Styrelse och rektor. Revisionsrapport: Studiemiljö. 1. Sammanfattning

Transkript

1 1(13) Revisionsrapport: Studiemiljö 1. Sammanfattning Styrelse och rektor Internrevisionen (IR) har granskat och utvärderat om LiU idag planerar och följer upp studenternas studiemiljö på ett systematiskt sätt. Fokus har lagts vid interna styrdokument, ansvar och organisation samt uppföljning och kontroll. Interna styrdokument avseende studiemiljö Det finns klart uttalade interna mål som har koppling till den miljö som LiU önskar erbjuda studenterna. Det går dock inte att finna någon tydlig definition av studiemiljö bland de interna styrdokument och handlingsplaner som berör arbetet inom studiemiljöområdet. Kopplingen mellan de styrdokument som är centrala och vägledande för studiemiljön kan också vara svår att se. Det saknas ett sammanhållande styrdokument som tydliggör universitetets arbete från en övergripande nivå och vilka styrdokument som kan kopplas till detta. Ansvar och organisation Den arbetsorganisation som beskrivs i arbetsmiljöpolicyn med två centrala samverkansgrupper överensstämmer inte med den nuvarande organisationen där arbetsmiljöarbetet är samordnat i en gemensam central samverkansgrupp för anställda och studenter. Ansvaret för den studiesociala arbetsmiljön som är ålagd fakulteterna enligt arbetsmiljöpolicyn är otydlig. Det saknas en definition av vad som ingår i den studiesociala arbetsmiljön vilket också ger svårigheter att kunna rapportera om den på ett lämpligt sätt. Genom att CSG för arbetsmiljöfrågor har samordnats hanteras studenternas och personalens arbetsmiljö mer gemensamt vilket är i enlighet med krav som ställs enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:1. Samverkansavtalet, mellan universitetet och dess studentkårer, och arbetsmiljöpolicyn har dock inte anpassats till dessa nya förhållanden. Det saknas även riktlinjer i samverkansavtalet för det nya studentarbetsmiljörådet som tydliggör rådets funktion och uppgifter. Under granskningen har det framkommit att det pågår arbete med att utarbeta ett nytt samverkansavtal och att revidera arbetsmiljöpolicyn. Uppföljning och kontroll Fakulteternas arbete med den studiesociala arbetsmiljön ska årligen följas upp i CSG men det saknas dock riktlinjer för hur deras arbete ska rapporteras till central nivå. Av intervjuer med fakulteterna framgår att det inte gjorts någon systematisk rapportering av den studiesociala arbetsmiljön. På LiU-webben finns information om studentenkäten NSI och resultaten från denna. Däremot finns ingen samlad information på LiU:s websidor om de handlingsplaner som upprättats och vilka åtgärder som vidtas utifrån de resultat som framkommit från NSI.

2 2(13) Den administrativa hanteringen av det gemensamma kursvärderingssystemet KURT fungerar olika hos fakulteterna. Det är även skillnader mellan fakulteterna vad gäller hur stor del av kurserna som utvärderas. Den relativt låga svarsfrekvensen är en nackdel för organisationen eftersom det kan vara svårt att dra slutsatser från resultaten. För att KURT ska kunna användas för uppföljning krävs att det blir mer användarvänligt och får en legitimitet bland användarna ute i verksamheten. IR:s slutsatser och rekommendationer Vi kan efter genomförd granskning konstatera att planering och uppföljning av studiemiljön i flera avseenden fungerar på ett systematiskt sätt men att det finns förbättringsmöjligheter för att öka effektiviteten och stärka den interna styrningen och kontrollen. IR redovisar nedan förslag för att åtgärda de brister som finns inom vissa områden gällande studiemiljöarbetet. Rekommendationerna tidsmässiga angelägenhetsgrad presenteras i fallande ordning Det utvecklingsarbete som pågår med KURT bör prioriteras för att åstadkomma ett mer användarvänligt kursvärderingssystem som både lärare och studenter har förtroende för. I utvecklingsarbetet bör även hantering av gemensam information och handledning gällande KURT tas med. Större uppmärksamhet bör ägnas åt svarsfrekvensen på kursvärderingarna. LiU bör överväga en central samordningsinsats för att säkerställa funktionalitet och kvalitet i värderingsinstrumentet inom samtliga fakulteter/område. Det finns brister i återkopplingen till studenterna om handlingsplaner och vilka åtgärder som pågår inom universitetet som en följd av resultaten från NSI. Informationsinsatserna riktad mot studenterna om de pågående åtgärderna bör förstärkas. Ett övergripande samlingsdokument, som ger översikt över policy och regelverk avseende studiemiljö, bör tas fram som tydliggör universitetets arbete utifrån central/fakultets/institutionsnivå samt vilka styrdokument som är tillämpliga. I detta samlingsdokument bör även en allmän definition av studiemiljö utarbetas med syfte att förtydliga för studenter, lärare och övriga anställda om vilka delar som ingår i studiemiljöarbetet på universitetet. Återkopplingen till institutionerna vad gäller uppföljningen av studiemiljön på centraloch fakultetsnivå bör förbättras. Den pågående omarbetningen av arbetsmiljöpolicyn är viktig dels mot bakgrund av att organisationen med arbetsmiljöarbetet numera är samordnat i en central samverkansgrupp gemensam för anställda och studenter och dels mot bakgrund att arbetsmiljölagen ändras. Det behövs även tydligare riktlinjer för vad som ingår i den studiesociala arbetsmiljön och hur fakulteternas arbete med detta ska följas upp. Det pågående arbetet med att förnya samarbetsavtalet mellan universitetet och studentkårerna är angeläget mot bakgrund av att arbetsmiljöarbetet är samordnat i en

3 2. Bakgrund Internrevisionen 3(13) central samverkansgrupp gemensam för anställda och studenter. Dessutom bör de förändringar i arbetsmiljölagstiftningen beaktas som träder i kraft från 1 januari 2010 och som innebär att studenters rätt att delta i arbetsmiljöarbetet förstärks. Riktlinjer för det nya studentarbetsmiljörådet bör också ingå i samarbetsavtalet som tydliggör rådets funktion och uppgifter. Internrevisionen har i enlighet med fastställd revisionsplan för verksamhetsåret 2009 utfört granskning av studiemiljön vid LiU. En viktig framgångsfaktor för Linköpings universitet är att erbjuda en väl fungerande studiemiljö. I universitetets strategikarta är en av de strategiska målsättningarna att universitetet ska vidareutveckla profilen campus- och programuniversitet med stimulerande, krävande och studentaktiv utbildning. Studiemiljöbegreppet är omfattande och det finns många nyckelfunktioner och nyckelpersoner i detta arbete vid universitetet. Studiemiljön omfattar exempelvis antagning, information och introduktion, läraren och dennes engagemang, examinationsmetod och inflytande. Därutöver innefattar studiemiljön ex vis föreläsningssalar, grupprum, inredning och utrustning samt studentutrymmen. Studiemiljön har undersökts i en studentenkät under våren Nöjd Student Index (NSI). I denna framkom områden där studiemiljön kan förbättras. Enligt undersökningen finns förbättringsområden bl a när det gäller introduktionen till universitetsstudier, återkopplingen på studenternas prestationer och tillgången på lugna läsplatser och matplatser. Ansvar för att ta fram och genomföra handlingsplaner åligger fakulteterna och delar av universitetsförvaltningen. Under 2009 genomför Högskoleverket en utvärdering av kvalitetsarbetet vid Linköpings universitet och ytterligare fem andra lärosäten. I Högskoleverkets rapport Nationellt kvalitetssäkringssystem för perioden anges sju bedömningsgrunder för utvärdering av lärosätenas kvalitetsarbete. Den femte bedömningsgrunden avser lärandemiljö, studeranderesurser och stöd till de studerande. Där anges att lärosätet ska säkerställa att all undervisning bedrivs i en lärandemiljö där de studerande har tillgång till ändamålsenliga lokaler, bibliotek med aktuell och relevant litteratur samt nödvändig teknisk utrustning. De studerande ska också ha tillgång till olika former av stöd, exempelvis studievägledare, kuratorer och annan rådgivande eller stödjande personal. Det ska finnas ett system för att kontinuerligt granska och förbättra lärandemiljön och stödet till de studerande. 3. Riskbedömning För att möjliggöra en god studiemiljö/arbetsmiljö för de studenter som idag finns vid LiU och för att attrahera nya studenter ställs krav på att organisationen arbetar med dessa frågor på ett strukturerat sätt. Om LiU inte lyckas uppnå en god studiemiljö/ arbetsmiljö finns risk för missnöje bland studenterna vilket kan påverka studieresultat och kan försämra LiU:s förmåga att rekrytera nya studenter. Området är därför av väsentlig betydelse för organisationen.

4 4(13) 4. Syfte och avgränsningar Granskningens syfte är att övergripande utvärdera om LiU idag planerar och följer upp studenternas studiemiljö på ett systematiskt sätt. Granskningen avser att besvara följande frågeställningar: Vilka styrdokument finns avseende studiemiljö? Efterlevs de? Vilken planering, uppföljning och återrapportering genomförs? Finns rutiner? Hur arbetar fakulteterna med studiemiljö? Hur deltar studenterna i dialogen om god studiemiljö? Genom att studiemiljöarbetet har en bred omfattning har granskningen avgränsats till att övergripande studera hur LiU arbetar med systematisk planering och uppföljning av studiemiljön för studenter. Ur risk- och väsentlighetssynpunkt har kursvärderingssystemet KURT fått en mer fördjupad granskning. Under bedriver LiU ett utvecklingsprojekt kallat Studenten hela vägen som syftar till att kartlägga processen med de stödaktiviteter som erbjuds studenter av de olika nivåerna inom universitetet, exempelvis Studenthälsan, studievägledning och bibliotekstjänster. Granskningen omfattar därför inte i dessa stödtjänster för studenter. 5. Metod/genomförande Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av externa och interna styrdokument och riktlinjer avseende studiemiljö och genom intervjuer med universitetsledningen, fakultetsledningen för Filosofisk fakultet, kanslichef och fakultetsdirektör för två fakulteter (Filosofisk fakultet och Hälsouniversitetet), ordf studentkåren StuFF, centralt arbetsmiljöombud för studenterna samt fakultetskoordinator eller motsv på samtliga fakulteter/område (i fortsättningen benämnd fakulteter) för kursvärderingar. Sakavstämning av innehållet i revisionsrapporten har skett med de intervjuade. Rapporten är utfärdad i överensstämmelse med riktlinjerna för yrkesmässig internrevision. 6. Granskningens iakttagelser 6.1 Interna styrdokument avseende studiemiljö LiU:s strategikarta anger universitetets vision och de strategiska målsättningarna utifrån de övergripande perspektiven visa excellens, ta ansvar, bygg styrka och skapa effektivitet. Det finns även ett antal interna styrdokument och handlingsplaner som berör arbetet inom studiemiljöområdet, exempelvis kan nämnas arbetsmiljöpolicy, forsknings- och utbildningsstrategi för perioden , studentundersökningen NSI, hederskodex för studenter och anställda, strategi och handlingsplan för lika villkor 2009,

5 5(13) kvalitetsutvecklingsprogram för utbildning, kursvärderingspolicy, IT-strategi samt lokala regelsamlingen med allmänna och studieadministrativa bestämmelser. Nedan beskrivs de mest centrala styrdokumenten och handlingsplanerna för universitetets arbete med att skapa en tillfredsställande studiemiljö LiU:s strategikarta Den interna strategiska målsättningen för grundutbildningen enligt strategikartan: Linköpings universitet skall skapa tydliga, differentierade och attraktiva studenterbjudanden Linköpings universitet skall vidareutveckla profilen campus- och programuniversitet med stimulerande, krävande och studentaktiv utbildning. Linköpings universitet skall visa excellens genom att examinera doktorer och studenter med lysande framtidsutsikter. För en del av de strategiska målsättningarna finns fastställda styrtal/indikatorer. Genom att ha mätetal kopplade till strategikartans olika delar är det möjligt att följa hur genomförandet av strategin fortskrider och hur detta bidrar till att LiU närmar sig sina mål. Några av de viktigaste kvalitetsindikatorerna avseende utbildning som LiU arbetar med är resultaten från ett utvecklat kursutvärderingssystem, uppföljning av studenterna under studietiden med avseende på NSI och därefter deras etablering på arbetsmarknaden enligt universitetets forsknings- och utbildningsstrategi för perioden Arbetsmiljöpolicy I policyn beskrivs att: Ledstjärnan för arbetsmiljöarbetet vid Linköpings universitet är att utveckla en trygg, utvecklande och hållbar arbetsmiljö för anställda och studenter. Ett aktivt och systematiskt arbetsmiljöarbete är en viktig strategisk fråga för universitetet. Avsikten är att detta arbete skall genomsyra all verksamhet. Detta medför att universitetet blir en attraktiv och ansvarstagande arbetsgivare och utbildare vilket leder till att goda resultat inom forskning och utbildning uppnås. För studenterna gäller att deras arbetsmiljö ska motsvara kraven i gällande lagstiftning för universitetsanställda. För att skapa delaktighet och medvetenhet hos anställda och studenter skall universitetets organisation för arbetsmiljöarbete bygga på samverkan enligt arbetsmiljöpolicyn. Enligt arbetsmiljöpolicyn ska två centrala samverkansgrupper finnas där den ena svarar för det övergripande arbetsmiljöarbetet för de anställda och den andra med samma ansvar för studenterna. Den samverkansgrupp som ansvarar för studenternas arbetsmiljö ansvarar i första hand för studenternas fysiska arbetsmiljö. Ansvaret för den studiesociala arbetsmiljön åvilar fakultetsstyrelserna och områdesstyrelsen för utbildningsvetenskap. Styrelsernas arbete med arbetsmiljön ska årligen följas upp i den centrala samverkansgrupp som har ansvar för studenternas arbetsmiljö Hederskodex för studenter och anställda Hederskodex som antogs av universitetsstyrelsen 1998 beskriver det ömsesidiga ansvar som studenter och anställda har för universitetet och för varandra. Den vill också förmedla normer

6 och värderingar som universitetets verksamhet ska bygga på. Den består av ett antal deklarationer som dels avser studenters och anställdas gemensamma åtaganden och dels studenters åtaganden. Internrevisionen 6(13) Studentundersökningen Nöjd Student Index (NSI) Arbetet med att förbättra arbetsmiljön för studenterna är en del i universitetets kvalitetsarbete. För att ha underlag för detta arbete initierade universitetsledningen en kartläggning av studenternas uppfattning om arbetsmiljön som omfattade samtliga studenter vid LiU. Under våren 2008 genomfördes en studentenkät, NSI, för att mäta studenternas uppfattning och upplevelse av arbetsmiljön vid LiU. Utifrån kartläggningen av studenternas arbetsmiljö skulle konkreta handlingsplaner tas fram under hösten 2008 för att genomföra förbättringar av arbetsmiljön. Avsikten är att denna typ av studentenkät ska återkomma vartannat år. Handlingsplanerna ska följas upp genom redovisning till rektor hösten Kvalitetsutvecklingsprogram för utbildning Konkurrensen om studenter leder till ökade krav på kvalitet. Det betyder att universitetet måste ha ett utbildningsutbud och en studiemiljö som upplevs som tillräckligt attraktiv för att locka till sig nya studenter. Kvalitetsutvecklingsprogrammet beskriver LiU:s övergripande riktlinjer för arbetet med att säkra och utveckla kvaliteten i utbildning inklusive forskarutbildning och syftar till att realisera universitetets strategiska målsättningar samt förtydliga ansvarsförhållanden för kvalitetsarbetet Kursvärderingspolicy LiU:s definition av kursvärdering anger att kursvärdering främst innebär att studenterna ger återkoppling på den kurs de går eller just har gått. Detta innebär att studenterna ska reflektera över sin utbildning och kritiskt granska och ifrågasätta den. Kursvärderingspolicyn som varit gällande sedan 2002 anger att i princip bör både muntlig och skriftlig kursvärdering tillämpas. Kursledningen/läraren bör träffa större eller mindre grupper av kursdeltagare, som bör ske i så nära anslutning till kursen som möjligt, där studenterna ombeds att reflektera över utbildningen och ge underlag till förändringsarbete. En skriftlig kursvärdering bör utföras i slutet av varje kurs vid universitetet. Vid start av en kurs ska kursdeltagarna informeras om utfallet i tidigare kursvärdering och om vilka åtgärder som vidtagits med anledning av kursvärderingen Lokala regelsamlingen med allmänna och studieadministrativa bestämmelser I den lokala regelsamlingen finns dels allmänna bestämmelser om grundläggande högskoleutbildning och dels studieadministrativa bestämmelser. Den sistnämnda delen är i sin tur uppdelat i gemensamma regler för fakulteterna/områdena och regler som gäller för respektive fakultet/område. Studenters regler och rättigheter finns även beskrivna i tentamensguiden, studieadministrativa handboken, regler kring fusk m m IR:s iakttagelser för interna styrdokument Bland styrdokumenten går det inte att finna någon tydlig definition av studiemiljö. Kopplingen mellan de styrdokument som är centrala och vägledande för studiemiljön kan också vara svår att se. Det saknas ett sammanhållande styrdokument som tydliggör

7 7(13) universitetets arbete från en övergripande nivå och vilka styrdokument som kan kopplas till detta. Med en mer specificerad definition av universitetets studiemiljö ökar även möjligheten att tydliggöra vilka mål och utvecklingsinsatser som ska genomföras på central nivå och fakultetsnivå avseende studiemiljön. Den arbetsorganisation som beskrivs i arbetsmiljöpolicyn med två centrala samverkansgrupper överensstämmer inte med den nuvarande organisationen där arbetsmiljöarbetet är samordnat i en gemensam central samverkansgrupp för anställda och studenter. Se nedan under ansvar och organisation. 6.2 Ansvar och organisation Arbetsmiljöarbete Rektor har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön vid universitetet. Rektor har möjlighet att delegera arbetsuppgifter och befogenheter som avser arbetsmiljön till personer som företräder arbetsgivaren, i första hand prefekter och enhetschefer, som har det direkta inflytandet på arbetets utförande och uppfyller kraven på delegering. Ansvaret för arbetsmiljöuppgifterna innebär att det årligen ska upprättas en handlingsplan för arbetsmiljön på institutionen/enheten som ska ange hur arbetsmiljön ska vara beskaffad för att ge goda arbetsförhållanden och hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas för att leda till en bra arbetsmiljö. Enligt arbetsmiljöpolicyn ska den centrala samverkansgruppen som ansvarar för studenternas arbetsmiljö i första hand ansvara för studenternas fysiska arbetsmiljö. Ansvaret för den studiesociala arbetsmiljön har rektor delegerat till fakultetsstyrelserna och områdesstyrelsen för utbildningsvetenskap. Studiemiljömässiga frågor diskuteras hos fakulteterna i olika beredande och beslutande organ som fakultetsstyrelser, ledningsgrupper, nämnder och kommittéer. Grundutbildnings-/ program-/kvalitetsnämnder bereder ärenden inom grundutbildningen på fakultetsstyrelsernas uppdrag. I nämnderna ingår lärare, studentrepresentanter och fakultetsledning. Nämnderna rapporterar till fakultetsstyrelserna. Programansvariga utses av fakulteterna. Gemensamma möten och utbildning för programansvariga genomförs flera gånger per år. Många utbildningsprogram har även programråd där representanter för lärare, studenter samt externa organisationer och företag kan ingå. Programråden är rådgivande för programansvarig och ett forum för diskussion Samverkansavtal Ett samverkansavtal finns mellan Linköpings universitet och dess studentkårer LinTek, StuFF och Consensus som omfattar bl a arbetsmiljö, hälsa och säkerhet. LiU och studentkårerna ska samverka för att utveckla arbetsmiljöarbetet. Genom avtalet har parterna inrättat en central studentsamverkansgrupp. På varje sektion ska det finnas minst ett arbetsmiljöombud (AMO-stud), som studenter kan vända sig till med frågor som rör fysisk, psykosocial och studiesocial arbetsmiljö.

8 8(13) Förutom sektionernas arbetsmiljöombud finns det även tre centrala arbetsmiljöombud för studenter (CAMO-stud), ett för respektive campus. Dessa utses av studentkårerna. De tre centrala arbetsmiljöombuden ska fånga upp arbetsmiljöfrågor som rör i första hand fysisk arbetsmiljö men även frågor inom det psykosociala och studiesociala området. CAMO-stud samverkar på central nivå med kårerna, studenthälsan och universitetsförvaltningen. Fram t o m 2007 fanns en central studentsamverkansgrupp (CSG-stud). Från 2008 deltar CAMOstud i LiU:s centrala samverkansgrupp (CSG) vid de möten då arbetsmiljö är på agendan. Detta innebär att studenternas och personalens arbetsmiljö hanteras gemensamt. Från 2009 har ett studentarbetsmiljöråd inrättats där bitr universitetsdirektör, representant från personalavdelningen och CAMO-stud träffas några gånger per termin. Arbetsmiljörådet behandlar mer detaljfrågor kring studenternas arbetsmiljö. CAMO-stud har tillsammans med studentkårernas studiesocialt ansvariga också regelbundna möten med Studenthälsan. CAMOstud fungerar som samordnande och sammanhållande kraft för arbetsmiljöombudens arbete. De AMO-stud som finns på samma campus träffas regelbundet vid möten som CAMO-stud sammankallar till. Från 1 januari 2010 innebär förändringar i arbetsmiljölagen att studenters rätt att delta i arbetsmiljöarbetet förstärks och förtydligas. Studenter ska företrädas av studerandearbetsmiljöombud som har att rätt att få information och att delta i skyddskommittéarbete. Inom LiU är det CSG och lokala samverkansgrupper på institutionerna/enheterna som svarar för uppgifter som enligt Arbetsmiljölagen ankommer på skyddskommitté IR:s iakttagelser Ansvaret för studiesociala arbetsmiljön som är ålagd fakulteterna enligt arbetsmiljöpolicyn är otydlig. Det saknas en definition av vad som ingår i den studiesociala arbetsmiljön vilket också ger svårigheter att kunna följa upp och rapportera om den på ett lämpligt sätt. Genom att CSG för arbetsmiljöfrågor har samordnats hanteras studenternas och personalens arbetsmiljö mer gemensamt vilket är i enlighet med krav som ställs enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:1. Samverkansavtalet och arbetsmiljöpolicyn har dock inte anpassats till dessa nya förhållanden. Det saknas även riktlinjer i samverkansavtalet för det nya studentarbetsmiljörådet som tydliggör rådets funktion och uppgifter. Under granskningen har det framkommit att det pågår arbete med att utarbeta ett nytt samverkansavtal mellan universitetet, de fackliga organisationerna och studentkårerna. Likaså pågår arbete med att revidera arbetsmiljöpolicyn. Av intervjuerna med studentrepresentanter har det framgått att det finns en god relation till ledning och att grundinställningen är positiv till studenternas möjlighet att påverka. 6.3 Uppföljning och kontroll Uppföljning av arbetsmiljöarbetet Efter delegering av arbetsuppgifter och befogenheter som avser arbetsmiljön har rektor ett övergripande ansvar och en övervaknings- och tillsynsplikt, samt en skyldighet att tillse att förutsättningarna för delegeringen fortlöpande finns. Handlingsplaner som varje år upprättas av institutioner/enheter ska följas upp och diskuteras i CSG.

9 9(13) Den centrala samverkansgruppen som ansvarar för studenternas arbetsmiljö ska årligen följa upp fakulteternas arbete med den studiesociala arbetsmiljön enligt arbetsmiljöpolicyn. Inom Filosofisk fakultet har fakultetsstyrelsen uppdragit åt prefekterna och programansvariga att årligen rapportera till fakultetskansliet om studenternas studiesociala arbetsmiljö inom kurser Uppföljning av studenter Det finns ett antal uppföljningar som är hänförlig till studiemiljö, dels uppföljningar som genomförs på nationell nivå och dels uppföljningar som universitetet ansvarar för. Högskoleverket genomför vart femte år en enkätundersökning kallad Studentspegeln med frågor som avser utbildning. Studentspegeln genomfördes senast Vartannat år genomför Statistiska Centralbyrån en enkätundersökning kallad Inträdet på arbetsmarknaden som är en uppföljning tre år efter avslutad utbildning. Syftet med undersökningen är att beskriva inträdet på arbetsmarknaden för personer som har examinerats från högskolan. I syfte att redovisa nyckeltal i strategikartan kompletterar LiU även denna rapport med egna detaljerade uppgifter från SCB avseende de egna utbildningsprogrammen, om etableringen på arbetsmarknaden, i vilken utsträckning man får ett jobb relevant för utbildningen m m. Under våren 2008 genomförde LiU en omfattande studentenkät, NSI, för att mäta studenternas uppfattning och upplevelse av arbetsmiljön vid LiU. Syftet med enkäten var att kartlägga studenternas uppfattning om arbetsmiljön som sedan skulle resultera i konkreta åtgärdsplaner för att genomföra förbättringar av arbetsmiljön. Det var första gången en så pass omfattande undersökning gjordes och den planeras att återkomma vartannat år. Enkäten riktades mot studenter som var registrerade vårterminen 2008 samt varit aktiva under höstterminen 2007 och som studerade mer än halvfart. Ca studenter erhöll enkäten och svarsfrekvensen låg på ca 51%. Tidigare har två motsvarande enkäter genomförts avseende anställda vid universitetet. Efter genomförandet av NSI har ansvar för att upprätta handlingsplaner utifrån resultaten från NSI:n uppdragits till fakulteterna, universitetsförvaltningen, universitetsbiblioteket och Strategigruppen för Lika Villkor. CSG ansvarar för att sammanställa och följa upp handlingsplanerna. Uppföljningen av vidtagna åtgärder ska ske genom redovisning till rektor hösten Utöver den gemensamma studentenkäten för LiU använder fakulteterna olika metoder för att samla in information om utbildningarna. Fakultetsstyrelsen för Filosofisk fakultet begär varje år en muntlig presentation av respektive programansvarig där ett antal frågor kring utbildningen ska besvaras. Ett skriftligt svar på frågorna ska även lämnas som underlag för styrelsedragningen. Kansliet för Hälsouniversitetet skickar enkäter till avgångsklasserna varje termin och till alumner ett år efter avslutade studier för att utvärdera läranderesultat Kursvärderingar En informationskälla för fakultets-och programledningarna avseende studenternas uppfattning om genomförda kurser är det gemensamma kursvärderingssystemet KURT. Det ger dels

10 10(13) möjlighet att identifiera starka och svaga sidor i kurserna och dels tillfälle för studenterna att reflektera över sin egen utbildning på ett strukturerat sätt. I högskoleförordningen 1 kap 14 föreskrivs att de studenter som deltar i eller har avslutat en kurs ska ges möjlighet att framföra sina erfarenheter av och synpunkter på kursen genom en kursvärdering som anordnas av universitetet. Vidare ska universitetet sammanställa kursvärderingarna samt informera om resultaten och eventuella beslut om åtgärder som föranleds av kursvärderingarna. Resultaten ska även hållas tillgängliga för studenterna. Kursvärderingspolicyn anger att i princip bör både muntlig och skriftlig kursvärdering tillämpas och att en skriftlig kursvärdering bör utföras i slutet av varje kurs vid universitetet. Från den 1 januari 2007 skall samtliga kurser inom den grundläggande utbildningen vid universitetet utvärderas med stöd av det elektroniska kursvärderingssystemet KURT enligt gemensamma riktlinjer för LiU. Kursvärderingar är nödvändigt för att kunna arbeta systematiskt med kvalitetsarbete och att göra dem elektroniskt ger ytterligare möjligheter att följa upp kvalitetsarbetet över tid samt att få enhetlighet i underlagen. Kursvärderingarna ska innehålla två eller tre delar. En för alla kurser gemensam del innefattar två frågor, dels vilket kvalitativt helhetsomdöme om kursen som studenten tilldelar den på en femgradig skala, dels vilken genomsnittlig studiearbetstid per vecka som studenten ägnat sin utbildning. En andra del fastställs av fakultetsledningen och kan således till sitt innehåll variera mellan fakulteterna. En tredje del som kan finnas fastställs av institutionsledningen. Den administrativa hanteringen av KURT fungerar olika hos fakulteterna. LiU:s kursvärderingssystem är utvecklat för, och har tidigare använts, enbart av Tekniska fakulteten. Det är inte anpassat till den stora mängd nya användare som nu är inne i systemet. Inom Filosofiska fakulteten och Området Utbildningsvetenskap är det kursansvarig som aktiverar den elektroniska utvärderingen till skillnad från Tekniska fakulteten och Hälsouniversitetet där detta sköts av en central administratör. Aktivering av kursvärderingar görs centralt från Tekniska fakulteten efter varje läsperiod, d v s två ggr per termin. På Hälsouniversitetet genomförs det centrala utskicket av kursvärderingar vid varje terminsslut eftersom kurserna oftast löper under längre perioder. Utvärderingar genomförs även för den verksamhetsförlagda utbildningen samt för avgångsstudenterna varje termin. Hos Filosofisk fakultet och Området Utbildningsvetenskap sker ingen central samordning för aktivering av kursvärderingar utan ansvaret för att verkställa kursvärderingar vid avslutad kurs ligger hos kursansvariga. Orsaken är att det är en mycket stor variation bland korta och långa kurser som beror på vilket kursutbud som finns. Sammanställning och presentation av resultaten från kursvärderingarna görs med vissa intervall till grundutbildningsnämnderna eller motsv, fakultetsstyrelserna och/eller fakultetsledningarna. Fakultetsstyrelsen för Filosofisk fakultet har upprättat riktlinjer för kursvärderingar där bl a ansvar, utformning och återkoppling tydliggörs. Liknande riktlinjer återfinns inte hos övriga fakulteter.

11 11(13) IR:s iakttagelser Fakulteternas arbete med den studiesociala arbetsmiljön ska årligen följas upp i CSG men det saknas dock riktlinjer för hur deras arbete ska rapporteras till central nivå. Av intervjuer med fakulteterna framgår att det inte gjorts någon systematisk rapportering till CSG av den studiesociala arbetsmiljön. Det har heller inte framgått att det sker någon återkoppling till verksamheten, d v s institutionerna, från central nivå eller från fakulteterna om uppföljningen av studiemiljön. Under hösten 2009 ansvarar CSG för uppföljningen av handlingsplanerna från NSI och redovisning av vidtagna åtgärder ska lämnas av bl a fakulteterna. Inom Filosofisk fakultet är ansvaret för att varje år rapportera till fakultetskansliet om den studiesociala arbetsmiljön delegerad till prefekter och programansvariga. Någon systematisk rapportering görs dock inte utan sker vid prefektmöten på fakulteten under året om något speciellt har dykt upp. Motsvarande delegation för rapportering av den studiesociala arbetsmiljön finns inte beslutad hos övriga fakultetsstyrelser. På LiU-webben finns information om studentenkäten NSI och resultaten från denna. Däremot finns ingen samlad information på LiU:s websidor om de handlingsplaner som upprättats och vilka åtgärder som vidtas utifrån de resultat som framkommit från NSI. Återkopplingen till studenterna om handlingsplanerna har på vissa håll skett genom att programansvariga har fått i uppdrag från sin fakultet att sprida handlingsplanen till studenterna via lärarna. Det är skillnader mellan fakulteterna vad gäller hur stor del av kurserna som utvärderas genom kursvärderingssystemet KURT. Samtliga kurser utvärderas hos Hälsouniversitetet och Teknisk fakultet. Andelen utvärderade kurser för Filosofisk fakultet och Området Utbildningsvetenskap varierar mellan omkring 50-60%. Det finns svårigheter med riktig statistik för detta vilket beror på att bland de kurser som inte har utvärderats finns bl a kurser där studenter gjort omtentamen, uppdragskurser m m. Dessa ska inte utvärderas men finns ändå med i det totala underlaget. Svarsfrekvensen för kursvärderingarna ligger i genomsnitt mellan 40-60% där Hälsouniversitets svarsfrekvens ligger något högre än de övriga tre fakulteterna. Den relativt låga svarsfrekvensen är en nackdel för organisationen eftersom det kan vara svårt att dra slutsatser från resultaten. Det finns delade åsikter bland lärarna beträffande nyttan med KURT. Detta kan i sin tur påverka studenternas motivation att besvara kursvärderingarna då dessa kan vara bristfälligt utformade, dålig återkoppling ges av resultaten m m. För att KURT ska kunna användas för uppföljning krävs att det blir mer användarvänligt och får en legitimitet bland användarna ute i verksamheten. Det finns behov av vidareutveckling av systemet och det pågår för närvarande ett utvecklingsarbete på uppdrag av systemägarstyrelsen. Vissa åtgärder av akut karaktär har genomförts för att öka användarvänligheten. Andra alternativa utvärderingssystem som ersättning till KURT har undersökts men något bättre alternativ har inte hittats. Det återstår utvecklingsarbete med KURT som avser bl a rapportfunktioner, översättning till engelska, systemdokumentation, tekniska frågor. Den information om KURT som finns att tillgå på LiU:s websidor varierar mellan fakulteterna. Det finns grundläggande information och sammanställning av resultat från KURT på webben för Teknisk fakultet medan övriga fakulteter saknar detta. Det skulle bidra

12 till bättre återkoppling till studenterna om resultaten sammanställdes och publicerades av respektive fakultet där så är möjligt. Internrevisionen 12(13) 7. Internrevisionens slutsatser och rekommendationer Vi kan efter genomförd granskning konstatera att planering och uppföljning av studiemiljön i flera avseenden fungerar på ett systematiskt sätt men att det finns förbättringsmöjligheter för att stärka den interna styrningen och kontrollen. För att uppnå en god studiemiljö är det av vikt att studiemiljöarbetet tydliggörs och delges studenterna och att det finns en intern styrning och kontroll som säkerställer att styrdokument efterlevs och att arbetet årligen följs upp. För att öka effektiviteten och för att åtgärda de brister som finns inom vissa områden är våra rekommendationer sammanfattade enl rapportens huvudrubriker nedan. Rekommendationernas tidsmässiga angelägenhetsgrad återges inom parentes. Interna styrdokument avseende studiemiljö IR föreslår att ett övergripande samlingsdokument, som ger översikt över policy och regelverk avseende studiemiljö, bör tas fram som tydliggör universitetets arbete utifrån central/fakultets/institutionsnivå samt vilka styrdokument som är tillämpliga. I detta samlingsdokument bör även en allmän definition av studiemiljö utarbetas med syfte att förtydliga för studenter, lärare och övriga anställda om vilka delar som ingår i studiemiljöarbetet på universitetet. (3) Ansvar och organisation IR understryker betydelsen av den pågående omarbetningen av arbetsmiljöpolicyn, dels mot bakgrund av att organisationen med arbetsmiljöarbetet numera är samordnat i en central samverkansgrupp gemensam för anställda och studenter och dels mot bakgrund att arbetsmiljölagen ändras. Det behövs även tydligare riktlinjer för vad som ingår i den studiesociala arbetsmiljön och hur fakulteternas arbete med detta ska följas upp. (5) IR betonar vikten av det pågående arbetet med att förnya samarbetsavtalet mellan universitetet och studentkårerna mot bakgrund av att arbetsmiljöarbetet sedan 2008 är samordnat i en central samverkansgrupp gemensam för anställda och studenter. Dessutom bör de förändringar i arbetsmiljölagstiftningen som träder i kraft från 1 januari 2010 beaktas och som innebär att studenters rätt att delta i arbetsmiljöarbetet förstärks. Riktlinjer för det nya studentarbetsmiljörådet bör också ingå i samarbetsavtalet som tydliggör rådets funktion och uppgifter. (6) Uppföljning och kontroll IR rekommenderar att det utvecklingsarbete som pågår med KURT bör prioriteras för att åstadkomma ett mer användarvänligt kursvärderingssystem som både lärare och studenter har förtroende för. I utvecklingsarbetet bör även hantering av gemensam information och handledning gällande KURT tas med. Större uppmärksamhet bör ägnas åt att höja svarsfrekvensen på kursvärderingarna. LiU bör överväga en central

13 samordningsinsats för att säkerställa funktionalitet och kvalitet i värderingsinstrumentet inom samtliga fakulteter/område.(1) Internrevisionen 13(13) Det finns brister i återkopplingen till studenterna om handlingsplaner och vilka åtgärder som pågår inom universitetet som en följd av resultaten från NSI. IR föreslår att informationsinsatserna riktad mot studenterna om det pågående arbetet med åtgärder bör förstärkas. (2) IR föreslår att återkopplingen till institutionerna vad gäller uppföljningen av studiemiljön på central- och fakultetsnivå bör förbättras. (4) Margareta Fallsvik Revisionschef Anna Weiding Internrevisor