren och Karin Öllinger. Vidare har närvarit prorektor Karin Fälth Magnusson, suppleanten Fredrik Lindeberg, personalforeträdama Krzysztof Marciniak och Annika Stenberg, styrelsens sekreterare Jenny Ljung, tillträdande studeranderepresentanterna Maja Andersson, Karin Jerner och Johan Wester, kommunikationsdirektören Mariethe Larsson, universitetsdirektören Kent W altersson samt universitetsrådet Göran Hessling, den sistnämnde föredragande. Anna Ekström Unkopings universitet

3 REVISIONSSRAPPORT Dnr LiU (1 1) Uppföljning av beslut- För studenters och doktoranders situation och trivsel linköpings universitet Internrevisionen

4 2(11) Innehåll SAMMANFATTNING Bakgrund och riskbedömning Granskningens omfattning och inriktning Granskningens resultat Hantering av studentenkät Doktorandernas anställningsformer och hantering av doktorandundersökning Internationalisering och avgiftsstudenter Internrevisionens rekommendationer Bilaga - Förkortningar i rapporten Linköpings universitet

5 3(11) styrelse och rektor Revisionsrapport: Uppföljning av beslut SAMMANFATTNING Internrevisionen (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan för 2014 granskat följsamheten och styreffekten av ett antal beslut. Granskningen syftar till att följa upp och bedöma styreffekten i ett urval av beslut och policydokument vars uttalade avsikt är att förbättra studenters eller doktoranders situation och trivsel. Följande delar har valts ut: Hantering av studentenkät 2012 Doktorandernas anställningsformer och hantering av doktorandundersökning 2013 Internationalisering och avgiftsstudenter Granskningens resultat Hantering av studentenkät Handlingsplaner för hantering av resultaten i studentenkäten har tagits fram av alla som angivits i beslut. Samtliga har formulerat prioriterade åtgärder för att förbättra arbetsmiljön för studenterna. Hanteringsbeslutet innehåller anvisningar om att handlingsplanerna ska innehålla en beskrivning av hur arbetet med vidtagna åtgärder ska återkopplas till berörda studenter. Endast handlingsplanen från Hälsouniversitetet innehåller resonemang om en sådan återkoppling. Prorektor fick ansvaret för att följa upp handlingsplanerna och sammanställa vidtagna åtgärder. En rapportering av detta planeras att lämnas till universitetsstyrelsen i juni Doktorandernas anställningsformer och hantering av doktorandundersökning Linköpings universitet har fattat ett beslut om anställningsformer för doktorander som i praktiken innebar att anställningsformen utbildningsbidrag skulle avskaffas. Anställningsformen utbildningsbidrag är idag i princip avskaffad. Samtliga fakulteter och institutioner fick i uppdrag att analysera utfallet av doktorandenkäten och formulera åtgärdsplaner som tillsammans med uppföljning av föregående åtgärdsplaner skulle skickas till registrator. Samtliga fakulteter och institutioner har formulerat åtgärdsplaner. Det var dock fyra institutioner som inte skickade åtgärdsplanen till registrator, eller gjorde åtgärdsplanen enkelt tillgänglig på annat sätt. Endast en fakultet och fyra institutioner skickade med en uppföljning av föregående åtgärdsplaner. Hanteringsbeslutet anger vad som bör framgå i planerna. IR gör bedömningen att fyra institutioner följt instruktionen om vad som bör framgå i planerna i form av redovisning av åtgärder, ansvarig för genomförande, ansvarig för uppföljning, resurser, tidsåtgång samt uppföljning. Ingen fakultet har fullt ut följt instruktionerna om vad som bör framgå i planerna. Ingen av fakulteterna eller institutionerna har i sin åtgärdsplan kopplat åtgärder och aktiviteter mot mål eller visioner som det angivits i instruktionerna. Fakulteterna fick även i uppdrag att samordna med berörda institutioner för att kunna beakta gemensamma områden, samt samla in åtgärdsplaner och publicera dessa på sina webbplatser. Samtliga fakulteter har involverat institutionerna i beaktande av gemensamma områden. Fakulteterna har dock inte publicerat sina och institutionernas åtgärdsplaner på sina webbplatser. Utbildningsvetenskapens åtgärdsplan, tillsammans med åtgärdsplaner från institutioner med anknytning till utbildningsvetenskap, finns däremot publicerade på den centrala webbplatsen för doktorandenkäten. Internationalisering och avgiftsstudenter Det finns ett specifikt regelverk omkring de studenter som betalar en avgift för att studera på universitetet. Uppföljningen av dessa avgiftsstudenter upplevs som krävande. IR har i denna granskning inte funnit någon indikation på att hanteringen inte fungerar. Linköpings universitet

6 4( 11 ) Universitetet har fastställt en internationaliseringspolicy för och utifrån policyn har mer konkreta uppdrag beslutats. Handlingsplan för internationaliseringsarbetet skulle tas fram för central nivå och för varje fakultet till slutet av Handlingsplaner har tagits fram för varje fakultet, men inte på central nivå. Ett antal mer konkreta uppdrag gavs och skulle enligt beslut slutföras under Samtliga uppdrag i beslutet har dragit ut på tiden och ingen del togs fram och slutfördes under Internrevisionens rekommendationer Internrevisionens granskning av följsamheten av ett antal beslut visar att besluten till största del efterlevts, men att det finns utrymme för förbättringar. En stor del av granskningen behandlar beslut med anvisningar för framtagandet av handlingsplaner eller åtgärdsplaner. Dessa planer tas fram, sprids internt och används för analys och som diskussionsunderlag, vilket kan tolkas som intentionen i de granskade besluten. Men samtidigt hörsammas inte alltid specifika delar av anvisningarna i besluten. Detta kan gälla formalia, som att skicka in till registrator i tid när man faktiskt har gjort en plan eller att bifoga tidigare uppföljningar av planer tillsammans med den nyligen upprättade. Det kan även gälla krav på utformning och in nehåll, att relatera arbetet till mål och visioner, föra resonemang på hur arbetet ska återkopplas eller att sprida och publicera resultat. IR bedömer därför att det finns utrymme att förstärka uppföljningen av att anvisningar i beslut efterlevs. Granskningen visar att de delar i besluten som berör återkoppling till berörda studenter, publicering av planerat och pågående arbete samt redovisning av uppföljning av tidigare arbete inte prioriterats. IR bedömer därför att det finns utrymme att tydligare synliggöra och kommunicera aktiviteter och resultat. Internrevisionen lämnar efter genomförd granskning följande rekommendationer till förbättringsåtgärder: Synliggör och kommunicera på ett öppet och tydligt sätt det arbete som utförts samt resultat av utfört arbete Förstärk uppföljningen av beslut UnkOpings universitet

7 5(11 ) 1 Bakgrund och riskbedömning Internrevisionen (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan för 2014 granskat följsamheten och styreffekten av ett antal beslut. Avgörande för en effektiv intern styrning och kontroll är en väl fungerande beslutshantering. Universitetsstyrelse och rektor behöver löpande få information om verksamheten, dess utveckling och förekommande avsteg från fattade beslut för att kunna vidta eventuella åtgärder. Universitetets storlek och organisation kan innebära en risk när det gäller att kommunicera, föran kra, implementera och följa upp olika beslut och styrdokument i verksamheten. styreffekten riskerar att bli svag eller otydlig, vilket kan leda till att fattade beslut inte når avsedd effekt, verksamheten inte uppnår fastställda mål eller att resurser inte utnyttjas på bästa möjliga sätt. 2 Granskningens omfattning och inriktning Granskningen syftar till att genom ett urval av beslut och policydokument följa upp och bedöma deras styreffekt i verksamheten. Granskningen fokuserar på ett antal beslut och policys som syftar till att utveckla studenternas eller doktorandernas situation och trivsel, närmare bestämt: Hantering av studentenkät 2012 Doktorandernas anställningsformer och hantering av doktorandundersökning 2013 Internationalisering och avgiftsstudenter Internrevisionen har i utvalda beslut plockat ut formuleringar som anger att någon aktör har ett utpekat ansvar att genomföra en åtgärd eller aktivitet som förväntas generera ett resultat. Det förväntade resultatet har sedan eftersökts i diariet, på utpekade webbsidor, samt i universitetets årsredovisningar. l vissa fall har även intervjuer genomförts och förfrågningar har skickats per mej l för att få förtydliganden. Intervjuade och ansvariga har haft möjlighet till sakavstämning av rapporten. 3 Granskningens resultat 3.1 Hantering av studentenkät Linköpings universitet har genomfört tre omgångar av studentenkäter (Nöjd student-index, NSI) åren 2008, 2010 och Arbetet med resultaten av NSI ses som en del av universitetets kvalitetsarbete och är ett viktigt verktyg för att förbättra studenternas arbetsmiljö. Beslut som följts upp i granskningen Rektorsbeslut Hantering av resultaten av Nöjd student-index (NSI) 2012 (Dnr LiU ) Ansvaret för att ta fram handlingsplaner åligger fakulteterna, universitetsförvaltningen (UF), Universitetsbiblioteket (UB) samt strategigruppen för lika villkor (SLV). De ansvariga ska se till att resultaten sprids och att handlingsplaner med beslutade åtgärder överlämnas till prorektor senast 15 november Handlingsplanerna ska innehålla de prioriterade åtgärder som kan genomföras för att förbättra arbetsmiljön för studenterna samt en beskrivning av hur arbetet med vidtagna åtgärder ska återkopplas till berörda studenter. studentkårerna uppdras att inkomma med synpunkter på de till prorektor inlämnade handlingsplanerna senast den 31 januari Unköpings universitet

8 6(11) Prorektor ansvarar för att sammanställa samt följa upp de handlingsplaner, redovisningar av vidtagna åtgärder som inkommer från de olika delarna av verksamheten. styrelsebeslut: Protokoll Universitetsstyrelsens sammanträde den 11 juni 2012, punkt 6 (USP ) Universitetsstyrelsen önskar återkoppling om handlingsplaner för exempelvis negativ stress samt upplevd diskriminering framförallt bland kvinnliga studenter inom tekniska högskolans verksamhetsområde. En jämförelse med andra lärosäten önskas också. Iakttagelser Har handlingsplaner upprättats enligt beslut? Alla utom strategigruppen för lika villkor (SLV) har lämnat en handlingsplan som är sökbar på hanteringsbeslutets diarienummer. Alla utom SLV har uppe en handlingsplan på informationsplatsen för NSI på LiUs hemsida. SL V har istället hanterat mål och åtgärder i handlingsplanen för lika villkor. Innehåller handlingsplanerna prioriterade åtgärder som kan genomföras för att förbättra arbetsmiljön för studenterna? Ja. Samtliga handlingsplaner innehåller resonemang om åtgärder. Det ser dock väldigt olika ut, framförallt gällandes grad av konkretion i åtgärderna. Utbildningsvetenskap presenterar t.ex. en form av avsiktsförklaring inom prioriterade områden. Filosofiska fakulteten beskriver redan pågående arbete och slår fast att man ska arbeta vidare med frågorna. Sedan skickar filosofiska fakulteten frågan vidare till programansvariga att ta fram åtgärder. Dessa åtgärder från programansvariga redovisas dock inte. Handlingsplanen från Hälsouniversitetet redogör både för konkreta åtgärder på fakultetsnivå och för varje program. Handlingsplanerna från Hälsouniversitetet, Tekniska högskolan och universitetsförvaltningen innehåller konkreta åtgärder som tydligt beskriver prioriterade aktiviteter, ansvar och slutdatum. Innehåller handlingsplanerna en beskrivning av hur arbetet med vidtagna åtgärder ska återkopplas till berörda studenter? Det är endast Hälsouniversitets handlingsplan som innehåller en beskrivning av återkoppling till studenter om vidtagna åtgärder med anledning av resultatet i NSI. Både i handlingsplanerna från filosofiska fakulteten och utbildningsvetenskap finns avsnitt om återkoppling till studenterna gällandes deras studieprestationer. Även Tekniska högskolan använder begreppet återkoppling i sin handlingsplan, men även där i en annan mening än vad som står i hanteringsbeslutet Har studentkårerna inkommit med synpunkter på de inlämnade handlingsplanerna? Nej. studentkårerna inkom inte med synpunkter på de inlämnade handlingsplanerna Har prorektor sammanställt och följt upp handlingsplanerna och redovisningar av vidtagna åtgärder från de olika delarna av verksamheten? Arbetet med att sammanställa och följa upp handlingsplaner och redovisning av vidtagna åtgärder har pågått under denna granskning. l augusti 2013 skickades ett mail ut till kanslicheferna på fakulteterna med en uppmaning att återkomma med en redovisning av arbetet med NSI senast 30 april 2014 så att resultatet kan rapporteras till universitetsstyrelsen i juni Har universitetsstyrelsen fått återkoppling om handlingsplaner för exempelvis negativ stress samt upplevd diskriminering? Har en jämförelse med andra lärosäten rapporterats? Av universitetsstyrelsens protokoll från april 2013 framgår att prorektor rapporterade om en jämförelse med studentenkät som gjorts på Örebro universitet Enligt uppgift från ansvariga gavs då även en återkoppling gällande stress. En återrapportering av arbetet med handlingsplaner ska göras till US i juni Doktorandernas anställningsformer och hantering av doktorandundersökning Doktorander kan ha en mängd olika former för sin försörjning under sin forskarutbildning. Vid Linköpings universitet återfinns 14 olika former av försörjning i systemen. Utöver anställning som doktorand finns till exempel även stipendier, utbildningsbidrag, anställning inom näringsliv och särskilda medel för adjunkter som listade kategorier för försörjning under forskarutbildningen. Linköpings universitet

9 7(11) Doktorandenkäter har genomförts vid universitetet regelbunden i någon form sedan Den senaste genomfördes Beslut som följts upp i granskningen styrelsebeslut: Anställningsformer för doktorander (Onr LiU ) Universitetsstyrelsen beslutade att universitetets strävan är att anställnings som doktorand inom tre år ska vara den enda förekommande studiestödsformen i forskarutbildningen. Den praktiska innebörden av beslutet är att avskaffa utbildningsbidragen i forskarutbildningen. Det fanns vid beslutet, och finns fortfarande, en del olika anställningsformer som universitetet inte har möjlighet att direkt påverka. Exempelvis internationella stipendiater och annan anställning utanför universitetet. Den gruppen var inte avsedd att innefattas i styrelsens beslut. Rektorsbeslut Hantering av resultatet av doktorandundersökningen 2013 (Dnr LiU ) Respektive institution är ansvarig för att analysera utfallet av doktorandenkäten inom sin institution, och att formulera åtgärdsplaner. Respektive fakultetsstyrelse är på motsvarande sätt ansvarig för att in itiera detta arbete inom sitt fakultetsområde. Fakulteterna ansvarar även för (inom sig) att samla in åtgärdsplaner och samordna möte med berörda institutioner för att på så vis kunna (eventuellt) beakta gemensamma områden. Följande bör framgå i planerna: Vision/mål för de olika områdena, ca tre åtgärder/aktiviteter, ansvarig för genomförande av åtgärden samt ansvar för uppföljning av åtgärden, resurser (budget/tidsåtgång), klart/slutdatum, uppföljning och eventuell effektuppföljning. Institutionerna och fakulteterna skickar senast 7 oktober 2013 in åtgärdsplaner tillsammans med uppföljningar av föregående åtgärdsplaner till registrator Fakulteten ansvarar sedan för att publicera dessa på sina webbplatser och presentera åtgärdsplanerna till Forum för forskarutbildning som ansvarar för erfarenhetsutbyte mellan fakulteterna. Iakttagelser Har styrelsens strävan i beslutet om anställningsformer för doktorander uppnåtts? Enligt uppgifter hämtade ur universitetets årsredovisning minskade utbildningsbidraget mellan 2007 och 2013 från 61,6 till 2 heltidsekvivalenter. Andelen forskarstuderande med doktorandanställning var enligt uppgifter ur universitets årsredovisningar 69 procent år 2007 och 71 procent år När det gäller den uttryckta strävan att avskaffa utbildningsbidraget så har utvecklingen varit positiv även om det tog något längre än tre år. Har respektive institution formulerat åtgärdsplaner och skickat in dessa till registrator? Tio av fjorton institutioner finns i diariet enligt anvisning. IFM, IKE, ISY och ITN fanns inte i diariet. Ingen av dessa fyra institutioner har heller gjort åtgärdsplanen enkelt tillgänglig på respektive webbplats. De har dock gjort egna åtgärdsplaner som IR fått ta del av efter att ha kontaktat institutionerna. IKE hänvisar till sin handlingsplan för arbetsmiljö och lika villkor där fyra åtgärder är explicit formulerade för att hantera doktorandernas situation. Har fakulteterna formulerat åtgärdsplaner och skickat in dessa till registrator? Har fakulteterna även samlat in åtgärdsplaner och samordnat möte med berörda institutioner för att på så vis beakta gemensamma områden? Samtliga fakulteter har skickat in en åtgärdsplan till registrator samt involverat institutionerna i beaktande av gemensamma områden. Linköpings universitet

10 8(1 1) Har fakulteterna publicerat åtgärdsplanerna på sina webbplatser? Tekniska högskolan har lagt upp fakultetens åtgärdsplan för 2013 på sin webbplats. Filosofiska fakulteten hänvisar till universitetets centrala webbplats för doktorandundersökningen. Men där är filosofiska fakultetens åtgärdsplan inte upplagd. IR har inte funnit hänvisning till doktorandundersökningen eller åtgärdsplaner på webbplatserna för Utbildningsvetenskap eller Medicinsk fakultet. Utbildningsvetenskapens åtgärdsplan, tillsammans med åtgärdsplaner från institutioner med anknytning till utbildningsvetenskap, finns däremot publicerade på den centrala webbplatsen för doktorandenkäten. Hanteringsbeslutet från 2013 kan tolkas som att fakulteterna ska publicera både sina egna åtgärdsplaner och institutionernas åtgärdsplaner på sina webbplatsen. Detta styrks i hanteringsbeslutet av doktorandundersökningen från 201 O (Dnr LiU ) där det står att fakulteterna ansvarar för att samla in åtgärdsplaner från respektive institutioner och publicera dessa på sina webbplatser. Har institutioner och fakulteter skickat in uppföljning av tidigare åtgärdsplaner till registrator i samband med åtgärdsplanerna 2013? Hälsouniversitetet, IDA, IEI, MAl och IMT har enligt anvisningarna i beslutet lämnat uppföljning av tidigare åtgärdsplaner till registrator i samband med åtgärdsplanen Kravet på uppföljning av doktorandundersökningarnas åtgärdsplaner är inte nytt. l hanteringsbeslutet av resultatet av undersökningen från 201 O står det att åtgärdsplanerna ska vara utformade så att vidtagna åtgärder kan slutredovisas senast 30 juni 2012 inför nästa doktorandenkät Det står även att fakulteterna ansvarar för att samla in och publicera slutredovisningen av vidtagna åtgärder. Tio institutioner och tre fakulteter har inte skickat in någon uppföljning 2013 enligt anvisningar. Ingen fakultet har enligt beslutet från 201 O publicerat sina och institutionernas slutredovisning av vidtagna åtgärder. Det är möjligt att uppföljningar har gjorts även vid de tre fakulteterna och tio institutionerna men dessa har i så fall inte gjorts tillgängliga på något av de två sätt som framgår av beslut. Är åtgärdsplanerna utformade enligt instruktionerna? Enligt hanteringsbeslutet borde följande framgå i planerna: Vision/mål för de olika områdena, ca tre åtgärder/aktiviteter, ansvarig för genomförande av åtgärden samt ansvar för uppföljning av åtgärden, resurser (budgeutidsåtgång), klaruslutdatum, uppföljning och eventuell effektuppföljning. Alla fakulteter utom Filosofiska fakulteten har presenterat egna åtgärder eller aktiviteter. Filosofiska fakulteten valde istället att utforma sin åtgärdsplan som ett kompletterande direktiv till institutionerna där fakulteten begärde in åtgärdsplaner från respektive institution utifrån tre punkter som fakulteten identifierat som viktiga att gå vidare med. Fakulteten gör i övrigt inget eget åtagande eller sammanfattande analys av institutionernas svar i sin åtgärdsplan. Tekniska högskolan är den enda fakultet som har slutdatum för sina åtgärder. Ingen fakultet formu lerar mål eller vision för arbetet, ingen av fakulteterna är heller tydliga i vem som ansvarar för konkreta åtgärder/aktiviteter och uppföljning. Resurser för åtgärderna framgår inte heller. Ingen av fakulteterna eller institutionerna har i sin åtgärdsplan tydligt kopplat åtgärder och aktiviteter mot formulerade mål eller visioner. Av de tio institutioner som lämnade in en åtgärdsplan i enlighet med hanteringsbeslutet så bedömer IR att fyra (IDA, IEI, MAl och IMT) till stor del har följt beslutets uttryckta önskemål på form och innehåll. Dessa fyra har formulerat konkreta åtgärder/aktiviteter och kopplat ansvarig till åtgärderna samt presenterat en tidsplan för åtgärderna. l en del fall finns även resonemang om resurser. Det finns även exempel på institutioner där det saknas konkreta åtgärder/aktiviteter i åtgärdsplanen (IKK, IMH, ISAK och TEMA). Istället finns här oftast analyser och resonemang till varför resultatet i doktorandundersökningen ser ut som det gör och i vissa fall vad man gjort tidigare. Även när det gäller ansvarig för uppföljning av åtgärder/aktiviteter finns få exempel. De exempel som finns hänvisar till institutionsledningen, forskarstudierektorer eller arbetsgruppen som tagit fram åtgärdsplanen. UnkOpings unive!sitet

11 3.3 Internationalisering och avgiftsstudenter Revisionsrapport 9(1 1) Linköpings universitet strävar efter att vara ett universitet med internationell lyskraft. l universitetets internationaliseringsplan ges två övergripande motiv för internationalisering. Att det bidrar till både ökad kvalitet och stärkt konkurrenskraft. studenter från länder utanför EES-området och Schweiz är sedan några år avgiftsskyldiga. De utomeuropeiska studenterna anses med sina erfarenheter och perspektiv vara ett viktigt och kvalitetshöjande inslag i studiemiljön vid Linköpings universitet. Under vårterminen 2014 har LiU 81 betalande studenter som är registrerade och aktiva. Av dessa betalar 22 hela avgiften. Resterande 59 studenter har avgiften helt eller delvis finansierat av stipendier. Beslut som följts upp i granskningen Rektorsbeslut Revidering av studieavgifter för studenter från länder utanför EES-området och Schweiz (Dnr LiU ) Rektorsbeslut Lokala föreskrifter för studieavgifter på grund- och avancerad nivå för medborgare utanför EES inklusive Schweiz (Dnr LiU ) Sänkning av prislappar för avgiftsskyldiga studenter som antas läsåren 2014/15 och 2015/16. Direktören för internationella relationer ansvarar för att den reviderade avgiften kommuniceras på ett lämpligt sätt till berörda studenter. De lokala föreskrifterna innehåller regler och principer för studieavgifter såsom antagning, registrering, stipendier och återbetalning. Exempelvis står det i föreskrifterna att studieavgifter avser såväl utbildningar som ges på svenska som utbildningar som ges på annat språk än svenska och om studenten deltar i kurser utöver vad som krävs för den utbildning man är antagen till ska extra studieavgift erläggas i enlighet med beslutet. styrelsebeslut: Internationaliseringsplan (Dnr LiU ) styrelsebeslut: Protokoll Universitetsstyrelsen, punkt 24 (US 2013/2) Rektorsbeslut Uppdrag med anledning av internationaliseringsplan (Dnr LiU ) Internationaliseringsplanen anger strategi, ambitioner och mål för Linköpings universitets internationaliseringsarbete Den övergripande planen förutsätts konkretiseras i handlingsplaner på central och fakultetsnivå som också återspeglad de skilda strukturer och förutsättningar som gäller inom olika delar av universitetet. En årlig uppföljning av internationaliseringsarbetet ska ske i anslutning till arbetet med årsredovisningen. Därtill förväntas en särskild redovisning och analys till universitetsstyrelsen. Enligt styrelsens protokoll ska denna redovisning ges varje år. Enligt beslutet som ligger med själva planen ska denna redovisning ske vartannat år. Enligt rektors uppdrag med anledning av internationaliseringsplanen ska handlingsplaner för perioden tas fram för varje fakultet och för central nivå och föreligga senast Under 2013 bör direktören för internationella relationer med stöd av det internationella rådet: ta fram förslag på hur strategiska partners ska identifieras och hur relationerna till dem ska underhållas, utvecklas och följas upp samt även förslag på strategiska partners ta fram förslag på indikatorer och uppföljningsprocess för internationaliseringsarbetet på LiU ta fram underlag för en Kina/Asien-strategi Initiera en fakultetsövergripande utredning om förutsättningarna för en internationell sommarskola ta fram en reviderad strategi för rekrytering till de internationella masterprogrammen Iakttagelser Hur följer universitetet upp avgiftsstudenterna under studietiden? Avgiftsstudenterna hanteras liksom alla andra studenter inom antagningssystemet NyA och studieadministrativa systemet Ladok. Alla studenter som ska registreras för kurser kategoriseras efter om de ska betala avgift eller inte. För den som ska betala finns spärrar som gör att registreringen inte kan slutföras innan statusen ändrats till betald. För att detta ska fungera krävs manuell hantering på antagningsenheten samt löpande kontakt med fakulteterna. Inför varje ny termin sker samarbete mellan UHR, Migrationsverket och universitetets olika delar. Unk6pings unive!sitet

12 10(11 ) IR har inga indikationer på att hanteringen inte fungerar. IR kan dock konstatera att kravet på att samordna arbetet mellan flera parter utom och inom universitet och göra viss manuell hantering där allt måste ske under tidspress är en utmaning som ställer höga krav på god kommunikation. Vid intervjuer med ansvariga personer beskrivs avgiftsstudenterna som en heterogen grupp som inte sällan har individuella omständigheter som man måste ta hänsyn till i hanteringen. Hur fungerar kommunikationen av beslut och regler till avgiftsstudenter? Förändring av prislapparna för utbildningarna har kommunicerats direkt per mail till de som sökt i den senaste ansökningsomgången. De regler som finns för studieavgifter i de lokala föreskrifterna finns inte översatta till engelska. Viss sammanfattande information finns på webbplatsen. l övrigt hänvisas de internationella studenterna till att fråga för att få hjälp. Har handlingsplaner upprättats enligt beslut? Fakulteterna har upprättat handlingsplaner. Någon handlingsplan för den övergripande LiU-nivån har inte tagits fram. Har förslag, underlag, utredning och reviderad strategi tagits fram under 2013? Samtliga delar i uppdraget har dragit ut på tiden och ingen del togs fram och slutfördes under Diskussioner pågår löpande i internationella rådet och flera av deluppdragen beräknas vara slutförda under Internrevisionens rekommendationer Internrevisionens granskning av följsamheten av ett antal beslut visar att besluten till största del efterlevts, men att det finns utrymme för förbättringar. En stor del av granskningen behandlar beslut med anvisningar för framtagandet av handlingsplaner eller åtgärdsplaner. Dessa planer tas fram, sprids internt och används för analys och som diskussionsunderlag, vilket kan tolkas som intentionen i de granskade besluten. Men samtidigt hörsammas inte alltid specifika delar av anvisningarna i besluten. Detta kan gälla formalia, som att skicka in till registrator i tid när man faktiskt har gjort en plan eller att bifoga tidigare uppföljningar av planer tillsammans med den nyligen upprättade. Det kan även gälla krav på utformning och innehåll, att relatera arbetet till mål och visioner, föra resonemang på hur arbetet ska återkopplas eller att sprida och publicera resultat. IR bedömer därför att det finns utrymme att förstärka uppföljningen av att anvisningar i beslut efterlevs. Granskningen visar att de delar i besluten som berör återkoppling till berörda studenter, publicering av planerat och pågående arbete samt redovisning av uppföljning av tidigare arbete inte prioriterats. IR bedömer därför att det finns utrymme att tydligare synliggöra och kommunicera aktiviteter och resultat. Internrevisionen lämnar efter genomförd granskning följande rekommendationer till förbättringsåtgärder: Synliggör och kommunicera på ett öppet och tydligt sätt det arbete som utförts samt resultat av utfört arbete Förstärk uppföljningen av beslut Margareta Fallsvik Revisionschef Mattias Pettersson l nternrevisor Unköpings universitet

13 11 (11) Bilaga- Förkortningar i rapporten l nstitutioner IBL- Institutionen för beteendevetenskap och lärande IDA- Institutionen för datavetenskap IEI- Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling IFM- Institutionen för fysik, kemi och biologi IKE- Institutionen för klinisk och experimentell medicin IKK- Institutionen för kultur och kommunikation MAl - Matematiska institutionen IMH- Institutionen för medicin och hälsa IMT- Institutionen för medicinsk teknik l SV- Institutionen för samhälls- och välfärdsstudier ISAK- Institutionen för studier av samhällsutveckling och kultur ISY- Institutionen för systemteknik ITN - Institutionen för teknik och naturvetenskap Tema - Institutionen för tema Övriga förkortningar UF - Universitetsförvaltningen UB- Universitetsbiblioteket SLV- strategigruppen för lika villkor NSI- Nöjd Student-lndex UHR- Universitets- och högskolerådet Linköpings universitet